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Sap Co
Sap Co
NDICE
Mdulos de CO Pag. 1
COCCA Pag. 1
COOPA Pag. 1
COPCA Pag. 1
COPC Pag. 1
COPA Pag. 2
COABC Pag. 2
Estructuras Organizativas Pag. 2
2.1 Sociedad CO Pag. 2
2.2 Sociedad PA Pag. 3
Datos Maestros Pag. 3
3.1 Clases de Coste Pag. 3
3.1.1 Costes Primarios Pag. 3
3.1.2 Costes Secundarios Pag. 3
3.1.3 Clases de Ingresos Pag. 3
3.2 Centros de Coste Pag. 4
3.3 Clases de Actividad Pag. 4
3.4 Valores Estadsticos Pag. 5
4 Contabilizaciones...... Pag. 6
4.1 Imputaciones Propuestas y Automticas Pag. 7
4.2 Compromisos Pag. 8
4.3 Traspasos e Imputaciones Pag. 8
4.3.1 Traspaso de Coste Pag. 8
4.3.2 Facturacin Directa de Actividad Pag. 8
4.3.3 Contabilizacin Actividad Indirecta Pag. 9
4.3.4 Contabilizacin Actividad No Imputable Pag. 9
4.3.5 Reserva de Fondos Pag. 9
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Plan de Cuentas y que tengan los mismos periodos contables normales (en los especiales pueden diferir). La
Sociedad CO tendr el mismo Plan de Cuentas que las Sociedades FI que tiene asignadas. Para crear un a
Sociedad CO : IMG ! Controlling ! Controlling General ! Organizacin ! Actualizar Sociedad CO: Se crea
la Co con los datos requeridos. En Activar Componente/Indicador de Control, la activamos para el ejercicio
y las reas que queramos (Centros de Coste, rdenes, ...). Para asignar la Co a las FI en IMG ! Estructura
Empresa ! Actualizacin Estructuras ! Asignacin ! Controlling ! Asignar FI a CO ! marcamos nuestra
sociedad y pulsamos en Asignacin de Sociedades. Solo faltara crear un rango para los documentos
analticos que se crean en CO. Operaciones analticas son aquellas que realizamos en CO, y a cada una hay
que asignarla un rango de nmeros. Por ello lo que se suele hacer es agrupar las operaciones similares en
grupos, y a cada grupo le asignamos un rango (operaciones reales, de planificacin,...). Se hara en IMG !
Controlling ! Controlling General ! Organizacin ! Actualizar rangos para documentos CO ! aqu creamos
los grupos y dentro de Grupo/Insertar le asignamos el rango y las operaciones.
Sociedades PA ! Solo se creara si tuviramos activo el mdulo COPA. Las Sociedades Co se asocian a
una PA, bien sea 1 a 1 o varias Co a 1 PA.
DATOS MAESTROS
Los Datos Maestros de Controlling son 4:
Clases de Coste ! Donde diferenciamos entre:
Costes Primarios ! A travs de ellos se hacen las imputaciones de FI a CO, y son las cuentas del grupo 6 del
CAES.
Costes Secundarios ! Se utilizan para realizar los subrepartos, traspasos, ... entre diferentes Centros de
Coste.
Clases de Ingresos ! Estn representados por las cuentas del grupo 7 del CAES.
Se crean en IMG ! Controlling ! Controlling Gastos Generales ! Contabilidad Clases de Coste ! Datos
Maestros ! Clases de Coste ! Crear Clases de Coste Primario y Secundario. Ahora utilizando las 3 opciones
creamos las Clases de Costes:
Ejecutar Parametrizacin Previa: Aqu indico las cuentas asignadas a los costes primarios, las cuentas
para las clases de ingresos, y las clases secundarias.
Crear juegos de datos BatchInput: Indicamos la Sociedad CO, la validez en el tiempo para los datos
maestros de CO, ya que aqu van a tener duracin finita, y damos de alta todos los costes primarios e
ingresos.
Ejecutamos el juego de datos
Si creramos las clases de coste de forma manual entraramos por el Men Funcional ! Finanzas ! Controlling
! Centros de Coste ! Datos Maestros ! Clases de Coste ! Tratamiento Individual ! Crear Primario: as los
creamos de uno en uno y tendramos que poner las cuentas del grupo 6 y 7 del CAES. Si creamos costes
secundarios no hace falta que existan cuentas creadas, normalmente en CO se utilizan cuentas del grupo 8 y 9.
A estos secundarios hay que asignarles un tipo (para subrepartos, para recargos, ...), ya que solo se podrn
utilizar para el tipo definido.
Los costes primarios es muy frecuente asignarlos directamente a un centro de coste, y as cada vez que se
contabilice contra en cuenta se le asignar ese coste al centro predeterminado.
Centros de Coste ! Es necesario crear previamente una estructura jerrquica en el Men Funcional de
Controlling ! Datos Maestros ! Jerarqua Standard ! Modificar : Entrando por Tratar ! Insertar Modo !
Mismo nivel: creamos un grupo, y con Nivel Inferior creamos subgrupos.
Ahora en Datos Maestros ! Centros de Coste ! Tratamiento Individual ! Crear: creamos los centros de coste,
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su nombre, periodo de validez, ... , en la segunda pantalla nos pide la clase de centro que va a ser, su rea de
jerarqua, moneda, ... pulsamos Indicador y le decimos las clases de coste que puedo contabilizar (se sealan
las que no van a ser contabilizables). A cada centro de coste le tengo que asignar unas clases de coste para
saber lo que se puede hacer en ese centro.
Aparte de la jerarqua puedo crear todas las combinaciones de centros de coste que necesite distintas de la
Standard (en Datos Maestros ! Grupo de Centros de Coste), y as los agrupo de la forma ms cmoda para su
tratamiento (puedo sacar informes conjuntos, ...).
Clases de Actividad ! Sirve para realizar repartos entre distintos Centros de Coste en base a facturacin de
actividades (ej: horas utilizadas en la reparacin, ...). Existen 4 clases de actividades:
Tipo 1 ! Conocemos tanto lo consumido por el centro emisor, como lo consumido por cada centro receptor
de esa actividad.
Tipo 2 ! No conocemos ni lo producido por el emisor ni por cada uno de los receptores.
Tipo 3 ! Se conoce lo producido por en emisor, pero no lo consumido por cada receptor.
Tipo 4 ! Se conoce lo producido por el emisor, pero no se puede hacer el reparto entre los receptores.
En el sistema adems de crear la clase de actividad, tengo que asignarla a un centro de coste, o a varios.
Adems cada centro de coste puede tener varias clases de actividad.
Se crean a travs del men funcional de Controlling ! Datos Maestros ! Clases de Actividad ! Tratamiento
Individual ! Crear: la nombramos e indicamos el resto de datos relevantes como unidad de actividad, tipo de
actividad, clases de centros de coste que la permiten, la clase de coste a travs de la cual va a llegar al receptor
(ClCo factura interna), indicador de tarifa (1=costes/unidades, 2=costes/capacidad, 3=manual), aunque lo
normal es que sea de tarifa 1, que es el ms eficiente.
Ahora habra que asignar esta clase de actividad al Centro de Coste, y se hara a travs de la planificacin,
donde encontramos los perfiles de planificacin que van a tener cada uno una hoja, o layout, de planificacin,
que no es mas que la pantalla de planificacin. Se hara a travs de Planificacin ! Activar Perfil de
Planificacin: los ms utilizados son SAP 101 y SAP 103 ( para planificar las clases de actividad en un Centro
de Coste). En Planificar ! Actividades ! Modificar: le indico el Centro de Coste, la versin, el periodo !
pulsamos en el icono de las montaas y sacamos el layout de planificacin donde indicamos la duracin de
esa clase de actividad planificada. La tarifa total ser la variable ms la fija, en CD le indicamos como vamos
a repartir la clase de actividad en los periodos (a partes iguales, ...). Despus habra que hacer el ciclo para
repartir la actividad entre los receptores.
Valores Estadsticos ! Son criterios subjetivos para repartos mas eficientes (ej: gastos de luz, personal que
utiliza el comedor, ...). Tenemos que definir en el sistema los valores con los que vamos a trabajar.
En Men Funcional de Controlling ! Datos Maestros ! Valores Estadsticos ! Tratamiento Individual ! Crear:
nombramos el valor estadstico, unidad de medida, si su valor va a ser fijo (de Enero a Diciembre el valor va a
ser constante) o total (va a variar), ...
Estos valores estadsticos se pueden enlazar con otros mdulos de SAP (Produccin, ...) para que se actualice
cuando varen cantidades en esos mdulos. Este enlace se realizara en la opcin Enlace SIL. Si no lo
enlazamos cada mes hay que actualizarlo manualmente en Contabilizaciones Reales ! Valores Estadsticos !
Registrar, donde le indicamos los datos que vamos a llevar a cada centro receptor.
Otra opcin posible es crear grupos de valores estadsticos para planificarlos y sacar informes conjuntos.
CONTABILIZACIONES
Imputacin ! Definir Sustitucin: pulsamos Entorno ! Sustitucin ! Sustitucin ! Crear ! Insertar Entrada:
sealamos el Centro de Coste y enter, en Campo Centro de Coste: Valor Constante=nombre del Centro.
Sealamos Condicin Previa y pulsamos Campos para Condicin para elegir la opcin correcta en cada caso
(en el nuestro Libro Mayor COBLKHKONT=600000). Tambin restara activar la Sustitucin en nuestra
sociedad.
4.2 Compromisos ! Cuando se realizan pedido desde MM, no se genera un documento contable, ste solo se
generar cuando se produzca la entrada de mercancas, y otro documento contable cuando se reciba la factura.
El documento de Controlling, es decir, la imputacin del gasto, se produce al recibir la factura. Pero es muy
normal que en Controlling se trabaje con comprometidos para imputar los costes antes que se reciba la factura,
por tanto al hacer el pedido ya se puede imputar a los Centros de Coste como un comprometido. Cuando se
reciban las mercancas se cerrar dicho comprometido y se har la imputacin real al Centro de Coste en
cuestin.
4.3 Traspasos e Imputaciones ! Tenemos varias modalidades:
4.3.1 Traspaso de Coste ! Cuando imputamos a un Centro de Coste incorrectamente debemos corregirlo e
imputarlo al Centro correcto, para estos se utilizan los traspasos. Desde el Men Funcional de Controlling !
Contabilidad Centro de Costes ! Contabilizaciones Reales ! traspaso de Costes ! Registrar: Con esto solo
generamos un documento en Controlling, nunca en finanzas. El traspaso puede ser por todo el importe o solo
por una parte del mismo. En Traspaso ! Partidas Individuales ! Registrar: indico el nmero de documento
contable que quiero modificar y el Centro de Coste al que debera haber ido. Con este procedimiento se
traspasa todo el valor de un Centro a otro, pero no crea un documento financiero.
4.3.2 Facturacin Directa de Actividad ! Es otra forma de traspasar los costes. Se hace en base a la
actividad cuando esta es del tipo 1, es decir, cuando conozco tanto lo producido por el emisor como lo
consumido por los receptores. Se hace en Contabilizaciones Reales ! Facturacin de Actividad ! Registrar:
Repartimos los costes entre los distintos receptores (la actividad deba estar creada y asignada a un Centro de
Coste con anterioridad). Si al hacer esta facturacin nos confundimos, le indicamos el nmero de documento
CO que cre antes y le modificamos las horas consumidas por cada receptor.
4.3.3 Contabilizacin Actividad Indirecta ! Cuando no conocemos la cantidad de actividad consumida por
cada receptor, la asigno como ms me convenga, por porcentajes, cantidades fijas, ...
4.3.4 Contabilizacin Actividad no Imputable ! La actividad es del tipo 4, por tanto no podemos imputar
la cantidad de actividad a los centros receptores. En este caso no se asocia la actividad a un Centro de Coste
porque no se puede repartir entre los receptores. En este caso se estimar lo consumido por los receptores y
despus lo producido por el emisor. En Contabilizaciones Reales ! Actividades emisoras ! Registrar:
indicamos el Centro emisor, la clase de actividad y la cantidad de la misma.
4.3.5 Reserva de Fondos ! Generamos el comprometido antes de tener el pedido. En Contabilizaciones
Reales ! Reserva de Fondos ! Crear: indicamos fecha, sociedad, moneda, pulsamos las montaitas e
introducimos cuando vendr la factura de esa reserva de fondos, su clase de coste, el centro de coste y su
importe, teniendo en cuenta que van a ser siempre estimaciones. En Sistema Info ! Seleccin de Informes !
Partidas Individuales ! Centro de Coste PIs comprometido: vemos las partidas comprometidas en cada Centro
de Coste.
4.3.6 Valores Estadsticos ! los valores estadsticos son de 2 tipos: fijos (le indicamos a inicio de ejercicio el
valor para cada Centro de Coste que ser fijo durante todo el periodo) y totales (no son fijos y por eso al final
del periodo hay que indicar su cantidad). En Contabilizaciones Reales ! Valores Estadsticos ! Registrar:
indicamos para cada Centro de Coste cuanto a valido el valor estadstico.
Los Ciclos no son mas que sumatorios de segmentos, y en cada segmento indicamos el emisor , los receptores
y lo que va a cada receptor.
Los ciclos y las reglas de traspaso de gastos se crean bastante fijas para no tener que cambiar cada poco
tiempo el ciclo.
Ejemplo de Ciclo con 3 Segmentos:
Formado por 1,2 y 3
Formado por 2,4 y 5
Formado por 3,6 y 7
Tambin existen Ciclos Iterativos, es decir, del Centro A pasara al B, del B al C, y del C de nuevo al A, as
hasta que no se puedan traspasar ms costes.
Para crear traspaso peridico entramos por Contabilizaciones Reales ! Cierre Periodos ! Traspaso Peridico:
en Detalles ! Ciclo ! Crear: creamos el ciclo ( en la fecha de inicio se pone la fecha inicial de un periodo),
creamos los segmentos en Aadir Segmento donde indicamos los receptores, el emisor (si queremos crear un
grupo en Detalles ! Crear Grupo), la cantidad que vamos a sacar del emisor (en porcentaje, cantidad fija, ...), si
son valores reales o planificados y como van a llegar a los receptores (en Base da Referencias indicamos lo
que va a cada receptor). Al final del periodo iramos por Contabilizaciones ! Cierre de Periodo ! Traspaso
Peridico: donde ejecutamos el ciclo, primero en test y luego en real.
Para la distribucin y el subreparto se actuara de forma similar, con la nica diferencia que en el subreparto el
coste lo traspasa con una cuenta de coste secundario.
Si lo hacemos con valores estadsticos hay que registrar primero dichos valores para los Centros de Coste
receptores en ese periodo, y posteriormente se hara el subreparto, distribucin o traspaso peridico.
Antes del cierre de periodo habra que traspasar los datos de valores estadsticos enlazados con el SIL hasta
los Centros de Coste.
En Contabilizaciones Reales ! Cierre de Periodo ! Transferencias ! Valor Estadstico dependiente o
independiente del SIL: indicamos el ejercicio y el periodo para el que quiero trasladar la informacin.
Para realizar el cierre definitivo quedara por hacer el bloqueo de periodos en Contabilidad de Centros de
Coste ! Entorno ! Bloqueo de Periodos ! Modificar: podemos bloquear tanto para valores reales como para
planificados (e incluso los 2 a la vez).
Con el Ledger de Reconciliacin se verifica la igualdad entre las imputaciones de Controlling y las de
Finanzas. Se pueden dar problemas al traspasar gastos entre Centros de Coste de distintas Sociedades FI, que
se harn a travs de cuentas de compensacin entre sociedades. Este Ledger verifica todo el proceso, que el
gasto imputado en el Centro de Coste final se corresponde con la imputacin que hizo la Sociedad FI al
Centro de Coste inicial. Para trabajar con este Ledger habra que activarlo en IMG ! Controlling ! Controlling
Gastos Generales ! Contabilidad Clases de Coste e Ingresos ! Ledger de Reconciliacin ! Activar Ledger de
Reconciliacin. El segundo paso sera actualizar cuentas de compensacin para contabilizar reconciliacin, es
decir, crear las cuentas de compensacin. Posteriormente habra que determinar un rango de nmeros para
documentos de contabilizacin de reconciliacin para asignar un nmero nico a cada documento de
compensacin que se genere. Por ltimo se ejecutara el ledger desde Finanzas ! Controlling ! Clases de Coste
! Reconciliacin.
Por tanto, y resumiendo, para el cierre habra que hacer:
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Periodificacin
Transferencia de Valores Estadsticos enlazados con el SIL
Subrepartos, distribuciones y traspasos peridicos
Facturacin indirecta de actividad
Cierre de periodo: bloqueo de operaciones analticas
Ejecucin del Ledger de Reconciliacin.
PLANIFICACIN
Para poder planificar hay que definir en el sistema versiones, que son diferentes escenarios. Un perfil de
planificacin tiene asociado un layout u hoja de planificacin.
Para activar el perfil de planificacin entramos por Controlling ! Controlling General ! Organizacin !
Actualizar versiones: la versin que creemos ser til en todos los mdulos de Controlling, aunque para cada
mdulo habr que darla una configuracin especfica, que acompaen a los datos generales vlidos para todos
los mdulos.
En Opciones se define la versin en nuestra sociedad CO: sealamos la versin y pulsamos Opciones por
Ejercicio ! Entradas nuevas: se le da las opciones convenientes en cada caso (la opcin permitido copiar
permite copiar las opciones en un ejercicio a ejercicios siguientes).
Para crear un perfil de planificacin se entra por Controlling ! Controlling Gastos Generales ! Contabilidad
Centros de Coste ! Planificacin ! Planificacin Manual ! Layout de Planificacin propios ! Crear Layout de
Planificacin para planificar clases de coste ! Crear Layout...: nombre y lo creamos, le ponemos los datos
obligatorios (botn ) y en Tratar ! Selecciones Generales ! Visualizar/Modificar: le indicamos los datos
obligatorios. Ahora hay que asignar este Layout a un Perfil de Planificacin en IMG ! Crear Perfiles de
Planificacin.
Ahora ya podramos planificar, pero tendramos que activar el perfil en Panificar ! Activar, tras lo cual la
planificacin es posible.
Es posible planificar actividades, clases de coste y valores estadsticos, y para cualquier Centro de Coste de la
empresa.
Se crean Layout de planificacin para cada objeto a planificar.
Planificar Valores Estadsticos: Planificar ! Valores Estadsticos ! Modificar: versin, periodo,
ejercicio, Centro de coste y valor estadstico que queremos planificar
Clases de Actividad: Similar al anterior.
Clases de Coste: Similar al anterior.
Los Costes Primarios Independientes de Actividad son aquellos que no son originados por la actividad en
cuestin pero que se imputan al Centro de Coste donde tenemos esa actividad. Para asignar estos costes se
hara una particin y los consideraramos como costes dependientes para calcular la tarifa de la actividad.
Si seleccionamos el Perfil de Planificacin 101 y lo activamos, al planificar clases de coste nos pide la clase
de actividad, por lo que ese coste ser dependiente de esa actividad. En cambio el Perfil SAP103 no pide la
clase de actividad, con lo que estaremos planificando un coste independiente de actividad.
Tambin podemos realizar periodificaciones, traspasos peridicos, distribuciones y subrepartos planificados,
es decir, las mismas operaciones que en nivel real.
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