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Manual de Primavera Project

Management v 6.0

Elaborado por:

Hildebrando Ramrez Aylln

Revisado por:

Melquiades Damin Jara

Tabla de Contenidos
PLANIFICACIN
1
1.1
1.2
1.2.1
1.2.2
1.2.3
1.3
1.4
1.5

Estructuracin de portafolios y programas


Iniciando Sesin
Iniciar un Proyecto
OBS (Organization Breakdown Structure)
Enterprise Project Structure
Calendarios
Iniciar un Proyecto
Copiar un proyecto
Abrir un proyecto

3
4
4
5
6
10
13
13

2
2.1
2.2
2.3

Estructuracin del proyecto


Estableciendo la estructura del Proyecto
Creacin del WBS
Creacin de los Activity Codes

15
16
17

3
3.1
3.2
3.3
3.4
3.5
3.6
3.7
3.8

Desarrollo del cronograma


Creacin del Programa
Ingresando actividades
Asignar Relaciones
Diagrama de Red
Asignar Restricciones (Constraints)
Asignar WBS y Activity Codes
Crear notas sobre las actividades
Clculo del cronograma (Schedule)

21
22
24
26
30
31
32
32

4
4.1
4.2
4.3
4.4
4.5
4.6
4.7

Layouts y filtros
Generar Layouts
Formato del Layout
Ordenando las actividades
Formato de tabla de actividades
Formato de barras de actividades
Formato de escala de tiempo
Filtros

35
36
37
39
41
43
45

5
5.1
5.2
5.3
5.4
5.5
5.6
5.7

Cronogramas con recursos


Definicin de Recursos
Asignar Recursos
Agregar Cuentas de Costos (Cost Accounts)
Crear Roles
Asignar roles
Asignar recursos a roles
Tablas y Grficos de Uso de Recursos

49
51
52
53
54
55
56

6 Baselines
6.1 Crear y asignar un baseline

60

SEGUIMIENTO Y CONTROL
7
7.1
7.2
7.3
7.4

Actualizacin del avance


Actualizacin del Cronograma
Actualizacin del Avance (Update)
Configuracin de Opciones de Recursos
Efectos del tipo de actividades en el clculo de recursos

8 Cambios al cronograma
8.1 Actualizacin del Programa (Schedule)
8.2 Almacenar la informacin del Periodo (Store Period
Performance)
8.3 Actualizacin de la Lnea Base
9 Emisin del Documento
9.1 Resumen de Cronograma
9.2 Imprimir
10 Utilitarios
10.1 Exportar Archivos
10.2 Importar Archivos

64
64
68
69
71
71
74
77
78
82
85

Propiedad Intelectual de Cosapi S.A.

Manual de Primavera Project Management v 6.0

ESTRUCTURACION DE
PORTAFOLIOS Y PROGRAMAS
1.1.- Iniciando Sesin
1.2.- Iniciar un Proyecto
1.2.1.- OBS (Organization Breakdown
Structure)
1.2.2.- Enterprise Project Structure
1.2.3.- Calendarios
1.4.- Iniciar un Proyecto
1.5.- Copiar un proyecto
1.6.- Abrir un proyecto

Propiedad Intelectual de Cosapi S.A.

1.1.- Iniciando Sesin


Al ingresar al programa, aparecer la siguiente ventana de inicio de sesin:

Presione OK
Por defecto, el password
es admin

Aparecer la ventana del Home Workspace

Barra de mens

Barra de navegacin

Barra
Directorio

Barra de estado

Propiedad Intelectual de Cosapi S.A.

Manual de Primavera Project Management v 6.0

1.2.- Iniciar un Proyecto


Cambios en Primavera 6
Primavera 6 es un programa para manejo de portafolios empresariales que
permite gestionar un amplio nmero de proyectos en una sola Base de Datos.
Para ello ha introducido nuevas estructuras para organizar la informacin de
los proyectos de la empresa y los recursos con los que cuenta.
Debido a estas nuevas estructuras, existe informacin que debe ingresarse antes
de comenzar el desarrollo del cronograma de un proyecto:

1.2.1.-OBS (Organization Breakdown Structure)


El OBS es una estructura que representa la jerarqua de las gerencias de la organizacin. Cada nodo o proyecto del EPS est relacionado a un elemento del OBS
que es responsable del mismo.

Para acceder a la ventana de


OBS, hacer clic aqu

Se muestra la ventana del Organization Breakdown Structure:

Los procedimientos para


realizar cambios al OBS
son similares a los procedimientos para modificar
el EPS

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1.2.2.- Enterprise Project Structure


El Enterprise Project Structure (EPS) es la estructura que ordena los proyectos de
la empresa; se subdivide en tantos niveles (tambin llamados nodos) como sea necesario para replicar la organizacin de las unidades de la empresa.
Nodos en los niveles superiores pueden representar divisiones de la compaa, unidades de negocio o gerencias, mientras que el nivel ms bajo siempre estar conformado por los proyectos.
El EPS sirve entre otras cosas para manejar grupos de proyectos y administrar los
privilegios de accesos de los usuarios.
Nota: P6 incorpora una base de datos de ejemplo cuyo EPS se muestra
por defecto
Para poder aadir proyectos, primero debe crearse un nodo al cual asociarlo, para
ello:

Para acceder a la ventana de


EPS, hacer clic aqu

Para agregar
nuevos nodos a
la estructura del
EPS, presionar
el botn Add

Para ordenar los nodos del


EPS, emplear las flechas para desplazar los nodos al nivel deseado

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Manual de Primavera Project Management v 6.0

1.2.3.-Calendarios
Es recomendable definir primero los calendarios para iniciar la programacin.

Para acceder a la ventana de


Calendarios, hacer clic aqu
Aparece la ventana de dilogo Calendars:
Seleccionar el tipo
de calendario que se
desea crear
Hacer clic en el botn
Add para agregar un
calendario
Hacer clic en el botn
Modify para cambiar
aspectos de algn
calendario
Marcar el calendario
global que se usar
por defecto para todos los proyectos.
Nota:
Existen 3 tipos de calendarios:
Globales: Estn disponibles para las actividades y recursos de todos los proyectos.
Recurso: Que indican los periodos en que los recursos se encuentran disponibles,
se aplican cuando una actividad es del tipo Resource Dependant (ver seccin 4.1)
Proyecto: Son calendarios que se ajustan a alguna particularidad del proyecto y slo estn disponibles para el proyecto en que se crean.
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Propiedad Intelectual de Cosapi S.A.

Cuando se crea un nuevo calendario, es necesario partir de uno existente:


Seleccionar el
calendario que se desea
usar como la base del
nuevo calendario

Una vez elegido


el calendario, dar
clic sobre el icono
asignar

Para realizar los cambios que deseemos en el nuevo calendario, presionamos el


botn Modify y nos lleva a la siguiente ventana:

Para convertir un da de
laborable (work) a no
laborable (nonwork),
marcar una fecha o una
columna y dar clic sobre
el botn que corresponda

Al hacer clic en workweek podemos establecer las


horas de trabajo que aplicaran para cada uno de
los das de la semana

Una vez terminado,


hacemos clic en OK

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Manual de Primavera Project Management v 6.0

P6 permite llevar el control a nivel de horas, lo que resulta til durante actividades
en una parada de planta:
Elegir la vista detallada
por horas
Marcar el da que tendr
cambios.
Seleccionar las horas y
marcarlas como
laborables o no
laborables segn
corresponda.

Para desplazarse ms rpidamente por los


calendarios, puede hacer clic en el encabezado
y se mostrar el calendario
anual. Para ver un mes simplemente dar clic sobre
l en el calendario.
En Primavera 6 las equivalencias entre das y horas pueden
afectar de manera considerable la duracin de las actividades,
las fechas de inicio y fin y la distribucin de recursos. Es
conveniente establecer desde un inicio las equivalencias en el
men Admin / Admin Preferences / Time Periods

Marcar para permitir que cada usuario


pueda usar equivalencias distintas
El entorno multiusuario del Primavera 6 permite que los usuarios definan
equivalencias que se impongan sobre aquellas indicadas en Admin Preferences.
Esto debe tomarse muy en cuenta porque puede llevar a errores indeseados en el
cronograma. Las equivalencias de usuario se establecen desde el men Edit / User
Preferences / Time Units
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Para poder emplear efectivamente la programacin por horas, debemos ajustar las
preferencias para que el programa muestre las horas en toda la informacin de las
actividades:
Para cambiar el
formato ir al men
Edit / User
Preferences / Dates

Marcar la casilla que


corresponde al formato
que se prefiera usar (12
o 24 horas)
Una muestra del formato resultante
se aprecia en la seccin Sample

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Manual de Primavera Project Management v 6.0

1.3.- Iniciar un Proyecto


Entorno Proyectos
P6 tiene la capacidad de manejar el portafolio de proyectos de la empresa,
para ello existe un entorno donde se organizan los proyectos dentro del esquema creado en el EPS.
Desde aqu se pueden crear y administrar proyectos, obtener informacin general y configurar aspectos por defecto de las actividades y recursos de los
proyectos.
Para ingresar al entorno Proyecto,
hacer clic en el icono de la barra de
directorio o desde el men
Enterprise - Projects

Operaciones con
proyectos:
Crear, copiar, mover y
eliminar Proyectos

Listado de Proyectos
Para crear el nuevo proyecto,
ubicarse en el nivel de la estructura
en que se desea agregar el proyecto
y usar el botn
o se presiona la
tecla Insert

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Propiedad Intelectual de Cosapi S.A.

Se ejecuta entonces el asistente o wizard y se definen entonces:


1.
2.
3.
4.

El nivel del EPS


El cdigo y el nombre del proyecto
La fecha de inicio del proyecto
El Gerente del Proyecto

Para terminar, presionar el botn Finish


El gerente responsable del proyecto es por defecto el responsable del nodo del
EPS al que pertenece el proyecto, pero puede elegirse cualquiera disponible en el
OBS de la empresa.
Las pestaas en el entorno Projects que contienen datos que son necesarios ingresar durante el planeamiento del proyecto son las siguientes:
Pestaa General: Muestra informacin sobre el cdigo y nombre del Proyecto, el
responsable y el estado del proyecto

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Manual de Primavera Project Management v 6.0

Pestaa Dates:
Finish:
Muestra la fecha de fin del Proyecto

Planned Start: Se ingresa la Fecha de


Inicio planeada del proyecto.
Data Date: Muestra la ltima fecha de
actualizacin de datos.

Actual Start y Actual Finish:


Muestra las fechas reales de
inicio y fin del Proyecto.

Pestaa Defaults: Aqu se establecen la mayora de opciones por defecto del proyecto

Opciones de actividades
Duration Type:
Establece el mtodo de
clculo de los recursos
Percent complete type:
Establece el mtodo para que
P6 calcule el avance
Activity Type:
Define el tipo predeterminado
de actividad (tarea, hitos,
WBS, etc..)

Cost Account:
Establece la cuenta de costos por
defecto para las actividades.
Calendar:
Establece el calendario por
defecto para las actividades.

Opciones de numeracin de actividades:


Establece la codificacin por defecto de las actividades y el incremento en la
numeracin cuando se agregan actividades dentro del proyecto.
Nota: Las opciones mostradas se tratan con ms detalle en el capitulo relacionado
con actividades.
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1.4. Copiar un proyecto


Para copiar un proyecto se debe estar en el mdulo Projects:

Seleccionar el proyecto y dar clic sobre el botn de


copiar
Seleccionar el nodo del EPS y dar clic sobre el botn
pegar, para generar la copia.
El programa pide especificar que informacin del proyecto desea copiarse:

1.5. Abrir un proyecto


Para abrir un proyecto, usar el comando Open del men File:

Al emplear el comando
Open, se abre una lista de
todos los proyectos.
Seleccionar el proyecto
que se desea abrir y luego
dar clic en el botn Open.

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Manual de Primavera Project Management v 6.0

ESTRUCTURACIN DEL PROYECTO


2.1.- Estableciendo la estructura del
Proyecto
2.2.- Creacin del WBS
2.3.- Creacin de los Activity Codes

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Propiedad Intelectual de Cosapi S.A.

2.1. Estableciendo la estructura del Proyecto


Primavera 6 permite organizar las actividades conforme a una variedad de
estructuras y cdigos, que son el Work Breakdown Structure y los Activity Codes:
Work Breakdown Structure:
Un Work Breakdown Structure (WBS) es una descomposicin jerrquica
con orientacin hacia el entregable relativa al trabajo que ser ejecutado
por el equipo del proyecto para lograr los objetivos del proyecto y crear los
entregables requeridos.
El resultado es un esquema que cubre el alcance del proyecto y permite generar
una codificacin para los entregables.:
MOVIMIENTO DE
TIERRAS
(A001)

OBRAS
PRELIMINARES
(A001.1OP)

OBRAS
HIDRAULICAS
(A001.2OH)

CAMPAMENTO
(A001.3CAM)

ESTACION DE
BOMBEO
(A001.4EB)

ALMACENAMIENTO
DE AGUA
(A001.5AA)

PLANTA DE TRAT. DE
AGUAS SERVIDAS
(A001.6PTA)

SUB ESTACION
(A001.7SE)

Captacin y Caida
N6
(A001.2OH.1CC)

Acceso Secundario
Plataforma A
(A001.3CAM.1APA)

Plataforma
(A001.4EB.1PL)

Plataforma
(A001.5AA.1PL)

Plataforma
(A001.6PTA.1PL)

Plataforma
(A001.7SE.1PL)

Obras de Derivacin
(A001.2OH.2OD)

Acceso Secundario
Plataforma B
(A001.3CAM.2APB)

Acceso Trocha
Carrozable
(A001.4EB.2ATC)

Acceso Trocha
Carrozable
(A001.5AA.2ATC)

Acceso Trocha
Carrozable
(A001.6PTA.2ATC)

Acceso Trocha
Carrozable
(A001.7SE.2ATC)

Obras de
Encauzamiento
(A001.2OH.3OE)

Baden en Carretera
Existente
(A001.3CAM.3BCE)

Proteccin de Obras
Hidraulicas
(A001.2OH.4POH)

Plataformas A
(A001.3CAM.4PA)

Demolicin de
Captacin Existente
(A001.2OH.5DCE)

Plataformas B
(A001.3CAM.5PB)

Todo WBS tiene las siguientes propiedades y deben tenerse en cuenta al crearse el
documento:

Organiza y define el alcance total del proyecto. Tambin conocida como la


regla del 100%, esta regla aplica a todos los niveles dentro del WBS: la suma
de todos los niveles subordinados (hijos) deben representar el 100% del
alcance del nivel padre. Esto implica que un mismo entregable no puede
figurar en ms de una rama del WBS.

Cada nivel descendente representa una definicin cada vez ms detallada del
trabajo del proyecto. El primer nivel de la jerarqua siempre es el proyecto y el
ltimo nivel son los paquetes de trabajo, aunque cada rama puede tener
diferentes niveles de descomposicin.

Incluye los entregables internos y externos. Se debe considerar entregables


como los campamentos, la procura de suministros y la gestin del proyecto.

El WBS puede aumentar su nivel de detalle conforme el alcance se clarifique y


sufra modificaciones. As se puede mantener claramente todo el trabajo que
es necesario para el proyecto y no avocar recursos a trabajos que no son
parte del alcance.

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Manual de Primavera Project Management v 6.0

2.2. Creacin del WBS


El Proyecto debe estar abierto para poder definir el WBS:
Para ingresar al mdulo WBS, usar el
botn en la barra de directorio o ir a men
Project / WBS

Para agregar nuevos nodos al WBS,


ubicarse en el nivel deseado y dar clic en
el botn New o presionar la tecla Insert.

Los elementos del WBS


pueden ordenarse usando
las flechas

Cuando se crea un elemento, se le asigna un cdigo y el nombre del elemento


Primavera permite tambin mostrar el WBS del Proyecto en
forma de un organigrama:
Para mostrar la vista de organigrama, dar clic
sobre el botn Chart View en la barra superior
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Propiedad Intelectual de Cosapi S.A.

La vista del WBS cambia a vista de organigrama:

La primera vez que se emplea esta vista se muestra todo el WBS del proyecto. Se
puede ajustar con zoom las herramientas de zoom y reorganizar el arreglo de los
elementos del WBS de manera vertical u horizontal.
Por defecto los elementos del WBS vienen
organizados en forma vertical. Para cambiar el
arreglo marcar la rama que se desea cambiar.

Luego en la barra superior, dar clic sobre el


titulo layout y en la opcin Arrange Children,
indicar un arreglo vertical u horizontal.
El resultado ser que todos los niveles
inferiores de la rama tendrn el arreglo
seleccionado

2.3. Creacin de los Activity Codes


Los activity codes son conjuntos de cdigos que se definen para ordenar,
agrupar y filtrar las actividades de un proyecto

Propiedad Intelectual de Cosapi S.A.

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Manual de Primavera Project Management v 6.0

El Proyecto debe encontrarse abierto, para poder definir Activity codes.


Ingresar al formulario mediante el
comando Activity codes del men
Enterprise.

Se pueden crear cdigos que estn


disponibles para todos los proyectos
(Global), para el EPS o slo para el
proyecto.

Primero deben crearse los nombres de los grupos de activity codes:

Clic en Modify

Clic en Add para aumentar


Activity codes.
Clic en Delete, Shift up o
Shift Down para administrar
los grupos existentes

Asignar un nombre al grupo y establecer el nmero de caracteres para


los cdigos
Luego se ingresan los activity codes para cada grupo creado.

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Propiedad Intelectual de Cosapi S.A.

Seleccionar el grupo de
activity code

Clic en Add para agregar


activity codes al grupo.

Ingresar un valor de cdigo y


una descripcin

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Manual de Primavera Project Management v 6.0

DESARROLLO DEL CRONOGRAMA


3.1.- Creacin del Programa
3.2.- Ingresando actividades.
3.3.- Asignar Relaciones
3.4.- Diagrama de Red
3.5.- Asignar Restricciones (Constraints)
3.6.- Asignar WBS y Activity Codes
3.7.- Crear notas sobre las actividades
3.8.- Clculo del cronograma (Schedule)

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3.1.-Creacin del Programa


Entorno Activities
Es un espacio de trabajo donde se realiza la programacin de las actividades del proyecto. Es aqu donde se definen y
secuencian las actividades y se asignan los recursos.
Barra de Opciones de Layout

Diagrama de Gantt

Tabla de
Actividades

Barra de
comandos

Panel de Detalle
de Actividades

Manual de Primavera Project Management v 6.0

3.2. Ingresando actividades.


Para ingresar las actividades, ubicarse en el nivel donde se desea ingresar la nueva
actividad y presionar la tecla Insert o dar clic sobre el botn Add
en la barra lateral derecha

Asignar un nombre a la
actividad y cambiar el ID
segn se desea.
Al igual que los otros entornos, se puede establecer informacin para las actividades en la seccin Activity Details, ubicada en la parte inferior de la interfaz. Para
mostrar y ocultar los Activity Details se emplea el botn
Las pestaas en las que se necesita ingresar informacin durante el planeamiento
del proyecto son las siguientes:
Pestaa General: Muestra informacin sobre el cdigo y descripcin de la actividad,
el tipo de actividad y el calendario asignado
Activity ID y descripcin de la actividad

Tipo de actividad:
P6 reconoce los siguientes
tipos de actividades:
Task Dependent
Start Milestone
Finish Milestone
Level of Effort
WBS Summary
Resource Dependent

22

Calendario asignado
a la actividad
Tipo de porcentaje de avance:
Indica si el % de avance se
establecer en base a la duracin
transcurrida (Duration), a los recursos
empleados (Units) o segn el avance
fsico (Physical).

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Los tipos de Actividades se explican con ms detalle en el siguiente cuadro:


Tipo de Actividad

Descripcin

Task Dependent

Calcula las fechas en base a la duracin y al calendario asignado.


Es el tipo de actividad mayormente utilizada.

Resource Dependent

Calcula la duracin y las fechas en base a los recursos asignados


y los calendarios de los recursos.

Level of Effort

La duracin y las fechas se establecen con relaciones de


predecesoras y sucesoras con otras actividades. A este tipo de
actividades por tanto no se les puede asignar restricciones.

Start Milestone

Un Start Milestone (Hito de Inicio) tiene una fecha de inicio, pero


no tiene fecha de fin, duracin y no se le pueden asignar
recursos. Se usa para marcar el inicio de un periodo.

Finish Milestone

Un Finish Milestone (Hito de Trmino) tiene una fecha de fin, pero


no tiene fecha de inicio, duracin y no se le pueden asignar
recursos. Se usa para marcar el inicio de un periodo.

WBS Summary

Resume la duracin de todo el nivel del WBS al que pertenece y


a diferencia de las tipo Level of Effort no necesitan predecesores
ni sucesores para definir su duracin.
Se puede usar estas actividades para:
Reportar de forma resumida (mediante un filtro que slo muestre
este tipo de actividades)
Ingresar costos a niveles del WBS para producir un flujo de caja,
mientras que las dems actividades sirven para calcular la
duracin y realizar el seguimiento diario.
Registrar los costos y horas a nivel del WBS cuando no es
practico llevar este control a niveles ms detallados.

El tipo de porcentaje de avance debera entenderse como :


Tipo de porcentaje de
avance

Descripcin

Physical % Complete

En caso que el porcentaje de avance sea independiente de la


duracin de la tarea. Este es el caso de la mayora de
actividades en construccin.

Duration % Complete

El porcentaje de avance se calcula con la proporcin entre la


duracin restante y la duracin original.

Units % Complete

El porcentaje de avance se calcula en base a los recursos


empleados y los estimados para la actividad. Cuando se tenga
ms de un recurso asignado, las unidades empleadas de cada
uno de ellos se ponderarn para establecer un avance.

Propiedad Intelectual de Cosapi S.A.

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Manual de Primavera Project Management v 6.0

Pestaa Status: Muestra informacin sobre la duracin, fechas y unidades de recursos asignadas a una actividad.
Duracin de la actividad:
Muestra la duracin
original estimada, das de
ejecucin transcurridos y
faltantes y el total de das
empleados

Fechas de Inicio y Fin:


Muestra las fechas de
inicio y fin de la
actividad

Restricciones:
Establece las
restricciones para la
actividad, tales como
fechas de inicio o fin
especficas

Avance:
Muestra el avance
acumulado de la
actividad

Suspensin de Actividad:
Establece un lapso en el que se
suspender la ejecucin de la
actividad. Slo se puede emplear en
actividades iniciadas y se permite slo
una suspensin de la actividad

3.3. Asignar Relaciones


Asignar relaciones entre actividades es lo que permite asignar secuencias para su
ejecucin. Una vez que se asignan se puede calcular cules son las fechas del cronograma.
RELACIONES LOGICAS ENTRE ACTIVIDADES (RELATIONSHIPS)

Finish-to-Start (Fin a inicio):

Finish-to-Finish (Fin a fin):

Start-to-Start (Inicio a inicio):

Start-to-Finish (Inicio a fin):

24

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Otros trminos que debemos revisar son:


Predecesores: Aquellas actividades que controlan el inicio o fin de una actividad
subsiguiente.
Sucesores: Aquella actividad cuyo inicio o fin depende del inicio o fin de otra actividad precedente.
Las relaciones se asignan desde la pestaa Relationships
Usar este lado para asignar
sucesoras.

Emplear el botn asignar


para agregar predecesoras
Seleccionar la actividad de la
lista y confirmar con el botn
asignar en la barra lateral.

Cuando se asign un predecesor o sucesor, se puede cambiar el tipo de relacin y


el lag o retardo:

Tipo de relacin

Tiempo de espera

Lag (demora):
Es una demora o un tiempo de espera entre una actividad y su sucesora. El
retardo puede ser positivo o negativo. Este es medido en las mismas unidades
de planificacin definidas para el proyecto (das, horas, semanas, etc.) y utiliza el
calendario de la actividad sucesora.
FS +5

Ejemplo de un
retraso de 5 das

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Manual de Primavera Project Management v 6.0

3.4. Diagrama de Red


La vista de diagrama de Red permite ver las actividades conectadas con sus relaciones lgicas y sirve principalmente para trazar la secuencia de ejecucin del proyecto.
Para cambiar a la vista de Diagrama de Red,
dar clic sobre el botn Activity Network en la
barra de botones superior.
La vista cambiara a la siguiente:

Las actividades se representan como recuadros y


cuyo contenido y diseo se pueden especificar. Las
relaciones con las dems actividades se muestran
por las flechas entrantes y salientes
En esta vista se pueden agregar actividades al igual que se hara en la vista de Diagrama de Barras, as como asignarles propiedades y asignarles relaciones usando
el mtodo grfico.
Para ajustar el tamao de la vista
del Diagrama de Red, aparecen los
botones zoom to fit que muestra
todo el diagrama de red (y que
aparece por defecto) y los botones
aumentar y disminuir zoom

26

Propiedad Intelectual de Cosapi S.A.

Varias opciones de configuracin estn disponibles desde el men View para la vista de Diagrama de Red, entre ellas cambiar el diseo de las cajas de actividades:

Para acceder a las opciones,


ingresar al men View-Activity
Network Activity Network
Options

Al igual que se pueden


tener varios layouts, se
puede contar con varios
diseos para los
cuadros de actividades

Para modificar un diseo, dar


clic en el botn Box Template

En la lista se agregan o cambian


los campos de informacin que se
mostrarn en el diseo
Como ejemplo, si se quisiera mostrar
el % de avance junto al nombre de la
actividad, tendramos el siguiente
diseo

Propiedad Intelectual de Cosapi S.A.

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Manual de Primavera Project Management v 6.0

Para entender mejor el concepto del diagrama de RED y de cmo son realizados
los clculos por el Primavera Project Planner, resolveremos el siguiente ejemplo:
Crearemos el siguiente Cuadro de Actividad del Diagrama de Red:

ID
DD
ES
LS

t
HL
Ht

EF
LF

Nomenclatura:
NOMENCLATURA GENERAL

NOMENCLATURA PRIMAVERA

ID :

Identificador o Cdigo de la tarea

ACT: Activity ID

t:

Tiempo de Programacin

OD: Original duration

DD :

Descripcin de la Actividad

DES: Activity description

ES :

Early Start (Inicio Temprano)

ES: Early start

EF :

Early Finish (Final Temprano)

EF: Early finish

LS :

Late Start (Inicio Tardo)

LS: Late start

LF :

Late Finish (Final Tardo)

LF: Late finish

HL :

Holgura Libre

FFL: Free float

Ht :

Holgura Total

TF: Total float

Tt :

Tiempo tecnolgico

Lag

Si se desea entender mejor el concepto de programacin, memorizar y/o practicar


las siguientes formulas.

EF = ES + t -1 ( En la misma Tarea )
ES = EF (predecesora) + Tt +1
LS = LF - t +1 ( En la misma Tarea )
LF = LS (sucesora) - Tt -1
HL = ES (sucesora) - EF - Tt -1
Ht = LF - EF

28

Propiedad Intelectual de Cosapi S.A.

Ejemplo: realizar el clculo de red.

2
BBBBB
1
AAAAA

7
GGGGG

5
EEEEE

8
HHHHH

6
FFFFF

9
IIIII

Tt = 5d

3
CCCCC

4
DDDDD

10
JJJJJ

Tt = 3d
ID
t
DD
ES HL EF
LS Ht LF

Clculo hacia delante (Forward pass)


Ejecutar un clculo hacia adelante para determinar fechas tempranas y duracin
del proyecto. Cuando concurren ms de una predecesora se toma el mayor valor
ES
Clculo hacia atrs (Backward pass)
Ejecutar un clculo hacia atrs para determinar fechas tardas.
En la ltima tarea LF = EF
Cuando una actividad tiene ms de una sucesora se toma el menor valor LF y HL

Ya definidos el clculo hacia delante y hacia atrs, seguir los siguiente pasos:
1.- Ejecutar un clculo hacia adelante para determinar fechas tempranas y duracin del proyecto.
2.- Cuando concurren ms de una predecesora se toma el mayor valor ES.
3.- Ejecutar un clculo hacia atrs para determinar fechas tardas.
4.- En la ltima tarea LF = EF
5.- Cuando una actividad tiene ms de una sucesora se toma el menor valor LF y
HL.

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Manual de Primavera Project Management v 6.0

3.5. Asignar Restricciones (Constraints)


Las restricciones son imposiciones para condiciones que no se pueden obtener con
las relaciones lgicas, como por ejemplo una fecha de llegada de un equipo comunicada por proveedor. Las restricciones se asignan en la pestaa Status de cada
actividad:
Se pueden asignar 2 restricciones por actividad

Para asignar Constraints


elegir un tipo de la lista
desplegable y luego asignar
una fecha en el casillero
date.
Los tipos de restricciones disponibles en Primavera son:
Tipo de Restriccin

Descripcin

Start On

Establece una fecha en la que debe comenzar la actividad.


Esta actividad no tiene holgura.

Start On or Before

Establece una fecha despus de la cual la actividad no puede


comenzar

Start On or After

Establece una fecha a partir de la cual la actividad puede


comenzar

Finish On

Establece una fecha en la que la actividad debe finalizar. Esta


actividad no tiene holgura.

Finish On or Before

Establece una fecha despus de la cual la actividad no


debera terminar

Finish On or After

Establece una fecha a partir de la cual la actividad debera


terminar.

As Late As Possible

La actividad comenzar lo ms tarde posible, no tendr


holgura libre.

Mandatory Start

Esta restriccin impide que la actividad tenga holgura y divide


el cronograma en 2 partes.

Mandatory Finish

Esta restriccin impide que la actividad tenga holgura y divide


el cronograma en 2 partes.

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3.6. Asignar WBS y Activity Codes


El nivel del WBS se asigna por defecto al ingresar una actividad. Para cambiarlo:

Para cambiar el nivel del


WBS, dar clic para que
aparezca el formulario.

Seleccionar el nuevo nivel


del WBS de la lista y usar
el botn asignar.
Para que los Activity Codes sean tiles para ordenar y filtrar, las actividades deben
tener asignados uno o ms cdigos segn sea necesario:

En la pestaa Codes,
dar clic en el botn
Assign

Elegir el activity code


y dar clic sobre el
botn asignar.

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31

Manual de Primavera Project Management v 6.0

3.7. Crear notas sobre las actividades


Primavera permite mantener un registro de comentarios y notas sobre cada actividad, que se pueden clasificar segn varios temas:

Escribir el contenido de la nota


despus de haber agregado un tema

Para aadir una entrada, dar clic


sobre el botn Add y seleccionar
un tema de la lista.
Estas notas se pueden mostrar
en el cronograma

3.8. Clculo del cronograma (Schedule)


Una vez creadas las actividades y asignadas las relaciones y las restricciones, el
programa debe calcular el cronograma.
Para ello usamos el comando Schedule del
men Tools o el botn
en la barra de
herramientas.
La tecla F9 ejecuta el comando Schedule
de forma abreviada.

32

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Como consecuencia de haber realizado el clculo del cronograma obtenemos la


ruta crtica del proyecto y las fechas tempranas y tardas de las actividades.
 Ruta crtica:
Es la cadena ms larga (en tiempo) de actividades dependientes.
La ruta crtica determina la duracin del proyecto. Cualquier demora en la ruta
crtica implica una demora en terminar el proyecto.
 Early start - Inicio temprano en P3 (ES):
Es el mnimo de los posibles momentos de inicio de una actividad.
 Early finish - Final temprano en P3 (EF):
Es el mnimo de los posibles momentos de trmino de una actividad.
 Late start - Inicio tardo en P3 (LS):
Es el mximo de los posibles momentos de termino de una actividad, con el
que la duracin de ruta crtica no vara.
 Late finish - Final tardo en P3 (LF):
Es el mximo de los posibles momentos de trmino de una actividad, con el
que la duracin de ruta crtica no vara.
 Holgura libre en P3 (FF):
Es el tiempo mximo en que se puede incrementar la duracin de una actividad
y/o demorar su inicio sin modificar los tiempos de inicio temprano de las
actividades sucesoras.
 Holgura total en P3 (TF):
Es el tiempo mximo en que se puede incrementar la duracin de una actividad
y/o demorar su inicio sin incrementar la duracin de la ruta crtica.
Es igual a: LS ES LF EF.
Si se incrementa la duracin de una actividad en la magnitud de su holgura
total, entonces aparecer una nueva ruta crtica.

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Manual de Primavera Project Management v 6.0

LAYOUTS Y FILTROS
4.1.4.2.4.3.4.4.4.5.4.6.4.7.-

34

Generar Layouts
Formato del Layout
Ordenando las actividades
Formato de tabla de actividades
Formato de barras de actividades
Formato de escala de tiempo
Filtros

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4.1. Generar Layouts


Layouts
Los layouts son plantillas que se establecen para la combinacin de formatos
de los elementos que aparecen en pantalla, tales como las barras de actividades, columnas de informacin, combinaciones de colores, ordenamiento de
actividades, etc. de manera que se puedan utilizar nuevamente.

Layout actual

Las operaciones de layouts


tales como Guardar (Save) o
Abrir (Open) estn disponibles
tanto desde el men View
como desde la ventana
principal.

Para grabar un nuevo layout:

Dar un nombre al layout


Indicar para que usuarios estar
disponible el layout

Clic Save para terminar

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Manual de Primavera Project Management v 6.0

Para abrir un nuevo layout:


Para cargar un layout, acceder
a la opcin Open en la barra
de Layout

Elegir un layout de la lista y


dar clic en Open para que el
mismo se aplique al Proyecto

Se pueden importar y exportar


layouts desde otros proyectos
o usuarios.
Segn sea el caso se pedir
crear o elegir un archivo de
extensin plf.

4.2. Formato del Layout

Los aspectos que se pueden


modificar estn disponibles
desde el men desplegable
Layout o desde la barra de
herramientas

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4.3. Ordenando las actividades


Para ordenar y agrupar las actividades del proyecto se puede usar tanto el WBS
como los Activity Codes, as como los campos de la tabla de actividades.
Para ello usamos el comando Group and
Sort del men View o el botn
en la
barra de herramientas.
Por defecto el programa agrupa las
actividades por WBS

Marcar cuando se
necesiten
resmenes en cada
nivel del WBS

Marcar cuando se quiera


mostrar solamente
resmenes a nivel de WBS

Para agrupar por Activity Codes:


Reemplazar WBS en la
lista Group By por los
cdigos en el orden que
se desean agrupar

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Manual de Primavera Project Management v 6.0

Cuando se ha establecido como se han de agrupar las actividades, se puede


especificar bajo que criterios se van a ordenar dentro de cada grupo creado:

Dar clic sobre el botn


Sort para que aparezca
el siguiente formulario

Para agregar ms
criterios a la lista,
dar clic sobre Add

Para elegir que propiedad se usar


para ordenar las actividades, elegir
un campo de la lista desplegable

38

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4.4. Formato de tabla de actividades


Para modificar la combinacin de colores de la tabla de actividades se ingresa al
formulario Group and Sort

Para cambiar el formato


de las bandas resumen
en que se agrupan las
actividades, dar doble
clic sobre el nivel que
se quiere modificar.
Se abre el cuadro de
modificacin.

Para modificar el tipo de letra y el


ancho de las filas de la tabla de
actividades, dar clic derecho sobre
cualquier lugar de la tabla de
actividades.
Seleccionar la opcin Table Font and
Row del men que aparece

Opciones de formato para el texto


y color de fondo de las actividades
Para cambiar el alto de la fila
se puede elegir ajuste
automtico (Optimize height) o
un valor fijo.
Para fijar la altura actual de las
filas, marcar la casilla Keep
Current Row Heights.

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Manual de Primavera Project Management v 6.0

Para cambiar las columnas de la tabla de actividades:


Los columnas se pueden
modificar desde el men
desplegable Layout o desde la
barra de herramientas

Lista de todos los


campos disponibles
para usar como
columnas

Lista de las
columnas de la
tabla

Para cambiar las columnas de la tabla


de actividades, usar los botones con
las flechas para mover los campos de
una lista a otra

Para cambiar el texto de


la cabecera de la columna
dar clic en el botn Edit
Column

Usar las flechas para


ordenar la lista

Cuando se edita una columna de la tabla:

Ingresar el nombre que se


mostrar para la columna
Indicar ancho de la
columna y alineacin

40

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4.5. Formato de barras de actividades


El formato de barras ayuda a visualizar los distintos escenarios de la programacin,
como barras tempranas, barras tardas o barras del programa meta.

Usamos el comando Bars del men


desplegable o el botn
en la barra
de herramientas.

Aparece el formulario de formato de barras:


Marcar las barras que sern visibles

Usar para agregar barras a la


lista o realizar operaciones
como eliminar o copiar

Lista de barras disponibles

Usar para cambiar el formato de las barras


Si se tienen varias barras para una actividad (por ejemplo la
baseline) se puede especificar el orden vertical que tendrn.

Bar Neck Settings


En la pestaa Bar Settings, se pueden activar las
casillas para mostrar los periodos no laborables como
segmentos estrechos en las barras
Calendar nonwork time mostrar
cuellos para los das no laborables del calendario
Activity nonwork intervals mostrar cuellos para los
periodos en que una actividad se suspenda.
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Manual de Primavera Project Management v 6.0

Las barras tambin pueden mostrar informacin de cualquier campo de la actividad,


incluyendo anotaciones en el notebook:

Clic en Add para


agregar un campo

Indicar la ubicacin
del texto respecto a
la barra

Lista de informacin a
mostrar de la barra

Seleccionar un campo de la
lista. Se pueden ver las
diversas categoras de
anotaciones (notebooks)
estn disponibles en la lista

En el caso que se deseen hacer modificaciones de los textos de todas las barras,
como podra ser mostrar las fechas de inicio y fin en lugar de la descripcin de la
actividad, se usa la barra Current Bar Labels.

Cuando se necesiten crear nuevas barras:

Aparece la nueva barra para ser configurada.


Se le debe asignar un nombre.
42

Dar clic sobre


el botn Add
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Elegir el conjunto de fechas que se usarn para


mostrar la actividad en el Diagrama Gantt

Establecer filtros que aplicarn

4.6. Formato de escala de tiempo


El formato de barras ayuda a visualizar los distintos escenarios de la programacin,
como barras tempranas, barras tardas o barras del programa meta.

Para ello usamos el comando Timescale


del men desplegable o el botn
en
la barra de herramientas.

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43

Manual de Primavera Project Management v 6.0

Establecer cuantos niveles tendr la escala

Indicar la fecha de
inicio de la escala
Elegir una fuente y
el color de la escala

En Date Interval, se indica las


unidades de tiempo que se
emplearn en la escala
Seleccionar Show Ordinal Dates
para mostrar una escala numrica
correlativa.

Existen varias fechas predeterminadas


disponibles, pero para elegir una fecha
cualquiera se usa Custom Date

En el intervalo se indica si la
escala ser en das, semanas o
meses.

Las fechas predeterminadas son:


PS - Fecha de Inicio del Proyecto
PF - Fecha de Fin del proyecto
DD - Fecha de corte
CD - Fecha actual
CW - Semana Actual
CM - Mes Actual
Se puede indicar a partir de estas fechas
un desfase, por ejemplo +2d o 2W
La escala de tiempo se puede ajustar directamente en el rea de las barras de
Gantt:
Ubicando el puntero en la parte superior de la escala y manteniendo presionado el
botn derecho, se puede desplazar la escala hasta que muestre las fechas deseadas.
Al hacerlo en la parte inferior se puede reajustar la escala de tiempo.
El mouse cambia de forma a
desplazar la escala y a
reajustarla
44

para
para

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4.7. Filtros
Los filtros son funciones que permiten seleccionar actividades que cumplan con un
criterio o una combinacin de criterios. Como ejemplo, filtrar actividades para generar un programa de tres semanas.

Para ello usamos el comando Filters


del men desplegable o el botn
en la barra de herramientas.

Marcar para desactivar todos los filtros y


mostrar todas las actividades
Elegir si deben cumplirse con los
criterios de todos los filtros
seleccionados (All filters) o que
baste con que cumplan el criterio
de un solo filtro (Any filter)

Marcar los filtros que se deseen


aplicar
Para aplicar los filtros
seleccionados, dar clic
en Apply
Para agregar filtros
usar el botn New.
Para eliminar o copiar
filtros emplear los
botones Delete, Copy
y Paste.

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Manual de Primavera Project Management v 6.0

Cuando se crea un nuevo filtro o se modifica uno existente, aparece la ventana para indicar los criterios para filtrar:
Nombre del filtro

Definir los parmetros del filtro

Para definir una proposicin es necesario lo siguiente:

Para
agregar
proposiciones dar clic
sobre el botn Add.

es igual a
es mayor que
es mayor o igual que
es menor que
es menor o igual que
no es igual a
no se encuentra en el rango
se encuentra en el rango

Usar
parmetro
para
seleccionar
uno de los campos
disponibles

Seleccionar una proposicin de la lista

Indicar un valor para la


proposicin. Si la proposicin
menciona un rango, elegir un
valor mnimo y mximo.

Se pueden crear filtros con ms de una proposicin:


La lista desplegable bajo Parameter
tiene 2 opciones:
All of the folllowing
Any of the following
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La opcin All of the following indica que una actividad debe cumplir todas las proposiciones debajo de ella. La opcin Any of the following se usa cuando una actividad
debe cumplir cualquiera de las proposiciones incluidas en el filtro.
Filtros Mltiples:
Se refiere a la creacin de filtros ms complejos, para lo cul se necesitara agregar
ms niveles con ms criterios.

Para aumentar un nivel al filtro, en la lista de


parmetros disponibles seleccionar All of the
following o Any of the following.

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Manual de Primavera Project Management v 6.0

CRONOGRAMAS CON RECURSOS


5.1.- Definicin de Recursos
5.2.- Asignar Recursos
5.3.- Agregar Cuentas de Costos (Cost
Accounts)
5.4.- Crear Roles
5.5.- Asignar roles
5.6.- Asignar recursos a roles
5.7.- Tablas y Grficos de Uso de
Recursos

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5.1. Definicin de Recursos


Entorno Recursos
El entorno Recursos introduce el Resource Breakdown Structure (RBS), un
esquema ordenado de todos los recursos materiales y el personal con el que
dispone la compaa.
Desde este entorno se puede controlar como estn asignados los recursos en
los diferentes proyectos.
Para ingresar al entorno
Recursos, clic en el icono de
la barra de directorio o desde
el men Enterprise

Operaciones con
recursos:
Crear, copiar, mover y
eliminar

Listado de Recursos

Para ingresar recursos, ubicarse en el nivel donde se desea ingresar el nuevo


recurso y presionar la tecla Insert o dar clic sobre el botn Add en
la barra lateral derecha.

Asignar un ID, un
nombre al recurso y
un tipo de recurso:
Labor, Non Labor o
Material
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Manual de Primavera Project Management v 6.0

Para establecer la informacin de los recursos, usamos las pestaas ubicadas en la


parte inferior de la interfaz. Las pestaas que son necesarias revisar durante el planeamiento del proyecto son las siguientes:
Pestaa General: Muestra informacin sobre el cdigo y descripcin de los recursos.
Cdigo y Nombre del Recurso

Informacin de contacto cuando el recurso son personas


Pestaa Details: Registra el tipo de recurso, factores de sobre tiempo, calendario
de recurso y disponibilidad de recurso.
Tipo de Recurso:
Los tipos de Recursos que se pueden asignar son:
Labor: corresponde a recursos contabilizados en
Calendario del recurso, usado
Horas Hombre
Non labor: para recursos contabilizados en Horas para indicar su disponibilidad
Mquinas
Material: para los materiales, se debe asignar una
unidad (unit of measure)
La cantidad por defecto
de un recurso que se
asigna a una actividad.

Para aquellos recursos que se considere


sobrecosto por horas extras, marcar la
casilla Overtime Allowed e indicar el
factor de sobrecosto

50

Para relacionar el % de avance y la


cantidad de recursos empleados
marcar la casilla Auto Compute
Actuals

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5.2. Asignar Recursos


Para agregar recursos a las actividades
podemos hacerlo desde la pestaa
resources de cada actividad o el botn
en la barra de botones derecha

Al usar el botn Add Resource se abre el siguiente formulario:

El formulario contiene una


lista de todos los recursos
disponibles.
Para asignar uno o mas
recursos marcarlos en la
lista y dar clic sobre el
botn Assign
Una vez asignados los recursos, se establecen algunos otros atributos de la actividad, como la cantidad de recursos asignados, si pertenecen a una cuenta de control, si usar alguna curva de distribucin en el tiempo e informacin que se actualizar durante la etapa de seguimiento del proyecto:
P6 distribuye los recursos de
manera lineal en el tiempo. Para
cambiar de distribucin elegir de
la lista disponible bajo el campo
Curve

La cantidad del recurso prevista para una


actividad se debe indicar en el campo
Budgeted units.

Si se manejan cuentas de control separadas, por


ejemplo para mano de obra y equipos, se indica a
cul pertenecer el recurso asignado
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Manual de Primavera Project Management v 6.0

5.3. Agregar Cuentas de Costos (Cost Accounts)


Las cuentas de costos se emplean para agrupar los costos y los recursos asignados a diversas actividades

Se pueden crear Cost Accounts


desde el men Enterprise, con
el comando Cost Accounts
Se abre el siguiente formulario:

Para agregar
un Cost
Account,
ubicarse en un
nivel del
esquema de
cuentas y dar
clic sobre Add

Asignar un cdigo y un nombre al Cost


Account

52

Se puede reubicar un Cost


Account usando las flechas
para desplazarlo a travs
del esquema

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5.4. Crear Roles


Primavera 6 cuenta con una funcin que permite definir habilidades o descripciones laborales para asignarlas a las actividades hasta que se asigne un individuo especfico que desempear ese rol.
Se pueden crear los roles
desde el men Enterprise,
con el comando Roles

Se abre el siguiente formulario:

Para agregar un Role, ubicarse en


un nivel del esquema de cuentas y
dar clic sobre Add.
El nombre del rol y su cdigo
pueden modificarse desde el mismo
rbol o desde la pestaa General

Se pueden asignar hasta 5 costos unitarios a un rol que pueden usarse para estimar y predecir el flujo de caja de un proyecto antes que el recurso final sea asignado a la actividad.

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Manual de Primavera Project Management v 6.0

Marcar para asegurar que


los costos se recalculen
cuando haya algn cambio
en las cantidades
asignadas
Ingresar los precios
unitarios que estarn
disponibles para cada
uno de los roles

5.5. Asignar roles


Los roles se asignan desde la pestaa Resources para cada una de las actividades

Dar clic sobre el botn Add


Role, se abrir un formulario
donde puede elegir el rol a
asignar

Dar clic sobre el


botn Assign para
terminar

Para que los roles se muestren en la tabla de recursos, se debe modificar la tabla
para que aparezca el campo Role Name, para ello:
Dar clic derecho sobre
cualquier nombre de campo
54

Propiedad Intelectual de Cosapi S.A.

Buscar en la lista de la izquierda el campo Role Name y


agregarlo con la flecha a los campos de la tabla en la
lista derecha. Presionar OK para terminar
La asignacin de cantidades por ejemplo HH se hace de la misma manera que los
recursos

5.6. Asignar recursos a roles


Cuando se define el individuo que desempaar uno de los roles asignados a una
actividad, se puede indicar esto asignndolo en P6.
Primero, se debe definir que individuos o recursos pueden desempear un rol, a
manera de biblioteca. Por ejemplo, para el puesto de Jefe de Oficina Tcnica tener
una lista de todos los ingenieros que pueden ocupar ese cargo.

Para crear la biblioteca de recursos


de un rol, dar clic en el botn asignar
y elegir en el formulario que aparece
los recursos de la lista

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Manual de Primavera Project Management v 6.0

Luego se indica que recurso desempear el rol asignado:


En la pestaa Resources de una
actividad, dar clic sobre el botn
Assign by Role y elegir el recurso
de la lista que aparece con los
recursos disponibles para ese rol

5.7. Tablas y Grficos de Uso de Recursos


Con recursos asignados a las actividades existen varias vistas que permiten ver la
distribucin de los recursos en el tiempo.

Activity Usage Spreadsheet


Muestra una tabla con la
distribucin de recursos de cada
actividad.

Activity Usage Profile


Muestra la distribucin de los
recursos asignados a una
actividad en un histograma

Estas vistas se muestran en el rea inferior, con la lista de actividades en la seccin


izquierda y la distribucin de recursos en la derecha:

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La tabla muestra varios


campos para cada una
de las actividades.

Para cambiar la informacin


mostrada de los recursos, dar
un clic derecho y elegir la
opcin Spreadsheet Fields
La lista de campos disponibles (izquierda)
puede mostrar los valores acumulados
(Cumulative) o del periodo (Time Interval)

Seleccionar de la lista de campos


disponibles (izquierda) los campos
a mostrar en la tabla (derecha)

La vista Activity Usage Profile tambin muestra grficamente el uso de recursos en


un periodo (barras) y/o el uso acumulado de recursos para ese periodo (curva S)

Seleccionar para mostrar los


recursos del proyecto o slo
las actividades seleccionadas.

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Manual de Primavera Project Management v 6.0

Para cambiar las grficas


mostradas, dar un clic
derecho y elegir la opcin
Activity Usage Profile Options

Seleccionar si el valor a
mostrar ser costo o unidades
de recurso

Elegir que recursos se mostrarn:


Mano de Obra (labor) y/o Horas
mquina (non labor)

Se pueden mostrar el uso de


recursos en un periodo (By date)
y/o el uso acumulado de recursos
para ese periodo (Cumulative)

Marcar para mostrar las


curvas de Valor Planeado
y Valor Ganado

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BASELINES
6.1. Crear y asignar un baseline

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Manual de Primavera Project Management v 6.0

6.1. Crear y asignar una lnea base


Una vez que se ha terminado la planificacin del proyecto, es decir, se ha definido
los periodos de duracin, los recursos y las secuencias de las actividades, se crea
un baseline que mantendr esta informacin original y servir para comparar el
avance del proyecto.

Para crear y administrar los baselines de


un proyecto, ingresar a la funcin
Maintain Baselines del men Projects.
Se abrir un formulario que muestra los
baselines disponibles para el proyecto

Para agregar
baselines dar clic en
el botn Add

Se puede crear un baseline


usando el proyecto en su
estado actual con la opcin
Save a copy of the current project
Si otro proyecto o una copia
previamente realizada se usar
como baseline, seleccionar la
segunda opcin (Convert another
Project to a new baseline), lo cual
abrir un formulario donde se podr
seleccionar tal proyecto

60

Propiedad Intelectual de Cosapi S.A.

Despus de creadas los baselines, hay que asignar cules se emplearn en el proyecto.

Para asignar los baselines, acceder al


men Project y usar el comando Assign
Baselines

Asignar los baselines de


la lista desplegable. En
la lista se mostrarn los
baselines que se
hubieran creado en el
formulario Maintain
Baselines

Por defecto, si no se asigna un Baseline al proyecto, el Project Baseline y el user Primary Baseline se igualan al cronograma y cambiar cada vez que se actualice el mismo.
Para que se muestre en el rea del diagrama de barras una vez asignado el baseline, se debe indicar como visible en el formulario Bars.
Marcar la casilla Display
al costado de los
baselines que se desea
mostrar

La barra se muestra con el formato por defecto (barra amarilla inferior) pero se puede adecuar su formato:

En la pestaa Settings del entorno Projects se debe indicar


cul baseline se emplear para
establecer el avance programado al usar la tcnica del Valor
Ganado
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Manual de Primavera Project Management v 6.0

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Propiedad Intelectual de Cosapi S.A.

ACTUALIZACION DEL AVANCE


7.1.- Actualizacin del Cronograma
7.2.- Actualizacin del Avance
(Update)
7.3.- Configuracin de Opciones de
Recursos
7.4.- Efectos del tipo de actividades en
el clculo de recursos

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Manual de Primavera Project Management v 6.0

7.1. Actualizacin del Cronograma


Para actualizar el cronograma de manera efectiva y mantener registro de los
desempeos del proyecto, se recomienda seguir el siguiente ciclo de actividades :

7.2. Actualizacin del Avance (Update)


La actualizacin del avance implica ingresar el estado del proyecto a medida que se
desarrolla y puede realizarse de forma manual o usando la funcin Update Progress que actualiza automticamente cierta informacin de las actividades.
El Data Date establece la fecha de la
ltima actualizacin y es la principal
herramienta para este paso.
Por defecto, el data date inicial es la fecha
de inicio del proyecto
Para realizar una actualizacin, desplazar
la lnea del data date hasta la nueva fecha
de corte.
El periodo a actualizar se mostrar como
resaltado de amarillo

Si empleamos Update Progress, Primavera considera que el programa se ha desarrollado tal como se haba planificado, es decir, las fechas de inicio y fin de actividades se han cumplido y el avance obtenido ha sido el esperado. Debemos revisar
y colocar la informacin real de las actividades cuando discrepe de lo colocado por
el Update Progress.

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Propiedad Intelectual de Cosapi S.A.

El comando Update
progress se encuentra en el
men Tools

Dar clic en Apply


para que los
cambios sean
efectuados

Se muestra la fecha de la ltima


actualizacin y de la que ser la
nueva fecha de corte
Si solamente se desea
actualizar el progreso de
algunas actividades, se puede
seleccionar estas y marcar la
opcin Selected activities only
En la actualizacin manual se revisan las actividades del periodo de actualizacin,
ingresando la informacin a cada una de ellas para luego ejecutar el comando
Schedule a la fecha de la actualizacin.
Corresponde indicar la informacin real del estado del proyecto:
En la pestaa Status:
La casilla marcada indica que la
actividad ha iniciado en la fecha
indicada
Si la actividad no ha iniciado, se
desmarca la casilla. Lo mismo
aplica para la casilla de la fecha
de trmino

Para cambiar las fechas


de inicio y fin, dar clic
sobre el botn al lado de
la fecha e indicar la
fecha.
Al cambiar la fecha de
trmino se recalcula
automticamente la duracin

Actualizar la cantidad de das faltantes


(Remaining) para terminar la actividad.
Al cambiar la duracin se recalcula la fecha
de trmino
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Indicar el % avance alcanzado

65

Manual de Primavera Project Management v 6.0

Cuando se tiene que paralizar actividades por un lapso:


Para indicar el lapso en que se
paralizarn las actividades, dar clic en
el icono junto a las casilla Suspend
(inicio de paralizacin) y Resume (final
de la paralizacin) e indicar dichas
fechas
Cuando se controla el avance de actividades por hitos, P6 dispone de una medida
equivalente llamada steps:

Para agregar hitos dar


clic sobre el botn Add

Indicar el peso de cada


uno de los hitos

Indicar el porcentaje
completado de cada hito

Por ejemplo, para el montaje de bombas se tienen 3 hitos que corresponden


10% al transporte, 50% al montaje y 40% a las pruebas. Si en una actividad
se deben transportar 2 bombas y se ha transportado 1, se colocar 50% en
el hito Transporte.
Se pueden crear y almacenar plantillas con steps para
asignarlos luego:

Para asignar, dar clic en Add from


template y elegir una plantilla de la lista

Se pueden crear plantillas de steps desde el men Enterprise - Activity Steps Templates.
Para que P6 reconozca los
activity steps al momento de
calcular el avance, marcar en
la pestaa Calculactions del
entorno Projects
66

Propiedad Intelectual de Cosapi S.A.

En Primavera, la cantidad de recursos obedecen a la siguiente expresin:


Actual Units + Estimate to complete (ETC) = At Completion Units
Donde Actual Units son las unidades de recurso empleadas acumuladas hasta la
actualizacin, Estimate to complete son las unidades que quedan por gastar y At
Completion Units son el total de las unidades que se estima sern empleadas hasta
el final de la actividad.
El campo Budgeted Units son las unidades de recurso del presupuesto; el campo
At Completion ser igual a Budgeted Units al inicio de la actividad.
El campo Actual this Period Units hace referencia a las unidades de recurso empleadas entre actualizaciones.
La actualizacin del uso de recursos se realiza en la pestaa Resources:

Colocar la cantidad de recursos


empleados en el periodo en el
campo Actual This Period
La cantidad de recursos acumulada se ingresa en
el campo Actual Units
Al actualizar uno de los campos Actual Units o Actual This Period Units, el otro se
actualiza de forma automtica.

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Manual de Primavera Project Management v 6.0

7.3. Configuracin de Opciones de Recursos


P6 tiene varias opciones de configuracin que afectan como maneja los clculos de
costos y recursos. Las principales se pueden establecer desde el entorno Projects y
desde las preferencias de usuario en el men Edit.
Pestaa Calculation en el entorno Projects:
Proyecciones de unidades y costos
Add actual to remaining: Calcula el At Completion Units sumando las unidades
reales (Actual Units) y la cantidad presupuestada que corresponde al % de avance
restante de la actividad.
Substract actual from at completion: Mantiene el At Completion Units y calcula
las cantidades restantes por diferencia con la cantidad real (Actual Units)

Estima un valor real para


las unidades y los costos
cuando se actualiza el %
de avance
Relaciona las unidades reales para calcular los costos reales.

Iguala el estimado final al


presupuesto para todas aquellas
actividades que no hayan iniciado

User Preferences en el men Edit

68

Marcar para que al


asignar recursos nuevos
a una actividad en
marcha, se conserven
los registros hasta la
fecha en vez de
recalcular todo lo
asignado anteriormente.
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7.4. Efectos del tipo de actividades en el clculo de


recursos
El tipo de duracin que se haya asignado a una actividad determina como cambian
las variables cuando P6 hace los clculos relacionados con recursos.
Unidades de recurso = (Unidades / tiempo) x duracin de actividad
Units = (Units/time) x duration
Para actividades en progreso, toma la forma:
Unidades restantes = (Unidades / tiempo) x duracin faltante
La siguiente tabla resume los efectos en los clculos de recursos:

Tipo de Duracin Cambio de


Units

Cambio en
duracin

Cambio en Units/
Time

Duration & Units


constantes

Cambio en Units/ Cambio en


Time
Units/Time

Duration &
Units/Time
constantes

Cambio en Units/ Cambio en Units Cambio en Units


Time

Units
constantes

Cambio en
duracin

Cambio en
Units/Time

Units/Time
constantes

Cambio en
duracin

Cambio en Units Cambio en


duracin

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Cambio en Units

Cambio en
duracin

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Manual de Primavera Project Management v 6.0

CAMBIOS AL CRONOGRAMA
8.1.- Actualizacin del Programa
(Schedule)
8.2.- Almacenar la informacin del Periodo (Store Period Performance)
8.3.- Actualizacin del Baseline

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8.1. Actualizacin del Programa (Schedule)


Con el estado del proyecto correctamente actualizado, se comienza a programar
los cambios a la planificacin. Esta etapa es similar a elaborar la planificacin inicial
e implica:
Agregar y disgregar actividades.
Cambiar fechas, duraciones y relaciones lgicas de actividades.
Asignar nuevos recursos o modificar la cantidad de recursos asignadas a las
actividades.
Existe sin embargo un efecto que considerar cuando la sucesora de una actividad
inicia antes de lo que determina la lgica del diagrama de redes:

Por defecto se mantiene el final que resultara de


mantener la lgica de la red, esto genera vacios en las
barras.
Para anular este tipo de resultados, debemos cambiar las opciones del comando
Schedule:
En la ventana del comando Schedule,
dar clic sobre el botn Options

En el formulario Schedule Options,


cambiar Retained Logic por Progress
Override. El efecto al recalcular el
cronograma es la eliminacin de
esos vacios generados en las barras

8.2. Almacenar la informacin del Periodo (Store Period Performance)


Para mantener un registro del avance ingresado en cada periodo de actualizacin
el Primavera dispone del comando Store Period Performance.
Cuando no se emplea Store Period Performance la cantidad de recursos empleada
se distribuye uniformemente durante la duracin de la actividad, en vez de registrar
la cantidad empleada en cada periodo.
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Manual de Primavera Project Management v 6.0

Para mantener registros de los periodos, debe crearse


primero un equivalente financiero. Para ello ingresar al men
Admin y dar clic en Financial Periods

Dar clic en Add en el


formulario que
aparece y luego
indicar las fechas del
nuevo periodo.
De preferencia el
periodo debe
coincidir con los
periodos de
actualizacin de
avance

Una vez definidos los Financial Periods se puede almacenar el avance y los recursos usados hasta esa fecha de corte.

Ir al menu Tools y dar clic sobre Store Period Performance

Indicar a que periodo corresponde


la informacin que se almacenar

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Almacenar con Store Now

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La informacin almacenada esta disponible en las vistas Activity Usage Spreasheet


y Activity Usage Profile pero no es empleada por defecto.
Para configurar la vista Activity Usage Spreasheet:

Al seleccionar campos para la


tabla, emplear aquellos de la
lista Financial Period Value.
Para configurar la vista Activity Usage Profile:

Marcar la casilla para


usar la informacin
almacenada en los
periodos financieros.

El efecto en la curva S es claro:

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Manual de Primavera Project Management v 6.0

8.3. Actualizacin del Baseline


Cuando se hayan producido cambios en la programacin, se crea un nuevo baseline de la misma manera que se cre el baseline original. Pero si se desean hacer
slo algunos cambios a un baseline existente, empleamos la opcin Update.

Para ingresar al formulario de


actualizacin de baselines ir al
men Project - Maintain Baselines

Como un proyecto puede tener


varios baselines, seleccionar de la
lista aquel que se actualizar

Por defecto se actualizan todas las actividades,


pero se puede aplicar un filtro para seleccionar
actividades segn un criterio

Con un baseline seleccionado,


dar clic en el botn Update

Para incluir
actividades
nuevas y
eliminar
aquellas
eliminadas,
marcar estas
checkboxes

Para actualizar aquellas actividades que ya existan en el


baseline, marcar este checkbox. El botn update options
abre un nuevo formulario
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Marcar los checkboxes con la informacin


que se desea actualizar en el baseline
para actividades existentes

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Manual de Primavera Project Management v 6.0

EMISION DEL CRONOGRAMA


9.1.- Resumen de Cronograma
9.2.- Imprimir

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9.1. Resumen de Cronograma


Con frecuencia es necesario mostrar el Cronograma de manera resumida, podemos lograrlo activando la opcin desde el comando Group and Sort:
Asegurarse que la casilla de Show
Summaries Only est marcada. El
resultado se muestra lneas abajo

Otra manera de obtener cronogramas resumidos es seleccionar un nivel especfico


al cual se quiere el resumen:

En el men View, clic en el comando


Collapse to. En el formulario que
aparece, indicar a que nivel se quiere
resumir el cronograma
Usando los botones de colapsar y
expandir se puede resumir niveles
especficos
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Manual de Primavera Project Management v 6.0

9.2. Imprimir
Para establecer la presentacin de una impresin de un cronograma de P6 se usan
las opciones disponibles desde la vista de Presentacin Preliminar:

Para ingresar a la vista de Presentacin Preliminar,


ir al men File - Print Preview o con el botn
de la barra de herramientas

Las opciones de impresin estn disponibles desde los botones de


la barra de herramientas, principalmente en la opcin Page Setup:
En la pestaa Page se define:
La orientacin
La escala, que puede ser un porcentaje (Adjust to % normal size), ajustar a
un nmero de pginas horizontales y verticales (Fit to x pages Wide by Y
pages tall) o ajustar la escala de tiempo a un nmero de pginas horizontales
(Fit timescale to X pages Wide)
El tamao del papel

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Propiedad Intelectual de Cosapi S.A.

En la pestaa Margins se establecen los mrgenes:

En la pestaa Header se define el diseo para el encabezado:


Indicar el nmero de
secciones para el
encabezado

Indicar en cuales
pginas se mostrar
el encabezado

Agregar la informacin que se mostrar en


cada seccin. Se pueden insertar campos
predeterminados (nombre del proyecto por
ejemplo) desde la lista en la parte inferior
del formulario
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Indicar el tipo de contenido para las


secciones. Puede ser una leyenda,
una imagen, texto o una caja de
revisiones
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Manual de Primavera Project Management v 6.0

En la pestaa Footer se define el diseo para el recuadro al pie de pgina. Para


crear el diseo se procede de la misma manera que para el encabezado:

En la pestaa Options se establece que informacin del cronograma se mostrar:


Indicar en el inicio y fin del periodo
que se mostrar en la seccin del
Diagrama de Barras

Marcar el contenido que se desea


aparezca en la impresin. Se puede
elegir que no se muestre la seccin
del Diagrama de Barras o que no se
muestre la tabla con los detalles de
las actividades

Finalmente, para imprimir el cronograma ir al


men File - Print

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UTILITARIOS
10.1. Exportar archivos
10.2.- Exportar archivos

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Manual de Primavera Project Management v 6.0

10.1. Exportar Archivos


Al igual que en versiones anteriores, P6 permite migrar la informacin del proyecto
hacia otros formatos:
Mantiene compatibilidad con P3 al permitir exportar hacia esta versin.
Se puede exportar a una Hoja de Clculo de Excel, aunque se ha perdido la
compatibilidad con archivos WK1.
Si se tiene MS Project instalado, permite exportar archivos a formato MPP
Adicionalmente se puede exportar un proyecto completo como un solo archivo
de extensin XER.
Antes de iniciar el proceso de exportacin se debe tener el proyecto abierto

Para exportar un proyecto, ir al men File


y dar clic sobre Export. Se abre el
formulario para exportar los archivos

Elegir en que tipo de archivo se exportar


el proyecto y dar clic sobre Next

Dependiendo del tipo de archivo las opciones pueden variar un poco


Para archivos tipo XER:

Seleccionar si se importar
el proyecto completo o slo
los recursos o roles

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Propiedad Intelectual de Cosapi S.A.

Marcar el proyecto a
exportar de entre los
proyectos abiertos

Designar una ruta y un


nombre para el archivo
a exportar.
Para terminar dar clic
sobre Finish

Para archivos tipo XLS:

Marcar el tipo de informacin


que se exportar.
Para cada casilla marcada se
crear una hoja distinta en el
libro de Excel al que se exporte

Seleccionar el proyecto a exportar

Seleccionar una
plantilla para el
archivo de Excel

Para agregar o modificar una


plantilla usar los botones
inferiores del cuadro
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Manual de Primavera Project Management v 6.0

Cuando se modifica o se agrega una plantilla, es necesario indicar que columnas


aparecern en las hoja del Libro de Excel
Para cada tipo de informacin que se
haya elegido exportar, se puede crear
Asignar nombre a la plantilla
un juego diferente de campos a
mostrar

Aadir de la lista de campos disponibles (izquierda)


aquellos que se mostraran a la lista de campos
seleccionados (derecha)

Designar una ruta y un


nombre para el archivo
a exportar
Para terminar dar clic
sobre Finish

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10.2. Importar Archivos


Para importar archivos hacia el P6, se repite un proceso similar al de exportacin

Acceder al men File y


dar clic sobre Import. Se
abre el formulario donde
se indica el tipo de
archivo a importar
Al igual que las exportaciones, la secuencia depender del tipo de archivo.
Para archivos tipo XER:
Nuevamente, se indica primero que
tipo de informacin se importar
Luego se especifica cul archivo XER
se importar

En la ventana de Opciones de importacin,


se debe elegir que accin se realizar con
el archivo a importar

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Manual de Primavera Project Management v 6.0

Estas acciones pueden ser principalmente:


Crear un nuevo proyecto con el archivo
Actualizar un proyecto existente (en este caso se indica que
proyecto se actualizar en el campo Import to)
Para archivos tipo XLS:

Primero se indica cul archivo XLS se


importar
Luego se especifica que tipo de
informacin se importar.

En la ventana de Opciones se indica que


archivo se actualizar, dado que es la nica
opcin disponible para archivos XLS

Se recomienda hacer pruebas importando y exportando proyectos de ensayo con pocas actividades y recursos.

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