GESTIN DEL ALCANCE en Gestin de proyectos

GESTIN DEL ALCANCE en Gestin de

proyectos
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FUNDAMENTOS
Seccin 6

Ttulo
seccin::Ttulo::GESTIN
DEL ALCANCE
En esta seccin se detallar el rea de conocimiento de Gestin del Alcance.

Concepto de Alcance
El concepto de alcance es un trmino relativamente ambiguo que origina interpretaciones dispares y a veces
encontradas entre cliente y suministrador, pero que resulta esencial en proyectos. Nosotros lo definiremos como:
El alcance del proyecto es una descripcin del trabajo requerido para entregar el producto, servicio o resultado del
proyecto. El alcance del proyecto gua al director del proyecto en las decisiones de aadir, cambiar o eliminar trabajo
del proyecto. El alcance del proyecto, junto con los costes y tiempos conforman la triple restriccin en la gestin de
proyectos.
En otras palabras podemos definir como alcance del proyecto como la combinacin de los objetivos del proyecto
ms el trabajo necesario para alcanzar dichos objetivos (suma de productos y servicios que deben ser realizados en el
proyecto).
Vemos por tanto que el alcance tiene dos dimensiones de las que a su vez se deducen las definiciones siguientes:
Alcance del producto (product scope): caractersticas y funciones que caracterizan a un producto o servicio. stas
incluyen tanto caractersticas de tipo tcnico como caractersticas del producto relacionadas con el plazo de
terminacin (time-to-market) y coste de producto final. El alcance de proyecto se mide contra el plan de proyecto.
Por ejemplo, el alcance del proyecto para construir una casa incluir todo el trabajo necesario para llevar con
xito la edificacin con las caractersticas especificadas.
Alcance del proyecto (project scope): trabajo que debe ser realizado para entregar el producto (del proyecto) con
las caractersticas y funciones especificadas. En el caso de la edificacin de la casa sera el conjunto de
caractersticas (calidades) que debera tener la casa una vez finalizada. El grado de cumplimiento del alcance del
producto se mide comparndolo con los requisitos establecidos al inicio.
En el fondo ambas dimensiones son las caras de una misma moneda ya que para que un proyecto tenga xito es
condicin necesaria en primer lugar definir el producto del proyecto adecuadamente de acuerdo a las necesidades del
cliente. La definicin del producto adecuado no es algo inmediato siendo en muchos casos un proyecto en s mismos
que puede precisar de la realizacin de estudios de viabilidad tcnica y comercial proceso de gestin de proyecto
conocido como iniciacin- con objeto de establecer los objetivos del proyecto.

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Recopilacin de Requisitos
El primer paso para realizar una gestin efectiva del alcance del proyecto es realizar una recopilacin de los
requisitos. Entendemos requisitos como aquellas necesidades y expectativas de los grupos de inters. De este modo,
la recopilacin de requisitos sera el proceso de definicin y documentacin de caractersticas y funciones del
producto y del proyecto, necesarios para satisfacer las necesidades y expectativas de los grupos de inters. La
planificacin del cronograma, coste y calidad ser constituida a partir de estos requisitos.

Definicin del Alcance

El proceso de definicin del alcance se centra fundamentalmente en establecer que est y que no est definido en el
proyecto y sus entregables. La principal salida de este proceso es el Enunciado de Alcance. Este documento describe
en detalle los entregables del proyecto y el trabajo necesario para obtener esos entregables, en otras palabras define
las fronteras del proyecto.
El contenido del enunciado del alcance comprende:
Objetivos de proyecto.
Descripcin alcance de producto (caractersticas, requisitos, especificaciones).
Fronteras de proyecto.

Entregables de proyecto: cliente (producto, servicio, resultado)+otros entregables de proyecto.

Criterios de aceptacin de entregables.
Limitaciones o restricciones del proyecto.
Asunciones de proyecto (impacto potencial caso de ser falsas).
Otros (organizacin inicial de proyecto, estimacin preliminar de coste y cronograma hitos, etc.

Creacin de la EDT (WBS)

Imgenes y recursos
Imgenes

Una vez tomada la decisin de acometer el proyecto es preciso definir el

trabajo a realizar mediante la elaboracin de la estructura desagregada
del trabajo (EDT; o WBS: Work Breakdown Structure en ingls) del
mismo.
Se puede definir la estructura desagregada del proyecto, como una
descomposicin jerrquica del trabajo a ser realizado dentro del
proyecto para: 1. alcanzar los objetivos del proyecto, y 2. elaborar los
entregables del proyecto (hardware, software, servicios y
documentacin). Presenta como caractersticas principales:
1. Incluye todo el trabajo a realizar.
2. Estructura jerrquicamente los distintos componentes del proyecto.
Existen 2 mtodos para obtener la EDT/WBS:
1. Mediante plantillas estndar EDT/WBS. Una plantilla de un
proyecto previo puede utilizarse como modelo para un nuevo
proyecto.
2. Mediante descomposicin del alcance del proyecto: 1.En primer
lugar determinaremos el primer nivel de la estructura. Para ello
identificaremos los entregables de proyecto de acuerdo a la forma en
que se ste se gestionar. El primer nivel de descomposicin puede
basarse en las fases del proyecto, en los entregables de proyecto, o
en una combinacin de ambos. 2. En segundo lugar analizaremos si
para cada componente del primer nivel podemos realizar
estimaciones adecuadas de coste y duracin. Si no es as
descompondremos el componente hasta el nivel preciso para que la
estimacin sea adecuada.

EDT

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Control del Alcance

El Control del Alcance se refiere a las modificaciones en el alcance del producto y el alcance del proyecto. Cubre la
identificacin, valoracin de impacto, documentacin, revisin, aprobacin y control de los cambios producidos
tanto en el producto del proyecto (alcance producto) como en el trabajo a realizar (alcance del proyecto).
El trmino Scope Creep puede definirse como el crecimiento no planificado del alcance y suele ser el motivo
fundamental de sobrecostes en proyectos ya que, de producirse, es casi siempre financiado por la organizacin
ejecutante. El jefe de proyecto debe estar siempre atento ante la aparicin de este fenmeno, que puede producirse
por motivos diversos.

Verificacin del Alcance

Verificar el Alcance es el proceso que consiste en formalizar la aceptacin de los entregables del proyecto que se han
completado. Este proceso incluye revisar los entregables con el cliente o el patrocinador / sponsor para asegurarse de
que se han completado satisfactoriamente y para obtener de ellos su aceptacin formal.
Es en este proceso es donde se compara los requisitos del proyecto y producto con los entregables del proyecto
mediante una inspeccin. Los entregables que cumplen con los criterios de aceptacin son formalmente aceptados
por el cliente o el patrocinador. A estos entregables se les conoce como los entregables aceptados.
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