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Octubre 2013

Control Trnsito De Mercaderas Entre Tiendas y


CEDIS

Control Trnsito De Mercaderas Entre Tiendas y


Centros De Distribucin
Introduccin
El siguiente procedimiento operativo establece el marco de tratamiento de las
mercaderas en trnsito entre Tiendas y Centros de Distribucin de la Compaa.
El objetivo es asegurar que los productos despachado desde CEDIS a Tiendas
IMPERIAL, y vice-versa, sean efectivamente recibidas en destino, en un plazo
razonable, o en su defecto, retornadas al origen cuando, por algn motivo
justificado no puedan ser recepcionadas en el destino. Alternativamente, si las
mercaderas son daadas o extraviadas durante el trnsito, entonces, stas
sern facturadas a la empresa de Transporte a cargo del traslado de los
productos.

Polticas/Normas

El rea de Despacho que origina el traslado de las mercaderas es


responsable de hacer una revisin exhaustiva y consciente de las
mercaderas a trasladar asegurando que tanto stas como sus embalajes
se encuentren en perfecta calidad.

Es responsabilidad de la empresa de Transporte a cargo del traslado de


las mercaderas hacer una revisin detallada de las productos que se le
van a cargar, pudiendo objetar la totalidad o una fraccin de la carga si, a
su juicio, sta tiene problemas de calidad o no corresponde a las
cantidades sealadas en los documentos de transporte (Gua De
Despacho y/o Hoja de Ruta).

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En caso que la empresa de Transporte acepte cargar producto con algn


dao aparente o en cantidades distintas a las indicadas en los
documentos de traslado, entonces deber exigir al responsable del rea
de Despacho que origina el traslado, indicar legiblemente tales
observaciones en la Gua de Despacho, las que sern avaladas mediante
timbre, nombre y rut de quin despacha.

Es responsabilidad de la empresa de Transporte la correcta estiba de las


mercaderas sobre el camin.

Es responsabilidad del rea de Recepcin en destino, hacer una revisin


detallada de las mercaderas transportadas previamente al ingreso de
stas al kardek del inventario. Cualquier diferencia en los productos y/o
cantidades recibidas deber ser observada en la Gua de Despacho,
estampando timbre, nombre y rut del responsable de la Recepcin en
destino. Se establece, segn normativa interna IMPERIAL, que la revisin
de los productos no-portables es por la totalidad de la carga mientras que
en el caso de los productos portables, la revisin es slo por el 10% de
los bins/bultos recibidos.

La empresa de Transporte es responsable de exigir y mantener una copia


de la Gua De Despacho, una vez rendidos y escaneados los documentos
de transporte, como medio de respaldo frente a posteriores diferencias en
los pagos de los servicios prestados a IMPERIAL o frente a posibles
cobros por mercaderas daadas durante el traslado. Es responsabilidad
del destino entregar una copia de la Gua de Despacho al transporte
como medio de respaldo.

En caso de rechazo de la totalidad o una parcialidad de la carga


trasladada, el rea de Recepcin del destino deber devolverla de
inmediato en el mismo camin que las traslad, no pudiendo dejar
mercadera en las instalaciones del destino sin ser registradas en el

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kardex. Cuando no sea posible hacer la devolucin del daado en forma
inmediata, el destino deber acordar con el origen una fecha posterior de
devolucin la que no podr exceder 15 das corridos.

Los productos no portables debern ser ingresados al inventario en un


plazo no mayor a 2 horas corridas desde la recepcin de la carga.

Los productos portables debern ser ingresados dentro de 24 horas


corridas una vez recibidos en destino.

Toda mercadera que permanezca en trnsito sobre 5 das, ser resuelta


por el rea de Prevencin de IMPERIAL, pudiendo cargar su costo al
origen, destino o Empresa de Transporte segn su criterio despus de
haber evaluado la particularidad de la situacin. En caso que la
responsabilidad recaiga en la Empresa de Transporte, las mercaderas
sern facturadas.

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Operacin
A continuacin se detalla el flujo de control del trnsito de mercaderas:

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En Origen:

Las mercaderas, previo a su carga sobre camin, son revisadas por el


transportista en presencia del despachador del origen

Si no existen discrepancias, se procede a cargar los productos sobre camin,


siendo la responsabilidad de la estiba de la Empresa de Transporte.

En caso de existir discrepancias en la calidad, cantidad o tipo de producto


(con respecto a lo sealado en los documentos de transporte), el transportista
puede exigir el cambio de la mercadera.

Si, existiendo discrepancias de algn tipo, y a criterio del chofer y responsable


de despacho en el origen, se determina no hacer modificaciones a la carga,
entonces tales discrepancias sern anotadas en la Gua de Despacho,
estampando timbre, nombre y rut del responsable de despacho. La Empresa
de Transporte est autorizada para exigir el cumplimiento de este
procedimiento de constatacin de discrepancias, as como reportar en ese
mismo momento al rea de Coordinacin de Transporte, cualquier situacin
de conflicto con el despachador, la que deber dar solucin al problema.

Durante el Trnsito:

Dao, deterioro por condiciones climticas, hurto y extravo de mercaderas


durante el traslado sern de exclusiva responsabilidad de la Empresa De
Transporte y sern facturadas por IMPERIAL

En Destino:

Las mercaderas son recibidas por el responsable de Recepcin en destino en


presencia del chofer.

Si la recepcin corresponde a productos no-portables, entonces, no


habiendo discrepancia alguna en la carga esta es ingresada en su totalidad
en el kardek del inventario.

Si la recepcin corresponde a productos no-portables, y se detecta algn


tipo de discrepancia entonces ests son observadas en la Gua de Despacho,
mediante timbre, nombre y rut del responsable de la Recepcin. En este caso
son dos las opciones de tratamiento de las mercaderas con discrepancias:
1. Ingresarla al kardex del inventario y pasarla al estado daado (si
este es el caso).

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2.

No recibirlas y devolverlas en el mismo camin que las traslad.


Lo que dar lugar a una factura a la Empresa de Transporte por el
valor de la carga devuelta.

Si la recepcin corresponde a productos portables (bins), entonces, no


habiendo discrepancia alguna en la carga esta es ingresada en su totalidad
en el kardex del inventario. El ingreso deber realizarse dentro de 24 horas
corridas despus de la llegada del camin al destino. Si el destino fallase en
proceder de esta manera, cualquier problema con la recepcin de la
mercadera no dar lugar a reclamos posteriores.

Si la recepcin corresponde a productos portables (bins), y se detecta


violacin de sellos, entonces el destino podr objetar la totalidad de esta
carga (bins) y devolverla en el mismo camin que la traslad. Pudiendo dar
lugar a la facturacin del total de carga contenida en el bins.

Si la recepcin corresponde a productos portables (bins), y no se detecta


violacin de sellos, entonces el destino tendr un plazo de 24 horas corridas
para revisar e ingresar los productos al karkex del inventario. Si dentro de
este plazo, se detectan discrepancias, entonces stas sern reportadas al
origen para aclarar tales diferencias. En el caso que sta no sean aclaradas,
entonces el origen asumir la responsabilidad por faltantes o producto
daado. Cuando se trate de producto daado, el destino deber hacer ingreso
al kardex del inventario y modificar su estado a daado. Posteriormente,
estos productos daados podrn ser devueltos al origen en un bins
consolidado con otros daados, devolucin que no podr ser objetada por el
origen si los productos devueltos se encuentran debidamente respaldados por
correspondencia donde se report dicho producto daado. El procedimiento
de tratamiento de productos faltantes y daados, aqu descritos queda
invalidado si el destino fallare en reportar tal situacin dentro de 24 horas
corridas posterior a la llegada del transporte al destino.

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El conducto regular y nico para la solicitud de GRD ser el siguiente:


1.

El asunto del correo debe ser Realizar Grd a Gua N XXXXX, N


XXXXX, N XXXXX.

2.

Mail dirigido al encargado de despacho de la bodega de origen.

3.

Copiar Mail a Encargado de bodega o CD, Michel Tamayo


(gtamayoa@imperial.cl), Guillermo Leon (gleon@imperial.cl) y Juan
Paredes (juan.paredes@imperial.cl)

4.

Enviar imagen del ingreso ADAPI donde se aprecie nmero de gua,


fecha y cantidades ingresadas.

5.

Indicar fecha en que llego el producto a la tienda y la razn especfica


por la cual se est solicitando GRD Faltante o Dao de Mercadera,
de ser por motivo faltante o cambio se debe informar cual es la
cantidad que no llego a la bodega, de ser por motivo dao de
mercadera se deben adjuntar fotos de la totalidad de la mercadera
que llego daada.

6.

Se debe informar si llegaron productos a la tienda o bodega sin gua


desde bodega origen.

7.

En tiendas Es importante saber que solo existe un plazo de 24 hrs


para solicitar grd, desde que el transporte llego a la tienda y se
ingreso la mercadera al sistema, de lo contrario la mercadera a
la cual no se le solicito grd la tienda o bodega deber asumir la
merma correspondiente por la mercadera.

8.

En CEDIS Es importante saber que solo existe un plazo de 24 hrs


exceptuando CEDIS 10 que tiene un plazo de 48 hrs, esto para dar
respuesta a la solicitud de GRD que realiza la tienda, esto a
contar desde la recepcin del correo, de lo contrario se cargara la
merma al CD por no dar respuesta a la solicitud.

9.

En los casos en que ambas partes cumplan su plazo de respuesta y


no exista un acuerdo entre ellas, prevencin se encargara de resolver
dicho transito.

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