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COBAC

COLEGIO DE BACHILLERES DE
COAHUILA.
ALUMNO: JOSE FELIX MARTINEZ ESPARZA.
PROFESOR: JUAN JOSE
SEMESTRE: 3
CARRERA: ASISTENTE EN OPERACIONES
LOGISTICAS.

Herramientas que puede utilizar una


empresa para resolver diferentes
tipos de problemas.

Herramientas que puede utilizar una


empresa para resolver diferentes tipos de
problemas.
El objetivo de esta informacin es dar a conocer que La comunicacin
es necesaria para el xito de cualquier negocio. En esta informacin
veremos las formas bsicas de comunicacin y el equipo disponible
para su empresa.
La comunicacin es la clave para el xito de cualquier negocio. A
menos que sus clientes potenciales sepan que existe, no tendrn la
informacin necesaria para contactarlo y comprar sus productos.
Cuando ya lo conocen, deben poder contactarlo fcilmente.
Hay dos tipos de comunicacin que son esenciales: externa e interna.

La comunicacin externa es dirigida al cliente para darle a


conocer el producto o servicio y darle una razn para comprar.
Este tipo de comunicacin incluye folletos, varias formas de
publicidad, correspondencia personal, llamadas telefnicas,
sitios web y cualquier otra cosa que lo d a conocer al cliente.

La imagen es de primordial importancia en la comunicacin


externa! Su logotipo debe reflejar quin es usted, en su
papelera debe ser una herramienta de ventas, el mensaje en
su contestadora debe reflejar su profesionalismo.

La comunicacin interna es esencial para atraer y conservar al


personal talentoso. Usted debe determinar el camino que su
empresa seguir, comunicando ese mensaje constantemente;
debe motivar a su personal a travs de distintas formas de
comunicacin, como por ejemplo premios, boletines
informativos, juntas, llamadas telefnicas y plticas formales e
informales.

Una comunicacin efectiva requiere de herramientas y planeacin.


Con esta informacin analizaremos dichas herramientas as como los
parmetros para una buena planeacin, con el fin de facilitar este
elemento clave en su empresa: la comunicacin. El contenido se
dividir en tres partes:

Herramientas bsicas de comunicacin

Computadoras

Interne

Herramientas bsicas de comunicacin


Algunas herramientas especficas que pueden usarse para la
comunicacin son por ejemplo, los telfonos fijos, telfonos celulares,
Smartphone y equipo de fax. Las lneas divisorias entre los diferentes
dispositivos no son muy claras. Por ejemplo, un telfono de alta
tecnologa (Smartphone) puede tener muchas de las funciones de una
computadora, incluyendo Internet, correo electrnico, fax, procesador
de datos y ms. Para este anlisis, cada dispositivo se presentar por
separado.
Correo
An con todos los mtodos modernos de comunicacin, el correo
tradicional es todava una de las herramientas ms poderosas de un
negocio. Le da un toque personal y es usado para entregar
documentos importantes, contratos y envo de artculos. Un mtodo
muy conveniente de manejar la correspondencia desde su hogar y
oficina es con una cuenta de Stamps.com, que le permite imprimir
estampillas desde su propia computadora.
Telfonos fijos
Hay muchos tipos de telfonos y solo usted puede decidir qu tipo(s)
o qu combinaciones son los adecuados para usted. An el telfono
normal (fijo) que es instalado en su oficina tiene muchas opciones.
Usted debe empezar con al menos una lnea de uso exclusivo para su
negocio. Esta lnea debe de tener incluida la opcin de dejar un
mensaje en que caso de que nadie conteste. Aqu le damos unos
consejos al respecto:

Es importante considerara el telfono como una herramienta


importante del negocio. Grabe un mensaje en su contestadora
que indique cuando podr devolver la llamada y revise su buzn
continuamente para devolver las llamadas.

Tenga lneas separadas para su negocio y para su uso personal.


No deje que otros miembros de la familia contesten el telfono
del negocio. Instale las lneas telefnicas que necesite antes de
iniciar operaciones.

Por lo general, es mejor usar un sistema remoto de correo de


voz que una contestadora automtica. El correo de voz es
confiable, cuesta poco, es accesible desde cualquier lugar y
proyecta una imagen ms empresarial.

La necesidad de un nmero 800 est bajando porque las tarifas


de larga distancia ahora son mucho ms bajas.

Considere usar un telfono inalmbrico o manos libres tanto


para su lnea fija como para los celulares. Es ms claro, ms
seguro y usted puede moverse libremente mientras habla.

Cuando deje un mensaje telefnico, diga su nombre claramente


y su nmero de telfono al principio y al final del mensaje.

Sea educado al usar el telfono celular! Los buenos modales en


los negocios incluyen el evitar ser interrumpido con llamadas
cuando est en una junta o almuerzo de trabajo.

Telfonos celulares o mviles


El telfono celular, tambin llamado mvil, es usado para
comunicacin mvil por medio de una red de telefona celular. Hay
una gran cantidad de planes y proveedores. Muchos proveedores
tienen planes especiales para pequeas.
Videoconferencia y conferencias en lnea
La videoconferencia transmite y recibe imgenes y voz en tiempo
real. Las conferencias en lnea son de otra dimensin: le permite
compartir documentos y aplicaciones.
La Telepresencia lleva la videoconferencia y las conferencias en lnea
a otro nivel. Una sala de juntas de Telepresencia incluye cmaras de
alta definicin completa, grandes pantallas que muestran imgenes
de tamao real y un audio adaptado al entorno, para crear una
experiencia humana. Las expresiones faciales para negociaciones y
juntas de negocios de gran importancia pueden ser discernidas
mediante una mesa virtual. Los sistemas de Telepresencia pueden
adaptarse para satisfacer la necesidad del negocio de una
conferencia entre dos personas en una oficina privada a un montaje
tipo estadio para reuniones ms grandes.
Todas estas soluciones le permiten comunicarse como si estuviera
cara a cara con clientes en cualquier parte del mundo. El dinero y el
tiempo ahorrados que hubiera gastado en viajes puede usarlos para
realizar ms juntas de trabajo. Usted puede compartir documentos,
hacer presentaciones y realizar juntas con avisos de poco tiempo de
anticipacin. Por ejemplo, sin salir de su oficina puede colaborar con
empleados que trabajan desde casa o de otras sucursales de la
compaa. Puede obtener informacin detallada sobre
videoconferencias y conferencias en lnea.
Sitios de redes sociales
Una red social es una estructura hecha de individuos u organizaciones
que estn unidas por intereses comunes, con frecuencia es como una

comunidad. Las redes sociales por Internet se realizan en una gran


variedad de sitios que permiten a los usuarios compartir contenido e
interactuar alrededor de intereses similares. Ha crecido hasta incluir
los clientes de alguna compaa, fans de celebridades y seguidores de
polticos. Esto ha creado una gran oportunidad para que las empresas
generen interaccin con clientes presentes y potenciales a travs de
sitios web establecidos con ese propsito. Para ser exitoso se necesita
un esfuerzo continuo y participacin a travs del tiempo.
Comprometindose a un esfuerzo continuo usted puede crear un
nicho de mercado a travs de sitios como MySpace, Facebook y
Twitter. Una advertencia sobre las redes sociales por Internet: una vez
que haya publicado algo es difcil retractarse, as que tenga cuidado.
Fax
Esta decisin se trata de si adquirir un fax sencillo o un modelo todo
incluido. Los multifuncionales tienen impresora, escner, copiadora y
fax (no todos los modelos tienen fax o escner). Si usted planea
enviar y recibir muchos faxes quiz sera mejor un fax sencillo. Para
un uso menos frecuente el multifuncional es menos costoso. Son ms
compactos y gastan menos electricidad. Debe considerar su
presupuesto y las restricciones de espacio. Por lo general, los equipos
de fax ms sencillos dan menos problemas. Si su negocio depender
mucho del fax, es importante que cuente con el mximo de memoria
posible para que sea ms rpida la impresin. Algunos proveedores
ofrecen un nmero de fax que funciona con su sistema de correo
electrnico. Recibir un fax funciona exactamente igual como si lo
recibiera por con otro equipo de fax pero se recibe en realidad como
anexo a un correo electrnico. Esto puede ser muy til para quienes
viajan mucho y no siempre estn cerca de un equipo de fax. Algunos
consejos:

Use una cartula de fax que sea apropiada para su compaa.


Recuerde que esta es una comunicacin externa que refleja la
imagen de su negocio.

Use una lnea individual para conectar su fax.

Computadoras
Las computadoras ahora son tan accesibles que deben ser incluidas
como una herramienta clave en su negocio. Las computadoras
pueden encontrarse en un gran rango de precios. Para procesamiento
de datos bsico, correo electrnico, contabilidad y hojas de clculo no
necesita una computadora de gran tecnologa. An cuando lo que
compre hoy puede ser obsoleto muy pronto, eso no significa que la
computadora que elija no vaya a satisfacer las necesidades de su
negocio por mucho ms tiempo. El siguiente anlisis se basa en el
creciente nmero de opciones disponibles en el mercado:

De escritorio

Porttil (laptop)

Notebook (o tambin llamado netbook)

Tableta

Computadora de mano

Computadora de escritorio
Es el tipo de computadora ms comn: instalada para usarse en su
oficina. El sistema de la computadora debe incluir:

Una unidad de procesamiento bsica: una PC (Computadora


Personal) o una Macintosh (Apple). Las PCs son mucho ms
comunes y cuestan menos. Muchos negocios tienen PCs. Sin
embargo, para muchos usuarios y aplicaciones como artes
grficas, las Mac tienen muchos seguidores.

Un monitor de pantalla plana.

Conectividad a Internet, una unidad para CD/DVD y puertos


USB.

Una impresora. Las impresoras lser cuestan ms de entrada


pero a la larga son ms econmicas si se toman en cuenta los
costos de impresin. Si usted tiene poco espacio disponible,
considere una impresora multifuncional.

Tambin debe considerar algn sistema de almacenamiento de


respaldo, como un dispositivo de memoria USB, una unidad de
memoria dura externa o un CD o DVD.

Un programa antivirus es esencial. Puede comprar uno o usar


algn programa gratuito, sin embargo los gratuitos ofrecen
menos seguridad que las versiones con costo.

Productos auxiliares
Muchos productos pueden usarse en conjunto con su computadora
para aumentar la funcionalidad y la imagen de su negocio. Estos
productos tambin necesitan software diseado especficamente para
facilitar su uso.

Cmara digital una foto tomada por este tipo de cmaras


puede ser directamente cargada a su computadora para una

variedad de usos. Algunas ideas de uso son fotos de


propiedades, catlogos de productos, fotos para currculo y
mucho ms.

Las cmaras digitales vienen en varias formas y tamaos, pero


lo que realmente la diferencia en precio, es la calidad de la
imagen.

Escner cuando tienes una copia impresa de algo que


quisieras incluir como parte de un documento digital, puede
crear una imagen digital escaneando el documento con este
tipo de equipo.

Transmisin inalmbrica le permite comunicarse con otros


dispositivos equipados con la misma caracterstica. La mayora
del equipo de oficina est disponible en versin inalmbrica y
sin tanto cable. La facilidad de instalacin es atractiva y tiene
muchas implicaciones productivas.

No haga caso omiso de la importancia de hacer respaldos


externos de cada uno de los programas utilizados en su
negocio. Los respaldos normalmente se almacenan en CDs,
DVDs, memorias USB y discos duros externos. Tambin existen
servicios en lnea que facilitan este proceso.

Internet
Internet se ha convertido en una herramienta muy importante de
marketing y comunicacin. Por ejemplo, una nueva herramienta de
marketing que tiene grandes beneficios para pequeos negocios es
un enlace local en herramientas de bsqueda. Para demostrar el
poder de esta herramienta por favor use un buscador como Google o
Yahoo! y escriba Floreras. Luego, haga click en el enlace local en la
parte de arriba de la pgina, escriba su cdigo postal y listo: floreras
locales se mostrarn en un mapa junto con los enlaces a sus sitios
web. Los negocios ahorradores en la actualidad estn aprovechando
esta herramienta de marketing. Puede ser usado a un nivel bsico
para correo electrnico e investigacin y puede ser usado de una
manera ms completa como un canal de ventas de productos y
servicios.
Para tener acceso a Internet necesita un explorador. Una pieza de
software gratuito. Los dos exploradores principales son Microsoft
Internet Explorer y Mozilla Firefox.

Cuando ya tenga un explorador, necesitar tener acceso a Internet.


Esto puede hacerse a travs de un proveedor de servicios de Internet.
Las caractersticas de servicio de los proveedores varan. Como con
otras formas de comunicacin, hay muchos planes y precios para
escoger.

Por el final debe

Antes de empezar, planifique la tecnologa que necesitar. Adquiera


las lneas telefnicas adicionales que requerir; compre y aprenda a
usar su computadora; decida como usar y como no usar Internet.
Recuerde que el monitorear el uso de Internet de sus empleados en el
rea y horas de trabajo no es una violacin a sus derechos de
privacidad. Su poltica debe ser por escrito y ser firmada por sus
empleados.
No lo olvide, el uso apropiado de la tecnologa puede hacer que su
negocio proyecte una imagen seria y exitosa desde el primer da