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UNIDAD IV (Resumen del libro de Gomez Fulao: Sistemas Administrativos Estructuras y

Procesos )

SISAD

Procesos: conceptos y elementos


Un proceso es una serie de causas y condiciones que se dan en conjunto y repetidamente para
transformar los insumos en resultados.
Se puede afirmar que los procesos son los medios por los cuales los productos y servicios llegan al
cliente. Existen 3 tipos:

Primarios: cuando un producto es otorgado a un cliente externo de la organizacin,

1.

ejemplo, la venta, la fabricacin, la facturacin y el servicio al cliente.


2.

Logstica: cuando los procesos no generan un producto tangible para un cliente externo,
pero son esenciales para el gerenciamiento efectivo de los negocios, ejemplo, la
capacitacin y servicios administrativos.

Gerenciales: que apoya a los negocios de la organizacin definiendo la estrategia.

3.

Todo proceso tiene un dueo, trabajadores, proveedores y clientes.

Dueo: es la persona de ms bajo nivel jerrquico en la organizacin que tiene autoridad


para hacer cambios fundamentales en el proceso.

Trabajadores: participan en el proceso de transformacin de las entradas para producir


los resultados.

Proveedores: persona o entidad que proveen una entrada al proceso.


Clientes: personas o entidad externa que reciben o usan el resultado del proceso; en

otras palabras son las personas en las que repercute el producto y los procesos de la
organizacin.
CLIENTES EXTERNOS
Clientes
Propietarios
Gobierno
Publico

CLIENTES INTERNOS
Proveedores (un ejemplo de cliente es el rea de comercializacin).
Finanzas (informacin de precios, nuevos productos, etc.).
Recursos Humanos (Capacitacin, plan de desarrollo, etc.).

Gerenciamiento de los procesos


El gerenciamiento de los procesos supone una batera de tcnicas tendientes a asegurar que los
procesos

clave sean

constantemente monitoreados y

mejorados.

Supone un

continuo

establecimiento de objetivos, planes, controles y mejoramiento.


El gerente debe asegurar que los procesos clave del negocio sean mejorados continuamente. Esto
se logra abordando el tema como una plataforma intelectual que permita disponer de una
metodologa constante y general con la que funciones y procesos se integren armnicamente hacia
un mismo sentido. Para ello se necesita:
a) Entender el que, el porqu, y el cmo de los procesos.
b) Desarrollar un plan para mejorar los procesos.
c)

Comunicar el plan y proveer un sistema de control.

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d) Proveer los recursos, las habilidades y las recompensas.


e) Identificar a los dueos de los distintos procesos.

Institucionalizacin del gerenciamiento de los procesos


En una organizacin que va ms all de los proyectos de mejoramiento de los procesos y de
institucionalizar la manera en que se va a gerenciar los mismos, cada proceso tiene:

Un mapa que documenta los pasos y las funciones a cumplir. La institucionalizacin del
gerenciamiento orientado a los procesos incluye una tarea principal; su documentacin.

Un dueo de proceso.

Un grupo de proceso permanente para identificar e implementar las mejoras.

Un plan de negocios anual, que incluye para cada proceso clave los resultados esperados,
los objetivos, los planes y requerimientos de recursos no financieros.

Mecanismos (grficos de control) que permitan monitorear el cumplimiento del proceso.

Procedimiento (anlisis de causa y efecto) y vehculos (grupos de procesos) para resolver los
problemas del proceso y capitalizar sus oportunidades.

La institucionalizacin del gerenciamiento orientado a los procesos lleva implcita una cultura
organizacional en la que:

Dueos y grupos de procesos, practican mejoras en los procesos continuamente y no


resuelven problemas espordicos.

Los gerentes utilizan los mapas del proceso como herramienta de planeamiento.

Los requerimientos son asignados segn los requerimientos del proceso.

Los gerentes de departamentos sirven como los dueos de los procesos dentro de sus
departamentos.

Gerenciamiento de las organizaciones como sistema: integracin entre procesos y funciones


La institucionalizacin del gerenciamiento requiere del anlisis de las dimensiones vertical y
horizontal de una organizacin.
De manera sinttica se puede decir que el gerenciamiento basado en los procesos puede coexistir
con la organizacin funcional porque:
No cambia la direccin de los negocios.
No se altera necesariamente la estructura organizacional o las relaciones de reporte.
Asegura que los objetivos de los departamentos sean compatibles con los objetivos de los
distintos procesos.
No se modifican responsabilidades ni relaciones de poder.
Cambia la manera de conducir los negocios, solo porque se asegura que los procesos que
se ejecutan sean racionales.

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Todos los esfuerzos individuales de gerenciamiento deben estar integrados con el resto de los
objetivos de la organizacin.
Evaluacin del sistema
El sistema de evaluacin debe incluir (o debera):
La medicin de los procesos estratgicos clave, que comprenda la retroalimentacin
generada por el cliente, los requerimientos internos (comparacin con el presupuesto)
y la habilidad para responder al cambio.
Un modelo para evaluar la contribucin del diseo del proceso.
Un modelo para evaluar los lderes funcionales.
El rol de la Alta Gerencia
Debe incluir:

Identificacin de los procesos clave.

Designacin de un dueo de proceso.

Designacin de grupos de procesos permanentes.

Uso de las medidas de procesos como la base para la evaluacin del desempeo,

Designacin de la persona que debe conducir las revisiones del proceso, similares a

recompensas y localizadoras de problemas.


las revisiones tradicionales de las operaciones.

Instalacin y gerenciamiento del sistema de planeamiento de los procesos, el cual

Establecimientos de sistemas de recompensas y retroalimentacin que apoyen a la

debe encajar con el plan de negocios.


eficacia y eficiencia del proceso.
Los procesos de los sistemas de gerenciamiento
Anlisis de las maneras en que algunos de los procesos gerenciales ayudan a los directivos a
gerenciar a la organizacin como un sistema:
a) Proceso de planeamiento anual: la ms alta gerencia y los dueos del proceso deben:
Actualizar la estrategia y los planes de la organizacin.
Identificar nuevos objetivos organizacionales.
Confirman la identidad de los procesos estratgicos y actualizan los objetivos
de los procesos para asegurar que ellos reflejen los objetivos organizacionales.
Identificar los cambios de procesos requeridos para alcanzar los nuevos
objetivos de procesos.
b) Proceso de presupuestacin anual: negociar los presupuestos para los procesos, los
cuales se basan en los objetivos de los procesos que fueran establecidos como parte del
proceso de planeamiento.

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Las culturas de los Sistemas de gerenciamiento


Rummler y Brache explican las diferentes culturas que presenta la organizacin tradicional y la
basada en los sistemas.
CULTURA TRADICIONAL
Las necesidades de los departamentos funcionales dominan en la
toma de decisiones.
Los responsables funcionales tienen una mnima interaccin entre
s.
En general los expertos comprenden solo las funciones a su cargo.

El personal no conoce como se relacionan los diferentes procesos


ni identifican los clientes y proveedores internos.
Los responsables de las funciones interactan controlando.
Se consideran las funciones como competidoras.
Los resultados de los departamentos se miden aisladamente, sin
tener en cuenta sectores.
Un departamento desarrollara una buena gestin a expensas de
otro departamento.
Solo se miden y gerencian resultados.
Los sistemas se analizan solo si existen problemas.
En general la informacin no se comparte entre gerentes
funcionales.
No se espera que un empleado resuelva problemas directamente
con sus pares sino que eleva propuestas a travs de la cadena de
autoridad formal.
Los empleados rara vez se involucran en el sistema de toma de
decisiones.
Los empleados son recompensados por sus contribuciones a un
rea determinada.

CULTURA DE SISTEMAS
Clientes y procesos dominan en la toma de decisiones.
Los responsables interactan activamente.
Existe una mayor comprensin en la tarea en conjunto. Los
responsables comprenden las metas de otros departamentos con
los que colaboran.
El personal conoce las entradas y las salidas que unen a otras
funciones.
La interaccin entre responsables de las funciones tiende a ser de
carcter colaborativo.
Se consideran las funciones como socias.
La forma de medir un departamento refleja la contribucin a su
cliente y al sistema como un todo.
Un departamento desarrollara una buena gestin solo si
contribuye a los objetivos organizacionales.
Se miden y gerencian resultados y procesos.
Los sistemas son continuamente analizados y mejorados.
La informacin de inters mutuo se comparte entre gerentes
funcionales.
Los gerentes estimulan a los empleados a resolver los problemas
con sus pares de otros departamentos.
EQUIPOS DE TRABAJO con responsabilidades de distintas
funciones toman decisiones sobre aspectos de trabajo.
Los empleados son recompensados por sus contribuciones a los
objetivos organizacionales.

Planeamiento Estructuras y Control

Planeamiento y control
Planeamiento proviene de hacer planes, un plan es un curso de accin predeterminado que
representa en si mismo objetivos y actividades necesarias para lograr dicho objetivo.
El control es la actividad por la cual se analizan las desviaciones a partir de la confrontacin entre lo
planeado y el resultado obtenido del plan y la elaboracin de actividades correctivas.

Planeamiento y Estructura
La manera en que se realiza el planeamiento, es la forma en que encara su puesta en marcha y los
puntos bsicos de anlisis hacia sus metas y que tengan la capacidad para adaptarse a la realidad,
es decir con la capacidad y adaptacin para el cambio.
La estructura es el conjunto de relaciones existentes entre individuos que forman parte de la
organizacin y los cargos o puestos determinados.