Está en la página 1de 7

1.

Definicin de proyectos

Un proyecto es una planificacin que consiste en un conjunto de actividades que


se encuentran interrelacionadas y coordinadas; la razn de un proyecto es
alcanzar objetivos especficos dentro de los lmites que imponen un presupuesto,
calidades establecidas previamente y un lapso de tiempo previamente definidos.
La gestin de proyectos es la aplicacin de conocimientos, habilidades,
herramientas y tcnicas a las actividades de un proyecto para satisfacer los
requisitos del proyecto. Un proyecto es un emprendimiento que tiene lugar durante
un tiempo limitado, y que apunta a lograr un resultado nico. Surge como
respuesta a una necesidad, acorde con la visin de la organizacin, aunque sta
puede desviarse en funcin del inters. El proyecto finaliza cuando se obtiene el
resultado deseado, desaparece la necesidad inicial, o se agotan los recursos
disponibles.
Un proyecto tambin es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un
producto, servicio o resultado nico. Existen mltiples clasificaciones de los
proyectos, una de ellas los considera como productivos y pblicos. Proyecto
productivo: Son proyectos que buscan generar rentabilidad econmica y obtener
ganancias en dinero. Los promotores de estos proyectos suelen ser empresas e
individuos interesados en alcanzar beneficios econmicos. Proyecto pblico o
social: Son los proyectos que buscan alcanzar un impacto sobre la calidad de vida
de la poblacin, los cuales no necesariamente se expresan en dinero. Los
promotores de estos proyectos son el estado, los organismos multilaterales, las
ONG y tambin las empresas, en sus polticas de responsabilidad social.
1.2

Fases en la administracin de proyectos

Cinco fases de la administracin de proyectos

Fase 1: Inicio

Reconocimiento de que un proyecto puede llevarse a cabo


Determinar lo que el proyecto debe lograr
Definir la meta global del proyecto
Definir las expectativas generales de los clientes, de la administracin o de

los interesados
Precisar el alcance general del proyecto
Seleccionar los miembros inciales del equipo
Fase 2: Planeacin Perfeccionamiento del alcance del proyecto
Listado de tareas y actividades que llevarn al logro de las metas del
proyecto Secuencia de actividades
Desarrollo de un calendario y presupuesto
Conseguir que el plan sea aprobado por los terceros apropiados
Fase 3: Ejecucin dirigir el equipo Reunirse con los miembros del equipo
Comunicarse con los terceros involucrados
Resolver los conflictos o problemas que puedan surgir
Asegurar los recursos necesarios (dinero, personal, equipo, tiempo).
Fase 4: Control Vigilar las desviaciones del plan

Emprender acciones correctivas


Recibir y evaluar cambios en los proyectos solicitados
Cambiar los calendarios del proyecto
Adaptar los niveles de recursos
Cambiar el alcance del proyecto
Regresar a la etapa de planeacin para hacer ajustes

Fase 5: Conclusin Reconocimiento de logros y resultados

1.3

Cierre de las operaciones y dispersin del equipo


Aprendizaje de la experiencia del proyecto
Revisin del proceso y resultados
Redaccin del informe final

Planificacin de los parmetros de un proyecto

Parametros de un proyecto: Para alcanzar el fin establecido, es necesario definir


objetivos o metas (qu hacer) y actividades o procesos (cmo hacer) que debern
cumplirse en un tiempo asignado, considerando para ello el inicio y termino del
mismo.
Necesario es entonces tambin, la asignacin y organizacin de todos los
recursos involucrados para su ejecucin. Para su ejecucin y xito, el proyecto
debe seguir una serie de pasos realizados por roles involucrados, para ir
cumpliendo objetivos y/o desarrollando/utilizando productos y recursos. En
consecuencia podemos decir que los principales parmetros de un proyecto son:

Alcance
Recursos (costo del esfuerzo principalmente)
Tiempo

Dichos parmetros renen las 2 caractersticas siguientes:


1. Cada parmetro es funcin de los otros 2
2. Mover un parmetro implica cambios a los otros (por lo menos a 1)

1.4

Actividades del proyecto

En cualquier proyecto de actividad hay que distinguir tres momentos: un antes, un


durante y un despus.
Antes
Corresponde a las actuaciones previas a la ejecucin y que se pueden resumir en
tres pasos:
1. La idea. En ella se plasman las lneas maestras de lo que pretendemos hacer.
Es conveniente concretar la idea en un guin en donde se resuma el proyecto y
que detalle:

Le denominacin. Como lo vamos a llamar a efectos de divulgacin y

publicidad. Debe de ser un nombre atractivo, claro y conciso.


Fundamentacin. El porqu de esta actividad, que pretendemos conseguir.
Descripcin. Sintetiza el contenido de la actividad de una forma clara y

sencilla.
Los objetivos tanto generales como especficos.
El tiempo.- Duracin de todo el proyecto.
Las lneas generales de actuacin.
Lugar o lugares donde se desarrollar.
Estructura de apoyo. El equipo humano, la logstica, la comunicacin.
Los destinatarios de la actividad.
El presupuesto. La cuantificacin econmica tanto de los gastos como de
los ingresos previstos.

2. Viabilidad. A la vista de todo esto, se estudian los medios tanto humanos como
materiales de los que se dispone y que sern necesarios para sacar adelante
nuestra idea. A la vista de ellos se decide si es posible.
3. Planificacin. Asegurada la viabilidad, se efectuar una programacin detallada
en la cual se planifiquen, las tareas, los tiempos, las personas. Es conveniente
tener presente los siguientes aspectos:

Programacin de actividades.
Comunicacin, divulgacin de las mismas de manera que llegue a sus

destinatarios.
Recursos materiales para su realizacin.
Financiamiento. Como se har frente a los gastos que se generen.
Presupuesto

Durante
Corresponde a la ejecucin de la actividad propiamente dicha. Se divide tambin
en tres etapas: 1. Pre-actividad. Se trata de la puesta a punto, de concretar todos
los

trmites

necesarios,

preparacin

logstica,

divulgacin

publicidad,

coordinacin de las personas que intervengan, etc. Tener todo preparado para el
gran momento.

2. La Actividad. Es el momento de la verdad, la realizacin de las actividades. 3.


La Post-Actividad. Ser el momento inmediatamente posterior a la actividad,
servir para cerrarla y conseguir la informacin necesaria para hacer la memoria.
Despus
Corresponde al perodo en que se recoge toda la informacin disponible y se
evala la actividad, tanto en sus aspectos internos como externos. Se finalizar el
proyecto y se elaborar la memoria del mismo.

La evaluacin. Con la evaluacin se pretende conocer hasta qu punto se


han logrado los objetivos pretendidos, la idoneidad de la actividad realizada
para conseguirlo, y el estudio de la organizacin y los procedimientos

seguidos.
La Memoria. Es un documento que describe las actividades que se hicieron;
el procedimiento seguido para la ejecucin de la actividad, tanto a nivel
metodolgico como de organizacin; los resultados obtenidos, en base a
los objetivos previstos; evaluacin tanto de lo realizado, como de los
procedimientos; y concluye con una valoracin final de la actividad. Se
pueden adjuntar, reportaje fotogrfico, dossier de prensa, modelos de
documentos, fichas, evaluaciones etc.

1.5

Matriz de asignacin de responsabilidades

La matriz de la asignacin de responsabilidades (RACI por sus siglas en ingls) se


utiliza generalmente para relacionar actividades con recursos (individuos o
equipos de trabajo). De esta manera se logra asegurar que cada uno de los
componentes del alcance est asignado a un individuo o a un equipo.
Matriz de Asignacin de Responsabilidades
Este rol realiza el trabajo y es responsable por su realizacin. Lo ms habitual es
que exista slo un R, si existe ms de uno, entonces el trabajo debera ser
subdividido a un nivel ms bajo, usando para ello las matrices RASCI. Es quien
debe ejecutar las tareas. Este rol se encarga de aprobar el trabajo finalizado y a

partir de ese momento, se vuelve responsable por l. Slo puede existir un A por
cada tarea. Es quien debe asegurar que se ejecutan las tareas. Este rol posee
alguna informacin o capacidad necesaria para terminar el trabajo. Se le informa y
se le consulta informacin (comunicacin bidireccional). Este rol debe ser
informado sobre el progreso y los resultados del trabajo. A diferencia del
Consultado, la comunicacin es unidireccional.
En esta matriz se asigna el rol que el recurso debe jugar para cada actividad dada.
No es necesario que en cada actividad se asignen los cuatro roles, pero s por lo
menos el de encargado y el de responsable. Estas matrices se pueden construir
en alto nivel (reas generales) o en un nivel detallado (tareas de nivel bajo).
1.6

Control mediante grafica de Gantt

Antes de la aparicin de las tcnicas de redes de actividades, las actividades que


comprendan un plan o proyecto fueron representadas por diagramas de barras o
grficas de Gantt, que muestran la ocurrencia de actividades en paralelo o en
serie en un determinado perodo. Se usan para una diversidad de propsitos
dentro de las organizaciones. Para su elaboracin deben seguirse los siguientes
pasos:
Se elabora una lista de las actividades que intervienen en el proyecto, las
cuales se relacionan y ordenan de acuerdo con su ejecucin.
Se establece en forma horizontal una escala de tiempos representada en
aos, meses, semanas, das, horas, etc., segn sean las necesidades.
Se estima la duracin de cada actividad.
Se representa la duracin estimada de cada actividad con una barra
horizontal, cuya longitud obedecer a la duracin establecida de acuerdo
con la escala horizontal.
El control se realiza por la simple comparacin de las barras a una fecha
determinada.
La grfica de Gantt muestra una magnitud de tiempo y una de trabajo que debe
ejecutarse en ese tiempo. Las lneas trazadas horizontalmente a travs de ese

espacio muestran la relacin entre el volumen realmente ejecutado de trabajo en


ese tiempo y el volumen programado. Estas grficas permiten un control muy
eficiente en aspectos tales como produccin de una fbrica o taller.