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AO DE LA DIVERSIFICACIN PRODUCTIVA Y DEL FORTALECIMIENTO DE LA EDUCACIN

ALUMNO

ANABEL JULIANA VARHEN VILELA

CARRERA

INGENIERA DE SISTEMAS

TEMA DE INVESTIGACIN

FORO N 11

CURSO

CICLO

DOCENTE

AO

ADMINISTRACION DE PROYECTO
DE TIC

IX

: RICARDO GERONIMO SEMINARIO VASQUEZ

- 2015-

FORO N11
Buenos das profesor, el tema sobre Gestin de la Comunicacin esta explicado de
manera precisa y clara por el docente tutor, dando a conocer la importancia que tiene
este dentro de la elaboracin de un bien Proyecto TIC, ya que la comunicacin siempre
ser un factor clave y principal para la correcta elaboracin de las actividades del
proyecto; adems de complementarlo con el material que est disponible en la
plataforma virtual por lo que por el momento no hay dudas al respecto.
Referencias del tema:
LAS COMUNICACIONES EN UN PROYECTO
La importancia de la comunicacin en la gestin de proyectos
Facebook, Twitter, Google, internet, blogs, correo electrnico, telfono, Whatsapp,
desde siempre una de las principales preocupaciones del ser humano ha sido
comunicarse. Queremos compartir datos, transmitir una idea, ampliar conocimientos, en
definitiva, recibir y transmitir informacin.
Desde la perspectiva de un responsable de proyecto, la comunicacin es una de las
habilidades clave que tiene que cuidar y potenciar.
Sin embargo, y a pesar de esa importancia, es curioso que algo que hacemos
continuamente, tanto en nuestra vida personal como profesional, muchas veces no le
dedicamos el tiempo suficiente, sobre todo en algo tan relevante como un proyecto.
Por qu falla la comunicacin en los proyectos?, Por qu algo tan natural como
comunicarse puede suponer un importante quebradero de cabeza y llevar incluso al
fracaso de proyectos?
Algunas de las causas ms comunes son:

Informacin errnea, incompleta, excesiva, inconsistente o sesgada.


Interlocutor no vlido.
Manejo de los tiempos inadecuados.
Medios de transmisin incorrectos.
Falta de claridad.

La comunicacin supone una parte importante de nuestro da a da y deberamos prestarle


la atencin que se merece: un responsable de proyecto invierte la mayor parte de su
tiempo (pudiendo llegar en momentos a superar ms de las 2/3 partes) en comunicarse:
con su equipo de trabajo, los clientes del proyecto, los usuarios, los proveedores, los
gestores de su organizacin, compaeros de trabajo con los que interacta, etc Esta
comunicacin se realiza de diversas formas: negociando, reportando el estado de un
proyecto, asignando trabajo al equipo, obteniendo informacin de la ejecucin del
proyecto, etc

Lo primero que tenemos que tener claro, aunque a veces parecemos olvidarlo, es que en
cualquier comunicacin siempre hay dos puntos de vista: la parte transmisora y la parte
receptora. Estos dos puntos de vista se pueden relacionar de una forma
sncrona/simultnea (comunicaciones presenciales, videoconferencias,) o de forma
asncrona (correos, informes, blogs,) y tenemos que cuidarlas por igual: muchas veces
pensamos tanto en lo que queremos transmitir que no prestamos atencin a lo que nos
estn transmitiendo y perdemos informacin valiosa para entender el entorno.

A la hora de poder comunicarnos de forma eficiente tenemos que identificar los tipos de
comunicacin que podemos utilizar, ya que afectar a la forma en que debemos de
transmitir el mensaje (no podemos escribir un correo electrnico como si estuviramos
escribiendo un Whatsapp, o un documento funcional como si estuviramos redactando
una novela). Las formas son tan importantes como el fondo (continente vs. contenido).
En toda comunicacin tenemos que tener en cuenta diferentes dimensiones:

Interna, con el equipo de trabajo/proyecto, y Externa, con el


cliente/usuarios/proveedores
Formal vs. Informal. Informes, presentaciones, documentos vs. correos
electrnicos, conversaciones de pasillo o telefnicas.
Vertical, hacia los distintos niveles de la estructura organizativa, y Horizontal,
entre los compaeros.
Oficial y No Oficial. Comunicacin con organismos oficiales o interna de la
compaa, y comunicacin con compaeros, colaboradores.
Escrita vs. Oral.
Verbal vs No Verbal. A veces le prestamos poca atencin a la comunicacin no
verbal pero, como nos comportamos ante un interlocutor (actitud, postura,
comportamiento, distracciones), puede suponer una barrera a la hora de
comunicarnos.

Estas diferentes dimensiones debern determinar nuestra actitud y cmo enfocamos la


comunicacin con nuestro interlocutor y en nuestro proyecto. Segn muchas encuestas,
mejorar la comunicacin se sita entre las principales medidas para mejorar la ejecucin
de los proyectos.

Qu podemos hacer para nuestra comunicacin?

Planificar y preparar la comunicacin. En un proyecto no podemos dejar la


comunicacin a la improvisacin. Tenemos que tener claro qu queremos
transmitir, cuando hacerlo, cmo hacerlo, qu soporte vamos a usar y, sobre
todo, quienes sern nuestros interlocutores. Hay que limitar al mximo la
improvisacin, para evitar el riesgo de decir lo que no se debe.
Utilizar un lenguaje simple. Esto es muy importante en un entorno altamente
especializado, sobre todo en comunicaciones con usuarios. Muchas veces
tendemos a usar un lenguaje que slo entendemos en nuestro mbito de trabajo
(ingenieros). Tenemos que comunicar pensando en quien recibe el mensaje, no en
quien lo emite.
Obtener feedback del receptor. Este punto nos permite reforzar la comprensin
del mensaje. Tenemos que asegurarnos que nuestro interlocutor ha entendido lo
que queremos transmitir.
Establecer mltiples canales de comunicacin. Tenemos que definir cules son las
lneas
de
comunicacin
principales
en
nuestro
proyecto,
y
formalizarlas/controlarlas: informes, redes sociales corporativas, intranets, etc
Determinar la sensibilidad del receptor respecto a la informacin que se va a
transmitir.
En comunicaciones presenciales (cara a cara), prestar atencin al lenguaje
corporal del receptor. Esto nos dar pistas de si la informacin se est recibiendo
correctamente.
Comunicar en el momento adecuado, y con el formato y medios correctos.
Reforzar las palabras con acciones. Debemos de evitar actitudes tipo haz lo que
digo, no lo que hago.
Escucha activa. Esto significa que tenemos que escuchar y entender la
comunicacin desde el punto de vista del que habla.

Gestin de las Comunicaciones del Proyecto.


La Gestin de las Comunicaciones del Proyecto incluye los procesos requeridos para
garantizar que la generacin, la recopilacin, la distribucin, el almacenamiento, la
recuperacin y la disposicin final de la informacin del proyecto sean adecuados y
oportunos. Los directores del proyecto pasan la mayor parte del tiempo comunicndose
con los miembros del equipo y otros interesados en el proyecto, tanto si son internos (en
todos los niveles de la organizacin) como externos a la misma. Una comunicacin eficaz
crea un puente entre los diferentes interesados involucrados en un proyecto, conectando
diferentes entornos culturales y organizacionales, diferentes niveles de experiencia, y
perspectivas e intereses diversos en la ejecucin o resultado del proyecto.
Las dimensiones posibles de la actividad de comunicacin son, entre otras:
Interna (dentro del proyecto) y externa (cliente, otros proyectos, medios de
comunicacin, pblico)
Formal (informes, memorandos, instrucciones) e informal (correos electrnicos,
conversaciones ad hoc)

Vertical (hacia arriba y abajo dentro de la organizacin) y horizontal (entre colegas)


Oficial (boletines, informe anual) y no oficial (comunicaciones extraoficiales)
Escrita y oral
Verbal y no verbal (inflexiones de voz, lenguaje corporal)
La mayora de las habilidades de comunicacin son comunes a la direccin en general y
a la direccin de proyectos. Entre estas habilidades, se incluye:
escuchar de manera activa y eficaz
formular preguntas, sondear ideas y situaciones para garantizar una mejor
comprensin
educar para aumentar el conocimiento del equipo a fin de que sea ms eficaz
investigar para identificar o confirmar informacin
identificar y gestionar expectativas
persuadir a una persona u organizacin para llevar a cabo una accin
negociar a fin de lograr acuerdos entre partes, que resulten mutuamente aceptables
resolver conflictos para prevenir impactos negativos
resumir, recapitular e identificar las prximas etapas
El Grfico 6-1 presenta una descripcin general de los procesos de Gestin de las
Comunicaciones del Proyecto.

6.1 Identificar a los Interesados.


Identificar a los Interesados es el proceso que consiste en identificar a todas las personas
u organizaciones impactadas por el proyecto, y en documentar informacin relevante
relativa a sus intereses, participacin e impacto en el xito del proyecto. Los interesados
en el proyecto son personas y organizaciones que estn activamente involucrados en el
proyecto, o cuyos intereses pueden verse afectados de manera positiva o negativa por la
ejecucin o terminacin del proyecto. Ellos tambin pueden influir sobre el proyecto y
sus entregables. Los interesados pueden encontrarse en diferentes niveles dentro de la
organizacin y poseer diferentes niveles de autoridad, o bien pueden ser externos a la
organizacin ejecutante del proyecto.
Para el xito del proyecto, resulta fundamental identificar a los interesados desde el
comienzo del mismo y analizar sus niveles de inters, expectativas, importancia e
influencia. Se puede elaborar entonces una estrategia para abordar a cada uno de ellos y
determinar el nivel y el momento de su participacin, a fin de maximizar las influencias
positivas y mitigar los impactos negativos potenciales. La mayora de los
proyectos tendrn gran cantidad de interesados. Dado que el tiempo con el que cuenta

el director del proyecto es limitado y debe usarse con la mayor eficiencia posible, estos
interesados deberan ser clasificados segn su inters, influencia y participacin en el
proyecto. Esto permite que el director del proyecto se concentre en las relaciones
necesarias para asegurar el xito del proyecto.
Grfico 6-2

6.1.1 Identificar a los Interesados: Entradas


.1 Acta de Constitucin del Proyecto
.2 Documentos de Adquisicin
.3 Factores Ambientales de la Empresa
.4 Activos de los Procesos de la Organizacin
6.1.2 Identificar a los Interesados: Herramientas y Tcnicas
.1 Anlisis de los Interesados
.2 Juicio de Expertos
6.1.3 Identificar a los Interesados: Salidas
.1 Registro de Interesados
.2 Estrategia de Gestin de los Interesados

6.2 Planificar las Comunicaciones.


Planificar las Comunicaciones es el proceso para determinar las necesidades de
informacin de los interesados en el proyecto y para definir cmo abordar las
comunicaciones.
El proceso Planificar las Comunicaciones responde a las necesidades de informacin y
comunicacin de los interesados; por ejemplo, quin necesita qu informacin, cundo
la necesitar, cmo le ser proporcionada y por quin. Si bien todos los proyectos
comparten la necesidad de comunicar informacin sobre el proyecto, las necesidades de
informacin y los mtodos de distribucin varan ampliamente. Identificar las
necesidades de informacin de los interesados y determinar una forma adecuada de
satisfacer dichas necesidades constituyen factores importantes para el xito del
proyecto.

El proceso Planificar las Comunicaciones est estrechamente vinculado con los factores
ambientales de la empresa, puesto que la estructura de la organizacin tendr un efecto
importante sobre los requisitos de comunicaciones del proyecto.
Grfico 6-3

6.2.1 Planificar las Comunicaciones: Entradas


. 1 Registro de Interesados
.2 Estrategia de Gestin de los Interesados
.3 Factores Ambientales de la Empresa
.4Activos de los Procesos de la Organizacin
6.2.2 Planificar las Comunicaciones: Herramientas y Tcnicas
.1 Anlisis de Requisitos de Comunicaciones
.2 Tecnologa de las Comunicaciones
.3 Modelos de Comunicacin
.4 Mtodos de Comunicacin
6.2.3 Planificar las Comunicaciones: Salidas
.1 Plan de Gestin de las Comunicaciones
.2 Actualizaciones a los Documentos del Proyecto

6.3 Distribuir la Informacin.


Distribuir la Informacin es el proceso que consiste en poner la informacin relevante a
disposicin de los interesados en el proyecto de acuerdo con el plan establecido. Este
proceso se ejecuta a lo largo de todo el ciclo de vida del proyecto y en todos los procesos
de direccin. La distribucin eficaz de la informacin incluye, entre otras, las siguientes
tcnicas:

Modelos
emisor-receptor. Ciclos de retroalimentacin y barreras a la comunicacin.
Eleccin del medio. Descripcin precisa de las situaciones en las que es preferible una
comunicacin escrita u oral, cundo escribir un memorando informal o un informe
formal, y cundo comunicarse cara a cara o por correo electrnico.
Estilo de redaccin. Voz pasiva o voz activa, estructura de las oraciones y seleccin de
palabras.
Tcnicas de gestin de reuniones. Preparar una agenda y abordar los conflictos.
Tcnicas de presentacin. Lenguaje corporal y diseo de soportes visuales.
Tcnicas de facilitacin. Lograr el consenso y superar los obstculos.
GRFICO 6-4

6.3.1 Distribuir la Informacin: Entradas


.1 Plan para la Direccin del Proyecto
.2 Informes de Desempeo
.3 Activos de los Procesos de la Organizacin
6.3.2 Distribuir la Informacin: Herramientas y Tcnicas
.1 Mtodos de Comunicacin
.2 Herramientas para la Distribucin de la Informacin
6.3.3 Distribuir la Informacin: Salidas
.1 Actualizaciones a los Activos de los Procesos de la Organizacin

6.4 Gestionar las Expectativas de los Interesados.


Gestionar las Expectativas de los Interesados es el proceso que consiste en comunicarse
y trabajar en conjunto con los interesados para satisfacer sus necesidades y abordar los
problemas a medida que se presentan. Gestionar las Expectativas de los Interesados
implica actividades de comunicacin dirigidas a los interesados en el proyecto, para influir
en sus expectativas, abordar sus inquietudes y resolver asuntos, tales como:
Gestionar activamente las expectativas de los interesados para aumentar la
probabilidad de aceptacin del proyecto, negociando y ejerciendo influencia sobre sus
deseos
para
alcanzar
y
mantener
los
objetivos
del
proyecto.
Abordar inquietudes que an no representan incidentes, por lo general relacionadas

con la anticipacin de problemas futuros. Es preciso revelar y tratar estas inquietudes, as


como evaluar los riesgos.
Aclarar y resolver los incidentes identificados. La resolucin puede generar una
solicitud de cambio o puede abordarse fuera del proyecto, por ejemplo, puede
posponerse para otro proyecto o fase, o derivarse a otra entidad de la organizacin.
Gestionar las Expectativas de los Interesados ayuda a aumentar la probabilidad de xito
del proyecto al asegurar que los interesados comprenden los beneficios y riesgos del
mismo. Al anticipar la reaccin de las personas frente al proyecto, pueden implementarse
acciones preventivas a fin de obtener su apoyo o minimizar los impactos negativos
potenciales.
El director del proyecto es responsable de gestionar las expectativas de los interesados.
La gestin activa de estas expectativas disminuye el riesgo de que el proyecto no alcance
sus objetivos y metas por causa de incidentes no resueltos a nivel de los interesados, y
limita las interrupciones durante el proyecto.
GRFICO 6-5

6.4.1 Gestionar las Expectativas de los Interesados: Entradas


.1 Registro de Interesados
.2 Estrategia de Gestin de los Interesados
.3 Plan para la Direccin del Proyecto
.4 Registro de Incidentes
.5 Registro de Cambios
.6 Activos de los Procesos de la Organizacin
6.4.2 Gestionar las Expectativas de los Interesados: Herramientas y Tcnicas
.1 Mtodos de Comunicacin
.2 Habilidades Interpersonales
.3 Habilidades de Gestin
6.4.3 Gestionar las Expectativas de los Interesados: Salidas

.1 -.- Actualizaciones a los Activos de los Procesos de la Organizacin


.2 .- Solicitudes de Cambio
.3.- Actualizaciones al Plan para la Direccin del Proyecto
.4.- Actualizaciones a los Documentos del Proyecto

6.5 Informar el Desempeo.


Informar el Desempeo es el proceso de recopilacin y distribucin de informacin sobre
el desempeo, incluidos informes de estado, mediciones del avance y proyecciones. El
proceso Informar el Desempeo implica la recopilacin y anlisis peridicos de datos
reales y su comparacin con la lnea base a fin de comprender y comunicar el avance y
desempeo del proyecto, as como proyectar los resultados del
mismo.
Los informes de desempeo deben suministrar informacin en un nivel adecuado para
cada audiencia. El formato puede variar desde un informe de estado simple hasta
informes ms elaborados. Un informe de estado simple puede revelar informacin sobre
el desempeo, como el porcentaje completado o los indicadores de estado para cada
rea (p.ej., el alcance, el cronograma, los costos y la calidad). Entre los informes ms
elaborados, se incluyen:
El anlisis del desempeo pasado
El estado actual de los riesgos e incidentes
El trabajo completado durante el perodo
El trabajo que se completar a continuacin
El resumen de los cambios aprobados en el perodo
Otra informacin relevante que debe ser revisada y analizada
Un informe completo tambin debera incluir la conclusin proyectada del proyecto
(incluido el tiempo y el costo). Estos informes pueden elaborarse con regularidad o de
manera excepcional.

GRFICO 6-6

6.5.1 Informar el Desempeo: Entradas


.1 Plan para la Direccin del Proyecto
.2 Informacin sobre el Desempeo del Trabajo
.3 Mediciones del Desempeo del Trabajo
.4 Proyecciones del Presupuesto
.5 Activos de los Procesos de la Organizacin
6.5.2 Informar el Desempeo: Herramientas y Tcnicas
.1 Anlisis de Variacin
.2 Mtodos de Proyeccin
.3 Mtodos de Comunicacin
.4 Sistemas de Informes
6.5.3 Informar el Desempeo: Salidas
.1 Informes de Desempeo
.2 Actualizaciones a los Activos de los Procesos de la Organizacin
.3 Solicitudes de Cambio