P9-REC

Procedimiento de cierre diario

Edicin: 07/2013
Versin: 2
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1. OBJETIVO
Hacer el cierre diario para generar la produccin de ese da y abrir la del da siguiente.
Verificando cualquier anomala no detectada durante la operacin.
2. ALCANCE
Este procedimiento aplica para el proceso Recepcin / Administracin / Ventas
3. RESPONSABILIDADES
Dirige
:
Gerente de Recepcin / Asistentes
Ejecuta
:
Auditor Nocturno / Night Clerk
Verifica
:
Gerente General, auditores internos de Calidad, Jefe de Recepcin
Administracin
4. DEFINICIONES
NO APLICA
5. PROCEDIMIENTO DE CIERRE DIARIO
Etapa

Descripcin

Inicio

A partir de las 11:00pm se inicia el proceso de

verificacin del da actual y posterior cierre del
sistema para dar entrada al trabajo de operacin del
da siguiente.

COMPROBACI
N ANTES DEL
CIERRE

SI
GENERA
CION
DEL
CIERRE
NO

Responsabl
e

Comprobar que se hayan realizado todos los check-in

y check out del da que se intenta cerrar.
Que los puntos de cambio de divisa del
establecimiento estn cerrados.
Que los tpvs (terminal punto de venta) del
establecimiento estn cerrados.
Los ingresos del establecimiento introducidos en el
formulario Contados, se hayan facturado.
Las cajas del establecimiento estn cerradas.
Que no exista facturacin de agencia pendiente de
facturar, de aquellas reservas que hacen check-out
en el da que se intenta cerrar.
Introduccin de todos los cardex (informacin del
cliente) al sistema.
Comprobacin por parte del Night Clerk contra tarjeta
de registro, vouchers y listado del sistema de todas
las llegadas del da.

Auditor
No
ctu
rno
/
Nig
ht
Cle
rk

Si no ha encontrado ningn problema en las

comprobaciones, el proceso de cierre Genera:

Produccin del da.

Mano corriente.
ELABORADO POR
REVISADO POR
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Fecha:

Fecha:

Fecha:

Registros
As
oci
ad
os

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ICDs (Informes Control Diario).

Cambia de da de trabajo.

Durante el proceso de cierre pueden aparecernos

diferentes mensajes de error para guiarnos en los
pasos a realizar para cerrar correctamente el da. Ver
en aclaraciones del procedimiento.
Es posible que el sistema nos arroje un mensaje
diciendo que el cierre no se ha podido terminar, y que
es necesario retroceder el cierre.
En el formulario de Das Cerrados estar marcado el
campo Incompleto indicando que el cierre no ha
terminado de forma correcta.

RETROCESO
DEL CIERRE

Fin

6. ACLARACION AL PROCEDIMIENTO
PASO 1
Aparecer una pantalla
con la fecha se procede
a filtrar la fecha del da
de cierre, se imprime y
se
cierra
automticamente

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PASO 2

PASO 3

Se seleccionan cada uno

por separado dejando para
el final el punto de venta
cafetera de empleados,
porque es el punto que
cierra ms tarde en prestar
sus servicios.

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PASO 4

En esta opcin se imprimen

los
diferentes
reportes,
como
planning
de
habitaciones en general,
llegadas y salidas previstas
del da siguiente.
Se deja una copia para
recepcin
y otra para
ingresos.

PASO 5

Los reportes Extra por

habitacin y Extra por
centro se generan para
enviarse a ingresos.

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PASO 6
En esta parte se
selecciona la fecha de
entrada y de salida
para
gestionar
la
facturacin
de
agencias

Se debe quitar cotejo

de prueba para que las
facturas sean reales.

PASO 7

Luego
aparecer
la
pantalla
aceptar,
procedemos
a
seleccionar y comenzara
el cierre.

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Error por falta

de Check in

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ERRORES COMUNES DURANTE EL PROCESO DE CIERRE

En este caso buscaremos las reservas con fecha de entrada en
la fecha de trabajo actual en las Reservas Individuales y o bien
les daremos Check In o bien las marcaremos como No Show.

Error por falta

de Check out

Hay que dar Check Out si han abandonado el hotel, o bien

alargar la estancia un da ms.

Error por punto

de cambio de
divisas abierto

Hay que cerrar todos los puntos de cambio de divisa que

tenemos en el hotel. Opcin Mdulos Adicionales | Cambio de
Divisas | Control de das.
Si tenemos ms de un punto de cambio de divisa los
cerraremos todos cambiando el punto de trabajo en la opcin
Mdulos Adicionales | Cambio de Divisas | Cambio punto
trabajo.
Si el encargado del cierre no tiene permisos, llamar al
responsable del punto de cambio que no est cerrado para que
lo cierre.

Error por TPVs

terminal centro
de divisa
abierto
Error por
contados
abiertos
Error por cajas
abiertas

Hay que cerrar todos los TPVs. Para esto se avisar al

responsable del TPV para que lo cierre, despertndole si es
preciso.

Facturaremos los contados pendientes. Opcin Front Office |

Facturacin | Fact. Contados.

Hay que cerrar todas las cajas del hotel. Opcin Front Office |
Recepcin | Caja | Control de Cajas | Botn Cerrar.

Facturacin de
agencia
pendiente

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Lneas facturas
libres de
Directos/extras

No cierra porque hay facturas de agencia pendientes de

facturar
Hay que facturar todas las reservas que han entrado en la
fecha de trabajo, y las que han hecho Check Out en la fecha de
trabajo y deben tener facturas de regularizacin. Opcin Front
Office | Facturacin | Fact. Agencias/Supl. Gtia.
Facturaremos primero las que la fecha de entrada es la fecha
de trabajo, y despus las que tienen fecha de salida igual a la
fecha de trabajo:

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No cierra porque hay facturas de agencia pendientes de

facturar Hay que facturar todas las reservas que han entrado
en la fecha de trabajo, y las que han hecho Check Out en la
fecha de trabajo y deben tener facturas de regularizacin.
Opcin Front Office | Facturacin | Fact. Agencias/Supl. Gtia.
Facturaremos primero las que la fecha de entrada es la fecha
de trabajo, y despus las que tienen fecha de salida igual a la
fecha de trabajo:

Hay que eliminar las lneas pendientes de facturar. Opcin Front

Office | Facturacin | Gestin de Facturas Dir./Extras | y pulsar
F3.

Simplemente hay que borrar las lneas que nos aparezcan con
F4
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7. ANEXOS
MANUAL DE FIN HOTEL
8.

CONTROL DE CAMBIOS
CONTROL DE CAMBIOS

No.
Versi
n

Fecha

Aprobado

Descripcin de Cambios

1
Incorporacin del punto 8. Control de Cambios a
la estructura del formato del procedimiento
02/07/201
- Incorporacin de una casilla al formato del
3
procedimiento, donde se especifican los Registros
asociados

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