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Cdigo: SNEST-IC-IT-01
Revisin: 5
Pgina 1 de 9
(a)
Cdigo : (b )
Revisin : (c )
Pgina
de: (d )
I. Recuadro de identificacin
Este recuadro se colocar como encabezado en todas las pginas del procedimiento. Se integra de los
siguientes elementos:
a) Nombre del documento: El nombre debe iniciar con un verbo y su redaccin llevar de forma
implcita, el producto que genera y los usuarios finales. Para la identificacin de los
procedimientos se deben considerar las atribuciones que para cada unidad responsable se
establecen en el Reglamento Interior de la SEP y su manual de organizacin autorizado.
Ej: Nombre del documento: Procedimiento del SGC para el Control de los Documentos.
b) Cdigo: Es la secuencia de literales y nmeros asignados consecutivamente. Su integracin se
especifica en el procedimiento de control de documentos.
Ej: SNEST-IC-PG-001
c) Revisin: Se escribir la literal A como borrador y a partir de la primera revisin anotar 0, 1
para la segunda y as sucesivamente.
d) Pgina: Se anotar el nmero consecutivo de las hojas utilizadas en el procedimiento, as como el
nmero total de stas.
e) Referencia a la Norma ISO 9001-2000: nicamente se anotar esta leyenda para los
procedimientos inmersos en la documentacin asociada al Sistema de Gestin de la Calidad.
CONTROL DE EMISIN
ELABOR (a)
Nombre y Cargo.:
Firma:
Fecha:
REVIS (b)
AUTORIZ (c)
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Revisin: 5
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Este recuadro se situar nicamente al pie de la primera hoja del procedimiento. Se compone de los
siguientes apartados:
a) Elabor: Ser la persona que haya elaborado el procedimiento.
b) Revis: Es la persona responsable del rea, jefe de departamento, subdirectores o director de rea.
c) Autoriz: Es la persona que aprueba y autoriza el procedimiento.
1. Propsito
Es la condicin o resultado cuantificable que debe ser alcanzado y mantenido, con la aplicacin del
procedimiento, y que refleja el valor o beneficio que obtiene el usuario. El propsito debe redactarse en
forma breve y concisa; especificar los resultados o condiciones que se desean lograr, iniciar con un verbo
en infinitivo y, en lo posible, se evitar utilizar gerundios y adjetivos calificativos.
La redaccin del propsito se estructura a partir de las siguientes cuestiones:
En qu funcin o
campo de
especialidad se
hace
Para qu se hace
Para quin se
hace
Accin expresada en el
verbo
Campo de especialidad
principal
Resultado
Usuario final
2. Alcance
En este apartado se describe brevemente el rea o campo de aplicacin del procedimiento; es decir, a
quines afecta o qu lmites o influencia tiene.
3. Polticas de operacin
3.1 Aqu se registra el compendio de polticas aplicables al procedimiento, conforme a la secuencia lgica
de las etapas del mismo. Es decir aquellas disposiciones internas que:
Tienen como propsito regular la interaccin entre los individuos en una organizacin y las
actividades de una unidad responsable.
Marcan responsabilidades y lmites generales y especficos, dentro de los cuales se realizan
legtimamente las actividades en distintas reas de accin.
Se aplican a todas las situaciones similares.
Dan orientaciones claras hacia donde deben dirigirse todas las actividades de un mismo tipo.
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Revisin: 5
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DIAGRAMACIN ADMINISTRATIVA
SMBOLO
CONCEPTO
DESCRIPCIN
Inicio o trmino
CONCEPTO
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Revisin: 5
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DESCRIPCIN
Describir brevemente dentro del smbolo la etapa.
#
Descripcin de la
etapa
Direccin de flujo
Las lneas no debern cruzarse entre ellas, si no es posible
se debe cruzar con un pequeo puente.
CONCEPTO
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DESCRIPCIN
Se utilizar como conexin o enlace con otra hoja diferente
en la que contina el procedimiento, siempre y cuando
exista dificultad.
Unin de pgina
Dentro del smbolo se deber anotar un nmero para que
se identifique en qu pgina contina y de que pgina
viene.
Ejemplos:
2
significa: contina en la pgina 2
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Descripcin
5.2.1 Es la descripcin detallada de las actividades; de manera tal que permita al personal
comprenderlas, seguirlas y aplicarlas, aun cuando sea de recin ingreso al rea.
5.3
5.2.2
El nmero con que se registrar cada actividad, estar compuesto por el dgito de la
etapa correspondiente, seguido de un punto, y, a la derecha de ste, del nmero
consecutivo respectivo.
5.2.3
5.2.4
5.2.5
Responsable
5.3.1
5.3.2
En el caso del personal operativo habr de sealarse el nombre del puesto por
funciones reales desempeadas: analista, secretaria, mensajero, etctera; y no por el
nombre de la plaza: coordinador de tcnicos, secretaria ejecutiva, etctera.
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Secuencia de etapas
Actividad
1.1
1.2
1.3
2.1
2.2
2.3
3.1
3.2
3.3
4.1
4.2
4.3
5.1
5.2
5.3
6.1
6.2
6.3
1 Etapa primordial
2 Etapa primordial
3 Etapa primordial
4 Etapa primordial
5 Etapa primordial
6 Etapa primordial
Responsable
Actividad
Actividad
Actividad, etc.
Actividad
Actividad
Actividad, etc.
Actividad
Actividad
Actividad, etc.
Actividad
Actividad
Actividad, etc.
Actividad
Actividad
Actividad, etc.
Actividad
Actividad
Actividad, etc.
Responsable A
Responsable A
Responsable B
Responsable B
Responsable C
Responsable C
6. Documentos de referencia
6.1 Anotar qu documentos se requieren al utilizar el procedimiento, para tener un mejor entendimiento o
completar su ejecucin.
Ejemplo de control:
DOCUMENTO
REGLAMENTO INTERIOR DE LA SEP
No aplica
7. Registros
Se deben relacionar los formatos que sirven de evidencia de que el procedimiento esta siendo aplicado,
debiendo su aplicacin, interpretacin y uso.
Registros
Tiempo de
retencin
Responsable de
conservarlo
Cdigo de
registro
(a)
(b)
( c)
(d)
a. Registro: Anotar el nombre del documento utilizado en las actividades del procedimiento.
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9. Anexos
Formatos mencionados en la descripcin del procedimiento. En su presentacin, los anexos debern ser
numerados con el formato (nmero. nmero), en donde el primer nmero ser 9 (correspondiente al
apartado de anexos), y el siguiente nmero ser la secuencia de los anexos descritos en el procedimiento,
por lo cual se iniciar con 1.
Ej: 9.1 Formato para Lista Maestra de Documentos Internos Controlados
Fecha de
actualizacin
(a)
(b)
(c)
Point.
Configuracin de pgina: tamao carta; orientacin vertical; los mrgenes (superior, inferior, izquierdo
y derecho) de dos centmetros.
Formato: Ttulos y Subttulos con Arial 12 puntos, en negritas; prrafos con Arial de 10 puntos, alineacin
justificada e interlineado sencillo con 3 pts.