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1

Por el pas que queremos

Licenciada
Cynthia del guila Mendizbal
Ministra de Educacin
Licenciada
Olga Evelyn Amado Jacobo de Segura
Viceministra Tcnica
Licenciado
Alfredo Gustavo Garca Archila
Viceministro Administrativo
Doctor
Gutberto Nicols Leiva Alvarez
Viceministro Bilinge

Manual

de los Consejos Educativos y otras


Organizaciones de Padres de Familia para
la Administracin de los Programas
de Apoyo a la Educacin

Licenciado
Eligio Sic Ixpancoc
Viceministro de Calidad Educativa
Licenciado
Ren Linares Araiz
Director General de la DIGEPSA

Fotografas:
Archivo Direccin General de Participacin
Comunitaria y Servicios de Apoyo,
DIGEPSA.

Guatemala, ao 2014

Equipo tcnico
DIGEPSA
Diagramacin:
Lilian A. Lorenzana Noriega de Rojas 
Ministerio de Educacin
6a. Calle 1-87 Zona 10, 01010
Guatemala, C.A.
PBX:(502)2411-9595
www.mineduc.gob.gt
Edicin 01
Guatemala, 2014
Se puede reproducir total o parcialmente siempre y cuando no sea para transmitirlo con
usos comerciales y se cite al Ministerio de Educacin y/o a los titulares del copyright,
como fuente de origen.

Por el pas que queremos

CONTENIDO
Carta de la Seora Ministra de Educacin
Introduccin

CAPITULO I
El Ministerio de Educacin y las organizaciones que intervienen
en la entrega de los recursos financieros para los programas de
apoyo a la educacin

13

CAPITULO II
Los programas de apoyo a la educacin como inversin para el
mejoramiento de la calidad educativa

19

CAPITULO III
Los Consejos Educativos y otras Organizaciones de Padres de
Familia y su participacin en la implementacin de los programas
de apoyo

27

CAPITULO IV
Documentos administrativos y contables de las Organizaciones
de Padres de Familia

43

CAPITULO V
Rendicin de cuentas y transparencia en la implementacin y
ejecucin de los programas de apoyo

71

ANEXOS
Recetas para la preparacin de refacciones escolares

80

Casos prcticos de registro de artculos en el libro auxiliar


de almacn del programa de alimentacin escolar

103

GLOSARIO

113

Por el pas que queremos

Introduccin
El Ministerio de Educacin
en
cumplimiento
a
los
establecido
en
el
Artculo 32 del Acuerdo
Gubernativo Nmero 2022010 Reglamento para la
aprobacin de los estatutos,
reconocimiento de la personalidad jurdica y funcionamiento
de los consejos de los centros educativos pblicos, ha
elaborado el presente Manual de los Consejos Educativos y
otras Organizaciones de Padres de Familia, que constituye
una gua para la administracin, ejecucin y rendicin de
cuentas de los aportes que reciben para la atencin de los
programas de apoyo en los centros educativos pblicos de
los niveles de preprimaria y primaria en todo el pas.
Con la implementacin del presente manual, se promover
que los Consejos Educativos y otras Organizaciones de
Padres de Familia, puedan dar cumplimiento a las funciones
sustantivas que le han sido asignadas de conformidad
con el Acuerdo Gubernativo anteriormente indicado, lo
cual propiciar el fortalecimiento de la poltica de calidad
educativa establecida por el Ministerio de Educacin.
As mismo, mediante su aplicacin, se pretende que la
administracin y entrega de los programas de apoyo sea en
forma efectiva y transparente, para contribuir con la calidad
de educacin que reciben las nias y nios en la comunidad.
En los captulos I y II se describen las funciones de las
dependencias del Ministerio de Educacin y Organizaciones
de Padres de Familia que intervienen en la implementacin
de los programas de apoyo; se definen cada uno de los
programas, se resalta su importancia y su contribucin al
mejoramiento del aprendizaje de las nias y nios de los
centros educativos pblicos.

Manual de
los consejos
educativos y otras
organizaciones
de padres de
familia para la
administracin
de los programas
de apoyo a la
educacin.

En los captulos III y IV se encuentra informacin sobre


el funcionamiento de los Consejos Educativos y otras
Organizaciones de Padres de Familia, su constitucin,
funcionamiento y responsabilidades en la implementacin
de los programas de apoyo a nivel local. Se complementa
con informacin sobre los documentos administrativos
y contables que deben manejar las organizaciones
locales para la administracin y ejecucin de los fondos
transferidos por el Ministerio de Educacin.
Finalmente, se aborda la rendicin de cuentas y
transparencia en la implementacin y ejecucin de los
programas de apoyo, con la orientacin sobre cmo y
a quines debe rendirse cuentas de los recursos que
reciben las Organizaciones de Padres de Familia para los
programas de apoyo, para cumplir con la normativa y
lineamientos establecidos por el Ministerio de Educacin
y dependencias que velan por el uso transparente de los
recursos del Estado.
En el anexo se incluyen aspectos generales sobre la
seguridad alimentaria y nutricional y recetas sugeridas
para la preparacin de la refaccin escolar de la
niez, con los requerimientos nutritivos, debidamente
establecidos por la Direccin General de Fortalecimiento
de la Comunidad Educativa -DIGEFOCE- para que sean
adaptadas a la realidad sociocultural de cada comunidad.

Captulo

EL MINISTERIO DE EDUCACIN Y LAS


ORGANIZACIONES QUE INTERVIENEN
EN LA ENTREGA DE LOS RECURSOS
FINANCIEROS PARA LOS PROGRAMAS
DE APOYO A LA EDUCACIN

11

Captulo I

Qu aprenderemos?
1

A utilizar el modelo administrativo impulsado por


el Ministerio de Educacin, que desconcentra los
programas de apoyo, para darle a las comunidades
educativas la oportunidad de planificar, ejecutar y
mejorar la entrega de los bienes y servicios a los
centros educativos pblicos.

El Ministerio de
Educacin y las
organizaciones que
intervienen en la
entrega de los recursos
financieros para los
programas de apoyo a la
educacin

A reconocer las funciones y responsabilidades de


las dependencias del Ministerio de Educacin que
participan en la entrega de los programas de apoyo
a la educacin.

Constitucionalmente el Ministerio de Educacin -MINEDUC-,


como dependencia del Organismo Ejecutivo, tiene el mandato
de promover el desarrollo integral de la persona humana, as
como brindar el conocimiento de la realidad y cultura nacional y
universal, en consecuencia, tiene la responsabilidad de brindar
a la niez y juventud del pas servicios educativos de calidad.

A establecer el papel que deben jugar las


Organizaciones de Padres de Familia en el modelo
administrativo a utilizar por el Ministerio de
Educacin para la entrega de los programas de
apoyo.

La Ley de Educacin Nacional, Decreto Legislativo Nmero 1291 del Congreso de la Repblica de Guatemala, en su artculo
78 establece el fundamento jurdico, al dar al MINEDUC
el mandato de crear y promover programas de apoyo para
mejorar la salud, nutricin y recreacin de los educandos de
todos los niveles obligatorios.
En cumplimiento a la legislacin Nacional, el MINEDUC traslada
recursos financieros para los programas de apoyo, a travs
de los Consejos Educativos y otras Organizaciones de Padres
de Familia, para que se adquieran materiales y recursos
de la enseanza, alimentos, tiles escolares,
servicios
bsicos, remozamiento de edificios y otros programas que se
implementen, para apoyar la calidad educativa en los centros
educativos pblicos.
Las dependencias del MINEDUC y Organizaciones de Padres
de Familia que intervienen en la entrega de los programas de
apoyo son las siguientes:

13

Captulo I

MANUAL DE LOS CONSEJOS EDUCATIVOS Y OTRAS ORGANIZACIONES DE PADRES DE FAMILIA PARA LA ADMINISTRACIN DE LOS PROGRAMAS DE APOYO

1. La Direccin General

de Participacin
Comunitaria y Servicios
de Apoyo, DIGEPSA
Es la dependencia responsable
de ejercer la rectora para
la
prestacin
en
forma
descentralizada de recursos
econmicos para los programas
de apoyo a la educacin; as
mismo, de promover y organizar
la autogestin educativa a
travs de las dependencias que
correspondan.

14

Entre las funciones ms importantes que realiza la DIGEPSA estn:

a.

Establecer lineamientos generales para la identificacin,


organizacin, legalizacin y actualizacin de los Consejos
Educativos y otras Organizaciones de Padres de Familia en los
centros educativos pblicos.

b.

Emitir normas, lineamientos o directrices para la ejecucin


con calidad de los servicios de apoyo a la educacin en los
centros educativos pblicos.

c.

Brindar mecanismos apropiados para el manejo transparente


de los fondos que son otorgados a las Organizaciones de
Padres de Familia.

d.

Desarrollar actividades de monitoreo y seguimiento de los


programas de apoyo para verificar la correcta administracin
y ejecucin de los mismos.

DIGEPSA ejerce la rectora para la


prestacin en forma descentralizada de
recursos econmicos para los programas
de apoyo a la educacin.

DEPENDENCIAS Y ORGANIZACIONES QUE INTERVIENEN EN LA IMPLEMENTACIN Y ADMINISTRACIN DE LOS PROGRAMAS DE APOYO A LA EDUCACIN

2. Las Direcciones Departamentales

de Educacin en el proceso de
desconcentracin de los programas
de apoyo

El Acuerdo Gubernativo 165-96 establece


que las Direcciones Departamentales de
Educacin son las dependencias del Ministerio
de Educacin que tienen la responsabilidad
de desarrollar las acciones que le
correspondan en la adquisicin y entrega de
los bienes objeto de los programas de apoyo
debidamente establecidos.
Mas recientemente, el Acuerdo Ministerial 3667-2012, en su artculo
5 indica, que las Direcciones Departamentales de Educacin son las
responsables de asignar o dotar de los recursos financieros de los
programas de apoyo a los Consejos Educativos y otras Organizaciones
de Padres de Familia de centros educativos de su jurisdiccin.
Entre las funciones que desarrollan las Direcciones Departamentales
de Educacin, en relacin a los programas de apoyo, estn las
siguientes:

a.

Verificar que los Consejos Educativos y otras Organizaciones


de Padres de Familia lleven registro y control de los fondos
transferidos para los programas de apoyo y que estos sean
contables, actualizados y operados correctamente.

b.

Dar asistencia tcnica a los Consejos Educativos y otras


Organizaciones de Padres de Familia que cuentan con Convenios
de Apoyo Administrativo Financiero.

c.

Brindar capacitacin a los Consejos Educativos y otras


Organizaciones de Padres de Familia en la administracin y
ejecucin de los programas de apoyo.

d.

Verificar que los fondos recibidos por los Consejos Educativos


y otras Organizaciones de Padres de Familia para alimentacin
escolar, materiales y recursos de enseanza, tiles escolares,
y otros programas de apoyo, hayan sido utilizados en forma
adecuada y transparente.

e.

Brindar acompaamiento a los Consejos Educativos y otras


Organizaciones de Padres de Familia, en los trmites que
realizan ante las instituciones pblicas, para la identificacin,
organizacin y legalizacin de las mismas.

15

MANUAL DE LOS CONSEJOS EDUCATIVOS Y OTRAS ORGANIZACIONES DE PADRES DE FAMILIA PARA LA ADMINISTRACIN DE LOS PROGRAMAS DE APOYO

f.

Acompaar a los Consejos Educativos y otras Organizaciones de


Padres de Familia en el proceso de actualizacin de los miembros
de la Junta Directiva.

g.

Verificar que los Consejos Educativos y otras Organizaciones de


Padres de Familia lleven registro y control de la entrega de los
programas de apoyo a la niez y docentes de los centros educativos
pblicos.

h.

Verificar que los productos comprados por los Consejos Educativos


y otras Organizaciones de Padres de Familia, se encuentren
debidamente resguardados y en las instalaciones adecuadas.

3. Los Consejos Educativos y otras


Organizaciones de Padres de
Familia
Los
Consejos
Educativos
y
otras
Organizaciones de Padres de Familia,
son organizaciones con personalidad
jurdica que estn integradas por padres
y madres de familia, docentes, directores
y lderes de la comunidad, que participan
voluntariamente en un centro educativo
pblico, para apoyar la entrega de
los programas de apoyo y la calidad
educativa.

16

La creacin y funcionamiento de los Consejos Educativos y otras


Organizaciones de Padres de Familia,
est regulado
en el
Acuerdo Gubernativo 202-2010 Reglamento para la aprobacin
de los estatutos, reconocimiento de la personalidad jurdica y
funcionamiento de los consejos de los centros educativos pblicos,
de fecha 6 de julio de 2010 y lo establecido en sus respectivos
Estatutos.
Entre sus objetivos estn:
Identificar las necesidades de la comunidad educativa y plantear
propuestas de solucin.
Fortalecer la participacin democrtica.
Promover una cultura de transparencia y rendicin de cuentas.
Participar en la gestin, administracin y ejecucin de los
recursos financieros de los Programas de apoyo.
Los Consejos Educativos y otras Organizaciones de Padres de Familia, suscriben
un convenio para la transferencia de recursos financieros con el Ministerio
de Educacin, para recibir recursos econmicos de los programas de apoyo;
asumiendo el compromiso de administrarlos, ejecutarlos e implementarlos en
los centros educativos pblicos con transparencia y calidad del gasto.
DEPENDENCIAS Y ORGANIZACIONES QUE INTERVIENEN EN LA IMPLEMENTACIN Y ADMINISTRACIN DE LOS PROGRAMAS DE APOYO A LA EDUCACIN

Captulo

II

LOS PROGRAMAS DE APOYO A LA


EDUCACIN COMO INVERSIN PARA
EL MEJORAMIENTO DE LA CALIDAD
EDUCATIVA

17

Captulo II

Los programas de apoyo a la


educacin como inversin para
el mejoramiento de la calidad
educativa

Qu aprenderemos?
1
18

A identificar los programas de apoyo a la educacin


que brinda el Ministerio de Educacin a los centros
educativos pblicos, a travs de transferencias de
fondos a las Organizaciones de Padres de Familia.
A reconocer las caractersticas, montos y
especificaciones de entrega de cada uno de
los programas de apoyo que benefician a las
comunidades educativas.
A destacar la contribucin de los programas de
apoyo para la bsqueda de la calidad educativa,
a travs del mejoramiento de las condiciones de
aprendizaje de la niez escolar.

PARA LA COMO
PREPARACIN
DE REFACCIONES
ESCOLARES DE LA CALIDAD EDUCATIVA
LOS PROGRAMAS DE APOYO RECETAS
A LA EDUCACIN
INVERSIN
PARA EL MEJORAMIENTO

Los programas de apoyo son recursos


financieros que el MINEDUC otorga
a los Consejos Educativos y otras
Organizaciones de Padres de Familia
para la compra de artculos de la
refaccin escolar y tiles escolares
de los nios y nias, materiales y
recursos que utilizan los docentes,
servicios bsicos y mantenimiento
de edificios, as como otros que se
crearen en apoyo a la calidad educativa.
Algunos de los programas de apoyo del MINEDUC son los
siguientes:

1. Programa de Alimentacin Escolar


Es un apoyo econmico que el MINEDUC proporciona para
la compra de alimentos para la refaccin escolar diaria de
las nias y nios, lo cual permite apoyar la permanencia y
rendimiento escolar.
La asignacin diaria por alumno se presenta en el cuadro
siguiente:

19

MANUAL DE LOS CONSEJOS EDUCATIVOS Y OTRAS ORGANIZACIONES DE PADRES DE FAMILIA PARA LA ADMINISTRACIN DE LOS PROGRAMAS DE APOYO

Para la ejecucin de este programa se sugiere comprar alimentos


que proporcionen nutrientes variados y de acuerdo a las costumbres
alimentarias de la regin, entre ellos se encuentran:

Captulo II

2. Programa de Dotacin de
tiles Escolares
Es un apoyo econmico para la compra
de materiales que los nios y nias
necesitan para la ejercitacin y prctica
en el proceso de aprendizaje.
La asignacin anual por alumno
presenta en el cuadro siguiente:

se

21

20

Entre los materiales que se sugieren comprar estn los siguientes:


NIVEL DE EDUCACIN
PREPRIMARIA
Cuadernos de cuadrcula
Cuadernos sin lneas

NIVEL DE EDUCACIN
PRIMARIA
Cuadernos de cuadrcula
Cuadernos sin lneas
Cuadernos con lneas

Crayones
Lpices

En el anexo
se incluyen
recetas para
la preparacin
de refacciones
escolares.

Borrador

Lpices

Sacapuntas

Lapiceros

Juego de formas
geomtricas

Nota:

Otros alimentos nutritivos de acuerdo a la regin,


cultura y disponibilidad de los mismos.

LOS PROGRAMAS DE APOYO A LA EDUCACIN COMO INVERSIN PARA EL MEJORAMIENTO DE LA CALIDAD EDUCATIVA

Juego de trigonometra

Juego de nmeros del 1


al 10 (foamy, madera,
cartn o plstico)
Otros.

Reglas
Sacapuntas
Hojas de papel construccin
Otros.

MANUAL DE LOS CONSEJOS EDUCATIVOS Y OTRAS ORGANIZACIONES DE PADRES DE FAMILIA PARA LA ADMINISTRACIN DE LOS PROGRAMAS DE APOYO

3. Programa de Dotacin de
Materiales y Recursos de
Enseanza
Es la asignacin econmica anual por
maestro o maestra para la compra de
materiales y recursos de enseanza
mnimos, llamada Valija Didctica, para
el desarrollo efectivo de su labor docente.
La asignacin por maestro o maestra se
presenta en el cuadro siguiente:

Captulo II

4. Programa de Gratuidad de la
Educacin
Este programa nace con la emisin del
Acuerdo Gubernativo No. 226-2008, donde
se establece que la prestacin del servicio
pblico de educacin es gratuito y queda
reglamentado en el Acuerdo Ministerial
No. 73-2011, emitido por el Ministerio de
Educacin con fecha 13 de enero de 2011.
De conformidad con lo establecido en el
Artculo 4 del Acuerdo Ministerial indicado,
se fija una asignacin anual a cada centro
educativo pblico, para cubrir sus servicios bsicos, mantenimiento
y suministros para el buen funcionamiento del proceso educativo.
La asignacin anual por alumno inscrito en el centro educativo por
nivel es la siguiente:

22

Los materiales
y recursos de
enseanza
sugeridos a
comprar para los
docentes, son los
siguientes:

MATERIALES Y RECURSOS DE ENSEANZA

Pliegos de papel construccin


Juego de dados
Hojas de papel bond
Hojas de papel cuadrcula
Marcadores
Tijeras
Pegamento
Paletas de madera
Cubos de madera
Otros materiales necesarios para la
docencia

LOS PROGRAMAS DE APOYO A LA EDUCACIN COMO INVERSIN PARA EL MEJORAMIENTO DE LA CALIDAD EDUCATIVA

Los recursos financieros se transfieren para efectuar los pagos


siguientes:
Servicios bsicos (agua, energa elctrica,
telefona, enlaces dedicados internet).
La cuota mensual de telefona para cada
establecimiento educativo no deber ser
mayor de Q200.00.
Mantenimientos y remozamientos menores
del centro educativo pblico.
Materiales
y
suministros
para
el
funcionamiento de los centros educativos
pblicos y gastos no incluidos en la Valija
Didctica.

23

MANUAL DE LOS CONSEJOS EDUCATIVOS Y OTRAS ORGANIZACIONES DE PADRES DE FAMILIA PARA LA ADMINISTRACIN DE LOS PROGRAMAS DE APOYO

5. Programa de Reparaciones
y Mantenimiento de
Centros Educativos Pblicos
(Remozamiento)
Son recursos financieros otorgados para
reparar y mantener la infraestructura
de los centros educativos pblicos
de los diferentes niveles educativos.
El objetivo fundamental del programa es
apoyar la implementacin del rescate,
mejora y conservacin de la infraestructura educativa de los centros
educativos pblicos desde el nivel local.

24

La asignacin de fondos para este programa depende del diagnstico


de necesidades de reparacin en las instalaciones del centro
educativo.

Captulo

III

LOS CONSEJOS EDUCATIVOS Y


OTRAS ORGANIZACIONES DE PADRES
DE FAMILIA Y SU PARTICIPACIN
EN LA IMPLEMENTACIN DE LOS
PROGRAMAS DE APOYO

Con los programas de apoyo se logra que los nios y las nias tengan
las condiciones adecuadas, los materiales educativos y los servicios
bsicos para asimilar los aprendizajes necesarios para su formacin
integral.

LOS PROGRAMAS DE APOYO A LA EDUCACIN COMO INVERSIN PARA EL MEJORAMIENTO DE LA CALIDAD EDUCATIVA

25

Captulo III

Qu aprenderemos?
1

26

A identificar el funcionamiento de los Consejos


Educativos y otras Organizaciones de Padres de
Familia y las responsabilidades de cada uno de los
miembros de la Junta Directiva.
A valorar la importancia de la participacin de la
comunidad educativa para mejorar las condiciones
en las que se desarrolla el aprendizaje de los nios y
nias de los centros educativos pblicos.
A identificar los procesos administrativos, legales y
contables que tienen que cumplir las Organizaciones
de Padres de Familia para que la escuela de su
comunidad sea beneficiada con los programas de
apoyo.
A reconocer los pasos para la ejecucin de los
recursos financieros de los programas de apoyo.

Los Consejos Educativos y otras


Organizaciones de Padres de Familia y su
participacin en la implementacin de
los programas de apoyo
1. Funcionamiento de los Consejos
Educativos y otras Organizaciones de
Padres de Familia
El Rgimen de Estatutos del Consejo
Educativo y otras Organizaciones de Padres de Familia establece su
funcionamiento y las responsabilidades de cada uno de los rganos
que la conforman, siendo estos:
A s a m b l e a G e n e ra l ; y
J u n t a D i r e c t i va

1.1 Asamblea General del Consejo Educativo y otras


Organizaciones de Padres de Familia

Es la mxima autoridad de la organizacin, en ella participan


todos los padres y madres de los alumnos inscritos en el
establecimiento, maestros, directores y lderes comunitarios
que se organizan voluntariamente para apoyar la educacin de
las nias y nios de la comunidad.
Sus atribuciones ms importantes son:
Elegir a los integrantes de la Junta Directiva al finalizar el
perodo para el cual fueron electos.
Aprobar la planificacin anual del Consejo Educativo u otra
Organizacin de Padres de Familia.
Conocer que actividades fueron realizadas durante el ao,
para aprobar o no, la gestin de la Junta Directiva.
Conocer el manejo de los fondos asignados al Consejo
Educativo u otra Organizacin de Padres de Familia.
La Asamblea General se reunir obligatoria y ordinariamente por lo
menos una vez al ao (en el mes de octubre) y; extraordinariamente,
todas las veces que sean necesarias, cuando las circunstancias lo
ameriten.

RECETAS PARA LA PREPARACIN DE REFACCIONES ESCOLARES

27

Captulo III

MANUAL DE LOS CONSEJOS EDUCATIVOS Y OTRAS ORGANIZACIONES DE PADRES DE FAMILIA PARA LA ADMINISTRACIN DE LOS PROGRAMAS DE APOYO

1.2 La Junta Directiva de los Consejos Educativos


y otras Organizaciones de Padres de Familia
Es el grupo de personas que la Asamblea General elige para ejecutar
las decisiones a las que ha llegado, para cumplir con los objetivos y
compromisos de la organizacin.
Entre algunas de las acciones que realiza la Junta Directiva, destacan
las siguientes:
Administrar de forma eficiente y transparente los recursos
financieros destinados para el centro educativo pblico.
Rendir cuentas sobre la ejecucin de los fondos de los programas
de apoyo a la comunidad educativa y a las dependencias que
correspondan, mediante los medios que se establezcan para el
efecto.

28

Proporcionar informacin verdica del uso de los recursos


materiales y/o financieros de la organizacin, cuando le sea
requerido.
Los requisitos que deben cumplir las personas para ser miembros
de la Junta directiva son:
Ser madre, padre de familia o encargado de alguna alumna o
alumno, maestra o maestro de la escuela, lideresa o lder de la
comunidad.
Poseer Documento Personal de Identificacin DPI-.
Estar identificado con los objetivos del Consejo Educativo u otra
Organizacin de Padres de Familia.
El Presidente(a), Secretario(a) y Tesorero(a) deben saber leer y
escribir.
Ser guatemalteca o guatemalteco.
Residir en la comunidad.

IMPORTANTE

Las personas seleccionadas deben ser


reconocidas por la comunidad y de
confianza absoluta por su honradez,
responsabilidad, compromiso con la niez
y espritu de colaboracin.

Deben disponer de tiempo para atender las

reuniones, desarrollar sus funciones como


integrantes de la Junta Directiva y asistir
a las capacitaciones programadas por el
Ministerio de Educacin.

LOS CONSEJOS EDUCATIVOS Y OTRAS ORGANIZACIONES DE PADRES DE FAMILIA Y SU PARTICIPACIN EN LA IMPLEMENTACIN DE LOS PROGRAMAS DE APOYO

El Acuerdo Gubernativo No. 202-2010,


de fecha 06 de julio de 2010, que regula
el funcionamiento de los Consejos
Educativos, establece como miembros
de una Junta Directiva los siguientes:
Presidente(a),
Secretario(a),
Tesorero(a) y
Dos Vocales.
Las atribuciones especficas que realizan
los miembros de la Junta Directiva son
las siguientes:

29

Captulo III

MANUAL DE LOS CONSEJOS EDUCATIVOS Y OTRAS ORGANIZACIONES DE PADRES DE FAMILIA PARA LA ADMINISTRACIN DE LOS PROGRAMAS DE APOYO

30

a)

Vigencia de la Junta Directiva Nivel de Educacin


Preprimaria.
Los miembros de la Junta Directiva de los Consejos
Educativos del nivel de educacin preprimaria, ejercern
el cargo durante doce meses, a excepcin de la primera
Junta Directiva que durar en sus funciones a partir de la
fecha de toma de posesin, hasta el mes de octubre del
ao siguiente.

b)

Vigencia de la Junta Directiva Nivel de Educacin


Primaria.
Los miembros de la Junta Directiva de los Consejos
Educativos del nivel de educacin primaria, ejercern el
cargo durante cuarenta y ocho meses (cuatro aos), a
excepcin de la primera Junta Directiva, que durar en sus
funciones a partir de la fecha de toma de posesin hasta el
mes de octubre del tercer ao calendario siguiente.

El ejercicio de los cargos de la Junta Directiva ser ad-honorem


(sin pago alguno) y sus miembros pueden ser reelectos por
la Asamblea General para un periodo adicional al primero que
estn concluyendo, en la forma que establecen los Estatutos de
Constitucin. Los integrantes de la Junta Directiva continuarn
ejerciendo sus funciones hasta la toma de posesin de la nueva
Junta Directiva.

Casos que ameritan actualizar la Junta Directiva

De acuerdo a los estatutos del Consejo


Educativo u otra Organizacin de Padres
de Familia, los miembros de la Junta
Directiva son electos para un perodo
determinado. Al final del perodo para
el cual fueron electos o por existencia
de vacantes en puestos de la Junta
Directiva, la Asamblea General debe
realizar el proceso de actualizacin.

LOS CONSEJOS EDUCATIVOS Y OTRAS ORGANIZACIONES DE PADRES DE FAMILIA Y SU PARTICIPACIN EN LA IMPLEMENTACIN DE LOS PROGRAMAS DE APOYO

Vencimiento del perodo para el cual fueron electos.

Renuncia de algn miembro de la Junta Directiva.

Incumplimiento de las atribuciones de algn


miembro de la Junta Directiva.

Fallecimiento del Presidente o algn miembro de


la Junta Directiva.

Alguna situacin no prevista.

31

Captulo III

MANUAL DE LOS CONSEJOS EDUCATIVOS Y OTRAS ORGANIZACIONES DE PADRES DE FAMILIA PARA LA ADMINISTRACIN DE LOS PROGRAMAS DE APOYO

El procedimiento para actualizar la Junta Directiva es el siguiente:


a) El Presidente, o el que lo sustituya convoca a la Asamblea General
ordinaria o extraordinaria; segn sea el caso, para elegir a los
integrantes de la nueva Junta Directiva y nombrar al Presidente
electo como Representante Legal.
b) El Secretario certifica el acta de eleccin de la Junta Directiva y el
acta de nombramiento del Representante Legal con el visto bueno
del Presidente.
c) La Junta Directiva solicita al Registro Municipal correspondiente
la inscripcin de la nueva Junta Directiva y el nombramiento del
Representante Legal, presentando la siguiente documentacin:
Certificacin del acta de eleccin de Junta Directiva.
Certificacin del acta de nombramiento del Representante Legal.

32

Fotocopia de los Documentos Personales de Identificacin -DPIde los miembros de la Junta Directiva.
d) La Junta Directiva solicita ante la Superintendencia de
Administracin Tributaria SAT- la inscripcin del nuevo
Representante Legal. Esta inscripcin debe realizarse durante
los treinta das transcurridos desde que la Junta Directiva qued
registrada en el Registro Municipal correspondiente, para evitar
rechazos y multas.
Los documentos que debe presentar el Representante Legal de la
Junta Directiva ante la SAT son:

NOTA:
Se recomienda que previo a realizar los trmites, la Junta
Directiva, se acerque a la SAT de cada departamento para
confirmar los requisitos.
e) El Presidente, Tesorero y Secretario solicitan al banco del
sistema donde se apertur la cuenta del Consejo Educativo
u otra Organizacin de Padres de Familia, la actualizacin del
registro de sus firmas, presentando los siguientes documentos:
NIT del Representante Legal.

NIT del Representante Legal.

Certificacin del acta de eleccin de Junta Directiva.

Certificacin del acta de eleccin de la nueva Junta Directiva.

Certificacin del acta de nombramiento del Representante


Legal.

Certificacin del acta de nombramiento del Representante


Legal.
Fotocopia de la certificacin extendida por la Municipalidad
donde consta la actualizacin de la organizacin e inscripcin
del Representante Legal.
Fotocopia del Documento Personal de Identificacin -DPI- del
Representante Legal de la Junta Directiva.
Fotocopia de recibo de luz, agua o telfono donde est
ubicado el Consejo Educativo u otra Organizacin de Padres
de Familia o Certificacin de Carencia de Servicios emitida por
la Municipalidad donde escriba correctamente la direccin del
lugar donde se ubica la organizacin.
LOS CONSEJOS EDUCATIVOS Y OTRAS ORGANIZACIONES DE PADRES DE FAMILIA Y SU PARTICIPACIN EN LA IMPLEMENTACIN DE LOS PROGRAMAS DE APOYO

Fotocopia de la certificacin extendida por la Municipalidad


donde consta la actualizacin de la organizacin e inscripcin
del Representante Legal.
Fotocopia de Registro Tributario Unificado -RTU- de la
Organizacin de Padres de Familia emitido por la SAT.
Fotocopia de los Documentos Personales de Identificacin
-DPI- de los miembros de la Junta Directiva firmantes.
Fotocopia de recibo de luz, agua o telfono de donde residen
los firmantes.

33

Captulo III

MANUAL DE LOS CONSEJOS EDUCATIVOS Y OTRAS ORGANIZACIONES DE PADRES DE FAMILIA PARA LA ADMINISTRACIN DE LOS PROGRAMAS DE APOYO

f)

Al finalizar el proceso de gestiones en las diferentes instancias,


se conforma un expediente de actualizacin, el cual deber
ser entregado al Tcnico de Servicios de Apoyo de la Direccin
Departamental de Educacin correspondiente, con los siguientes
documentos:
Certificacin del acta de eleccin de la Junta Directiva,
firmada y sellada por el Secretario, con el visto bueno del
Presidente.
Certificacin del acta de nombramiento del Representante
Legal, firmada y sellada por el Secretario, con el visto bueno
del Presidente.

Cuando la actualizacin de la Junta Directiva es debido al fallecimiento,


renuncia o incumplimiento de alguno de sus miembros, se debe
tomar en cuenta lo siguiente:
Miembros de la
Junta Directiva que
se sustituye

Presidente

Certificacin de la Actualizacin de la Junta Directiva


e inscripcin del Representante Legal ante el Registro
Municipal.

34

Constancia original del Registro Tributario Unificado -RTUde la organizacin ante la SAT.

Tesorero y
Secretario

Constancia de Registro de Firmas ante el banco del sistema,


boleta de consulta no monetaria reciente, firmada y sellada
por el banco, identificada con el cdigo del centro educativo
pblico.

Instancias a las
que presenta la
documentacin para su
registro
Municipalidad
SAT
Banco
Direccin
Departamental de
Educacin

Municipalidad
Banco
Direccin
Departamental de
Educacin

Fotocopia del Documento Personal de Identificacin -DPIde los integrantes de la Junta Directiva.
Boletas Teleform de los miembros de Junta Directiva del
Consejo Educativo u otra Organizacin de Padres de Familia
de cada uno de los integrantes, debidamente llenos,
firmados y sellados.

Vocales

Es importante que la Junta Directiva


del Consejo Educativo u otra
Organizacin de Padres de Familia
resguarde una copia del expediente
en sus archivos.

LOS CONSEJOS EDUCATIVOS Y OTRAS ORGANIZACIONES DE PADRES DE FAMILIA Y SU PARTICIPACIN EN LA IMPLEMENTACIN DE LOS PROGRAMAS DE APOYO

Direccin
Departamental de
Educacin

Documentos que conforman


el expediente que se
entrega al Tcnico de
Servicios de Apoyo
Todos los documentos
indicados en el
procedimiento de
actualizacin.

Certificacin del acta de


eleccin del Tesorero o
Secretario.
Constancia del Registro de
Firmas ante el banco del
sistema.
Boleta consulta no
monetaria.
Boleta Teleform miembro
de la Junta Directiva de los
Consejos Educativos u otras
Organizaciones de Padres
de Familia correspondiente.
Certificacin del acta de
eleccin del o los Vocales de
la Junta Directiva.
Boleta Teleform miembro
de la Junta Directiva de
los Consejos Educativos
u otras Organizaciones
de Padres de Familia
correspondientes.

Cuando se cambia toda la Junta Directiva del Consejo


Educativo u otra Organizacin de Padres de Familia, es
importante que la nueva Junta Directiva reciba todos los
libros y documentos que se lleven en la administracin y
ejecucin de los programas de apoyo. De lo actuado se debe
dejar constancia en el Libro de Actas de la organizacin.

35

Captulo III

MANUAL DE LOS CONSEJOS EDUCATIVOS Y OTRAS ORGANIZACIONES DE PADRES DE FAMILIA PARA LA ADMINISTRACIN DE LOS PROGRAMAS DE APOYO

2. Requisitos que deben cumplir los Consejos Educativos y


otras Organizaciones de Padres de Familia para recibir los
recursos financieros del MINEDUC.
a) Estar legalmente constituidos, actualizados
registrados ante el Ministerio de Educacin.

b) Contar con una cuenta bancaria monetaria aperturada


a nombre de la organizacin, en el banco debidamente
indicado.
c) Suscribir Convenio para Transferencia de Recursos
Financieros con el MINEDUC, para el ciclo escolar
correspondiente.
El convenio es un documento que se suscribe y se firma entre el
Representante Legal del Consejo Educativo u otras Organizaciones de
Padres de Familia y el Representante de la dependencia del MINEDUC,
en el cual se establecen, entre otros, los aspectos siguientes:

36

Base legal.
Objeto del convenio.
Definiciones.
Asignacin de recursos.
Obligaciones.

3. Procesos de implementacin de los programas de apoyo


Los Consejos Educativos u otras organizaciones de Padres de
Familia son los responsables directos de la administracin y
ejecucin de los programas apoyo; para desarrollar sus actividades
es necesario que se realicen las acciones siguientes:
Organizacin de la comunidad educativa para la ejecucin del
3.1 programa de alimentacin escolar
Previo a la administracin y ejecucin de los recursos financieros
de los programas de apoyo, la comunidad educativa debe organizar
la Comisin de Alimentacin y Nutricin Escolar para apoyar y
facilitar la entrega y utilizacin de los artculos de los programas
de apoyo.
La Comisin debe estar integrada por representantes de madres
y padres de familia de nias y nios de la escuela, docentes y
director que laboran en el centro educativo pblico, as como un
representante de la Junta Directiva de la Organizacin de Padres
de Familia; entre sus principales funciones se encuentran las
siguientes:
Elaborar el men de la refaccin escolar.
Apoyar a la Junta Directiva en la compra de los artculos,
dependiendo de los mens elaborados por da.
Recibir los artculos para la alimentacin escolar.

Sanciones.
Fiscalizacin.
Responsabilidad de la ejecucin.
Prohibiciones.
Vigencia y terminacin del convenio
Transparencia.
Principios y compromisos.

Mantener un buen control de almacenamiento, resguardo


y consumo de todos los productos, preparacin higinica,
nutritiva y organolptica (olor, color, sabor y textura) de los
alimentos.
Velar porque se cumpla con el horario de refaccin escolar
todos los das de la semana.
Adems, la comisin de Alimentacin y Nutricin Escolar
debe promover:

d)

e)

Firmar el original y copia del


Recibo de Transferencia de
Recursos Financieros a Consejos
Educativos u otras Organizaciones
de Padres de Familia
Mantener activa la cuenta bancaria
de la organizacin

Que el lugar donde se preparan los alimentos est libre de


cualquier contaminacin.
Que los utensilios de cocina estn limpios cuando preparan la
refaccin escolar.
Que las nias y nios se laven las manos antes de ingerir sus
alimentos.
Que se ofrezca un men variado y balanceado de acuerdo a la
disponibilidad de alimentos.

LOS CONSEJOS EDUCATIVOS Y OTRAS ORGANIZACIONES DE PADRES DE FAMILIA Y SU PARTICIPACIN EN LA IMPLEMENTACIN DE LOS PROGRAMAS DE APOYO

37

Captulo III

MANUAL DE LOS CONSEJOS EDUCATIVOS Y OTRAS ORGANIZACIONES DE PADRES DE FAMILIA PARA LA ADMINISTRACIN DE LOS PROGRAMAS DE APOYO

3.2 Planificacin de la compra de artculos


del programa de alimentacin escolar
Para la planificacin de la compra de los
artculos y servicios correspondientes
a los programas de apoyo, debe
establecerse el men de la refaccin
escolar considerando los siguientes
criterios:
Mens que proporcionen entre el
30% y 35% de energa, utilizando
alimentos con nutrientes variados,
que sean de aceptabilidad por parte
de las nias y nios y con productos
culturalmente aceptados.

El costo diario de la refaccin escolar
establecida para cada nia y nio,
segn el rea de ubicacin del centro
educativo (rural o urbana) y el precio
de los artculos.

38

Cubrir la cantidad de das efectivos de


clases segn los montos asignados.
3.3 Definir el listado de compra de artculos y servicios
de los programas de apoyo

Se recomienda:
No proporcionar
como refaccin
escolar a los
nios y nias del
centro educativo
de su comunidad
productos
empacados en
bolsas o bebidas
embolsadas o
carbonatadas, pues
no son nutritivas y
pueden ser dainas
para su salud.

Para el programa de alimentacin escolar el listado de artculos


depender de los mens definidos y de la existencia de artculos
resguardados.
Los artculos a comprar para los Programas de tiles Escolares
y Valija Didctica sern establecidos por el grupo de docentes
del centro educativo.

Teniendo el listado de artculos a comprar


deben realizarse las acciones siguientes:
Solicitar al menos dos cotizaciones por
programa a diferentes proveedores.
Seleccionar a los proveedores que
ofrezcan mejor precio y calidad de los
artculos.
Preparar el lugar que servir para el
almacenamiento de los artculos a
comprar.
3.4 Compra de artculos de los programas de apoyo.
La Junta Directiva de la Organizacin de Padres de Familia al realizar
la compra de los artculos de los programas de apoyo deber tomar
en cuenta las siguientes recomendaciones:
a) Comprar los artculos que fueron definidos para cada programa
al proveedor que brind mejor precio y calidad.
b) Emitir el cheque de la cuenta bancaria de la Organizacin de
Padres de Familia a nombre del proveedor por el monto total
de la compra realizada.
c) Solicitar al proveedor que extienda una factura con el detalle
de los artculos comprados y a nombre de la Organizacin
de Padres de Familia (para el Programa de Gratuidad de
la Educacin, depender de los
lineamientos proporcionados por la
DIDEDUC).

Los servicios, artculos y materiales del programa de Gratuidad


de la Educacin depender de las necesidades del centro
educativo y ser definido por el Consejo Educativo u otra
Organizacin de Padres de Familia, el director del centro
educativo y docentes.

d) Revisar que los artculos que fueron


facturados
correspondan
a
los
listados definidos previamente para
cada programa.

Los materiales que se utilizarn para el Programa de


Reparaciones y Mantenimiento de
centros educativos
pblicos (Remozamiento) sern los necesarios para realizar
las reparaciones identificadas en el diagnstico que realiza la
Direccin de Planificacin EducativaDIPLAN- del Ministerio de
Educacin.

e) Revisar que los artculos entregados


por el proveedor sean de calidad
y correspondan a los artculos
facturados, tomando en cuenta que
la fecha de vencimiento sea posterior
al perodo de consumo estimado.

LOS CONSEJOS EDUCATIVOS Y OTRAS ORGANIZACIONES DE PADRES DE FAMILIA Y SU PARTICIPACIN EN LA IMPLEMENTACIN DE LOS PROGRAMAS DE APOYO

39

MANUAL DE LOS CONSEJOS EDUCATIVOS Y OTRAS ORGANIZACIONES DE PADRES DE FAMILIA PARA LA ADMINISTRACIN DE LOS PROGRAMAS DE APOYO

3.5 Almacenamiento y control de los


artculos de los programas de apoyo.
Los artculos de los programas de
apoyo no deben entrar en contacto con
insecticidas, desinfectantes, pinturas,
jabn, detergentes y otras substancias
similares que puedan poner en riesgo la
salud de los alumnos. Deben almacenarse
en lugares apropiados que cumplan con
las condiciones siguientes:
a)

Libre de humedad y de filtraciones


de agua.

b)

Seguros y libre de roedores.

c)

Accesible a la persona o comisin


encargada de la entrega o utilizacin
de los artculos.

40
d)

Contar con espacios adecuados para


su ordenamiento, clasificacin y uso.

e)

La bodega de almacenaje debe


limpiarse todos los das, barriendo,
trapeando y sacudiendo el rea.

Los ingresos y salidas de los artculos de los programas de apoyo del


lugar de almacenamiento debern ser registrados en el Libro Auxiliar
de Almacn, segn el procedimiento establecido en el presente manual.

Los artculos del Programa de Alimentacin Escolar que no pueden resguardarse


por tiempo prolongado en el centro educativo por su corta durabilidad, podrn
recibirse del proveedor peridicamente mediante controles que respalden la
entrega; entre los controles estn: vales, cartas de compromiso, otros.
LOS CONSEJOS EDUCATIVOS Y OTRAS ORGANIZACIONES DE PADRES DE FAMILIA Y SU PARTICIPACIN EN LA IMPLEMENTACIN DE LOS PROGRAMAS DE APOYO

Captulo

IV

DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS
Y CONTABLES DE LAS
ORGANIZACIONES DE PADRES DE
FAMILIA

41

Captulo IV

Documentos administrativos
y contables que llevan las
Organizaciones de Padres
de Familia

Qu aprenderemos?

1
42

A administrar los programas de apoyo a la


educacin de forma tcnica utilizando los
documentos, formatos y guas establecidas
para el efecto por el Ministerio de Educacin.
A manejar los documentos administrativos y
contables que se utilizan en la administracin,
ejecucin y liquidacin de los recursos
financieros transferidos por el Ministerio de
Educacin.

Los
Consejos
Educativos
y
otras
Organizaciones de Padres de Familia deben
llevar registros de los recursos financieros
trasladados por el MINEDUC para adquirir
los artculos de los programas de apoyo; a
continuacin se presentan los principales
libros y documentacin administrativa
utilizada para el efecto:

1. Libro de Actas:
Es el libro en donde se registra y se deja constancia de los
temas tratados y acuerdos alcanzados en las sesiones de la
Asamblea General o de la Junta Directiva de la Organizacin de
Padres de Familia.
A continuacin aspectos importantes a
considerar para el manejo del libro de
actas:
El Libro de Actas debe estar
autorizado
por
la
Direccin
Departamental
de
Educacin
correspondiente y todas las
pginas deben estar foliadas y
selladas.
Nunca se deben desprender las
hojas.
No se deben dejar espacios
entre un acta y la siguiente, para
evitar que alguien quiera aadir
aspectos que no fueron tratados
y acordados por la Asamblea
General o Junta Directiva.
No se deben dejar folios en blanco.
Los acuerdos alcanzados en una
sesin y registrados en un acta de la
Junta Directiva o Asamblea General,
solo pueden modificarse o cambiarse
por el mismo procedimiento.

DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS
RECETAS PARA LA
Y CONTABLES
PREPARACIN
DEDE
LAS
REFACCIONES
ORGANIZACIONES
ESCOLARES
DE PADRES DE FAMILIA

43

Captulo IV

MANUAL DE LOS CONSEJOS EDUCATIVOS Y OTRAS ORGANIZACIONES DE PADRES DE FAMILIA PARA LA ADMINISTRACIN DE LOS PROGRAMAS DE APOYO

Cuando se ha cometido algn error al suscribir el acta no se


debe borrar o tachar ese error. Lo que debe hacerse es testar
e interlinear; es decir, al final y antes de las firmas se hacen las
aclaraciones del error. Ejemplo:

Si escribo equivocadamente el nombre de un participante y se


anot Alberto y en realidad era Francisco, se debe trazar una lnea
sobre Alberto NO TACHAR. Luego se escribe arriba /Francisco/.


As: /Francisco/

Alberto
Al final del Acta debe indicarse el testado y/o interlineado as:

44

Testado: Alberto, omtase. Entre lneas Francisco, lase.

La informacin que debe contener el acta es la siguiente:


El nmero de acta debe ser correlativo seguido del ao al
que corresponde. Por ejemplo:

Acta No. 01-2014

Al concluir el ao debe
iniciarse una nueva
numeracin.

Las actas del ao


2014 debern
llevar numeracin
correlativa.
Acta No.02-2014,
No.03-2014 y as
sucesivamente

El lugar o nombre de la comunidad, la fecha y hora de inicio de


la reunin.
Los nombres y apellidos completos y los cargos que desempean
las personas que comparecen, participan o intervienen.
El motivo por el cual se realiza la reunin.
Los puntos desarrollados en la reunin y los acuerdos a los que
se lleg.
La hora en que termina la reunin (es diferente a la de inicio).
Firmas de todas las personas que participaron y sellos cuando
corresponda.

DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS Y CONTABLES DE LAS ORGANIZACIONES DE PADRES DE FAMILIA

Acta No. 07-2014.


En la aldea San Nicols, del municipio de Quezaltepeque, del departamento de Chiquimula, cuando
son las siete horas con treinta minutos del da martes veinticinco de marzo de dos mil catorce,
reunidos en las instalaciones de la Escuela Oficial Rural Mixta de la aldea San Nicols, las siguientes
personas: seor Luis Alberto Ramos Gonzlez, Presidente; Seora Lucrecia Oliva Villanueva,
Secretaria; seor Gerardo Anbal Martnez lvarez, Tesorero; Andrea del Socorro Ortz, Vocal I y
Pablo Alejandro Gramajo Pivaral, Vocal II, todos miembros del Consejo Educativo de la Escuela
Oficial Rural Mixta de San Nicols y el seor Jos Roberto Mndez Pineda Tcnico de Servicios
de Apoyo de la Direccin Departamental de Educacin de Chiquimula, para dejar constancia de
lo siguiente: PRIMERO: Manifiesta el seor Mndez Pineda que como Tcnico de Servicios de
Apoyo se hace presente al centro educativo pblico de San Nicols, Quezaltepeque, Chiquimula,
a desarrollar su papel de acompaante tcnico de la Organizacin de Padres de Familia, en base
a su nombramiento nmero cero trece guin dos mil catorce (013-2014), emitido por el Licenciado
Vctor Rodolfo Portillo, Director Departamental de Educacin de Chiquimula, donde se le instruye
verificar la ejecucin de los fondos de los programas de apoyo correspondiente a la primera
transferencia del presente ao. SEGUNDO: para tal propsito, el seor Mndez Pineda reuni a
los integrantes del Consejo Educativo y les requiri documentos y registros relacionados con las
transferencias de fondos para los programas de apoyo: Alimentacin Escolar, tiles Escolares,
Materiales y Recursos de Enseanza y Gratuidad de la Educacin, para su revisin, procedindose
de la manera siguiente: a) Revisin de la documentacin de soporte (facturas y planillas) de los
gastos efectuados en la compra de bienes y servicios correspondientes a los programas de apoyo.
b) Verificacin fsica de los productos que sirven para la alimentacin escolar que se encuentran en
la bodega. b) Verificacin fsica de los alumnos que atiende el centro educativo y su confrontacin
con los alumnos inscritos. d) Revisin del Libro de Caja, Libro de Auxiliar de Almacn, Libro de
Actas y chequeras y e) entrevista a nias y nios, docentes y padres de familia. TERCERO: De la
visita de acompaamiento efectuada, se dejan las siguientes recomendaciones: a) poner al da el
Libro Auxiliar de Almacn de acuerdo a los lineamientos establecidos por la Direccin General de
Participacin Comunitaria y Servicios de Apoyo (DIGEPSA). b) Se debe conformar inmediatamente
la Comisin de Alimentacin y Nutricin Escolar del centro educativo con representantes de los
padres de familia, un docente, el director del centro educativo pblico y un representante de la
Junta Directiva de la Organizacin de Padres de Familia, para planificar la compra de los productos
correspondientes y c) Se debe publicar permanentemente en el Mural de Transparencia y Rendicin
de Cuentas del centro educativo pblico, informacin sobre la ejecucin de los programas de
apoyo, de acuerdo a la gua respectiva. CUARTO: Todos los libros, documentos y chequeras fueron
devueltos despus de su revisin por parte del Tcnico de Servicios de Apoyo, a la Junta Directiva
del Consejo Educativo para su resguardo. QUINTO: No habiendo ms que hacer constar, se da por
finalizada la presente, en el mismo lugar y fecha de su inicio, cuando son las doce horas con treinta
minutos, firmando de conformidad las personas que en ella intervenimos. Damos fe.

Luis Alberto Ramos Gonzlez,


Presidente

Gerardo Anbal Martnez lvarez


Tesorero

Pablo Alejandro Gramajo Pivaral


Vocal II

Lucrecia Oliva Villanueva


Secretaria

Andrea del Socorro Ortz,


Vocal I

Jos Roberto Mndez Pineda


Tcnico de Servicios de Apoyo

45

Captulo IV

MANUAL DE LOS CONSEJOS EDUCATIVOS Y OTRAS ORGANIZACIONES DE PADRES DE FAMILIA PARA LA ADMINISTRACIN DE LOS PROGRAMAS DE APOYO

2. Chequera de la Organizacin
de Padres de Familia
Es importante recordar que la Junta
Directiva de las Organizaciones de
Padres de familia no debe utilizar
dinero en efectivo; todo debe
manejarse con cheques a travs de
una cuenta bancaria de depsitos
monetarios que se apertura en un
banco cercano a la comunidad.

46

Se deben registrar firmas mancomunadas, es decir que


todos los cheques y documentos bancarios tendrn
validez unicamente si van firmados conjuntamente
por el Presidente y Tesorero. El Secretario puede
tener registrada su firma en la institucin bancaria
para poder firmar algn documento en caso de
ausencia de alguno de los titulares.

RECUERDE:
El cheque es la nica forma de pago que tiene el Consejo
Educativo y otras Organizaciones de Padres de Familia y est
respaldado por el dinero depositado en su cuenta de banco.
Las firmas de los cheques tienen que ser iguales a las que
aparecen en el Documento Personal de Identificacin DPIy que fueron registradas en el banco.
No deben firmar cheques en blanco.

Las recomendaciones para llenar


adecuadamente un cheque son las
siguientes:
Se debe escribir con lapicero y nunca
con lpiz, para evitar que alguien pueda
borrar y cambiar lo que est escrito.
Debe llevar siempre escrito el nombre
de la persona o establecimiento a quien
se debe pagar el cheque y la cantidad a
pagar. Nunca se debe firmar y entregar
cheques que no lleven nombre y la
cantidad escrita, pues se podra hacer
mal uso del mismo.
El cheque no puede llevar tachones, ni
borrones, pues el banco no lo pagar.
Si se equivoc al escribir el nombre
o cantidad, debe anular el cheque
escribiendo en letras grandes
sobre el cheque y el codo la
palabra ANULADO.
El cheque tiene que estar
firmado por las personas que
tienen su firma registrada en
el banco.
En el codo de la chequera
debe anotarse los datos del
cheque emitido.

Ejemplo de un cheque:

No emitir cheques al portador.


No emitir cheques a nombre de algn miembro de la Junta
Directiva u otra persona que no sea proveedor.
Los cheques deben llevar la leyenda NO NEGOCIABLE (puede
ser impresa o manuscrita)

El Tesorero debe estar siempre pendiente


de la cantidad de cheques, y cuando ya
quedan pocos, debe ir al banco a solicitar
una nueva chequera.
Ejemplo de la solicitud de chequera:

DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS Y CONTABLES DE LAS ORGANIZACIONES DE PADRES DE FAMILIA

47

Captulo IV

MANUAL DE LOS CONSEJOS EDUCATIVOS Y OTRAS ORGANIZACIONES DE PADRES DE FAMILIA PARA LA ADMINISTRACIN DE LOS PROGRAMAS DE APOYO

3. Facturas de compra de bienes


y servicios
La factura es el nico documento
vlido
para
comprobar
una
compra y debe incluir el detalle
de los artculos comprados; as
como informacin del lugar, fecha,
monto pagado, nombre de la
Organizacin de Padres de Familia
y su NIT.

Ejemplo de una factura

Las facturas de compras de bienes y servicios deben


cumplir con los requisitos siguientes:

Razn social o nombre comercial: Debe tener en forma impresa,


el nombre y apellido completo del propietario y nombre comercial,
si es empresa individual, o la razn social y nombre comercial de
la empresa o negocio, si es persona jurdica.

Serie y nmero de la factura de


forma impresa del proveedor.

Direccin de la empresa
o negocio.

4
Cantidad
comprados
servicios
por
la

de

artculos
o
adquiridos
organizacin.

Nmero de Identificacin
Tributaria -N I T- del
proveedor.

10

48

Fecha de emisin
de la factura.

El
nombre
de
los
artculos
o
servicios
adquiridos, especificando
sus caractersticas (en el
espacio que se identifica
como descripcin).

Nombre del Consejo Educativo u otra


Organizacin de Padres de Familia
(excepto el pago por servicios
bsicos tales zcomo: servicio de
agua, energa elctrica, telefona,
enlaces dedicados e internet).

El precio unitario. Aun


cuando en la factura no
exista una columna para
anotar el precio unitario
del artculo adquirido, el
Consejo Educativo u otra
Organizacin de Padres de
Familia debe solicitar a la
empresa o negocio, donde
se compren los artculos,
que lo anoten.

12

Nmero de Identificacin Tributaria-NITdel Consejo Educativo u otra Organizacin


de Padres de Familia.

11

Precio Total de cada


artculo comprado o
servicio adquirido.

49

Direccin del Consejo Educativo


u otra Organizacin de Padres de
Familia.

14
13

Total de la Factura. Deber anotar


la suma total de todos los artculos
comprados o servicios adquiridos al
proveedor; cuando la factura tenga
un espacio destinado para anotar
el valor total de la factura en letras,
debe solicitarse al proveedor que
tambin llene este espacio, anotando
correctamente en letras el valor total de
la factura. Verificar que las sumatorias
de las facturas estn correctas.
DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS Y CONTABLES DE LAS ORGANIZACIONES DE PADRES DE FAMILIA

Constancia escrita que la factura fue


pagada. La factura debe contener la
palabra Cancelado, ya sea con un sello o
en forma manuscrita.

15

Autorizacin de la Factura: Verificar que


la factura est debidamente autorizada
mediante Resolucin emitida por la
Superintendencia
de
Administracin
Tributaria -SAT-.

En ningn caso
de aceptar un
documento diferente
a la factura como
respaldo por la
compra de un bien
o servicio de los
programas de apoyo
a la educacin.

Captulo IV

MANUAL DE LOS CONSEJOS EDUCATIVOS Y OTRAS ORGANIZACIONES DE PADRES DE FAMILIA PARA LA ADMINISTRACIN DE LOS PROGRAMAS DE APOYO

Verificar que las facturas tengan impresa


la leyenda de acuerdo al rgimen en el que
se encuentran inscritas en la SAT, segn el
detalle siguiente:
a) Facturas
de
Pequeos
Contribuyentes.
Las facturas de proveedores inscritos en
el Rgimen de Pequeo Contribuyente
del Impuesto al Valor Agregado, deben
tener impreso en lugar visible, la
siguiente leyenda: Factura de pequeo
contribuyente, no genera derecho a
crdito fiscal.

50
Razonar o justificar el gasto
en el reverso de las facturas para
cada uno de los programas de
apoyo y proceder a firmarlo por
parte del Presidente, Tesorero
y Secretario; y estampar el
sello del Consejo Educativo u
otra Organizacin de Padres de
Familia. Ejemplo:

b) Facturas de contribuyentes inscritos


en el Rgimen Sobre Utilidades de
Actividades Lucrativas.
Las facturas de proveedores inscritos en
este rgimen, deben tener impreso, en
un lugar visible de la factura, la frase
"sujeto a pagos trimestrales".
c)

Facturas de contribuyentes inscritos


en el Rgimen Opcional Simplificado
sobre Ingresos de Actividades
Lucrativas.
Las facturas de proveedores inscritos en
este rgimen, deben tener impreso, en
un lugar visible de la factura, la frase
"retencin definitiva".

4. Libro de Caja
Los
Consejos
Educativos
y
otras
Organizaciones de Padres de Familia, deben
contar con un Libro de Caja, que puede ser a
doble folio o simple, autorizado previamente
por la Direccin Departamental de Educacin
a cuya jurisdiccin pertenezcan. En dicho
libro deben llevar el registro y control de
sus ingresos derivado de las transferencias
que recibe del Ministerio de Educacin, de
conformidad con el convenio suscrito para
un determinado ao fiscal y los egresos o
gastos que se realizan con dichos recursos.

51

SELLO
DIDEDUC

RECUERDE:
Solo se aceptan facturas como
comprobante vlido de las compras.
Siempre debe revisar que la factura
lleve todos los datos para que sea
vlida.
Todos los espacios deben estar llenos
con los nombres y nmeros correctos.
Revise que la factura no tenga
tachones, ni borrones, pues si los tiene,
no se aceptar como vlida.
Las sumatorias deben estar correctas.

DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS Y CONTABLES DE LAS ORGANIZACIONES DE PADRES DE FAMILIA

Los pasos a seguir para operar el


LIBRO DE CAJA de los Consejos
Educativos y otras Organizaciones de
Padres de Familia, en las modalidades
SIMPLE y DOBLE FOLIO, se presentan
en la siguiente pgina.

SELLO
DIDEDUC

MANUAL DE LOS CONSEJOS EDUCATIVOS Y OTRAS ORGANIZACIONES DE PADRES DE FAMILIA PARA LA ADMINISTRACIN DE LOS PROGRAMAS DE APOYO

4.1. El formato del Libro de Caja modalidad simple

Captulo IV

Para operar el Libro de Caja modalidad simple, deben


llenarse los siguientes espacios:

53

52

Aspectos que deben tomar en cuenta


en el manejo del libro de Caja:
Debe estar autorizado por la Direccin
Departamental
de
Educacin
DIDEDUCcorrespondiente, foliadas y selladas todas sus
hojas.
Debe estar operado correctamente y actualizado
en sus registros tanto en sus ingresos como
egresos y saldo.
Debe operarse el movimiento financiero mensual,
aun cuando no se realicen ingresos o egresos.
DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS Y CONTABLES DE LAS ORGANIZACIONES DE PADRES DE FAMILIA

Captulo IV

MANUAL DE LOS CONSEJOS EDUCATIVOS Y OTRAS ORGANIZACIONES DE PADRES DE FAMILIA PARA LA ADMINISTRACIN DE LOS PROGRAMAS DE APOYO

Caso prctico del llenado de un Libro de Caja de modalidad simple:


El Consejo Educativo de la Escuela Oficial Rural Mixta, de la
Aldea San Pablo, Jalpatagua, Jutiapa, suscribi el Convenio para
la Transferencia de Recursos Financieros Nmero 322-2013000069 de fecha 16/01/2013 para el ciclo escolar 2013, con la
DIDEDUC de Jutiapa. Cuenta con una poblacin escolar inscrita
de nivel primario de 100 alumnos y 3 docentes.
Los recursos determinados para ser transferidos en el ciclo
escolar 2013 se presentan a continuacin:

Con fecha 8/03/2013 la Tesorera Nacional del Ministerio de


Finanzas Pblicas, acredit a la cuenta bancaria del Consejo
Educativo, la cantidad de Q.19, 660.00. Por tal razn, la
DIDEDUC a travs del personal -DEFOCE-, notific de dicho
acreditamiento (depsito monetario) al Representante Legal de
dicha organizacin, a efecto de que procedieran a realizar las
compras correspondientes.
La Junta Directiva procedi a realizar la planificacin y cotizacin
a diferentes proveedores, para la compra de los artculos
correspondientes a los Programas de Alimentacin Escolar, tiles
Escolares, Valija Didctica y Gratuidad.
Como consecuencia de lo anteriormente indicado, se efectuaron
con fecha 11/03/2013 las compras a los proveedores
seleccionados, quienes emitieron las facturas siguientes:

54

Como resultado de dicho convenio, el Representante Legal


procedi, con fecha 1/03/2013, a firmar el Recibo Oficial de
Transferencias de Recursos Financieros Nmero 0000011865,
correspondiente a la primera transferencia de fondos por un
valor de Q.19, 660.00, por 60 das de Alimentacin Escolar y la
cuota anual para tiles Escolares, Valija Didctica y Gratuidad;
segn detalle siguiente:

DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS Y CONTABLES DE LAS ORGANIZACIONES DE PADRES DE FAMILIA

Fecha

Factura No.

11/03/2013
11/03/2013
11/03/2013
11/03/2013

Serie A 257
Serie B 1345
Serie R 11700
Serie TS 057

Proveedor
Carlos Agustn Reyes
El Maestro Feliz
El Buen Precio
Emilio Herrera Barrios

Para efectos de realizar los pagos de las facturas emitidas por


los proveedores, el Tesorero del Consejo Educativo, procedi a
emitir los cheques y a requerir las firmas mancomunadas de las
personas responsables, segn detalle siguiente:

Valor
9,500.00
5,500.00
660.00
4,000.00

55

Captulo IV

MANUAL DE LOS CONSEJOS EDUCATIVOS Y OTRAS ORGANIZACIONES DE PADRES DE FAMILIA PARA LA ADMINISTRACIN DE LOS PROGRAMAS DE APOYO

El registro de informacin en el Libro de Caja modalidad


simple quedara de la siguiente forma:

57

56

De esta misma forma deben seguirse


registrando las operaciones en el
libro en el mes siguiente.
DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS Y CONTABLES DE LAS ORGANIZACIONES DE PADRES DE FAMILIA

MANUAL DE LOS CONSEJOS EDUCATIVOS Y OTRAS ORGANIZACIONES DE PADRES DE FAMILIA PARA LA ADMINISTRACIN DE LOS PROGRAMAS DE APOYO

Captulo IV

4.2. El formato del Libro de Caja modalidad doble folio


Para operar el Libro de Caja modalidad a
doble folio, deben llenarse los siguientes
espacios:

59

58

Debe llenarse sin manchones,


tachones, ni enmiendas.
Debe ser operado nicamente
por el Tesorero de la Junta
Directiva.
Al
momento
del
cierre
mensual debe ser firmado y
sellado por el Presidente y
Tesorero de la Junta Directiva.
Conciliar por lo menos una
vez al mes, el saldo segn
libro de caja, codo de cheques
y estado de cuenta emitido
por el banco.
DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS Y CONTABLES DE LAS ORGANIZACIONES DE PADRES DE FAMILIA

Captulo IV

MANUAL DE LOS CONSEJOS EDUCATIVOS Y OTRAS ORGANIZACIONES DE PADRES DE FAMILIA PARA LA ADMINISTRACIN DE LOS PROGRAMAS DE APOYO

Caso prctico para el llenado del Libro de Caja a


Doble Folio:
El Consejo Educativo de la Escuela Oficial Rural Mixta, de la
Aldea San Pablo, Jalpatagua, Jutiapa, suscribi el Convenio
para la Transferencia de Recursos Financieros Nmero 3222013-000069 de fecha 16/01/2013 para el ciclo escolar 2013,
con la DIDEDUC de Jutiapa. Cuenta con una poblacin escolar
inscrita de nivel primario de 100 alumnos y 3 docentes.
Los recursos determinados para ser transferidos en el ciclo
escolar 2013 se presentan a continuacin:

Con fecha 8/03/2013 la Tesorera Nacional del Ministerio de Finanzas


Pblicas, acredit a la cuenta bancaria del Consejo Educativo, la
cantidad de Q.19, 660.00. Por tal razn, la DIDEDUC a travs del
personal -DEFOCE-, notific de dicho acreditamiento (depsito
monetario) al Representante Legal de dicha organizacin, a efecto
que procedieran a realizar las compras correspondientes.
La Junta Directiva procedi a realizar la planificacin y cotizacin
a diferentes proveedores, para la compra de los artculos
correspondientes a los Programas de Alimentacin Escolar, tiles
Escolares, Valija Didctica y Gratuidad.
Como consecuencia de lo anteriormente indicado, se efectuaron con
fecha 11/03/2013 las compras a los proveedores seleccionados,
quienes emitieron las facturas siguientes:

60

Como resultado de dicho convenio, el Representante Legal


procedi, con fecha 1/03/2013, a firmar el Recibo Oficial de
Transferencias de Recursos Financieros Nmero 0000011865,
correspondiente a la primera transferencia de fondos por un
valor de Q.19, 660.00, por 60 das de Alimentacin Escolar
y la cuota anual para tiles Escolares, Valija Didctica y
Gratuidad; segn detalle siguiente:

DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS Y CONTABLES DE LAS ORGANIZACIONES DE PADRES DE FAMILIA

Fecha

Factura No.

11/03/2013
11/03/2013
11/03/2013
11/03/2013

Serie A 257
Serie B 1345
Serie R 11700
Serie TS 057

Proveedor
Carlos Agustn Reyes
El Maestro Feliz
El Buen Precio
Emilio Herrera Barrios

Para efectos de realizar los pagos de las facturas emitidas por los
proveedores, el Tesorero del Consejo Educativo, procedi a emitir
los cheques y a requerir las firmas mancomunadas de las personas
responsables, segn detalle siguiente:

Valor
9,500.00
5,500.00
660.00
4,000.00

61

MANUAL DE LOS CONSEJOS EDUCATIVOS Y OTRAS ORGANIZACIONES DE PADRES DE FAMILIA PARA LA ADMINISTRACIN DE LOS PROGRAMAS DE APOYO

Captulo IV

El registro de informacin en el Libro de Caja modalidad


doble folio quedara de la siguiente forma:

63

62

DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS Y CONTABLES DE LAS ORGANIZACIONES DE PADRES DE FAMILIA

MANUAL DE LOS CONSEJOS EDUCATIVOS Y OTRAS ORGANIZACIONES DE PADRES DE FAMILIA PARA LA ADMINISTRACIN DE LOS PROGRAMAS DE APOYO

Captulo IV

5. Libro Auxiliar de Almacn


Es el libro que autoriza la Direccin Departamental de Educacin,
para llevar el control de los artculos del Programa de Alimentacin
Escolar, que se compran a los proveedores y se entregan a la
Comisin de Alimentacin y Nutricin Escolar, para la preparacin
de la refaccin de las nias y nios del centro educativo.
Los pasos a seguir para el registro de las operaciones en el
Libro Auxiliar de Almacn son los siguientes:

65

64

NOTA: en la seccin de anexos, se


incluyen los pasos a seguir para el
registro de operaciones en el libro
auxiliar de almacn, modalidad simple.
DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS Y CONTABLES DE LAS ORGANIZACIONES DE PADRES DE FAMILIA

Captulo IV

MANUAL DE LOS CONSEJOS EDUCATIVOS Y OTRAS ORGANIZACIONES DE PADRES DE FAMILIA PARA LA ADMINISTRACIN DE LOS PROGRAMAS DE APOYO

OPERATORIA POSTERIOR A LA FECHA DE INGRESO


Y EGRESO DE ARTCULOS

Ejemplo de la forma de registrar las


operaciones en el Libro Auxiliar de
Almacn, en tres posibilidades:

Azcar
Libra

Operatoria Normal.
Operatoria posterior a la fecha de
ingreso y egreso de artculos.
Operatoria partiendo de
existencias de artculos a una
fecha determinada.

67

66
OPERATORIA NORMAL

OPERATORIA PARTIENDO DE EXISTENCIAS DE


ARTCULOS A UNA FECHA DETERMINADA

Azcar

Azcar

Libra

Ver en la seccin de anexos, casos prcticos de


registro de artculos en el libro auxiliar de almacn del
programa de alimentacin escolar.
DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS Y CONTABLES DE LAS ORGANIZACIONES DE PADRES DE FAMILIA

Libra

MANUAL DE LOS CONSEJOS EDUCATIVOS Y OTRAS ORGANIZACIONES DE PADRES DE FAMILIA PARA LA ADMINISTRACIN DE LOS PROGRAMAS DE APOYO

6. Libro de Registro de Miembros


del Consejo Educativo u otra
Organizacin de Padres de
Familia.
La Organizacin de Padres de Familia
debe llevar un Libro de Registro
de Miembros Activos, debidamente
autorizado
por
la
Direccin
Departamental de Educacin que
corresponda, para llevar el control
de las personas que pueden participar
en la Asamblea General con plenos
derechos, de acuerdo al Rgimen de
Estatutos del Consejo Educativo.

68

El formato que se recomienda trazar en el Libro respectivo,


debe recoger como mnimo la siguiente informacin de los
miembros activos de Consejo Educativo u otra Organizacin
de Padres de Familia:

de Documento Personal Profesin u Oficio


Nombre completo del miembro No. de Identificacin
cin
niza
No.
Orga
la
de

No. de hijos(as) en
la escuela

Captulo

Firma o huella

DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS Y CONTABLES DE LAS ORGANIZACIONES DE PADRES DE FAMILIA

RENDICIN DE CUENTAS
Y TRANSPARENCIA EN LA
IMPLEMENTACIN Y EJECUCIN DE
LOS PROGRAMAS DE APOYO

69

Captulo V

Qu aprenderemos?
1

70

A rendir cuentas de los recursos financieros


que transfiere el Ministerio de Educacin a
las Organizaciones de Padres de Familia para
los programas de apoyo ante las instancias
correspondientes.
A archivar ordenadamente la documentacin
de respaldo de la ejecucin de los programas
de apoyo a la educacin por parte de las
Organizaciones de Padres de familia.

A participar activamente en la elaboracin de


los Murales de Transparencia y Rendicin de
Cuentas de los centros educativos pblicos
para transparentar la ejecucin de los recursos
invertidos.

A conocer las formas de presentacin y


seguimiento de las denuncias sobre el manejo
de los fondos que fueron transferidos por el
Ministerio de Educacin a las Organizaciones de
Padres de Familia para los programas de apoyo.

Rendicin de cuentas
y transparencia en
la implementacin
y ejecucin de los
programas de apoyo
1. Rendicin de cuentas
Para comprender la importancia de la
rendicin de cuentas y la auditoria social,
veamos primero que significan cada uno de
los trminos.
a. Rendicin de cuentas
Es una forma que tienen las personas que ocupan cargos
pblicos o que integran una organizacin, de exponer
pblicamente sobre las acciones realizadas en el ejercicio
de su cargo en los aspectos administrativos, financieros y
sociales.
En el caso de las Organizaciones de Padres de Familia, la
rendicin de cuentas se refiere a publicar aspectos de la
administracin y ejecucin de los programas de apoyo que
permitan establecer que los fondos fueron utilizados en forma
eficiente y transparente en favor de la niez escolar y para
lo que fue autorizado. As mismo, la Junta Directiva saliente
deber rendir cuentas y entregar informe de su gestin a
la Asamblea General y adicionalmente debe entregar los
libros de actas y contables, chequeras, sello, bienes y dems
documentos de la organizacin.
b. Auditoria social
Es una forma de ejercer el poder, en el cual los ciudadanos
aprenden a actuar en aquellos aspectos de carcter social que
les interesan y afectan. Es una forma de hacer accin poltica
a favor de los intereses de la poblacin.
En el caso de los programas de apoyo, se refiere a la actitud
vigilante que deben mantener los integrantes de la comunidad
educativa, para asegurarse que los fondos que el Ministerio
de Educacin destina para la niez sean utilizados en forma
eficiente y transparente y de acuerdo al destino establecido;
para lo cual deben preguntar, consultar o solicitar ampliacin
sobre los datos de ejecucin de los programas de apoyo a los
responsables institucionales.

RENDICIN DE CUENTAS YRECETAS


TRANSPARENCIA
PARA LA PREPARACIN
EN LA IMPLEMENTACIN
DE REFACCIONES
Y EJECUCIN
ESCOLARES
DE LOS PROGRAMAS DE APOYO

71

Captulo V

MANUAL DE LOS CONSEJOS EDUCATIVOS Y OTRAS ORGANIZACIONES DE PADRES DE FAMILIA PARA LA ADMINISTRACIN DE LOS PROGRAMAS DE APOYO

2. Entidades a quienes se les rinde cuentas


2.1. Rendicin de cuentas a la comunidad educativa
La Junta Directiva debe informar a la comunidad educativa
que la conforman madres y padres de familia, directores,
docentes, lderes comunitarios y otros, sobre la administracin
y ejecucin de los programas de apoyo de las formas
siguientes:
2.1.1. Informe a Asamblea General
La Junta Directiva luego de recibir los recursos de
los programas de apoyo y realizadas las compras
correspondientes, elaborar el informe de los
gastos efectuados el cual presentar a la Asamblea
General, dejando constancia en el Libro de Actas de la
organizacin por cada transferencia recibida.
2.1.2. Los Murales de Transparencia y Rendicin de Cuentas

72

a. Informacin que se debe incluir en los Murales


de Transparencia y Rendicin de Cuentas.
La informacin que debe incluirse en los Murales de
Transparencia y Rendicin de Cuentas es la siguiente:
Identificacin del Ministerio de Educacin y
DIDEDUC que corresponda.
Identificacin de la Organizacin de Padres de
Familia y centro educativo pblico.
Informacin financiera detallada.
Nmina de personal docente y administrativo.
Estadstica actualizada
inscritos y asistentes.

de

nias

nios

Son un medio fsico de informacin pblica y de fcil


acceso, que las Organizaciones de Padres de Familia
y centros educativos pblicos implementan, para
dar a conocer las asignaciones, uso y entrega de los
recursos financieros que el Ministerio de Educacin
destina para los programas de apoyo.

b. Informacin financiera que debe incluirse en


los Murales de Transparencia y Rendicin de Cuentas

El objetivo general de los Murales de Transparencia


es contribuir a la generacin de una cultura de libre
acceso a la informacin pblica y de rendicin de
cuentas sobre los recursos humanos, materiales y
financieros asignados a los centros educativos, as
como el uso y destino de los mismos en la bsqueda
de la transparencia.

Monto de los recursos financieros recibidos y el


programa al que corresponden.

Los
Murales
de
Transparencia
y
Rendicin
de Cuentas de los programas de apoyo, se
fundamentan en los aspectos legales siguientes:

Perodo o nmero de das al que


corresponden los recursos financieros
ejecutados.

Ley de Acceso a la Informacin Pblica, Decreto


Legislativo 57-2008 del Congreso de la Repblica
de Guatemala de fecha 23 de septiembre de 2008.

Saldo pendiente de ejecucin de los


recursos financieros a la fecha de
publicacin del mural.

Acuerdo Ministerial No. 3667-2012 de fecha 9


de noviembre de 2012 (Desconcentracin de los
servicios de apoyo a la educacin).

Monto ejecutado acumulado a la


fecha de publicacin.

Acuerdo Ministerial No. 1335-2013 de fecha 08


de mayo de 2013 (Murales de Transparencia y
Rendicin de Cuentas).
RENDICIN DE CUENTAS Y TRANSPARENCIA EN LA IMPLEMENTACIN Y EJECUCIN DE LOS PROGRAMAS DE APOYO

La informacin detallada de la inversin en los programas


de apoyo de cada centro educativo pblico incluye lo
sigueinte:

Nombre del proveedor quien proporciona los


artculos.
Fecha, serie, nmero y monto de la factura.

73

Captulo V

MANUAL DE LOS CONSEJOS EDUCATIVOS Y OTRAS ORGANIZACIONES DE PADRES DE FAMILIA PARA LA ADMINISTRACIN DE LOS PROGRAMAS DE APOYO

c. Formato en que debe publicarse el informe de recursos


recibidos y ejecutados por la Organizacin de Padres de
Familia
Debe publicarse en el Formulario PRA-FOR-34 Informe
de recursos financieros recibidos y ejecutados que fue
diseado por la DIGEPSA para que las Organizaciones de
Padres de Familia puedan informar sobre la ejecucin de
los recursos financieros trasladados por las Direcciones
Departamentales de Educacin.

74

El formato indicado puede ser solicitado por la Junta


Directiva de la Organizacin de Padres de Familia a
los Tcnicos de Servicios de Apoyo de la Direccin
Departamental de Educacin a la que pertenezcan, as
como la orientacin para su llenado y publicacin en
el Mural de Transparencia y Rendicin de Cuentas del
centro educativo pblico. A continuacin se presenta el
formulario que deber publicarse en forma fsica.

d. Caractersticas de los Murales de


Transparencia y Rendicin de Cuentas
que se instalarn en los centros
educativos
Los Murales de Transparencia y Rendicin
de
Cuentas
deben
tener
ciertas
caractersticas que garanticen el logro de
los objetivos previstos.
Entre las principales estn:
Creatividad
en
su
diseo
y
elaboracin:
El
Mural
de
Transparencia
y
Rendicin
de
Cuentas
debe
implementarse haciendo uso creativo de recursos,
diseo y dems elementos de expresin; a partir
de las orientaciones que promover el Ministerio de
Educacin.
Claridad del mensaje: Debe expresar con claridad
la informacin sobre la asignacin, uso y destino de
los recursos recibidos, en forma actualizada, con datos
oficiales y por programa.
Ubicacin y acceso: El Mural de Transparencia y
Rendicin de Cuentas deber estar ubicado en un
lugar visible y accesible para todos los sectores de la
comunidad educativa, de manera que las personas
interesadas en consultar la informacin puedan tener
libre acceso al rea donde se ubique.
Participacin comunitaria: En el proceso de
preparacin, diseo, elaboracin, socializacin,
seguimiento y actualizacin de los murales deben
participar todos los sectores de la comunidad educativa:
director, personal docente, alumnado, madres y padres
de familia.
En cuanto al alumnado, debe considerarse las bondades
pedaggicas de los murales informativos para
formarlos en la tcnica, la creatividad, uso apropiado
del recurso, la participacin social, el derecho al libre
acceso a la informacin y los valores relacionados a la
transparencia, rendicin de cuentas y auditora social.

RENDICIN DE CUENTAS Y TRANSPARENCIA EN LA IMPLEMENTACIN Y EJECUCIN DE LOS PROGRAMAS DE APOYO

75

Captulo V

MANUAL DE LOS CONSEJOS EDUCATIVOS Y OTRAS ORGANIZACIONES DE PADRES DE FAMILIA PARA LA ADMINISTRACIN DE LOS PROGRAMAS DE APOYO

2.2. Rendicin de cuentas a las


dependencias del MINEDUC

Para la liquidacin de los fondos que


fueron transferidos por el Ministerio de
Educacin a las Organizaciones de Padres
de Familia, se deben llenar y presentar
oportunamente documentos establecidos
oficialmente por la institucin, para poder
acceder a nuevas transferencias.
El formato que las Organizaciones de
Padres de Familia deben presentar ante
la DIDEDUC es el PRA-FOR-04 Rendicin de Cuentas de fondos
transferidos a Organizaciones de Padres de Familia verificando
que los datos consignados en el mismo sean los que aparecen en
sus registros.

Los Tcnicos de Servicios de Apoyo pueden colaborar


recibiendo las denuncias y entregndolas al Enlace de
Quejas de la Direccin Departamental de Educacin o a
la Comisin que se nombre para el efecto.
Los Consejos Educativos u otras Organizaciones de
Padres de Familia deben colaborar con las autoridades
del Ministerio de Educacin que sean nombradas
para realizar las investigaciones sobre las denuncias
presentadas, mostrando los documentos, respondiendo
las preguntas y demostrando la compra, uso y destino
de los bienes y servicios adquiridos en cada uno de los
programas de apoyo.

77

76

3. La recepcin y seguimiento de
denuncias sobre la administracin
de los programas de apoyo
Los integrantes de la comunidad educativa,
organizaciones y personas en general,
pueden presentar sus denuncias sobre
el manejo de los fondos que le fueron
transferidos por el Ministerio de Educacin
a las Organizaciones de Padres de Familia
para los programas de apoyo o sobre el uso
y destino de los bienes y servicios adquiridos
con esos fondos, en base al procedimiento
de Atencin a Quejas del Ministerio de Educacin, en donde se
establecen las siguientes formas de hacerlo:
En forma presencial en Unidad de Atencin a Quejas del
MINEDUC o en la DIDEDUC de su jurisdiccin.
Buzn de Quejas
Call Center (lnea 1503)
Va telefnica 2411 9595
Portal www.mineduc.gob.gt
RENDICIN DE CUENTAS Y TRANSPARENCIA EN LA IMPLEMENTACIN Y EJECUCIN DE LOS PROGRAMAS DE APOYO

4. Recomendaciones para el archivo


de la documentacin utilizada en el
proceso de administracin y ejecucin
de los programas de apoyo
Las Organizaciones de Padres de
Familia deben resguardar y custodiar
adecuadamente la documentacin que
respalda los gastos realizados en los
programas de apoyo, a fin de presentarla
ante personeros del Ministerio de
Educacin o de la Contralora General de
Cuentas de la Nacin, cuando lo requieran.

La documentacin correspondiente a los egresos de cada


transferencia de fondos debe estar debidamente foliada
(numerada) de forma ascendente (de abajo para arriba). Ejemplo:
NOMBRE DEL DOCUMENTO

FOLIO

Formulario de Rendicin de Cuentas de Fondos Transferidos a


Organizaciones de Padres de Familia, PRA-FOR-04

12

Factura de proveedor compra de artculos para la refaccin escolar

11

Formulario PRA-FOR-01 Entrega de Alimentacin Escolar

10

Cotizaciones realizadas(dos como mnimo)

78

Factura de proveedor compra de tiles escolares.


Formulario PRA-FOR-02 Entrega de tiles escolares

Cotizaciones realizadas(dos como mnimo)


Factura de proveedor compras de Materiales y Recursos y Enseanza.

9
8
7
6
5

Formulario PRA-FOR-03 Entrega de Materiales y Recursos de enseanza

Cotizaciones realizadas(dos como mnimo)

Factura de proveedor compra bienes de servicios del Programa de


Gratuidad, si fuera el caso.

Cotizaciones realizadas(dos como mnimo)

Nota: Cuando el establecimiento cuente con un nivel educativo anexo, adjuntar


las facturas de cada programa por nivel.

RENDICIN DE CUENTAS Y TRANSPARENCIA EN LA IMPLEMENTACIN Y EJECUCIN DE LOS PROGRAMAS DE APOYO

ANEXO

MANUAL DE LOS CONSEJOS EDUCATIVOS Y OTRAS ORGANIZACIONES DE PADRES DE FAMILIA PARA LA ADMINISTRACIN DE LOS PROGRAMAS DE APOYO

Recetas para la preparacin de refacciones escolares

81

80

RECETAS PARA LA PREPARACIN DE REFACCIONES ESCOLARES

83

82

RECETAS PARA LA PREPARACIN DE REFACCIONES ESCOLARES

85

84

RECETAS PARA LA PREPARACIN DE REFACCIONES ESCOLARES

87

BEBIDAS

86

RECETAS PARA LA PREPARACIN DE REFACCIONES ESCOLARES

89

88

RECETAS PARA LA PREPARACIN DE REFACCIONES ESCOLARES

REFACCIONES

90

RECETAS PARA LA PREPARACIN DE REFACCIONES ESCOLARES

91

93

92

RECETAS PARA LA PREPARACIN DE REFACCIONES ESCOLARES

95

94

RECETAS PARA LA PREPARACIN DE REFACCIONES ESCOLARES

97

96

RECETAS PARA LA PREPARACIN DE REFACCIONES ESCOLARES

99

98

RECETAS PARA LA PREPARACIN DE REFACCIONES ESCOLARES

101

100

RECETAS PARA LA PREPARACIN DE REFACCIONES ESCOLARES

Pasos a seguir para operar el libro auxiliar de almacn modalidad simple

Casos prcticos de registro de


artculos en el
libro auxiliar de almacn
del programa de
alimentacin escolar

103

MANUAL DE LOS CONSEJOS EDUCATIVOS Y OTRAS ORGANIZACIONES DE PADRES DE FAMILIA PARA LA ADMINISTRACIN DE LOS PROGRAMAS DE APOYO

Registro del libro auxiliar de almacn del programa de


alimentacin escolar
En el presente anexo se exponen tres casos para el registro de ingresos y egresos en
el libro auxiliar de almacn. Estos casos se pueden presentar dependiendo la fecha
de autorizacin del libro y los primeros registros de artculos.

Ejemplo de llenado: con los datos anteriores, el registro de artculos en el libro


auxiliar de almacn en sus modalidades normal y simple queda de la siguiente
manera:
1.1 Modalidad normal

Registros de ingresos y egresos realizados oportunamente.

Consejo Educativo de la escuela casero Creek Agua Caliente, municipio de Livingston, departamento de Izabal

Registros de ingresos y egresos no realizados oportunamente.

Nombre del establecimiento educativo: Escuela Casero Creek Agua Caliente


Cdigo del establecimiento educativo: 18-02-0107-43

Registros de ingresos y egresos incluyendo saldos de artculos.

REGISTRO AUXILIAR DE ALMACN


Descripcin del artculo: Azcar

Este libro puede ser utilizado en presentacin normal o simple, segn se le facilite a
los miembros de la OPF. La presentacin normal incluye artculos y costos, y la simple
cantidad de artculos.
Caso 1

104

Unidad de medida: Libra

FECHA

DESCRIPCIN

INGRESO
EN
UNIDADES

a.15/02/2014

Factura serie A No.


056, de Abarrotera "El
PIN"

100

b.19/02/2014

Registros de ingresos y egresos realizados oportunamente

c.24/02/2014

En el presente caso, los productos se registran en el libro auxiliar de almacn,


debidamente autorizado por la direccin departamental de educacin, a partir de la
primera compra de artculos del programa de alimentacin escolar.

d.03/03/2014

EGRESO
EN
UNIDADES

Folio 1

SALDO

PRECIO
UNITARIO

INGRESOS EN
QUETZALES

100

4.50

450.00

EGRESOS EN
QUETZALES

SALDO
EN
QUETZALES

NOMBRE
DE QUIN
RECIBE

450.00

Entrega a comisin de
alimentacin

25

75

4.50

112.50

337.50

Mara
Conchita
Alonso

Entrega a comisin de
alimentacin

25

50

4.50

112.50

225.00

Mara
Conchita
Alonso

Entrega a comisin de
alimentacin

12

38

4.50

54.00

171.00

Mara
Conchita
Alonso

VAN FOLIO 2

4.50

38

FIRMA

105

171.00

Informacin del caso: el Consejo Educativo de la Escuela Casero Creek Agua Caliente,
municipio de Livingston, departamento de Izabal, durante el primer trimestre del ao
2014, realiz las siguientes operaciones del programa de alimentacin escolar:
a. Con fecha 15 de febrero de 2014, segn factura Serie A No. 056, compr a
la empresa Abarrotera "El PIN", 100 libras de azcar, a un precio unitario de
Q.4.50 por libra, haciendo un valor total de Q.450.00
Consejo Educativo de la escuela casero Creek Agua Caliente, municipio de Livingston, departamento de Izabal

b. Con fecha 19 de febrero de 2014, hizo entrega al encargado de la comisin de


alimentacin, la cantidad de 25 libras de azcar.

Nombre del establecimiento educativo: Escuela casero Creek Agua Caliente


Cdigo del establecimiento educativo: 18-02-0107 -43

c. Con fecha 24 de febrero de 2014, hizo entrega al encargado de la comisin de


alimentacin, la cantidad de 25 libras de azcar.

REGISTRO AUXILIAR DE ALMACN


Descripcin del artculo: Azcar

d. Con fecha 03 de marzo de 2014, hizo entrega al encargado de la comisin de


alimentacin, la cantidad de 12 libras de azcar.
e. Con fecha 10 de marzo de 2014, hizo entrega al encargado de la comisin de
alimentacin, la cantidad de 13 libras de azcar.
f.

Con fecha 17 de marzo de 2014, hizo entrega al encargado de la comisin de


alimentacin, la cantidad de 12 libras de azcar.

g. Con fecha 24 de marzo de 2014, hizo entrega al encargado de la comisin de


alimentacin, la cantidad de 13 libras de azcar.

FECHA

DESCRIPCIN

Unidad de medida: Libra

INGRESO EN
UNIDADES

EGRESO EN
UNIDADES

VIENEN FOLIO 1

Folio 2

SALDO

PRECIO
UNITARIO

38

4.50

INGRESOS EN
QUETZALES

EGRESOS EN
QUETZALES

SALDO
EN
QUETZALES

NOMBRE
DE QUIEN
RECIBE

171.00

e. 10/03/2014

Entrega a comisin de
alimentacin

13

25

4.50

58.50

112.50

Mara
Conchita
Alonso

f.

17/03/2014

Entrega a comisin de
alimentacin

12

13

4.50

54.00

58.50

Mara
Conchita
Alonso

g. 24/03/2014

Entrega a comisin de
alimentacin

13

4.50

58.50

0.00

Mara
Conchita
Alonso

FIRMA

MANUAL DE LOS CONSEJOS EDUCATIVOS Y OTRAS ORGANIZACIONES DE PADRES DE FAMILIA PARA LA ADMINISTRACIN DE LOS PROGRAMAS DE APOYO

1.1 Modalidad simple

Caso 2

Consejo Educativo de la escuela casero Creek Agua Caliente, municipio de Livingston, departamento de Izabal

En el presente caso, los productos se registran en el libro auxiliar de almacn


debidamente autorizado por la direccin departamental de educacin, en un
periodo posterior a la primera compra de artculos del programa de alimentacin
escolar, en sus modalidades normal o simple; por lo que se registran algunos
artculos con fechas anteriores hasta actualizar la informacin.

Nombre del establecimiento educativo: Escuela casero Creek Agua Caliente


Cdigo del establecimiento educativo: 18-02-0107-43

REGISTRO AUXILIAR DE ALMACN


Descripcin del Artculo: Azcar

FECHA

106

Unidad de Medida: Libra

DESCRIPCIN

INGRESO EN
UNIDADES

Registros de ingresos y egresos no realizados oportunamente.

Folio No. 1

EGRESO EN
UNIDADES

SALDO

NOMBRE DE QUIN
RECIBE

a. 15/02/2014

Factura Serie A No.056, de


Abarrotera "El PIN"

b. 19/02/2014

Entrega a comisin de
alimentacin

25

75

Mara Conchita
Alonso

c.

24/02/2014

Entrega a comisin de
alimentacin

25

50

Mara Conchita
Alonso

d. 03/03/2014

Entrega a comisin de
alimentacin

12

38

Mara Conchita
Alonso

100

FIRMA

100

VAN FOLIO 2

Informacin del caso: el Consejo Educativo de la Escuela Casero Creek Agua


Caliente, municipio de Livingston, departamento de Izabal, inicio el registro de
operaciones de ingresos y egresos en el libro auxiliar de almacn el 25 de mayo
de 2014. Anterior a la fecha indicada, el Consejo Educativo de la Escuela, haba
realizado movimientos de ingresos y egresos de artculos para la alimentacin
escolar, que no fueron registrados en su oportunidad:
Con fecha 15 de febrero de 2014, segn factura Serie A No. 056,
compr a la empresa Abarrotera "El PIN", 100 libras de azcar, a
un precio unitario de Q.4.50 por libra, haciendo un valor total de
Q.450.00

38

Con fecha 19 de febrero de 2014, hizo entrega al encargado de la


comisin de alimentacin, la cantidad de 25 libras de azcar.
Con fecha 24 de febrero de 2014, hizo entrega al encargado de la
comisin de alimentacin, la cantidad de 25 libras de azcar.
Con fecha 03 de marzo de 2014, hizo entrega al encargado de la
comisin de alimentacin, la cantidad de 12 libras de azcar.

Consejo Educativo de la Escuela Casero Creek Agua Caliente, Municipio de Livingston, Departamento de Izabal
Nombre del establecimiento educativo: Escuela casero Creek Agua Caliente

Con fecha 10 de marzo de 2014, hizo entrega al encargado de la


comisin de alimentacin, la cantidad de 13 libras de azcar.

Cdigo del establecimiento educativo: 18-02-0107-43

REGISTRO AUXILIAR DE ALMACN

Descripcin del artculo: azcar

FECHA

Unidad de medida: libra

DESCRIPCIN

INGRESO EN
UNIDADES

Folio No. 2

EGRESO EN
UNIDADES

VIENEN FOLIO 1

e.
f.
g.

SALDO

NOMBRE DE QUIN RECIBE

38

Mara Conchita Alonso

10/03/2014
Entrega a comisin de alimentacin

13

25

Mara Conchita Alonso

Entrega a comisin de alimentacin

12

13

Mara Conchita Alonso

Entrega a comisin de alimentacin

13

Mara Conchita Alonso

17/03/2014

24/03/2014

FIRMA

Con fecha 17 de marzo de 2014, hizo entrega al encargado de la


comisin de alimentacin, la cantidad de 12 libras de azcar.

a. El Consejo Educativo con fecha 27 de junio de 2014, segn factura Serie


B No. 027, compr a la empresa Productos para el hogar 75 libras de
azcar, a un precio unitario de Q.4.50 por libra, haciendo un valor total de
Q.337.50
b. El Consejo Educativo con fecha 11 de julio de 2014, hizo entrega al encargado
de la comisin de alimentacin, la cantidad de 25 libras de azcar.

107

MANUAL DE LOS CONSEJOS EDUCATIVOS Y OTRAS ORGANIZACIONES DE PADRES DE FAMILIA PARA LA ADMINISTRACIN DE LOS PROGRAMAS DE APOYO

1.3 Modalidad normal

Ejemplo de llenado: Con los datos anteriores, el registro de artculos en el libro


auxiliar de almacn en sus modalidades normal y simple queda de la siguiente
manera:
1.3 Modalidad normal

CASO PRACTICO: Operatoria posterior a la fecha de ingreso y egreso de artculos,


modalidad normal.
Consejo educativo de la escuela casero Creek Agua Caliente, municipio de Livingston, departamento de Izabal
Nombre del establecimiento educativo: Escuela casero Creek Agua Caliente
Cdigo del establecimiento educativo: 18-02-0107-43
Descripcin del artculo: azcar

FECHA

25/05/2014

DESCRIPCIN

INGRESO
EN
EGRESO EN
UNIDADE UNIDADES
S

SALDO

PRECIO
UNITARIO

INGRESOS EN
QUETZALES

100

4.50

450.00

EGRESOS
EN
QUETZALES

SALDO
EN
QUETZALES

NOMBRE DE
QUIN
RECIBE

FIRMA

Registro de operaciones
no efectuadas en las
fechas establecidas:
15-02-2014 Factura Serie
A No.056, de Abarrotera
"El PIN"

108

Folio 1

Unidad de medida: libra

100

19-02-2014. Entrega a
comisin de alimentacin

25

75

4.50

112.50

337.50

24-02-2014. Entrega a
comisin de alimentacin

25

50

4.50

112.50

225.00

03-03-2014. Entrega a
comisin de alimentacin.

12

38

4.50

54.00

171.00

38

4.50

VAN FOLIO 2

109

450.00

171.00

Consejo educativo de la escuela casero Creek Agua Caliente, municipio de Livingston, departamento de Izabal

Nombre del establecimiento educativo: Escuela casero Creek Agua Caliente


Cdigo del establecimiento educativo: 18-02-0107-43

Consejo Educativo de la escuela casero Creek Agua Caliente, municipio de Livingston, departamento de Izabal

REGISTRO AUXILIAR DE ALMACN

Nombre del establecimiento educativo: Escuela casero Creek Agua Caliente


Cdigo del establecimiento educativo: 18-02-0107-43
Descripcin del artculo: azcar

FECHA

DESCRIPCIN

Folio 2

INGRESO EN
UNIDADES

EGRESO EN
UNIDADES

b.

SALDO

38

VIENEN FOLIO 1

a.

10-03-2014. Entrega a
comisin de alimentacin

13

25

17-03-2014. Entrega a
comisin de alimentacin

12

13

27/06/2014 Factura serie B No. 027, de


productos del hogar
11/07/2014 Entrega a comisin de
alimentacin

Descripcin del Artculo: Azcar

Unidad de medida: libra

75

88
25

63

PRECIO
UNITARIO

INGRESOS EN EGRESOS EN
QUETZALES
QUETZALES

4.50

SALDO
EN
QUETZALES

58.50

112.50

4.50

54.00

58.50

4.50

FECHA

FIRMA

337.50

a.

27/06/2014

b.

11/07/2014

396.00
112.50

Maria
283.50 Conchita
Alonso

DESCRIPCIN

INGRESO EN
UNIDADES

Folio No. 2

EGRESO EN
UNIDADES

SALDO

10-03-2014. Entrega a comisin


de alimentacin

13

25

17-03-2014. Entrega a comisin


de alimentacin

12

13

Factura serie B No. 027, de


productos del hogar

75

88

25
Entrega a comisin de
alimentacin

NOMBRE DE QUIN RECIBE

38

VIENEN FOLIO 1

171.00

4.50

4.50

NOMBRE
DE QUIN
RECIBE

Unidad de medida: Libra

63
Mara Conchita Alonso

FIRMA

MANUAL DE LOS CONSEJOS EDUCATIVOS Y OTRAS ORGANIZACIONES DE PADRES DE FAMILIA PARA LA ADMINISTRACIN DE LOS PROGRAMAS DE APOYO

Ejemplo de llenado: Con los datos anteriores, el registro de artculos en el libro


auxiliar de almacn en sus modalidades normal y simple queda de la siguiente
manera:

Caso 3
Registros de ingresos y egresos incluyendo saldos de artculos

3.1 Modalidad normal

En el presente caso, los productos se registran en el libro auxiliar de almacn


debidamente autorizado por la direccin departamental de educacin, en sus
modalidades normal o simple, cuando hay productos en existencia en la bodega
del centro educativo.
Informacin del caso: el Consejo Educativo de la Escuela Casero Creek Agua
Caliente, municipio de Livingston, departamento de Izabal, inicio el registro de
movimientos de productos para la alimentacin escolar a partir de 75 libras de
azcar que tenan en existencia al 25 de mayo de 2014 en la bodega del centro
educativo.

Consejo Educativo de la escuela casero Creek Agua Caliente, municipio de Livingston, departamento de Izabal
Nombre del establecimiento educativo: escuela Casero Creek Agua Caliente
Cdigo del establecimiento educativo: 18-02-0107-43
REGISTRO AUXILIAR DE ALMACN

a. Con fecha 30 de junio de 2014, segn factura Serie A No. 075,


compr a la empresa Abarrotera "El PIN", 50 libras de azcar,
a un precio unitario de Q.4.50 por libra, haciendo un valor total
de Q.225.00

110

b. Con fecha 16 de julio de 2014, hizo entrega al encargado de la


comisin de alimentacin, la cantidad de 40 libras de azcar.
c. Con fecha 23 de julio de 2014, hizo entrega al encargado de la
comisin de alimentacin, la cantidad de 35 libras de azcar.

Descripcin del artculo: Azcar

FECHA
25/05/2014

a.

Unidad de medida: Libra


INGRESO EN
UNIDADES

DESCRIPCIN

EGRESO EN
UNIDADES

Saldo segn existencia fsica

30/06/2014 Factura serie A No.075, de


Abarrotera "El PIN"

50

Folio 1

SALDO

PRECIO
UNITARIO

75

4.50

125

4.50

INGRESOS
EN
QUETZALES

EGRESOS EN
QUETZALES

SALDO EN
QUETZALES

FIRMA

337.50
225.00

562.50

b.

16/07/2014 Entrega a comisin de


alimentacin

40

85

4.50

180.00

382.50

c.

23/07/2014 Entrega a comisin de


alimentacin

35

50

4.50

157.50

225.00

50

4.50

VAN FOLIO 2

NOMBRE
DE QUIN
RECIBE

Mara
Conchita
Alonso
Mara
Conchita
Alonso
Mara
Conchita
Alonso

111

225.00

d. Con fecha 30 de julio de 2014, hizo entrega al encargado de la


comisin de alimentacin, la cantidad de 12 libras de azcar.
e. Con fecha 06 de agosto de 2014, hizo entrega al encargado de
la comisin de alimentacin, la cantidad de 13 libras de azcar.
f.

Con fecha 13 de agosto de 2014, hizo entrega al encargado de


la comisin de alimentacin, la cantidad de 12 libras de azcar.

Consejo Educativo de la escuela casero Creek Agua Caliente, municipio de Livingston, departamento de Izabal

g. Con fecha 20 de agosto de 2014, hizo entrega al encargado de


la comisin de alimentacin, la cantidad de 13 libras de azcar.

Nombre del establecimiento educativo: Escuela Casero Creek Agua Caliente


Cdigo del establecimiento educativo: 18-02-0107-43
REGISTRO AUXILIAR DE ALMACN
Descripcin del artculo: Azcar

FECHA

DESCRIPCIN

Unidad de medida: Libra


INGRESO EN
UNIDADES

Folio 2
EGRESO EN
UNIDADES

VIENEN FOLIO 1

d. 30/07/2014

PRECIO
UNITARIO

50

4.50

INGRESOS
EN
QUETZALES

EGRESOS EN
QUETZALES

SALDO
EN
QUETZALES

12

38

4.50

54.00

171.00

Entrega a comisin de
alimentacin

13

25

4.50

58.50

112.50

13/08/2014 Entrega a comisin de


alimentacin

12

13

4.50

54.00

58.50

13

4.50

58.50

0.00

g. 20/08/2014

Entrega a comisin de
alimentacin

NOMBRE
DE QUIN
RECIBE

225.00

Entrega a comisin de
alimentacin

e. 06/08/2014
f.

SALDO

Mara
Conchita
Alonso
Mara
Conchita
Alonso
Mara
Conchita
Alonso
Mara
Conchita
Alonso

FIRMA

MANUAL DE LOS CONSEJOS EDUCATIVOS Y OTRAS ORGANIZACIONES DE PADRES DE FAMILIA PARA LA ADMINISTRACIN DE LOS PROGRAMAS DE APOYO

GLOSARIO

3.2 Modalidad simple

a.

112

b.

Ad honorem. Es un trmino que se utiliza para definir toda actividad que se


lleva a cabo sin percibir retribucin econmica alguna.
Auditoria social. Es una forma que utilizan las personas para evaluar socialmente
los resultados obtenidos por los programas y proyectos, el comportamiento
de los responsables de las instituciones y organizaciones y el uso eficiente de
los recursos econmicos, tcnicos y humanos.
Boletas Teleform. Es una encuesta fsica que se aplica a determinado grupo
de personas, para brindar informacin importante para la institucin,
investigacin o proyecto. Tiene determinadas caractersticas que permiten un
procesamiento electrnico.
Call Center. Es una empresa que centra su actividad en la realizacin y
recepcin de llamadas de determinada institucin o negocio para la atencin
inmediata de sus usuarios.
Conciliacin bancaria. Es un proceso que permite comparar los valores que la
empresa tiene registrados de una cuenta de ahorros o cuenta corriente, con
los valores que el banco le suministra por medio de un resumen, que suele
recibirse cada mes.
Cotizaciones. Es el trmino que se utiliza para nombrar al documento que
informa y establece el valor de productos o servicios a comprar.

c.

Carbohidratos. Compuesto qumico presente en los alimentos que proporciona


energa al organismo. Dentro de ellos se encuentran: carbohidratos complejos
(cereales, legumbres, papas, otros) y carbohidratos simples o azcares (miel,
fruta, leche, otros).
Colesterol. Es un tipo de grasa natural presente en el organismo, que en
exceso provoca depsitos de grasas en arterias vitales del cuerpo, con graves
consecuencias para la salud.
Crdito fiscal. Es un monto en dinero a favor del contribuyente.
Desconcentracin. Es el traspaso de competencias de los rganos superiores
a los rganos inferiores de una institucin organizada en forma jerrquica.

Consejo Educativo de la Escuela Casero Creek Agua Caliente, Municipio de Livingston, Departamento de Izabal

Estadstica. Conjunto de los datos numricos recogidos y clasificados para su


interpretacin y anlisis.

Nombre del Establecimiento Educativo: Escuela Casero Creek Agua Caliente


Cdigo del Establecimiento Educativo: 18-02-0107-43

Enlaces dedicados. Es una conexin que permite estar conectado


permanentemente en internet sin requerir el uso de una lnea telefnica.

REGISTRO AUXILIAR DE ALMACN


Descripcin del Artculo: Azcar
FECHA

d.

Unidad de Medida: Libra


DESCRIPCIN

INGRESO EN
UNIDADES

Folio No. 2
EGRESO EN
UNIDADES

SALDO

NOMBRE DE QUIN
RECIBE

50

VIENEN FOLIO 1
30/07/2014

12

38

e.

Entrega a comisin de
alimentacin

06/08/2014

Entrega a comisin de
alimentacin

13

25

f.

13/08/2014

Entrega a comisin de
alimentacin

12

13

g.

20/08/2014

Entrega a comisin de
alimentacin

13

Mara Conchita Alonso


Mara Conchita Alonso
Mara Conchita Alonso
Mara Conchita Alonso

FIRMA

Fiscalizacin. Consiste en examinar una actividad determinada para comprobar


si cumple con las normativas vigentes.
Folios. Hoja numerada de un escrito o un libro. Tambin se le llama as a la
hoja de papel de un libro o cuaderno.
Firmas mancomunadas. Las cuentas mancomunadas o conjuntas, tienen su
origen en la necesidad de manejar fondos comunes de una manera segura y
transparente, a travs del registro de dos o ms firmas.

113

MANUAL DE LOS CONSEJOS EDUCATIVOS Y OTRAS ORGANIZACIONES DE PADRES DE FAMILIA PARA LA ADMINISTRACIN DE LOS PROGRAMAS DE APOYO

Harinas Fortificadas. Tambin denominadas Harinas Compuestas; estas


son mezclas vegetales, desarrolladas para la preparacin de alimentos de
alto valor nutritivo; generalmente son elaboradas a base de cereales (maz),
algodn, leguminosas (frijol, soya) y otras. Las harinas fortificadas se
encuentran enriquecidas con vitaminas y minerales.
Hipertensin arterial. Es una enfermedad crnica caracterizada por un
incremento continuo de la presin sangunea en las arterias. Est se asocia
a muchas enfermedades y causas de muerte, por lo que se considera uno de
los problemas ms importantes de salud pblica.
Infraestructura. El Trmino es utilizado habitualmente como sinnimo de
obra pblica por haber sido el Estado el encargado de su construccin y
mantenimiento.
Leguminosas. Son un grupo de plantas cultivadas que se usan preferentemente
para alimentacin de los animales y personas. Se caracterizan por
producir frutos en forma de vainas dentro de las cuales se encuentran las
semillas.

114

Minerales. Son elementos esenciales en la construccin de nuestro organismo


que se encuentran en las verduras, frutas, hortalizas y legumbres; por
ejemplo, los dientes y los huesos estn hechos de calcio y magnesio.
rdenes de pago. Bsicamente es una autorizacin para cancelar una deuda
que emite una institucin u organizacin.
Organolptica. Son todas aquellas caractersticas fsicas que tienen los
alimentos, como sabor, textura, olor y color, que pueden percibirse a travs
de los sentidos.
Protena. Son elementos que desempean un mayor nmero de funciones
en las clulas de todos los seres vivos y resultan imprescindibles para el
crecimiento en nios y mantenimiento del organismo en adultos.
Rgimen de Estatutos. Es la norma o regla que tiene el valor legal para la
conformacin y funcionamiento de las organizaciones.
Rendicin de cuentas. Se llama as a la obligacin que tienen los funcionarios
o representantes de organizaciones de proporcionar informacin concreta,
completa y detallada sobre lo realizado en su gestin.
Transferencia. Operacin que realiza el Ministerio de Educacin por medio de
la Tesorera del Ministerio de Finanzas Pblicas, para trasladar fondos a las
cuentas bancarias de las Organizaciones de Padres de Familia.
Transparencia. Es el trmino utilizado para definir una organizacin o institucin
que basa sus acciones en la correcta administracin y ejecucin de los fondos
que le fueron asignados o transferidos y en el acceso a la informacin, datos
y archivos que fundamentan sus inversiones.
Vitaminas. Nombre que reciben las sustancias orgnicas, de origen vegetal
o animal, que se encuentran en los alimentos en pequeas cantidades y que
son imprescindibles para el desarrollo y crecimiento de las personas. Las
vitaminas disponibles son: A, C, D, E y K y los compuestos del complejo B.

MANUAL DE LOS CONSEJOS EDUCATIVOS Y OTRAS ORGANIZACIONES DE PADRES DE FAMILIA PARA LA ADMINISTRACIN DE LOS PROGRAMAS DE APOYO

116