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Escuela Superior de Desarrollo y Actualizacin Profesional

MAESTRA DE CONTADURA PBLICA Y AUDITORIA INTERNACIONAL
Curso: LA CONTADURA PBLICA Y LA AUDITORIA EN LAS PYMES
EN AMERICA LATINA
Catedrtico: LIC. FRANCISCO ERNESTO HERRERA SORIA
OCTAVO CICLO

PAPELES DE TRABAJO
1.

Significado:
Los papeles de trabajo son archivos que guardan y respaldan el trabajo
efectuado por el auditor.

2.

Condiciones de su preparacin:
2.1.
2.2.
2.3.
2.4.

3.

Claros
Sencillos
Limpios
Concisos

Propsito:
3.1. Suministrar informacin sobre:
3.1.1. Evaluacin del sistema de control interno (segunda norma de
auditoria dentro de las normas en el terreno del trabajo).
3.1.2. La adecuada aplicacin de los principios de contabilidad
generalmente aceptados por parte de la empresa sobre bases
semejantes (consistencia). Ejemplos: mtodo de valuacin de
inventarios, mtodo de depreciacin, etc. Los cambios en los
principios de contabilidad deben explicarse ampliamente as
como el efecto en los resultados de operacin. Se debe
indicar (concluir) si estamos o no de acuerdo con el cambio.
3.1.3. El cumplimiento de las normas y procedimientos de auditoria.
Los alcances de las pruebas, bases de seleccin de las
muestras. Las conclusiones por reas y secciones.
3.1.4. Resumen de las cuentas y las variaciones ms importantes
experimentadas durante el ejercicio.
3.1.5. Toda informacin bsica indispensable para sustentar y
evidenciar el informe del auditor.
3.2. Constituir fuente de informacin para la declaracin del impuesto
sobre la renta y otros.
3.3. Fundamentar y facilitar la revisin del trabajo de auditoria.

3.4. Servir de base para la auditoria del ao siguiente.

3.5. Mantienen informacin relativa a la empresa (elemento de
consulta).
4.

Confidencialidad y propiedad:
4.1. Son propiedad del auditor
4.2. Debe mantenerse el secreto profesional.
4.3. Debe guardarse con seguridad dentro de la oficina y durante el
trabajo en la empresa.
4.4. No se debe divulgar informacin.

5.

Conformacin normal y Contenido:

5.1. Archivo administrativo:
5.1.1.
5.1.2.
5.1.3.
5.1.4.
5.1.5.

Control de tiempo y pruebas.

Planeacin.
Copias de confirmaciones.
Balances de saldos.
Otra papelera.

5.2. Archivo permanente

Contiene informacin de uso constante para ms de una auditoria
(varios aos).
5.2.1. Escritura constitutiva y modificaciones.
5.2.2. Extractos de actas de junta general y junta directiva
5.2.3. Contratos: Arrendamientos, distribucin, compras, ventas,
regalas, prstamos, etc.
5.2.4. Polticas y procedimientos costos, incentivos, firmas de
cheques, etc.
5.2.5. Grficas de organizacin organigrama.
5.2.6. Impuestos a que est sujeta la empresa y exoneraciones.
5.2.7. Litigios.
5.2.8. Catlogo de cuentas.
5.2.9. Historia del capital social y supervit.
5.2.10. Historia y naturaleza de la empresa.
5.3. Legajo (archivo) de papeles de revisin Papeles de trabajo
propiamente dichos:
Contienen la informacin necesaria e importante BASE para el
dictamen. Se evidencia el cumplimiento con las normas segunda y
tercera relativas a las normas de auditoria en el terreno del trabajo.
5.3.1. Programas o guas de auditoria.
5.3.2. Cdulas analticas de trabajo:
5.3.2.1.
Preparadas por el auditor.

5.3.2.2.

Preparadas por el cliente.

5.3.3. Cdulas preparadas por terceros.

5.3.3.1.
Confirmaciones.
5.3.3.2.
Certificaciones.
6.

Programas o guas de auditoria:

6.1. Objetivos bsicos:
6.1.1. Organizar y coordinar el trabajo eficientemente con el fin de:
6.1.1.1.
Planificar el trabajo de acuerdo con los propsitos
del examen.
6.1.1.2.
Ejecutarlo de acuerdo con normas y procedimientos
de auditoria.
6.1.2. El mximo de eficiencia con un mnimo de tiempo.
6.1.3. Desarrollar informacin y sugerencias que ayuden al cliente a
mejorar sus procedimientos.
6.2. Colocacin:
Al frente de las cdulas analticas de trabajo y las preparadas por
terceros, que cumplen los pasos descritos en la gua.

7.

Forma de las cdulas de trabajo:

7.1. Datos principales:
7.1.1.
7.1.2.
7.1.3.
7.1.4.

Nombre del cliente.

Ttulo de la cdula.
ndice de referencia.
Fecha de examen.

7.2. Otros datos:

7.2.1.
7.2.2.
7.2.3.
7.2.4.
7.2.5.
7.2.6.
8.

Ttulos de las columnas.

Rubros examinados (nombres, cdigos y cifras).
Marcas de auditoria con color rojo.
Fuente de informacin u obtencin.
Comentarios.
Conclusiones.

Notas en los papeles de trabajo:

8.1. Deben ser concisas, claras y de fcil interpretacin.
8.2. Deben indicar claramente la fuente de informacin.

8.3. Deben llegar a una conclusin, no deben quedar preguntas

abiertas.
8.4. Las notas que aparecen en varias partes deben estar acordes unas
con otras.
8.5. Escritura y gramtica correctas.
8.6. Notas concisas.
8.7. Revisado lo escrito.
8.8. No dejar notas pendientes por aclarar.
8.9. No dejar interrogantes.
8.10.No usar abreviaturas no comunes. Ck, pd, n, etc.
8.11.El uso de las palabras OK, NO, muy pequeas, etc. Al lado de
comentarios sobre partidas de importancia no es suficientemente
explicativo, el comentario debe ser completo.
9.

Conclusiones en los papeles de trabajo:

9.1. En cdulas inmediatamente detrs de las sumarias, sobre cifras de
final de ao.
9.2. Sobre evaluacin del control interno en pruebas de procedimientos,
normalmente en visitas internas.
Los papeles de trabajo en cada seccin caja, bancos, cuentas por
cobrar, etc. debern contener una conclusin sobre el trabajo hecho e
indicar si el asistente est de acuerdo con los resultados obtenidos en
las pruebas;
la redaccin de la misma indicar si el asistente
comprendido el objetivo de su prueba.

10. Referenciacin:
Los papeles de trabajo deben llevar ndices de tal forma que cualquier
informacin (cdula) pueda ser encontrada fcilmente cuando se revisen los
papeles; cada cdula debe contener una referencia en rojo (lpiz) en la
esquina superior derecha.
10.1.Las cdulas sumarias slo tendrn letra, las dems tendrn una
letra y un nmero.
10.2.Las secciones del activo tendrn una literal y las secciones del
pasivo y capital doble literal.
10.3.La seccin de resultados tendrn la letra X.

10.4.Los ndices entre una cdula y otra que dejan espacio en su

numeracin consecutiva, se indican como no usadas.
10.5.Normalmente, referenciar una cantidad de una cdula a otra se le
llama cruce.

10.6.Referencias entre cantidades se hacen de donde se examin y

prob hacia donde solamente se usa la cifra con otro propsito.
10.7.Los cruces se hacen normalmente de atrs hacia delante, o
sea, de cdulas de numeracin ms alta a cdulas de numeracin
ms baja.

10.8.La cifra probada ya examinada para indicar que se cruza

(enva) a otra cdula se la pone a la derecha o abajo, el ndice de
esa otra cdula siempre con lpiz rojo.
10.9.Para indicar que una cifra recibe el cruce, se coloca el ndice de la
cdula que enva, a la izquierda o encima y a la izquierda de la
cifra.

10.10. Para indicar que un cifra y/o concepto incluido en los papeles de
trabajo propiamente dichos est apoyada, soportado o explicada en
el archivo permanente, se coloca a su izquierda o arriba y a la
izquierda el ndice con lpiz rojo, de la cdula del archivo
permanente en donde est, pero dentro de un cuadro; ejemplo:
A5
10.11. Para cruzar cifras dentro de una misma cdula, que no sea
sumaria, normalmente se usan nmeros circulados, con lpiz rojo;
enviando a la derecha o abajo y recibiendo a la izquierda o arriba y
a la izquierda.
11. Marcas de auditoria:
Deben estar explicadas satisfactoriamente e indicar el trabajo hecho. No
es necesario repetir en cada cdula la explicacin de las marcas, las
mismas pueden resumirse en una hoja (de 16 14 columnas) y hacerse
referencia a ella. Esta cdula normalmente ser la ltima de la seccin,
llamada cdula de marcas.
11.1.Condiciones de las marcas y sus explicaciones:
11.1.1.
11.1.2.
11.1.3.
11.1.4.
11.1.5.

Claras bien diferenciadas unas de las otras, sin manchas

Con explicaciones breves y concisas cortas y suficientes.
Trazadas de uno o dos movimientos, mximo tres.
Una marca debe explicar un determinado, y solamente
uno, procedimiento.
Mesuradas no exageradas.

12. Cdulas innecesarias:

12.1.Debe evitarse cdulas que sean copias de los registros del cliente y
que estn disponibles con facilidad.
12.2.Evitar cdulas detalladas cuya informacin permanente sea de
poco valor. Cuando se use, dejar indicacin en los papeles de
trabajo y devolverlos al cliente.
12.3.Evitar cdulas del cliente sobre las cuales no se ha hecho trabajo.
Los auditores deben esmerarse en mejorar la calidad de los papeles de
trabajo, as como en reducir la cantidad de cdulas detalladas. Se debe
evitar la preparacin de cdulas que solamente contengan informacin
fcilmente asequible en los registros del cliente y tampoco se debe pedir
a ste que las prepare.
Como ejemplos de este tipo de cdulas, tenemos las siguientes:
Descripcin detallada de los comprobantes examinados.
Descripcin detallada de los desembolsos de efectivo examinados.
Cdulas detalladas de las adiciones de activo fijo.
Para evitar elaborar una cdula con este tipo de informacin, se debe
incluir solamente una identificacin de las partidas probadas. Por
ejemplo:
Probado cada dcimo empleado comenzando con el tercero de la
nmina a destajo para la semana terminada el 14 de octubre.
Con bastante frecuencia el cliente suministra copias de sus cdulas, con
las cuales se efectan pruebas extensivas o se utilizan como fuente de
informacin. Las cdulas detalladas que suministran poca o ninguna
informacin de carcter permanente al registro del examen deben ser
devueltas al cliente o desechadas, despus que cumplan su propsito,
esto si los papeles contienen suficiente informacin y registros de las
partidas probadas.
Ejemplos tpicos de este tipo de cdulas son los siguientes:
Cdulas detalladas de la antigedad de cuentas por cobrar.
Cdulas en detalle del inventario.
Copias de los estados de cuenta enviados con las solicitudes de
confirmacin.
Listas de cheques pendientes (excepto partidas abiertas).

Balances de comprobacin (a menos que reemplacen a las cdulas

sumarias).
Balances de comprobacin de cuentas por cobrar, pagar, etc.
13. Ordenamiento del legajo archivo de papeles de trabajo
propiamente dicho.
Tomando como base una numeracin de ndices del uno al cien en cada
seccin del balance, se usar:
13.1.En visita o visitas preliminares en caja y bancos, por ejemplo
A51 a la A100. En esta parte quedar todas las guas y cdulas
que incluyan las pruebas de procedimientos. La ltima cdula de
cada seccin deber indicar Fin de Seccin o bien Ultima Cdula
de Seccin.
13.2.En visita final en caja y bancos por ejemplo A al A50. La
sumaria sera A, A1 incluira procedimientos obligatorios,
divulgaciones obligatorias y conclusin. Los dems ndices
registraran las guas y cdulas utilizadas. A1 funciona como un
ndice de cada seccin.