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Herramientas para el monitoreo de coberturas de

intervenciones integradas en salud pblica


Vacunacin y desparasitacin contra geohelmintos

MDULO 4
Anlisis de la calidad del dato

Septiembre 2014

ndice
Introduccin
Unidad 1. Anlisis de la calidad del dato
Paso 1:
1.1.
1.2.
1.3.
1.4.
1.5.
1.6.
1.7.
1.8.
1.9.

Planificacin
Objetivos: qu y adnde?
Seleccin de centros a ser evaluados
Conformacin de equipos
Adaptacin de instrumentos
Programacin de actividades
Recursos y logstica
Coordinacin e informacin
Capacitacin de los equipos
Prueba piloto

Paso 2:
2.1.
2.2.
2.3.
2.4.

Recoleccin de datos
Visitas a los centros donde se gestionan los datos
Realizacin de entrevistas
Captura y procesamiento de los datos
Control de calidad de datos

Paso 3:
3.1.
3.2.
3.3.

Anlisis de datos
Anlisis de la normativa y de los datos existentes
Entendiendo el flujo de los datos
Integralidad de la fuente primaria y concordancia de los datos entre
diferentes fuentes de informacin
Completitud y oportunidad del reporte de datos
Evaluacin de la calidad del sistema de informacin y uso de los datos
Evaluacin de un Registro Nominal de Vacunacin electrnico (RNVe)
Denominadores

3.4.
3.5.
3.6.
3.7.

Paso 4: Divulgacin de resultados


4.1. Elaboracin del informe
4.2. Discusin de hallazgos
Paso 5: Toma de decisin
5.1. Definicin de estrategias
5.2. Plan de accin

Referencias
Anexos
Anexo 1. Plantilla para registrar los datos y calcular los indicadores de exactitud,
integridad y oportunidad
Anexo 2. Formulario para evaluar la calidad del sistema de monitoreo de
coberturas de la Unidad de Salud
Anexo 3. Formulario para evaluar la calidad del sistema de monitoreo de
coberturas del Municipio
Anexo 4. Formulario para evaluar la calidad del sistema de monitoreo de
coberturas del Departamento
Anexo 5. Formulario para evaluar la calidad del sistema de monitoreo de
coberturas del nivel nacional
Anexo 6. Formulario para verificar la calidad del dato en la quimioterpia preventiva
para las geohelmintiasis, con preguntas de orientacin sobre la
verificacin de los datos y la evaluacin de los sistemas -Nivel del punto
de prestacin de serviciosAnexo 7. Formulario para verificar la calidad del dato en la quimioterapia preventiva
para las geohelmintiasis, con preguntas de orientacin sobre la
evaluacin de los sistemas - Nivel del punto de prestacin de serviciosAnexo 8. Descripcin de un Registro Nominal de Vacunacin electrnico (RNVe)
Anexo 9. Formulario para evaluar la calidad del Registro Nominal de Vacunacin
electrnico -Entrevista para el encargado de digitar los datos del
software-

Lista de cuadros y figuras

Introduccin
Figura 1.

Algoritmo para el anlisis de la calidad del dato de coberturas de


intervenciones integradas en salud pblica

Cuadro 1.

Recomendaciones para aplicar las herramientas de anlisis de la calidad


del dato de intervenciones integradas en salud pblica

Unidad 1. Anlisis de la calidad del dato


Cuadro 2.

Definiciones operativas utilizadas para el anlisis de la calidad de los datos

Cuadro 3.

Descripcin de las principales reas de evaluacin de la calidad del dato

Figura 2.

Hiptesis de las causas de problemas de los sistemas de informacin y


resultados que generan en los datos

Figura 3.

Niveles de verificacin y evaluacin de la calidad de los datos

Figura 4.

Ejemplo de formularios para el registro diario de dosis

Figura 5.

Ejemplos de registros nominales utilizando cuadernos o tarjeteros para el


seguimiento de dosis de los esquemas

Figura 6.

Ejemplo del flujo del sistema de monitoreo de coberturas del programa de


vacunacin de rutina

Figura 7.

Ejemplo del flujo del sistema de monitoreo de coberturas durante


estrategias de campaa

Figura 8.

Ejemplo del flujo del sistema de monitoreo de un registro nominal nacional


de coberturas de vacunacin

Figura 9.

Ejemplo del flujo del sistema de monitoreo de biolgicos

Figura 10.

Factor de Verificacin como indicador para medir la exactitud

Figura 11.

Ejemplo de presentacin de resultados del anlisis de concordancia de


datos y clculo del Factor de Verificacin (FV) de vacunas

Figura 12.

Ejemplo de presentacin de resultados del anlisis de concordancia de


datos y clculo del Factor de Verificacin (FV) de antiparasitarios

Figura 13.

Ejemplo de grfico de la exactitud de los datos comparando Unidades de


Salud de diferentes Departamentos

Figura 14.

Ejemplo de grfico de la exactitud de los datos comparando dosis de


vacuna Pentavalente 3 reportadas y evaluadas a nivel nacional

Figura 15.

Ejemplo de grfico de la exactitud de los datos comparando dosis


reportadas y verificadas de antiparasitarios en una ronda de tratamiento

Figura 16.

Ejemplo de grfico de la exactitud de los datos de vacuna Pentavalente 1,


2 y 3 comparando niveles municipal, departamental y nacional

Figura 17.

Ejemplo de grfico de la exactitud de los datos de antiparasitarios por


rondas de tratamiento, comparando niveles municipal, departamental y
nacional

Figura 18.

Uso del grfico de telas de araa para presentar los resultados de la


calidad del dato

Figura 19.

Ejemplo de grfico de telas de araa para presentar resultados de la


calidad del dato de diferentes Unidades de Salud

Figura 20.

Efecto de un error de 10% en la poblacin meta (denominador) en el


clculo de cobertura

Anlisis de la calidad del dato


Introduccin
Mucho se habla hoy en da de la calidad de los datos de coberturas pues es una
condicin esencial para monitorear el acceso efectivo a la salud. Para utilizar un
concepto simple y prctico, el trmino datos de calidad se referir a los datos que
representan la realidad que pretenden describir. Aunque no es posible evaluar
directamente la exactitud o precisin de los datos, pues no existe con un patrn de oro
para comparar los datos y determinar si representan la realidad, existen metodologas
como la Autoevaluacin de la Calidad del Dato (Data Quality Self-assessmentDQS-) 1
o Auditora de Calidad del Dato (Data Quality Audit DQA-por sus siglas en ingls), 2
que permiten analizar algunos de los atributos de los datos y del sistema de
informacin, aportando informacin que permite mejorar la calidad de los datos. El
presente mdulo desarrolla los pasos para aplicar estas metodologas (Figura 1).
Figura 1. Algoritmo para el anlisis de la calidad del dato de coberturas de
intervenciones integradas en salud pblica
ANLISIS DE LA CALIDAD DEL DATO
O
B
J
E
T
I
V
O
S
H
E
R
R
A
M
I
E
N
T
A
S

R
E
S
U
L
T
A
D
O
S

D
E
C
I
S
I
O
N
E
S

Verificar la calidad del


dato

Evaluar la calidad de los


datos
(Evaluacin completa)

Evaluar la concordancia de los


datos y la calidad del sistema de
informacin
(Evaluacin acortada)

Evaluar la concordancia
de los datos
(Supervisin)

Analizar los resultados de la evaluacin de la


concordancia y la caliad del dato
Concordancia y
calidad adecuadas

Concordancia y/o calidad


inadecuada

Analice las posibles causas

Implemente intervenciones de acuerdo


con los problemas iden ficados

Mantener coberturas altas y homogneas


Anlisis sistem co y con nuo de datos recolectados peridicamente a nivel administra vo o en
estudios rpidos de campo no probabils cos

Las metodologas para analizar la calidad de los datos de inmunizacin y


desparasitacin tienen un origen comn. Este mdulo tiene como eje conductor la
evaluacin de la calidad de los datos de inmunizacin en la que se ha incorporado
lecciones aprendidas de los pases 3, 4, 5,,6, 7, 8, pero tambin incorpora referencias a la
evaluacin de la calidad de los datos de desparasitacin, asi como los instrumentos
para su implementacin. De esta manera los pases que realizan una u otra actividad de
manera separada podrn usar una u otra metodologa segn corresponda. Los pases
que realicen la actividad integrada podrn identificar coincidencias en las dos
metodologas e integrar los instrumentos segn necesidad.
La metodologa DQS evala la calidad de los datos y del sistema de monitoreo de
coberturas de vacunacin, mediante la revisin de los carns, registros, reportes,
archivos, datos demogrficos, anlisis y uso de la informacin, entre otros. Para
realizar la evaluacin se realizan entrevistas a informantes clave y visitas en terreno
para observar las prcticas de registro y reporte, aplicando instrumentos para recolectar
datos y construir indicadores, cuyos resultados permiten plantear recomendaciones
para mejorar la exactitud de los datos, la oportunidad e integralidad del reporte y la
calidad del sistema de monitoreo de las coberturas.
La aplicacin de DQA para las EIDs busca los siguientes objetivos: 1) valorar la calidad
de los datos notificados durante un periodo de evaluacin dado, y 2) valorar la
capacidad de los sistemas de gestin de datos para recopilar, transmitir, documentar y
notificar datos de calidad. En este caso, la evaluacin de la calidad del dato se realiza
mediante el recuento y la verificacin de los datos notificados en centros seleccionados;
examinando la disponibilidad, el carcter integral y la oportunidad de los documentos
originales y los informes; y evaluando cualitativamente los sistemas de gestin y
notificacin de datos de EID en los diferentes niveles.
La OPS ofrece evaluaciones DQS a sus Estados Miembros, sea como una evaluacin
especfica o como parte de la evaluacin internacional del Programa Ampliado de
Inmunizacin, cuya metodologa est disponible en www.paho/org/inmunizacion. El
anlisis de la calidad de datos de inmunizacin se basa en la metodologa de Autoevaluacin de calidad del dato (DQS por sus siglas en ingls), que est disponible en
http://apps.who.int/immunization_monitoring/routine/DQS_tool.pdf
y
en
espaol
mediante solicitud a la OPS. Tambin existen procedimientos para evaluar la calidad de
los datos de la desparasitacin contra geohelmintos, disponibles en el protocolo para la
evaluacin de calidad del dato (DQA) de OMS de enfermedades infecciosas
desatendidas (EIDs) que puede solicitarse a la OPS en versin en ingls y espaol.
Se recomienda aplicar la evaluacin completa de DQA/DQS cada 3 a 5 aos, pero
adicionalmente es necesario incorporar modalidades acortadas para el anlisis
peridico de componentes especficos del sistema de monitoreo de coberturas, para dar
seguimiento a los resultados y recomendaciones de la evaluacin de todos los
componentes de la calidad. Tambin es importante incluir indicadores de concordancia
de los datos entre niveles de gestin que se deben analizar durante la supervisin,
priorizando su aplicacin en reas crticas identificadas por su nivel de cobertura o
problemas en la calidad de los datos. O sea, este tipo de herramienta se debe integrar
en la rutina de los servicios de salud para mejorar la calidad de los datos y la gestin de
los programas. El cuadro 1 presenta las diversas modalidades y recomendaciones para
aplicar las herramientas de anlisis de la calidad de los datos de intervenciones en
salud pblica.

Cuadro 1. Recomendaciones para aplicar las herramientas de anlisis de la


calidad del dato de las intervenciones integradas en salud pblica
Cundo aplicar la
herramienta de anlisis de
calidad del dato?

Cada cunto tiempo?

Cul nivel
la aplica?

Evaluacin completa:
Durante las evaluaciones
nacionales o internacionales
del programa

Cada 3- 5 aos *

Nacional e
internacional

Evaluacin acortada:
Despus de concluir el
reporte de coberturas del
programa de rutina o
finalizar la campaa

Al menos una vez al ao realizado


por el nivel nacional a algunos
niveles subnacionales
Inicialmente
se
recomienda
realizar cada 3-6 meses por parte
del nivel subnacional al local y al
tener evidencia de mejora en la
calidad de los datos, se puede
reducir a una vez al ao.
Al concluir las campaas

Nacional
subnacional
y local

Anlisis de concordancia
de los datos (supervisin)

Durante
las
actividades
de
supervisin se recomienda analizar
la concordancia de los datos e
incorporar algunas preguntas en el
formulario de supervisin de
aspectos que se han identificado
crticos para mejorar la calidad de
los datos, a partir de los resultados
de las evaluaciones completas y
acortadas

Nacional,
subnacional
y local

* El intervalo de tiempo y periodicidad puede variar dependiendo de las capacidades y


recursos disponibles para aplicar la herramienta y de la mejora en el desempeo del
programa segn anlisis de los niveles de cobertura y resultados de las evaluaciones de
la calidad del dato
Es importante indicar que, posterior a la ejecucin de tcticas masivas tipo campaa,
durante las cuales se administren vacunas y antiparasitarios, es posible evaluar de
manera simultnea la calidad de datos de ambas intervenciones. Cuando se realice un
anlisis integrado posterior a campaas es necesario tener en cuenta cul fue la
estrategia usada para la entrega de la o las intervenciones. Por ejemplo, si la campaa
incluy la distribucin masiva de tabletas de mebendazol o albendazol en pre-escolares
o escolares y se aplic la vacuna contra sarampin-rubola en esa misma poblacin, lo
que procede es enfocarse en evaluar los datos del medicamento antiparasitario
(mebendazol o albendazol) y los de la vacuna sarampin-rubola solamente, y no otras
vacunas que se aplicaron para completar esquemas de inmunizacin.

Unidad 1. Anlisis de la calidad del dato


La aplicacin de conceptos e instrumentos de evaluacin de la calidad de los datos permite
entender las causas de fondo de los problemas y buscar soluciones para disponer de datos de
calidad de las coberturas. La aplicacin de herramientas de anlisis de la calidad de los datos
de coberturas debe ser una actividad regular y sistemtica de los programas, y debe insertarse
como un componente integral de la supervisin y la evaluacin. Los esfuerzos para garantizar
la calidad del dato deben enfocarse en todos los niveles de manejo de los datos, con un especial
nfasis en el nivel local, pues es el punto de entrada de los datos.

La evidencia sugiere que si se mejora la calidad de los datos de cobertura, se


contribuye a mejorar las coberturas cuando el problema est relacionado con la calidad
de los datos utilizados para haces las estimaciones.9 Al contar con mejores datos se
favorece la disponibilidad de coberturas ms precisas por rea geogrfica y grupo de
edad y se facilita el establecimiento de prioridades de accin.
La disponibilidad de datos de calidad es esencial para identificar quines se han
vacunado o desparasitado y quienes necesitan ser vacunados o desparasitados;
programar mejor las sesiones de vacunacin (cuantas personas se deben vacunar en la
semana/mes); obtener listados de personas con esquemas atrasados para enviarles
recordatorios o ir a buscarlos; determinar la produccin de cada establecimiento de
salud y carga de trabajo de los vacunadores o personal que realiza las actividades de
desparasitacin; e incluso podra dar luces de las principales razones de no vacunacin
o de no desparasitacin.
Para mejorar la logstica y proveer un servicio ms eficiente se debe asegurar tambin
el anlisis de la calidad de los datos relativos al manejo de insumos, transporte y
cadena de fro (en el caso de las vacunas), al evaluar vacunas o antiparasitarios que se
deben solicitar para el mes (u otro periodo de tiempo), disponibilidad de biolgicos o
antiparasitarios en los diferentes niveles, uso de vacunas por mes, tasas de prdida y
razones de prdidas, cuando es conveniente usar vacunas en viales monodosis vs.
multidosis, o usar frascos de tabletas de antiparasitarios en multidosis o en suspensin
o en tabletas masticables, inventarios de equipos de cadena de fro y asuntos
relacionados a su mantenimiento, transporte del medicamento antiparasitario, entre
otros. La metodologa DQS tambin puede ser adaptada para evaluar otros datos de
inmunizacin (manejo de biolgicos, por ejemplo) e incluso los datos de vigilancia
epidemiolgica.
Como se mencion en la introduccin, los pasos que se describirn a continuacin se
enfocan al anlisis de la calidad del dato de vacunacin del programa regular, pero la
metodologa tambin se puede aplicar posterior a la realizacin de las campaas
integradas de vacunacin y desparasitacin. En este caso, se puede analizar la calidad
del dato de las intervenciones que se aplicaron mediante tcticas masivas de captacin
de las poblaciones meta. Para adaptar la herramienta al anlisis de los datos de
campaas se debe tener en consideracin que la administracin intensiva de vacunas o
antiparasitarios en un corto periodo a una gran cantidad de personas eleva la

probabilidad de cometer errores u omisiones en la recoleccin de los datos. Adems, es


frecuente que para implementar las campaas se elaboren formularios ad hoc para
registrar los datos, debido a que por la elevada cantidad de dosis, por lo cual, los datos
no se capturan en los registros nominales (en papel o electrnicos), y pueden seguir un
flujo de informacin diferente al utilizado en la rutina.

Pasos para el anlisis de la calidad de los datos

Paso 1:

Planificacin

Paso 2:

Recoleccin de
datos

Paso 3:

Anlisis de
datos

Paso 4:

Divulgacin de
resultados

Paso 5:

Toma de
decisin

1. Planificacin
El primer paso es establecer qu se va a evaluar y adnde se va a implementar el
proceso de recoleccin y anlisis de los datos, para lo cual se deben definir los centros
a ser evaluados, los indicadores que se generarn, los instrumentos de registro y
tabulacin de datos, as como conformar y capacitar a los equipos que estarn a cargo
de la evaluacin y asegurar los recursos y logstica requerida para tal efecto.

1.1. Objetivos: qu y adnde?


Para establecer los objetivos de la evaluacin se deben tener en cuenta las posibles
causas que pueden estar determinando los problemas que afectan los sistemas de
informacin y la confiabilidad de los resultados que se generan en los datos. La figura 2
muestra algunas hiptesis que es importante tener en consideracin en el anlisis de la
calidad de los datos.

10

Los objetivos de la evaluacin del sistema de informacin y el flujo de datos se orientan


a:

Determinar la capacidad de los sistemas de gestin de datos del programa para


recopilar, transmitir, documentar y notificar datos de calidad

Determinar la exactitud de los datos de dosis administradas mediante el anlisis


de la concordancia entre los datos registrados y reportados en los diferentes
niveles

Evaluar la integralidad y oportunidad del reporte de los datos del programa

Establecer indicadores de la calidad de los diversos componentes del sistema de


informacin en cada uno de sus diferentes niveles

Formular recomendaciones para la mejora de la calidad de los datos a partir de


con base en los resultados y la idenfiticacin de fortalezas y debilidades del
sistema de monitoreo de coberturas

Con el fin de tener una definicin estandarizada de las caractersticas a ser evaluadas
en los datos, el Cuadro 2 describe las definiciones operativas de algunas de las
dimensiones mencionadas en los objetivos de la evaluacin del sistema de informacin
y el flujo de datos.

11

Cuadro 2. Definiciones operativas utilizadas para el anlisis de la calidad de los


datos
Dimensin de la
calidad de los datos

Definicin operativa

Exactitud

Tambin conocida como validez. Los datos exactos se


consideran correctos: los datos miden lo que se pretende
medir. Los datos exactos reducen al mnimo los errores (por
ejemplo, sesgos en el registro o la entrevista, errores de
transcripcin, errores de muestreo) hasta tal punto que llegan
a ser insignificantes.

Precisin

Implica que los datos tienen detalles suficientes y apropiados.


Por ejemplo, un indicador necesita el nmero de individuos
que recibieron la vacunacin o la desparasitacin por sexo y
edad del individuo. Un sistema de informacin carece de
precisin si no se ha diseado para registrar el sexo y la edad
del individuo que recibi las intervenciones.

Carcter integral
(Integralidad)

Mide el grado de inclusin de todos de los resultados


notificados. Representa el grado en que la informacin es
recibida por la lista completa de personas o unidades
pertinentes y no solo por una parte de la lista.

Oportunidad

Los datos son oportunos cuando la informacin est disponible


a tiempo antes de la fecha y la hora establecidas como plazo
para hacer la notificacin.

Integridad

Los datos tienen integridad cuando el sistema utilizado para


generarlos est protegido de sesgos deliberados o de
manipulaciones por razones polticas o personales. La
integridad puede estar indicada por la ausencia de
alteraciones de los datos entre dos actualizaciones de un
registro de datos. En la integridad de los datos influyen
directamente la exactitud de los datos almacenados.

Fuente: Adaptado a partir de la Tabla 1. Dimensiones de la calidad de los datos, de


Data Quality Audit Tool: Guidelines for Implementation, K Hardee. Puede consultarse
en: http://www.cpc.unc.edu/measure/publications/ms-08-29/at_download/document.
Consultado: 7 de agosto de 2014.

Por lo tanto, las herramientas que se aplican se orientan a determinar la exactitud de los
registros y reportes, la completitud (o integralidad), la oportunidad del reporte y la
calidad del sistema de monitoreo (cuadro 3).

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Cuadro 3. Descripcin de las principales reas de evaluacin de la calidad del


dato
Nivel
Opcin

Unidad
de Salud

Municipio

Evaluar la exactitud del


reporte

Evaluar la exactitud del


registro (muestra en la
comunidad)

Factor de verificacin
Factor de verificacin

Evaluar la completitud
y oportunidad del
reporte
X

Evaluar la calidad del


sistema de monitoreo

Evaluar la calidad del


carn o tarjeta de
registro

Estimar la prdida de
biolgico o el
desperdicio de
tratamientos
antiparasitarios

Tipo de medicin

% completitud del reporte


% oportunidad del reporte
% reportes disponibles en el nivel
nacional
% completitud del reporte de la
Unidad de Salud
% oportunidad del reporte de la
Unidad de Salud
% reportes de la Unidad de Salud
disponibles en el municipio
Indice de calidad
Integrado al ndice de calidad

Prdida de viales de vacuna no


abiertos a nivel distrital o viales
abiertos a nivel de unidad de salud.
Nmero de comprimidos de
antiparasitarios desperdiciados.

Fuente: Adaptado de OMS, The immunization data quality self-assessment (DQS) tool.
Geneva: WHO, 2005, pg. 2.

Para definir el plan de evaluacin es necesario responder las siguientes preguntas:

A qu niveles se va a aplicar la metodologa de evaluacin de la calidad de los


datos?
o

La unidad de salud con respecto al nivel local

Del nivel local con respecto al nivel subnacional y nacional

Cul es el nmero de regiones o departamentos, municipios y unidades de


salud que se evaluarn?

13

Si se evaluar la calidad del dato del programa de rutina, cules vacunas y


esquemas de dosis se van a analizar?

Si la evaluacin se realizar posterior a una estrategia de campaa, se


analizar la calidad de los datos de varias intervenciones? y si es as, de
cules intervenciones?

Se va a aplicar una evaluacin completa o se va a analizar un componente


especfico de la calidad del dato? Ej. La exactitud de los datos, la oportunidad e
integralidad del reporte y/o la calidad del sistema de monitoreo.

Cules son los indicadores de calidad de datos que se requieren generar de la


evaluacin? Tomar en cuenta que:
o Si se va a realizar una evaluacin completa se deben identificar, a partir
del anlisis de la situacin de los programas, cules son los
componentes ms relevantes que se requiere analizar.
o Si se van a incorporar iindicadores de calidad del dato para incluir en una
evaluacin acortada o durante las actividades de supervisin, es
importante identificar aquellas reas que mostraron resultados ms
crticos durante las evaluaciones completas de la calidad del dato.
o Si la evaluacin es posterior a una campaa, es importante priorizar la
cantidad de indicadores para optimizar el uso del tiempo y de los equipos
de trabajo que harn la evaluacin.

Cules documentos (formularios, reportes) se requiere recopilar en cada nivel y


de dnde se van a obtener? Dnde se almacenan los informes? Existen
copias de los informes en el nivel donde se registr el dato y en el nivel adonde
se enviaron los informes consolidados?

Cul es el perodo de tiempo que se analizar? Para ello se debe tener en


cuenta si han ocurrido cambios en los sistemas de monitoreo de coberturas y si
se va a analizar el programa de rutina o una campaa. Tambin se debe
considerar que el revisar datos de un perodo mayor de meses requerir de ms
tiempo de extraccin de datos durante la visita de evaluacin.

La evaluacin se ejecutar como un anlisis independiente con participacin de


evaluadores externos o se aplicar como un parte de la supervisin que se
realiza sistemticamente?

1.2. Seleccin de centros a ser evaluados


Para seleccionar los centros que se evaluarn, es necesario comprender el sistema de
monitoreo de las coberturas. En general, el sistema de informacin incorpora un
conjunto de elementos que incluyen datos, personas, actividades y recursos
(incluyendo recursos informticos y de comunicacin) orientados al procesamiento y
manejo de datos para transformarlos en informacin que cubra una necesidad u
objetivo. El sistema de informacin NO debe confundirse con la herramienta informtica
utilizada, sta hace parte de los recursos que un sistema de informacin utiliza.
A partir de la caracterizacin del sistema de informacin de coberturas, se seleccionan
los centros que se incluirn en la evaluacin. El nmero de sitios depende de los

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objetivos planteados y de la cantidad de niveles de desagregacin de datos e


instituciones que participan en el sistema de monitoreo de coberturas de vacunacin o
de desparasitacin. La seleccin de los sitios puede ser aleatoria aplicando tcnicas de
muestreo probabilstico (ver en manual de DQS o el de DQA de OMS) o se puede
utilizar una seleccin no probabilstica. En ocasiones, el ejercicio de evaluacin de la
calidad del dato no se propone conseguir informacin sobre una muestra representativa
de los centros. Esto puede suceder, por ejemplo, cuando se sospecha que un distrito
tiene algunos problemas graves de calidad de los datos que la evaluacin de la calidad
pretende identificar. En tal caso, los centros pueden seleccionarse intencionalmente o
por conveniencia.

Figura 3. Niveles de verificacin y evaluacin de la calidad de los datos

de
n
aci mas
u
l
e
E va s s i s t
lo

Verific
a cin
de los datos
Nivel nacional

Agregacin de los
datos

e
nd
ci a s
a
lu em
Eva s sist
lo

Verific
a cin
de los datos
Nivel intermedio

de
n
aci mas
u
l
e
Eva s sist
lo

Verific
a cin
de los datos
Unidad de salud

1.3. Conformacin de equipos


Es necesario que quienes vayan a hacer la evaluacin hayan sido capacitados en la
metodologa, conozcan los formularios y el esquema de vacunacin o de
desparasitacin en uso, entiendan muy bien el flujo de los datos y que tengan el
compromiso de usar los resultados de la evaluacin para mejorar los datos. Es
conveniente que cuando se empiece a evaluar calidad de datos, el ejercicio se haga con
apoyo de alguien con experiencia, pero entre pares, por ejemplo que enfermeras del
PAI de nivel subnacional evalen un nivel equivalente al de su propio mbito laboral.
El equipo de evaluacin estar integrado por funcionarios de los Ministerios de Salud y
las instituciones prestadoras de servicios de salud, pudiendo ser tanto funcionarios del
PAI o de los programas de EIDs como de los departamentos de estadsticas. Se debe
asegurar la participacin de personal del nivel nacional, subnacional y local.

15

Se recomienda que en cada sitio participen dos evaluadores externos para facilitar la
recoleccin de los datos. En el proceso tambin deben participar los funcionarios que
laboran en el establecimiento pues son las personas que conocen el sistema de
monitoreo de coberturas. Si el anlisis de la calidad del dato se realiza integrando la
desparasitacin de geohelmintos es importante que el funcionario responsable de la
recepcin y distribucin de medicamentos antiparasitarios haga parte del grupo.
Adems, el equipo que visita los puntos de prestacin de servicios debe incluir a alguien
que pueda comunicarse en el idioma local, ya que es posible que por ejemplo, algunos
distribuidores de medicamentos antiparasitarios quizs no hablen el idioma que se
utiliza en la capital nacional.

1.4. Adaptacin de instrumentos


Para recolectar la informacin necesaria para aplicar la herramienta de evaluacin,
estn disponibles instrumentos tipo formularios y hojas electrnicas que se han utilizado
en los pases que facilitan el proceso de aplicacin de DQS/DQA. Para utilizarlos es
necesario adecuarlos a los objetivos que se definan para la evaluacin:

La exactitud de los datos se evala comparando datos encontrados en los


diferentes niveles, registrados en formularios de recoleccin de datos. Los datos
de los listados diarios de las vacunas administradas o de los antiparasitarios
administrados durante una campaa en las unidades de salud se comparan con
los datos agregados notificados a niveles local, subnacional y a nivel nacional.

La integralidad y oportunidad del reporte, puede ser evaluada si las entidades


receptoras o emisoras de informes los marcan con fechas de recepcin y
confirmacin del envo, as como revisando si los datos y documentos estn
completos y se recibieron segn las fechas establecidas.

La calidad del sistema de monitoreo es evaluada a travs de cuestionarios


para realizar entrevistas y observacin de variables seleccionadas para
determinar la calidad de prcticas de registro y archivo, planificacin, anlisis y
supervisin.

En el Anexo 1 de este mdulo se incluye un modelo de plantilla para registrar los datos
requeridos para determinar la exactitud, oportunidad e integralidad de los datos de
vacunacin. Durante las evaluaciones acortadas y las actividades de supervisin se
utilizan formatos de registro ms simples, con la finalidad de determinar el nivel de
concordancia de los datos que se registran en las Unidades de Salud, los
Departamentos y el Nivel Nacional.
En los Anexos 2 a 5 se presentan formularios estndar que pueden ser adaptados por
los pases para la realizacin de entrevistas orientadas a la recopilacin y generacin de
indicadores de la calidad del sistema de monitoreo de vacunacin. Los instrumentos
que se elaboren para realizar las evaluaciones acortadas y de supervisin pueden
seleccionar algunas de las preguntas de estos formularios que se identifiquen ms
relevantes para dar seguimiento al proceso de mejora de calidad de los datos. Los
anexos 6 y 7 presentan los formularios usados para evaluar la calidad de los datos de
desparasitacin.

16

Es necesario que durante el proceso de ajuste y validacin de estos instrumentos


participen los equipos que realizarn la evaluacin, con la finalidad de que, al participar
en su adaptacin, se empoderen y apropien de este tipo de herramientas.

1.5. Programacin de actividades


La programacin de las actividades debe considerar varias etapas:

Taller de diseo. Los dos primeros das se dedican a la definicin del alcance y
objetivos de la evaluacin, para proceder a elaborar los instrumentos que se
utilizarn. Los formularios y herramientas que se utilicen deben ser validados
previamente en algunos sitios para incorporar los cambios y ajustes necesarios
antes de salir al campo. Para establecer el plan de trabajo es necesario tener los
siguientes documentos:
o

La normativa y procedimientos de los programas de salud que se


evaluarn.

La organizacin del sistema de salud, indicando los nombres de los


departamentos, municipios y unidades de salud donde se administran las
vacunas o antiparasitarios.

La poblacin meta adscrita a cada unidad de salud, municipio,


departamento y pas

Una descripcin del flujo de datos a partir del registro, reporte y


consolidacin de datos.

Las plantillas de los formularios de recoleccin y reporte de datos, as


como los formularios de consolidacin de datos subnacionales.

El protocolo, los formularios que se utilizarn para recolectar los datos de


la evaluacin y los archivos Excel para la captura de datos y generacin
de reportes.

Trabajo de campo. Se debe programar un perodo que puede requerir de 3


a 5 das para que los equipos se desplacen a las unidades de salud y niveles
locales, subnacionales seleccionados, con la finalidad de recolectar los
datos. Adems de contar con grupos conformados y capacitados en la
metodologa, es necesario asegurar la disponibilidad de recursos y logstica
para que el trabajo sea efectivo.

Taller de Anlisis. Al terminar la recoleccin de los datos se deben


programar 2 a 3 das para el anlisis y la elaboracin del informe.
Finalmente, se debe agendar una sesin para presentar a las autoridades de
salud los resultados y recomendaciones que surgen del proceso de
evaluacin.

1.6. Recursos y logstica


Para realizar los talleres y el trabajo de campo es necesario contar con los insumos
formularios, papelera, lpices, borradores, reglas, calculadoras) y la logstica requerida

17

para la movilizacin de los equipos, as como los datos de contacto de los responsables
de los sistemas de informacin en caso surja alguna duda o pregunta que requiera ser
resuelta.

1.7. Coordinacin e informacin


Es necesario obtener las autorizaciones requeridas en el pas para recopilar los datos
en todos los niveles: autorides nacionales, jefaturas de los niveles subnacionales y
municipales donde se ubican las unidades de salud donde se revisarn y recopilarn los
datos. Se debe coordinar e informar a los responsables locales y del nivel subnacional
de las unidades seleccionadas, especificando el perodo de tiempo que se va a analizar
para que tengan disponibles los registros y documentos que se van a verificar.

1.8. Capacitacin de los equipos


Todos los participantes deben estar capacitados en la metodologa, manejar los
formularios y conocer el esquema de vacunacin o de desparasitacin en uso, asi como
claro conocimiento del flujo de los datos La capacitacin se debe realizar para cada una
de las etapas previamente enumeradas y debe servir para que los trabajadores de la
salud comprendan la importancia de esta actividad y que se logre el compromiso de
usar los resultados de la evaluacin para mejorar los datos.

1.9. Prueba piloto


Siempre es necesario realizar una prueba piloto en un rea seleccionada para, con
base en esa experiencia, incorporar los ajustes necesarios. La prueba piloto debe incluir
tambin la validacin de los instrumentos. Un aspecto muy importante es contabilizar el
tiempo que se requiere para recopilar los datos, pues es informacin de mucha utilidad
para programar los tiempos y recursos necesarios para el trabajo de campo.

2. Recoleccin de datos

18

2.1. Visita a los centros donde se gestionan los datos


Antes de iniciar las visitas a los centros seleccionados es indispensable garantizar que
los equipos de campo estn capacitados en el uso de los formularios y herramientas
que se utilizarn para el registro de datos y en los indicadores que se elaborarn para
evaluar la calidad de los datos. Adems, deben contar con los recursos y la logstica
necesaria para desplazarse a los diversos sitios para recolectar la informacin.
Las visitas deben cubrir todos los niveles de agregacin de datos, e ir avanzando para
finalizar en las unidades de salud donde se registra el dato primario. Es crucial asegurar
que los establecimientos seleccionados, tanto pblicos como privados y de otros
sectores, reporten sus datos a los niveles intermedios a ser visitados para poder hacer
seguimiento al dato. No se deberan visitar establecimientos que reporten datos a un
municipio que no se evaluar.
La evaluacin se llevar a cabo siguiendo estrictamente los principios ticos del pas.
Aunque los equipos de evaluacin necesitarn tener acceso a los registros de
tratamiento para hacer el recuento y la comprobacin de los resultados notificados,
deben asegurar la confidencialidad de la informacin.

2.2. Realizacin de entrevistas


El funcionario que realiza la entrevista debe estar capacitado en la herramienta e
instrumentos de registro de datos y aplicar las tcnicas apropiadas. El entrevistador
debe empezar explicando el propsito y el tiempo estimado que dura la entrevista,
dando la oportunidad a la persona entrevistada de aclarar cualquier duda que tenga al
respecto y obtener su consentimiento antes de iniciar la entrevista.
Al concluir con la realizacin de las preguntas se deben ingresar las respuestas en el
formato Excel que se ha elaborado para el registro de datos, clculo de indicadores y
generacin de reportes mediante tablas y grficos.

2.3. Captura y procesamiento de los datos


En general es conveniente tener papel en blanco para facilitar el recuento de las dosis
administradas para luego poner el dato en el formulario. Si los datos muestran grandes
diferencias con lo reportado, se debe volver a contar asumiendo siempre que el
evaluador puede haber cometido un error al recontar dosis. Los datos se recolectan en
formularios en papel o se pueden introducir directamente en las hojas Excel que se han
diseado para el registro y generacin de reportes de los indicadores de DQS/DQA
mediante tablas y figuras, para cada uno de los niveles de gestin de la informacin,
como se describir en el paso relativo al anlisis de los datos. El contar con reglas,
lpices y borradores y calculadoras de bolsillo facilitar la extraccin de los datos a
partir de los registros diarios.
En el mismo formulario de captura de datos se marcar si faltase el reporte de algn
establecimiento o municipio que debe reportar y se incluirn las fechas de recepcin de
los reportes de los niveles de gestin inferiores.

19

En la evaluacin de la calidad del sistema se asigna un puntaje a cada pregunta del


cuestionario (un punto si la respuesta es afirmativa y cero si es negativa) que se utiliza
para calcular el resultado de cada categora que se analiza. Las respuestas que se
digitan en el formato Excel generan grficos tipo tela de araa. Cada brazo de la
telaraa representa un indicador de calidad de dato que se ubica en un rango de 1 a 5.
Si para un determinado indicador todas las respuestas son positivas, el brazo de la
telaraa estar coloreado desde la base hasta su borde exterior. Si por el contrario, el
indicador obtiene respuestas negativas, la telaraa no se colorear. Este tipo de grfico
facilita la comparacin entre diferentes unidades del mismo nivel, y permite observar la
evolucin en el tiempo para una entidad en particular.

2.4. Control de calidad de los datos


Para reducir la posibilidad de errores es conveniente que la revisin y conteo de datos
se realice entre dos personas. Para controlar la calidad de los datos se recomienda que
los archivos Excel incluyan validaciones con rangos aceptados de los puntajes definidos
para cada pregunta de la entrevista. Tambin es importante sealar que si los datos
verificados por los evaluadores muestran grandes diferencias con los reportados, se
debe volver a contar asumiendo siempre que el evaluador puede haber cometido un
error al recontar dosis.

3. Anlisis de datos

20

3.1. Anlisis de la normativa y de los datos existentes


La revisin de la calidad de los datos de inmunizacin y de desparasitacin comienza
por entender la normativa vigente del sistema de informacin y de los esquemas de
vacunacin o del tipo de desparasitacin (y cambios que hayan ocurrido). Luego se
deben analizar los datos existentes, como se discuti en el mdulo 2 de Anlisis de
coberturas administrativas. Como mnimo se debe analizar lo siguiente:
Tendencias de los numeradores y de los denominadores: se deben comparar datos
mes a mes y ao a ao. Aunque no existe un nmero pre-establecido para decir que las
tendencias son inconsistentes, de no haber desabastecimientos de insumos o alguna
intervencin especial, en general no se esperan variaciones en el nmero de dosis
administradas de ms de 5-10% entre un ao y otro, o entre una campaa y otra. Una
diferencia mayor o un patrn irregular de dosis aplicadas en el tiempo deber alertar
sobre potenciales problemas (datos duplicados, incompletos, errados, entre otros).
Tasas de desercin (ver definicin en mdulo 2): en general se espera que se apliquen
ms primeras dosis, que segundas, y as sucesivamente. El Grupo Tcnico Asesor
(GTA) sobre enfermedades prevenibles por vacunacin de la OPS/OMS ha
recomendado monitorear la desercin entre DPT1-DPT3 y tambin entre DPT1-DPT2 y
DPT2-DPT3 para detectar si hay tasas negativas que reflejen que se han reportado ms
dosis posteriores que iniciales, algo que no tendra sentido y requerira un exploracin
ms a fondo. Una limitacin de este indicador es que en general se comparan nmeros
agregados y no la desercin persona a persona (lo que solo se puede hacer si se
cuenta con un registro nominal o con datos de encuesta); especialmente con nmeros
pequeos pueden haber tasas de desercin irregulares o negativas que no reflejen
problemas con los datos, sino solo variabilidad.
La tasa de desercin se puede analizar tambin entre rondas de desparasitacin,
especialmente cuando se hacen dos rondas de desparasitacin por ao, en donde se
espera que aproximadamente el mismo nmero de nios que fue desparasitadon en la
primera ronda, haya sido desparasitado en la segunda; si se observan cambios, debe
verificarse el por qu hubo el cambio en el nmero de nios desparasitados entre
rondas.
Coherencia entre dosis recomendadas a la misma edad: este atributo de los datos
se refiere a la relacin lgica existente entre dos datos. Para fines prcticos, se
recomienda comparar los nmeros reportados para dosis de vacunas recomendadas a
la misma edad, como podra ser la BCG y la hepatitis B de recin nacido; las primeras,
segundas y tercera dosis de polio, DPT/pentavalente y neumococo, la SRP y la fiebre
amarilla, etc. En este caso no se recomendara rotavirus, pues por las limitaciones en la
edad de administracin de la vacuna antirrotavrica, la presentacin tarda del nio a ser
vacunado puede resultar en que no se vacune contra rotavirus. Aunque no se espera
que los nmeros de dosis sean exactamente iguales, de no haber desabastecimientos,
se esperara que los nmeros de dosis fueran similares. De hecho, nmeros
exactamente iguales pueden reflejar la mala prctica de no capturar cada dosis de una
vacuna, como por ejemplo la polio en el registro diario, sino de poner el mismo nmero
de dosis que hubo de DPT/pentavalente en el registro consolidado al final del mes.

21

De igual forma, si est evaluando una campaa en la cual se integraron acciones de


vacunacin y desparasitacin, se puede analizar la coherencia entre en nmero de
nios que recibieron vacunacin y el nmero que recibieron desparasitacin, teniendo
en cuenta que la desparasitacin se da a nios a partir de los 12 meses de edad, por lo
que podra comparar los nmero reportados para dosis de vacunas recomendadas a la
misma edad que el antiparasitaria y ver la coherencia.
Es importante indicar que los datos consistentes y coherentes no necesariamente
reflejan datos sin problemas y de calidad, pues pueden ocultar algn error sistemtico
como el conteo doble de algn dato, o datos incompletos por falta de reporte de algn
sector o de vacunacin o de desparasitacin por alguna estrategia en particular, por dar
algunos ejemplos. Sin embargo, las inconsistencias e incoherencias requieren una
bsqueda de causas.

3.2. Entendiendo el flujo de los datos


Para poder evaluar los datos de vacunacin o de desparasitacin (personas vacunadas
o desparasitadas y no solo dosis administradas), es clave comprender exactamente
cmo y quin capta el dato primario y cul es el flujo normado para la notificacin de la
informacin, as como las fechas que se han fijado para este proceso. Tambin es
informativo enterarse de si el flujo de datos y los formularios a usar no han sido
formalmente normados, pues ser fundamental hacerlo.
Es importante estar atento a cortes parciales de meses, pues en esos casos, los datos
reportados para febrero, por poner un ejemplo, realmente representan vacunas
administradas desde fines de enero a antes del fin del mes de febrero y no exactamente
todo febrero como se esperara. Otra consideracin es entender si el sistema de
informacin realiza algn ajuste para separar dosis que cuentan como produccin de
las que cuentan para cobertura. En la mayor parte de los pases, slo se obtiene
produccin, es decir, solo se recoge el dato del establecimiento (y municipio) que
vacuna o desparasita y no del rea de residencia de la persona vacunada.
En algunos pases, se pide el dato de residencia habitual, y de no ser la misma que el
rea de responsabilidad del centro de salud que vacuna o desparasita (o del municipio
dnde queda ubicado el establecimiento), en alguna etapa del flujo de los datos, estas
dosis se separaran de las dosis administradas a personas del rea de responsabilidad
del centro de salud (o del municipio) y se asignan al establecimiento (o municipio) que le
correspondera por su residencia, para que al calcular la cobertura se les cuente en el
lugar donde la persona est asignada en el denominador. Aunque tericamente tiene
sentido hacer esta distincin, en la prctica es difcil de realizar (de no usarse un RNVe
o de desparasitacin) y se corre el riesgo de que dosis de personas de fuera del rea
del establecimiento (o municipio) se cuenten dos veces, por el establecimiento que
vacun o desparasit y por el establecimiento al que le correspondera por residencia, o
por el contrario, que el dato se pierda al no saber quin debe asignar esa dosis.
Para comprender el sistema de informacin es necesario conocer los formularios y
sistemas informatizados en uso, y el flujo de datos, tales como:

Formulario de registro diario: en este documento se registra cada dosis de

22

vacuna aplicada, idealmente inmediatamente luego de administrarla. Como


mnimo incluye datos de la fecha de vacunacin, el establecimiento que vacuna,
la vacuna y dosis aplicada y al grupo de edad (o indicacin, como embarazo) al
que pertenece la persona vacunada (figura 3). En algunos casos incluye sexo
de la persona, raza o pertenencia tnica, nombre, fecha de nacimiento y la
estrategia de vacunacin (intramuro, extramuro, manejo de brote, etc). De este
formulario se suman las dosis para poder obtener un dato consolidado. Este
tipo de registros tambin se usan en desparasitacin, por lo que las variables
suelen ser similares, excepto la de identificacin del tipo de antiparasitario
usado.

Registro nominal (en papel), cuaderno de seguimiento o tarjetero: este tipo


de formato pretende facilitar el seguimiento individualizado de la historia vacunal
de una persona. Generalmente recoge el nombre, algn identificador nico como
puede ser el nmero de cdula, la fecha de nacimiento y cada vacuna
administrada y la fecha en que se aplic, puede adems incluir el nmero de lote
de la vacuna aplicada, el nombre del vacunador, etc. Se ordenan por fechas o
por localidad, de manera tal que se facilite identificar a quienes se han retrasado
con su vacunacin y para facilitar el reemplazo de un carnet de vacunacin
extraviado (figura 4).

Figura 4. Ejemplos de formularios para el registro diario de dosis

23

Figura 5. Ejemplos de registros nominales utilizando cuadernos o tarjeteros de


seguimiento de dosis de esquemas

Ficha o historia clnica: es un documento que incluye todas las visitas al


centro de salud, con un resumen del motivo de visita al servicio (ejemplo
algn sntoma o si es por un examen preventivo), y lo que fue indicado y
administrado en esa visita.

Carn, tarjeta o cartilla de vacunacin: es un documento con datos de


identificacin y con la fecha de cada vacuna o el antiparasitario administrado
(e idealmente con informacin sobre cundo debe ir a recibir las vacunas
que siguen en su esquema o el antiparasitario), que se le da a la persona
vacunada o desparasitada, o a su cuidador en caso de nios, como
comprobante de la vacunacin y la desparasitacin (en los casos en donde
las dos acciones estn integradas) para que mantenga en su casa. Puede
ser tambin parte de un carnet de salud que contenga otros datos de salud
de la persona.

Formulario de consolidado de dosis (habitualmente mensual): es un


documento que incluye datos agregados sobre el nmero de dosis de cada
vacuna administrada o el antiparasitario administrado en un determinado
periodo de tiempo por un determinado servicio de salud, o ya incluyendo
datos de puestos o brigadas mviles que dependen del servicio. Este
formulario puede ser el mismo en todos los establecimientos del pas, o
puede variar por establecimiento o tipo de proveedor. Por ejemplo, cada
clnica privada podra usar su propio diseo de formulario de datos
mensuales.

24

Registro nominal de vacunacin electrnico (RNVe): sistema/base de


datos informatizada, basada en informacin de base poblacional que incluye
datos individuales sobre las dosis de vacunas administradas y sobre quin
vacuna a cada persona. Estos datos se pueden digitar en el punto de
vacunacin o en un nivel superior a partir de un registro nominal en papel. En
general, adems de permitir computarizar los datos de vacunacin, a travs
de digitacin de datos de la persona, de la vacuna y del lugar que vacuna los
RNVe facilitan el seguimiento individualizado y oportuno de los esquemas de
vacunacin y permiten sacar informes y otros tipos de salidas para el
monitoreo de coberturas de vacunacin por vacuna, dosis, rea geogrfica,
edad (u otro tipo de grupo objetivo) y proveedor. En Latino Amrica y el
Caribe no hay registros individuales de desparasitacin debido a que sta se
hace casi siempre en campaas para grupos de poblacin especficos.

Software o plataforma de datos agregados: es un sistema informatizado,


desde un simple Excel a herramientas ms sofisticadas en la Web, en el que
se digitan los datos agregados a partir de los formularios consolidados de
dosis, y que va agregando dosis los formularios recibidos de mltiples
establecimientos o reas, adems de ir agregando datos digitados en
diferentes niveles administrativos, como datos de todos los municipios que
pertenecen a un departamento o estado, y de todos los niveles
subnacionales en el nivel nacional. Este software puede ser exclusivo para
vacunas o puede ser usado para registrar mltiples intervenciones,
asimismo, puede ser de responsabilidad del PAI o del Departamento de
Estadstica, u equivalente, del Ministerio de Salud. El nivel de desagregacin
y detalle de los datos puede variar, por ejemplo, se puede perder el dato
del establecimiento que vacun o desparasit quedando solo el dato del
municipio donde ocurri la vacunacin o la desparasitacion, o aunque se
haya registrado por edad simple, puede agregar varios grupos en uno solo,
como nios de 1 a 4 aos, por poner un ejemplo.

El flujo de la informacin se refiere a los niveles en los que la informacin es agregada.


Puede ser desde simple a muy complejo. Un ejemplo de un flujo simple es uno en que
todos los niveles locales pueden digitar sus datos de vacunacin directamente en un
registro nominal de vacunacin en lnea. Un flujo complejo puede ser uno en que
puestos y brigadas de salud envan sus hojas de registro diario a un centro de salud,
ste consolida esas dosis ms las que se aplicaron en el centro mismo; esos datos
agregados se pueden enviar a otro nivel de agregacin y as a varios niveles hasta que
llegan al nivel nacional.
En un mismo pas, algunas reas geogrficas pueden tener ms de un flujo de datos,
dependiendo de las facilidades logsticas para la digitacin de datos en una
computadora o para hacer llegar los formularios a un nivel superior.
Junto con conocer el flujo de informacin, es importante saber las fechas normadas
para la entrega de los datos de un nivel a otro, para poder evaluar si los informes se
estn recibiendo de manera oportuna. En general, los datos de vacunacin a nivel
nacional no debieran tener ms de un mes de retraso con respecto a la fecha de
vacunacin, al igual que los reportes posteriores a una campaa de vacunacin, o de

25

vacunacin y desparasitacin. Por ejemplo, en febrero de cada ao se debiera contar


con los datos de diciembre del ao previo.
Cuando la evaluacin de la calidad del dato se realiza de manera integrada con las
enfermedades infecciosas desatendidas en las que se usa la quimioterapia preventiva,
tambin es necesario conocer los formatos usados para el registro de las dosis
administradas y su reporte del nivel operativo o local a los niveles superiores, y el flujo
que sigue la informacin. Sin embargo, en ocasiones solo se cuenta con el dato de
dosis distribuidas y entregadas y no de personas que recibieron los antiparasitarios.
La figura 6 muestra un ejemplo de flujo del sistema de monitoreo de coberturas de
vacunacin.

Cuando se ejecutan estrategias intensivas de intervencin tipo campaa (por ejemplo,


vacunacin y desparasitacin), el flujo de datos y las fechas de corte pueden variar
pues adems de registrar una elevada cantidad de dosis, el envo de datos se realiza en
un tiempo corto (figura 7).

26

Otro elemento a considerar es que, si el pas ha implementado un registro nominal


electrnico, el flujo de informacin es diferente pues los registros se envan a una base
de datos aplicando sistemas automatizados que para el monitoreo de coberturas (figura
8).
Si la evaluacin de calidad del dato incorpora el anlisis del sistema de monitoreo de
biolgicos o antiparasitarios se debe tener claramente definido el informacin de las
solicitudes y entregas de vacuna y medicamentos, as como las fechas de recepcin y
envo (Figura 9).

27

Figura 8. Ejemplo del flujo del sistema de monitoreo de un


registro nominal nacional de coberturas de vacunacin
Sector Pblico

PAI
Nacional

Seguro Social

Departamento/
Regin
Registro Nominal
de Vacunacin
Nacional
Informatizado

Sector Privado

Municipio

Unidad de salud
Otros proveedores

Figura 9. Ejemplo del flujo del sistema de monitoreo de biolgicos


o tratamientos antiparasitarios
Flujo de informacin mensual
Nivel nacional
Resumen mensual

Departamento

Movimiento de biolgicos o
tratamientos antiparasitarios
Prdidas de biolgicos o
tratamientos antiparasitarios

Municipio

Unidad de salud
pblica

Unidad de salud
privada

Solicitud de biolgicos o
tratamientos antiparasitarios

Solicitud de biolgicos o
tratamientos antiparasitarios

Acuso recibido

28

3.3. Integralidad de la fuente primaria y concordancia de los


datos entre diferentes fuentes de informacin
La integralidad de los datos en la fuente primaria, y la concordancia de los datos entre
diferentes fuentes de informacin, se debe verificar en el terreno. La decisin de dnde
evaluar puede ser hecha al azar como lo explica la gua de DQS/DQA. Sin embargo, es
ms usual realizar la seleccin de los lugares a evaluar teniendo en cuenta
consideraciones logsticas.
La fuente primaria [del dato] se refiere a las herramientas de captacin de datos donde
primero se registra la prestacin del servicio. En el caso de la vacunacin, puede ser el
formulario de registro diario; el registro nominal (en papel), cuaderno de seguimiento o
tarjetero; la ficha o historia clnica; el carn, tarjeta o cartilla de vacunacin y/o un RNVe.
En el caso de la desparasitacin, la fuente primaria puede ser el formulario de registro
durante la campaa, que puede ser nominal o consolidado por grupo de edad.

Integralidad
La integralidad se evala revisando si se han llenado (adecuadamente) todos los
campos que pide el formulario, o al menos campos mnimos a ser definidos a priori por
el pas o el equipo evaluando la calidad de los datos. Se recomienda como mnimo que
se verifique que los campos de identificacin (para los documentos o herramientas
nominales), de fecha y de dosis hayan sido llenados. Como no es posible revisar todos
los registros, se pueden seleccionar algunos meses o una cuota.
En el anexo 1 se muestra un ejemplo de un formulario a usarse para evaluar
integralidad de la fuente primaria. El indicador que se construye es el siguiente:
Carcter integral de los formularios = Porcentaje de documentos originales e
informes que contienen todos los datos necesarios

Concordancia de los datos entre diferentes fuentes de


informacin
La concordancia de los datos entre diferentes fuentes de informacin se puede hacer
mediante:
a) Mltiples comparaciones de datos entre las fuentes primarias, o
b) Comparando los datos de nmeros de dosis recontadas por el evaluador para un
periodo determinado a partir de una de las fuentes primarias del dato (habitualmente
el registro diario o el registro del campaa) con el consolidado que fue reportado al
nivel superior, y/o
c) Comparando lo que tienen los niveles subnacionales con el nivel nacional. Lo ms
comn son las comparaciones a) y b).

29

La evaluacin de concordancia se puede hacer para una o ms dosis de vacunas o de


antiparasitario y para uno o ms meses o para una campaa especfica, dependiendo
de la periodicidad con que se haga la evaluacin de los datos, el tiempo que se
disponga en cada establecimiento y el inters particular que haya en explorar la calidad
de los datos de una vacuna en particular (por ejemplo podra haber inters en el dato de
vacunacin contra influenza, que tiende a ser de menos calidad que el de SRP, pues
este ltimo recibe mayor atencin por estar el sarampin y la rubola en eliminacin), o
de una ronda de antiparasitario de las dos que se hayan hecho, por dar un ejemplo.
En la evaluacin del dato del programa regular de vacunacin, en general se
recomienda evaluar 3 meses consecutivos (evitando meses en los que haya habido una
campaa que pueda haber afectado el registro de datos) y no ms de cuatro dosis de
vacunas (por ejemplo: pentavalente1, pentavalente3, rotavirus2 en <1 ao y SRP en
nios de 1 ao). La BCG y hepatitis B del recin nacido pueden manejarse por
separado por darse muchas veces mayoritariamente en maternidades. Al decidir el
periodo de tiempo y las dosis a evaluar se debe recordar que se est evaluando la
confiabilidad del dato y no el desempeo del programa de vacunacin o de
enfermedades desatendidas.
Para cuantificar la concordancia entre los datos de dos fuentes se puede calcular un
ndice de concordancia que puede ser absoluto o relativo. Un ndice absoluto calcular
la diferencia tomando siempre el dato ms alto o ms bajo como referencia. El ndice
relativo ms usado se conoce como factor de verificacin, el cual calcula la proporcin
de dosis reportadas que puede ser verificada en el documento ms cercano a la fuente
primaria, con la siguiente frmula:
Factor de verificacin =
N de dosis registradas durante un mes dado en los registros diarios de un
centro de salud
N de dosis de ese centro de salud consolidadas en el municipio durante el
mismo mes dado

x100

Por lo tanto, la evaluacin de la exactitud de datos se hace comparando los datos


encontrados a cada nivel, calculando el factor de verificacin, que compara el nmero
de dosis reportado al nivel superior con el nmero encontrado por el equipo evaluador
en el nivel inferior.
Si no es posible comprobar todas las dosis informadas a un nivel ms alto en el nivel
inferior que reporta, el FV ser un <100%, sugiriendo sobre notificacin. Esto sera el
caso si se encuentran ms dosis a nivel del municipio para un establecimiento de salud
que las recontadas en el mismo establecimiento. De manera anloga, si se encuentran
ms dosis en los registros diarios de un establecimiento de salud que en el municipio, el
FV sera >100% que sugiere sub notificacin (Figura 10).

30

La figura 11 ilustra un ejemplo de documentos a compararse: el recuento de palotes del


registro diario con los nmeros de dosis reportadas en el consolidado mensual. En la
figura 12 se ilustra un ejemplo de anlisis de la concordancia entre los datos de
desparasitacin despus de una campaa.

31

Figura 11. Ejemplo de presentacin de resultados del anlisis de


concordancia de datos y clculo de Factor de Verificacin (FV)
1600
1400
1200

N dosis

1000
800
600
400
200
0

Penta1

Penta 3

VOP3

SRP1

Registro diario

1557

1151

1126

1376

Plantilla mensual o software

1538

1106

1092

1366

Reporte mensual en Regin

1570

1133

1118

1400

Ao 2013

Grupo
de
edad

Octubre a
diciembre

<1 ao

1 ao

Vacuna
y dosis

Registro
diario

Plantilla
mensual o
software

Mensual
en
Regin

FV diario/
plantilla mensual
o software

Penta 1

1557

1538

1570

101,2%

99,2%

Penta 3

1151

1106

1133

104,1%

101,6%

VOP3

1126

1092

1118

103,1%

100,7%

SRP1

1376

1366

1400

100,7%

98,3%

FV diario/
mensual
en Regin

Figura 12. Ejemplo de presentacin de datos del anlisis de concordancia


de datos y Factor de Verificacin (FV) para antiparasitarios
12000
10000

N dosis

8000
6000
4000
2000
0

Ronda 1

Ronda 2

Registro de cada puesto de


desparasitacin

11985

10587

Registro en el servicio de salud de la


campaa de desparasitacin

11369

10361

Reporte mensual en Regin

11259

10253

Ronda

Registo puesto Registro servicio Reporte mensual


FV puesto
FV puesto
desparasitacin salud de campaa
en Regin
desparasitacin/ desparasitacin/ Reporte
servicio salud
mensual en Regin

Ronda 1

11985

11369

11259

105.4

106.4

Ronda 2

10587

10361

10253

102.2

103.3

32

Al presentar los datos es importante ilustrar la magnitud de las diferencias, adems del
factor de verificacin, pues una diferencia de 2-3 dosis puede resultar en un factor de
verificacin muy lejos de 100% en un establecimiento que aplica pocas dosis. La figura
13 muestra un ejemplo de cmo se pueden presentar los resultados de un anlisis de
concordancia de datos.

Figura 13. Ejemplo de grfico de la exactitud de los datos comparando


Unidades de Salud de diferentes Departamentos
Departamento B
800

FV= 22%

700

N dosis

600
500
400
300

FV= 66%
Departamento A

200
100
0

FV= 100%

FV= 81%

El Oro

Santa Ana

Robledal

Colina

Nacional

41

21

736

315

Unidad de Salud

41

21

736

315

Tabulado mensual

34

20

736

315

Registro diario

41

17

163

209

Antes de reportar una diferencia, especialmente de gran magnitud, es imprescindible


que el evaluador vuelva a contar y a revisar que hizo bien el ejercicio y que est
comparando el mismo mes.
Tambin es importante incluir observaciones que puedan explicar las diferencias
observadas. Por ejemplo que se haba extraviado alguna hoja de registro diario; o que
no se tenan todos los reportes de los puestos en los que se hizo la desparasitacin;
que no era claro si para el reporte consolidado el mes se haba cortado el mes antes de
finalizar; si algunas dosis reportadas por algn proveedor privado como una DTaP-HibIPV se incluan en una casilla de otro o se excluan en lugar de sumarse a las dosis de
polio, DTP y Hib; si haban errores de frmulas en una herramienta Excel usada; si
dosis de pentavalente administradas a nios mayores de un ao se ponan
errneamente en la casilla de <1 ao del consolidado mensual, etctera.

33

En pases que estn empezando a usar RNVe tambin es posible comparar la


concordancia entre los datos del RNVe y los de los formularios consolidados que se
hayan seguido usando.
Si la seleccin de los sitios a visitar no se hizo de manera probabilstica no se debe
calcular un factor de verificacin promedio, si no que se debe presentar el factor de
cada lugar evaluado. En general se esperan diferencias de hasta un 5-10% segn el
escenario.
Es importante determinar si hay errores que resulten en prdidas o duplicaciones
sistemticas de datos. Las figuras 14, 15, 16 y 17 muestran ejemplos de grficos para
presentar los resultados de exactitud, la primera compara lo reportado con los datos
verificados y la segunda compara varias fuentes de datos del punto de entrada de datos
con respecto al reporte municipal, departamental y nacional.

34

Figura 15. Ejemplo grfico de la exactitud de los datos comparando dosis


reportadas y verificadas de antiparasitario en una ronda de tratamiento

600
Evaluado
500

Reportado

N dosis

400
300
200
100

10

ni
ci
pi
o

Mu

ni
ci
pi
o

Mu

Mu

ni
ci
pi
o

pi
o
ni
c

Mu

ni
ci
pi

Mu

Mu

ni
Mu

ni
ci
pi
o

ip
io

pi

ni
ci

Mu

Mu

Mu

ni

ni
ci
pi
o

ip
io

Figura 16. Ejemplo de grfico de la exactitud de los datos de vacunas


Pentavalente 1, 2 y 3 comparando niveles municipal, departamental y nacional
Penta 1
FV: RD /ICM= 95%

Penta 2
FV: RD/ ICM= 89%

Penta 3
FV: RD/ ICM= 84%

N dosis

600
500

Registro diario
unidad de salud
(RD)

400

Informe
consolidado del
municipio (ICM)
Consolidado del
Departamento
(CD)

300

Informe del
Departamento
(ID)

200
100

Informe
Nacional (IN)

0
Penta 1

Penta 2

Penta 3

35

Figura 17. Ejemplo grfico de la exactitud de los datos de antiparasitarios por


rondas de tratamiento, comparando niveles municipal, departamental y nacional
Ronda 1
FV: RP /ICM= 106%

Ronda 2
FV: RP/ ICM= 103%

12000

Registro del puesto


de desparasitacin
(RP)

N dosis

10000
8000

Registro del servicio


salud de campaa
desparasitacin (RS)

6000

Informe consolidado
del municipio (ICM)
Informe consolidado
del Departamento
(ICD)

4000
2000

Informe consolidado
nacional

0
Ronda 1

Ronda 2

3.4. Completitud y oportunidad del reporte de datos


La completitud determina si todos los informes para el periodo de inters se enviaron a
los niveles superiores y la oportunidad evala si ese envo se recibi segn las fechas
establecidas por las normas del pas. Para calcular estos indicadores se determina el
porcentaje de informes recibidos y de informes recibidos a tiempo de establecimiento a
nivel superior (dependiendo del flujo de la informacin) y de los departamentos al nivel
nacional. Esto solo se puede hacer si existen fechas de registro de recepcin de
informes (electrnicos y/o en fsico).

Completitud de documentacin e informes: Se refiere al porcentaje de


documentos originales e informes que pueden recuperarse en el nivel superior,
como se muestra en los siguientes ejemplos:
% de consolidados semanales enviados por las Unidades de Salud al
municipio: 5/5 = 100%
% de consolidados semanales enviados del Departamento al nivel
nacional: 1/1= 100%

36

Oportunidad de la documentacin y los informes: Porcentaje de documentos


originales e informes que se recopilaron o remitieron hasta la fecha lmite. A
manera de ejemplo:
% de consolidados semanales enviados a tiempo por la Unidad de Salud
al municipo: 4/5 = 80%
% de consolidados semanales enviados a tiempo del Departamento al
Nivel Central: 1/1 = 100%

3.5. Evaluacin de la calidad del sistema de informacin y uso


de los datos
La evaluacin del sistema de informacin (datos, personas, actividades y recursos
informticos y de comunicacin) y uso de los datos se basa en la observacin de
prcticas de registro, archivo y anlisis; en entrevistas con los responsables de vacunar,
desparasitar, registrar, consolidar y digitar la informacin; y en la aplicacin de
cuestionarios. Esta parte de la evaluacin se realizar junto a la evaluacin de
integralidad y la concordancia de los datos descrita en la unidad 2, por lo que lo
mencionado para la seleccin de los lugares a evaluar y de los evaluadores tambin
aplica a esta unidad.
Esta parte de la evaluacin del sistema de informacin se puede organizar en
componentes, como por ejemplo:
a. Prcticas de registro
b. Monitoreo y evaluacin
c. Capacitacin y supervisin
d. Prcticas de archivo y reporte
e. Informacin demogrfica y planificacin (este componente no se aplica a nivel
operativo).
Para facilitar el anlisis, en general los cuestionarios se disean para dar lugar a
respuestas dictomas (s/no) en las que la respuesta s refleja lo esperado o lo que
debera ocurrir de acuerdo a las normas. Para cada sitio visitado se obtiene un ndice
de calidad dividiendo la puntuacin obtenida por la mxima puntuacin posible. En los
anexos 2 a 5 se muestran ejemplos de cuestionarios para evaluar el sistema de
informacin de diferentes niveles.
Los resultados se pueden presentar en grficos de barras o de radar, comnmente
conocidos como de telas de araa, como los que se muestran en la figura 18. Estas
representaciones grficas de los resultados del componente cualitativo de la evaluacin
facilitan las comparaciones de los niveles equivalentes (entre diferentes
establecimientos de salud y entre municipios o departamentos/estados), visualizando
los puntos fuertes y los puntos que requieren mejorar (figura 19).

37

Figura 18. Uso del grfico telas de araa para presentar los
resultados de la calidad del dato
Reporte

100%
80%
60%
Manejo de
stock

40%

Supervisin

20%
0%

Anlisis

Planificacin

Figura 19. Ejemplo de grfico de telas de araa para presentar los


resultados de la calidad de los datos de diferentes Unidades de Salud

Conoci
m.y
registro
10.0

Conocim.
y registro
10.0

8.0

8.0

6.0

6.0

4.0

4.0

2.0

2.0

ArchRepor

MonitEval.

Unidad de Salud A

ArchRepor

MonitEval.

Unidad de Salud B

38

Al igual que para el factor de verificacin (u otro indicador de concordancia), no se debe


presentar un ndice de calidad promedio si la seleccin de sitios evaluados no fue al
azar. Ms importante que el valor del ndice de calidad obtenido (ejemplo: 50%, 80%,
90%) es entender los problemas que resultaron en la no obtencin del puntaje para
poder remediarlos e ir monitoreando que los ndices de calidad mejoren en el tiempo. El
resultado de cada visita puede tambin generar una apreciacin de fortalezas y
debilidades, las que se sistematizarn e incluirn en el informe final.

3.6. Evaluacin de un Registro Nominal de Vacunacin


electrnico (RNVe)
Las metodologas de evaluacin de los RNVe estn siendo desarrolladas y afinadas a
medida que este tipo de registro se hace ms prevalente. El GTA de OPS en 2013
recomend de manera enftica el monitoreo cercano de los RNVe, especialmente
durante la fase de implementacin.
Los datos que estos sistemas producen pueden evaluarse usando los mtodos
descritos anteriormente. Sin embargo, existen pocos estndares probados para evaluar
el diseo y funcionamiento operativo de un RNVe. Para el software mismo se pueden
usar estndares informticos que van ms all del alcance de esta gua, pero ejemplos
se pueden consultar en los manuales de los pases que han implementado este tipo de
sistemas de informacin.
Para comenzar es importante describir el RNVe en base a revisiones del software, sus
manuales y normas relacionadas, y mediante la observacin durante las visitas a los
establecimientos de salud y oficinas del PAI o de estadsticas donde est funcionando.
El anexo 6 presenta un ejemplo de formulario utilizado para describir un RNVe.
Se puede enmarcar la descripcin del RNVe en los siguientes mbitos:

Alcance

Marco normativo y legal

Arquitectura del software

Mantenimiento y sostenibilidad

Recurso humano

Mdulos integrados en el software

Funcionalidades del software

Nivel de implementacin

Mediante cuestionarios se pueden realizar entrevistas al personal del PAI y a usuarios


del RNVe en los niveles operativos, subnacionales y nacional, para evaluar
componentes de:

Disponibilidad de equipos adecuados

Acceso a Internet

39

Infraestructura

Recursos humanos y asistencia tcnica

Captacin de los datos

Es tambin importante evaluar las percepciones de los usuarios del sistema de


monitoreo de coberturas, tanto personal del PAI como digitadores en todos los niveles.
El Anexo 9 muestra un formulario para entrevistas a los digitadores del sistema
informtico.

3.7. Denominadores
El evaluar la calidad de los denominadores usados para calcular coberturas
administrativas es y sigue siendo un gran desafo para el programa de inmunizacin y
de desparasitacin. Un reto adicional es que, a medida que las coberturas de
vacunacin o de desparasitacin aumentan en una poblacin, el mismo porcentaje de
error en una estimacin de poblacin puede ocultar la tendencia de las coberturas.
Aunque este no es un concepto intuitivo, la figura y tabla siguiente ayudan a entender
este fenmeno (figura 20).

Los denominadores usados para calcular coberturas de vacunacin infantil en general


provienen de datos de nacimientos (que se ajustan por mortalidad infantil si se quiere
obtener el dato de lactantes que sobreviven el primer ao de vida) o de proyecciones
censales. Rara vez se pueden usar los datos de un RNVe como denominador. Para
coberturas en mujeres embarazadas muchas veces se usa el nmero de nacimientos

40

como una aproximacin al nmero de gestantes. De usarse datos de nacimientos, se


debe entender cmo y con qu retraso se obtiene el dato final para cada ao y qu
porcentaje de subregistro existe en cada regin del pas. Esta informacin permitir al
PAI entender si est usando datos incompletos.
En las proyecciones de un censo, no siempre se dispone del dato por edad simple (por
ejemplo, existe el dato para nios de 1-4 aos, pero no de 1, de 2, de 3 y de 4 aos) y a
medida que se trata de estimar el dato para reas geogrficas ms pequeas es ms
difcil obtener una estimacin precisa; tambin mientras ms se aleja en el tiempo la
proyeccin del ao en que se realiz el censo, ms imprecisiones existen. En este
sentido, el PAI y los programas de desparasitacin deben saber qu organismo realiza
la estimacin por edades simples y asigna los denominadores por municipios. En
general, los demgrafos que trabajan en Institutos de Estadsticas y Censos tienen
mejores herramientas para hacer estos clculos que los Departamentos de Estadsticas
de los Ministerios de Salud.
Para conocer con mayor detalle las herramientas que se pueden aplicar al anlisis de
la calidad de los denominadores se recomienda consultar el Mdulo 2. Anlisis de
coberturas administrativas. Algunas observaciones que es importante tener en
consideracin para identificar que los denominadores tienen problemas son?

Entender cul ha sido la fuente de los denominadores de las coberturas de


vacunacin y de desparasitacin en el tiempo, para poder interpretar tendencias
en este dato por nivel.

Adems de evaluar tendencias de denominadores, es importante evaluar si el


nmero de dosis de vacunas BCG y/o DPT/pentavlente1 o polio1 o de
antiparasitarios sobrepasa la poblacin asignada. De ser as, la cobertura
reportada ser mayor a 100%. Si se confa en que el dato de dosis reportadas
es adecuado, esta situacin sugiere que el denominador est subestimado. En
este caso, para propsitos de anlisis mas no de reporte oficial, se pueden
calcular las coberturas usando el dato de primeras dosis de vacunas, pues se
acercarn ms a un valor real.

Si se identifican discrepancias significativas en las coberturas administrativas


con respecto a las coberturas estimadas por encuesta, si los numeradores son
fiables, pueden sugerir imprecisiones del denominador.

Aunque con menos fuerza, resultados de MRC en que la proporcin de personas


vacunadas o desparasitadas es sistemticamente mayor que los datos de las
coberturas administrativas pueden sugerir sobreestimacin de los
denominadores. Esta ltima inferencia debe realizarse con cautela debido a la
naturaleza no probabilstica de los MRC.

Ms all de realizar anlisis que puedan sugerir imprecisiones de los denominadores, el


PAI y los programas de EIDs no estn en una posicin de adaptar o estimar los
denominadores para el clculo de coberturas. Lo que s puede hacer es convocar a
expertos en demografa y temas relacionados a que conformen un comit
multiinstitucional para la revisin de las proyecciones censales o de nacimientos para
que le recomienden al Ministerio de Salud el denominador ms adecuado a usar para el
clculo de coberturas y otros indicadores de salud.

41

Paso 4. Divulgacin de resultados

El informe de resultados debe incluir los indicadores que se calcularon a partir de las
aplicacin de las diversas herramientas de evaluacin de sistemas y verificacin de
datos. Debe tambin ser discutido con los usuarios del sistema y con las instancias
gerenciales y polticas, para identificar sus fortalezas y debilidades, as como las
oportunidades de mejora de la calidad de los datos.

Paso 5. Toma de decisin

5.1. Definicin de las estrategias


El anlisis de la calidad de los datos debe llevar a plantearse preguntas como :

Existen cuellos de botella en el sistema de informacin?

42

Existen diferencias entre los datos de los niveles nacional, subnacional y local?

Qu acciones debo tomar? Es necesario reforzar la


capacitacin? Es necesario incorporar cambios en la normativa?

A quines debo involucrar para ejecutar esas acciones?

supervisin,

Como se mencion previamente, no solo es importante entender los problemas que


limitan los datos de dosis aplicadas (por ejemplo, mal registro de dosis aplicadas,
sobreestimacin del nmero de dosis aplicadas, prdida de datos de dosis aplicadas,
falta de reporte o envo atrasado, carencia de un manejo adecuado de informes
atrasados), sino que es necesario comprender sus causas y en colaboracin con el
nivel operativo tomar las medidas requeridas para resolver los problemas detectados.
El establecimiento de estrategias y acciones para mejorar la calidad de los datos debe
considerar acciones en los procesos de recoleccin, anlisis y uso de los datos para
mejorar el desempeo de los programas en los tres niveles de gestin de la
informacin:

Operativo: para tomar mejores decisiones operativas en el da a da.

Gerencial: para que las respuestas gerenciales estn sustentadas en los


verdaderos problemas y busquen la mejorar eficiencia.

Estratgico: para que las estrategias y polticas estn mejor informadas y


puedan ser evaluadas.

5.2. Plan de accin


Una vez identificadas las estrategias que permitiran mejorar la calidad de los datos, es
necesario formular un plan de trabajo que establezca los objetivos, las actividades, el
cronograma de trabajo, los responsables y los recursos que se requieren para mejorar
la calidad del dato.
El plan debe incorporar acciones orientadas a crear el hbito de buenas prcticas de
registro de dosis de vacunas y de dosis de antiparasitarios para lograr que la
consolidacin de datos sea fiable y completa, que el reporte de los mismos sea
completo y oportuno, que utilice denominadores adecuados y promueva el anlisis
sistemtico y el uso de datos de calidad que apoyen la mejora de la gestin del
programa,
Es necesario resaltar que el propsito fundamental de la aplicacin de la herramienta de
evaluacin de la calidad del dato es identificar las necesidades de mejora del dato en el
quehacer diario de los programas, por lo cual, en seguimiento a los resultados de una
evaluacin de calidad de datos, se deben incorporar elementos del anlisis sistemtico
de la calidad del dato en la rutina de los programas, mediante la definicin de
herramientas acortadas e instrumentos de supervisin para dar seguimiento a los
aspectos identificados crticos del sistema de monitoreo de coberturas.

43

Referencias
1. World Health Organization. The immunization data quality self-assessment
(DQS) tool. Geneva: WHO; 2005. (WHO/IVB/05.04).
2. World Health Organization. Data Quality Assessment Protocol for Neglected
Tropical Diseases: Guidelines for implementation. Draft document provided by
ENVISION project.
3. Ronveaux O, Rickert D, Hadler S, Groom H, Lloyd J, Bchir A, et al. The
immunization data quality audit: verifying the quality and consistency of
immunization monitoring systems. Bull World Health Organ. 2005;83(7):50310.
4. Pan American Health Organization. Protecting the health of the Americas:
moving from child to family immunization. Final report. XVII Meeting of the
Technical Advisory Group on Vaccine-preventable Diseases, Guatemala City,
Guatemala, 2527, July 2006. Washington: PAHO; 2007
5. Machado Cruz V, Salas Peraza D, Cervantes M, Esquevel G, Garca M,
Hernndez O, et al. Immunization data quality self-assessment, Costa Rica,
November 2005 [abstract]. In: Protecting the health of the Americas: moving from
child to family immunization. Final report. XVII Meeting of the Technical Advisory
Group on Vaccine-preventable Diseases, Guatemala City, Guatemala, 2527
July 2006. Washington: PAHO; 2007. p. 69.
6. Ronveaux O, Arrieta F, Curto S, Laurani H, Danovaro-Holliday MC. Assessment
of the quality of immunization data produced by the national individual
registration system in Uruguay, 2006. Rev Panam Salud Publica.
2009;26(2):15360.
7. Laska EM. The use of capturerecapture methods in public health. Bull World
Health Organ. 2002;80(11):845. Epub 2002 Dec 3.
8. Boyd Td, Linkins RW, Mason K, AS, Bulim I, Lemke B, Assessing Immunization
Registry Data Completeness in Bexar County, Texas. Am J Prev Med
2002;22(3):184187.
9. Papiana M, Rodewald L. For better immunisation coverage, measure coverage
better. Lancet. 2006;367(9515):9656.

44

Anexos

45

Anexo 1. Plantilla para registrar los datos y calcular los indicadores de exactitud, integralidad y oportunidad

(b) N de informes efectivamente recibidos =

% integralidad (a/b x 100 ) =

Fecha de la evaluacin:

(c) N de informes recibidos a tiempo =

% Oportunidad (c/b x100) =

Mes

Mes 1

Tipo de vacuna
Dosis

PENTA
1
N de
dosis

PENTA
3
N. de
dosis

SRP
N. de
dosis

Mes 2
PENTA
1
N de
dosis

PENTA
3
N. de
dosis

SRP
N. de
dosis

Fecha de
recepcin

Departamento:

Fecha de
recepcin

(a) N de informes a recibir (3 meses) =

Mes 3
PENTA
1
N de
dosis

PENTA
3
N. de
dosis

SRP
N. de
dosis

Fecha de
recepcin

Indicadores de integralidad y
oportunidad

Municipio:

A. Base de datos nacional (Total de los datos


registrados del municipio en el nivel nacional, si es posible)
B. Base de datos del Departamento (Total de los datos
registrados del municipio en el departamento, si es posible)

Listado de Unidades de Salud que reportan


No. al municipio Registrar los datos recibidos en
papel (si falta espacio usar otra hoja)
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
C.

Sumatoria total

D.

Copiar datos de la salida del sistema (base


de datos Excel) si hay sistema en el municipio

46

Calculo del factor de verificacin (FV) en cada uno de los niveles del
sistema de monitoreo de coberturas

Meses
Tipo de vacuna o antiparasitario
N de dosis
A

PAI Nacional o programa integrado PAI


y desparasitacin (Total de datos del
municipio registrados en el nivel nacional)

Departamento (Total de datos del


municipio registrados en el Departamento)

Municipio (Suma de datos del municipio


verificados por el evaluador)

Municipio (Total de datos del municipio


registrados en el sistema)

Perodo __________
PENTA
1

PENTA
3

SRP

ALB
o
MBD

N de
dosis

N de
dosis

N de
dosis

N de
dosis

FV= Suma de datos del municipio


verificados por evaluador / Total de datos
del municipio registrados en el sistema
(C/D) x 100
FV = Suma de datos del municipio
verificados por el evaluador / Total de
datos del municipio registrados en el
Departamento (C/B) x 100
FV = Suma de datos del municipio
verificados por el evaluador / Total de
datos del municipio registrados en el nivel
nacional (C/A) x100
FV = Total de datos del municipio
registrados en el sistema / Total de datos
del municipio registrados en el
Departamento (D/B) x 100
FV = Total de datos del municipio
registrados en el sistema / Todal de datos
del municipio registrados en el nivel
nacional (D/A) x 100

47

Anexo 2. Formulario para evaluar la calidad del sistema de monitoreo de


coberturas de la Unidad de Salud
Nombre de la Unidad de Salud: _____________
Municipio: ___________ Departamento: _____________________
Equipo evaluador:
Fecha de la evaluacin:
N

Prcticas de registro

No

NA

Puntaje

Dispone de registros
diarios de vacunacin
suficientes para los
prximos dos meses?

Dispone de registros de
consolidado semanal para
los prximos dos meses?

Cuenta con tarjetero


ndice para menores de 5
aos?

Si tiene tarjetero ndice,


est bien llenado y
actualizado para lo que va
del ao?

Es posible reemplazar un
carn de vacunacin a un
nio que lo haya perdido?

Para responder a las preguntas


6 a 9, observe la administracin
de vacunas:

Registr adecuadamente
en el Registro Diario de
vacunacin cada una de
las vacunas aplicadas?
Registr adecuadamente
en el tarjetero ndice a
cada persona vacunada?

Observaciones
El Ministerio de Salud debe
suministrar a cada
Departamento y sta a cada
Unidad de Salud, los registros
diarios necesarios.
El Ministerio de Salud debe
suministrar las hojas para los
consolidados semanales
necesarios.a cada
Departamento y ste a cada
Unidad de Salud,
Verifique si tiene el tarjetero
ndice
Si no tiene tarjetero ndice,
marque NA; verifique en
general su uso (movimiento,
funcionamiento), sea en el
tarjetero estndar o en otro
formato
Solicite explicacin detallada
de cmo lo hace y cul es la
fuente; proceso para fuera de
zona; dosis en distintos
vacunatorios
Si no hay suficientes nios
para observar, pregunte como
lo hara. Si no le parece
suficiente indique NA

Verifique cmo lo hace

Verifique cmo lo hace

48

Registr adecuadamente
la Libreta o Carn de
vacunacin a cada
persona vacunada ?

Verifique cmo lo hace

Se le indic a cada
persona vacunada (o
responsable del nio) la
fecha en que le
corresponde la prxima
vacuna?

Verifique cmo lo hace

Respondi
correctamente al ejercicio
10 1 (Nio de su zona de 3
meses, sin ninguna
dosis)?

Verifique que llena registro


diario, tarjetero y carn
correctamente

Respondi
correctamente al ejercicio
2 (Nio que era de otro
municipio y se mud a su
11
rea de influencia, 18
meses, ha recibido BCG,
Pentavalente 1, 2 y 3
VOP 1, 2 y 3)?

Verifique que aplica vacunas


adecuadas, llena registro
diario, tarjetero y carn

Respondi
correctamente al ejercicio
3 (Nio vive en otra
12 Regin, visita su municipio
y va a vacunarse. Tiene 7
meses y ha recibido BCG,
penta 1 y VOP 1)?

Verifique que aplica vacunas


adecuadas, llena registro
diario, tarjetero y carnet.
Ponga atencin a como
maneja a los fuera de zona

Tiene bien separado el


registro diario para nios
13 de fuera de zona y lo
completa
adecuadamente?

Verifique el registro diario

Verifique los datos. Debera


manejar informes separados
(dos lneas, por ejemplo) en la
semanas que termina cada
mes.

Verifique los datos


consolidados de la semana y
del mes anterior

Maneja adecuadamente
la consolidacin
14
semanal/mensual de
vacunas al fin de mes?
Maneja adecuadamente
la consolidacin
15 semanal/mensual de
vacunas aplicadas a nios
de fuera de zona?

49

Movimiento de
biolgicos

No

NA

Dispone de un formulario
16 actualizado para el
movimiento de biolgicos?

Puntaje

Observaciones

Verifique en el formulario del


mes presente

Verifique el llenado correcto;


verificar si efectivamente esta
disponible y actualizado

Verifique el llenado correcto;


verificar si efectivamente esta
disponible y actualizado

Verifique que no se utilicen o


permanezcan las vacunas
vencidas

Aunque sea de manera rpida


verifique los regitros, para
monitorear que no se estn
"perdiendo" dosis.

Verifique que est actualizado


y se sepa hacer el clculo, no
solo usar el factor de prdida

Puntaje

Observaciones

Dispone de la poblacin
de nios menores de 1
22 ao en su rea de
influencia para el presente
ao?

Poblacin <1 ao _____ (Ao


= ___)
Fuente:

Dispone de la poblacin
de nios de 1 ao en su
23 rea de influencia para el
ao que se est
evaluando?

Poblacin de 1 ao ____ (Ao


=___ )
Fuente:

Tiene su grfico de
cobertura al da?

Verifique si el grfico de
coberturas est actualizado

17

18

19

20

En el formulario de
movimiento de biolgicos,
est actualizado el
registro de pentavalente
de los meses ___ a ___
del presente ao_?
En el formulario de
movimiento de biolgicos,
est actualizado el
registro de jeringas de los
meses ___ a ___ del
presente ao?
Se lleva correctamente el
control del nmero de
lotes y vencimiento de
biolgicos?
Se compara el nmero
de dosis usadas con el
nmero de personas
vacunadas?

En el movimiento de
biolgicos, se analiza la
21
prdida de biolgicos o
vacunas?
N

24

Monitoreo y evaluacin

No

NA

50

Al momento de la
evaluacin: Conoce
cuntos nios faltan por
25 vacunar para Penta 1, 2 y
3 para cumplir la meta del
ao que se est
evaluando?

Solicite que explique cmo se


interpretan los datos

Conoce el nmero de
nios de 10 aos para
26
vacunar con Td en el ao
que se est evaluando?

Solicite el dato del nmero de


nios y explicar como se
interpretan los datos

Se ha implementado los
27 lineamientos de
sectorizacin?

Verifique la disponibilidad de
mapas o croquis

Se dispone de un mapa o
croquis de su rea de
28 influencia en donde se
observe barrios o
comunidades?

Verifique que se est


utilizando

Existe una estrategia de


29 bsqueda de nios
pendientes para vacunar?

Solilcite que explique cules y


verifique en el Tarjetero ndice

Realiz Monitoreos
Rpidos de Coberturas
(MRC) para el programa
30
regular en el transcurso
del ao que se est
evaluando?

Verifique cuntos se han


realizado en el ao. No se
incluyen MRC por campaas

Ha realizado los MRC


31 que debera al mes
anterior?

Verifique si se realiz el
mnimo establecido en la
norma

Pregunte: cmo puede


identificar si hay ms terceras
que primeras Pentavalentes y
si esto sucede, cmo lo
interpreta?

Pregunte: cules actividades


se han realizado? Ej:
Perifoneo, radio, actividades
exdtramuralers, ferias de la
salud, charlas, otras

Conoce y aplica el
32 concepto de tasa de
desercin o abandono?

Realiza actividades de
promocin de la
33
vacunacin en la
comunidad?

51

34

35

36

37

Capacitacin y
supervisin
Ha recibido capacitacin
o supervisin capacitante
sobre como llenar el
registro diario y el
consolidado semanal?
Ha recibido capacitacin
o supervisin capacitante
sobre como llenar y
manejar el tarjetero
ndice?
Ha recibido capacitacin
o supervisin capacitante
sobre como manejar el
registro de nios fuera de
zona?
Ha recibido supervisin
sobre inmunizacin para el
programa regular
(excluyendo lo de
campaas) en el
transcurso del ao que se
est evaluando?
Prcticas de archivo e
informes

Existe un sistema de
38 archivos de los formularios
del programa?
Estn archivados los
registros diarios y los
consolidados
39
semanales/mensuales del
ao que se est
evaluando?
Los registros diarios de
40 vacunacin estn
ordenados por fecha?

No

No

NA

NA

Puntaje

Observaciones

Indique fecha de la ltima


capacitacin (no incluya
capacitacin sobre la
campaa)

Indique quien lo supervis y


verifique existencia de informe

Indique el componente de
capacitacin y quien lo
capacit

Indique quien lo supervis y


verifique existencia de informe

Puntaje

Observaciones

Verifique cul es el sistema


que utilizan

Si no hay sistema de archivo


de formularios, marque NA

Si no hay sistema de archivo


de formularios, marque NA

41

Los consolidados estn


ordenados por fecha?

Si no hay sistema de archivo


de formularios, marque NA

42

Cumple con las fechas


de entrega de informes?

Verifique las fechas de los 2


meses anteriores

En caso de un evento
adverso severo a la
43
vacunacin, conoce qu
hacer y cmo notificar?

Solicite que explique cmo lo


notifica

52

Anexo 3. Formulario para evaluar la calidad del sistema de monitoreo de


coberturas del Municipio
Municipio: ___________ Departamento: _____________________
Equipo evaluador: ____________________________________________________
Fecha de la evaluacin: ___/ ___/ _____

Informacin demogrfica y
planificacin
Conoce el nmero de nios
menores de un ao esperados
para vacunar en el municipio o
localidad para el ao actual?
Conoce el nmero de nios de
un ao esperados para vacunar
en el municipio o localidad para el
2012?

No

NA

Observaciones
Poblacin
<1 ao para ao ________
Fuente:
Poblacin
1 ao para ao _________
Fuente:

Conoce la poblacin meta a


vacunar con Td en el ao ___?

No se incluye en el puntaje final

La poblacin <1 ao y de 1 ao
a vacunar en el municipio
coincide con la poblacin
asignada por el Ministerio de
Salud?
Otros programas como AIEPI o
Crecimiento y Desarrollo, usan el
mismo denominador de poblacin
menor de un ao y de un ao que
el programa ampliado de
inmunizaciones?

Escriba estas poblaciones:


<1 ao y de 1 ao para sus
municipios de salud para el
presente ao

Verifique los denominadores

El municipio contempla las


actividades del PAI dentro del
Presupuesto del ao actual?

Fuentes de financiamiento. En
caso negativo, explique

Se dispone de un mapa
estratificado para la planificacin
y organizacin de actividades de
vacunacin actualizado?

Verifique la disponibilidad del


documento de
microprogramacin

Capacitacin y supervisin
Se dispone de un cronograma
de supervisin para las Unidades
de Salud en el que se est
evaluando?
Se ha cumplido con el
cronograma de asistencia tcnica
para las Unidades de Salud en el
ao que se esta evaluando?

No

NA

Observaciones
Verifique el cronograma de
supervisin
Si no hay cronograma marque
NA. En caso de no
cumplimiento pregunte las
causas.

53

10

11

12

13

Este ao, ha recibido


supervisin del Departamento
para el programa permanente
(excluye las campaas)?
Este ao, ha recibido
supervisin del Departamento
sobre datos (calidad, coincidencia
de datos)?
Este ao, ha recibido alguna
capacitacin en temas del PAI?
Este ao, ha recibido
capacitacin y/o entrenamiento
en sistemas de informacin
(registro diario de vacunacin,
plantilla mensual, calidad del
dato)?
Monitoreo y evaluacin

Indique quien lo supervis y


verifique existencia de informe

Indique quien lo supervis y


verifique existencia de informe
Indique el componente de
capacitacin y quien lo capacit

Indique el componente de
capacitacin y quien lo capacit

No

NA

Observaciones

14

Tiene el tablero de control o


grficas de cobertura de
vacunacin de las Unidades de
Salud al da?

Verifique si las grficas o


tablero de control estn al da

15

Realiza anlisis de datos y


retroalimentacin a sus Unidades
de Salud?

Indique periodicidad y
mecanismos de
retroalimentacin.Verifique la
realizacin de reuniones.

16

17

Existe un mecanismo para


controlar que todas las Unidades
de Salud le han enviado los
consolidados mensuales?
Se registra la fecha de
recepcin del informe mensual de
vacunacin?

Verifique que han enviado los


consolidados y explicar el
mecanismo de control
Verifique que se registr la
fecha

18

Conoce y aplica el concepto de


tasa de desercin?

Explique cmo se monitorea.


Pregunte por qu puede haber
desercin negativa.

19

Se han realizado Monitoreos


Rpidos de Coberturas (MRC)
para el programa permanente en
el presente ao?

Verifique cuntos MRC se han


realizado en el ao.
N MRC ______

20

Participa en reuniones de
evaluacin peridicas para
discutir los avances del programa
con las autoridades municipales?

Verifique agendas, informes o


actas de reuniones.

21

Conoce el procedimiento para


investigar casos de ESAVI
severos?

Verifique reportes si se ha
presentado algn caso severo

54

Movimiento de biolgicos

22

Utiliza la programacin mensual


de necesidades de vacunas y
jeringas para la provisin de
biolgicos e insumos a sus
Unidades de Salud?

Solicite que explique cmo se


monitorea y cul es la
periodicidad

23

Dispone del formato de


movimiento de biolgicos
actualizado, incluyendo nmero
de lotes y vencimiento?

Verifique el movimiento de
biolgicos en el formato
utilizado

24

En el formato de movimiento de
biolgicos, est actualizado el
registro de pentavalente de los
meses ___ a ___ del presente
ao?

Verifique que est actuallizado


el registro de pentavalente

25

En el formato de movimiento de
biolgicos, est actualizado el
registro de jeringas de los meses
___ a ____ del presente ao?

Verifique que est actualizado


el registro de jeringas

26

En el movimiento de biolgicos,
se analiza la prdida real de
biolgicos o vacunas?

Verifique que est actualizado y


se sepa hacer el clculo (no
solo la resta entre dosis
aplicadas y disponible o usando
un factor prdida

Prcticas de registro, archivo e


informes

27

Cuenta con la informacin de


dosis aplicadas, del 100% de las
Unidades de Salud del mes de
___ del presente ao?

28

29

30

31

Cul es el mecanismo para


reportar los consolidados
mensuales de vacunacin no
informados a tiempo o atrasados?
Los informes mensuales de las
Unidades de Salud estn
organizados en orden
cronolgico?
Maneja adecuadamente el
consolidado mensual de dosis
aplicadas?
El equipo de computo utilizado
para el manejo de dosis aplicadas
es adecuado para dicha funcin?

No

No

NA

NA

Observaciones

Observaciones

Verifique la informacin

Solicitar que explique el


mecanismo de reporte de
consolidados atrasados
Verifique los informes
mensuales
Verifique el consolidado
mensual
Si dice que no, solicite que
explique

55

32

Existe un lineamiento para crear


copias de seguridad de los datos
de vacunacin (Respaldo)?

Indague sobre la periodicidad


con que se hace el respaldo

33

De la plantilla excel sabe como


obtener informes de coberturas
de vacunacin segn variables de
inters para el programa (grupo
de edad, biolgico, mes,
municipio)?

Verifique el tiempo que requiere


para obtener los reportes.
Solicite un reporte de salida
actualizado con esas variables.

34

Considera adecuado el
mecanismo de envio al
departamento o municipio, de los
informes mensuales de dosis
aplicadas?

Si responde que no, sollicite


que explique

Sistema de informacin
nominal del PAI

35

Ha recibido capacitacin sobre


el uso del sistema de informacin
nominal del PAI?

Verifique quien y cundo se


capacit

36

Le parece que el sistema de


informacin nominal del PAI
facilita el monitoreo de dosis
aplicadas?

Si responde que no, solicite que


explique

37

Le parece que el sistema de


informacin nominal del PAI
facilita el seguimiento del
esquema?

Si responde que no, solicite que


explique

38

Le parece que el sistema de


informacin nominal del PAI
facilita el control de insumos
(biolgicos y jeringas)?

Si responde que no, solicite que


explique

39

Le parece que el sistema de


informacin nominal del PAI es
de fcil manejo?

Si responde que no, solicite que


explique

No

NA

Observaciones

56

Anexo 4. Formulario para evaluar la calidad del sistema de monitoreo de


coberturas del Departamento
Departamento: _____________________
Equipo evaluador: ______________________________________________
Fecha de la evaluacin: ____/ ____/ _____

Informacin demogrfica y
planificacin
Conoce el nmero de nios
menores de un ao esperados
el presente ao para vacunar
en el Departamento?

No

NA

Observaciones
Poblacin <1 ao del presente
ao: ___________
Fuente

Conoce el nmero de nios


de un ao esperados para
vacunar en el presente ao?

Poblacin 1 ao del presente


ao: ____________
Fuente

Conoce la poblacin meta a


vacunar con Td para el ao
actual?
La poblacin menor de un
ao y de un ao a vacunar en
el Departamento coincide con
la poblacin asignada por el
Ministerio de Salud?
Otros programas como AIEPI
o Crecimiento y Desarrollo,
usan el mismo denominador
de poblacin menor de un ao
y de un ao que el programa
de inmunizaciones?
El Departamento contempla
las actividades del PAI dentro
del Presupuesto del presente
ao?
Se dispone de un mapa por
municipio para la planificacin
y organizacin de actividades
de vacunacin actualizado?

Poblacin meta Td del presente


ao: ____________
Fuente

Capacitacin y supervisin

Se dispone de un
cronograma de supervisin
para los municipios durante el
presente ao?

Escriba estas poblaciones para


sus municipios para el presente
ao: <1 ao:_________ 1 ao:
____

Verifique si los denominadores


que utilizan

Fuentes de financiamiento:
_____
En caso negativo, explique:
Verifique la disponibilidad de los
mapas y la planificacin de
actividades
S

No

NA

Observaciones
Verifique la disponibilidad del
cronograma

57

10

11

Se ha cumplido con el
cronograma de supervision
para los municipios en el
presente ao?
Este ao, ha recibido
supervisin del Ministerio de
Salud para el programa
permanente (excluye las
campaas)?
Este ao, ha recibido alguna
capacitacin en
inmunizaciones del nivel
superior?

Si no hay cronograma marque


NA. En caso de no
cumplimiento pregunte las
causas.
Indique quien lo supervis y
verifique existencia de informe

Indique el componente de
capacitacin y quien lo capacit

Monitoreo y evaluacin

No

NA

Observaciones

12

Tiene al da el grfico de
cobertura de vacunacin de
sus municipios?

Verifique el grfico de
coberturas

13

Existe un mecanismo para


controlar que todos los
municipios le han enviado sus
consolidados mensuales?

Verifique los consolidados


mensuales y pregunte cul es el
mecanismo de control

14

Cul es el mecanismo para


controlar que todos los
municipios envan a tiempo
los consolidados mensuales
de vacunacin?

Solicite que indique qu se


considera a tiempo

15

Conoce y aplica el concepto


de tasa de desercin?

Explique cmo se monitorea.


Pregunte por qu puede haber
desercin negativa.

16

Se han realizado Monitoreos


Rpidos de Coberturas (MRC)
para el programa permanente
durante el presente ao?

Verifique cuntos MRC se han


realizado en el ao.
N MRC ______

17

Realiza anlisis de datos y


retroalimentacin a sus
Municipios?

Verifique agendas, informes o


actas de reuniones.

18

Participa en reuniones de
evaluacin peridicas para
discutir los avances del
programa con las autoridades
departamentales o
municipales?

Verifique agendas, informes o


actas de reuniones.

19

Conoce el procedimiento
para investigar casos de
ESAVI severos?

Verifique reportes si se ha
presentado algn caso severo

58

Movimiento de biolgicos

No

NA

Observaciones

20

Utiliza la programacin
mensual de necesidades de
vacunas y jeringas para la
provisin de biolgicos e
insumos a sus municipios?

Solicite que explique cmo se


monitorea y cul es la
periodicidad

21

Dispone del formato de


movimiento de biolgicos
actualizado, incluyendo
nmero de lotes y
vencimiento?

Verifique el movimiento de
biolgicos en el formato
utilizado

22

En el formato de movimiento
de biolgicos, est
actualizado el registro de
pentavalente de los meses ___
a ___ del presente ao?

Verifique que est actuallizado


el registro de pentavalente

23

En el formato de movimiento
de biolgicos, est
actualizado el registro de
jeringas de ___ a ___ del
presente ao?

Verifique que est actualizado


el registro de jeringas

24

En el movimiento de
biolgicos, se analiza la
prdida real de biolgicos o
vacunas?

Verifique que est actualizado y


se sepa hacer el clculo (no
solo la resta entre dosis
aplicadas y disponible o usando
un factor prdida

Prcticas de registro,
archivo e informes

25

Cuenta con la informacin de


dosis aplicadas, del 100% de
los municipios del mes de ___
del presente ao?

26

27

28

Existe un mecanismo (ajuste)


para reportar la informacin de
vacunacin contenida en los
registros o consolidados
atrasados?
Los informes mensuales de
los municipios estan
organizados en orden
cronolgico?
Maneja adecuadamente el
consolidado mensual de dosis
aplicadas?

No

NA

Observaciones

Verifique la informacin

Solicite que explique el


mecanismo de reporte y ajuste
de registro atrasados

Verifique los informes


mensuales
Verifique el consolidado
mensual

59

29

El equipo de computo
utilizado para el manejo de
dosis aplicadas es adecuado
para dicha funcin?

Si dice que no, solicite que


explique

30

Existe un lineamiento para


crear copias de seguridad de
los datos de vacunacin
(Respaldo)?

Indague sobre la periodicidad


con que se hace el respaldo

31

De la plantilla excel sabe


como obtener informes de
coberturas de vacunacin
segn variables de inters
para el programa (grupo de
edad, biolgico, mes,
municipio)?

Verifique el tiempo que requiere


para obtener los reportes.
Solicite un reporte de salida
actualizado con esas variables.

32

Considera adecuado el
mecanismo de envio al
departamento o municiio, de
los informes mensuales de
dosis aplicadas?

Si responde que no, sollicite


que explique

Sistema de Informacin
nominal del PAI

No

NA

Observaciones

33

Ha recibido capacitacin
sobre el uso del sistema de
informacin nominal del PAI?

Verifique quien y cundo se


capacit

34

Le parece que el sistema de


informacin nominal del PAI
facilita el monitoreo de dosis
aplicadas?

Si responde que no, solicite que


explique

35

36

37

Le parece que el sistema de


informacin nominal del PAI
facilita el seguimiento del
esquema?
Le parece que el sistema de
informacin nominal del PAI
facilita el control de insumos
(biolgicos y jeringas)?
Le parece que el sistema de
informacin nominal del PAI es
de fcil manejo?

Si responde que no, solicite que


explique

Si responde que no, solicite que


explique

Si responde que no, solicite que


explique

60

Anexo 5. Formulario para evaluar la calidad del sistema de monitoreo de


coberturas del nivel nacional
Pas: _____________________
Equipo evaluador: ______________________________
Fecha de la evaluacin: ___/ ____/ ______

Diseo del Sistema


Existe un sistema nico para el envo
de datos de vacunacin entre las
Unidades de Salud y otros proveedores
de vacunacin (incluidos el seguro
social, sector privado, etc.) y el nivel
departamental?
Existe un sistema nico para el envo
de datos de vacunacin entre los
departamentos y el nivel nacional?

Existen regulaciones oficiales sobre el


envo de datos de vacunacin por parte
de todos los proveedores de
vacunacin (sean Servicios de Salud
del Estado, del seguro social, del
sector privado u otros)?

Existen instrucciones por escrito para


los formularios que se usan en el pas?

Se reportan las dosis de Penta 3


aplicadas en nios < de 1 ao
separadas de las aplicadas en otras
edades?

Existe un procedimiento escrito para


el manejo de los informes atrasados?

Tienen todos los consolidados


recibidos de los municipios el mismo
formato (misma versin del
consolidado de vacunacin)?

No

NA

Observaciones
Solicite que explique (se
refiere a los mismos
formularios, informes,
flujo de informacin)

Solicite que explique


Verifique. Pueden ser
lineamientos, un
instructivo, manual de
normas. Puede o no
incluir detalles sobre
formularios a usar,
fechas de reporte y flujo
de datos.
Verifique si existen
instrucciones sobre el
llenado de los
formularios, como
distribuir formularios y
donde y por cuanto
tiempo se deben
archivar.
Verifique el reporte
Verifique. Si existe,
discutir como se ha
implementado en los
niveles ms locales
Verifique. Si hubo un
cambio de formato en los
cuatros meses previos a
la auditoria se puede
permitir una mezcla de
versiones

61

Verifique. Si no existe
sistema de monitoreo de
ESAVI se debe indicar.
Indicar si el monitoreo es
agregado o caso a caso.
La idea es saber si hay
un mecanismo para
hacer un cruce entre el
movimiento de biolgicos
y las dosis aplicadas

Existe un procedimiento escrito para


la notificacin de ESAVI desde los
Servicios de Salud, distritos, y/o
Regiones Sanitarias?

Permite el formulario de consolidado


semana/mensual calcular el % de
prdida de biologicos por nivel?

10

Existe un formulario o cuaderno para


monitorear el movimiento de jeringas
(recibo y entrega)?

Verifique la exitencia del


formulario

11

Permite el cuaderno de movimiento


de biolgicos monitorear los lotes de
vacunas y fechas de vencimiento?

Solicite que explique

12

Permite el formulario o consolidado


mensual de los Departamentos
conocer si todas las Unidades de Salud
reportaron?

Discuta como se hace.

Prcticas de registro

No

NA

Observaciones

13

Se registran todos los recibos y


entregas de biolgicos?

Verifique la informacin

14

Est al da el libro de recibos y envos


con los datos de pentavalente?

Si el libro parece
incompleto averige los
motivos

15

16

17

18
N

19

Est al da el libro de recibos y


entregas con los datos de pentavalente
de todo 2006?
Est al da el registro de lotes y
fechas de vencimiento en el registro de
movimiento de biolgicos?
Se han entregado suficientes
formularios del PAI a los
Departamentos durante el ao que se
est evaluando?
Se han procesado todos los datos
que debieran segn las fechas
establecidas?
Denominadores
Es el denominador para vacunacin
de nios consistente con la definicin
de OMS?

Verifique la informacin

Verifique la informacin
Verifique con las
respuestas de la visita a
los Departamentos
Verifique que el PAI esta
al da con el ingreso de
datos del ao
S

No

NA

Observaciones
La recomendacin de
OMS/UNICEF es el uso
de "lactantes
supervivientes". OPS ha

62

usado el nmero de
nios menores de 1 ao.

20

Hubo municipios que reportaron


coberturas >100% de penta3 para el
ao anterior?

21

Se us el mismo denominador de
nios < 1 ao para el ao anterior y el
presente ao?

22

Se maneja el mismo denominador de


nios < 1 ao del presente ao en las
tablas PAI y el informe entregado a
OPS-OMS?

23

Se maneja el mismo denominador de


nios < 1 ao para el presente ao en
los diferentes programas de salud
infantil?

24

25

Indique cuales
municipios fueron esos, y
discuta posibles razones.
Esta pregunta busca
identificar el que el PAI
tenga claro que cada ao
debe ajustarse el
denominador.
Verifique los documentos
y discuta las
discrepancias, si es que
las hay.
Verifique el denominador
utilizado, por ejemplo por
AIEPI, control del
crecimiento y desarrollo,
otros

Se maneja el mismo denominador de


nios < 1 ao para el presente ao en
los Departamentos evaluadao en el
nivel nacional y en dichos
Departamentos?
Se conoce el porcentaje de la
poblacin que se capta en Servicios de
Salud, puestos fijos y actividades
extramurales?

Verifique con los


resultados de los
equipos que fueron a los
Departamentos
Idealmente solicite que le
muestren documentacin

Monitoreo y evaluacin

26

Tiene grficos de cobertura por


Departamento actualizados al
momento de la evaluacin ?

Verifique si tiene grficos


y estn actualizados

27

Se estn monitoreando las tasas de


desercin del presente ao?

Confirmar que el gerente


del PAI sabe cul es la
tasa de desercin en lo
que va del ao

28

29

30
31

Se est monitoreando la oportunidad


del reporte del presente ao?
La oficina nacional lleva algn
mecanismo de registro de la fecha de
recepcin de reportes de las
Regiones?
Existe retroalimentacin escrita en
forma rutinaria de coberturas a los
Departamentos?
El ltimo informe de retroalimentacin
se realiz hace menos de 4 meses?

No

NA

Observaciones

Verifique los reportes


Deber ser la fecha en
que se recibi el reporte
al nivel nacional
Solicite que explique
como se hace la
retroalimentacin
Verifique la informacin

63

32

33

34

35

36

El formato de retroalimentacin
utilizado contiene alguna discusin
sobre los datos y su interpretacin?
Existe una publicacin oficial del pas
que incluya los datos de inmunizacin
de 2006?
Se dispone de un mapa donde se
observe el progreso del presente ao
por municipio?
Existe alguna grfica de las
enfermedades prevenibles por
vacunacin en algn periodo de
tiempo?
Se monitorea el posible
desabastecimiento de vacunas a nivel
local?

Verifique el ltimo
informe de
retroalimentacin
Solicite el informe,
documentos de
evaluacin, etc.
Verifique la
disponibilidad del mapa
Si al menos una EPV se
grafica o pone en un
mapa es 1 punto
Verifique la informacin

37

Se monitorean las actividades de


supervisin realizadas?

Verifique que se le
pueda indicar cuando se
superviso cada
Departamento (e
idealmente municipio)

38

Existen tablas o formatos de informes


estandarizados que se puedan crear
para mostrar datos del PAI segn se
necesiten?

Verifique la informacin

39

Se incluye la fecha de actualizacin


de los datos en las tablas o informes
del PAI?

Verifique la informacin

N
40

41

42
43
44

45

Movimiento de biolgicos
Permite el consolidado semanal o
mensual calcular el % de prdida de
biolgico por nivel?
Existe un formulario o cuaderno para
monitorear el movimiento de jeringas?
(recibo y entrega)
Permite el cuaderno de movimiento
de biolgico monitorear los lotes de
vacunas y fechas de vencimiento?
Se registran todos los recibos y
entregas de biolgicos?
Est al da el libro de recibos y
entregas de los datos de pentavalente
del ultimo ao?
Est al da el registro de lotes y
fechas de vencimiento en el registro de
biolgicos?

No

NA

Observaciones
Solicite que explique
cmo se monitorea y la
periodicidad
Verifique los datos en
almacn de biolgicos
Verifique los datos en
almacn de biolgicos
Verifique los datos en
almacn de biolgicos
Verifique los datos en
almacn de biolgicos
Verifique los datos en
almacn de biolgicos

64

Anexo 6. Formulario para verificar la calidad del dato en la quimioterapia


preventiva para las geohelmintiasis, con preguntas de orientacin sobre la
verificacin de los datos y la evaluacin de los sistemas
- Nivel del punto de prestacin de serviciosNombre de centro
(punto de prestacin de
servicios)
Centro de agregacin de
datos 1/
Centro de agregacin de
datos 2/ Distrito
1)
2)
Indicador o indicadores
evaluados

3)
4)
5)

Fecha de evaluacin
Periodo de la ronda de
desparasitacin

Indicador 5

Indicador 4

Indicador 3

Indicador 2

A - Examen de la
documentacin:
Examine la
disponibilidad y
el carcter
integral de todos
los documentos
originales del
indicador para el
periodo
seleccionado de
la ronda de
desparasitacin.
Indique los
documentos
originales para
cada indicador
(escriba N/A en
1 el caso de
indicadores que
no sean
aplicables al
centro que se
est evaluando;
por ejemplo, un

Indicador 1

Parte 1: Verificaciones de los datos

OBSERVACIONES

Pregunta orientativa (para cada indicador): Qu fuente de datos se us para elaborar un


informe sinptico sobre el ejercicio de la desparasitacin (realizado durante el periodo que
se est examinando)?
Observacin: Escriba la fuente de cada indicador. Es importante mencionar el periodo de
referencia para la evaluacin.

65

indicador de las
geohelmintiasis
en una zona
donde esta
enfermedad no
es endmica).

Examine los
documentos
originales
disponibles del
periodo de
notificacin que
se est
verificando.
Hay algo que
indique que
faltan
documentos
originales?

En caso
afirmativo,
determine de
qu manera
habra afectado
esto a las cifras
notificadas
Todos los
documentos
disponibles
estn
completos?
3

En caso
negativo,
determine de
qu manera
habra afectado
esto a las cifras
notificadas
Examine las
fechas de los
documentos
originales.
Todas las
fechas se
encuentran
dentro del
perodo de la
ronda de

Pregunta orientativa (para cada indicador): Cuntos distribuidores de medicamentos de la


comunidad (o profesores) participaron en las actividades de quimioterapia preventiva en
este pueblo (o escuela)? Cada uno de ellos us un documento (registro u hoja de
tabulacin) por separado para registrar a las personas atendidas? Dnde se almacenan
esos documentos? Cuntos de esos documentos estn disponibles?
Observacin: En algunos casos cada distribuidor de medicamentos de la comunidad
conserva sus documentos originales despus de recopilar los informes. Se deben hacer los
esfuerzos necesarios para acceder a los documentos de todos los distribuidores de
medicamentos de la comunidad. Es posible encontrarse con un centro donde falten los
documentos originales por completo. Pese a ello, el equipo debe proseguir la evaluacin.

No

No

No

No

No

(Sin preguntas orientativas u observaciones pertinentes)

(Sin preguntas orientativas u observaciones pertinentes)


S

No

No

No

No

No

(Sin preguntas orientativas u observaciones pertinentes)

Observacin: Si en los documentos originales no figura la fecha, indique No y d una


explicacin en las observaciones.

No

No

No

No

No

66

quimioterapia
preventiva que
se est
evaluando?
(Sin preguntas orientativas u observaciones pertinentes)
En caso
negativo,
determine de
qu manera esto
habra afectado
a las cifras
notificadas.
B - Recuento de los resultados notificados:
Haga un recuento de los resultados de los documentos originales, compare las cifras obtenidas con las notificadas
por el centro y explique las discrepancias (de haberlas).
Cuente el
(Sin preguntas orientativas u observaciones pertinentes)
nmero de
personas, casos
o
acontecimientos
registrados
durante el
5
periodo de la
ronda de
quimioterapia
preventiva
examinando los
documentos
originales. [A]
Copie el nmero
(Sin preguntas orientativas u observaciones pertinentes)
de personas,
casos o
acontecimientos
notificados por
centro durante la
6
ronda de
quimioterapia
preventiva bajo
evaluacin a
partir del informe
sinptico del
centro. [B]
(Sin preguntas orientativas u observaciones pertinentes)
Calcule el
7

cociente entre
las cifras
obtenidas en el
recuento y las
notificadas.
[A/B]
Cules son las

(Sin preguntas orientativas u observaciones pertinentes)

67

razones de la
discrepancia (de
existir) que se
observa (es
decir, errores en
la introduccin
de datos, errores
aritmticos, falta
de documentos
originales, otras
causas)?
C - Comprobacin de los resultados notificados comparndolos con otras fuentes de datos:
Pueden hacerse comprobaciones mediante la comparacin con otras fuentes de informacin, por ejemplo,
examinando registros de inventarios separados que documenten las cantidades de medicamentos para el
tratamiento, para ver si estas cifras corroboran los resultados notificados.
(Sin preguntas orientativas u observaciones pertinentes)
Enumere los
documentos
9
utilizados para
realizar las
comprobaciones.
(Sin preguntas orientativas u observaciones pertinentes)
10

11

Describa las
comprobaciones
realizadas.

Cules son las


razones de la
discrepancia (de
existir) que se
observa?

(Sin preguntas orientativas u observaciones pertinentes)

68

Anexo 7. Formulario para verificar la calidad del dato en la quimioterpia preventiva para las geohelmintiasis, con
preguntas de orientacin sobre la evaluacin de los sistemas
- Nivel del punto de prestacin de servicios-

Parte 2. Evaluacin de
sistemas

Cdigos de
respuesta:
S, completamente
Parcialmente
No, en absoluto
N/A

(Aporte informacin en todas las respuestas que no haya calificado como


S, completamente. Las respuestas detalladas ayudarn a guiar las
medidas de fortalecimiento).

I - Estructura, funciones y capacidades de seguimiento y evaluacin

La responsabilidad del
registro de la prestacin de
servicios en los
documentos originales est
claramente asignada al
personal pertinente.

Todo el personal
pertinente ha recibido
capacitacin sobre los
procesos y las
herramientas de gestin
de datos.

Pregunta orientativa: Hay alguien a quien se le haya asignado la responsabilidad de registrar los servicios prestados
durante la quimioterapia preventiva en esta unidad (pueblo o escuela)? En caso afirmativo, a quin se le ha asignado
esa responsabilidad y quin se la ha asignado? Se especificaron claramente las responsabilidades de registro
(pregunte en qu consisten estas responsabilidades)? Cmo se efectu la asignacin: por escrito o verbalmente?
Observacin: Intente averiguar si hay personal responsable de la gestin de datos y si alguna autoridad, como la
persona encargada de las enfermedades tropicales desatendidas en el distrito, el supervisor del subdistrito o la
autoridad central del Ministerio de Salud asignaron la responsabilidad.

S,
completamente
Parcialmente
No, en absoluto
N/A
Pregunta orientativa: Cuntas personas son responsables de registrar los datos en este punto de prestacin de
servicios (pueblo o escuela, segn corresponda)? Cuntas de ellas recibieron capacitacin sobre el registro de datos,
el resumen o la elaboracin de un informe de actividades de quimioterapia preventiva? Qu aspectos del registro y de
la notificacin de datos abarcaba la capacitacin?
Observacin: Intente averiguar si la capacitacin incluy aspectos como las herramientas de registro y notificacin de
datos, cmo cumplimentar las herramientas, plazos de notificacin, lugares a los que se deben remitir los informes,
control de calidad, confidencialidad, etctera.

S,
completamente
Parcialmente
No, en absoluto
N/A

69

Hay personal designado


responsable del examen
de las cifras agregadas
antes de la presentacin al
siguiente nivel?

Pregunta orientativa: Aparte de la persona o las personas responsables de resumir los datos o redactar los informes,
hay alguna otra persona que compruebe los datos resumidos y el informe antes de remitirlo al siguiente nivel? En
caso afirmativo, quin es esa persona?
Observacin: Cabe esperar que esta persona no sea la misma que elabora el informe. En ocasiones, la respuesta ser
que la misma persona que redacta el informe tambin lo examina. En tal caso no hay personal designado responsable
del examen de los datos agregados.

S,
completamente
Parcialmente
No, en absoluto
N/A

II - Definiciones
de indicadores y directrices
de notificacin
El nivel nacional ha formulado alguna orientacin (verbal, escrita, grfica, ayudas en la prctica, etctera) sobre

... lo que se supone que


debe incluir el informe.

cmo deben
presentarse los informes
(por ejemplo, en qu
formato especficamente).

a quien se deben
remitir los informes.

Pregunta orientativa: El centro (pueblo o escuela) ha recibido alguna instruccin del nivel nacional (ya sea por escrito
o verbal) sobre lo que se supone que debe notificarse despus del ejercicio de quimioterapia preventiva?
Observacin: Con esto se pretende saber si se recibieron directrices que definieran los indicadores sobre los que se
deba informar.

S,
completamente
Parcialmente
No, en absoluto
N/A
Pregunta orientativa: El centro (pueblo o escuela) ha recibido alguna instruccin del nivel nacional respecto al formato
en que deben presentar los informes? En caso afirmativo, en qu formato deben presentarse?
Observacin: (ninguna)

S,
completamente
Parcialmente
No, en absoluto
N/A
Pregunta orientativa: El centro (pueblo o escuela) ha recibido alguna instruccin del nivel nacional respecto la
persona a la que se deben remitir los informes? En caso afirmativo, a quin se deben enviar?
Observacin: (ninguna)

70

S,
completamente
Parcialmente
No, en absoluto
N/A

cundo se deben
remitir los informes.

Pregunta orientativa: El centro (pueblo o escuela) ha recibido alguna instruccin del nivel nacional respecto a la fecha
en que los informes deben estar redactados y se deben enviar al siguiente nivel? En caso afirmativo, pida que indiquen
los plazos para la elaboracin de los informes y su presentacin al siguiente nivel, y compare con los plazos nacionales
(cuando estn disponibles).
Observacin: (ninguna)

S,
completamente
Parcialmente
No, en absoluto
N/A

III - Formularios y
herramientas de obtencin y
notificacin de datos

La unidad de
seguimiento y evaluacin
ha identificado formularios
y herramientas corrientes
para la obtencin y
notificacin de datos que
deben usar los puntos de
prestacin de servicios.

En caso afirmativo, el
punto de prestacin de
servicios usa
sistemticamente los
formularios y las
herramientas corrientes.

Pregunta orientativa: (ninguna)


Observacin: Es posible que no pueda preguntar esto a las personas del nivel del punto de prestacin de servicios,
dado que la informacin est disponible en el nivel de la unidad central de seguimiento y evaluacin. Quiz slo sea
necesario que indique si la unidad est usando las herramientas.

S,
completamente
Parcialmente
No, en absoluto
N/A
Pregunta orientativa: Todos los distribuidores de medicamentos de la comunidad de ese pueblo o esa escuela usan
las herramientas corrientes de obtencin de datos del nivel nacional permanentemente? Usan permanentemente los
formularios y las herramientas de notificacin corrientes de la unidad central de seguimiento y evaluacin? Existen
otras herramientas de datos aparte de las herramientas corrientes que utilicen los distribuidores de medicamentos de
la comunidad en ese pueblo o esa escuela?
Observacin: Plantee esta pregunta solo si la unidad de seguimiento y evaluacin del nivel central ha identificado
formularios y herramientas corrientes.

S,
completamente
Parcialmente

71

No, en absoluto
N/A

10

La unidad de
seguimiento y evaluacin
ha dado instrucciones
claras sobre la manera de
cumplimentar los
formularios y las
herramientas de obtencin
y notificacin de datos.

11

Todos los documentos


originales y los formularios
de notificacin pertinentes
para medir el indicador o
los indicadores estn
disponibles para una
auditora (incluidas las
fechas de las copias
impresas en caso de
sistemas
computadorizados).

12

Los datos que se


recogen en el documento
original tienen precisin
suficiente para medir el
indicador o los indicadores
(es decir, los datos
relevantes se recogen por
sexo, edad, etctera, si el
indicador especifica el
desglose por estas
caractersticas).

Pregunta orientativa: La unidad (pueblo o escuela) ha recibido alguna instruccin del nivel nacional respecto a la
manera de cumplimentar los formularios o las herramientas de obtencin y notificacin de datos? Cmo se han dado
esas instrucciones (averige si se ha hecho en forma de directrices por escrito, ayudas en la prctica, verbalmente,
etctera? Hasta qu punto han sido claras las instrucciones?
Observacin: Si las instrucciones no fueron claras, intente averiguar qu fue lo que no estaba claro.

S,
completamente
Parcialmente
No, en absoluto
N/A
Pregunta orientativa: Cuntos documentos originales (por ejemplo, registros) usaron todos los distribuidores de
medicamentos del centro (pueblo o escuela) durante la ronda de quimioterapia preventiva bajo evaluacin? Elabor la
unidad un informe o datos sinpticos despus del ejercicio de quimioterapia preventiva? Puedo ver todos los
documentos originales que se usaron y los informes sinpticos (hojas de tabulacin) que elabor este centro?
Observacin: Pregunte si puede ver todos los documentos originales y compare las cifras disponibles con lo que se
prev. Si se ha elaborado un informe, pregunte si puede ver el informe de la unidad (pueblo o escuela). Si el centro
utiliza un sistema computadorizado, pida copias impresas.

S,
completamente
Parcialmente
No, en absoluto
N/A
Pregunta orientativa: (ninguna)
Observacin: Compruebe si el documento original aporta los datos recogidos con suficiente precisin. El equipo debe
comprobar tambin los datos registrados en el documento fuente para evaluar su precisin. Se deben hacer
comentarios si la precisin no es suficiente, lo cual podra deberse a que las herramientas no aportan suficiente
informacin o a la escasa documentacin de las personas que registraron los datos.

S,
completamente
Parcialmente
No, en absoluto
N/A

72

IV - Procesos de gestin de
datos

13

14

Se han implantado
controles de calidad para
la recopilacin de datos
para los informes
sinpticos, a fin de velar
por la exactitud (por
ejemplo, deteccin de
errores de transcripcin).
(a) Si procede, existen
controles de calidad para
cuando los datos de los
formularios en papel se
introducen en una
computadora, a fin de velar
por la exactitud de la
entrada de datos (por
ejemplo, edicin o pruebas
lgicas, verificacin
posterior a la entrada de
datos, etctera).

15

Si procede, existe un
procedimiento de copia de
seguridad por escrito para
cuando la entrada de datos
o el procesamiento de
datos se computadoriza.

16

en caso afirmativo,
la ltima fecha de la copia
de seguridad es apropiada
dada la frecuencia de
actualizacin del sistema
computadorizado (por

Pregunta orientativa: Han tomado alguna medida al recopilar los datos para asegurarse de que los informes
sinpticos son de buena calidad? En caso afirmativo, cules son esas medidas?
Observacin: Un ejemplo sera el hecho de que haya dos personas diferentes que hagan el recuento y comparen los
resultados, comparando los valores agregados con los valores sin agregar.

S,
completamente
Parcialmente
No, en absoluto
N/A
Pregunta orientativa: Qu medidas tom la unidad para comprobar que los datos de los formularios en papel que se
introdujeron en la computadora son de buena calidad?
Observacin: Esta pregunta solo debe hacerse en los centros donde haya un sistema computadorizado.

S,
completamente
Parcialmente
No, en absoluto
N/A

Pregunta orientativa: (ninguna)


Observacin: Solo procede si la unidad cuenta con un sistema computadorizado.

S,
completamente
Parcialmente
No, en absoluto
N/A
Pregunta orientativa: (ninguna)
Observacin: Solo procede si la unidad cuenta con un sistema computadorizado.

S,
completamente
Parcialmente
No, en absoluto

73

ejemplo, las copias de


seguridad son semanales
o mensuales).

17

18

Los datos personales


importantes se conservan
conforme a las normas de
confidencialidad
nacionales o
internacionales.

(b) El sistema de registro y


notificacin evita que se
cuente dos veces a una
misma persona en uno o en
varios sitios de prestacin
de servicios (por ejemplo,
una persona que recibe el
mismo servicio dos veces
en un periodo de
notificacin, una persona
registrada como si hubiera
recibido el mismo servicio
en dos lugares diferentes,
etctera).

N/A

Pregunta orientativa: Se ha tomado alguna medida para limitar el acceso no autorizado a los documentos originales
(por ejemplo, registros) que contengan datos personales? En tal caso, cules son esas medidas? (Pueden incluir el
archivo bajo llave de los documentos.) Cmo se conservan los documentos que contienen datos personales mientras
no se usan? Cmo se protegen ustedes de los robos o las prdidas de documentos?
Observacin: (ninguna)

S,
completamente
Parcialmente
No, en absoluto
N/A
Pregunta orientativa: Se han tomado medidas para detectar y evitar situaciones en las que se registren y notifiquen
casos en los que una persona puede recibir el servicio ms de una vez en dicha unidad (pueblo o escuela) o puede
recibir el mismo servicio en esta unidad y en alguna otra? En caso afirmativo, qu medidas se adoptaron?
Observacin: (ninguna)

S,
completamente
Parcialmente
No, en absoluto
N/A

V - Vnculos con el sistema


de notificacin nacional

19

Cuando estn
disponibles, los formularios
o las herramientas
nacionales pertinentes se
usan para la obtencin y
notificacin de datos.

Pregunta orientativa: (ninguna)


Observacin: Esto se aplica en los pases que cuentan con formularios o herramientas nacionales. Las herramientas
nacionales suelen ser publicadas por el Ministerio de Salud. Quiz no sea necesario plantear ninguna pregunta, sino
ms bien examinar los formularios y las herramientas de registro y notificacin (esto ya se debera haber hecho en el
apartado "Herramientas y formularios de obtencin y notificacin de datos"), a fin de determinar si existen formularios o
herramientas nacionales.

S,
completamente

74

Parcialmente
No, en absoluto
N/A

20

Si procede, los datos se


notifican a travs de un
solo canal de los sistemas
de informacin nacionales.

21

Las fechas lmite de


notificacin estn en
consonancia con los
plazos pertinentes del
programa nacional de las
enfermedades infecciosas
desatendidas (por ejemplo,
fechas lmite para la
notificacin).

22

Se identifican los puntos


de servicio usando
nmeros de identificacin
que siguen un sistema
nacional.

Pregunta orientativa: Adnde y cmo remite su informe?


Observacin: Slo debe plantearse si existe un sistema de informacin nacional para las enfermedades tropicales
desatendidas. Quiz sea preciso que intente averiguar si se sigue el sistema nacional.

S,
completamente
Parcialmente
No, en absoluto
N/A
Pregunta orientativa: El nivel nacional les dio un plazo para que redactaran los informes y se los remitieran despus
de la tanda de quimioterapia preventiva ms reciente? En caso afirmativo, cules fueron esos plazos? (NOTA: Es
posible que esta informacin ya se haya obtenido en la pregunta 7. En tal caso, no es preciso que la plantee de
nuevo.)
Observacin: Slo se debe plantear si existe un sistema nacional de informacin para las enfermedades tropicales
desatendidas. El equipo de trabajo sobre el terreno debe conocer bien los plazos del programa nacional. Compare las
fechas lmite con los plazos del programa nacional contra las enfermedades tropicales desatendidas.

S,
completamente
Parcialmente
No, en absoluto
N/A
Pregunta orientativa: (ninguna)
Observacin: Esto es pertinente en el caso de los pases cuyo sistema nacional de informacin usa nmeros de
identificacin para los puntos de prestacin de servicios (pueblos y escuelas).

S,
completamente
Parcialmente
No, en absoluto
N/A

75

Anexo 8. Descripcin de un Registro Nominal de Vacunacin Electrnico


(RNVe)
Pas: _____________________
Equipo responsable: ______________________________
Fecha: ___/ ____/ ______
Alcance del Registro Nominal de Vacunacin Electrnico
1. Cules son los grupos de poblacin incluidos dentro del RNVe (nios, adultos,
etc.)?
2. Incluye dentro del RNVe el registro de datos nominales del programa regular de
vacunacin (Intramural)?
3. Incluye dentro del RNVe el registro de datos nominales de campaas?
4. Incluye dentro del RNVe el registro de datos nominales de vacunas no-PAI?
5. Incluye dentro del RNVe el registro de datos para vacunacin extramural
adicional a campaas de vacunacin?
6. Si la respuesta anterior es s, Cules modalidades de vacunacin extramural se
registran?
7. Dentro del RNVe, Se realizan actualizaciones con datos histricos de cohortes
previas por medio de migracin o digitacin de datos?
8. Al ingresar una persona nueva al RNVe Se ingresan los datos histricos de
vacunacin de la persona?
9. Existe un procedimiento normado para la actualizacin del nmero de cdula
de los(as) nios(as) en sustitucin del identificador temporal?
Marco normativo y legal
1. Existe en el Ministerio de Salud una estrategia de e-Salud?
2. Existe en el pas una legislacin sobre e-Salud?
3. Existe una normativa nacional sobre el uso de RNVe?
4. Si la respuesta anterior es s:
a. El software de RNVe que utiliza en el Ministerio de Salud se apega a
normativa?
b. El software de RNVe que utiliza en la Caja del Seguro Social se apega
a normativa?
c. El software de RNVe que utiliza en el sector privado se apega a
normativa?
5. Es obligatorio el uso del RNVe en las instalaciones de salud del Ministerio de
Salud?
6. Es obligatorio el uso del RNVe en las instalaciones de salud de entidades no
pblicas como el sector privado?
7. Cul es el marco legal para privacidad y confidencialidad de los datos?
Arquitectura del Software
1. El RNVe interopera con otros subsistemas de informacin en salud?
2. Los datos del RNVe se integran a los datos de otros subsistemas de
informacin en salud?

76

3. Los datos del RNVe interoperan con los datos de nacimientos del
Departamento de Estadsticas Vitales de la Contralora General de la Repblica
o Instituto equivalente?
4. El RNVe interopera o integra datos con otros aplicativos del PAI?
5. La versin en uso del software de RNVe fue creado en tecnologas basadas en
Web?
6. La versin en uso del software de RNVe fue creado en tecnologas de escritorio
(Standalone y/o Cliente Servidor)?
7. Existe versin del software de RNVe para tecnologas mviles?
8. El software de RNVe utiliza tecnologas de SMS?
9. En qu lenguaje(s) de programacin fue desarrollado el software de RNVe?
10. En qu plataforma de base de datos fue desarrollado el software de RNVe?
11. S aplica El software de RNVe utiliza algn motor o paquete para reportes y/o
grficos?
12. S aplica El software de RNVe utiliza algn motor o paquete para mapas?
13. S las respuestas 11 y/o 12 anterior fue s, liste a continuacin el(los) motor(es) o
paquete(s).
14. El software funciona en lnea, desconectado o ambas formas?
15. Cul es la periodicidad de la actualizacin de los datos?
16. En dnde se encuentran la(s) base de datos del RNVe?
17. Cules son las especificaciones tcnicas mnimas para los equipos
informticos de usuario para el correcto funcionamiento del software de RNVe?
Mantenimiento y sostenibilidad
1. Cul es el nombre del ente responsable de la administracin del software de
RNVe?
2. Cul es el nombre del ente responsable de la administracin de la informacin?
3. El software de RNVe es escalable?
4. Existe algn plan de escalabilidad del software de RNVe?
5. Existe algn plan de escalabilidad del Hardware utilizado por el software del
RNVe?
6. Existe algn plan de escalabilidad de las telecomunicaciones utilizadas por el
software del RNVe?
7. Existe un documento de poltica sobre la seguridad informtica del RNVe?
8. Existe un protocolo o poltica sobre copias de seguridad (Back-up)?
9. Existen procedimientos normados para la identificacin y correccin de
duplicados en los datos del RNVe?
10. Existe una poltica informtica sobre el manejo de base de datos del RNVe?
11. Cul es el procedimiento para implementar actualizaciones al software de
RNVe?
12. Cul es el procedimiento para implementar mejoras al software de RNVe?
13. Cul es el procedimiento para manejar incidencias en el software de RNVe?
14. Existe documentacin tcnica de la arquitectura y funcionamiento interno del
software de RNVe?
15. Si la respuesta anterior es s, Esta documentacin se encuentra actualizada a
la ltima versin de software?
16. Existe documentacin tcnica para el usuario del software de RNVe, tales
como manuales, guas y/u otros?

77

17. Si la respuesta anterior es s, Esta documentacin se encuentra actualizada a


la ltima versin de software?
18. Existe un presupuesto anual para el mantenimiento del software de RNVe?
19. Si la respuesta anterior es s, Cul(es) es(son) la(s) fuente(s) para
financiamiento para el mantenimiento?
20. Existe un presupuesto anual para implementar actualizaciones y mejoras al
software?
21. Si la respuesta anterior es s, Cul(es) es(son) la(s) fuente(s) para
financiamiento para implementacin de actualizaciones y mejoras?
Recursos humanos
22. Existe una normativa sobre el perfil tcnico mnimo requerido para la persona
que digita los datos en el software de RNVe?
23. Si la respuesta es s, Cul es el perfil tcnico mnimo requerido?
24. Existe una normativa sobre el perfil tcnico mnimo requerido para la persona
que valida los datos en el software de RNVe?
25. Si la respuesta es s, Cul es el perfil tcnico mnimo requerido?
26. Existe una estrategia de mesa de ayuda para el usuario del software RNVe?
27. Existe una normativa sobre el perfil tcnico mnimo requerido para el personal
de desarrollo y/o mantenimiento del software de RNVe?
28. Existe una normativa sobre el perfil tcnico mnimo requerido para el personal
que capacita en el uso del software de RNVe?
29. Existe una normativa sobre el perfil tcnico mnimo requerido para el personal
que da mantenimiento al hardware y telecomunicaciones utilizado por software
de RNVe?
Mdulos integrados en el software de RNVe
Indique los mdulos implementados en el RNVe del pas:
1. Registro nominal de vacunacin:
2. Movimientos de biolgicos - control de inventarios
3. Inventario equipos de cadena de fro
4. Monitoreo de ESAVI
5. Vigilancia de inmunoprevenibles
6. Auto capacitacin
7. Otros (Listarlos):
Funcionalidades del RNVe
Indique en la siguiente lista las funcionalidades del RNVe:
1. Consulta de la historia vacunal de una persona
2. Salidas de informacin para monitoreo de cobertura
a. Por edad
b. Por cohorte
c. Por indicacin (embarazo, crnicos, otros)
d. Por rea geogrfica / administrativa
e. Por pertenencia tnica
f. Por establecimiento que vacuna
g. Por vacunador
h. Por afiliacin
3. Inclusin del lote de vacuna en registro nominal

S ( )
S ( )
S ( )
S ( )
S ( )
S ( )

No ( )
No ( )
No ( )
No ( )
No ( )
No ( )

S ( )

No ()

S ( )
S ( )
S ( )
S ( )
S ( )
S ( )
S ( )
S ( )
S ( )

No ( )
No ( )
No ( )
No ( )
No ( )
No ( )
No ( )
No ( )
No ()

78

4. Recordatorios
5. Reportes gerenciales (Indicadores de Programa)
6. Reportes ad-hoc
7. Reportes predefinidos
8. Monitoreo de errores lgicos y normativos
9. Identificacin y correccin de duplicados repetidos
10. Generacin de mapas
11. Herramientas de anlisis geoespacial
12. Acceso por parte de usuarios externos
13. Herramientas de comunicacin entre usuarios del sistema
14. Diseminacin de informacin
a. Pblico
b. Personal de salud

S ( )
S ( )
S ( )
S ( )
S ( )
S ( )
S ( )
S ( )
S ( )
S ( )

No ()
No ( )
No ( )
No ( )
No ( )
No ( )
No ( )
No ( )
No ( )
No ( )

S ( )
S ( )

No ( )
No ( )

Nivel de implementacin (Describir)

Necesidades de apoyo (Describir)

79

Anexo 9. Formulario para evaluar la calidad del Registro Nominal de


Vacunacin electrnico
-Entrevista para el encargado de digitar los datos del softwareNombre y ubicacin del establecimiento: __________________________________
Nivel: Nacional ___ Departamental __ Municipal __ Unidad de salud ___
Sector: Pblico _____ Seguro social ____ Privado _______ Otro _____ Especifique:
Equipo evaluador: ____________________________________________________
Fecha: ___/ ___/ _____

Disponibilidad de equipos que


cumplen con especificaciones
tcnicas

Cuenta con la ltima actualizacin


del Software del PAI ?
Considera que las actualizaciones
2 al software por cambios de
esquema son oportunas?
Cuenta con un equipo de cmputo
3
para el Software del PAI?
Si respondi que s, de escritorio,
4
porttil o tablet?
Si respondi que s, Compartido o
5
exclusivo?
Si es compartido, cuenta con
6 suficiente tiempo para usar el
Software del PAI?
Especificaciones tcnicas de la
computadora (se verifica en la
computadora, Mi PC):
7 RAM
8 Sistema Operativo
8 Versin de Office
1

10

Tiene antivirus?

Tiene regulador de voltaje


11 funcional (cuando se va la energa
elctrica, funciona el UPS?)
Le funciona correctamente el
12
Software?

No

NA

Observaciones
Verifique
Si responde que no,
solicite que explique
Verifique

Con quin lo comparte


Si no es compartido
marque NA

Si responde que no,


solicite que explique
Si responde que no,
solicite que explique
Si responde que no,
solicite que explique

80

13 Tiene Impresora adecuada?

Si responde que no,


solicite que explique

Ha tenido suministro adecuado de


14 tinta y papel y otros insumos en los
ltimos 3 meses?

Si responde que no,


solicite que explique

Acceso a Internet

No

NA

Observaciones

Tiene acceso a Internet


institucional?
Su Internet institucional, tiene
restricciones de acceso a:
15

Pregunte
especficamente sobre
restricciones a Yahoo,
gmail, hotmail, etc
Facebook,
MySpace,etc

16 Correo personal

17

Redes Sociales

18 Youtube
19 Otros
Cada cunto se queda sin
20
Internet?
Cuando se queda sin acceso a
21 Internet, cmo le afecta en su
trabajo?
N

Infraestructura

Ha tenido fluido elctrico en forma


22 permanente en los ltimos tres
meses?
Si se ha ido la luz, cuntas
23
veces?
Si se ha ido la luz, cmo le afecta
24 a su trabajo con el Software del
PAI?
Se cuenta con generadores
25
elctricos, planta elctrica u otro?
El espacio fsico (puesto de
26 trabajo) es adecuado para la
digitacin?
27

Cuenta con insumos que faciliten


la digitacin?

Cuenta con un mecanismo para


28 saber qu registros ya se han
entrado al Software del PAI?
29

La sala dnde se digita, cuenta


con aire acondicionado?

Solicite que explique


S

No

NA

Observaciones
Si responde que no,
solicite que explique

Solicite que describa


Si responde que no,
solicite que explique
Verifique la mesa con
espacio suficiente,
silla adecuada, etc
Verifique insumos
como por ejemplos
regla, lupa, lpices,
resaltador, otros
Pregunte: cmo
hace para saber
dnde qued en la
digitacin?
Verifique

81

Recursos humanos y asistencia


tcnica

No

NA

30 Tipo de contrato (del digitador):


Tiempo dedicado como digitador
31
(horas semanales):
Cunto tiempo lleva usando el
32
Software del PAI?
Cumple con el perfil requerido por
33
la norma?
Fue capacitado formalmente para
34
el uso del Software del PAI?
35

Ej. Personal digitador


idneo
Si responde que no,
solicite que explique
Al menos ha recibido
capacitacin en el
esquema de
vacunacin vigente

Fue capacitado en normas


mnimas del PAI?

Le parece suficiente el tiempo que


36 dispone para el registro en el
Software del PAI?
Sabe qu hacer cuando el registro
37
diario (texto) no es claro?

Si responde que no,


solicite que explique
Si responde que no,
solicite que explique
Si responde que no,
solicite que explique
Personal, telefnico mesa de ayuda, por
mensajera
instantnea, por
Internet)

38 Tiene acceso a asistencia tcnica?


Si respondi que s, qu
39 mecanismo usan? Listar los ms
usados.
40
N

Si respondi que s, sobre qu


situaciones?
Captacin de los Datos

Sabe cmo ingresar una persona


nueva?
Sabe cmo actualizar un registro
42
(al vacunar)?
Qu hace para corregir errores de
43
digitacin?
41

44

Observaciones

Habitualmente, con qu
oportunidad se ingresan los datos?

Tiempo que demora en digitar los


45 datos de una persona que no existe
en el sistema
Tiempo que demora en actualizar
46 los datos de vacunacin de una
persona existente

No

NA

Observaciones
Solicite que lo
demuestre
Solicite que lo
demuestre
Solicite que lo
explique
Ejemplo: el mismo da
de la vacunacin, la
misma semana, el
mismo mes, otro
Tome el tiempo para 2
registros, si es
posible, y promediar
Tome el tiempo para 2
registros, si es
posible, y promediar

82

Percepcin de digitador

No

Ms o
Menos

Observaciones

47

Le gusta el Software del PAI? (s,


no , ms o menos)

Si responde que no,


solicite que explique

48

Le parece que el Software del PAI


es de fcil manejo?

Solicite que explique

Considera los recursos humanos y


tecnolgicos son suficientes para el
49
volumen de personas que se
vacunan/digitn en su institucin?

Solicite que explique

50
N

Qu sugerencias tiene para


mejorar el Software del PAI?
Percepcin de la persona
encargada del PAI:

No

NA

Observaciones

Considera que el Software del PAI le


facilita:
51 El monitoreo de dosis aplicadas?

Si responde que no,


solicite que explique

52

Le facilita la deteccin de
inasistentes?

Si responde que no,


solicite que explique

53

Generar el consolidado mensual


de dosis aplicadas?

Si responde que no,


solicite que explique

54 Le parecen tiles los reportes?

Si responde que no,


solicite que explique

Habra que generar un reporte


nuevo?

Si responde que no,


solicite que explique

55

56 Si respondi que s, qu reportes?


57

Qu sugerencias tiene para


mejorar el Software del PAI?

83