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Cmo importar texto con estilo sin

eliminar las cursivas en InDesign

Maquetacin || Estilos || Libros

InDesign || Word

Introduccin
Una situacin muy normal de la vida real de un maquetador: Al importar
un texto de un procesador de texto (usualmente Word) a InDesign, el
texto original no tiene estilos o los que tiene son absolutamente
incoherentes. El problema es cmo conseguir que, al colocar el texto,
ste asuma un estilo de InDesign y no se borren formateos locales como
las cursivas, subndices o negritas que haya aplicado el autor.
Si aplicamos un estilo de prrafo, desaparecern las cursivas (y negritas
y subndices, etc). Cmo el redactor original no ha usado estilos (algo
de lo ms usual), nos encontramos con un problema aparentemente
insoluble.
La forma ms fcil de solucionarlo es relativamente sencilla aunque
poco intutitiva y se debe al comportamiento natural del programa (con
todo, no debemos olvidar que tiene sus contradindicaciones, que se
explican al final de este artculo).

InDesign siempre asigna y recuerda estilos

Las paletas de estilo de texto (carcter y prrafo) de


InDesign recuerdan los parmetros de la ltima vez que se usaron.
Este recuerdo incluye los estilos de prrafo y de carcter que hubiera
marcados como activos en las paletas de estilos de prrafo y de caracter
(pequeo detalle que suele pasar desapercibido). Adems, lo hacen de
dos maneras o etapas distintas.

1. Las cajas de texto siempre tienen algn estilo


La ltima vez que se modific alguna caja de texto, las paletas de
estilos de prrafo y caracter tenan alguna opcin sealada (eso es
inevitable aunque el usuario no se d cuenta). Esas opciones
quedan como preseleccionadas para las siguientes cajas que se
creen (es decir: las cajas tienenmemoria de estilo).
De este modo, si creamos una caja de texto nueva,
InDesign recordar las hojas de estilo que hubiera marcadas en el
momento de la creacin, aunque las tuvieramos plegadas y
olvidadas y creamos que no hemos elegido ninguna: Para InDesign
las cajas de texto siempre tienen algn estilo de prrafo y de
carcter.

2. Las herramientas de texto siempre tienen algn estilo


Del mismo modo, la ltima vez que se modific algn parmetro
del texto con la herramienta texto sin tocar caja alguna, las
paletas de estilos de prrafo y caracter tambin tenan alguna
opcin sealada (eso es inevitable aunque el usuario no se d
cuenta). Esas opciones quedan comopreseleccionadas aunque las
cajas tuvieran 'preseleccionadas'otras opciones distintas, como
hemos dicho antes.
Esto puede ocurrir, por ejemplo, cuando estamos modificando
hojas de estilo sin tocar ninguna caja en concreto, o modificando
caracteres en la barra de "Control".

Solucin al problema
Cuando creemos una plantilla, debemos asegurarnos de que las dos
ltima operaciones que hagamos sean las siguientes:

1.
Sin ninguna caja seleccionada, seleccionamos la herramienta de
texto, abrimos las paletas de estilos y marcamos el estilo de
caracter y el estilo de prrafo ms comn y general, el estilo
bsico del documento.

2. Con esa misma herramienta de texto, creamos una caja de texto


en cualquier parte del documento. Lo guardamos, eliminamos la
caja (que ya no hace falta) y volvemos a guardar antes de cerrar.
Al hacer esto nos habremos asegurado de que de forma predefinida, los
textos tengan el estilo ms comn.
Si estamos trabajando con documentos ya creados, bastar con que
hagamos la operacin de seleccionar los estilos sin ninguna caja activa y
luego, hagamos lo mismo con aquella caja donde queramos colocar el
texto (ya que tendr estilos previos de por si).

Volcar o colocar el texto


Seleccionamos o creamos una caja de texto con las precauciones arriba
indicadas y la casilla "Mostrar opciones de importacin" marcada.

En el cuadro de dilogo, elegimos la opcin "Quitar estilos y formato


de texto y tablas" marcando al mismo tiempo la de "Conservar
cambios locales".
Advertencia: Nunca debemos usar esta opcin con un texto que venga
bien formateado con estilos. En ese caso el procedimiento es otro
(como se indica al final de esta pgina).
De este modo, el texto asumir los estilos de caracter y
prrafo predeterminados de InDesign.

Problemas y precauciones
1. Si el redactor del texto se puso original o era muy inexperto y, sin
saber bien qu haca, se puso a cambiar tamaos, fuentes y
colores, esta solucin no valdr, ya que tambin son formateos
locales y se incorporarn al texto. Afortunadamente, la mayora de
las veces ese no es el caso y las personas 'normales' no hacen esas
cosas'.

2. Si el redactor era experto y us los estilos del procesador


adecuadamente, no debemos usar la opcin anterior, sino elegir
la opcin "Conservar estilos y formato de texto y tablas"
marcando la opcin "Personalizar importacin de estilo".

En la ventana subsiguiente podremos elegir qu estilos de InDesign


reemplazarn a los del procesador de textos.
En realidad, lo apropiado sera establecer un sistema de trabajo en
Word o el procesador de texto que fuera que permitiese estandarizar el
funcionamiento, pero en el mundo real saber los detalles anteriores
pueden marcar una pquea diferencia.

Salvando cursivas y negritas al


importar texto en InDesign
Escrito por Jose Goslbez el 17 de julio de 2015 en Blog | No hay comentarios

En el proceso de maquetacin de una publicacin nos solemos encontrar


bastante a menudo con problemas relacionados con el formato (la tipografa
elegida, el tamao, etc.) en que recibimos los textos. Normalmente stos llegan
en un documento de Word, Writer, Pages u otro procesador de textos y con un
formato que no es el formato final en el que ser publicado.
Existen diversos procedimientos y trucos para hacer ms rpida y efectiva esta
conversin. En este artculo me voy a centrar en el caso de que no tengamos
ningn control sobre cmo nos llegan los textos, que estos sean realizados
por diversas personas y que haya un posible corta/pega que haga del conjunto
una amalgama poco homognea el peor escenario.

Cmo importa texto InDesign


Antes de meternos a ello, vamos a revisar cmo podemos introducir texto
desde otro origen a InDesign, para posteriormente entender mejor el proceso a
seguir. Tenemos dos opciones bsicas: una copiar y pegar desde otra
aplicacin (Word, Writer, Pages) y la otra colocar un documento externo
(.docx, .odt, .rtf, etc.) en nuestro documento de InDesign.
En la primera de ellas la del copia/pega perdemos todo el formato del texto
(la tipografa elegida, el tamao, negritas, cursivas, etc.) y este toma el formato
que haya en el marco de texto de destino.
En la segunda con Colocar podemos acceder a un cuadro de dilogo con
opciones que nos permite mantener el formato del texto e incluso los estilos
(u hojas de estilo). En este caso vamos a utilizar una de las variantes de este
mtodo de importacin de texto.

El proceso
Podramos pensar que simplemente importando el texto desde el documento
original con el comando Colocar y luego aplicndole el Estilo de prrafo que

queramos ya estara listo. Pero la realidad es que si hacemos esto se seguirn


manteniendo todas las modificaciones locales que se hayan hecho en el
documento original, las que nos interesan (negritas, cursivas, etc.) y las que no.
En la imagen siguiente podis comprobar lo anterior fijndoos en la diversidad
del formato del texto y en el signo ms que aparece a la derecha de la
indicacin de Estilo de prrafo aplicado.

Dando nombre a elementos de InDesign


Antes de continuar voy a definir algunos conceptos que pueden dar lugar a
confusin por la distinta forma en la que los nombra InDesign y otras
aplicaciones o entornos de trabajo. A partir de ahora me referir
a Formato cuando hable de las caractersticas de estilo que le aplicamos a un
texto (fuente, tamao, interlineado, negrita, etc.) y me referir a Estilo de
Prrafo Estilo de carctercuando hable de las Hojas de estilo o formatos de
texto preconfigurados.

Preparacin del Estilo de prrafo


A pesar de que vamos a aplicar el Estilo de Prrafo al final del proceso, es
conveniente tenerlo preparado e incluso aplicarlo como estilo predeterminado,

seleccionndolo para ello en el panel Estilos de prrafo cuando no tengamos


seleccionado ningn objeto del documento.
Podis saltar este paso si ya tenis creado el vuestro. En caso
contrario,crearemos un Estilo de Prrafo lo ms cercano posible al
formato del texto de lectura que se vaya a utilizar al final. En todo caso
siempre se puede modificar con relativa facilidad y rapidez, una de las
caractersticas de la potencialidad de los Estilos de Prrafo.

Colocar texto: Opciones de importacin


Lo primero es utilizar el comando Colocar. En el cuadro de dilogo donde
elegimos el documento de texto a colocar, seleccionamos la casilla de Mostrar
opciones de importacin para que nos permita elegir la forma en que el texto
se coloca en nuestro documento.

Una vez aceptado este paso nos aparecer el cuadro de dilogo de opciones.
En la seccin de Formato seleccionaremos Quitar estilos de formato de texto y
tablas y a su vez la opcin Conservar modificaciones locales que aparecer
debajo. Colocaremos el texto donde corresponda.

Lo anterior har que el texto importado no venga asociado a un Estilo de


prrafodel documento de origen, sino que se asocie automticamente al que
hemos colocado por defecto. En todo caso mantendr todas las modificaciones
locales realizadas sobre el documento de origen, permitiendo mantener las
negritas, cursivas y otras caractersticas del formato que nos interesan
pero conservando tambin otras que no queramos conservar. Esta es la
ventaja y el inconveniente.

En el caso de que quien haya hecho el documento no haya cambiado nada del
formato del texto excepto lo que nos interesa conservar el trabajo estara
ya acabado. Pero este es difcilmente el caso: muchas veces se ha modificado
la fuente de texto, el tamao e incluso otras caractersticas que normalmente
no son de nuestro inters. De todas formas, nos costara ms revisar si se ha
hecho alguno de estos cambios, que seguir el proceso completo descrito en
este artculo.

Protegiendo las negritas y cursivas (y ms)


Si hemos seguido correctamente todos los pasos, ahora tenemos un texto
que mantiene sus modificaciones locales de formato (negrita, cursiva, etc.)
y que est asociado a nuestro Estilo de prrafo. Aunque esto ltimo no
significa, como hemos visto anteriormente, que las modificaciones locales no
puedan hacer el formato del texto completamente diferente al de nuestro Estilo
de prrafo. Al final del proceso solucionaremos este tema, ahora no debe
preocuparnos.

Para mantener las modificaciones locales que nos interesan y eliminar las que
no nos sirvan, primero vamos a asociar las cursivas y negritas del texto a
unEstilo de carcter, lo que las convertir en independientes del Estilo de
prrafo, punto clave de esta tcnica. Para ello vamos a utilizar la herramienta
deBuscar/cambiar que lo conseguir de forma automtica.

En primer lugar vamos a crear los Estilos de carcter necesarios, uno para
la cursiva y otra para la negrita. Las podemos nombrar cursiva y negrita o,
mejor, por su funcin: nfasis y destacado, por ejemplo. Si queremos incluir
otra opcin de estilo (subndice, por ejemplo) lo aadiramos en este paso.

En segundo lugar buscaremos las modificaciones locales del texto y las


sustituiremos por los Estilos de carcter creados anteriormente.
Para ello seleccionamos el marco de texto con el que estamos trabajando
sirve tambin entrar dentro, abrimos Buscar/cambiar y seleccionamos la
opcinArtculo en Buscar en. Esto har que la bsqueda se limite a el texto
(artculo) importado, excluyendo al resto del documento.

En el mismo cuadro de dilogo dejamos vacas las casillas


de Buscar y Cambiar a y vamos directamente a las de Buscar
formato y Cambiar formato. En la primera seleccionamos en el formato a
buscar (Italic, Bold o el estilo deseado) en el apartado Formatos de caracteres
bsicos. En la segunda seleccionamos laHoja de estilo de
carcter correspondiente. Para finalizar le damos al botnCambiar todo.

Este proceso lo repetimos con tantas caractersticas de estilo de texto como


hayamos preparado (cursiva, negrita, subndice, etc.).

Aplicando el estilo final y eliminando las


modificaciones locales (homogeneizando el texto)
Una vez salvadas las caractersticas deseadas podemos seleccionar todo el
texto y aplicar el Estilo de prrafo deseado. Normalmente, no todo el texto
tendr el aspecto definido por nosotros en el Estilo de prrafo, de forma que
iremos al botn del panel Estilos de Prrafo que elimina las modificaciones
locales (en la parte inferior, con el signo de prrafo).

En estos momentos el texto cumple TODAS las especificaciones de


nuestroEstilo de prrafo aunque mantiene las modificaciones locales que
hemos decidido preservar, convirtindolas en texto con el Estilo de

carctercorrespondiente aplicado. Misin cumplida!

Opcin Extra: volviendo las cursivas y negritas a


modificaciones locales
Normalmente no es necesario, pero, en caso de serlo, se puede revertir el
proceso de bsqueda y cambio para convertir el texto con Estilo de carcter a
negritas, cursivas, etc. normales, o sea, modificaciones locales sobre el Estilo
de prrafo aplicado. Para ello simplemente invertimos el orden de la
bsqueda/cambio anterior.

Conclusiones
Todo este proceso es posible debido a que en InDesign los Estilos de
carcter se aplican sobre texto con un Estilo de prrafo asignado sin que se
consideren modificaciones locales. La potencia del
comando Buscar/Cambiar para
seleccionar formatos y Estilos independientemente del contenido, hace el
resto.

Si tienes alguna duda del proceso o tu caso es una variante y no acabas de


conseguir tu propsito te invito a compartir tu caso en los comentarios e
intentaremos ayudarte. Tambin puedes visitar los siguientes enlaces en los
cuales me he basado para este proceso: