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Tema 3: Dinmica de la gestin de proyectos.

NDICE
1. INTRODUCCIN

2. LA

GESTIN DE PROYECTOS

3. MTODOS
4. QU

CARACTERIZA A UN PROYECTO EXITOSO?

5. CULES

SON LOS PRINCIPALES OBSTCULOS?

6. DESARROLLO
7. LA

DE GESTIN DE PROYECTOS

5
6

HISTRICO DE LA METODOLOGA DE GESTIN DE PROYECTOS

GESTIN DE PROYECTOS COMO UN PROCESO DINMICO

7.1. ETAPA 1: Planificacin del proyecto .................................................................................................. 9


7.2. ETAPA 2: Estimacin de tiempos y recursos.................................................................................. 9
7.3. ETAPA 3: Programacin bsica ........................................................................................................... 9
7.4. ETAPA 4: Relacin tiempo coste ................................................................................................... 10
7.5. ETAPA 5: Asignacin de recursos .................................................................................................... 10
7.6. ETAPA 6: Control del proyecto ........................................................................................................ 10

Encarnacin Marn Caballero

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Tema 3: Dinmica de la gestin de proyectos.

1. INTRODUCCIN
La gestin de proyectos ha existido desde tiempos muy antiguos, histricamente relacionada
con proyectos de ingeniera de construccin de obras civiles (como los proyectos de ingeniera
hidrulica en Mesopotamia, donde entraban en juego la logstica o la creacin de equipos de trabajo, con
sus categoras profesionales definidas, o la cultura ingenieril desarrollada por el Imperio Romano,
donde aparece el control de costes y tiempos y la aplicacin de soluciones normalizadas , como por
ejemplo en la construccin de una calzada), y en campaas militares, donde tambin entran en juego
muchos elementos de gestin (identificacin de objetivos, gestin de recursos humanos, logstica,
identificacin de riesgos, financiacin, etc.). Pero es a partir de la Segunda Guerra Mundial cuando el
avance de estas tcnicas desde el punto de vista profesional han transformado la administracin por
proyectos en una disciplina de investigacin.

A la hora de ejecutar un proyecto deberemos pararnos a planificar y programar todas las


actividades que vamos a desarrollar. Deberemos planificar tiempos, programar coste y estimar
recursos con el objeto de conocer la duracin, el coste total y la cantidad de recursos que vamos a
necesitar en la ejecucin del proyecto en su conjunto.
Entre todos los sistemas desarrollados para la planificacin y programacin de proyectos que
utilizan como soporte los grafos o redes, destacan los sistemas PERT y CPM.
Los diagramas de Gantt, que son diagramas de barras, representan la duracin en el tiempo de
cada una de las actividades realizables por persona/mquina, en que se divide cualquier proyecto.

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2. LA

GESTIN DE PROYECTOS

La gestin se puede definir como el proceso que hay que seguir para intentar lograr unas metas
u objetivos propuestos.
La gestin del proyecto incluye cuatro funciones bsicas:

Planificacin.

Organizacin.

Direccin.

Control.

El objetivo que se pretende alcanzar tiene (normalmente) restricciones de tiempo, costes y


recursos.

control.

Nuestro estudio se va a centrar y a desarrollar en las funciones de programacin, direccin y

La planificacin es la funcin del proyecto por la cual se disponen los recursos del modo ms
efectivo.
El control es la funcin que coordina la accin de todas las partes del proyecto de acuerdo al
plan previsto para poder alcanzar el objetivo marcado .
Por tanto, se puede entender la gestin de proyectos como una combinacin de arte y ciencia:
arte, desde la perspectiva de conseguir logros por y con personas en equipos formalmente organizados;
y ciencia, porque se manejan gran cantidad de datos para lograr un equilibrio entre duracin y coste,
evitando de esta forma, demandas excesivas sobre recursos escasos.

Figura 1: Funciones de la gestin de proyectos.


En consecuencia, la gestin del proyecto trata de desarrollar un buen plan de las actividades o
tareas que constituyen un proyecto. Para ello, habr que tener en cuenta las siguientes etapas:

Interrelaciones entre actividades.

Programacin de actividades en el tiempo.

Recursos a utilizar en el proyecto segn avanza en el tiempo.

Seguimiento del gasto al desarrollar el programa diseado.

Control de calidad del producto obtenido.

usuales.

A continuacin, nos centraremos en los parmetros tiempo y coste, exponiendo las tcnicas ms

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3. MTODOS

DE GESTIN DE PROYECTOS

Las tcnicas que ms comnmente se utilizan en la gestin de proyectos son las que se basan en
redes. Fundamentalmente son las tcnicas PERT y CPM las que se emplean con mayor asiduidad en el
estudio de las funciones bsicas de programacin, planificacin y control .
La planificacin comprende la descomposicin del proyecto en tareas o actividades que se deben
ejecutar para la consecucin del objetivo . Adems de lo anteriormente indicado, en esta fase se
asignar a cada actividad los recursos (mano de obra, equipos y materiales) necesarios para su
ejecucin, as como coste y duracin de las tareas.
La programacin consiste en disponer las tareas en el orden cronolgico en que han de

ejecutarse.

El control constituye el anlisis y correccin de los desfases que se producen en la ejecucin


entre lo programado y lo realizado.

Ejemplo:

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4. QU

CARACTERIZA A UN PROYECTO EXITOSO?

5. CULES

SON LOS PRINCIPALES OBSTCULOS?

Los principales obstculos que se pueden producir en un proyecto son:

Terminan despus de la fecha prometida.

Cuestan ms de lo originalmente presupuestado.

No cumple con la funcionalidad especificada por el cliente.

Existen procesos y tcnicas pobremente estandarizados.

Rechazo de la direccin de proyectos (no genera valor).

Plan de trabajo no incluye tiempo para la gestin del proyecto.

Falta de planificacin y gestin.

Si hoy identificamos algunos de estos factores...


Es hora de aplicar la Gestin de Proyectos...

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6. DESARROLLO

HISTRICO DE LA METODOLOGA DE GESTIN DE PROYECTOS

La ms antigua tcnica que se conoce para la gestin de proyectos se debe al norteamericano


Henry L. Gantt, el cual utiliz un diagrama de barras para controlar el tiempo de ejecucin de cada
actividad. En el diagrama se muestran todas las tareas que conforman la ejecucin del proyecto y su
secuencia en serie o en paralelo para un perodo de tiempo.

Figura 2: Diagrama de Gantt.

Esta tcnica, a pesar de su sencillez, no es de aplicacin en los proyectos de elevado contenido


en ingeniera o en proyectos complejos, debido a las limitaciones que presenta, a saber:
a) Planifica y programa simultneamente.
b) No explicita las interdependencias entre las tareas.
c) Imposibilita la deteccin (a su debido tiempo) de equivocarnos de la programacin en
actividades de larga duracin.
d) Es una tcnica exclusivamente grfica que es poco til y apropiada para grandes proyectos.

A finales de la dcada de los 50, aparecieron en Estados Unidos e Inglaterra los mtodos PERT
y CPM. Durante esta dcada la ejecucin de los grandes proyectos de ingeniera tenan un coste real
doble o triple de lo estimado, mientras que sus duraciones se elevaban en un 40 o 50% de lo previsto.
Estas desviaciones, tanto en coste como en duracin, se deban ms a la falta de tcnicas adecuadas
para aplicar a la gestin de proyectos que a las estimaciones optimistas para la obtencin de contratos.
Cuando la Marina de los Estados Unidos abord el proyecto de construccin de misiles Polaris,
debido a la envergadura de dicha misin se plante, previamente a su ejecucin, la necesidad de crear
un sistema de planificacin y control integrado. Para llevar a efecto tal investigacin, se reunieron
cientficos de la Lockheed Aircraft Corporation, la oficina de Proyectos de la Marina de los Estados
Unidos y la consultora privada Booz, Allen y Hamilton.
Siendo de vital importancia el tiempo en que se deba tener el proyecto ejecutado, el equipo
concentr sus esfuerzos en la planificacin y control del tiempo. El Pert supuso una notable aportacin
al utilizar la teora de la probabilidad en la toma de decisiones en la gestin, ya que tradicionalmente los
sistemas de programacin estaban basados en la idea de tiempos fijos para la ejecucin de las tareas.

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El mtodo PERT (Tcnica de Revisin y Evaluacin de Programas) realiza tres estimaciones de


tiempos para cada actividad (tiempo optimista, tiempo ms probable y tiempo pesimista ). En base a
estas estimaciones de tiempos es posible deducir la probabilidad de ejecutar un proyecto antes de una
determinada fecha.
La tcnica PERT tambin se ocupa de la fase de control del proyecto a travs de informes
peridicos del estado de ejecucin del proyecto. A lo largo del tiempo, el PERT ha evolucionado
ampliando su actuacin a las reas de planificacin y control de costes y en menor grado a los de
ejecucin o calidad del producto.

El mtodo CPM (Critical Path Method o Mtodo del Camino Crtico) fue desarrollado por la
DuPont Company y Remington Rand Univac durante los aos 1957 a 1959. El objetivo fundamental de
esta investigacin fue determinar las tcnicas para reducir el tiempo de ejecucin de las tareas
necesarias para la reparacin mantenimiento y construccin de Plantas Industriales, as como el coste
que induca la correspondiente reduccin del tiempo; es decir, la determinacin de la relacin ptima
coste - duracin del proyecto. Esta tcnica es conocida como MCE (Minimun Cost Expediting).

Estas tcnicas de gestin que surgieron simultneamente en el tiempo, pero


independientemente una de otra, sufrieron mutuas influencias a raz de su nacimiento y prcticamente
hoy da ambos mtodos se han fusionado en una misma metodologa.

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7. LA

GESTIN DE PROYECTOS COMO UN PROCESO DINMICO

La influencia de la Teora General de Sistemas en la evolucin de la metodologa de gestin de


proyectos puede esquematizarse en la Figura 3, donde se indica la metodologa del control de gestin
de proyectos mediante analoga con la teora de control de sistemas.
La entrada al sistema de control es el plan del proyecto con la programacin de tiempos y
costes acumulados de las actividades que lo integran . Las alteraciones debidas a problemas tcnicos, de
personal, administrativos, suministros de materiales, etc., provocan un efecto en el proyecto que se
detecta por el seguimiento peridico de los tiempos y costes de las actividades mediante informes
realizados a tal fin. stos se utilizan para actualizar la red del proyecto con el fin de determinar el
tiempo y el coste real del proyecto.
Las desviaciones del plan inicial diseado constituye la base para la accin del responsable de
la gestin del proyecto, quien debe tomar las decisiones oportunas para cumplir los plazos de tiempo y
coste acordados.

Figura 3: Metodologa de la gestin del control de proyectos.

La metodologa de proyectos basada en redes es un procedimiento dinmico de planificacin y


control, como se indica en la Figura 4, que comprende las siguientes etapas:
1.

Planificacin del proyecto.

2. Estimacin de tiempos y recursos.


3. Programacin bsica.
4. Relaciones tiempo - coste.
5. Asignacin de recursos.
6. Control del proyecto.

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7.1. ETAPA 1: Planificacin del proyecto


En esta fase se definen las actividades del proyecto as como las interdependencias tcnicas
entre ellas. Esta etapa corresponde al cuadro n 1 de la Figura 4, y es la ms importante del proceso.
Existen tres mtodos alternativos de representar la red:

Diagrama de flechas.

Diagrama de nudos.

Diagrama de procedencias.

Figura 4: Esquema del proceso de planificacin y control.

7.2. ETAPA 2: Estimacin de tiempos y recursos


Se procede en esta etapa a la estimacin de los tiempos requeridos para cada una de las
actividades de la red, en base a los requerimientos y disponibilidades de mano de obra y equipos. Esta
fase corresponde al cuadro n 2 de la Figura 4.

7.3. ETAPA 3: Programacin bsica


Se calculan los tiempos ms pronto posible de comienzo y ms tarde permisible de finalizacin
de cada actividad, lo que nos va a permitir identificar el camino crtico de la red, as como las holguras
de las actividades no crticas. En la Figura 4, esta fase queda identificada en el cuadro n 3.

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7.4. ETAPA 4: Relacin tiempo coste


Una vez programado el tiempo de ejecucin del proyecto (delimitado en la etapa anterior), la
planificacin y programacin del proyecto se considerar en base a la asignacin de recursos (etapa 5).
No obstante, si interesa determinar el coste de reduccin del tiempo de ejecucin del proyecto, las
relaciones tiempo coste de los tiempos de ejecucin de cada actividad han de considerarse para
aquellas actividades integrantes del camino crtico. Esta etapa se indica en el cuadro n 4 de la Figura
4.
Los costes de un proyecto pueden clasificarse como directos e indirectos.

Los costes directos incluyen la mano de obra, maquinaria y materiales utilizados en la ejecucin
de cada actividad y, si el trabajo es realizado por un contratista externo, el precio del
subcontrato.

Los costes indirectos contienen los gastos generales y costes de penalizacin por terminacin
del proyecto despus de una fecha determinada, costes de alquiler de equipos (gras, telfono,
electricidad, casetas, etc.).

El problema de la relacin tiempo coste tiene por finalidad determinar un programa de


actividades que minimice el coste total del proyecto .

7.5. ETAPA 5: Asignacin de recursos


La viabilidad de la programacin realizada debe comprobarse respecto de los requerimientos
de mano de obra y equipos que pueden no haberse considerado explcitamente en la etapa 3, indicada en
el cuadro n 3 de la Figura 4. Los clculos de la programacin de la etapa 3 determinan las holguras de
cada actividad indicando qu actividades pueden avanzarse o retrasarse su comienzo sin afectar al
tiempo de finalizacin del proyecto. Este procedimiento puede utilizarse para establecer una
programacin que satisfaga los condicionantes externos disponibles en funcin del tiempo.
La viabilidad de la programacin especfica requiere frecuentemente la repeticin de los
clculos de programacin, como se indican en los cuadros n 3 y 4. Tambin puede requerir la nueva
planificacin y el ajuste global de los recursos como se indica en el paso del cuadro n 4 al 7. En
consecuencia, la obtencin del plan aceptable para su implementacin puede requerir la ejecucin de un
nmero de ciclos de las etapas 3 y 4 y posiblemente de las etapas 1 y 2.

7.6. ETAPA 6: Control del proyecto


Una vez desarrolladas la planificacin y programacin definitivas, el proyecto se controla
mediante comprobaciones del progreso del proyecto respecto a lo programado como se indica en el
cuadro n 6, asignando y programando la mano de obra y equipos y analizando los efectos de los
retrasos. Si se requiere realizar importantes cambios en la programacin, como se indica en el cuadro
n 7, ha de revisarse la red y establecer una nueva programacin . La utilizacin de la red del proyecto
sirve de base para el control de los costes del proyecto , de modo que la contabilizacin de los gastos de
las actividades permite el control de los costes y la evolucin del programa de trabajo.
En esta unidad del Programa de Proyectos se presentan los procedimientos de clculo manual a
realizar en las etapas 1 a 6. Tales mtodos son de gran utilidad en s mismos y porque constituyen un
medio de introduccin a los procedimientos ms complejos que requiere el uso de los ordenadores. Es
particularmente importante saber realizar el clculo manual del camino crtico indicado en el cuadro n

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3 de la Figura 4, ya que es la primera fase en la evaluacin de un plan de red propuesto para realizar un
proyecto.
Estas tcnicas se aplican a un amplio espectro de proyectos. Los proyectos de I+D varan
desde investigacin pura, investigacin aplicada y desarrollo hasta diseo e ingeniera de la produccin.
Las tcnicas PERT tienen su mejor campo de aplicacin en los proyectos situados en la zona media de
este espectro, aunque variaciones del mismo han sido aplicadas en el extremo del espectro de
ingeniera de produccin. El mtodo CPM tiene su ms importante aplicacin en los proyectos de
construccin, campo en el que es capaz de evaluar planes alternativos de proyecto y de supuestos de
recursos sobre el papel antes de la ejecucin.
citarse:

Entre las ventajas que estas tcnicas suponen en la planificacin y control de proyectos pueden
a) Planificacin. Estos mtodos requieren en primer lugar que se establezcan los objetivos y
especificaciones del proyecto y, luego, establecer una base realista para determinar cmo
lograr estos objetivos teniendo en cuenta las correspondientes restricciones de tiempo y
recursos. Reduce el riesgo de vigilar las tareas necesarias para realizar un proyecto y
suministra un camino realista y permite llevar a cabo una planificacin ms detallada y de
ms alcance de los proyectos incluyendo su coordinacin a todos los niveles de la gestin.

b) Comunicacin. Suministran un medio claro, conciso y sin ambigedades de documentar y


comunicar los planes del proyecto, las programaciones y la ejecucin en tiempo y coste.

c) Control. Facilitan la aplicacin del principio de gestin identificando los elementos crticos
en el plan, centrando la atencin de la gestin sobre el 10 o el 20 por ciento de las
actividades de la programacin del proyecto que son ms restrictivas. Se definen
continuamente nuevas programaciones y pone de manifiesto los efectos de los cambios
tcnicos de procedimientos sobre la programacin global.

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