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Manual del

Empleador
Activacin de clave empresarial y
Consulta de prestaciones econmicas

CONTENIDO

ACTIVACIN DE
CLAVE EMPRESARIAL

CONSULTA WEB DE
INCAPACIDADES

1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.

Acceso al portal empresarial.


Proceso de asignacin de la clave empresarial
Reglamento de uso
Validaciones de seguridad
Alertas del sistema
Aprobacin de su solicitud
Manejo seguro de su contrasea
Bloqueo de clave.

1. Acceso al portal empresarial.


2. Ingreso a la consulta de incapacidades
3. Criterios de bsqueda
a. Consulta por cotizante
b. Consulta general de incapacidades y licencias

i. Criterios de bsqueda

ii. Rango de fechas y estado de incapacidad

iii. Incapacidades pagadas, liquidadas y sin

reconocimiento.
4. Estados en el sistema de una incapacidad.
a. Liquidada
b. Pagada

c. Sin reconocimiento

Activacin
clave
empresarial

PRESENTACIN

Apreciado empleador:
Este material est diseado para apoyar a su equipo
de trabajo en el proceso de creacin de la clave
empresarial. Es un proceso sencillo que le permitir
acceder a la informacin completa y detallada sobre
el estado de las incapacidades de sus trabajadores,
el proceso y los pagos abonados a nombre de su
empresa de manera segura y confiable.

1. Acceso al portal empresarial

Cuando ingrese al sitio de la EPS en la red seleccione


en el men la opcin de empleadores, luego escoja
el all consulta de prestaciones econmicas;
a travs de esta opcin en la pgina web los
aportantes o empleadores podrn crear o usar su
clave empresarial.

Si anteriormente ha utilizado esta opcin usted ya tiene una clave asignada y


podr usarla. De lo contrario debe registrase para obtenerla. Ingrese su registro
con las instrucciones que paso a paso
va generando el aplicativo.

2. Proceso de asignacin de la clave empresarial

Una vez ingrese al link para registrarse, ser re direccionado al


reglamento de uso del sitio web y activacin de clave, lalo
detenidamente. Al seleccionar la casilla de aceptacin de
condiciones y trminos, usted acepta el reglamento y podr
continuar diligenciando del formulario para solicitar su clave.

Al efectuar el registro ver esta pantalla.

3. Reglamento de uso

Diligencie todos los campos requeridos. Tenga en


cuenta que la informacin registrada debe ser real
y confiable para la asignacin de su clave empresarial como se ilustra en la figura.

Es importante tener en cuenta dentro de los datos generales


de contacto registrar adecuadamente el correo electrnico, ya
que es el principal canal de comunicacin para dar respuesta
a su solicitud de clave empresarial. Despus de completar
los campos, ingrese el texto de validacin y haga clic al botn
aceptar.

NOTA: Recuerde que en caso de que este texto no sea legible, puede
refrescar o cambiar los caracteres usando el cono ubicado al lado
derecho del texto de validacin, con ello obtendr un nuevo cdigo.

4. Validaciones de seguridad
Una vez tenga su clave empresarial e inicie sesin
con su usuario, el sistema generar un mensaje
para cambiar contrasea o recordar clave en caso
que no se identifique el tipo de documento o
nmero de identificacin en la base de datos.

Para los dos casos el portal le presentar las


preguntas de seguridad ingresadas en la creacin
de la clave empresarial por primera vez. Con el fin
de validar que el usuario pertenezca a la empresa
que solicita cambio o recordacin de la clave.

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5. Alertas del sistema


Si al solicitar la clave el tipo de documento y
nmero de identificacin ya existe en la base
de datos de la EPS, aparecer el mensaje
en el sistema de que ya ha sido solicitada la
clave.

Como en todos los formularios web, hay


campos que son obligatorios, en caso de que
alguno se haya omitido al hacer su registro,
el sistema le mostrar una alerta y no le permitir continuar con la solicitud.
La pantalla mostrar el siguiente mensaje en
caso de requerir que alguno de los campos
obligatorios deba completarse.

Si al momento de terminar su registro y


guardar la informacin el sistema le indica
con una alerta que la transaccin no pudo
ser completada, se debe a que el empleador no registra an en la base de datos de
la EPS. Ante ello uno de los encargados
del proceso se comunicar con usted.

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6. Aprobacin de la solicitud
Una vez diligenciada correctamente la
solicitud de clave empresarial y el empleador
ya se encuentre en la base de datos, usted
visualizar el mensaje de solicitud exitosa
indicando el nmero de solicitud. Adems, la
respuesta llegar al correo electrnico
registrado.

Si el usuario permanece inactivo por ms


de 20 minutos la aplicacin se cerrar
mostrando el siguiente mensaje:

Si se presenta este caso, el usuario


deber iniciar sesin nuevamente.
Todas las comunicaciones relacionadas
con la clave se remitirn a la cuenta registrada desde el siguiente correo:

serviciosemp@cafesalud.com.co
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7. Manejo seguro de su contrasea


Cambio de su contrasea:

Al ser aprobada la solicitud de clave empresarial del sitio web, el usuario recibir el link a
travs del correo electrnico registrado, donde
se le sugiere realizar el cambio de clave por
primera vez.
El usuario acceder con su nmero de identificacin y contrasea asignada por el sistema,
como se muestra en la imagen.

Al ingresar al inicio de sesin, el aplicativo


valida que es la primera vez que se ingresa
con la clave asignada y debe solicitar el cambio de clave automtico.

Para cambios de contrasea posteriores, el


empleador debe acceder a la pantalla de inicio
y seleccionar el link de cambiar contrasea.
Esta contrasea debe estar compuesta por
mnimo 4 y mximo 8 caracteres que deben
incluir 2 nmeros.
Cuando el cambio de contrasea finalice, el
sistema le confirmar, que la transaccin ha
sido exitosa como se muestra en la figura

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En el caso de olvidar su contrasea, ingrese


a la opcin Recordar clave. Automticamente
el sistema le enviar un correo con el proceso
para recuperar su clave.
El sistema automticamente generar a travs
del correo electrnico de contacto, la
recordacin de su clave.

8. Bloqueo de clave
Si el empleador desea realizar el bloqueo de
su clave empresarial, debe solicitarlo al correo
electrnico de la EPS anexando la informacin
bsica de la empresa y la justificacin de dicha solicitud,
con ello la EPS podr proceder con el bloqueo de
la clave y por lo tanto, no le permitir acceder a los
servicios en lnea prestados por la EPS.
De la misma manera, puede solicitar el desbloqueo
de la clave, siguiendo los mismos pasos descritos
en el punto anterior.
Conforme a su solicitud, se enviar un correo de
respuesta de bloqueo y desbloqueo de clave,
informndole la realizacin del trmite.

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Olvido de usuario y/o contrasea

Cuando un usuario en la pantalla de


inicio, registre tres veces consecutivas
(en el mismo da) la clave de acceso
errada, el sistema bloquear la contrasea
por seguridad.
La pantalla le mostrar el siguiente mensaje.

Si esta situacin se presenta se enviar al correo


registrado un recordatorio de la clave de acceso
asignada a la empresa.
Si requiere soporte o informacin adicional por favor envenos sus inquietudes al correo.

serviciosemp@cafesalud.com.co

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Consulta de
prestaciones
econmicas en
la pgina web

PRESENTACIN
Apreciado Aportante:
Nos complace presentar este material como una
herramienta para que usted y sus colaboradores se
familiaricen con la nueva consulta de incapacidades
y licencias a travs de la pgina web de la EPS.
El documento esta diseado para acompaarlos
en el proceso de esta consulta y si lo desea podr
descargarlo para hacerlo parte de su material
de apoyo en el proceso de las prestaciones
econmicas, segn la definicin del decreto 4023 de
2011.

1. Acceso al Portal Empresarial.

Cuando ingrese al sitio de la EPS en la red seleccione


en el men la opcin de empleadores, luego escoja
el all consulta de prestaciones econmicas.
Si anteriormente ha utilizado esta opcin usted ya
tiene una clave asignada y podr usarla. De lo
contrario debe registrase para obtenerla. Inicie su
registro con las instrucciones que paso a paso va
generando el aplicativo.
Por favor remtase a creacin de clave empresarial.
en este mismo manual.

2. Ingreso a la Consulta de Incapacidades


Una vez digitado el Nit o cdula del aportante,
la aplicacin muestra una lista desplegable
con criterios de bsqueda.
Podr elegir entre las opciones: consultar
por cotizante o en el caso de los aportantes,
generar un listado de las incapacidades de
sus afiliados por el Nit de la empresa.

3. Criterios de bsqueda.
a.

Por Cotizante:

Al seleccionar Consulta de incapacidad /


licencia por cotizante, el usuario debe
ingresar el tipo de documento y el nmero
de identificacin del afiliado y dar clic en
el botn consultar para ver la informacin
del certificado de la(s) incapacidad(es) o
licencias(s).

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La consulta muestra la informacin de las incapacidades o


licencias que tenga registradas el afiliado en la EPS.
Esta informacin es en lnea, es decir, el empleador puede
ver a travs de la aplicacin datos de los certificados que
se han generado a travs de las IPS de la red propia o se
han transcrito ante la EPS.
Tambin podr exportar la informacin visualizada a diferentes formatos, a travs del men desplegable que se
ver as:

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La consulta de las incapacidades


se visualiza as en el aplicativo.

Una vez seleccionado el formato en el cual se


quiere visualizar el reporte, el aportante debe dar
clic en el cono Export (Exportar, descargar) esta
accin generar un archivo en el formato elegido por
el usuario que est consultando el aplicativo.
En la parte inferior de la pantalla encontrar el botn
limpiar que le permitir consultar nuevos afiliados
y generar reportes. Tambin le permite ver qu
cantidad de incapacidades y licencias tiene el
afiliado registradas en la EPS.
De igual forma existe la opcin de imprimir el certificado
de incapacidad.

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b.

Consulta general de incapacidades y licencias


i.

Criterios de bsqueda

Se puede generar el listado de las incapacidades de un empleador seleccionando la Consulta


general de incapacidades/ licencias. El nmero
del Nit debe ser ingresado sin el dgito de verificacin.

II.

Rango de fechas y estado de incapacidad

Deber definir un rango de fechas del mes anterior al cual est consultando, puesto que se trata
de pagos ya efectuados.

En los listados que despliega la consulta se


podrn encontrar las incapacidades de los afiliados
en diferentes estados definidos por el proceso
de liquidacin y pago.

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III.

Incapacidades pagadas, liquidadas y sin reconocimiento.


Pagadas

Las incapacidades sern listadas con una marca


de color que le indicar si ya ha sido pagada o
est en proceso de giro en la EPS.
Las convenciones de color estn en la parte inferior de la
pantalla.
Incapacidad en proceso de pago por tesorera.
Incapacidad pagada mediante abono a su cuenta.

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Liquidadas

La consulta le mostrar las incapacidades que estn listas


para ser cobradas a la EPS, y que pueden ser radicadas en
el formato definido, tan pronto termine el mes.
NOTA: El Nmero Autorizador es el dato ms importante que usted debe suministrar al momento de radicar su formato solicitud de pago.

Nmero
Autorizador

Activo para solicitud de pago mes vencido


Autorizador podr ser solicitado a partir del mes siguiente de
su periodo

Sin reconocimiento

Le mostrar una columna en la que se resumen


los motivos de ley que generan el No pago por
parte de la EPS.

Motivo de negacin por


parmetros de ley

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4. Estados en el sistema de una incapacidad.


En los listados que despliega la consulta podrn encontrar
las incapacidades de los afiliados en diferentes estados
definidos por el proceso de liquidacin y pago.
Estado liquidada

Permite visualizar las liquidaciones que tiene el aportante


habilitadas para realizar la solicitud de pago ante la EPS
segn el proceso establecido por el decreto 4023. En los
siguientes enlaces podr ampliar la informacin sobre este
proceso.
Consulte en el Manual Empleador de esta pgina web.
Consulte en el Manual Afiliado Independientede esta pgina
web.

Esta consulta la debe realizar con rango de fechas inferiores al mes actual que se est consultado, es decir: Si
consulta en el mes de abril de 2013 tendr que seleccionar
rango de fechas inferiores a este mes, como por ejemplo
enero, febrero o marzo.

Al definir los rangos de fechas para los cuales est realizando


la consulta en el sistema, se debe tener en cuenta la fecha
de expedicin de la incapacidad (es decir el da en que el
profesional de la salud defini que iniciaba la incapacidad).
Si la incapacidad fue expedida por una entidad que no
est conectada en red con la EPS, el documento debe ser
transcrito por la EPS, de este modo ingresar a nuestro
sistema.
Todas las incapacidades que queden en estado liquidada
se podrn visualizar en la web EL PRIMER DA DEL MES
SIGUIENTE.
Ejemplo. Las incapacidades y licencias que se expidan o se
transcriban en el mes de enero, se visualiza su liquidacin
a partir del 1 de febrero.
Cuando se selecciona el estado liquidadas, la fecha inicial
debe ser mayor o igual al 19 de enero de 2011, debido a la
ley 1438 de 2011 art.28 prescripcin al derecho de solicitar
reembolso de prestaciones econmicas.

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Estado pagada

Muestra la informacin de las incapacidades y licencias


que se pagaron durante el rango de fechas consultado.
La aplicacin muestra la informacin de la(s) prestacin(es)
econmica(s) que tengan registradas la aplicacin en estado pagado de acuerdo a la fecha reportada en la columna
Fecha de descuento/Fecha de giro y de igual manera informa el modo de pago.

Estado sin reconocimiento

Muestra la informacin de las incapacidades y licencias


que se han expedido o transcrito en el rango de fechas
seleccionados por el usuario y que por motivos de aplicacin de normas, decretos o leyes no tienen reconocimiento econmico. En la columna del archivo marcada como
Motivo de negacin por parmetros de ley se encontrar
la explicacin y la norma que documenta la razn del no
pago.

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