Requerimientos Del Sistema - San Andres

Requerimientos del Sistemas de informacin
para el seguimiento de los beneficiarios de la

estrategia de financiacin para el acceso y
permanencia de la poblacin del archipielago
de san andrs, providencia y santa catalina
en la educacin superior.
Ren
Guerrero
1
Vergel
11 de mayo de
2016
INTRODUCC
IN
El problema del seguimiento de estudiantes en convenios o proyectos de
crditos condonables generados por el gobierno Nacional, radica en la falta
de gestin de informacin de los beneficiarios de estos programas, en la
mayora de los casos no existen sistemas de informacin que permitan
hacer seguimiento constante a estos programas, lo que dificulta la
valoracin de impacto de los proyectos.
Por otra parte la mayora de los proyectos o convenios que poyan la
formacin de profesionales casi siempre involucran a ms de un ente, lo
que genera duplicidad de informacin y dificulta el trabajo articulado con
instituciones gubernamentales nacionales que pueden intervenir como
ICETEX, MEN, y las IES. El poder desarrollar una herramienta de gestin de
informacin se convierte en una herramienta de vital importancia, dado
que esto no solo permitir potencializar alianzas ya establecidas, sino
tambin contar con una visin ms amplia del fenmeno a intervenir.
Entre las principales dificultades para resolver este tipo de problema, estn
la falta de infraestructura, la falta de integracin de las instituciones, la
desactualizacin de la informacin y la falta de control en la gestin de los
sistemas de informacin que intervienen en este tipo de estrategias. Otras
dificultades son las restricciones del problema con las que se evita la
obtencin de soluciones que violan la lgica de duplicidad de informacin o
el registro de informacin incompleta o en formatos no deseados.
Con el objetivo de tener mejor informacin sobre el sistema de educacin
superior y los convenios que permiten apoyar la inclusin y permanencia
de estudiantes beneficiarios de becas y crditos por parte el gobierno
nacional, es necesario desarrollar una herramienta orientada a web que
facilite hacer el seguimiento permanente y de manera actualizada, el
sistema se debe alimentar con informacin de carcter histrico
semestral que es suministrada por las Instituciones de Educacin
Superior (IES) a travs de un conjunto de requerimientos de informacin
______________________
1
Analista de informacin. Universidad Santo Tomas Convenio 9677-20-550-2013.
Pgina 1 de 5
solicitados previamente. Dada la variedad de sistemas de informacin y

estructuras de datos que se encuentran en las universidades, se hace
necesario definir una estructura de datos parametrizada bajo los
parmetros establecidos por los sistemas SPADIES y SNIES con el fin de
facilitar el cargue de datos al nuevo sistema, adems de una interfaz
comn para cargar la informacin; tal interfaz debe ser intuitiva y
eficiente para realizar el proceso de validacin y parametrizacin que
evite el mal manejo de la misma.
REQUERIMIENTOS DEL SISTEMA
REQUERIMIENTOS FUNCIONALES
En los cuadros siguientes se relaciona la lista de requerimientos (nombre
de los casos de uso) por subsistema y el anexo en el cual se encuentran los
casos de uso detallados.
#
1
2
3
4
5
6
7
8
REQUERIEMINTO
Registrar Solicitudes de estudiantes
Registrar Peticiones de las universidades
Cargar registros
Consultar Informacin
Generar datos estadsticos de demanda y
evaluacin
Validar informacin de cargue
General reportes grficos
Control de seguimiento de metas
SISTEMA
Online
Online
En plataforma
Online y en plataforma
En plataforma
REQUERIMIENTOS ESPECFICOS
El sistema debe estar en la capacidad de verificar y validar la informacin
que se pretenda subir evitando que:
Cruzar los archivos de datos reportados con la base de datos con la

informacin registrada en el ministerio con el fin de determinar si los
estudiantes reportados corresponden a los programas de apoyo
establecido por el MEN en San Andrs.
Validar que el campo programa de cada archivo de datos sea igual al
registrado por la universidad en Ministerio de educacin Nacional a
travs del SNIES.
Validar que el campo cdigo de programa de los archivos de datos
corresponda al cdigo SNIES reportado por la institucin ante el
Ministerio de Educacin Nacional, para cada programa.
El sistema debe permitir la articulacin con las IES de los beneficiarios
y las entidades estatales, Suministro de informacin por parte de las
IES y recoleccin de informacin directa de los estudiantes de colegios
______________________
1
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prximos a graduarse que puedan ser beneficiarios del proyecto.

El sistema contar con registro y control de usuarios y roles lo que
permite los procesos de auditora en cuanto al cargue y manejo de
informacin por parte de IES.
El sistema de permitir hacer valoracin de los estudiantes interesados
en ser beneficiarios, con el fin de poder determinar la lista de elegibles
y seleccionar las posibles instituciones que puedan ser receptoras de
estos candidatos. El sistema incluir un mdulo que permite el cargue
de informacin requerida por el ministerio de las instituciones que
intervienen o de las que se requiere informacin.
Adicionalmente el sistema debe estar en condiciones de validar los
cargues de informacin evitando la subida de registros que no cumplan
con los parmetros de integridad que se requieren.
Por ultimo debe permitir general reportes e informes que permiten la
toma de decisiones, el control de las instituciones que participan en el
proyecto el seguimiento periodo a periodo de los beneficiarios.
Los informes y reportes deben estar validados y ajustados a los
requerimientos realizados por el ministerio y pactados al inicio del
sistema.
TIPOS DE INFORMACIN QUE DEBE GENERAR EL SISTEMA

Se ha dividido las especificaciones suplementarias en:
a) Consultas de Informacin
b) Reportes y Generacin de Informacin
c) Indicadores de Procesos
Consultas de Informacin
El sistema deber ofrecer a todos los usuarios, la posibilidad de consultar
informacin por diferentes conceptos, de acuerdo con el rol de cada uno de
ellos.
La solucin debe incluir ayudas en lnea para apoyar al usuario en el
diligenciamiento correcto de cada uno de los formularios que deban ser
ingresados al sistema.
Reportes y Generacin de Informacin
El sistema debe permitir generar informacin y reportes que involucran
informacin de varios conceptos y en estos casos, aunque la salida del
reporte est prediseada, se debe permitir de una manera orientada, que el
usuario defina los criterios de seleccin de datos para el reporte y el orden de
la salida.
Suministrar informacin que permita al sistema contar con informacin de
soporte para el mejoramiento de las polticas, estrategias, reglamentos y
______________________
1
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procesos de los convenios establecidos por el MEN en San Andrs.

El sistema debe generar informacin que facilite el desarrollo de las
actividades de planeacin, seguimiento, autocontrol, control de gestin,
mejoramiento de procesos y servicios, racionalizacin de trmites y
procedimientos, diagnsticos y estudios de impacto sobre los procesos de
seguimiento a estudiantes en los convenios registrados.
Indicadores de Procesos
El sistema debe contar con la informacin y las facilidades para calcular y
generar la informacin de los indicadores de procesos misionales, definidos
con base en los procesos optimizados elaborados por el MEN con relacin a
los estudiantes y las IES.
REQUERIMIENTOS DE INFORMACIN QUE DEBE COMPILAR EL

SISTEMA
El sistema es alimentado desde tres fuentes principales:
Las IES por medio siete (7) listados puntuales referentes a informacin
de los estudiantes referenciados en alguno de los planes establecidos por
el ministerio para San Andrs y Providencia,
para cada periodo
semestral. Los archivos deben ser suministrados a travs de un espacio
web en formato de archivos planos, los archivos a subir por cada perodo
para el que la Institucin desee proveer datos sern los siguientes:
Informacin
Nombre del archivo
Informacin del participantes UUUU-AAAA-S
UUUU-AAAA-S-participantes.csv
Informacin del estudiantes UUUU-AAAA-S
UUUU-AAAA-S-estudiantes.csv
Informacin complementaria UUUU-AAAA-S
UUUU-AAAA-S-complementaria.csv
Informacin Acadmica UUUU-AAAA-S
UUUU-AAAA-S-academica.csv
Informacin IES UUUU-AAAA-S
UUUU-AAAA-S-ies.csv
Informacin Programas UUUU-AAAA-S
UUUU-AAAA-S-programas.csv
Informacin Acompaamiento UUUU-AAAA-S
UUUU-AAAA-S-acompaamiento.csv
Admisin
Induccin
Financiero
Acadmico
Psicolgico
Movilidad
Dnde:
UUUU (
cuatro dgitos) es el cdigo SNIES de la institucin de
educacin superior
______________________
1
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AAAA (cuatro dgitos) es el ao del que se est reportando la
informacin.
S (un dgito) es el semestre del ao del que se est reportando la

informacin (1 para el primer semestre del ao y 2 para el segundo
semestre del ao).
Todos los archivos deben estar en formato csv,
como separador. Para evitar que herramientas
conviertan los nmeros grandes a notacin
numricos pueden ser antecedidos por una comilla
usando punto y coma

como Microsoft Excel
cientfica, los valores
sencilla (').
Consideraciones a tener en cuenta:

Aunque se obligue a que los archivos csv estn separados por punto y
comas (;), la aplicacin tambin deber leer archivos csv separados por
comas (,). Luego, los archivos csv pueden ser construidos separados por
comas.
Dos programas acadmicos con el mismo nombre sern considerados

iguales. Es recomendable que programas con distinto cdigo SNIES
tengan diferente nombre, para diferenciarlos en la herramienta.
El estudiante debe aparecer en la tabla estudiante para poder estar
registrado en cualquiera de las otras tablas solicitadas.
Ntese que, si un estudiante est inscrito en dos o ms programas de la

Institucin, debe aparecer su informacin para cada programa, como si se
tratase de estudiantes diferentes.
ESTRUCTURA DE DATOS
El sistema debe registrar la informacin de acuerdo a la estructura
definida por el ministerio, a continuacin se muestra la estructura sugerida
y establecida por los registros para que puedan ser reconocidos y
sincronizados por el sistema.
INFORMACIN REPORTADA POR LAS IES
Archivo de Informacin del participante
UUUU-AAAA-S-participante.csv debe ser un archivo en formato csv,
separado por punto y comas, conteniendo una tabla listando los
estudiantes que estn que hacen parte de alguno de los planes del
ministerio para San Andrs y que se encuentran matriculado en algn
programa de la Institucin en el perodo AAAA-S (semestre S del ao
AAAA), UUUU hace referencia al cdigo SNIES de la IES.
#
Columna
Descripcin
______________________
1
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Tipo de documento de identificacin del estudiante. Es uno de los

1
tipoDocumento
documento
3
4
apellidos
nombres
sexo
fechaNacimiento
Valo Descripcin
Desconocido (se deja el valor vaco)
C
Cdula de ciudadana
T
Tarjeta de identidad
E
Cdula
de
extranjera
o
identificacin
R
Registro civil de nacimiento
O
Otro tipo de documento
de
Nmero de documento de identificacin del estudiante. Si se

desconoce, se deja vaco.
Apellidos del estudiante.
Nombres del estudiante.
Sexo del estudiante. Es uno de los siguientes valores:
Valo Descripcin
F
Femenino
M
Masculino
Fecha de nacimiento del estudiante, en formato DD/MM/AAAA.

Si se desconoce, se deja vaco. Por ejemplo, si el estudiante
naci el 31 de mayo de 1979, tendra el valor 31/05/1979.
departamento_ln
Indicar el cdigo del departamento de nacimiento del estudiante

de acuerdo a los establecido en listado divipola
municipio_ln
Indicar el cdigo del municipio de nacimiento del estudiante de

acuerdo a los establecido en listado divipola
Direccin_residen
cia
Indicar el la direccin donde reside el estudiante, es importante

indicar nombre del conjunto o edificio, torre y casa o apartamento
10
Email_personal
11
Email_institucion
al
12
telefono
13
celular
Indicar el nmero celular personal. Si se desconoce, se deja

vaco.
14
EstadoCivil
Indicar el la situacin actual de su estado civil, de acuerdo a uno

de los siguientes tem: Soltero, Casado, Divorciado, Viudo
Indicar el la direccin de correo electrnico personal

Indicar el la direccin de correo electrnico institucional
Indicar el nmero telefnico fijo. Si se desconoce, se deja vaco.
Archivo de Informacin estudiantes

UUUU-AAAA-S-estudiantes.csv debe ser un archivo en formato csv,
______________________
1
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Columna
codigoDelEstudiant
e
tipoDocumento
documento
CodigoConvenio
Descripcin
Consiste en registrar el cdigo del estudiante como se encuentra
identificado en la universidad
Valo Descripcin
C
Cdula de ciudadana
T
E
Cdula
de
extranjera
o
identificacin
R
O
de

Indicar el cdigo del convenio por el cual el estudiante est siendo
beneficiario
Indicar el cdigo de la Institucin de educacin Superior de
acuerdo al cdigo registrado en SNIES
IEScode
codigoSNIESprogram
a
adm_annio
adm_sem
adm_deparatamento
Codigo vipola del departamento donde fue admitido al programa

acadmico
10
adm_municipio
Codigo vipola del municipio donde fue admitido al programa

acadmico
11
SemestreIngreso
Indicar el semestre en el que el estudiante ingreso al programa. Por

ejemplo el estudiante puede ingresar en un semestre diferente al
primero, y que puede proceder de un programa de articulacin o
transferencia
12
Observaciones
Indicar si existe alguna observacin general sobre la situacin del

estudiante
Cdigo consecutivo del programa (en el SNIES) en el que est

inscrito el estudiante. Si se desconoce, se deja vaco. (No se trata del
cdigo de ms de diez dgitos.)
Ao en el que fue admitido al programa acadmico
Semestre en el que fue admitido al programa acadmico
Archivo de Informacin acadmica

UUUU-AAAA-S-academica.csv
debe
ser
un
archivo
en
formato
csv,
______________________
1
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Columna
codigoDelEstudiant
e
tipoDocumento
documento
Descripcin
Consiste en registrar el cdigo del estudiante como se encuentra
identificado en la universidad
Valo Descripcin
C
Cdula de ciudadana
T
E
Cdula
de
extranjera
o
identificacin
R
O
de

Indicar el cdigo de la Institucin de educacin Superior de
acuerdo al cdigo registrado en SNIES
IEScode
codigoSNIESprogram
a
Cdigo consecutivo del programa (en el SNIES) en el que est

inscrito el estudiante. Si se desconoce, se deja vaco. (No se trata del
cdigo de ms de diez dgitos.)
ao
Indique el ao acadmico de reporte de la informacin
Periodo
Indique el periodo (semestre) de reporte de informacin

102
Indique el semestre acadmico que se encuentra cursando el
SemestreAcademico
estudiante
MateriasMatricula
das
Indique el nmero de materias o asignaturas matriculadas por el

estudiante
10
MateriasAprobadas
Indique el nmero de materias o asignaturas

semestre acadmico
11
PromedioSemestre
12
SemestreAcumulado
aprobadas en el
Indique el promedio del semestre acadmico cursado
Indicar el promedio acumulado del estudiante en su historial

acadmico
______________________
1
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13
Estado
14
Observaciones
Indicar la situacin actual del estudiante indicando alguna de las

siguientes opciones:
Activo
Aplazado
Desertado
Cancelado
Terminacin Acadmica
En proceso de grado
Graduado
Indicar si existe alguna observacin general sobre la situacin del
estudiante dentro de la universidad
Archivo de informacin complementaria

UUUU-AAAA-S-complementaria.csv debe ser un archivo en formato csv,
estudiantes que estn matriculados (cursando materias de manera activa)
en algn programa de la Institucin en el perodo AAAA-S (semestre S del
ao AAAA), UUUU hace referencia al cdigo SNIES de la IES.
#
Columna
Descripcin
Tipo de documento de identificacin del estudiante. Es uno de
los siguientes valores:
2 tipoDocumento
Valor Descripcin
Desconocido
(se deja el valor vaco)
Cdula de ciudadana
Cdula de extranjera o identificacin

extranjera
de
______________________
1
Pgina 9 de 5
3 documento

Se debe indicar si el estudiante pertenece alguno de los
siguientes grupos vulnerables::
Valor Descripcin
4 grupo_vulnerable
Desconocido
Se debe indicar si el estudiante pertenece alguno de los

siguientes grupos etnicos::
Valor Descripcin
grupo_etnico
Desconocido
6 sector
Indicar si el estudiante proviene del sector pblico o

privado
7 sisben
Indicar el nivel del SISBEN del estudiante. Si se desconoce,

se deja vaco.
Estrato
Indicar el nivel del estrato socioeconomico del estudiante. Si

se desconoce, se deja vaco.
CodColegio
Indicar el cdigo del colegio donde el estudiante termin su

bachillerato. Si se desconoce, se deja vaco.
10
jornada
Indicar la jornada acadmica en la que el estudiante termin sus

estudios de bachillerato. Si se desconoce, se deja vaco.
11
Calendario
Indicar el tipo de calendario acadmico en la que el estudiante

termin sus estudios de bachillerato. A o B
12
MetodologiaBachi
ller
Indicar el tipo de metodologa del colegio en la que el estudiante

termin sus estudios de bachillerato.
13
MetodologiaBachi
ller
Indicar el si el estudiante termin sus estudios de bachillerato en

validacin o no.
______________________
1
Pgina 1 0 de 5
14
GrupoFamiliar
Indicar el nmero de personas que conforman el ncleo familiar

(Paps, hermanos)
15
Aportantes
Indicar el nmero de personas que del ncleo familiar (Paps,

hermanos) que aportan dinero en el hogar.
16
IngresoFamiliar
Indicar el valor total de los ingresos del ncleo familiar (Paps,

hermanos).
17
Vivinda
Indicar si la vivienda donde vive el ncleo familiar (Paps,

hermanos) es Propia o en Arriendo
18
EducacionPadre
Indicar el nivel educativo del padre: Sin estudios, Primara,

Secundaria, Tcnico, Tecnlogo, Profesional o Postgrado
19
EducacionMadre
Indicar el nivel educativo de la Madre: Sin estudios, Primara,

Secundaria, Tcnico, Tecnlogo, Profesional o Postgrado
20
OcupacionPadre
Indicar la ocupacin del Padre:
21
OcupacionMadre
Indicar la ocupacin de la Madre:
22
NumeroHermanos
Indicar el nmero de hermanos
23
PosicionHermanos
Indicar la posicin que ocupa entre los hermanos
24
EducacionHermano
Indicar el nmero de hermanos con estudios de pregrado
Archivo de IES
UUUU-AAAA-S-IES.csv debe ser un archivo en formato csv, separado por
punto y comas, conteniendo una tabla listando los estudiantes que fueron
retirados disciplinariamente de algn programa de la Institucin en el
perodo AAAA-S (semestre S del ao AAAA), UUUU hace referencia al
cdigo SNIES de la IES.
#
Columna
codigoSNIES_IES
NombreIES
Descripcin
Consiste en registrar el cdigo SNIES de la institucin de
educacin superior con la que est registrado en el ministerio
Registe el nombre de la Institucin de Educacin Superior como

esta reportado ante el MEN
______________________
1
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CaracterAcademic Indicar el tipo de IES SI ES UNIVERSIDAD U OTRO

o
1- INSTITUCION UNIVERSITARIA/ESCUELA TECNOLOGICA
2- INSTITUCION TECNOLOGICA
3- INSTITUCION TECNICA PROFESIONAL
4- UNIVERSIDADESCUELA TECNOLOGICA
4
Sector
Reconocimiento
Resolucin
FechaResolucion
AosResolucion
Indicar si la IES es Pblica o Privada

Indicar si la IES tiene: Registro Calificado,
Registro Alta Calidad o Ninguno
Si la IES cuenta con acreditacin de alta calidad indique el nmero
de resolucin de aprobacin
Si cuenta con acreditacin de alta calidad indique la fecha de
resolucin
Si cuenta con acreditacin de alta calidad indique la vigencia en
aos aprobacin
Archivo de Programas
UUUU-AAAA-S-Programas.csv debe ser un archivo en formato csv,
estudiantes que fueron retirados disciplinariamente de algn programa de
la Institucin en el perodo AAAA-S (semestre S del ao AAAA), UUUU hace
referencia al cdigo SNIES de la IES.
#
Columna
codigoSNIES_Progr
ama
Descripcin
Consiste en registrar el cdigo SNIES del programa de formacin
con la que est registrado en el ministerio
NombrePrograma
Registe el nombre del programa como esta reportado ante el MEN
NivelAcademico
Indicar si es
Posgrado o
Pregrado
Modalidad
Indicar si es a Distancia, Presencial o Virtual
NumeroCreditos
TipoPeriodo
Indicar el nmero de crditos que debe aprobar un estudiante para

graduarse del programa
Indicar si la duracin del periodo es en Trimestre, Semestre o Ao
NumeroPeridos
Indicar cuantos periodos tiene el programa acadmico
______________________
1
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8
9
1
0
1
1
1
2
Indicar el nombre del ttulo acadmico que otorga el programa

acadmico
DepartamentoOfer Indicar el cdigo divipola del departamento donde se oferta el
ta
programa acadmico
MunicipioOferta Indicar el cdigo divipola del municipio donde se oferta el
programa acadmico
CostoMatricula
Indicar el valor de matrcula de un estudiante nuevo (periodo
actual)
TiempoAdmisiones Indicar si las admisiones son cada Trimestre, Semestre o Ao
TituloAcademico
1
3
ProgramaAdmision
1
4
ProgramaInduccio
n
1
5
ProgramaFinancie
ro
1
6
ProgramaAcademic
o
1
7
ProgramaPsicolog
ico
1
8
ProgramaGestionU
niversitaria
1
9
codigoSNIES_IES
Indicar SI o No cuenta con programa de acompaamiento en

admisiones
induccin
financiera
Indicar SI o No cuenta con programa de acompaamiento
acadmico
Indicar SI o No cuenta con programa de acompaamiento
psicologico
Indicar SI o No cuenta con programa de acompaamiento de
Gestin Universitario
Archivo de Programas de acompaamiento

UUUU-AAAA-S-Acompaamiento.csv debe ser un archivo en formato csv,
estudiantes que fueron retirados disciplinariamente de algn programa de
la Institucin en el perodo AAAA-S (semestre S del ao AAAA), UUUU hace
referencia al cdigo SNIES de la IES.
#
Columna
Consecutivo
Descripcin
Ingrese el numero consecutivo de la cantidad de programas de
acompaamiento que tiene en su universidad
NombrePrograma
Registe el nombre del programa del programa de acompaamiento
TipoPrograma
Indicar si el programa es de tipo: Orientacin profesional, Admisin,

Induccin, Financiero, Academico, Psicologico, Gestin universitaria
(Movilidad)
______________________
1
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4
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7
8
9
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1
1
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2
1
3
1
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1
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1
7
1
8
1
9
Transcribir de manera general el proposito del programa y que se

pretende con el mismo.
Objetivo
Transcribir de manera general los objetivos definidos del programa
de acompaamiento.
TipoBeneficiario Registrar si son estudiantes, padres o docentes quin se beneficia
del programa. En caso de ser varios los tipos de beneficiario debe
diligenciar un registro por cada uno.
FechaInicio
Indicar la fecha en que el programa de acompaamiento entro en
ejecucin. Formato dd/mm/aaaa
TiempoExistencia Indicar el nmero de semestres que lleva siendo ejecutado
Descripcin
Cuenta con sistema de informacin para registrar los datos que se

generan en este programa
Facultades
Indicar el nmero de facultades donde se ejecuta el programa de
acompaamiento
Programas
Indicar el nmero de programas acadmico donde se ejecuta el
programa de acompaamiento
AreaEjecuta
Indicar el rea de la universidad responsable de ejecutar el
programa
EquipoHumano
Nmero de personas dedicadas a ejecutar el programa de
acompaamiento
Perfil
Indicar brevemente profesin y funciones que ejecuta dentro del
programa de acompaamiento
HorasPeriodo
Indicar el nmero total de horas al semestre o periodo que de
dedican los responsables a la ejecucin del programa de
acompaamiento
PoblacionObjetiv Indicar el nmero posible de beneficiarios que pueden ser
o
incluidos en el programa de acompaamiento
Cobertura
Indicar el nmero de beneficiarios que a la fecha han sido
incluidos o se han beneficiado en el programa de acompaamiento
PromedioSemestre Indicar el nmero promedio de beneficiarios que son atendidos por
el programa de acompaamiento por semestre
SistemaInformaci
on
codigoSNIES_IES

Programas de acompaamiento de orientacin profesional

#
1
Columna
Descripcin
Consecutivo
Ingrese el nmero consecutivo del programa de acompaamiento

registrado en la tabla programas de acompaamiento
NombrePrograma
Ingrese el nombre del programa de acompaamiento
______________________
1
Pgina 1 4 de 5
2
3
Indicar SI o No cuenta con este tem el programa de

acompaamiento de orientacin profesional
OrientacionProgr Indicar SI o No cuenta con este tem el programa de
amas
OrientacionColeg
ios
GuiasProgramas
Vacacionales
Otro

Indique si el programa de acompaamiento cuenta con otro tem
importante
Programas de acompaamiento de admisin

#
Columna
2
3
Descripcin
Consecutivo

NombrePrograma

SeleccinIngreso Indicar SI o No cuenta con este tem el programa de
CursosPreunivers
itario
SistemaInfromac
ion

Otro

importante
Programas de acompaamiento de Induccin

#
1
Columna
Descripcin
Consecutivo

NombrePrograma
______________________
1
Pgina 1 5 de 5
2
3

SeminarioHabilid Indicar SI o No cuenta con este tem el programa de
ades
CursoNivelacion
OrientacionPrim
iparos

Acomodacion
ApoyoMinorias
CuidadoHijos
EmpleoInterno
Otro
Indicar SI o No cuenta con este tem el

Indique si el programa de acompaamiento cuenta
importante
programa de
programa de
programa de
programa de
con otro tem
Programas de apoyo acadmico

#
Columna
2
3
Consecutivo

NombrePrograma

CursosRemediales Indicar SI o No cuenta con este tem el programa de
Tutorias
GruposEstudio
FormacionVirtual
6
6
Descripcin


AlertarTempranas Indicar SI o No cuenta con este tem el programa de
Otro
importante
Programas de apoyos psicolgicos

#
Columna
Descripcin
______________________
1
Pgina 1 6 de 5
Programas de acompaamiento financiero

#
Columna
2
3
Descripcin
Consecutivo

NombrePrograma

BecasDescuentoCo Indicar SI o No cuenta con este tem el programa de
nvenio
BecasDescuento
BecasDescuentoE
Mpleados

Financiacion
BecasTrabajo
Otro

importante
Programas de acompaamiento de gestin universitaria

#
Columna
2
3
Descripcin
Consecutivo

NombrePrograma

DiversificacionO Indicar SI o No cuenta con este tem el programa de
fertas
ProgramasMovilid
ad
Articulacion
VidaLaboral
Otro

importante
______________________
1
Pgina 1 7 de 5
Departamento VIPOLA
Municipios VIPOLA
INFORMACIN RESGISTRADA POR LOS ESTUDIANTES INTERESADOS

EN CONVENIOS
Participantes
Padres
______________________
1
Pgina 1 8 de 5
REQUERIMIENTOS DE VALIDACIN DE INFORMACION

Nmero de Documento:
i. Si tipo de documento es diferente a Cdula de Extranjera, Pasaporte y
Certificado Cabildo el nmero del documento debe ser numrico.
______________________
1
Pgina 1 9 de 5
ii. Si tipo de documento es Cdula de Extranjera, Pasaporte o Certificado

Cabildo el nmero de documento slo debe tener caracteres alfabticos y/o
numricos, sin puntos, guiones o caracteres especiales.
iii. Si tipo de documento es Cdula de Extranjera el nmero de documento
debe tener una longitud mayor o igual a 7.
iv. Si tipo de documento es Registro Civil el nmero de documento debe
tener una longitud igual a 8, 10 u 11.
v. Si tipo de documento es Cdula y la longitud del nmero de documento
es igual a 10 el nmero de documento debe ser mayor a 1.000'000.000
vi. Si tipo de documento es Cdula y la longitud del nmero de documento
es igual a 10, el nmero de documento debe ser mayor a 1.000'000.000.
vii. Si tipo de documento es Cdula y es gnero femenino, la longitud del
nmero de documento debe ser igual a 8 o 10.
viii. Si tipo de documento es Cdula, es gnero femenino y la longitud del
nmero de documento es igual a 8, el nmero del documento debe estar
entre 20.000.000 y 69.999.999.
ix. Si tipo de documento es Cdula y es gnero masculino, la longitud del
nmero de documento debe estar en los siguientes valores (3,4,5,6,7,8,10).
x. Si tipo de documento es Cdula, es gnero masculino y la longitud del
nmero de documento est en los siguientes valores (3,4,5,6,7,8), el
nmero del documento debe estar entre 1 y 19.999.999 o entre 70.000.000
y 99.999.999.
xi. Si tipo de documento es Tarjeta de Identidad, la longitud del nmero de
documento debe ser igual a 10 u 11.
xii. Si tipo de documento es Tarjeta de Identidad y la longitud del nmero de
documento es igual a 11, el nmero del documento debe tener el formato
"aammddzzzxy" donde:
aa es Ao de nacimiento de 00 a 99
mm es Mes de nacimiento de 01 a 12
dd es Da de nacimiento de 01 a 31
zzz Numrico
x Si es mujer tomara los valores impares de 1,3,5,7, o 9
Si es hombre tomara los valores pares de 2,4,6, o 8 y Dgito de control de
la Registradura.
______________________
1
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xiii. Si tipo de documento es Tarjeta de Identidad y la longitud del nmero

de documento es igual a 10, el nmero de documento debe ser mayor a
1.000'000.000.
c. Gnero:
i. Los nicos gneros vlidos son 01 y 02
d. Nombres:
i. Es un campo obligatorio.
ii. La longitud del nombre no puede ser menor a 2.
iii. Los nicos caracteres vlidos son los alfabticos.
e. Apellidos:
ii. La longitud del nombre no puede ser menor a 2.
iii. Los nicos caracteres vlidos son los alfabticos.
f. Departamentos y municipios:
i. Se debe usar el cdigo divipola.
ii. Debe tener una longitud de 2.
g. Fecha de nacimiento:
ii. La edad del matriculado debe estar entre 14 y 90 aos.
h. Programa:
i. El pro_consecutivo debe existir para el cubrimiento del ao y semestre
que se est reportando.
ii. Los estudiantes de primer curso no pueden estar matriculados en
programas inactivos.
REQUERIMIENTOS NO FUNCIONALES
INTERFACES DE USUARIO.
______________________
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Dado que son mltiples herramientas que conformarn el sistema de

informacin en referencia, se debe contemplar el diseo basado en Web que
debe presentar el look and feel institucional del Ministerio de Educacin,
acorde al portal web del mismo y a los lineamientos del Manual para la
implementacin de la estrategia de Gobierno en Lnea, en su versin vigente.
Los formularios y dems herramientas de apoyo deben ser intuitivos al
usuario, presentar ayudas en lnea, su despliegue frente al usuario debe ser
rpida, permitir su navegacin a travs de los exploradores ms comunes
como Mozilla, e Internet Explorer, Chrome, autoajustable a cualquier tamao
y resolucin de pantalla del usuario, utilizar imgenes optimizadas y
componentes de diseo que permitan mostrar la informacin de manera
dinmica, gil y esttica.
INTERFACES DE COMUNICACIN.
Las interfaces de comunicacin deben contener los estndares Web y
fundamentalmente se deben basar en protocolos HTTP, HTTPS para la
comunicacin con usuarios finales y para desarrollo de Web Services SOAP,
WSDL, necesarios para las interfaces entre diferentes aplicaciones.
Indudablemente para los diferentes niveles de red ser necesario la
utilizacin de otros protocolos que complementan las diferentes interfaces de
comunicacin entre cada uno de los componentes que debern ser definidos
en un nivel mayor de diseo arquitectnico.
REQUISITOS DE DESEMPEO.
Los tiempos de respuesta relacionados con formularios de manejo de
informacin adicin, modificacin, eliminacin, consulta de registros,
autenticacin y emisin de avisos y confirmaciones por parte del usuario, en
forma general, no debe ser superior a 5 segundos, los informes y consultas
que presenten una complejidad mediana no deber exceder el tiempo de 30
segundos.
Lo anterior se debe poder obtener en un ambiente tecnolgico controlado
individual y nico para la medicin del desempeo, que permita tener
recursos de procesamiento, almacenamiento y comunicaciones disponibles
solo para el sistema o solucin desarrollada, por lo que en su momento es
necesario definir los requerimientos de infraestructura para la ejecucin de
las mediciones correspondientes.
Sin embargo, y para que un sistema sea funcional, se espera que el 90% de
las transacciones no excedan el tiempos de respuesta entre 9 y 10 segundos,
sin embargo estos tiempos sern revisados en una etapa posterior de diseo
detallado, una vez se identifique y defina la infraestructura y entorno
tecnolgico en el cual se implementar la solucin. Finalmente es necesario
que su rendimiento sea acorde con los tiempos de respuesta y la cantidad de
usuarios que deber proyectarse, por lo que el diseo de sus componentes
debe ser eficiente, siendo necesaria la aplicacin de las mejores prcticas
______________________
1
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para diseo y construccin del sistema de informacin.

SEGURIDAD
Se requiere de la implementacin de polticas de seguridad comnmente
aceptadas y las que sean definidas por la UDIES y su equipo de trabajo,
adems se deben considerar los siguientes aspectos:
Identificacin y Autentificacin.
La autenticacin se debe hacer a nivel del aplicativo, se debe permitir la
integracin con servicios de directorios basados en el estndar LDAP,
especialmente para las funcionalidades que permiten autenticacin,
autorizacin, administracin y almacenamiento de datos de usuarios. Los
datos relacionados con la identificacin de usuario y su contrasea de acceso
deben tener una vigencia de acuerdo con las polticas de seguridad definidas
en la fase de anlisis de requerimientos.
Roles.
El acceso a la informacin tambin puede controlarse a travs de la funcin o
rol del usuario que requiere dicho acceso de acuerdo con los usuarios
identificados, los cuales se pueden agrupar en:
- Rol administrador (Ministerio de Educacin)
- Rol aprobador (Ministerio de Educacin)
- Rol gestin (Ministerio de Educacin)
- Rol Institucin (Instituciones de Educacin Superior)
- Rol usuario (Estudiantes interesados en convenios)
Limitaciones a los servicios.
Implementar las restricciones relacionadas con polticas de seguridad
definidas para el sistema de informacin y sus componentes externos de
integracin, de acuerdo con los lineamientos definidos en la fase de anlisis y
diseo.
Integridad.
El modelo de seguridad debe estar presente en cada una de las capas del
sistema, garantizando el acceso autorizado a la informacin. No deben existir
puertas traseras que permitan el manejo de informacin fuera del flujo
lgico del sistema. Se requiere la encriptacin de los principales datos
almacenados en la base de datos.
De igual forma se debe proveer un mecanismo de aseguramiento de
integridad de toda la informacin registrada en la base de datos. Esta
integridad, debe ser estructural, referencial y de restriccin funcional.
Control de Acceso Externo.
______________________
1
Pgina 2 3 de 5
Se debe considerar que parte de la infraestructura presenta un esquema

basado en redes seguras en donde se dispone de Firewalls mediante los
cuales el manejo de puertos y protocolos son administrados desde este
punto, y no desde los sistemas de informacin. Se debe considerar aspectos
de seguridad relacionados a su utilizacin a travs de redes pblicas,
garantizando la confidencialidad e integridad de la informacin y acceso a
ella.
Auditora.
Se debe implementar el registro de acciones realizadas por los usuarios a las
principales transacciones (usuario, fecha, hora) y registros del sistema en lo
relacionado con la creacin, modificacin y eliminacin. De igual forma se
debe disponer de la administracin de estos log o base de trazabilidad
posibilitando la parametrizacin de las transacciones o tipos de registros que
generaran trazas. Se deben incluir el diseo de reportes y alertas de
indicadores de seguridad.
Administracin.
Se debe disponer de una opcin dentro del sistema que permita el manejo y
definicin de informacin relacionada con usuarios, roles, accesos, logs,
puertos, conexiones, opciones, mdulos, definiciones de auditora y dems
elementos que permitan realizar la administracin del componente de
seguridad del sistema. Se deben incluir reportes y consultas necesarias para
el control y seguimiento de esta informacin.
FLEXIBILIDAD
La configuracin de los parmetros de instalacin no debe requerir
modificaciones al cdigo fuente de la instalacin. Debe ser totalmente
independiente de la topologa de red utilizada, es decir, el sistema debe
poder funcionar en mltiples esquemas de comunicacin, tanto para equipos
conectados remotamente, como para equipos conectados por una red LAN,
WAN o Internet y todas las combinaciones anteriormente descritas.
DISPONIBILIDAD
El sistema debe soportar una operacin en alta disponibilidad, de acuerdo
con la arquitectura planteada, no debe presentar ningn punto de fallo, es
decir, debe estar provisto de mecanismos o componentes que aseguren la
continuidad del servicio. Por lo que al momento de realizar el diseo detallado
se debe validar la arquitectura fsica en la que funcionar el sistema. Se
espera una disponibilidad mnima del 95 %.
MANTENIBILIDAD
Se hace referencia a la facilidad con la que el nuevo sistema o componente
de software puede ser modificado para corregir fallos, mejorar su
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1
Pgina 2 4 de 5
funcionamiento u otros atributos o adaptarse a cambios en el entorno. La

mantenibilidad debe formar parte integral del proceso de desarrollo del
software. Las tcnicas utilizadas deben ser lo menos intrusivas posible con el
software existente. Por lo que es necesario que se identifique claramente la
aplicacin de metodologas de ingeniera del software y el seguimiento de
estndares, que incorporen intrnsecamente modelos estructurados de diseo
y cdigo. Se debe considerar la facilidad para la realizacin de las pruebas
tcnicas y de aceptacin.
DOCUMENTACIN
Se debe especificar la definicin y el manejo de la documentacin tcnica
(manuales tcnicos y de instalacin) y funcional (manuales de
administracin, configuracin y de usuario final) del sistema de informacin,
establecer procedimientos claros de actualizacin y aprobacin. En mltiples
ocasiones, ni la documentacin ni las especificaciones de diseo estn
disponibles, y por tanto, los costos del mantenimiento se incrementan debido
al tiempo requerido para que un ingeniero entienda el diseo del software
antes de poder ponerse a modificarlo. El software desarrollado, por lo menos,
debe tener:
Manual
Manual
Manual
Manual
tcnico
de usuario final
de administracin
de instalaciones e integracin
______________________
1
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Requerimientos Del Sistema - San Andres

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Requerimientos del Sistemas de informacin

para el seguimiento de los beneficiarios de la

Analista de informacin. Universidad Santo Tomas Convenio 9677-20-550-2013.

solicitados previamente. Dada la variedad de sistemas de informacin y

Cruzar los archivos de datos reportados con la base de datos con la

Analista de informacin. Universidad Santo Tomas Convenio 9677-20-550-2013.

prximos a graduarse que puedan ser beneficiarios del proyecto.

TIPOS DE INFORMACIN QUE DEBE GENERAR EL SISTEMA

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procesos de los convenios establecidos por el MEN en San Andrs.

REQUERIMIENTOS DE INFORMACIN QUE DEBE COMPILAR EL

Nombre del archivo

Informacin del participantes UUUU-AAAA-S

Informacin del estudiantes UUUU-AAAA-S

Informacin complementaria UUUU-AAAA-S

Informacin Acadmica UUUU-AAAA-S

Informacin IES UUUU-AAAA-S

Informacin Programas UUUU-AAAA-S

Informacin Acompaamiento UUUU-AAAA-S

Analista de informacin. Universidad Santo Tomas Convenio 9677-20-550-2013.

S (un dgito) es el semestre del ao del que se est reportando la

usando punto y coma

Consideraciones a tener en cuenta:

Dos programas acadmicos con el mismo nombre sern considerados

Ntese que, si un estudiante est inscrito en dos o ms programas de la

Analista de informacin. Universidad Santo Tomas Convenio 9677-20-550-2013.

Tipo de documento de identificacin del estudiante. Es uno de los

Nmero de documento de identificacin del estudiante. Si se

Fecha de nacimiento del estudiante, en formato DD/MM/AAAA.

Indicar el cdigo del departamento de nacimiento del estudiante

Indicar el cdigo del municipio de nacimiento del estudiante de

Indicar el la direccin donde reside el estudiante, es importante

Indicar el nmero celular personal. Si se desconoce, se deja

Indicar el la situacin actual de su estado civil, de acuerdo a uno

Indicar el la direccin de correo electrnico personal

Archivo de Informacin estudiantes

Analista de informacin. Universidad Santo Tomas Convenio 9677-20-550-2013.

AAAA), UUUU hace referencia al cdigo SNIES de la IES.

Nmero de documento de identificacin del estudiante. Si se

Codigo vipola del departamento donde fue admitido al programa

Codigo vipola del municipio donde fue admitido al programa

Indicar el semestre en el que el estudiante ingreso al programa. Por

Indicar si existe alguna observacin general sobre la situacin del

Cdigo consecutivo del programa (en el SNIES) en el que est

Semestre en el que fue admitido al programa acadmico

Archivo de Informacin acadmica

Analista de informacin. Universidad Santo Tomas Convenio 9677-20-550-2013.

separado por punto y comas, conteniendo una tabla listando los

Nmero de documento de identificacin del estudiante. Si se

Cdigo consecutivo del programa (en el SNIES) en el que est

Indique el ao acadmico de reporte de la informacin

Indique el periodo (semestre) de reporte de informacin

Indique el nmero de materias o asignaturas matriculadas por el

Indique el nmero de materias o asignaturas

Indique el promedio del semestre acadmico cursado

Indicar el promedio acumulado del estudiante en su historial

Analista de informacin. Universidad Santo Tomas Convenio 9677-20-550-2013.

Indicar la situacin actual del estudiante indicando alguna de las

Archivo de informacin complementaria

(se deja el valor vaco)

Cdula de extranjera o identificacin

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Otro tipo de documento