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FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES EN EL REA DE AUDITORA

1.

Generalidades

Sin perjuicio de las funciones establecidas para las unidades operativas y personal que ejerce el
control de los recursos pblicos, contenidos en los respectivos orgnicos funcionales y dems normas
afines, en el presente manual se incluyen las funciones o tareas especficas de auditora, asignadas
al nivel directivo, al de supervisin y al personal operativo, con el propsito de comprometer sus
esfuerzos para que las labores de control se realicen cindose a la Ley y normatividad vigente.

2.

Funciones
2.1

Nivel Directivo
Las funciones principales de los Directores, Subdirectores y Jefes de Auditora entre otras son
las siguientes:

a.

Elaborar la planificacin anual de la auditora de acuerdo con el mbito asignado, en


coordinacin con las unidades administrativas correspondientes.

b.

Organizar equipos de auditora para realizar los exmenes programados, tomando en


cuenta para su integracin, entre otros aspectos, las condiciones tcnicas, conocimiento,
experiencia, habilidades y relaciones interpersonales.

c.

Programar las auditoras a base de los criterios y estndares mnimos, tales como el
objetivo general, el alcance, el tiempo para su ejecucin, nmero de auditores por equipo y
las instrucciones especficas, entre otros.

d.

Apoyar e incentivar la participacin activa de los auditores, con el propsito de lograr el


objetivo general propuesto para la auditora especfica.

e.

Prestar a los supervisores y auditores asignados para la ejecucin del trabajo, la asistencia
tcnica necesaria para que stos cumplan eficientemente con sus obligaciones.

f.

Conocer y aprobar el informe sobre la planificacin preliminar y la planificacin especfica


previa a la ejecucin del trabajo y examen de reas crticas.

g.

Exigir la aplicacin sistemtica del proceso de la auditora a base de la metodologa definida


para el efecto, en todos aquellos trabajos cuya naturaleza, objetivo y alcance lo ameriten.

h.

Fomentar la aplicacin de las polticas y normas de auditora emitidas por la Contralora


General, como garanta de la calidad del trabajo.

i.

Suscribir, cuando corresponda, los informes de auditora o de examen especial, que sern
remitidos a la administracin de las entidades examinadas.

j. Preparar un informe final con los resultados obtenidos en la ejecucin del plan anual de
trabajo.
k. Supervisar selectivamente el funcionamiento tcnico y administrativo de los equipos de
trabajo ubicados en las entidades auditadas, como un criterio para fomentar el control de
calidad interno.

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2.2

Del Auditor Supervisor


El Supervisor de auditora cumple una importante funcin de coordinacin permanente, entre
los equipos de auditora que supervisa y la respectiva direccin o jefatura. Sus funciones
principales son:
a.

Preparar y aplicar los programas de supervisin, en las principales etapas del proceso de la
auditora.

b.

Desarrollar conjuntamente con el Jefe de equipo de auditora, las funciones de


responsabilidad compartida, especialmente las relacionadas con la planificacin preliminar o
especfica.

c.

Familiarizarse con las actividades de la entidad a ser examinada, a fin de ejercer una
supervisin adecuada de las labores del equipo.

d.

Supervisar peridicamente las actividades del equipo de auditora, de acuerdo con la fase del
proceso de la auditora que se est realizando, para orientar los procedimientos, evaluar el
avance del trabajo, resolver las consultas realizadas, revisar los productos intermedios y
finales del trabajo, informar a la jefatura sobre los asuntos importantes del examen, as como
los de carcter administrativo.

e.

Informar mensualmente al jefe de la unidad operativa sobre el avance de cada trabajo


supervisado, utilizando para ello el formulario diseado para el efecto.

g.

Dirigir las reuniones programadas con los funcionarios de la administracin, en las cuales se
presenten los resultados parciales o finales del examen o se discutan otros asuntos
importantes relacionados con la auditora.

h.

Informar al jefe de la unidad operativa sobre los hallazgos significativos relacionados con el
examen y los hechos que no han podido ser solucionados.

i.

Revisar el borrador del informe de auditora, antes y despus de la comunicacin de los


resultados a los funcionarios de la entidad auditada.

j.

Preparar y presentar al jefe de la unidad operativa el informe de supervisin.

k.

Presentar al jefe de la unidad operativa el informe final, memorando de antecedentes, sntesis


y el expediente de papeles de trabajo de cada examen.

2.3

Del Auditor Jefe de Equipo


El Jefe de Equipo de auditora, es el profesional responsable de administrar y dirigir a los
miembros del grupo, adems de cumplir con los criterios y estndares establecidos por el
nivel directivo para la ejecucin del trabajo.
Las principales funciones del Jefe de Equipo de auditora se detallan a continuacin:
a.

Ejecutar de manera conjunta con el supervisor las funciones de responsabilidad compartida.

b.

Elaborar conjuntamente con el supervisor la planificacin preliminar y definitiva.

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2.4

c.

Comunicar y dejar constancia escrita de la iniciacin de la auditora o examen especial.

d.

Dirigir el equipo de auditora de acuerdo con los criterios establecidos por el nivel directivo,
tomando en cuenta para tales efectos el objetivo y alcance indicados en la orden de trabajo,
la planificacin y la programacin especfica, las muestras seleccionadas y la estructura
definida para el informe, entre otros.

e.

Incentivar la participacin activa de los miembros del equipo para el cumplimiento de los
objetivos de la auditora.

f.

Preparar, suscribir y tramitar con el visto bueno del supervisor y en forma oportuna, todas las
comunicaciones inherentes a su trabajo y ms documentos que le asignen las normas e
instrucciones relativas al proceso de la auditora.

g.

Organizar conforme a lo establecido, el ndice y contenido de los papeles de trabajo para


documentar los procedimientos de auditora aplicados y los resultados obtenidos, tomando en
cuenta que constituyen la fuente primaria de informacin para estructurar y redactar el
informe de auditora.

h.

Distribuir el trabajo entre los miembros del equipo de auditora y revisar la aplicacin de los
programas especficos para el cumplimiento de los objetivos de la auditora.

i.

Comunicar, en forma oportuna de manera verbal y por escrito, a la administracin de la


entidad auditada los resultados obtenidos en la evaluacin del control interno, previa revisin
y aprobacin del respectivo informe por parte del supervisor.

j.

Asegurar, mediante la revisin oportuna de la totalidad de los papeles de trabajo, que todos
los resultados del estudio se encuentren debidamente respaldados con evidencia suficiente y
competente y que dichos resultados hayan sido comentados previamente con los funcionarios
responsables de las actividades relacionadas.

k.

Preparar, en coordinacin con el supervisor, la estructura del borrador del informe final de la
auditora.

l.

Redactar el borrador del informe y memorando de antecedentes, de conformidad con la


estructura establecida y de comn acuerdo con el supervisor.

m.

Preparar y tramitar la convocatoria a la administracin de la entidad para la reunin en que se


presentarn los resultados finales del examen, exponer los resultados, documentar la reunin
efectuada y registrar las fuentes adicionales de datos a que se haga referencia en dicha
reunin.

n.

Entregar al Supervisor o a quien corresponda el borrador del informe, memorando de


antecedentes y expediente de papeles de trabajo para el trmite de revisin y aprobacin
correspondiente, tomando en cuenta las opiniones y la documentacin adicional obtenida en
la presentacin de los resultados.

De los Auditores
Los auditores integrantes de los equipos de auditora, trabajan bajo la supervisin directa del
jefe de equipo y sus principales funciones son las siguientes:

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a.

Aplicar los programas de auditora preparados para el desarrollo del trabajo, conforme a las
instrucciones del jefe de equipo.

b.

Documentar la aplicacin de los procedimientos de auditora utilizando la estructura y orden


definido para los papeles de trabajo.

c.

Cumplir con los criterios de ejecucin establecidos para su trabajo, as como, los estndares
profesionales (normas de auditora) y de encontrar dificultades, comunicarlas de inmediato al
auditor jefe de equipo de la auditora.

d.

Mantener ordenados y completos los papeles de trabajo.

e.

Sugerir procedimientos alternativos o adicionales para promover la eficiencia en las


actividades de auditora realizadas.

f.

Colaborar continuamente para fomentar el logro de los objetivos incluidos en la planificacin


especfica y contribuir para proyectar una imagen positiva de la auditora y de la Contralora.

g.

Obtener la evidencia suficiente, competente y pertinente de los hallazgos de auditora,


desarrollar sus principales atributos y analizarlos con el jefe de equipo de la auditora.

h.

Redactar, en la correspondiente cdula o papel de trabajo, los resultados del examen,


(comentarios, conclusiones y recomendaciones) sobre cada
componente o rubro
desarrollado, guindose con la estructura preestablecida para el informe final.

i.

Estructurar el expediente de papeles de trabajo y entregarlo al jefe de equipo para la


integracin completa de los resultados y su correspondiente archivo.

3.

Responsabilidades
3.1 Responsabilidades Compartidas entre el Supervisor y el Jefe de Equipo de la Auditora.
El ejercicio de la auditora profesional requiere la participacin activa de la supervisin tcnica
en la ejecucin del trabajo, funcin que se integra en varias ocasiones con las
responsabilidades del jefe de equipo, situacin que origin la definicin de los deberes de
responsabilidad compartida.
A continuacin se detallan los principales deberes de responsabilidades compartidas a ser
cumplidos conjuntamente por el supervisor y jefe de equipo de la auditora:
a.

Participar en la planificacin preliminar, incluida la entrevista inicial con los funcionarios de la


entidad.

b.

Calificar los riesgos inherentes y de control al evaluar la estructura de control interno.

c.

Preparar la planificacin especfica de la auditora con los procedimientos que van a ser
aplicados durante el examen.

d.

Determinar las muestras de auditora a ser examinadas para ejecutar el trabajo.

e.

Realizar reuniones tcnicas peridicas con el equipo de trabajo a efecto de evaluar la labor de
auditora que se realiza.

f.

Preparar los informes correspondientes a cada una de las fases del proceso de auditora.

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g.

Preparar la estructura de informe de auditora, antes de iniciar la redaccin.

h.

Participar en la presentacin de los resultados parciales y finales de la auditora a la


administracin de la entidad auditada.

i.

Coadyuvar para que el informe final sea aprobado y tramitado oportunamente.

3.2. Designacin y Responsabilidades del Equipo de Trabajo


El nivel directivo (Director, subdirector o Jefe de Auditora) designar por escrito a los auditores
encargados de efectuar el examen a un ente o rea, precisando los profesionales responsables
de la supervisin tcnica y de la jefatura de equipo.
La designacin del equipo constar en una orden de trabajo que contendr los siguientes
elementos:
-

Objetivo general de la auditora.

Alcance del trabajo.

Presupuesto de recursos y tiempo.

Instrucciones especficas.

a. Para cada auditora se conformar un equipo de trabajo, en concordancia con la


disponibilidad de personal, complejidad, magnitud y volumen de las actividades a ser
examinadas.
b. El equipo estar dirigido por un auditor experimentado al que se le designar como jefe de
equipo y ser supervisado tcnicamente. En la conformacin del equipo tambin se deber
considerar lo siguiente:
-

Rotacin del personal para los diferentes equipos de auditora.

Continuidad del personal hasta la finalizacin de la auditora.

Independencia de criterio de los auditores.

Equilibrio en la carga de trabajo del personal.

c. La organizacin e integracin del equipo de auditora es uno de los factores importantes para
el xito del trabajo, decisin en la cual debe participar el jefe de equipo y el supervisor para
exponer sus criterios sobre el particular, pues ellos sern los responsables del desarrollo y
cumplimiento de los estndares establecidos para la auditora especfica por la Direccin o
Jefatura.
d. Los estimados de tiempo para cada auditora, deben confirmarse durante la planificacin y
sealarlo para cada persona o por lo menos para cada componente de la auditora, as como
prever el tiempo para la supervisin.
f. La supervisin tcnica siempre se realizar a tiempo parcial (1/2, 1/3, 1/4, o 1/5 del tiempo
asignado a la auditora) dependiendo igualmente de la naturaleza, alcance y complejidad del
examen.
g. El cumplimiento de las normas de auditora, de las funciones e instrucciones impartidas en los
diferentes niveles, as como una apropiada comunicacin entre los miembros del equipo de
auditora contribuye al xito del trabajo

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