Manual para la solventacién de observaciones y atencion de recomendaciones Organo de Fiscalizacién Superior ABRIL 2014Organo de Fiscatizacion Superior CONTENIDO INTRODUCCION ... GLOSARIO DE SIGLAS Y CONCEPTOS IMPORTANTES.. MARCO LEGAL OBJETIVOS ALCANCE.... 1. PROCESO DE FISCALIZACION 1:1 Diagrama. Etapas y participacién de cada Direccién General del OFS 1.2 Descripcién de actividades 1.3 Las etapas de “auditoria” y “seguimiento” 2.CLASIFICACION DE OBSERVACIONES Y RECOMENDACIONES...... 3. CRITERIOS PARA LA SOLVENTACION DE OBSERVACIONES Y ATENCION DE RECOMENDACIONES......17 3.1 Figuras para la SOLVENTACION de observaciones.. es 18 3.2 De la ATENCION a las recomendaciones de control interno... 4, ASUNTOS LEGALES EN TRAMITE.. Manual para la solventacign de observacionesy atencin de recomendacionesOrgano de Fisealizacion Super INTRODUCCION El presente Manual para la solventacion de observaciones y atencién de recomendaciones (MSOAR) entré en vigor en enero de 2011, con fundamento en la Ley de Fiscalizacion Superior del Estado de Guanajuato, sin embargo con la reforma a dicha Ley publicada en periddico oficial nimero 146 segunda parte, de fecha 11 de septiembre 2012, resulta necesaria su actualizacion. Los cambios sustanciales que derivan de la citada reforma y que tienen impacto directo en el documento que nos ocupa corresponden a inclusion y desarrollo de los siguientes temas: * La funcién de fiscalizacién también comprende los recursos piiblicos que se destinen y ejerzan por cualquier entidad, persona fisica o juridico colectiva, piiblica © privada y los transferidos a fideicomisos, mandatos, fondos, comités, patronatos, consejos o cualquier otra figura juridica. + Realizar auditorias sobre el desemperio, seran anuales y Unicamente se formularan recomendaciones para mejorar los resultados + Principios rectores adicionales: definitividad, confiabilidad y posterioridad. + La fiscalizacién tendra un plazo maximo de duracién de doce meses. * Trato de la informacién requerida de ejercicios fiscales 0 periodos anteriores al de la cuenta publica en revision. * Contenido de la cuenta publica que los sujetos de fiscalizacion remitan al Congreso del Estado. + Plazo de entrega de la informacién que el Organo de Fiscalizacién Superior (OFS) requiera a los sujetos de fiscalizacién durante la auditoria. Ubicacién de dicha informacién y trato en caso de omisién. * Notificar a titulares y ex titulares Pliego de observaciones para dar respuesta, asi como el Informe de resultados para hacer valer el recurso de reconsideracién en su caso. * El sujeto de fiscalizacién ejercera las acciones tendientes al resarcimiento de los dafios causados a la hacienda o patrimonio publico. « Términos en los que el sujeto de fiscalizacion debera ejercer las acciones civiles a que se refiere el punto anterior. En su caso, servidores publicos designados para ejercerla + EIOFS, ademas de dar seguimiento a las recomendaciones para su debida implementacion 0 cumplimiento, se dara seguimiento al ejercicio de las acciones civiles que interpongan los sujetos de fiscalizacién, su avance y resultados, La funci6n de fiscalizacién, de manera sintetizada, consiste en conocer, revisar y evaluar el uso y aplicacion de los recursos ptiblicos, de conformidad con las disposiciones constitucionales y legales, por lo tanto, la revision, inspeccion y evaluacion de la gestion publica, es su objetivo. “Manual para la solventacién de observaciones y atencién de recomenacionesOrgano de Fisealizacion Superior La funcién fiscalizadora se materializa mediante la ejecucién de diversas actividades, que se agrupan en las siguientes fases: 1.-Planeacién y programacién, 2.- Desarrollo de la auditoria o revision de cuenta publica, y 3.- Seguimiento. En el presente documento interesa abordar las tltimas dos fases referidas con anterioridad, en virtud de que es en ellas en las que resultan aplicables los ctiterios desarrollados. La auditoria y revision de cuenta publica se definen como el examen objetivo y sistematico de las operaciones financieras y administrativas de una entidad, practicado con posterioridad a su ejecucion y evaluacion Revision, andlisis y examen periddico efectuado a los registros contables, sistemas y mecanismos administrativos, asi como a los procedimientos de control interno de una organizacién, con el objeto de determinar opiniones en lo que respecta a su funcionamiento. Las acciones de auditoria estan enfocadas, en general, a detectar deficiencias en los procesos administrativos de los sujetos de fiscalizacién, a darlas a conocer y a realizar recomendaciones tendientes a evitar su recurrencia. EI seguimiento, es el proceso que consiste en analizar las observaciones y recomendaciones que quedaron pendientes de solventar en el informe de resultados aprobado por el Congreso del Estado en la declaratoria correspondiente, revisar la documentacién aportada por el sujeto fiscalizado, realizar visitas al mismo para aplicar técnicas y procedimientos que permitan al auditor cerciorarse de que las acciones correctivas y preventivas sugeridas por este érgano de fiscalizacién se hayan adoptado. Asi como verificar que presente las demandas civiles 0 en su caso justifique el conflicto de interés. El Organo de Fiscalizacién Superior, a través de la Direccién General de Auditoria y Revision de Cuenta Publica es responsable de evaluar la documentacion aportada por los sujetos de fiscalizacion durante el mismo proceso de auditoria en campo, asi como en la respuesta al PLIEGO DE OBSERVACIONES Y RECOMENDACIONES que les fue notificado, y analizar y decidir si esta resulta suficiente y adecuada para solventar las deficiencias informadas. La Direccion General de Planeacién, Programacién, Control y Seguimiento, de! OFS, es la responsable de evaluar los documentos aportados en la respuesta que, al INFORME DE RESULTADOS DECLARADO, emiten los sujetos de fiscalizacion con Ia intencion de solventar las observaciones y atender recomendaciones que continuan pendientes. Manual para la solventacién de observaciones y atenciém de recomendacionesOrgano de Fiscalizacion Superior La eficacia y la confiabilidad obligan a Ia utilizacién de un lenguaje que facilte la interaccién, comunicaci6n e informacién, en cada una de las acciones del Organo de Fiscalizacién Superior, tanto a su interior, como al exterior, es decir, frente a los sujetos de fiscalizacion Los factores cualitativos y cuantitativos son elementos necesarios que atienden a los principios de confiabilidad y objetividad e implica transparencia y claridad, pero también calidad en los procesos de fiscalizacién. Es por ello que el OFS, decidié la conveniencia e importancia de elaborar un manual que contenga los criterios que han de utiizarse para la solventacién de las observaciones y atencién de recomendaciones que deriven de la funcién de fiscalizacién. Este documento, es necesario para explicar, comentar o conceptualizar las palabras y los términos usuales en el proceso de fiscalizacién; con el propésito de adoptar y desarrollar un lenguaje comin entre fiscalizador y fiscalizado, que fortalezca la eficacia y la confiabilidad Representa, ademas, una indispensable herramienta para lograr la estandarizacién de los juicios y la terminologia empleada por el personal de las diferentes Direcciones Generales que integran al OFS, en cada una de las etapas del proceso de fiscalizacién en las que les corresponde actuar, lo cual redundara en una més sencilla y efectiva toma de decisiones. En el presente documento se abordara, inicialmente, una representacién simplificada de las etapas que integran al proceso de fiscalizacién, ello con la intencién de clarificar el alcance de aplicacién del presente documento por los diferentes actores que forman parte del proceso. En seguida se propone una clasificacién mediante la cual se calificaran las observaciones y recomendaciones que deriven de los actos de fiscalizacién Establecida la manera en que han de clasificarse las observaciones y recomendaciones, se desarrolla un esquema con las diferentes figuras que pueden aplicarse para su solventacién o atencién en cada una de las etapas del Proceso de fiscalizacion. También se aborda el tema de las acciones que ejecuta el OFS para promover el deslinde de las diversas responsabilidades que resulten de los procesos de fiscalizacion. ‘Manual para Ia solventacién de observaciones yOrgano de Fisealizacion Superior GLOSARIO DE SIGLAS Y CONCEPTOS IMPORTANTES Con el propésito de utilizar un mismo lenguaje y unificar los términos que se emplean en la racionalizacién de procesos, tramites y métodos de trabajo, se presenta a continuacién una serie de definiciones que permiten estandarizar y disponer de la informacién de manera mas adecuada y precisa. SIGLAS * DGAJ: Direccién General de Asuntos Juridicos. * DGARCP: Direccién General de Auditoria y Revision de Cuenta Publica * DGPPCS: Direccién General de Planeacién, Programacién, Control y Seguimiento * LFSEG: Ley de Fiscalizacién Superior de! Estado de Guanajuato. * MSOAR: Manual para la solventacion de observaciones y atencién de recomendaciones * OFS: Organo de Fiscalizacién Superior del Estado de Guanajuato. CONCEPTOS IMPORTANTES * Contralorias: Unidades de los sujetos de fiscalizacién que tienen a su cargo el control, vigilancia y evaluacin de los mismos." * Dajios y perjuicios: La distincién de estos conceptos, desde el punto de vista legal, se formula diciendo que dario es la perdida o menoscabo sufrido por falta del cumplimiento de una obligacién, y perjuicio, la privacion de cualquier ganancia licita que debiera haberse obtenido con el cumplimiento de la misma. + Declaratoria: Pronunciamiento del Pleno del Congreso del Estado, que determina como aprobados o desaprobados los actos de fiscalizacion que le remite el Organo de Fiscalizacion Superior. Documento que se publica en el Periédico oficial del Gobierno del Estado y que contiene informe de resultados, dictamen y acuerdo emitidos por el pleno del Congreso del Estado.® * Documento justificatorio 0 comprobatorio: Documento, generalmente escrito, que se exhibe ante la autoridad, por disposicién de ley, por voluntad o en virtud de un requerimiento, para exponer la causa, motivo o razén de una Manual para solventacign de observacionconducta 0 hecho, 0 para constatar y confirmar la veracidad 0 exactitud, asi como el apego a la verdad y ala ley.® * Funcién de Fiscalizacién: Consiste en conocer, revisar y evaluar el uso y aplicacién de los recursos publicos, de conformidad con las disposiciones constitucionales y legales.’ * Hacienda piiblica: Funcién gubernamental orientada a obtener recursos monetarios de diversas fuentes para financiar el desarrollo del pais, del estado © municipios. Contribuciones, impuestos, propiedades y valores pertenecientes al pais, estado o municipio.* * Informe de Resultados: Documento elaborado por el Organo de Fiscalizacion Superior, que contiene el resultado del proceso de fiscalizacion." * Observaciones: Posibles irregularidades 0 deficiencias en la gestién financiera de los sujetos de fiscalizacion.’ * Papeles de trabajo: Material preparado por y para, u obtenido y retenido por, el auditor en conexion con el desempefio de la auditoria. Los papeles de trabajo pueden presentarse en forma de datos presentados en papel, pelicula, medio electrénico u otros medios.” * Pliego de observaciones: Documento emitido por el Organo de Fiscalizacion Superior, que contiene la relacion de posibles irregularidades o deficiencias en la gestion financiera de los sujetos de fiscalizacién * Procedimientos de auditoria: Son el conjunto de técnicas de investigacién aplicables a una partida o a un grupo de hechos sujetos a examen.® * Recomendaciones: Medidas qu Organo de Fiscalizacién Superior establece al sujeto de fiscalizacién, tendientes a prevenir y resarcir las irregularidades y deficiencias detectadas en el procedimiento de fiscalizacion, a efecto de hacer eficaz y eficiente la gestion financiera.’ + Resarcir: Reparar el dafo o perjuicio causado a alguien, mediante la entrega de un valor equivalente, actualizado o legal. * Resolucién administrativa: Es todo acto de autoridad administrativa que define o da certeza a una situacién de su competencia.® + Resolucién judicial: Acto procesal de un juez o tribunal destinado a atender a las necesidades del desarrollo del proceso o a su decision.> * Responsabilidad: Es el deber de los funcionarios 0 empleados de rendir cuenta ante una autoridad superior y ante el puiblico por los fondos o bienes del ‘Manual para la solventacién de abservaciones y atencién de recomendOrgano de Fisealizacién Super Estado a su cargo y/o por una misién u objetivo encargado y aceptado. Constituye un concepto que tiene una relacién directa con la moral del individuo que guia su propia conciencia y se refleja en las creencias y compromisos sociales, culturales, religiosos, fraternales, civicos e ideolégicos, adquiridos durante su existencia.® + Responsabilidad administrativa: Responsabilidad que tienen los Servidores. Publicos de actuary conducirse en los términos de la Ley, asi como de observar el debido cumplimiento de la misma. Sancién decretada por la auloridad competente ante la omisién 0 conducta de! Servidor Publico desapegada de la Ley de sus obligaciones.* * Responsabilidad civil: Se hace consistir en la que incurren por actos u omisiones de los que resulte un dafo o perjuicio estimable en dinero que afecte la Hacienda Publica o el Patrimonio Publico del ente fiscalizado.® * Responsabilidad penal: Deber juridico de sufrir la pena, que recae sobre quien ha cometido un delito, esto es, una accién u omisién tipica, antijuridica y culpable.® + Responsable: (Del latin responsum, de respondere, responder) Obligado a responder de alguna cosa o por alguna persona. /Culpable de una cosa/ El que, sin estar sometido a responsabilidad penal, es parte de una causa a los efectos de restituir, reparar o indemnizar de un modo directo 0 subsidiario por las consecuencias de un delito.? + Seguimiento: Atencién que se presta a un proceso durante el tiempo de su evolucion.> + Seguimiento de las recomendaciones: Es el proceso que permite vigilar y cerciorarse que las acciones correctivas y preventivas sugeridas por el érgano de control se hayan adoptado por los entes auditados." + Servidores piiblicos: Los representantes de eleccién popular, a los Miembros del Poder Judicial, a los Funcionarios y Empleados del Estado y de los Municipios, y, en general, a toda persona que desempefie un empleo, cargo 0 comisién de cualquier naturaleza en la Administracion Publica, Estatal o Municipal.> * Sujeto de fiscalizacién: Los Poderes Legislativo, Ejecutivo y Judicial det Estado, los Ayuntamientos, las dependencias y entidades de la Administracién Publica Estatal y Municipal y los Organismos Auténomos, también comprende los recursos piblicos que se destinen y ejerzan por cualquier entidad, persona fisica 0 juridico colectiva, publica o privada y los transferidos a fideicomisos, mandatos, fondos, comités, patronatos, consejos o cualquier otra figura juridica." Manual para la solveOrgano de Fiscalizacion Superior * Técnicas de auditoria: Mecanismos mediante los cuales los auditores recopilan la evidencia de auditoria. Las técnicas de auditoria consisten de una © mas de las siguientes: comparacién, calcul, confirmacién, indagacién, inspeccién, observacién y examen fisico.> * Titulos de crédito: Son los documentos necesarios para ejercitar el derecho literal que en ellos se consigna. Entre los mas comunes se encuentran: cheques, pagarés, letras de cambio, promesa de compra-venta, entre otros.* Loy do Fiscalzacién Superior dol Estado do Guanajuato. 2 ‘atp:tweww.moxicologaLcom.mxim_help.htm?http:liwww.moxicologal.commalconsultaslrB660.him 3 diccionario Larou 4 Ley General do Titus y Operactonos do Crédito Glosario de Términos Contables y Juridicos dl OFS. ® Guias do Auuitoria omitidas por la Comisi6n do Normas de Auditorlay Asoguramiente Sori 6000 Bolotin 6010 7 8 Manual do au Glosario do torminas do as Normas intornacionales de Auditoria, lorie Gubornamental ‘Manual para solventacin de ober eeOrgano de Fiscalizacién Superior MARCO LEGAL La Ley de Fiscalizacién Superior del Estado de Guanajuato publicada en el periédico oficial del Gobierno del Estado de Guanajuato ntimero 180, de fecha 11 de noviembre de 2003, asi como sus reformas, la tiltima publicada en el periddico oficial numero 35, segunda parte del 1 de marzo de 2013, en el articulo 8, fracciones IV y XXII establece dentro de las atribuciones del Organo de Fiscalizacion Superior las siguientes: “Establecer los criterios para la realizaciin de las auditorias, procedimientos, métodos y sistemas necesarios para la fiscalizacion de las cuentas publicas, debiendo publicarlos en el Periédico Oficial del Gobierno del Estado’. “Expedir su reglamento interior y emitir las disposiciones administrativas conducentes al ejercicio de sus atribuciones, asi como el manual de criterios, procedimientos y métodos relativos al proceso de fiscalizacion, debiendo publicarios en el Periédico Oficial del Gobierno del Estado’. De igual modo, en sus articulos 66 fraccién XIII, y 67 fraccién X, sefiala para las Direcciones Generales de Auditoria y Revisin de Cuenta Publica y de Planeacién, Programacién, Control y Seguimiento, tendran como funcién operativa: “Coadyuvar con el Auditor General en la elaboracién de los manuales en gue se contengan Jos criterios, procedimientos y métodos relativos al programa anual de auditoria y a los procedimientos de fiscalizacion’”. Asimismo, en el Reglamento Interior del Organo de Fiscalizacién Superior del Congreso del Estado de Guanajuato, articulo 11, fraccién XII, se indica que la Direccién General de Planeacién, Programacién, Control y Seguimiento tiene como atribucién ‘Coordinar el disefio y supervisar ef funcionamiento de! sistema de seguimiento y constatacién de la atencién y solventacién a las observaciones, recomendaciones y acciones promovidas, derivadas de la fiscalizacion de las cuentas publicas y de las auditorias, inspecciones, visitas y evaluaciones practicadas por el Organo de Fiscalizacién Superior’.Organo de Fis OBJETIVOS 1 Definir y clarificar las etapas del proceso de fiscalizacién en las que resultan aplicables los criterios que se desarrollan en el presente documento 2.- Explicar, de manera concreta y breve, las formas en que una observacion puede ser solventada o una recomendacién puede ser atendida ALCANCE La aplicacién del MSOAR se realizara conforme a lo siguiente: Este manual entrara en vigor a partir de abril de 2014, resulta aplicable a los asuntos dictaminados por la Comision de Hacienda y Fiscalizacion y declarados por el Pleno de Congreso del Estado, correspondiente a la LXIl Legislatura y a legislaturas subsecuentes mientras no se modifiquen los presentes criterios. El presente documento resulta de uso y aplicacién del proceso de fiscalizacién en las que el personal de las Direcciones Generales de Auditoria y Revision de Cuenta Publica, asi como de Planeacién, Programacién, Control y Seguimiento deban llevar a cabo la argumentacién y la evaluacién de documentacién aportada por el sujeto de fiscalizacién con la finalidad de solventar las observaciones y atender las recomendaciones que le hayan sido informadas con motivo de la funcién de fiscalizacién, Para clarificar el alcance de aplicacién de los criterios desarrollados en el presente, se sugiere revisar el diagrama del proceso de fiscalizacién asi como el apartado denominado “Descripcién de actividades", ambos ubicados en la pagina 10 del presente documento.Organo de Fiscalizacion Superior 1. PROCESO DE FISCALIZACION 1.1 Diagrama. Etapas y participacién de cada Direccién General del OFS pa Se EERE | La figura que antecede muestra, en términos generales, cada una de las etapas que conforme al articulo 23 de la LFSEG, integran el proceso de fiscalizacién. De igual modo, se muestra la participacién de cada una de las direcciones generales en las diversas actividades que integran el proceso. 1.2 Descripcién de actividades A\lo largo de todo el proceso el sujeto fiscalizado tiene la posibilidad de aportar los documentos 0 Ia informacién que considere convenientes a fin de solventar las observaciones que le son informadas. Esta posibilidad se encuentra contemplada en el articulo 9 fraccién V, de la misma LFSEG, en los términos que en seguida se enuncian: “Las observaciones que se generen durante el proceso de fiscalizacién se daran a conocer al sujeto fiscalizade para que sean atendidas durante ef mismo proceso y hasta antes de concluir el informe de resultados, en cualquier caso se procurara agotar las acciones que sean necesarias para que se atiendan o corrijan los defectos de la informacién sobre el uso de los recursos puiblicos.” A la evaluacién que el personal del OFS realiza sobre la argumentacion y la documentacién aportada por el sujeto fiscalizado, en cualquier momento del proceso de fiscalizacién, con la intencién de solventar las observaciones que le fueron informadas, se le denomina "Valoracién’ Dicha valoracién consiste en la confronta, imparcial y objetiva, en base a los presentes criterios, de la informacién aportada por el sujeto fiscalizado contra las. observaciones, a fin de determinar si la informacién 0 documentacién aportada resulta idonea, suficiente y correcta para solventar las observaciones Manual para la solventaOrgano de Fisealizacion Superior El resultado de la confronta debe ser reconocido y plasmado en los documentos que, conforme a la etapa en que se encuentre el proceso, deban elaborarse. (Actas parciales, pliego de observaciones, informe de resultados, actas de seguimiento, etc.) En virtud de lo anterior y tomando como referente el diagrama que antecede, puede considerarse que, en las siguientes actividades, resulta indispensable la aplicacién de los criterios desarrollados en el presente: En las actividades que corresponde desempefiar a la DGARCP: 1. Durante la auditoria o revision de cuenta en campo, Cuando se hace necesario evaluar o "valorar’ la documentacién o informacion que el sujeto fiscalizado aporta como respuesta a las observaciones que le han sido informadas. El resultado de esta valoracién queda asentado en las actas circunstanciadas. 2. En el pliego de observaciones y recomendaciones. Cuando se decide plasmar en él, algunas de las observaciones que pretendieron o fueron solventadas durante la etapa de revision en campo. 3. En Informe de Resultados al plasmar en él, el resultado de la "valoracién” efectuada de la documentacién aportada como respuesta al pliego de observaciones y recomendaciones notificado previamente al sujeto. En la etapa que corresponde desempefiar a la DGPPCS: 1, Durante todo el proceso de seguimiento. Cuando se debe ‘valorar’ la documentacién o informacién aportada por el sujeto fiscalizado, como respuesta al informe de resultados declarado por el Congreso del Estado, con la intencién de solventar las observaciones y atender las recomendaciones que hubieren quedado pendientes. La informacién aportada por el sujeto fiscalizado puede recibirse de manera posterior a que se hubieren concluido las visitas con motivo de las diligencias de seguimiento. La *valoracién” de informacién o documentacién en esta circunstancia, asi como el control de que es objeto se denomina Hechos Posteriores. En todos los casos debe hacerse la mencién expresa de cual fue la figura mediante la que se realizé la solventacién de las observaciones, ademas de indicar el estatus en que estas han quedado: solventadas, parcialmente solventadas 0 no solventadas. (Ver esquema de la pagina 17)Organo de Fixes 1.3 Las etapas de “auditoria” y “seguimiento” La aucitoria se define como el examen objetivo y sistematico de las operaciones financieras y administrativas de una entidad, practicado con posterioridad a su ejecucién y evaluacién El seguimiento es considerado como el conjunto de acciones posteriores a las actividades de auditoria, una vez que el informe de resultados ha sido declarado por el Pleno del Congreso del Estado, y se llevan a cabo con la finalidad de |. Verificar que la autoridad competente haya iniciado el ejercicio de las acciones para deslindar responsabilidades IIL Verificar que las sugerencias de tipo Preventive 0 Recomendaciones se hayan adoptado IIL. Dar seguimiento al ejercicio de las acciones Administrativas IV. Dar seguimiento al ejercicio de las acciones Civiles Para efecto de este manual, se entendera como SEGUIMIENTO, al proceso que realiza la DGPPCS, referente a la verificacién y cumplimiento de solventacién_de observaciones_y la atencién de _recomendaciones, pendientes del Informe de Resultados declarado, de acuerdo a lo siguiente: Constitucién Politica para el Estado de Guanajuato.- Art. 63, Son facultades del Congreso del Estado: XVII Acordar con el Declarar la revision de cuentas publicas, en los términos de! informe de resultados que hubiere emitido el Organo de Fiscalizacién Superior, dentro del términe de seis meses siguientes a la presentaci6n de dicho informe... (Fraccion reformada con fecha 15 de mayo de 2012, en pendlco oficial nimero 78 segunda parte) Att. 66, El OFS tendra las siguientes atribuciones IX Dar sequimiento a las observaciones 0 recomendaciones que emita, Declaratoria del Congreso del Estado de Guanajuato art. Unico, E/ acuerdo aprobado establece dar vista al sujeto fiscalizado para que atienda las observaciones que quedaron pendientes de solventar, asi como las recomendaciones contenidas en el Informe de Resultados. Man de recom 31 para la solventacién de observaciones y ateOrgano de Fiscalizacion Superi Ley de Fiscalizacién Superior del Estado de Guanajuato. art. 8, EL OFS tiene las atnbuciones: XIX Dar soguimianto a las recomendaciones que emita, para su debida implementacién 0 cumplimiento, asi como al ejercico de las acciones civils por pate de os sujetos de fiscalizacion: Art 23, FX... se notificarén al sujeto de fiscalzacién las obsorvaciones y recomendaciones contenidas en el informe de resultados, a efecto de que ationda las mismas y ejerza las acciones tendientes al resarcimiento do los dates causados a fa hacienda 0 patrimonio pitblico; At. 26 EI OFS pods realizar fas visitas, inspecciones y venficaciones que estime necesarias.... para constatar ef avance y cumplimiento de las observaciones o de las recomendaciones, ART. 67, La DGPPCS tendra las siguientes funciones operativas: VI. Dar seguimiento a las recomendaciones formuladas por el Organo de Fiscalzacién a los sujetos de fscalizacion; Vill. Realizar vistas do inspeccién para vertfcar el cumplmiento de las recomendaciones. Reglamento Interior del Organ rior del Congreso del Estado de Guanajuato. art. 7, Atribucién de la DGPPCS Vi.- Dar seguimiento y promover la atencién de las recomendaciones y observaciones ante los sujetos de fiscalizacion; Art. 12 Atribucion del Coordinador de Control y Seguimiento XVIL.- Practicar auditorias, revisiones, visitas e inspecciones referentes al seguimiento y atencién dada a las observaciones, recomendaciones y acciones ‘emprendidas por el OFS. En la figura siguiente se enuncian algunas actividades que resultan coincidentes entre la etapa de auditoria y la etapa de seguimiento, y otras en las que se perciben algunas diferencias: “Auditor de area de auditoria” Identiticariesgos, Aplieatéenicas y procedimientos Alice técnicas y procedimientos labora papeles de trabajo dontiticairrogularidadas 5. Recomionda labora papeles de trabajo 3. Vorifca solucionar Valida corracciones y smojoras 4. Informa ibe Respecto a las actividades de auditoria como a las correspondientes al proceso de seguimiento, pueden hacerse las siguientes consideraciones: Manual para a solventaion de obervacionesyatenlén de recomendaciones Bp:Organo de Fiscalizacién Super % En la etapa de auditoria las observaciones deben documentarse y soportarse de manera suficiente, adecuada y objetiva, asi también las acciones de seguimiento estén encaminadas a valorar la documentacién 0 informacién aportada por el sujeto, deben quedar documentadas de manera objetiva y suficiente pues es una responsabilidad importante, la defensa y sostenimiento de las observaciones resultantes en las etapas anteriores a esta, por lo tanto son mutuamente necesarias. ‘ Puede decirse que las elapas de auditoria y seguimiento son complementarias pues, de no efectuarse, primero el desarrollo de la auditoria y por ende la documentacion de observaciones, entonces no existiria materia para seguimiento. De igual modo, si no se efectuase el seguimiento de las observaciones derivadas de la auditoria, seria dificil aspirar a su solventacién, cayendo asi en el alto riesgo de que los informes se viesen reducidos a simples documentos de letra muerta, sin efecto alguno, en ambas etapas el objetivo es la busqueda de la mejora en la administracién publica. AUDITORIA MEJORA EN LA cP ADMINISTRACION PUBLICA SEGUIMIENTOOrgano de Fisealizacion Superior 2 CLASIFICACION DE OBSERVACIONES Y RECOMENDACIONES OBSERVACION J Sefialamientosque el OFShace, relativosalos errores, irregularidadeso inconsistencias por incumplimiento alas disposiciones normativas, detectados como resultadodela aplicacion deprocedimientos de auditoria. Deben cumplir, siempre, con los siguientes elementos: condicién, criterio, causa y efecto. Ss RECOMENDACION ‘Son medidas que el OFS establece al sujeto de fiscalizacién, tendientes apreveniry resarcir las irregularidadesy deficiencias detectadas en el procedimientode fiscalizaci6n, a efecto de hacer eficaz yeficientela gestién financiera. Deben ser claras, precisasy viables, ademas de proactivas y constructivas. Las observaciones deben presentarse, cuando sea posible, acompariados de una recomendaci6n. Es importante que la redaccién utilizada para dar a conocer los resultados de la funcion de fiscalizacion sea suficientemente clara para que se permita una precisa distincién entre la observacion y la recomendacidn, ello favorecera su correcta interpretacién entre los diversos interesados; propiciara la oportuna y correcta respuesta del sujeto fiscalizado, asi como la adecuada valoracién por parte del personal del OFS. ‘Manual para Ia solveneacién de observaciones y atencién de recomendacionesOrgano de Fiscalizacion Superior A efecto de facilitar el control de las observaciones y recomendaciones se atenderd a la siguiente clasificacién: OBSERVACIONES. ‘OBSERVACIONES ADMINISTRATIVAS DE DANO 0. MONETARIAS ‘Aquellas irregularidadeso. ertoresderivados de deficienciasenloscontroles Constituyen las medidas seridasala Aquellasirregularidades ‘voluntariasoinvoluntarias, que o¢asionanun perjuicioeconémicoo detrimemtoalahacienday patrimonio pblico, administracién dela entidad examinada, orientadas a promover ta superaciondelas observacionesemergentes administrativase incumplimientos legaleso normativos, enlascualesne ‘existe un menoscabo que afecteala hacienday Patrimonio pablico, delexamen alos estados Financieros. Serin dirigidas a los funcionarios pablicos, que tengan competencia paradisponersu aplicacién, ‘Son recomendaciones de control interno, las que acomparian a cada observacién, asi como las denominadas “recomendaciones generales’. Para los efectos de control y registro de las observaciones de dafio o monetarias, en la etapa de seguimiento, se considerara como monto total de la observacién la suma de lo cuantificado como dafio y/o perjuicio consignado en el dictamen del mismo nombre que forma parte del informe de resultados. ‘Manual para a selventacin de observactonesy atenein de recomendaiones BsOrgano de Fis 3. CRITERIOS PARA LA SOLVENTACION DE OBSERVACIONES Y ATENCION DE RECOMENDACIONES El articulo 23 fraccion IV de la LFSEG sefiala los vocablos “atender’, “aclarar” y “solventar’ de manera indistinta; para efectos de este manual se utilizara el concepto genérico “SOLVENTAR’, este hara referencia al estatus en que se encuentra una observacién en cualquiera de las etapas del proceso de fiscalizacion. Los términos “atender’ y “aclarar" han quedado incorporados como figuras para subsanar observaciones 0 recomendaciones, tal como se muestra en el siguiente esquema: FIGURA DE SOLVENTACION VALORACION DE n OBSERVACIONES ‘ \ ' t ' ( ' i cies Line { Observacionesde | Recuperacion ' 1 Daioo monetarias ' | Compensacién a ' t Aclaracion = ‘ emetic ' 4 i B | cohemaces | t Aclaracion z i | abservaciones t i pacouioes \ | Fortalecimiento Nosolventadas i i rc 5 t 1 5 t 1 Recomendaciones ia 3 sendlda : \Gecontrlimerne | Atencién ca 7 | / _ £ | Noatendida ce L i “ Una vez que el sujeto de fiscalizacién ha dado respuesta, en cualquiera de las etapas del proceso de fiscalizacién, esta debe someterse al proceso de “valoracién’, como resultado de tal proceso, las observaciones pueden ser clasificadas en cualquiera de los siguientes estatus: Mam para la solventacién de observaciones y atencién de recomendacionesOrgano de Fiscalizacion Superior > Solventada. Cuando se demuestre y documente totalmente la correccion de los errores 0 el resarcimiento de las irregularidades y/o deficiencias. > Parcialmente solventada. Cuando no se demuestre y documente totalmente la correccion de los errores 0 el resarcimiento de las irregularidades y/o deficiencias. (Ya sea que la observacién conste de uno 0 varios puntos). > No solventada. Cuando la informacién 0 documentos probatorios aportados no demuestren, ni siquiera de manera parcial, la correccién de los errores 0 el resarcimiento de las irregularidades ylo deficiencias, o bien, cuando no hay respuesta del sujeto de fiscalizacién. 3.1 Figuras para la SOLVENTACION de observaciones La informacién o documentacién que entreguen los sujetos de fiscalizacién, deben ser evaluadas, siempre, en forma imparcial y objetiva. Para efectuar dicha evaluacién o “valoracion” es necesario considerar las siguientes figuras: “Manual para la solventacién de observaciones y atencién dle recOrgano de Fiscalizacion Superior ‘Observaciones ADMINISTRATIVAS ratce | etomacin | Stee rrentecno | Sreaove™ fenengo “Eoets | NO Saat ow age Siena mers aoeae | | ‘mows ors ‘e ‘eguanasd Serena st | Serre * No \ La informacién que se debe proporcionar como evidencia para solventacién de observaciones relacionada en la tabla anterior, debera complementarse con los lineamientos generados por los érganos de control con el objeto de justificar, comprobar y registrar el gasto, de acuerdo a lo establecido en el articulo 42 de la Ley General de Contabilidad Gubernamental. ‘Manual para la solventacién de observaciones y atencOrgano de Fisealizacion Superior En la etapa de auditoria, tratndose de observaciones monetarias o administrativas que permiten fortalecimiento del control interno, (en ambos existe incumplimiento legal) donde se tienen recuperaciones 0 reintegros, 0 se aporta la informacion 0 documentos faltantes 0 corregidos, el estatus de solventacién sera de “solventado", sin embargo se agregar un parrafo donde se manifieste la persistencia de la responsabilidad administrativa. Las observaciones administrativas dnicamente admiten las figuras de Aciaracién y Fortalecimiento, pues se busca disminuir el riesgo de propiciar la “regularizacién’ de las situaciones observadas, ya que, ello puede implicar la elaboracién de documentos que no existieron en su oportunidad, la construccién de elementos innecesarios, etc. El fortalecimiento de controles internos, repercutira de manera més efectiva en la mejora de la administracién publica, que la simple correcci6n del error detectado. Durante la etapa de seguimiento, tratandose de observaciones de dajio, independientemente de quien ejerza las acciones civiles (OFS 0 Sujeto fiscalizado) inicamente aplican las figuras de reintegro y/o recuperacién En el esquema anterior, se incluye también la consideracién tendiente a definir si subsiste 0 no una responsabilidad administrativa, ello en razon de la figura con la cual se solventé la observacidn que la hubiere originado, Es importante destacar que este juicio sobre la subsistencia de la responsabilidad administrativa es aplicable unicamente en la etapa de seguimiento que realiza la DGPPCS, dado que es hasta el Informe de Resultados donde se determina la existencia formal de presuntas responsabilidades, hecho no contemplado en ninguna de las etapas anteriores a esta, sin embargo en el mismo esquema deberan apoyarse la DGARCP y la DGAJ para determinar las responsabilidades en la elaboracién del informe mencionado. En etapas previas al seguimiento pueden, ocasionalmente, presentarse observaciones cuya solventacion no resulta viable a través de las figuras desarrolladas con anterioridad. Cuando esto sucede se hace necesaria la aplicacién de criterio distinto a los ya mencionados pues resulta indispensable tomar una decision definitiva sobre el estatus de cada una de las observaciones que continuian pendientes de solventar. El ctiterio adicional, de uso excepcional es la BAJA, aplica cuando, derivado del andlisis de la observacién, recomendacién o de las diligencias indagatorias efectuadas, no es posible la aplicacién objetiva de ninguno de los oriterios mencionados. Siempre que se proponga la baja de una observacién o recomendacién, esta debera documentarse mediante *Cédulas de Baja’ en las que se detallen clara y puntualmente los elementos que sustentan la propuesta y deben ser sometidas a la aprobacién y signadas por, al menos, los titulares de la DGARCP ylo de la DGAJ del OFS.Org calizacion Superior 3.2 De la ATENCION a las recomendaciones de control interno Tratandose de recomendaciones de control interno, la unica figura aplicable es la atencin. Conforme a lo que se menciona en la siguiente tabla: [RECOMENDACIONES OF CONTROL INTERNO FicuRA Detncion Si recomendscn eborado 30 rater a 1-Estaecniono 0 mejor de ‘ATENCION ‘undo af suo ce fecauraccn haya | St | pottean pubs ei) ‘Semnair 0 elminar la sieges en 2-Resutado de prsbas apicaces»catoe ‘ror defloncno reputed Sctuloe do emiar nates 4. ASUNTOS LEGALES EN TRAMITE El Capitulo Octavo de la LFSEG, establece Ia obligacion al OFS de promover acciones para el fincamiento de las responsabilidades que deriven de los procesos de fiscalizacién, en los siguientes términos: “Articulo 47. Una vez que el Congreso del Estado emita la dectaratoria o la sancion correspondiente respecto al informe de resultados, el Auditor General, procederé a promover las acciones necesarias para que se finquen responsabilidades a los presuntos responsables de jos hechos ilicitos a que se refiere el informe, en los términos que prescribe esta Ley. En el supuesto Cuando en la declaratoria Conforme a lo establecido en la misma LFSEG, se desprende que dichas responsabilidades pueden ser de tipo administrativo, civil o penal, en cada caso corresponde actuar en los siguientes términos: * Si la responsabilidad fuese de caracter administrativo, el Auditor General presentara las denuncias ante las contralorias u érganos de control administrativo interno, para que se le dé tramite y en su oportunidad se aplique la sancién que corresponda en términos de ley. * Si del informe de resultados se desprenden hechos que hagan presumir la existencia de un delito y la probable responsabilidad de alguna o algunas Personas en su comision, el Auditor General, procedera a presentar la denuncia o querella ante el Ministerio Publico, coadyuvando con la autoridad en la investigacién. ‘Manual para la solventacién de observaOrgano de Fiscalizacién Superior Sila responsabilidad que deriva del proceso de fiscalizacin es de orden civil, se procederé a verificar que el sujeto fiscalizado ejerza la accion en la via que corresponda, ante la autoridad competente; en caso de conflicto de interés plenamente justificado, la acci6n civil sera ejercida por el OFS Cuando el Congreso del Estado, al emitir la declaratoria o sancién correspondiente, ordene que se subsanen las observaciones y recomendaciones que quedaron pendientes en el informe de resultados, el OFS, a través de la DGPPCS debera dar seguimiento a estas acciones (las que derivan en cualquiera de las posibles responsabilidades mencionadas) hasta su conclusién. En virtud de que este tipo de acciones, corresponde a procesos cuyo desarrollo, duracion y resolucién no son competencia directa del OFS estos son considerados, en la etapa de seguimiento, como independientes a la propia solventacién de las observaciones y atencion de recomendaciones, motivo por el cual no resultan determinantes para decidir sobre la emisién de la constancia de atencién a recomendaciones prevista en la fraccién XI del articulo 23 de la LFSEG, ello en virtud de que la misma ley, prescribe en el ultimo parrafo del referido articulo lo siguiente: “Una vez que. La expedicién de la constancia prevista en el parrafo anterior, no exime de las responsabilidades a que hubiere lugar con motivo de procedimientos diversos a este.” Es, sin embargo, parte obligada de las acciones de seguimiento, el hecho de solicitar informacién sobre el estado que guarda cada una de las demandas y/o denuncias presentadas ante las diferentes instancias, hasta su conclusion. Tales acciones quedan debidamente documentadas tanto en las actas que durante el proceso de seguimiento se elaboran con los sujetos de fiscalizacion, como mediante escritos de caracter interno en los cuales se solicita, periédicamente, a la DGAJ informe sobre el estado que guardan los diversos actos. ATENTAMENTE El Auditor General del Organo de Fiscalizacién Superior del Congreso del Estado de Guanajuato, alos 9 dias de abril de 201. bx ‘Manual para Ia solventaeién de obser