Está en la página 1de 159

VICERRECTORIA DE DESARROLLO ESTUDIANTIL

Pgina

DIRECCION DE VINCULACION CON EGRESADOS

Curso de Excel
Avanzado

Excel 2007 para el


Trabajo

VICERRECTORIA DE DESARROLLO ESTUDIANTIL


DIRECCION DE VINCULACION CON EGRESADOS
Pgina

Direccin de Vinculacin con


Egresados Vicerrectora de
Desarrollo Estudiantil Universidad
de Talca
Contenido

Referencias Relativas y Absolutas ......................................................................................... 6


Referencias en un Formula ..................................................................................................... 6
Tipos de Referencia ................................................................................................................ 6
Referencia Relativa................................................................................................................. 6
Referencia Absoluta: .............................................................................................................. 7
Referencia de Columna: ......................................................................................................... 9
Referencia de Fila: ................................................................................................................ 10
Ejercicio Referencias Relativas ............................................................................................ 11
Nombres de Rango ............................................................................................................... 12
Establecer Nombres de Rango.............................................................................................. 12
Reglas de los nombres de rangos:......................................................................................... 12
Definir Nombre de Rango 2003 ........................................................................................... 12
Definir Nombre de Rango 2003 en el Cuadro de Nombres ................................................. 13
Eliminar Nombre de Rango .................................................................................................. 13
Definir Nombre de Rango 2007 ........................................................................................... 14
Validacin de Datos.............................................................................................................. 15
Ruta Validacin de Datos para versin 2003 ....................................................................... 15
Ruta Validacin de Datos para versin 2007 ....................................................................... 15
Pestaa Configuracin .......................................................................................................... 16
rea Permitir ........................................................................................................................ 16
Criterio de Validacin ........................................................................................................ 16
rea Datos ............................................................................................................................ 16
rea Mximo Mnimo ....................................................................................................... 17
Pestaa Mensaje de Entrada ................................................................................................. 17
Mensaje Entrante ............................................................................................................... 17
Mensaje de Error .................................................................................................................. 18
Mensaje de Error................................................................................................................ 18
Ejercicio de Validacin de Nmero entero........................................................................... 19
Funciones .............................................................................................................................. 20
Funciones de Texto............................................................................................................... 20
Funcin Concatenar .............................................................................................................. 20
Funcin Encontrar ............................................................................................................... 20
Funcin Izquierda ................................................................................................................ 21
Funcin Derecha .................................................................................................................. 21
Funcin Largo...................................................................................................................... 22

VICERRECTORIA DE DESARROLLO ESTUDIANTIL


DIRECCION DE VINCULACION CON EGRESADOS
Pgina

Funcin Minusc .................................................................................................................... 22


Funcin Mayusc .................................................................................................................. 23
Funcin NomPropio ............................................................................................................ 23
Funcin Extrae..................................................................................................................... 23
Funcin Reemplazar ............................................................................................................ 24
Funcin Hallar ..................................................................................................................... 24

VICERRECTORIA DE DESARROLLO ESTUDIANTIL


DIRECCION DE VINCULACION CON EGRESADOS
Pgina

Funcin Sustituir.................................................................................................................. 25
Funcin Espacios ................................................................................................................. 25
Funciones de Fecha y Hora ................................................................................................. 26
Funcin Fecha...................................................................................................................... 26
Funcin Da .......................................................................................................................... 26
Funcin Mes ......................................................................................................................... 26
Funcin Ao ........................................................................................................................ 27
Funcin Hora ....................................................................................................................... 27
Funcin Ahora ...................................................................................................................... 27
Funcin Hoy ........................................................................................................................ 27
Funcin Diasem .................................................................................................................... 28
Funcin SI() .......................................................................................................................... 28
Funcin Y con SI() ............................................................................................................... 30
Funcin O con SI() ............................................................................................................... 31
Funcin BUSCARV(), BUSCARH(). ............................................................................... 32
ndice y Coincidir ................................................................................................................ 33
ESERROR() ........................................................................................................................ 33
Texto en columnas................................................................................................................ 34
Funcin Bdsuma ................................................................................................................... 37
Funcin BdPromedio ............................................................................................................ 38
Funcin BdContar................................................................................................................. 39
Funcin BdMin ..................................................................................................................... 40
Funcin BdMax .................................................................................................................... 41
Ordenar Datos....................................................................................................................... 42
Reglas para Ordenar Datos ................................................................................................... 42
Obtener informacin sobre la ordenacin ............................................................................ 43
Ordenar texto ........................................................................................................................ 43
Ordenar nmeros .................................................................................................................. 44
Ordenar fechas u horas ......................................................................................................... 44
Ordenar por color de celda, color de fuente o icono ............................................................ 45
Ordenar por una lista personalizada ..................................................................................... 46
Ordenar filas ......................................................................................................................... 47
Ordenar por ms de una columna o fila................................................................................ 48
Ordenar una columna en un rango de celdas sin afectar a las dems ................................... 49
Ms informacin sobre problemas generales de ordenacin ................................................ 49
Ejemplos de Ordenar una Base de Datos.............................................................................. 50
Ordenar por un Campo ......................................................................................................... 50
Ordenar por ms de un campo .............................................................................................. 51
Orden Personalizado............................................................................................................. 52
Datos con Formato condicional ............................................................................................ 54
Formato Condicional Resaltar reglas de Celdas.................................................................. 55
Con Operadores de comparacin.......................................................................................... 55
Es mayor que Es menor que ......................................................................................... 55

VICERRECTORIA DE DESARROLLO ESTUDIANTIL

DIRECCION DE VINCULACION CON EGRESADOS


Pgina

Entre.................................................................................................................................. 56
Es igual a .......................................................................................................................... 57
Texto que contiene............................................................................................................ 58
Una Fecha ......................................................................................................................... 59
Duplicar valores............................................................................................................... 61
Formato condicional Reglas superiores e inferiores............................................................. 62
Formato Condicional Barras de Datos.................................................................................. 63
Formato Condicional Escalas de color ................................................................................. 63
Formato Condicional Conjunto de Iconos............................................................................ 64
Formato condicional Administrar Reglas ............................................................................. 64
Formato condicional con Formulas ...................................................................................... 65
Formato condicional a toda una Fila .................................................................................... 66
Autofiltros............................................................................................................................. 68
Orden Ascendente................................................................................................................. 70
Orden Descendente ............................................................................................................... 70
Los Diez mejores .................................................................................................................. 70
Modificacin de Color de Datos Filtrados ........................................................................... 72
Opcin Personalizar.............................................................................................................. 73
Ejercicios Filtrar una Base de Datos..................................................................................... 74
Auto Filtro ............................................................................................................................ 74
Auto Filtro Sencillo .............................................................................................................. 74
Mostrar todos los registros ................................................................................................... 75
Auto Filtro personalizado (con conectivo lgico Y) ............................................................ 76
Auto Filtro personalizado (con conectivo lgico O) ............................................................ 77
Filtro Avanzado .................................................................................................................... 78
Uso de Filtro Avanzado ........................................................................................................ 78
Subtotalizar una Base de Datos ............................................................................................ 82
Crear un subtotal automtico ................................................................................................ 82
Eliminar un subtotal.............................................................................................................. 83
Buscar Objetivo .................................................................................................................... 84
Ruta para 2003...................................................................................................................... 84
Ruta para 2007...................................................................................................................... 84
Solver .................................................................................................................................... 86
Ruta Solver 2003 .................................................................................................................. 86
Ruta Solver 2007 .................................................................................................................. 87
Auditoria de Frmulas .......................................................................................................... 93
Mostrar Celdas Precedentes; Celdas Dependientes .............................................................. 93
Quitar todas las flechas......................................................................................................... 95
Imprimir una hoja de clculo mostrando las frmulas ......................................................... 95
Datos con Formato condicional .......................................................................................... .. 96
Formato Condicional Resaltar reglas de Celdas ................................................................ .. 97
Con Operadores de comparacin........................................................................................ ..97
Es mayor que Es menor que ....................................................................................... ..97

VICERRECTORIA DE DESARROLLO ESTUDIANTIL

DIRECCION DE VINCULACION CON EGRESADOS


Pgina

Entre................................................................................................................................ 98
Es igual a ........................................................................................................................ 98
Texto que contiene.......................................................................................................... 99
Una Fecha ....................................................................................................................... 101
Duplicar valores............................................................................................................. 103
Formato condicional Reglas superiores e inferiores........................................................... 104
Formato Condicional Barras de Datos................................................................................ 105
Formato Condicional Escalas de color ............................................................................... 105
Formato Condicional Conjunto de Iconos .......................................................................... 106
Formato condicional Administrar Reglas ........................................................................... 106
Formato condicional con Formulas .................................................................................... 107
Formato condicional a toda una Fila .................................................................................. 108
Asistente de Suma Condicional .......................................................................................... 109
Cmo cargar el Asistente para suma condicional en versin 2003......................... 110
Cmo cargar el Asistente para suma condicional en versin 2007......................... 111
Tabla Dinmica................................................................................................................... 116
MS-QUERY ....................................................................................................................... 123
Qu es Microsoft Query? .................................................................................................. 123
Estructura de las Bases de Datos ........................................................................................ 123
Dar nombre de Rango a las Bases de Datos Excel ............................................................. 123
Entorno de Microsoft Query............................................................................................... 125
Elegir Datos de Origen ....................................................................................................... 125
Elegir origen de Datos ........................................................................................................ 125
Escoger tablas y Columnas disponibles.............................................................................. 126
Unir TABLAS. ................................................................................................................... 128
Devolver Datos a Excel ...................................................................................................... 129
Realizaremos el ejercicio con la opcin predeterminada Hoja de clculo existente. ......... 130
Al hacer clic en Aceptarla informacin se depositara en la Hoja3 del Libro de Excel. ..... 130
Modificar Consulta Query .................................................................................................. 131
Hacer clic en Aceptar. ........................................................................................................ 131
Ocultar y mostrar Criterios ................................................................................................. 132
Macros.............................................................................................................................. 135
Crear una macro...135
Ejecutar una Macro..136
Guardar un archivo con Macros...139
Ejercicios de Macros142

VICERRECTORIA DE DESARROLLO ESTUDIANTIL


DIRECCION DE VINCULACION CON EGRESADOS

Referencias
Formula

en

un

Relativas

Pgina

Referencias
Absolutas

Cuando en Excel se introduce una frmula que hace referencia a otra u otras celdas, hay varias formas de
establecer dichas Referencias.
Las Referencias reduce de forma considerable la necesidad de volver a
escribir.
Hacen que el trabajo con los datos de las tablas sea ms fcil y ms intuitivo Cuando se utilizan frmulas que
hacen referencia a una celda, planilla o libro.
Son especialmente tiles porque los rangos de datos de la tabla cambian a menudo y las Referencias de celda se
ajustan automticamente.

Tipos
Referencia

de

Realizaremos unos ejemplos con cada referencia:

Referencia
Relativa
De forma predeterminada, las frmulas y clculos utilizan Referencias
relativas.
Una referencia relativa en una frmula se basa en la posicin relativa de la celda que contiene la frmula y de la celda a la
que hace referencia. Si cambia la posicin de la celda que contiene la frmula, se cambia la referencia. Si se copia
la frmula en filas o columnas, la referencia se ajusta automticamente.

Ejercicio
Relativa

Referencia

Son relativas a la direccin de la celda que escribimos en la frmula de modo que Cuando movemos o copiamos
una frmula, las direcciones de las celdas que aparecen en la frmula cambiarn segn la direccin de la celda destino.
En la frmula en esta hoja lo primero que aremos es crear una formula que nos permita obtener la bonificacin del
10%
para cada empleado.

VICERRECTORIA DE DESARROLLO ESTUDIANTIL

DIRECCION DE VINCULACION CON EGRESADOS


Pgina

Genere la siguiente planilla en la Hoja2, en el Libro usado.

1. Seleccione la celda D2
2. Digite la siguiente Formula =B2*A2 y luego presione ENTER, con esto tenemos la bonificacin del 10%.
3. Seleccione nuevamente la celda D2, seleccione el puntero de Autollenado y deslizar hasta la celda D6.

3
2
1

Referencia Absoluta:
Una referencia de celda absoluta siempre hace referencia a una celda en una ubicacin especfica.
Si cambia la posicin de la celda que contiene la frmula, la referencia absoluta permanece sin
cambio. Si se copia la frmula en filas o columnas, la referencia absoluta no se ajusta.
Como esta celda deseamos mantenerla fija colocamos el smbolo $ delante de la letra de la columna y delante del nmero
de la fila. $B$6
(Nota: un atajo DE TEALADO es situarse sobre la celda y presionar F4).
Digite los siguientes datos en la Hoja3 y modifique el nombre por Referencia Absoluta.

VICERRECTORIA DE DESARROLLO ESTUDIANTIL

DIRECCION DE VINCULACION CON EGRESADOS


Pgina

En este ejercicio, necesitamos calcular el total de descuento, pero utilizamos solo una vez el 10% (0,1).
1. Para calcular el total del descuento debe situarse en la celda A2.
2. Digitar el signo =
3. Hacer clic en la celda B2.
4. Luego presionar el operador de multiplicacin(*)
5. Hacer clic en la celda B6.
6. Presionar F4.

7. Presione Enter
8. Hacer clic en la celda A2, Seleccionar el Puntero de Autollenado, y deslizar el mouse hasta la aeda A4.

VICERRECTORIA DE DESARROLLO ESTUDIANTIL

de

Pgina

Referencia
Columna:

10

DIRECCION DE VINCULACION CON EGRESADOS

Es aquella que hace referencia absoluta a la columna y relativa a la Fila. Se distinguen porque solamente tienen un signo
de pesos. Por ejemplo, $A1 es una referencia absoluta a la columna y relativa a la fila.
En el ejemplo veremos que, se establece un incremento anual al sueldo pero dependiendo de un porcentaje de
bono distinto, para cada uno de los trabajadores, para realizar el clculo automticamente debemos realizar el siguiente
procedimiento:
1. Inserte una Nueva Hoja
2. Modifique el nombre por Referencia de Columna
3. Digite los siguientes datos

4. Debe situarse en la celda A2.


5. Digitar el signo =
6. Hacer clic en la celda B2.
7. Luego el operador de Suma(+)
8. Abrir parntesis (
9. Hacer clic nuevamente en la celda B2.
10. Luego presionar el operador de multiplicacin(*)
11. Hacer clic en la celda B9.
12. Presionar F4 3 veces.
13. Cerrar parntesis.
14. Hacer clic en la celda A2, Seleccionar el Puntero de Autollenado, y deslizar el mouse hasta la aeda
A4.
15. Hacer clic nuevamente en la celda A2, Seleccionar el Puntero de Autollenado, y deslizar el mouse hasta la aeda
D2.
16. Hacer clic nuevamente en la celda D2, Seleccionar el Puntero de Autollenado, y deslizar el mouse hasta la aeda
D6.

VICERRECTORIA DE DESARROLLO ESTUDIANTIL

Pgina

Referencia de Fila:

11

DIRECCION DE VINCULACION CON EGRESADOS

Es aquella que la referencia absoluta a la fila y relativa a la columna. Se distinguen porque solamente tienen un signo
de pesos. Por ejemplo, A$1 es una referencia absoluta a la fila y relativa a la columna.
1. Inserte una Nueva Hoja
2. Modifique el nombre por Referencia de Fila
3. Digite los siguientes datos o copie y pegue los datos del ejercicio anterior y modifique la estructura de la planilla.
Deber quedar de la siguiente forma.

4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.

Debe situarse en la celda A2.


Digitar el signo =
Hacer clic en la celda B2.
Luego el operador de Suma(+)
Hacer clic en la celda A9.
Presionar F4 2 veces.
Cerrar parntesis.
Hacer clic en la celda A2, Seleccionar el Puntero de Autollenado, y deslizar el mouse hasta la aeda A6.
Hacer clic nuevamente en la celda A2, Seleccionar el Puntero de Autollenado, y deslizar el mouse hasta la aeda D2.

VICERRECTORIA DE DESARROLLO ESTUDIANTIL

12

DIRECCION DE VINCULACION CON EGRESADOS

Procedimiento.

Pgina

Ejercicio Referencias Relativas

1. Abrir un nuevo archivo Excel Inicio Programas Microsoft Excel.


2. Guardar Archivo Men Archivo Guardar Como Asignar Nombre Referencias.
3. Modificar el nombre de la Hoja a Referencias Relativas
4. Digitar los siguientes datos en Hoja1
5. Hacer clic en celda D2
6. Digitar signo =
7. Hacer clic en la celda B2
8. Digitar signo *
9. Hacer clic en celda A2
10. Presionar Enter
11. Seleccionar celda D2
12. Hacer clic en la parte inferior derecha de la celda seleccionada, hasta que aparezca el puntero de Autollenado
(Cruz negra)
13. Presionar el botn izquierdo del mouse sin soltar deslizar hasta la celda D4.
14. No Seleccionaremos la etiqueta del final del autollenado, ya que se realiza en forma automtica la Frmula requerida.

Ejercicio Referencias Absolutas


Procedimiento.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.

Hacer clic en Hoja2


Modificar el nombre de la Hoja a Referencias Absolutas
Digitar los siguientes datos en Hoja2
Hacer clic en celda A2
Digitar signo =
Hacer clic en la celda B2
Digitar signo *
Hacer clic en celda B2
Presionar Tecla F4
Presionar Enter
Seleccionar celda A2
Hacer clic en la parte inferior derecha de la celda seleccionada, hasta que aparezca el puntero de Autollenado
(Cruz negra)
13. Presionar el botn izquierdo del mouse sin soltar deslizar hasta la celda D4.
14. No Seleccionaremos la etiqueta del final del autollenado, ya que se realiza en forma automtica la Frmula requerida.

VICERRECTORIA DE DESARROLLO ESTUDIANTIL

Pgina

Nombres
de
Rango
Establecer Nombres de
Rango

13

DIRECCION DE VINCULACION CON EGRESADOS

A veces resulta que hay que utilizar repetidamente Bases de Datos tales como B2:B4 o B2:D3; A5:D6 en una hoja
de clculo, o Seleccionar los mismos rangos una y otra vez.
Excel resuelve este problema permitiendo definir nombres y asignarlos a una celda o a una seleccin. Estos nombres
de celdas o de rangos se pueden utilizar en las formulas sin ningn problema.
El uso de nombres en las hojas de clculo disminuye la posibilidad de introducir errores y permite rec
ordar con mayor facilidad las Referencias a diferentes celdas.

Reglas de los nombres de


rangos:

Aunque los nombres pueden tener hasta 256 caracteres, conviene que sean ms cortos y entendibles ya que las frmulas
estn limitadas a 256 caracteres, los nombres largos dejan menos espacio para operadores y funciones. Adems,
estos nombres tan largos no se muestran bien en los cuadros de dilogo o en las propias celdas.
La forma ms simple de definir nombres para rangos de celdas, es mediante la
opcin

Defnir Nombre de Rango


2003
Para esto se deben seguir los siguientes pasos:
1.
Seleccionar la celda o rango al que se desee asignar el nombre.
2. Elegir la opcin Definir del men Insertar/Nombre, con lo cual se abre
un cuadro de dilogo como el de la muestra.
3. Digitar el nombre que se desee en el cuadro Nombres en el
libro:
En el cuadro Se refiere a:, se pueden observar la referencias a las celdas
seleccionadas previamente a la ejecucin de ste comando. Estas pueden

VICERRECTORIA DE DESARROLLO ESTUDIANTIL


DIRECCION DE VINCULACION CON EGRESADOS

Pgina

14

ser modificadas, tecleando las nuevas referencias en dicho cuadro o


seleccionndolas con el ratn (previo hacer clic en dicho cuadro).
El botn ocultar cuadro localizado a la derecha de dicho cuadro, permite ocultar temporalmente el cuadro de dilogo, de
forma de poder sealar con mayor comodidad las celdas a tratar. Luego de sealar las celdas deseadas, hacer clic sobre
el botn visualizar cuadro para volver a mostrar todo el cuadro de dilogo.
4. Hacer clic en el botn Agregar para que se incorpore en la lista de nombres, posteriormente salir seleccionando el
botn
Aceptar.

VICERRECTORIA DE DESARROLLO ESTUDIANTIL

15

DIRECCION DE VINCULACION CON EGRESADOS

Pgina

Defnir Nombre de Rango 2003 en el


Cuadro de
Nombr
es
Otra posibilidad, es seleccionar la celda o rango de celdas a las que se desea dar
un nombre, y luego hacer clic sobre el cuadro de nombres de la barra de referencia.
La referencia a la celda activa se sustituye por el nombre tecleado. Al pulsar la
tecla
<Intro>, las celdas seleccionadas quedan registradas con el nombre
ingresado.
Si lo que se desea es cambiar un nombre existente, se debe proceder del
siguiente modo:
1. Seleccionar la celda, rango o rango mltiple al que se desee cambiar el
nombre.
2. Activar el cuadro de nombres en la barra de frmula.
3. Cambiar el nombre y pulsar <Intro>.

Eliminar
Rango

Nombre

de

Para Eliminar un Nombre de Rango existente debe ir a


Insertar Nombre Definir, luego

Seleccionar el nombre en la lista del cuadro de dilogo que


presenta la opcin y hacer clic en Eliminar

Por ejemplo el siguiente caso puede ser resuelto de forma ms


sencilla si utilizamos nombres de rangos en las frmulas, en lugar
de las referencias de celdas correspondientes.

La frmula utilizada para obtener los totales en dlares sera la


siguiente:

VICERRECTORIA DE DESARROLLO ESTUDIANTIL


DIRECCION DE VINCULACION CON EGRESADOS

Pgina

16

=E2/dolar, donde despus podra ser copiada sin tener que


realizar ninguna modificacin, al resto de las celdas de dicha
columna.

VICERRECTORIA DE DESARROLLO ESTUDIANTIL

17

DIRECCION DE VINCULACION CON EGRESADOS

Pgina

Si en cualquier momento se pretende saber que celdas incluye


un nombre de rango, alcanzar con seleccionar dicho nombre
del cuadro referencias de la barra de frmulas,
para que Excel muestre ese rango en el libro de trabajo.

Defnir Nombre de Rango


2007
Para esto se deben seguir los siguientes pasos:
Seleccionar la celda o rango al que se desee asignar el nombre.

1.
2.

Elegir Ficha Frmulas Grupo Nombres Definidos Opcin Administrador de Nombres.


Aparecer una Ventana para Administrar Nombres.

Hacer clic en Nuevo

Nombre: Se debe digitar el nombre de la base


mbito: Es el lugar donde se deposita el nombre de rango
Comentario: Especificar si se requiere o no caractersticas de la
base de datos
Hace referencia: Rango de celdas que componen el rango.
3.

Al hacer clic en Aceptar, se mostrara el administrador de


nombres y en su escritorio el nuevo nombre de rango
asignado

Eliminar Nombre de Rango : Se selecciona, luego hacer clic en


Eliminar
Editar Nombre de Rango : Se utiliza para modificar el nombre
de rango.

VICERRECTORIA DE DESARROLLO ESTUDIANTIL


DIRECCION DE VINCULACION CON EGRESADOS

18

: Se utiliza para buscar nombres de


rangos dentro del libro o la Hoja.

Pgina

Filtro

VICERRECTORIA DE DESARROLLO ESTUDIANTIL

Pgina

Validacin de Datos

19

DIRECCION DE VINCULACION CON EGRESADOS

Esta operacin permite limitar el tipo de datos autorizados en las celdas definiendo los criterios de validacin.
La validacin de datos es sumamente til cuando desea compartir un libro con otros miembros de la
organizacin y desea que los datos que se escriban en l sean exactos y coherentes.

Ruta Validacin de Datos para versin 2003


Para validar una celda o Rango de celdas, la ruta es:

Ruta Validacin de Datos para versin 2007


Ir a ficha Datos Grupo Herramientas de Datos Validacin de datos.

VICERRECTORIA DE DESARROLLO ESTUDIANTIL

20

DIRECCION DE VINCULACION CON EGRESADOS

Pestaa Confguracin
rea Permitir

Pgina

Se observara una ventana con 3 pestaas las cuales se deben configurar de la siguiente forma:

Son los datos permitidos, dependiendo de la opcin seleccionada.


Criterio de Validacin
Permitir
Cualquier Valor
Permite cualquier valor
Nmero entero
Puede validar solo nmeros
mayores o iguales a 1
Decimal
Puede validar solo nmeros
menores a 1
Lista
Permite validar rangos con listas
de criterios para seleccin
Fecha
Permite Validar Fechas
Hora
Permite Validar Horas
Longitud de Texto
Permite Validar longitudes de texto
es decir ms de 20 caracteres
menos de 15 caracteres
Personalizada
Se puede realizar una frmula,
para validar la celda o rango de
celdas

rea Datos
Para validar Numricos, Decimales, Fecha, Hora, longitud de Texto, se
pueden establecer, operadores de comparacin para establecer lmites.

VICERRECTORIA DE DESARROLLO ESTUDIANTIL

Pgina

rea Mximo Mnimo

21

DIRECCION DE VINCULACION CON EGRESADOS

Para establecer lmites, Numricos, Decimales, Fecha, Hora, longitud de Texto, correspondiente a los
operadores de comparacin establecidos.

Pestaa Mensaje de Entrada


Permite que el usuario al hacer clic en la celda pueda observar por medio de un mensaje los criterios de
validacin.

Mensaje Entrante
Mostrar mensaje al seleccionar la celda
Si est habilitado se mostrara el mensaje al hacer
clic en la celda
Ttulo: Agregar un ttulo referente a la validacin
Mensaje de Entrada: Mensaje que permite identificar la
estructura de la validacin y as permite al usuario
identificar la validacin.

VICERRECTORIA DE DESARROLLO ESTUDIANTIL

Pgina

Mensaje de Error

22

DIRECCION DE VINCULACION CON EGRESADOS

Si los usuarios digitan valores fuera de los establecidos dentro de los criterios de validacin, se puede
establecer mensajes de error, definidos de la siguiente forma:
Icono

Tipo
Lmite

Se usa para
Evitar que los usuarios escriban datos no vlidos en una celda. Un mensaje de
alerta Detener tiene dos opciones: Reintentar o Cancelar. Es el mas utilizado

Advertencia

Advertir a los usuarios que los datos que han escrito no son vlidos, pero no les
impide escribirlos. Cuando aparece un mensaje de alerta Advertencia, los
usuarios pueden hacer clic en S para aceptar la entrada no vlida, en No para
editarla o en Cancelar para quitarla.
Informar a los usuarios que los datos que han escrito no son vlidos, pero no les
impide escribirlos. Este tipo de mensaje de error es el ms flexible. Cuando
aparece un mensaje de alerta Informacin, los usuarios pueden hacer clic en
Aceptar para aceptar el valor no vlido o en Cancelar para rechazarlo.

Informacin

Mensaje de Error
Mostrar mensaje de error si se introduce datos no
vlidos.
Si est habilitado se mostrara este mensaje de
alerta si el usuario introduce datos no validos.
Estilos: Lmite-Advertencia-Informacin
Mensaje de Entrada: Mensaje que permite identificar la
estructura de la validacin y as permite al usuario
identificar la validacin.

VICERRECTORIA DE DESARROLLO ESTUDIANTIL

23

DIRECCION DE VINCULACION CON EGRESADOS

Pgina

Ejercicio de Validacin de Nmero entero.


Validar el rango de celdas A6:A12, de tal forma que los usuarios solo ingresen edades entre 21 y 68 aos.
Procedimiento

1.

Configuracin

Seleccionar Rango de celdas

2.

Dependiendo de la versin 2003-2007 de Excel seguir la


ruta.

3.

Realizar el procedimiento que se muestran el las


imgenes a continuacin.

Mensaje de Entrada

Mensaje de Error

VICERRECTORIA DE DESARROLLO ESTUDIANTIL

Funcion
es
Funciones
Texto

de

Pgina

24

DIRECCION DE VINCULACION CON EGRESADOS

Funciones que nos permiten trabajar con el texto que contienen las
celdas.
Es importante hacer notar que en el momento que utilizamos estas funciones, en los argumentos, tanto podemos
utilizar texto directamente entre comillas o una referencia a una celda la cual contiene texto. En los ejemplos de las
funciones utilizaremos las dos opciones.

Funcin
Concatenar
Une diferentes elementos de texto en uno slo.
Estos elementos pueden ser celdas o directamente texto utilizando comillas
"". Esta funcin puede tener como mximo 30 argumentos.
Estructura: CONCATENAR (Texto1;Texto2;...)
Ejemplo: Si en la celda A1 tenemos el texto "Juan", en la celda A2 "Rodrguez" y necesitamos que en la celda A3
aparezca el nombre y apellidos en la misma celda deberamos escribir la siguiente funcin: =CONCATENAR(A1;" ";A2)
Observa que el segundo argumento es " " de esta forma hacemos que el nombre y el apellido salgan separados por
un espacio.
Otra forma de obtener el mismo resultado que utilizando la funcin Concatenar sera utilizando & de la siguiente
forma:
=A1&" "&A2
Funcin

Resultado

Funcin
Encontrar
Nos devuelve la posicin en la que se encuentra un valor dentro de una cadena de
texto.
Estructura: ENCONTRAR(Texto que deseamos buscar; Dentro del texto; Nmero de posicin
inicial)

VICERRECTORIA DE DESARROLLO ESTUDIANTIL


DIRECCION DE VINCULACION CON EGRESADOS

Pgina

25

El tercer argumento no es obligatorio, si no se introduce Excel considerar la primera posicin como nmero
1.
Ejemplo: En la celda A1 tenemos el texto: ExcelIntermedio si deseamos saber en qu posicin se encuentra la
x deberemos escribir en la celda A2 la funcin =ENCONTRAR("x";A1) nos devolver un 2 como resultado ya que la
primera letra la considera como si estuviera en la primera posicin.

VICERRECTORIA DE DESARROLLO ESTUDIANTIL

Pgina

Funcin

26

DIRECCION DE VINCULACION CON EGRESADOS

Resultado

Funcin Izquierda
Nos devuelve una cantidad de caracteres determinados empezando a contar desde la parte izquierda de la cadena de texto.
Estructura: IZQUIERDA(Texto; Nmero de caracteres a extraer)
Ejemplo: Si en la celda A1 tenemos el texto "Excel Intermedio ", y necesitamos que en la celda A3 aparezca solo Excel
debemos realizar la siguiente funcin: =IZQUIERDA(A1;5)
Funcin

Resultado

Funcin Derecha
Nos devuelve una cantidad de caracteres determinados empezando a contar desde la parte derecha de la cadena de
texto. Estructura: DERECHA(Texto; Nmero de caracteres a extraer)
Ejemplo: En la celda A1 escribimos el texto: "Funciones Excel". Si en la celda A2 escribimos la funcin
=DERECHA(A1;5), obtendremos como resultado "Excel".
Funcin

VICERRECTORIA DE DESARROLLO ESTUDIANTIL

Pgina

Resultado

27

DIRECCION DE VINCULACION CON EGRESADOS

Funcin
Largo
Nos retornar la cantidad de caracteres que tiene la cadena de texto.
Estructura: LARGO(Texto)
Ejemplo: en la celda A1 escribe el texto: "Funciones Excel". Para saber la cantidad de caracteres que forman este
texto debers introducir en otra celda la funcin =LARGO(A1). Como resultado nos devolver un 15.
Funcin

Resultado

Funcin
Minusc
Con esta funcin obtendremos todo el contenido de un texto o celda en minsculas. Si se utiliza una celda en la que
contiene texto esta no se transforma toda en minsculas, si no que... en la celda donde pongamos la funcin obtendremos
una copia de la primera celda pero toda en minsculas.
Estructura: MINUSC(Texto)
Ejemplo: En la celda A1 tenemos el texto: "Funciones de EXCEL". Si escribimos la funcin =MINUSC(A1) en la celda A2
el resultado que obtenemos sera: "funciones de excel". Volvemos a recordar que tenemos los dos textos tanto en la celda
A1 como en la A2, ya que la A2 es una funcin que depender siempre del contenido que hay en la A1.
Funcin

Resultado

VICERRECTORIA DE DESARROLLO ESTUDIANTIL

Pgina

Funcin Mayusc

28

DIRECCION DE VINCULACION CON EGRESADOS

Con esta funcin obtendremos todo el contenido de un texto o celda en minsculas.


Estructura: MAYUSC(Texto)
Ejemplo: En la celda A1 tenemos el texto: "Funciones de EXCEL". Si escribimos la funcin = MAYUSC (A1) en la celda
A2 el resultado que obtenemos sera: "FUNCIONES DE EXCEL".
Funcin

Resultado

Funcin NomPropio
Con esta funcin obtendremos un texto en el que aparecer en maysculas la primera letra de cada palabra que
forma parte del texto.
Estructura: NOMPROPIO(Texto)
Ejemplo: Si escribimos la funcin =NOMPROPIO(A1) en la celda A2, y en la celda A1 el texto: "funciones de
excel" obtendremos como resultado "Funciones De Excel".
Funcin

Resultado

Funcin Extrae
Nos devuelve una cantidad de caracteres especficos a partir de una posicin inicial de una cadena de texto.
Estructura: EXTRAE(Texto; Posicin inicial; Nmero de caracteres a extraer)
Ejemplo: Si en la celda A1 tenemos el texto: "Funciones de Excel" y en la celda A2 queremos obtener la palabra
"de" deberamos escribir la funcin =EXTRAE(A1;11;2)

VICERRECTORIA DE DESARROLLO ESTUDIANTIL

Pgina

Funcin

29

DIRECCION DE VINCULACION CON EGRESADOS

Resultado

Funcin
Reemplazar
Con esta funcin conseguiremos reemplazar parte de texto, indicando desde que posicin y cuantos caracteres
deseas reemplazar y el texto que deseas poner.
Estructura: REEMPLAZAR(Texto original; Posicin inicial a partir de donde deseamos recortar; Nmero de caracteres
a quitar; Nuevo texto a insertar)
Ejemplo: En la celda A1 escribe el texto "Funciones de Excel" y en la celda A2 la funcin:
=REEMPLAZAR(A1;11;2;"dentro
de") esta funcin nos devolver el texto: Funciones dentro de Excel. La funcin lo que realiza es eliminar del texto que
hay en la celda A1 desde la posicin 11, 2 caracteres y estos los sustituye por el texto "dentro de".
Funcin

Resultado

Funcin
Hallar
Nos indica la posicin que ocupa un texto dentro de una cadena de
texto.
Estructura: HALLAR(Texto a buscar; Texto donde deseamos encontrar el texto; Posicin inicial) Los dos
primeros argumentos son obligatorios, en cambio la posicin inicial no ya que si no la ponemos empezar a contar desde
el nmero
1.
Ejemplo: Introduce en la celda A1 el texto "Funciones de Excel". Si desesemos conocer qu posicin ocupa dentro de
este texto la letra "d" deberamos escribir en la celda A2 la siguiente funcin =HALLAR("de";A1), la funcin nos
devolvera el resultado 11.
Funcin

VICERRECTORIA DE DESARROLLO ESTUDIANTIL

Pgina

30

DIRECCION DE VINCULACION CON EGRESADOS

VICERRECTORIA DE DESARROLLO ESTUDIANTIL

Pgina

Resultado

31

DIRECCION DE VINCULACION CON EGRESADOS

Funcin
Sustituir
Sustituye una cadena de texto dentro de otra, por una nueva cadena.
Estructura: SUSTITUIR(Texto original; Parte de texto a sustituir; Nuevo
texto)
Ejemplo: Si en la celda A1 ponemos el texto "Funciones de Excel" y queremos que en la celda A2 aparezca "Funciones
en
Excel"
deberemos
escribir
en
la
celda
A2
la
siguiente
funcin:
=SUSTITUIR(A1;"de";"en")
Funcin

Resultado

Funcin
Espacios
Elimina los espacios en blanco que hay dentro de una cadena de texto, excepto los que son de separacin de
palabras.
Estructura: =ESPACIOS(Texto a quitar espacios)
Ejemplo: Si en la celda A1 tenemos escrito el texto: "Funciones de
Excel", observa que entre de y Excel hemos
dejado muchos espacios en blanco. Si quisiramos corregir este problema y que no aparecieran estos espacios en la
celda A2 tendramos que poner la funcin =ESPACIOS(A1) de tal forma que el resultado final ser: "Funciones de Excel".
Observa que los espacios entre palabras se mantienen.
Funcin

Resultado

VICERRECTORIA DE DESARROLLO ESTUDIANTIL

Pgina

32

DIRECCION DE VINCULACION CON EGRESADOS

VICERRECTORIA DE DESARROLLO ESTUDIANTIL

Pgina

Funciones de Fecha y
Hora

33

DIRECCION DE VINCULACION CON EGRESADOS

Con estas funciones podremos trabajar con la fecha y la hora obteniendo parte de esta informacin y trabajando con ella
de forma muy concreta.
Para poder trabajar con estas funciones queremos recordar que podemos utilizar la combinacin de teclas
:
Ctrl + ; Si quieres que aparezca la Fecha
Ctrl + : ... Si quieres que aparezca la Hora

Funcin
Fecha
Nos convierte tres nmeros en formato de DD/MM/AAAA
Estructura: FECHA(Ao; Mes; Da). Hay que tener en cuenta que si introducimos un valor que no es correcto lo convierte
a uno que si lo es. As por ejemplo si introducimos como mes el valor 13, en el momento de aceptar la funcin nos
aparecer un 1.
Ejemplo: Si en la celda A1 introducimos la funcin: =FECHA(2004;4;25) aparecer como resultado:
25/04/2004.
Funcin
Resultado

Funcin
Da
Nos devuelve el da de una fecha
Estructura: DIA(Fecha)
Ejemplo: En la celda A1 introduce la fecha del sistema actual, recuerda que para ello solamente debers utilizar
la combinacin de teclas Ctrl + ; para que el nmero del da de esta fecha aparezca en la celda A2 debers escribir la
funcin:
=DIA(A1)
Funcin

Resultado

Funcin
Mes
Nos devuelve el da de una fecha
Estructura: MES(Fecha)
Ejemplo: En la celda A1 introduce la fecha del sistema actual (Ctrl + ;) para que el nmero del mes de esta fecha
aparezca en la celda A2 debers escribir la funcin: =MES(A1)

VICERRECTORIA DE DESARROLLO ESTUDIANTIL


DIRECCION DE VINCULACION CON EGRESADOS

34

Resultado

Pgina

Funcin

VICERRECTORIA DE DESARROLLO ESTUDIANTIL

Nos devuelve el ao de una fecha

Pgina

Funcin Ao

35

DIRECCION DE VINCULACION CON EGRESADOS

Estructura: AO(Fecha)
Ejemplo: En la celda A1 introduce la fecha del sistema actual (Ctrl + ;) para que el ao de esta fecha aparezca en la celda
A2 debers escribir la funcin: =AO(A1)
Funcin
Resultado

Funcin Hora
Nos devuelve la hora de una celda con la hora, minutos y segundos
Estructura: HORA(Hora completa)
Ejemplo: En la celda A1 introduce la hora del sistema actual, recuerda que para ello solamente debers utilizar
la combinacin de teclas Ctrl + : para que la hora aparezca en la celda A2 debers escribir la funcin: =HORA(A1)
Funcin
Resultado

Funcin Ahora
Esta funcin nos devuelve la fecha y la hora actual del sistema. Las dos aparecen dentro de la misma celda. Cambiando
el formato de la celda podremos hacer que aparezca una u otra segn nos interese.
Estructura: AHORA() es importante ver que dentro de esta funcin no existe ningn tipo de argumento.
Ejemplo: En la celda A1 introduce la funcin =AHORA(), en el momento de pulsar Intro te aparecer la fecha y la hora
del sistema.
Funcin
Resultado

Funcin Hoy
Esta funcin nos devuelve la fecha actual del sistema.
Estructura: HOY() esta funcin tampoco tiene ningn tipo de argumento.
Ejemplo: escribe la funcin =HOY() en la celda A1 y despus de pulsar Intro te aparecer la fecha del sistema.
Funcin
Resultado

VICERRECTORIA DE DESARROLLO ESTUDIANTIL

36

DIRECCION DE VINCULACION CON EGRESADOS

Pgina

Funcin Diasem

Nos devuelve un nmero del 1 al 7 que indica la posicin del da de la semana.


Estructura: DIASEM(Fecha; Rango de fechas) en el rango de fechas podremos introducir el valor 1 si se desea que
el primer da de la semana sea domingo, un 2 si el primer da de la semana sea lunes,
Ejemplo: escribe en la celda A1 la fecha: 1/1/2004. Si en la celda A2 introducimos la funcin =DIASEM(A1;2)
aparecer como resultado un 4. Si escribiramos la funcin =DIASEM(A1;1) aparecera un 5.
Funcin
Resultado

Funcin SI()
Devuelve un valor si la condicin especificada es VERDADERO y otro valor si dicho argumento es
FALSO. Utilice SI para realizar pruebas condicionales en valores y frmulas.
Sintaxis
er
er
er
Funcin
(
1 Argumento
;
2 Argumento
; 3 Argumento

Sintaxis

SI

Prueba_Lgica

Valor_si_verdadero

Valor_si_falso

Ejemplo

SI

D2>=2500000

D2 * 5%

D2 * 7%

Prueba_lgica

:Es un razonamiento lgico hacia una celda que es evaluada con un operador de comparacin u otro.

Valor_si_verdadero: Es
es VERDADERO.
Valor_si_falso

el

valor

que

se

devuelve

si

el

argumento

: Es el valor que se devuelve si el argumento prueba_lgica es FALSO.

prueba_lgica

VICERRECTORIA DE DESARROLLO ESTUDIANTIL

37

DIRECCION DE VINCULACION CON EGRESADOS


Ejemplo 1

Pgina

Es ms sencillo comprender el ejemplo si se desarrolla en una hoja de clculo en


blanco. Cree un libro o una hoja de clculo en blanco.
1. Genere la Siguiente Planilla.

Frmula Resultado en B2
=SI(A2<=100;"Dentro
presupuesto";"Presupuesto excedido")

Descripcin (Resultado)
de

=SI(A2>=100;A2 +1500; A2 + 5000)

Si el nmero anterior es igual o menor que 100, la frmula


muestra "Dentro de presupuesto". De lo contrario, la Funcin
mostrar "Presupuesto excedido" (Dentro de presupuesto)
Si el nmero anterior es 100, se suma a la celda A2 1500 de lo
contrario Se suma a celda A2 5000

Ejemplo 2
Es ms sencillo comprender el ejemplo si se copia en una hoja de
clculo en blanco.
1. Cree un libro o una hoja de clculo en blanco.
2. Genere la Siguiente Planilla.

Frmula Resultado en A2

Descripcin (Resultado)

=SI(A2>B2;"Presupuesto excedido";"Aceptar")

Comprueba si la primera fila sobrepasa el presupuesto


(Presupuesto excedido)

=SI(A3>B3;"Presupuesto excedido";"Aceptar")
Ejemplo 3

Comprueba si la segunda fila sobrepasa el presupuesto (Aceptar)

Es ms sencillo comprender el ejemplo si se copia en una hoja de clculo en blanco.


1.
2.

Cree un libro o una hoja de clculo en blanco.


Genere la Siguiente Planilla.

Frmula

Descripcin (resultado)

=SI(A2>89,"A",SI(A2>79;"B";SI(A2>69;"A";SI(A2>59;"D";"F"))))

Asigna una puntuacin de una letra al primer resultado (F)

=SI(A3>89;"A";SI(A3>79;"B";SI(A3>69;"A";SI(A3>59;"D";"F"))))

Asigna una puntuacin de una letra al segundo resultado


(A)

=SI(A4>89;"A";SI(A4>79;"B";SI(A4>69;"A";SI(A4>59;"D";"F"))))

Asigna una puntuacin de una letra al tercer resultado (A)

Las letras de puntuacin se asignan a nmeros utilizando la siguiente clave.

Si la puntuacin es

La Funcin devuelve

Mayor que 89

De 80 a 89

De 70 a 79

De 60 a 69

Menor que 60

VICERRECTORIA DE DESARROLLO ESTUDIANTIL

Pgina

Funcin Y con
SI()

38

DIRECCION DE VINCULACION CON EGRESADOS

Esta funcin suele utilizarse conjuntamente con la funcin S I(). Nos permite realizar en lugar de una pregunta varias. Y
slo se realizar el argumento situado en la parte verdadero del Si en el momento que todas las respuestas sean
verdaderas. Se pueden anidar 30 anidacines
Realizaremos el siguiente ejercicio para comprender la funcin Si() anidada con
Y
Ejercicio
En la Empresa X los colaboradores realizaron curso de capacitacin segn las
reas:
Si los alumnos son del rea Contabilidad y realizaron Excel Bsico deben realizar Curso Excel Intermedio de lo
contrario realizaran Excel avanzado. Es decir deben cumplir amabas condiciones para que la prueba de lgica se cumpla.
Realizaremos la siguiente base de datos.

Debemos situarnos en la celda D2 para realizar Funcin Si()

Prueba_lgica
Valor_si_verdadero
Valor_si_falso

Y(B2=Contabilidad;C2=Excel Bsico)
Excel Intermedio
Excel Avanzado

Hacer clic en Aceptar.


El resultado de nuestra funcin ser la siguiente
Los que cumplen cada funcin asumen el resultado del Valor_si_ Verdadero o
Valor_si_Falso.

VICERRECTORIA DE DESARROLLO ESTUDIANTIL

Pgina

39

DIRECCION DE VINCULACION CON EGRESADOS

VICERRECTORIA DE DESARROLLO ESTUDIANTIL

Pgina

Funcin O con
SI()

40

DIRECCION DE VINCULACION CON EGRESADOS

Esta funcin suele utilizarse conjuntamente con la funcin S I(). Nos permite realizar en lugar de una pregunta varias. Y
slo se realizar el argumento situado en la parte verdadero del Si en el momento que todas las respuestas sean
verdaderas. Se pueden anidar 30 anidacines
Realizaremos el siguiente ejercicio para comprender la funcin Si() anidada con
O
Ejercicio
En la Empresa X los colaboradores realizaron curso de capacitacin segn las
reas:
Si los alumnos son Plataforma A o Categora deben realizar Curso Nivel Excel Bsico de lo contrario realizaran
Excel
Intermedio. Es decir deben cumplir una de las dos condiciones para que la prueba de lgica se
cumpla. Realizaremos la siguiente base de datos.

Debemos situarnos en la celda D2 para realizar Funcin Si()

Prueba_lgica
Valor_si_verdadero
Valor_si_falso

Hacer clic en Aceptar.


El resultado de nuestra funcin ser la siguiente
Los que cumplen cada funcin asumen el resultado del Valor_si_ Verdadero o
Valor_si_Falso.

O(B2=A;C2=Ayudante)
Curso Nivel Bsico
Curso Nivel Intermedio

VICERRECTORIA DE DESARROLLO ESTUDIANTIL

Pgina

41

DIRECCION DE VINCULACION CON EGRESADOS

VICERRECTORIA DE DESARROLLO ESTUDIANTIL

42

DIRECCION DE VINCULACION CON EGRESADOS


Funcin BUSCARV(), BUSCARH().

Pgina

BUSCARV, Funcin que permite ubicar un dato dentro de una base de datos con un ndice o clave devolviendo
dato requerido.
Cuando los encabezados de columna estn orientados a las columnas, se utiliza BuscarV
BUSCARH, Funcin que permite ubicar un dato dentro de una base de datos con un ndice o clave devolviendo
dato requerido.
Cuando los encabezados de columna estn orientados a las Filas, se utiliza BuscarH
En Excel se requiere mayormente la utilizacin de BuscarV
Sintaxis

Sintaxis
Ejemplo

er

er

Funcin

1 Argumento

BuscarV
BuscarV

(
(

valor_buscado
B18

;
;

matriz_buscar_en
B3:F11

Argumento
Valor_buscado:

er

Argumento

;
;

indicador_columnas
2

;
;

4
Argumento
ordenado
0

Definicin
Valor que se va a Buscar en la primera columna de la ,puede ser un valoro una referencia
(ndice o clave).

Matriz_buscar_en:
Indicador_columnas:
Ordenado:

Argumento

Base de Datos
Nmero de Columna de la Base de Datos en la cual debe devolverse el valor coincidente.
0 = Valor Exacto
1 = Rango de Datos

er

)
)
)

VICERRECTORIA DE DESARROLLO ESTUDIANTIL

Pgina

ndice y Coincidir

43

DIRECCION DE VINCULACION CON EGRESADOS

Puede utilizar juntas las funciones INDICE Y COICIDIR para obtener los mismos resultados que si utiliza BUSCAR o
BUSCARV.
=INDICE(Matriz_buscar_en,COINCIDIR(Valor_buscado,Matriz_buscada,0),Indicador_columnas
) La frmula siguiente busca la edad de Mara en la hoja de clculo de ejemplo:
=INDICE(A2:C5;COINCIDIR(E2;A2:A5;0);3)

La frmula utiliza el valor "Mara" de la celda E2 y busca "Mara" en la columna A. Despus hace coincidir el valor de la
misma fila de la columna C. Como "Mara" est en la fila 4, la frmula devuelve el valor de la fila 4 de la columna C
(22).
Nota: si ninguna de las celdas de Matriz_buscada coincide con Valor_buscado ("Mara"), esta frmula devolver #N/D.
ESERROR()
Nos devolver Verdadero si la celda a la que estamos haciendo referencia es un error y Falso en caso que no lo
sea. Estructura: ESERROR(Celda)

VICERRECTORIA DE DESARROLLO ESTUDIANTIL

en

Pgina

Texto
columnas

44

DIRECCION DE VINCULACION CON EGRESADOS

Corresponde a la separacin de datos que se encuentran en una sola celda y se requiere


separar.
El rango de celdas A2:A23, contiene en cada celda el
nombre y apellido de vendedores, se necesita separar el
nombre en una
celda y el apellido en otras
celdas
independientes.

Para realizar
debemos:

este

procedimiento

1. Seleccione el rango de celdas que contenga los valores de texto. El rango puede contener
cualquier nmero de filas, pero no ms de una columna de ancho.

2. En la cinta de opciones ir a Datos Grupo Herramientas de Datos Opcin Texto en


Columnas.

VICERRECTORIA DE DESARROLLO ESTUDIANTIL

Pgina

45

DIRECCION DE VINCULACION CON EGRESADOS

VICERRECTORIA DE DESARROLLO ESTUDIANTIL

46

DIRECCION DE VINCULACION CON EGRESADOS

Pgina

3. Siga las instrucciones en el Asistente para convertir texto a columnas para especificar
cmo desea dividir el texto en columnas.
4. En el primer paso, el texto es delimitado, quiere decir que posee un separador.

5. Hacer clic en siguiente.

6. En Sector separadores hacer clic en Espacio, ya que es el separador entre el nombre y


apellido., notara que en la vista previa se dividen en columnas.

7.
8.

Hacer clic en siguiente.


En el sector Destino, debe hacer clic en una celda continua a la de los datos

VICERRECTORIA DE DESARROLLO ESTUDIANTIL

Pgina

47

DIRECCION DE VINCULACION CON EGRESADOS

9. Hacer clic en Finalizar


10. Aparecer un Mensaje, Desea reemplazar el contenido de las celdas de destino?

Debe hacer clic en Aceptar, para que los datos se separen en las columnas correspondientes.
El resultado es el siguiente.

VICERRECTORIA DE DESARROLLO ESTUDIANTIL

48

DIRECCION DE VINCULACION CON EGRESADOS

Pgina

Funcin Bdsuma

La funcin BdSuma se utiliza para sumar ciertas celdas que cumplen con el criterio que se encuentra en otra columna.
Cuando necesiten que la funcin cumpla varios criterios a la vez, estos ltimos deben estar en la misma fila y en
columnas
diferente (esto equivale a un y lgico).

Criterio 1
Criterio 2
Ao apertura
Producto
1999
Crdito Automotriz
Cuando necesiten que la funcin cumpla uno de varios criterios a la vez estos ltimos deben estar
en
diferentes filas y en la misma columna (esto equivale a un o lgico).
Ejemplo:

Criterio 1
Ao apertura
1999
2000

Tenemos la Base de datos Clientes


Cliente

Ao
apertura

Mes apertura

Monto
(en miles)

Arturo Mateluna G.

1999

Dic

Arturo Muoz

2000

Nov

658

Christian Falcn

1998

Feb

Diana Walbaum M.

1998

Diana Witt

2001

Producto

Regin

Cuenta Corriente

Santiago

Crdito de Consumo

Valparaso

8.076

Crdito Automotriz

Santiago

Ago

4.873

Cuenta Corriente

Santiago

Dic

7.047

Crdito de Consumo

Santiago

2.733

Desarrollo de ejercicio
1.- Sumar los productos de Santiago del ao 1998.
a)
En otras celdas generar los criterios,
b)

1
2

Regin
Santiago

Ao apertura
1998

c)

Dar nombre de rango a la base de datos, se


llamar Clientes.
Llamar a la funcin BdSuma que aparece en la categora de base de datos.

d)

Aparecer una ventana, con 3 argumentos.

e)
f)

Frente al argumento Base_de_datos, introduzca el nombre de la base, en el ejemplo se llama Clientes.


Frente al argumento Nombre_de_campo, se especifica el nombre de la columna entre comillas Monto (en
miles) o en su lugar el nmero de la columna que desea sumar 4
Frente al argumento Criterio, seleccione el rango de celdas. En nuestro caso debe seleccionar el rango
(A1:B2).
Hacer clic en Aceptar
Resultado: $ 12.949

g)
h)

Funcin BdPromedio
La funcin BdPromedio se utiliza para promediar ciertas celdas que cumplen con el criterio que se encuentra en
otra columna.
Cuando necesiten que la funcin cumpla varios criterios a la vez, estos ltimos deben estar en la misma fila y en columnas
diferente (esto equivale a un y lgico).
Criterio 1
Ao apertura
1999

Criterio 2
Producto
Crdito Automotriz

Cuando necesiten que la funcin cumpla uno de varios criterios a la vez estos ltimos deben estar
en
diferentes filas y en la misma columna (esto equivale a un o lgico).

Criterio 1
Ao apertura
1999
2000

Ejemplo:
Tenemos la Base de datos Clientes
Monto
(en miles)

Cliente

Ao apertura Mes apertura

Producto

Regin

Arturo Mateluna G.

1999

Dic

Arturo Muoz

2000

Nov

658

Cuenta Corriente

Santiago

Crdito de Consumo

Valparaso

Christian Falcn

1998

Feb

Diana Walbaum M.

1998

Ago

8.076

Crdito Automotriz

Santiago

4.873

Cuenta Corriente

Santiago

Diana Witt
Desarrollo de ejercicio

2001

Dic

7.047

Crdito de Consumo

Santiago

2.733

1.- Promedio de los productos de Santiago del ao 1998.


a) En otras celdas generar los criterios.
A

1
Regin
Ao apertura
2
Santiago
1998
b) Dar nombre de rango a la base de datos, se llamar Clientes2.
c) Llamar a la funcin BdPromedio que aparece en la categora de Base de Datos.
d) Aparecer una ventana, con 3 argumentos.

e) Frente
al
argumento
Base_de_datos,
introduzca el nombre de la base, en el ejemplo se
llama Clientes2.
f) Frente al argumento Nombre_de_campo, se
especifica con el nombre de la columna entre
comillas Monto (en miles)
o en su lugar el
nmero de la columna que desea promediar 4.
g) Frente al argumento Criterio, seleccione el
rango de celdas. En nuestro
caso
debe
seleccionar el rango (A1:B2).
h) Hacer clic en Aceptar
Resultado: $ 6.474

Funcin BdContar
La funcin BdContar se utiliza para contar ciertas celdas que cumplen con el criterio que se enc uentra en otra columna.
Cuando necesiten que la funcin cumpla varios criterios a la vez, estos ltimos deben estar en la misma fila y en
columnas
diferente (esto equivale a un y lgico).

Criterio 1
Ao apertura
1999

Criterio 2
Producto
Crdito Automotriz

Cuando necesiten que la funcin cumpla uno de varios criterios a la vez estos ltimos deben estar
en
diferentes filas y en la misma columna (esto equivale a un o lgico).

Criterio 1
Ao apertura
1999
2000

Ejemplo :
Tenemos la Base de datos Clientes
Monto
(en miles)

Cliente

Ao apertura Mes apertura

Producto

Regin

Arturo Mateluna G.

1999

Dic

Arturo Muoz

1998

Nov

658

Cuenta Corriente

Santiago

Crdito de Consumo

Valparaso

Christian Falcn

1998

Feb

Diana Walbaum M.

1998

Ago

8.076

Crdito Automotriz

Santiago

4.873

Cuenta Corriente

Diana Witt

2001

Dic

Santiago

7.047

Crdito de Consumo

Santiago

2.733

Desarrollo de ejercicio
1.- Contar los productos con ao de apertura 1998
a)
c)

En otras celdas generar los criterios,


Dar nombre de rango a la base de datos, se llamar Clientes3.
Llamar a la funcin BdContar que aparece en la categora de Base de Datos.

d)

Aparecer una ventana, con 3 argumentos.

e)

Frente al argumento Base_de_datos, introduzca el


nombre de la base, en el ejemplo se llama Clientes3.

f)

Frente al argumento Nombre_de_campo,


se
especifica con el nombre de la columna entre comillas
Ao apertura o en su lugar el nmero de la columna
que desea Contar, en este caso 2.
Frente al argumento Criterio, seleccione el rango de
celdas. En nuestro caso debe seleccionar el rango
(A1:A2).
Hacer clic en Aceptar

b)

g)
h)

A
1
2

Resultado: 3

Ao apertura
1998

Funcin BdMin
La funcin BdMin se utiliza para encontrar la celda que cumplen con el criterio mnimo que se encuentra en otra
columna. Ejemplo:
Tenemos la Base de datos Clientes
Monto
(en miles)

Cliente

Ao apertura

Mes apertura

Producto

Regin

Arturo Mateluna G.

1999

Dic

Arturo Muoz

1998

Nov

658

Cuenta Corriente

Santiago

Crdito de Consumo

Christian Falcn

1998

Feb

Valparaso

8.076

Crdito Automotriz

Diana Walbaum M.

1998

Santiago

Ago

4.873

Cuenta Corriente

Santiago

Diana Witt
Desarrollo de ejercicio

2001

Dic

7.047

Crdito de Consumo

Santiago

2.733

1.- Buscar el producto monto en miles de pesos mnimo


a)

En otras celdas generar los criterios.


A
1

Monto (en miles)

En este caso
el criterio debe quedar vaco
2
b)
c)
d)

Dar nombre de rango a la base de datos, se llamar Clientes4.


Llamar a la funcin BdMin que aparece en la categora de base de datos.
Aparecer una ventana, con 3 argumentos.

e)
f)

Frente al argumento Base_de_datos, introduzca el nombre de la base, en el ejemplo se llama Clientes4.


Frente al argumento Nombre_de_campo, se especifica con el nombre de la columna entre comillas Monto
(en miles) o en su lugar el nmero de la columna que desea Contar, en este caso 4.
Frente al argumento Criterio, seleccione el rango de celdas. En nuestro caso debe seleccionar el rango
(A1:A2).
Hacer clic en Aceptar
Resultado: 658

g)
h)

Funcin BdMax
La funcin BdMax se utiliza para encontrar la celda que cumplen con el criterio mximo que se encuentra en otra columna.
Ejemplo:
Tenemos la Base de datos Clientes
Monto
(en miles)

Cliente

Ao apertura

Mes apertura

Producto

Regin

Arturo Mateluna G.

1999

Dic

Cuenta Corriente

Santiago

Arturo Muoz

1998

Nov

658

Christian Falcn

1998

Feb

8.076

Crdito de Consumo

Valparaso

Crdito Automotriz

Diana Walbaum M.

1998

Ago

Santiago

4.873

Cuenta Corriente

Santiago

Diana Witt
Desarrollo de ejercicio

2001

Dic

7.047

Crdito de Consumo

Santiago

2.733

1.- Buscar el producto monto en miles de pesos mnimo


a)

En este
b)

c)
d)

e)
f)
g)
h)

En otras celdas generar los criterios.


A
1
Monto (en miles)
2
caso debe quedar vaco
Dar nombre de rango a la base de datos, se llamar Clien tes5.
Llamar a la funcin BdMax que aparece en la categora de base de datos.
Aparecer una ventana, con 3 argumentos.

Frente al argumento Base_de_datos, introduzca el nombre de la base, en el ejemplo se llama Clientes5.


Frente al argumento Nombre_de_campo, se especifica con el nombre de la columna entre comillas Monto
(en miles) o en su lugar el nmero de la columna que desea Contar, en este caso 4.
Frente al argumento Criterio, seleccione el rango de celdas. En nuestro caso debe seleccionar el rango
(A1:A2).
Hacer clic en Aceptar
Resultado: $ 8.076

Ordenar
Datos
Cuando ingresamos datos dentro de una planilla de Excel, generalmente es en forma desordenada. Ordenar nos
permite
observar los datos y su informacin y utilizarlos eficazmente. Si sus filas contienen una frmula, debe ser extra cuidadoso
cuando construya la frmula. Asegrese que despus de Ordenar, la frmula todava funcionar. Mover las celdas por los
alrededores puede destruir algunas frmulas.

Reglas para Ordenar


Datos
1. Para mejor resultado deben contener encabezado de columna, de no ser as, existe una forma en Ordenar
para realizar este procedimiento.
2. Seleccionar el encabezado de columna a Ordenar, de no ser as seleccionar toda la Base de
Datos. Realizaremos un ejercicio con la siguiente Base de Datos
CODIGO

NOMBRE CLIENTE

TIPO

CATALITICO MARCA_VEHICULO

1
2

JORGE CARDENAS
JUAN CENTENO

AUTO
AUTO

SI
NO

TERESA RAMIREZ

CAMIONETA NO

NISSAN

IRMA GONZALEZ

CAMIONETA SI

NISSAN

ROSA SOTO

CAMIONETA NO

MAZDA

PEDRO VARAS

AUTO

LADA

CARLOS FIGUEROA

CAMIONETA NO

FORD

CECILIA TORRES

AUTO

CHEVROLET

RICARDO INOSTROZA CAMIONETA NO

NISSAN

10

EDITH NUEZ

SI

FORD

11

RODRIGO CARDENAS AUTO

NO

MAZDA

12

JOSE ULLOA

CAMIONETA SI

CHEVROLET

13

CARMEN BRITO

AUTO

SI

LADA

14

JORGE FIGEROA

AUTO

NO

FORD

15

ILIA BENITES

AUTO

SI

NISSAN

16

OSCAR RIOS

CAMIONETA SI

CHEVROLET

17

SERGIO RIVERA

AUTO

NO

MAZDA

18

JAIME DUARTE

AUTO

SI

LADA

19

BERTA JOFRE

CAMIONETA NO

MAZDA

20

FERNARDO CACERES CAMIONETA NO

MAZDA

21

GUSTAVO NEIRA

AUTO

NISSAN

22

CARLOS TORRES

CAMIONETA NO

MAZDA

23

JUAN SIERRA

AUTO

SI

NISSAN

24

MARCOS SANGUEZA

AUTO

SI

LADA

25

VIVIANA GONZALEZ

CAMIONETA SI

AUTO

SI
SI

SI

CHEVROLET
FORD

NISSAN

Obtener informacin sobre la ordenacin


Puede ordenar datos por texto (A a Z o Z a A), nmeros (de menor a mayor o de mayor a menor) y
fechas y horas (de ms antiguos ms recientes y de ms recientes a ms antiguos) en una o
varias columnas. Tambin puede ordenar por una lista personalizada (como Grande, Medio y
Pequeo) o por formato, incluyendo el color de celda, el color de fuente o el conjunto de iconos. La
mayora de las operaciones de ordenacin son ordenaciones de columnas, pero tambin es
posible ordenar
por filas.
Los criterios de ordenacin se guardan en el libro para que pueda volver a aplicarlos cada vez que
lo abra para una tabla de Excel, pero no para un rango de celdas. Si desea guardar los criterios de
ordenacin para poder volver a aplicar peridicamente una ordenacin al abrir un libro, entonces
lo mejor es utilizar una tabla. Esto es especialmente importante para ordenaciones de varias
columna o para las que se tarda mucho tiempo en crear.

Ordenar texto
1. Seleccione una columna de datos alfanumricos en un rango de celdas o asegrese de
que la celda activa est en una columna de tabla que contiene datos alfanumricos.
2. En la ficha Inicio, en el grupo Modificar, haga clic en Ordenar y filtrar.

3. Siga uno de los procedimientos siguientes:


oPara ordenar en orden alfanumrico ascendente, haga clic en Ordenar de A a Z.
oPara ordenar en orden alfanumrico descendente, haga clic en Ordenar de Z a A.
4. Tambin puede ordenar distinguiendo las maysculas de las minsculas.
Cmo ordenar distinguiendo las maysculas de las minsculas
1. En la ficha Inicio, en el grupo Modificacin, haga clic en Ordenar y filtrar y, a
continuacin, en Personalizar ordenacin.
2. En el cuadro de dilogo Ordenar, haga clic en Opciones.
3. En el cuadro de dilogo Opciones de ordenacin, seleccione Distinguir
maysculas de minsculas.
4. Haga clic dos veces en Aceptar.
Problema: comprobar si todos los datos estn almacenados como texto Si la columna que
desea ordenar contiene nmeros almacenados como nmeros y nmeros almacenados como
texto, ser necesario que les aplique formato de texto. Si no lo hace, los nmeros almacenados
como nmeros se ordenarn antes que los nmeros almacenados como texto. Para aplicar
formato de texto a todos los datos seleccionados, en la ficha Inicio, en el grupo Fuente, haga clic
en el botn Formato de fuente de celda, haga clic en la ficha Nmero y, en Categora, haga clic
en
Texto.
Problema: quitar los espacios a la izquierda En algunos casos, los datos que se hayan
importado de otra aplicacin pueden tener insertados espacios a la izquierda delante de
los mismos. Antes de ordenar los datos, quite estos espacios.

Ordenar nmeros
1. Seleccione una columna de datos numricos en un rango de celdas o asegrese de que la
celda activa est en una columna de tabla que contiene datos numricos.
2. En la ficha Inicio, en el grupo Modificar, haga clic en Ordenar y filtrar y, a continuacin,
siga uno de los procedimientos siguientes:
o

Para ordenar de nmeros ms bajos a nmeros ms altos, haga clic en Ordenar


de menor a mayor.

Para ordenar de nmeros ms altos a nmeros ms bajos, haga clic en Ordenar


de mayor a menor.

Problema: comprobar que todos los nmeros estn almacenados como nmeros Si los
resultados no le ofrecen lo que esperaba, es posible que la columna contenga nmeros
almacenados como texto y no como nmeros. Por ejemplo, los nmeros negativos importados de
algunos sistemas de contabilidad o los nmeros con un apstrofo inicial (') se almacenan como
texto.

Ordenar fechas u horas


1. Seleccione una columna de fechas u horas en un rango de celdas o asegrese de que la
celda activa est en una columna de tabla que contiene fechas u horas.
2. Seleccione una columna de fechas u horas en un rango de celdas o en una tabla.
3. En la ficha Inicio, en el grupo Modificar, haga clic en Ordenar y filtrar y, a continuacin,
siga uno de los procedimientos siguientes:
o

Para ordenar de una hora o fecha anterior a una posterior, haga clic en Ordenar
de ms antiguos a ms recientes.

Para ordenar de una hora o fecha posterior a una anterior, haga clic en Ordenar
de ms recientes a ms antiguos.

Problema: comprobar que las fechas y las horas estn almacenadas como fechas y horas Si
los resultados obtenidos no son los que esperaba, es posible que la columna contengan fechas u
horas almacenadas como texto y no como fechas u horas. Para que Excel las ordene
correctamente, todas las fechas y las horas de una columna deben estar almacenadas como
nmeros de serie de fecha u hora. Si Excel no puede reconocer un valor como fecha u hora,
significa que la fecha o la hora est almacenada como texto.
Nota Si desea ordenar por das de la semana, aplique formato a las celdas para mostrar el da
de la semana. Si desea ordenar por el da de la semana independientemente de la fecha que sea,
convirtalos en texto utilizando la funcin TEXTO. Sin embargo, la funcin TEXTO devuelve un
valor de texto y, por tanto, la operacin de ordenacin estar basada en datos alfanumricos. Para
obtener ms informacin, vea Mostrar la fecha como da de la semana.

Ordenar por color de celda, color de fuente o icono


Si ha aplicado formato manual o condicionalmente a un rango de celdas o a una columna de
tabla, por color de celda o color de fuente, tambin puede ordenar por estos colores. Adems,
puede ordenar por un conjunto de iconos creado mediante un formato condicional.
1. Seleccione una columna de datos en un rango de celdas o asegrese de que la celda
activa est en una columna de tabla.
2. En la ficha Inicio, en el grupo Modificacin, haga clic en Ordenar y filtrar y, a
continuacin, en Personalizar ordenacin.

Se mostrar el cuadro de dilogo Ordenar.


3. En Columna, en el cuadro Ordenar por, seleccione la columna que desea ordenar.
4. En Ordenar segn, seleccione el tipo de ordenacin. Siga uno de los procedimientos
siguientes:
o Para ordenar por color de celda, seleccione Color de celda.
o Para ordenar por color de fuente, seleccione Color de fuente.
o Para ordenar por un conjunto de iconos, seleccione Icono de celda.
5. En Criterio de ordenacin, haga clic en la flecha situada junto al botn y, a continuacin,
dependiendo del tipo de formato, seleccione un color de celda, un color de fuente o un
icono de celda.
6. En Ordenar, seleccione el modo en que desea ordenar. Siga uno de los procedimientos
siguientes:
o Para mover el color de celda, el color de fuente o el icono a la parte superior o a
la izquierda, seleccione En la parte superior para una ordenacin de columnas y
A la izquierda para una ordenacin de filas.
o Para mover el color de celda, el color de fuente o el icono a la parte inferior o a la
derecha, seleccione En la parte inferior para una ordenacin de columnas y A la
derecha para una ordenacin de filas.
Nota No hay ningn color de celda, color de fuente ni criterio de ordenacin de
iconos predeterminados. Debe definir el orden que desea para cada operacin de
ordenacin.
7. Para especificar el siguiente color de celda, color de fuente o icono por el que desea
ordenar, haga clic en Agregar nivel y, a continuacin, repita los pasos del tres al cinco.
Asegrese de que selecciona la misma columna en el cuadro Luego por y de que realiza
la misma seleccin en Ordenar.
Repita el procedimiento por cada color de celda, color de fuente o icono adicionales que
desea incluir en la ordenacin.

Ordenar por una lista personalizada


Puede utilizar una lista personalizada para ordenar en un orden definido por el usuario. Excel
ofrece listas personalizadas integradas de das de la semana y de meses del ao, y puede
adems crear sus propias listas.
1. Tambin puede crear una lista personalizada.
Cmo crear una lista personalizada
1. En un rango de celdas, escriba los valores por los que va a ordenar, en el orden
que desee, de arriba abajo. Por ejemplo:
A
1

Mximo

Medio

Mnimo

2. Seleccione el rango que acaba de especificar. En el ejemplo anterior seleccionara


las celdas A1:A3.
3. Haga clic en el botn de Microsoft Office
, haga clic en Opciones de Excel,
en la categora Populares y, a continuacin, en Opciones principales para
trabajar con Excel, haga clic en Modificar listas personalizadas.
4. En el cuadro de dilogo Listas personalizadas, haga clic en Importar y, a
continuacin, en Aceptar dos veces.
Notas
o Slo puede crear una lista personalizada basada en un valor (texto, nmero, fecha
u hora). No puede crear una lista personalizada basada en un formato (color de
celda, color de fuente e icono).
o La longitud mxima para una lista personalizada es de 255 caracteres y el primer
carcter puede no empezar por un nmero.
2. Seleccione una columna de datos en un rango de celdas o asegrese de que la celda
activa est en una columna de tabla.
3. En la ficha Inicio, en el grupo Modificacin, haga clic en Ordenar y filtrar y, a
continuacin, en Personalizar ordenacin.

Se mostrar el cuadro de dilogo Ordenar.


4. En Columna, en el cuadro Ordenar por o en Luego por, seleccione la columna que
desea ordenar mediante una lista personalizada.
5. En Ordenar, seleccione Lista personalizada.
6. En el cuadro de dilogo Listas personalizadas, seleccione la lista que desee. En el
ejemplo anterior, hara clic en Alto, Medio, Bajo.
7. Haga clic en Aceptar.

Ordenar
flas
1. Seleccione una fila de datos en un rango de celdas o asegrese de que la celda activa est
en una columna de tabla.
2. En la ficha Inicio, en el grupo Modificacin, haga clic en Ordenar y filtrar y, a
continuacin, en Personalizar ordenacin.

Se mostrar el cuadro de dilogo Ordenar.


3. Haga clic en Opciones.
4. En el cuadro de dilogo Opciones de ordenacin, en Orientacin, haga clic en Ordenar
de izquierda a derecha y, a continuacin, en Aceptar.
5. En Columna, en el cuadro Ordenar por, seleccione la fila que desea ordenar.
6. Siga uno de los procedimientos siguientes:
Por valor
1. En Ordenar segn, seleccione Valores.
2. En Criterio de ordenacin, siga uno de los procedimientos siguientes:
Para los valores de texto, seleccione A a Z o Z a A.
Para los valores numricos, seleccione De menor a mayor o De mayor a
menor.
Para los valores de fecha y hora, seleccione De ms antiguos a ms
recientes o De ms recientes a ms antiguos.
Por color de celda, color de fuente o icono de celda
3. En Ordenar segn, seleccione Color de celda, Color de fuente o Icono de
celda.
4. Haga clic en la flecha situada junto al botn y, a continuacin, seleccione un color
de celda, un color de fuente o un icono de celda.
5. En Ordenar, seleccione A la izquierda o A la derecha.
Nota Al ordenar filas que forman parte de un esquema de hoja de clculo, Excel ordenar
los grupos de nivel ms alto (nivel 1) de modo que las filas o las columnas de detalle
permanezcan juntas, aunque estn ocultas.

Ordenar por ms de una columna o fla


Puede ordenar por ms de una columna o fila cuando tiene datos que desea agrupar por el
mismo valor en una columna o fila y ordenar despus otra columna o fila dentro de ese grupo de
valores iguales. Por ejemplo, si tiene una columna Departamento y empleado, puede ordenar
primero por Departamento (para agrupar a todos los empleados del mismo departamento) y,
despus, ordenar por nombre (para escribir los nombres en orden alfabtico dentro de cada
departamento). Puede ordenar hasta un mximo de 64 columnas.
Nota Para obtener resultados ptimos, el rango de celdas que se ordene debe tener
encabezados de columna.
1. Seleccione un rango de celdas con dos o ms columnas de datos, o asegrese de que la
celda activa se encuentra en una tabla con dos o ms columnas.
2. En la ficha Inicio, en el grupo Modificacin, haga clic en Ordenar y filtrar y, a
continuacin, en Personalizar ordenacin.

Se mostrar el cuadro de dilogo Ordenar.


3. En Columna, en el cuadro Ordenar por, seleccione la primera columna que desea
ordenar.
4. En Ordenar segn, seleccione el tipo de ordenacin. Siga uno de los procedimientos
siguientes:
o Para ordenar por texto, nmero o fecha y hora, seleccione Valores.
o Para ordenar por formato, seleccione Color de celda, Color de fuente o Icono de
celda.
5. En Ordenar, seleccione el modo en que desea ordenar. Siga uno de los procedimientos
siguientes:
o Para los valores de texto, seleccione A a Z o Z a A.
o Para los valores numricos, seleccione De menor a mayor o De mayor a menor.
o Para los valores de fecha y hora, seleccione De ms antiguos a ms recientes o
De ms recientes a ms antiguos.
o Para ordenar segn una lista personalizada, seleccione Lista personalizada.
6. Para agregar otra columna por la que ordenar, haga clic en Agregar nivel y, a
continuacin, repita los pasos del tres al cinco.
7. Para copiar una columna por la que ordenar, seleccione la entrada y, a continuacin, haga
clic en Copiar nivel.
8. Para eliminar una columna por la que ordenar, seleccione la entrada y, a continuacin,
haga clic en Eliminar nivel.
Nota Debe conservar al menos una entrada en la lista.
9. Para cambiar el orden en el que se ordenan las columnas, seleccione una entrada y, a
continuacin, haga clic en la flecha Arriba o Abajo para cambiar el orden.
Las entradas ms altas de la lista se ordenan antes que las ms bajas.

Ordenar una columna en un rango de celdas sin afectar


a las dems
Advertencia Tenga cuidado cuando utilice esta caracterstica. Ordenar por una columna en un
rango puede producir resultados que no desea, por ejemplo trasladar celdas de dicha columna
lejos de las otras celdas de la misma fila.
Nota El siguiente procedimiento no se puede realizar en una tabla.
1. Seleccione una columna en rango de celdas que contenga dos o varias columnas.
2. Para seleccionar la columna que desea ordenar, haga clic en el encabezado de columna.
3. En la ficha Inicio, en el grupo Modificar, haga clic en Ordenar y filtrar y, a continuacin,
haga clic en uno de los comandos de ordenacin que haya disponibles.
4. Aparecer el cuadro de dilogo Advertencia antes de ordenar.
5. Seleccione Continuar con la seleccin actual.
6. Haga clic en Ordenar.
7. Seleccione las dems opciones de ordenacin que desea en el cuadro de dilogo Ordenar
y, a continuacin, haga clic en Aceptar.
Si el resultado no es el que desea, haga clic en Deshacer

Ms informacin sobre problemas generales de


ordenacin
Si obtiene resultados inesperados al ordenar sus datos, haga lo siguiente:
Comprobar si los valores que devuelve una frmula han cambiado Si los datos que ha
ordenado contienen una o ms frmulas, los valores devueltos de dichas frmulas pueden
cambiar cuando se actualiza la hoja de clculo. En este caso, asegrese de que vuelve a aplicar la
ordenacin para obtener resultados actualizados.
Mostrar las filas y las columnas antes de ordenar Las columnas ocultas no se mueven cuando
se ordenan columnas, y las filas ocultas no se mueven cuando se ordenan filas. Antes de ordenar
los datos, es una buena idea mostrar las columnas o filas ocultas.
Comprobar la configuracin local Los criterios de ordenacin varan segn la configuracin
local. Asegrese de que la configuracin local de la Configuracin regional o de la
Configuracin regional y de idioma del Panel de control de su equipo es correcta. Para obtener
informacin sobre cmo cambiar la configuracin local, vea el sistema de Ayuda de Windows.
Especificar encabezados de columna solamente en una fila Si tiene que utilizar rtulos de
varias lneas, ajuste el texto dentro de la celda.
Activar o desactivar la fila de ttulo Normalmente, lo mejor es tener una fila de ttulo cuando se
ordena una columna para facilitar la comprensin del significado de los datos. De manera
predeterminada, el valor del ttulo no se incluye en la operacin de ordenacin. A veces, es
posible que tenga que activar o desactivar el ttulo para que el valor del mismo se incluya o no se
incluya en la operacin de ordenacin. Siga uno de los procedimientos siguientes:
Para excluir la primera fila de datos de la ordenacin porque se trata de un encabezado
de columna, en la ficha Inicio, en el grupo Modificar, haga clic en Ordenar y filtrar, en
Orden personalizado y, a continuacin, active Mis datos tienen encabezados.

Para incluir la primera fila de datos en la ordenacin porque no es un encabezado de


columna, en la ficha Inicio, en el grupo Modificar, haga clic en Ordenar y filtrar, en
Orden personalizado y, a continuacin, desactive Mis datos tienen encabezados.

Ejemplos de Ordenar una Base


de Datos
Este comando permite organizar la informacin de las filas o listas seleccionadas
por orden alfabtico, numrico o por fechas. Para ejecutar este comando usaremos la
hoja BASE PERSONAL.

Ordenar
Campo

por

un

Ordenaremos la base de datos de acuerdo al campo NOMBRE.


Procedimiento
1. Ubicar el cursor en encabezado de columna del campo NOMBRE

2. Ir a la Ficha Modificar y seleccionar el icono Ordenar y Filtrar.

El que desplegara una Cinta de Opciones de opciones, deberemos


seleccionar: A-Z para orden ascendente - Z-A para orden descendente.

3. El resultado mostrara los datos ordenados en el encabezado de columna por


orden alfabtico desde la A-Z.

Ordenar por ms de un campo


Ordenaremos la base de datos de acuerdo al campo CENTRO DE COSTO y luego por el
campo DEPARTAMENTO
Procedimiento
1. Ubicar el cursor en cualquier celda de la base de datos
2. Ir a la Ficha Modificar y seleccionar el icono Ordenar y Filtrar, opcin Orden
personalizado

3.
4.
3. Completar el cuadro de dilogo de acuerdo a la figura, aparecer Ordenar por: en
el cuadro combinado selecciona el encabezado de columna C.COSTO, luego debes
seleccionar Agregar nivel
, se creara una nueva fila con el nombre
Luego por: en el cuadro
combinado selecciona el
encabezado de columna
DEPARTAMENTO, luego
presione Aceptar.

Orden Personalizado
Para poder ordenar por un orden que no sea alfabtico se debe realizar un orden
personalizado, a travs de la creacin de una lista personalizada.
Ordenar la base de datos de acuerdo al campo AFP en el siguiente orden: HABITAT,
BANSANDER, CUPRUM, PRVIDA.
Procedimiento
1. Ir al icono

, seleccionar

y en

la opcin
2. Hacer clic en la botn de comando Modificar listas personalizadas.

3. En la seccin Entradas de Lista, digitar las AFP en el orden pedido, tal cual
aparece en la figura.

4. Cuando termine de escribir presione el botn Agregar y luego Aceptar


5. Ubicar el cursor en cualquier celda de la base de datos
6. Ir a la Ficha Modificar y seleccionar el icono Ordenar y Filtrar, opcin orden
personalizado.
7.
Ordenar por: AFP. Ordenar segn: Valores Criterio de ordenacin: Lista
Personalizada

8. Seleccionar la lista personalizada creada anteriormente de AFP, luego, aceptar

9.

En el cuadro de texto de Criterio de ordenacin, quedara registrada nuestra lista


personalizada.

10. Presione Aceptar dos veces.

Datos con Formato condicional


Las mejoras en el formato condicional son una caracterstica popular en Microsoft Office Excel
2007. El anlisis de datos nunca ha sido ms interesante y divertido. Ahora, puede realizar
un seguimiento de las tendencias, revisar el estado, localizar datos y buscar valores
mximos.
Se ha proporcionado un libro lleno de ejemplos e instrucciones para ayudarle a familiarizarse.
ste es un resumen de lo que incluye el libro.
Tipo de regla

Descripcin

Valor de celda

Identificar nmeros, fechas y texto especficos en una lista de


productos

Valor de celda (con frmula)

Identificar un nmero o texto modificado de forma dinmica


en una lista de productos

Valores superiores e inferiores


Por encima o por debajo del
promedio

Identificar los valores superiores, inferiores y por encima del


promedio en un informe sobre un reciente viaje de promocin
de libros

Valores superiores e inferiores

Determinar quines son los dos mejores alumnos de la clase

nico o duplicado

Buscar las filas duplicadas de una lista de clientes

Conjunto de iconos

Ver rpidamente el estado de los ingresos y las tendencias de


un trimestre al siguiente

Conjunto de iconos

Comparar los diferentes criterios de productos mediante una


escala de clasificacin

Conjunto de iconos

Examinar las tendencias de beneficios mes a mes

Conjunto de iconos

Identificar las ventas regionales por debajo de $900.000

Barras de datos

Comparar la altura de las montaas ms altas

Escala de 3 colores

Examinar las distribuciones de ventas totales en las


categoras de producto clave

Basado en frmulas

Seleccionar filas alternas en un rango

Basado en frmulas

Comparar los datos en una celda fuera del rango de celdas


con formato condicional

Basado en frmulas

Seleccionar una fila completa en la que deben cumplirse


varios criterios

Basado en frmulas

Seleccionar una fila completa si la fila es un valor nico

Formato Condicional Resaltar reglas de Celdas

Con Operadores de comparacin


Es mayor que Es menor que
Permite realizar formato a los datos que son mayores o menores a un valor determinado,
para realizar este procedimiento se debe:
1. Hacer clic en Ficha Inicio Grupo Estilos Opcin Formato Condicional.
2. Seleccionar solo valores a condicionar.
3. Seleccionar Resaltar Reglas de celdas - Opcin Es mayor que

Se habilitara una ventana, que permite en su cuadro de texto que permite digitar el
valor condicional ej.

Resultado

Entre
Permite realizar formato a los datos que se encuentran entre los valores determinados,
para realizar este procedimiento se debe:
1. Hacer clic en Ficha Inicio Grupo Estilos Opcin Formato Condicional.
2. Seleccionar solo valores a condicionar.
3. Seleccionar Resaltar Reglas de celdas Opcin Entre

Resultado

Es igual a
Permite realizar formato a los datos que se son iguales al valor condicional, los valores deben ser
exactos es decir si el valor a dar Formato condicional es de 1500, el formato es aplicado, pero si
es
1500,6 no ser aplicado, para realizar este procedimiento se debe:
1. Hacer clic en Ficha Inicio Grupo Estilos Opcin Formato Condicional.
2. Seleccionar solo valores a condicionar.
3. Seleccionar Resaltar Reglas de celdas Opcin Es igual a

Resultado

Texto que contiene


Permite realizar formato a los datos de tipo texto aplicados al valor condicional, Ej.

Hacer clic en Ficha Inicio Grupo Estilos Opcin Formato Condicional.


1. Seleccionar solo valores a condicionar.
2. Seleccionar Resaltar Reglas de celdas Opcin Texto que contiene

Resultado

Una Fecha
Permite realizar formato a fechas. Para realizar este procedimiento se debe:
1. Hacer clic en Ficha Inicio Grupo Estilos Opcin Formato Condicional.
2. Seleccionar solo valores a condicionar.
3. Seleccionar Resaltar Reglas de celdas Opcin Es igual a

Se pueden aplicar formatos a celdas que contienen una fecha que corresponde a:

Ayer

En los ltimos 7 das

Mes pasado

Hoy
Maana

Semana pasada
semana

Esta

Este mes

Duplicar valores
Permite realizar formato a valores que estn duplicados o nicos dentro de una base de
datos. Para realizar este procedimiento se debe:
1. Hacer clic en Ficha Inicio Grupo Estilos Opcin Formato Condicional.
2. Seleccionar solo valores a condicionar.
3. Seleccionar Resaltar Reglas de celdas Opcin Es igual a

Resultado Duplicado

Resultado nico

Formato condicional Reglas superiores e inferiores.


Realizara formato sobre los valores que se encuentren en los rangos de:
10 mejores 10% mejores 10 inferiores 10% inferiores Por encima del promedio
Por debajo del promedio

Ejemplo Los 10 mejores, muestra los 10 valores ms altos y aplica formato segn la
condicin. En este caso aplicamos un formato personalizado, se debe
realizar la seleccin en la ventana.

Resultado

Formato Condicional Barras de Datos


Muestra una barra con color en la celda. La longitud de la barra representa el valor en la celda.
Una barra ms larga es un valor ms alto.

Formato Condicional Escalas de color


Muestra un degradado de dos o tres colores en un rango de celdas. La sombra del color
representa el valor en la celda. Mientras ms oscuro el valor es ms alto, menos degradado
el valor mnimo.

63

Formato Condicional Conjunto de Iconos


Muestra un icono del conjunto de iconos anteriores en cada celda. Cada icono representa un
valor en la celda.

Formato condicional Administrar Reglas


Crea, edita, elimina y muestra las reglas de formato usando el Administrador de Reglas del
formato condicional.

Formato condicional con Formulas


Existen diferentes formulas para crear formatos condicionales, revisaremos algunos
ejemplos. Formula condicional en la misma columna.
Seleccionaremos el rango de celdas D2:D20, luego
hacemos clic en Administrar Reglas.
Aplicaremos Formato condicional a todos los valores
mayores a 15000
Al hacer clic en esta seccin, aparecer la ventana Administrador de Reglas.

Debe hacer clic en nueva regla

Se observara una ventana Nueva regla de formato.


Seleccionar.Utilice una frmula que
determine las celdas para aplicar formato.
En el recuadro Editar una descripcin de
regla realice la siguiente frmula:
=$D2>15000, note que debe dejar la
columna fija para as aplicar Formato
condicional solo a la columna seleccionada,
luego hacer clic en Formato y aplicar Fondo
rojoHacer clic en el botn Aceptar

El resultado ser el siguiente.

Formato condicional a toda una Fila

Para aplicar formato condicional a toda una fila segn


una formula.
Aplicaremos formato a los productos con el criterio Zapatos
Debe seguir el siguiente procedimiento
1. Seleccione Rango de Celdas A2:D20.
2. Ir al administrador de reglas y establecer una
nueva regla en la seccin Utilice una frmula
que determine las celdas para aplicar formato.
3. En la seccin Editar una descripcin de regla:
realizar la siguiente frmula =$B2=Zapatos
y aplicar formato.
El resultado ser el siguiente

Realice los ejercicios prcticos con el Relator.

VICERRECTORIA DE DESARROLLO ESTUDIANTIL


DIRECCION DE VINCULACION CON EGRESADOS

Pgina

67

Autofiltr
os

Cuando el volumen de los datos de una sola columna de la hoja de trabajo llega a incluir docenas
de columnas o filas, resulta todo un reto analizarlos o generar informes de solo aquellos que
necesitamos.
Afortunadamente, Excel incluye una funcin de Autofiltro fcil de usar que permite mos trar slo
lo que se necesita ver y ocultar el resto de informacin. Al aplicar un filtro, los datos no se
modifican.
En cuanto se elimina el filtro, todos los datos vuelven a aparecer tal como estaban
antes.
A modo de ejemplo analizaremos la siguiente Base de Datos.
Vendedor

Destino

Forma de pago N Pasajes

Bus

Clase

Guzmn
Guzmn
Guzmn
Guzmn
Hevia
Hevia
Hevia
Hevia
Hevia
Hevia
Hevia
Lpez
Lpez
Lpez
Lpez
Lpez
Meneses
Norambuena
Norambuena

Osorno
Pto Varas
Quellon
Rengo
Castro
Linares
Osorno
Pto Varas
Rancagua
Rancagua
Temuco
Castro
Castro
Pto Montt
Rancagua
Valdivia
Quellon
Valdivia
Valdivia

$
$
$
$
$
$
$
$
$
$
$
$
$
$
$
$
$
$
$

Valor Pasaje
11.000
18.000
19.500
2.500
18.000
4.500
11.000
15.000
2.000
2.000
7.500
21.000
21.000
15.000
2.000
13.000
19.500
13.000
13.000

01-03-2005
01-03-2005
01-03-2005
01-03-2005
01-03-2005
01-03-2005
01-03-2005
01-03-2005
01-03-2005
01-03-2005
01-03-2005
01-03-2005
01-03-2005
01-03-2005
01-03-2005
01-01-2005
01-03-2005
01-01-2005
01-01-2005

Fecha

Efectivo
Efectivo
Efectivo
Tarjeta
Tarjeta
Tarjeta
Efectivo
Tarjeta
Efectivo
Efectivo
Efectivo
Tarjeta
Tarjeta
Efectivo
Efectivo
Tarjeta
Tarjeta
Efectivo
Efectivo

3
4
1
2
3
2
2
1
1
1
2
1
3
3
1
1
2
1
1

1012
1015
1015
1012
1024
1024
1024
1024
1012
1024
1024
1015
1015
1015
1012
1045
1015
1045
1045

Clsico
Ejecutivo
Ejecutivo
Clsico
Clsico
Clsico
Clsico
Clsico
Clsico
Clsico
Clsico
Ejecutivo
Ejecutivo
Ejecutivo
Clsico
Clsico
Ejecutivo
Clsico
Clsico

Norambuena
Norambuena
Norambuena
Norambuena
Olea
Olea
Olea
Olea
Olea
Oses
Oses
Oses
Oses
Oses
Soro

Valdivia
Valdivia
Valdivia
Valdivia
Ancud
Linares
Temuco
Temuco
Temuco
Linares
Osorno
Pto Varas
Quellon
Rancagua
Osorno

$
$
$
$
$
$
$
$
$
$
$
$
$
$
$

13.000
18.000
18.000
18.000
18.000
4.500
7.500
7.500
7.500
4.500
11.000
18.000
19.500
2.000
11.000

01-01-2005
01-01-2005
01-01-2005
01-01-2005
01-03-2005
01-03-2005
01-03-2005
01-03-2005
01-03-2005
01-03-2005
01-03-2005
01-03-2005
01-03-2005
01-03-2005
01-03-2005

Efectivo
Efectivo
Tarjeta
Tarjeta
Efectivo
Tarjeta
Efectivo
Efectivo
Efectivo
Tarjeta
Efectivo
Tarjeta
Tarjeta
Efectivo
Efectivo

2
2
1
1
1
1
1
2
3
2
2
1
3
1
2

1045
1047
1047
1047
1015
1012
1012
1012
1012
1012
1012
1015
1015
1012
1012

Clsico
Ejecutivo
Ejecutivo
Ejecutivo
Ejecutivo
Clsico
Clsico
Clsico
Clsico
Clsico
Clsico
Ejecutivo
Ejecutivo
Clsico
Clsico

VICERRECTORIA DE DESARROLLO ESTUDIANTIL

68

DIRECCION DE VINCULACION CON EGRESADOS

Pgina

Se debe realizar el siguiente procedimiento para realizar Autofiltros


1. Ir a Cinta de Opciones de Opciones Datos Grupo Ordenar y Filtrar Hacer clic en Filtro

Al realizar esta accin los encabezados de columna mostraran un triangulo invertido, como
se muestra en la imagen.

Esto permite visualizar cada uno de los criterios y otras opciones de Filtros.

VICERRECTORIA DE DESARROLLO ESTUDIANTIL

Orden Ascendente.

69

DIRECCION DE VINCULACION CON EGRESADOS

Pgina

Al seleccionar el encabezado de columna y elegir la opcin Orden Ascendente, los datos se


ordenan desde A-Z. Se mostraran como, se muestra la imagen.

Orden Descendente
Al seleccionar el encabezado de columna y elegir la opcin Orden Descendente, los datos se
ordenan desde A-Z. Se mostraran como, se muestra la imagen.

Los Diez mejores


Para ello debemos seguir el siguiente procedimiento.
1. Hacer clic en el triangulo invertido Valor Pasaje y seleccionar opcin (Diez mejores)

VICERRECTORIA DE DESARROLLO ESTUDIANTIL

70

DIRECCION DE VINCULACION CON EGRESADOS

Pgina

Se habilitara una ventana Autofiltro de las diez mejores, seleccionaremos:


Seccin Valores
Seccin Cantidad
Seccin de opciones

En forma predeterminada se
mostrara en nmero 10

Filtrara los valores ms altos

Los botones o tringulos


invertidos permiten
de Los valores a filtrar se
aumentar o disminuir, la mostraran en cantidad.
cantidad de datos a mostrar.

Filtrara los valor ms bajos

Seleccionar para este ejemplo, superior, 8, elementos

Se filtraran los datos como se muestra a continuacin.

Los valores a filtrar se


mostraran en porcentaje

VICERRECTORIA DE DESARROLLO ESTUDIANTIL

71

DIRECCION DE VINCULACION CON EGRESADOS

Pgina

Modifcacin de Color de Datos


Filtrados
Como se observa en la imagen aparecen de color Azul las filas, eso quiere decir que los
datos estn Filtrados y el encabezado de columna que genero el filtro es Valor pasaje y se
observa el triangulo invertido de color Azul.

Restablecer Base de Datos.

Para restablecer los valores para aplicar otros filtros, se debe, hacer clic en Borrar filtro de Valor
pasaje. Con esta accin la Base de Datos se restablecer
y los colores de las Filas y el
encabezado columna Valor pasaje, volvern a contener el color negro.

VICERRECTORIA DE DESARROLLO ESTUDIANTIL

Pgina

Opcin Personalizar.

72

DIRECCION DE VINCULACION CON EGRESADOS

Con esta opcin podremos utilizar 2 criterios de la misma columna que se podrn evaluar,
con diferentes operadores de comparacin.
A modo de ejemplo
Filtraremos los pasajes vendidos por los vendedores Olea y Hevia.
Procedimiento
1. Hacer clic en el triangulo invertido de el encabezado de columna Vendedor.

2. Al hacer clic en esta opcin, se habilitara la ventana seleccione Autofiltro Personalizado


como se observa en la siguiente imagen.

VICERRECTORIA DE DESARROLLO ESTUDIANTIL

Pgina

73

DIRECCION DE VINCULACION CON EGRESADOS

Operadores
es igual
no es igual
es mayor que
es mayor o igual que
es menor que

Definicin
Filtra todos los valores iguales a el criterio establecido
Filtra todos los valores que no son iguales a el criterio establecido
Filtra todos los valores que son mayores a el criterio establecido
Filtra todos los valores que son mayores o iguales a el criterio establecido
Filtra todos los valores que son menor a el criterio establecido

es menor o igual que


comienza por

Filtra todos los valores que son menor o iguales a el criterio establecido
Filtra todos los valores que comienza por el criterio establecido.
Se utiliza :
C* , para filtrar todos los que comienzan, el asterisco reemplaza todo lo dems.
Filtra todos los valores que no comienza por el criterio establecido.
Filtra todos los valores que termina con el criterio establecido.
Se utiliza :
*Z, para filtrar los que terminan en Z, el asterisco reemplaza todo lo dems.
Filtra todos los valores que no termina con el criterio establecido.
Filtra todos los valores que contienen el criterio establecido.
Filtra todos los valores que no contienen el criterio establecido.

no comienza por
termina con

no termina con
contiene
no contiene

Para generar la respuesta del ejercicio debemos:


Seleccionar es igual a - Olea
es igual a - Hevia
Se evala con:
Se utiliza O cuando los criterios son Texto
Se utiliza Y cuando los criterios son
Numricos.

El procedimiento establecer el siguiente resultado.

VICERRECTORIA DE DESARROLLO ESTUDIANTIL

74

DIRECCION DE VINCULACION CON EGRESADOS

Pgina

Ejercicios Filtrar una Base de Datos


Este comando de base de datos, permite mostrar solamente los registros que cumplen
algn criterio. Utilizaremos este comando en la hoja BASE PERSONAL.

Auto Filtro
1. Para utilizar el Auto Filtro primero se debe activar en la Ficha
Modificar y seleccionar el icono Ordenar y Filtrar.

Una vez activo se puede observar que al lado de cada campo aparece una flecha para
poder definir el o los criterios.

Auto Filtro Sencillo


Filtrar a todos los tcnicos del centro de costo Recursos
Humanos.
Procedimiento
1. Hacer clic en la lista del campo NIVEL
EDUCACIONAL y solo dejar seleccionado TCNICO.

VICERRECTORIA DE DESARROLLO ESTUDIANTIL

Pgina

75

DIRECCION DE VINCULACION CON EGRESADOS

2. Hacer clic en la lista del campo C. COSTO y


seleccionar RR.HH

Mostrar todos los registros


Para mostrar todos los registros de la base de datos
se debe realizar lo siguiente:
Procedimiento
1. Hacer clic en cualquier Ordenar y filtrar
2. Seleccionar la opcin Borrar.

VICERRECTORIA DE DESARROLLO ESTUDIANTIL

76

DIRECCION DE VINCULACION CON EGRESADOS

Pgina

Auto Filtro personalizado (con conectivo lgico Y)


Filtrar a todas las personas que tienen un sueldo lquido que este entre $ 100.000 y $
300.000. Siga la siguiente ruta.

Procedimiento
1. Hacer clic en la lista del campo SUELDO LIQUIDO y seleccionar Personalizar
2. Completar el cuadro de dilogo como se muestra en la figura, luego presione
Aceptar

VICERRECTORIA DE DESARROLLO ESTUDIANTIL

77

DIRECCION DE VINCULACION CON EGRESADOS

Pgina

Auto Filtro personalizado (con conectivo lgico O)


Filtrar a todas las personas que pertenecen al departamento de PERSONAL o
CAPACITACIN. Siga la siguiente ruta.

Procedimiento

1. Hacer clic en la lista del campo DEPARTAMENTO y seleccionar Personalizar


2. Completar el cuadro de dilogo como se muestra en la figura, luego presione
Aceptar

Ahora proceda a desactivar o quitar el Auto Filtro

VICERRECTORIA DE DESARROLLO ESTUDIANTIL

Pgina

Filtro Avanzado

78

DIRECCION DE VINCULACION CON EGRESADOS

Permite filtrar los datos de una lista para mostrar slo las filas que cumplen una condicin
especificada mediante un rango de criterios. El resultado del filtro puede quedar en la
misma base de datos o se puede copiar a otro lugar dentro de la misma hoja o en otra
hoja.
Para ejecutar Filtro avanzado utilizaremos el libro Pedidos y seguiremos los siguientes
procedimientos.
Procedimiento
Nombre de Rango
1. Seleccionar el rango de A3 hasta U39
2. Asignar el nombre de rango BASE y presionar ENTER
Rango de Criterios
1. Seleccionar de la hoja Pedidos, los encabezados de columna desde A1:K1 y
copiarlos en la Hoja Criterios, en la Celda A1.

Uso de Filtro Avanzado


En nuestro ejemplo filtraremos todos los Clientes del Pas Brasil
Procedimiento
1. Ir a la Hoja Criterios y digitar Brasil, en la fila siguiente del encabezado
de columna Pas Destinatario.

VICERRECTORIA DE DESARROLLO ESTUDIANTIL

Pgina

79

DIRECCION DE VINCULACION CON EGRESADOS

2. Ubicar el cursor en una celda vaca


3. Ir Cinta de Opciones, Ficha Ordenar y Filtrar, opcin Avanzadas.

4. Hacer clic en el cuadro de texto Rango


de Lista

5. Presionar la tecla F3, aparecer un


cuadro de dialogo que muestra los
nombres de rangos, seleccione el
nombre Base y hacer clic en Aceptar

Al realizar esta accin, el nombre de rango


quedara insertado como Rango de Lista.

6. Hacer clic en el cuadro de texto Rango


de Criterios

VICERRECTORIA DE DESARROLLO ESTUDIANTIL

80

DIRECCION DE VINCULACION CON EGRESADOS

Pgina

7. Seleccionar cuadro de texto rango de


celdas K1:K2 del rea de Criterios.

Al realizar esta accin, el criterio quedara insertado


como Rango de Criterios

6. Hacer clic en el botn de opcin Copiar


a otro lugar
7. Hacer Clic en el cuadro de texto Copiar
a:

8. Seleccionar la celda A10 de la misma


Hoja.

9. Hacer clic en Aceptar.

VICERRECTORIA DE DESARROLLO ESTUDIANTIL

81

DIRECCION DE VINCULACION CON EGRESADOS

Pgina

10. Se filtraran desde esa celda solo los registros que coincidan con el
criterio.

11. Seleccione los datos Filtrados y cpielos en la Hoja Informe 1

VICERRECTORIA DE DESARROLLO ESTUDIANTIL

Pgina

Subtotal izar una Base de


Datos

82

DIRECCION DE VINCULACION CON EGRESADOS

Este comando permite calcular los valores de subtotal y total de las columnas marcadas
que se seleccionen. Microsoft Excel inserta y marca automticamente las filas de total y
agrega un esquema automtico a la base de datos.
Ejecutaremos este comando en la hoja COPIA, para tal efecto subtotalizaremos la base
de datos de acuerdo al NIVEL EDUCACIONAL poniendo los subtotales en todos los
campos monetarios, de la siguiente manera:

Crear
un
automtico

subtotal

Procedimiento
1. Ir a la Hoja Pedidos
2. Ordenar la base de datos por el Pas destinatario
3. Ir a Datos, Ficha Esquema opcin Subtotal.

4.
5.
6.
7.

En Para cambio en seleccionar el campo Pas (Campo Ordenado)


En Usar funcin seleccionar la funcin Contar
En Agregar subtotal a marcar IdPedido
Presionar Aceptar

VICERRECTORIA DE DESARROLLO ESTUDIANTIL

83

DIRECCION DE VINCULACION CON EGRESADOS

Pgina

Como se observa en la figura se genera un esquema automtico que tiene tres niveles.

VICERRECTORIA DE DESARROLLO ESTUDIANTIL

84

DIRECCION DE VINCULACION CON EGRESADOS

Pgina

El primer nivel muestra todos los totales generales


El segundo nivel muestra los totales ms los subtotales de acuerdo al Pas destinatario
El tercer nivel muestra todos los registros de la base de datos.

Eliminar un subtotal
Para quitar o eliminar el subtotal definido en la hoja COPIA se debe hacer lo siguiente:
Procedimiento
1. Ubicar el cursor en cualquier parte de la
base de datos
2. Ejecutar el comando Subtotales del Cinta de
Opciones Datos
3. Presionar el botn Quitar Todos

VICERRECTORIA DE DESARROLLO ESTUDIANTIL

Pgina

Buscar Objetivo

85

DIRECCION DE VINCULACION CON EGRESADOS

Esta sencilla opcin se utiliza para buscar un valor especfico como resultado de una frmula, modificando
el contenido de una celda. Excel buscar qu valor debera tomar esa celda para conseguir el resultado
esperado. A esa celda se la denominada Valor independiente y a la celda que contiene la frmula se la
denomina Dependiente.

Ruta para 2003


Ir a Herramientas Opcin Buscar Objetivo.
Se habilitara una ventana como se muestra en la imagen.

Ruta para 2007


Ir a Cinta de Opciones Grupo Herramientas de Datos- Seleccionar Anlisis
Y si opcin, se habilitaran 3 opciones elegir Buscar Objetivo.

VICERRECTORIA DE DESARROLLO ESTUDIANTIL

86

DIRECCION DE VINCULACION CON EGRESADOS

Pgina

Veamos un ejemplo. Imaginemos una sencilla hoja de clculo que nos servir para averiguar el precio de un
producto sin el IVA.

B3 contiene un valor constante introducido


La frmula de B5 ser: =B3*B4
La frmula B7 ser: =B3+B5
Imaginemos que se nos ha dado un precio de 50.000 y nos gustara saber el PRECIO DEL ARTCULO.
- Selecciona la celda B7 que es la que contiene la frmula que deseamos que valga un determinado valor,
que en nuestro caso es de 50.000
- Accede a Herramientas - Buscar objetivo. Te aparecer un pequeo cuadro de dilogo:

Definir la celda: indica la celda que contiene la frmula. Al haber situado primero el cursor en ella,
aparece por defecto. En este caso B7
Con el valor: es el valor que tomar la celda anterior, o sea, el valor que queremos obtener. Digitaremos
50.000 como valor a obtener.
Para cambiar la celda: celda que se utiliza en la frmula. Indicaremos la celda B3 como celda que nos
interesa conocer.

VICERRECTORIA DE DESARROLLO ESTUDIANTIL

87

DIRECCION DE VINCULACION CON EGRESADOS

Pgina

- Acepta el cuadro y fjate como Excel nos muestra un mensaje con una solucin encontrada. Podemos
aceptar o cancelar esta posibilidad.

De esta forma observamos que hemos conseguido el precio que queramos, por lo que ya sabemos a qu
precio estar el artculo: 42.017

Solver
Es una de las herramientas ms potentes de Excel, ya que permite hallar la mejor solucin a un problema,
modificando valores e incluyendo condiciones o restricciones.

Ruta Solver 2003


Solver es un complemento de
instrucciones:

Excel que debe ser habilitado, para ello debe seguir las siguientes

1.

Ir a Herramientas Complementos

2.
3.

En ventana Complementos Activar casilla de verificacin Solver.


Hacer clic en Aceptar

VICERRECTORIA DE DESARROLLO ESTUDIANTIL


Al activar se mostrara y seleccionar en Men Herramientas Solver

Pgina

4.

88

DIRECCION DE VINCULACION CON EGRESADOS

Ruta Solver 2007


1.

Ir a Botn de Ofice

2.

Opciones de Excel

VICERRECTORIA DE DESARROLLO ESTUDIANTIL


Hacer clic en Complementos
Hacer clic en Ir

Pgina

3.
4.

89

DIRECCION DE VINCULACION CON EGRESADOS

4
5.

En ventana Complementos Activar casilla de verificacin Solver

VICERRECTORIA DE DESARROLLO ESTUDIANTIL

1.
2.

Cinta de opciones Datos


Grupo Anlisis- Opcin Solver.

Pgina

Al hacer clic se habilitara en:

90

DIRECCION DE VINCULACION CON EGRESADOS

Ejercicio
Realice el siguiente ejercicio para conocer el funcionamiento de esta herramienta.
Digite la siguiente planilla, donde se reflejan los sueldos de los colaboradores. En las columnas Descuento
AFP, Descuento ISAPRE, Total y TOTAL SUELDOS introduzca las frmulas necesarias para calcular los
valores correspondientes.

El procedimiento es el siguiente, se requiere ajustar los sueldos de los colaboradores de tal forma que el
TOTAL SUELDOS se rebaje a $ 2.500.000. Sin que andres rebaje su sueldo a $ 950.000
Solo rebajando el sueldo de Andrs y Jos
Procedimiento
1. Habilitar Solver

VICERRECTORIA DE DESARROLLO ESTUDIANTIL

91

DIRECCION DE VINCULACION CON EGRESADOS

Pgina

Si no tiene activa esta opcin, haga clic en Herramientas - Complementos. . ., seleccione Solver de la lista,
acepte y siga los pasos para su instalacin.
Aparece el cuadro de dilogo: Parmetros de Solver.

1.

En este cuadro de dilogo, como Celda objetivo pulsa en F6, es decir que contiene la frmula de
TOTAL SUELDOS

2.

Active la casilla Valores de y digite 2500000. que es el valor al que deseamos rebajar.

3.

Pulse un clic en el campo Cambiando las celdas y seleccione celdas $F$2:$F$5, que son las celdas
donde se pueden modificar los datos asignados.

4.

Pulse el botn Agregar de la zona Sujetas

5.

Complete el cuadro de dilogo como sigue:

a las siguientes restricciones.

VICERRECTORIA DE DESARROLLO ESTUDIANTIL


Presione Aceptar

Deber observar los siguientes Parmetros de solver

7.

Pgina

6.

92

DIRECCION DE VINCULACION CON EGRESADOS

Para finalizar pulse clic en el botn Resolver.

Observe que Solver indica que ha hallado una solucin al problema.

8.

Seleccione la opcin Respuestas de la casilla Informes que est a la derecha y presione Aceptar.

Se crea una nueva hoja llamada Informe de respuestas 1. Actvela y estudie su contenido.

VICERRECTORIA DE DESARROLLO ESTUDIANTIL

Pgina

93

DIRECCION DE VINCULACION CON EGRESADOS

VICERRECTORIA DE DESARROLLO ESTUDIANTIL

de

Pgina

Auditoria
Frmulas

94

DIRECCION DE VINCULACION CON EGRESADOS

Excel nos ofrece una serie de herramientas de auditoria de frmulas que pueden ser de gran utilidad.
Para acceder a estas herramientas debemos ir al men Herramientas - Auditorias de frmulas donde aparece
una serie de opciones como podemos ver en la imagen.

Si pulsamos sobre Mostrar barra de herramientas


Auditoria de frmulas nos aparece una nueva barra que
contiene las mismas opciones que vemos en el men
desplegable.

Comprobacin de errores: Analiza la hoja de trabajo


actual en busca de errores.
Rastrear precedentes: Dibuja unas flechas indicando dnde estn las celdas involucradas en la frmula.
Quitar un nivel de precedentes: Elimina las flechas dibujadas al Rastrear precedentes.
Rastrear dependientes: Dibuja flechas indicando a qu frmula pertenece la celda seleccionada, si es que
pertenece a alguna frmula.
Quitar un nivel de dependientes: Elimina las flechas indicativas de celdas dependientes creadas con
Rastrear dependientes.
Quitar todas las flechas: Elimina toda clase de flechas ya sean precedentes o dependientes.
Rastrear error: Dibuja flechas desde una celda que tiene un error a celdas que puedan haberla causado.
Nuevo comentario: Permite aadir un comentario sobre la celda activa.
Rodear con un crculo datos no vlidos: Dibuja un circulo sobre aquellas celdas que puedan contener
datos no vlidos. nicamente se revisarn aquellas celdas que tengan criterios de validacin.
Borrar crculos de validacin: Elimina los crculos de validacin.
Mostrar ventana de inspeccin: Muestra la ventana de inspeccin para hacer un seguimiento del valor de
las celdas.
Evaluar frmula: Abre el cuadro de dilogo de Evaluar frmula para que pueda ver la frmula y los
resultados de la frmula de la celda activa.

Mostrar Celdas Precedentes; Celdas Dependientes

VICERRECTORIA DE DESARROLLO ESTUDIANTIL


DIRECCION DE VINCULACION CON EGRESADOS

Pgina

95

Puede mostrar Celdas Precedentes (Precedentes: celdas a las que hace referencia una frmula de otra celda.
Por ejemplo, si la celda D2 contiene la frmula =C2*$D$9, la celda D2 Y C9 es un precedente de la celda D2.)

VICERRECTORIA DE DESARROLLO ESTUDIANTIL

Pgina

94

DIRECCION DE VINCULACION CON EGRESADOS

Rastrear celdas que


proporcionan datos a
una formula
(precedentes)
1.

2.

3.

4.

Seleccione
la
celda
que
contenga

la frmula para la que se desee buscar las celdas precedentes.


Para que aparezca una flecha de rastreo (flechas de rastreo: flechas que muestran la
relacin entre la celda activa y sus celdas relacionadas. Las flechas de rastreo son azules
cuando se sealan desde una celda que proporciona datos a otra celda, y rojas si una celda
contiene un valor de error, como #DIV/0!.) para cada celda que proporcione directamente
datos a la celda activa, haga clic en Rastrear precedentes
en la barra de
herramientas Auditora de frmulas.
Para identificar el siguiente nivel de celdas que proporcionan datos para la celda activa,
haga clic otra vez en Rastrear precedentes
.
Para quitar las flechas de rastreo de nivel en nivel, comenzando por la celda precedente
ms alejada de la celda activa, haga clic en Quitar un nivel de precedentes
. Para
quitar otro nivel de flechas de rastreo, haga clic otra vez en el botn.

Celdas Dependientes (Dependientes: celdas que contienen frmulas que hacen referencia a otras celdas. Por
ejemplo, si la celda C9 contiene la frmula 8%, la celda D2 es una celda dependiente de la celda C9.)

Rastrear frmulas que hacen referencia a una celda en concreto (dependientes)


1.
2.

Seleccione la celda para la que desea identificar las celdas dependientes.


Para que aparezca una flecha de rastreo para cada celda dependiente de la celda activa,
haga clic en Rastrear dependientes
frmulas.

en la barra de herramientas

Auditora de

VICERRECTORIA DE DESARROLLO ESTUDIANTIL

95

DIRECCION DE VINCULACION CON EGRESADOS


Para identificar el siguiente nivel de celdas que dependen de la celda activa, haga clic otra

4.

vez en Rastrear dependientes.


Para quitar las flechas de rastreo de nivel en nivel, comenzando por la celda precedente

Pgina

3.

ms alejada de la celda activa, haga clic en Quitar un nivel de dependientes


quitar otro nivel de flechas de rastreo, haga clic otra vez en el botn.

. Para

Quitar todas las flechas


Para quitar todas las flechas de que haya en la hoja de clculo, haga clic en Quitar todas las flechas
en la barra de herramientas Auditora de frmulas.

Imprimir una hoja de clculo mostrando las frmulas


1.

2.
3.

Muestre las frmulas en la hoja de clculo.


o En el men Herramientas, elija Auditora de frmulas y, a continuacin, hacer clic en
Modo de Auditora de frmulas
.
En el men Archivo, haga clic en Imprimir.
En Imprimir, seleccione una opcin para imprimir la seleccin, las hojas activas o todo el libro.
Si desea imprimir varias hojas de clculo a la vez, seleccinelas antes de efectuar la impresin.

VICERRECTORIA DE DESARROLLO ESTUDIANTIL

96

DIRECCION DE VINCULACION CON EGRESADOS

Pgina

Datos con Formato condicional


Las mejoras en el formato condicional son una caracterstica popular en Microsoft Office Excel
2007. El anlisis de datos nunca ha sido ms interesante y divertido. Ahora, puede realizar
un seguimiento de las tendencias, revisar el estado, localizar datos y buscar valores
mximos.
Se ha proporcionado un libro lleno de ejemplos e instrucciones para ayudarle a familiarizarse.
ste es un resumen de lo que incluye el libro.
Tipo de regla

Descripcin

Valor de celda

Identificar nmeros, fechas y texto especficos en una lista de


productos

Valor de celda (con frmula)

Identificar un nmero o texto modificado de forma dinmica


en una lista de productos

Valores superiores e inferiores


Por encima o por debajo del
promedio

Identificar los valores superiores, inferiores y por encima del


promedio en un informe sobre un reciente viaje de promocin
de libros

Valores superiores e inferiores

Determinar quines son los dos mejores alumnos de la clase

nico o duplicado

Buscar las filas duplicadas de una lista de clientes

Conjunto de iconos

Ver rpidamente el estado de los ingresos y las tendencias de


un trimestre al siguiente

Conjunto de iconos

Comparar los diferentes criterios de productos mediante una


escala de clasificacin

Conjunto de iconos

Examinar las tendencias de beneficios mes a mes

Conjunto de iconos

Identificar las ventas regionales por debajo de $900.000

Barras de datos

Comparar la altura de las montaas ms altas

Escala de 3 colores

Examinar las distribuciones de ventas totales en las


categoras de producto clave

Basado en frmulas

Seleccionar filas alternas en un rango

Basado en frmulas

Comparar los datos en una celda fuera del rango de celdas


con formato condicional

Basado en frmulas

Seleccionar una fila completa en la que deben cumplirse


varios criterios

Basado en frmulas

Seleccionar una fila completa si la fila es un valor nico

VICERRECTORIA DE DESARROLLO ESTUDIANTIL

97

DIRECCION DE VINCULACION CON EGRESADOS

Pgina

Formato Condicional Resaltar reglas de Celdas

Con Operadores de comparacin


Es mayor que Es menor que
Permite realizar formato a los datos que son mayores o menores a un valor determinado,
para realizar este procedimiento se debe:
4. Hacer clic en Ficha Inicio Grupo Estilos Opcin Formato Condicional.
5. Seleccionar solo valores a condicionar.
6. Seleccionar Resaltar Reglas de celdas - Opcin Es mayor que

Se habilitara una ventana, que permite en su cuadro de texto que permite digitar el
valor condicional ej.

VICERRECTORIA DE DESARROLLO ESTUDIANTIL

Pgina

Resultado

98

DIRECCION DE VINCULACION CON EGRESADOS

Entre
Permite realizar formato a los datos que se encuentran entre los valores determinados,
para realizar este procedimiento se debe:
4. Hacer clic en Ficha Inicio Grupo Estilos Opcin Formato Condicional.
5. Seleccionar solo valores a condicionar.
6. Seleccionar Resaltar Reglas de celdas Opcin Entre

Resultado

Es igual a

VICERRECTORIA DE DESARROLLO ESTUDIANTIL

99

DIRECCION DE VINCULACION CON EGRESADOS

Pgina

Permite realizar formato a los datos que se son iguales al valor condicional, los valores deben ser
exactos es decir si el valor a dar Formato condicional es de 1500, el formato es aplicado, pero si
es
1500,6 no ser aplicado, para realizar este procedimiento se debe:
4. Hacer clic en Ficha Inicio Grupo Estilos Opcin Formato Condicional.
5. Seleccionar solo valores a condicionar.
6. Seleccionar Resaltar Reglas de celdas Opcin Es igual a

Resultado

Texto que contiene

VICERRECTORIA DE DESARROLLO ESTUDIANTIL

100

DIRECCION DE VINCULACION CON EGRESADOS

Pgina

Permite realizar formato a los datos de tipo texto aplicados al valor condicional, Ej.

Hacer clic en Ficha Inicio Grupo Estilos Opcin Formato Condicional.


3. Seleccionar solo valores a condicionar.
4. Seleccionar Resaltar Reglas de celdas Opcin Texto que contiene

Resultado

VICERRECTORIA DE DESARROLLO ESTUDIANTIL

Una Fecha

101

DIRECCION DE VINCULACION CON EGRESADOS

Pgina

Permite realizar formato a fechas. Para realizar este procedimiento se debe:


4. Hacer clic en Ficha Inicio Grupo Estilos Opcin Formato Condicional.
5. Seleccionar solo valores a condicionar.
6. Seleccionar Resaltar Reglas de celdas Opcin Es igual a

Se pueden aplicar formatos a celdas que contienen una fecha que corresponde a:

VICERRECTORIA DE DESARROLLO ESTUDIANTIL


Hoy
Maana

Pgina

Ayer

102

DIRECCION DE VINCULACION CON EGRESADOS

En los ltimos 7 das

Mes pasado

Semana pasada
semana

Esta

Este mes

VICERRECTORIA DE DESARROLLO ESTUDIANTIL

Pgina

103

DIRECCION DE VINCULACION CON EGRESADOS

VICERRECTORIA DE DESARROLLO ESTUDIANTIL

Duplicar valores

104

DIRECCION DE VINCULACION CON EGRESADOS

Pgina

Permite realizar formato a valores que estn duplicados o nicos dentro de una base de
datos. Para realizar este procedimiento se debe:
4. Hacer clic en Ficha Inicio Grupo Estilos Opcin Formato Condicional.
5. Seleccionar solo valores a condicionar.
6. Seleccionar Resaltar Reglas de celdas Opcin Es igual a

Resultado Duplicado

Resultado nico

VICERRECTORIA DE DESARROLLO ESTUDIANTIL

105

DIRECCION DE VINCULACION CON EGRESADOS

Pgina

Formato condicional Reglas superiores e inferiores.


Realizara formato sobre los valores que se encuentren en los rangos de:
10 mejores 10% mejores 10 inferiores 10% inferiores Por encima del
promedio Por debajo del promedio

Ejemplo Los 10 mejores, muestra los 10 valores ms altos y aplica formato segn la
condicin. En este caso aplicamos un formato personalizado, se debe
realizar la seleccin en la ventana.

Resultado

VICERRECTORIA DE DESARROLLO ESTUDIANTIL

106

DIRECCION DE VINCULACION CON EGRESADOS

Pgina

Formato Condicional Barras de Datos


Muestra una barra con color en la celda. La longitud de la barra representa el valor en la celda.
Una barra ms larga es un valor ms alto.

Formato Condicional Escalas de color


Muestra un degradado de dos o tres colores en un rango de celdas. La sombra del color
representa el valor en la celda. Mientras ms oscuro el valor es ms alto, menos degradado
el valor mnimo.

109

VICERRECTORIA DE DESARROLLO ESTUDIANTIL

106

DIRECCION DE VINCULACION CON EGRESADOS

Pgina

Formato Condicional Conjunto de Iconos


Muestra un icono del conjunto de iconos anteriores en cada celda. Cada icono representa un
valor en la celda.

Formato condicional Administrar Reglas


Crea, edita, elimina y muestra las reglas de formato usando el Administrador de Reglas del
formato condicional.

VICERRECTORIA DE DESARROLLO ESTUDIANTIL

107

DIRECCION DE VINCULACION CON EGRESADOS

Pgina

Formato condicional con Formulas


Existen diferentes formulas para crear formatos condicionales, revisaremos algunos
ejemplos. Formula condicional en la misma columna.
Seleccionaremos el rango de celdas D2:D20, luego
hacemos clic en Administrar Reglas.
Aplicaremos Formato condicional a todos los valores
mayores a 15000
Al hacer clic en esta seccin, aparecer la ventana Administrador de Reglas.

Debe hacer clic en nueva regla

Se observara una ventana Nueva regla de formato.


Seleccionar.Utilice una frmula que
determine las celdas para aplicar formato.
En el recuadro Editar una descripcin de
regla realice la siguiente frmula:
=$D2>15000, note que debe dejar la
columna fija para as aplicar Formato
condicional solo a la columna seleccionada,
luego hacer clic en Formato y aplicar Fondo
rojoHacer clic en el botn Aceptar

VICERRECTORIA DE DESARROLLO ESTUDIANTIL


El resultado ser el siguiente.

108

DIRECCION DE VINCULACION CON EGRESADOS

Pgina

Formato condicional a toda una Fila

Para aplicar formato condicional a toda una fila segn


una formula.
Aplicaremos formato a los productos con el criterio Zapatos
Debe seguir el siguiente procedimiento
4. Seleccione Rango de Celdas A2:D20.
5. Ir al administrador de reglas y establecer una
nueva regla en la seccin Utilice una frmula
que determine las celdas para aplicar formato.
6. En la seccin Editar una descripcin de regla:
realizar la siguiente frmula =$B2=Zapatos
y aplicar formato.
El resultado ser el siguiente

Realice los ejercicios prcticos con el Relator.

VICERRECTORIA DE DESARROLLO ESTUDIANTIL

109

DIRECCION DE VINCULACION CON EGRESADOS

Asistente de Suma Condicional


Pgina

El Asistente de para suma condicional es un complemento que ayuda a calcular las sumas de valores que cumplan
las condiciones que especifique.
Cmo cargar el Asistente para suma condicional en versin 2003
El Asistente para suma condicional no est cargado de forma predeterminada. Para determinar si se ha sido cargado, en
el men Herramientas, busque el elemento de men Asistente para. Si no est presente, deber cargar el
complemento.
Para cargar el Asistente para suma condicional, siga estos
pasos: En el men Herramientas, haga clic en complementos

1.

Se habilitara una ventana con una lista de complementos.

2.

En la lista Complementos disponibles, seleccione Asistente para suma condicional y, a continuacin, haga clic en
ACEPTAR.
Se habilitar el Asistente de Suma condicional en la Barra de Herramientas.

3.

Problemas conocidos que pueden producirse al utilizar el Asistente para suma condicional

VICERRECTORIA DE DESARROLLO ESTUDIANTIL

Si el nombre de archivo o el nombre de hoja es demasiado largo, el Asistente para suma condicional generar un
error con un " error en tiempo de ejecucin 1004: mtodo FormulaArray de clase Range error " error cuando se
cumplen las condiciones siguientes:
Intentar copiar los criterios y la frmula a otra hoja del libro.
No se puede evaluar 2 criterios de la misma columna.

Ejercicio1

Pgina

110

DIRECCION DE VINCULACION CON EGRESADOS

NOMBRE
EDAD COMUNA
CARLOS CONTRERAS PEREZ
25
SANTIAGO
MARIA RODRIGUEZ JARA
30
RECOLETA
TERESA RIOS TORRES
42
SAN MIGUEL
JUAN FIGUEROA SIERRA
35
PROVIDENCIA
DIEGO TRONCOSO BERRIOS
23
RECOLETA
SANDRA CASTRO DUARTE
20
QUINTA NORMAL
CECILIA NUES MARDONES
36
SANTIAGO
RODRIGO ARIAS GARRIDO
40
RECOLETA
ALEJANDRO CARREORDOEZ
45
PROVIDENCIA
CARMEN FARIAS ROMERO
28
SAN MIGUEL
EDITH ROJAS VARGAS
37
QUINTA NORMAL
GULLERMO TAPIA LOPEZ
50
SAN MIGUEL
CRISTINA ESPINOZA POBLETE
46
SANTIAGO
MACARENA MORALES CASTRO
22
PROVIDENCIA
FELIPE VARAS DURAN
36
RECOLETA
FRANCISCA SANGUINETI
45
SANTIAGO
EDUARDO FUENTES LOBOS
33
PROVIDENCIA
JANETTE CALDERON MIRANDA
21
QUINTA NORMAL
SOLANGE CONTRERAS PEREA
52
SANTIAGO
CRISTOBAL ROMERO SILVA
38
SAN MIGUEL
Suma de Montos de Pago CONTADO, con MONTO > = 250000

CLASE
A
B
B
A1
A
B
A
B
A1
A
B
B
B
A
B
B
A1
A
B
A1

Procedimiento:
Ir a Men Herramientas opcin Asistente de Suma Condicional

Cmo cargar el Asistente para suma condicional en versin 2007

PAGO
CONTADO
CREDITO
CREDITO
CONTADO
CONTADO
CREDITO
CONTADO
CONTADO
CREDITO
CREDITO
CONTADO
CONTADO
CREDITO
CONTADO
CREDITO
CREDITO
CONTADO
CONTADO
CREDITO
CONTADO

CUOTAS
1
2
3
1
1
1
1
1
3
3
1
1
2
1
3
2
1
1
3
1

MONTOS
$
250.000
$
180.000
$
180.000
$
350.000
$
250.000
$
180.000
$
250.000
$
180.000
$
350.000
$
250.000
$
180.000
$
180.000
$
180.000
$
250.000
$
180.000
$
180.000
$
350.000
$
250.000
$
180.000
$
350.000

VICERRECTORIA DE DESARROLLO ESTUDIANTIL

Pgina

Ir a Botn de Office, Opciones de Excel,

111

DIRECCION DE VINCULACION CON EGRESADOS

Aparecer un nueva ventana, seleccionar Complementos

Hacer clic en

VICERRECTORIA DE DESARROLLO ESTUDIANTIL

112

DIRECCION DE VINCULACION CON EGRESADOS

Pgina

Habilitar la casilla de verificacin Asistente de Suma Condicional

Hacer clic en Aceptar.

Luego ir a Ficha Formulas- Grupo soluciones Hacer clci en Suma Condicional.

Se habilitara un Asistente, en el primer paso, Seleccionar los datos

VICERRECTORIA DE DESARROLLO ESTUDIANTIL

Pgina

113

DIRECCION DE VINCULACION CON EGRESADOS

En la seccin de seleccin de Rango de Datos, se incluye el nombre de la Hoja y El Rango de


datos. Hacer clic en siguiente
Paso 2 solicita los siguientes datos:
Qu columna
columna.

contiene los valores para sumar? Seleccione el rtulo de la

En esta seccin se habilitara un cuadro combinado que permite


seleccionar un rotulo o encabezado de columna, para efectos de suma, debe
ser de tipo numrico.
En este caso
Columna para sumar: MONTO
A continuacin, seleccione la columna que desea evaluar y luego escriba
o seleccione un valor para comparar con los datos de la columna.
Esta seccin es para establecer criterios es decir:

Columna:

Es:

Se habilitaran todos los rtulos o


Encabezados de Columna.

Se habilitaran
comparacin.

Este valor:
los

operadores

de

Es una de las posibles opciones

Debemos seleccionar para primera evaluacin:


Ejemplo : PAGO = CONTADO
Columna:

Es:

Este valor:

VICERRECTORIA DE DESARROLLO ESTUDIANTIL


=

CONTADO

Pgina

PAGO

114

DIRECCION DE VINCULACION CON EGRESADOS

Luego

hacer
en
Agregar
condicin

clic

Debemos seleccionar para segunda evaluacin:


Ejemplo : MONTO > = 250000
Columna:

Es:

Este valor:

MONTO

>=

250000

Luego hacer clic en


Agregar condicin

Luego
siguiente.
El asistente permitir 2 opciones de informe:

hacer

clic

en

Copiar slo la frmula en una celda.

Podr seleccionar una celda


para depositar el resultado.

Copiar la frmula y los valores condicionales.

Se solicitaran tantas celdas


como valores condicionales
es decir:
CONTADO - MONTO SUMA DE CONDICIONES
Hacer clic en siguiente segn forma de copiar formula, para este ejercicio copiar slo la frmula en una sola celda.

Hacer clic en Terminar.

Nota: Para contar datos se debe seleccionar en la


seccin Columna para sumar un rtulo de tipo Texto.

Tabla Dinmica
Crear una Tabla Dinmica que permita listar por Pas destinatario agrupado por Forma de
Envo, contando los Pedidos.
Procedimiento
1. Ubicar el cursor en cualquier parte de la base de datos
2. Ir a Cinta de Opciones, Ficha Tabla, opcin Tabla Dinmica.

3. Aparecer un cuadro de dialogo Crear Tabla dinmica, el rango de datos se


ajusta automticamente en el cuadro de texto Seleccione una Tabla o Rango,
ya que estbamos dentro de la Base de Datos Pedidos

3. Hace clic en el botn de opcon Hoja de clculo existente, se habilitara el


cuadro de texto Hoja de clculo existente.
4. Hacer clic en el cuadro de texto Hoja de clculo existente

5. Seleccionar la Hoja Informe 2, celda A1.

6. Hacer clic en Aceptar.


Al hacer clic en Aceptar, se habilitara en la Hoja Informe 2, la interfaz de tabla dinmica.

Para completar la Tabla dinmica, seguiremos el siguiente procedimiento.

1. Hacer clic en Coloque campos de Fila aqu.

2. Habilitar la casilla de verificacin Pas destinatario

Aparecern los Pases en la columna A, distribuidos y agrupados en filas


3. Hacer clic en coloque Campos de columnas aqu.

VICERRECTORIA DE DESARROLLO ESTUDIANTIL

Pgina

119

DIRECCION DE VINCULACION CON EGRESADOS

4. Habilitar la Casilla de Verificacin Forma de Envo, los datos se mostraran en


la fila, deslice el campo Forma de envi del rea rotulo de fila, al rea Rtulos
de Columnas.

VICERRECTORIA DE DESARROLLO ESTUDIANTIL

120

DIRECCION DE VINCULACION CON EGRESADOS

Pgina

Luego del cambio, se mostraran los datos en la columna

5. Hacer clic en Coloque datos aqu

VICERRECTORIA DE DESARROLLO ESTUDIANTIL

121

DIRECCION DE VINCULACION CON EGRESADOS

Pgina

Habilite la casilla de verificacin, Id. de pedido.

Se mostrara la suma de los Id de pedido, lo cual no corresponde a nuestro requerimiento.


6. Hacer doble clic en Suma de Id. de pedido.

VICERRECTORIA DE DESARROLLO ESTUDIANTIL


Modificar en la ventana Configuracin del Campo, la Funcin Suma a Contar
Pgina

7.

122

DIRECCION DE VINCULACION CON EGRESADOS

8. Hacer clic en Aceptar.


Al hacer clic en Aceptar, se mostrara el total de Pedidos por Pas destinatario,
desglosado por Forma de Envo.

VICERRECTORIA DE DESARROLLO ESTUDIANTIL

Qu es Microsoft Query?

Pgina

MS-QUERY

123

DIRECCION DE VINCULACION CON EGRESADOS

Microsoft Query es un programa que permite incorporar datos de orgenes externos a


otros programas de Microsoft Office, especialmente a Microsoft Excel.
Para utilizar MS-Query se debe seguir los siguientes procedimientos
Estructura de las Bases de Datos
2. La estructura de las Bases de Datos deben contener:
3. Encabezados de columnas
4. Establecimiento de Criterios
5. ndice o Clave Principal en las Bases
Ej.- Rut-Cdigo-Nmero de Factura-Nmero de cuenta corriente, es decir datos
nicos.
6. Si enlazamos 2 Bases de Datos, ambas Bases deben contener el ndice o Clave
Principal

Dar nombre de Rango a las Bases de Datos Excel


Nuestro Libro tiene como nombre Ventas2003, y contiene 2 hojas:
CLIENTE

: Base de datos que contiene Hoja CLIENTES los datos personales

PEDIDOS

: Base de datos que contiene Hoja PEDIDOS los pedidos de los clientes

A modo de Ejemplo uniremos 2 Bases de Datos en una nueva Hoja.

Como Regla principal


Se deben dar nombre de Rango a ambas Bases
de Datos.

VICERRECTORIA DE DESARROLLO ESTUDIANTIL

Pgina

Base de Datos Clientes

124

DIRECCION DE VINCULACION CON EGRESADOS

Base de Datos Pedidos

Si observamos en ambas Bases se encuentran los encabezados de columna IDCliente,


que para efectos de nuestro ejemplo ser Clave Principal

VICERRECTORIA DE DESARROLLO ESTUDIANTIL

125

DIRECCION DE VINCULACION CON EGRESADOS

Pgina

Entorno de Microsoft Query

Para ingresar al entorno de MS-QUERY debemos:


Ir a Barra de Men, Datos Obtener datos Externos Nueva consulta de base de datos.

Elegir Datos de Origen


Al llamar a esta herramienta nos encontraremos con una ventana que nos permite la una
ventana de opciones para Elegir origen de datos.

Seleccionar Excel Files*, para conectarnos con las bases de datos Clientes-Pedidos.
Luego hacer clic en Aceptar

Elegir origen de Datos


Aparecer informacin Conectando al origen de datos y una ventana que permite
seleccionar el Libro que contienen las Bases de Datos, en este caso Ventas 2003.xls

VICERRECTORIA DE DESARROLLO ESTUDIANTIL

Pgina

126

DIRECCION DE VINCULACION CON EGRESADOS

Escoger tablas y Columnas disponibles.


Se observara una ventana de Asistente para consultas-Elegir columnas
En la seccion izquierda Tablas y columnas disponibles.
Seleccionar CLIENTES y hacer clic en , el botn con signo mayor
, para
agregar al seccin derecha Columnas en la consulta que se encuentra a la derecha

Al seleccionar las columnas se agregaran a esta seccin.

VICERRECTORIA DE DESARROLLO ESTUDIANTIL

127

DIRECCION DE VINCULACION CON EGRESADOS

Hacer clic en siguiente

Pgina

Luego,hacer clic en PEDIDOS, y realizar el mismo procedimiento. Al realizar esta


accin se agregaran las columnas de la Base de Datos PEDIDO.

Al hacer clic en siguiente, se mostrara el siguiente mensaje de Advertencia.

Quiere decir que no puede relacionar ambas tablas y que debemos unirlas manualmente
dentro del entorno MS-QUERY, presionamos Aceptar para unir ambas tablas e ingresar
al ambiente MS-QUERY.

VICERRECTORIA DE DESARROLLO ESTUDIANTIL

Pgina

128

DIRECCION DE VINCULACION CON EGRESADOS

Unir TABLAS.
Para unir ambas tablas debemos hacer clic en el Campo IdCliente de la TABLA
CLIENTES y sin soltar arrastrar al campo IdCliente de la TABLA PEDIDOS, se unirn por
medio de una lnea, como se muestra en la imagen.

La unin de ambas TABLAS, permite observar a cada Cliente con sus Pedidos,
para mejorar la visual de la consulta ordenaremos la columna IdCliente.
Ordenar Consulta Query

VICERRECTORIA DE DESARROLLO ESTUDIANTIL


DIRECCION DE VINCULACION CON EGRESADOS

Pgina

129

Para ordenar debemos hacer clic en la columna IdCliente, quedara sombreada luego
hacer clic en Orden ascendente en los botones que se ubican debajo del men.

El resultado del ordenamiento de los datos permite visualizar a cada cliente con
sus pedidos en forma ordenada.

Devolver Datos a Excel


Para devolver los datos a Excel debemos:
Hacer clic en Archivo Seleccionar Devolver datos a Microsoft Office Excel.

VICERRECTORIA DE DESARROLLO ESTUDIANTIL

Pgina

130

DIRECCION DE VINCULACION CON EGRESADOS

VICERRECTORIA DE DESARROLLO ESTUDIANTIL


DIRECCION DE VINCULACION CON EGRESADOS

Pgina

Dnde desea situar los datos?

131

Nos permite visualizar la ventana Importar datos, nos proporciona una pregunta con
2 opciones.

Realizaremos el ejercicio con la opcin predeterminada Hoja de


clculo existente. Al hacer clic en Aceptarla informacin se depositara
en la Hoja3 del Libro de Excel.

VICERRECTORIA DE DESARROLLO ESTUDIANTIL

Reingresar al entorno de MS-QUERY.

Pgina

Modifcar Consulta Query

132

DIRECCION DE VINCULACION CON EGRESADOS

Ir a Barra de Men, Datos Obtener datos Externos Modificar Consulta

Seleccionar el Libro Ventas 2003.xls

Hacer clic en Aceptar.


Se mostrara una ventana como se muestra en la imagen, hacer clic en Aceptar, para
volver al ambiente MS-Query.

VICERRECTORIA DE DESARROLLO ESTUDIANTIL

Pgina

133

DIRECCION DE VINCULACION CON EGRESADOS

Ocultar y mostrar Criterios


Para Filtrar datos debemos hacer clic en el embudo con
lentes.

VICERRECTORIA DE DESARROLLO ESTUDIANTIL

134

DIRECCION DE VINCULACION CON EGRESADOS

Pgina

Arrastraremos el Campo Pas al rea Campo de Criterios.


Hacer doble clic e Valor, para que filtre solo a los clientes del pas Mxico, se habilitara
la ventana Modificar criterios.

Para seleccionar el pas Mxico debemos hacer clic en Valoresse habilitara la ventana
Seleccionar valores.
En valores ubicar el pas Mxico

Luego hacer clic en Aceptar.


Al hacer clic se aceptara el Valor

Nuevamente hacer clic en Aceptar


Al realizar esta accin se mostraran solo los clientes del pas Mxico.

VICERRECTORIA DE DESARROLLO ESTUDIANTIL

Pgina

135

DIRECCION DE VINCULACION CON EGRESADOS

Devolver los datos a Excel, se modificara la consulta.

Para generar una consulta nueva se debe Insertar una nueva hoja y realizar
nuevamente el procedimiento.

VICERRECTORIA DE DESARROLLO ESTUDIANTIL

Pgina

Macros Excel 2007

136

DIRECCION DE VINCULACION CON EGRESADOS

En esta unidad estudiaremos qu son las Macros, en qu nos pueden ayudar y cmo crear
macros automticamente. Esta unidad tratar de manera muy sencilla el tema de macros sin
entrar en profundidad con el lenguaje de programacin utilizado por MS Excel, el Visual Basic
Application (VBA), ya que esto ocupara un curso entero y se sale del objetivo del curso.

Introduccin
Cuando trabajamos con un libro personalizado, es decir, que nos hemos definido con una serie
de caractersticas especficas como puedan ser el tipo de letra, el color de ciertas celdas, los
formatos de los clculos y caractersticas similares, perdemos mucho tiempo en formatear todo
el libro si disponemos de muchas hojas.
Con las macros lo que se pretende es automatizar varias tareas y fusionarlas en una sola,
aadiendo por ejemplo un botn en nuestro libro que al pulsar sobre l realice todas esas
tareas.

Crear una Macro Automticamente


La forma ms fcil e intuitiva de crear macros es crearlas mediante el grabador de
macros del que dispone Excel.
Este grabador de macros te permite grabar las acciones deseadas que posteriormente las
traduce a instrucciones en VBA, las cuales podemos modificar posteriormente si tenemos
conocimientos de programacin.

Para grabar una macro debemos acceder a la pestaa


Vista y despliega el submen Macros y dentro de este
submenu seleccionar la opcin Grabar macro...
Adems de esta opcin en el men podemos encontrar
las siguientes opciones:
Ver Macros... - Donde accedemos a un listado
de las macros creadas en ese libro.
Usar referencias relativas - Con esta opcion utilizaremos referencias
reativas para que las macros se graben con acciones relativas a la celda inicial
seleccionada.

VICERRECTORIA DE DESARROLLO ESTUDIANTIL

Pgina

Al
seleccionar
la
opcin
Grabar macro..., lo primero que
vemos es el cuadro de dilogo
Grabar macro donde podemos
dar un nombre a la macro (no
est permitido insertar espacios
en blanco en el nombre de la
macro).

137

DIRECCION DE VINCULACION CON EGRESADOS

Podemos asignarle un Mtodo


abreviado:
mediante
la
combinacin de las tecla CTRL +
"una tecla del teclado". El
problema est en encontrar una
combinacin que no utilice ya
Excel.
En
Guardar
macro
en:
podemos seleccionar guardar la
macro en el libro activo, en el
libro de macros personal o en otro libro.
En Descripcin: podemos describir cul es el cometido de la macro o cualquier otro dato
que creamos conveniente.

Para comenzar la grabacin de la macro pulsamos el botn Aceptar y a continuacin, si


nos fijamos en la barra de estado, encontraremos este botn en esta barra
donde tenemos la opcin de detener la grabacin.

A partir de entonces debemos realizar las acciones que queramos grabar, es conveniente no
seleccionar ninguna celda a partir de la grabacin, ya que si seleccionamos alguna celda
posteriormente, cuando ejecutemos la macro, la seleccin nos puede ocasionar problemas de
celdas fuera de rango.
Una vez concluidas las acciones que queremos grabar, presionamos sobre el botn Detener
de la barra de estado, o accediendo al men de Macros y haciendo clic en
.

Ejecutar una Macro


Una vez creada una macro, la podremos ejecutar las veces que queramos.
Antes de dar la orden de ejecucin de la macro, dependiendo del tipo de macro que sea,
ser necesario seleccionar o no las celdas que queramos queden afectadas por las acciones
de la macro.

VICERRECTORIA DE DESARROLLO ESTUDIANTIL

138

DIRECCION DE VINCULACION CON EGRESADOS

Para ejecutar la macro


debemos acceder al men
Ver Macros..., que se
encuentra en el men
Macros de la pestaa Vista,
y nos aparece el cuadro de
dilogo Macro como el que
vemos en la imagen donde
tenemos una lista con las
macros creadas.

Pgina

Por ejemplo si hemos creado una macro que automticamente da formato a las celdas
seleccionadas, tendremos que seleccionar las celdas previamente antes de ejecutar la macro.

Debemos seleccionar la
macro deseada y pulsar
sobre el botn Ejecutar. Se
cerrar el cuadro y se
ejecutar la macro.
En cuanto al resto de
botones:
Cancelar - Cierra
el cuadro de dilogo
sin realizar ninguna
accin.
Paso a paso - Ejecuta la macro instruccin por instruccin abriendo el
editor de programacin de Visual Basic.
Modificar - Abre el editor de programacin de Visual Basic para modificar el
cdigo de la macro. Estos dos ltimos botones son para los que sapan
programar.
Eliminar - Borra la macro.
Opciones - Abre otro cuadro de dilogo donde podemos modificar la tecla
de mtodo abreviado (combinacin de teclas que provoca la ejecucin de la
macro sin necesidad de utilizar el men) y la descripcin de la macro.

VICERRECTORIA DE DESARROLLO ESTUDIANTIL

139

DIRECCION DE VINCULACION CON EGRESADOS

Objetivo.

Pgina

Ejercicio pas a paso Crear una macro


automticamente

Aprender cmo crear una macro de forma automtica utilizando el grabador de macros.
Crearemos una macro que automatice el formato de la cabecera de nuestra hoja de trabajo.

Ejercicio paso a
paso
1 Si no tienes abierto Excel2007, brelo para probar el ejercicio.
Al entrar estaremos situados en la celda A1.
2 Ve a la pestaa Vista.
3 Abre el submen Macro.
4 Y elije la opcin Grabar nueva macro...
Aparece el cuadro de dilogo Grabar macro.
5 Escribe el nombre de la macro, EjemploMacro1. Y pulsa Aceptar.
Ahora estamos grabando, vamos a realizar las acciones necesarias para dar formato a
nuestra hoja de trabajo.
6 Presiona sobre el botn Negrita de la seccin Fuente, en la pestaa Inicio.
7 Presiona sobre el botn Cursiva de la seccin Fuente.
8 Escoge el tipo de fuente Cambria.
9 Escoge el tamao de la fuente en 14 puntos.
Ya hemos concluido con el formato de una cabecera de datos, por tanto concluimos la
grabacin de la macro.
10 Presiona sobre el botn detener
Macro y selecciona Detener grabacin.

de la barra de herramientas, o accede al men

VICERRECTORIA DE DESARROLLO ESTUDIANTIL

Pgina

140

DIRECCION DE VINCULACION CON EGRESADOS

Ahora vamos a comprobar que funciona correctamente la macro creada.


11 Escribe en la celda D1 Cabecera.
12 Escribe en la celda E1 de.
13 Escribe en la celda F1 prueba.
14 Selecciona las celdas anteriores D1, E1 y F1.
15 Ve a la pestaa Vista.
16 Abre el submen Macro.
17 Elige Ver Macros.
18 Selecciona la macro creada EjemploMacro1 y pulsa sobre Ejecutar.
Observa como las celdas seleccionadas adoptan el formato automticamente.

Guardar un
archivo con
macros
Cuando guardamos un archivo y queremos que las Macros que hemos creado se
almacenen con el resto de las hojas de clculo deberemos utilizar un tipo de archivo
diferente.

VICERRECTORIA DE DESARROLLO ESTUDIANTIL

141

DIRECCION DE VINCULACION CON EGRESADOS


Para ello deberemos ir al Botn Office y seleccionar la opcin Guardar como.

Pgina

Se abrir el cuadro de dilogo Guardar como. En el desplegable Guardar como tipo


seleccionar Libro de Excel habilitado para macros (*.xlsm).

Dale un nombre y el archivo se almacenar.

Cuando abrimos un archivo que tiene Macros almacenadas se nos mostrar este anuncio
bajo la banda de opciones:

Esto ocurre porque Office no conoce la procedencia de las Macros. Como estn compuestas
por cdigo podran realizar acciones que fuesen perjudiciales para nuestro equipo.
Si confas en las posibles Macros que contuviese el archivo o las has creado t pulsa el
botn Opciones para activarlas.
Aparecer este cuadro de dilogo:

VICERRECTORIA DE DESARROLLO ESTUDIANTIL

Pgina

142

DIRECCION DE VINCULACION CON EGRESADOS

Selecciona la opcin Habilitar este contenido y pulsa Aceptar.

VICERRECTORIA DE DESARROLLO ESTUDIANTIL

Ejercicios Macros Excel 2007

Pgina

143

DIRECCION DE VINCULACION CON EGRESADOS

Si no tiene abierto Excel, brelo para realizar los ejercicios planteados a continuacin.

Ejercicio 1: Crear macro


automtica
1 Abrir un nuevo libro de trabajo.
2 Crear una macro con la grabadora que abra el libro de precipitaciones.
3 Guardar la macro con el nombre abrir_precipitaciones.
4 Guardar el libro con el nombre de ej_macros en la carpeta Mis Documentos.

Ejercicio 2: Ejecutar
macros
Seguimos con el mismo libro de trabajo
1 Ejecutar la macro abrir_precipitaciones.
2 Ejecutar la macro Borrar.

VICERRECTORIA DE DESARROLLO ESTUDIANTIL

Pgina

144

DIRECCION DE VINCULACION CON EGRESADOS

Ayuda Ejercicios Macros Excel 2007


Ejercicio 1: Crear
macro automtica

El apartado 1 nos pide crear una macro con la grabadora que abra el libro de
precipitaciones. Los pasos a seguir son:
1 Ir a la pestaa Vista, abrir el submen Macro y elegir la opcin Grabar macro...
Aparece el dilogo de Grabar macro.
2 Escribir el nombre de la macro abrir_Precipitaciones y pulsar sobre Aceptar.
3 Abrir el libro de Precipitaciones como lo haras de forma normal, accediendo al Botn
Office Abrir y seleccionando el archivo
Precipitaciones.
4 Cuando est abierto el libro de precipitaciones parar la grabacin de la macro
presionando sobre el botn Parar de la barra de estado, o accediendo al men Macros y
seleccionando Detener grabacin.
Cierra el libro Precipitaciones, ya no nos hace falta.

Ejercicio 2:
Ejecutar macros.
Para ejecutar una macro debemos:
1 Ir a la pestaa Vista.
2 Hacer clic en el botn Macros.
3 Seleccionar la macro a ejecutar y pulsar Ejecutar.