MICROSOFT EXCEL 2007 AVANZADO

Unidad Didctica N 5

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Bases de datos
A) Tablas
B) Ordenar y filtrar
Filtros avanzados
C) Buscar y reemplazar
D) Esquemas
Agrupar
Desagrupar
Subtotales
E) Consolidaciones
F) Objetivos
G) Escenarios

Ejercicio de Repaso

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Bases de datos
A) Tablas
En Excel podemos trabajar con bases de datos.

Las bases de datos estaran creadas por tablas que muestran la informacin en
columnas.
Un ejemplo de base de datos es:

Las bases de datos en Excel se trabajan como tablas.

Para genera una tabla y establecer su formato, debemos seleccionar toda la tabla y
pulsar el botn Dar formato a la tabla que se encuentra dentro de la pestaa Inicio > Grupo
Estilos.

Una vez que hemos establecido el formato de tabla el grupo de celdas con su
contenido funciona como una base de datos.

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B) Ordenar y filtrar
Como podemos ver en el diseo de la tabla aparece una flecha en cada ttulo de la
columna.
De esta manera Excel determina los campos de la base de datos.
Cada columna sera un campo. Por ejemplo: ao, proveedor, producto, etc.
Cada fila sera un registro de la base de datos. Por ejemplo: 2008, Antonio Prez,
carne, 300, 10,00 y 3.000
La flecha que aparece por cada columna nos permitir ordenar, filtrar o mostrar los
registros deseados.
Excel nos ofrece la posibilidad de ordenar alfabticamente de manera ascendente de
la A a la Z o del 0 al 9 y de manera descendente de la Z a la A o del 9 al 0.
Para ordenar una tabla por uno de sus campos podemos realizar diferentes procesos.
Pinchar la flecha desplegable de la columna por la que queremos ordenar y
seleccionar el tipo de ordenacin: ascendente, descendente o por colores.
Como resultado las filas se ordenaran por ese columna y en la flecha de la columna a
parece una nueva flechita que nos indica el orden. Si ha sido ascendente o descendente.

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Otra manera de ordenar es situarnos en la columna por la que vamos a establecer la

ordenacin y seleccionar Pestaa Inicio > Grupo Modificar > Ordenar y Filtrar.

Tambin nos encontramos con el orden personalizado.

Este tipo de orden se utiliza cuando hay elementos de color o iconos relevantes en
las celdas a partir de los que Excel pueda realizar una clasificacin.
El ejemplo ms claro es cuando una de las columnas tiene aplicado un formato
condicional. De tal manera que todas sus celdas tienen una caracterstica especfica por su
contenido.
En nuestro ejemplo hemos aplicado un conjunto de iconos en funcin del valor de
facturacin que nos indican cuales son los valores ms altos, los medios y los ms bajos.
El orden personalizado se resumen en situar en las filas superiores los valores ms
altos y en las filas inferiores los valores ms bajos de tal manera que las filas centrales tendrn
los valores medios.

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Pasemos a ver el filtrado de registros o filas.

El concepto filtrar se utiliza para mostrar de toda la tabla los registros que
cumplan una serie de condiciones.
Existen diferentes tipos de filtros: es igual que, no es igual, comienza por, etc.
Para realizar un filtro pinchamos la flecha del campo que queremos filtrar
seleccionamos la opcin filtros de texto y elegimos el filtro a utilizar.
Aparecer una ventana flotante donde rellenaremos la condicin del filtro.
En la flecha aparece un embudo que nos identifica el campo por el que est filtrada la
tabla.

Para quitar el filtro pinchamos la flecha donde se encuentra el embudo y

seleccionamos la opcin Borrar filtro.

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Se pueden aplicar ms de un filtro a la vez.

Podemos aplicar varios filtros de diferentes campos.
Por ejemplo: Los registros del proveedor Antonio Prez cuya factura sea superior a mil.
Filtraramos los campos proveedor y factura.

Tambin podemos realizar ms de un filtro en el mismo campo.

En este caso se realizara dentro de la ventana flotante que aparece al filtrar.
Nos da la opcin de utilizar de nexo entre los filtros del mismo campo la Y o la O.

Y = es una conjuncin aditiva.

Se deben cumplir los dos filtros para que muestre el registro.

Por ejemplo facturas mayores de 1000 y menores de 3000. Como resultado tendramos
las facturas desde la 1001 hasta la 2999.

O = es una conjuncin excluyente.

Con que se cumpla una de las reglas muestra el registro.

Si seguimos el ejemplo anterior y decimos las facturas mayores de 1000 y las menores
de 3000 nos mostrara todas las facturas.

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Nos muestra desde la 1001 hasta el infinito y desde la 2999 hasta la 1 por lo tanto son
todas.

Si queremos quitar las flechas de los filtros en la Pestaa Inicio > Grupo Modificar >
=Filtro.

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C) Buscar y reemplazar
Excel nos permite buscar y reemplazar contenido de la hoja a partir de la opcin
Pestaa Inicio > Grupo Modificar > Buscar y Seleccionar

Vamos a ver de manera individual que realiza cada opcin de Buscar y seleccionar

Buscar: busca el contenido que especifiquemos en la ventana flotante.

Se detiene la primera vez que aparece y nos permite buscar las siguientes con el botn
de buscar siguiente.
Para buscar todos los resultados con ese contenido pinchamos el botn buscar todos.
Nos aparece un listado con las celdas que tienen ese contenido. Al Pinchar sobre el listado se
selecciona directamente la celda.
Si pulsamos el botn opciones nos da ms posibilidades de delimitar la bsqueda como
el lugar donde buscar hoja o libro, coincidir maysculas con minsculas, un formato
determinado, etc.

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Reemplazar: busca el contenido que especifiquemos y lo sustituye por otro.

En buscar se escribe el contenido a buscar y en reemplazar el texto que va a sustituir.

Podemos buscar de uno en uno e ir reemplazando o reemplazar todas las celdas a la
vez con el botn reemplazar todos.

Ir a: nos desplaza a la referencia que le indiquemos.

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Ir a especial: nos desplaza a elementos que considera especiales como

comentarios, celdas vaca, etc.

En el siguiente grupo de buscar y seleccionar nos selecciona los rangos de celdas que
cumplan la condicin de contener frmulas, comentarios, formato condicional, etc.

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D) Esquemas
Sirven para agrupar el contenido de las filas y las columnas y poder mostrarlo
por bloques.
Para realizar un esquema debemos ir a la Pestaa Datos > Grupo Esquema > Botn
agrupar.
El botn agrupar nos ofrece dos opciones:

Autoesquema: Crea grupos por columnas o filas que piensan son de corte.
Normalmente filas o columnas con contenidos numricos.

Cuando se ha realizado el esquema aparece el grupo sealizado por niveles.

Adems aparece una lnea finalizada en + o que nos indica si el grupo est
expandido o contrado.
Para expandir o contraer el grupo solo hay que pulsar en el + o - .

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Agrupar: Forma un grupo con las celdas o filas que hemos seleccionado.

A la hora de deshacer el esquema debemos ir a la Pestaa Datos > Grupo Esquema

> Desagrupar.
Al igual que nos ocurra con la opcin agrupar nos encontramos con dos opciones.

Desagrupar: divide el grupo tomando como punto de referencia la celda donde

estemos situados.

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Borrar esquema: Borra el esquema creado.

La ltima forma de crear esquemas es a partir de la realizacin de funciones en las

columnas numricas.
A esta forma de creacin de esquemas se les denomina subtotales.
Para crear un Subtotal debemos dirigirnos a la Pestaa Datos > Grupo Esquema >
Subtotales.
Aparecer una ventana flotante donde debemos indicar:

Para cada cambio en: la columna que va a servir para crear las agrupaciones.

Funcin: la funcin a realizar.

Agregar subtotal a: las columnas las que vamos a realizar la funcin.

Reemplazar subtotales actuales: elimina los anteriores y define los nuevos.

Salto de pgina entre grupos: cada grupo de resultados lo muestra en una

pgina de impresin diferente.

Resumen debajo de los datos: genera una fila final con la funcin referida a
los resultados individuales por grupo.

Pasemos a ver un ejemplo como forma ms sencilla de explicacin de subtotales.

En nuestro ejemplo queremos el promedio de la cantidad y el precio agrupndolo por la
columna aos.
De esta manera sabremos el precio medio y la cantidad que hemos gastado por ao.
Adems queremos un resumen de los 3 aos: 2008, 2009 y 2010.
Ordenamos la columna ao porque es la que marca el cambio.
Nos situamos en cualquier celda de la tabla.
Pulsamos el botn: Pestaa Datos > Grupo Esquema > Subtotales.
Rellenamos la ventana flotante y aceptamos.

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Si quisiramos aadir ms funciones de otras columnas debemos dejar sin seleccionar

reemplazar subtotales actuales para que se sumen los nuevos subtotales.
Para quitar los subtotales nos situamos en una de las celdas de la tabla.
Pinchamos la opcin Pestaa Datos > Grupo Esquema > Subtotales.
Y pulsamos el botn Quitar todos.

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E) Consolidaciones
Con las consolidaciones se consigue generar una frmula con los datos que se
encuentran en diferentes hojas o libros creando a su vez un esquema de visualizacin.
Para crear una consolidacin debemos tener los datos en diferentes hojas.

Nos situamos en una hoja nueva donde generamos la consolidacin.

Seleccionamos la opcin Pestaa Datos > Herramientas de datos > consolidar.
En la ventana flotante elegimos.

Funcin: funcin que va a realizar con la columnas numricas de la base.

Referencia: seleccionamos el rango de celdas que forman la tabla y pulsamos

el botn agregar.
Debemos realizar esta operacin por cada hoja y tabla.

Usar rtulos: indicamos si la tabla utilizada tiene rtulos y en que sentido.

Crear vnculos con los datos de origen: el contenido de las celdas queda
vinculado a las celdas de origen.

Por ltimo aceptamos la consolidacin.

Como resultado tendremos un esquema contrado donde se han realizado la
frmula que hemos establecido.
Si expandimos el esquema veremos que tiene falta de contenido.
Muchas veces hay que completar el contenido del esquema generado por una
consolidacin para que quede ms detallado y comprensible por el usuario.

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Para expandir o contraer el esquema tambin podemos pincha en los nmeros del
nivel. De tal manera que le nivel se expande o contrae de una sola vez.

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F) Objetivos
Con el objetivo marcamos el valor que deseamos para una celda que est
realizada con una operacin o funcin y seleccionamos la celda que debe variar.
Esta celda debe formar parte de la operacin.
Para realizar el objetivo

Situarse en la celda que marca el objetivo.

Pestaa Datos > Grupo Herramientas de datos > Anlisis y S > Buscar
objetivos.

Rellenar la ventana flotante

Definir celda: la celda que marcamos como objetivo.

Con el valor: el valor que se quiere para la celda definida.

Par cambiar la celda: la celda que debe cambiar para conseguir el

objetivo.

Pulsar Aceptar
o

Muestra una ventana con el resumen de la celda que queremos

modificar.

Se ve en la hoja el cambio que va a realizar.

Si se quieren mantener los cambios se pulsa aceptar.

Si no se quieren aplicar los cambios y que queden los datos originales se pulsa
cancelar.

Como se puede ver la bsqueda de objetivos puede hacerse solo para ver que cambios
se produciran y no para aplicarla directamente.

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G) Escenarios
Excel nos permite crear previsiones con respecto a una tabla de datos original.
Para crear el escenario debemos seleccionar la opcin Pestaa Datos > Grupo
Herramientas de datos > Anlisis y S > Administrador de escenarios.
Aparecer una ventana flotante donde pulsaremos el botn agregar para crear un
nuevo escenario.
Una vez que hemos dado agregar aparece otra ventana donde indicaremos
principalmente el nombre del escenario as como las celdas cambiantes del mismo.
Al pulsar aceptar la nueva ventana muestra las celdas cambiantes para escribir el
nuevo valor para cada celda.
Son previsiones de futuro. Por lo tanto puede haber cambios a favor o en contra.
Pulsando aceptar se ha creado el escenario.
Con el escenario una vez creado podemos mostrar con lo que cambiamos los datos
originales por el nuevo escenario.
Cuidado con esta opcin para no tener prdidas es mejor crear siempre un escenario
con los datos originales.
O podemos realizar un resumen. En este caso debemos seleccionar el rango de
celdas al que afectan los cambios.
Por ltimo pulsamos aceptar y nos mostrar una nueva hoja con el resumen del
valor de las celdas en la actualidad y el resultado de las mismas cuando se produzca el
cambio.
Siguiendo nuestro ejemplo queremos realizar una previsin para el ao 2011
cambiando los precios de los productos.
En el resumen queremos mostrar la factura que surgir del cambio de esos precios.

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EJERCICIO PRCTICO DE REPASO.

EJERCICIOS TUTORIZADOS.
Ejercicio prctico de repaso y tutorizados de la Unidad didctica 05
(Disponible en la Seccin Trabajos).

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