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Auditora Interna Al Proceso Organizacional

Tutor: Leonel Cabrera Gasca.


Aprendiz: Carlos Alberto Rendn Arias

Curso De Auditoria Interna De Calidad


Equipo Auditor rea Gerencia Calidad
carlos.rendon4790@correo.policia.gov.co
23 de septiembre del 2016

REUNION DE APERTURA PROCESO DE AUDITORIA INTERNA

OBJETIVO: Verificar mediante auditoria interna que se est cumpliendo con el


programa de Sistema de Gestin de Calidad; Brindar a la alta direccin la
informacin necesaria para la toma de decisiones, resultado de la evaluacin
independiente y objetiva del sistema de gestin integral en todos los niveles, y
las actividades emprendidas de fomento de la cultura de control y relacin con
los entes externos, coadyuvando al mejoramiento continuo de la Polica
Nacional.

ALCANCE: la finalidad de control interno es Operacionalizar el control y


autocontrol de las actividades propias de los procesos y las estrategias, en
todos los niveles {estratgico, tctico y operacional) del Sistema de Gestin
Integral de la Polica Nacional, unificando criterios frente al ejercicio del control
interno, como insumo para mejorar el desempeo de la Polica Nacional y la
calidad de su servicio.

AUDITORIA

Sistema de gestin ambiental bajo la norma tcnica Colombia ntc iso


14.001:2004 criadero caballar mancilla Facatativ.

Sistema de gestin de clida de las escuelas de polica.

Proceso direccionamiento del talento humano y logstica y


abastecimiento.

Reunin de Apertura: 15 de Marzo 2015


Hora 7:45 am
Reunin de Cierre: 17 de Marzo 2015
Hora 4:30 pm

Con un cordial saludo, me dirijo a usted para informar que el equipo auditor de
Gerencia de Calidad realizar la Auditoria Interna de seguimiento al sistema de
gestin ambiental bajo la norma tcnica Colombia ntc iso 14.001:2004 criadero
caballar mancilla Facatativ, sistema de gestin de calidad de las escuelas de
polica, proceso direccionamiento del talento humano y logstica y
abastecimiento.
El objetivo es verificar y evaluar que se estn aplicando los procesos y
procedimientos de acuerdo a la resolucin 1204 del 04 de abril de 2013 reza al
pie de la letra "El rea de Control Interno tiene como misin medir y evaluar la
eficiencia, eficacia y economa de los dems controles, asesorando al mando
institucional en la continuidad del proceso administrativo y en la introduccin
de los correctivos necesarios para el cumplimiento de las metas y objetivos
previstos; mediante el desarrollo de actividades de asesora y
acompaamiento, evaluacin y seguimiento, valoracin del riesgo, fomento de
la cultura de control y relacin con entes externos, en busca de la mejora
continua que permita fortalecer el Sistema de Gestin Integral en la Polica
Nacional en cumplimiento de la misin institucional".

Cordialmente: Gerencia de Calidad y Produccin.


Carlos Alberto Rendn Arias.
Auditor Lder: Luis Fernando Meja
Correo electrnico lmejia@hotmail.edu.co
Experto Tcnico Equipo Auditor rea Gerencia de Clida.

Favor devolver este documento diligenciado con los nombres y cargos de las
personas que van a recibir la auditoria, al E-mail
lmejia@hotmail.edu.co Cualquier duda comunicarse al celular: 3107829797.
Los elementos 4.2.3 (control de documentos), 4.2.4 (control de registros), 6.3
(Infraestructura), 6.4 (ambiente de trabajo), 5.5.3 (comunicacin interna), 8.5.2
y 8.5.3 (acciones correctivas y preventivas), 8.4 (Anlisis de datos), se
auditaran en todas las reas y procesos aplicables. Los nombres de los

procesos corresponden a la denominacin dada por la empresa. Durante la


auditoria se cerrarn las acciones correctivas planteadas para las no
conformidades detectadas en la auditoria anterior y que estn pendientes.

Revisin documental durante la realizacin de la auditora

N
1

DOCUMENTO REVISAD
O
Manual de
procedimientos sistema
de educacin en sus
diferentes reas.

2
Funciones de los cargos
de talento humano.
3
Formatos para
diligenciamiento de
trmites de los usuarios.
4

OBSERVACIONES DEL DOCUMEN


TO
M-PC-002 Versin AGOSTO de 2015

I-EL-002 Carpetas de Protocolos e


Instructivos
M-DR-005 Libros de registro
de muestras
M-FR-03 Versin Junio de 2015

Manual de calidad de la
DINAE DIRECCION
NACIONA DE ESCUELAS
5

LAL- REG 01 Pruebas


Sistemas utilizados para
la contabilidad de
suministros y
abastecimiento.

6
LIBROS DE REGISTRO

M-AM-001 Versin AGOSTO de


20135

Recoleccin y verificacin de informacin:


Defina qu tcnicas o estrategias de recoleccin y verificacin de informacin
usar durante la auditora (ejemplo: lista de Chequeo)

LISTA DE CHEQUEO
Lista de Verificacin:
CUMPLIMIENTO EVIDENCIAS Y OBSERVACIONES

1) Manual de Calidad
Si, copias controladas del manual de calidad
2) Se encuentran documentadas las responsabilidades de cada puesto de
trabajo?
Si, claramente sealadas en el manual de calidad.

3) Se encuentran comunicadas las responsabilidades a cada uno de los


empleados del LA POLICIA NACIONAL.
Si pero no hay evidencia de la comunicacin.
4) Procedimientos operativos (Documentacin nivel II):
Existen manuales, instructivos, y/o procedimientos que unifiquen los criterios
en la realizacin de actividades?
Si existen manuales e instructivos pero falta ms control para q el personal lo
cumpla.
5) Instrucciones de trabajo pas a paso (Documentacin nivel III):
Si Estn identificados los planes de trabajo de cada uno de los miembros del
rea de control de calidad?:
No, Tcitamente se en tiende que las solicitudes de trabajo estn ordenadas
por los formatos solicitud de anlisis de produccin.
6) Existen registros de las acciones de trabajo asignadas?:
si se hace un libro de minuta donde se evidencia la funcin el cargo y el turno
q realiza
Si cada funcionario tiene referenciada su funcin respectivamente.
Formatos y registros (Documentacin de nivel IV):
7) Se lleva una bitcora de anlisis con sus respectivos registros?
Si pero faltan muchos datos se hace la recomendacin para el buen
diligenciamiento.
8) Est debidamente almacenada, compilada y ordenada la informacin que se
maneja en el archivo de las escuelas?
Estn en proceso solo est organizado hasta el ao 2013, falta organizar los
dos ltimos aos.
9) Existen indicadores adecuados para cada uno de los procesos del

sistema de gestin de calidad?

Si pero deberan hacerlos ms frecuente por que los soportes no son


suficientes
10) Se emprenden acciones para conocer y realizar un anlisis de
satisfaccin del cliente?
Si pero los resultados son muy negativos.

Generacin de hallazgos de auditora:

FECHA:12 DE MARZO DE 2015

AUDITOR(ES): GRUPO AUDITOR


GERENCIA DE CALIDAD

PROCESO AUDITADO: LABORATORIO


DE ENSAYOS E INVESTIGACION

AUDITADO(S): ):PERSONAL DE
LABORATORIO

Evidencia de
auditora

Criterios de la
auditora

Hallazgos de la
auditora

Manual de
procedimientos
sistema de
educacin en sus
diferentes reas.

I-EL-002

Existen varias
copias de
manuales no se
conoce cul es el
ms reciente

M-FR-03

Hay varios cargos


para un mismo
funcionario se
encuentran
inconsistencias

M-FR-03

No se escriben los
nombres de los
ensayos se usan
siglas internas no
codificadas

2
Funciones de los
cargos de talento
humano.
3
Formatos para
diligenciamiento
de trmites de los
usuarios.
4
Manual de calidad
de la DINAE
DIRECCION
NACIONA DE

Libros de
Registro
Recepcin de
muestras y
solicitud de
Anlisis

Se omite
informacin de la
procedencia de la
muestra

NCM

NCM

ESCUELAS
5
Sistemas
utilizados para la
contabilidad de
suministros y
abastecimiento.
LIBROS DE
REGISTRO

Libros de
Registro
Recepcin de
muestras y
solicitud de
Anlisis

Dependiendo de la
carga laboral se
llena
completamente o
no

Se verifican
cada uno de los
folios,
informacin de
mayor
relevancia

Errores de
ortografa, mala
redaccin ilegible
en algunos casos

Conclusiones de la Auditoria:

Se debe actualizar la Poltica de Gestin y crear un procedimiento para el


manejo de protocolos de anlisis y entregas de resultados.

Se debe unificar el formato de solicitud de anlisis y entrega de


resultado en uno solo.

Se debe actualizar la poltica de gestin de recepcin, registro y anlisis


de muestras.

Es indispensable actualizar los procedimientos para el diligenciamiento


de los libros de registros.

Se hace necesario mantener actualizado y en buen estado de


mantenimiento las tarjetas de datos y resultados de anlisis.

Se debe establecer un manual o protocolo de actividades que permitan


generar actividades de seguimiento, medicin, anlisis y mejora.

Se debe aclarar las polticas de satisfaccin del cliente y establecer


indicadores que permitan conocer el grado de satisfaccin de los
mismos.

Reunin de CIERRE: 17 de Marzo 2015

Hora 5:00 Pm

Con un cordial saludo, me dirijo a usted para informar que el equipo auditor de
Gerencia de Calidad realizar la Auditoria Interna de seguimiento al sistema de
gestin ambiental bajo la norma tcnica Colombia ntc iso 14.001:2004 criadero
caballar mancilla Facatativ, sistema de gestin de calidad de las escuelas de
polica, proceso direccionamiento del talento humano y logstica y
abastecimiento.

Se realiza la reunin con todo el equipo auditor para unificar datos y socializar
las inconsistencias encontradas en las siguientes procesos de la POLICA
NACIONAL: Manual de procedimientos sistema de educacin en sus diferentes
reas, Funciones de los cargos de talento humano, Formatos para
diligenciamiento de trmites de los usuarios, Manual de calidad de la (DINAE)
DIRECCION NACIONA DE ESCUELAS, libros de registro.
Cordialmente: Gerencia de Calidad y Produccin.
Carlos Alberto Rendn Arias.
Auditor Lder: Luis Fernando Meja
Correo electrnico lmejia@hotmail.edu.co
Experto Tcnico Equipo Auditor rea Gerencia de Clida.

Favor devolver este documento diligenciado con los nombres y cargos de las
personas que van a recibir la auditoria, al E-mail
lmejia@hotmail.edu.co. Cualquier duda comunicarse al celular: 3107829797.
Los elementos 4.2.3 (control de documentos), 4.2.4 (control de registros), 6.3
(Infraestructura), 6.4 (ambiente de trabajo), 5.5.3 (comunicacin interna), 8.5.2
y 8.5.3 (acciones correctivas y preventivas), 8.4 (Anlisis de datos), se
auditaran en todas las reas y procesos aplicables. Los nombres de los
procesos corresponden a la denominacin dada por la empresa. Durante la
auditoria se cerrarn las acciones correctivas planteadas para las no
conformidades detectadas en la auditoria anterior y que estn pendientes.

Conclusiones del aprendizaje que obtuvo tras el desarrollo de


esta actividad:

La auditora interna organizacional es fundamental para encontrar


falencias o incumplimientos en el SGC de una compaa y en cada
uno de los procesos que la conforman (compras, recurso humano,
misionales o de mejora continua).

La auditoras internas es el pilar de mejoramiento y sostenimiento


del SGC y para obtener resultados exitosos en la implantacin del
SGC, se debe tener un buen procedimiento para la realizacin de
las mismas y contar con una frecuencia adecuada durante el ao
para la revisin de todos sus procesos, garantizando as la calidad
de la labor que desempea en su campo econmico.