TEMA 1.

- TRAMITES
ADMINISTRATIVOS
CONSTITUCIN DE LA EMPRESA:

PARA

LA

a.- TRMITES DE CONSTITUCIN:

1.- CERTIFICACIN NEGATIVA DE DENOMINACIN SOCIAL:

Es un trmite para obtener una denominacin que cumpla con los requisitos
establecidos.

La Razn social es para la empresa lo que el nombre y apellidos es para la

persona fsica.

El nombre comercial es el signo, smbolo, emblema o denominacin que sirve

para identificar a una empresa en el ejercicio de su actividad y que la distingue en
el mercado de otras empresas que realizan actividades idnticas o similares.

Es necesaria porque la normativa mercantil prohbe la coincidencia del nombre de

dos o ms sociedades, an en el caso que desarrollen diferentes actividades.

Se debe presentar una Instancia en la que debe figurar el nombre elegido y 2 ms.

Se resuelve en el plazo de una semana que tiene validez de dos meses para las
sociedades mercantiles y cuatro para las cooperativas. En el caso de que en ese
plazo no se constituya la sociedad hay que renovar el certificado.

Las sociedades mercantiles. Se solicita en el Registro Mercantil. A travs de

http://www.rmc.es/.

El Registro Mercantil Oficina pblica que sirve para organizar la seguridad

jurdica del trfico mercantil. Y donde se registra la constitucin de la empresa,
as como su denominacin. Tambin se encarga de legalizar los libros de
contabilidad obligatorios segn la forma jurdica que adopte la empresa.

Las Cooperativas. En el Registro de Sociedades Cooperativas. En el caso de

Andaluca, Registro de Cooperativas Andaluzas.
Los requisitos que debe cumplir el nombre de la sociedad son los siguientes:

a.- No podr adoptarse una denominacin objetiva que haga referencia a una
actividad que no est incluida en el objeto social. Ejemplo Bodegas Balbuena para

una empresa constructora.

b.- Cuando una denominacin figura en otro idioma, se entiende que existe identidad
entre ambas si se dan determinadas circunstancias como la similitud fontica. Ejemplo si
existe una empresa en Espaa con el nombre de Cave Prado del Rey en Francs, no
puede legalizarse otra empresa con el nombre de:
Bodega Prado del Rey .
Bodega Gonzlez Byass por Bodega Byass Gonzlez.
c.- En la denominacin social no podr incluirse total o parcialmente el nombre o
el seudnimo de una persona fsica o jurdica sin su autorizacin. Ejemplo una bodega a
un vino no puede ponerle el nombre de un actor sin su consentimiento.
d.- El nombre debe incluir la abreviatura de la forma jurdica adoptada. Ejemplo
S.L.
e.- La denominacin no puede ser idntica a otra ya existente, utilizando las
mismas palabras, o en distinto orden. O semejanza fontica. Ejemplo Vino Yllera
por Vino Illera
f.- Se puede hacer por correo certificado a la direccin de RMC c/ Prncipe de
Vergara 94-28006 Madrid, pagando mediante tarjeta, el arancel ms los gastos de envo
ms IVA. o por va telemtica a travs de la WES del registro mercantil central.

2.- APERTURA DE UNA CUENTA CORRIENTE:

Para algunas sociedades es necesario un capital mnimo, la aportacin del capital

deber justificarse mediante certificacin bancaria de desembolso en una cuenta a
nombre de una entidad financiera.

Cualquiera de los socios puede abrir la cuenta, pero es preferible que sea el
administrador.

La entidad financiera debe expedir un certificado de depsito que se entregar

posteriormente al Notario con el fin de que se pueda otorgar la escritura de
constitucin de la sociedad, y en que constar todas las aportaciones dinerarias y
no dinerarias (terrenos bienes de equipos, etc.)

3.- ESCRITURA PBLICA DE CONSTITUCIN:

Es el acto en el que los socios fundadores de la empresa firman la Escritura

Pblica de Constitucin de la misma.

Los socios expresan su voluntad de constituir una sociedad.

Se otorga la escritura pblica ante notario; es decir en una notara, que es una
oficina de derecho pblico que da fe pblica de acuerdos y documentos privados.

Adems, en determinados casos, segn el sector de actividad de la empresa o su

ubicacin geogrfica, puede ser necesario, o al menos conveniente, realizar
gestiones ante las Diputaciones Provinciales.

En el mismo acto se aprueban los Estatutos de la Sociedad, que van a fijar las
reglas de funcionamiento de la sociedad que pasan a formar parte de la Escritura
de Constitucin.

Se redacta una vez que la empresa dispone de local social, ya que sta es una
informacin que debe constar en los propios estatutos.

El contenido de los estatutos de la sociedad debe de constar al menos de:

La denominacin de la sociedad.
El objeto social, determinando las actividades que lo integran.
La duracin, fecha en que se iniciar la actividad.
Domicilio social.

El capital social, las participaciones en que se divida, su valor nominal y su

numeracin correlativa.
Forma de organizar la administracin de la sociedad con la denominacin de
los administradores que la representarn y sus funciones.

Los documentos que se deben presentar, son la Certificacin negativa del

nombre, recibida del Registro Mercantil, los estatutos de constitucin de la
sociedad, y certificado de depsito bancario en el que se demuestra que est
depositada la parte del capital necesario.

- Los efectos son inmediatos.

4.- LIQUIDACIN DEL IMPUESTO DE TRANSMISIONES PATRIMONIALES Y

ACTOS JURDICOS DOCUMENTADOS:

Es un tributo de naturaleza indirecta que, segn la ley, grava las transmisiones

patrimoniales onerosas, las operaciones societarias y los actos jurdicos
documentales.

La cuota que se debe pagar se calcula aplicando el 1% de la cuanta del capital

social.

Se debe gestionar ante el Servicio Territorial de Economa y Hacienda, de la

Comunidad Autnoma correspondiente, dentro de los 30 das hbiles siguientes a
la formalizacin de la escritura.

En el impreso Modelo 600.

5.- SOLICITUD DEL CDIGO DE IDENTIFICACIN FISCAL:

El cdigo de Identificacin fiscal (CIF). Es el carn de identidad de la empresa,

cuya utilizacin se hace obligatoria en cualquier operacin financiera, comercial o
fiscal que la misma realice.

Es una combinacin de cifras y letras que sirve para identificar la sociedad a

efectos fiscales, tanto ante sus clientes y proveedores como ante la Administracin
Pblica. El primero de los dgitos del cdigo indica en tipo de sociedad (A para
las sociedad annimas y B para las sociedades de responsabilidad limitada
etc.) y los dos siguientes la provincia en que se tiene su domicilio social.

Se solicita en la Delegacin de la Agencia Estatal de la Administracin Tributaria.

Constituida legalmente la sociedad en el plazo de 30 das debe proceder a solicitar

(CIF), con l la sociedad queda identificada a efectos fiscales.

Se debe presentar el modelo 036 037.

6.- INSCRIPCIN EN LOS REGISTROS:

Es el acto de publicidad legal de la personalidad jurdica de la sociedad a efectos

mercantiles.

En el Registro Mercantil de la Provincia. En el caso de las cooperativas en el

Registro General de Cooperativas.

Se deben aportar el original de la escritura de constitucin despus del pago del

Impuesto de Transmisiones Patrimoniales.

El Registro entregar la escritura en que constar el tomo, el folio y la hoja en que

ha quedado inscrita la sociedad. Estos datos deben reflejarse obligatoriamente en
toda la documentacin comercial que emita la sociedad: cartas, facturas, albaranes
etc.

Deben pagarse los honorarios del registrador y de publicidad en el Boletn Oficial

del Registro Mercantil,
b.- TRMITES CON LA AGENCIA TRIBUTARIA:

Esta administracin Pblica gestiona todos aquellos impuestos que gravan la

actividad empresarial y no son de titularidad municipal. El empresario debe comunicar el
inicio de su actividad a la Agencia Tributaria para formar parte del censo fiscal.
La pgina Web de la Agencia Tributaria pone a disposicin de todos los
ciudadanos y, por tanto, de los emprendedores y empresarios en la direccin
http://www.aeat.es/aeat.jsp?pg=modFormul/es_ES
1.- ALTA EN EL IAE:

Declaracin de alta en el Impuesto de Actividades Econmicas (IAE).

Es un tributo local que grava el ejercicio de actividades empresariales,

profesionales o artsticas.

Todos los emprendedores de un nuevo negocio deben darse de alta en el IAE, en

el epgrafe correspondiente, antes del inicio de la actividad.

Se deben presentar los impresos al efecto facilitados por la Agencia Tributaria,

DNI para los empresarios individuales, CIF para las sociedades y el DNI del
administrador de la sociedad.

2.- ALTA EN EL CENSO:

Es el documento por el que se comunica a la Administracin la situacin y

obligaciones fiscales de la empresa que se debe presentar al comienzo,
modificacin y cese de la actividad de la empresa.

Debe presentarse antes del inicio de la actividad.

Se debe aportar el modelo 036 037.

3.- DILIGENCIA Y LEGALIZACIN DE LOS LIBROS OBLIGATORIOS:

Los empresarios deben llevar una contabilidad ordenada

actividad.

y adecuada a su

- Es preciso presentar ante la Hacienda Pblica los libros obligatorios del (IVA).

Segn el tipo de empresa debes llevar unos libros u otros. Quedan establecidos en
el Cdigo de Comercio los libros que deben llevar las Sociedades Mercantiles.

Las Sociedades deben llevar:

- Libro Diario.
- Libro de Inventarios y Cuentas Anuales.
- Libro de actas.
- Las S.A llevarn tambin un libro de acciones nominativas.
- Libro de registro de socios.

Los libros deben llevarse encuadernados correlativamente por orden fechas, sin
espacios en blanco, interpolaciones, tachaduras etc. O en soporte informtico y
va telemtica.

c.- TRAMITES EN EL AYUNTAMIENTO:

El ayuntamiento es la administracin Pblica ms cercana al ciudadano y, por
tanto, al empresario, por lo que la relacin que se establece entre ambos es muy estrecha.
Esta relacin en cuanto a la apertura de la empresa ejerce una triple funcin:
a.- Controlar que la apertura de la empresa se ajuste a la normativa vigente y sea
respetuosa con la seguridad y el medio ambiente.
b.- Apoyar al empresario, poniendo a su disposicin la infraestructura de la ciudad
y aportando diferentes tipos de ayudas y subvenciones.
c.- Fiscalizar al gravar la actividad empresarial con distintos impuestos de
titularidad municipal.
1.- LICENCIA DE ACTIVIDADES E INSTALACIONES (LICENCIA DE

APERTURA):
- Acredita que las instalaciones se ajustan a las normativas urbansticas y a las
condiciones de seguridad e higiene adecuadas al uso. Y, en su caso, con los reglamentos
tcnicos que puedan ser de aplicacin.

Se debe autorizar ante del inicio de la actividad cuando:

a.- Los primeros establecimientos.

b.- Los traslados a otros locales.
c.- Los traspasos o cambios de titular de los locales, cuando vare la
actividad.
d.- Las variaciones y ampliaciones de actividades desarrolladas en los locales,
aunque contine el mismo titular.
e.- La ampliacin de locales.

La documentacin que se debe presentar para todas las actividades son entre
otras:

a.- Instancia normalizada debidamente cumplimentada. Acompaado de CIF, o

DNI.
b.- Alta en el IAE.
c.- Contrato de arrendamiento o escritura de propiedad del local
d.- Memoria descriptiva de las actividades previstas, planos del local, fotografas
de la ubicacin del local.
Existen dos tipos de licencias:
a.- Licencia de apertura para actividades inocuas:
- En los procedimientos para actividades calificadas molestas (pueden causar
incomodidad o perturbacin a los vecinos por ruidos, olores, humos, etc.), insalubres
( por uso o generacin de productos que por su naturaleza puedan representar riesgo para
la salud humana), nocivas ( altamente contaminantes) o peligrosas ( por uso o generacin
de productos que por su naturaleza sean susceptibles de provocar incendios o
explosiones), tambin hay que presentar una relacin de colindantes con la edificacin
en la que se implanta la actividad o posibles afectados por la misma, y proyecto de
instalaciones firmado por un tcnico competente y visado por el colegio profesional
correspondiente.
b.- Licencia de apertura para actividades no inocuas.
e.- Autoliquidacin con asiento bancario de haber realizado el depsito previo de

la tasa correspondiente por tramitacin.

f.- Acreditacin de la personalidad del solicitante.
g.- Se resuelve en el plazo de unos seis meses desde la presentacin de los
documentos.

2.- LICENCIA DE OBRAS:

Es imprescindible en el caso de que sea necesario realizar obras en el local

comercial, es preciso solicitar y pagar una licencia municipal.

Los documentos que se deben presentar son los siguientes:

- Instancia debidamente cumplimentada.
- Justificante del pago de la tasa municipal.
- Identificacin de la empresa.
- Planos y memoria descriptiva de la obra, as como el presupuesto de ejecucin.

- Los Ayuntamientos resuelven, emitiendo una licencia provisional de forma inmediata

para que se puedan realizar las obras, ya que la definitiva tiene una validez de seis meses
desde su emisin.
3.- ALTA EN LA TASA DE BASURA:

Es la tasa municipal destinada a financiar la recogida y tratamiento e los residuos

urbanos.

Se debe hacer al adquirir y alquilar el local donde se sitan las instalaciones de la

empresa.

Los documentos que se deben presentar son todos los que identifiquen al
empresario y a la empresa.

El efecto es inmediato y su duracin es anual.

4.- ALTA EN EL SERVICIO DE AGUAS:

Es un trmite necesario previo a la conexin al servicio pblico de agua corriente,

que se gestiona en el servicio municipal de aguas.

Se resuelve una vez presentados los documentos (iguales para la contratacin del
servicio de electricidad), y pagada la tasa correspondiente, el efecto es inmediato.

5.- ALTA EN EL SERVICIO DE ELECTRICIDAD:

Es un trmite necesario previo a la conexin con la compaa suministradora de

electricidad.

La documentacin administrativa a presentar es la siguiente:

- Escritura de la sociedad.
- CIF DNI de la sociedad.
- Autorizacin para realizar el contrato con la compaa suministradora.
- Escritura del local, o contrato de arrendamiento.
- Certificado del instalador autorizado.
- Certificacin bancaria del nmero de cuenta.

6.- CAMBIO DE TITULARIDAD O ACTIVIDAD:

En caso de adquirir por traspaso una actividad en marcha o de que despus de seis
meses de comenzar su actividad decida cambiarla por otra, debe comunicarlo al
ayuntamiento.

Hay que hacerlo cuando el empresario haya tomado la decisin en firme de

cambiar el negocio.

Debe presentar la licencia de apertura, identificacin de la empresa, escritura

pblica en el caso de una sociedad y documento de conformidad o transmisin.

La nueva actividad tiene que comenzar en un plazo mximo de seis meses desde
que solicita el cambio.

Debe de remitirse a los ayuntamientos correspondientes, por si hay cambios en la

normativa.

d.- TRMITES DE LA SEGURIDAD SOCIAL:

1.- INSCRIPCIN DE LA EMPRESA EN LA SEGURIDAD SOCIAL:

Es la inscripcin en el rgimen de la Seguridad Social de las empresas que

contratan los servicios de trabajadores por cuenta ajena como patrones es
necesaria y debe realizarse en todas aquellas provincias donde haya centros de
trabajo con personal contratado.

Se debe hacer antes del inicio de la actividad. En la Tesorera de la Seguridad

Social.

Los documentos que se deben presentar son los siguientes:

a.- Alta de la empresa en la Seguridad Social, mediante modelo TA6

cumplimentado.
b.- Alta de los trabajadores en la Seguridad Social, mediante modelo TA2.
c.- Alta en el IAE.
d.- Contrato de asociacin a una mutua de accidente de trabajo o pliza de
accidentes de trabajo concertada con la seguridad social.
e.- Las sociedades mercantiles: copia de escritura de constitucin y fotocopia del
DNI del solicitante.
f.- El empresario individual el DNI del titular.
g.- Cooperativas: el certificado de inscripcin en el Registro General de
Cooperativas y fotocopia del DNI del representante.
2.- ALTA EN EL RGIMEN ESPECIAL DE TRABAJADORES AUTONOMOS
(RETA):

Los empresarios individuales, los socios trabajadores y administradores de

sociedades personalistas y sociedades civiles, y lo socios administradores de la
sociedades mercantiles, tienen obligacin de darse de alta en el RETA. Para los
socios de las cooperativas es opcional hacerlo.

Deben hacerlo en el plazo de 30 das. Desde el inicio de la actividad.

Hay que presentar los documentos que facilita la Administracin, el alta en el

IAE, y el n de identificacin fiscal y DNI.

3.- ALTA DE LOS TRABAJADORES EN EL RGIMEN DE LA SEGURIDAD

SOCIAL:

Los empresarios tienen la obligacin legal de dar de alta a sus trabajadores para
que estos estn cubiertos por el sistema de la Seguridad Social. En el caso de
tratarse de su primer empleo, es necesario proceder a su afiliacin al sistema de
Seguridad Social: esta adhesin, que se realiza una sola vez, es vlida para toda la
vida laboral del trabajador.

Se debe realizar antes de que comiencen a prestar servicios.

Se deben presentar todos los documentos facilitados por la Administracin. En la

Tesorera General de la Seguridad Social.

La eficacia del alta es instantnea.

e.- TRMITES ANTE LA DELEGACIN DE TRABAJO:

1.- COMUNICACIN DE APERTURA DEL CENTRO DE TRABAJO:

Es obligatorio por parte del empresario notificar a la autoridad laboral,

anuncindole la apertura de un centro de trabajo.

Hay que hacerlo en 30 das a partir de la fecha de la apertura del centro de trabajo.

Los documentos a presentar los siguientes:

- Datos de la empresa.
- Actividad de la empresa.
- Centro de Trabajo.

Plantilla de trabajadores.

Presentar el libro de visitas para que sea sellado y controlado por la Inspeccin de
Trabajo y Seguridad Social.

f.- PLAN DE PREVENCIN DE RIESGOS LABORALES:

La legislacin sobre seguridad e higiene en el trabajo obliga a todas las empresas

a tener un plan de prevencin de riesgos laborales.

El plan de prevencin de riesgos laborales es la herramienta a travs de la cual se

integra la actividad preventiva de la empresa en su sistema general de gestin y se
establece su poltica de prevencin de riesgos laborales.

El plan de prevencin de riesgos laborales habr de reflejarse en un documento

que se conservar a disposicin de la autoridad laboral, de las autoridades
sanitarias y de los representantes de los trabajadores. Incluir, con la amplitud
adecuada a la dimensin y caractersticas de la empresa los siguientes elementos:

- La identificacin de la empresa, de su actividad productiva y sus

caractersticas con especial atencin a la prevencin de riesgos laborales.

- La estructura organizativa de la empresa.

- La organizacin de la produccin.

- La organizacin de la prevencin en la empresa.

- La poltica, los objetivos y metas que en materia preventiva pretende

alcanzar, as como los recursos humanos tcnicos, materiales y econmicos de los
que va a disponer al efecto.