Manual de operaciones

En el corazn de un negocio que se maneja a base de sistemas, est el

manual de operaciones. El manual de operaciones es la gua autorizada
de cmo se hacen las cosas en su negocio. Le da una forma eficaz de
comunicar las polticas y procedimientos, y ofrece a sus empleados la
independencia y la seguridad que necesitan para operar en sus puestos
dando mximos resultados.
Si usted es como la mayora de nosotros, probablemente tiene archivada
en casa una carpeta que est llena de todos los manuales para los
diversos dispositivos electrnicos que tiene en su hogar.
Cuando usted necesita saber cmo manejar su horno de microondas o
se descompone la televisin, el primer sitio donde acude para obtener
ayuda es esa carpeta.
En su negocio, su manual de operaciones acta de la misma manera.
Sirve como punto de referencia para toda la informacin importante de la
compaa. Y cuando se utiliza correctamente, no es slo un lugar para ir
a buscar soluciones, es lo primero con que los empleados se
familiarizan, para que puedan saber cmo funcionan las cosas, desde el
principio.
Qu contiene un manual de operaciones?
El contenido va a variar de empresa a empresa, pero la estructura de un
manual de operaciones es universal. Debe estar compuesto por las
siguientes reas:
Historia de la empresa, Visin y Organizacin
Productos y Servicios
Polticas
Contratos de puesto
Sistemas (Planes de Accin)

Su manual de operaciones debera referirse esencialmente a dos reas

principales: informacin general de la compaa que todos los empleados
de la organizacin necesita conocer e informacin especfica de su
posicin.
Los primeros tres puntos en la lista anterior (Historia de la empresa,
visin, y Organizacin, Productos y Servicios y Polticas) constituyen la
parte del manual que aplica a todos en la organizacin. Estos puntos
ayudan a la gente a entender el cuadro completo, incluyendo la
estructura organizacional de la empresa, lo que ofrece a sus clientes y
las polticas generales bajo las cuales opera.
Los dos ltimos puntos (contratos de puesto y Sistemas) contienen
informacin especfica de una posicin. Obviamente, las
responsabilidades de un director financiero son diferentes a la de un
tcnico de laboratorio, por lo que usted deseara crear manual de
operaciones para cada posicin. En ltima instancia, usted tendr un
manual para cada cargo en su organizacin.
Cmo empezar
Primero comience por la recoleccin y / o la definicin de la informacin
general de la compaa. Mientras que la documentacin del da-a-da de
su empresa sobre los sistemas operativos, las polticas y los
procedimientos no es ninguna hazaa pequea, es absolutamente
fundamental y sirve como base para todos los manuales que se podrn
crear.
A continuacin, documente todos los sistemas individuales necesarios.
Un ejemplo simple de un sistema documentado o Plan de Accin, como
nosotros le llamamos, es el Plan de Accin para hacer caf
A menudo, uno de los componentes ms difciles de un manual de
operaciones es la definicin de tareas y responsabilidades de los puestos
de trabajo especficos. En la terminologa de E-Myth, esto se llama un
Contrato de Posicin.
Empiece por listar todas las posiciones en su organizacin, y abra un
archivo fsico y un archivo digital para almacenar todos los documentos
pertinentes a cada puesto de trabajo. Una vez establecido este inventario
de documentacin, usted ser capaz de identificar los vacos de
informacin, y determinar qu materiales an deben ser desarrollados.

Estos Contratos de Posicin individuales van a describir el lugar donde

los empleados encajan en la organizacin, los sistemas por los que sern
responsables, una lista de tareas que debern completarse, las normas
de trabajo que debe cumplir, y qu resultados se espera de ellos. Los
contratos de posicin le proporcionan un documento que define
claramente las responsabilidades y faculta a sus empleados para cumplir
con sus expectativas.
Actualizaciones y Distribucin
Recuerde que el cambio es inevitable y los manuales requieren atencin
de forma regular. Planee sesiones de actualizacin de forma regular y
haga un plan para su distribucin. Se deben programar 1 o 2 sesiones
anuales para asegurar que los elementos del manual de operaciones se
mantienen al da. En estas sesiones, se renen los gerentes y
administrativos para hacer una rpida revisin del contenido del manual,
se hacen actualizaciones, se aade nuevo material, se elimina material
obsoleto y se redistribuye el contenido del documento.
Un manual de operaciones bien armado, con contenido relevante se
convierte en un recurso para la compaa de suma importancia.
Tenga en cuenta que sus manuales de operacin pueden ser carpetas
fsicas y/o archivos electrnicos. El formato que mejor se adapte a su
negocio es el que ser correcto para usted. Slo asegrese de tener
respaldos almacenados en un lugar seguro.
Los manuales de operaciones suenan como una buena idea, son sin
duda una forma organizada de hacer negocios, de crear un gran sistema.
Pero, la gente los usa? Tendrn algn valor real para su negocio?
Vale la pena el tiempo y esfuerzo que le tomar crearlos e
implementarlos?
Valo de esta manera. Su negocio puede funcionar razonablemente bien
sin manuales de operacin, pero no est usted buscando algo ms? No
est buscando construir un negocio que funcione, que funcione de
verdad- sin que usted tenga que estar presente todo el tiempo para que
as sea?, Si desea que su negocio tenga un verdadero valor para un
comprador potencial o sucesor, no le parece que tener una forma de
hacer negocios basada en sistemas claramente definidos, le podra dar
una ventaja?