Manual de Procedimientos Compartir

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CONTABLES
Caracas,
Marzo 2016
CONTENIDO
1.-OBJETIVOS................................................................................................................3
2.-RESPONSABILIDADES .............................................................................................3
3.-POLITICAS CONTABLES GENERALES...................................................................4
4.-DEFINICIONES BASICAS..........................................................................................7
5.-PROCESOS MEDULARES.......................................................................................10
6.-PROCEDIMIENTOS..................................................................................................11
6.1. PLAN DE CUENTAS CONTABLES...............................................................11
6.2. CONCILIACIONES BANCARIAS...................................................................20
6.3 ACTIVOS IMPORTADOS...............................................................................24
6.4 CUENTAS POR COBRAR.............................................................................28
6.5 CUENTAS POR PAGAR................................................................................33
6.6 ACTIVOS FIJOS.............................................................................................41
6.7 CIERRES CONTABLES.................................................................................43
6.8 ESTADOS FINANCIEROS.............................................................................45
GERENCIA DE CONTABILIDAD - GRUPO JHS

1. OBJETIVO:
El objetivo del presente manual es proporcionar al personal de la organizacin las
herramientas para que puedan implementar los registros contables que sirvan de
base a una contabilidad de acuerdo a las normativas vigentes en nuestro pas.
Este manual facilitar los procedimientos especficos para la contabilizacin y
ayudar a los departamentos contables de la organizacin a la preparacin de los
Estados Financieros con todos sus respectivos reportes.
El manual presenta los lineamientos para preparar la informacin contable de
acuerdo a Normas Internacionales de Informacin Financiera especialmente en
lo que se refiere a presentacin, reconocimiento, medicin y revelacin para que se
pueda proporcionar un grado de seguridad razonable en cuanto a la consecucin
de objetivos basados en eficacia y eficiencia de las operaciones, fiabilidad de la
informacin financiera y cumplimiento de las polticas del Grupo JHS.
2. RESPONSABILIDADES:
Es responsabilidad del contador de cada empresa realizar los registros contables y
la posterior preparacin de los Estados Financieros.

3. POLITICAS CONTABLES GENERALES:
El Grupo JHS promueve que la informacin financiera, siguiendo lo dispuesto en las
Normas Internacionales de Informacin Financiera (NIIF),
sea relevante, de
materialidad o importancia relativa y represente fielmente la informacin til de

manera tal que sea capaz de influir en la toma de sus decisiones.
Para tal finalidad el Grupo JHS considera fundamental ciertas caractersticas
cualitativas en la informacin financiera:
I.
Verificable, lo que se sustenta en la documentacin formal que respalda a los

hechos econmicos.
II.
Oportuna, es decir que est disponible a los requerimientos que se tenga de

dicha informacin, con la finalidad de apoyar la toma de decisiones.
III.
Comprensible, que todo usuario que tenga acceso a ella pueda ser capaz de
entenderla y analizarla para apoyar sus acciones.
IV.
Debe ser comparable, para lo cual se deben presentan los dos ltimos
perodos.
El sistema contable est estructurado de manera que registra los hechos

econmicos lo ms fielmente posible, de acuerdo con su relevancia y materialidad,
procurando que la informacin sea comparable entre ejercicios fcilmente,
verificable, y que sea entregada de forma oportuna y comprensible para todos sus
usuarios.

Conforme a lo anterior, las polticas contables generales del Grupo JHS responden
a los siguientes criterios fundamentales:
i.
Base de Presentacin: Los Estados Financieros son preparados segn las

Normas Internacionales de Informacin Financiera NIIF (acorde a la NIC 1) y
sobre la base del costo histrico.
ii.
Moneda funcional: la moneda funcional del Grupo JHS son los bolvares de
la Repblica Bolivariana de Venezuela (Bs).
iii.
Efectivos y equivalentes de efectivo: el Grupo JHS considera como

efectivo y equivalentes de efectivo los valores consignados en bancos y otros
valores de alta liquidez, con vencimiento original a tres meses o menos de la
fecha de adquisicin, que son fcilmente convertibles en efectivo y con un
riesgo poco significativo debido a cambios de su valor.
iv.
Activos financieros, los efectos y cuentas por cobrar: se registran con

base en devengo a su valor principal, pendiente de cobro, menos una
estimacin por posibles cuentas de cobro dudoso. Este valor representa el
valor definitivo en el momento en que se gener la cuenta por cobrar.
v.
Deterioro de los activos financieros: Las cuentas por cobrar que se

mantengan por ms de dos perodos sern consignadas en un informe de
morosidad por la Gerencia Legal del Grupo JHS. Cuando exista evidencia
objetiva que se ha incurrido en una prdida por incobrabilidad en las cuentas
por cobrar, dicho monto se reflejar en las cuentas de resultado como una
prdida por incobrables

vi.
Activos fijos y activos intangibles: Son considerados activos fijos y activos

intangibles del Grupo JHS todos aquellos que son adquiridos, recibidos en
donacin o por efecto de mejoras, cuyo valor supere a los Bs. 10 millones.
vii.
Cuentas por pagar y otros pasivos: Las cuentas por pagar y otros pasivos
se registran con base de devengo al costo, que corresponde al valor
definitivo al momento que se gener la cuenta por pagar.
viii.
Reconocimiento de Ingresos: Los ingresos corresponden a lo facturado por

el Grupo JHS, y a lo generado por inters bancarios ganados.
ix.
Reconocimiento de Costos y Gastos: Los costos y gastos se reconocen

en el estado de resultado y obedecen a los pasivos cancelados dentro del
ejercicio.
x.
Estimaciones: en las Notas a los Estados Financieros se describir

cualquier estimacin, supuesto o juicio que afecte la aplicacin de las
polticas y los valores de los activos, pasivos, ingresos y gastos reportados.

4. DEFINICIONES BASICAS: a fin de dar una mayor comprensin al siguiente
manual, se presentan algunas definiciones contables bsicas.
4.1.
Procedimientos contables: son todos aquellos procesos, secuencia de pasos e instructivos que se utilizan para el registro de las transacciones u operaciones que realiza el Grupo JHS en los libros de contabilidad de cada una
de sus empresas.
4.2.
Estado de Situacin Financiera: El estado de Situacin Financiera es un

estado financiero que muestra informacin relativa a una fecha determinada
sobre los recursos y obligaciones de una entidad; presenta los activos en orden de su disponibilidad, mostrando sus restricciones; los pasivos atendiendo
a su exigibilidad, revelando sus riesgos financieros; as como, el patrimonio
contable.
El estado de posicin financiera proporciona al usuario general informacin
sobre la capacidad de la entidad para proveer bienes y servicios, su liquidez,
su habilidad para cumplir con sus obligaciones y sus necesidades de financiamiento externo.
4.3.
Estado de Flujos de efectivo: El estado de flujos de efectivo es un estado financiero que muestra informacin acerca de las fuentes y aplicaciones del
efectivo en el periodo, clasificadas por actividades de operacin de inversin
y de financiamiento. Permite conocer el efecto que han tenido las actividades
de la entidad en su efectivo, evaluar su capacidad para cumplir con sus obligaciones y conocer sus requerimientos de financiamiento.
4.4.
Estado de Movimientos de las cuentas de Patrimonio: El estado de

cambios en el patrimonio presenta el resultado del periodo sobre el que se

informa de una entidad, las partidas de ingresos y gastos reconocidas en el
otro resultado integral para el periodo, los efectos de los cambios en polticas
contables y las correcciones de errores reconocidos en el periodo, y los
importes de las inversiones hechas, y los dividendos y otras distribuciones
recibidas, durante el periodo por los inversores en patrimonio.
4.5.
Plan de Cuentas Contables: Constituye la lista de los conceptos o asuntos

utilizados para resumir las transacciones realizadas por la empresa.
4.6.
Registros contables: Consiste en asentar, anotar una transaccin mercantil

o cualquier otra operacin en los libros contables. En los asientos contables
participan como mnimo dos partidas o cuentas: una que va registrada en el
debe y otra en el haber.
4.7.
Libros Contables: Conjunto de varios libros donde se registra la contabilidad

de una empresa. Lo constituyen los libros obligatorios y los libros auxiliares
segn lo determinen las leyes.
4.8.
Conciliaciones bancarias: Anlisis que explica la diferencia entre el saldo

de efectivo que aparece en el estado de cuenta
bancario y el saldo de
efectivo que aparece en los registros de la empresa.

4.9.
Ajustes contables: correcciones de errores significativos que bien pueden

ser reclasificaciones de asientos contables o correcciones a perodos
contables anteriores.
4.10. Normas Internacionales de Informacin Financiera: se conocen como las

NIIF, son normativas de carcter internacional para elaborar y presentar el
estado de situacin financiera de las empresas. En nuestro pas la aplicacin
de esta norma es obligatoria para pequeas y medianas empresas para los
ejercicios econmicos que comiencen a partir del 01 de enero de 2011.
4.11. Boletines de aplicacin de las VEN-NIF: Los boletines de aplicacin son los
pronunciamientos mediante los cuales la Federacin de Colegios de
Contadores Pblicos de Venezuela (FCCPV) establece las NIIF adoptadas en
Venezuela y estipula como se aplicarn.
4.12. VEN-NIF PYME: correspondiente a las normas que adoptarn las pequeas y
medianas entidades y estn conformados por los Boletines de Aplicacin (BA
VEN-NIF),
que
deben
ser
aplicados
conjuntamente
con
la
Norma
Internacional de Informacin Financiera para Pequeas y Medianas

Entidades (NIIF para PYMES).
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CONTABLES
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Cdigo: GC-CCPC-PRO-001
Elaboracin
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Gerencia de Contabilidad - Grupo JHS
5. PROCESOS MEDULARES:
Los procesos medulares del rea contable son aquellas actividades relacionadas
o que interactan entre s para cumplir el objetivo contable fundamental y que
estn acordes con la misin y visin del Grupo JHS.
A su vez, cada proceso tiene atado una o varias polticas contables que luego
son enmarcadas en uno o varios procedimientos contables.
6. PROCEDIMIENTOS:
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Lcda. Adriana Rodrguez
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CONTABLES
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001
Dentro del proceso medular estructura contable se enmarca el procedimiento

para establecer un plan de cuentas contables
Poltica especfica: Se debe establecer un plan de cuentas que cumpla con el
siguiente orden contable:
6.1.
Activos Corrientes
Activos No Corrientes
Pasivos Corrientes
Pasivos No Corrientes
Patrimonio
Ingresos
Costos
Gastos
Procedimiento para establecer un plan de cuentas contables.
6.1.1 Establecer, conforme a las Normas Internacionales de Informacin

Financiera, el plan de cuentas contable observando la siguiente estructura:
(a) Efectivo y equivalentes al efectivo.
(b) Deudores comerciales y otras cuentas por cobrar.
(c) Activos financieros.
(d) Inventarios.
(e) Propiedades, planta y equipo.
(f) Propiedades de inversin registradas al valor razonable con cambios en
resultados.
(g) Activos intangibles.
(h) Activos biolgicos registrados al costo menos la depreciacin acumulada y el
deterioro del valor.
(i) Activos biolgicos registrados al valor razonable con cambios en resultados.
(j) Inversiones en asociadas.
(k) Inversiones en entidades controladas de forma conjunta.
(l) Acreedores comerciales y otras cuentas por pagar.
(m) Pasivos financieros.
(n) Pasivos y activos por impuestos corrientes.
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(o) Pasivos por impuestos diferidos y activos por impuestos diferidos (stos
siempre se clasificarn como no corrientes).
(p) Provisiones.
(q) Participaciones no controladoras, presentadas dentro del patrimonio de forma
separada al patrimonio atribuible a los propietarios de la controladora.
(r) Patrimonio atribuible a los propietarios de la controladora.
(s) Los ingresos de actividades ordinarias.
(t) Los costos financieros.
(u) La participacin en el resultado de las inversiones en asociadas y entidades
controladas de forma conjunta contabilizadas utilizando el mtodo de la
participacin.
(v) El gasto por impuestos.
(w) Un nico importe que comprenda el total de: (i) El resultado despus de
impuestos de las operaciones discontinuadas, y (ii) La ganancia o prdida despus
de impuestos reconocida en la medicin al valor razonable menos costos de venta,
o en la disposicin de los activos netos que constituyan la operacin discontinuada.
6.1.2. Presentar las cuentas de activos y pasivos bajo la siguiente clasificacin:
Activo Corriente, Activo No Corriente, Pasivo Corriente, Pasivo No Corriente.
6.1.3. Determinar si una partida es activo, considerando que debe cumplir con el
hecho de que sea un recurso controlado por la entidad como resultado de
sucesos pasados, del que la entidad espera obtener, en el futuro, beneficios
econmicos.
6.1.4. Diferenciar si es un activo corriente o no para ello se considerar como
corriente cuando:
(a) se espera realizarlo o tiene la intencin de venderlo o consumirlo en su
ciclo normal de operacin.
(b) se mantiene el activo principalmente con fines de negociacin;
(c) se espera realizar el activo dentro de los doce meses siguientes desde
la fecha sobre la que se informa.
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(d) se trata de efectivo o un equivalente al efectivo, salvo que su utilizacin

est restringida y no pueda ser intercambiado ni utilizado para cancelar un
pasivo por un periodo mnimo de doce meses desde de la fecha sobre la
que se informa.
Se clasificar todos los dems activos como no corrientes. Cuando el
ciclo normal de operacin no sea claramente identificable, se supondr
que su duracin es de doce meses.
6.1.5. Determinar si una partida es pasivo, verificando que cumpla con el hecho de
que sea una obligacin presente de la empresa, surgida a raz de sucesos
pasados, al vencimiento de la cual, y para cancelarla, la empresa espera
desprenderse de recursos que incorporan beneficios econmicos.
6.1.6. Diferenciar si es un pasivo corriente o no para ello se considerar como
corriente cuando:
(a) se espera liquidarlo en el transcurso del ciclo normal de operacin de la
entidad.
(b) se mantiene el pasivo principalmente con el propsito de negociar.
(c) el pasivo debe liquidarse dentro de los doce meses siguientes a la fecha
sobre la que se informa.
(d) no se tiene un derecho incondicional para aplazar la cancelacin del
pasivo durante, al menos, los doce meses siguientes a la fecha sobre la que
se informa.
Se clasificarn todos los dems pasivos como no corrientes.
6.1.7. Determinar las partidas que son ingresos tomando en cuenta que sean los
incrementos en los beneficios econmicos, producidos a lo largo del periodo
contable, en forma de entradas o incrementos de valor de los activos, o bien
como decrementos de los pasivos, que dan como resultado aumentos del
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patrimonio, y no estn relacionados con las aportaciones de los propietarios a

este patrimonio.
6.1.8. Considerar como gastos los decrementos en los beneficios econmicos,
producidos a lo largo del periodo contable, en forma de salidas o
disminuciones del valor de los activos, o bien por la generacin o aumento de
los pasivos, que dan como resultado decrementos en el patrimonio, y no
estn relacionados con las distribuciones realizadas a los propietarios de este
patrimonio.
6.1.9. Incluir otras partidas cuando el tamao, naturaleza o funcin de una partida o
grupo de partidas similares sea tal que la presentacin por separado sea
relevante para comprender la situacin financiera de la empresa.
6.1.10. La decisin de presentar partidas adicionales por separado se basar en

una evaluacin de todo lo siguiente:
(a) Los importes, la naturaleza y liquidez de los activos.

(b) La funcin de los activos dentro de la entidad.
(c) Los importes, la naturaleza y el plazo de los pasivos.
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1.
ACTIVOS
1.1.
ACTIVOS CORRIENTES
1.1.1.
Efectivo y equivalentes de Efectivo
1.1.1.1.
Caja chica
1.1.1.2.
Bancos Nacionales
1.1.1.3.
Bancos en moneda Extranjera
1.1.2.
Cuentas por Cobrar Clientes
Anexo 1.- Plan de Cuentas
1.1.3.
Cuentas por Cobrar Empleados
Contables
1.1.4.
Cuentas por cobrar Relacionadas
1.1.5.
Cuentas por cobrar Accionistas
Activos
1.1.6.
1.
1.1.6.1
1.1.
1.1.6.2.
1.1.1.
1.1.7.
1.1.1.1.
1.1.8.
1.1.1.2.
1.1.9.
1.1.1.3.
1.1.2.
1.2.
1.1.3.
1.2.1
1.1.4.
1.2.2
1.1.5.
1.2.3
1.1.6.
1.2.4
1.1.6.1
1.2.5
1.1.6.2.
1.2.6
Seccin
Inventarios
ACTIVOS
Materiales y Suministros
ACTIVOS CORRIENTES
Productos
Efectivo y equivalentes de Efectivo
Gastos pagados por anticipados
Caja chica
Crdito Fiscal IVA
Bancos Nacionales
Inversiones temporales
Bancos en moneda Extranjera
TOTAL ACTIVOS CORRIENTES
Cuentas por Cobrar Clientes
ACTIVOS NO CORRIENTES:
Cuentas por Cobrar Empleados
Activos Biolgicos
Cuentas por cobrar Relacionadas
Edificiospor cobrar Accionistas
Cuentas
Terrenos
Inventarios
Mobiliarios,
equipos de oficina
Materiales
y Suministros
Maquinarias y equipos
Productos
Equipos y herramientas
1.2.7
Mejoras a la propiedad
1.2.9
Depreciacin Acumulada
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REVISADO POR:
1.2.8
Construcciones en proceso
TOTAL ACTIVOS NO CORRIENTES

TOTAL ACTIVOS
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001
1.1.7.
1.1.8.
1.1.9.
1.2.
1.2.1
1.2.2
1.2.3
1.2.4
1.2.5
1.2.6
1.2.7
1.2.8
1.2.9
Gastos pagados por anticipados

Crdito Fiscal IVA
Inversiones temporales
TOTAL ACTIVOS CORRIENTES
ACTIVOS NO CORRIENTES:
Activos Biolgicos
Edificios
Terrenos
Mobiliarios, equipos de oficina
Maquinarias y equipos
Equipos y herramientas
Mejoras a la propiedad
Construcciones en proceso
Depreciacin Acumulada
TOTAL ACTIVOS NO CORRIENTES
TOTAL ACTIVOS
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001
Anexo 2.- Plan de Cuentas Contables Seccin Pasivo y Patrimonio
2.
2.1.
2.1.1.
2.1.2.
2.1.3.
2.1.4.
2.1.5.
2.2.
2.2.1.
2.2.2.
2.2.3.
2.2.4.
3.
3.1.
3.2.
3.3.
3.4
3.5
3.6
PASIVO Y PATRIMONIO
PASIVO
PASIVOS CORRIENTES
Cuentas por pagar proveedores
Prstamos bancarios
Gastos acumulados por pagar
Dbito Fiscal IVA
Impuestos y contribuciones por pagar
TOTAL PASIVOS CORRIENTES
PASIVOS NO CORRIENTES
Prestamos bancarios Largo Plazo
Cuentas por pagar accionistas
Pasivos laborales
ISLR diferido
TOTAL PASIVOS NO CORRIENTES
TOTAL PASIVOS
PATRIMONIO
Capital Social Suscrito y Pagado
Capital Social no pagado
Reserva Legal
Resultados Acumulados
Resultados del Ejercicio
Efecto de la transicin a NIIF para Pymes
TOTAL PATRIMONIO
TOTAL PASIVO Y PATRIMONIO
Anexo 3.- Plan de Cuentas Contables Seccin Ingresos Costos y Gastos
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4.
INGRESOS
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001
4.1.
4.1.1.
INGRESOS DE OPERACIN
Ingresos por ventas
TOTAL INGRESOS DE OPERACIN
4.2.
4.2.1.
4.2.2.
INGRESOS DE NO OPERACIN
Ingresos financieros
Ingresos por venta de activos
TOTAL INGRESOS DE NO OPERACIN
TOTAL INGRESOS
COSTOS
COSTOS DE VENTAS
Costos de Produccin y Ventas
TOTAL COSTOS DE VENTAS
COSTOS DE PRODUCCION
Costos directos
5.
5.1.
5.1.2.
5.2.
5.2.1.
5.2.2.
6.
6.1.
6.2.
6.3
Costos Indirectos
TOTAL COSTOS DE PRODUCCION
GASTOS DE OPERACIN
GASTOS DE VENTA
GASTOS DE ADMINISTRACION
GASTOS FINANCIEROS
TOTAL GASTOS DE OPERACIN
7.
7.1
GASTOS DE NO OPERACIN
OTROS EGRESOS
TOTAL GASTOS DE NO OPERACIN
8.
GASTO POR ISLR
6.2.
Procedimiento para realizar conciliaciones bancarias.

Las conciliaciones bancarias se utilizan como herramienta de control para
identificar movimientos bancarios que no estn contabilizados, detectar
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posibles faltas u omisiones e identificar operaciones financieras no

reconocidas por los bancos, a fin de obtener informacin confiable, oportuna
y veraz y as evitar descuidos o negligencias en el futuro.
Este procedimiento est enmarcado en los procesos medulares de validacin
de informacin y registros contables.
Poltica especfica: Las conciliaciones bancarias deben realizarse mensualmente cotejando la informacin bancaria contra la contabilidad registrada
6.2.1. El especialista contable solicitar al tesorero los movimientos bancarios del
mes ya transcurrido, de cada una de las cuentas que posea la empresa.
6.2.2. Recibidos los documentos procede a cotejar partida por partida, las que no
estn registradas en la contabilidad las registra una por una en el da y mes
que corresponda solicitando a la Gerencia de Administracin o a la Gerencia
de Tesorera del Grupo JHS los soportes respectivos en caso de no tenerlos.
6.2.3. No deben quedar registros pendientes por conciliar que obedezcan a la
simple bsqueda de los soportes que respalden las operaciones pendientes.
6.2.4. Las partidas que queden pendientes por conciliar deben obedecer a
cheques emitidos en libros y no cobrados en banco, los llamados cheques en
trnsito.
6.2.5. Las conciliaciones bancarias deben realizarse de forma mensual, una vez
finalizado el mes objeto de conciliacin.
6.2.6. El especialista contable debe realizar la conciliacin en el sistema contable
de forma automtica, en caso de que el sistema del que disponga no tenga
esa opcin habilitada podr hacerlo de forma manual.
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6.2.7. El especialista contable imprimir la conciliacin una vez realizada, si es

automatizada imprimir el soporte que le emite el sistema y si es manual
utilizar el formato en Excel como el que se muestra en el Anexo 4.
6.2.8. Una vez impresa la conciliacin, el especialista la firmar y la pasar al

contador para su posterior revisin y firma tambin. Luego se archivar en la
carpeta correspondiente.
Anexo 4.- Conciliacin bancaria formato Excel tipo manual.
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Elaboracin
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001
Diagrama de Flujo 1.- Proceso de Conciliacin Bancaria
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6.3.
Procedimiento para el registro de compra de activos importados.
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Los activos que el Grupo JHS decida adquirir mediante importacin directa
debern ser contabilizados de acuerdo a la documentacin legal recibida que
incluye todos los soportes de nacionalizacin ante la aduana respectiva.
Este procedimiento est enmarcado en los procesos medulares de

validacin de informacin y registros contables.
Poltica especfica: Los activos importados deben ser registrados al costo
de adquisicin o precio de compra. El precio de compra incluye el total de
desembolsos necesarios para adquirir y poner estos bienes en condiciones
de ser usados, tales como: fletes, seguros, gastos de despacho, derechos
aduaneros, impuestos, instalaciones, montajes, honorarios por servicios
tcnicos, comisiones normales de agentes y otros similares.
6.3.1 El departamento de compras internacionales preparar la estructura de

costos del activo importado y en ella tendr incluido todos los costos y gastos
asociados a la compra del activo.
6.3.2 El especialista contable recibir del departamento de compras internacionales

el expediente de nacionalizacin completo, el cual contiene: la factura original
del proveedor del bien importado, la factura original del agente aduanal, la
factura original de Bolivariana de Puertos (Bolipuertos) S.A. por manejo de
carga, almacenaje y otros conceptos, planillas liquidadoras de tributos
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aduaneros, declaracin de valor de aduana, BL (Bill of Lading), la declaracin

andina de valor y la estructura de costos.
6.3.3 El especialista contable registra el activo en la contabilidad de la empresa por

la totalidad de lo adicionado al costo del mismo segn la estructura de costos
elaborada. Al ingresarlo al sistema le indica la vida til correspondiente que se
detalla ms adelante en este manual en el apartado Activos Fijos.
6.3.4 Luego entrega al Contador la informacin cargada y sus soportes para la

verificacin y posterior archivo de la informacin.
Anexo 5.- Modelo Estructura de Costos de activos importados
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Diagrama de Flujo 2.- Proceso registro de compra de activos importados
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6.4.
Procedimiento para registrar cuentas por cobrar

El registro de las cuentas por cobrar de las empresas del Grupo JHS est
vinculado al registro de las facturas efectuadas, las cuales pudieran
manejarse de contado o a crdito dependiendo de la normativa que la
Gerencia de Administracin haya impuesto.
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Este procedimiento est enmarcado en los procesos medulares de validacin

de informacin y registros contables.
Poltica especfica: Todo registro contable debe tener un soporte para su ingreso al sistema. En este punto se debe considerar lo siguiente: Para emitir
facturas se debe cumplir con las normativas vigentes (a la fecha Providencia
Administrativa del SENIAT Nro. 0071).
6.4.1 El departamento de ventas o comercializacin entrega a contabilidad los
soportes necesarios para emitir las facturas de forma diaria y al momento de
producirse las ventas para que contabilidad emita la respectiva factura, salvo
aquellos casos en los que la normativa legal obliga al uso de mquinas
fiscales en los establecimientos.
6.4.2 Las facturas emitidas deben considerar lo estipulado en la providencia
vigente a la fecha, Providencia Administrativa del SENIAT Nro. 0071 del 0811-2011, entre las cuales se destacan las siguientes:
i. La fecha de emisin debe estar conformada por ocho dgitos: los

dos primeros sealarn el da, los dos siguientes: el mes y los
cuatro ltimos: el ao, en que se emite la factura.
ii. Cuando el cliente sea una persona natural, debern indicarse sus
datos: Nombre completo (sin abreviaturas) y nmero de R.I.F. o
cdula, tal como est en su cdula de identidad o en su certificado
de R.I.F. El nombre comercial de los clientes cuando se trata de
firmas personales, no es obligatorio indicarlo.
iii. Cuando el cliente sea una persona jurdica, debe sealarse su
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razn social completa y su nmero de R.I.F.

iv. No es requisito obligatorio indicar el domicilio fiscal del cliente.
v. La descripcin del producto vendido o del servicio prestado debe
ser explicita, clara y completa.
vi. Debe sealarse la cantidad, el precio unitario, el monto total (precio
por cantidad), el monto total exento (en los casos que
correspondan), el monto total gravado (base imponible) con la
respectiva alcuota del IVA (12%), el monto total del IVA con su
respectiva alcuota y el total facturado.
6.4.3 Las facturas y otros documentos deben emitirse y entregarse a los clientes
de acuerdo a la condicin de la operacin:
i. Si la operacin es al contado, se entrega el original al cliente
conjuntamente con el pago.
ii. Si la operacin es a crdito, se entrega al cliente un duplicado de

la factura en el momento de entregarle la mercanca o de prestarle
el servicio. Al recibir la cancelacin total de la factura, se le entrega
el original de la misma. El segundo duplicado se entrega a
Contabilidad.
6.4.4 Cuando se otorguen descuentos, rebajas o se reciban devoluciones sobre
mercancas o servicios facturados, se debe emitir notas de crdito, para
documentar esta situacin.
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En dicho documento se debe sealar el nmero, fecha y monto de la factura

afectada. La diferencia entre el monto facturado y el monto neto recibido,
debe ser igual al monto de la nota de crdito emitida.
6.4.5 Cuando se hagan recargos sobre los montos facturados, bien sea por
intereses, ajuste de precios u otro motivo, deben emitirse notas de dbito.
En dicho documento se debe sealar el nmero, fecha y monto de la factura
afectada. La diferencia entre el monto facturado y el monto neto recibido,
debe ser igual al monto de la nota de dbito emitida.
6.4.6 Cuando por causas justificadas (errores del sistema, error de transcripcin,
etc.) deba anularse una factura, nota de dbito o nota de crdito, se debe
conservar el original con sus respectivos duplicados, y colocarle el sello de
Anulado.
6.4.7 Cuando se anule una factura que no se le haya entregado al cliente no es

necesario emitir nota de crdito. Si ya la factura se le hubiere entregado al
cliente y ste la contabiliz y por consiguiente no pueda devolverla, se
deber emitir la respectiva nota de crdito.
6.4.8 Cuando por razones de operatividad se tengan que emitir facturas en
distintas reas de un mismo establecimiento o en otros establecimientos o
sucursales, deben emitirse los documentos identificndolos con la frase
SERIE y la letra A, B, C, etc.
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6.4.9 Cuando se reciban pagos parciales de las facturas en operaciones a crdito,

se deben emitir y entregar a los clientes recibos o comprobantes de ingreso,
en los cuales se debe identificar con su nombre, y nmero de cdula al
cliente, fecha de emisin del recibo o comprobante, monto recibido y forma
de pago. Estos recibos o comprobantes no estn sujetos a las normas de
facturacin establecidas en la Providencia Administrativa del SENIAT N 071.
Anexo 6.- Modelo de formato de factura comercial
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6.5 Procedimiento para registrar cuentas por pagar.
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Las cuentas por pagar corresponden a los compromisos de pagos adquiridos

por las empresas del Grupo JHS.

Poltica especfica: Todo registro contable debe tener un soporte para su
ingreso al sistema. En este punto se debe considerar lo siguiente: Para
registrar costos y gastos se debe recibir la factura correspondiente que debe
cumplir con las normativas vigentes (a la fecha Providencia Administrativa
del SENIAT Nro. 0071).
6.5.1
El especialista tributario recibe de administracin (ya aprobada) la factura

del proveedor.
6.5.2
El especialista tributario revisa la formalidad de la factura atendiendo a la

normativa legal segn Providencia Administrativa del SENIAT Nro. 0071
del 08-11-2011 en donde destaca lo siguiente:
i. La fecha de emisin debe estar conformada por ocho dgitos: los
dos primeros sealarn el da, los dos siguientes: el mes y los
cuatro ltimos: el ao, en que se emite la factura.
ii. El nombre del cliente debe estar completo y correcto.

iii. No es requisito obligatorio indicar el domicilio fiscal del cliente, no
obstante si el proveedor lo requiere, se le puede suministrar la
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informacin correspondiente, la cual no necesariamente tiene que

ser exacta, pues no es obligatorio este dato.
iv. La descripcin del producto vendido o del servicio prestado debe
ser explicita, clara y completa.
v. Debe sealarse la cantidad, el precio unitario, el monto total (precio
por cantidad), el monto total exento (en los casos que
correspondan), el monto total gravado (base imponible) con la
respectiva alcuota del IVA (12%), el monto total del IVA con su
respectiva alcuota y el total facturado.
Los dems requisitos deben ajustarse igualmente a la normativa
citada.
6.5.3 Cuando se reciban descuentos, rebajas o se hagan devoluciones sobre
mercancas o servicios adquiridos y facturados por el proveedor, se le debe
requerir notas de crdito, para documentar esta situacin. En dicho
documento se debe sealar el nmero, fecha y monto de la factura
afectada. La diferencia entre el monto facturado y el monto neto pagado,
debe ser igual al monto de la nota de crdito recibida.
6.5.4 Cuando el proveedor haga recargos sobre los montos facturados, bien sea
por intereses, ajuste de precios u otro motivo, debe requerirse notas de
dbito. En dicho documento se debe sealar el nmero, fecha y monto de
la factura afectada. La diferencia entre el monto facturado y el monto neto
pagado, debe ser igual al monto de la nota de dbito recibida.
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6.5.5.
Cuando se reciba mercancas por compras efectuadas o se reciba los

servicios contratados, se debe exigir al proveedor la respectiva factura,
independientemente de la oportunidad de su pago.
6.5.6
Cuando se realicen pagos parciales (abonos en cuenta) de las facturas

en operaciones efectuadas a crdito, se debe requerir a los proveedores
recibos o comprobantes de ingreso, o se pueden emitir vouchers o
comprobantes de egreso, en los cuales se debe identificar con su nombre
y nmero de cdula al proveedor o beneficiario del pago, razn social y
nmero de RIF, fecha de emisin del recibo o comprobante, monto
entregado y forma de pago utilizada. Estos recibos o comprobantes no
estn sujetos a las normas de facturacin establecidas en la Providencia
Administrativa del SENIAT N 071.
6.5.7
Es importante solicitarle al proveedor la entrega de la respectiva factura

al recibir la mercanca o al recibirse el servicio contratado, en todo caso,
antes de efectuarse el pago o abono en cuenta. No se deben hacer
compras ni contratos si el proveedor no posee o no tiene la intencin de
suministrar la respectiva factura.
6.5.8
Cuando se otorguen anticipos no se exige factura, se hace firmar al

proveedor un recibo, voucher o comprobante de egreso, por cuanto un
anticipo se otorga cuando el servicio no se ha prestado o cuando el
producto negociado no se ha recibido.
6.5.9
Cuando se pague cualquier servicio, o se efecte un abono en cuenta,

debe efectuarse la retencin del Impuesto sobre la Renta (I.S.L.R.),
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siguiendo el procedimiento establecido por el SENIAT.

Las empresas del Grupo JHS que hayan sido calificadas como
contribuyentes especiales por parte del SENIAT debern adicionalmente
efectuar retenciones de IVA segn los procedimientos establecidos para
ello.
Anexo 7.- Tabla de retenciones vigentes (*)
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(*) Fuente: Cifuentes, Lemus & Asociados, S.C.
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6.6 Procedimiento para registrar los Activos Fijos

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Son considerados Activos Fijos y Activos Intangibles del Grupo JHS todos
aquellos que son adquiridos, recibidos en donacin o por efecto de mejoras,
cuyo valor supere a los Bs. 10 millones.
Poltica especfica: Mensualmente se deben registrar las depreciaciones de los
activos que estn reflejados en el balance de acuerdo a los siguientes
parmetros:
Vida til:
Inmuebles: 10 aos
Maquinaria: 5 aos
Mobiliario y Equipo: 5 aos
Equipos de computacin: 2 aos
Herramientas: 2 aos
Vehculos: 5 aos
Sin valor de salvamento y cuando el costo supere los diez mil bolvares
(Bs. 10.000,00) se considera activo, caso contrario, es decir el monto es
menor se lleva al costo o gasto.
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6.6.1 El especialista contable har el registro de los activos en el sistema

considerando que los activos deben ser registrados al costo de adquisicin o
precio de compra, salvo que las circunstancias obliguen a la aplicacin de
procedimientos alternativos de valorizacin como lo indica la norma NIC 16 y
NIC 38.
6.6.2 El precio de compra incluye el total de desembolsos necesarios para adquirir
y poner estos bienes en condiciones de ser usados, tales como: fletes,
seguros, gastos de despacho, derechos aduaneros, impuestos, instalaciones,
montajes, honorarios por servicios tcnicos, comisiones normales de agentes
y otros similares.
6.6.3 Estos bienes pueden ser vendidos, donados o dados de baja por
obsolescencia, previa aprobacin de la Junta Directiva del Grupo JHS.
6.6.4 Cuando el valor en libros de un bien sea mayor que el valor recuperable de
dicho activo se debe reconocer una prdida por deterioro segn la norma NIC
36. Para tales efectos el especialista contable verificar mensualmente si se
ha presentado alguna prdida por deterioro a los bienes en custodia con los
informes que pase el rea de auditora.
6.6.5 Cuando existan pruebas de una prdida total del activo, esto generar su
baja en el patrimonio de la empresa y esta situacin deber estar sustentada
con un informe tcnico del rea responsable, as como estar avalada por la
gerencia del Grupo JHS.
6.7
Procedimiento para Cierres Contables
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El cierre contable del Grupo JHS, es el paso previo a la emisin de los

estados financieros y este se efecta conforme a los parmetros del sistema
contable en cada una de las empresas del grupo
Poltica especfica: El contador de cada empresa es el nico responsable
que puede autorizar la realizacin de los ajustes contables que se refieren a
reclasificaciones de cuentas. Estos deben hacerse de manera mensual y
son determinados por el anlisis que debe hacerse a las cuentas contables
antes de emitir los respectivos estados financieros cada mes.
No se pueden realizar ajustes a ejercicios ya cerrados.
6.7.1 El contador de la empresa verifica que estn realizados todos los registros
contables
correspondientes
facturas,
pagos,
reclasificaciones,
depreciaciones y cualquier otra actividad que sea objeto de registro cada

mes.
6.7.2 El contador, luego de esa verificacin previa, procede a realizar el cierre
contable del mes en el sistema de contabilidad, de esta manera todas las
operaciones
cargadas
en
los
mdulos
anexos
como
el
mdulo
administrativo y el mdulo de nmina pasan al mdulo contable.

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6.7.3 Este procedimiento debe llevarse a cabo de manera mensual. Y el cierre

definitivo se efectuar cuando termine el ejercicio econmico de cada
empresa, es decir el 31 de diciembre de cada ao.
6.8
Procedimiento para emisin de Estados Financieros

La emisin de los estados financieros del Grupo JHS se corresponde con
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las normativas vigentes del Colegio de Contadores Pblicos de Venezuela,

la Federacin de Contadores Pblicos y lo definido por las Normas
Internacionales de Contabilidad Financiera (NIIF).
Este procedimiento est enmarcado en el proceso medular de estados
financieros.
Poltica especfica: Corresponde al Contador de cada empresa la
preparacin de los estados financieros de la misma, entendindose por
estados financieros lo siguiente: Balance General, Estado de Resultados,
Flujo de Efectivo y Movimiento del Patrimonio.
El estado de resultados como los anexos que sean requeridos tales como:
diario, mayor analtico y balance de comprobacin deben ser enviados los
primeros tres (3) das del mes a la Gerencia Nacional de Contabilidad del
Grupo JHS.
6.8.1 Las cifras definitivas contenidas en los Estados Financieros, se emitirn

siempre y cuando el periodo de informe se encuentre definitivamente
cerrado en el rea contable.
6.8.2.
Se presentarn cifras comparativas con el ejercicio anterior.
6.8.3.
Se presentarn como estados financieros lo siguiente:

Estado Financiero al final del periodo.
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Estado de Resultados del perodo y otro resultado integral del perodo.

Estado de Cambios en el Patrimonio del perodo.
Estado de Flujo de Efectivo del perodo.
Notas que incluyan un resumen de las polticas contables ms
significativas y otras notas con
informacin explicativa sobre la
informacin contenida en los Estados Financieros que se presenten.

.6.8.4
El contador acompaar la entrega de los estados financieros anuales con

el informe de preparacin respectivo enmarcado dentro los parmetros
establecidos para ello por el Colegio de Contadores Pblicos de
Venezuela.
6.8.5.
Anualmente el comisario de cada empresa del Grupo JHS har entrega de

su respectivo informe para que la gerencia legal proceda con los trmites
legales ante los registros respectivos.
Anexo 8.- Modelo de informe de preparacin (*)
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(*) Fuente: Federacin de Colegios de Contadores Pblicos de Venezuela-Cuaderno de Servicios

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Verificable, lo que se sustenta en la documentacin formal que respalda a los

Oportuna, es decir que est disponible a los requerimientos que se tenga de

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efectivo que aparece en los registros de la empresa.

Ajustes contables: correcciones de errores significativos que bien pueden

4.10. Normas Internacionales de Informacin Financiera: se conocen como las

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Internacional de Informacin Financiera para Pequeas y Medianas

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Dentro del proceso medular estructura contable se enmarca el procedimiento

Procedimiento para establecer un plan de cuentas contables.

6.1.1 Establecer, conforme a las Normas Internacionales de Informacin

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(d) se trata de efectivo o un equivalente al efectivo, salvo que su utilizacin

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patrimonio, y no estn relacionados con las aportaciones de los propietarios a

6.1.10. La decisin de presentar partidas adicionales por separado se basar en

(a) Los importes, la naturaleza y liquidez de los activos.

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Efectivo y equivalentes de Efectivo

Bancos en moneda Extranjera

Cuentas por Cobrar Clientes

Anexo 1.- Plan de Cuentas

Cuentas por Cobrar Empleados

Cuentas por cobrar Relacionadas

Cuentas por cobrar Accionistas

TOTAL ACTIVOS NO CORRIENTES

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Gastos pagados por anticipados

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Anexo 2.- Plan de Cuentas Contables Seccin Pasivo y Patrimonio

Anexo 3.- Plan de Cuentas Contables Seccin Ingresos Costos y Gastos

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GASTO POR ISLR

Procedimiento para realizar conciliaciones bancarias.

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posibles faltas u omisiones e identificar operaciones financieras no

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6.2.7. El especialista contable imprimir la conciliacin una vez realizada, si es