COSTEO BASADO EN ACTIVIDADES (SOFIA ABC/M)

CONTABILIDAD DE GESTION Y COSTEO ABC

Las modernas tcnicas de gestin tales como Calidad Total, Reingeniera,

Normas ISO, Just-in-Time, etc., todas basadas en procesos, obligan a tener
mejor informacin del resultado de estos procesos, para evaluar si las
modificaciones introducidas estn mejorando de la gestin o no.
Los procesos son un conjunto de actividades que tienen un fin comn. Cada
actividad es, a su vez, una labor o conjunto de labores que deben realizarse
como parte componente del proceso.
La medicin de la actividad constituye en consecuencia el ncleo bsico para
medir la eficiencia o rendimiento del proceso
La organizacin de la informacin orientada a medir objetivos, actividades y
rendimientos se llama contabilidad de gestin. Con ella se pretende medir los
resultados planificados versus los obtenidos en la realidad.
La tecnologa y el desarrollo de sistemas de informacin han evolucionado
tanto, que se hace imperiosa la necesidad de contar con nuevos mecanismos
de medicin y evaluacin de los procesos industriales y de servicios.
Basta ver los efectos de la reingeniera en el mejoramiento de los procesos de
produccin minera del cobre, como en los procesos del servicio bancario, para
darnos cuenta de la imperiosa necesidad de reorganizar la forma de
contabilizar y medir resultados.
La contabilidad se haba quedado estancada casi en los mismos fundamentos
de Fray Luca Paccioli desarrollados hace 5 siglos, a excepcin de los sistemas
de costeo introducidos a fines del siglo pasado por algunos renovadores
ingleses, vlidos para las clsicas organizaciones funcionales por
departamentos que hoy parecen monstruos inmanejables.
Entre las herramientas existentes en la actual contabilidad de gestin
disponemos de las tcnicas de costeo ABC (Activity Based Costing),
curiosamente, tambin desarrollada por ingleses a partir de 1992.
2. DESCRIPCIN DEL COSTEO ABC
En que consiste el costeo ABC?. Consiste en medir la actividad como base
o unidad de costo. Se trata de averiguar en que consiste cada actividad que se
realiza en una empresa, como parte de un determinado proceso. Las
actividades pueden ser repetitivas, ocasionales o espordicas, pero siempre
tendrn una razn de ser, y ocuparn un recurso escaso. Aqu justamente est
la clave.

Por qu y para qu se hacen actividades?. No slo deben tener algn

objetivo o fin determinado, sino tambin deben justificarse en s mismas, es
decir, agregar algn valor al proceso en que se insertan. Por otro lado, el
recurso que ocupan puede ser tiempo, combustible, materia prima, insumos
externos, energa, etc., tambin tiene un valor. Llegamos entonces a un punto
bsico. Qu pasa si una actividad es intil dentro de un proceso, y que
adems consume recursos valiosos para la empresa?; ni que pensarlo, se
suprime. El problema es que no siempre es fcil averiguarlo.
La metodologa ABC clasifica y ordena las actividades y los procesos, define
patrones de asignacin de costos, conocidos como "cost-drivers" o
generadores de costo, e imputa costos a los productos y servicios ofrecidos
por la empresa mediante los costos de las actividades necesarias para su
produccin, ms los insumos directos ocupados. En esta metodologa, TODAS
las actividades se valoran y contabilizan en el costo de los productos o
servicios ofrecidos.
La idea es que si queremos mejorar procesos, debemos saber que actividades
mejorar en cuanto a rendimiento y costo. As, actividades que nada aportan a
los beneficios de la empresa, pueden ser....eliminadas?..., Bueno, digamos
mejor perfeccionadas o compartidas.
Dems esta decir, porque ya lo habr descubierto a esta altura, que saber el
costo de una actividad nos permite decidir que opciones de mejoramiento
tenemos: subcontratarla, suprimirla, mejorarla, etc.
El costeo ABC vuelve a las races mismas de la actividad econmica. Despus
de dar muchas vueltas por complicados procedimientos de contabilidad de
costos, se descubre que para hacer rentables las empresas debemos cuidar
dos cosas: que las actividades tengan un sentido en relacin a los fines que
perseguimos, y que aporten un valor en la cadena de trabajo que sea superior
al costo de hacerla.
3. COSTEO ABC y MARKETING.
Como Gerente de Mercadeo usted tendr que tomar decisiones sobre el precio
de su producto o servicio. Fijar precio es una labor complicada pues usted debe
hacerlo con los ojos del cliente. Conocer los costos del cliente, los de la
competencia y los suyos forma parte de su tarea.
La contabilidad de costos tradicional acostumbra "asignar" los costos
arbitrariamente, mediante una distribucin de los costos indirectos basada en
alguna factor relacionado con el volumen. Por ejemplo: horas-hombre u horasmquina.
Este sistema contable tradicional, asume que hay una relacin directa entre los
costos indirectos y esos factores relacionados con el volumen.

La realidad de una empresa es que el aumento en las ventas no significa

necesariamente un aumento en las utilidades, que en su portafolio de
productos hay ganadores y perdedores y que a veces no hay mucha claridad
sobre de donde vienen las ganancias o por donde se est yendo.
Hoy ms que nunca las empresas necesitan establecer con mayor precisin
sus costos, precisan descubrir oportunidades para mejorarlos, requieren
mejorar su toma de decisiones y preparar y actualizar sus planes de negocios.
Actualmente las empresas, especialmente las que tienen muchos productos,
grandes costos indirectos y una competencia feroz, estn adoptando el Costeo
Basado en Actividades (ABC) y en vez de "asignar" costos "rastrean" cada
categora de gastos relacionada con un objeto de costeo.
Sofia-ABC/M
incorpora todos los conceptos del Costeo Basado en
Actividades, para poder llegar a determinar exactamente los productos ms
rentables para ayudar a la toma de decisiones gerenciales.

COSTEO ABC: OBJETIVOS, DEFINICIONES Y

PROCEDIMIENTOS

( Activity Based Costing )

1.

OBJETIVO Y DEFINICIONES

14.1.1 Objetivo
El objetivo del modulo de "Costos de Produccin" de SOFIA-ABC/M es
acumular y contabilizar costos por ACTIVIDADES, agrupar costos por
CENTROS DE COSTO, trasladar estos costos al PRODUCTO FINAL o
COSTO OBJETIVO y finalmente generar en forma automtica los asientos
contables en los libros DIARIO y MAYOR de todo el proceso de transferencia
de costos ejecutado.
14.1.2- Bienes / Servicios objeto del anlisis de costos ABC de SOFIA
La metodologa de costeo ABC de SOFIA-ABC/M alcanza a las siguientes
actividades:
1.1
1.2
1.3

fabricacin de Productos
Servicios prestados
Inversiones

1.3. Definiciones
Para efectos de la presente metodologa los siguientes t
tendrn el significado que a continuacin se menciona:

trminos

Costeo Basado en Actividades ( ABC: Activity-Based Costing )

Es un Sistema de clculo de costos que se basa en la premisa que para
producir los bienes o servicios que ofrece una empresa se requiere ejecutar
actividades.
El sistema ABC calcula el costo de estas actividades segn los recursos que
utilicen.
Cualquier costo que no pueda ser aplicado directamente al producto, se aplica
a una actividad, y luego llega al producto final por el consumo de dicha
actividad.
Administracin
Basada
en
Actividades
(ABM:
Activity-Based
Management) La gerencia puede utilizar datos generados por el sistema ABC
para evaluar la importancia de la actividad relativa a su costorendimiento y
reducir costos mejorando o eliminando actividades.
Actividad - Es un proceso nico, funcin, o tarea que procesa inputs y
produce outputs.

Se identifica por una frase descriptiva que normalmente consiste en un verbo

en tiempo presente y un nombre ( Ej. Preparar Facturas, Troquelar varillas,
Cortar piezas, Almacenar materiales, etc. )
Las actividades son unidades de trabajo que consumen recursos y,
convenientemente relacionadas forman CENTROS DE COSTO.
Las Actividades se enlazan con otras actividades en el flujo de procesos de la
empresa. Cada actividad procesa inputs (materiales o informacin) de otras
actividades o de afuera de la empresa y produce outputs (productos o
informacin) que son utilizados por otras actividades o por el usuario final.
Los Outputs son producidos usando recursos (mecanisms) dentro de
restricciones diseadas (controles y estndares). Mas claramente, "Una
Actividad es la
transformacin de inputs en outputs ejecutados por
mecanismos sujetos a control."
Inputs - Informacin o materiales usados para
actividad.

producir el output de una

Controles - Informacin o materiales que regulan la transformacin de inputs

en outputs para asegurar la consistencia del proceso.
Outputs - Informacin o materiales producidos como resultado de la actividad.
Mecanismos - Personal, maquinas, o sistemas que ejecutan la actividad.
Las Actividades pueden ser clasificadas en dos tipos bsicos:

Actividades Productivas (Directas).- Son aquellas directamente

comprometidas en la creacin de valor para el comprador. Son muy
variadas, dependen del tipo de empresa y son por ejemplo las operaciones
de la fuerza de ventas, el diseo de productos, la publicidad, el ensamblaje
de piezas, etc. Pueden ser:
-

Por Unidad- Ocurren una vez por cada unidad de producto o servicio
Por Batch - Ocurren una sola vez por cada lote de produccin

Actividades de Soporte (Indirectas).- Son aquellas que le permiten

funcionar de manera continua a las actividades directas, como son:
Mantenimiento, Personal, contabilidad, Compras, Gerencias, etc. .
Centro de Costo.- Es el mas bajo nivel de detalle para el cual se
acumulan y distribuyen costos.
Un Centro de Costo puede comprender a una sola actividad o a un grupo
de actividades
Los Centros de Costo se utilizan tambin para simplificar el proceso de
costeo ABC agrupando actividades con similar comportamiento del costo y
el mismo cost driver, combinndolas para formar macro-actividades.

Los Centros de Costo pueden ser clasificados en cuatro categoras:

Centros de Servicio.- Proveen servicios para otros centros de costo, para

entidades ajenas a la empresa, o para proyectos de inversin especficos.
Los mas tpicos son: Mantenimiento, Ingeniera, Cuarto de Herramientas,
o Informtica cuando el costo es muy alto. Como los servicios se ejecutan
a pedido, el costo se asigna directamente al Objetivo.

Centros de Soporte a Operaciones.- Agrupan actividades que dan apoyo

logstico a todos las operaciones de la empresa, pero que el costo no es
fcilmente asignable a un producto, servicio o a otro centro de costo. Por
ejemplo: Compras, Control de produccin, almacn, Embarque y recepcin,
Control de Calidad, etc. Los Costos se asignan de acuerdo al trabajo
realizado por el Centro de Costo, medido por la cantidad de Cost-Driver
ejecutado.

Administracin General.- Involucran actividades de Administracin

General de la empresa. Por ejemplo: Gerencia General, Contabilidad y
Finanzas, Recursos Humanos, Marketing, Ventas, etc. Los costos se
cargan solo a los productos vendidos en forma directa.

Centros Productivos.- Comprenden a las actividades operativas que

forman parte de la cadena de eventos que se realizan para fabricar el
producto o proveer el servicio que ofrece la empresa. Por ejemplo:
Extrusin, Troquelado, Corte, Ensamblaje, Lavado, Teido, Hilado.
Confecciones, Molino, Incubacin, Engorde, etc. Los costos se asignan al
total de lo producido.

Costo Objetivo.- Es el propsito por el que se desarrolla una actividad. es el

ITEM FINAL en el cual se desea la acumulacin de costos. Se llama tambin
Objeto del Costo.
Hay dos(2) categoras bsicas de Costo Objetivo:
- Costo Objetivo Final.- Acumula costos para transferirlos fuera de la
empresa,
- Costo Objetivo Interno.- Acumula costos para reciclarlos dentro de la
empresa.
Ejemplos de Costo Objetivo son: productos, servicios, clientes, proyectos,
contratos, etc.
Cost Driver (Manejador del Costo): Se define como la causa principal del
costo .
Es un factor utilizado para medir como se incurre en un costo y/o cual es la
mejor forma de asignar dicho costo a una actividad y de la actividad a otras
actividades, productos, o servicios. Ejemplos: Horas Hombre, Horas Maquina,
Numero de atenciones, Unidades, Kilos, Masa Monetaria, etc.
El Cost drivers es usado para reflejar el consumo de costos por actividad y el
consumo de actividades por otras actividades, productos, o servicios.

Basados en el Volumen - asume que los costos son causados por el

volumen de produccin ( o de ventas ) Ejemplos: Unidades, Kilos, m3

No basados en el Volumen - Los costos no estn directamente

relacionados con el volumen de produccin. Ej. Por Lote, por Documento,
Por Horas, etc.

Para definir la unidad de medida de la actividad (cost-driver), es necesario que

sea fcil de medir y que exista estrecha correlacin entre el costo y el cost
driver
Elementos de costo: categoras individuales de costo que pueden ser
distribuidas entre los productos, servicios, y actividades de la empresa.
Los Elementos de Costo pueden ser clasificados en 2 tipos:
Material costs: Todo costo que esta directamente relacionado a un producto o
servicio
especifico. Se indican en el Bill of Material.

Activity costs: Todo costo no material asignado a una actividad. Estos costos
son asignados a cada actividad especifica basados en el cost-driver de la
actividad.
Medidas de Performance (Rendimiento): Indicadores del trabajo ejecutado y
resultados alcanzados en una actividad. Pueden ser financieros o no
financieros (operativos).
Miden que tan bien cumple la actividad con las necesidades y objetivos de la
empresa.
Con los 4 conceptos ( Actividad, Costo Objetivo, Centro de Costo y cost-driver
), el sistema ABC se define como uno que:
1) Agrupa las actividades en Centros de Costos
2) Acumula costos no directamente relacionados a los Costos Objetivo en
Centros de Costos usando apropiados Manejadores de Costo ( Costdriver ).
3) Distribuye el costo acumulado de cada Centro de Costo al Costo Objetivo o
a otro centro de costo, usando otra vez el apropiado manejador.
Actividades No Agrega Valor: Actividades que no contribuyen a crear valor
para el cliente. Son actividades que pueden ser eliminadas sin que afecten la
calidad o cantidad del producto o servicio ofrecido.
Proceso: Un grupo de actividades vinculadas con el fin de alcanzar un
objetivo. Ej. Proceso de Cobranzas, Proceso de incorporacin de personal, etc.
Equipo Interfuncional: Empleados que integran un grupo encargado de
planificar, disear e implementar un sistema ABC en la empresa.

Mejora de Procesos Internos: Anlisis a fondo de un proceso con la finalidad

de mejorarlo y reducir su costo y tiempo de ejecucin. El objetivo es asegurarse
de que se lleven a cabo solamente las actividades necesarias, y que se hagan
bien.
2. PASOS PARA INSTALAR EL SISTEMA
1) Identificar y definir ACTIVIDADES relevantes
2) Organizar las actividades en CENTROS DE COSTO
3) Identificar Cost-drivers para asignar costos a actividades y actividades a
productos
Paso 1 IDENTIFICAR Y DEFINIR ACTIVIDADES RELEVANTES.
Cada funcin ejecutada por un empleado, por un equipo, por un departamento,
por un vehculo, por una mquina, etc., debe estar representada por una
ACTIVIDAD.
El anlisis para identificar y definir actividades comprende:
- Que actividades se realizan en un departamento o centro de costo?
- Cunta gente trabaja en estas actividades?
- Cunto tiempo toma ejecutar dichas actividades?
- Que recursos se requieren para realizar dichas actividades?
- Que datos operacionales reflejan mejor el rendimiento de las actividades?
- Que valor tiene cada actividad para la empresa?
Para la definicin de actividades se puede revisar el organigrama de la
empresa, el manual de funciones, entrevistar al personal, preparar
cuestionarios y/o simplemente observar.
Paso 2 - ORGANIZAR LAS ACTIVIDADES POR CENTROS DE COSTO
Una vez que las actividades han sido identificadas y definidas, deben
agruparse en grupos con iguales objetivos, similar comportamiento del costo, y
buscando que tengan cost-drivers equivalentes o que exista una unidad
equivalente para todas las actividades.
Cada grupo de actividades relacionadas se denomina CENTRO DE COSTO.
Un factor importante para la agrupacin es que debe ser fcilmente
identificable la asignacin de recursos para el CENTRO DE COSTO.
Paso 3 IDENTIFICAR COST-DRIVERS PARA ASIGNAR COSTOS A LAS
ACTIVIDADES Y ACTIVIDADES A LOS PRODUCTOS.
En esta etapa, se debe analizar cual es la unidad de medida que cuantifica
mejor el rendimiento de la actividad, y la unidad equivalente, en caso de que un
centro de costo tenga mas de una actividad y estas tengan cost-drivers
diferentes.
A continuacin se presenta una lista de actividades agrupadas por centro de
costo y con su cost-driver respectivo.

CENTRO DE COSTO
ACTIVIDAD
COSTDRIVER
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ACTIVIDADES PRODUCTIVAS - MANUFACTURA
PVC - PLASTICOS
Extrusora #1
- Preparar maquina (Set-up)
Numero
de Setups
Extrusion #1
- Extruir varillas
Horas
Maquina
Troqueladora #1
- Troquelar piezas
Horas
Maquina
Cortadora
- Cortar canaletas
Horas
Maquina
Ensamblaje
- Ensamblar partes
Horas
Maquina
Matriceria
- Fabricar matrices
Nro. de
piezas
Molino
- Moler PVC
Horas
Maquina
INDUSTRIA TEXTIL
Lavandera
Maquina
Lavandera
Maquina
Lavandera
Maquina
Costura
Unidades
Costura
Unidades
Acabado
Hombre
Acabado
Hombre
INDUSTRIA GRAFICA
Scanner
cuad.
Retoque
cuad.
Filmacin
cuad.
Gigantografia
cuad.

- Lavar telas

Horas

- Desteir pantalones

Horas

- Lavar con piedra

Horas

- Coser cuello
- Coser basta
- Quitar sobrantes

Horas

- Pegar etiquetas

Horas

- Crear imagen digital

centim.

- Retocar imgenes

centim.

- Filmar

centim.

- Imprimir Gigantografia

metros

ACTIVIDADES PRODUCTIVAS - SERVICIOS

BANCOS
Ventanilla
- Procesar depsitos
depsitos
Ventanilla
- Procesar retiros
retiros
Ventanilla
- Pagar cheques
cheques
Ventanilla
- Responder consultas
consultas
ACTIVIDADES DE SOPORTE
Mantenimiento
atenciones
Mantenimiento
atenciones
Mantenimiento
reparacs.
Soldadura
Hombre
Torno
Maquina
Carpintera
Hombre
Compras
Solicitudes
Compras
Ordenes
Almacenes
Receps.
Almacenes
de Entregas
Ventas
Hombre
Ventas
Pedidos
Ventas
Empaques
Ingeniera
ingeniera
Ingeniera
ingeniera
Ingeniera
ingeniera
Control de calidad
Hombre
Control de calidad
Hombre

Numero de
Numero de
Numero de
Numero de

- Afinar vehculos

Numero de

- Revisar Generador/Compresor

Numero de

- Reparacin anual Motor Diesel

Numero de

- Soldar con soplete

Horas

- Tornear piezas

Horas

- Fabricar mesas

Horas

- Pedir cotizaciones

Numero de

- Emitir Orden de Compra

Numero de

- Recibir mercadera

Numero de

- Entregar mercadera

Numero

- Resolver consultas

Horas

- Recibir / procesar pedidos

Numero de

- Empacar pedidos

Numero de

- Investigar Mercados

Horas de

- Experimentar procesos

Horas de

- Diseo de Productos

Horas de

- Procesar Controles

Horas

- Probar Productos

Horas

Control de calidad
Inspecc.
Administracin general
asignado
Administracin general
asignado
Contabilidad
asignado
Contabilidad
asignado
Contabilidad
asignado
Informtica
asignado
Informtica
asignado
Recursos humanos
asignado
Recursos humanos
asignado

- Inspeccionar parte

Numero de

- Directorio

(%)

- Gerencia General

(%)

- Contabilidad de Costos

(%)

- Contabilidad General

(%)

- Financiero / Tributario

(%)

- Procesamiento de datos

(%)

- anlisis y programacin

(%)

- Calcular planillas

(%)

- Capacitacin

(%)

3. DESCRIPCION DE LA METODOLOGIA
3.1 Introduccin
SOFIA presenta la informacin de ingresos, costos y activos separados por
cada una de las lneas de Productos y/o Servicios definidos
Los ingresos se toman de los ingresos devengados del periodo de que se trate,
y deben estar relacionados directamente con cada servicio.
Se utiliza la tcnica de costeo basado en actividades (ABC) como una gua
para clasificar la informacin obtenida de la contabilidad.
3.2. Descripcin de la metodologa aplicable
La metodologa de costeo basado en actividades agrupa todos los costos
incurridos por la empresa en CTIVIDADES agrupadas en CENTROS DE
COSTO, que pueden ser directamente asignables a la produccin del bien o
servicio; o compartidos y comunes, los cuales se asignan proporcionalmente,
utilizando los criterios de distribucin que se establecen en la presente
metodologa.
La metodologa identifica los generadores de costos de cada actividad, (cost
drivers), para que los costos comunes se distribuyan con base en la razn de
ser de los mismos.
El diagrama #1 muestra el esquema bsico de la metodologa:
3.3- Entrada de costos de recursos
La informacin fuente para el registro de los costos e ingresos por CENTRO
DE COSTO son los datos contables a valores histricos y subsecuentemente, a
valores reexpresados o en dlares del perodo de que se trate.

3.4- Grupos de costos

Para facilitar la distribucin de los costos de los sistemas contables de las
empresas, se debern agrupar los costos conforme a "Grupos de Costos de
Recursos". Estos grupos de costos son:
Personal
Materiales
Activo fijo
Gastos Varios
3.5- Procesos y actividades
La metodologa de costeo basado en actividades busca medir la contribucin
de cada servicio en los resultados globales de la empresa. Para esto, se
debern reagrupar los datos de costos y gastos obtenidos de la contabilidad
existente en bloques diferenciados por los procesos necesarios para ofrecer
cada servicio. Estos procesos son:

Actividades de soporte o apoyo

Actividades productivas (orientadas al cliente)
Actividades comunes

La importancia de tener la separacin de procesos de soporte, productivas

(orientados al cliente) y comunes radica en que todos los procesos, actividades
y costos pueden ser analizados bajo el mismo criterio de asignacin. Al hacer el
anlisis de las actividades de cada proceso se identificarn costos de recursos
que no corresponden ni a actividades de soporte ni a actividades productivas,
por lo tanto debern tratarse como costos comunes.
El anlisis de procesos debe incluir el anlisis de procesos intermedios, tales
como:
Para actividades de soporte / apoyo:
Instalacin de infraestructura
Equipo pesado / Vehculos
Operacin
Mantenimiento

Para actividades orientadas al cliente:

Mercadeo
Facturacin y cobranza
Actividades Comunes:
Aquellos que no forman parte de las categoras anteriores
3.6- Criterios de asignacin
Se analizarn cuatro tipos diferentes de costos, los cuales se distinguen por
sus caractersticas. Estos son:
1.
2.
3.

Costos directamente asignables a las actividades,

Costos comunes a toda la empresa.
Costos Compartidos

3.6.1. Costos directamente asignables

Son aquellos que pueden identificarse con un solo servicio, por ejemplo, la
depreciacin de un equipo, los costos del personal de mantenimiento
corresponden al servicio , etc.
3.6.2. Costos comunes
Los costos comunes son aquellos que se incurren por actividades o recursos
que no pueden ser asignables a los servicios de una manera directa, por
ejemplo los costos corporativos como el de la presidencia de consejo, las
direcciones administrativas, las reas de soporte como recursos humanos y
administracin y finanzas, as como los recursos de uso comn como los
edificios y vehculos de transporte.
3.6.3. Costos compartidos entre dos o ms servicios
Los costos compartidos son costos comunes de varias actividades o procesos
de dos o ms servicios pero no son comunes a toda la empresa.
Existen diferentes formas para obtener la informacin de los costos necesaria
para alimentar a la metodologa de costos basados en actividades. Algunas de
ellas se describen en el siguiente cuadro.
Posibles Fuentes/ Enfoques
Anlisis de regresin de costos en proporcin al uso
Entrevistas al personal para saber que tiempo dedican a cada actividad
Observacin de actividades
Porcentaje de la capacidad de un activo utilizada por cada servicio
Sistemas de medicin de tiempo (p.e. mantenimiento)
Base de datos de ingeniera
Investigaciones /encuestas
Datos de distribucin fsica (p.e. de edificios entre otros)
Asignacin de personal por departamento
Finalmente se asigna el total de los costos incurridos a cada uno de los
servicios que se desea analizar bajo un esquema "cliente-proveedor" en donde

los servicios "compran" actividades, recursos y componentes

La asignacin de costos es lo suficientemente detallada para verificar que se
cumpla el principio de auditabilidad de la metodologa.
4. GRUPOS DE COSTOS
Se utilizan los grupos de costos (as como los conceptos que los integran) que
a continuacin se describen para presentar la informacin financiera y
econmica.
4.1
Costos de personal
Los costos de personal corresponden a todas aquellas erogaciones que se
efectan directa o indirectamente al personal vinculado con las mismas ya sea
a travs del salario, honorarios, servicios temporales, contratos especiales,
beneficios, relativos, etc.
Los conceptos a clasificar en este grupo de costo son los siguientes:
-

Sueldos y salarios
Horas extras
Bonificaciones y asignaciones
Comisiones
Otros gastos de personal
Provisiones: Vacaciones, Gratificaciones, CTS

Los gastos efectuados bajo este concepto deben en su mayora poder

asignarse en forma directa a cada uno de los servicios prestados por las
mismas; sin embargo, en algunos casos el mismo personal atiende actividades
de ms de un servicio.
Dado el objetivo de asignar directamente los costos a cada uno de los servicios
se debe proceder a cuantificar la participacin del personal en cada actividad.
Para lograr lo anterior, podrn utilizarse procedimientos comnmente aplicados
como los reportes peridicos de tiempo por actividad, los estudios de tiempos y
movimientos, el anlisis y evaluacin de cargas de trabajo, anlisis estadstico
y cualquier otro mecanismo de anlisis de actividades.
Para una adecuada asignacin de los costos de personal, se clasifica los
costos de personal en los siguientes grupos:

Costos de personal que pueden ser asignados con precisin a una o ms

actividades especficas de uno o varios procesos, en uno o ms servicios.
Costos de personal que no pueden ser asignados en una proporcin
exacta a cada servicio.
Costos de personal que constituyen un costo comn para toda la
compaa.

4.1.1 Costos de personal que pueden ser asignados con precisin a una
o ms actividades especificas de uno o varios procesos, en uno o ms
servicios.
Se clasifican en esta categora los costos de personal que de acuerdo con los
procedimientos empleados puedan ser asignados directamente a una o ms
actividades especificas de uno o varios procesos, en uno o ms servicios. Es
decir, de todo aquel personal cuyas labores son realmente identificables con las
actividades, procesos y servicios ya definidos.

Realizando una encuesta inicial con el personal que interviene en las

diferentes actividades, con el fin de establecer un estimado del tiempo
incurrido para el desarrollo de las mismas. Esta informacin servir como
base para establecer el estndar de tiempo con la cual se podr llevar a
cabo la distribucin de los costos de personal.
Utilizando la informacin histrica o estadstica de la empresa.
Utilizando datos reales de los tiempos reportados que posea la compaa.

Al fin de cada periodo se deber confrontar los costos distribuidos con la

aplicacin de los estndares contra los costos reales incurridos, de forma tal
que las diferencias puedan ser analizadas para establecer las causas que las
originan con el propsito de modificar los estndares.
En conclusin, los costos distribuidos obtenidos sern cargados directamente a
cada actividad especifica en cada servicio efectuando una asignacin acorde
con el porcentaje estndar de tiempo laborado por los empleados involucrados
en cada una de ellas. Los costos incluirn todos aquellos aspectos que
conforman los costos de personal.
4.1.2 Costos de personal que no pueden ser asignados en una proporcin
exacta a cada servicio
Se clasificarn en esta categora todos aquellos costos de personal que no
puedan ser asignados con certeza a un servicio especfico, ya que no existen
mecanismos que permitan medir el esfuerzo o el tiempo dedicado a cada
servicio.
En consecuencia, se hace necesario recurrir a criterios de asignacin de costos
que permitan distribuir de manera razonable, el costo para cada servicio. Estos
criterios se describen en el captulo 6.
4.1.3 Costos de personal que constituyen un costo comn para la
compaa
Bajo este rubro se deben llevar aquellas erogaciones por conceptos de
personal que no corresponden o no son asignables directamente a una
actividad, proceso o servicio. Los costos de personal que se asignen bajo este

rubro, deben ser distribuidos entre los diferentes servicios teniendo como base
los parmetros establecidos en el captulo 6.
4.2 Materiales
Los grupos dentro de los cuales se debern clasificar los materiales para su
anlisis, son los siguientes:
tiles de escritorio y papelera
Son todos aquellos elementos de soporte para el funcionamiento de las
oficinas, papelera y tiles en general, formas continuas e insumos de sistemas.
Obras civiles
Se refiere a todos los materiales requeridos para obras civiles como ladrillo,
arena, gravilla, tapas y bloques para cmara.
Servicios generales
Son todos aquellos materiales elctricos, de aseo, carpintera, hierros y varillas
para ornamentacin, pinturas y elementos para mantenimiento de edificios,
entre otros.
Material obsoleto o de desecho
Material que ya no puede ser utilizado para actividades productivas de la
empresa y por tanto puede ser destruido.
4.2.1 Costos de Materiales
El costo de materiales a ser asignado a cada servicio, es el que surge como
resultado del clculo de los materiales efectivamente consumidos y no el de los
materiales comprados.
Para efectuar la valuacin de los inventarios se emplea el mtodo de promedio
ponderado, el cual se determina dividiendo el total de los costos del inventario
disponible, incluyendo los saldos del inventario inicial, entre el nmero total de
las unidades.
En general, los materiales consumidos en cada una de las reas productivas y
no productivas de la compaa deben ser asignados a las mismas desde el
momento mismo en que salen del almacn.
Debe tenerse en cuenta que algunos de los consumos de material no pueden
ser asignados a algn servicio en especfico; es decir, existen algunos
materiales que constituyen un overhead para la compaa y en este caso es
necesario proceder con la asignacin de los mismos siguiendo los
procedimientos establecidos en el captulo 6.
4.3. Activo fijo

El costo de equipos y edificios que se refleja en el estado de prdidas y

ganancias es el desgaste que a travs del tiempo sufren los mismos como
elementos que contribuyen a la generacin de ingresos. El valor del desgaste
que afecta los resultados es la depreciacin.
El clculo de la depreciacin de los equipos y edificios se efecta siguiendo el
mtodo de lnea recta, basado en las tasas oficiales de depreciacin.
Se identifican en el sistema las inversiones efectuadas, incluyendo los
perodos pre-operativos de instalacin o construccin, y los perodos
operativos.
Los activos que son instalados para su uso temporal, debern de contabilizarse
de la misma manera que el resto de los activos, as como los que se conserven
para uso futuro.
La clasificacin de activos ser la siguiente:
331 - Terrenos
332 - Edificios y Construcciones
333 Maquinaria y Equipo
334 - Vehculos
335 - Muebles y equipo para oficina
336 - Equipos diversos
4.5. Gastos Varios
Bajo esta categora se incluyen todos los costos necesarios para el desarrollo
de las actividades y la presentacin de los diferentes servicios que no han sido
clasificados en los grupos anteriores (personal, materiales, activo fijo).
Los conceptos tipo que se incluyen en este rubro son los siguientes:
Gastos de
representacin
Arrendamientos
Artculos de aseo y
cafetera
Comisiones por percibir

Energa elctrica

Impuestos
Seguros
Mantenimiento y
reparaciones menores
Estacionamientos

Fletes y acarreos

Servicios pblicos
Gastos legales y
regulatorios
Libros, revistas y
publicaciones
Suscriptores

Correos, estampillas
Mensajera

Afiliaciones
Fotocopias

Provisin para cuentas

incobrables
Otros gastos

En aquellos casos en los que se presentan dificultades prcticas para

establecer la participacin de cada servicio en el costo, resulta necesario
recurrir a los criterios de asignacin de costos de recursos compartidos. As

mismo, los costos miscelneos clasificados como overhead tendrn que

distribuirse entre los diferentes servicios utilizando los criterios del captulo 6.
5. PROCESOS Y ACTIVIDADES
Definicin de procesos y actividades
Se define como proceso al conjunto de actividades administrativas u
operativas, que tienen un fin comn
Existen diferentes tipos de procesos dentro de una empresa, dentro de los que
destacan:
Procesos materiales (flujo de materias);
Procesos lgicos (flujo de instrucciones o comandos); y
Procesos administrativos (documentos o trmites).
Los procesos tienen a su vez subprocesos y estos a su vez actividades, que
representan una estructura jerrquica. Dicha estructura en ocasiones est
claramente delimitada por otros procesos y actividades, y en otras ocasiones
se encuentra entrelazada y comparte actividades y recursos con otros
procesos.
Las caractersticas bsicas de los procesos son las siguientes:

Tienen un tiempo de realizacin determinado

Tienen un desempeo medible
Se incurre en un costo cada vez que se ejecutan

Se agrupan los procesos en dos grandes bloques: actividades de Soporte y

actividades productivas orientadas al cliente, para que a partir de esta primera
agrupacin se comience a realizar el anlisis de actividades por proceso.
5.1 Actividades de Soporte
5.1.1 Inversiones en infraestructura
Las Inversiones sern llevadas directamente como un incremento al valor del
activo, ya sea a travs de su capitalizacin en activos fijos o como costos y
gastos amortizables contabilizados como cargos diferidos, los cuales se
integrarn al costo a travs de su depreciacin o amortizacin en el tiempo
establecido de acuerdo con los criterios definidos una vez que se comience la
operacin del servicio.
5.1.4 Mantenimiento

Es el conjunto de actividades destinadas a facilitar la adecuada operacin de la

infraestructura necesaria para la prestacin de un servicio, incluyendo acciones
de carcter preventivo y acciones de carcter correctivo. Estas actividades
permiten que el desgaste de la infraestructura no sea mayor al estimado para
lograr su adecuado funcionamiento durante su vida til. As mismo, permiten
mantener los niveles de servicio requeridos.
5.2 Actividades orientadas al cliente
5.2.1 Mercadeo
El proceso de mercadeo se refiere a todas aquellas actividades tendientes a
incrementar los ingresos de la empresa, como pueden ser programas de
publicidad, investigacin de mercados, telemercadeo, lanzamiento y promocin
de nuevos servicios, entre otros.
5.2.2 Servicio al cliente
Este proceso se refiere a todas las actividades que se desarrollan para atender
la interaccin de la empresa con sus clientes, tales como la operacin de las
oficinas comerciales, la atencin de quejas y solicitudes de informacin.
5.2.3 Facturacin y cobranza
Este proceso es el conjunto de acciones necesarias para hacer llegar al Cliente
el recibo o factura correspondiente y el conjunto de acciones necesarias para
ingresar a la caja de la empresa el ingreso correspondiente.

6. CRITERIOS DE DISTRIBUCIN DE COSTOS Y DE ACTIVOS

6.1 Asignacin de costos
Para poder asignar correctamente los costos, se debern de analizar y asignar
los diferentes tipos de costos en cuatro clasificaciones que se detallan a
continuacin:

Costos directamente asignables

Imputaciones y cargos entre actividades
Costos comunes
Costos compartidos

6.1.1 Costos directamente asignables

Los costos directamente asignables son fcilmente identificables a un proceso,
actividad o servicio. Estos costos pueden ser el reflejo de la utilizacin de
recursos humanos, materiales, activos fijos, pago a terceros o miscelneos.
El proceso de asignacin de costos y gastos directamente asignables ser el
siguiente:
Identificacin, apoyndose en las tcnicas y herramientas del costeo
basado en actividades, de los costos que son asignables directamente a un
servicio, actividad o proceso necesarios para ofrecer un servicio
(excluyendo las imputaciones inter-servicios y pagos a concesionarios)
Asignacin directa a los servicios involucrados
6.1.2 Imputaciones y cargos entre actividades
Al analizar estos costos y gastos se descubrir que algunos son directamente
asignables a un servicio en especfico. Sin embargo, ser necesario utilizar los
criterios de asignacin entre servicios que se describen en el numeral 6.4
siguiente. Esta tarea debe llevarse a cabo haciendo nfasis en el principio de
causalidad y en los generadores de costos.
Los costos comunes son aquellos que se incurren por actividades o recursos
que no pueden ser asignables a los servicios de una manera directa, por
ejemplo los costos corporativos como el del Directorio, las gerencias
administrativas, las reas de soporte como recursos humanos y administracin
y finanzas, as como los recursos de uso comn como los edificios y vehculos
de transporte.
Criterios de distribucin

En la siguiente tabla se describen a manera de ejemplo algunos criterios de

distribucin para los costos comunes en que normalmente incurren los
concesionarios de redes pblicas de telecomunicaciones.

Costo comn
Gerencia General
Gerencia Comercial
Recursos Humanos
Publicidad

Criterio de distribucin entre

servicios proporcional a:
Ingresos
Ingresos
Planilla identificable
Aplicacin a cada servicio

La distribucin de costos entre actividades se basar en los siguientes

principios:
Los costos se debern asignar directamente a una actividad en la medida
de lo posible
Los costos comunes se debern agrupar en grupos de costos para facilitar
su asignacin. Siempre que sea posible, la distribucin se basar en el
anlisis del origen propio de los costos
En resumen:
Los costos incurridos por las reas se desagregan para asignar
directamente la mayor cantidad posible a los diferentes servicios de
telecomunicaciones.
Los costos comunes se distribuirn utilizando los criterios de generadores
de costos.
Los costos comunes debern ser lo menores posible.

6.1.4 Costos compartidos

Los costos compartidos son costos comunes de varias actividades o procesos
de dos o ms servicios pero no son comunes a toda la empresa, como es el
caso de vehculos que pueden ser utilizados por dos servicios diferentes.
Para lograr la distribucin de costos compartidos se efecta el anlisis de
actividades. En un muchos casos, dicho anlisis de actividades ser suficiente
para distribuir con precisin los costos y gastos de recursos compartidos entre
los diferentes servicios.
Criterios de distribucin

Para las imputaciones y cargos entre servicios se recomienda seguir los

siguientes criterios para separar los costos y gastos incurridos que son
compartidos entre dos o ms servicios.
Facturacin y cobranza (criterio: estructura de cobro del servicio)
En caso de que el costo de la facturacin y cobranza no sea directamente
identificable a cada uno de los servicios ofrecidos, se debern de asignar con
base en la forma en que sea cobrado dicho servicio (p.e. lneas de impresin,
costo por pgina, ensobrado, etc.)

6.2. Asignacin de activos

La asignacin de activos entre los diferentes servicios se realizar con base en
las inversiones realizadas en cada uno de los servicios e identificadas en el
sistema contable.
Se debern identificar en las inversiones efectuadas, incluyendo los perodos
preoperativos de instalacin o construccin, y los perodos operativos.
6.2.1. Activos utilizados por un servicio
La depreciacin se asignar exclusivamente al servicio que utilice dichos
activos.
6.2.2. Activos utilizados por ms de un servicio
Se distribuye el costo de depreciacin entre los servicios correspondientes,
utilizando los criterios expuestos en este manual.

PROCEDIMIENTO DE COSTEO ABC

Paso 1.- Creando Archivo de Consumo Standard por Producto

Este procedimiento crea el archivo bsico del proceso de costeo.
En el Archivo QSTD se determina la cantidad de insumos DIRECTOS que se
debieron utilizar segn la formula del producto ( B.O.M. ), para la cantidad real
producida registrada en los Partes de Produccin.
Todos los Centros de Costo que hayan tenido produccin, es decir que hayan
tenido movimientos registrados en el archivo de "PARTES DE PRODUCCION
se consideran Centros de Costo "DIRECTOS", por tanto, los dems Centros de
Costo se les considera "INDIRECTOS".

PaProd
Parte de Produccin

B.O..M.
Bill Of Material
Key = Producto + Insumo

Key = Cencos + Producto

QSTD
Archivo de Consumos Estndares
Key = Producto + Cencos + Insumo

Paso 2 - Creando Archivo de Consumo Real por Centro de Costo

Este procedimiento crea el archivo de consumo REAL de insumos.
En el Archivo PRESU se registra la cantidad de Materiales, Mano de Obra,
Servicios y Depreciaciones, en forma acumulada por cada Centro de Costo.
Archivo que tambin se utiliza para fines presupuestarios.
La informacin es recogida directamente de los costos registrados en los
subsistemas indicados y la contabilidad General.

IMOV

REMU

DMOV

MAFI

Almacenes

Planillas

Compras

Depreciac.

PRESU
Consumo Real de Insumos por Centro de Costo
Key = CenCos + Insumo

Paso 3. - Creando Archivo de Consumo Real por CenCos - Actividad

Este procedimiento crea el archivo QREAL en el que se distribuyen los costos
acumulados 'en los Centros de Costo INDIRECTOS, que pueden ser
reasignados a Centros de Costo DIRECTOS en base al registro de
Generadores de Costo ("Cost-Drivers" ) por ACTIVIDAD.
El programa lee un registro en el file PRESU ( en el que no hay registros
duplicados ), busca el CenCos en el archivo PaActiv, y si lo encuentra graba en
el archivo QREAL un registro por cada actividad registrada en el archivo
PaActiv, asignndole un costo directamente proporcional a la cantidad de
Cost-Drivers" utilizados.
El archivo QREAL permite determinar el costo de cada ACTIVIDAD, y cuanto
de cada insumo utilizado por el Centro de Costo Indirecto le corresponde a la
ACTIVIDAD analizada.

PaActiv

PRESU
Consumo Real por CenCos
Key = Producto + Insumo

Parte de actividades
Key = CCosInd + Actividad + CcosDir

QREAL
Archivo de Consumos REALES
Key = CenCos + Insumo + Actividad

Paso 4.- Calculando COSTOS REALES de produccin

Este procedimiento crea el archivo COSTOS el que se consignan las
cantidades y costos reales de los insumos de cada PRODUCTO, SERVICIO o
TRABAJO EN CURSO registrado en los PARTES DE PRODUCCION, que son
tambin los que definen los Centros de Costo Directos del Periodo.
El programa lee cada registro del file QREAL y busca que exista la llave
( CENCOS + INSUMO ) en el file QSTD.
Si lo encuentra, es un insumo DIRECTO, programado en el B.O.M., y el Costo
de distribuye en forma proporcional a la CANTIDAD STANDARD o al VALOR
STANDARD registrado en el file QSTD.
Si no lo encuentra, busca la llave CENCOS en el file QSTD, y si la encuentra,
se trata de un INSUMO SUSTITUTO, o NUEVO, pero debe ser considerado
"DIRECTO" por estar asignado a un Centro de Costo Directo o Productivo, el
costo se distribuye en forma proporcional al valor de produccin de los
productos que lo hayan consumido, pero debe registrarse en el BOM.
Finalmente, si tampoco encuentra la llave CENCOS, significa que es un costo
INDIRECTO, y se distribuye por el VALOR de PRODUCCION.
El archivo COSTOS contiene:
- Los costos Reales de cada insumo (recurso) utilizado.
- Los costos Estndares de cada insumo utilizado, segn el BOM.
- Los costos Reales por cada Producto o Servicio producido.
- Los costos Estndares por cada Producto o Servicio producido.
- Los costos y "Cost-Drivers" de cada Actividad registrada.
- Las cuentas para los asientos contables automticos.

QSTD
Costo STANDARD por Producto
Key = CenCos + Insumo + Producto

QREAL
Costo REAL por Insumo
Key = CenCos + Insumo

COSTOS
Costos REALES y STNDARES
Key = CenCos + Insumo + Producto

PROCEDIMIENTO DE COSTEO
(CON ENLACE CONTABLE)

Clave de Entrada:
INSUMO - CEN.COS.

Clave de Salida:
CEN.COS. - PRODUCTO
CENTROS DE COSTO

Produccin en Proceso
23 - 713
Sistema - Produccin

Archivo de Enlace:
INSUMO - PRODUCTO

Productos Terminados
21 - 711
Sistema: Produccin

B. O. M.

Materias Primas y Sum.

61 - 2 9x - 79
Sistema: Almacenes

Sub Productos
Archivo de Frmulas
Para Redistribucin

Planillas de Sueldo
62 - 41 9x - 79
Sistema: Planil as

Gastos Indirectos
63 - 421 9x - 79
Sistema: Compras

DISTRIBUYE

Produccin en Proceso
23 - 713
Sistema: Produccin

Tipos de Centro de Costo

- Produccin Continua
(Almacena Produccin)
- Produccin por orden
(Almacena Produccin)

Provisiones y Deprec.
63 - 39 9x - 79
Sistema: Activos Fijos

22 - 712
Sistema: Produccin

- Produccin Indirecta
(Deben Redistribuirse)
- Costos Administrativos
- Estadsticos

Produccin Almacenada
339 - 72
Sistema: Produccin