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Proyecto de un servicio funcional a prestar en una biblioteca universitaria:

"El Servicio de Informacin Departamental"


Lic. Moira Guppy
Universidad de San Andrs
Biblioteca Max von Buch
moi@udesa.edu.ar

Este trabajo elaborado para el Seminario La organizacin de los Servicios al Pblico en la Biblioteca
(UBA, 1998)- describe el proyecto de un servicio a desarrollar en la Biblioteca Max von Buch de la
Universidad de San Andrs. El Servicio de Informacin Departamental ofrecer a los docentes e
investigadores acceso a los recursos disponibles dentro de su rea temtica (Internet, bases de datos,
ndices de artculos de publicaciones peridicas, revistas en texto completo, series estadsticas, etc.)
Estar elaborado en dos formatos: un cd-rom actualizado peridicamente, y una pgina Web en lnea
especialmente diseada. Con la implementacin de este servicio se lograr un gran ahorro de tiempo en
la bsqueda, anlisis, tratamiento y difusin de la informacin destinada a la investigacin acadmica..
(Servicios - Informacin Diseminacin - Bibliotecas Universitarias Investigacin)

This paper presented at the seminary Public Services Organization at the Library- describes a project
to be developed at the Max von Buch Library, Universidad de San Andrs. The Academic Information
Service would be design to provide access to researchers and faculty to all the resources available
whithin each discipline and research area in the Internet, databases, periodical indexes, full text
periodicals, statistical data, etc. They will gain access to it from a cd-rom which would be updated
periodically, and a web page specially designed. The implementation of this project would provide faculty
with qualified information along with considerable time saving in their researches.
(Services - Information - Dissemination - College Libraries - Research)

CONSIDERACIONES PREVIAS

La biblioteca es un elemento clave en el desarrollo de la propuesta curricular de una universidad. Su


misin consiste en satisfacer las demandas generadas por la actividad acadmica e investigativa. En un
mundo globalizado donde la informacin crece y se multiplica en forma vertiginosa, la utilizacin de
nuevas tecnologas permite aprovechar al mximo los recursos de informacin disponibles. Los servicios
de difusin selectiva de la informacin tradicionales pueden enriquecerse y personalizarse para satisfacer
perfiles de usuarios cada vez ms exigentes.
El "Servicio de Informacin Departamental" (SID) es un proyecto a desarrollar en el mbito de la
biblioteca Max von Buch de la Universidad de San Andrs. Consistir en poner a disposicin de los
docentes e investigadores de cada uno de los departamentos acadmicos (Economa, Humanidades y
Administracin), los recursos disponibles dentro de su rea temtica, en un entorno digital amigable y
peridicamente actualizado.
La implementacin de este servicio traera como consecuencia un gran ahorro de tiempo en la bsqueda,
anlisis, tratamiento y difusin de la informacin, un acceso a una mayor cantidad y calidad de
informacin, ms pertinente, ms rpida y eficaz y, en definitiva, una mejora en el servicio a los docentes
e investigadores que conforman la comunidad acadmica.

ANALISIS DE LA SITUACION ACTUAL

1 - DESCRIPCION de la INSTITUCION
La Universidad de San Andrs es una institucin privada que naci hace 11 aos y que dicta las siguientes
carreras: Economa, Administracin de Empresas, Ciencias Polticas, Relaciones Internacionales,
Contador, adems de un gran nmero de posgrados,
Se encuentra organizada departamentalmente por facultades. Los departamentos que la componen son:
Economa, Administracin de Empresas y Humanidades, cada uno con una poblacin promedio de 75
docentes, entre los de dedicacin exclusiva y aquellos que concurren part time.

2 - DESCRIPCION DE LA BIBLIOTECA
La biblioteca Max von Buch se propuso desde sus inicios los siguientes objetivos:

1- Constituir y organizar un fondo documental en el que aparezcan representadas armnicamente todas


las ramas del saber.
2- Ofrecer servicios que permitan orientar al usuario en su bsqueda intelectual, alentar su autonoma
para encontrar la informacin y desarrollar las habilidades necesarias para seleccionar en forma
crtica los recursos bibliogrficos que le son

pertinentes.

3- Incorporar las nuevas tecnologas de la informacin desarrollando una biblioteca virtual que permita
el acceso a los recursos que no se encuentren en forma local.
4- Integrar sistemas nacionales e internacionales de informacin constituyendo redes especializadas,
dando impulso a su creacin y puesta en marcha.
5- Colaborar en forma activa con el desarrollo bibliotecario nacional, promoviendo la cooperacin entre
bibliotecas universitarias en nuestro pas y participando con ponencias e investigaciones en los
congresos profesionales.

Fundada junto con la Universidad de San Andrs hace once aos, consta en la actualidad de 21.000
volmenes de libros, ms de 200 suscripciones a ttulos de publicaciones peridicas, acceso en lnea a
dieciocho bases de datos bibliogrficos, referenciales y de texto completo, as como de datos estadsticos
y factuales. Entre su acervo se destaca una coleccin en rpido crecimiento de videos y otros materiales
audiovisuales. Los servicios que ofrece a sus usuarios son los siguientes: prstamo a domicilio, prstamo
interbibliotecario, instruccin bibliogrfica (grupal y personalizada), orientacin y referencia, envo
mensual de novedades bibliogrficas por correo electrnico, pgina Web con acceso a:

OPAC (Online Public Access Catalog)

Servicio Virtual de Referencia: compilacin de recursos de Internet seleccionados, evaluados


y actualizados peridicamente, organizados dentro de grandes grupos de materias.

Novedades

Bases de Datos en lnea

Publicaciones peridicas: acceso en lnea a las tablas de contenido de las ltimas


publicaciones recibidas y compilacin de publicaciones electrnicas en la Web.

Informacin de la biblioteca: reglamento, horarios, personal.

3 - DESCRIPCION DEL PUBLICO A SERVIR


La Universidad de San Andrs se caracteriza por la presencia habitual de profesores que dedican todo su
tiempo a la docencia y a la investigacin. De esta manera se busca que los alumnos tengan un estrecho
contacto con el pensamiento crtico y con el desarrollo de actitudes y valores compartidos, para adquirir
as una experiencia directa de la vida universitaria. Asimismo, es permanente el estmulo que realiza la
institucin para fomentar el uso de la biblioteca y de todos sus recursos, dentro o fuera de su territorio.
Esto rige tanto para los alumnos como para los docentes, ya que ambos cuentan con las facilidades
necesarias para la realizacin de sus trabajos e investigaciones acadmicas, brindndoles gabinetes
propios con computadora, acceso a Internet y lectores de CD-ROM.

ANALISIS DE LAS NECESIDADES

En el momento actual, en el que los presupuestos de las bibliotecas no estn creciendo proporcionalmente
al incremento de los recursos de informacin, es cuando se hace necesaria la disponibilidad y creacin de
instrumentos que permitan establecer una poltica ms funcional para el aprovechamiento de la coleccin
y de sus recursos.
El crecimiento de la informacin y el aumento de su demanda, junto con las restricciones econmicas -de
las que no est exenta la biblioteca Max von Buch- estn propiciando la necesidad de una mayor
coordinacin y cooperacin entre los distintos departamentos o secciones de la biblioteca. El valor
econmico adquirido por la informacin necesita, a su vez, una estructura que permita potenciar al
mximo los recursos de los que dispone.
Tomando en cuenta los resultados obtenidos mediante una encuesta distribuida por correo electrnico, en
donde se plantearon algunas preguntas para lograr determinar o identificar las necesidades de los
acadmicos respecto de los recursos de informacin y sus actitudes hacia los distintos formatos, se
identific una necesidad real de contar con informacin actual.
A los acadmicos de la institucin les resulta de gran utilidad realizar desde sus propias terminales y
estaciones de trabajo las consultas al catlogo de la biblioteca, a las bases de datos y a la World Wide Web
porque trabajan tiempo completo y reciben permanentemente las consultas de sus alumnos. Por otra parte,

muchas veces estos servicios les resultan inaccesibles debido, en gran medida a la baja velocidad de
respuesta de sus procesadores as como a la inestabilidad de las redes.
La mayora de los investigadores manifestaron que habitualmente no recuerdan la frecuencia de ciertas
publicaciones peridicas o no se enteran de la aparicin de un nuevo ttulo, sino hasta mucho despus de
la publicacin de su primer nmero. Como las publicaciones peridicas son una de las fuentes de
informacin ms actualizadas, se concluy que es esencial para la investigacin acadmica que los
profesionales las conozcan y accedan a sus contenidos a medida que se publiquen.
Del mismo modo, se identific la importancia que en esta problemtica le cabe a la biblioteca, sobre todo
en su contribucin a la actualizacin acadmica y a las rutinas de investigacin. Los servicios de alerta a
los acadmicos sobre la aparicin en Internet, Bases de Datos o CD-ROMS de informacin aplicable a los
programas de investigacin en curso, seran una posible respuesta a esa problemtica.

DEFINICION DE OBJETIVOS

El objetivo de este proyecto es brindar un servicio de Difusin Selectiva de la Informacin para los
profesores e investigadores de la Universidad, a travs de un alerta bibliogrfico de artculos de
publicaciones peridicas, libros y recursos digitales en CD-ROM e Internet.
Se realizar un relevamiento exhaustivo, para obtener la mayor cantidad de fuentes disponibles con un
nivel de calidad adecuado al acadmico de la Universidad. Esta cantidad y calidad de fuentes y recursos
ser evaluada a travs de encuestas peridicas (no ms de tres meses) con el propsito de, por un lado,
identificar nuevas preferencias y necesidades de los investigadores y, por otra parte, evaluar la utilidad del
material puesto a disposicin de los usuarios para realizar el descarte correspondiente, as como
determinar el uso efectivo de las operaciones y servicios que se les brindan para garantizar la correcta
utilizacin de los recursos de informacin disponibles y optimizar los servicios ya existentes.
Estos objetivos y los medios para llevarlos a cabo sern comunicados a las autoridades, personal y
pblicos. Las prioridades de la biblioteca quedarn as formalmente enunciadas a travs de un documento,
que tambin servir de referencia para las futuras decisiones a tomar y para la evaluacin peridica de los
objetivos propuestos.

DESCRIPCIN Y ESTRUCTURA DEL NUEVO SERVICIO A BRINDAR

Se disear un servicio que unifique todos los recursos disponibles en la biblioteca, ms aquellos
seleccionados de Internet, bases de datos, ndices de artculos de publicaciones peridicas, revistas en
texto completo, series estadsticas, etc.
El Servicio de Informacin Departamental se elaborar en dos formatos: en un CD-ROM que se
actualizar peridicamente (de este modo podr ser consultado en forma personal desde cualquier
terminal de computadora); y en lnea, a travs de una pgina Web diseada especialmente para tal fin.

El Servicio incluir:
1- Tablas de contenido de las publicaciones peridicas que se reciben por suscripcin en la biblioteca .
Estas se escanearn a medida que lleguen a la hemeroteca. Las imgenes se grabarn en un CD-ROM
y se organizarn en forma alfabtica bajo cada uno de los grandes temas de investigacin de cada
departamento:

Departamento de Administracin: publicaciones acadmicas generales


(como Harvard Business Review), Marketing (Journal of Marketing),
Contabilidad (Accounting Review), etc.

Departamento de Humanidades: Historia (American historical Review),


Poltica (Journal of Politics), Relaciones Internacionales (Foreign Affairs),
Literatura (Times Literary Criticism), etc.

Departamento

de

Economa:

publicaciones

acadmicas

generales

(American Economic Review), Historia Econmica (Journal of Economic


History), Econometra (Econometrica), etc.

A medida que vayan ingresando las nuevas publicaciones se irn haciendo enlaces desde el ltimo
nmero recibido hacia los anteriores, para lograr una base acumulativa de tablas de contenido de
publicaciones peridicas.

2- Enlaces a recursos de Internet seleccionados y verificados. Se tomarn como base aquellos que ya
fueron seleccionados para incorporar al actual "Servicio Virtual de Referencia" que la biblioteca

brinda desde su Home Page, pero limitndolos a las reas de inters especficas de cada
departamento. Se contempla incluir una seccin de "Referencia General" con enlaces a enciclopedias,
diccionarios, recursos que den informacin sobre el clima, la hora en el mundo, libreras, bibliotecas,
etc.
Para poder consultar esta informacin, los acadmicos necesitarn tener instalado en su computadora
uno de los dos browsers de uso frecuente (Netscape Communicator o Microsoft Internet Explorer) y
contar con una conexin a Internet, para que con solo cliquear en el ttulo del recurso de inters,
puedan acceder a este. Se prev tambin grabar las pginas principales de los sitios seleccionados e
incorporarlas al CD-ROM, para que puedan ser consultadas fuera de lnea.

3- Acceso a las bases de datos que suscribe la biblioteca. En el caso de las que se encuentran en CDROM (International Political Science Abstracts, MathSciDisk, EconLit, Anuario Estadstico del
INDEC, International Financial Statistics, Lexco Legislacin y Jurisprudencia, etc.), se tratar de un
acceso o enlace a la torre de CD-ROMS que se encuentra en la biblioteca y que puede ser consultada
a travs de la red por cualquiera de los investigadores. Actualmente muchos slo la utilizan en la
biblioteca, ya que consideran complejo el procedimiento para conectarse desde su terminal. La idea
es que con slo cliquear sobre el ttulo de la base requerida se pueda acceder a esta en forma
inmediata y sin necesidad de realizar ningn otro procedimiento.
Para el caso de las bases que la biblioteca suscribe y que se encuentran en la World Wide Web (las de
First Search [OCLC], Academic Search International [EbscoHost], HAPI Online, JSTOR, SAIJ, etc.)
se realizarn enlaces a la direccin URL en Internet con la indicacin del password para conectarse
(para las que lo requieran) y un tutorial de ayuda correspondiente para poder utilizarlas en forma ms
eficiente.
Para las bases que la biblioteca posee instaladas en su red se prev, del mismo modo, un acceso a
nivel Intranet de las mismas. Estas bases son: Reporte Informativo, Datafiel, Arizmendi (legislacin
impositiva), Economtica, etc.
Es en este punto en donde se realizar un relevamiento de los intereses particulares de investigacin
de cada docente mediante un cuestionario que sera enviado por correo electrnico a todos los
acadmicos de la institucin. A medida que vayan respondiendo, y si no existen dudas en cuanto a la
ecuacin de bsqueda a realizar para delimitar su tema, se irn cargando en una pequea base de

datos (en Access) para poder actualizar o modificar los perfiles en caso de ser necesario. Si hubiera
dudas en cuanto a la delimitacin del tema, se concertar una entrevista con el investigador para
poder circunscribirlo correctamente. Con todos estos perfiles de investigacin se realizar un barrido
mensual de las bases de datos que la biblioteca suscribe y con los resultados obtenidos, se
conformar un sector del CD-ROM y del sitio Web denominado "Soporte de Investigacin",
agrupando los artculos recuperados dentro de cada tema de investigacin.

4- Novedades recibidas en el corriente mes: Cada CD-ROM incorporar mes a mes una seccin
denominada "Novedades" donde sern presentados -tambin organizados temticamente- los libros
nuevos que se hayan incorporado a la biblioteca durante el mes en curso. Esto se har a travs del
escaneado de sus portadas. Del mismo modo, ste ser el lugar donde se consignarn los nuevos
ttulos de publicaciones peridicas a los que la biblioteca se haya suscripto.

Toda esta informacin se presentar en dos formatos distintos, para poder satisfacer a todos los pblicos
de acuerdo con sus posibilidades. Se disear un sitio Web, que depender de la Home Page actual de la
biblioteca, pero que slo podr consultarse por la Intranet de la Institucin. En la pgina principal se har
una resea y descripcin de la informacin que se brinda, la manera de acceder y tres grandes ttulos con
los nombres de cada uno de los departamentos. Estos remitirn mediante un enlace a tres pginas
diferentes donde se enumerarn los servicios a brindar y cada uno de estos conformar un enlace hacia el
servicio propiamente dicho. A manera de subttulo o copete, se realizar una descripcin detallada del
servicio y se darn las pautas necesarias para facilitar el uso del mismo, as como las herramientas de
bsqueda de cada uno. Para el caso de las bases de datos, las pautas sern ms extensas, ampliando la
informacin con ejemplos de estrategias de bsquedas, uso de operadores booleanos, etc.
Este mismo desarrollo se realizar en CD-ROM, grabando la informacin con un software adecuado
(Easy Cd-Creator CDRWIN). Habr informacin que se mantendr inalterable a lo largo de las
ediciones y otra que se actualizar peridicamente como las tablas de contenido de las publicaciones
peridicas, los enlaces a recursos de Internet y el material nuevo incorporado a la biblioteca.
Se realizarn 15 copias de cada disco, que se localizarn en la Secretara de cada Departamento, contigua
a los despachos de los profesores, y dos copias ms de cada uno, que permanecern para su eventual
consulta en la Seccin de Referencia de la Biblioteca.

EVALUACION DE LOS MEDIOS

Recursos materiales que ya se poseen

El escaneado de las tablas de contenido de las publicaciones peridicas se realizar con el escner
que la hemeroteca posee actualmente.

En el sector de Referencia se realizan actualizaciones peridicas de la pgina Web de la biblioteca,


por lo que se cuenta con los correspondientes programas editores de html (Netscape Composer y
Front Page de Microsoft) as como programas para realizar transferencia de archivos va FTP (File
Transfer Protocol).

Recursos materiales que hay que adquirir

Es necesario adquirir una grabadora de CD-ROMS, para poder grabar la informacin peridicamente,
as como 51 CD-ROMS vrgenes por mes.

Recursos humanos que ya se tienen

El personal del Sector de Referencia de la institucin (una persona en la actualidad y otra que la
institucin prev contratar a mediados del presente ao) realizar la tarea de seleccin y evaluacin
de las publicaciones peridicas, las bases de datos, los enlaces a recursos de Internet, la elaboracin
de las ecuaciones de bsqueda de acuerdo con los perfiles de los investigadores, etc.

Recursos humanos que hay que incorporar

Ser necesario contratar a una persona para que realice peridicamente la tarea tcnica de escaneado,
grabacin, replicacin, transferencia de archivos, actualizaciones y control de los enlaces de Internet.

Costos
Hay que prever los siguientes:
Grabadora de CD-ROMS ------------------- $ 500 (costo inicial nicamente)
CD-ROMS vrgenes (x 51) ----------------- $ 102 (costo sostenido mensual)
Contratacin de un pasante ---------------

$ 500 (costo sostenido mensual)

ORGANIZACION DE LOS CIRCUITOS

Los circuitos de los procedimientos mensuales -es decir de la elaboracin del CD-ROM y de
actualizacin de la pgina Web- se articularn de la siguiente manera:

1) Escaneo de las tablas de contenido de las publicaciones peridicas que han sido seleccionadas por la
referencista.
2) Transferencia de los archivos del disco duro al servidor (donde se ubicarn en el sitio designado
dentro la pgina Web de cada Departamento Acadmico).
3) Verificacin de los enlaces a los recursos de Internet seleccionados e incorporacin de aquellos que
la referencista indique.
4)

Elaboracin de las ecuaciones de bsqueda correspondientes a los perfiles de los investigadores en


las bases de datos correspondientes.

5)

Volcado del resultado obtenido en la pgina Web, seccin "Soporte de investigacin"

6)

Escaneo de las portadas de los libros nuevos.

7)

Transferencia de los archivos al servidor.

8)

Verificacin de nuevas suscripciones a publicaciones peridicas y en el caso de que las haya,


incorporacin al sector "Novedades" de la pgina Web.

9)

Volcado del contenido total de la pgina Web a la grabadora de CD-ROMS.

10) Replicacin de las copias correspondientes.


11) Distribucin de los CD-ROMS en cada Departamento Acadmico.
12) Envo de una nota por correo electrnico a cada investigador informando sobre la nueva
actualizacin del "Servicio de Informacin Departamental".

INTERACCION CON LOS OTROS SECTORES DE LA BIBLIOTECA

El Sector de Referencia ser el principal responsable de la elaboracin y mantenimiento de este servicio y


su bibliotecaria se encargar de realizar las tareas de seleccin de publicaciones peridicas, bases de

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datos, definicin de perfiles de investigacin y ecuaciones de bsqueda, as como del diseo general de la
pgina Web y de la interfaz en CD-ROM.
Se deber trabajar en colaboracin con la Hemeroteca para que su encargada determine la ruta de las
publicaciones peridicas, para separar las seleccionadas por la referencista en el momento en que lo
considere conveniente para su sector, pero siempre teniendo en cuenta la necesidad de actualizacin del
servicio.
Asimismo, la encargada de Procesos Tcnicos deber informar a la referencista cuando se hayan
procesado y se encuentren disponibles los libros nuevos -antes de enviarlos al estante- para poder
escanear sus portadas.
Es imprescindible realizar una correcta coordinacin con las partes involucradas en el proyecto para que
todos los circuitos se cumplan eficazmente. Hay que lograr que el personal de los distintos sectores se
comprometa con los objetivos del servicio y sepa cual es el lugar que le corresponde en el proceso de
elaboracin

PRUEBA Y BALANCE DEL PROYECTO

La primera evaluacin a realizar una vez implementado el servicio, se har para comprobar el grado de
conocimiento adquirido por los usuarios del sistema y los colaboradores encargados de su realizacin.
Luego de hacer una publicidad a travs de la cartelera, las visitas personales, reuniones y correos
electrnicos, se deber comprobar a travs de cuestionarios con preguntas dirigidas, cual es el nivel de
comprensin del pblico sobre qu es y cmo se utiliza el nuevo servicio.
Se proceder en la misma forma con las unidades de la biblioteca implicadas en su realizacin; los
comentarios y sugerencias del personal de Hemeroteca y de Procesos Tcnicos sern fundamentales para
mejorar la organizacin de los circuitos y la interaccin con cada uno de los sectores involucrados, con el
objeto de no afectar negativamente el desarrollo del resto de los procesos de la biblioteca.
Una vez que se haya corroborado que destinatarios y colaboradores conocen bien las caractersticas del
servicio ser necesario saber cuantitativa y cualitativamente el progreso del proyecto. Nuevamente se
deber consultar a usuarios y prestadores sobre la frecuencia y nmero de consultas, la actualidad y

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utilidad de los contenidos y si los recursos ofrecidos satisfacen las expectativas. Se favorecer el
intercambio de opiniones para identificar los puntos ms dbiles o ms fuertes del sistema.
Las encuestas o entrevistas personales peridicas (cada dos o tres meses) seran las tcnicas ms
adecuadas para este fin, ya que no hay que olvidar que este servicio est dirigido a los docentes e
investigadores de la comunidad acadmica y tiene un cariz altamente personalizado .
Dado que un servicio es un proceso continuo, se necesitar mantener una vigilancia constante sobre el
desarrollo de las rutinas y los logros alcanzados. A travs de estas evaluaciones se podrn ir ajustando los
alcances y las modalidades.
Adems, habr que estar atentos a los desarrollos tecnolgicos y a la aparicin de nuevas fuentes de
informacin que puedan agilizar o enriquecer la prestacin del servicio. El hardware y el software
utilizados debern actualizarse en la medida de lo posible, considerando cuidadosamente la relacin costo
beneficio. Se deber incorporar el tema en las reuniones de trabajo para saber si - principalmente en la
primera etapa el flujograma operativo puede optimizarse, y si las rutinas que implican la participacin
del personal de biblioteca son pasibles de mejoras.
A la luz de las conclusiones que se extraigan de las pruebas, las encuestas, las reuniones y los informes, se
podrn realizar los ajustes y correcciones necesarios para lograr los objetivos propuestos y, a partir de all,
reelaborar o formular nuevos objetivos para alcanzar la tan ansiada meta de pertinencia, calidad y rapidez
de la informacin al menor costo posible.
Es posible que el balance general no sea tan exitoso como se esperaba, y quizs la consecucin de los
objetivos exija cambios fundamentales o la necesidad de realizar modificaciones drsticas en cuanto a
contenidos y formatos.

Toda alteracin en el servicio deber ser informada a los participantes y,

principalmente, al pblico usuario para poder reiniciar el circuito de consulta y evaluacin permanente.
El balance deber estar orientado a establecer clara y objetivamente cada uno de los factores que incidan
en el xito o en el fracaso total o parcial del desarrollo del proyecto. De manera tal que una revisin de los
registros permita extraer conclusiones objetivas sobre estos factores, lo que posibilitar acciones futuras
justificadas metodolgicamente. Un balance de estas caractersticas podr favorecer o justificar
inversiones en personal, tecnologa o recursos de informacin, como as tambin ser aplicable a futuros
servicios, ayudando a establecer parmetros de accin mas eficaces y previsibles

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BIBLIOGRAFIA

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