DEPARTAMENTALIZACIN, AUTORIDAD Y COMUNICACIN EN LAS

ORGANIZACIONES
Etapas de organizacin del trabajo

COORDINACIN
Es la sincronizacin de los recursos y de los esfuerzos de un grupo social, con el
fin de lograr oportunidad, unidad, armona y rapidez, en el desarrollo y la
consecucin de los objetivos.
DIVISIN DEL TRABAJO
Es la separacin y delimitacin de las actividades, con el fin de realizar una
funcin con la mayor precisin, eficiencia y el mnimo de esfuerzo, dando lugar a
la especializacin y perfeccionamiento en el trabajo. Por lo tanto, la divisin del
trabajo requiere que las diferentes operaciones, se organicen de tal manera que
haya posibilidad de asignarlas al personal. Adems, es necesario que se
establezcan normas de actuacin, para las distintas personas o unidades
administrativas que intervienen en la organizacin, a fin de mantener uniformidad
en las decisiones.
En todo organismo existen actividades fundamentales que deben realizarse
(produccin, comercializacin, compras, contabilidad, personal, etc.) El termino
especializacin se aplica comnmente, a cada una de esas funciones operables.
Especializacin consiste en dividir la produccin en varios pasos, y la
responsabilidad de la terminacin de estos es asignada a individuos especficos.
En esencia, los individuos se especializan al realizar parte de la tarea en lugar de
hacerla toda. La especializacin es el resultado de la divisin del trabajo. Es lgico
que una persona, aun con grandes capacidades, no puede ser un experto en todo,
el trabajo tiende a especializarse y por tanto el personal tambin.

JERARQUIZACIN

Es la disposicin de las funciones de una organizacin por orden de rango, grado

o importancia, agrupados de acuerdo con el grado de autoridad y responsabilidad
que posean, independientemente de la funcin que realicen. La jerarquizacin
implica la definicin de la estructura de la empresa por medio del establecimiento
de centros de autoridad que se relacionen entre si con precisin.
Los niveles jerrquicos establecidos dentro de cualquier grupo social, deben ser
los mnimos e indispensables. Se debe definir claramente el tipo de autoridad de
cada nivel:

Autoridad y lmites de esta Autoridad

"Es la facultad de que est investida una persona dentro de una organizacin para
dar rdenes y exigir que sean cumplidas por sus subordinados, para la realizacin
de aquellas acciones que quien las dicta considera apropiadas para el logro de los
objetivos del grupo"

Tipos de Autoridad - (Formal - Tcnica o Staf Personal)

1. Formal
Cuando es conferida por la organizacin, es decir, la que emana de un superior
para ser ejercida sobre otras personas y puede ser: lineal, funcional, lineofuncional
a) Lineal. Cuando es ejercida por un jefe sobre una persona o grupo. Estructura
ms simple, existe una jerarquizacin de autoridad donde los subordinados
obedecen al superior y las lneas de comunicacin son nicas y directas.

Este tipo de organizacin se compone de funciones primarias de primer lugar en

su fundamento esencialmente, adems de conllevar en s la responsabilidad
organizacional que se le atribuye a su cargo.

b) Funcional.
Consiste en dividir el trabajo y establecer la especializacin de manera que cada
hombre, desde el gerente hasta el obrero, ejecute el menor nmero posible de
funciones.

Ventajas:
1. Mayor especializacin.
2. Se obtiene la ms alta eficiencia de la persona.
3. La divisin del trabajo es planeada y no incidental.
4. El trabajo manual se separa del trabajo intelectual.
5. Disminuye la presin sobre un slo jefe por el nmero de especialistas con que
cuenta la organizacin.

Desventajas:
1. Dificultad de localizar y fijar la responsabilidad, lo que afecta seriamente la
disciplina y moral de los trabajadores por contradiccin aparente o real de las
rdenes.
2. Se viola el principio de la unidad de mando, lo que origina
conflictos.

confusin y

3. La no clara definicin de la autoridad da lugar a rozamientos

entre jefes.

c) Lneo - Funcional
En sta se combinan los tipos de organizacin lineal y funcional, aprovechando las
ventajas y evitando las desventajas inherentes a cada una, conservndose de la
funcional la especializacin de cada actividad en una funcin, y de la lineal la
autoridad y responsabilidad que se transmite a travs de un slo jefe por cada
funcin en especial.

2. Tcnica o Staf.
Nace de los conocimientos especializados de quien los posee.

3. Personal. Se origina en la personalidad del individuo.

Delegacin de autoridad y responsabilidad

Es la concesin de autoridad y responsabilidad por parte de un superior hacia un
subordinado.

Ventajas:
1. Permite al directivo dedicarse a las actividades de ms importancia, en tanto
que las funciones detalladas y rutinarias se delegan.
2. A travs de ella, la responsabilidad se comparte, hacindose ms significativa.

3. Motiva a los subordinados al hacerlos participes del logro de los objetivos.

4. Capacita a los subordinados en ciertas decisiones importantes.

Requisitos para Delegar

1. Delimitar claramente la autoridad y responsabilidad delegada, preferentemente
por escrito, a fin de evitar conflictos, duplicidad de funciones, fuga de autoridad,
etc.
2. Especificar claramente, metas y objetivos de la funcin delegada.
3. Capacitar al personal en quien se va a delegar.
4. Establecer estndares de actuacin de tal manera que se fomente la iniciativa,
creatividad y lealtad hacia la organizacin.
5. Convenir sobre las reas de no delegacin.
6. El directivo deber mostrar inters en el desempeo del empleado, en relacin
con la funcin relegada.
7. Reconocer el buen desempeo y confiar en los subordinados.

DEPARTAMENTALIZACIN
Es la divisin y el agrupamiento de las funciones y actividades en unidades
especficas, con base en su similitud.
Al departamentalizar, es conveniente observar la siguiente secuencia:
1 Listar todas las funciones de la empresa.
2 Clasificarlas.
3 Agruparlas segn un orden jerrquico.
4 Asignar actividades a cada una de las reas agrupadas.
5 Especificar las relaciones de autoridad, responsabilidad, y
las funciones y los puestos.

obligacin entre

6 Establecer lneas de comunicacin e interrelacin entre los departamentos.

De acuerdo con la situacin especfica de cada empresa, los tipos de
departamentalizacin ms usuales son:

1. Funcional.
Es comn en las empresas industriales; consiste en agrupar
anlogas segn su funcin principal.

las actividades

2. Por producto.
Es caracterstica de las empresas fabricantes de diversas lneas de productos, la
departamentalizacin se hace en base a un producto o grupo de productos
relacionados entre si.

3. Geogrfica o por Territorios

4. Por clientes

Por lo general se aplica en empresas comerciales, principalmente almacenes, y su

funcin consiste en crear unidades cuyo inters primordial es servir a los distintos
compradores o clientes.

5. Por Proceso o Equipo

En la industria, el agrupamiento de equipos en distintos departamentos
reportar eficiencia y ahorro de tiempo; as como tambin en una planta
automotriz, la agrupacin por proceso.

6. Por Secuencia
Es utilizada en empresas productoras que trabajan sin interrupcin los tres turnos,
para controlar cada uno de los turnos; o cuando se trate de labores que manejen
una gran cantidad de nmeros o letras.

COMUNICACIONES ORGANIZACIONALES

1.- Segn los sujetos activos y pasivos.

1.1.- Comunicaciones verticales.

Son las que tienen lugar entre los distintos niveles de la escala jerrquica
utilizando los canales constituidos por la estructura organizativa. Pueden ser
ascendentes o descendientes.
Las comunicaciones verticales descendentes constituyen el tipo de comunicacin
ms extendido y sus instrumentos son las rdenes, reglamentos, informaciones
de carcter general destinadas a facilitar el trabajo y la integracin del empleado
en el organismo.
-

Mensajes de autoridad para ser "difundidos" :

Declaraciones sobre la filosofa de la organizacin
Diseo de las instalaciones
Instrucciones impartidas por la direccin
Comunicacin de premios y castigos

Leyendas y ancdotas del personal jerrquico

Formas de reaccin ante las situaciones crticas
Formas de reclutamiento del personal
Diseo de las estructuras organizativas
Sistemas de informacin
Estilos de relacin comunicativa

Las comunicaciones verticales ascendentes van desde la base a la cumbre

llevando informes ejecucin del trabajo y la marcha de la unidad organizativa,
ideas, sugerencias, solicitudes de aclaracin, reacciones ante las rdenes e
instrucciones recibidas, etc. Se trata de un medio til para tener informacin
preventiva sobre las decisiones a tomar, reducir la distancia entre dos puntos de
vista diferentes y obtener datos tiles sobre la eficacia de la gestin. El flujo
ascendente casi con frecuencia se ignora o recibe poca importancia.

1.2.- Comunicaciones horizontales.

Llamadas tambin laterales, son las que existen dentro de una organizacin entre
las personas pertenecientes a un mismo nivel jerrquico. Este tipo de
comunicacin atraviesa la lnea jerrquica, es decir, se transmite sin que sea
necesario utilizar los canales formales de autoridad, primero en sentido
ascendente y luego descendente. Agilizan el funcionamiento de la estructura
organizativa. Generalmente la informacin horizontal est constituida por los
informes y diversos contactos que se establecen entre los ejecutivos o el personal
de un mismo nivel jerrquico, pero de diferentes departamentos. Abarca juntas,
consejos, mesas redondas, asambleas, etc.

1.3.- Comunicaciones oblicuas.

Se verifican cuando un jefe debe entrar directamente en relaciones con los
subalternos jerrquicos de otro jefe. Permiten ganar tiempo, evitando una lnea
jerrquica excesivamente larga y complicada, pero debera recurrirse a este tipo
de comunicacin slo en casos extremos, ya que puede provocar conflictos de
competencia.
1.4.- Comunicaciones externas.
Tienen lugar entre los organismos y el ambiente exterior (personas, grupos, otros
organismos, sindicatos, etc.)

2- Segn el canal.
Respecto del canal utilizado por el mensaje, las comunicaciones se clasifican en
FORMALES E INFORMALES.
La organizacin formal es el estado de las relaciones individuales establecidas por
la delegacin de la autoridad, responsabilidad y asignacin de funciones. La
organizacin informal es el estado de las relaciones establecidas por las
interacciones sociales entre individuos en una situacin particular.
2.1.- Comunicaciones formales.
Tienen lugar a travs de una serie de canales y de medios convenientemente
dispuestos a tal fin, cuya existencia y modalidad de funcionamiento se ponen en
conocimiento de todos. Su fin principal es hacer llegar informacin donde sea
necesario y en el momento ms conveniente, con el fin de conservar y mejorar la
eficiencia de la estructura organizativa.
2.2.- Comunicaciones informales.
No se sirve de los canales establecidos y son directas, rpidas, espontneas y
flexibles, gozando de un elevado grado de credulidad entre sus receptores.
Pueden llevar informaciones distorsionadas y murmuraciones y existen debido a
los intereses personales y de grupo de los individuos. Su modalidad ms
representativa es el rumor. El jefe departamental puede utilizarla para conocer los
temas y los problemas en torno a los cuales se centren los intereses de sus
subordinados; para conocer las esperanzas, temores, rumores difundidos tanto
entre sus subordinados como entre otros miembros del organismo y para estar
informados sobre las interpretaciones dadas a sus rdenes, instrucciones y
comportamiento.

3.- Segn la direccin seguida.

Se clasifican en ascendentes y descendentes. Estos trminos se refieren a la
concepcin que considera a la organizacin estructurada en pirmide, en cuya
base est casi todo el personal y en cuyo vrtice est la conduccin superior.
3.1.- Comunicaciones descendentes.
Se desplazan del nivel superior a un nivel administrativo inferior. Regulan el
desarrollo de la vida de la organizacin, lo coordinan y dirigen.
Las
comunicaciones verticales descendentes son:

rdenes: Consecuencia de las etapas del proceso administrativo.

Instrucciones: emanan de un jefe y precisa la forma de cmo se debe hacer algo.
Se incluyen las polticas, las reglas y las informaciones.
3.2.- Comunicaciones ascendentes.
Se mueve de un nivel inferior a otro superior. Se basa en la doble urgencia que
toda persona siente de expresarse y en la necesidad de que el jefe obtenga
informacin sobre los intereses y tareas del empleado.

RELACIONES ORGANIZATIVAS.
Relaciones. Son las conexiones o lazos que unen los diferentes elementos de
una organizacin. Las relaciones son el tejido conjuntivo por el cual vive y
funciona la organizacin. La disposicin que tienen estas relaciones dentro la
estructura organizativa determina formas ms o menos eficientes en su
operacin
Formas o Tipos de Relaciones
a) Relaciones Jerrquicas. Son las que se dan o median entre un jefe y sus
subordinados
- Caractersticas. La caracterstica principal es la autoridad ejercida por el
jefe sobre sus dependientes directos, se desarrolla mediante el mando, el
poder disciplinario, emisin y transmisin de rdenes mediante el control;
este tipo de relacin es la ms sencilla de todas.
b) Relaciones Consultivas. Son las que se dan entre una persona o entidad,
o un departamento y otro que no posee autoridad sobre aquella o aquellos
ni tampoco poder de decisin desarrollndose dicha relacin con el fin de
suministrar asistencia, consejos y opiniones especializadas.
c) Relaciones Funcionales. Son las que se dan entre un puesto de trabajo y
otro que no dependen jerrquicamente de l.
d) Relaciones Auxiliares. Son los que se dan entre una persona o unidad
que ofrece la ejecucin de los trabajadores del sistema especializado
(mecanografa, computacin, secretaria, traduccin, etc.) Ejemplo: Asesora
Legal
e) Relaciones de Conexin. Se dan cuando dos o ms rganos, unidades o
personas entran en relacin mutua para examinar y resolver por acuerdo
problemas (que producen demoras en las entregas de productos) de inters
comn, no es una relacin funcional ni consultiva es de colaboracin.

Ejemplo: Relacin entre el Jefe de Contabilidad y el Jefe de Computacin para

resolver las prioridades del primero.
f) Relaciones de Colaboracin. Se refieren a todos aquellos contactos que
se producen necesariamente entre rganos, unidades y personas al margen
de las relaciones anteriores para la ejecucin del trabajo y resguardando los
procedimientos formalmente establecidos.
Ejemplo: un comit o junta de Administracin donde los diversos administradores
resuelven problemas de su propias unidades que coordinan aspectos que
conduzcan a la eficiencia de la organizacin y de cada uno de ellos.

MANUALES ADMINISTRATIVOS
CONCEPTO.
Todo cuerpo sistemtico que indica las actividades a ser cumplidas por los
miembros de la organizacin y la forma en que las mismos debern ser realizadas
ya sea conjuntamente o por separado.
FINALIDAD.
Instruir a los miembros de la organizacin acerca de aspectos como ser:
Funciones, Autoridad, Disciplina, Normas, Procedimientos, Polticas, Objetivos,
Premios, Sanciones, etc.
VENTAJAS.
1. Son fuentes permanentes de informacin sobre las prcticas generales y
sectoriales de la Empresa.
2. Ayudan a Institucionalizar y hacer efectivos los procedimientos (son una
versin oficial y adems evitan los argumentos de desconocimiento)
3. Facilitan la fijacin, establecimiento de estndares de aplicacin.
4. Posibilitan la normalizacin de actividades es decir todos procedern de la
misma forma.
5. Son tiles para la capacitacin de nuevos empleados
6. Aumentan la fijacin en la realizacin de Actividades.
7. Posibilitan una delegacin efectiva.
LIMITACIONES
1. Deficiente preparacin en los manuales trae inconvenientes en le normal
desenvolvimiento de las operaciones.
2. El costo de confeccin puede ser elevado
3. Los manuales pueden perder vigencia con rapidez debido a la dinmica
empresarial.
4. Son poco flexibles
5. Una redaccin mala o deficiente puede hacer difcil su uso
REQUISITOS.
1. Que sirvan para satisfacer una necesidad real que resuelva un problema
2. Que tenga una diagramacin clara y que su redaccin sea sencillo que
exista orden, esttica y claridad en su elaboracin.

3. Que su uso sea racional y que se actu con cierta flexibilidad (otorgue cierta
iniciativa al usuario y no ser rgido en su aplicacin)
4. Que estn siempre actualizadas
5. Que se introduzca al personal realizando instrucciones claramente para su
uso eficiente de los manuales (es importante la instruccin en el manejo a
interpretacin de los manuales)
TIPOS DE MANUALES
a) Manual de Organizacin. Se trata de la versin detallada por escrito de la
organizacin formal a travs de la descripcin de objetivos, funciones,
autoridad y responsabilidad de los distintos puestos de trabajo que
componen la estructura de la Empresa
b) Manual de Procedimientos y Normas. Es una expresin analtica de los
procedimientos a travs de los cuales se canaliza la actividad operativa de
la Empresa. As como el enunciado de norma de funcionamiento bsico a los
que debern ajustarse los miembros de la misma.
c) Manual del Empleado
d) Manual de Propsitos mltiples. Es un sntesis de los anteriores su uso
no est muy definido