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Gestin de Costos Laboratorio

Microsoft Project 2010

MICROSOFT PROJECT 2010

Contenido
Contenido
1.

COSTOS .......................................................................................................................................... 5
Planeamiento De Costos De Recursos .............................................................................................. 5
Como especificar costos variables para los recursos de trabajo .................................................. 5
Ingreso de Costos Fijos De Tareas..................................................................................................... 6
Como establecer los costos para los recursos del material .......................................................... 7
Como establecer los costos para los recursos del tipo COSTO .................................................. 7
Como establecer varios costos para un recurso: .......................................................................... 7
Cambio De Las Asignaciones De Costos ............................................................................................ 9
Como Establecer La Acumulacin De Costos .................................................................................. 10
Revisin De Los Costos Planeados .................................................................................................. 11
Revisin de los costos de asignacin .......................................................................................... 11
Revisin de los costos de recursos .............................................................................................. 12
Revisin de costo de tareas ........................................................................................................ 12
Revisin del costo total planeado del proyecto.......................................................................... 13
Actualizacin Manual De Los Costos Del Proyecto ......................................................................... 14
Creacin de Presupuesto ................................................................................................................ 16

2.

SEGUIMIENTO DEL PROYECTO .................................................................................................... 25


Establecer Una Lnea Base .............................................................................................................. 25
Revisar la informacin de resumen prevista y real ......................................................................... 29
Borrar una lnea de base ................................................................................................................. 30

3.

ACTUALIZACION DEL PROGRESO DE LAS TAREAS ....................................................................... 31


Actualizar el proyecto segn la programacin ............................................................................... 31
Introducir el porcentaje completado .......................................................................................... 32
Introducir la duracin real .......................................................................................................... 34
Introducir Fechas de Comienzo y Finalizacin de las Tareas ...................................................... 35
Actualizacin Del Progreso Mediante El Trabajo De Recursos ....................................................... 36
Introducir el porcentaje de trabajo completado ........................................................................ 36
Introducir el trabajo real y el trabajo restante completado ....................................................... 38
Introducir el trabajo real completado por perodo de tiempo ................................................... 39
PARA VOLVER A PROGRAMAR EL PROYECTO ................................................................................. 41

4.

SUPERVISIN DEL PROYECTO...................................................................................................... 43


Primera Forma ................................................................................................................................ 43
Seegunda forma: ............................................................................................................................. 43
2

Tercera forma: ................................................................................................................................ 44


5.

INFORMES Y REPORTES ............................................................................................................... 45


Informes disponibles ....................................................................................................................... 45
Ejemplos De Informes: .................................................................................................................... 46
Informes De Costos ..................................................................................................................... 46
Informes De Flujo de Caja ........................................................................................................... 48
Informe Resumen del Proyecto .................................................................................................. 48
Tareas, Recursos Humanos y Fechas .......................................................................................... 49
Informes Personalizados ................................................................................................................. 49
Curva S ............................................................................................................................................ 51

Pontificia Universidad Catlica del Per Instituto para la Calidad, 2012.


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Derechos reservados, prohibida la reproduccin de este documento por cualquier medio, total o
parcialmente, sin permiso expreso de los editores.
Material elaborado por Luis Ibazeta Crdenas, MBA, PMP, PRINCE 2

1.

COSTOS
Normalmente sern los recursos asignados a las tareas los que generen la mayor parte de los
costos. Pero tambin existen costos asociados directamente con las tareas.
El punto inicial es agregar los costos de los recursos y los costos fijos para las tareas, Microsoft
Project utiliza calcula los costos del proyecto en general con base en estos.
Si est en la fase de evaluacin de proyectos, puede utilizar esta informacin para calcular el
presupuesto y si est en la parte de planeacin del proyecto puede comprobar si el plan de trabajo
est de acuerdo con el presupuesto asignado.
Planeamiento De Costos De Recursos
Una forma para planear los costos del proyecto es asignar los costos de recursos. Al escribir tasas de
costos y asignar recursos a tareas, esas tasas de costos de recursos se multiplican por el trabajo de
las asignaciones. El resultado es el costo de la asignacin.
Microsoft Project le permite escribir distintos costos para un recurso.
Como especificar costos variables para los recursos de trabajo
Para establecer los costos de los recursos siga estos pasos:
Ejemplo:

Nombre de Recurso
Gerente de Proyecto

Tipo
Trabajo

Capacidad

Tasa

Tasa Hora Extra

1 200,00 /hora

250,00 /hora

Ingeniero Civil

Trabajo

1 100,00 /hora

150,00 /hora

Ingeniero Mecnico

Trabajo

1 100,00 /hora

150,00 /hora

Supervisor de Obra

Trabajo

2 80,00 /hora

100,00 /hora

Operario

Trabajo

3 50,00 /hora

80,00 /hora

Combustible

Material

Vitico

Costo

5,00

*Por el men Ver Hoja de Recursos

Microsoft Project no asigna automticamente la tasa de horas extras cuando un recurso excede las
10 horas diarias o las 48 horas semanales. Si lo hiciera, podra acabar con costos superiores a los
reales.
Para utilizar la tasa de horas extra, usted debe especificar el trabajo de horas extras y el trabajo
normal para el recurso
Para asignar el trabajo extra, simplemente inserte una columna Llamada Trabajo de Horas Extra
Ingreso de Costos Fijos De Tareas
Cuando se tienen los costos asociados a las actividades, sin importar si tienen recursos o no, puede
escribir un costo fijo para una tarea.
Para escribir un costo fijo para una tarea, siga estos pasos:
*Estando en el Diagrama de Gantt, ingresar la columna Costos Fijos
Ejemplo, para realizar los planos se requieren del pago de impresin.

*En el campo Acumulacin de Costos Fijos especifique cuando debera acumularse el costo de la
tarea. El costo fijo planeado para la tarea se agregar a otros costos calculados para asignaciones y
tareas durante el proyecto. El total aparecer en el campo Costo Total de la tarea de resumen del
proyecto.

*En el campo Costo/Uso del recurso de trabajo,

Como establecer los costos para los recursos del material


Para definir los costos de los recursos, siga estos pasos:
*Estando en la Tabla de Entrada. Haga clic en Ver Hoja de Recursos
*Asegrese que los recursos materiales deben designarse en el campo Etiqueta del Material con las
unidades de medida. Ejemplo: Galn
*En el campo Tasa Estndar, escriba el costo por unidad. Por ejemplo: Un Galn 5,00
Como establecer los costos para los recursos del tipo COSTO
Siga estos pasos: Viticos asignados a la tarea Supervisin 500,00

Como establecer varios costos para un recurso:


Si usted cuenta con informacin sobre aumento de precios de materiales en determinada fecha que
afectar los costos del proyecto, o tiene descuentos a partir de una cantidad de consumo puede
especificar diferentes costos en diferentes momentos utilizando las Tablas de Tasa de Costos. Para
especificar diferentes costos, siga estos pasos:
*En la Hoja de Recursos, haga doble clic en el recurso para el que desea especificar varios costos.

*En el cuadro de dilogo Informacin del Recurso, haga clic en la ficha de Costos

*En la ficha A (predet.), puede ver la tasa estndar, la tasa de horas extras y el costo por uso
escritos en la Hoja de Recursos
*Para especificar un cambio en las tasas despus de un cierto periodo de tiempo, haga clic en Fecha
Efectiva y escriba la fecha modificada. Tenga en cuenta que la primera celda no se dejar modificar
pues Project calcular los cambios con respecto a esta.
*Cuando haya escrito la fecha, puede escribir los otros datos que se deben modificar.

*Para especificar diferentes costos basados en diferentes tipos de actividades, escriba los costos en
otro ficha, como B o C. Por ejemplo: Un ayudante tiene salarios diferentes dependiendo de la
actividad que realiza, entonces despus de asignar el costo de la primera actividad en A se escribe el
costo de la otra actividad en B.

Cambio De Las Asignaciones De Costos


Cuando se asignen varios precios, se puede escribir los porcentajes que varan con respecto al
primer precio. Para esto se escribe la fecha y luego en la tasa estndar el porcentaje. La tasa real
que representa el cambio se calcular inmediatamente y aparecer en el cuadro.
La tabla A se asigna de manera predeterminada a las actividades segn el valor del recurso. Si por
algn motivo ha definida otra tabla de costos, como la B o C, se debe especificar que tabla desea
utilizar para la asignacin. Para hacerlo, siga estos pasos:
*Cuando ya tenga asignado los recursos a las tareas, haga clic en Ver Uso de Tareas (Tambin
puede utilizar Ver Uso de Recursos).
Aparecer una tabla donde se muestra los recursos asignados a las actividades
*Luego, haga doble clic en el recurso al cual se le asignar una tabla diferente a la A. Aparecer el
cuadro de dilogo Informacin de la Asignacin

*Seale la pestaa General


*En la Tabla de Tasas de Costos, situada en la parte inferior, seleccin la tabla que desee aplicar a
esta asignacin

Como Establecer La Acumulacin De Costos


El mtodo que utiliza Microsoft predeterminado es el Prorrateo. Pero usted puede especificar el
mtodo que ms se ajuste a sus gustos. Es importante especificar el mtodo de acumulacin de
costos para el planeamiento del flujo de costos. Para esto siga los siguientes pasos:
*Haga Clic en Ver Hoja de Recursos (Asegrese que este ubicado en la Tabla de Entrada)
*En el campo Acumular del recurso haga clic en uno de los mtodos: Comienzo, Prorrateo, Fin

Los mtodos consisten en:


*Comienzo: calcula los costos de las actividades con los precios que se ingresaron al inicio del
proyecto
*Final: calcula los costos de las actividades con los precios que se ingresaron al final del proyecto
*Prorrateo: Se hace un promedio entre el precio inicial y el precio final de las actividades o
recursos.
Tambin puede especificar el mtodo de acumulacin de costos en la ficha Costos del cuadro de
dilogo Informacin del Recurso.

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Revisin De Los Costos Planeados


Revisin de los costos de asignacin
Puede revisar los costos de asignaciones aplicando la tabla Costo a la vista Uso de Tareas o Uso de
Recursos. Para hacerlo siga estos pasos:
*Haga clic en Ver Uso de Tareas o Ver Uso de Recursos, para mostrar una de las vistas de
asignaciones.

*Haga clic en Ver Tabla Costo


En la vista Uso de Tareas, puede ver los costos de cada asignacin y el costo total de cada tarea. En
la vista Uso de Recursos, puede ver los costos de cada asignacin y el costo total de cada recurso.

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Revisin de los costos de recursos


Puede revisar los costos de recursos para ver cunto cuesta a cada recurso llevar a cabo las tareas
asignadas. Para obtener los costos totales de las asignaciones de un recurso, agregue el Costo a la
Hoja de recursos de la siguiente manera:
*Haga clic en Ver Hoja de Recursos
*Haga clic en el encabezado de columna situado a la derecha del lugar en el que desea insertar el
campo Costo
*Haga clic en Insertar Columna
*En la lista Nombre de Campo, haga clic en Costo y a continuacin haga clic en Aceptar.
Se agregar el campo Costo a la tabla, mostrando los costos totales planeados para todas las
asignaciones de cada recurso

Revisin de costo de tareas


Puede revisar los costos de tareas para ver cunto cuesta realizar cada tarea. Este costo es la suma
de todos los costos de los recursos asignados a esta tarea, adems de los costos fijos adicionales.
Para ver los costos totales de las tareas, haga lo siguiente
*Estando en el Diagrama de Gantt, haga clic en Ver Tabla Costo
*Revise el campo Costo Total para ver el costo de cada tarea

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Revisin del costo total planeado del proyecto


Puede ver el costo total planeado del proyecto. Este costo es la suma de todos los costos de tareas,
y de los costos fijos adicionales del proyecto. Para ver el costo total del proyecto, siga estos pasos:
*En el Diagrama de Gantt, agregue la tarea de resumen al proyecto. En Vista Mostrar Tarea de
Resumen del Proyecto
*Haga clic en Tabla Costo.
Frente a la barra de resumen del proyecto, aparecer el costo total del proyecto.

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Otra forma de ver el costo total del proyecto es:


*Haga clic en Proyecto Informacin del proyecto.
*En el botn Estadsticas, aparecer el costo total del proyecto

Actualizacin Manual De Los Costos Del Proyecto


Si ha asignado recursos a tareas en el proyecto y tambin se ha introducido el costo de estos
recursos, los costos se actualizarn cuando escriba informacin real del proyecto.
Si no desea que esta actualizacin se haga automticamente puede desactivar esta opcin y escribir
los costos manualmente, para hacerlo siga estos pasos:
*Haga clic en Archivo Opciones Programacin
*Desactive la ficha de verificacin Microsoft Project siempre calcula los costos reales

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*De manera predeterminada los cambios realizados en los costos se distribuirn uniformemente a
lo largo de la duracin real de una tarea. Si prefiere extender los costos a la fecha de estado (fecha
de actualizacin del proyecto), active la casilla de verificacin Las modificaciones de los costos
totales se extienden a la fecha de estado

Para introducir los costos de tareas manualmente:


*En el Diagrama de Gantt haga clic en Ver Tabla Costo para aplicar la tabla Costo.
*Escriba el total de costos reales en el campo Real de la tarea

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Creacin de Presupuesto
Para crear un presupuesto para el proyecto, debe realizar cinco procesos:
En primer lugar, se crean los recursos de presupuesto que representan el presupuesto general
del proyecto, incluidos los recursos de presupuesto para costos, trabajo y materiales.
En segundo lugar, se asignan los recursos de presupuesto a la tarea de resumen del proyecto.
De esta forma, los presupuestos se aplicarn a todo el proyecto.
En tercer lugar, se especifican valores para los recursos de presupuesto.
En cuarto lugar, se identifican otros recursos del proyecto que se van a supervisar y comparar
con los recursos generales del presupuesto. Los recursos se identifican agrupndolos todos
ellos (incluidos los recursos del presupuesto) segn el tipo de presupuesto con el que se van a
comparar.
Por ltimo, tras clasificar todos los recursos segn el tipo de presupuesto al que pertenecen, se
agrupan los recursos para compararlos con el presupuesto general definido para el proyecto.
Ejemplo:

Asignando recursos:

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Paso 1: Crear recursos del presupuesto del proyecto


Como ejemplo de cmo crear un presupuesto para el proyecto, suponga que desea crear dos
recursos de presupuesto denominados Budget-travel, Budget-Labor. Los nombres que asigne
a estos recursos del presupuesto le ayudarn a distinguirlos de otros recursos del proyecto
cuando los clasifique en el paso 4.
1. En la hoja de recursos, cree los tres recursos que va a utilizar como recursos de presupuesto del
proyecto.
2. Para cada recurso de presupuesto, haga clic en Informacin del recurso.
3. En el cuadro Informacin del recurso, cree el tipo de recurso de presupuesto que desee
haciendo clic en el tipo en la lista Tipo y activando la casilla de verificacin Presupuesto
(Budget).
4. Haga clic en Aceptar.

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Paso 2: Asignar los recursos del presupuesto a la tarea de resumen del proyecto
Para mostrar el presupuesto asignado a todo el proyecto, debe asignar todos los recursos del
presupuesto a la tarea de resumen del proyecto:
1. En el men Ver, haga clic en Diagrama de Gantt.
2. En el men Archivo, haga clic en Opciones y, a continuacin, en la ficha Avanzado.
3. En la seccin Mostrar opciones para este proyecto, haga clic en Mostrar tarea de resumen del
proyecto.
4. Haga clic en Aceptar.
5. Seleccione la tarea de resumen del proyecto y, a continuacin, haga clic en Asignar recursos.
6. En el campo Nombre del recurso, seleccione los recursos de presupuesto que ha creado en el
primer paso y, despus, haga clic en Asignar.
Sugerencia Si tiene muchos recursos de distintos tipos, pero slo desea mostrar los recursos del
presupuesto, haga clic en Opciones de lista de recursos. Active la casilla de verificacin situada
bajo Filtrar por y, a continuacin, haga clic en Recursos del presupuesto en la lista.
7. Despus de asignar los recursos del presupuesto a la tarea de resumen del proyecto, haga clic
en Cerrar.

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19

Paso 3: Introducir valores para los recursos del presupuesto


1.
2.

En el men Vista, haga clic en Uso de recursos.


En la vista Uso de recursos, especifique valores para el presupuesto insertando columnas para
los campos Costo presupuestado y Trabajo presupuestado:
1. En el men Insertar, haga clic en Columna.
2. En el cuadro Nombre de campo, haga clic en Costo presupuestado y luego en
Aceptar. Repita estos dos pasos para insertar una columna para el campo Trabajo
presupuestado.
Sugerencia Si las asignaciones de recursos estn ocultas, haga clic en el smbolo de esquema de la
tarea para mostrarlas.
3. En la fila que representa la tarea de resumen del proyecto, especifique los valores de los
presupuestos de costo y trabajo.
Nota Tenga en cuenta que el campo Trabajo presupuestado incluye valores para los recursos de
trabajo y de material. Para un recurso de trabajo, el presupuesto se calcula en horas. Para un
recurso de material, el presupuesto se calcula segn la etiqueta de material creada para dicho
recurso. Por ejemplo, un valor de presupuesto en cemento de 20 con la etiqueta de material
Toneladas se muestra como 20 toneladas en el campo Trabajo presupuestado.

Puede especificar tambin los importes de costo de trabajo y presupuesto para un perodo de
tiempo especfico en la parte de fase temporal de la vista Uso de recursos. Este mtodo le
resultar til cuando desee especificar, por ejemplo, que se va a asignar una determinada
cantidad de dinero al mes mientras dure el proyecto.
1. En el men Formato, haga clic en Estilos de detalle.
2. En el cuadro Campos disponibles, haga clic en Costo presupuestado y luego en Mostrar. Repita
estos dos pasos para insertar una columna para el campo Trabajo presupuestado.
3. Haga clic en Aceptar.
Los campos Trabajo presupuestado y Costo presupuestado aparecen como filas. Especifique
valores de presupuesto para cada perodo de tiempo. Tenga en cuenta que slo puede
especificar valores para la tarea de resumen del proyecto.

20

21

Paso 4: Clasificar los costos de los recursos segn el tipo de presupuesto


En este paso, se clasifican todos los recursos, incluidos los del presupuesto, segn el tipo de
presupuesto al que pertenecen. Para ello, se crea un campo de texto personalizado que
contiene palabras o frases que identifican cada tipo de presupuesto. Una vez clasificado cada
recurso de esta manera, en el siguiente y ltimo paso, agrupar los tipos de presupuestos para
compararlos con el presupuesto general.
1. En el men Ver, haga clic en Hoja de recursos.
2. Cree un campo de texto personalizado que contenga una palabra o frase que identifique cada
tipo de presupuesto al que pertenecen los recursos:
1. Insertar Campo Personalizado
2. En el cuadro de dilogo Campos personalizados, haga clic en Recurso y, a
continuacin, en la lista Tipo, haga clic en Texto1 (o en cualquier otro campo de texto
desde Texto1 hasta Texto30).
3. Haga clic en Cambiar nombre para cambiar el campo de forma que indique la
categora de presupuesto que desea agrupar, como Tipo de presupuesto.
4. Seleccione la opcin Aplicar a menos que se indique manualmente y, a continuacin,
haga clic en Aceptar.

3.
4.

Agregue el campo de texto del recurso personalizado a la vista Hoja de recursos.


En la vista Hoja de recursos, para cada recurso (incluidos los recursos de presupuesto), escriba
una palabra o frase que identifique el tipo de presupuesto de ese recurso.
Por ejemplo, para cada persona del proyecto que trabaje activamente en las tareas, puede utilizar
el trmino Mano de obra para indicar el tipo de presupuesto. Para cada recurso de material,
puede utilizar la palabra Materiales. Para cada recurso de costo que implique un viaje, puede
usar la palabra Viaje.
Nota Asegrese de usar estas mismas palabras o frases de catalogacin para los recursos del
presupuesto asignados a la tarea de resumen del proyecto y para cada uno de los recursos de
trabajo, material y costo.

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Se ha agregado el campo personalizado Tipo de presupuesto a la hoja de recursos.


Todos los recursos de viajes, incluido el recurso de presupuesto denominado Presupuesto-Viaje,
se han clasificado en el mismo tipo de presupuesto.
Las palabras o frases de catalogacin que ha escrito en el campo personalizado se utilizarn para
agrupar los recursos en el paso siguiente.

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Paso 5: Agrupar los recursos para compararlos con el presupuesto


1.
2.
3.

En el men Ver, haga clic en Uso de recursos.


En Vista, Grupo
En el cuadro de dilogo Nuevo grupo por, en la columna Nombre de campo, haga clic en el
nombre del campo de texto del recurso personalizado que ha creado en el paso 4 y, despus,
haga clic en Aceptar.
Los recursos se agrupan por tipo de presupuesto. Ahora puede ver el costo de los recursos en
comparacin con el presupuesto general definido para el proyecto en el paso 3.
El presupuesto total del trabajo para todo el proyecto.
La cantidad total de trabajo de todos los recursos del proyecto. El trabajo asignado supera el
trabajo presupuestado en 24 horas.
La cantidad de trabajo asignado a Pedro.

Sugerencia Puede ver tambin un informe grfico del presupuesto. En el men Informe, haga clic
en Informes visuales. En el cuadro de dilogo Informes visuales, haga clic en la ficha Uso de la
asignacin y luego en Informe Trabajo presupuestado o Informe Costo presupuestado. Haga
clic en Ver para ver el informe.

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2.

SEGUIMIENTO DEL PROYECTO


En la fase de ejecucin del proyecto Microsoft Project puede ayudarlo a almacn la informacin del
progreso, analizar el rendimiento y generar informes de estado. Supervisando el progreso y el
rendimiento, puede ajustar el plan del proyecto para asegurarse de que el mbito, la programacin,
los costos y los recursos estn equilibrados de forma necesaria.
Para hacer el seguimiento con Project se deben hacer dos cosas: guardar la informacin prevista del
proyecto y escribir la informacin de progreso cuando los recursos comiencen a completar tareas.
Establecer Una Lnea Base
Una lnea base nos permite comparar la informacin con que se planeo el proyecto y la forma como
se est ejecutando.
Al guardar una lnea base se estar almacenando informacin inicial del proyecto en un momento
concreto. La informacin que se almacena es:
*Costo
*Duracin
*Fin
*Comienzo
*Trabajo
Para guardar una lnea base para el plan del proyecto siga estos pasos:
*Haga Clic en Proyecto Establecer Lnea Base

*Asegrese que la opcin Guardar Lnea de base est activada. Si no se encuentra activada cierre el
men Herramientas y escoja en Ver Diagrama de Gantt
*En la opcin Guardar Lnea de Base asegrese que se ha seleccionado Lnea de base
*En este mismo cuadro de dilogo en Para seleccione Proyecto Completo

25

*Haga clic en Aceptar


Cuando se asignan actividades adicionales al proyecto aunque ya haya guardado la lnea de base
puede continuar agregndole tareas. Siga estos pasos:
*En el Diagrama de Gantt seleccione las tareas que desea agregar a la lnea de base.
*Haga clic en Herramientas - Seguimiento Guardar Lnea de Base para mostrar el cuadro de
dilogo Lnea de Base. Asegrese de que la opcin Guardar Lnea de Base est activada

*En el cuadro Lnea de Base aparece la fecha en que guard por ltima vez la lnea de base.
*Si desea agregar tareas a otras lneas de base, por ejemplo Lnea de Base 1, haga clic en la Lnea de
Base correspondiente en la lista.
*En Para, active las tareas seleccionadas.

26

*De manera predeterminada despus de que se guarda una lnea de base, una tarea de resumen no
se actualiza al modificar, agregar o eliminar una subtarea. Para evitar esto seleccione la casilla De
Subtareas a Tareas de Resumen.
*Haga clic en Aceptar y Si para confirmar que desea cambiar la lnea de base existente

27

Para ver la lnea de base puede utilizar dos formas:


*En Ver haga clic sobre Diagrama de Gantt de Seguimiento. En el grfico que aparece usted podr
comparar la informacin inicial (barras azules o rojas) y la ingresada durante la ejecucin del
proyecto (negra).

Igualmente puede utilizar las tablas:


*Clic en Vista - Tablas
*En el cuadro de dilogo que aparece seleccione Lneas de Base y haga clic Aplicar

Lo ms comn es que las lneas de base no se modifiquen, por lo tanto cuando tenga que asignar
nuevas tareas al proyecto cree una lnea de base completamente nueva. Para esto se sigue el
procedimiento anterior pero siempre se selecciona la opcin Para: Proyecto Completo

28

Revisar la informacin de resumen prevista y real

*En el men Proyecto haga clic en Informacin del Proyecto.


*En el cuadro de dialogo que aparece seleccione la opcin Estadsticas. Aparecer la informacin
del proyecto en forma comparativa

29

Borrar una lnea de base


*Haga clic en Proyecto Establecer Lnea Base Borrar Lnea de Base

*Aparecer el cuadro de dilogo Borrar Lnea de Base. Active Plan Previsto o Plan Provisional
segn el caso y seleccione el nombre de la lnea de base que desea borrar.
*Active la opcin Proyecto Completo o Tareas Seleccionadas
*Clic en Aceptar

30

3.

ACTUALIZACION DEL PROGRESO DE LAS TAREAS


Al introducir una parte de informacin de estado, normalmente, Microsoft Project calcula otras
partes. La programacin y los costos se calculan automticamente.
Existen varios mtodos para actualizar el proceso de las tareas, usted puede utilizar el que le
parezca ms conveniente mientras que utilice siempre el mismo, pues esto le permite obtener
resultados ms coherentes.
Actualizar el proyecto segn la programacin
El mtodo ms sencillo de introducir informacin de seguimiento es proporcionar informacin a
Project que muestre que el proyecto funciona exactamente de acuerdo con el plan. Puede usar la
fecha de hoy u otra distinta como fecha de referencia de Trabajo Completado.
Con este mtodo, las tareas se actualizan de la siguiente manera:
*Todas las tareas con una fecha de finalizacin programada antes de la fecha de trabajo
completado aparecen completadas en la fecha programada. En otras palabras, las fechas
programadas de finalizacin se convierten en las fechas de finalizacin reales hasta la
fecha.
*Todas las tareas con una fecha de comienzo programada antes de la fecha de trabajo completado
(y una fecha de finalizacin despus de su fecha) estn en curso durante esa fecha.
*Todas las tareas con una fecha de comienzo programada despus de la fecha de trabajo
completado quedan intactas.
Para actualizar el proyecto segn la programacin:

*Haga clic en Proyecto Actualizar Proyecto. Aparecer el cuadro de dilogo Actualizar el proyecto
*Asegrese de que est activada la opcin Actualizar trabajo completado al

31

*Escriba la fecha de trabajo completado en el cuadro. De manera predeterminada aparecer la


fecha de hoy
*Active la opcin Solo al 0% o al 100% si desea que Project calcule si la tarea no ha comenzado o si
se ha completado al 100%.
Si la fecha programada de comienzo es posterior a la fecha de trabajo completado, la tarea seguir
con 0%. Si la fecha programada de finalizacin de una tarea es anterior a la fecha de trabajo
completado, la tarea se configurar con el 100% completado.
Si la fecha programada de comienzo de una tarea es anterior y la fecha programada de finalizacin
de una tarea es posterior a la fecha de trabajo completado, el programa calcular un porcentaje de
valor completo.
Active la casilla Solo de 0% al 100% si desea que las tareas en curso continen al 0%. Es decir, todas
las tareas con fechas de finalizaciones programadas posterior a la fecha de trabajo completado para
las que no se haya introducido un valor aparecern en cero.
Puede usar este mtodo para actualizar todo el proyecto o slo las tareas seleccionadas. Para esto
active la opcin Todo el Proyecto o Tareas Seleccionadas
Introducir el porcentaje completado
Al introducir el porcentaje completado, Project calcula la duracin restante y real.
Para escribir el porcentaje completado a una o ms tareas:
*En el Diagrama de Gantt, seleccione las tareas que desea actualizar.
*En el men TArea Actualizar segn programacin

32

*En el cuadro de dilogo Actualizar Tareas introduzca el porcentaje completado de las tareas.

En el Diagrama de Gantt el porcentaje completado se representa como una lnea roja dentro de las
barras.

Esta actualizacin tambin puede hacerse por la Informacin de la Tarea


*Seleccione la Tarea que desea actualizar
*Haga doble clic sobre ella. Aparecer el cuadro de dilogo Informacin de la Tarea
*En la pestaa General escriba el porcentaje completado.

33

Introducir la duracin real


Si escribe la duracin real de una tarea, Project calcular el porcentaje completado. Puede cambiar
la duracin restante si es necesario.
Para introducir la duracin real de las tareas:
*En el Diagrama de Gantt, seleccione la tarea que desea actualizar.
*Haga clic en Tarea Actualizar segn programacin
*En el cuadro Duracin real escriba el valor.

34

*Si espera que la tarea dure ms o menos tiempo del programado, actualice la duracin restante el
respectivo cuadro.
NOTA: De manera predeterminada Microsoft Project calcular automticamente el trabajo y el
costo real y restante para los recursos asignados al actualizar el porcentaje completado, la duracin
real o la duracin restante de tareas o asignaciones. Si quiere que el programa no lo haga
automticamente sin que usted pueda controlarlos haga clic en Archivo Opciones Programacin
opciones de Calculo para este proyecto y quita la verificacin de las casillas Actualizar el estado de
las tareas actualiza el estado del recurso

Introducir Fechas de Comienzo y Finalizacin de las Tareas


Al escribir fechas de comienzo y finalizacin para tareas, puede supervisar mejor la fecha de
finalizacin de todo el proyecto, especialmente al trabajar con tareas crticas. Si escribe una fecha
de comienzo real, la fecha de comienzo programada cambiar para adaptarse a la fecha real.
Igualmente, al escribir una fecha de finalizacin real, la fecha de finalizacin programada har lo
mismo.
Para introducir una fecha de comienzo o finalizacin real para una o ms tareas, haga lo siguiente:
*En el Diagrama de Gantt, selecciones las tareas con fecha de comienzo o finalizacin que desea
actualizar.
*Haga clic en Tarea Actualizar segn programacin

35

*En Estado Real, escriba la fecha real de comienzo o final segn sea el caso.
Al escribir fechas reales de comienzo y finalizacin, las fechas programadas cambian para adaptarse
a ellas, con el fin de mostrar que efecto tienen estas fechas en la programacin establecida
inicialmente.

Actualizacin Del Progreso Mediante El Trabajo De Recursos


Introducir el porcentaje de trabajo completado
Si ha asignado recursos, puede introducir los informes del porcentaje que han completado hasta el
momento.
*Para escribir el porcentaje de trabajo completado para una tarea, siga estos pasos:
*En el Diagrama de Gantt y aplique la tabla de Trabajo. Haga clic en Vista Tabla Trabajo

36

*En el campo % trabajo compl. de la tarea que desea actualizar, escriba el valor del porcentaje de
trabajo completado

*Siga estos pasos para introducir el porcentaje de trabajo completado de una asignacin:
*Abra la vista Uso de Tareas
*Haga Doble clic en el nombre del recurso situado debajo de la tarea (esto se llama Asignacin) con
el porcentaje de trabajo que desea actualizar.
*En el cuadro de dilogo Informacin de la Asignacin, haga clic en la ficha Seguimiento.

*En el cuadro % trabajo completado, escriba el valor.

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Introducir el trabajo real y el trabajo restante completado


Si ha asignado varios recursos a una tarea e introduce el trabajo real completado para la tarea, la
cantidad de trabajo se distribuir uniformemente entre los recursos asignados.
Para introducir la cantidad total de trabajo real completado en una tarea, haga lo siguiente:
*Desde el Diagrama de Gantt, haga clic en Ver Tabla Trabajo
*Arrastre la barra divisoria hasta ver la columna Real.
*En el campo Real de la tarea que desea actualizar, escriba el valor de trabajo real.

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Los valores de los campos Restante y % trabajo compl. se calcularn de nuevo.


Para escribir la cantidad total de trabajo real completado en una asignacin, haga lo siguiente:
*Abra la Vista Uso de Tareas
*Haga clic en Ver Tabla Trabajo
*En el campo Real de la asignacin que desea actualizar, escriba el valor del trabajo real.

Los valores de los campos Restante y % trabajo


Introducir el trabajo real completado por perodo de tiempo
El mtodo ms comn de actualizar la informacin real de progreso es introducir el trabajo real de
las asignaciones por perodos de tiempo. Ejemplo: por horas
Con este mtodo, se utiliza el parte de horas de la vista Uso de tareas para introducir datos reales.
Para hacerlo siga los siguientes pasos:

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*Abra la Vista Uso de Tareas


*Haga clic en Formato Detalles Trabajo Real. El parte de horas de la vista incluir la fila Trab.
Real como una fila debajo de Trab.
*Si desea mostrar los totales resumidos de trabajo real de las asignaciones, aplique la Tabla trabajo
al parte de horas de la vista. Haga Clic en Ver Tabla Trabajo

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PARA VOLVER A PROGRAMAR EL PROYECTO


Despus de actualizar la informacin del proyecto, se debe volver a programar las tareas
incompletas a la fecha actual. Microsoft Project calcular automticamente estas actividades hasta
la fecha que usted desee. En este momento es recomendable guardar una nueva lnea de base.
Para volver a programar tareas incompletas, siga estos pasos:
*Haga clic en Proyecto Actualizar proyecto

*Active la opcin Reprogramar trabajo restante para que empiece despus de y asigne la fecha
desde la que quiera que se vuelva a programar

*Puede utilizar este proceso para reprogramar Todo el proyecto o solo las Tareas seleccionadas.
Para esto active la opcin que ms se acomode a su necesidad.

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IMPORTANTE: Las tareas que tengan restricciones no se reprograman de nuevo

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4.

SUPERVISIN DEL PROYECTO


Usted puede observar como se est realizando la ejecucin de su proyecto y compararlo con la
programacin inicial.
Para esto existen varias formas:
Primera Forma
*Haga clic en proyecto Informacin del Proyecto Estadsticas

Segunda forma:
*En el Diagrama de Gantt, haga clic en Ver Tabla Variacin

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Tercera forma:
*En el diagrama de Gantt, seleccione Ver Gantt de Seguimiento.

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5.

INFORMES Y REPORTES
Para que esta opcin est activada es necesario que el computador tenga configurada alguna
impresora, ya que los informes se generan por Vistas Preliminares.
Existen seis categoras de informes disponibles:
*Generales
*Actividades Actuales
*Costos
*Asignaciones
*Carga de Trabajo
*Personalizados
Informes disponibles
*Haga clic en Informes. Aparecer el cuadro de dilogo Informes, mostrando las categoras
disponibles.
*En el cuadro de dilogo Informes, haga doble clic en la categora que desea mostrar

*Haga doble clic en el informe que desee ver

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El informe aparecer en una ventana de Vista Preliminar. Haga clic en una parte del informe para
ampliarla. Haga clic otra vez para volver al estado anterior.

*Puede configurar la pgina del informe como le parezca ms conveniente. Para esto de clic en
Configurar Pgina. Cuando ya est listo para imprimir de clic en Imprimir
Ejemplos De Informes:
Informes De Costos
*El informe presupuesto enumera todas las tareas del presupuesto ordenadas por costo total. El
informe refleja los costos reales, el costo previsto (programado), la variacin, el costo fijo, el
mtodo de acumulacin y el costo restante. Las tareas se enumeran de mayor a menor costo. Para
crear el informe Presupuesto, haga lo siguiente:
*Haga doble clic en Costos
*Haga doble clic en Presupuesto

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*Aparecer el informe Presupuesto.

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Informes De Flujo de Caja


*El informe de flujo de caja es un informe que muestra los costos totales programados y reales de
cada tarea, divididos en periodos semanales. Para generar un informe de Flujo de Caja
*En Informes Costos haga doble clic a Flujo de Caja

Informe Resumen del Proyecto


*Existe un Informe que resume toda la informacin del proyecto. Este informe se centra en la
informacin ms importante y es particularmente til para las directivas por la concisa presentacin
de los datos generales del proyecto. Para generar el Informe Resumen del proyecto
*En Informes Generales haga doble clic a Resumen del proyecto

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Tareas, Recursos Humanos y Fechas


*El informe de Tareas, Recursos Humanos y Fechas es una muestra los recursos asignados a cada
actividad divididos en horas diarias de trabajo asignado. Para generarlo
*Haga doble clic Informes Asignaciones y doble clic en Tareas, Recursos Humanos y Fechas

Informes Personalizados
Para comenzar el proceso de crear el informe personalizado, siga estos pasos:
*Haga clic en Informes y doble clic en Personalizados

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*En el cuadro de dilogo que aparece haga clic en el informe que desea crear en la lista de Informes

*Haga clic en Nuevo, Modificar o Copiar dependiendo como desee el informe.


Project permite personalizar los informes tomando datos de las tablas del proyecto. Al cambiar un
informe debe especificar el contenido en las categoras de Definicin, Detalles y Ordenar

IMPORTANTE: Desde la versin Microsoft Project 2007 cuenta con otro tipo de Informes llamados
Informes Visuales. Al seleccionar alguno de ellos se crea un grfico en Excel como resultado de una
Tabla dinmica. Para crear un Informe Visual siga estos pasos:
*En el men Informes haga clic sobre Informes Visuales. Aparecer un cuadro de dilogo donde
usted podr escoger el tipo de Informe
*Por ejemplo, al seleccionar Informe de Resumen de Costos

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Curva S

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