Contenido 5 /1NTRODUCCION 71 pRorésira 13 / uso D€ ESTANDARES TEeNOLéGICOS 33/11 Imagen de Document 44/11.1 Control de Calidad de Indexado 14/112 Escaneo de Documentos 14/113 Indexadoy escanea de docu 15/114 Procesamiento de Post-escaneo 18/115 Procesamienta de Lectura Optica ‘OMR, OCR, Céidigo de Barras, yICR 15 /1.1.6 Tiempo de despliegue dela consulta/ busqueda 16 / 12 Tecnologie adas de Form 36/13 Teenologi neat 16 /1.4.Adn a v de Trabajo (Wark 17/15.1 Roles Vs, Usuarios 18 1.5.2 Requerimientos denn 18 /1.5.3 Disefador grafico derey 18 /15.4 Monitareo del Trabajo 18/155 Procedimientas de Escalamiento 18 /15.6Manejade Errores 19/15. Procecimientos de Temporizadores 22 / LAS MEIORES PRACTICAS DE LA INDUSTAIA 21/16 Cansideraciones pars la Pl i 22/17 Fases 221,74 Funda Delinieién det Problema 24/172 Anilisis de Procesos 24/173 Definicién de Requerimientos 25 /1.74 Factares Criticos de exito entacién del Pracesa / 25//1.74.1 Objetivos relacionados del neg. 26 /174.2 ObjetivasT 26/125 Guia de Selacesin de Tecrologias MEC 29,/1.26 Desarrolla del Documento de Requerimiente de Propuesta 29,/1.2. Guia de Evaluacién dela Solucion? Producto 31/178 Implementacién deta Tecnologia 31/179 Criterios de Pruebas de Aceptacion 31 /1.720 Plansfieaciin de a Implementacidn 33/1711 Documentaciin de las prictieas dot negocio 34/18 Conversion De Hist 34/1.8.1Conversién del Histérica completo 35/18.2Canversién patcial del historico 35/1.8.3 Conversién en la medida que sea 35/19 Lista de Revision 37 / LAS MEJORES PRACTICAS DE LA INDUSTAIA 37/110 Introduccion eg 38/111 39//1.11.1 Almacenamienta Optica WORM 41 Magnética 42/1.12Con we para la Adi i 2 Almacenamienta en WORM 43 / pOLiTIcAs 0€ REGISTROS ELECTASNICOS (eneconns) 44 / Cusdio de flujo para la ttencion de reg 44 /Ejamplos de z 45 /1.13 Manual ide lox dR 45 /1.14 Prog Retencis 47 / CERTIFICACION 9€ PROCESO 47011 tntaelén del proyects47/16 ron los Estandares 48 / Anoxo A-Estindaresy repartaside agen laracién de Certiicacién 48/ A. ANSI/ALIM TR3S -1995 Human and Organizational zeues far Successful Ella System Implementation 48 / 4.2150 10196:2003, Document imaging application - Recommendations for the creation of original documents 48 / 4.3150 12653-12000, Electronic Imaging — Test target forthe black-and-white scanning of office documents Part: Characteristics 48 / 44 190 12653-2.2000, Electronic imaging — Test target for the black-and-white scanning of office documents Part 2) Method ofuse 49/ AS ANSI/ALIM MS44 1993 — Recommended Practice far Quality Control of mage Scanners 49/ A.6 ANSI/ALIM MS52-1991 — ezammended Practice far the Requirements and Characteristics af Original Documents Intended far Optical Seanning 49 A7 ANSI/AIIM MSS5-1994— Recommended Practice forthe Identification and Indexing of Page Components (Zones) far Automated Processing in an EIM Environment 49 / Arex B-Formata de dats y estandaree 49/ 8.1150 190052005 poF/A 51/8,21SO PDTR 12033 Electranic imaging — Guldance for selection af document image compression methods 52/3 ANSI/AIIM 53-1993 — Recommended Practice; File Format for Storage and Exchange of Image, Bi-Level Image Fle Format: Part 1 52 / Anexo C- Estindares/reportesde tecralagis de almacenamiento 52/C.1 ANSI/AIIM TR41-2006 - Optical Disk Storage Technology, Management, and Standards 52/C.2 Magnetic WORM Storage and archival standards 52/C.3 BlueLaser Optical Storage and archival standards 82 /C.3 1ISO/IEC 17345:2004 — Information technology — Data Interchange an 120 mm Rewiitable and Write Once Read Many Ultra Density Optical (UDO) Disk Cartridges ~ Capacity: 30 Gbytes per Cartridge — First Generation 52 /C.8 Red Laser Optical Storage and archival standards S2/ ISO/IEC 14517.1996— 130 mm optical tisk cartridges fr information interchange — Capacity: 2.6 Ghytes per cartridge $3 /€.5 ISO/IEC 15286.1933— 130 mm optical dick cartridges far info Interchange — Capacity 5,2 Gaytes per cartridge 53 /C 6 ISO/IEC 18033; 1989 Data Interchange on 130 mm optical disk carteidges of ype WORM (Write Once Read Many) using wreversi Capacity-5,2 Gbytes ner cartridge 53 /€.7 ISO/IEC ISO/EC 220822002 Data Interchange on 120 mm magneto: ‘optical disk cartridges ~ Capacity. 9.1 Gbytes per cartridge 54 Anewo D- Esténdares de admistilidad legal 54 /D.11S015801 Electronic imaging ~ Information stored electronically ~ Recommendations for trustworthiness and reliability. $4 /.2150 15489 Information and documentation ~ Records Management Pare: General 85 /0.3150 15489 Information and documentation ~ Records Management Part 2 fects — Guidelines 55 / Anexo E-Estindares de'lujade trabajo (workdiow) 55 /£.1WiMC— Application Programming Interface Interface 2& 3) 55 /E.2WIMC— Audit Data Specification 55 /£ 3WiMC— Interoperability, Internet, e-mail MIME BindingAntecedentes Con el proposita de modernizar el Estada, al tiempo que aumente la competitividad del sector produc- ‘ive, el Gabiesno Dominicano tiene coma prioridad masificaren el pals ol uso de las tecnologias dela in- formaciin y comunicacién ("TIC"), Para lograrla crea la Oficina Presidencial de Tee- nologia de Informaciin y Comunicacién (OPTIC), un organisma de alta nivel gubernamental, encargado de coordinar las iniciativas y proyectos que apoyen los planes generales y estratégicos trazados por el Poder Ejecutiva. Posteriormente se ctea en enero 2006, el Depar- tamento de Estandarizacidn, Normativas y Asesorta “Técnica, com la funcién de garantizar el desarralla de estindares, normas y modelos de trabajos para el despliegue y utilizacién delas TIC en el gobierno, su- ministrando a la ves la asesoria necesaria para éste y garantizando el establecimienta y funcionamiento de mecanismos de control y auditoria de cumpli- imiento de los mencionadas estindares, normas y modelos. Se confarman los Comités de Estindares, los cuales estén encargados de prapaner los estinda- res, normas, paliticas y marco legislative para los di- ferentes temas que seles asignen, los mismos estan Integradas por diferentes instituciones del sector gubernamental, siendo la Oficina Presidencial de Techologias de la Infarmacién y Comunicacin (OP- ‘TC) elente coordinadrde los mismos, Los comités se han distrbuido en cuatra (4) grupos por las siguientes areas temiticas: ()) In- fraestructura y Redes; (i) Seguridad, auditoriae in- tegridad electrénica de Sistemas; (i) Sistemas de Informacién y Aplicaciones y (Ww) Marco Legal para eit Nemmazy eandares Dipti sedocuontos4 Digs Gobierno Flectrdnico. El pleno, de los cuatro (2) co- mités, conforma la Asamblea general del Comité de Estindares de Tecnologias de la Informacisn y Co ‘municaciin (COETIC), Dentro de los COETIC existe el Comité de Siste- mas de Infermacin y Aplicaciones Gubernamenta- les (SIA), euya funcidn consiste en proponery validar los estindares, narmas pal cas deintercambio de datos a nivel interinstitucional. ELSIA dentro de sus proyectos priritarias plan- tea la creacidn Del Manual de Normas y Estandares de Digitalizacidn de Documentos.Introduccion Las normas y estindares de la tecnologia habilitan ala organizacién para evalua, seleccionar,e imple- mentar tecnalogias de manejo electrénico de con- tenido, aseguranda la exactitud y confiabilidad de La informacisn digital y establecienda procedimientos para demostrar la veracidad de las tecnologfas en EL termina “manejo electrénice de documen- tos" utllzada a través de este documento se refiere a toda Ia tecnologia de entrada (escaneo, indexa- do, recanocimienta de caracteres dptices (OCR, pot sus siglas en inglés), formularios, documentos de origen digital, ete), teenologias de administracién (servicias de documentos, flujo de procesos, y otras herramientas de manejo del trabajo), y tecnologias de almacenamiente (primariamente ptico/magné- tica), Adicionalmente, este dacumento proveerd in- formacién especifica a los usuarios relacionada can reportes téenicas, guias, y estindares que deban ser respetados por toda agencia u organizacién guber- ramental que esté evaluando, selecclonanda, y/o implementando estas tecnologias. Un Sistema de Manejo Electrénica de Documen- tos (EDMS, por sus siglas en inglés) es un término seneral que se refiere ala integracién de tecnologia debase, que incluye: — Nemmazy eandares Dipti sedocuontosImagen de Documentos Acministtedar Corparative de Repories {ERM Los Sistemas de Manejo Electrénico de Docu- mentos proveen a los usuarios con acceso 2 mas aplicaciones en una interfase comin, por medio dela utlizacién de tecnologia estindar de Internet. Una de las razones basicas por la que los usuarios prefie ren este nivel de tecnologia es el conjunta de func. nalidades distribuidas que se hacen disponibles casi Inmediatamente después de la implementacién. Desde una perspectiva de alto nivel, las tecnolo- las de manejo electrénico de documentos habilta 2 los usuarios para Controlar el acceso alos documento. Mantener ls historia de los documentos, desde la perspectiva de los pracesos. Actualizar documentos Mantener los documentas en un ambiente se gure. Trabajar con los documentos de una manera colaborativa Almacenar los documentos en sus formatas natives, ineluyenda sus contrales de maneja, Posicionar documentos camo parte de un pro ceto de negocios que requiere comunicacién bidireccional;y Customizar el formata, contenide, y accesbil dad para cada usuario individual,Propdosito EI Manual de Normas y Esténdares de Digitalizacién ‘de Documentos provee una guia especifica para to- das las oficinas y agencias gubernamentales en el Gobierna de la Repiblica Dominicana dando a los documentos digitales la crediblidad para su uso y almacenamiento camo registros oficiales y perma- nentes, ‘Todas las agencias del gobiema y organizaciones de todo tipo deben cumplirestas normas y estinda- res y certiiear su cumplimiento durante la seleccién « implementacién de tecnologias de manejo slectrs- nico de documentos. La Oficina Presidencial de las Tecnologias de la Informacién y fa Comunicacién (OPTIC), ha adapta- ‘do-este manual como el cuerpo formal de estindares y precedimientos para ser utilizads en las agencias {gubernamentales. Los anewos proveen informacién adicional relacionada con cada estindar y/o reporte técnica adaptada y serd actualizado coma la OPTIC considere apropiade. —__z Nevmazy eandares Dipti sedocuontosAlcance Elaleance de este documento es identificarlas meja- respricticas,repartes técnicosy estindares tecnalé- ‘slcas asociadas con la digtalizacién de documentas a través del uso de tecnologias de manejo electréni- ‘cade contenido (ECM, por sus siglas en inglés), Las mejores practicas de la industria y los estén- dares tecnolégicas asociados con dacumentas que necesitan ser convertides y/o manejades en un for- mato electrinicoincluye Documentos y registras de origen digital Documentos registros en copia-dura (impresos) Publicaciones periddicas, Libros, Texto impreso (con o sin imagenes), Manuseritos, Fotografia, + Negatives y vistas fas, + Mapas, planes, parchos, + Ete. Las siguientes normasy estindares proveen infor- ‘macidn detallada y gufas especiicas asociadas con + Procesos y pracedimientos para asegurar una canversién de dacumentos precisa Estandares tecnalégicos relacionados a forma- tos, compresin,resolucién, ete + Estindates de tecnologia de almacenamiento para asegurar informacién almacenada confia- ble y ceible que prevean cualquier alteracién, modificacién, y/o borrado. —__3 Nevmazy eandares Dipti sedocuontosDefiniciones Las definiciones tecnolégicas estin incluidas en el documento 1S0 12651 Electronic Document Ma- ‘nogement - Vocabulary Part 1 Electronic Document Imaging. Todas los términos y definciones que na estin incluidas en este standard internacional estén listadas a continuacién Registro: Cualquier papel, mapa, cuadro, cinta magnetica o de papel, impresion o pelicula fotogré~ fica, yeualquier otro documento producido, recibida, ‘generado,o usado parla agencia, independiente del media, forma fislea, 0 caracteristicas, ineluyenda data almacenada electrnicamente. Documento; Un instrumento conteniend infor macién registrada, independiente del medio de al- macenamients,incluyendo materia escrito y toda la data almacenada en un farmata electrdnica tal oma mensajes de correas, libros, ete Registras Oficiales: Un registro que tiene va~ lor administrative, fiscal legal. También conocido como Copia de Registro, Material No-Registro: Material que no tiene ringin valor administrative, seal, o legal, y que no es retenido por la agencia gubernamental. Los si- {Quientes son algunos tipos de Material Na-Registro Copia de Trabajo, Referencia o Conveniencia Una copia de un registro conservada temporalmente porconveniencia o referencia para facilitar el trabajo de un empleado; y dl cual se dispane cuando no es ya itl para el empleado. Registro Transitorio: Un dacumento que es un Registro Oficial de manera temporal. Cuando no est ya activo, este se convierte en Material No-Registr. Por ejemplo, las notas, hasta que son incorporadas fen un mema o un reparte; comentarios en un dacu- mento hasta que los comentarios son incorporados Wommyeeanaares Diptien el documento 0 rechazados; y borradores hasta que el dacumento es fnalizado, a menos que el ba- rrador represente un paso basico en la preparacién del documento final orefleje un cambio signficativa en el desarrollo del documenta final Propietario del Registro: El individuo que es responsable de determinar si un documenta es un Registra Oficial o un Material No-Registra. Este in- dividuo es usualmente el autor del registro y es ree ponsable por salvaguardar los Registros Oficiales apropladamente, y por eliminar © destruir Material No-Registro Correa-Electrénico, Documentos Electrinicos enviadas recibidos por un sistema computacianal Esta definiciénincluye el contenido de ls comunica- cn, la informacién transaccional, y cualquier anexo asaciada can la camunicaciin Informacién Transaccional La cirecciin de co- reo, instrucciones de ruta, data de transmisiin yre cepeién,y otras informaciones que el sistema dema- nejo de contenido necesite manejar, supervisar, y/o entregar en un documenta digital a tem de corres, Retencion por Litigi toridad competente para retener todos los registros relacionadas a un asunta legal. Una Retencién por Una directiva de una au: Litigioes generalmente impuesta cuando selena un procedimiento legal ose anticipa en un asunta pat ticular, cuando una sentencia es recibida selieitando rogistros especificos. Ningiin papel © documento electrénica sujeto de una Retencion por Litigio pue- de ser eliminado © descartado, a cuando se trate de Material No-Registro, hasta que la retencién sea liberada por la autoridad competente.Uso de Estdndares Tecnologicos ‘Todos los estindares tecnolégicas asociades con Manejo Electrénica de Contenide han sido evalua- dos y arganizados en § categoria, como se lista 2 continuacién Imagen de Documentos + Formatos de Datos y Compresién Tecnologias de Almacenamiento Admisiblidad Legal Flujo de Trabajo (Workflow) 1.1 IMAGEN DE DOCUMENTOS Deben revisarse los estindaresy ineamientos sobre tecmologia de imagen dirigidas a usuarios para que asistan a la organizacin durante todas las fases del proyecto desde la fase de planificacin hasta la im- plementacién. Lieamientas y estandares relevantes como los que se listan en el “Anexo A Estandares de Imagen de Documentos” deben ser seguidos par todas las agencias gubernamentales Estos lineamientos simpliicarin significativa- mente el proceso general y aseguraran que aspectos criticos de la preparaciny la planificacion dela im- plementacion sean tratados en la fase temprana en fel proyecto en vez de orzar el proyecto. Cuando la organizacién planifica la implementa- clon de imagen de documentos, la organizacién debe considerar establecer procedimientosylineamientos importantes para el indexado de las campos. Estos lineamientos organizacionales deben prover infor- macién detallada que debe ser considerada cuando se planifiquen los requerimientos de indexado para todos las documentas actuales y otros que se anti- cipe que seran_escaneados. El establecimiento de —___3 Nevmazy eandares Dipti—___« Digtassci todos los valores de indices necesarios con la capac da de adicionar nuevos y/o otros tipes de dacumen tos antes de la implementacin del sistema mejara mucha el valor y la calidad de la informacién esea- neada y almacenada en el sistema. 1.11 Control de Calidad de Indexado Mientras el sistema comienza en praducidn, llegard ser importante para la organizacién desarrollar una metodologia de revisign tanto la data indexada y lox documentos actuales para asegurar que la informa- cldn este disponible y leible. La organizacién debe establecer un proceso decumentado para asegurar que todos los decumentas sean apropiadamente escaneadas e indexadas. Esta organizacién debe ser seguida por todo el personal que realce labores de escaneo e indexado, ademas de proveer un meca- nismo para la verficacion de la entrada de datos del indexado antes de que el documeto sea almacenado ya transmitida alos procesos de negocios. 1.1.2 Escaneo de Documentos La parte del sistema de escaneo de documentos debe proveer Is capacidad para que los usuarios ré- pidamente digitaicen los documentos y los enruten alas personas que realizan la operacin de indexa do. Las requerimientos asociados con esta parte del sistema deben inelui = La capacidad para soportar tanto process. rmiento en lotes coma el escanea e indexad de documentos individuales. ~ La capacidad para soportar re-escaneo de do- cumentas, ~ Lacapacidad para soportar tanto escanco sim- ple como duplex, ~ La capacidad para que el escaner escanee ala resolucién requerida segtin la calidad de ima- gen que se espera del sistema, tal como 200, 300, 0400 DPI; y — La capacidad para insertar pagina que indique terminacin en dacumentos de tamafios varia- bles dentro de un mismo ote, 1.1.3 Indexado y escaneo de documentos Alimplementartecnologias de escaneo y de indexa- cin de documentos, los requisitos deben ineluir informacién detallada relacionada con todas las f- ses de proceso. Sivan los documentos de color a ser escaneados de modo quella imagen capture el calor, elescaner debe ser capaz de hacerlo. El hardware y el software deben ser incluidos si se van a usar tée- nicas para la automatizaciin de la indexacién de los datos. Al usar estas teenologias el usuaria debe estar enterado que el uso de eédiga de barras y las tecnologias del OCR reducen al minima tipicamente la dgitacion durante la fase de laindexacién pero no elimina siempre la necesidad de la indexacin ma- nual. El nivel dela informacién eapturado automa ticamente variaré dependiendo de la calidad del do- cumento entrante y de la eapacidad del sistema de reconacer exactamentella informacién requerida Eltema del desemperio es de importancia eitica, y la organizacin debe asegurarse de que la solucién seleccionada proparcione la capacidad de explorar y de poner en un indice documentos dentro de marcos de tiempo anticipados. Los procesos asociados ala exploraciéa y ala indexacidn de divecciones del do- cumenta ineluyen ~ Eltiempo requerido para preparar el documen- to paral escaneo; ~ Eseaneo de documentos, asegurando que to- dos los documentos y todos sus lados (para documentos de dos caras)sean capturados, ~ El tiempo requerido para indexary verifiear los documentos; ~ Eltiempa requerido para enrutar eldecumento al usuatio final para posterires procesos (si se estén utilizando las teenalogias de ujo de tra- baie} ~ La capacidad para definir campos comunes (para propésitos de indexado) cuando se esea- rea enla modalidad de ote; y ~ La capacidad para soportar auto-indexado de documentos utilizando cédigo de barras, OCR, erLs informacidn detallada relacionada con todos los aspectos de la indexacién del documento debe serbien definida. Esto debe incluirla capacidad para que los usuarios indexen dacumentos en sus sitios de trabajo, ademas de las estacianes de escaneo, y apoyarla capacidad de: = Indexar las imagenes antes de indexarlas 0 despues de indexarias, ~ Adicionar atras valores de indexacion,y = Indexado en late 1.1.4 Procesamiento de Post-escaneo EL post-proceso se puede utilizar para proparcio- nar “limpieza" de la imagen después del escaneo y antes de la indexacién y del almacenaje final. Este software realiza generalmente funcianes de de-mo- tear, de-sesgar y otras para mejorar la calidad de la imagen escaneada con la intervencién limitada del operador EL uso dela “limpieza” de la imagen y otros pro- esos de post-escaneo se deben utilizar solamente para mejorar legibilidad. La precaucién debe ser ejer- citada cuando se usan estas herramientas, ya que cualquier madificacién material a la imagen puede afectar la capacidad de autentificar el documento en un procedimiento legal 1.1.5 Procesamiento de Lectura Optica: OMR, OCR, Cédigo de Barras, y ICR EL objetivo principal de las tecnologias disponibles del reconocimiento es reducit la eantidad de entrada de datos manual para la captura dela informacién impresa a manoy améquina en documentos canver- tidos a digital Aunque la tecnologia nunca eliminaré la necesidad de la entrada de datos manual, el uso eficaz de estas tecnologias en documentos ha pro- ducido las ventajas notables evaluadas a menuda en la reduceién de digitacién manual. Lo que sigue es una breve lista de los erteios de evaluacién a considerar al anaizarel uso de la captura de datos automatizada — ges posible identiicar documentos con el su- ficente volumen para justifcar el proceso au- tomatizado de la captura de datos? Estos son tipicamente formularios que contienen conte- nido estructurade y no estructurado, pero con la informacién dentificable que se extraerd — Init cost effective? Determine the amount af data to be captured and the cast to support a ‘manual solution, an then compare itto.an au tomated data capture solution = ges rentable? Determinar la cantidad de datos que se capturardn y el coste para apoyar una solucién manual, y después compararla a una salueién automatizada de la captura de datos, — Es posible re-disefiar los formularios para me- Jorar el reconacimienta? El uso de opciones de seleccién, codigos, codigo de barras, tinta Invisible al escaner, y formato de impresién de ocr, = eCémo sera el documento erganizad en lates para ser escaneado? Utilizard formularios de ciferentes tamafios? Utilizara formularios dis tintos? 2Es posible itraducir paginas de enca bezado de los lates para encadenar el proceso deescanea? = Identificar las reglas del negocio que pueden ser utilizadas para el procesamiento post-re- conacimiento para mejorat la precision de la Informacion capturada. Porejempla, la captura de-un ientificador personal unico que puede ser automaticamente verficada su nombre y direccion contra la base de datos de la organi- 1.1.6 Tiempo de despliegue de la consulta/ busqueda Eltiempa dela presentacion de la consulta yde la re- cuperaciin es comiinmente de alta mportancia para los usuarios. El usuario debe definir los requisitos de funeionamiento anticipados antes del disefio del sis- tema y de la adquisicion det hardware. Estos requi- sitos de funcionamiento deben inluir los tiempos de reaccin méximos anticipados durante la produc- cin que considera el mero total de las peticiones de usuario simulténeas anticipadas, el nero total —___s evmazy eandares Digtalesiede manejadores sila informaciin estd disponible en modo.en-linea, cerca de en-linea,o fuera de linea, ete Estos periados incluyen todo el tiempo requerido para recuperar los medias dpticas/removibles apra- piados (cuando es necesari), leyendo todas las pé- finas salicitadas de medios de almacenaje, el alma- cenaje de todas las paginas solicitadas en memoria rmagnética (siesta siendo utlizada),y la transmisién subsecuente de la primera pagina al usuario para la vislin, Cuanda se panen en ejecucién los medias re movibles (es decir, WORM, CD, DVO, cinta, dpticos etc. ], este tempo de reacciin debe considerar el tiempo requeride para: "parar el giro” del maneja- dor, sacar el dispositive, buscar nuevos dispositivos de las casilas de aparcamiento,insertar los dispasi- tives en el manejador, “acelerar el giro” det manej2- dor, yrecuperar la informacién de os disposttives. Las tecnalogias de formatos de dacumentos y com presién estan asociadas con aquellos registras y documentos que estén lamados a ser de valor docu- mental y/o lamados a ser un registro pablico/oficia, Todos los registras oficiales y documentos pra ducidos por la agencias y oficinas gubernamenta les det Gobiemo de la Repiiblica Dominicana, secén almacenados solo en aquellos formatos listadas en el documento Data Format and Compression Stan- dards, contenido en el Anexo 8, Documentos y registro transitorios y/o no-oficiales pueden ser almacenados en el formato seleccionado por el usuario y entonces destruitlos después de ser convertidos al formato de archiva/permanente, ad- heriendose alos estindares adoptados por AIIM y/o 150 que estan definidos en el Anexo B. Durante al proceso de creacion/desarollo, todos los documentos, incluyenda, pero no limitandose a, texto, hojas electronicas, y presentaciones, pro- ducidas por cualquier agencia gubernamental, este puede ser creado e intercambiado en un archWa de formato basado en XML (eXtensible Markup Lan- vale}. EL formata de los documentos usada durante el porcese de creacion/desarrllo puede estar basado en farmato abiert, formato de archivo basado en XML, Incorporando todas las siguientes caracteristicas (2) Interaperabilidad entre diversas plataformas y aplicaciones internas y externas, (2) Completamente publicables y disponibles, U bre de cargo, {@)Implementada por multiples fabricantes. (4) Controlada por una organizacién dela indus ‘ria, abierta y con un proceso inclusive bien de- finido para la evolucion del estandar. “Todas las copias digitales del gobierno y los docu: ments piblicas que tendrén un almacenamiento a largo plazo y en un formata permanente solo serén almacenadas usando teenologias de almacenamien- to que cumplan con los estindares adoptados por AIIM yo 150. Solo aquellas tecnologias de almacenamiento que previene cualquier posible alteracion, modifica- cian o eliminacion es permitida. Estas tecnologias Uitiizan metodos verdaderamente "De unica escri- tura” ("Write Once"), Las tecnologias "De unica es- critura” que dependen solo de pracesos y/o procedi- mientos NO SON ACEPTABLES. Las tecnologias de almacenamiento que perm: ten cualquier tiga de destruccion de documentos NO ES ACEPTABLE para almacenamienta permanente con proposite de archiva histarica, Los temas de legalidad que se deben considerar por les asesores juridicosincluyen el expurgo dela infor- ‘macién, la aceptacidn legal de expedientes, requisi- tos de la retencién, y la redaccién de la informactén, Cada una de estas ediciones es dependiente de laorganizacién y se debe considerar por los asezores juridicos. "Annex D ~ Legal Admissibility lists 2 SO standards ISO 15801 and ISO 15849 (Parts 1 and 2)", que proporciona la informacién detallada rela- cionada con establecer procedimientos del negacio asegurando que a informacién almacenada es exac. tay confiable. Un aspecto importante de asegurar la admisibi lidad legal es el desarrallo de un documento de las pricticas de negacio que debe ser terminado antes que el sistema sea puesto en produccién completa- mente. Este documenta permitiré a la organizacién autentiicar,o ceria, que la informacién conteni- da dentro del sistema digital es exacta y confiable La informaciin na se limita a ~ describir cémo la informacién serd explorada, escaneada eindexada, = describir emo el sistema serd asegurada de acceso no autorizado, = descnbircémo el documento sera asegurada de modificacioneso alternacines no autarizadas, = describir edmo las modificaciones autorizadas de los documentos seran manejadas, inclu yendo informacion sobre rastros de auditoria y la capacidad para recuperar cualquier ver- sion anterior de un dacumento que se requie ramantener, ~ describir cémo las notas y las anotaciones (si las hay) seran almacenadas y mangjadas, si son parte del registro del negocio = describir cémo se le dara seguimienta a estas politicasy procedimientos. = describircémo el sistema cumplira con la pro- sramacién de retencién publicada para los re- sistas, Todo el personal que usa el sistema debe seguir este documento, En la medida que se implementen cambios al sistema, este documento debe tambin ser puesto al dia para rflejar modificaciones det sis tema, Los cambios a este documenta se deben mat car claramente para denotar cuando el cambio tuvo efecto y qué éreas fueron afectadas. Cualquier teenolog(a del workflow puesta en ejecu- clin por una institucién Gubernamental debe asegu- ratsede que el producto seleccionado respeta estan- dares elevantes de a tecnologia de Flujo de Trabajo (Workflow) de ISO segtin la definide en Estindares de Workflow del Anexo E Las tecnolagias del Workflow incluyen varias i= pos de enrutamiento incluyenda el enrutamiento ad hoe, el enrutamiento administrativa, y el encuta- miento de produccién, El ensutamiento ad hoe per- mite alusuarioespecificar un proceso espectfico para tun documento para dar seguimiento a ese dacumen- to solamente. El enrutamiente administrativa per- mite a usuarios definr el encutamiento especifica para un tino espectica de trabajo que se siga siem- pre, sin importar los datos dentra del trabajo que es enrutado. El enrutamiente de produccién permite a los usuatios dafinir las reglas y los métodos del tra bajo, basados en el tipo y los datos del documento contenidos dentra del trabajo. En la medida que los datos cambian, el sistema de enrutamienta de la produccién pracesaria el dacumente por consiguien- te, incluyende la capacidad de apoyar descansos del trabajo, escalamiento,y reasignacion del trabajo. 1.5.1 Roles Vs. Usuarios Hay dos enfoques para definira usuarios dentra de tun ambiente del workflow. El primer método es de- finir a un usuario especifica para manejar una tarea una actividad especifica. El segundo acercamiento fs definir un papel dentro de la tarea 0 de la activi dad de trabajo y después asignar 2 tantos usuarios ‘cuanto sea necesario 9 apropiado. Las organizacio- res deben requerir un sistema basado en roles alim- plementar tecnologias del workflow en produccién. —___# evmasy eandares Digtalesie115.2 Requerimientos de Enrutamiento Para las organizaciones que requieren workllow de produccién el sistema debe permitr que un usuario enrute un dacumento a otro usuario. Las capacida- des siguientes deben ser consideradas ~ La capaciad para enrutar automaticamente documentos en una cola basado en el tipa de documento ade trabajo; ~ La capacidad para soportar el enutamiento a multiples cola para cada usuario, basado en el Lipo de rabaia, ~ La capacidad para clasifiear/busear documen- tos en una cola de enrutamiento en arden de fecha, ~ La capacidad para clasfiear/busear documen- tos en una cola de enrutamiento en arden de tipo de abajo, ~ La capacidad para clasifiear/busear documen- tos en una cola de enrutamiento en arden de tipo de documenta, ~ La capacidad para clasifear/busear documen: tos en una cola de enrutamiento en arden de persona especiica, ~ La capacidad para cambiar una cata predetini- da, ~ La capacidad para poner un documento pen: dente 0 retenida en una cola de trabajo para ser trabajado més tarde, ~ La capacidad para buscar documentos especi- feos de una cola de vabajo cuando sea nece- ~ La capacidad para definir cuales documentos requieren documentos adionales antes de envianlos hacia adelante en el proceso, ~ La capacidad para defini tiempos para la re cepcion de documentos accionales, ~ La capacidad para define acciones a ser toma- das sing se recben documentos expeciicos en eltiompo especiicado,y ~ La eapacidad para procesar documentos espe- siicos como “expedientes ogicos 1.5.3 Disefiador grafico de reglas El sistema debe apoyar la capacidad para que los usuarios autorizados creen y modifiquen las reglas de trabajo asociadas al sistema del workflow. Esta capacidad debe inclu disefio gréfica y las hea mientas de gerencia que serian utilizadas para ctear/ modifica reglas de trabajo dentro de Windows 0 de Un ambiente de usuatio basade browser. 1.5.4 Monitoreo del Trabajo Al seleceionar teenologias del workflow, la organiza clén debe evaluar sila supervisién del trabajo es ‘querida para su operacién. Las herramientas de mo- nitereo permite a los usuatios supervsar al trabajo en curso, en una base en tiempo teal (tipicamente). Esta supervisién de trabajo se utiliza no sélo para ‘nivelar earga” de las actividades en curso del traba- ip, pero también versihay cualquier “cuello de bote- lla” en el proceso total del workflow. 1.5.5 Procedi Para las organizaciones que requieren workflow ani- vel de la produccidn, la solucién seleccionada debe jentos de Escalamiento Incluir la capacidad de enrutar automaticamente el trabajo adiversos usuanos basade en una regla oun sistema de reglas especficas. La solucién debe tam- bién incluir la capacidad para que los usuarios ex- tendan manualmente el trabajo como sea apropia- do. Durante este procedimienta de escalamiento,la solucin debe tener la capacidad de hacer el article del trabajo volver o reasignarlo permanentemente segiin lo determinado por el usuari. 1.5.6 Manejo de Errores Como los articulas dl workflow pueden inclu la in- formacién anticipada no previamente durante la de- finiciin de las gla, la organizacién debe requerir quel solucién incluya la capacidad de manejarerro- res dentro del encaminamienta del trabajo a través del motor del workflow. La gestién de error debe in- cluirta capacidad de predefinirun papel querecibinia los articulas apropiados del trabajo que se determi- nan paraestar en error.115.7 Procedimientos de Temporizadores Cuando se pone en ejecucién el workflow, hay mu- chos casos donde es importante la puntualidad de terminar una actividad espectica del trabajo, 0 el ‘rupo de actividades. Lacapacidad de establecer los contadores de tiempo para todos los ariculas del trabajo llega a ser muy importante. La organizacién debe requeri que la solucion soporte los mecanis- mos de “contador de tiempo" y que el usuario pueda fjar estos valores para las actividades espectficas a través de la herramienta grafica para el dsefo de las reglas del trabajo, —___» Nevmasy eandares Digtalesiede la industria 1.6 CONSIDERACIONES PARA LA PLANIFICACION Y LA FORMACION DE EQUIPOS PARA LOS PROYECTOS Es critco para ol évito general del proyecto asegurar que todos los equipas de trabajo de los proyectos del gobierno consten de recursos adecuados, tanto del area de Teenologis de la Informacion (TI) 0 Servicios de Informacion (S1) como de la parte del usuario-fi- nal ola perspectiva de negocio, La experiencia en la industria recomienda que los equipes de proyectos incluyan representantes de la _gerencia, tecnologia della informacion, y dela unidad denegacio que se prepara parautlizar la tecnologia, La mayoria de los Sistemas de Manejo Electronica de Documentas (SMED) preven las caracteristicas de imagen de dacumentes y servicios de documentos Las mejores practicas para proyectos de ECM para operar en un ambiente requiriendo muy poco, © pequefias cantidades de tiempo del personal de soparte de TI Sin embargo, las tecnolagias de flujo de trabajo (“workflow”) que tienen nivel de produc- can dfieren grandemente, en que estas tecnologias requieren planifcacion, configuracion y administra- cion de mapasy rutas de proceses. Otra consideracion critica de planificacion es la relativa al tamafo del proyecto; por ejemplo, nume- ro de escineres, servidores, usuarios, complejidad de la solucion de workflow, ete. Imagen de Dacu- mentos y administracion de proyectos con une a dos escineres y un servidar tipicamente no requieren tanto soporte como un ambiente distribuide gran- de que incorpore tecnologias de yj de trabajo. Las soluciones de automatizacion de ruteo tipicamente requieren menos soporte técnica que los ambientes Wommyeeares Digtalesiede flujo de trabajo de produccion donde los tempo- risadores, rutas de escalamiento, mapeo dinémico de procesos, etc., son utilzades. En todos los esce- narios arriba citadas, los usuarios pueden reconocer que estas tecnologias requieren soporte de tecnala- gla dela informacion y cominmente poco soporte; la cantidad de tiempo requerida por las recursos técni- 08 se expanden con el aleance y la camplejidad del proyecto Desde la perspectiva del negecio y del usuario final, su directa partcipacién en el equipo del pro- yeeto es eritico para el éxito general del proyecto Los usuarios finales necesitan definirclaramente sus necesidades y objetivos de negocios que son usados para identicar y seleccionar la tecnologia que ser Implementada. El proceso de identifcar el cambio que se generaté, tanto basado en tecnologia como el no-basado en tecnologia, debe ser lo mis completo posible La patticipacion de los equipos de usuarios- finales deben tener representacion apropiada tal coma uno © més "Usuaria(s) Campeonfes)” para cada proceso grande que este siendo evaluado, Estas personas y la representacién de la gerencia del negocio le permiticén a la organizacién evaluat completamente los procesos actuales y considerar cambios futures para lagrar las metas y los objeti- vyos de la organizacién Los usuarios de negocios y usuarios-finales eben reconocer que la participacién en la fase de andlisis es tan importante como la definicién de las capacidades requeridas de los usuarios que partic- pardn en cualquier solucin. La partcipacién de los usuarios en todos los aspectos del proyecto, junto con la participacién del grupo de TI el proveedor de la solucién incrementard el éxito de los proyec- tos en la medida en que el nivel de participacién se Las mejores pricticas de Manejo Electrénico de Contenida (MEC) asociadas con las fases de pro- vyectos de MEC sigue el madela basico de definiral prablema, idenfcar la solucién, © implementar la tecnologia seleccionada, pero con algunas variacia- nes significativas. La primera diferencia estd asociada con la defi- nicién del problema de negocio, Esta es critica para asegurar que el proceso de negocio actual esta cam pletamente dacumentado ineluyenda ema la infor mation es recibida, qué hacen los usuarios com lain farmacién cuando lareciben, dénde se crean copias, se sollan, archivan, se le da seguimiento, etc. La Informacién detallada asociada con la fundamenta- clin de procesos es provista en las secciones de mas adelante, tra gran diferencia estd asociada con la separa- clin de cambios basadas en tecnologia de cambios no-basados en tecnologia. Cuando se consideran tecnologias de MEC, el uso debe reconocer que im- plementar queva tecnologia sobre viejos procesos fara vez genera las resultados previstos por los usuarios, Las tecnologias MEC deben ser conside radas como una herramienta de negacios y ls pro- cetos deben ser revisados/actualizados para tomar ventaja de la tecnologia seleccionada, Cada una de las siguientes actividades de pro yectos son recomendadas por la industria de MEC y eben ser seguidas por las organizaciones. El propdsita dela fundamentaciin del proceso/pra- cedimienta es defini claramente los pracesos/pro cedimientas existentes e identificar las situaciones y problemas encontrados. Esto es logrado a partir de tun andlisis detallado de los praceses y procedimian- tos existentes. Cuanda se realiza este anilisis ex importante capturar y decumentar actividades que incluyan Céma los documentos y la informacion son re- cabidos; Que le ocurre a estas documentos después que san recibidos (ej selladas, clasificados, archi- vadas, entregados, etc.)Cémo estas documentos son usados y cémo diferentes personas usan el mismo documento para completar una actividad a proceso espect fico. Qué le pasa al documento durante et process rmiento (anotar, resaltar, copia, ete.) Después que el procesamiento es completado, ddénde el documento es archivado, i hay malt ples copias, etc, y Céma los tiempos de retencidn de documentos son cumplidas y cémo el proceso de destruc clidn de documentos después de alcanzar a fe cha de destruccin se adhieve a las politicas de la organizacin. Esta informacidn debe ser reunida a traves de en trevistas con usuarios seleccionadas en cada unidad de procesamiento. Estes usuarios deben incluir a usuarios con experiencia (no-gerenciales) y personal sgerencial, Es importante notar que el equipa que re Uni esta informaciin debe representar las unidades de negocio desde la perspectiva del usuario e inclur todos los procesos y procedimientos que estén enuso. Enla medida que el proceso de fundamentacion avan ce, los usuarios pueden describ pracesos y/o proce. dimientos que no son “aficlalmente aprobados” en el procesamiento dia a da, Estos atajas, o métadas al termativos, necesitan ser dacumentads, al igual que todos los demas atajos y metodologias implementa das para completar las actividades del trabajo diario, Una vez completada esta documentacién, los usuarios deben tener una oportunidad de revisar el documento de fundamentacién para asegurar que todas las funciones y actividades relacionadas a sus precesamientos han sido capturadas y documenta _—___» Digtalizacion4 Digtassci das con exactitud. Es muy comin para estos docu- mentos tener miltiples versiones presentadas antes della aceptacidn del usuario. Esto es debido al hecho primario de que la mayoria de los usuarios no tienen ls documentacién completa al nivel de detalle sobre cémo las documentos son manejados en sus reas. Un ejemplo del nivel de detalte que debe reunir- se, documentarse y evisarse con los usuarios es pre sentado a cantinuacién 1.7.2 Anali Una vez completado el proceso de fundamentacién, de Procesos esta informacién es evaluada para determinar dénde eben ser implementadas los cambios basados en tecnologia ylos cambios na-basados en tecnologia, Ejemplos de cambios no-basados en tecnologia tipicamente incluyen reduccién en copias de docu- mentos, la revisiin de procedimientos no actualiza- dos, eliminacisn de procedimientos redundantes, y duplicacién procesos/procedimientos entre organi- Ejemplos de cambios basadas en tecnologia tipi- ‘camente incluyen carga automitica de documentos recibidos, enrutamienta automstico para el procesa- rmiento, y una historia detallada relacionada con las actividades de trabajo, asociadas con cada item de trabajo. documento. El andlisis de los procesos existentes puede cla ramente defini las situaciones/problemas organiza- Clonales junto con proveer un mecanismo para desa- nrollary redisefiar procesos. El redisefio de procesos debe incluir las siguientes actividades: Identficacién de las actividades que pueden ser reemplazadas por tecnologias (a sellado, copiade, archivado, enrutamienta, ee): Adopcién par los usuasios de los nuevas proce 50s y la incorporacién de tecrologias MEC. Clara identificacion de formas que necesiten ser disesadas 0 re-disefadas Clara identificacién de entradas y salidas del sistema Clara ientiicacién de qué informacion debe ser capturada y archivada en cada etapa y ac- tividad del procesamiento, Clara ientiicacién de acciones bisicas de IMEC que puedan ser tomadas por las usuarios @ ‘miento, temporizacién, anotaciones, etc; Maneja de excepciones, y enrutamiento, re-enrutamiento, escala- Ruta de escalamiento, En la medida que los esfuerzos de andliss de los procesosy lare-ingenieria avancen, es clave para las usuarios participar en estos esfuerzos para asegurar una adecuada administracion del cambio. Adieional- mente, es critico que el personal de T1y el integra- dor de la solucién trabajen de cerca con los usuarios para comprender completamente coma los nuevos procesos deben trabajar, qué informacidn debe ser archivada/supervisada, y el nivel y cantidad de re- portes que deben ser creados. 1.7.3 Definicién de Requerimientos Después de identificar los cambios mas relevantes basados en teenologfa que la organizacin requere, los requerimientos de la solucién deben ser docu mentados de tal manera que provean informacién detallada a los suplidores potenciales. Este dacu- mento debe defiir claramente los usuarios y las funcionalidades det sistema en detale, suficiente, que habilite 4 los suplidores potenciales para en- tender las situaciones/problemas del negocio que se intenta resolver los resultados deseados cuando la solucién sea mplementada Cuando se estén desartollando los requerimien tosde a solucién debe considerar documentar tanto las funcionalidades y capacidades requeridas camo las deseadas que se hayan identiicado a través de este documento La defnicién de los requerimientos debe incluir todos los aspectos de la tecnologia seleccionada/de- seada que deban ser provstos por el integrador de soluciones, Elnivel de detalledebe ser sufiiente para permitr que elintegrador de soluciones entienda to- dos los requerimientos tecnolégicesineluyendo,Todos los aspactos de entrada/creacidn de do- Capacidades para escaneo de documentos Capacidades para almacenamiento de docu- mentos Capacidades de consulta de documentos Seguridad de dacumentos Formatos y compresisn de documentos Todos los aspectos de sevicios de documen: tos/bibliotecas Control de auteria Capacidades de verificacién de documento enuso/ne-uso Seguridad Publicacin, revisin, redaccién, ete, de do- cumentas Administraciin del sistema Todas las aspectos de cantrol de flujo de traba- Io (“workflow”) Tipa de saluciin requerida Niveles de enrutamiento Reportes, seguimienta a informaciin, itd Acceso de usuatias Disefioy redsefia de formularios Procesos automatizadas ‘Administracién/Configuracin del sistema Herramientas de disefa grafica de contral de flujo detrabajo 11.7.4 Factores Criticos de éxito La definiciin de los Factores eriticos de éxito (FCE) para la solucion deben ser claramente definidas. Estos FCE’s deben permitira la organizacién y al suplidar de la solucion identificar aquellas areas de Importancia critica relacionadas con la implementa- cn exitosa de las tecnologias deseadas. Ejemplos comdines de factores critics de éxito, tanto desde la perspectiva del negocio como técnica, incluyen 1.7.4.1 Objetives relacionados del negocio Los documentos de planificacidn y adquisicign de- ben definir claras objetives del negocio que el usua- rig estard utilizando para determinar sila solucién satisface los resultados que se anticiparon para el proyecto. Los usuarios deben considerar cada una de las siguientes metas y adicionar aquellas que sean relevantes para su proyecto Mejora del servicio: Los usuarios necesitan la capacidad de répidamente acceder y revisar in formacisn mangjada por ol sistema de imagen de documentos y contral de flujo de trabajo, Capacidad para dar seguimienta y monitorea a las actividades de trabajo: El sistema debe per- rmiti-a los usuarios dar seguimiento a todos los trabajos en proceso incluyendo lacapacidad de reasignar trabajo de un usuario a otra. Esta ca- pacidad de seguimienta permitiré ala organi- zacién implementar nivelamiento de carga de trabajo cuando sea apropiado. Informacién histérica centralizada entre orga- nizaciones: El sistema debe habilita [a organi. zacién para mantener un historial centrlizado ‘elativa a todas las actividades asociadas can lcliente. Esta centralizacin del historal debe Incluir tanto las actividades generadas por el sistema (ej fecha de escaneo, fecha de enru- tamiento, ete) coma la informacién generada por los usuarios tal coma_notas tomadas du- ante conversaciones telefénicas. Los usua- sigs deben tener acceso a la informacidn que les permita su nival de seguridad, lmitando el acceso a informacién que requiera un nivel de seguirdad mis alto, Incremento de la efciencia de recursas dispo nibles: La organizacién debe estar capacitada para usar la tecnologia seleccionada pata dar soporte a las actividades en proceso del nego- cio. La tecnologia seleccionada debe permitir alos usuarios disminuir el tiempa invertido en el manejo de papel y archivos, incluyendo se- lado, grapado, copias, entregas, y archiva de documentos; y de incrementar el tiempo en las reas de procesamiento del trabajo. Satisfacer cegulaciones organizacionales y/o gubernamentales relativas a la retencion de —___s Nevmasy eandares Digtalesiedocumentos: El uso de tecnologia de almace namientode data debe adherise a cualquier ley ylo regulaciin que cubra el almacenamiento, retencién, y recuperacién de informacién sobre medios electrdnicas de almacenamiento, Disminuir el easta de almacenamiento: La so- lucién debe proveer la habilidad para utilizar tecnologia de almacenamienta dptico para reducir el coste global de almacenamiento y recuperaciin de toda la informacion en “copia dura” o papel Disminuirel costo de manejo manual de docu- mentos:Elcoste del maneja manual de los do- cumentos debe ser reducida al mismo tiempo que incrementa la capacidad para brindar un mejor servicioa un menor casto por consulta, Acceso fécil a aplicaciones, étdenes de traba- Ip, y atras informaciones, La solucién general debe permitir a los usuarios répidamente se leccionar y accesar la informacién deseada sin Utlizar herramientas o interfases compleias La interfase del usuario debe ser fécil de usar por todas los usuarios del sistema, 1.7.4.2 Objetivos Técnico Desde una perspectiva téenica, los usuarios deben considerar las siguientes metas y adicionar aquellas metas que no estén listadas pera que sean relevan- tes para cada prayacto, Escalabilidad: El sistema debe ser completa mente escalable, permitiendo un incremento el nimera de usuarios y los valimenes de data sin reemplazar las componentes bisicas del sistema. Esta escalabilidad debe estar en las reas de incrementa de memoria, almace amiento en disco, almacenamiento dptica, tamafo y velocidad delCPU, ete Ruta de Migracién: Una ruta de migracion cla- ramente definida debe estar completamente soportada por la solucién propuesta. Esta ruta de migracién debe permitir la integracién de nuevas tecnologias de manejo de documentos para asegurar una integracién adecuada, sin afectar adversamente la solucion propuesta ylo la dats manejada por los sistemas actua- les, Modularidadi Las diversas aplicaciones clien- te-servidar deben ser modulates, permitiendo la implementacidn de funcionalidades adicio- rales, sin afectar la solucin total. Esto inclu ye la habilidad para adicionar enrutamiento, carpetas virtuales, impresién de alto valumen, servicios de fax automatizados, dstribuciin de carga de trabajo, manitoreo, et ‘Acceso via Webs El sistema debe sopartarcom- pletamente la tecnologia web en la que dife- rentes servideres web proveen tados las meca- nismos necesarios para almacenar y recuperar Informacién requerida por elusuario, seguridad a nivel de sistema tanto para usuarios como para data, y funciones de administraci6n aso- ciadasal sistema, Todas as aplicaciones deben estar completamente integradas para permitir redundancia de hardware y software tanto en las estaciones como en las plataformas de ser- vidares web. Utilizar componentes estindares en la indus- tra [No se permiten arquitecturas propieta- rias): Los componentes asociados en la so- lucién deben estar comiinmente disponibles a través de las industrias de imagen de dacu- rmentos y de workflow, ser completamente s0- portada por el suplidor seleccionada, y tener t- breriasyy dacumentaciin completas de usuario yde desarrollo, Capacidad para satisfacer los requerimientos téenicos sobre todas los aspectos del sistema cama ex sumarizado en la Seccion 72.3 y deta- lado en los documentos de adquisicion, 1.75 Guia de Seleccién de Tecnologias MEC Cuando se esté determinando las tecnalogias apro- pialas que son requeridas o necesarias para alean- zar metas de negocios 0 téenicas, la organizacién debe considerar varios faetores asociados con latecnologia. La evaluacisn de la tecnologia apropiada debe inclu COLD/ERM: Cuanda evalia tecnolagias COLD/ ERM, la organizacién debe revisar los reque mientos de descarga, almacenamiento y pro- cesamienta. Adicionalmente, la organizacién debe considerar la complejidad de configurar el sistema para sopartar nuevos y/o modifica- dos formatos de reportes y requerimientos de Indexacién, También deben ser consideradas, la capacidad de la tecnologia para permitr ac- ceso simple de los usuarios ala data a través de una pantalla de consulta y la capacidad de ‘cartar y pega” informacién de un reporte pigina recuperados a una aplicaciin estindar de oficina. Cuanda se estin evaluando tecno- logias de COLO/ERM, la organizacién debe asegurar que el sistema es capaz de cargare indexar el valumen diario de trabajo sin impac- tarlos usuarios, Esta funcianalidad de “cargar’ debe incluir indexado automatizado basada en lesquemas definidos por los usuarios auteriza- dos. Imagen de Documentos: Cuando se esté eva luando estas tecnologias, es itil para la organi- zacién realizar “visitas” a otras organizaciones similares en tamafo y procesamientos, que hayan implementado la solucién que se estd considerando. El propésito de estas "visitas le reunirinformacién relacionada con situacio- nes/problemas encontradas por tos usuarios que potencialmente no han side identifcadas 6 trabajadas por ls organizacién. Durante es tas "visitas", todos los aspectos de escaneo de documentos, indexado, y verificacién deben ser discutidos. También debe ser revisadaeldesem- pefio general del sistema yla facildad deuso, a precisiin de procesamienta y la satisfaccién de la organizacién can el praducto/solucidn y con el proveedor del producto/solucién. Servicios de Documenta/Bibliateca: Estos ser- vicios capacitan al usuario para manejarinfor- macidn electrénica independiente de la herra- smienta utiizada para crear la informacin (2): procesadores de palabra, hojas electrénicas, documentos de facsimil, etc). Los sewvicios de documenta/biblioteca por lo general compren- den marcar los dacumentos coma “dentro” y "fuera" de los tepositarios; permitir contral de versiones, y soportar reglas de seguridad a nivel de documentos, grupas, y archivos Cuanda se estén evaluando estas tecnalo la organizaciin debe cansiderar si el praducto soporta estas funcionalidades y si las mismas lestin integradas con los componentes de pu- bicaciin en web, Flujo de Trabajo: Cuando ls organizacién de- termina qué tecnologia de flujo de trabajo es requerida, debe ser decidido si se requiere de tecnologia con un nivel ad-hoc, administra- tive 0 de producciin, Para requetimientos de enrutamiento/fujo de trabajo ad-hoc, la or ganizacién debe evaluar = el producto inclu ye herramientas de autoria simplificada (para racedimientas de enrutamientos no comple- Jes) que pueden ser utlizadas en un ambiente srdfico junto con capacidades de monitores. Las capacidades de monitoreo deben habiltar alos usuarios autorizados a tener acceso a co- lasdetrabajoo “canastas" Estas herramientas administrativas y de monitoreo deben permitir ademés a los usuarios autorizados re-encutar Items de trabajo y establecer escalamiento bi- sicoy pracedimientos de “fuera de tiempo” Es- tos escalamientos y procedimientos de "fuera de tiempo” habilta al usuario para establecer tuna cantidad de tiempo especiica para la du racidn de cualquier actividad espectica de un item de trabajo, 0 establecer un tiempo total de duracin antes de enviar automaticamente litem de trabajo a una persona especiica o rol. Cuando la arganizacién determina que se requiere una tecnologia de flujo de trabajo de produccién, el escalamienta y los pracedimien- tosde “fuera de tiempo" deben estarincluidas, pero también deberdn ser consideradas otras _—___» evmasy eandares Digtalesiealternativas. Estas funcionslidades deben in cluir la capacidad para que usuarios auteriza dos construyan reglas complejas de flujo de trabajo y soporte nivelamienta de carga de tra- bajo y monitorea de colas de trabajo y “canas- tas" en tiempo real, ‘Automatizacién de la Captura de Datos: En muchas situaciones, Is inclusion de tecnolo- sias de OCR/ICR pueden ser justificadas sola mente can la reduceién de los castos de entra dda manual asociada con el indexado y captura de contenido especifica de los dacumentos es caneados. Coma hay muchos productos de captura de datos disponibles que pueden ser Integrados con la mayorta de los sistemas de manejo de documentos, la organizacién debe prestar particular atencién a los beneficios esperados y a la habilidad para medir estos beneficios durante la evaluacién. Cuando se std evaluando tecnologias de OCR/ICR/Cad go de Barras, la identiicacién de la siguiente Informacién puede asistir la organizacisn de terminande los costos/beneficios experadas en comparacin con la entrada de datos manual: Color de los documentos originales y la varie- dad de documentos o tipos de formularios que ddeberin ser identificadas automaticamente Volumen de informacién escrita amanay de in- formacién impresa que deberd ser capturada, Volumen de campos por formulario a docu- mento, Volumen de earacteres par campo, Tipos de campos (numéricos, alfa, alfanumér cos) Extensién de la preparacién de los documentos (documentos pre-clasificados, diferentes tipos de formularios mezclados), Extension del re-disefio de los formularis (li: rminacion, eddiga de barras, recanacimienta de marcas épticas), dentificacion de las reglas del negocio para validar a mejorar los resultados del recanoei- rmiento Manejo de formularios: Cuando la organizacién determina que se requiere de tecnologia para rmangjo y procesamienta de formularios, debe considerar tanta las herramientas para crea- cién de formularias como para el procesamien- to de estos, Las herramientas para la ereaciin de formularias debe habiltar al usuario autor zade para desarrollar nuevos formularios y mo Gificar formularias existentes para ser utliza dos en una aplicacién basada en web. Eldisefio. de estos formularios debe Inclui la capacidad para crear cajas de texto para lenado,listas de cheque, cajas de seleccidn, entrada de texto en formato libre, y firma digital del formula- vio durante la transmisién. Las tecnalogias de manejo de formularios debe tambien capacitar los usuarios para mangjar formularios usando control de versin y soportar la habilidad para almacenar la data sometids con el fermulario para almacenar la data con el niimero de ver sién del formulario. Esta informaciin debe ser almacenada en Ia base de datos de la aplica- cién para manejo y/o almacenamiento futura ‘Componentes de publicacion en Web: Cuanda la arganizaciin requlere publicar do- cumentos a un servidor web, el sistema debe soportar la capacidad para que usuarios auto- rizados creen esquemas asociadas con clases 0 tipas especticas de documentos. La publi- cacion en la Web debe habilitar a los usuarios autorizados para enviar archivos y documentos al servidor web en sus formatos nativos, 0 través de un proceso de conversién a HTML, XML, PDF, PDF/A, JPEG, ]PEG2000, o cualquier tra farmato estindar de ISO. El sistema debe proveer un mecanismo para que los usuatios autorizados puedan configurar el sistema para que de manera automstica publique estas do- cumentos (tanta los documentos convertidos cama los documentos en farmata nativo) di- rectamente a la web para revisién y actualiza- cién del sitio de internet despues de completarlos niveles apropiados de revisiény aprobacién clectrénica definidos por la organizacién 117.6 Desarrollo del Documento de Requeri- miento de Propuesta Antes de seleccionar un producto/integradr espe- efficos, la organizacién debe documentar requisites del sistema y proporeionarlos a esos vendedares, 0 a los integradores que son considerados. Sin mpor- tar si el Request for Proposal (RFP) 6 Términos de Referencia/Requerimientos de Propuesta se estd en- viando a un sélo vendedor/integrador 0 a miltiples vendedores/integradores, este documento se debe desarollar para permitir a la organizacién defini claramente sus requistos y permit al vended! in- tegrador entender claramente todo el negocio y me- tasy requisitos téenicos. EL REP proporciana la informacién detallada en cada tecnologia que es considerada. EI nivel del de tale proporeionado debe ineluir en un minimo las Objetivas reales Objetivas especificos;y Alcance,elcualdebe neluir los puntos siguientes: Situaciones/Prablemas del negocio siempre que no se incurra en violaciones a las politi cas de confidencialidad 6 paner de manifies to situaciones que atenten contra vulnerabi- lidades a sistemas de seguridad fnanciera @ seguridad nacional Informacion detallada sobre las expectati- vas de la organizacién después de la imple- mentacién dela tecnologia, Fundamentaciin detallada sobre los proce: s0sy subsecuentes andlisis Informacién detallada sobre qué aportard- cada tecnologia Por ejemplo: Imagen de documentos debe ineluir secciones sobre procedimientos de eseaneo, calidad de la imagen, indexado de documentos, eescaneo/teindexado, contol de lates, histérco/bitacoral, indexada auto- smatico, OMR, IMR, ICR, et. Por ejemplo: Servicios de documentos debe ‘ncluir a veificacion de documentos dentro/ fuera del sistema, histérico/bitacoral, mapas de aprobacién, firma digital, te Por ejemplo: Flujo de Trabajo (Workflow) debe incluir roles vs. actividades de trabajo ‘ndividuales, historia del trabajo y bitécora, ‘manejador de eventos, manejador de excep- clones, enrutamiento ad-hacladministrati- volde produccién, procedimientos de escala- siento, generacién de repartes dirigidos por los usuarios, procesamianta automatico, in- tegracin con sistemas transaccionales, ee 1.7.7 Guia de Evaluacion de la Solucién/Pro- ducto Cuando se evalian productos, la organizacién debe considerar varios Factores asactados con el producto y la tecnologia. Las éreas que deben ser considera das incluyen: Madurez del producto: La organizacién debe cevaluar el nivel de madurez del producto. Esta evaluacion debe inclu que se determine cusn- to tiempo el producto ha estado disponible, sil producta esti en una etapa de primeras ediciones (zes esta una nueva version que no hha sido completamente implementada por la comunidad de usuarios aunt), @ 31 el producto seleccionado ha estado en produccidn par lo rmenas por un afo, Tadas los productos estin siendo constantemente actualizados para pro veetlos con nuevas funcionalidades, arreglos de "errores’, y que cumplan con nuevas estan- dares y tecnologias. Es importante para la or- ganizacién considerarla madurez decada parte de Ia solucidn seleccionada cuando determine las factores de iesgas generales asociadas can la implementacién de estas tecnologias. CCumplimiento de estindares ylineamientos de la Industria que san relevantes: Cuando ser visan varios productos y tecnalogias, la organi- _—___» evmasy eandares Digtaiescie__» Digs zacién debe considerar si el producto seleccio- nado cumple can los estindares y lineamientos aproplados. Capacidad para satisfacer los objetivas claves, Y los factores critcos de éxito: Cada organiza clin debe evaluar si el producto seleccionado satisface todos, o parte, de los Factores criticas de éxito previamente definidos. Es importante que la organizacién seleccione la solucién mas apropiada para enfrentar los requerimientas de nagacia y tecnicos previamente definidas, cen ver de ser forzada a madificar metas de ne- gocios ytécnicas debido a las capacidades del producto seleccionada, Para aquellas areas donde la tecnologia selaccionada no satisface los requerimientas establecidos, la organiza cidn debe evaluar y determina el riesgo poten- cial asaciada con cambiar los requerimientas Los cambios alos requerimientos deben hacer- se porque a tecnologia no.esté madura, porque el requerimienta serd un item futuro, porque el requerimiento no es critica para el éxito de la organizacién. Nivel de soporte técnica disponible durante la Implementacién y despues: Cuando se selec cana el producta/tecnolagia, a organizacién debe revisar el nivel de soporte técnica tanto durante como después de la implementacién de la tecnologia. La organizacidn debe determi- nar sil suplidor primario del praducto provee todo el soporte (con lz excepcién de desarrollo de terceros) celacionado con el producto insta- lado o siel soparte técnico sélo esta disponible através de un representante asociado, Escalabilidad del producto: La evaluacién de cualquier componente tecnolégica debe incluir la consideracidn de la escalablidad esperada de [a solucién basada en su habilidad para sa tisfacer futuras incrementos en valimenes de procesamiento y la expansién de su base de Disponibilidad de documentacion del sistema, Incluyendo facildades de ayuda en lines. Seguridad del Sistema: Debido a las stuacio- nes que plantea en una organizacién el tema de seguridad de aleance corporativa, la orga- nizacién debe evaluar las caracteristicas de se- ‘furidad det sistema de tal manera que cumpla con los requerimientas y politicas internas de la organizaciin, Frecuentemente la capacidad del producto para apoyarse en las caracters ‘Heas de seguridad del sistema operativa nat vo provee una medida de proteccién que va a aliviar as preocupaciones sobre implementa- clones propietarias. La organizacién también quisiera evaluar y sopesar caracteristicas que soporten servicios de administracién de red sobre la uti acién de aplicaciones que utilicen sesiones ablertas o "sesiones capturadas” que provean una seguridad imitada, Dispanibilidad del Sistema: Aunque las temas de disponibilidad del sistema son frecuen: temente pasados por alto, muchas agencias gubernamentales ahora esperan un nivel de dispontbilidad claramente definido para la s0- lucién completa. La arganizacién debe identi- ficar caracteristicas particulates del producto que contribuyan divectamente con Ia dispo- niblidad del sistema e identiicar las puntos de fala en la solucién que puedan causar una Interrupcién completa. Esta evaluacién debe serllevada a cabo en el contexta de los riesgos asociados con no tener la solucidn disponible durante las horas normales de trabajo. Costo de Propiedad: Para determinar el cos to de propiedad de una selucién dada, la or ganizacién debe también considerar las ca racteristicas que tratan las tareas bésicas de administracidn del sistema, incluyend la ad- sministracidn dela configuracin ladistribuciin del software, la adiciin de nuevos usuarios, auditorfa, reporte de errores, recuperacién y restauracién de desastres,utlitarios de medi- a de desempefo, y reportes administratives. Determinar si el producto requiere de softwarelo hardware adicional para mantener un am- biente de prueba, entrenamiento, y desarrollo, Referencia de Pruebas: Cuando esté dispan'- ble, es invaluable obtener pruebas de desem- pefio de referencias reconacidas con tamafo similar al de la erganigacién para determinar la capacidad de la solucién para satisfacer el volumen esperada de trabajo. Evaluar el pro- ducto basade en su capacidad para satisfacer las cargas pico del procesamienta del lugar ut lizado coma referencia, 17.8 Implementacién de la Tecnologia 1.73 Criterios de Pruebas de Aceptacion Es recomendable que las pruebas a ser usadas para validarel sistema se basen en el cancepto de que se formaré un equipo que represente a todas las par- tes, serdformado. Este equipo, que incuya tanto al suplidor, usuarios finales, y al gerente de proyecto, debe ser presentado y trabajar junto a través de las diferentes fases de las pruebas. Hay otros métodos que pueden ser considerados pata realizar pruebas de aceptacién ineluyendo el que el suplidor desarto- le y eve a eabo las pruebas de aceptacién o que el usuario realice estas pruebas. Para asegurar que cada parte del sistema sea adecuadamente probada y que todas las partes del sistema que sean implementadas satisfagan 0 ex- cedan el disefo del sistema (con aeuerdos sobre las ‘mogificaciones), tanto la organizacién como el equi- po de implementacisn debe participar en las prue- bas de aceptacin yla firma. Estos componentes que estin siendo validadosyveriieados incluyen Verticar que todas las funcionalidades del ss tema sean operacionales, Verticar que los procedimientos de backup y recuperacin del sistema funcionan adecuads- mente, y Veriicar que las especificaciones de dsefio del sistema son satisfechas ineluyend las madi Esta prueba debe ser usada para asegurar que CCualquier conversiin realizada como parte de la implementacién del sistema sea completada para las pruebas de aceptacién de calidad. Quel sistema implementado satisfaga oexce- dala documentaciin de dicefio del sistema, y Que todos los usuarios puedan accesar y util zarel sistema, Se listan a continuacién, las lineamientos que eben ser utilizados durante el periodo de pruebas de usuario y de sistemas. La organizaciin debe mantener una agenda de eventos mientras duren las pruebas de acepta- cidn eidentiicar cualquier deficiencia del supi- dor tanto en hardivare coma en software, No se permitiran modificacianes de software co hardware sin la aprobacion del director ge- rente del proyecto. La organizacién debe pro- veer una cantidad de tiempo razenable pero lumitada para resalucion de problemas encom: tados durante las pruebas de aceptacién. La suspensin de las pruebas de aceptaciin eben acurrir séla por mutua acuerdo del su- plidory dela organizacién,o sla organizacién determina que la solucion na esté lsta para pruebas, Siesta ocurre, debe programarse una fecha para volver a probar cuando at suplidor festé listo para actualizar los companentes en los que se haya identificado deficiencia. Alfinal de ls pruebas de aceptacion, el geren- te de proyecto debe revisar la lista de deficien- cias,silas hay, y tomar una decisin sobre ‘Aceptar el sistema basado en los resultados elas pruebas con la lista dedeficiencias, en cuyo case los puntas en lalista deben serca- regidos en una fecha acordada; Rechazar el sistema basado en los resulta- dos de las pruebas de aceptacién, en cuyo casolos puntos dea lista de deficiencias de- ben ser carregids (en fechas acordadas en mutuo acuerde) antes de una nueva prue- ba, y de que se programen pruebas en otro usuario localidad _—___» evmasy eandares Digtalesiea Digtassci 17.10 Planificacién de la Implementacién Cuando la organizacién completa las pruebas de aceptacién, la planficacién de la implementacién de la tecnologia debe incluir la evaluacion de las actividades organizacionales actuales y planeadas ineluyendo otros proyectos, actividades en eurso, y los temas relatives a administraciin de cambios que puedan afectar la implementacion. La organizacién debe considerar si integra el sistema ala produecién utiizando un enfoque de fases siguiendo un modelo de procesos oun modelo de unidades El modelo de “procesos” incorpora la implemen- taciin de la aplicacin a todos los usuarios asocia dos con una actividad 0 con un grupo de actividades El modelo de “unidad” incorpora laimplementacién de a aplicacién a una unidad completa, Sila organizaciin esté implementando imagen de documentos 9 servicios de documentos, el plan de implementacién debe estar basado en “unidad” Cuando la organizacisn esta implementando tecno- loglas de fluja de trabajo debe considerar implemen: tar la aplicacisn siguiendo un madelo de procesos para asegurar que tadas los usuarios tienen acceso a la informaciin electrdniea. Sila organizacién imple- menta tecnologias de flujo de trabajo en una base de tunidad’, debe tomarse la precaucién para asegurar que usuarios que no estén en la “unidad” seleccio nada tengan acceso alos documentosimpresos para continuar 0 finalizar el proceso de trabajo. Esto es importante ya que una vee que la erganizacién ini cia el manejo y procesamiento del trabajo en un am- biente electrénico, los dacumentos impresos (pre viamente escaneados) no van a estar disponibles, Un aspecto importante de la planificacion de la implementacin es el relative al entrenamiento alos usuarios. Las organizaciones deben asegurar que una eantidad suficiente de entrenamiento, tanto ad ministrative como para usuarios finales, haya sida llevado a cabo antes de La implementacién del siste mma. Este entrenamiento habilta a los usuarios para utilizar el sistema después dela implementacién, La planificacion de la implementaciin debe in- eluir todas las discusiones necesarias para eanvertir los procedimientos de procesamientos actuales a la nueva metodolog'a automatizada.Listadas a conti- ruacién estén las actividades que deben ser consi- deradas durante cualquier implementacion de un proyecto MEC. 1. Proceso de conversién de procesos manuales existentes. La organizaciin debe considerar los pro y contra de implementar el sistema por procesos, por grupos de personas, por tipas de documentos especificos, descarga, drea, pro- yecto, etc. Un ejemplo de algunas puntos a ser discutidos/considerados ineluye Siel sistema es implementada por procesos, el proceso completo debe ser implementa- doy las archivos asaciadas con ese proceso eben ser convertidas en la medida que se necesiten (ej: en cualquier momenta que el archivo sea sacada del cuarto de archives, convertirl, Tambien, los archives y docu ‘mentos en escrtorias individuales deben ser cargados en el sistema de manera que todos tengan un lugar comin para localizar la in- farmacién Si el sistema se implementa por procesos parcales (e) slo documentos entrantes), los usuarios tendrén que desarrollar un sis- tema manual que les permita determinar si el documenta estd en el sistema, en el ar- chiva, en un eseritori, ete. Debe tomarse precaucién con esta apcién ya que la ope- ‘acién puede hacer que diferentes piezas de un misma expediente terminen en multiples lugares, ademés de la duplicacién de docu. rmentos de varias maneras, 2. Procedimientos para manejar documentos presos después de la conversisn. Debe considerarse si los decumentas esca- neados serin almacenados en el atchivo 0 en tuna caja separada que contenga el expediente original (despues de la conversién) junto can otros documentos escaneados. Algunos pun- tos a serdlecutidas/considerados inluyenSielsistema es implementado para un pro- ces especifica, los usuarios que no trabajen con ese procesa estarin en capacidad de localizar documentos ya convertidas, 0 ten Arn que localizar el expediente original Serd necesatia almacenar documentos im presos en el archivo después de la conver- sién para permitir que otros miembros de la organizacién puedan realizar su trabajo (hasta que ellos esten en linea) 3. Establecer guias y procedimientos de esca- neo/indexado. Debe considerarse especificar cdma los docu- mentos serdn recibidos, convertidos, enruta dos, archivados, ete. Entre los puntos que de ben discutise se incluyen Rovisién de procedimientos para la distribu cin de nueva correspondencia, Cémo asegurar que los escaneres tengan la oportunidad de hacer pruebas beta Cémo asegurar que las indexadores hagan pruebas beta Qué es necesaria para habiltar el personal del archiva para preparar los documentos y expedientes para ser escaneados 4. Identificar cuindo sacar expedientes del ar chivo y convertitos. Debe considerarse cuando los expedientes de ben ser removidas del archiva, escaneadas y almacenadas. Adicionalmente, debe conside- rarse céma estos expedientes deben ser guar dados en cajas y emo los usuarios estaran en capacidad de encontrar de manera répida un documento previamente escaneado, sisurge la necesidad 5. Establecer fecha(s) de corte. Independientemente dela metodologia de im- plementacién que se utllice, recomendamos que la organizacién establezea un canjunto de fechas para usar el nueva sistema. Los puntos ser discutidos/cansideradas incluyen ede establecerse una fecha para comenzar la corrida en paralelo con los pracesos exis tentes de documentos impresos Debe establecerse una fecha para inciar la carrida dl sistema en elnuevo made de pro- duccién, Oebe establecerse una fecha para que los procesos implementados habiliten a los usuarios para determinar sila informacién testi en linea, en el archivo, o una cambina cion de ambos (dependiendo del procesaim- plementado seleccionado}, 7, Procedimientos para devolver una imple- mentacién. Debe considerarse devalver la implementaciin al sistema manual existente si el sistema no satisface las necesidades camo fueron praba- das. Aunque esto es muy rare, debe conside rarse cémo seria reversado el proceso si fuera necesari.n la medida que la implementacién vance, debe considerarse establecer puntos de control para monitorear el pragreso de la re 8.Politicas organizacionales relacionadas a ‘cuando un documento sea cargado en servi cios de documentos. Desde la perspectiva técnica, los documentos pueden ser cargados en el sistema en cual Aquier etapa del desarrollo 0 "subida’ La orga- nizacién debe discuti/eonsiderar cusndo los documentos desarrollados por los usuatios deben ser cargados a la bibliateca y maneja dos a través del ciclo de actualizacién o si los usuarios deben continuat almacenando los documentos en su computador local y/o en un almacenamiento en red y entances cargarlos cuando lo hayan completado. La organizacién debe establecer una politica relacionada con céma y cuinde documentos en proceso serén cargados al sistema. 9. Como manejar correos electrénicos y alma- cenamiento de archivos digitales. a evmasy eandares Dietaa Digs Desde la perspectiva técnica, los correos elec- trénicas y los dacumentos de origen digital pueden ser cargados al sistema en cualquier punto, Debe considerarse establecer una poli- tica organizacional asaciada con silos carreas lectrénicos y los documentas de origen digital ddeben sercargados de un modo consistente. 1.7.11 Documentacién de las practicas del negocio Antes de que el sistema sea pasado completamen- tea produccian, recomendamos que la organizacién prepare un documento de pricticas del negocio, 0 polticas. Este dacumenta le permitir a la organi- zacidn autenticar, 0 certifiear, que la informacién contenida enel sistema digital es precisa, confiabley ereible. Lainformacién que deba ser contenida, pero no limitarse ella, incluye Una descripeién de cémo la informacién seré escaneada, indexads,y verfieada; Una descripeisn de edmo el sistema estard ser Una descripelén de eéma los documentos se rn asegurados cantra mosificacioneso altera- Una descripcin de eémo serén manejadas las modificaciones autorizadas de los documen- tos, inclyenda la auditoria a capacidad para recuperar cualquier versién previa del docu- mento que requiera ser mantenida; Una descripeisn de cémo las notas y las anata clones (s las hay) serdn almacenadas y mane. Jadas, sison parte del expediente de negocio. Una descripeidn de edma estas palitieas y pro- cedimientas serdn supervisadas. Una descripcién de edmo el sistema va a cum- plir con la programacién publicada para reten- cin de documentos; Todo el personal que use el sistema debe seguir este documenta. En la medida que se implementen cambios en el sistema, este documento debe ser ac- tualizada para reflejar modificaciones en el sistema, Los cambios a este documento deben ser claramen- {amaciopararaitarcuard clean figsa: len cules rae fnrn ca 1.8 CONVERSION DE HISTORICOS, te neni arena para Ue nte Actes duel on rl di ae documaniaa/ertaw hate compat, Htodco jars cae a pice) La arpinealdat (ei dntarmind Ca erfaguneattice mo os phates dl neg enéospavamenta def des. lasiogueteleconadapotlacnganeanserh satraradamec ising hae ny ecuaman: eaten oe nie 2b yen potas fared Lt oir cel Me opts il cine para equa sales una gana eet al ah a Cedi const te gata aha linn igen nd a in pede ee Benge, Lid erie nd lr na seganeacn adam 6 tea recursos intertoxparaelporyecta de conve Fi dobabaesin i el aie deidinat ro dn ser escaneale; sors linden rt toy de a vlad con que se quea rela a Una ein states an:eulqule comarsines a cnpndad dscns papar iia een wip nec ray Naa a a a ue teala, Una proba sobre la calla de a Imagen eb Me sda does de leonard Par ici da ald Wall bea no ila gio et Cran tad psi cmplatal geodon pr Isnac, Cuando parte cde un ate eng problemas de calidad, ellote complete debe ser vecharade 1.8.1 Conversién del Histdrico completo Cuando se decide la canversin de todo el histérea, la meta de la organizaciin serd tener todos los do- cumentos impresos existentes disponibles para ser utiizados en el sistema en formato electrSnico. Estametodologia de conversin es utlizada cuando los documentos existentes deben ser converidos para lograr los objetivos de negocio o tenicos. Esta me- todologia es costosa y consume mucho tiempo. Los costos asociados con a conversién de archiva his- térieos completos sedeben alvolumen de documen- tos que se estan convirtiend, yal mero total de dighacién necesarios para indevar cada documento, que es calculado segin el nimero total de caracte- res, Cuando se calcula elnimero tatal de aracteres, ta organizacin debe determinar el avel de precsién aque requiere, Para conversiones en az quela organi- zaciin externa va‘ digitarséla una vez (con minima veriicacién de datos), la precision es tipicamente insufciente para importar la informaciin dvecta- mente en la parte de imagen de documentos del sis tema. Se recomienda que un proceso de venfiacin {cominmente logrado a través de doble digitaciin) sea implementado, lo cual incremental costo de conversion aun promedia en laindustia que fucia entre $0.10 y $0.20 por pagina 1.8.2 Conversién parcial del histérico Esta metodologia de conversion es similar a la de conversidn completa excepto que la organizacién se- leceiona documentos especticos que son requeridas para la conversi por eriterios como antigiedad o fe thas. Aparte de reducir el nimero total de documen- tos que se convierten, todas las consideraciones para la conversién completa aplican en esta metodologia 1.8.3 Conversién en la medida que sea nece- Esta metodologia de conversién permitiré a la or {anizacién convertir documentos sélo cuando sea requerido para completar una actividad 0 proceso, cuando un nuevo trabajo se nica. Este esfuerzo de conversintipicamente no requiere la utilizacién de una organizacién externa. Para realizar este tipo de conversin, el sistema debe tener una lista comin donde todos los dacumentos sean lotalizados,in- éluyendo tanto copias impresas como electrénicas Elpropésito de esta lista es capacitar a los usuarios para localizar répidamente los documentos y deter- ‘mina’ si estin disponibles en el sistema de imagen dde documentas o si estin en formata impreso y quieren conversién, En la medida que nuevos items sean recibidos, el sistema debe notificar al usuario (@ al operador de escaneo/indexads} que otros do- cumentas estin en copia impresa y necesitan ser consultades, escaneados, e indexados, antes de en rutarlo alos usuarios para ser procesados. Uno de los factores a considerar en cualquier conversién es la capacidad del sistema para captu- rat adecuadamente las imagenes necesarias para la conversion y justifiar el costo de la conversién. Una prueba de calidad delas imagenes debe ser acordada antes de la conversién. Para grandes conversiones, lo mejares dividir las imagenes a ser convertidas en lotes con tiempos para la aprobacion de Ios totes creadas por el cliente. Cuanda un late se considera que no cumple con a calidad acordads,ellote com pleta debe ser rechazado. Aunque la seccion 2.43.8 std disefada para tratar la operacién en curso, esta provee informacion itil en lo referente a la conver- sin de histéricos, Detalladas en la siguiente "Lista de Verificacién de Actividades de Proyectos de Manejo Flectrdnica de Contenido” estin las actividades recomendadas y las mejores précticas de la industria de MEC para ser tomadas en cuenta por la arganizacién cuando esarrolle el plan del proyecto el cronograma. Esta lista de actividades debe ser custamizada coma sea apropiado para satisfacer los requerimientos organi- zacianales ylos procedimientos de adquisicién. as Nevmasy eandares DietaProyectos de Tecnologias de Manejo Electronico de Contenido Lista de Verificacion de Actividades SSS | | recua rinat | [Fundamentos de Procesos/Procedimientos [Definicion de Requerimientos Tecnologicos |Re-Sincronizacion de los Fundamentos (si es necesario) lProcesos/Requerimientos Anticipados [Definicion de Requerimientos [Requerimientos de procesamiento de entrada [Requerimientos de tecnologia de almacenamiento [Requerimientos de Acceso de Usuarios/Funcionalidades [Revision de conversion de documentacion existento [Criterios de pruebas de aceptacion [Documento de adquisicion (REP. etc.) |Evaluacion y seleecion de suplidoresiproducto IDiseno detallado dela aplicacion [Desarrotio/implementacion de Sistemas [Documentacion del Negocio/Politicas/Procedimientos [Prucbas de unidades y de sistema [Planificacion de la implementacion [Enironamiento del los usuarios [Pruebas de aceptacion lmplementacion del sistema xsde la industria 1.10 INTRODUCCION ALA TECNOLOGIA Incluso en el mundo actual, muchas organizaciones alin funcionan casi enteramente en un ambiente apoyado en papel. Este ambiente es un resultado directo de la necesidad de mantener la informaciin de todos los aspectos dela organizacién. Cuando se est considerando la utlizacién de tecnologias de MEC, las organizaciones deben considerar imple- mentar los componentes bésicos necesarios y en- tonces adicionar otras funcionalidades en la medida que sean requeridas por as unidades de negocios. Las teenologias de MEC pueden ser vistas como un conjunto de bloques de canstruccién como se presenta en la figura 8.1 Bloques de Construcciin de Tecnologia MEC. El nivel més bajo es el nivel operati- Las mejores practicas para proyectos de ECM vo. Los servicios de Base de Datos y Manejadores de Dispositives de Almacenamiento son instalades en el servidoren una segunda capa, La siguiente capa de tecnologia incorpora los companentes bisicos del servider de MEC. Estos companentes son utiizados por todas las tecnolo- slas ofrecidas por cada suplidor. Las diferentes tec- rologias suministradas por el suplidar de la solucin (imagen de documentos, servicios, fjo de trabajo) pueden ser implementadas al mismo tiempo © en faces, Siempre es recomendable implementar estas tecnologias en fases para asegurar un manejo del cambio adecuado en la arganizaciin, Et nivel mas alte de los bloques de construccién incluyen las he- rramientas de nterfases de usuarios. Debe notarse que en los patados 25 afi, la Industria ha visto un cambio significativa del desa- —___» evmasy eandares DietaFigura 8.1 Blaques de Construecian de las Tecnalagias de MEC rrolle de soluciones tecnologicas customizadas al nifiativos en el nivel del usuario final s aplicaciones nivel de base de datos para configurar/implementar soportadas por el suplidor ha resultado en una ex jetracién en el mercado vert: software comercalmente disponible. En la medida tensa cantidad de due la industria de MEC y las tecnologiasasociadas cal Esto ha sidologrado através del uso de los com tan'madurd las irgarinacioned du ulated fiia+ —ponenten eatin dela beenclagia eonfigurades les extaban en eapacdad de cambiar de un modela para abordar ambientesy necesdades de negocios de de coniguracén para las especticas. famponentea incfoligicos stat: Desde waa panne pectiva,elsiguiente nivelen losbloquesdeconstruc- 11:0 CONSIDERACTONES DE LA) cidn'es considerado como el servidor de aplicaciones ~TECNOLOGEA DE ALMACENAMIENTO de MEC. Temprano en el cielo de desartalo y madu racion de tecnolagias de MEC, alas organizaciones Un camponente critica de cualquier ambiente de de usuarios finales se le requirio que dispusieran de MEC es la capacidad de almacenar informacion en la su administracion de base de datos y de sus recur- medida que sea requerida por la organizaciin, Cuan. s0s, Durante finales de los 1980's, las tecrologias do una agencia gubernamental est contemplan. de MEC no habian madurado a un nivel cercano al da las tecnologias de manejo de documentos debe ‘Comercialmente Disponible en el Estante”. Mien- prestar cuidadosa atencidn a cémo serd salvaguar: tras las tecnologias de MEC estaban madurando, a dada la informacién electednica. Hay dos grupos ba las organizaciones de usuarias finales se les requirié sicos de tecnologlas de almacenamiento, Estos gru que mantuvieran sus bases de datos ya aplicacién. pos de tecnologias de almacenamiento son Optical Las versiones actuales de soluciones de Manejo Write Once Read Mostly (WORM), y magnético. Hay Electrdnica de Documentos corporativas han cam- diferencias signiicativas entre estas tecnologias de biada las funciones administrativas de base dedatos almacenamienta que serin discutidas en mayor de al suplidor, haciendo a la organizacién de usuarios tallea continuacién. finales responsable por el mantenimienta diario de La salucin tecnolégica corporativa recomenda. la aplicacin y por el mantenimiente periddica de los da incluye el usa de tecnologias de almacenamiento servidores. La mayoria de los suplidores de las so- éptico en canjuncién con tecnologias de almacena luciones de MEC venden sus productos can soperte mientomagnético como se presenta en la Figura S.2. tenieo, incluyendo instalacién del sistema, configu- Los equerimientos de almacenamienta de alta nivel sin listados a continuacion racién inicial, actualizacién de las aplicaciones, ete. identificados Este cambio mayor de requerir recursos técnicos sig a” itaHay un volumen de data que necesita estar disponible en pocos segundos, Hay un valumen de data que necesita estar disponible poco despues de ser solicitada, Hay necesidad de almacenar a informacidn en lun formato segura e inalterable, Hay necesidad de una solucién completamen- telibrede allas para asegurarla disponibilidad del sistema, La tecnologia no debe requere recursos signif. cativas para su mantenimiento Debe notarse que mientras el equipo estaba dis ponible para identiicar esos requerimientos de alto nivel, in no estaban disponibles los detalles nece sarios para proveer una especifcacién de arquitectu- ra, Algunos de esos detalles incluyen estar capacita- do para identificar el volumen y retencién de la data requerida para estar en el modo de "rapido acceso sila data necesita ser mantenida en un formato que soporte autentificacin de registros, el nivel requeri- do de recuperacién de desastres, organizacién de la data relacionada con los programas de retencion de registros, ete 1.11.1 Almacenamiento Optico WORM Histdricamente muchas organizaciones han utiliza do manejadoresimedia dptico WORM basado entec- nologia de “Laser rojo” para almacenar informacion electronica. La tecnologia de “laser raja” ha alean- zado el finde su ciclo de vida tecnoligica. Los fabri- antes han dejado de producto estén en proceso de detener la produce de esta tecnologia, reempla- zando esta vieja tecnologia con la tecnologia de “la ser azul”, La tecnologia de laser azul esta disponible de la mayoria de los fabricantes de hardware dptico y todos los suplidares de software de MEC ya han Incorporada a capacidad de soportar estas tecnalo- las en sus productos de software, internamente en sus productos oa través del producto deun tercero La teenalogia “laser azul” incrementa la capaci- dad de almacenamiento (8.1 GB en “rojo” y aproxi- madamente 30 GB en “azul”) yha sido demostrada que tiene una transferencia de data mayor de aproxi- madamente el 30% sobre los manejadores de laser rojo. Mientras se produciré una migracisn de “laser rojo” a “laser azul” en el almacenamiento éptico, esta porcién de la tecnologia est todavia en desa- rrolley expandiendose répidamente. Hay estindares de ANSI y de ISO relacionados con la media, cartu- chos, y manejadores que continuaran siendo medios de almacenamienta viables en el futuro cercana, Los usuarios de WORM épticotipicamente alma cenan, manejan,y accesan estos medias de almace- ramiente desde un autocargador. Un autocargador fs un dispositive que contiene “compartimientos de almacenamiento", brazos robétices, una ranura de buzén, y mangjadores WORM. Los “comparti- mientos de almacenamiente” san utilzadas para almacenar el dispesitiva cuando no esta en uso, los “brazos rabéticas" son utilizados para buscar/ guardar el dispositive desde el “compartimienta de almacenamiento” e insertarles en los manejadores WORM para que los usuarios lo accesen, yla“ranura de buzén" es usada para entrar/remaver disposi ‘vos del autocargador. Tadas estas componentes san accesados a través del software suministrada par el suplider, permitienda que el usuariaselecciane lain- farmacién que ser almacenada y buscada de mane- La informacién contenida en el sistema autocar- sgador dptico es considerada “en-linea”, “cerca de en-linea”,o “Tuera de linea” La data en el modo “en- linea" es aquella data que esta actualmente siendo accesada desde el dispositive que est insertado en el manejadory que esté disponible para los usuarios (tipicamente de 3 a5 segundos). La data “cerca de en-linea" es aquella que se encuentra en un "com partimienta de almacenamiento” en el autacargador y puede ser répidamente recuperada y accesada por losusuarios(tipicamente 15 230 segundos). Ladata fuera de Uinea”es la data almacenada en dispositi- vos WORM que se encuentran fuera del autocarga- dor en una facilidad separada para recuperacién de desastres, La data almacenada “fuera de linea” es tipicamente usada como data que no ha sido usada fe que no se prevé que se use en un period de tiem- ___» evmasy eandares DigtalesieAcceso rapido a todos los documentos Nueva tecnologia si estandares ANSI 0 Iso Facil para crear redundancia La conversién a manejadores grandes puede ser costoso No puede ser usado para al- macenar documentos de un modo “fuera de linea”, o en almacenamiento en otras lo- calidades para largo plazo. Requires detailed and non-changing re- tention schedules (time can be increased for all documents within a class, but not reduced for some or all documents) Los verdaderos WORM (a modo certificado) no sopor- tado/integrado por la mayoria de los suplidores de imagen/ flujo de trabajo El costo de Hardware/Software puede ser mayor que el costo comparativo de sub- sistemas de almacenamiento dptico Grandes voliimenes de data pueden ser colocados en un modo “en-linea” (acceso rapido) Muy pocos casos legales (si los hay) que acepten esta tecnologia como dispositivo non-alterable viable Puede ser operado de un modo reescribi- ble Debido a lo nuevo de esta tecnologia, no hay manera de determinar si estas tec- nologfas van a estar disponibles en 5, 106 15 afios. « Digitaizacisnpo significative (ah data con un perioda de retencién de SO afos yno ha side accesada en 10 afos puede ser removida del autocargadory almacenada en otro lugar) Cuando se utiliza un subsistema de autocargador Sptico, al ndimero de manejadores dpticos en cada autocargadar y el niimero total de autocargadores debe estar basado en el volumen de informacién que esté siendo buscada simultdneamente desde las die positives épticas, ademas dela necesidad de protec- clin contra fallos.Sielniimera de requerimientos de busqueda es bajo, 2 sistemas autocargadores es su- ficionte Sit nimerode requerimientos de busqueda alto, el numero total de sistemas autacargadores puede ser incrementade. Por ejemplo, para manejar un alimero grandede bisquedas en autocargadores, 4 sub-sistemas de autocargadores puede ser confi- grado para ser utlizado por todas las divisiones. La tolerancia afallas de este enfoque es el nimero total de autocargadoresy Ia facilidad de migrar los dispo- sitivas de un sistema a otro cuando sea requerido, Las tecnologias de almacenamiento dptico WORM provee capacidades de almacenamiento de largo plazo que exceden SO afios debido ala natura- leza del dispositive. Estas tecnologias NO permiten ninguna alteracién de data, desde una perspectiva fisica y numerosos estandates de ANSI de ISO han sido desarrollados mejorando el uso a largo plazo para periodas extendidos de una manera similar a la tecnologia de microfilme/micraficha. La ventaja de las tecnologias de WORM dptico sobre la tecnologia de microflme/micrfichas es la capacidad para répi- damente accesar la informacidn, ala vez que alma- cena grandes cantidades de data 1.11.2 Almacenamiento en WORM Magnético La teenologia de WORM magnético es nueva en la industria det almacenamiento y proporciona la ca pacidad de almacenar volimenes de datos grandes de una manera “en linea” Estas teenalogiasutlizan mmanejadores magnéticos conectados en numerasas configuraciones de RAIDS permitienda tolerancia a fallasy el acceso rapid de los usuarios. Estas tee nolagias permiten que las organizaciones del usua- rig final construyan configuraciones completamente libres de fallas mientras que tratan situaciones de recuperaciin de desastee con la capacidad de loca- lizat fisicamente configuraciones de “mirrar” del almacenaje magnético en localizaciones separadas, Este enfoque se basa en la capacidad del subsiste ma WORM magnético de copiar autométicamente datos a ambas localizaciones fisieas para asegurar maxima dispanibilidad en caso de falla de un dispo- sitive magnética, Estas tecnologias son excelentes para as organi- zaciones que requieren almacenar cantidades gran- des de datos en una manera en linea, sin apremios de presupuesto, que tienen ciclos firmes de reten- clin de los expedientes, y no tienen una necesidad de almacenar los expedientes por un periodo del tiempo extendide Cuando se considera substituir os subsistemas fexistentes del almacenaje éptico por tecnologias magaéticas WORM, los costos de hardware y soft ware deben ser comparados. Los castos asociadas a recursos de personal técnico son tipicamente muy boajos para los medios épticos y para las tecnologias magnéticas. Como estas tecnologiss son nuevas, varios pun- tos deben ser cansiderados incluyendo las ventajasy las desventajas siguientes: Una ventaja de usar almacenamiente magnéti- co WORM seria establecer un sistema redundante entre las localizaciones miltiples y permitir que el sistema magnético sineronice ambos sistemas pues los datos se escriben a los dispositivas. Este enfo que proparcionard un sistema completamente |i bre de fallas, mientras que mantiene la data en un modo “en linea" para ol acceso de los usuarios. Este lenfoque seria. considerablemente mis castoso que determinar qué datos necesitan estar en linea y que archivar en mada “cerca de en-linea” para las salic- tudes de bisqueda de los usuarios. Desde una perspectiva de tecnologia debe serob- servada que'sise utilza el WORM magnético, el sis- tema se debe utilizar en modo de la “conformidad” _—___«#« evmasy eandares DigtalesieDigtassci dedotitontos Esto significa que una fecha de la retencién sera establecida para cada clase, o categoria, de docu- mento. Una vez que se establezcan estas fechas, el sistema suprimiria autométicamente los documen- tos cuando se aleanza la fecha de laretencién. Coma esta es una nueva tecnologia, algunos suplidores del producto no han puesto completamente esta capaci- dad en ejecucisn dentro de su software. Nousar esta tecnologia en modo de “conformidad’, o usar esta tecnologia can software basada en funcionalidad de na-bortado daria lugar a tener almacenamienta magnética estindar tolerante a falas, similar a usar un almacenamiento de alta disponibildad basado enredyy na verdaderas capacidades WORM. Las tecnologias del warkflow que se incorporan den- tro de cualquier organizacién requieren gerencia del cambia en el nivel de usuaria, La puesta en prictica de las tecnologias del workflow debe ser planeada cuidadosamente. Puntos que la organizacién debe considerar incluyen los siguientes relativas a la im plementacion de la tecnologia EL workflow debe ser implementado en cada nivel regional, una regina a vez. EL workflow debe ser implementado en todas las regiones para cada proceso © conjunto de precesos Quiere la organizacién iniciar su sistema cam- biando de un proceso manual del trabajo aun proceso automatizado del trabajo para todos los usuarios y todos los trabajos simultines- mente Debela organizacién quitar todo el trabajo ma nualexistente de los escritorios de los usuarios fe insertar estos en el sistema del workflow an- tes del dial Debe ls organizacién comenzar el sistema de workflow para porciones del negocio durante dias, o semanas? + Deben los usuarios comenzar a usar él sistema lentamente, a terminar actividades manuales del trabajo coma de costumbre, y a familiar zarse con el sistema trabajando con el algunas horas cada dia, trabajando a tiempo completo, cuando se termina todo el trabajo manual? Cuil seriaelimpactosielsistema no puedefun- cionar por algunas horas/dias, mientras que el equipo de configuracién/desarrallo/implemen- tacidn resuelve “fallas”o“situaciones"?Politicas de Registros Electronicos (@RECORDS) Esta es la politica de la Oficina Presidencial de las Techolagias de la Informaciin y Comunicaciones (OPTIC) para asegurarse de que la informaciin va- liasa esté preservada y de que los archives y los ex- pedientes de las agencias gubernamentales sean mantenidos en un espacio accesible, ordenado, y manejado de manera efciente “Registros” que tengan un valor administrativo, fiscal, o legal parael Estado son llamados "Registro Dficiales" y deben ser retenidos segiin Programa de Retencion de Registros. “Material No-Registra” pue- de ser dispuesto cuanda no es ms itil. Los registro sujetos a una “Retencién Legal” deben ser retenidos hasta que la retencion sea lberada par una autori- dad compotente Elmiembre del personal responsable de determi- nar el estado de un registra particular es el "Due ddl Registro.” Las supervisores son respansables de asegurarse de que todo el personal esté enterada y sigue esta politica EL siguiente "Cuadre de Flujo para la Retencian ide Registros" y los "Ejemplos de Registros Ofciales y Material No-Registro” lustran la operacién de esta politica 2 Nemnazy eandares Digtalesie—___# Noomazy Eades Digtasscie edotinentos Documentos con valor administrativa, fiscal, o legal, enviadas o recibidos. El contenido del documento, noel medio, determina sitiene valor Por lo tanto, los documentos de papel, peliculas, de medios alectré- nicos,y del resta de los medias pueden ser Registros Oficiales. El original de un dacumente © de una comu- nicacién tal como una politica, una nota, un mema 9 una carta, © un mensaje del E-mail referente alos trabajos de la agencia guberna- mental, asicama su infarmacién tansaccional, Incluyendo: Un dacumento de negocio generado o enviadayy Un documento 9 comunicaciin recibida de fuera, si eres el recipiente primaria o Gnico dentro de la agencia, mas bien que un reci- piente secundario dela copia, + Expedientes transiterios que son Registros Oficiales hasta que ya no estan actives, inclu- yendo: Notas y hojas de trabajo, hasta que son in- corporadas en otro documento comentarios © dacumentas de atra autor, hasta que esti incorporado orechazado notas de taquigralia, hasta que han sido transcritas bosquejos, hasta que se cancluyen, sise de terminan parano ser Registros Oficiales + Horarios y asignaciones de trabajo. + Agendas y minutas de reunianes. + Cualquier documento que inicie, autorice, © complete una transaccién de negocio. + Documentos barradores: si un borradorrepre- senta un paso bisico en la preparacién de un documenta final rfleja un cambio signficat- von el desarrollo de un documenta fal, estees un Documenta Oficial yel salvade. De otro moda, el bortadar se canvierte en Material No- Registro cuando es fnalizado, y debe ser borra- doo destruida Cada organizacién debe preparar un manual de re- tenciin de registros detallada que praporciona la Informaciin detallada asaciada a cada grupo/tina de documentos y de expedientes de la organizacién, Este manual de la retenciin debe proporcionar di reccién clara relacionada con emo los documentos ylos expedientes deben ser mantenidos, cudndo de- ben ser atchivadios, ycudndo deben ser destruides. as Cada organizacién debe desarrollar un programa de retencin que define cunto tempo cada documento ye expediente deben ser mantenides. Este horario se debe mantener siempre actualizado y todos los usuarias deben repasar este documento para asegu- rarconformidad con la politica de la organizacién. 4s Nemmazy eadndares DigtalesieCertificacién de Proceso 1.15 DOCUMENTACION DEL PRovecTo Todas las fases del proyecto deben ser completa- mente documentadas. Esta documentaciin debe incluir coma minima) Objetivos del Proyecto, casos de negocios, re- sultados anticipados del proyecto. Programacion del Proyecta y requerimientas de recursos + Andlisisy fundamentaciin del proceso de Ne- gocias + Actividades y procesos del negocio que se an- ticipan una vez que se haya implementada la tecnologia. + Documento de adquiscién incluyendo la sali tud de propuesta y las respuestas de los supli- doves + Disefo del sistema y configuracién del MEC detallados, + Clasificacién de los documentos y estructura delos indices Manuales de usuarios + Manuales de administraciin det sistema. 1.16 DECLARACION DE CERTIFICACION CON LOS ESTANDARES En a medida que cada agencia gubernamentalinicie el proyecto de MEC, este documento debe ser repa- ea ovmasy Eatin Dipti—___# Digtassci sado y los estndares relevantes de la industria, las pautas, y las mejores practicas deben ser seguidos Cada agencia gubernamental debe preparar un documento describiendo cudles estindares, pautas, yle mejores prdcticas fueron seguidas através de va- rias fases del proyecto. Cada estindar, pautas, y/o mejores pricticas enumeradas deben incluirel titulo del documento entero y que la porcién del proyecto afectada por dicho documento, ‘A. ANSI/AIIM TR35 ~ 1995 ~ Human and Organizational Issues for Successful EIM System ‘Implementation Este documenta proporciona un marco fundamental para entender las edieiones basics y os conceptos de factores de organizacién, de factores humanos, y de la ergondmica para los sistemas electrdnicos de manejo de imagen (EIM, por Electronic Image Ma. agement). Los principios de factares humanosy er sonémica se aplican alos erterios de la utildad para el desarrollo y la seleccién del equipo de EIM, los asuntos ambientalesy de a puesta en préctiea, yen- trenamiento para lograr beneficis de productvidad a largo plazo. Este informe técnico debe ayudar aen- tender ya planear para las ediciones no téenicas que necesitan ser manejadas al poner EIM en ejecucisn. Las recomendaciones se proporcionan para ayudar a prepara las organizaciones para eleambio. ‘A210 10196:2003, Document imaging appli- cation — Recommendations for the creation of original documents Este estdndar internacional proporciona lineamien: tos para la creacién de documentos impresos para poderlas eproducir féiimente como mieroformas 0 Imagenes excaneadas. Aunque las estudios fueron basados més especificamente en el alfabeto latina, los principios generales se pueden utilizar como pau- tas para la produccién de documentos usando otras alfabetos oideogramas. Este estindar internacional na se aplica alos di- bujos técricos para los cuales los requisitos se dan en ISO 5457 & 150 6428. Tampoco se aplica a la mi- crografia especial 9 a las aplicaciones relacionadas con escaneres (escanea de las cheques bancarios 0 c6digos de barra) ~ Test target for the black-and-white scanning of office documents ~ Part 1: Characteristics Esta parte de ISO 12653 especifica un objetivo de prueba para el uso en a determinacién de la consis tencia de la calidad del funcionamiento en un cierto lapso de tiempo de los eseaneres blancos y negros de cama ("lat-bed” y los escaneresratatorios de e- flexién usados en sistemas de manejo electrénico de imagen. Se diseha blanco de prueba: a] para permitir los cheques rutinarios del funciona riento del sistema; b) para establecer los limites del funcionamiento del sistema Esta parte de 160 12653 es aplicable a determi- nat a calidad dela sala de los escaneres blancos y rnegro usados para los documentos de ficina blanco 9 negro.0 de olor, can osin tono medio ocolor. Noes aplicablea los escaneres de color a los escaneres usados para el escaneo de documentos tansparen- tes o translicidos. NOTA Los objetivos adicionales para determina la calidad de lasalida de eseaneresblanco ynegrousan: do tone continuo y color se refieren en ISO 12653-2. ‘A.4 ISO 12653-2:2000, Electronic imaging ~ Test target for the black-and-white scanning of office documents ~ Part 2: Method of use Esta parte de 1SO 12653 especfica los métodos de la prueba para evaluar Ia consistencia dela calidad de a salida en um cierto lapso de tiempo de los esca- neres de reflexién blanco y negro para documentos de ofcina usando el objetivo de prueba especificado en 150 12653-1 y otros objtivos. Es apliable paraddeterminar la calidad de la salida de los escaneres blanca y negro usados para documentos de oficina blanca y negro oa color, con o sin tana media o color No se aplicaa los escaneres de color o alos escane- res usados pata el escaneo de documentos transpa- rentes 9 translicidos. ASS ANSI/AIIM MS44 - 1993 — Recommended Practice for Quality Control of Image Scanners Esta prctica recomendada proporciona los procedi- mmientos para el contol en curso de la calidad dentro de un sistema de manejo digital de imagen de docu- mento. El objetiva es proporcionar medios de control de calidad de la entrada ala salida. El uso regularde los procedimientos recomendados debe asegurar rmantenimiento continuado de un nivel establecida de la calidad. ‘AG ANSI/AIIM MS52-1991— Recommended Practice for the Requirements and Characteris- tics of Original Documents Intended for Optical Scanning Este estdndar describe las caracteristias fisieas de los documentos de papel que aciitan el escaneo Sp- tica blanco y negroy las caracteristicas que hacen el eseaneodifcio imposible. Propareiona las recomen: daciones generales para el disefo de documentos para hacer estos documentos més fdciles explora Este estindar no cubre usos esperificos de escaneo, tales como escanen de cheques, escaneo de los di bujos de ingenieria, 0 escaneo de eédiga de barras, aque son el tema de otros estindares. No se dirige a los detalles séenieos para el OCR, que son el tema de otros esténdares. Por otra parte, los documentos de gran tamafo y las téenicas del embaldosada no se tratan especticamente en este esténdar, aunque muchos de les mismos prineipios se aplican. ‘A7 ANSI/AIIM MS55-1994 — Recommended Practice for the Identification and Indexing of Page Components (Zones) for Automated Pro- cessing in an EIM Environment Estedocumento identifica la estructura independien- te de una aplicacién y el esquema de la indexacién que permitird la descripeién necesariaysuficiente de las paginas de un documenta y de las zonas (reas secundarias rectangulares} dentro de una pagina Estas zonas se pueden entonces procesar automti- camente en la manera més apropiada, sin importar la naturaleza del exterior de los datos de las zonas identificadas. Particularmente, esta prictica reco- mendada estandar define una pigina del documen- to para poder aplicar los procesos siguientes a su expediente electrénio de la imagen Compresién de data especiicamente ajus- tada a la naturaleza de la data en la zon (ei compresion JPEG, vs T.6 Compression used in Group 4 Fax); Reconocimiento de Caracteres Optieos (OCR, por optical character recognition”); Reconacimiento de Marcas Opticas [OMR, por “optical mark recognition’) Reconocimiento Inteligente de Caracteres (CR, por “intelligent character recognition"); Reconacimiento de caracteres esertos.a mano; Conversin de raster-a-vector para disefoasis- tido por computadoras (CAD, por “computer aided design”) o para sistemas de informacién seogrdfica (GIS, por "geographic information systems"), Reconocimiento y captura de firas(CSR}:y Cualquier otra forma de compresién, mani pulacién de imagen 9 tecnologia de reconoci- miento de patrones, 0 algortmos que puedan depender de la captura de data especfica o de métodos de almacenamiento _—___» Nemnazy eandares Digtaiescie—__# Digtassci B.1150 19005:2005 PDF/A Esta parte de ISO 19005 ampiia las capacidades de POFIA descrita en la parte 1de 15019005 y se basa fen La versién 1.6 del PDF més bien que la versién 14 del POF que se utiliza coma la base de la parte 1. Muchas areas de aplicacién encontrardn que las capacidades disponibles en la parte 1 de ISO 19005 resolverdn adecuadamente sus necesidades y donde este sea el caso, allino hay ninguna razén técnica para cambiar Las capacidades agregadas proparcio- nadas por esta parte de ISO 19005 incluyen Conformidad con la versién 1.6 de los PDF y muchas de las caracteristicas permitidas por Transparencia, y Compresisn L2W y 1PEG2000 Para aquellos que no estan al cortiente dela 1SO 19005 series de estindares internacionales, PDF es lun formato digital para representar dacumentas Los archivos del paf se pueden crear native en forma del PDF, convert atros formatas electrénicas 0 con- vertir a digital del papel, de la micraferma, o det atra formato de la copia dura. Los negocios, ls gobier- nos, las bibliotecas, las archivos y otras institucia. nese indwiduos alrededor del mundo utilizan el PDF pata tepresentar cuerpos considerables de informa- cién importante, Mucha de esta informacién se debe ‘guardar por largos periados de tiempo; algunos se eben guardar permanentemente. Estos archivos POF deben seguir siendo usables y accesibles a tra- vvésde las generaciones mailtiples de la tecnologia. El uso futuro, yel acceso, a estos objets depende de mantener su aspecto visual asi como sus caracteris ticas de alto nivel, tales como la organizacién légica de paginas, las secciones, y los pirrafos, cadenas de texto recuperables por maquinas en orden delectura natural, yuna variedad de metadata administrativa, de preservacién y deseriptiva EL propésito primario de 1S0 19005 es definir tun formato del archivo basada en el PDF, conocido como PDF/A, que proporciona un mecanismo para representar documentos electrénicos de una forma que preserva su aspecto visual en un cierto plaza, in- dependiente de las herramientas y los sistemas usa- dos para crear, almacenaro interpretar los archivos, Este estindar internacional se crea coma dacumen to de varias partes para poder intraducir versiones con mayar capacidad como la espectficacién del PDF de referencia se desarrallen sin hacer anticuada los sistemas o los documentos basadas en versiones Un propésite secundario de ISO 19005 es pro- porcionar un marco para registrar al contexto y la historia de documentos electrSnicas en metadatos dentro de archivos que se confarman Otro propésito de IS0 19005 es definir un marco para representar la estructura Logica y [a otra infor macién semdntica de dacumentos electrdnicas den trode archivos que se conforman, Estas metas son logradas identficando el siste- ma de componentes del PDF que pueden ser utiliza- dos, y las restrcciones en la forma de su uso, dentro de archives de PDF/A que se confarman. Por simismo, PDF/A no asegura necesariamente que el aspecto visual del contenido refleje exacta- mente cualquier material de fuente original usado para crear el archivo que se conforma; p.Ej al pro- ‘eso usado para crear un archivo que se conformaba ppudo sustituir fuentes, el texto del flujo, imagenes del downsample a el uso de compresién lossy. Las organizaciones que necesitan asegurarse de que lun archiva que se conforma sea una representacisn cexacta del material de fuente original pueden necesi- tar imponer requisitos adicionales ante las procesos que generan el archive que se conforma mas allé de fesos impuestos por esta parte de ISO 19008. Ade- ims, es importante que esas organizaciones pongan politicas y prdcticas en ejecucidn con respecto a la Inspectisn de los archivos que se conforman para el aspecto visual correctaEsta parte de ISO 18005 se debe utilizar como un componente del ambiente archival electrénica de una organizaciin para la retencién a larga plaza de documentos. La puesta en prictica acertada de esta parte de ISO 19005 para los propésites archival de- pende de los requisitos de la retencién del ambiente de tuna organizacién, de las politics de gerencia de expedientes y de los procedimientos archi- val segiin lo especificado en 150 15489-1, [9]; cualquier requisite y condicisn adicionales ne cesatios para asegurarlapersistencia de docu- mentos electrénicas y su en un cierto plazo las caracteristicas, incluyendo, pero no limitado 3, 08 definidas cevea 180 14721, 1SO/TR 1SBOL, 10], 1S0/TR 18492, 12}, 1s0 18509-1, 23]; 1S0 18509-2, [14]; procesos de la garantia de calidad necesarios para veriiear conformidad con requisites y condiciones aplicables; Ej: un régimen de la Inspeceién para verifier la calidad y la integt dad de los datas de fuente convertidas, Esta parte de 150 19005 debe conducir al de sarrolo de los varios usos que leen, rinde, escribe y valida archivas que se canforman. Diversos usos Incorporardn varias capacidades para prepararse,in- terpretan y pracesan los archivos que se conforman basadas en necesidades segiin lo percibido por los surtidores de esos usos. Sin embargo, es impartan- te observar que un uso que se conforma debe poder leer y procesar apropiadamente todos los archivos que se conforman con un nivel especificado de la conformidad Este dacumente se ha creada como parte 1 de 1$0 19005 para permitir la creacién de las piezas futuras, que pueden proveer de compatibilidad las versiones futuras de la especticaciin subyacente del POF sin la representacién de este documento 0 usos basadas en la versién 1.4 del PDF obsoleta, Se recomiendan los términos siguientes, refiien- do a esta especficacién 0 piezas de eso, al refer a esta especficacin cuando el nombre completo dela 180 no se est utilizanda ‘PDF/A"-un sindnimo para la familia de la ISO 39005 de estindares; “POF/A-1"- un sinénimo para ISO 18005-2; “POF/A-12" -un sinénimo para la conformidad del nivel Ade la ISO 19008-1; ‘PDF/A-Ib" -un sinénimo para la conformidad dl nivel de Ia 150 19005-1 “PDF/A-2" -un sindnima para ISO 19008-2, "POF/A-2a"- un sinénimo para la conformidad del nivel Ade la ISO 19008-2; "PDF/A-25" un sinénima para la conformidad del nivel B de fa 150 19005-2. Esta parte de 1SO 19005, canjuntamente con la referencia y la especificacién de XMP, a junio de 2008 del PDF, proparciona la suficiente informacién para interpretar cualquier archive que se conforma POF/A-2. La referencia del POF contiene una decla racidn de los sistemas del adobe incorporadas re- ferentes a su caracteristica intelectual ya su buena voluntad de permitir uso. perpetua, derecho-libre, non-exclusive de esa caracteristica para promover el uso del PDF. El adobe ha provisto de la 150 una declaracin similar referente a la especifcacidn de XMP. Cualquier persona puede utilizar generalmen- tereferencia del POF y la especificacién de XMP para crear los usos que leen, escriben o procesan de otra manera archivas de POFIA, B.2 ISO PDTR 12033 Electronic imaging ~ Gui- dance for selection of document image compres- sion methods Este informe técnica presenta la informacién para permitir @ un usuario o al integrador de EIM tomar una decisién infarmada en seleccionar los métodos de La compresién para las imagenes diitales de los documentos de negocio. Se disefa para ‘oporcio- nar la direccién técnica para analizarel tipo de do- cumento y que las métadas de la compresién son los —___# Nevmasy eandares Digtalesiemas convenientes para los documentos particulares para optimizar su almacenaje y uso Parael usuario, este informe técnica proporciona la informaciin en los métados de la campresién de la imagen incorporados en hardware o software para ayudar a este usuario durante la seleccién del equi- poenla cual se encajan las métodos. Para el equipo o el disefiadar del software, este Informe técnico proporciona la infarmacin del pla- Este informe técnico es aplicable solamente alas Imagenes inmdviles en mado del mapa de bits. Con- sidera solamente los algoritmos de la compresién basados en trabajo matematico bien-probado B.3 ANSI/ALIM MS53-1993 — Recommended Practice; File Format for Storage and Exchange of Image; Bi-Level Image File Format: Part 1 Elpropésito de este estindar es estandarizar un for mato auténoma del archivo para la transferencia de los archivos con ds niveles dela imagen en ambien: tes con excepcidn de telecomunicaciones del faci mil El formato del archivo de la imagen es similar un perfil del uso del documento (OAP) y apoya la transferencia de las imagenes con dos niveles codili- cados de la exploracién de trama en ambientes. Este estindar cubre as imégenes con dos niveles de cfra que usando CCITT Ta (grupo 3) y T. (grupo 4), asi coma imagenes mapa de bits (no teniendo ninguna compresién). El fermato del archivo es medios inde- pendientes. s Digs .1 ANSI/ALIM TR41-2006 - Optical Disk Sto- rage Technology, Management, and Standards Este informe técnico proporciona la informacién en las diferentes tecnologia, gerencia,estrategias dela puesta en prictca,y estindares de la industria para los subsistemas basados en tecnologia dpticas. Esta informacién y las téenicas correspondientes descri- tas se han proporcionad para permitica usuarios de sistemas de discos épticos, asi como otros usuarios del sistema de imagen, estar bien informados en as varias téenicas actualmente funcionando a través de la industria de la proyeccidn de imagen, €.2 Magnetic WORM Storage and archival standards Hasta 2005, nose ha publicado ningin estindar de almacenamiento nacional (ANSI, AlIM) 0 interna- cional (160), El uso de estas tecnologiae para el al- macenamiento de larga duracién permanente y/o de los expedientes ofcials del gobierno no se permite €.3 Blue Laser Optical Storage and archival standards €.3.1 ISO/IEC 17345:2004 - Information tech- nology ~-Data Interchange on 130 mm Rewritable and Write Once Read Many Ultra Density Optical (UDO) Disk Cartridges -- Capacity: 30 Gbytes per ISO/IEC 173452006 especifica las caracteristicas as, y 6pticas de un cartucho de disco Sptico de 130 milimetros (DC) que emplee efectos thermo-épticos del cambio de lz fase para permitir intercambia de los datos entre tales discos. Especifica dos tipes: Eltipo RW (ceescrbible)preve los datos que se escribir leidos y borrados muchas veces so- bre las superficies de grabacisn del disco. Eltipe WORM (escribir una ver leer muchas) provee los datos escritos una ver para ser leido tuna multiplcidad de veces. Ete tina utiliga un material para escribiruna vez yleer muchas ve- ces lo que registra (las marcas escritas no pue- den ser borradasy los intentos de modificacio- nes de las marcas escrtas son perceptbles). La grabacién de “Multisession” (operaciones de escrtura incremental) el grabado se puede realizar en el tipo de discos WORM.Ge fed Lande Opal taarepeuerasubia! torent ‘ARQ/ORE LASTS — nwo apical din ca Lage har nova inbeshange — Capacry. 2.8 Ghote pet cack Detainee obits carauaac de baincgcel ae Carnac le 1 abot RC Do oe eae aL pula pruethdatncordwmidse psiewanair Ge wheter, he canard wc Sen, Ns Seino, i fawiina oe tarde Gece activ ice mg ely ban yc ae ath awe C06 see ISDN LF — Lhd em prea Gath tasted gee fat infematd etasabinge — Bapsaty E Gbytal pay cone Dietebur Unnodicrteckon ob cra Opn wie panded TaD atic FOC Bo eatcorta at pals fretisealseoiided pstenaneiie. Ay benatu ed chiara ise eel, Fete emoriineclee i fan dé th tarrace, Biche farina pages yc mln eiivslaatwnthea Soi Beavebe imgWa Ina — Boos ncaa Bi as 10 a aptieat a cartels ate ‘ai fad Ws aie Aaa Many) sabagtinnee- ‘ln — Capacity 2.2 Captncpns sar ita ia nendacs aaball ee taeda Fb db icsanwekinds Ens dpulta de So ae OC a ips ON Go wk a Se fants gia capacities bo Eee bees syiflaaalces eo eva ce COL WOH ea a wet atecurene eeicble be fate aeesese fd pac ak» Fekete ges toeura ies Sabet: Maneater ot ea icupee Baal ctrwencacquteapecdica yaar pa prea A Le dal psitompderds Bertie, hs seen de bic reales a cetachos de Risiar opieateny ca abitieaai, | Bremnriimiat canbe Puce rare LanileL Got ater, para peopoRc ar 130 Sateen delineate Sak te xi prushic ce Ss, a arMa ta im adn dae wt ic, adi ep eke noieron, inca La ema Sa ici La sca 9 et tse ka ‘clcges do conan ce ore, oe renter te veut ueeirrmcnice, (Re coaciiowacde Uietecante (astute taal Ce, | Bi puceincte deo piatotite id cmc Beare da 3 pace ee Ox Dee Hears, pendence Lowen de pana ce ayes sete Wises ol sa, Fate pes faved pated dt eebrwlac seoorarn arainide ura ipoece bE oa warded gies bb eovactald dala Ba Lb heey plied vera dua downgbits able dae vite ea WUE Oe pec de tae es Haake anon 2092 3002 - dane detest bangs i4 110 ee mage bia! al davies = Cage lp 0 Ghee sania IGOMAFE 25882-2000 eipuifaa ts talictwren seater dpa deca sates ad ais (Spat te ed rack POD a ata Le a fae uaa: agpanese p gaeiniges pad ace iets Le roa. 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La estanidn & haltanccan jaceiewtal exe tn tietociin a pans wl cat es altign datos’ Ghaita addeleaias We Wea wgevass miei taabis Any Wace Maker ik vag cna arta deed, con mdagondenc ceiC.4 Red Laser Optical Storage and archival standards ISO/IEC 14517:1996 — 130 mm optical disk car- tridges for information interchange — Capacity 2,6 Gbytes per cartridge Define una serie de cartuchos de disco dpticos rela- cianadas de 120 milimetros (ODCs), Da las condicio- nes para la prueba de la conformidad y el manejador de referencia, las caracteristicas mecdnicas,fsicas y dimensionales, el formato de lainformacién, las €2- ractersticas magnetodpticasy la calidad minima de datos user-written €.5 ISO/IEC 15286:1999 — 130 mm optical disk cartridges for information interchange — Capacity: 5,2 Gbytes per cartridge Define una serie de cartuchos de disco épticos rla- cionados de 120 milimettos (ODCs). Da las condicio- nes para la prueba de la conformidad y el manejadar de referencia, la caracteristicas mecdnicas, fsicas y dimensianales, el formato de la infarmacién las €2- ractersticas magnetodpticasy la calidad minima de datos user-written €.6 ISO/IEC 18093: 1999 — Data interchan- ‘ge on 130 mm optical disk cartridges of type WORM (Write Once Read Many) using irreversi ble effects — Capacity: 5,2 Gbytes per cartridge Este estindar internacional especifca las caracte- ristcas de un cartucho de disco dptico de 130 mili metros (ODC) del tipo WORM (escribir una ver leer muchas) con una capacidad de 5.2 Gbytes. Mecana- sraliar los efectos dela escritura del usa de ODCs del WORM que son intrinsecamente ireversibles. Las marcas escritas no pueden ser borradas y la modi- ficacién que se intenta sobre las marcas escritas es perceptible Este estindar internacional especifica las condiciones para la prueba de la conformi- dad y el manejador de a referencia; les ambientes en los cuales las cartuchas de- ben ser operados y ser almacenadas, las caracteristicas mecdinicas fisicas y dimen- sionales del cartucho, para proparcionar capa- cidad mecinica delintercambio entre los siste- mas de proceso de datos; el formato de la informacién sabre al disco, realzado y user-written, incluyendo la dispo- sicidn fisiea de las pistas y de los sectores, los cédigos de carrecciin de error, los métodos de la modulacién usados; las caracteristcas de la informacién realzada sabre el disco; las caracteristicas de la grabacién del disco, permitiend a procesamiento de sistemas es- cnbirdatas sobre eldisco; (a calidad minima de datos user-wrtten sabre el disco, permitiendo sistemas de proceso de datos alas datos ledos del disco. Este estindar internacional prevé intercambio entre las accionamientas de disco dpticos. unto can lun estdndar para la estructura del volumen y de ar chive prev intercambio completo de los datos entre los sistemas de proceso de datos. 7 ISO/IEC ISO/IEC 22092:2002 - Data Interchange on 130 mm magneto-optical disk cartridges ~ Capacity: 9.1 Gbytes per cartridge ISO/IEC 22092:2002 especiica las caracteristicas mecénieas,fsicas,y opticas de un eartucho de disco ptico de 130 milimetros (ODC) que emplee tos efee- tos termo-magnéticos y magnetodpticos para per- mir intercambia de los datos entre tales discos. ISO/IEC 22082-2002 especiica dos tipos, vi Eltipo R/W previ los datos que se eserbirn, le dosy borrados muchas veces sabre las superficies de srabacién de disco El tipo WO prevé que los datos se escriban una vez para ser leidos una multiplicidad de veces. Los datos no serén borradas ni serdn enmendados. La srabacién de Multisession (neremental escribir las operaciones) se puede realizar en el tipo discos WO. 1 disco serd del mismo tipo si esta registrado en ambos lades, Ay B. Cada lado tendrd una capacidad ominalde 458 Gbytes, con independencia del tipo. ___=s Nevmazy eandares Dietasa Digtassci Elformato especifica dos tamafios del sector y per- mite la emulaciin de dos tamafios ms ISO/IEC 22092:2002 especifica, las condiciones para la prueba de la conformi- dad y el mangjador de referencia; les ambientes en los cuales las cartuchas de- ben ser operads y ser almacenados, las caractersticas mecinicas, fiscas y dimen- sionales del cartucho para proporcionar capa- cidad mecdnica de intercambia entre los siste mas de procesa de dates; el formato de la informacién sabre al disco, realzado y user-written, incluyenda la dispo- sicidn fisiea de las pitas y de los sectores, los cédigos de correccién de etrar los métodos de la modulacién utilzados; las caracteristicas de la informacién realzada sobre eldisco, las caracteristicas terma-magnéticas y magne tospticas del disco, permitiende a sistemas de proceso escribir datos sobre al disco; la calidad minima de datos user-witten sobre el disco, permitienda sistemas de proceso de datos alos datos ledos del disco. ISO/IEC 22092-2002 prevé intercambio entre los accionamientos de discos dpticos. Junto con un esténdar para la estructura del volumen y de archiva prevé intercambio completa de los datos entre los sistemas de praceso de datos. D.11SO 15801 Electronic imaging -- Informa tion stored electronically Recommendations for trustworthiness and reliability. 160 15801:2004 describe la puesta en prictica y la operacién de Ios sistemas de gerencia de informa cin que almacenan la informacin elecrdnicamen- tey de donde son importanteslos temas de crediil- dad, ls confabildad, la autenticidad y la integridad, El ciclo vital entera de un documenta electrénico almacenado se cubre, de capturaincial aa destruc- cin eventual La 150 15801:2004 es para el uso con cualquier sistema de gerencia de informacién, ineluyenda pro- yecciin de imagen tradicional del documento, wor- kflow y tecnologias de COLD/ERM, y usar cualquier tipo de medio de almacenaje electrdnico incluyendo WORM y tecnologias reescribibles. La ISO 15801-2004 no cubre los procesos usa dos para evaluar la autenticidad de la informacién antes de que ella sea almacenada o impartada en el sistema, Sin embargo, puede ser utilizado para demostrar que hecha salir del sistema es una repro- duceién verdadera del documento original .2150 15489 Information and documentation ~ Records Management Part I: General Esta parte de ISO 15489 proporciona la direccin en el manejo de records 1) de organizacionesarginado ‘as, pibliaso prvadas, para los clientes internas y “Todos los elementas contorneados en esta parte de 1S0 15489 se recomiendan para asegurarse de aque los expedientes adecuados estin creados, cap- turades y manejados. Les procedimientos que ayu- dan a asegurar la gerencia de expedientes segin los Principio ylos elementos contornesdasen esta par- te de 0 15489 se proporcionan en ISO/TR 15489- 2 (Linearientos) Esta parte de 150 15489, seaplica ala gerenciadeexpedientes, en todos los formatos 9 medias, cresdas o recibidos por cualquier organizacion plea 0 privadas organizaciones en la conducta de sus actvida des, o de cualesquiera individuales con un de- ber para creary para mantener expedientes, proporciona ls guia en ls determinacién de las responsabilidades de las organizacones sobre sus egistrosy sus plitas de registos, proparcionala guia en la gerencia de expedien- tes.en apoyo de un marco del proceso dela ea- Uidad confarme can IS0 8001 yeon 180 14001,proporciona la dreccién en el dizefio y la pues ta en prictica de un sistema de los expedien: tes, pero no ineluye la gerencia de expedientes archival dentro de las instituciones archival Esta parte de ISO 15489 se piensa para uso de + encargados de arganizacianes, + profesionales de la gerencia de expedientes, informacién, y tecnologia el resto del personal en organizaciones, y bttos individuos con un deber para crear y para mantener expedientes. 3150 15489 Information and documentation ~ Records Management Part 2: Guidelines Estas pautas son una guia de la puesta en prictiea a 150 1548-1 para uso de profesionales dela geencia de registro y aquellos encargados de os expedientes y de su manejo en sus organizacones, Proporciona una metodalogia que facie Ia puesta en prctica de 150 15489-2 en todaslas organizaciones que tengan una necesidad de manejar sus expedientes. Da una descrpeién de los procesos y de las Factores para considerar en las organizaciones que desean estar en eumplimiento con 0 15488-1 E.1 WMC — Application Programming Interfa ce (Interface 2 & 3) EL propdsito de este documento es especiiar las Interfaces de Programacién de Aplicciones estén: dares de la gerencia de flujo de trabajo (API, por ‘Application Programming Interfases”) que pueden ser apoyados por los productos de gerencia de flujo de trabajo (WEM). Estas llamadas del API preven un método constante de acceso ala funcidn de WEM en motores del cruz-producto WFM. El sistema del APL senombra los interfaces de programacién de uso de Workfiow (WAPI) £.2 WMC — Audit Data Specification El propdsito de este documento es espeeificar qué informacién necesita ser capturada y ser registrada de los varios acontecimientos que acurten durante una promulgacidn del fluo de trabajo. Este docu mento no define cémo se almacenan los datos, pero qué informacién debe ser recalectada y ser hecha disponible para el andlsis La informacién seré la mada Oatos de la Aucitoria Comun de Flujo de Tra bajo (CWAD, por "Common Workflow Audit Oats") E.3 WfMC—Interoperabilty Internet, e-mail MIME Binding Este documento traza el mapa alestindar de WIMC, la Especficacin abstracta dela Interoperabiidad, que proporciona una especiicaciin abstacta que define Ia funcionalidad necesaria para aleanzae un nivel detnido de ainteroperabildad entre dos o mas motores del worklow. Este documento define un compromisa que dé eltipaconcreta de defniciones y tos ormatos del mensaje para las realizaciones de a especiicacin abstracta, usando E-mail del Internet con la codiacién del MIME coma elmecanismo del transporte. _—___s Nevmazy eandares Digtalesie