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os actos y ceremonias que se realizan en la USM, requieren estar dotados de uniformidad y revestidos de la solemnidad correspondiente a su prestigio e imagen
institucional. Por ello, la Direccin General de Comunicaciones (DGC) presenta
el Manual de Ceremonial y Protocolo, con el objetivo de ordenar y orientar su elaboracin y diseo en las diferentes Unidades, Departamentos, Campus y Sedes, sobre bases
comunes para toda la Institucin.
El Manual pretende aportar y apoyar con los elementos fundamentales a considerar en
la organizacin y realizacin de ceremonias, eventos acadmicos y actos oficiales de la
Universidad.
Se sugiere que todas las actividades abarcadas por este manual sean previamente informadas, coordinadas y orientadas con la Direccin General de Comunicaciones, a travs
de Relaciones Pblicas.
Ceremonias y Actos
Con el objetivo de mantener y fortalecer la imagen e identidad corporativa de la Universidad Tcnica Federico Santa Mara, la Institucin se relaciona tanto con la comunidad
interna como externa, para lo cual realiza acciones como la organizacin de diversas actividades acadmicas, culturales y de extensin.
En este mismo orden, reconoce, destaca y conmemora fechas, ocasiones especiales y a
personas, a travs de ceremonias y actos.
Ceremonias Institucionales:
Son aquellas que, sin ser solemnes, involucran a toda la Comunidad Universitaria, o a
uno o ms de sus Departamentos. Las ceremonias institucionales sern organizadas por
la Unidad que corresponda, con apoyo de la Direccin General de Comunicaciones, y
las invitaciones sern suscritas por el Rector, quien podr delegar en un Vicerrector o
Director esta responsabilidad. Son ceremonias institucionales:
Ceremonias Interinstitucionales:
Son aquellas que involucran a dos o ms instituciones con el propsito de crear, mantener
o estrechar vnculos entre s. Estas ceremonias sern responsabilidad de la Unidad directamente beneficiada con la vinculacin, y las invitaciones sern cursadas por las mximas
autoridades de las entidades involucradas. Son ceremonias interinstitucionales.
Firma de convenios o acuerdos
Entrega de donaciones
Visitas protocolares
Lanzamiento/presentacin de proyectos, concursos, licitaciones y otras iniciativas
Charlas de empresas
Actos Simples:
Son todos aquellos actos y eventos de carcter acadmico y no acadmico, interno o
externo. Son organizados y coordinados por la unidad gestora de los mismos. En estos
actos, quienes estn a cargo podrn solicitar la asesora de Relaciones Pblicas, como
asimismo la revisin previa de invitaciones, publicaciones, impresos, libretos y otros, con
el propsito de guardar las normativas vigentes relacionadas con la imagen corporativa.
Son actos simples:
Aniversarios:
Son todas aquellas conmemoraciones de carcter interno, acadmico o no acadmico.
Son organizados y coordinados por la unidad gestora de los mismos. Son aniversarios:
Organizacin de ceremonias
Previo a la realizacin de una ceremonia o acto, la unidad responsable del mismo deber
determinar fecha y hora de realizacin, considerando:
Duplicidad de actividades en la misma fecha u hora, tanto de Casa Central como
Campus y Sedes.
Reserva oportuna de espacios fsicos, estacionamientos, equipamientos y dependencias a utilizar.
Definir objetivo que busca cumplir la Ceremonia
Considerar su planificacin con un plazo prudente, que permita cumplir con los procesos establecidos.
Consulta de compromisos adquiridos por las autoridades, cuya concurrencia se considere necesaria o conveniente.
Una vez establecidas la fecha y hora de la ceremonia, la unidad organizadora deber:
Determinar el listado de invitados, en base al objetivo, carcter y naturaleza de la
ceremonia.
Enviar propsito de invitacin por escrito a autoridad invitada, especificando si se
desea que sta haga uso de la palabra y, si es as, sugerir la temtica a tratar.
En caso que se desee invitar a autoridades de gobierno (Presidente de la Repblica,
Ministros, Senadores, Diputados, etc.) la invitacin deber ser suscrita por el Rector.
Las invitaciones deben ser cuidadosamente redactadas, y con el adecuado uso de
marca corporativa, indicando telfono correspondiente para la confirmacin. Se sugiere que sean previamente visadas por RR.PP.
El tiempo de despacho previo de una invitacin es de 10 das hbiles como mnimo
y ste estar a cargo de la unidad organizadora, as como la elaboracin de sobres y
etiquetas, adems del ensobrado y franqueo (si correspondiera).
Paralelamente, la unidad organizadora tendr las siguientes responsabilidades:
Determinar y reservar lugar de realizacin de la actividad, en base a objetivo de la
ceremonia y categora del acto y de los invitados. Es conveniente tener claridad sobre el
nmero de invitados, para ubicar el lugar ms adecuado, de modo que no quede gente
de pie o, por el contrario, los espacios queden vacos.
Establecer necesidad de amplificacin y equipos audiovisuales.
Informar al Jefe de Prensa y encargada de RR.PP.
Confirmar la asistencia/inasistencia de invitados.
Contactar, si se requiere, personal de apoyo para confirmar asistencia y atender la
recepcin y ubicacin de invitados.
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Ubicacin de Banderas (Anexo 2): En todos los actos universitarios debern estar
presentes, la bandera nacional y la institucional, con las siguientes opciones de ubicacin:
En un estrado, podio o testera, la bandera chilena deber estar a la derecha del orador
principal y la institucional, a la izquierda.
En caso que deban emplazarse ms de dos banderas, se debe distinguir
Si el nmero de banderas es impar, la bandera chilena ocupar el centro, seguida a su derecha por la institucional y a la izquierda por la siguiente en orden
alfabtico (en caso de que las banderas sean de otras instituciones educacionales
o empresas).
Si el nmero de banderas es impar, la bandera chilena ocupar el centro, seguida a su derecha por la siguiente en orden alfabtico y a la izquierda por la que
le sigue. El pabelln institucional ir al final (en caso de que las banderas sean
pabellones patrios).
Si el nmero de banderas es par, la bandera chilena ocupar el primer lugar de
la fila, siempre a la izquierda de la visin del pblico, seguida de las que le suceden
en orden alfabtico.
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La bandera institucional no puede ser de menor tamao que otras banderas que la
acompaan, ni puede quedar izada a menor altura que las dems. Se sugiere que todas
las banderas sean de las mismas dimensiones y es obligacin que los mstiles sean de
la misma altura y tengan el mismo tope.
En situaciones de duelo:
Duelos oficiales o nacionales:
La Universidad se adhiere a duelos nacionales. En este caso, se izar el pabelln nacional y el institucional a media asta por los das que indique el decreto respectivo.
El procedimiento para levantar la bandera indica que sta debe izarse hasta el tope
de mstil y luego bajarla hasta quedar a media hasta. Para arriar la bandera, sta se iza
hasta el tope y luego se baja en su totalidad. El pabelln se iza a las 08.00 horas de la
maana y se arra a las 18.00 horas.
Duelos Institucionales:
Estas reglas aplican a todos los Campus y Sedes de la Institucin, por ende, cuando se
decrete duelo, ste ser para toda la Institucin y no una sede o campus en particular. En
este caso, se izar el pabelln institucional a media asta por el da.
Son duelos institucionales: el fallecimiento de directivos, profesores emritos y benemritos, acadmicos, funcionarios y alumnos.
En este caso, se izar solamente el pabelln institucional a media asta por un da,
siguiendo el procedimiento indicado anteriormente.
La autoridad universitaria podr tambin decretar duelo institucional en el caso del
fallecimiento de un ex alumno, ex acadmico o ex funcionario relevante, cuyo aporte a
la USM les hagan acreedores de un homenaje pstumo a travs del smbolo universitario de mayor relevancia, como es el pabelln institucional.
Normas Generales en situacin de duelo:
De acuerdo al carcter del duelo se realizarn una serie de acciones:
En caso de:
Autoridad Superior:
Aviso de prensa institucional
Corona de flores o caridad
Delegacin de la Universidad
Discurso de autoridad universitaria
Velatorio en Universidad (Si la familia as lo solicita)
Profesor Benemrito/Emrito:
Aviso de prensa institucional
Correspondencia protocolar:
Tarjeta de invitacin: Al remitirse una invitacin a una actividad de la USM, se guardarn
las siguientes formalidades:
La redaccin debe realizarse en tercera persona.
El tiempo de despacho previo de una invitacin es de 10 das hbiles como mnimo
y 21 como mximo, y ste estar a cargo de la unidad organizadora. En caso que se
invite autoridades de Gobierno de alto rango (Presidente de la Repblica, Ministros
de Estado, etc.) se sugiere que sean cursadas con 30 das de anticipacin, y suscritas
por el Rector.
Si entre los invitados se encuentran autoridades regionales (Intendente Regional, diputados y senadores de la zona, etc.), sern cursadas por el Rector y se sugiere que se
despachen con 20 das de antelacin.
Las invitaciones deben hacerse imprimir, considerando una diagramacin y diseo
adecuados, indicando claramente el propsito de la misma, lugar, hora, y dems pormenores. Indicar telfono de confirmacin y designar a una persona que llame para
confirmar la asistencia, en caso que no lo hayan hecho los invitados.
Si la invitacin es personalizada deben indicarse nombre y cargo del invitante y cargo, unidad o institucin, nombre y apellidos del invitado.
Si la invitacin es genrica el invitado debe ser tratado de Usted.Las invitaciones por
tarjeta no deben firmarse.
Todas las invitaciones deben ser previamente conocidas por RR.PP., la que podr
recomendar cambios en su redaccin o presentacin, si no cumplen las normas protocolares corporativas.
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Vocativos:
Es el trmino o tratamiento que se utiliza para dirigirse a una autoridad en un acto pblico o a travs de una comunicacin escrita, y que se establece de acuerdo a su rango al
interior de una institucin.
Para su aplicacin en los actos universitarios, se recomienda:
a.Cualquier otra autoridad no incluida en el listado que se indica a continuacin, puede
recibir el vocativo de seor, seguido del cargo que desempea
b.En aquellos casos en que determinada autoridad o personalidad tenga ms de un cargo,
corresponde utilizar siempre el vocativo de ms alto rango que le sea aplicable.
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Precedencias:
La precedencia se ajusta al protocolo interno, siendo la mayor jerarqua el Presidente del
Consejo Superior, sin embargo, el Rector es siempre el anfitrin en toda ceremonia de la
Universidad. Teniendo en cuenta esta consideracin, en cualquier acto que se organice,
el orden protocolar estar presidido por el Rector, seguido de los invitados que se consideren, manteniendo su correspondiente precedencia.
En el caso de visitas polticas nacionales e internacionales, la precedencia se ajustar a la
reglamentacin oficial (Academia Diplomtica).
Orden de precedencia protocolar en la Universidad Tcnica Federico Santa Mara
Rector
Presidente Consejo Superior
Vicerrector Acadmico
Vicerrector de Asuntos Econmicos y Administrativos
Secretario General
Miembros Consejo Superior, Consejo Acadmico y Consejos Normativos.
Director General de Comunicaciones
Director General de Planificacin y Desarrollo
Director General de Docencia
Director General de Investigacin, Postgrado
Director General de Asistencia Tcnica
Director General de Administracin y Finanzas
Director Coordinador Campus y Sedes
Director General Campus Santiago
Director Campus Rancagua
Director Sede Via del Mar
Director Sede Concepcin
Director Academia de Ciencias Aeronuticas
Director de Relaciones Estudiantiles
Director de Estudios
Director Oficina de Asuntos Internacionales
Directores de Unidades Administrativas
Directores de Departamento
Jefes de Carrera
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Profesores
Funcionarios
Ex alumnos
Alumnos
Familiares
Orden de precedencia protocolar de autoridades en actos celebrados en regiones
Intendente Regional
Senadores de la Circunscripcin por antigedad
Diputados del Distrito por antigedad
Gobernador Provincial
Presidente de la Corte de Apelaciones
Oficiales Generales de las Fuerzas Armadas y de orden y seguridad pblica y/o Comandantes de Guarnicin, conforme a la antigedad segn reglamento interno
Arzobispo u Obispo Diocesano
Alcalde
Oficiales Superiores de las Fuerzas Armadas y de orden y seguridad pblica
Concejales y Consejeros Regionales
Decano del Cuerpo Consular
Contralor Regional
Tesorero Regional
Cnsules Extranjeros
Secretarios Regionales Ministeriales
Jefes de Servicios Pblicos
Rectores de universidades
Ministro y Fiscal de la Corte de Apelaciones
Jueces de Letras
Jueces de Polica Local
Oficiales de las Fuerzas Armadas y de orden y seguridad pblica, segn antigedad
* En todo acto oficial, la mayor precedencia la posee el Rector de la Institucin, por ser el dueo de casa, y esta
condicin cambia solamente cuando est presente el Presidente de la Repblica de Chile.
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Anexos
Tipos de Actos, eventos Institucionales o de trabajo
Aniversario: celebracin de carcter simple de un acontecimiento interno importante
complejidad y profundidad. Est dirigida a un auditorio que posee conocimientos previos sobre el tema y su objetivo es la difusin cultural en reas determinadas o la profundizacin en temas especializados.
Disertacin: Exposicin metdica de carcter acadmico a un trabajo de investigacin
realizado por el expositor y que lleva implcita la defensa de una tesis o la refutacin de
otra. Est dirigida a un pblico de pares.
Cursillo: Breve serie de charlas o conferencias, enmarcadas en una temtica central, cu-
yos contenidos pueden ser independientes los unos de los otros, o bien estructurarse en
forma secuencial.
Curso: Conjunto de sesiones pedaggicas destinadas a desarrollar varios temas sobre
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los asistentes tienen idntico derecho a participar en un trabajo comn, sobre un tema
de su inters.
diversos especialistas, quienes lo abordan desde diferentes ngulos, con el fin de proporcionar amplia informacin sobre l. Una vez expuesto el tema, el pblico participa
formulando preguntas, presentando ideas o experiencias que aclaren puntos de vistas,
sin que se produzca debate.
un tema previamente determinado, generalmente controvertido, seguido de una discusin en la cual participa el pblico asistente.
temas inherentes a su rea, con el propsito de conocer e intercambiar trabajos y experiencias realizados en sus respectivos campos disciplinarios.
Simposio: Consiste en reunir a un grupo de especialistas o expertos en un tema, los cua-
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de trabajo. Un comit especialmente designado redacta las conclusiones del congreso, las
que son publicadas posteriormente.
Ciclo: Serie de actividades de extensin (charlas, conferencias, conciertos, etc.), cuyos
contenidos obedecen a una temtica central, que se realiza tambin en forma peridica.
Jornada: Periodo durante el cual se desarrolla una serie de actividades de extensin, cen-
Introduccin
Palabras del Rector o su representante
Entrega de reconocimientos
Cierre
Firma de convenios:
Introduccin
Palabras del Rector o su representante
Palabras de representante de la contraparte
Firma de los documentos
Cierre
En el caso de firmas de convenios, los documentos deben ser visados y autorizados previamente por el Secretario General de la Universidad y la asesora jurdica
de la contraparte. La Universidad debe quedar con a lo menos dos originales en
su poder (uno para Secretara General y otro para la Unidad gestora o depositaria
del convenio). Asimismo, si los convenios estn redactados en idioma extranjero,
deben ser traducidos, de modo que se firmen las copias respectivas en espaol y
en el idioma en cuestin. Los originales tambin quedan en dos copias de cada
uno para la USM.
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Visitas protocolares:
Introduccin
Bienvenida a Universidad
Presentacin de la obra (puede ser el maestro de ceremonias o alguien designado
por el autor)
Palabras del autor de la obra
Cierre
Ccteles y recepciones
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Anexo 1
Ubicacin de invitados
Mesas: Testera
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Anexo 2
Ubicacin de banderas
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Otra1, Otra2, Otra3, segn orden alfabtico, independiente si es una bandera institucional o nacional (en este
caso, Argentina, Brasil, Espaa e Italia).
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Bibliografa
Eyzaguirre Chadwick Pablo, Relaciones Pblicas, Edicin Activa, Santiago de Chile,
1997.
Silva Concha Mario, Ceremonial y Protocolo, Academia Diplomtica de Chile
Andrs Bello Fondo Cultura Econmica, Santiago Chile, 1997.
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