Está en la página 1de 17

Manual de operacin

Del Sistema de
Control de Eventos
Acadmicos
L.I. LIZBETH ALEJANDRA HERNNDEZ GONZLEZ
ESPECIALIZACIN EN INGENIERA DE SOFTWARE
OCTUBRE DEL 2004

Manual de operacin

INTRODUCCIN
Bienvenidos al Sistema de Control de Eventos Acadmicos: SCEA, al utilizar este
producto usted ver a la computadora como un ayudante eficiente de sus tareas

Requerimientos de Equipo
Para el correcto funcionamiento de SCEA ser necesario contar con el siguiente equipo:
Equipo principal:
CPU
Pentium I superior
Monitor
VGA
Disco duro con x Mb {hacer clculo de la cantidad de informacin esperada + el
disponibles
tamao del programa + el espacio que requiere para correr}
RAM
32 Mb
Sistema Operativo
Windows 98 o superior.
Impresora
De inyeccin de tinta o lser.
Teclado
De 101 teclas estndar en idioma espaol.
Ratn

Manual de operacin
Equipo auxiliar:
CPU
Pentium I superior
Monitor
VGA
Disco duro con x Mb {hacer clculo de la cantidad de informacin esperada + el
disponibles
tamao del programa + el espacio que requiere para correr}
RAM
32 Mb
Sistema Operativo
Windows 98 o superior
Teclado
De 101 teclas estndar en idioma espaol.

Instalacin
Para que SCEA se pueda utilizar, debe realizar primero su instalacin, la cual debe ser de
la siguiente forma:
1. Introduzca el CD en la unidad de CD-ROM de su computadora, averige la letra del
dispositivo de CD (generalmente es D: E:).
2. A partir de que cierre la compuerta del dispositivo de CD, la mquina le ir indicando
que hacer. En caso de que no sea as, proceda como sigue.
a. Oprima el icono de Mi PC.
b. Oprima con el ratn el icono del dispositivo de CD y escoja el archivo instalar.
c. Se crearn los accesos directos en el escritorio y en grupo de programas
InicioProgramasSCEA.

Manual de operacin

ndice general del uso de SCEA

GENERAL................................................................................................................................. 5
1.1

IDENTIFICACIN DEL USUARIO............................................................................................11

ORGANIZAR EVENTO............................................................................................................ 11
2.1

ORGANIZAR PROGRAMA..................................................................................................... 14

2.2

ORGANIZA PROPAGANDA.................................................................................................... 17

2.3

ORGANIZAR MOBILIARIO Y EQUIPO.....................................................................................19

INSCRIPCIONES.................................................................................................................... 19
3.1

INSCRIPCIN DE PARTICIPANTES........................................................................................ 19

REGISTRO DE ENTREGA DE DOCUMENTOS.....................................................................24

LISTA DE ASISTENTES.......................................................................................................... 25

5.1

IMPRIMIR LISTA DE PERSONAS INSCRITAS PARA VERIFICAR MANUALMENTE............................25

5.2

GENERACIN AUTOMTICA DE LA LISTA..............................................................................26

5.3

EDITAR LISTA.................................................................................................................... 27

UTILERAS.............................................................................................................................. 27
6.1

EXPORTAR........................................................................................................................ 27

6.2

REPORTES DE INDICADORES.............................................................................................. 29

6.3

RESPALDAR EVENTO......................................................................................................... 30

6.4

RESTAURAR EVENTO......................................................................................................... 31

Manual de operacin

CMO SE USA SCEA?

1 General
Para iniciar SCEA haga clic en el botn Inicio Programas SCEA

SCEA, o

de clic en el Icono que cre en su escritorio:

Icono
SCEA

Figura 1.1. Escritorio de la computadora

Todas las pantallas de SCEA siguen un diseo uniforme, de manera que le ser fcil
relacionar las actividades y opciones a elegir. Despus de Identificarse como usuario
registrado, SCEA utilizar una pantalla principal con un men que muestra todas las
opciones de SCEA (Figura 1.2.).

Manual de operacin

Figura 1.2 Pantalla principal

Las opciones del men principal de SCEA (figura 1.2) son las siguientes:
Organizar evento.- Este men se encargar de controlar la organizacin del evento
mediante las siguientes opciones:
o Nuevo evento.- permite dar de alta el evento a coordinar.

o Organizar programa, cuenta con el siguiente submen:


Solicitar ponencias.- permite enviar por correo electrnico la
convocatoria para recepcin de escritos, mediante la seleccin de
ponentes potenciales del catlogo de contactos.

Manual de operacin

Figura 1.3. Pantalla Acerca de dentro del ambiente integrado de SCEA

Dentro de las caractersticas generales que tiene el sistema se encuentran las siguientes:

Uso de la barra de herramientas general.- Se encuentra en la pantalla principal y


contiene las opciones ms comunes del sistema:

Figura 1.4. Barra de herramientas

o
o

Nuevo Evento

Uso de botones representativos que realizan una accin.


El diseo de SCEA, que est basado en el ambiente de Windows, por lo que
cuenta con atajos (short-cuts) que le permitirn al usuario experto, obtener
mayores y ms rpidos beneficios.
La pantalla y men principales. Figura 1.2.
7

Manual de operacin
El uso de catlogos.- Cuando vea un control en la pantalla del estilo de la Figura
1.5, significa que debe seleccionar una de las opciones que se le presentan,
haciendo con el ratn en la punta de la flecha; se mostrar una lista de opciones,
seleccione con un clic del ratn, la opcin deseada.
Seleccione
Figura 1.5. Controles de seleccin de nombres de un catlogo

Si se le pide una fecha, debe teclearla en el formato dd/mm/aaaa, si introduce una


fecha invlida, el sistema se lo indicar.
Todos los catlogos se manejarn de la misma manera, como el catlogo de
Instituciones (ver Figura 1.6), en donde se crearn, eliminarn o modificarn los
elementos del catlogo mediante la barra de navegacin.

Barra de navegacin y
actualizacin

primero

anterior

ltimo agregar
siguiente

modificar

eliminar

cancelar

aceptar

Figura 1.6. Catlogo de instituciones

Los catlogos utilizados sern los siguientes:


o reas de Investigacin
o Contactos
o Estados y Municipios
o Instituciones
o Talleres
o Personas de la Institucin
Para cada catlogo se valida que no se inserte un registro en blanco (p.e. los datos de
una persona sin nombre y paterno), que no se inserten registros duplicados o valores
invlidos (dependiendo de cada catlogo y de cada campo).

Manual de operacin
A continuacin se explicarn las principales opciones, y para fines operativos, se
mostrarn las pantallas independientes de la pantalla principal. En cada pantalla se
muestran los datos que debe introducir el usuario para que se lleve un control adecuado.

1.1

Identificacin del Usuario


Esta pantalla es la primera que ver al iniciar el sistema (Figura 1.1.1.).

Figura 1.1.1 Ingreso al sistema

Tendr tres oportunidades de intentar ingresar al sistema, de lo contrario la ventana se


cerrar. Si decide ingresar al sistema, aparecer la pantalla de la Figura 1.1.2.

Figura 1.1.2 Identificacin del usuario

Debe teclear su nombre de usuario y su clave de acceso, de otro modo no podr tener
acceso a SCEA. Cuando est listo presione Aceptar, de lo contrario Cancele la
operacin presionado el botn Cancelar. La clave inicial ser Usuario: admin, Clave:
admin, se sugiere cambiarla inmediatamente despus de ingresar al sistema.

2 Organizar Evento
Para organizar un evento es necesario darlo de alta primero, es decir, introducir sus datos
generales. Cuando crea un evento, automticamente se dispara un proceso de
Depuracin que eliminar todos los datos del evento anterior, exceptuando los catlogos
generales que utiliza el sistema, habr un mensaje que se lo advertir (ver figura 2.1).

Manual de operacin

Despus se muestra una pantalla que permite elegir de entre nombres anteriores de
eventos (Figura2.2).

Figura 2.2 Seleccin del nombre del evento

Inmediatamente despus se muestra la pantalla de captura de la Figura 2.3 para dar de


alta el nuevo evento.

Figura 2.3. Dar de alta un evento

Presione para guardar la informacin del evento, Cancelar para retroceder. Si lo desea,
puede configurar el logo del evento actual presionando el botn logo (Figura 2.4), este
10

Manual de operacin
logo aparecer como imagen de fondo del sistema y en los reportes de indicadores.
Tambin se puede invocar al catlogo de los talleres que correspondern a ese evento y
la configuracin de la cuenta de correo desde la cual se enviarn las convocatorias,
aceptaciones, rechazos e invitaciones (Figura 2.5)

Figura 2.4 Configuracin del logo del evento

Para configurar el logo puede seleccionar un archivo de imagen (*.bmp, *.jpg, *.jpeg,
*.emf, *.wmf) y presionar guardar para establecerlo como predeterminado, si desea
Establecer el logo de SCEA, presione Logo SCEA y luego Guardar, para eliminar
cualquier imagen, presione <CTRL+X>.
Podr volver a ver la pantalla 2.3 al seleccionar la opcin Editar Evento Actual del men
Organizar Evento.

2.1

Organizar programa
Para organizar el programa se realizan varias actividades:
o Se convoca a los ponentes para que enven sus escritos.

Figura 2.1.1 Enviar convocatoria

Al presionar el botn Contactos, se abre una pantalla que muestra el catlogo de


contactos de la institucin, en ella podr elegir a los contactos a los que desea invitar para
11

Manual de operacin
que enven sus escritos, marcando con un clic del ratn la opcin Invitar de cada contacto
deseado.
Marque

Figura 2.1.2. Seleccin de contactos a convocar para que enven sus escritos

Al presionar el botn Aceptar, se introducen los correos electrnicos de los contactos


seleccionados en la pantalla de la Figura 2.1.1, presione Cancelar si no desea hacer la
seleccin. Para enviar la convocatoria, captrela en el Texto del correo y presione el
botn Enviar, de lo contrario Cancele la operacin.
o

El comit realiza la seleccin de ponencias (independientemente del sistema), enva


correo electrnico de aceptacin de escritos y enva correo electrnico de rechazo de
escritos indicando el criterio de rechazo.

Es el mismo procedimiento que para el envo de la convocatoria, slo que se utilizan las
siguientes pantallas:

Figura 2.1.3 Enviar aceptacin de escritos a los ponentes potenciales.

12

Manual de operacin

Figura 2.1.4. Enviar rechazo de escritos indicando el criterio de rechazo

En estos casos slo se podrn seleccionar los contactos que fueron seleccionados en la
pantalla 2.1.2. En caso de que no escriba ningn criterio de rechazo para alguno de los
ponentes seleccionados, o en caso de que no tengan direccin de correo, no se enva.
o

Se enva un correo electrnico invitando a los contactos de la institucin para que


asistan al evento. Ver parte 2.2. Organizar propaganda.

Se guardan las ponencias finales y sus contactos correspondientes.


Primero se guarda la relacin de ponencias con su rea de investigacin (Figura
2.1.5), despus de insertar cada ponencia, se puede guardar su lista de ponentes
(Figura 2.1.6)

Figura 2.1.5 Guardar las ponencias seleccionadas

13

Manual de operacin

Figura 2.1.6 Seleccionar ponentes de la lista de contactos. El tipo puede ser Titular u Otro

2.2

Organiza propaganda

Oprima
para
crear recordatorio

Figura 2.2.1. Control de la reparticin de la propaganda

En esta pantalla se llena primero la planeacin de cmo se va a repartir la propaganda, y


en esta misma, se va registrando si ya fue repartida en la fecha, lugar y hora indicados.
Los tipos de propaganda a controlar son Carteles, Trpticos o Volantes y Otros. Presione
el botn de recordatorio si desea que se muestre esta pantalla al iniciar sesin en el
sistema. Tambin se puede activar el recordatorio desde el men principal opcin
Organizar eventoOrganizar propagandaActivar recordatorio.

2.3

Configuracin del conector ODBC

La instalacin de esta versin, no incluye la copia de la base de datos, ya que cada


terminal acceder a los datos del servidor del evento, no a una base de datos local. La
14

Manual de operacin
instalacin crea el manejador de la base de datos, pero sin una ruta especfica, por lo que
si intenta ejecutar SCEA Inscripcin en Sitio saldr el mensaje de Operacin Cancelada.
Para configurar el acceso debe seleccionar la ubicacin remota de la base de datos de la
siguiente manera:
o

Primero cree una unidad de red que haga referencia al servidor de base de datos.

En Herramientas Administrativas o en Panel de Control (para versiones inferiores a


Windows XP), seleccione Orgenes de Datos (ODBC), aparecer la pantalla de la
Figura 3.1.6

En la Ficha DSN de Sistema, seleccione SCEADriver y haga clic en


Configurar...

Aparecer la pantalla de la Figura 3.1.7. Con el botn Seleccionar, seleccione la


unidad de red correspondiente y la ruta de la base de datos, presione Aceptar y
listo, ya puede comenzar a operar las Inscripciones en Sitio de SCEA.

Figura 3.1.6 Administrador de orgenes de datos

15

Manual de operacin

Figura 3.1.7 Creacin del origen de datos SCEADriver

3 Lista de Asistentes
Se puede imprimir la lista de personas inscritas y hacer una verificacin manual de los
asistentes para despus vaciarla en el sistema, o se puede generar la lista
automticamente a partir del registro de los gafetes entregados.

3.1

Imprimir lista de personas inscritas para verificar manualmente


Para toda impresin de reportes, primero aparece la pantalla de la Figura 5.1.1 que
pregunta si se desea ver el reporte de manera preliminar o si se desea mandar
directamente a la impresora.

Figura 5.1.1 Seleccionar accin para un reporte

Despus de seleccionar vista preliminar, se muestra la pantalla de la Figura 5.1.2, es


el reporte que se puede imprimir para que la lista sea verificada manualmente.

16

Manual de operacin

Figura 5.1.2 Lista de personas inscritas

En este reporte aparecen todas las personas, hayan pagado o no, esto servir para
verificar si falt registrar el pago a alguna persona o ella se olvid de pagar. En la
edicin de la lista de asistencia (punto 5.3) slo se mostrarn las personas con
registro de pago, a las cules se les puede marcar asistencia.
ESTO ES SOLO UN EJEMPLO, DONDE APARECEN DEBEN COMPLETAR.
NO SE LIMITEN A COPIAR, REPITO, ES SLO PARA QUE LO TOMEN COMO
EJEMPLO. OBVIAMENTE SE PIDE ESTO COMO MNIMO, PERO TODA
SUGERENCIA O APORTACIN SIEMPRE ES BIENVENIDA.

17