SESIONES

1 Sesin: Explicacin de las partes que configuran un report

2 Sesin: Crear plantillas
3 Sesin: Generacin de archivos de texto CSV
4 Sesin: Importacin y manipulacin de datos en excel.
5 Sesin: Aplicaciones avanzadas de Excel

Explicacin de las partes que configuran un report

Dentro del apartado Utilities -> Reports tenemos cuatro opciones:

Run Se ejecuta un report directamente dndonos opcin a modificar los campos que
en Runtime Options hayamos definido previamente. Si no se ha elegido ninguna opcin
rodar el report con las opciones con las que se guard la plantilla por ltima vez.
Create - Creamos una plantilla nueva.
Modify - Modificamos una plantilla existente.
Delete Borramos una plantilla existente

Creacin de una plantilla nueva

Nos abrir el siguiente formulario en blanco.

Opciones de cabecera:

File:

Save As Guarda la plantilla asignndole un nombre. No es necesario darle

extensin.

Save Guarda la plantilla con el nombre que se le haya asignado anteriormente. Si no

se le ha asignado ninguno nos abrir el formulario para asignrselo tal y como aparece
en Save As

Page Info

Header Aade un texto como cabecera de cada hoja

Footer Aade un texto a pie de pgina de cada hoja
Introduction Aade un texto al principio del informe
Summary Aade un texto al final del informe
Page Length Indicamos la longitud (lneas) por cada hoja

Options

Runtime Prompts Definimos los campos que se podrn modificar al rodar el

report directamente (Run)

Other formats Da la posibilidad de usar el formato normal o el CSV.

Formato Normal. Es al informe de texto ordenado y alineado verticalmente todos los
campos. Es el que usaremos si slo queremos hacer un report para leerlo en el
Command Line sin exportarlo a Excel
CSV. Es el formato que se emplea para generar un archivo de extensin .csv y abrirlo
directamente en Excel. No nos alinear las columnas, sino que fila a fila nos coloca los
campos seguidos, separados por un carcter que definiremos en este mismo formulario.

Help - Ayuda

Destination:

Screen Nos editar el resultado del report en pantalla en la lnea de comandos

Overwrite Nos genera un archivo machacando el existente.
New Crea uno nuevo sin machacar nada
Append Aade informacin al existente
Filename Se le indica la ruta y el nombre del fichero que nos va a generar.

Selection:

Type(s) Indicaremos el tipo de los elementos a los que les vamos a preguntar.
With Indicaremos las restricciones o condicionantes que le pondremos a estos
elementos a los que les preguntamos.
Hierarchy Indicaremos el(los) site(s), zonas, pipes o estructura jerrquica donde se
encuentran los elementos a los que vamos a preguntar.

Al pulsar Hierarchy nos abrir la siguiente ventana

Add CE Nos aade el elemento activo a la lista

Remove Nos elimina el elemento seleccionado de la lista
Volume:

Podemos aadirle aqu una restriccin volumtrica a los elemento a los que
preguntamos. Bien estn completamente incluidos en el volumen o parcialmente.

Este volumen se podr indicar directamente por coordenadas o mediante cursor.

From Le indicaremos si queremos la informacin de toda la base de datos (MDB),

slo de los elementos activos (Drawlist) o de los elementos de la lista de obstrucciones
del clasher (obstruction list).

Columns

Son las columnas del informa que deseamos hacer.

New Crea una nueva columna

Modify Modifica una columna existente
Move Altera el orden de colocacin de las columnas
Delete Elimina una columna
New:

Expression Indicaremos el atributo que le deseamos preguntar.

Sorting Se le indica el criterio de orden
Precedence Cuando se ordena segn varios criterios, clasificamos la prioridad de
los mismos.
Units Damos unidades a los valores que extraemos.
Previous/Next Column Nos movemos entre las columnas

Column Layout:
Nos despliega el siguiente formulario

Layout Indicamos los espacios entre columnas, el ancho de columna y la

justificacin.

Numeric display Si el nmero no es entero, optaremos por decimal (indicando el

nmero de cifras decimales, o fraccin, indicando el denominador, el estilo y la opcin
de mantener los ceros en fracciones menores que 1.
El estilo US es 1 1/2 y el PDMS es 1.1/2
Leading zeros On es 0 1/2 y Off es 1/2

Text Display Personalizamos la cabecera de las columnas.

Headings: Activa o desactiva la cabecera. Se puede seleccionar que la coloque en cada
hoja.

Heading text Podemos elegir entre la expresin de la columna que hemos escrito
anteriormente, el texto al que hace referencia por defecto (en ingls), o personalizar el
texto.
Values Optamos entre mostrar todos los elementos, slo el primero cuando se
repiten, slo en los subtotales o slo en los totales
Subtotals Si el campo es numrico indicamos en que nivel de orden realizamos los
subtotales.
Totals Para campos numricos aadimos o no un total al final del informe.

Elaboracin prctica de reports

Campos ms empleados:
DTXR Descripcin del elemento
MTXX Material del elemento
P1BORE Dimetro del punto 1 del elemento
P2BORE Dimetro del punto 2 del elemento
P3BORE Dimetro del punto 3 del elemento
PIPE Nombre de la tubera (actualmente nombre del plano isomtrico)
:NUML OF PIPE Es el KKS de la tubera
BORE OF PIPE Dimetro nominal de la tubera
PSPEC OF PIPE Especificacin de material de la tubera
ISPEC Especificacin de aislamiento
INTH Espesor de aislamiento
CLLE OF BRAN Longitud de la lnea centro del branch
:CODSIE OF SPREF Es el cdigo para el mdulo de gestin de materieles (SIE)
POS IN WORLD Posicin en el mundo del elemento
:REVISIN OF PIPE ltima revisin de la lnea
:ISSU OF PIPE Fecha de la ltima revisin de la lnea
:MDESC OF PIPE Descripcin de la ltima revisin de la lnea
CWEI OF CMPREF OF SPREF Peso del componente
UWEI OF CMPREF OF SPREF Peso por metro del tramo de tubo recto
ITLE Longitud del tramo de tubo recto
QUANTITY Cantidad de accesorios
...

Comandos ms empleados:
AND Aade condiciones
OR Incluye condiciones alternativas
NE No igual
EQ Igual
GT Mayor que
LT Menor que
GE Mayor o igual
LE Menor o igual
PART Extrae una parte de un atributo separado por algn carcter
SUBSTR Extrae una cadena de caracteres dentro de otra mayor.
MATCH Devuelve la posicin en la que se encuentra una cadena de texto dentro de
otra.

Informes a realizar en esta sesin:

Informe de materiales para compras.
Informe de cantidad de aislamiento.
Informe de posicin de instrumentos para los elctricos.
Informe de todas las revisiones ordenadas.

Generacin de archivos de texto CSV

Este tipo de archivos son aquellos en los que las filas separa los campos por caracteres y
delimita campos de texto segn se haya especificado anteriormente en PDMS.
Los archivos a los que asignemos esta extensin podremos abrirlo con doble clic
directamente desde el explorador. Tendrn el siguiente icono.

Se observar que ser Excel el programa que lo ejecutar.

Si no ponemos la extensin al archivo, desde Excel pulsamos Abrir.
Seleccionamos la carpeta donde se encuentra nuestro archivo y en tipo de archivo
seleccionamos todos los archivos

Seleccionamos el archivo y pulsamos Abrir.

Aparecer la siguiente pantalla:

Seleccionamos Delimitados y pulsamos Siguiente.

Activamos Coma y como calificador de texto elegimos la comilla simple.

Pulsamos Siguiente

En la siguiente pantalla pulsamos Avanzadas

Como separador decimal elegimos . y de separador de miles ,. Pulsamos Aceptar

y Finalizar.

Funciones de Excel ms comunes

Ordenar Tablas
Para ordenar una tabla nos situamos en cualquier casilla de la tabla, el programa ya
reconocer todo el entorno de la celda perteneciente a la misma tabla. Abrimos DATOS
y pulsamos Ordenar...

Se abrir el siguiente formulario

La tabla tendr que tener encabezamiento en cada columna. Estos sern los nombres que
aparecern en los mens desplegables.
Podremos poner hasta tres criterios de orden siempre siendo el superior el prioritario
sobre el inferior.
El orden ser ascendente o descendente, es decir, A->Z o Z->A
Este formulario nos abrir la siguiente ventana de opciones

Se podr cambiar el criterio de ordenacin a las listas personalizadas:

Se puede activar y desactivar la diferenciacin entre maysculas y minsculas.

Si las cabeceras son de filas y no de columnas, se activar el orden de izquierda a
derecha.

Crear subtotales
Esta funcin se emplea para que a igualdad de criterios nos cree totales parciales de
ciertos campos numricos.

Al realizar los subtotales nos crear diferentes niveles de agrupacin (como si fuesen
directorios) de tal modo que podr hacer visibles todos los datos, los subtotales
solamente o el total general.

Vanse los nmero 1, 2 y 3 de la parte superior izquierda. Al pulsarlos nos cambiar el

nivel de agrupacin.
Tambin pulsando en la parte izquierda los cuadrados con + o desagrupar o agrupar
los datos de ese directorio o agrupacin.

Texto en columnas
Esta funcin nos permite separar en diferentes campos lo que est agrupado en uno solo.
Por ejemplo, si en un report le preguntamos el atributo POS, nos dar un resultado
parecido a:

Necesitamos separar la columna B en los 3 campos de E, N y U.

Seleccionamos la columna que deseamos separar entera y pulsamos la funcin Texto
en columnas:

Nos aparecer una ventana como esta:

Paso 1 de 3
Activamos Delimitados
Pulsamos Siguiente

Paso 2 de 3
Activamos Espacio
Pulsamos Siguiente

Paso 3 de 3
Pulsamos Avanzadas
Ponemos en separados decimal el punto y en separador de miles la coma, ya que PDMS
es como trata los datos.
Aceptar y Finalizar

Crear Filtros
Se crean filtros para tratar de modo particular las filas que cumplan una determinada
caracterstica que definiremos a continuacin. Las filas que no cumplan la condicin
quedarn ocultas.
Activaremos los autofiltros del siguiente modo. Nos situamos en cualquier casilla de la
tabla que queremos filtrar. Pulsamos Datos -> Filtros -> Autofiltro.

Esta operacin nos generar en las casillas de los encabezamientos unos mens
desplegables con todos los valores posibles de cada columna.

Adems de estos valores, es importante resaltar la opcin de Personalizar el filtro.

Pulsando esta opcin se nos abrir el siguiente formulario.

Este formulario nos dar la posibilidad de indicar hasta 2 filtros en opcin de Y u

O.
Podremos desplegar el men de la izquierda dndonos diferentes posibilidades.

En la ventana de la derecha podremos desplegarla y elegir uno de los valores de la

columna o escribir directamente la cadena de texto deseada.
Cuando est activado el filtro de una columna lo reconoceremos porque el tringulo del
men desplegable ser azul, y negro cuando no est activado.

Si dudamos se hay un filtro activado dentro de una gran tabla podremos desactivar
todos pulsando Mostrar todos

Formatos condicionales
Se emplean los formatos condicionales si queremos que el aspecto de una celda dependa
de que cumpla o no una o varias condiciones.
En primer lugar nos situamos en una o varias casillas que queramos que tengan un
formato condicionado.
Abrimos el formulario.

En la casilla de la izquierda nos da dos posibilidades: Valor de la celda y frmula.

El valor de la celda impone la condicin sobre la propia celda, mientras que la frmula
permite que sea cualquier otra celda(s) la que cumplan cierta condicin.
Se podrn agregar hasta tres condiciones aplicables sobre la misma celda.
Funciones bsicas (condiciones, bsquedas, ...)

Tablas y grficos dinmicos

Las tablas y graficos son elementos dependientes de una tabla madre que contiene toda
la informacin y que nos son tiles para visualizarla, interpretarla y organizarla del
modo que queramos mostrando en cada momento y de modo actualizado los campos
que nos interesen.
Tenemos que partir de esa tabla tabla madre con toda la informacin. Esta tabla no
tendr que tener columnas o filas vacas entre s y debern de tener todas las columnas
un encabezamiento.
Para crear la tabla dinmica nos situaremos en una de las celdas de la tabla.
Pulsamos Datos ->Informe de tablas y grficos dinmicos...

Esto lanzar un asistente con los siguientes pasos:

1 de 3
Elegimos el tipo (tabla o grfico)
Seleccionamos el origen de los datos. Por lo general los datos se encontrarn el la
propia hoja de Excel.
-> Siguiente

Paso 2 de 3:
El asistente detecta los lmites de la tabla madre. Puede ser modificada variando el
rango manualmente.

Paso 3 de 3:
Nos pregunta el destino de la tabla dinmica. Podr crearse en una hoja nueva (lo ms
recomendable) o en una hoja existente.

Se crea una hoja con el siguiente aspecto:

En esta tabla tenemos los ttulos de las columnas colocados en el formulario Tabla
dinmica. Con el ratn arrastraremos los datos a uno de los cuatro sectores vacios
inicialmente: Cabecera de pagina, rtulos de columna, rtulos de fila y datos que deseo
sumar, contar, ...
Para colocarlos en estos lugares bastar con arrastrarlos con el ratn desde el formulario
hasta el lugar de la tabla.
En el campo coloque los datos aqu pondremos los datos que deseemos resumir,
contar, sumar. Son los datos generalmente contables.
En los campos de fila se puede colocar ms de un concepto para realizar agrupaciones
tipo rbol. De este modo la tabla con crear aparte de los sumatorios o contadores
parciales los subtotales por cada agrupacin.
En los campos, de fila o de columna podremos excluir los elementos que no deseemos
visualizar desactivando las casillas de los mens desplegables.

En el campo de pgina slo podremos o ver el informe para todos los valores posibles o
para uno de ellos. No se puede seleccionar simultneamente varios de ellos.
Para el campo fila Excel marca una limitacin de 5 niveles para la estructura tipo
rbol ya antes mencionada.
Podremos aadir ms de un valor contable dentro de la seccin DATOS y
obtendremos sumatorios simultneos de varios conceptos.
Macros
Realizar un macro consiste en crear una funcin que repita tareas que usamos
frecuentemente o que por su complejidad queremos estardarizar facilitando las tareas a
los usuarios.
Las macros se graban muy fcilmente porque simplemente consiste en activar la casilla
grabar, realizar la tarea y parar la grabacin. Posteriormente dando al play
reproducir lo grabado anteriormente.