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DESARROLLANDO LA CONTINUIDAD DEL NEGOCIO

Manual de Mejores Prcticas en Prevencin de Desastres y


Continuidad de Negocios para Mipymes

Manual de Mejores Prcticas en Prevencin de Desastres y Continuidad de Negocios para Mipymes

DESARROLLANDO LA CONTINUIDAD DEL NEGOCIO

Es una realidad, que lo que se plantea en este Manual es un desafo para quien lo implementa, ya que
implica la adopcin de nuevas prcticas, las cuales seguramente involucran cambios importantes para
la empresa. Por eso, nuestra invitacin es a progresar paso a paso en la formacin de una cultura
preventiva y de certidumbre econmica y social, definiendo prioridades, estableciendo un plan de
accin y fijndose metas concretas.
Sabemos que esto significa comenzar a manejar conceptos nuevos, no obstante, es un lenguaje que
construye, compromete y genera iniciativas novedosas que traen beneficios para todos, dentro y fuera
de la empresa. Construir e implementar el Plan de Continuidad del Negocio en su empresa es
replantear, analizar y cambiar la manera en la que sta se vincula con el resto de la sociedad. Por eso,
creemos que ser un proceso de amplio alcance.
Cmo empezar? Eso es lo que se presenta en este Manual, el cual esperamos sea de gran ayuda para
las micro, pequeas y medianas empresas (Mipymes) de los 9 estados del sureste de la Repblica
Mexicana en donde se llevar a cabo su implementacin: Quintana Roo, Chiapas, Tabasco, Campeche,
Yucatn, Veracruz, Oaxaca, Puebla e Hidalgo.
El vivir en un constante contexto de vulnerabilidad y riesgo, no implica tener que incurrir en costos
mayores para operar una empresa. No es una amenaza, sino una oportunidad, a la que se puede
acceder con iniciativa y creatividad, ms que con recursos y fondos.
Las Mipymes, constituyen un sector fundamental de nuestra economa y su labor en materia de
prevencin de desastres y continuidad del negocio generar beneficios para su propio gremio, y
adems representar un robustecimiento en general del Estado en el que se ubiquen.

Presidenta del Consejo Directivo


Consejo Coordinador Empresarial del Caribe.

Manual de Mejores Prcticas en Prevencin de Desastres y Continuidad de Negocios para Mipymes

DESARROLLANDO LA CONTINUIDAD DEL NEGOCIO

INDICE
ANTECEDENTES........................................................................................................................................................ 1
CONTEXTUALIZACIN ............................................................................................................................................. 5
ALCANCE DEL MANUAL DE MEJORES PRCTICAS EN PREVENCIN DE DESASTRES Y CONTINUIDAD DE
NEGOCIOS PARA MIPYMES ..................................................................................................................................... 7
INTRODUCCIN........................................................................................................................................................ 7
TODO TIPO DE RIESGOS .............................................................................................................................. 8
VOCACIONES REGIONALES ........................................................................................................................... 9
MAPA DE INTERDEPENDENCIAS .................................................................................................................. 11
IDENTIFICACIN

DE

PRINCIPALES ACTORES

QUE INTERVIENEN EN CASO DE UN

DESASTRE NATURAL (PAS)

PROGRAMAS DE APOYO A LA RECUPERACIN DE DESASTRES ..................................................................... 13


ENFOQUE ................................................................................................................................................................ 17
LAS MEJORES PRCTICAS EN EL MUNDO .................................................................................................... 18
DETERMINACIN DEL CONCEPTO DESASTRE ............................................................................................... 20
Medidas para reducir el dao resultante de un desastre .................................................................................................. 21
Estrategia Internacional para la Reduccin de Desastres ................................................................................................. 22
ADMINISTRACIN DE DESASTRES ............................................................................................................... 23
MODELO DE PREVENCIN DE DESASTRES Y REACTIVACIN ECONMICA ..................................................... 26
PRINCIPIOS CLAVE PARA EL XITO DEL MODELO........................................................................................... 28
EL PROCESO DE ACN .............................................................................................................................................. 29
QU ES UN PLAN DE CONTINUIDAD DEL NEGOCIO? ................................................................................... 31
POR QU TENER UN PLAN DE CONTINUIDAD DEL NEGOCIO? ...................................................................... 31
ELABORACIN DEL PLAN DE CONTINUIDAD DEL NEGOCIO ............................................................................ 32
ADMINISTRACIN DE LA EMERGENCIA ......................................................................................................... 33
CMO UTILIZAR ESTA GUA .................................................................................................................................. 35
GUA PARA PREPARAR EL PLAN DE CONTINUIDAD DEL NEGOCIO ................................................................... 36
FORMATOS PARA ELABORAR SU PLAN DE CONTINUIDAD DE NEGOCIO .......................................................108
GLOSARIO DE TRMINOS ....................................................................................................................................147
BIBLIOGRAFA ......................................................................................................................................................150

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ANTECEDENTES
Analizando la historia reciente, que los empresarios de las Mipymes del sureste mexicano han tenido
que enfrentar, en lo que respecta a desastres naturales, destaca especialmente el huracn Wilma1 en el
caso de Quintana Roo.
Wilma ha sido el huracn ms devastador en la historia de dicho Estado, afectando a miles de personas
de 76 localidades, en donde habita el 75% de la poblacin del mismo y se localiza el 98% de la
infraestructura hotelera. Esta regin recibe a 10 millones de turistas y visitantes al ao y as genera un
33% de las divisas que ingresan al pas por concepto de turismo.
Los municipios mayormente afectados por el huracn Wilma fueron: Benito Jurez (donde se localiza
Cancn), Solidaridad (Playa del Carmen y Riviera Maya), Lzaro Crdenas, Cozumel e Isla Mujeres,
donde se estima que la afectacin a la poblacin fue de ms de 800 mil personas y a la oferta hotelera
en torno al 30%. El caso de Cozumel fue an ms grave, llegando a una afectacin superior al 60%.
Asimismo, se estima que las unidades econmicas (empresas) afectadas superan las 14,000 que
representan ms del 50% de Benito Jurez.
Otro caso es el del huracn Stan2 que afect principalmente a los estados Chiapas, Oaxaca, Veracruz y
Puebla. Stan tuvo efectos tambin desastrosos para la economa local, en la produccin primaria, los
pequeos comercios, la infraestructura y el ecosistema.
Debido a los daos sufridos por Stan, en el estado de Chiapas se declararon 41 municipios zona de
desastre, de los cuales 28 quedaron incomunicados, afectando a un milln de personas; el impacto
sobre la produccin agrcola fue importante, los 230 mil caficultores (cuya produccin representa casi
el 50% del aromtico que se consume y exporta en Mxico), sufrieron prdidas de caf por un valor
aproximado de US$140 millones, lo que constituye ms del 40% de la produccin total de esta regin.
En otros estados como Oaxaca, fueron afectados 261 municipios (46% del Estado) con 500 mil
damnificados, 93 localidades incomunicadas y 80 mil personas evacuadas; en Veracruz, en un total de
184 municipios existieron daos en viviendas, carreteras, puentes, caminos rurales y extensas reas de
cultivos y en Puebla, 113 municipios ubicados en la Sierra Norte y Negra se vieron afectados.
Dado lo anterior numerosas organizaciones han buscado contribuir a contener los efectos de los
desastres con diversas iniciativas, tales como exposiciones comerciales, mesas de negocios para los
materiales de construccin, as como reestructuracin de la deuda por parte de las instituciones
financieras.
A su vez, el sector pblico puso, en su momento, a disposicin de la poblacin empresarial,
herramientas financieras y no financieras para mitigar los efectos econmicos causados por los
huracanes.
A continuacin presentamos una lista con los programas emergentes que fueron creados y utilizados
en el momento en que se tom la decisin de apoyar a los empresarios despus de Wilma. Es
importante aclarar que dichos programas emergentes en su mayora no tuvieron la oportunidad de

1
2

Ocurrido del 15 al 25 de Octubre del 2005.


Ocurrido del 1 al 5 de Octubre del 2005.

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contar con una planeacin muy anticipada, por lo que presentaron algunos problemas en su
implementacin prctica. Esta lista de ejemplos es enunciativa, por lo que es probable que hayan
existido algunos otros, sin embargo, se utiliza como un ejemplo de los apoyos a los cuales los
empresarios pueden acceder ante una situacin de crisis.
Programas emergentes:3
Tipo de apoyo
Fondo de Garantas de Nacional
Financiera-Secretara de
Economa4
Fondo FONAES y Gobierno del
Estado de Quintana Roo
Fideicomiso Marcha Hacia el Sur,
Secretara de Economa del
Gobierno Federal
FOFINQROO

Programa de Reconstruccin de
Infraestructura, (Obra Pblica)
Apoyo a Empresas con Seguro
de Daos

Descripcin
Por 400 millones de pesos para garantizar programas de crdito sin
garanta hipotecaria, operados por la banca comercial a PYMES y
por intermediarios financieros no bancarios para el caso de microcrditos (Pro-negocios y Banco Azteca)5.
Crditos para microempresas con daos menores a $30,000 a 2
aos sin inters y un ao de gracia.
Un fondo de $40 millones para apoyar la conservacin del empleo
entregando a las empresas $ 3,000 por cada trabajador con la
condicin que mantengan la planta laboral (aplica slo en el caso
de dao fsico y no para microempresa).
Fondo por $9.8 millones administrado por CANACINTRA para
crditos a Mipymes con problemas de acceso a financiamiento en
los canales formales.
Nacional Financiera financia hasta con $3.0 millones a empresas
participantes en contratos con la SCT en zona de desastre,
considerando diversas formas de anticipos.
Nacional Financiera, a travs de Banorte, otorga crditos puente al
pago de las aseguradoras.

Problemas a los que se enfrentan las Mipymes ante desastres naturales.


Despus de Wilma y considerando el caso de Quintana Roo, al aplicar estos programas emergentes y
evaluar su resultado, se detectaron algunos problemas, de los cules hacemos una breve
recapitulacin en dos categoras:
1. Limitaciones estructurales del sistema productivo y empresarial.
2. Problemas del sector productivo, evidenciados por el evento catastrfico y/o derivados de la
insuficiencia de los instrumentos de respuesta frente a un desastre.
En la primera categora, se pueden identificar, los siguientes aspectos:
Limitados encadenamientos productivos. El limitado abastecimiento local por parte de la
industria turstica muestra debilidad, producto de fuertes inversiones externas, a veces sin
vnculos a nivel local, y puso en evidencia el poco encadenamiento entre las empresas. La
3

stos, fueron los programas que se aplicaron despus de Wilma y que en su mayora tuvieron problemas de aplicacin
debido al poco tiempo de implementacin con el que se contaba.
4
Nacional Financiera fondea a los bancos y entidades financieras no bancarias con lneas de crdito a una tasa de 9% (tasa
informativa) y, con los recursos del Fondo PYME de la Secretara de Economa, garantiza estos programas de crdito dirigidos
a Mipymes a travs de la banca comercial contra primeras prdidas.
5
Se ha usado la figura de extensionistas financieros para integrar y canalizar los expedientes de crditos; con recursos del
Fondo PYME se increment su nmero de 2 a 25 y se instalaron 11 mdulos de atencin.

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importante presencia de pequeos hoteles, especialmente en la Rivera Maya, permite sealar


que se tendra un potencial de encadenamientos de la actividad turstica, liderados por
empresas de pequeo tamao. Debido a esto, se detecta la fuerte necesidad de reforzar el
vnculo de la industria turstica con la cadena productiva de alimentos, tanto localmente, como
con otros estados del Sureste.
Acceso a crdito. Segn el censo de los daos7, apenas un 17.8% de los hoteles encuestados
declaraba tener deudas previas al momento del huracn, en el 62% de los casos, con sus
proveedores; en el caso de las Mipymes censadas, el 53.5% (938 empresas) tenan deudas al
momento del desastre natural y stas eran en un 87% de los casos con proveedores y slo en
un 5.7% con los bancos. Por ello, tuvieron fuertes problemas para la comprobacin de sus
niveles de ventas y de movimientos (flujo) en el sistema para la obtencin del crdito necesario
para la reconstruccin. A esto se suman los escasos antecedentes en el Bur de Crdito, lo que
limita todava ms su acceso al crdito.

Estructura de empleo dependiente de la industria turstica. Esta industria tiene un impacto


importante en el empleo; una reduccin grave en su actividad incide no slo en los
proveedores de productos y servicios tursticos, sino en todas las actividades conexas
(restaurantes, comercio, esparcimiento, etc.) que sufren problemas similares, potenciando as
el efecto negativo sobre el empleo y, como consecuencia, el ingreso. Esto a su vez genera una
reduccin de la demanda por parte de la poblacin de Quintana Roo, particularmente de
Cancn, afectando al pequeo comercio y los servicios.

Por otra parte, los huracanes generan daos fsicos y econmicos, que no siempre ha sido posible
mitigar, dadas las debilidades estructurales identificadas y por falta de instrumentos adecuados y
medidas de apoyo se destacan los siguientes:

Deuda con proveedores. Debido al limitado acceso al crdito, al no tener ingresos a causa de los
daos por los huracanes, la industria hotelera tuvo grandes problemas para cubrir el pago a
sus proveedores. Estos proveedores en su mayora no tenan seguro y su dao fue
principalmente econmico, al no tener disponibilidad de recursos para seguir con el mnimo
de actividad necesaria para mantener a sus familias y trabajadores.

Limitado uso del seguro entre las Mipymes. Tambin se pudo constatar que del total de hoteles,
slo el 40% declaraba tener seguros, sin embargo el 91.7% sufri daos de distinto tipo.
Asimismo, de la muestra de Mipymes censadas, el 95% eran microempresas, de las cuales el
100% presentaba dao fsico y slo el 8.5% declaraba tener seguro. Lo anterior plantea una
situacin sumamente problemtica frente a un desastre natural y un desafo para la
reactivacin productiva.

Instrumentos de soporte financiero. La mayor parte del universo de empresas afectadas, tanto
fsica como econmicamente, son microempresas (hoteles y otros rubros)8 siendo que los
instrumentos definidos despus del huracn estaban orientados a medianas empresas, como
tambin el tipo de preparacin de los extensionistas financieros que apoyaron en su

Censo realizado en las primeras semanas posteriores al huracn Wilma por las instituciones gubernamentales de Quintana
Roo a 410 hoteles y 1,753 Mipymes con el objeto de cuantificar los daos fsicos.
8
De los 410 hoteles censados el 50% son microempresas y el 21 % pequeas empresas. Por su parte, de las 1753 empresas
afectadas censadas el 84 % son microempresas.

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aplicacin. Los perodos de gracia de 6 meses previstos en estos instrumentos no fueron


compatibles, en la mayora de los casos, con el ritmo de la reactivacin real requerida,
especialmente de la proveedura. En general, las condiciones preferenciales de crdito se
otorgaron a las empresas que sufrieron dao fsico, siendo de similar gravedad y quizs de
mucho mayor alcance, las que se vieron afectadas por el dao econmico.

Instrumentos de emergencia y reactivacin econmica despus de desastres naturales. Si bien la


reaccin de las instituciones federales y estatales fue rpida al poner en marcha programas de
apoyo, se tuvieron que utilizar los instrumentos existentes y adaptarlos, en lo que posibilitaba
la normativa, con todos los inconvenientes asociados. Si comparamos este nivel de respuesta
con algunos programas existentes para enfrentar desastres en sus primeros momentos, como
es el FONDEN (Fondo Nacional para la Atencin de Desastres Naturales), que est
especialmente diseado para este tipo de situaciones, ste funcion de manera ptima en este
caso, por lo que se detect la falta de programas empresariales que cuenten con la misma
efectividad.

Impacto sobre el medio-ambiente. Los huracanes y en general los desastres naturales, tienen
impactos sobre el ambiente y el uso sostenible de los recursos naturales que en ocasiones son
indispensables para la actividad empresarial de la regin. Ejemplo de ello son, la destruccin
de playas en Quintana Roo, donde se requiri de una inversin importante para su
recuperacin), o la destruccin de los terrenos de caf en Chiapas. La identificacin de los
daos de este tipo, su recuperacin y, posiblemente, prevencin, es un rea de importancia
para la economa de la regin, especialmente para las Mipymes.

Lo anterior denota un profundo anlisis de las problemticas que enfrentan las Mipymes ante
situaciones de desastres naturales, lo que impuls a las instituciones que detectaron dicha
problemtica a buscar soluciones adecuadas para que en el futuro existan los medios necesarios para
generar una cadena de recuperacin efectiva de las Mipymes. Dichas soluciones se enmarcan en el
desarrollo de un programa especfico, cuya contextualizacin abordaremos enseguida.

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CONTEXTUALIZACIN
Ante las problemticas detectadas al enfrentar situaciones de desastres naturales por las Mipymes se
est llevando a cabo de manera sistemtica el programa REACTIVACION ECONOMICA DESPUS DE UN
DESASTRE NATURAL: APOYO A LAS PEQUEAS EMPRESAS por parte de un grupo de instituciones
nacionales e internacionales: el Banco Interamericano de Desarrollo (BID), Nacional Financiera SNC
(NAFINSA), la Secretara de Economa (SE), la Secretara de Desarrollo Econmico (SEDECO) y el Consejo
Coordinador Empresarial del Caribe (CCEC).
A partir de este ao 2009 se implementa el programa en 9 estados del sureste de la Repblica
Mexicana: Quintana Roo, Chiapas, Tabasco, Campeche, Yucatn, Veracruz, Oaxaca, Puebla e Hidalgo.
El Programa se subdivide en 4 componentes o pasos :
Componente 1. Mejores prcticas para reducir Dicho componente se ver reflejado en el desarrollo
los daos econmicos de un desastre natural. de un Modelo y un Manual de Mejores prcticas en
Prevencin de Desastres y Continuidad de Negocios
para Mipymes. Se pretende tanto fortalecer la
capacidad de las entidades pblicas responsables de
las actuaciones de poltica productiva, como
implantar buenas prcticas preventivas en las
Mipymes.
Componente 2. Desarrollo de cadenas
El desarrollo de cadenas productivas orientado a
productivas y competitividad de MIPYMES.
incluir a las Mipymes permitir acelerar
significativamente el proceso de reactivacin
econmica en el territorio afectado. Tambin se
apoyarn iniciativas especficas de asistencia tcnica y
capacitacin que faciliten la participacin de las
pequeas empresas a las cadenas productivas.
Componente 3. Acceso de las MIPYMES al
Se buscar el desarrollo y difusin de nuevos
crdito.
instrumentos y productos financieros que puedan
permitir un acercamiento de las Mipymes al sector
financiero as como el desarrollo de extensionistas
financieros. Tambin se pretende el desarrollo de
productos de microcrdito para el sistema financiero
formal y el desarrollo de un producto de seguro para
las Mipymes.
Componente 4. Monitoreo y sistematizacin
Hace referencia a la implantacin de un sistema de
de resultados.
monitoreo y evaluacin de resultados y la
sistematizacin de lecciones para la replicabilidad del
proyecto, as como la realizacin de un evento
internacional de diseminacin de los conocimientos e
instrumentos desarrollados, especialmente orientado
a la regin del Caribe y Centro Amrica.
El fin del Programa es contribuir a la recuperacin econmica de las regiones afectadas por desastres
naturales en las nueve entidades mencionadas, facilitando la integracin de las pequeas empresas en
el proceso de reactivacin econmica. As como implantar un conjunto de instrumentos y medidas,
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que enfoquen la reactivacin econmica, tales como instrumentos financieros para la recuperacin de
las prdidas econmicas, y sistemas de apoyo a las pequeas empresas para insertarse en las cadenas
productivas de los sectores ms dinmicos, y que esta experiencia sea replicable.
El presente Manual , como primer componente del Programa, refleja el resultado de la bsqueda de
mejores prcticas a nivel internacional y en Mxico, especficamente aqullas que fueron desarrolladas
por los empresarios de Quintana Roo despus del huracn Wilma. Estas mejores prcticas, derivaron
en una serie de pasos para llevar a cabo la implementacin de un Plan de Continuidad de Negocios
(PCN), mismo que busca robustecer a las Mipymes para enfrentar de manera eficiente situaciones de
desastre.
El esfuerzo para prevenir que una situacin cualquiera se convierta en un desastre y propiciar el
restablecimiento de la economa de la localidad inicia con la conciencia de los empresarios de la
necesidad de impulsar acciones pertinentes desde sus propias organizaciones y hasta sus cadenas
productivas que generen la certidumbre total necesaria para enfrentar cualquier situacin disruptiva.
Es importante resaltar que la difusin y uso de este manual no tiene un propsito asistencial, ni busca
lograr de inmediato un programa de rescate a las Mipymes por parte de instancias gubernamentales.
Es una iniciativa interinstitucional para el desarrollo de negocios continuos, dirigido a que las Mipymes
puedan fortalecerse y estar preparadas para salir adelante de una situacin de crisis sin la necesidad
apremiante de contar con apoyos asistenciales.

En el Manual encontrar el Modelo de Prevencin de Desastres y Continuidad del Negocio para


Mipymes, as como una gua para que usted genere un Plan de Continuidad del Negocio para su
empresa, cuya aplicacin sentar las bases para poder enfrentar prcticamente cualquier tipo de
contingencia.
Otro punto importante que debemos tener en cuenta, es que las empresas son organizaciones
orientadas a generar ingresos, y que, en este esfuerzo, cumplen con la responsabilidad social de ser el
sustento econmico y fuente de empleo de todos sus trabajadores. Por tanto, si una empresa
desaparece despus de una situacin de crisis, la afectacin que se origina no es slo del orden
econmico, sino tambin social. De manera que, si las Mipymes se fortalecen para enfrentar
situaciones difciles, se estar adems fortaleciendo la economa de su localidad y la responsabilidad
social que stas tienen.
Si evaluamos el objetivo del programa DN3Empresarial con esta ptica, y tomando en cuenta que un
grupo interinstitucional trabaja para generar las herramientas asistenciales necesarias como apoyo a
las Mipymes en un futuro cercano, estamos participando de un esfuerzo integral que beneficiar a
cada empresa, a las comunidades de las nueve entidades a las que est dirigido este proyecto, as
como a la estabilidad y crecimiento econmico de la regin.

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DESARROLLANDO LA CONTINUIDAD DEL NEGOCIO

ALCANCE DEL MANUAL DE MEJORES PRCTICAS EN PREVENCIN DE


DESASTRES Y CONTINUIDAD DE NEGOCIOS PARA MIPYMES
Como ya se ha mencionado, el Manual de Mejores Prcticas en Prevencin de Desastres y Continuidad
de Negocios para Mipymes es una referencia para que las mismas generen su propio Plan de
Continuidad del Negocio (PCN), como base principal para su robustecimiento contra desastres.
Como resultado se pretende que la empresa contribuya al pronto restablecimiento de su cadena de
valor, en conjunto con las dems empresas de su misma cadena, lo que en consecuencia derive en el
restablecimiento de la economa en la que operan.
En s mismo el presente Manual es una herramienta completa que, combinada con el programa que se
tiene previsto desarrollar para el apoyo del empresariado en la reactivacin econmica despus de
desastres, resultarn en un esfuerzo conjunto que fomentar la certidumbre en las Mipymes ante
situaciones de desastre, as como el regreso a la normalidad en un tiempo menor.
Usted tiene la oportunidad de pertenecer al primer grupo de empresarios que elabore un Plan de
Continuidad para que su negocio colabore con el mantenimiento del bienestar econmico de su
regin.

INTRODUCCIN
Una vez conocido el contexto en el que se desarrolla el presente Manual, es importante reconocer que
el Modelo y la Gua para el Plan de Continuidad del Negocio son propuestas flexibles y adaptables al
entorno de cada empresa.
De tal manera, vale la pena hacer una pausa para identificar algunos elementos relevantes del entorno
para la posterior elaboracin de un Plan de Continuidad del Negocio.
La identificacin de dichos factores se lleva a cabo en esta introduccin de la siguiente manera:
-

Mencin de los riesgos a los que posiblemente estamos expuestos.


Identificacin de las vocaciones regionales.
Reconocimiento de los tipos de empresas desarrollados en la regin.
Mapeo de interdependencias.
Principales actores involucrados en la preparacin para enfrentar una situacin de Desastre
Natural.
Programas de apoyo para la recuperacin despus de un Desastre Natural.

Debido a que no todas las Mipymes del Sureste mexicano se enfrentan a los mismos tipos de
amenazas, pues ellas estn determinadas tanto por la geografa de la localidad como por el ambiente
(inclusive el econmico) que les rodea, se presenta a continuacin y de manera resumida los factores
que conforman el entorno genrico de las entidades federativas involucradas.

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Todo Tipo de Riesgos9


Los desastres son de diferentes tipos y dimensiones. De igual forma en distintas zonas del pas se est
propenso a riesgos totalmente diferentes, por lo que el enfoque de elaboracin de su Plan de
Continuidad del Negocio, debe ser el cubrir todos los escenarios que le sea posible, segn sean sus
vulnerabilidades.
A continuacin se presenta una categorizacin de desastres:
Desastres generados por procesos dinmicos en el interior de la tierra:
Sismos. Movimientos de la corteza terrestre que generan deformaciones intensas en las
rocas del interior de la tierra, acumulando energa que sbitamente es liberada en forma
de ondas que sacuden la superficie terrestre.
Tsunamis. Movimiento de la corteza terrestre en el fondo del ocano, formando y
propagando olas de gran altura.
Erupciones Volcnicas. Paso del material (magma), cenizas y gases del interior de la tierra
a la superficie.
Desastres generados por procesos dinmicos en la superficie de la tierra:
Deslizamiento de Tierras. Que ocurren como resultado de cambios sbitos o graduales de
la composicin, estructura, hidrologa o vegetacin de un terreno en declive o
pendiente.
Derrumbes. Es la cada de una franja de terreno que pierde su estabilidad o la destruccin
de una estructura construida por el hombre.
Aludes. Masa de nieve que se desplaza pendiente abajo.
Aluviones. Flujos de grandes volmenes de lodo, agua, hielo, roces, originados por la
ruptura de una laguna o deslizamiento de un nevado.
b) Desastres generados por fenmenos meteorolgicos o hidrolgicos:

Inundaciones. Invasin lenta o violenta de aguas de ro, lagunas o lagos, debido a fuertes
precipitaciones pluviales o rupturas de embalses, causando daos considerables. Se
pueden presentar en forma lenta o gradual en llanuras y de forma violenta o sbita en
regiones montaosas de alta pendiente.
Sequas. Deficiencia de humedad en la atmsfera por precipitaciones pluviales
irregulares o insuficientes, inadecuado uso de las aguas subterrneas, depsitos de agua
o sistemas de irrigacin.
Heladas. Producidas por las bajas temperaturas, causando dao a las plantas y animales.
Tormentas. Fenmenos atmosfricos producidos por descargas elctricas en la
atmsfera.
Granizadas. Precipitacin de agua en forma de gotas slidas de hielo.
Tornados. Vientos huracanados que se producen en forma giratoria a grandes
velocidades.
Huracanes. Son vientos que sobrepasan ms 124 Km/hr. como consecuencia de la
interaccin del aire caliente y hmedo que viene del Ocano Pacfico con el aire fro.

All Risk AR por sus siglas en ingls

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Desastres de origen biolgico:


Plagas. Son calamidades producidas en las cosechas por ciertos animales.
Epidemias. Son la generalizacin de enfermedades infecciosas a un gran nmero de
personas y en un determinado lugar.
Pandemias. Es la afectacin a las personas por una enfermedad a lo largo de un rea
geogrficamente extensa.
Desastres tecnolgicos:
Ataques
Virus
Prdida de informacin
Desastres varios:
Incendios
Explosiones
Derrames de sustancias qumicas
Contaminacin ambiental
Guerras
Subversin
Terrorismo

Vocaciones regionales
Cada regin del pas se comporta econmicamente diferente, por lo que identificar el sector y rama de
la economa (considerando las particularidades de cada entidad y las empresas de mayor importancia)
que genera mayor impacto en la recuperacin econmica de cada entidad es imprescindible. A lo
anterior nos referimos con vocacin regional.
El hecho de que cada regin tenga un perfil econmico y de riesgo distinto, lo obliga a identificar cul
es su cadena de valor, y en esta distincin, el rol que juega dentro de la misma, para conocer, por
tanto, la medida en que su empresa puede contribuir en la recuperacin econmica de su regin.
Si adems de esto, aplicamos el criterio de que la recuperacin de su empresa es interdependiente del
resto de la cadena, el factor clave es asumir la responsabilidad propia para contar con un Plan de
Continuidad del Negocio adecuado tanto en lo individual, como en lo correspondiente dentro de
dicha cadena, en donde su empresa ya es o podra llegar a ser catalogada como una Unidad
Significativa de Contribucin Econmica (USCE), dada su importancia relativa en el desarrollo
econmico local.
Sin duda en la medida en que logre adoptar estos conceptos a su cadena de valor, ser mayor su
contribucin a la recuperacin de la economa de la regin.

Tipos de Empresas
Es importante conocer cul es la clasificacin de empresas en Mxico para poder enfocar nuestros
esfuerzos de manera correcta al momento de reconocer nuestro lugar dentro de la economa local y
dentro de nuestra cadena de valor.

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La clasificacin de las empresas en Mxico por su tamao es:


Clasificacin
Manufactura
Micro
1-10
Pequea
10-100
Mediana
100-250
Grande
Ms de 250

Sector
Servicios
1-10
10-50
50-100
Ms de 100

Fuente: http://www.economia.gob.mx/pics/p/p2757/DIAGNOSTICODEMICROPEQUENASYMEDIANASEMPRESAS.pdf

Adicional a esta clasificacin, con el fin de tener un mejor contexto, a continuacin se observan una
serie de lminas con informacin de la Secretara de Economa, en donde se muestra de manera
grfica la clasificacin de empresas a travs de su Programa Nacional de Empresas Tractoras.10
En esta pirmide se ilustra la clasificacin de empresas:

Ms Empleos
Ms Derrama Econmica
Ms Recaudacin
Ms Desarrollo

Mercado Nacional e
Internacional

Responsabilidad Social

Tractoras
Gacelas
PYMES
Microempresas

Economa

Emprendedores
Financiamiento

Gestin

Comercializacin

Capacitacin

Innovacin

A travs de un modelo similar es posible logar identificar la relacin de interdependencia que puede
existir entre las distintas empresas y la suya al elaborar un plan de continuidad del negocio.
Las empresas tractoras son todas aquellas grandes empresas que fomentan el crecimiento y
desarrollo econmico a nivel Macro, ya que la mayora de ellas son grandes firmas a nivel nacional o
internacional. Las empresas tractoras de Mxico representan un mercado fundamental para el
crecimiento y apuntalamiento de las pequeas y medianas empresas (PyMEs), en especial las
denominadas gacelas, luego de que las compras de las grandes compaas, como las cadenas
comerciales y hoteleras incrementan sus activos y capital.11

10
11

Fuente: http://www.cnimme.org.mx/eventos/Convencion2008/files/MIGUEL%20ANGEL%20VICTORIA.pdf
http://mexico.smetoolkit.org/mexico/es/content/es/5148/Programas-para-Empresas-Tractoras

Manual de Mejores Prcticas en Prevencin de Desastres y Continuidad de Negocios para Mipymes

10

DESARROLLANDO LA CONTINUIDAD DEL NEGOCIO

Otra caracterstica de las empresas tractoras es que son grandes generadoras de empleo y activacin
de las economas, no solo de la localidad de donde se encuentran ubicadas, sino a nivel mundial, ya
que en ocasiones son grandes corporativos localizados en varios puntos del pas o del mundo. Dichas
empresas acarrean consigo la activacin de economas globales al generar empleos de forma directa y
por medio de la subcontratacin de servicios y consumo de productos de otras empresas (en su
mayora gacelas y PyMEs).
Las empresa gacela, son aquellas que aumentan su volumen de negocio de forma continua, durante
un perodo de al menos tres aos consecutivos, por encima del 20% de incremento anual, durante
cada uno de ellos. Un crecimiento muy alto en poco tiempo, de ah la definicin de gacela.12
A los empresarios gacela tambin los llaman emprendedores de alto impacto, que se caracterizan por
haber atacado un nuevo segmento de mercado con propuestas tan innovadoras que convirtieron una
idea en un proyecto altamente exitoso.
Esto les ha permitido tener una capacidad muy alta para generar empleos y crecer en facturacin. Una
de las caractersticas que identifican a las empresas gacela es la de Gestionar los periodos de
turbulencias, las gacelas suelen crecer incluso en las crisis, si bien tienen una mayor volatilidad en los
resultados. Otra caracterstica es que suelen ser ms eficientes que el resto de las empresas, debido
bsicamente a su habitual mayor rotacin de activos (por el efecto de incremento de los ingresos
consiguen una relacin mayor ingresos/activos) que las empresas de similar campo de actividad. Sin
embargo, el mensaje que envan las gacelas al resto de empresas podra ser que el autntico riesgo es
el de competir y que otros riesgos deberan estar subordinados a ste.13

Mapa de Interdependencias
Se deben considerar dos conceptos para la identificacin de sus interdependencias:
El mapa de su Cadena de Valor.
El mapa con los Principales Actores que apoyarn al restablecimiento econmico ante un
desastre natural aplicando el concepto A-D-D del desastre.
Cadena de Valor (Cadenas Productivas y de Suministros)
Tal como pudimos observar en la clasificacin de empresas, es muy importante que pueda identificar
cul es su Cadena de Valor.
A pesar de que su empresa, grande o pequea, puede estar perfectamente preparada para actuar ante
un inminente desastre y sta pueda recuperarse por completo, la reactivacin econmica no se dar si
no se considera que existe una interrelacin entre distintos interlocutores.
Por ejemplo, una lavandera, a pesar de estar lista para operar, no podr restablecer su economa,
operacin y funcionamiento normal si sus clientes no le demandan su servicio.

12
13

Fuente: http://www.empresasgacela.com
Fuente: http://ceeivalencia.emprenemjunts.es/adjuntos/294_ADJUNTO_1.pdf

Manual de Mejores Prcticas en Prevencin de Desastres y Continuidad de Negocios para Mipymes

11

DESARROLLANDO LA CONTINUIDAD DEL NEGOCIO

Una empresa, sin importar lo grande, preparada y solvente que sea, no podr restablecer su operacin
normal si sta no tiene empleados para operar, proveedores que le apoyen con sus principales
insumos, ya sean estos productos o servicios y finalmente, no podr recuperarse si sta no cuenta con
clientes que atender.
De este modo, se ha creado un concepto de mapa de interdependencias, donde una empresa debe
identificar su principal Cadena de Valor, cadena de suministros y productiva, de modo que tenga
perfectamente localizadas, enlazadas y concatenadas todas sus operaciones a travs de asegurar que
sta recibe y brinda todo el apoyo necesario para restablecer dicha cadena.

Relacin entre los entes implicados en la recuperacin econmica ante los desastres naturales.
Es importante que sepa de qu manera puede obtener los apoyos tcnicos, econmicos y financieros
de los Principales Actores, que estn involucrados ante situaciones de desastre natural.
El siguiente diagrama tiene como objetivo ejemplificar una supuesta cadena de dependencias en una
regin. Por ejemplo, para que un hotel pueda dar servicio requiere de la presencia de, entre otros:
lavandera, un edificio, alimentos y energa elctrica. De tal manera que si la lavandera no estuviera
disponible, el hotel se vera comprometido en su servicio a los turistas, aunque con un peso distinto al
que si la energa elctrica no estuviese disponible o los accesos estuvieran bloqueados. La afectacin al
hotel ser distinta y su restablecimiento estar ligado al restablecimiento de los objetos de los cuales
depende.
As podemos observar que algunos objetos diagramados dependern recprocamente entre s y el
restablecimiento ordenado de la cadena generadora de valor a la que pertenecen deber darse en
funcin de las prioridades identificadas en el estudio general. La informacin que determina las
prioridades en el estudio general, ser la de cada una de las empresas relacionada a la cadena y su
nivel de formalidad administrativa y operativa.

Manual de Mejores Prcticas en Prevencin de Desastres y Continuidad de Negocios para Mipymes

12

DESARROLLANDO LA CONTINUIDAD DEL NEGOCIO

Ejemplo de un mapa de interdependencias.

Identificacin de Principales Actores que intervienen en caso de un


Desastre Natural (PAs) y Programas de Apoyo a la Recuperacin de
Desastres
Le denominamos Principales Actores o PAs, a aquellas autoridades tanto pblicas como privadas que
tienen cierto nivel de involucramiento tanto en la preparacin para enfrentar una situacin de
Desastre Natural, como durante el mismo y tambin en la recuperacin posterior al mismo.
Estos Principales actores, como ya mencionamos, pueden ser instituciones de gobierno o bien,
empresas privadas que tienen cierto nivel de autoridad en situaciones como las descritas
anteriormente, por ejemplo, el Fondo Pyme, una aseguradora, un banco que puede autorizar un
crdito, el Consejo Coordinador Empresarial, Coparmex, Nafinsa S.N.C., etc.
Antes de la elaboracin de su Plan de Continuidad del Negocio, es importante tener perfectamente
identificados a los Principales Actores que se involucran en as como los programas que han
desarrollado, con el fin de estar informado sobre los apoyos adicionales con los cuales puede contar en
caso de desastre, as como algunas regulaciones aplicables:

Manual de Mejores Prcticas en Prevencin de Desastres y Continuidad de Negocios para Mipymes

13

DESARROLLANDO LA CONTINUIDAD DEL NEGOCIO

Principales Actores (PAs)


Consejo Coordinador
Empresarial u otros
organismos aglutinadores
por regin o estado.
Nacional Financiera S.N.C.

Secretara de Economa

Secretara de Economa
Estatal (Servicio Estatal de
Empleo)
Secretara de Desarrollo
Econmico Estatal
Proteccin Civil
Cuerpo de Bomberos
Seguridad Pblica Municipal
Agentes de Trnsito

Secretara de la Defensa
Nacional
Seguridad Pblica Estatal
Comisin Federal de
Electricidad
Servicios Municipales
(Recoleccin de Basura y
Reconstruccin de Avenidas)
Aseguradoras
Secretara de Marina
Comisin Nacional de reas
Naturales Protegidas
Coordinacin General de
Puertos y Marina Mercante
CONAGUA

Descripcin
Es importante su involucramiento para provocar un efecto cascada en
esfuerzos de prevencin de desastres y continuidad del negocio en
otras demarcaciones, a travs de los CCE regionales.
Su participacin en este tipo de programas es relevante para la
reactivacin econmica de las poblaciones afectadas por desastres o
eventos catastrficos, a travs del apoyo financiero, entre otros ms, a
Mipymes.
Apoyo con programas y recursos econmicos destinados a los
empresarios y empleados despus de un desastre natural, a travs de
sus delegaciones federales.
Programas especiales de reclutamiento para generar mano de obra
valiosa en momentos posteriores a desastres naturales, para apoyar la
pronta reactivacin y reconstruccin de infraestructura pblica y
privada.
Su involucramiento es un tanto posterior a los eventos de desastre,
aunque es muy importante su aportacin a las. Mipymes.
Proporciona asistencia y proteccin a la poblacin afectada ante un
desastre o evento catastrfico.
Interviene en el momento, durante y despus de un evento
catastrfico.
Asiste a la poblacin, se encarga de vigilar el orden y evitar vandalismo
en las instalaciones afectadas despus del desastre.
Despus de un desastre se supeditan a organismos con mayor
injerencia en el evento para socorrer a la poblacin afectada y
salvaguardar los inmuebles afectados.
El ejrcito cumple funciones primordiales en la aplicacin del Plan DN3
de ayuda y socorro a la poblacin.
Apoya a la poblacin del mismo modo que la seguridad pblica
municipal. En caso de ser requerida se traslada a la zona de desastre.
Su intervencin en la rehabilitacin de las instalaciones para el
suministro de la energa elctrica en la zona es indispensable.
Se enuncia como informativo por su apoyo a la rehabilitacin de la
infraestructura vial, para asegurar que la ayuda terrestre llegue a
tiempo y en forma.
Intervienen despus del desastre para evaluar daos fsicos a
infraestructura e instalaciones de sus clientes.
Adicional a la salvaguarda de las costas y embarcaciones, tambin
ayuda alertando a la poblacin afectada antes del evento.
Su intervencin despus del evento es de gran importancia por las
connotaciones ecolgicas que pueda conllevar el mismo.
Coordina los esfuerzos de la Armada, Puertos, Capitanas, etc. Se
involucra momentos despus del evento a niveles ms estratgicos.
Su intervencin para la rehabilitacin de las instalaciones para el
suministro de agua potable a las zonas afectadas es invaluable para el
restablecimiento de la localidad en general.

Manual de Mejores Prcticas en Prevencin de Desastres y Continuidad de Negocios para Mipymes

14

DESARROLLANDO LA CONTINUIDAD DEL NEGOCIO

Telmex

Secretara de Salud
Organismos de ayuda ONGs
Bancos

Compaas de Gas
Hospitales
Organizaciones Religiosas

Escuelas
PEMEX
Secretara de Medio
Ambiente y Recursos
Naturales
Estaciones de radio
Bodegas / Albergues /
Auditorios Municipales
Microfinancieras

Secretara de Hacienda y
Crdito Pblico
Secretara de Obras Pblicas
Secretara de Gobernacin
Fondo de Desastres
Naturales (FONDEN)
Fondo de Prevencin de
Desastres Naturales
(FOPREDEN).
Secretara de Desarrollo
Social
Fondo Nacional para el
Consumo de los
Trabajadores (FONACOT)

Interviene en la rehabilitacin de las comunicaciones telefnicas y


derivados, lo que resulta vital, adems del acopio de vveres para la
poblacin afectada, a travs de su Fundacin.
Coordina esfuerzos de salud y bienestar para la poblacin con
medicinas y personal mdico para atender a la poblacin afectada.
Concentran ayuda y vveres para la poblacin afectada, la que es
enviada y distribuida a travs de su red de comunicacin.
Cuentan con programas de financiamiento especiales a empresas
afectadas para apoyar en su restablecimiento de infraestructura y
operativo.
Restablecen insumos de infraestructura bsica a la poblacin y la
localidad.
Atienden a la poblacin herida, su ayuda humanitaria es trascendental
en situaciones de desastre.
Apoya con el reparto de vveres, adems de la ayuda psicolgica que
ofrecen. Pueden funcionar como albergues para la poblacin que ha
sufrido prdidas en su vivienda.
Sus instalaciones pueden ser utilizadas como albergues, centros de
reunin y reparto de vveres a la poblacin de la localidad afectada.
El suministro de energticos es indispensable para reactivar y sanar a
instituciones, empresas y poblacin afectada.
Su intervencin despus del evento es de gran importancia por las
connotaciones ecolgicas que pueda conllevar el mismo.
Medio de comunicacin importante para actualizaciones a la
poblacin del avance del evento.
Infraestructura local que puede ser habilitada como albergues, de la
misma manera que los de las iglesias y las escuelas mencionados con
anterioridad.
Brindan apoyo a la poblacin y a las empresas especialmente a las
micro y pequeas, ayudando as a la reactivacin econmica de la
zona.
Cuenta con planes de apoyo, retraso y condonacin de impuestos a
empresas afectadas en desastres.
Rehabilitacin de infraestructura bsica y de instalaciones de gobierno
afectadas por el evento.
Es un fondo reactivo totalmente y dedicado al restablecimiento de la
infraestructura bsica de la localidad afectada.
Fondos pblicos destinados a la prevencin de desastres a niveles y
dependencias de gobierno.
Apoyo directo a los segmentos de la poblacin que menos tienen. Su
apoyo a la rehabilitacin de vivienda y poblacin ms vulnerable es
muy importante.
Es un medio ms de financiamiento al cual la poblacin puede acceder
en caso de haber sido afectados en su vivienda.

Manual de Mejores Prcticas en Prevencin de Desastres y Continuidad de Negocios para Mipymes

15

DESARROLLANDO LA CONTINUIDAD DEL NEGOCIO

Delegacin IMSS
Infonavit
Secretara del Trabajo y
Previsin Social

Programas especiales y prrrogas a los empresarios o patrones como


ayuda para cubrir las cuotas del Seguro Social de sus empleados.
Programas especiales despus de desastres naturales para ayudar a los
empresarios con las cuotas de vivienda de sus empleados.
Su participacin es en etapas previas a desastres con programas de
concientizacin y reduccin de riesgos de trabajo, creando una
conciencia preventiva en momentos de situacin normal de trabajo.

Los programas de apoyo financiero a Mipymes se enuncian a continuacin de modo informativo. En


caso de requerirse debe acercarse a la institucin del programa que sea de su inters.
Tipos de Programa
Programa emergente

Programa de apoyo al
sector turismo
Programa de apoyo a la
competitividad de la
PYME turstica
Programa de
modernizacin para la
PYME turstica
Fondo de apoyo para el
acceso al financiamiento
de las micro, pequeas y
medianas empresas
Fondo de fomento a la
integracin de cadenas
productivas
Fondo de apoyo a la
micro, pequea y
mediana empresa
Programa nacional de
financiamiento al
microempresario
Crdito PYME

Institucin
Secretara de Economa y
Nacional Financiera S.N.C.
(Nafin)
Nacional Financiera S.N.C.
y Bancomext

Informes
http: //www.economia.gob.mx

Secretaria de Turismo

5089 6107 desde el D.F. o, del interior sin


costo, al 01 800 Nafinsa (6 23 46 72) de lunes
a viernes de 9:00 a 19:00 hrs.
Tel. 3003 1600 ext. 4425, 4431 y 4434

Secretaria de Turismo

http://www.sectur.gob.mx

Secretara de Economa

Primer Contacto: 01-800-410-2000


http://www.economia.gob.mx/

Secretara de Economa

Primer Contacto: 01-800-410-2000


http://www.economia.gob.mx/

Secretara de Economa

Primer Contacto: 01-800-410-2000


http://www.contactopyme.gob.mx/

Secretara de Economa

Primer Contacto: 01-800-410-2000


http://www.pronafim.gob.mx/

Nacional Financiera S.N.C.

Consulte los bancos participantes. La


documentacin puede variar dependiendo
del intermediario.
http://www.contactopyme.gob.mx/extensio
nistas/PRODUCTO_PUB.ASP
Registrarse en la Red de Negocios del portal
www.nafinsa.com
Comunicarse al 01 800 NAFINSA (01 800 623
4672), de lunes a viernes de 9:00 a 19:00 hrs.,
o visitar la pgina de Internet wwwnafin.com
Se localizan en:

Productos de crdito
PYME
Programa de compras del
Gobierno Federal
Cadenas productivas
internacionales

Secretara de Economa

Empleo en zonas

Secretara de Economa

Nacional Financiera S.N.C.


Nacional Financiera S.N.C.

Manual de Mejores Prcticas en Prevencin de Desastres y Continuidad de Negocios para Mipymes

16

DESARROLLANDO LA CONTINUIDAD DEL NEGOCIO

marginadas
Programa de parques
industriales

Secretara de Economa

Fideicomiso del fondo de


microfinanciamiento a
mujeres rurales
Programa de apoyo al
diseo artesanal
Fondo nacional de apoyos
a empresas en solidaridad
Equipamiento

Secretara de Economa

Secretara de Economa
Secretara de Economa
Nacional Financiera S.N.C.

Modernizacin del
autotransporte

Nacional Financiera S.N.C.

Fondo de innovacin
tecnolgica
Programa avance
CONACYT

CONACYT
CONACYT

http://empleoenzonasmarginadas.economia
.gob.mx/programa
Comunicarse al 01 800 410 2000 disponible
para todo el pas al buzn de la Secretara
de Economa en: www.economia.gob.mx
Primer Contacto: 01-800-410-2000
http://www.fommur.gob.mx/
Primer Contacto: 01-800-410-2000
http://www.economia.gob.mx/
http://www.fonaes.gob.mx
Para mayores informes llame al 5089 6107
desde el D.F., del interior sin costo al 01800
NAFINSA (01800 623 4672) de lunes a viernes
de 9:00 a 19:00 horas o llene su solicitud en
lnea en www.nafin.com
Comunicarse al 01 800 NAFINSA (01 800 623
4672), de lunes a viernes de 9:00 a 19:00 hrs.
o visitar www.nafin.com
Portal CONACYT http://www.conacyt.mx
Desde el rea Metropolitana al telfono: 53
22 77 08 Del Interior al telfono: 01800-8008649

ENFOQUE
El Modelo y Manual fueron desarrollados con la visin de generar una cultura en prevencin de
desastres y continuidad de negocios, desde la perspectiva de reconocer no slo lo que significa un
desastre y las consecuencias que de ello se desprende, sino con un enfoque de registro y adopcin de
prcticas que ya se llevan a cabo.
Estamos convencidos de que ste no sera un programa completo, aplicable y prctico, si no se toman
en cuenta las situaciones concretas a las cuales se han enfrentado las Mipymes y los Principales
Actores (PAs) de las distintas regiones. As pues, la construccin del Manual de Mejores prcticas en
Prevencin de Desastres y Continuidad de Negocios para las Mipymes se bas en la identificacin,
recuperacin y documentacin de las mejores prcticas en el mbito nacional (especficamente en las
entidades a las que este material est dirigido) y las propuestas ms reconocidas a nivel internacional.
Con el fin de recabar un compendio de mejores prcticas se obtuvo informacin directamente del
campo mediante la aplicacin de talleres y encuestas.
Talleres
Informacin derivada del anlisis derivado de 7 sesiones de grupo realizadas del 21 al 26 de enero de
2009, convocadas y coordinadas por el Consejo Coordinador Empresarial del Caribe, en la modalidad
de Talleres.
Manual de Mejores Prcticas en Prevencin de Desastres y Continuidad de Negocios para Mipymes

17

DESARROLLANDO LA CONTINUIDAD DEL NEGOCIO

Participaron un aproximado de 76 empresas electas de manera discrecional, las cuales se enfrentaron


directamente a uno de los fenmenos antes referidos (Wilma), en su experiencia se detectaron una
serie de prcticas que forman parte de este Manual.
Encuestas
Con la finalidad de conocer el nivel de madurez en el manejo de desastres y Continuidad del Negocio,
se llevaron a cabo un total de 180 encuestas a Principales Actores (PAs) y a Unidades Significativas de
Contribucin Econmica (USCEs) en los 9 estados a los que est orientado el presente Programa.
Gracias a las tareas antes mencionadas se logr un acervo de requerimientos, acciones y prcticas que
ya se llevan a cabo por empresarios y actores mexicanos y que nos sirven como fundamento para la
conformacin del Manual y de la gua para la elaboracin de su Plan de Continuidad de Negocio.
Por otra parte, el anlisis fue enriquecido con las normas y estndares internacionales, que se puedan
adaptar al entorno mexicano.

Las Mejores Prcticas en el Mundo


Como parte de la investigacin realizada para la generacin del presente Manual, se hizo una profunda
investigacin de las mejores prcticas llevadas a cabo en los pases reconocidos como lderes en la
disciplina (Japn, India, Australia, Nueva Zelanda, Inglaterra y Estados Unidos) y se adecuaron al
contexto y necesidades de las Mipymes del Sureste mexicano, especficamente para su aplicacin en el
Estado de Quintana Roo. No se pretende presentar un estudio bibliogrfico, sino un documento til,
prctico y con aplicabilidad real.
Existen organismos internacionales que cuentan con regulaciones y certificaciones internacionales que
guan y enuncian las buenas prcticas:

Las regulaciones internacionales de continuidad que se tomaron como referencia para la


seleccin de aquellas que mejor apliquen a la realidad de nuestro pas son: NFPA 1600, DRII,
BCM-BS 25999, SOX, e ITIL.
En cuanto a prcticas que sealan lineamientos a seguir para la atencin y manejo de
emergencias, que apoyen a un pronto retorno a las operaciones de una Mipyme, est la
ISO/IEC 17799:2000.
Asimismo se contemplaron prcticas de organizaciones como FEMA14 de los Estados Unidos y
Business Continuity Institute (BCI) del Reino Unido.

A continuacin se presenta un resumen de algunas de las mejores prcticas que ejemplifican el


espectro de las acciones de preparacin y respuesta:

14

Federal Emergency Management Agency FEMA- por sus siglas en ingls

Manual de Mejores Prcticas en Prevencin de Desastres y Continuidad de Negocios para Mipymes

18

DESARROLLANDO LA CONTINUIDAD DEL NEGOCIO

Campo de
accin

Mejor practica

ISO/IEC
17799:2000

Seguridad de la
informacin

UNE-ISO/IEC
17799
(NOMBRE DE LA
VERSIN DE
ESPAA DE LA
MISMA
NORMA)

U.S. Small
Business
Administration
Preparacin
ante desastres

Disaster
Planning Guide
for Small
Business
Owners

Concepto
La ISO/IEC 17799:2000 es una gua
de buenas prcticas, que propone
las lneas a seguir para que
cualquier organizacin, no
importando su tamao, proteja de
forma adecuada la informacin
vital, especialmente aquella que les
sirve para realizar correctamente su
actividad de negocio garantizando
su confidencialidad (asegurando
que slo quienes estn autorizados
pueden acceder a la informacin),
integridad (asegurando que la
informacin y sus mtodos de
proceso son exactos y completos) y
disponibilidad (asegurando que los
usuarios autorizados tienen acceso
a la informacin y a sus activos
asociados cuando lo requieran).
Vale la pena mencionar que al ser
una gua de buenas prcticas,
solamente seala los aspectos que
deben ser cubiertos en la
proteccin de la informacin sin
especificar una metodologa
particular para llevar a cabo dicha
proteccin, asumiendo que estas
decisiones dependern de las
caractersticas de la organizacin.
La Gua contiene un listado bsico
de procedimientos de emergencia
para que los dueos de pequeos
negocios anticipen y preparen a su
negocio para sobrevivir ante una
disrupcin.
Aunque cada situacin tiene un
carcter nico, cada negocio podr
estar mejor preparado si planea
cuidadosamente, establece los
procedimientos de emergencia y
prueba de sus planes a travs de
simulacros.

Elementos clave a cubrir

Esta norma se estructura


en 10 dominios o aspectos
de la seguridad de la
organizacin:
Poltica de seguridad
Aspectos organizativos
para la seguridad.
Clasificacin y control de
activos.
Seguridad del personal.
Seguridad fsica y del
entorno.
Gestin de
comunicaciones y
operaciones.
Control de accesos.
Desarrollo y
mantenimiento de
sistemas.
Gestin de continuidad
del negocio.
Conformidad legal.

Planes de atencin a
emergencias
Incendios
Tornados
Inundaciones
Terremotos
ACCIONES A REALIZAR
Empleados
Clientes
Proveedores
Cierre de oficinas
Documentos vitales
Plizas de seguros
Kit de sobrevivencia
Contactos
Programas de apoyo

Manual de Mejores Prcticas en Prevencin de Desastres y Continuidad de Negocios para Mipymes

19

DESARROLLANDO LA CONTINUIDAD DEL NEGOCIO

Campo de
accin

Continuidad
del Negocio

Mejor practica

Concepto

Esta herramienta considera los


factores y los pasos necesarios para
prepararse ante situaciones de crisis
Gua de
(desastres o emergencias), manejar
Continuidad del
y sobrevivir la situacin de crisis y
Negocio ASIS
adoptar las acciones necesarias para
ayudar a asegurar la viabilidad de
las operaciones.

Elementos clave a cubrir

Preparacin
Prevencin
Respuesta
Recuperacin
Mantenimiento

Determinacin del concepto Desastre


Antes de conocer el Modelo cabe acordar lo que se entiende por desastre. El trmino desastre se
define como un evento cuyas consecuencias rebasan la capacidad de la entidad afectada para
restablecerse por s misma; es decir, si una empresa se declara "en desastre", acepta que no podr
regresar a la normalidad con recursos propios y por lo tanto, requiere ayuda de una entidad externa.
En trminos coloquiales un desastre tendr significados distintos, pero en este Manual el trmino
desastre se refiere a un evento catastrfico o fenmeno natural, o causado por el hombre, de gran
escala.
Los fenmenos naturales en s mismos no deben considerarse un desastre (o posible causa de un
desastre, bajo la definicin formal del trmino). El desastre sucede cuando los fenmenos naturales - o
los causados por la actividad humana - se combinan con un asentamiento humano o algunas de sus
actividades y, segn la definicin formal, rebasan la capacidad de las vctimas de restablecerse por s
mismas. Por lo tanto, la vulnerabilidad humana es una condicin para el desastre.
Su empresa opera en un contexto que, por citar algunos elementos, est compuesto por otras
empresas, vas de comunicacin, edificios y servicios urbanos, que la sujetan a cierto nivel de
vulnerabilidad. Todos los das las empresas enfrentan retos sobre el nmero de clientes que persiguen,
la forma en que se lograrn las ventas esperadas, los procesos que le ayudarn a entregar productos y
servicios y el suministro de insumos que requieren para atender a sus clientes.
Cuando una empresa enfrenta un entorno tan complejo, su vulnerabilidad intrnseca aumenta. Y
cuando se presenta un fenmeno climtico de gran escala o un incidente de cualquier ndole, esa
vulnerabilidad es la que concede una oportunidad a la catstrofe.
Las Mipymes presentan vulnerabilidades adicionales, ya que desde su fundacin enfrentan retos
financieros durante perodos prolongados, adems, dada su necesidad de dar prioridad a la operacin
del da a da o a la falta de recursos, pueden carecer de proyectos sustentables y de estrategias
robustas, comprometiendo finalmente su gestin y desempeo. De permanecer dichas
vulnerabilidades cuando se presente un fenmeno climtico de escala mayor, el peligro de
desaparecer es proporcionalmente mayor, pero si bien la mortandad de las Mipymes puede ser alta,
aquellas que encuentran los elementos que soportan su lanzamiento, despegan.

Manual de Mejores Prcticas en Prevencin de Desastres y Continuidad de Negocios para Mipymes

20

DESARROLLANDO LA CONTINUIDAD DEL NEGOCIO

El fortalecimiento de las Mipymes para que sean capaces de enfrentar desastres, debe plantearse
desde la perspectiva de una de estas empresas. La razn de ser de este Manual, es proporcionar a las
micro, pequeas y medianas empresas una oportunidad de identificar los factores que contribuyen a
lo anterior, para que, al aplicarlos en su gestin cotidiana, eleven su probabilidad de supervivencia.
A lo largo del proceso de creacin de su Plan de Continuidad del Negocio, el presente documento
busca estimular su intuicin, para que decida cules elementos son los ms importantes para su
empresa. Las actividades y el nivel de detalle de cada una son solamente una propuesta que usted y
sus empleados podrn descartar o profundizar en funcin de sus necesidades, de su dinmica y de sus
vulnerabilidades particulares. Lo ms valioso del proceso es el proceso mismo, que resulta en un
ejercicio de conciencia y responsabilidad no solamente para su empresa, sino para sus proveedores
ms importantes y para todo el Estado.

Medidas para reducir el dao resultante de un desastre


El desarrollo de herramientas tecnolgicas ha contribuido a reducir las consecuencias de las
catstrofes. Existen, por ejemplo, sistemas de alerta temprana de huracanes, de tsunamis y, con niveles
menores de certidumbre y anticipacin, de terremotos.15
La anticipacin que proveen esos sistemas permite realizar evacuaciones oportunas de las zonas de
impacto, sin embargo, las consecuencias de los fenmenos parecen ser cada vez mayores. Existen dos
factores principales que contribuyen a lo anterior: el crecimiento de la poblacin (y con sta su
vulnerabilidad), y la magnitud cada vez mayor de los fenmenos naturales (derivadas parcialmente del
cambio climtico). Podemos inferir que existe gran probabilidad de que las prdidas humanas,
materiales y econmicas asociadas a los desastres sean cada vez mayores, lo que a su vez provocara
que se presente un mayor dao a las cadenas productivas y a las industrias localizadas en las regiones
de alta incidencia de desastres.
Qu puede hacer usted como empresario para reducir el dao resultante de un desastre? Para esa
pregunta existen respuestas triviales, como: 'no establecerse en un sitio de alta incidencia de
fenmenos climticos extremos'. Sin embargo, bajo el supuesto de que como empresario ha elegido
una zona de relativo peligro para establecer su negocio, las respuestas involucran un mayor nivel de
complejidad. Esencialmente las opciones son:
Fortalecer su infraestructura para que resista fsicamente el ataque de un fenmeno. Esto implica
entender los riesgos principales de su localidad y realizar una inversin que minimice el dao
fsico y con ello el tiempo de reconstruccin.
Fortalecer su organizacin para responder adecuadamente a las circunstancias, lo que implica
organizar actividades que optimicen el tiempo para el restablecimiento de las actividades del
negocio.
Implementar medidas de ambos tipos: que reduzcan la inversin necesaria y brinden a la
empresa un escenario aceptable de dao fsico contra tiempo de restablecimiento del negocio.

15
Existen varios sistemas de alerta vigentes contra desastres existentes en el pas de los cules sobresalen: Sistemas de Alerta
Hidrometeorolgica, Sistema de Alerta Temprana de Ciclones Tropicales, Sistema de Alerta Temprana contra Eventos
Meteorolgicos Extremos, Sistema de Alerta Ssmica.

Manual de Mejores Prcticas en Prevencin de Desastres y Continuidad de Negocios para Mipymes

21

DESARROLLANDO LA CONTINUIDAD DEL NEGOCIO

Estrategia Internacional para la Reduccin de Desastres


Si cada empresario implementa este tipo de medidas, las cadenas productivas sern ms consistentes
y contarn con los elementos para conocer los recursos (tiempo, personal, insumos, dinero y
herramientas) que requieren para lograr el regreso a la normalidad en un tiempo predecible. Adems
con ambos tipos de medidas implementados en cada empresa de cada cadena, el esfuerzo de las
entidades de ayuda externa, necesario para regresar a la normalidad, sera significativamente menor.
Lo anterior no solamente resulta del sentido comn, sino que existen en el mundo esfuerzos por la
creacin de vnculos que reduzcan el riesgo de desastres en diferentes mbitos, como lo propone la
Estrategia Internacional de Reduccin de Desastres de la Organizacin de las Naciones Unidas (fuente:
http://www.eird.org/index-esp.html)
Reconociendo que las amenazas naturales pueden afectar a cualquiera, la ONU/EIRD establece alianzas y
aplica un enfoque global para la reduccin de desastres. Con ello, busca la participacin de todo individuo y
comunidad con miras a reducir la prdida de vidas humanas, los reveses socioeconmicos y los daos
ambientales causados por las amenazas naturales. Con el fin de cumplir este propsito, promueve cuatro
objetivos, que son herramientas claves para lograr la reduccin del riesgo de desastres:
Objetivo
Incrementar la conciencia pblica
para comprender el riesgo, la
vulnerabilidad y la reduccin de
desastres a nivel mundial

Obtener el compromiso de las


autoridades pblicas para
implementar las polticas y acciones
para la reduccin de desastres

Estimular el establecimiento de
alianzas interdisciplinarias e
intersectoriales, incluyendo la
ampliacin de redes para la
reduccin del riesgo

Descripcin
Entre ms gente, organizaciones regionales, gobiernos,
organizaciones no gubernamentales, rganos de las Naciones
Unidas, representantes de la sociedad civil y otros, tengan
conocimiento del riesgo, la vulnerabilidad y de la forma de
manejar los impactos de las amenazas naturales, mayor ser el
grado de implementacin de las medidas de reduccin en todos
los sectores de la sociedad. La prevencin inicia con la
informacin.
Mientras los encargados de tomar las decisiones a todo nivel
estn comprometidos con las polticas y acciones para la
reduccin de desastres, ms pronto las comunidades
vulnerables a los desastres de origen natural se beneficiarn de
la aplicacin de estas polticas y acciones encaminadas a
reducirlos. Ello requiere, en parte, de un enfoque de base,
mediante el cual las comunidades en riesgo se mantienen
totalmente informadas y participan en las iniciativas para la
gestin del riesgo.
Entre ms entidades que laboran activamente en la reduccin
de desastres compartan informacin sobre sus investigaciones y
prcticas, mayor ser el grado de utilidad del conjunto de
conocimientos y experiencias globales. Al compartir un
propsito comn y a travs de los esfuerzos de colaboracin,
podemos garantizar un mundo ms resistente a los impactos de
las amenazas naturales.

Manual de Mejores Prcticas en Prevencin de Desastres y Continuidad de Negocios para Mipymes

22

DESARROLLANDO LA CONTINUIDAD DEL NEGOCIO

Administracin de Desastres
Existe una disciplina llamada Administracin de Desastres que busca entender el contexto humano
para proponer medidas que lo hagan resistente a desastres, la cual:

Propone el uso de cualquier medio cotidiano (en el hogar o en el lugar de trabajo).


Es una herramienta til para reducir el riesgo de desastre para los individuos y sus
comunidades.

La forma esencial de preparacin contra desastres es la comunicacin. Muchas veces basta hacer
conciencia sobre una situacin amenazante, para tomar medidas al respecto y, de manifestarse la
amenaza como un evento potencialmente desastroso, el dao a los individuos o a su empresa, ser
menor que cuando no se era consciente de la misma.
En tanto ms formales sean los procesos de concientizacin, anlisis y preparacin contra desastres,
mayor ser la contribucin de estos al fortalecimiento de los individuos y de los contextos que rodean
su empresa. La anticipacin del incidente es un factor fundamental para el proceso de preparacin
contra desastres, pues en tanto mayor sea el tiempo que dedique a entender la situacin de su
empresa y a ejecutar acciones en consecuencia, menor ser el impacto del evento sobre sta.
Ello destaca que un enfoque preventivo da mejores resultados que uno reactivo. Sin embargo, existen
tambin acciones que pueden realizarse durante y despus del desastre para reducir las consecuencias
del mismo.
El siguiente diagrama muestra las fases del ciclo del desastre. Si est preparado, cada desastre le da la
oportunidad de responder adecuadamente, reconstruir para reparar los daos fsicos en su
infraestructura y restablecer el funcionamiento de su empresa.

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23

DESARROLLANDO LA CONTINUIDAD DEL NEGOCIO

Previo a un desastre las fases que componen la preparacin son:


Fase
El anlisis de la situacin
La planeacin
La prevencin
Las acciones de mitigacin

Descripcin
Para entender su exposicin a riesgos y fenmenos fuera y
dentro de su control.
Que involucra definir recursos y acciones para reducir el dao
resultante de un evento.
Que cubre las actividades para evitar que el evento suceda, en
los casos que sea posible.
Que buscan reducir las consecuencias del evento.

Para fines de este Manual, abordaremos el ciclo del desastre de manera simplificada en sus fases:
previo, durante y despus del evento.

CICLO DEL DESASTRE

DURANTE

ANTES

DESPUES
La Administracin de Desastres es una disciplina en constante evolucin. Sus especialistas comparten
frecuentemente las prcticas y experiencias que les han dado buenos resultados y stas se utilizan
para hacer los modelos ms slidos de gestin de desastres.

Manual de Mejores Prcticas en Prevencin de Desastres y Continuidad de Negocios para Mipymes

24

DESARROLLANDO LA CONTINUIDAD DEL NEGOCIO

A continuacin se muestran las aportaciones ms significativas para el contexto de las Mipymes:


Componente
Todo tipo de riesgo

Descripcin
Se refiere a que la preparacin contra desastres debe ser
genrica, "contra toda amenaza", ya que una preparacin
especfica distorsiona los procesos de toma de decisiones.
Principio de auto ayuda
Se basa en que la ayuda disponible dentro de su misma
empresa, es un servicio disponible de manera inmediata,
adems de que no demanda recursos del exterior (que podran
ser escasos en caso de una emergencia mayor).
Consideracin
del
impacto Que manifiesta la importancia de proveer "primeros auxilios
psicolgico del desastre en las psicolgicos" que, cuando se dan con oportunidad, reducen
personas
significativamente las consecuencias adversas en las personas.
Comunicacin oportuna
Donde se exalta la importancia de la toma oportuna de
decisiones con base en la informacin provista con antelacin,
lo que es ms probable que suceda si se planean los canales de
comunicacin anticipadamente.
Redes de ayuda
Hace referencia a que la ayuda cercana es un elemento accesible
en un corto tiempo y que optimiza los recursos de los
involucrados, adems de que fortalece las relaciones entre las
personas, empresas e instituciones que se vinculan a travs de
una red.
Identificacin de las causas raz de Destaca la relevancia de analizar una situacin a partir de sus
un desastre
relaciones causa-efecto, para encontrar mejores soluciones a los
problemas (con menor despliegue de recursos, en un tiempo
menor y que utilice otros elementos de este modelo como
herramienta).
La aplicacin del conocimiento mencionado en las secciones previas de este Manual le permite
plantear las siguientes condiciones para el beneficio de su empresa, mejorando sus probabilidades
para pasar de ser vctima, a actor proactivo ante una situacin de desastre:

La mejor respuesta que se podr dar al inicio de una situacin de crisis, provendr siempre
desde dentro de su empresa, si sta no est preparada, su supervivencia estar comprometida.
Es importante incorporar tanto a sus proveedores, como a sus clientes en la planeacin contra
desastres, de manera de que cada elemento de su cadena de valor vea en sta un recurso para
el regreso a la normalidad en un plazo menor.
Sus clientes pueden colaborar de muchas maneras al restablecimiento de su empresa; por
ejemplo, reduciendo o postergando su demanda, sirviendo como consolidador de
informacin, prestndole sus instalaciones como oficina o Centro de Trabajo Alterno, entre
otras.
La respuesta de la sociedad civil en Mxico siempre ha demostrado ser trascendente en los
casos de desastres nacionales e internacionales.

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25

DESARROLLANDO LA CONTINUIDAD DEL NEGOCIO

MODELO DE PREVENCIN DE DESASTRES Y REACTIVACIN


ECONMICA
El Modelo de Prevencin de Desastres y Reactivacin Econmica resulta de incorporar todos los
elementos descritos en las secciones previas de este Manual a un sistema que nos permita cumplir con
el objetivo de reactivar la economa de una regin afectada por un fenmeno climtico extremo o de
cualquier otra fuente.
Los elementos principales de este modelo son los siguientes:

Vocaciones Regionales. La reactivacin de la economa se dar enfocando los esfuerzos del


programa a aquellos sectores econmicos que tengan un efecto predominante sobre el
bienestar de una regin.
Empresas tractoras. De esos sectores econmicos, se identificarn las principales empresas
que contribuyen al sector.
Mipymes. Las empresas tractoras propondrn a las Mipymes.
Plan de Continuidad del Negocios. Las Mipymes se vincularn a otras y juntas establecern
los requerimientos de sus Cadenas de Valor para volverlas resistentes a desastres.
Apoyos econmicos. Las Mipymes inscritas podrn ser elegibles para recibir fondos
asociados al programa en fases posteriores.

Esos elementos principales se incorporan tcita o explcitamente en el siguiente esquema, donde


pueden verse sus interrelaciones con otros elementos importantes para el modelo:

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26

DESARROLLANDO LA CONTINUIDAD DEL NEGOCIO

Vocaciones

Regionales

Vulnera_
bilidad

Riesgo

Mipymes

Instituciones
de
Respuesta

Instituciones
de
Prevencin

Preparacin

Manual

Respuesta

Prevencin

Programas

Seguros

Recursos

Oficiales

Privados

Fondos
Emergentes

Crditos

Capacitacin

NAFIN
DN3Empresarial

Universidades

Empresarios
CCE

ModelodePrevencindeDesastresyReactivacinEconmica

Esquema del Modelo de Prevencin de Desastres y Reactivacin Econmica

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27

DESARROLLANDO LA CONTINUIDAD DEL NEGOCIO

Principios clave para el xito del modelo


Para los fines de este Manual, las empresas tractoras son las grandes empresas que contribuyen de
manera importante en un sector industrial. Si estas empresas incorporan mejores prcticas de gestin,
no solo su expectativa de supervivencia a desastres ser mayor, sino que sern atractivas para servir
como motores del programa de prevencin de desastres y recuperacin econmica, que busca
robustecer a las Mipymes.
La mejor forma en que un Plan de Continuidad de Negocios puede funcionar, es mediante la
implementacin de un plan que incluya a todos los involucrados en una cadena de valor. Para una
correcta seleccin de cules son aquellas empresas que, de manera indispensable deben implementar
su PCN, es considerando los siguientes criterios de evaluacin:
Localizacin geogrfica de la empresa, evaluando el nivel de riesgo y estando preparado para
cuando ste sea relativamente alto.
Estar cerca de fbricas o establecimientos especficos podra incrementar de manera
importante el nivel de sus riesgos, por ejemplo, una gasolinera o una
El siguiente grfico muestra criterios sugeridos para evaluar el nivel de importancia y necesidad que
tiene una empresa de establecer su PCN con base en la interseccin de cada criterio con otros,
permitiendo que el proceso inicie con aquellas empresas que cumplan con mayor nmero de criterios;
los nmeros indican la prioridad de invitacin.

Mayor contribucin a la
economa regional

6
Mejor organizacin

2
4

1
5

7
Menor exposicin
a la amenaza

3
8

Mayor nmero de
proveedores Mipymes

La idea es que las empresas estn perfectamente conscientes de la importancia que su rol implica para
la cadena productiva de la localidad, de su responsabilidad social y empresarial con la misma.
Una vez que haya identificado la importancia que guarda el que usted pueda contar con un Plan de
Continuidad del Negocio, se dar cuenta que el beneficio radica en contar con un programa de
continuidad que la fortalezca, reduzca su vulnerabilidad y en consecuencia, sea una de las que
sobreviva ante un desastre. Adicional, puede invitar a toda su base de proveedores, y debe mejorar de
manera continua su programa de continuidad del negocio.

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28

DESARROLLANDO LA CONTINUIDAD DEL NEGOCIO

EL PROCESO DE ACN
La Administracin de la Continuidad del Negocio (ACN) se conforma de prcticas que aseguran que las
operaciones de su empresa se mantengan funcionando a pesar de haber sido vctima de algn evento
catastrfico o desastre natural.
Se basa en un proceso de mejora continua que se implementa mediante los siguientes puntos:
1. El anlisis de los procesos que generan valor dentro de su empresa.
2. El costo resultante de su prdida (anlisis de vulnerabilidad).
3. El anlisis de los riesgos que amenazan a su empresa y a sus procesos de negocio ms
importantes.
4. La definicin de una estrategia de continuidad que plantee la prdida mxima aceptable para
la organizacin.
5. La planeacin de las actividades que conduzcan al cumplimiento de esa estrategia.
6. La validacin de los supuestos de planeacin a travs de una puesta a prueba del plan.
7. Inicio del proceso nuevamente, utilizando el resultado de la prueba o de una situacin real de
interrupcin de negocio que active el plan, como la informacin de referencia para el nuevo
anlisis de los procesos.
Esta serie de pasos puede ejemplificarse de manera sencilla en el siguiente grfico:

Anlisis de
Vulnerabilidad

Capacitacin
Estrategia

Anlisis de
Riesgos
Externos

Plan

Puesta a prueba
Mantenimiento

La continuidad del negocio resulta de la implementacin de la disciplina denominada


Administracin de Desastres, que mencionamos con anterioridad, al contexto de los negocios. Su
objetivo no slo es defender el estado actual del negocio sino proteger y prevenir el logro de sus
objetivos estratgicos de supervivencia, rentabilidad y crecimiento. Por lo tanto, la definicin de la
Estrategia de Continuidad del Negocio debe de considerar las expectativas de su empresa de
crecimiento en el mediano y largo plazo.
Esta disciplina contribuye al aumento de la certidumbre en el abasto de sus productos y servicios a sus
clientes, ya que incluye un anlisis de los procesos crticos que su empresa requiere llevar a cabo para
Manual de Mejores Prcticas en Prevencin de Desastres y Continuidad de Negocios para Mipymes

29

DESARROLLANDO LA CONTINUIDAD DEL NEGOCIO

lograrlo, adems de considerar la importancia del suministro de los insumos que requiere de terceros
para lograr cumplir con las expectativas de sus clientes, an ante la presencia de fenmenos climticos
extremos u otro evento de consecuencias catastrficas.
La ACN encuentra su origen en la industria financiera britnica en los aos 60s en su forma de
administracin del riesgo operativo, donde las entidades financieras, para su continuidad en el
negocio, requeran de una forma de medir su exposicin al riesgo de no poder recuperar crditos a su
vencimiento.
A travs del tiempo, la gestin del riesgo operativo fue madurando como disciplina hacindose una
prctica regular en las industrias de alta exposicin a riesgos, como la de exploracin petrolera. La
transicin al ao 2000 dej de manifiesto que el riesgo operativo de los sistemas de tecnologa
tambin era un aspecto importante a cuidar; en otras palabras, qu haramos cuando las
computadoras dejaran de funcionar?
En 2001, con los atentados terroristas a las Torres Gemelas en Nueva York, las empresas se enfrentaron
a la posibilidad de prdida de su edificio corporativo, obligando a los administradores de la
continuidad del negocio a considerar esa clase de escenarios en su planeacin.
La prctica de la continuidad del negocio se ha desarrollado de la mano de las industrias de alto riesgo,
como la financiera y la qumica, y se han derivado prcticas especficas de continuidad del negocio en
ciertas reas de las empresas, como es el caso de los sistemas de informacin en su forma de
Planeacin para la Recuperacin de Desastres17.
Existen tambin estndares internacionales y aplicaciones especficas de estos a industrias especficas;
algunos han evolucionado en leyes de transparencia como la ley Sarbanes-Oxley18 en los Estados
Unidos de Amrica o en leyes de proteccin a la informacin19.
La aplicacin de los principios de continuidad del negocio en las Mipymes de Mxico, y
particularmente en las del Caribe mexicano, resulta un reto especial por la dinmica del contexto.
Como se ha discutido en otras secciones de este Manual, los empresarios de Mipymes no
necesariamente tienen a su disposicin personal que puedan dedicar a la tarea de cuidar la
continuidad del negocio en una base de tiempo completo.
Lo anterior se combina con la cultura de negocios prevaleciente - mas no dominante - en Mxico de
que muchas Mypimes operan al margen de la formalidad; lo que en s mismo es un riesgo que puede
tornarse en contra de una empresa con igual mpetu que un fenmeno climtico extremo.
Las investigaciones en campo que precedieron a la elaboracin de este Manual tambin identificaron
un gran inters en el empresariado de las Mipymes en compartir sus experiencias en prevencin y
preparacin contra desastres naturales, y en aprender de las prcticas de otros.20
El resultado de incorporar buenas prcticas internacionales de administracin de desastres y

17

El trmino usado frecuentemente es DRP, por sus siglas en ingls, Disaster Recovery Planning.
Comnmente conocida como la ley SOX, en EUA.
19
Data Protection Act en especfico para los Estados Unidos de Amrica y con nombres similares en muchos otros pases.
20
Tal como se muestra en los informes resultantes de la aplicacin de los talleres referidos en este mismo documento,
durante el mes de Enero en el Estado de Quintana Roo.
18

Manual de Mejores Prcticas en Prevencin de Desastres y Continuidad de Negocios para Mipymes

30

DESARROLLANDO LA CONTINUIDAD DEL NEGOCIO

continuidad del negocio, con todos los dems elementos a los que se hace referencia, arrojan una
propuesta que incorpora prcticas que contribuyen a formalizar la gestin de las Mipymes como
elemento bsico para lograr la continuidad de su negocio. Esos elementos tambin le ayudarn como
empresario a ejercer de manera estructurada la responsabilidad inherente a su rol.
La cercana entre Mipymes desde el punto de vista del trato familiar y la flexibilidad elemental en su
estructura son dos fortalezas que sus empresas pueden incorporar como herramientas para su
preparacin contra desastres y la reactivacin de la economa en la que operan. La vinculacin con sus
clientes y proveedores no solamente contribuye a robustecer su cadena de valor ante desastres, sino
tambin de manera cotidiana.

Qu es un Plan de Continuidad del Negocio?


Un Plan de Continuidad del Negocio, es el conjunto de acciones, polticas y procedimientos que se
generan para prevenir la reaccin de su empresa ante un desastre natural y muchos de los riesgos que
enfrenta cualquier empresario en su labor preponderante.
El factor crtico en el mismo, ser el nivel de prevencin, preparacin y anticipacin con que se
generen las acciones y medidas a tomar en una situacin de riesgo.

Por qu tener un Plan de Continuidad del Negocio?


Nadie desea enfrentarse a una situacin crtica, pero en la medida en que est preparado, la
reactivacin de las operaciones de su empresa ser ms sencilla y rpida.
Es importante resaltar que todas estas medidas le servirn no slo en una situacin crtica, sino que le
llevarn a ser una mejor empresa siempre, an en situaciones de normalidad.
Al estar preparado para reaccionar ante situaciones de desastre, stas pueden funcionar como una
oportunidad ms que como una amenaza, debido a que agrega valor a su red empresarial y por lo
tanto, se convierte en un compaero de equipo deseable para cualquier otra empresa.

Manual de Mejores Prcticas en Prevencin de Desastres y Continuidad de Negocios para Mipymes

31

DESARROLLANDO LA CONTINUIDAD DEL NEGOCIO

Elaboracin del Plan de Continuidad del Negocio


Su empresa, dependiendo de su estructura administrativa y nmero de empleados, podr asignar las
responsabilidades asociadas a mantener la continuidad del negocio a ms personas en su
organizacin.
Es deseable que as suceda, pues en tanto mayor sea el nmero de involucrados en ese esfuerzo,
mayor ser la oportunidad de identificar los factores que contribuyan al xito de su negocio ante
situaciones de desastre. Para una microempresa, las actividades relacionadas a la continuidad de su
negocio podrn ser desempeadas por la misma persona, sin que ello le resulte en un desvo de
recursos importante, lo mismo para el rol especfico propuesto del coordinador de continuidad, quien
es el responsable del avance en el proceso de planeacin.
La organizacin o estructura que se requiere para la continuidad del negocio es la misma a aquella
para la administracin cotidiana, a diferencia de las competencias y habilidades para su
implementacin, por lo que a travs de ste manual y de cursos disponibles en el programa
DN3Empresarial, se buscar lograr su desarrollo. La planeacin para la continuidad de su negocio debe
convertirse en una introspeccin y un ejercicio de comunicacin, donde el resultado ms valioso no
ser el plan en s mismo, sino el proceso.
Una vez que ha decidido que la preparacin para enfrentar una situacin de desastre es importante
para su empresa, el siguiente paso es formalizar su poltica de gestin y hacerla pblica, difundirla
entre sus empleados, sus clientes, sus proveedores, sus vecinos, y observar, seguramente con
beneplcito, cmo el desarrollo y la implementacin de su Plan de Continuidad del Negocio ser un
camino mucho ms sencillo de seguir.
Despus de la declaracin formal de su poltica de gestin orientada hacia la prevencin y la
continuidad del negocio, de manera general debe realizar lo siguiente:
Identificacin y priorizacin de procesos crticos del negocio.
Identificacin de amenazas a los procesos crticos del negocio y planes de mitigacin.
Anlisis de impacto al negocio21.
Procuracin de un Centro Alterno de Trabajo.
Implementacin de su Plan de Continuidad del Negocio.
Realizacin de simulacros que detonen el Plan de Continuidad del Negocio.
Actualizacin del Plan de Continuidad del Negocio.
Como punto adicional, cabe destacar el hecho de que aunque la continuidad del negocio aplicada a la
tecnologa de la informacin es una disciplina en s misma, que busca proteger los sistemas y
aplicaciones contra desastres (incluida la informacin contenida en estos). Este Manual presenta una
gua para la creacin de un Plan de Continuidad del Negocio que no hace nfasis especfico en la
seguridad de la informacin, ni en la continuidad de la tecnologa de la informacin, ya que parte de la
premisa de que el empresario llevar a cabo un anlisis de los elementos crticos que su negocio
requiere para seguir funcionando. Es ah donde su criterio y experiencia en su negocio podrn
contribuir a la identificacin de los procesos, sistemas o informacin que requieran ser protegidos o
incluso respaldados.
21

Business Impact Analysis BIA- por sus siglas en ingls.

Manual de Mejores Prcticas en Prevencin de Desastres y Continuidad de Negocios para Mipymes

32

DESARROLLANDO LA CONTINUIDAD DEL NEGOCIO

Si acaso su negocio estuviera sustentado por procesos informticos, entonces el proceso de creacin
del plan lo llevar a disear acciones que los protejan.

Administracin de la Emergencia
La respuesta a una situacin crtica, independientemente de su fuente se administra bajo un sistema
de organizacin denominado: Sistema de Mando para Incidentes.
La administracin de las empresas est tambin basada en un sistema de mando y toma de decisiones.
ste integra tpicamente a un director que coordina a un grupo de gerentes con diferentes tareas:
operaciones, finanzas, compras, logstica, ventas, etc. Un sistema de mando para incidentes asigna
tambin roles especficos a diferentes especialistas, pero estos enfocados a la gestin de la situacin
crtica, como se muestra a continuacin:
Rol
Coordinador Central
Coordinador de
Operaciones
Coordinador de Planeacin
Coordinador de Logstica

Coordinador de
Administracin
Coordinador de
Informacin

Funcin
Toma las decisiones con base en la informacin y anlisis provistos en
conjunto con los dems coordinadores.
Responde a la emergencia, cuida el bienestar del personal y los activos
afectados por el siniestro, controla la situacin y restablece las
operaciones normales de la empresa.
Recolecta, evala y disemina informacin sobre la situacin del
incidente, prepara reportes, controla los recursos asignados.
Procura los recursos de apoyo para un manejo efectivo y eficiente de la
situacin: provee instalaciones, transporte, suministros, mantenimiento
a los equipos, combustible, recursos tecnolgicos, insumos mdicos,
etc.
Analiza y controla costos, realiza compras, genera pagos, etc.
Recopila, analiza y provee la informacin a quien corresponde.

Estos roles no necesariamente deben ser ejecutados de manera anloga por los gerentes de las
actividades cotidianas de la empresa, ya que es posible que estos ltimos tengan que desempear su
funcin cotidiana an ante la situacin crtica.
Adems de los roles, el sistema de mando incorpora otros elementos que contribuyen a la toma
adecuada de decisiones ante una situacin crtica:
Un Centro de Mando o "cuarto de guerra", que es una sala de juntas con elementos que
permiten obtener informacin de la emergencia y de su evolucin.
Un sistema de priorizacin, que determina prioridades a partir de criterios preestablecidos para
el aprovechamiento al mximo de los recursos disponibles.
Un sistema de registro de decisiones, que asegura que las decisiones tomadas con base en
informacin incierta y escasa queden documentadas para futuro escrutinio y liberacin de
responsabilidades.
Un proceso de anlisis y toma de decisiones, que permite la revaloracin de la situacin y la
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33

DESARROLLANDO LA CONTINUIDAD DEL NEGOCIO

identificacin de recursos disponibles para la designacin de acciones que conduzcan al


resultado ah definido, como se muestra a continuacin en el grfico.

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34

DESARROLLANDO LA CONTINUIDAD DEL NEGOCIO

CMO UTILIZAR ESTA GUA


Al final de esta seccin encontrar una gua para la creacin del Plan de Continuidad de su Negocio.
Es recomendable que integre la documentacin en una carpeta de aros con separadores, ya que el
proceso le llevar a recopilar informacin, generar listados y planear actividades que tal vez querr
compartir con sus empleados.
La gua est compuesta por 45 actividades que, en conjunto, no slo le ayudarn a generar un plan de
continuidad para su negocio, sino que le servirn de estmulo para formalizar los componentes que a
su negocio pudieran hacerle falta. Es una gua para el robustecimiento de su negocio, que parte de la
premisa que en algn momento previo su empresa ha realizado el ejercicio de planeacin del negocio.
La gua se ha generado considerando todos los elementos que se reportan en las diferentes secciones
de este Manual, incluyendo mejores prcticas de prevencin de desastres y recuperacin econmica
de Mipymes.
Se trata de actividades separadas individuales y de aplicacin inmediata. Lo anterior considerando que
sus actividades diarias probablemente le dejen pocos minutos para dedicarle a la creacin de su plan
de continuidad.
Los beneficios de aplicar cada una de las actividades se hace evidente al capturar el inters de sus
empleados e involucrarlos en el proceso y con ello acelerar la creacin de su plan en preparacin para
el prximo desastre.
Las 45 actividades estn agrupadas en tres etapas: anlisis, preparacin y aplicacin. Ello no implica
que deba usted ejecutar todas inmediatamente. Cada actividad est diseada para ser un nivel de
preparacin contra desastres adicional en s misma. El proceso completo incorpora el concepto de
mejora continua, al completar los 45 puntos, el proceso reinicia inmediatamente, permitindole validar
sus supuestos previos de planeacin.
No recomendamos que descarte actividades, ya que algunas predecesoras generan informacin que le
ser til posteriormente. Tambin es posible que diferentes personas realicen distintas actividades,
siempre que stas tengan acceso a la consulta de informacin generada previamente.
No obstante lo anterior, es posible omitir conscientemente la realizacin de cualquiera de las
actividades. Cada hoja de actividad reporta las posibles consecuencias de dicha omisin y destaca los
beneficios que puede esperar de llevarla a cabo. Slo usted y sus empleados conocen su negocio y
podrn decidir ejecutar la actividad de manera diferente buscando sacar mayor provecho de cada una.
La gua viene acompaada de formatos que se incluyen slo como una sugerencia, probablemente
tomndolos como base encuentre una mejor manera de realizar cada tarea, de enriquecer los formatos
y como consecuencia inevitable, de apreciar su negocio.

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35

DESARROLLANDO LA CONTINUIDAD DEL NEGOCIO

GUA PARA PREPARAR EL PLAN DE CONTINUIDAD DEL NEGOCIO


ndice de la Gua
Esta gua se divide en los siguientes 4 componentes:
1. Anlisis
2. Preparacin
3. Aplicacin
4. Actualizacin del plan de continuidad
En cada una de las actividades de la gua encontrar un
recuadro con un esquema que le indicar de forma
grfica el instante en el que se encuentra cada actividad
en relacin con el total de actividades. A continuacin se
presenta el grfico:
La fase de anlisis est compuesta de 6 actividades y est representada en la parte superior del
esquema. El siguiente bloque, situado en la parte media, representa la fase de preparacin. Usted
podr observar que es el recuadro de mayor tamao de los tres. Esto indica que sta es la que contiene
el mayor tamao y por lo tanto el mayor nmero de actividades. El planteamiento del esquema es
consistente con la teora de continuidad del negocio al reforzar que la prevencin o preparacin ante
desastres es la base para la supervivencia del negocio ante un desastre.
La tercera fase es la denominada Aplicacin. sta cuenta con 12 actividades y se relaciona con los
momentos durante y despus del evento catastrfico.
Por ltimo, usted encontrar una flecha que pertenece a la ltima actividad: actualizacin del plan de
continuidad. Ya sea que haya usted terminado de crear su plan de continuidad y haya realizado un
simulacro, o que haya enfrentado un evento catastrfico, es indispensable regresar al paso 1 para
comenzar a actualizar el manual, las decisiones y actividades propuestas. Al volver al paso 1 del
manual, usted comenzar con el proceso de mejora continua del manual y sobre todo de su propio
programa de gestin de la continuidad del negocio.

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36

DESARROLLANDO LA CONTINUIDAD DEL NEGOCIO

ndice de la gua para prepara el Plan de Continuidad del Negocio:


Fase
Anlisis

Preparacin

Aplicacin

Paso
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
16.
17.
18.
19.
20.
21.
22.
23.
24.
25.
26.
27.
28.
29.
30.
31.
32.
33.
34.
35.
36.
37.
38.
39.
40.
41.
42.
43.
44.
45.

Ejercicio de consideracin de la continuidad del negocio en las polticas de la empresa.


Definicin de la respuesta estratgica contra incidentes.
Identificacin de procesos del negocio.
Identificacin y priorizacin de procesos crticos del negocio.
Identificacin de amenazas a los procesos crticos del negocio.
Anlisis de impacto al negocio.
Planeacin para contingencias en los procesos crticos de negocio.
Desarrollo de proveedores.
Procuracin de un centro alterno de trabajo.
Vinculacin con clientes.
Mapeo de dependencias de la cadena productiva.
Garantizar niveles mnimos de servicio.
Mantenimiento de la reputacin.
Contratacin de un seguro.
Creacin de una reserva financiera para contingencias.
Obtencin de medios alternos de financiamiento por contingencias.
Planes de capacitacin.
Identificacin de lderes.
Promocin de redes sociales entre empleados de la empresa.
Generacin de planes de sucesin.
Entrenamiento del personal en distintas funciones.
Implementacin del sistema de mando para incidentes.
Consideracin del impacto psicolgico de los desastres en el personal.
Cumplimiento normativo.
Trmite de constitucin del negocio y de permisos de operacin.
Implantacin de un sistema interno de proteccin civil.
Gestin de riesgos.
Mejora de la infraestructura contra amenazas especficas.
Promover actividades para el desarrollo y retencin del personal.
Vinculacin con vecinos.
Difusin de plan de continuidad.
Cumplimiento con normas ambientales.
Ejercicio de indemnizacin por seguros.
Identificacin de la situacin.
Activacin del plan de comunicacin interna.
Activacin del sistema de mando en incidentes.
Evaluacin y documentacin de daos para aseguradora.
Registro de decisiones y acciones.
Operaciones en modo de contingencia.
Verificacin del estado de la situacin y redefinicin de acciones.
Operaciones de reconstruccin o recuperacin de instalaciones.
Actividades de regreso a las operaciones normales.
Anlisis y digestin de la experiencia.
Realizacin de simulacros que detonen el plan de continuidad del negocio.
Actualizacin del plan de continuidad del negocio.

Las actividades se describen a detalle en formatos independientes y, al calce de cada formato se


mencionan fuentes de ayuda para el cumplimiento de la actividad.

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37

DESARROLLANDO LA CONTINUIDAD DEL NEGOCIO

Ejercicio de consideracin de la
continuidad del negocio en las polticas de
la empresa
1

Roles
Para
cumplir
con esta
actividad
usted
deber
considerar
lo
siguiente:

Ejercicio de consideracin de la continuidad del negocio en las polticas de la


empresa.
Una poltica de continuidad de negocio manifiesta la intencin de la empresa de
organizarse y asignar recursos para enfrentar con xito las condiciones y situaciones que
pongan en riesgo su operatividad y sujeta al personal a su cumplimiento.
Oficializar una poltica en la operacin de cualquier empresa precisa las reglas bajo las
cuales se debe planear. Al hacerlo en el tema de Continuidad del Negocio la empresa
manifiesta formalmente el compromiso, que puede ser de operacin o suministro de
productos, o ambas, de manera consistente con los clientes.
Posibles consecuencias de no realizar la actividad: Sin una manifestacin formal de
inters por parte de la direccin general de la empresa, la iniciativa de continuidad del
negocio queda sujeta a la agenda secundaria de los empleados, condenndola al fracaso.
Empresario: Responsable y principal interesado.
Coordinador de Continuidad: Supervisar el cumplimiento de la poltica.
Emitir una poltica general que garantice que todas las actividades relacionadas al
programa interno de continuidad del negocio sern diseadas e implementadas bajo
los criterios ah descritos.
El Coordinador de Continuidad debe emitir recomendaciones para el
robustecimiento permanente del programa, y los empleados debern actuar en
consecuencia involucrndose en el proceso de administracin de la continuidad.
La poltica debe definir el alcance, los principios y los recursos dedicados a la gestin de
la continuidad.

Fuentes de Consulta:
Formatos: A1
Entidades: La misma empresa, se recomienda incluir al dueo o director y empleados clave.

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38

DESARROLLANDO LA CONTINUIDAD DEL NEGOCIO

Definicin de la respuesta estratgica


contra incidentes
2

Roles

Para
cumplir
con esta
actividad
usted
deber
considerar
lo
siguiente:

Definicin de la respuesta estratgica contra incidentes


Anlogamente a la estrategia del negocio que determina lo que el negocio quiere
lograr, la estrategia de continuidad del negocio debe definir lo que la empresa quiere
poder cumplir cuando enfrente una adversidad mayor.
Al prever un desastre y estar consciente de lo que implica para el negocio prepara la
nueva visin y metas que se debern seguir en todo momento ante cualquier amenaza
de interrupcin.
Posibles consecuencias de no realizar la actividad: Omitir este primer paso de la
preparacin contra desastres resultar en incertidumbre sobre la capacidad de la
empresa de mantener funcionando su operacin cuando se presente una contingencia
mayor.
Empresario: Responsable de la creacin de la estrategia.
Coordinador de continuidad: Contemplar e incluir la estrategia contra incidentes en la
documentacin y aplicacin de los planes.
1. La empresa debe definir su estrategia contra incidentes en conjunto con sus clientes
ms importantes.
2. Manifestar en un documento la respuesta estratgica contra incidentes entre las
siguientes dos opciones:
a) Resistencia total a desastres. Esta estrategia implica un robustecimiento
extremo y alcanzable solamente de manera terica de la empresa, pero
provee los mximos beneficios: nuestros clientes recibirn siempre, de
manera continua, nuestros productos y servicios.
Lograr esto sujetara a la compaa a tomar control total de todas las
variables involucradas en la creacin de sus productos o servicios, adems de
una gran inversin en infraestructura que contribuya al logro de ese objetivo
de 'continuidad total'.
b) Flexibilidad y una respuesta coordinada ante desastres. Esta estrategia
implica esfuerzos de comunicacin y coordinacin tanto dentro de la
empresa como con sus clientes y sus proveedores. Esta oferta de 'rpido
restablecimiento' dejar a algunos de sus clientes sin productos o servicios
durante un tiempo conocido. Esta es la estrategia ms recurrida en la
industria, ya que en un contexto real existen muchas variables fuera del
control del empresario y el costo de robustecerse no se justifica con el nivel
de prdidas moderado que resulta de dejar de atender temporalmente a
algunos clientes.
El documento de 'poltica de continuidad' es un buen lugar para manifestar qu nivel de
interrupcin o prdida resulta aceptable para la empresa; y las acciones de planeacin
debern organizarse para lograrlo.

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39

DESARROLLANDO LA CONTINUIDAD DEL NEGOCIO

Se recomienda:
1. Considerar la revisin de la poltica de continuidad para que contenga la estrategia
validada con los clientes.
2. Emitir y, preferentemente, firmar entre las partes el compromiso de la estrategia de
continuidad.
Fuentes de Consulta:
Formatos: No se considera necesario contar con un formato pre-establecido.
Entidades: La misma empresa, ste es un ejercicio que deber llevar a cabo el dueo o el comit
directivo de la empresa.
Bibliografa:
9 IBM, Business Continuity Planning Checklist: Top 10 Best Practices, CMP Media LLC., 2007.
9 Good Practice Guideline, Business Continuity Institute, 2008.
9 Generally Accepted Practices for Business Continuity Practitioners, Disaster Recovery Journal
and DRI International, Aug 20, 2007.
9 Lucien G. Canton, Emergency Management, Concepts and Strategies for Effective Programs,
John Wiley and Sons Inc., USA, 2007.
9 Andrew Hiles, Business Continuity: Best Practices, World-Class Business Continuity
Management, Rothstein Associates Inc., USA, 2004.

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40

DESARROLLANDO LA CONTINUIDAD DEL NEGOCIO

Identificacin de procesos del negocio

Identificacin de procesos del negocio

Detallar cada proceso realizado en la empresa.


Permite conocer cada proceso para poder entender su contribucin en la generacin de
valor en el producto o servicio final.
Posibles consecuencias de no realizar la actividad: Omitir pasos o procesos significa que
no existe un entendimiento cabal de las operaciones de la empresa.
Roles
Empresario: Responsable de analizar y mapear los procesos de la empresa para entender
la manera en que se interrelacionan.
Para
El ejercicio de mapear cada proceso realizado en la empresa le dar al empresario la
cumplir
informacin necesaria para comprender la serie de actividades y operaciones que se
con esta
realizan en la empresa. El empresario debe comprender cuales son los insumos
actividad
requeridos as como el producto o servicio que entrega en cada proceso as como el
usted
producto o servicio que entrega cada uno al siguiente proceso.
deber
El empresario puede llevar a cabo el anlisis o delegarlo a los responsables de cada
considerar
proceso para entonces poder entender las funciones y objetivos de cada proceso.
lo
Este entendimiento de generacin de valor de cada proceso es indispensable para
siguiente:
poder llevar a cabo un anlisis profundo de los procesos crticos del negocio.
Esta informacin le dar al empresario la capacidad de comprender el costo real de
cada actividad realizada en la empresa y servir de base para la toma de decisiones en
torno al restablecimiento de la operacin despus de un desastre, as como poder
decidir si la operacin debera tercerizarse.
Fuentes de Consulta:
Formatos: No necesario.
Entidades: La misma empresa, se recomienda incluir al dueo o director y empleados clave.

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41

DESARROLLANDO LA CONTINUIDAD DEL NEGOCIO

Identificacin y priorizacin de procesos


crticos del negocio
4

Identificacin y priorizacin de procesos crticos del negocio

Sentar bases slidas para garantizar una estrategia de continuidad de negocios que
contemple los elementos mnimos indispensables para operar en caso de contingencia.
Permite conocer la esencia de los procesos de la empresa al comprender la velocidad de
servicio entregado y esperado por los distintos pasos de los procesos y sistemas.
Posibles consecuencias de no realizar la actividad: Integrar en la estrategia de
continuidad de la empresa procesos que por su importancia no demandan ser
recuperados en un escenario de contingencia o en su caso omitir la inclusin de procesos
vitales para la supervivencia del negocio.
Roles
Empresario: Responsable de la validacin del anlisis.
Coordinador de Continuidad: Responsable de analizar los procesos de la empresa,
entender su interrelacin, e identificar la velocidad de recuperacin de cada uno, con
respecto a todos aquellos con los que interacta, para determinar la prioridad de
restablecimiento en caso de desastre.
Para
El Coordinador de Continuidad es el responsable de recabar la informacin en la
cumplir
empresa, para identificar aquellos procesos que por su importancia no pueden ser
con esta
interrumpidos, dicha identificacin debe hacerse del conocimiento del Director o
actividad
Empresario para su validacin y Vo.Bo.
usted
El Empresario debe validar o complementar la definicin de procesos crticos del
deber
negocio, as como dar su Vo.Bo. a los mismos, considerando que dicha identificacin
considerar
sienta las bases para la delimitacin del alcance de su estrategia de continuidad, la cual
lo
debe partir de la premisa de recuperar la operacin crtica con el mnimo de recursos
siguiente:
posibles.
Con base en el conocimiento de las actividades y responsabilidades de sus funciones, los
empleados de la empresa deben reportar al Coordinador de Continuidad aquellos
procesos considerados de gran importancia en la operacin de sus respectivas reas.
Fuentes de Consulta:
Formatos: A3-1, A3-2.
Entidades: La misma empresa, se recomienda incluir al dueo o director y empleados clave.
Bibliografa:
9 IBM, Business Continuity Planning Checklist: Top 10 Best Practices, CMP Media LLC., 2007.
9 Robert G. Lee CPP, Emergency Planning Handbook, ASIS International 2nd Edition, 2003.
9 NFPA 1600 Standard on Disaster/Emergency Management & Business Continuity Programs,
NFPA, 2007.
9 Good Practice Guideline, Business Continuity Institute, 2008.
9 Generally Accepted Practices for Business Continuity Practitioners, Disaster Recovery Journal
and DRI International, Aug 20, 2007.

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42

DESARROLLANDO LA CONTINUIDAD DEL NEGOCIO

Identificacin de amenazas a los procesos


crticos del negocio
5

Roles

Identificacin de amenazas a los procesos crticos del negocio.


Delimitar el alcance de la estrategia de continuidad de negocios garantizando que el
enfoque de la misma est definido con base en las amenazas latentes para la empresa.
Al comprender todo aquello que amenaza a la operacin de la empresa y una vez
habiendo identificado y priorizado los procesos crticos, se podr comenzar a actuar de
forma proactiva para reaccionar rpidamente y procurar prevenir cualquier incidente que
pudiera afectar de manera inesperada.
Posibles consecuencias de no realizar la actividad: Fundamentar errneamente la
estrategia de continuidad de la empresa considerando amenazas con poca probabilidad
de ocurrencia, o en su defecto, cubrir escenarios que pueden omitirse mitigando una
amenaza de raz, previo a la implementacin del Plan de Continuidad del Negocio.
Empresario: Validar o complementar la identificacin de amenazas a los procesos crticos
del negocio, as como dar su Vo.Bo. a la misma, determinando formalmente los criterios
de aceptacin de los riesgos identificados por considerar que son niveles aceptables o en
su caso aprobando las acciones de mitigacin que correspondan.
Coordinador de Continuidad: Responsable de realizar un levantamiento de informacin
para identificar las amenazas y riesgos ms importantes a los que la empresa est
expuesta, los cuales puedan derivar en una interrupcin de las actividades crticas.
1. La identificacin de amenazas y su enfoque es discrecional, por lo que debe basarse
en el entorno de la empresa, tales como: ubicacin geogrfica, estado de las
instalaciones, ausencia o prdida de personal clave, fallas en sistemas, falta de
suministros, etc.

Para
cumplir
con esta
actividad
usted
deber
2. El Coordinador de Continuidad debe proponer acciones de mitigacin para las
considerar
amenazas con mayor probabilidad de materializarse, haciendo del conocimiento del
lo
Director o Empresario el resultado de la identificacin para su validacin y Vo.Bo.
siguiente:
Fuentes de Consulta:
Formatos: A4.
Entidades:
9 Cmaras o Asociaciones
9 STPS
9 Proteccin Civil
9 CENAPRED
9 CONAGUA
9 Secretara de Salud

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43

DESARROLLANDO LA CONTINUIDAD DEL NEGOCIO

Anlisis de Impacto al Negocio

Roles
Para
cumplir
con esta
actividad
usted
deber
considerar
lo
siguiente:

Anlisis de Impacto al Negocio


Contar con la evaluacin de impactos cuantitativos y cualitativos, as como de los efectos
de posibles interrupciones relacionadas con los procesos crticos.
Se entender la afectacin econmica por una interrupcin al negocio, ya sea parcial o
total.
Posibles consecuencias de no realizar la actividad: Tener un Plan de Continuidad del
Negocio incompleto o con omisiones graves, que impidan la recuperacin de los
procesos crticos de la empresa en caso de contingencia o desastre, adems de carecer
de fundamentos slidos que soporten la inversin en la estrategia de continuidad, en
cuanto al costo - beneficio que la misma otorga a la empresa.
Empresario: Responsable de la validacin del anlisis.
Coordinador de Continuidad: Responsable de realizar y presentar el anlisis.
El Coordinador de Continuidad es el responsable de gestionar y documentar
conjuntamente con los responsables de la operacin, una evaluacin de los impactos
que ocurriran si se presenta una interrupcin de los procesos definidos como crticos.
Con base en el conocimiento de las actividades y responsabilidades de sus funciones,
los empleados de la empresa deben participar activamente en el desarrollo y
documentacin del Anlisis de Impacto al Negocio.
En el Anlisis de Impacto al Negocio es necesario realizar una identificacin de:
1. Los plazos mximos tolerables de interrupcin.
2. Los niveles mnimos de operacin aceptables a la reanudacin, as como
el plazo para la reanudacin de la operacin a un nivel normal.
3. Los recursos e infraestructura de apoyo.
4. Las relaciones y dependencias asociadas a los procesos crticos.
5. Los impactos financieros y operacionales que pueden resultar de la no
recuperacin de los procesos crticos.
Los impactos considerados en el Anlisis de Impacto al Negocio se deben adecuar a los
objetivos y metas de la empresa, por ejemplo:
1. Dao a instalaciones de trabajo.
2. Tecnologa o comunicaciones.
3. Bienestar de los empleados.
4. Incumplimientos legales o normativos segn aplique.
5. Detrimento de la calidad de los productos o servicios de la empresa.
6. Prdida en ventas.
7. Prdida de clientes.
8. Posibles demandas o reclamo de indemnizaciones.
9. Pago de multas.

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44

DESARROLLANDO LA CONTINUIDAD DEL NEGOCIO

La validacin de las entradas y salidas de los procesos crticos de la empresa con


proveedores es importante, con el fin de garantizar los suministros en caso de
contingencia y de ser as, solicitar o negociar con alternativas o acuerdos de niveles de
servicio en caso de contingencia.
En cuanto a la estimacin del impacto financiero derivado de interrupciones en la
operacin, se puede recurrir a varias fuentes para obtener datos histricos
relacionados con los resultados de empresas del mismo ramo o sector, los cuales
pueden servir de apoyo. En este rubro tambin los resultados de la empresa o incluso
las metas y objetivos correspondientes a un ejercicio, pueden servir como base en la
determinacin del impacto. Por otra parte, a travs de los contratos vigentes con
aseguradoras, puede obtenerse informacin para la estimacin de impactos por
prdidas de bienes muebles o inmuebles.
El resultado del Anlisis de Impacto al Negocio, debe hacerse del conocimiento del
Director o Empresario para su validacin y Vo.Bo.
El Empresario debe validar o complementar Anlisis de Impacto al Negocio, as como
dar su Vo.Bo. del mismo.
Fuentes de Consulta:
Formatos: A-6.
Entidades: La misma empresa, se recomienda incluir al dueo o director y empleados clave.
Bibliografa:
9 Good Practice Guideline, Business Continuity Institute, 2008.
9 Generally Accepted Practices for Business Continuity Practitioners, Disaster Recovery Journal and DRI
International, Aug 20, 2007.
9 BS25999-2:2007, Business Continuity Management Standard, British Standard Institution, 2008
9 Lucien G. Canton, Emergency Management, Concepts and Strategies for Effective Programs, John Wiley
and Sons Inc., USA, 2007.
9 Andrew Hiles, Business Continuity: Best Practices, World-Class Business Continuity Management,
Rothstein Associates Inc., USA, 2004.

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45

DESARROLLANDO LA CONTINUIDAD DEL NEGOCIO

Planeacin para contingencias en los


procesos crticos de negocio
7

Roles
Para
cumplir
con esta
actividad
usted
deber
considerar
lo
siguiente:

Planeacin para contingencias en los procesos crticos de negocio


Contar con acciones especficas de mitigacin de riesgos para cada uno de los procesos
crticos del negocio.
Prepara a los responsables de los procesos crticos de la empresa a evitar interrupciones
de negocio por riesgos que pueden suceder en la operacin diaria del negocio.
Posibles consecuencias de no realizar la actividad: Las interrupciones menores en los
procesos del negocio incrementan el nivel de vulnerabilidad de la empresa. En caso de
que se presente una interrupcin mayor la continuidad del negocio se ver amenazada al
no saber cmo proceder en la reactivacin de los procesos crticos.
Empresario: Responsable de la validacin de la documentacin.
Coordinador de Continuidad: Responsable de realizar y presentar el plan.
El Coordinador de Continuidad debe documentar el modo de restablecimiento de
cada proceso crtico as como todos aquellos problemas a los que se enfrenta cada uno
en modo de operacin normal.
Con base en los resultados del Anlisis de Impacto al Negocio se deben tomar medidas
de restablecimiento, as como asignar presupuesto para el restablecimiento oportuno
de los procesos crticos del negocio.
El cabal entendimiento de los modos de restablecimiento especficos dar solidez al
plan de continuidad del negocio y ser de suma importancia para mantener la
continuidad de las operaciones en caso de presentarse un desastre mayor.
El plan para contingencias en los procesos crticos del negocio, debe hacerse del
conocimiento del Director o Empresario para su validacin y Vo.Bo.
El Empresario debe validar o complementar los planes para contingencias en los
procesos crticos del negocio, as como dar su Vo.Bo. del mismo.

Fuentes de Consulta:
Formatos: No necesario.
Entidades: La misma empresa, se recomienda incluir al dueo o director y empleados clave.

Manual de Mejores Prcticas en Prevencin de Desastres y Continuidad de Negocios para Mipymes

46

DESARROLLANDO LA CONTINUIDAD DEL NEGOCIO

Desarrollo de Proveedores

Desarrollo de Proveedores

Roles

Poder contar con suministros que le ayuden a cumplir con sus compromisos
comerciales con sus clientes.
Entender y comprender la dependencia hacia proveedores crticos y la necesidad de
contar con proveedores alternos y confiables para el ptimo desempeo de la
compaa en todo momento, incluyendo aquellos despus del desastre.
Posibles consecuencias de no realizar la actividad: Perder suministros importantes para
volver a operar despus de un evento catastrfico.
Empresario: Principal liga de contacto con proveedores.
Coordinador de Continuidad: Encargado de reportar las dependencias crticas y
reportarlas al empresario.
La integracin de los proveedores de una cadena productiva implica la alineacin de
objetivos comunes en la creacin del valor agregado que los vincula. Debe haber un
verdadero compromiso y responsabilidad de parte de los empresarios y de sus
empleados para trabajar hacia la meta de fortalecerse en conjunto para elevar la calidad
y certidumbre de entrega de sus productos y servicios.

Para
cumplir con
esta
actividad
usted
deber
considerar
lo siguiente:

El fortalecimiento de los enlaces que los vincula en sus operaciones del da a da,
disminuye la vulnerabilidad de la cadena ante situaciones de desastre. Los empresarios
deben alinear expectativas, niveles de servicio y de respuesta en comn para enfrentar
en conjunto adversidades con el objetivo de acelerar su recuperacin operativa y por
ende la recuperacin econmica.
Desarrollar a los proveedores es una labor constante, responsabilidad del empresario,
pero tambin la relacin diaria entre los empleados de las empresas influir para
fortalecer la relacin. Es importante que los empresarios aseguren que la comunicacin
entre cliente-proveedor sea siempre cordial para crear relaciones positivas que
robustezca la dependencia.
El empresario debe decretar una poltica de desarrollo de proveedores confiables y
alternos. Las cmaras y asociaciones son sitios clave donde el empresario podr recibir
informacin para la bsqueda de proveedores.
Es funcin del Coordinador de Continuidad priorizar los insumos crticos para asegurar
la recepcin confiable de productos y servicios en tiempo y forma.
El proveedor de la empresa debe cumplir con el perfil esperado por el cliente. En caso
de que no cumpla cabalmente con l, deber comenzar a desarrollar objetivos de
mejora para alinearse con las expectativas.
Secretara de Economa y Nacional Financiera cuentan con programas como el de
Cadenas Productivas, con el cual las Mipymes pueden aumentar su flujo de efectivo por

Manual de Mejores Prcticas en Prevencin de Desastres y Continuidad de Negocios para Mipymes

47

DESARROLLANDO LA CONTINUIDAD DEL NEGOCIO

medio de programas de factoraje. Asimismo estas instituciones ofrecen capacitacin


empresarial, la cual ser de gran ayuda en el robustecimiento y desarrollo de los
proveedores.
Recomendamos al empresario conocer la normatividad aplicable para contratistas o
proveedores de servicio obteniendo mayor informacin en la STPS, e investigar la
confiabilidad de aquellos nuevos proveedores por medio de la PROFECO. Es importante
que se asesore legalmente en convenios y contratos para evitar problemas que
pudieran entorpecer o causar daos en el desempeo de la empresa.
Por ltimo es importante mencionar que las universidades, instituciones educativas e
incubadoras de negocios pueden ser fuentes de informacin importantes para ayudar
en la mejora del desempeo de las operaciones de las Mipymes en su evolucin hacia el
robustecimiento operativo e incremento en su confiabilidad como proveedores en su
cadena productiva.
Fuentes de Consulta:
Formatos:
No necesario.
Entidades:
Cmaras y organismos empresariales.
SIEM.

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48

DESARROLLANDO LA CONTINUIDAD DEL NEGOCIO

Procuracin de un Centro Alterno de


Trabajo
9

Roles

Para
cumplir
con esta
actividad
usted
deber
considerar
lo
siguiente:

Procuracin de un Centro Alterno de Trabajo


Garantizar la recuperacin de los procesos crticos de la empresa en caso de contingencia o
desastre.
Estar prevenido para que en cualquier momento se puedan trasladar las operaciones bsicas del
negocio, de tal suerte que se garantice la operacin y el servicio a los clientes.
Posibles consecuencias de no realizar la actividad: Dificultar la respuesta o incluso no lograr la
recuperacin de los procesos crticos de la empresa durante un evento de contingencia o
desastre, lo que pondra en riesgo la supervivencia del negocio.
Empresario: Validar las propuestas para la ubicacin del Centro Alterno de Trabajo y autorizar su
formalizacin e implementacin con base en el costo beneficio determinado.
Coordinador de continuidad: Responsable de la identificacin de instalaciones con las
especificaciones requeridas para la operacin de la empresa en contingencia, las cuales se
adapten a las necesidades de la misma en cuanto a costo, ubicacin y caractersticas para
equipamiento.
Las alternativas para la ubicacin del Centro Alterno de Trabajo, pueden ser tantas como lo
requiera la empresa y depender en gran medida de la relacin costo - beneficio determinado.
Algunos ejemplos de opciones son:

El uso de instalaciones propias alejadas de las oficinas de trabajo.

La contratacin de servicios especializados en instalaciones alternas para continuidad del


negocio.

La renta de espacios fsicos con un proveedor en el que se implementen los


requerimientos mnimos.

Formalizar convenios para uso de instalaciones con empresas del mismo ramo en un
esquema de intercambio.

Uso de ubicaciones que en caso de de contingencia se habiliten como Centro Alterno de


Trabajo, proporcionadas por Cmaras o Asociaciones relacionadas con el ramo o giro de la
empresa.

En la seleccin del Centro Alterno de Trabajo, siempre ser conveniente verificar que
cuente con vas de acceso seguras y disponibles, para ello fuentes tiles de informacin
pueden ser la Secretara de Comunicaciones y Transportes (SCT), as como Caminos y
Puentes Federales (CAPUFE). Esta informacin es posible que la encuentre disponible a
travs de los Comits Estatal y Municipales de Proteccin Civil, como lo realizan en la Cd.
de Cancn, Quintana Roo, donde se renen todos los PAs en el comit de huracanes.

Es importante destacar que el Centro Alterno de Trabajo debe contar con las
comunicaciones necesarias para la operacin de la empresa en contingencia, por lo que
debe validarse y formalizarse la disponibilidad de los servicios de telecomunicaciones con
los proveedores que correspondan y en la medida de lo posible negociar acuerdos de
niveles de servicio.

Fuentes de Consulta:
No necesario.
Formatos:
Proveedores de la empresa.
Entidades:
Otras empresas.
Cmaras o Asociaciones.
Secretara de Comunicaciones y Transportes / Caminos y Puentes Federales.
Proveedores de Telecomunicaciones.

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49

DESARROLLANDO LA CONTINUIDAD DEL NEGOCIO

Vinculacin con clientes

10

Roles

Para
cumplir con
esta
actividad
usted
deber
considerar
lo
siguiente:

Vinculacin con clientes


Tener claridad sobre la forma en que la empresa lograr vender sus productos o servicios.
Fortalecer la relacin con el cliente, lo que posibilita llegar a acuerdos previos de
expectativas y niveles de servicio tras un desastre.
Posibles consecuencias de no realizar la actividad: Calificar a la vista de clientes como
proveedor no confiable.
Empresario: Crear una estrategia para que la empresa logre el nivel de ventas esperado.
Coordinador de continuidad: Determinar un pareto (80-20) para poder atender
prioridades mediante un listado de clientes y ventas histricas.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.

Mantener actualizado el directorio de clientes.


Clasificar a los clientes segn los criterios acordados con la direccin general y la
direccin de ventas.
Planear los objetivos especficos a desarrollar con cada cliente o tipo de cliente.
Contactar a los clientes en base a un nivel de prioridad asignado.
Generar un listado de prioridades de atencin a clientes que sea incorporado al Plan de
Continuidad del Negocio.
Actualizar peridicamente el listado.
Validar el listado ante una amenaza climatolgica o de cualquier otra fuente que anuncie
la posibilidad de activacin del Plan de Continuidad.

Como parte del fortalecimiento de la empresa y con el fin de garantizar que la imagen ante
nuestros clientes sea la de un proveedor confiable es necesario contar con:

MISIN

VISIN

Y para esta actividad alineado con la Misin y Visin de la empresa, una ESTRATEGIA DE
VENTAS para tener un rumbo claro a donde se quiere llegar.
Con esta estrategia, podremos apoyar al proyecto de continuidad y formalmente comunicar este
concepto al resto de la Empresa, tambin se dar un vnculo real del conocimiento profundo de
los procesos de los clientes y as formar parte real de su cadena.

Fuentes de Consulta:
Formatos:
A10-1, A10-2.
Entidades:
La misma empresa, se recomienda incluir al dueo o director y empleados clave.

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50

DESARROLLANDO LA CONTINUIDAD DEL NEGOCIO

Mapeo de dependencias de la cadena


productiva
11

Mapeo de dependencias de la cadena productiva

Roles

Conocimiento profundo del proceso con el fin de identificar posibles cuellos de botella y
as tomar acciones preventivas.
Es importante conocer qu tanto se depende de ciertos proveedores o clientes para
poder fortalecer los enlaces y disear medios y modos de procuracin del servicio o
producto al cliente final.
Posibles consecuencias de no realizar la actividad: Riesgo no identificado no es posible
solucionarlo.
Empresario: Definir mediante la documentacin de procesos y proveedores, cules de
estos son crticos al grado que puedan interrumpir la operacin total o parcialmente.
Coordinador de continuidad: Documentar procesos y proveedores y mantener directorio
actualizado.
Contar con directorio para facilitar su localizacin.
Empresas Pequeas:

Considerar la vulnerabilidad de las empresas de menor tamao.

Considerar tambin su flexibilidad.

Para
cumplir
con esta
actividad
usted
deber
considerar
lo
siguiente:

Empresas Grandes:

Considerar la solidez de las empresas de mayor tamao.

Considerar tambin que requieren de un mayor tiempo de respuesta.


Cmaras y Asociaciones:

Fuente de informacin para identificar a otros jugadores en la cadena.


Proteccin Civil:

Identificar cmo vincularse con Proteccin Civil para lograr mayor certidumbre en
el abasto de ciertos insumos crticos (vas de comunicacin, etc.). Esta informacin
es posible que la encuentre disponible a travs de los Comits Estatal y Municipal
de Proteccin Civil, tal como se realizan en la Cd. de Cancn, Quintana Roo, donde
se renen todos los Principales Actores que intervienen en caso de un desastre en
el Comit de huracanes.
Secretara de Economa:

Fuente de informacin para identificar a otros jugadores en la cadena.


CONAGUA:

Vincularse para identificar las vulnerabilidades del suministro.


Secretara de Comunicaciones y Transportes/Caminos y Puentes Federales:

Vincularse para identificar las vulnerabilidades de los accesos y conocer rutas


alternas.

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51

DESARROLLANDO LA CONTINUIDAD DEL NEGOCIO

Puertos Martimos:

Vincularse para identificar las vulnerabilidades del servicio y desarrollar


alternativas.
Aeropuertos y Servicios Auxiliares:

Vincularse para identificar las vulnerabilidades del servicio y conocer alternativas.


Apoyos en la implementacin de la actividad:
Es necesario tener una conciencia de posibles cuellos de botella, sobre todo en caso de
alguna contingencia, de aqu la importancia de tener un conocimiento profundo de
nuestro proceso y la cadena de valor que se tiene.
Una herramienta es diagramar o mapear tanto a los clientes como a los proveedores, con
esto podemos visualizar ms fcilmente algn posible problema.
Fuentes de Consulta:
Formatos:
A11-1, A11-2, A11-3.
Entidades:
La misma empresa, se recomienda incluir al dueo o director y empleados clave.

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52

DESARROLLANDO LA CONTINUIDAD DEL NEGOCIO

Garantizar niveles mnimos de servicio

12

Garantizar niveles mnimos de servicio

Asegura que sus clientes obtengan certidumbre en la provisin de bienes o servicios.


Convierte a la empresa en un proveedor confiable en todo momento, pues garantiza el
producto o servicio no importando que haya sido afectada por un incidente, evento
catastrfico o desastre natural.
Posibles consecuencias de no realizar la actividad: Perjudica la relacin entre el
proveedor y sus clientes.
Roles
Empresario: Deber dominar los procesos de los clientes donde intervienen sus
productos o servicios, es necesario que identifique los productos y servicios principales
de los clientes as como sus volmenes y si son crticos para los procesos de sus clientes.
Coordinador de continuidad: Coordinar la comunicacin entre el rea operativa de la
empresa con el rea de adquisiciones del cliente, con el fin de determinar niveles
mnimos de productos y servicios para garantizar continuidad de operaciones de los
clientes.
Para cumplir Los niveles mnimos de servicio debern ser acordados por el empresario en su cadena
con esta
productiva, con sus proveedores y con sus clientes.
actividad
usted
El empresario debe acordar con su proveedor la cantidad mnima de producto o
deber
servicio que debe ser entregado para que la empresa pueda mantener la continuidad
de sus operaciones.
considerar
lo siguiente:
Del mismo modo el empresario debe:
Acordar con sus clientes la cantidad mnima de producto que le sea demandada y de

acuerdo a sus posibilidades.


Desarrollar suficiente capacidad de abasto de los insumos que la empresa requiere para
proveer los niveles de servicio a sus clientes.
Hacer una programacin de produccin con base en sus capacidades. Esto repercutir en el
plan de continuidad y nivel de redundancia o nivel de robustecimiento necesario para
poder cumplir con el acuerdo realizado.

Estos acuerdos formalizan el enlace de la cadena productiva y son un buen medio para
solicitar apoyo previo a momentos de desastre en los cuales la ayuda mutua marcar la
diferencia en el pronto restablecimiento de la cadena que formen.
Se recomienda buscar asesora legal en caso tener obligaciones contractuales de
suministros mnimos (muchas veces no aplica la clusula de fuerza mayor).
Fuentes de Consulta:
Formatos:
A12.
Entidades:
La misma empresa, se recomienda incluir al dueo o director y empleados clave.

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53

DESARROLLANDO LA CONTINUIDAD DEL NEGOCIO

Mantenimiento de la Reputacin

13

Roles

Mantenimiento de la Reputacin
Minimizar impactos negativos al activo intangible de la empresa.
Preparar una manera de dar respuesta en el momento preciso ante la comunidad y los
medios de comunicacin para gestionar correctamente las consecuencias de un evento.
El mensaje a la sociedad es tan importante que an y cuando el evento se haya
gestionado de manera correcta, si el mensaje fue mal comunicado pone en riesgo el
futuro de la empresa.
Posibles consecuencias de no realizar la actividad: Impacto negativo en la credibilidad,
confianza y percepcin positiva hacia la empresa.
Empresario: Principal responsable y actor ante los medios de comunicacin.
Coordinador de Continuidad: Generar los documentos y lineamientos que se debern
seguir tras un evento catastrfico.
Cuidado de relaciones con los medios de comunicacin.

Para
cumplir
con esta
Durante el desastre natural, los medios de comunicacin son el enlace ms importante
actividad
para comunicar a las audiencias clave. Es importante tener un directorio de contactos
usted
de los medios ms importantes en la localidad y tratar de pensar cules seran aquellos
deber
mensajes que la empresa necesitara dar a conocer en esa situacin especfica.
considerar
lo
No todo el personal debe estar facultado para dar informacin de la empresa y menos
siguiente:
aquella relacionada con los efectos negativos del fenmeno natural. Ser importante
designar un vocero con quien canalizar cualquier solicitud de informacin por parte de
los medios de comunicacin. Puede ser alguien con facilidad de palabra o la mxima
autoridad de la empresa.
Durante el contacto con los medios de comunicacin es importante manifestar la
preocupacin de la empresa por la seguridad sus empleados y la comunidad en
general. Hay que considerar que los medios de comunicacin pueden apoyar a la
empresa para comunicar informacin relevante a las audiencias clave, especialmente
durante un proceso de reinicio de operaciones, por lo que es importante definir qu
mensaje se desea enviar antes de difundirlo.
Es conveniente verificar que la informacin que se proporcionar a los medios es
correcta y est actualizada.
Durante el contacto con los medios:

El vocero es la nica persona autorizada para proporcionar informacin a los


medios.

Proporcione antecedentes de la tienda o instalacin.

Debe dar a todos los medios el mismo acceso a la informacin.

Si es conveniente, organice conferencias de prensa o entrevistas.

Si organiza una visita a las instalaciones, garantice la seguridad de los periodistas.


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54

DESARROLLANDO LA CONTINUIDAD DEL NEGOCIO

Mantenga una bitcora de la informacin proporcionada a los medios.


Utilice carpetas de prensa con boletines y hoja de datos de la planta.
No especule sobre los efectos e impacto del desastre natural.
No responsabilice a nadie de los daos.

Emita un boletn de prensa donde se debe definir lo siguiente:

Qu pas?

Qu est haciendo la empresa para disminuir el impacto (cmo se prepar y


cundo podra regresar a operar normalmente)?
Algunos mensajes que pueden difundirse a travs de una posicin pblica son:

La capacidad con la que cuenta la empresa para mantener sus servicios en


operacin.

Disminuir en lo posible la percepcin de que el impacto del desastre natural


afectar a la empresa.

Destacar las labores realizadas por la empresa para la proteccin al personal y a la


comunidad.

Destacar la capacidad de contar con los sistemas alternos de produccin o


distribucin.

Desde una gran empresa hasta una Mipyme, todas tienen una reputacin que
cuidar desarrollada a lo largo del tiempo, fruto de la disciplina en sus procesos,
servicios y productos. Dicha reputacin no es otra cosa sino la percepcin, buena
o mala, que los clientes, autoridades, proveedores, consumidores, empleados o
medios de comunicacin tienen de la empresa.

No es necesario generar una campaa de publicidad para construir una


reputacin buena o mala. Si un hotel se ha esforzado por dar el mejor servicio a
sus clientes, sin duda contar con una buena reputacin entre los usuarios de su
servicio quienes muy probablemente regresarn y lo recomendarn. Por el
contrario si el mismo hotel se ha ganado la reputacin de ser un cliente muy difcil
con sus proveedores al momento de tramitar los pagos, muy probablemente su
reputacin con este grupo no sea muy buena y por lo mismo podra ser difcil
encontrar proveedores de calidad que quieran trabajar con una empresa con
dicha reputacin. Es decir, la reputacin se crea da a da.
Desde luego un desastre natural impactar en la reputacin de las empresas no
importando su tamao. Una empresa afectada, pero que sea capaz de regresar a sus
operaciones y hacerlo saber a sus clientes, estar cuidando su reputacin y su negocio. Es
decir, cualquier Plan de Continuidad de Negocio deber considerar tambin el cuidado
de la reputacin y reducir el impacto en la imagen de la empresa. Ese esfuerzo de
comunicacin le conoceremos como Comunicacin de Crisis.
Fuentes de Consulta:
Formatos:
A13.
Entidades:
La misma empresa, se recomienda incluir al dueo o director y empleados clave.

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55

DESARROLLANDO LA CONTINUIDAD DEL NEGOCIO

Contratacin de seguros

14

Roles

Para
cumplir
con esta
actividad
usted
deber
considerar
lo
siguiente:

Contratacin de seguros
Contar con una forma de financiamiento econmico, resarciendo parte de las prdidas
que se sufren por un siniestro.
Dar tranquilidad financiera a la empresa tras un evento catastrfico de dimensiones que
pongan en riesgo su permanencia en el mercado.
Posibles consecuencias de no realizar la actividad: Riesgo de quiebra en caso de siniestro
si no se cuenta con recursos econmicos u otra forma de financiamiento.
Empresario: Identificacin de riesgos a transferir va compaa de seguros, as como
sumas aseguradas y niveles de retencin por deducibles y coaseguros.
Coordinador de continuidad: Mantener actualizados de valores asegurables y listado de
bienes a la intemperie (si es necesario).
Proveedores de la empresa: En caso de contratistas presentar pliza de responsabilidad
civil contratistas.
Cmaras y asociaciones: En caso necesario solicitar informacin o asesora a AMIS
(Asociacin Mexicana de Instituciones de Seguros).
Aseguradoras: Solicitar informacin por medio del agente de seguros el procedimiento
en caso de siniestro.
Apoyos a la Implementacin de la Actividad:
Con referencia a la compaa de seguros y al agente. Como en otras actividades es la
cadena, la confianza pudiera ser la base del xito en este proceso, por lo que el escoger
ya sea la compaa de seguros o el agente, el primer elemento es la confianza que nos
pueden dar. Sin embargo esta confianza la podemos poner en trminos mas objetivos
como:

Estabilidad financiera (esta medida la puede proporcionar AMIS).

Tiempos de respuesta de pago en caso siniestro.

Presencia en la plaza.

Certificados tales como ISO.

Nivel dentro del mercado asegurador.

Si tienen algn producto o trato especial para Mipymes.

Cmo respondieron ante los huracanes Wilma y Emily.


Para la contratacin de un seguro, debemos de apoyarnos en la metodologa de la
Administracin o Gestin de riesgos, pero el apoyo y experiencia del agente de seguros
ser bsica para la contratacin de una buena cobertura, pero siempre nos ayudar
preguntar a nuestro asesor una pregunta clave que pasara si
Es importante mencionar que un seguro NUNCA te indemnizar la totalidad de la
prdida, por lo que la prevencin aunado a un seguro, ser la mejor herramienta para
salir lo mejor librado en caso de una eventualidad.
Entre los problemas mas frecuentes de una indemnizacin menor a la esperada es por

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56

DESARROLLANDO LA CONTINUIDAD DEL NEGOCIO

haber fijado de manera incorrecta la suma asegurada, en otras palabras pensar que
nuestros bienes valen menos de lo que realmente valen, por lo que es necesario tomar
referencias reales de estos valores apoyndose en expertos.
Es necesario, aunque difcil, leer con cuidado y entender el clausulado de la pliza,
apoyndose en caso de duda con nuestro agente, pero es una responsabilidad saber y
conocer qu estamos comprando para que en caso de siniestro sepamos de antemano la
cobertura de nuestra pliza y as tomar medidas para no tener sorpresas desagradables.
Fuentes de Consulta:
Formatos:
A14.
Entidades:
Compaas Aseguradoras.

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57

DESARROLLANDO LA CONTINUIDAD DEL NEGOCIO

Creacin de una reserva financiera para


contingencias
15

Roles

Creacin de una reserva financiera para contingencias.


Contribuye a la estabilidad financiera de la empresa y pone su disposicin recursos de
manera inmediata.
Contar con fondos suficientes para poder hacer uso de ellos en el momento de la
necesidad. Este fondo puede ser utilizado para pago de deducibles y compras
emergentes.
Posibles consecuencias de no realizar la actividad: Al no realizarla se alarga el tiempo de
puesta en marcha, en tanto paga el seguro, tomando en cuenta tambin la diferencia
entre la prdida y la indemnizacin.
Empresario: Fijar un monto como fondo para contingencias, con base en la informacin
obtenida en lo referente a la administracin de riesgos contratacin de seguros y al flujo
de efectivo segn presupuesto.
Coordinador de Continuidad: Mantener actualizado el presupuesto y flujo de efectivo y
realizar simulacros financieros en caso de una eventualidad y revisar la posicin financiera
de la empresa.
Revisar cual es la poltica de tiempo de pago de la aseguradora elegida junto con el
asesor de la compaa de seguros.

Para
cumplir
con esta
actividad
Bancos: Dependiendo del escenario de la contingencia, invertir este fondo en
usted
instrumentos partidos dependiendo de la disponibilidad que se necesite.
deber
considerar Asesora fiscal y contable: Estudiar de manera integral las implicaciones fiscales del fondo.
lo
siguiente: Ser importante tener detectados y previstos los requisitos para acceder a fondos de
ayuda en caso de contingencias: Conocer cules son, Qu instituciones los prestan, Qu
requisitos piden, Cmo acercarse previamente, etc. Para lograr esto, se recomienda
consultar las pginas de las entidades y organizaciones detectadas como Principales
Actores que intervienen en caso de un Desastre Natural.
Fuentes de Consulta:
Formatos:
A15.
Entidades:
Secretara de Economa
- Fondo PYME Afianzadoras
Microfinancieras
Bancos
Asociaciones gremiales
Cmaras

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58

DESARROLLANDO LA CONTINUIDAD DEL NEGOCIO

Obtencin de medios alternos


financiamiento por contingencias

de

16

Obtencin de medios alternos de financiamiento por contingencias.

Roles

Garantiza la estabilidad financiera de la empresa y puesta en marcha en tiempo


razonable.
Al enfrentar un desastre, el financiamiento alterno permitir la obtencin expedita de
flujo de efectivo necesario para reactivar el negocio en los plazos deseados.
Posibles consecuencias de no realizar la actividad: Pone en riesgo la capacidad de flujo de
efectivo de la empresa tras un desastre y podra retrasar su recuperacin y vuelta a la
normalidad.
Empresario: En base al monto fijado como fondo para contingencias, tramitar una lnea
de crdito para este fin. Otra alternativa es listar posibles socios para refinanciar a la
empresa.
Coordinador de Continuidad: Mantener actualizado el presupuesto y flujo de efectivo y
realizar simulacros financieros en caso de una eventualidad y revisar la posicin financiera
de la empresa.
Bancos: Identificar y tramitar en los bancos que puedan otorgar una lnea de crdito
disponible en el menor tiempo posible.

Para
cumplir
con esta
actividad
usted
deber
considerar
lo
siguiente:

Apoyos en la implementacin de la actividad:


Los documentos que a continuacin se describen son los documentos que generalmente
solicitan las instituciones bancarias a las Mipymes para otorgarles algn tipo de crdito.
Los documentos solicitados podrn variar dependiendo de la institucin bancaria y del
crdito solicitado.
Legales
Copia de la escritura constitutiva con datos de inscripcin al Registro Pblico de la
Propiedad y del Comercio (RPPC).
En caso de que existan reformas a la escritura constitutiva o estatutos sociales, copias
de la(s) escritura(s) pblica(s) en la que se haga constar dichas reformas, la(s) cual(es)
deber(n) tener datos de inscripcin en el RPPC.
Copia de la(s) escritura(s) pblica(s) por medio de la cual se haga constar el nombre del
representante legal o apoderados, as como el tipo de poderes y facultades que fueron
otorgados, la(s) cual(es) deber(n) tener datos de inscripcin en el RPPC.
Identificacin.
Copia de la cdula de identificacin en el Registro Federal de Contribuyentes.
Copia de identificacin oficial con fotografa vigente del representante legal y
apoderado(s).
Comprobante de domicilio actual de la sociedad con una antigedad no mayor a 3
meses.

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59

DESARROLLANDO LA CONTINUIDAD DEL NEGOCIO

Financieros
Estados de cuenta de cheques de los ltimos 2 meses.
Informacin financiera para empresas en operacin (los criterios respecto a la
antigedad en las operaciones dependen de cada banco):
Dos ltimos estados financieros anuales (incluir analticas) y un estado parcial con
antigedad no mayor a 90 das.
Declaracin anual de los dos ltimos ejercicios fiscales.
Informacin financiera para empresas nuevas:
Descripcin del proyecto a financiar (mercado, monto de inversin y premisas
econmicas), plan de negocios, estados financieros proyectados y en su caso, contratos
vigentes.
Al igual que el paso anterior, ser importante tener detectados y previstos los requisitos
para acceder a fondos de ayuda en caso de contingencias: Conocer cules son, Qu
instituciones los prestan, Qu requisitos piden, Cmo acercarse previamente, etc. Para
lograr esto, se recomienda consultar las pginas de las entidades y organizaciones
detectadas como Principales Actores que intervienen en caso de un Desastre Natural.
Fuentes de Consulta:
Formatos:
A16.
Entidades:
Secretara de Economa
- Fondo PYME Afianzadoras
Microfinancieras
Bancos
Asociaciones gremiales
Cmaras

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60

DESARROLLANDO LA CONTINUIDAD DEL NEGOCIO

Planes de Capacitacin

17

Roles

Para
cumplir
con
esta
actividad usted
deber
considerar
lo
siguiente:

Planes de capacitacin
Fortalece las capacidades tcnicas especficas de los empleados representando
ventajas competitivas, mejora en calidad y desarrollo de habilidades, las cuales
robustecern los procesos de la empresa y crearn mejor ambiente laboral.
Promueve el desarrollo del personal y de la empresa.
Fortalece el conocimiento tcnico necesario del empleado, aumentando su
productividad y minimizando los errores.
Permite una identificacin del personal con los objetivos de la empresa.
Mejora la relacin con los empleados.
Fomenta la formacin de lderes.
Permite mantener los costos bajos al disminuir la necesidad de contratar
asesores externos.
Aumenta la autoestima del trabajador y su nivel de satisfaccin y progreso.
Posibles consecuencias de no realizar la actividad:
Aumento en los costos inherentes a la falta de productividad y a la necesidad de
contratar asesores externos que realicen actividades especializadas.
Alta rotacin del personal, ya que los empleados buscan mejores condiciones
laborales.
Empresario: Decretar una poltica de capacitacin continua de los empleados.
Coordinador de Continuidad: Generar un plan de capacitacin en la continuidad del
negocio y promover que todos los empleados de la empresa sean parte del mismo.
Contemplar una constante capacitacin en diversas actividades o especialidades
para los empleados de la empresa reflejar el inters en el empresario de promover
el desarrollo personal en su planta laboral. Esto tendr efectos positivos en
situaciones de incertidumbre o desastre con empleados dispuestos a responder a
las atenciones del empresario.
Contar con personal capacitado mejorara el desempeo en sus actividades diarias
as como incrementar el nivel de calidad, reflejndose en beneficios para la
organizacin.
Los empleados debern de asistir a los cursos que estn disponibles y ser
proactivos en la propuesta de nuevos cursos y programas de capacitacin.
Buscar proveedores para capacitacin.
Fuentes de informacin sugeridas para el cumplimiento de la actividad:
o Investigar la existencia de programas de capacitacin en las cmaras o
asociaciones, la Secretara del Trabajo, la Secretara de Economa, la
Secretara de Desarrollo Econmico, instituciones educativas, Nacional
Financiera.
o Investigar la existencia de programas de capacitacin de prevencin de
riesgos en Proteccin Civil.
o Bsqueda en el SIEM de empresas enfocadas en la capacitacin.
o Investigar en la Profeco la confiabilidad de los proveedores de

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61

DESARROLLANDO LA CONTINUIDAD DEL NEGOCIO

capacitacin.
Investigacin con proveedores de telecomunicaciones las opciones
existentes para capacitacin electrnica.

Fuentes de Consulta:
Formatos:
A17-1, A17-2.
Entidades:
La misma empresa, se recomienda incluir al dueo o director y departamento de
Recursos Humanos.
Secretara del Trabajo y Previsin Social.
Bibliografa:
9 IBM, Business Continuity Planning Checklist: Top 10 Best Practices, CMP
Media LLC., 2007.
9 Good Practice Guideline, Business Continuity Institute, 2008.
9 Andrew Hiles, Business Continuity: Best Practices, World-Class Business
Continuity Management, Rothstein Associates Inc., USA, 2004.

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62

DESARROLLANDO LA CONTINUIDAD DEL NEGOCIO

Identificacin de Lderes

18

Roles

Para
cumplir
con esta
actividad
usted
deber
considerar
lo
siguiente:

Identificacin de Lderes
Detectar al personal con mejores atributos de liderazgo para incorporarlo a las
estrategias de toma de decisiones y de comunicacin entre el rea directiva de la
empresa con los dems empleados.
Su identificacin ayudar a encaminar de modo eficiente los esfuerzos de recuperacin
despus de un evento catastrfico.
Posibles consecuencias de no realizar la actividad: En un momento de crisis habr una
posible falta de control y organizacin, lo que retrasara lograr los objetivos de
recuperacin. Habr posibles problemas de integracin creando conflictos por el alto
nivel de tensin nerviosa acumulada por la situacin de crisis.
Empresario: Detectar al personal indicado con capacidades de liderazgo para
incorporarlo en la estrategia de la empresa y poder asignarle responsabilidades para
lograr que las instrucciones giradas por el empresario fluyan correctamente a lo largo de
la estructura de la empresa.
Promover actividades sociales para detectar y seleccionar aquellas personas con
liderazgo natural.
Coordinador de Continuidad: Asignar a los lderes destacados tareas y responsabilidades
especficas en torno al plan de la continuidad del negocio.
Para poder generar una mejor integracin del personal, las empresas se deben
estructurar de manera eficiente tomando en consideracin esta identificacin para lograr
mayor eficiencia para la recoleccin y el flujo correcto de informacin.
La seleccin debe ser objetivamente calificada entre el empresario y el coordinador de
continuidad, pues el otorgar responsabilidades a la persona no indicada representar un
riesgo ms en una situacin ya comprometedora.
Elaborar un formato con la plantilla del personal especificando el nivel de dominio de las
competencias de liderazgo e influencia.

Fuentes de Consulta:
Formatos:
A18.
Entidades:
La misma empresa, se recomienda incluir al dueo o director y al departamento de
Recursos Humanos.
Cmaras o asociaciones empresariales.

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63

DESARROLLANDO LA CONTINUIDAD DEL NEGOCIO

Promocin de redes sociales


empleados de la empresa
19

Roles

Para cumplir
con esta
actividad
usted deber
considerar lo
siguiente:

entre

Promocin de redes sociales entre empleados de la empresa


Promueve una buena relacin entre el personal, dndole una mejor calidad de
vida al empleado.
Permite un intercambio de ideas que benefician la obtencin de resultados.
Mejora el conocimiento de los empleados sobre la empresa.
Permiten la creacin de redes de confianza que contribuyan a la agilidad de los
procesos y a la buena comunicacin y respuesta a eventos catastrficos.
Ante un escenario de desastre, los empleados se enfrentarn al conflicto de proteger
a sus familias, antes de contribuir a proteger su fuente de empleo. Las redes sociales
son una herramienta que facilitar la toma de decisiones, fomentar las acciones de
ayuda mutua y dar certidumbre a los empleados y al empresario ante la
contingencia.
Posibles consecuencias de no realizar la actividad:
Posible aislamiento del empleado que le provoque una sensacin de soledad e
insatisfaccin.
Posible disminucin o prdida de una comunicacin eficiente entre los empleados.
El aislamiento entre los empleados podra fomentar un efecto desfavorable en la
comunicacin durante una situacin crtica, disminuyendo la rapidez de la
recuperacin.
Empresario: Decretar una poltica para la existencia de redes sociales y formar parte
de las mismas.
Coordinador de continuidad: Debe utilizar las redes sociales para la difusin del Plan
de Continuidad de la empresa y como herramienta de coordinacin en respuesta a
desastres.
Buscar proveedores para capacitacin.
Los empleados debern formar parte de las redes sociales y participar en las
actividades. Generar relaciones de confianza con otros empleados para que en
situaciones de crisis se puedan intercambiar labores dentro de la empresa para la
recuperacin de la misma y as mismo sus familias sean resguardadas.

Fuentes de Consulta:
Formatos:
A19.
Entidades:
La misma empresa, se recomienda incluir al dueo o director y al departamento de
Recursos Humanos.

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64

DESARROLLANDO LA CONTINUIDAD DEL NEGOCIO

Generacin de planes de sucesin

20

Roles

Para cumplir
con esta
actividad usted
deber
considerar lo
siguiente:

Generacin de planes de sucesin


Permite considerar la prdida (o ausencia) de personal clave durante cada una de las
fases del desastre (antes, durante y despus).
Asegurar que un respaldo confiable pueda desempear y asegurar la continuidad
de la operacin bsica, evitando as la suspensin de actividades crticas del
negocio.
Posibles consecuencias de no realizar la actividad: Posible suspensin de actividades
crticas o paro de labores por falta de personal que cubra las labores de un proceso
crtico.
Empresario: Decretar que los empleados tengan por lo menos una o dos personas
de la empresa que las puedan suplir en caso de ausencia y proveer los medios y la
capacitacin necesarios.
Coordinador de Continuidad: Documentar la informacin para su referencia en
momentos necesarios.
Los empleados deben describir la funcin bsica de su puesto de trabajo para
poderla compartir con sus colaboradores y detectar aquellas que tengan la
capacidad de desempear las principales actividades de su funcin.

Fuentes de Consulta:
Formatos:
A20.
Entidades:
La misma empresa, se recomienda incluir al dueo o director y al departamento de
Recursos Humanos.
Universidades.
Asesores en capacitacin de trabajo en equipo para Mipymes.
Capacitadores o asesores en recursos humanos, desarrollo de habilidades y evaluacin
de capacidades.
Bibliografa:
9 NFPA 1600 Standard on Disaster/Emergency Management & Business
Continuity Programs, NFPA, 2007.
9 Good Practice Guideline, Business Continuity Institute, 2008.
9 Generally Accepted Practices for Business Continuity Practitioners, Disaster
Recovery Journal and DRI International, Aug 20, 2007.
9 BS25999-2:2007, Business Continuity Management Standard, British Standard
Institution, 2008.
9 Andrew Hiles, Business Continuity: Best Practices, World-Class Business
Continuity Management, Rothstein Associates Inc., USA, 2004.

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65

DESARROLLANDO LA CONTINUIDAD DEL NEGOCIO

Entrenamiento del personal en distintas


funciones
21

Roles

Para cumplir
con esta
actividad
usted deber
considerar lo
siguiente:

Entrenamiento del personal en distintas funciones.


Representa una oportunidad de crecimiento para el empleado, as como retencin
del personal en momentos inesperados.
Permite al empleado desempear otras actividades o funciones. Por ejemplo los
meseros de un restaurante que estn capacitados en carpintera o plomera podrn
ser una ayuda valiosa en la recuperacin del negocio tras un desastre, asegurando su
fuente de trabajo y colaborando en la recuperacin del negocio.
Posibles consecuencias de no realizar la actividad: Interrupcin de funciones bsicas
que puede perjudicar la continuidad de las operaciones.
El empresario, junto con el coordinador de continuidad, debe generar un programa
de capacitacin, e investigar centros de capacitacin, donde se puedan enviar a los
empleados a prepararse en las funciones designadas para mantener a la empresa en
operacin.
Los empleados deben mostrar disponibilidad de desempear funciones alternas,
representando oportunidades de crecimiento, as como un involucramiento total en
la recuperacin del negocio despus de un evento catastrfico.

Fuentes de Consulta:
Formatos:
A21.
Entidades:
La misma empresa, se recomienda incluir al dueo o director y al departamento de
Recursos Humanos.
Compaas de asesora y capacitacin para Mipymes.
Universidades
Secretara del trabajo y Previsin Social.

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66

DESARROLLANDO LA CONTINUIDAD DEL NEGOCIO

Implementacin del sistema de mando


para incidentes
22

Implementacin del sistema de mando para incidentes.

Contar con la organizacin suficiente para identificar una situacin crtica y controlarla.
Organiza a un equipo de respuesta ante incidentes y los prepara para poder actuar de
manera ordenada para detectar, gestionar y sobrepasar el evento conforme a lo
planeado.
Posibles consecuencias de no realizar la actividad: La gestin inadecuada de una
situacin crtica, puede tener efectos adversos no solo en la empresa, sino en el
personal que toma las decisiones.
Roles
El empresario: Establecer una estructura de mando y control para la coordinacin y
repuesta a situaciones crticas o incidentes.
El Coordinador de continuidad: Es responsable de que cada receptor de los roles
relacionados al mando en incidentes conozca y practique su responsabilidad.
Para cumplir Empleados de la empresa: Desempean funciones especficas para contribuir al
con esta
control y la resolucin de la situacin.
actividad
usted
Es posible que el sistema de mando en incidentes de una empresa incluya la
deber
participacin de los clientes o proveedores ms importantes, as como de
considerar
autoridades o cualquier entidad externa que contribuya al anlisis de la situacin y
lo siguiente:
pueda aportar recursos para resolverla.
Consultora externa: Existen especialistas en el tema que pueden contribuir a la
deteccin de talentos, identificacin de debilidades y mejora de habilidades
especficas en el equipo de toma de decisiones.
Fuentes de Consulta:
Formatos:
No requerido.
Entidades:
Secretara del Trabajo y Previsin Social.
Proteccin Civil.
Cmaras.

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67

DESARROLLANDO LA CONTINUIDAD DEL NEGOCIO

Consideracin del impacto psicolgico de


los desastres en el personal
23

Roles

Para
cumplir con
esta
actividad
usted
deber
considerar
lo
siguiente:

Consideracin del impacto psicolgico de los desastres en el personal.


Los incidentes crticos o eventos traumticos, generalmente producen fuertes reacciones
emocionales, cognitivas, fsicas, conductuales y espirituales en quien los vive. Atender
oportunamente todas las reacciones adversas ante la crisis, favorecer que no se
produzca un ciclo de afliccin en el individuo que, entre otras cosas, le impida
reincorporarse a su cotidianidad y, por lo tanto, al mbito laboral, de una manera
eficiente.
Si se trata la crisis es posible evitar un deterioro funcional significativo en el individuo.
Toda crisis tiene impactos psicolgicos en las personas. La salud mental de los
empleados, tras un evento catastrfico, repercutir en el desempeo de sus actividades y
los objetivos de la empresa.
Posibles consecuencias de no realizar la actividad: Las consecuencias de no hacer una
intervencin oportuna en crisis, se vern traducidas en situaciones desfavorables tanto
para el individuo, como para la empresa, de la siguiente manera:
El equilibrio psicolgico se rompe.
Los mecanismos normales para hacer frente a las situaciones estresantes fallan.
Se presenta un deterioro funcional significativo.
Existe clara evidencia de sufrimiento, dolor y afliccin.
Se produce un estado de confusin y agitacin.
Se paralizan las funciones de adaptacin e independencia del individuo.
Todo lo anterior se ver reflejado en la posibilidad de enfrentar la crisis tambin como
empresa. Ya que no se contar con individuos capaces de abordar la crisis, ni interna, ni
externa, que se vive en una situacin adversa.
De no atender en grupos o de manera individual al personal por la forma en que hayan
sido afectados, se dificultarn los avances y la rapidez con que estos se logren.
Coordinador de continuidad: deber estar en comunicacin directa con el personal, para
poder hacer una valoracin del estado en que se encuentran una vez ocurrida la crisis, y
detectar las necesidades de intervencin que tengan para favorecer la continuidad de su
trabajo con eficiencia y calidad.
Los empleados debern de asistir a los cursos que estn disponibles y ser proactivos en la
propuesta de nuevos cursos y programas de capacitacin.

Buscar proveedores de atencin psicolgica con experiencia en manejo de crisis.


Cuando se detecta que el personal est ms ocupado en resolver su crisis interna y en hacer
catarsis, que en sacar adelante su trabajo, ser necesario que el empresario pida ayuda, a fin de
que se proporcione al grupo la posibilidad de tener una intervencin en crisis que, al ser
profesional, tendr mayor efectividad que cualquier otro recurso interno que hayan tratado de
utilizar para salir adelante y llevar menos tiempo superar la situacin adversa.
Previo a cualquier crisis que pueda presentarse, se recomienda que la empresa cuente con
convenios con otras empresas, organismos o instituciones que presten servicio de intervencin
en crisis y trabajo psicolgico, a fin de que en caso de emergencia se pueda recurrir a ellos de

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68

DESARROLLANDO LA CONTINUIDAD DEL NEGOCIO

manera inmediata.

Revisar que organizaciones de la sociedad civil, con experiencia en atencin en crisis, puedan

colaborar para sacar adelante la situacin del personal y de sus familiares, de tal manera que el
personal se sienta un poco ms tranquilo al saber que no slo ellos, sino quienes les preocupan,
estn siendo atendidos.
Previo a cualquier crisis, tener convenios con Proteccin Civil a fin de que de manera frecuente
se programen simulacros bien orientados para situaciones adversas especficas, cursos de
primeros auxilios e informacin general sobre qu hacer en caso de sismo, huracn, incendio,
desastres naturales en general etc.
Revisar si existe alguna universidad que cuente con programas de intervencin en crisis. En
caso de ser as, establecer convenios de colaboracin.
Tener localizadas los hospitales del IMSS, que cuentan con servicio psicolgico, que pueda
proporcionarse en caso de crisis y, de ser posible, firmar convenios de colaboracin.
Contar con el diagnstico del CENAPRED (Centro Nacional para la Prevencin de Desastres)
para conocer los posibles desastres naturales en la localidad y solicitar acciones preventivas e
informativas, a fin de que la gente est emocionalmente preparada para enfrentar situaciones
adversas. Una vez que se d la crisis, y siempre y cuando provenga de desastres naturales,
recurrir a esta institucin a fin de que proporcione el apoyo necesario al personal de la empresa
y a sus familiares. Esto permitir disminuir angustia entre el personal y conseguir que se
involucren ms en su trabajo dejando que los expertos se ocupen de la crisis.
Convenios con la institucin a fin de que se canalicen los casos que requieran atencin
psicolgica especializada.
Investigar si la SEDENA (Secretara de la Defensa Nacional), cuenta con brigadas de rescate y
atencin psicolgica especializada en estrs postraumtico.
Investigar los servicios psicolgicos con los que cuenta la Secretara de Salud para el personal
de la empresa.
Consultar previamente a las organizaciones de la sociedad civil (OSC's) que presten este tipo de
apoyo y tener convenios de colaboracin.
Tener localizados los centros de atencin psicolgica ms cercanos al rea de trabajo.

Fuentes de Consulta:
Formatos:
A23.
Bibliografa:

9 Lo Disruptivo (Amenazas Individuales y Colectivas, Benyakar, Modechai, Biblos


9 Robert G. Lee CPP, Emergency Planning Handbook, ASIS International 2nd Edition, 2003
9 NFPA 1600 Standard on Disaster/Emergency Management & Business Continuity
Programs, NFPA, 2007.
9 Good Practice Guideline, Business Continuity Institute, 2008.
9 Generally Accepted Practices for Business Continuity Practitioners, Disaster Recovery
Journal and DRI International, Aug 20, 2007.
9 BS25999-2:2007, Business Continuity Management Standard, British Standard
Institution, 2008
9 Lucien G. Canton, Emergency Management, Concepts and Strategies for Effective
Programs, John Wiley and Sons Inc., USA, 2007.
9 Andrew Hiles, Business Continuity: Best Practices, World-Class Business Continuity
Management, Rothstein Associates Inc., USA, 2004.

Manual de Mejores Prcticas en Prevencin de Desastres y Continuidad de Negocios para Mipymes

69

DESARROLLANDO LA CONTINUIDAD DEL NEGOCIO

Trmite de constitucin del negocio y de


permisos de operacin
24

Roles
Para
cumplir
con esta
actividad
usted
deber
considerar
lo
siguiente:

Trmite de constitucin del negocio y de permisos de operacin


La constitucin de una empresa contribuye a su trascendencia ya que sienta las bases para que
sta pueda operar sin la intervencin de sus fundadores. Permite compartir y limitar la
responsabilidad del empresario.
Es prerrequisito para establecer contratos con otras empresas y el gobierno; para incorporarse al
sistema de crdito formal y proveer de los servicios de salud pblica a sus empleados.
Posibles consecuencias de no realizar la actividad: El incumplimiento de la normatividad aplicable
resultar en daos a la reputacin de la empresa, a su estabilidad financiera, prdida de permisos
de operacin y hasta de la libertad de sus funcionarios.
A una empresa informal le resultar difcil establecer las condiciones para atraer capital para
crecer.
Empresario: Responsable y principal interesado en la empresa.

Es responsabilidad del empresario el cumplimiento normativo. De hacerlo adecuadamente,

sienta un precedente importante para un posible proceso de due diligence que resulte del
inters de un tercero en adquirir la empresa.
Para ello debe acercarse por la va electrnica a las instancias de gobierno y oficinas de
trmites para conocer los detalles y costos asociados.
Recopilar la documentacin necesaria, iniciar el proceso contactando a un asesor para
determinar el objeto social y el tipo de entidad a constituir.
A continuacin se presenta una gua de los trmites necesarios para constituir una empresa a la
fecha de impresin de este Manual a travs de la siguiente fuente:
http://www.contactopyme.gob.mx/guiasempresariales/guias.asp?s=10&g=4&sg=28.
Secretara de Relaciones Exteriores (en el caso de sociedades). La Secretara de Relaciones
Exteriores (SRE), por medio de la Direccin General de Permisos, artculo 27 constitucional,
autoriza la constitucin de una sociedad. Aqu la SRE resuelve si la denominacin o razn social
no est registrada con anterioridad y autoriza la determinacin del objeto social.
Notario Pblico/Registro Pblico de Comercio (en el caso de sociedades). La constitucin de la
sociedad se formaliza mediante un contrato social denominado escritura constitutiva, que
establece los requisitos y reglas a partir de las cuales habr de funcionar la sociedad. Entre otras
cosas contienen:
1. Datos generales de los socios.
2. Objeto social.
3. Denominacin o razn social.
4. Duracin de la sociedad.
5. Importe del capital social.
6. Domicilio social.
7.
rgano de administracin.
8. Vigilancia.
9. Bases para la liquidacin.

Secretara de Hacienda y Crdito Pblico. Dentro del mes siguiente a:

Su constitucin, las sociedades (personas morales).


Haber realizado situaciones jurdicas que de hecho den lugar a presentacin de
declaraciones peridicas (apertura), las personas fsicas con actividades empresariales y las

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70

DESARROLLANDO LA CONTINUIDAD DEL NEGOCIO

personas morales residentes en el extranjero deben solicitar su inscripcin en el Registro


Federal de Contribuyentes de la Secretara de Hacienda y Crdito Pblico (forma HRFC-1, en
original y cinco copias), donde reciben una clave que les identifica en lo subsecuente ante
la autoridad fiscal.
Tambin la SHCP mantiene el Padrn de Proveedores de la Administracin Pblica Federal,
al que deben registrarse las empresas o personas que deseen efectuar transacciones
comerciales con las diferentes dependencias de la administracin pblica.

Secretara de Salud: Las actividades relacionadas con la salud humana requieren obtener, en un
plazo no mayor de 30 das, de la Secretara de Salud o de los gobiernos estatales, una
autorizacin que podr tener la forma de: Licencia Sanitaria, Permiso Sanitario, Registro
Sanitario, Tarjetas de Control Sanitario. Esta licencia tiene por lo general una vigencia de dos
aos y debe revalidarse 30 das antes de su vencimiento.

Instituto Mexicano del Seguro Social: El patrn (la empresa o persona fsica con actividades
empresariales) y los trabajadores deben inscribirse en el Instituto Mexicano del Seguro Social
(IMSS), dentro de un plazo no mayor de cinco das de iniciadas las actividades. Al patrn se le
clasificar de acuerdo con el Reglamento de Clasificacin de Empresas y denominacin del
Grado de Riesgo del Seguro del Trabajo, base para fijar las cuotas que deber cubrir.

Institucin Bancaria:

En el banco seleccionado se abre la cuenta de cheques y se recurre a solicitar


financiamiento, se paga todo tipo de impuestos (al igual que servicios tales como
electricidad, telfonos y gas entre otros) y se presentan declaraciones, aun cuando no
originen pago.

De igual manera, el patrn y los trabajadores deben inscribirse ante el Sistema de Ahorro
para el Retiro (subcuentas IMSS e Infonavit, forma SAR-01-1, SAR-01-2, SAR-04-1 o sus
equivalentes en medios magnticos). En el banco, ms adelante se depositarn en forma
bimestral las aportaciones correspondientes.

Sistema de Informacin Empresarial Mexicano (SIEM): De acuerdo con la Ley de Cmaras


Empresariales y sus Confederaciones, todas las tiendas, comercios, fbricas, talleres o negocios
deben registrarse en el Sistema Empresarial Mexicano (SIEM) con lo cual tendrn la oportunidad
de aumentar sus ventas, acceder a informacin de proveedores y clientes potenciales, obtener
informacin sobre los programas de apoyo a empresas y conocer sobre las licitaciones y
programas de compras del gobierno.

Cmaras u organismos empresariales: Se recomienda la afiliacin a algunos de stos


organismos empresariales donde podr tener acceso a mltiples beneficios y nexos con
empresas de su mismo tipo, contactos para proveedores y tal vez clientes potenciales.

Sindicato: Aun cuando no existe obligacin legal de afiliar a los trabajadores ante algn
sindicato, los trabajadores pueden constituirse en sindicato cuando se conjunten ms de veinte
trabajadores en activo. En la prctica, los diferentes sindicatos, reconocidos por las autoridades
del trabajo en el mbito federal o local, buscan forzar la contratacin colectiva de los
trabajadores y su respectiva afiliacin, por lo que es conveniente entablar plticas con alguna
central obrera antes de constituirse, y as no tener que negociar bajo presin.

Instituto Nacional de Estadstica, Geografa e Informtica: Al iniciar operaciones y


posteriormente cada ao, se debe dar aviso de manifestacin estadstica ante la Direccin
General de Estadstica, dependiente del Instituto Nacional de Estadstica, Geografa e
Informtica (INEGI).
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71

DESARROLLANDO LA CONTINUIDAD DEL NEGOCIO

Secretara de Economa:

La SE debe verificar y autorizar todos los instrumentos de medidas y pesas que se usen
como base u objeto de alguna transaccin comercial. Reglamenta y registra las Normas
Oficiales Mexicanas, (NOM) que son obligatorias para ciertos productos (instrumentos de
medicin y prueba, ropa y calzado, salud, contaminantes, entre otros). Tambin existen
normas opcionales, cuya adopcin permite la autorizacin para el uso del sello oficial de
garanta, siempre y cuando se cumplan con las especificaciones de un sistema de control
de calidad. Asimismo puede emitir, a peticin y segn previa comprobacin, un certificado
oficial de calidad. La SE estipula y controla los registros de las marcas, nombres comerciales,
patentes y otras formas de propiedad industrial.

Cuando la empresa tiene accionistas o socios extranjeros se deber inscribir en el Registro


Nacional de Inversin Extranjera que se lleva en la SE. Por ltimo, se recomienda visitar el
sitio web de esta secretara www.siem.gob.mx porque en ella se localizan diversos
programas de apoyo para las empresas que radican en el pas.

Secretara del Medio Ambiente, Recursos Naturales y Pesca: Las empresas que emitan a la
atmsfera olores, gases, o partculas slidas o lquidas deben solicitar una licencia de
funcionamiento expedida por esta secretara (SEMARNAP). Estas emisiones debern sujetarse a
los parmetros mximos permitidos por la ley.

Secretara del Trabajo y Previsin Social. Todos los negocios deben cumplir con el Reglamento
Federal de Seguridad, Higiene y Medio Ambiente de Trabajo y Normas Relativas.

Comisin Nacional del Agua: En caso de no estar conectado a alguna red de agua potable y
alcantarillado se debe solicitar permiso ante la Comisin Nacional del Agua para obtener
derechos de extraccin de agua del subsuelo, y de igual manera se deben registrar las
descargas. En ambos casos se origina el pago de derechos.

Otras autorizaciones: Como las relativas a la Comisin Federal de Competencia, Comisin


Federal de Electricidad, Instituto Mexicano de la Propiedad Industrial, entre otras.

Fuentes de Consulta:
Formatos:
No requerido.
Entidades:
Incubadoras de Empresas
Secretara de Hacienda y Crdito Pblico
Relaciones Exteriores
Nacional Financiera
Secretara de Economa
Proteccin Civil
Oficinas de Gobierno Municipal

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72

DESARROLLANDO LA CONTINUIDAD DEL NEGOCIO

Cumplimiento normativo
25

Roles
Para
cumplir con
esta
actividad
usted
deber
considerar
lo
siguiente:

Cumplimiento normativo
Mantener un registro impecable en cumplimiento normativo contribuye a forjar una buena
reputacin para la empresa; con su crecimiento, sta podr ser atractiva para entrar en un proceso
de compra o inversin, cuyo precedente de cumplimiento normativo le ser favorable.
El cumplir con las normas y leyes asegura la continuidad de las operaciones de la empresa de
manera natural.
Posibles consecuencias de no realizar la actividad: El incumplimiento de la normatividad aplicable
resultar en daos a la reputacin de la empresa, a su estabilidad financiera, prdida de permisos
de operacin y hasta de la libertad de sus funcionarios.
Empresario: Vigilar el cumplimiento de la normatividad. De hacerlo adecuadamente, sienta un
precedente importante para el posible inters de un tercero en adquirir la empresa.
Acciones sugeridas para el cumplimiento de la actividad:
A menos que el empresario persiga como estrategia el mantener controlado el crecimiento de la
empresa, prcticamente toda empresa persigue el crecimiento y la rentabilidad, como medios
para generar riqueza para el empresario y sus asociados. Cuando una empresa enfrenta un
proceso de compra-venta, el registro de buen cumplimiento normativo es uno de los elementos
que asegurar el xito de la transaccin.
El cumplimiento normativo posicionar a la empresa del lado de la legalidad y la responsabilidad,
facilitando la obtencin de crditos y financiamientos en momentos de normalidad, y por lo tanto
en momentos de incertidumbre o desastre, facilitar la obtencin de apoyos a su recuperacin al
comprobar su correcto comportamiento ante la ley.
Una auditora de negocios es utilizada para definir varios conceptos respecto a una investigacin
del desempeo de una compaa o negocio con un debido estndar de cuidado. Los procesos de
la investigacin varan para cada tipo de compaa, pero las reas generales son las siguientes:
estratgico y comercial, operativo, financiero, contable, legal, ambiental, de propiedad intelectual,
fiscal, recursos humanos y organizacionales.
Esta herramienta permite a empresarios y empresas realizar la adecuada planeacin en procesos
de compra-venta de empresas, as como para la toma de decisiones de inversin en una empresa,
ya sea a travs de deuda o capital. Ayuda a identificar y enfocar la atencin en ciertos factores que
sern crticos para el desempeo futuro de un negocio.
Como referencia para el empresario, aqu se listan algunos de los aspectos especficos importantes
a considerar. Si la empresa toma en cuenta estos requisitos desde una etapa temprana, le ser
mucho ms simple y menos costoso generar la informacin necesaria para una fusin o una
adquisicin por un tercero en el futuro.
Descripcin de la empresa:

Descripcin del negocio, sector al que pertenece, posicin dentro del sector, fuerzas y
debilidades en comparacin con sus competidores.

Descripcin y discusin de la situacin financiera de la empresa en los ltimos 3 aos.

Organigrama corporativo incluyendo todas las empresas subsidiarias y relacionadas.

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73

DESARROLLANDO LA CONTINUIDAD DEL NEGOCIO

Lneas de productos:

Descripcin de los principales productos:


1. Nacionales
2. Importacin

Niveles de precios de los productos en relacin con el mercado:


1. Comparacin con los lderes del mercado.
2. Productos sustitutos y disponibilidad en el mercado.

Segmentos de mercado a los que estn dirigidos los productos.

Estimacin de participacin de mercado.

Comparacin de los ltimos aos con crecimientos o prdidas de participacin de


mercado.

Nuevos productos:
1. Posibles nuevos productos.
2. Costo de introduccin.
3. Impactos esperados en mercado y ventas.

Garantas de los productos:


1. Trminos de las garantas y comportamiento histrico de reclamaciones.
2. Manejo de las garantas.
3. Comparacin contra competidores.
4. Posibles impactos financieros de las garantas y niveles de reservas.

Comportamiento de demanda de los productos:


Estacionalidad
Periodicidad

Rentabilidad de las distintas lneas de productos.


Marcas y representaciones:
Anlisis de las principales marcas actualmente explotadas (distribuidas) por la empresa con base
en las siguientes caractersticas:

Cules son?

Proveedores que las producen.

En su caso, costo de regalas por marcas de terceros.

Venta en representacin de terceros.

Descripcin de la marca.

Caractersticas de los contratos de representacin:


1. Duracin del contrato.
2. Costo estimado de renovacin.
3. Regiones autorizadas para su distribucin.
Mercado y clientes:

Descripcin general del mercado:

Nacional:
1. Tamao relativo.
2. Crecimiento histrico.
3. Factores externos que pueden cambiar las condiciones.
4. Estrategias para incrementar participacin de mercado.
En su caso, exportaciones:
1. Tamao relativo
2. Rentabilidad
3. Crecimiento potencial (comparando el crecimiento del mercado que atiende,
contra el total del mercado).
4. Estrategias para incrementar la participacin de mercado.
Clientes:
1. Principales clientes.

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74

DESARROLLANDO LA CONTINUIDAD DEL NEGOCIO

2.
3.
4.
5.

Porcentaje de ventas sobre el total.


Posicin de la empresa como proveedor en relacin a sus
Concentracin geogrfica.
Perodos de cobranza y comparacin contra la competencia.

competidores.

Causas de la demanda:

Estacionalidad
Ciclicidad
Factores dominantes

Competencia:
Competidores:

Nacionales y extranjeros

Tamao

Posicin financiera vs. la empresa.

Participacin de cada segmento de mercado.


Principales diferencias vs. la empresa.
Elementos ms importantes:

Precios

Desempeo

Ventas

Servicio

Publicidad

Barreras de entrada. (En caso de no existir, definir porqu es atractivo el mercado).


Liderazgo en precios
Mercadotecnia:

Canales de venta y distribucin:

Tiempo entre que se recibe una orden y se entrega.


Importancia del costo de transportacin o fletes; quin lo paga
Flotillas (propias o arrendadas).

Sistemas de ventas:

Fuerza de ventas de la empresa.


Fuerza de ventas de representantes.
Compensaciones a la fuerza de ventas o representantes.
Condiciones de ventas; comparacin contra competidores.
Distribucin de productos de terceros:

Mencionar los productos.

Condiciones de los contratos de distribucin.


Publicidad y promociones.
Estrategia de mercadotecnia.

Operacin:
Capacidad instalada y utilizada de almacenaje.
Necesidad de acumulacin de inventarios, (por estrategia o necesidad y porqu).
Rotacin de Inventarios.
Proveedores:

Mencionar principales

Trminos de los contratos: das de crdito, periodo de recepcin despus de


polticas de devoluciones etc. (principales riesgos).

Posibles problemas y consideraciones como costo y disponibilidad.

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pedidos,

75

DESARROLLANDO LA CONTINUIDAD DEL NEGOCIO

Proveedores sustitutos.

Anlisis de integracin vertical.


Programas de expansin.
Investigacin y desarrollo:

Importancia de la investigacin y desarrollo para defender la participacin de mercado actual o


para crear nuevos mercados.

Investigacin y desarrollo:

Contra la competencia.
Depende de un slo individuo o de un departamento.
Anlisis histrico y principales objetivos del departamento.
Introduccin de nuevos productos.
Control de calidad
Activo fijo:

Almacenes o locales Comerciales:

Caractersticas, localizacin, dimensiones, construccin, etc.


Propias o arrendadas (en caso de arrendamiento, resumen de los contratos y opciones de
compra).

Condiciones de mantenimiento.

Seguros contratados (dictamen de las aseguradoras).

Necesidades de inversin.

Avalos
Terrenos:

Caractersticas, localizacin, dimensiones.

Avalos
Flotillas de reparto y equipo:

Caractersticas

Propias o arrendadas (en caso de arrendamiento, resumen de los contratos y opciones de


compra)

Condiciones de mantenimiento

Edad y vida til esperada

Avalos
Administracin y relaciones laborales:
Descripcin

Organigrama

Currculum de los principales funcionarios


Anlisis de las polticas de compensacin

Cmo se fijan

Comparacin con los niveles de la industria

Plan de acciones al personal y PTU

Incentivos

Contratos de trabajo

Existe algn bono garantizado algn compromiso hecho por la administracin


Filosofa del desarrollo del personal

Reclutamiento

Entrenamiento

Ubicacin

Cambios ms recientes y planes

Programa de evaluacin de desempeo del personal, consistencia con la estrategia corporativa;


Manual de Mejores Prcticas en Prevencin de Desastres y Continuidad de Negocios para Mipymes

76

DESARROLLANDO LA CONTINUIDAD DEL NEGOCIO

en caso de ser unidades de negocio cmo se evala a los directores


Cul es el nivel de rotacin por nivel de los ltimos 5 aos, (nfasis en los empleados clave)

Nmero de empleados:

Confianza
Sindicalizados
A qu sindicatos pertenecen
Huelgas y otros problemas recientes
Relacin actual con los sindicatos
Prxima revisin de contrato
Plan de pensiones

Descripcin

Nivel de reservas
Control:

Anlisis de los sistemas de contabilidad; identificacin de ingresos, inventarios, cuentas por


cobrar, depreciacin; consistencia con las normas de la industria

Auditores

Quines son
Cunto tiempo lleva trabajando con ellos
Dictmenes de los ltimos 3 aos, (en caso de salvedades explicarlas)

Diferencias con los auditores (reservas, impuestos, transferencias, etc.)


Consistencia en la contabilidad entre las subsidiarias y la holding
Han sido todos los impuestos (federales, estatales, locales) presentados y pagados
correctamente

Hay diferencias y pagos de impuestos pendientes?

Intereses, multas, recargos y contingencias fiscales

Convenios con las autoridades en materia fiscal


Dictmenes fiscales de los ltimos 3 aos
Finanzas:

Estados financieros dictaminados de los tres ltimos aos:

Balance
Estado de resultados
Orgenes y aplicaciones
Flujos de efectivo
Detalle de las principales cuentas de ingresos: costos y gastos.
Notas
Estados financieros internos mas recientes:

Balance

Estado de resultados

Orgenes y aplicaciones

Flujos de efectivo

Detalle de las principales cuentas de ingresos: costos y gastos.

Detalle de las prdidas fiscales actualizadas de ejercicios recientes.

Desglose de los activos fijos (principales rubros) as como tasa de depreciacin y


depreciacin acumulada por activo.
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77

DESARROLLANDO LA CONTINUIDAD DEL NEGOCIO

Proyecciones financieras por cinco aos con las premisas utilizadas, incluyendo:

Desglose de ingresos (volumen, precio), costos y gastos


Desglose de inversiones sealando el tipo de activo al que correspondan
Anlisis de la calidad de:

Cuentas por cobrar, principales deudores y plazo


1. Condiciones de los crditos
2. Porcentaje de cartera vencida, mtodos de cobranza
3. Reserva para cuentas incobrables (justificacin)

Inventarios. Mtodos utilizados, valuacin y justificacin, das


1. Sistemas de cmputo utilizados
2. Rotaciones consistentes con las de la industria
3. Inversiones temporales o permanentes y justificacin

Capital de trabajo. Requerimientos adicionales para cumplir las proyecciones


Relaciones con bancos comerciales:

Cules son?
Tipos de cuentas
durante cunto tiempo?
Pasivos financieros

Vencimientos prximos y condiciones

Trminos de la deuda a corto y largo plazo

Comportamiento histrico de los intereses y cargos adicionales

Necesidad de refinanciamiento de alguna deuda

Deuda burstil (plazos, trminos y condiciones).


Mrgenes netos, operativos y comparacin contra la industria.
Podra un incremento en costos afectar seriamente a la empresa?
Monto al que asciende el pasivo laboral.
Situacin tributaria.

Legal:
Actas constitutivas.
Asambleas de accionistas celebradas recientemente.
Juicios pendientes y efectos financieros sobre la empresa o participacin de mercado.
Relacin del personal con juicios pendientes.
Patentes, licencias, marcas registradas y proteccin legal de las mismas.
rdenes por surtir pendientes y su posible impacto.
Permisos, licencias y autorizaciones.
Medio ambiente:
Revisiones hechas a la plantas propias y arrendadas de los ltimos cinco aos.
Estudios de impacto ecolgico realizados en los ltimos cinco aos.
Permisos y autorizaciones de las autoridades.
En caso de haber lugares que representen un problema potencial para expansin, se deber:

Considerar el riesgo de la negociacin.

Creacin de reservas para posibles contingencias ambientales.


Descripcin del capital:

Caractersticas de las acciones.


Anlisis de la tenencia de la empresa en cada subsidiaria y empresas relacionadas

Integracin de los accionistas.

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78

DESARROLLANDO LA CONTINUIDAD DEL NEGOCIO

Fuentes de Consulta:
Formatos:
No requerido.
Entidades:
Secretara de Hacienda y Crdito Pblico.
Secretara del Trabajo y Previsin Social
Instituto Mexicano del Seguro Social
Proteccin Civil
Universidades e Incubadoras de Empresas
Cmaras o asociaciones empresariales
Oficinas de Gobierno Municipal
Leyes y reglamentos relacionados con la actividad empresarial.

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79

DESARROLLANDO LA CONTINUIDAD DEL NEGOCIO

Implantacin de un sistema interno de


proteccin civil
26

Implantacin de un sistema interno de proteccin civil

Reduccin de la probabilidad de accidentes al establecer acciones preventivas y de auxilio para


salvaguardar la integridad fsica de las personas y proteger bienes.
Posibles consecuencias de no realizar la actividad: Aumento de probabilidad de ocurrencia de un
accidente a personas o bienes. Sanciones de la autoridad por el no cumplimiento de la
normatividad.
Roles
Empresario: Conjuntamente con un asesor, segn marca la norma, establecer el programa interno
de Proteccin Civil para determinar acciones y procedimientos en tres subprogramas de
Prevencin, Auxilio y Recuperacin.
Coordinador de Continuidad: Dar mantenimiento al Programa Interno de Proteccin Civil
Para
CENAPRED: Conjuntamente con CONAGUA y otras entidades internacionales de monitoreo de
cumplir
huracanes, mantenerse informado de los posibles meteoros para poner en marcha las medidas
con esta
preventivas establecidas en cada etapa.
actividad
Proteccin Civil: Cumplir con la normatividad vigente, al no contar el estado una ley propia, es
usted
recomendable utilizar la del DF cambiando el concepto del riesgo geolgico por el riesgo
deber
hidrometeorolgico. A continuacin presentamos una gua de referencia rpida:
considerar
Unidad interna de proteccin civil:
lo
1. Definicin
siguiente:
2. Objetivo
3. Organizacin
4. Funciones:
a. Nivel Central o de Matriz
b. Para cada nivel
Programa Interno de Proteccin Civil:
5. Definicin
6. Objetivo
7. Desarrollo del Programa:
a. Sub Programa de Prevencin
b. Definicin
c. Funciones
8. Sub Programa de Auxilio:
a. Definicin
b. Funciones
9. Sub Programa de Recuperacin:
a. Definicin
b. Funciones
Fuentes de Consulta:
Formatos:
A26.
Entidades:
Proteccin Civil
Centro Nacional de Prevencin de Desastres
Cmaras y Asociaciones

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80

DESARROLLANDO LA CONTINUIDAD DEL NEGOCIO

Gestin de Riesgos

27

Roles

Para
cumplir
con esta
actividad
usted
deber
considerar
lo
siguiente:

Gestin de riesgos
Contar con una metodologa para optimizar la solucin de los riesgos y garantizar la continuidad.
Disear y activar soluciones para administrar los riesgos identificados que amenazan a la empresa.
Posibles consecuencias de no realizar la actividad: No solucionar los riesgos exponiendo la
continuidad de la operacin.
Empresario: Definir polticas de evaluacin, transferencia y retencin de los riesgos identificados.
Coordinador de Continuidad: Generar la informacin para la toma de decisiones, de acuerdo a la
metodologa de gestin de riesgos, en lo referente a identificacin, evaluacin anlisis de
soluciones y control de los riesgos.
Aseguradoras: Con la metodologa de gestin de riesgos, se optimizan las coberturas y los costos
de los seguros.
DEFINICIONES
Riesgo: Es un evento que puede o no ocurrir.
Riesgo Puro: Es el riesgo que de ocurrir solamente podemos perder.
Ejemplo: Incendio, explosin,
Terremoto, robo, fraude, demandas.
Riesgo Especulativo: Es el riesgo que de ocurrir, podemos ganar o perder.
Ejemplo: Invertir en la bolsa de valores, lanzar al mercado un nuevo producto, ampliacin de la planta.
Gestin o Administracin de Riesgos:
Es el proceso por medio del cual se optimizan los Riesgos Puros.

PROCESO

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81

DESARROLLANDO LA CONTINUIDAD DEL NEGOCIO

Identificacin de riesgos. Es reconocer la posibilidad de prdida:

Clasificacin de riesgos
De la propiedad fsica: afectan a los activos tales como:
1. Incendio
2. Huracn
3. Terremoto
4. Explosin, etc.

De origen legal: Son los que de acuerdo a alguna legislacin podemos ser
responsable de algn dao como:
5. Daos a terceros en bienes o personas de acuerdo al cdigo civil.
6. Daos a la ecologa por fuga de material peligroso de acuerdo a Ley
correspondiente.

Por actos criminales:


7. Robo
8. Secuestro
9. Piratera Industrial

A las personas:
10. Enfermedad
11. Accidentes
12. Muerte

Consecuenciales: Siempre de cada prdida por riesgo directo, hay un consecuencial,


como en el caso de un incendio, su consecuencial sera la prdida de ingresos y
utilidades.
Evaluacin de riesgos: Un riesgo se puede medir ya sea por su severidad (monto de prdida) o
por su frecuencia (probabilidad de ocurrencia).

Jerarquizacin: Con base en la frecuencia y severidad se deber dar orden para identificar el
riesgo que se deber atacar primero, generalmente pesa ms la severidad para estos efectos.

Anlisis de alternativas:

Eliminacin: Esta es la alternativa menos socorrida, porque por lo general la eliminacin de


riesgos involucra grandes inversiones lo que la hace poco viable y suele descartarse.
Reduccin: Si evaluamos un riesgo por su frecuencia y su severidad, tambin podemos
reducirlo de la misma forma, esto mediante programas de prevencin de riesgos o barreras
para disminuir la prdida como paredes corta fuego, Rociadores automticos puertas y
ventanas contra huracn, etc.
Transferencia: La mas usada es el contrato de seguros, que mediante el pago de una prima
se transfiere algn riesgo.
Retencin: Es el monto de alguna posible prdida que es retenida por la empresa, se finara
con sus recursos.

Fuentes de Consulta:
Formatos:
A27-1, A27-2, A27-3, A27-4, A27-5, A27-6.
Bibliografa:
9 Emergency Management, Lucien G. Canton, Ed. Wiley
9 On Risk and Disaster, Lessons from Hurricane Katrina, Ed. Penn

Manual de Mejores Prcticas en Prevencin de Desastres y Continuidad de Negocios para Mipymes

82

DESARROLLANDO LA CONTINUIDAD DEL NEGOCIO

Mejora de la infraestructura contra


amenazas especficas
28

Mejora de la infraestructura contra amenazas especficas

Reduccin de manera significativa las prdidas tanto directos como consecuenciales al


reducir la severidad de los riesgos.
Inversin en infraestructura para proteger las instalaciones y operacin de la empresa.
Posibles consecuencias de no realizar la actividad: Se incrementan de manera significativa
las prdidas tanto directas como consecuenciales al aumentar la severidad de los riesgos.
Roles
Empresario: Dependiendo de los riesgos identificados y su evaluacin, generara
alternativas de mejoramiento de la infraestructura tales como sistemas contra incendio y
construcciones a aprueba de huracn e inundacin entre otras.
Coordinador de continuidad: Evaluar las alternativas donde el costo es la inversin y el
beneficio es la no prdida o reduccin de la misma, tanto directa como consecuencial
(Ganancias). Se recomienda el apego a las normas internaciones de NFPA para incendio y
la normatividad de Miami Date para huracn.
Para
Los empleados debern modificar sus conductas en funcin de las mejoras
cumplir
implementadas (ejemplo: si instalas una cortina anticiclnica, deben recordar y saber
con esta
cmo cerrarla a tiempo)
actividad
Proveedores de la empresa: Son fuente de informacin sobre tcnicas de mejora (t
usted
qu has hecho para...).
deber
Clientes de la empresa: Son fuente de informacin sobre tcnicas de mejora (t qu
considerar
has hecho para...).
lo
Aseguradoras: Algunas compaas aseguradoras cuentan con informacin y pueden
siguiente:
proporcionar asesora en prevencin de riesgos, para la reduccin de la severidad de
los daos.
Fuentes de Consulta:
Formatos:
No requerido.
Entidades:
Cenapred.
STPS.
Proteccin Civil.
9 Good Practice Guideline, Business Continuity Institute, 2008.
Bibliografa:
9 Generally Accepted Practices for Business Continuity Practitioners, Disaster Recovery
Journal and DRI International, Aug 20, 2007.
9 BS25999-2:2007, Business Continuity Management Standard, British Standard
Institution, 2008
9 Lucien G. Canton, Emergency Management, Concepts and Strategies for Effective
Programs, John Wiley and Sons Inc., USA, 2007.
9 Andrew Hiles, Business Continuity: Best Practices, World-Class Business Continuity
Management, Rothstein Associates Inc., USA, 2004.

Manual de Mejores Prcticas en Prevencin de Desastres y Continuidad de Negocios para Mipymes

83

DESARROLLANDO LA CONTINUIDAD DEL NEGOCIO

Promover actividades para el desarrollo y


retencin del personal
29

Posibles
consecuencias
de no realizar la
actividad:
Roles
Para cumplir
con esta
actividad usted
deber
considerar lo
siguiente:

Promover actividades para el desarrollo y retencin del personal


El promover actividades para el desarrollo del personal, con el fin de retenerlo, se reflejar en
un buen ambiente de trabajo, mayor motivacin, trabajadores satisfechos y con lealtad hacia
la empresa. Estas caractersticas asegurarn la continuidad de los procesos del negocio en
operaciones normales y se convertirn en competencias positivas en el momento de
enfrentar una crisis.
Asegurar la motivacin del empleado repercute en un mejor ambiente laboral, que a su vez
incide en los costos de capacitacin y contratacin de nuevo personal.
El empresario corre el riesgo de que la empresa sufra ausentismo del personal que
compromete la continuidad de las operaciones, alta rotacin del personal y falta de
compromiso en labores diarias en momentos de crisis.
Ser tarea del empresario, as como del Coordinador de Continuidad, generar actividades de
integracin del personal.
Participar en las actividades junto con los empleados para promover una relacin personal
ms cercana.
El Coordinador de Continuidad deber vigilar y reportar el ambiente de trabajo al empresario.
Aunque esta actividad parezca ajena al Plan de Continuidad del Negocio, es una herramienta
de suma importancia pues en momentos de crisis es primordial contar con personal
entrenado en las operaciones de la empresa y comprometido con la misma.

Cabe mencionar que el empresario deber tener el cuidado suficiente para que estas
actividades no se conviertan en un problema. En ocasiones las actividades toman otros
rumbos los cuales pueden llegar a ser perjudiciales.
Por ejemplo, promover un equipo de futbol de la empresa puede parecer una buena actividad
para generar motivacin y un buen ambiente laboral, sin embargo si algn empleado se
lesiona durante el juego se puede convertir en un problema que puede tener hasta
implicaciones legales. Se recomienda al empresario asesorarse y delimitar las
responsabilidades de ambas partes as como los alcances de las actividades.
Fuentes de Consulta:
Formatos:
No disponibles.
Entidades:
La misma empresa a travs del dueo o director y el departamento de Recursos Humanos.
Las Compaas de asesora y capacitacin para Mipymes, las Universidades e instituciones como
la Secretara del Trabajo y Previsin Social le pueden aportar ideas o mejores prcticas en las
actividades relacionadas a la retencin del personal de su empresa.
Bibliografa:
9 Robert G. Lee CPP, Emergency Planning Handbook, ASIS International 2nd Edition, 2003
9 Andrew Hiles, The Definitive Handbook of Business Continuity Management, Ed. Wiley,
2nd Edition, 2007.
9 Crisis Management Lessons from Terminal 5, www.continuitycentral.com.
9 Generally Accepted Practices for Business Continuity Practitioners, Disaster Recovery
Journal and DRI International, Aug 20, 2007.
9 BS25999-2:2007, Business Continuity Management Standard, British Standard
Institution, 2008
9 Andrew Hiles, Business Continuity: Best Practices, World-Class Business Continuity
Management, Rothstein Associates Inc., USA, 2006.
Manual de Mejores Prcticas en Prevencin de Desastres y Continuidad de Negocios para Mipymes

84

DESARROLLANDO LA CONTINUIDAD DEL NEGOCIO

Vinculacin con vecinos

30

Roles
Para
cumplir
con esta
actividad
usted
deber
considerar
lo
siguiente:

Vinculacin con vecinos


Cuidado directo de la reputacin a travs de brindar apoyo y demostrar solidaridad con
su comunidad afectada por un siniestro o incidente.
Esta estrategia resultar benfica para obtener mano de obra necesaria para la
restructuracin de la empresa en caso de requerir apoyo externo.
Posibles consecuencias de no realizar la actividad: Impacto negativo en la credibilidad,
confianza y percepcin positiva hacia la empresa. En caso de que los empleados formen
parte de la comunidad afectada, es probable una falta de personal que ayude a
restablecer operaciones del negocio.
Empresario: Iniciador de la relacin con los vecinos.
Coordinador de continuidad: Vigilar el buen desarrollo de la relacin con los vecinos.
Conocer a los vecinos.
Identificar los grupos clave.
Identificar los medios para comunicarse con los vecinos.
Acciones de anticipacin. Previo a la aparicin de algn desastre natural se recomienda
establecer vnculos con la comunidad, que permitan saber quines son y de igual manera que la
comunidad tambin conozca a la empresa, sus principales actividades y el funcionario con
quien pueden establecer un contacto permanente a travs de las siguientes actividades:

Conocer a los vecinos. El plan de coordinacin con la comunidad debe considerar la


realizacin de un programa de acercamiento que inicie con la recoleccin de informacin
adecuada y exacta, que funcionando como un plano permita conocerla lo ms
detalladamente posible.

Informacin a recopilar:

Tamao de la comunidad (Nmero de habitantes)


Porcentaje de hombres
Porcentaje de mujeres
Promedio de edad en la zona
Nivel econmico promedio
Nivel escolar promedio
Principal partido poltico de la zona
Principal religin en la zona

Identificar grupos clave. Entre los principales grupos clave a identificar se encuentran:

Empleados de la empresa
Autoridades locales
Instituciones educativas
Vecinos inmediatos a la empresa
Algunas tcticas de contacto con grupos clave se indican a continuacin.

Involucrar al personal de la empresa

Los propios miembros de la empresa son un grupo clave en cualquier programa


comunitario, ya que son las personas que mejor conocen la empresa y quienes pueden ser
sus mejores promotores.

Cada uno de los empleados tiene contacto con otros grupos fuera de la empresa e influyen
Manual de Mejores Prcticas en Prevencin de Desastres y Continuidad de Negocios para Mipymes

85

DESARROLLANDO LA CONTINUIDAD DEL NEGOCIO

en ellos, tal como sucede con el ncleo familiar y de amigos. Por esta razn es importante
que cada empleado conozca la informacin bsica de la empresa, como su misin,
objetivos y mensajes clave, que la identifiquen en toda su dimensin.
Crear contactos con las autoridades locales: Hoy da las empresas deben convivir con las
leyes y organismos que regulan las actividades empresariales. De modo tal que establecer y
cultivar contactos con aquellas dependencias gubernamentales relacionadas con las
actividades propias de la empresa es importante, as como establecer y mantener contactos
con aquellas entidades relacionadas con el desarrollo y manejo de la comunidad vecina.

A continuacin le planteamos algunas preguntas que le invitarn a reflexionar al respecto:


Conoce al diputado de la regin donde est ubicada la empresa?
Conoce su plan de trabajo y sus objetivos polticos?
Tiene identificado al representante de Proteccin Civil?
Qu tanta relacin tiene la empresa con el delegado poltico o alcalde en turno?
Conoce el plan de desarrollo de la colonia o municipio donde est ubicada la empresa?
De igual manera es importante establecer relaciones encaminadas a desarrollar programas de
emergencia dirigidos a la proteccin de la comunidad, tales como los simulacros tcnicos que
desarrolle la empresa. En este aspecto es necesario establecer los canales necesarios con las
autoridades, pues no slo apoyarn en la convocatoria a la comunidad, sino que en el momento
de una posible emergencia, las autoridades ayudarn a coordinar a la propia comunidad. En este
orden de ideas se recomienda la realizacin de las siguientes actividades preventivas:
Identificacin de autoridades de Proteccin Civil de la regin
Establecimiento de programas de emergencia con la comunidad
Coordinacin de simulacros con las autoridades locales, la comunidad y Proteccin Civil
Planeacin de actividades en caso de emergencia con Proteccin Civil
Involucrar y contactar a las instituciones educativas:
Ya que las escuelas son un aspecto importante en la vida de cualquier comunidad, un programa
comunitario debe incluir su participacin. sta deber ser dirigida no slo a los directores y
maestros, sino tambin a los alumnos quienes tienen sus propios puntos de vista acerca de
asuntos que pueden involucrar a la empresa.
Ms all, los estudiantes son futuros candidatos a ser empleados, accionistas, consumidores o
votantes en su comunidad. Incluirlos como parte del plan comunitario es una inversin a
futuro, dado que muchos de sus puntos de vista prevalecern hasta sus etapas de decisin e
influencia en la comunidad, bien vale la pena conocer esos puntos de vista ahora.
Identificacin de Organizaciones no Gubernamentales:

Acercarse a este tipo de grupos debe ser cuidadosamente evaluado para cada situacin.
Lograr la confianza y credibilidad es difcil, sin embargo redita en mutuos beneficios una
vez establecido el vnculo. Para el primer contacto es importante conocer sus actividades
en la comunidad.
Medios para comunicarse con los vecinos: Algunas de las sugerencias que a continuacin se
mencionan, pueden utilizarse de manera individual o combinadas, dependiendo de las
caractersticas de la propia comunidad:

Materiales escritos, ya sea trpticos, audiovisuales, paneles, anuncios.

Visitas guiadas. Organizar una visita a las instalaciones supone reforzar la impresin visual
donde se pueden enfatizar aspectos como la seguridad y la higiene.

Simulacros. Es una manera de decirle a la comunidad vecina que est preparado para
resolver un evento de emergencia fomentando as la credibilidad de la comunidad.

Actividades fuera de la planta. stas son actividades organizadas conjuntamente con los
vecinos a fin de establecer un ambiente democrtico:
a. Reuniones de asesoramiento comunitario.
b. Reuniones con lderes de la comunidad.

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86

DESARROLLANDO LA CONTINUIDAD DEL NEGOCIO

Presentaciones en asociaciones o escuelas.


Obras de beneficio social.
Asignar a la un persona que se encar de ser el portavoz de la empresa con la comunidad. Esta
persona deber contar con las siguientes caractersticas:

Dar confianza y credibilidad.

Debe poseer autoridad y recursos para resolver los problemas asociados a los riesgos.

Debe conocer y proporcionar informacin relativa a los estudios de riesgos para evitar
incertidumbres.

Debe conocer y tener conciencia de los intereses, temores, valores, prioridades y


preferencias de la comunidad.

Debe dirigirse al pblico en un lenguaje sencillo, no tcnico, ni legal o burocrtico.


c.
d.

Apoyo a la comunidad afectada. En caso de ocurrir un desastre natural y si la situacin de la


empresa lo permite, deber evaluarse la posibilidad de apoyar a la comunidad aledaa para
mitigar los efectos ocasionados por el fenmeno natural. Dado que no hay forma de predecir
cules sern las necesidades o demandas de las autoridades, o de la comunidad, es conveniente
que en lo posible se anticipe de qu manera podra contribuir. Algunos apoyos a considerar
pueden ser:

Agua

Medicinas

Ropa y comida

Apoyo con brigadas o cuadrillas de trabajo

Equipo de desazolve

Materiales de construccin

Albergues

Almacn de provisiones

Cocinas y comedores

Transporte

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87

DESARROLLANDO LA CONTINUIDAD DEL NEGOCIO

Difusin del Plan de Continuidad

31

Difusin del Plan de Continuidad

Sensibilizar constantemente a los empleados sobre la existencia del Plan de Continuidad y los
beneficios que le trae a s mismo y a la empresa.
sta es la nica manera en la que se puede asegurar que los diferentes actores estarn
enterados sobre las actividades que les toca realizar.
La difusin del plan fuera de la empresa permitir una reduccin de primas de seguro, y
posibilitar el aumento de lneas de crdito con bancos.
Mejora de la imagen de la empresa frente a organismos externos como clientes y proveedores.
Posibles
La falta de difusin del Plan de Continuidad evitar que muchos empleados sepan de su
consecuencias existencia y por lo tanto no estarn alineados en situaciones de riesgo poniendo en peligro el
de no realizar correcto funcionamiento del plan y por ende la recuperacin de la empresa.
la actividad:
El desconocimiento de la existencia de un plan de capacitacin por parte de los clientes puede
generar desconfianza hacia la empresa.
Roles
Empresario: Crear una poltica de difusin del Plan de Continuidad.
Coordinador de continuidad: Identificar el universo en el que se difundir el plan de
continuidad, definir los mtodos ms efectivos para su difusin y ponerlos en marcha.
Para cumplir

Difundir la existencia del Plan de Continuidad a los clientes para mejorar la imagen ante
con esta
ellos.

Notificar a las aseguradoras la existencia del Plan de Continuidad para solicitar una
actividad
disminucin en las primas.
usted deber
considerar lo

Notificar a los bancos la existencia del Plan de Continuidad para procurar la obtencin o
siguiente:
aumento de una lnea de crdito.

Investigar mtodos recomendados por asociaciones para la efectiva difusin del Plan de
Continuidad.

Investigar herramientas y tecnologas de la informacin que permitan una buena difusin


del plan de continuidad.

Los empleados debern conocer el plan de continuidad de la empresa y actuar segn las
actividades que les ataan.

Las cmaras brindan un foro para compartir experiencias para mejorar el plan de cada uno
y la respuesta como cadena de valor.
Fuentes de Consulta:
Formatos:
A31
Entidades:
La misma empresa con el apoyo de empleados clave y el departamento de Recursos
Humanos.
Cmaras y Asociaciones
Bibliografa:
9 Professor Alyson Warhurst, Disaster prevention a role for business?, ProVention
Consortium, August 2006.
9 Good Practice Guideline, Business Continuity Institute, 2008.
9 Generally Accepted Practices for Business Continuity Practitioners, Disaster
Recovery Journal and DRI International, Aug 20, 2007.
9 BS25999-2:2007, Business Continuity Management Standard, British Standard
Institution, 2008.
9 Andrew Hiles, Business Continuity: Best Practices, World-Class Business Continuity
Management, Rothstein Associates Inc., USA, 2004.

Manual de Mejores Prcticas en Prevencin de Desastres y Continuidad de Negocios para Mipymes

88

DESARROLLANDO LA CONTINUIDAD DEL NEGOCIO

Cumplimiento con normas ambientales

32

Cumplimiento con normas ambientales

El cumplimiento de la normatividad en materia del medio ambiente pone de manifiesto


la responsabilidad del empresario, su nivel tico y su formalidad. La empresa consciente
del medio ambiente puede ser candidata a programas, crditos y beneficios especiales.
Otros beneficios:
La satisfaccin de los empleados aumenta.
Impacta favorablemente en la imagen pblica de la empresa.
Buenas relaciones con las autoridades ambientales.
Mejores condiciones ofrecidas por bancos y compaas de seguros.
Mejor preparacin frente a los riesgos.
Se pueden identificar oportunidades para bajar costos.
Le da la oportunidad a la empresa de incrementar su capacidad de innovacin.
Posibles consecuencias de no realizar la actividad:
Incremento en las primas de los seguros.
Multas por incumplimiento.
Prdida de ventas debido a la mala imagen frente a los clientes.
Mayor rotacin del personal debido a la poca satisfaccin.
Roles
Empresario: Alinear las polticas de la empresa para el cumplimiento de las normas
ambientales.
Coordinador de Continuidad: Integrar las normas ambientales internas al Plan de
Continuidad de la empresa.
Para cumplir Los empleados debern cumplir con las polticas relacionadas con las normas
con esta
ambientales.
actividad
Promover que los proveedores se alineen al cumplimiento de las normas
usted
ambientales.
deber
Difundir con los clientes el cumplimiento de las normas ambientales por parte de la
considerar
empresa como un valor agregado de sus servicios y su compromiso con la sociedad
lo siguiente: como buena prctica de cuidado al medio ambiente.
Fuentes de Consulta:
Formatos:
A32.
Entidades:

Investigacin en cmaras o asociaciones la existencia de buenas prcticas para el cumplimiento


de las normas ambientales.
Investigacin de las leyes de proteccin civil relacionadas con el medio ambiente.
Revisar con las aseguradoras las posibles reducciones en las primas por buenas prcticas
ambientales.
Investigacin de la existencia de estudios ambientales en instituciones educativas.
Investigacin de normas ambientales relacionadas con la SEMARNAT, CONAGUA, Desarrollo
Urbano y la Comisin Nacional Forestal.

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89

DESARROLLANDO LA CONTINUIDAD DEL NEGOCIO

Ejercicio de indemnizacin por seguros


33

Roles

Ejercicio de indemnizacin por seguros


Realizar ejercicios de indemnizacin por seguros le ensear al empresario a entender
qu hacer, cmo hacer, qu esperar en el momento de requerir ejercer su pliza de
seguros.
Al hacer un ejercicio de ajuste de prdida, segn los trminos y condiciones de la
pliza, ajustar lo que sea necesario antes del posible siniestro.
Posibles consecuencias de no realizar la actividad: Si la pliza contratada no se adapta a
nuestras necesidades y ocurre un siniestro, probablemente el ajuste o pago, no
corresponda a nuestras expectativas, poniendo en riesgo la estabilidad financiera de la
empresa.
Empresario: Conjuntamente con su agente y de ser posible con un ajustador, disear
un simulacro de prdida contemplando varios escenarios para ver si la pliza
contratada cumple con nuestras expectativas y en caso contrario hacer los ajustes
necesarios, ya sea en la cobertura o plantear alternativas de financiamiento.
Contactar al asesor de seguros.
Aseguradora: Solicitar asesora a su compaa aseguradora para la realizacin de
simulacros de prdida, conjuntamente con el agente de seguros.

Para cumplir
con esta
actividad
usted
deber
considerar
lo siguiente:
Fuentes de Consulta:
Formatos:
A33.
Entidades:
Compaas Aseguradoras.

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90

DESARROLLANDO LA CONTINUIDAD DEL NEGOCIO

Identificacin de la situacin

34

Roles

Para cumplir con esta


actividad usted
deber considerar lo
siguiente:

Fuentes de Consulta:
Formatos:
Bibliografa:

Identificacin de la situacin
Monitorear el estado y evolucin de las amenazas externas y de las condiciones dentro
de la empresa que permitirn actuar con anticipacin ante situaciones de desastre.
Es el momento de anlisis y reflexin requerido para poder abordar el incidente de
manera informada.
Posibles consecuencias de no realizar la actividad: Ignorar el desarrollo de un fenmeno
externo o el estado de la empresa oculta informacin relevante para la toma adecuada
de decisiones en situaciones crticas.
Empresario: Asegurarse de que se desarrollen medios y asignen responsables para
monitorear los fenmenos climticos, incendios forestales y otros eventos externos que
pudieran comprometer la operacin de la empresa.
Coordinador de Continuidad: Deber mantener comunicacin constante con los
monitores para activar el rbol de llamadas de ser necesario. Este concepto se ver un
poco ms adelante en la gua.
Los empleados pueden contribuir de una manera muy singular al cumplimiento de
esta actividad: aquellos a los que se les asigne ser parte de las unidades de
monitoreo y alerta - virtualmente todos los empleados son una fuente valiosa de
informacin - debern notificar al Coordinador de Continuidad el estado de la
amenaza.
Es importante sensibilizar al personal de que es mejor reportar en falso, a partir de
una sospecha, que ignorar seales sutiles que podran dar un aviso temprano de
algo importante.
Tambin se debe procurar involucrar a clientes y proveedores e incluso a cmaras y
asociaciones empresariales en el proceso, ya que el alcance que se tiene en red es
mucho mayor.
No requerido.
9 Robert G. Lee CPP, Emergency Planning Handbook, ASIS International 2nd
Edition, 2003.
9 NFPA 1600 Standard on Disaster/Emergency Management & Business
Continuity Programs, NFPA, 2007.
9 Good Practice Guideline, Business Continuity Institute, 2008.
9 Generally Accepted Practices for Business Continuity Practitioners, Disaster
Recovery Journal and DRI International, Aug 20, 2007.
9 BS25999-2:2007, Business Continuity Management Standard, British
Standard Institution, 2008.
9 Lucien G. Canton, Emergency Management, Concepts and Strategies for
Effective Programs, John Wiley and Sons Inc., USA, 2007.
9 Andrew Hiles, Business Continuity: Best Practices, World-Class Business
Continuity Management, Rothstein Associates Inc., USA, 2004.

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91

DESARROLLANDO LA CONTINUIDAD DEL NEGOCIO

Activacin del plan de comunicacin


interna
35

Roles
Para
cumplir
con esta
actividad
usted
deber
considerar
lo
siguiente:

Activacin del plan de comunicacin interna.


Salvaguardar la integridad de los empleados contando con mecanismos de comunicacin para
evacuacin frente a desastres naturales.
Informar las acciones a seguir ante la crisis, de tal forma que, de manera efectiva, se logren los
objetivos planeados.
Posibles consecuencias de no realizar la actividad: Un retraso, o la omisin, en notificar a los
involucrados sobre la situacin crtica, implicar la ejecucin retardada de las acciones que
contribuyan a reducir el dao que produzca el evento a empresa y, con ello, impliquen costos y
tiempos mayores para su restablecimiento.
Empresario: Debe ser informado y actualizado en todo momento del avance de la situacin.
Coordinador de continuidad: Responsable de mantener la comunicacin constante.
Asegurar canales de comunicacin alternos funcionales.
Comunicacin interna. Como resultado de un fenmeno natural, es muy probable que sea
necesario realizar una evacuacin de las instalaciones laborales, ante la notificacin de alerta
por parte de Proteccin Civil para garantizar la integridad de los empleados.

Orientacin a empleados y a sus familias. Durante un desastre natural de gran magnitud, es


probable que el mayor impacto en bienes y propiedades recaiga en la comunidad, integrada
probablemente por las familias de los empleados. Por ello es necesario tener en cuenta que
ellos necesitan estar preparados para enfrentar una emergencia. De esta manera, los miembros
de la empresa pueden incrementar las medidas de seguridad de su personal y asegurar un
impacto menor en la operacin de la planta, por reduccin en la fuerza laboral.

Durante una emergencia, el personal necesitar saber cmo se encuentra su familia, pues para
ellos sa es una de sus prioridades. Por ello es conveniente desarrollar algunas acciones, como
por ejemplo:

Previo al evento emitir de manera constante un documento informativo sobre los


principales riesgos de un desastre natural en la localidad.

Informar sobre las medidas de seguridad que deben tomar las familias de los empleados a
fin de proteger su persona, bienes y propiedades

Sugerir la realizacin de simulacros en casa.

Considerar cmo pueden comunicarse con sus familias en caso de que estn separados
durante una emergencia.

Identificar a un familiar -que no se encuentre en la localidad- como contacto para


llamadas de emergencia.

Determinar un punto de reunin con la familia en caso de que no puedan llegar a sus
casas.

Recomendaciones bsicas para la autoproteccin en caso de evacuacin.

Los empleados que estn preparados para enfrentar los efectos de un huracn, estarn
ms dispuestos a cumplir con sus responsabilidades en el trabajo.
Se recomienda difundir material informativo entre los empleados antes del inicio de la
temporada de huracanes para que tengan tiempo de prepararse.

Posterior al desastre natural. Es importante considerar que despus de un desastre los


Manual de Mejores Prcticas en Prevencin de Desastres y Continuidad de Negocios para Mipymes

92

DESARROLLANDO LA CONTINUIDAD DEL NEGOCIO

empleados quedan altamente impactados. Tenga contemplado el darles tiempo para que
respondan a las necesidades de sus familias y hogares, hasta donde sea posible. Defina con
anterioridad polticas que permitan no slo dar licencias en el periodo de recuperacin sino
apoyarles en casos de prdidas materiales o humanas.

Paro de operaciones. Este es el ltimo recurso, pero es una posibilidad que puede surgir como
resultado de los efectos de un fenmeno natural. Si el paro de operaciones se realiza sin
planeacin, pueden resultar prdidas mayores, tanto en el personal como en los productos o los
equipos, por lo que deben tomarse medidas para:
1. Determinar los criterios para decretar un paro de operaciones.
2. Identificar quines son las personas que pueden ordenar el paro de operaciones.
3. Designar al encargado de verificar los procedimientos de paro de operaciones.
4. Determinar la afectacin en el caso de un paro de operaciones abrupto.
5. Evaluar el tiempo requerido para realizar el paro y el reinicio de operaciones.
6. Definir los procedimientos de reinicio seguro de operaciones.

Notificacin y comunicacin. Durante un desastre natural es vital poder mantener canales de


comunicacin con las audiencias clave y las instituciones de emergencia.

Para mantener contacto con el exterior:


1. Establecer un plan para manejar los problemas derivados de una interrupcin de
la comunicacin al exterior o al interior del sitio.
2. Considerar cules son las actividades primordiales que requieren de sistemas de
comunicacin y tomar medias preventivas.
3. Determine qu sistemas de comunicacin tienen prioridad para ser reparados
durante un desastre natural.
4. Establecer procedimientos de restablecimiento de sistema de comunicaciones.
5. Establecer procedimientos alternos de comunicacin con autoridades, clientes y
proveedores.
a. Operacin desde una oficina alterna en otra ciudad.
b. Implementar un nmero 01-800 donde se dara informacin a empleados y
proveedores sobre las ltimos avisos, instrucciones y recomendaciones en la
reanudacin de operaciones durante y despus del huracn.

Fuentes de Consulta:
Formatos:
A35-1, A35-2, A35-3, A35-4.
Bibliografa:

9 Robert G. Lee CPP, Emergency Planning Handbook, ASIS International 2nd Edition, 2003.
9 NFPA 1600 Standard on Disaster/Emergency Management & Business Continuity
Programs, NFPA, 2007.
9 Good Practice Guideline, Business Continuity Institute, 2008.
9 Generally Accepted Practices for Business Continuity Practitioners, Disaster Recovery
Journal and DRI International, Aug 20, 2007.
9 BS25999-2:2007, Business Continuity Management Standard, British Standard
Institution, 2008.
9 Lucien G. Canton, Emergency Management, Concepts and Strategies for Effective
Programs, John Wiley and Sons Inc., USA, 2007.
9 Andrew Hiles, Business Continuity: Best Practices, World-Class Business Continuity
Management, Rothstein Associates Inc., USA, 2004.

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93

DESARROLLANDO LA CONTINUIDAD DEL NEGOCIO

Activacin del sistema de mando para


incidentes
36

Roles
Para
cumplir con
esta
actividad
usted
deber
considerar
lo
siguiente:

Activacin del sistema de mando para incidentes


La inminencia del evento detectada con anticipacin permite que se invoque oportunamente el
sistema de mando para incidentes. Con ello, la respuesta a la situacin crtica se dar de manera
ordenada, teniendo as una mayor probabilidad de xito.
A travs del medio de notificacin o comunicacin, se emitirn las instrucciones al equipo para
realizar las tareas, planes de contingencia, responsabilidades y acciones contemplados en el plan
de continuidad del negocio.
Posibles consecuencias de no realizar la actividad: No decretar una 'modalidad de crisis'
contribuye a un menor involucramiento de los participantes, dado el bajo sentido de urgencia,
comprometiendo no solo los resultados de la gestin de la emergencia, sino tambin la integridad
de las personas.
Empresario: Vigilar la instalacin y mantenimiento del sistema de mando.
Coordinador de continuidad: Asegurar el correcto funcionamiento del sistema de mando.
Decretar la emergencia y notificar a travs del rbol de llamadas a los responsables de la
salvaguarda y restablecimiento de los procesos de negocio.
El empresario puede participar en el Sistema de Mando instaurado para el manejo de la
situacin crtica, sin embargo es probable que acte solamente como asesor del comit de toma
de decisiones; ya que el empresario podra desempear un rol en el sistema de mando que vigila
la recuperacin de la cadena productiva completa.
El Coordinador de Continuidad debe asegurarse del cumplimiento del sistema de mando para
incidentes; es decir, que los roles asignados con antelacin se mantengan, y que la comunicacin
del incidente sea a travs de los canales para ello definidos; es tambin responsable de que se
inicie el proceso de registro de decisiones y acciones y se mantenga durante la fase de
contingencia.
Durante el perodo en el que el Sistema de Mando en Incidentes est instalado, la situacin
debe reevaluarse frecuentemente para determinar las prioridades y redefinir las acciones que
contribuyan al control de la situacin como condicin necesaria para un ordenado
restablecimiento de la normalidad.

Fuentes de Consulta:
Formatos:
A36.
Entidades:
Informacin no disponible. Se recomienda investigar.
Bibliografa:

9 Robert G. Lee CPP, Emergency Planning Handbook, ASIS International 2nd Edition,
2003.
9 NFPA 1600 Standard on Disaster/Emergency Management & Business Continuity
Programs, NFPA, 2007.
9 Good Practice Guideline, Business Continuity Institute, 2008.
9 Generally Accepted Practices for Business Continuity Practitioners, Disaster Recovery
Journal and DRI International, Aug 20, 2007.
9 BS25999-2:2007, Business Continuity Management Standard, British Standard
Institution, 2008.
9 Lucien G. Canton, Emergency Management, Concepts and Strategies for Effective
Programs, John Wiley and Sons Inc., USA, 2007.

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94

DESARROLLANDO LA CONTINUIDAD DEL NEGOCIO

Evaluacin y documentacin de daos


para aseguradora
37

Evaluacin y documentacin de daos para la aseguradora.

Reducir tiempos de indemnizacin y ajuste de prdidas en caso de siniestro.


Como en todo evento es importante documentar el proceso y resultados del evento
para contar con informacin suficiente para poder correr el proceso del reclamo del
seguro conforme a lo esperado.
Posibles consecuencias de no realizar la actividad: Generacin de problemas en el
ajuste de prdidas retrasando la firma del convenio en caso de siniestro.
Roles
Empresario: Definir la metodologa para recabar la informacin necesaria, as como para
la contabilidad de las prdidas.
Coordinador de continuidad: Concentrar la informacin contable y fotogrfica para el
armado de la reclamacin.
Para cumplir Es importante generar un vnculo cercano con el asesor de seguros para:
con esta
Entender correctamente la cobertura.
actividad
Generar un enlace fuerte de relacin personal para lograr posicionar a la empresa
usted
dentro de las primeras a ser atendidas despus de un desastre.
deber
considerar
lo siguiente:
Fuentes de Consulta:
Formatos:
A37.
Entidades:
Compaas Aseguradoras.
Sitios
de http://www.univision.com/content/content.jhtml?cid=1835019
Internet:

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95

DESARROLLANDO LA CONTINUIDAD DEL NEGOCIO

Registro de decisiones y acciones

38

Registro de decisiones y acciones.

Roles

Para cumplir
con esta
actividad
usted deber
considerar lo
siguiente:

La existencia de un registro de decisiones y acciones permitir a la empresa generar un


documento sobre lo realizado, durante y despus de una crisis, que servir de aprendizaje
para definir qu decisiones y acciones fueron ms eficientes durante la misma.

Este conocimiento adquirido permitir a la empresa tomar las decisiones y acciones ms


adecuadas en el futuro, en una crisis similar, fomentando una recuperacin ms rpida.

Permitir a la empresa tener una documentacin clara sobre lo que se ha hecho para evitar
la duplicidad de esfuerzos por parte de los involucrados.

Permitir a todos los involucrados protegerse durante la rendicin de cuentas posterior a la


crisis por cualquier decisin tomada que pudiera generar algn conflicto interno.
Posibles consecuencias de no realizar la actividad:

Podra generar duplicidad de labores que retrasen la recuperacin, ya que no hay un


conocimiento claro sobre qu decisiones y acciones se han tomado para mitigar la crisis.

Generacin de conflictos por decisiones tomadas durante la crisis que no estn sustentadas,
lo que retrasara la toma de decisiones y acciones.
Empresario: Decretar la creacin de un registro de decisiones y acciones en el momento de
aproximacin de la situacin crtica hasta que se determine una recuperacin.
Coordinador de continuidad: Generar el registro de decisiones y acciones a seguir durante y
despus de la situacin crtica y difundir el registro a los actores.
Compartir el registro de las decisiones y acciones con asociaciones afines para generar un
conocimiento sobre la eficiencia de las mismas en situaciones especficas de crisis, permitiendo
as la generacin de un conocimiento mutuo con otras empresas.
Los empleados debern notificar las acciones realizadas al Coordinador de Continuidad para su
registro. Esto les permitir protegerse durante la rendicin de cuentas posterior a la crisis por
cualquier decisin tomada que pudiera generar algn conflicto interno.

Fuentes de Consulta:
Formatos:
A38.
Bibliografa:

9 NFPA 1600 Standard on Disaster/Emergency Management & Business Continuity


Programs, NFPA, 2007.
9 Good Practice Guideline, Business Continuity Institute, 2008.
9 Generally Accepted Practices for Business Continuity Practitioners, Disaster Recovery
Journal and DRI International, Aug 20, 2007.
9 BS25999-2:2007, Business Continuity Management Standard, British Standard
Institution, 2008.
9 Lucien G. Canton, Emergency Management, Concepts and Strategies for Effective
Programs, John Wiley and Sons Inc., USA, 2007.

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96

DESARROLLANDO LA CONTINUIDAD DEL NEGOCIO

Operaciones en modo de contingencia

39

Roles

Para
cumplir
con esta
actividad
usted
deber
considerar
lo
siguiente:

Operaciones en modo de contingencia.


Definir con claridad los objetivos y tiempos de recuperacin de los procesos crticos de la empresa
durante una contingencia o desastre.
Permite trabajar hacia los objetivos planteados utilizando los recursos de modo objetivo y
eficiente.
Posibles consecuencias de no realizar la actividad: Tener un Plan de Continuidad del Negocio
reactivo que vuelva complicada la operacin en contingencia y que agregue estrs innecesario a
las actividades de recuperacin.
Empresario: Responsable de la implementacin de la operacin en modo de contingencia.
El Coordinador de Continuidad es el responsable de:
Tomar el liderazgo para garantizar la ejecucin de la operacin en contingencia conforme a lo
que establece el Plan de Continuidad del Negocio.
Garantizar la disponibilidad de los recursos necesarios para los responsables de las reas
operativas durante el evento.
Reportar el estatus de las operaciones y cualquier situacin de riesgo al Empresario / Director.
Durante las operaciones en contingencia, con base en la informacin recibida del Coordinador
de Continuidad, as como de los responsables de la operacin, el empresario debe tomar las
decisiones, especialmente aquellas que por su complejidad representen un riesgo de prdida.
Segn el rol que les sea designado en el Plan de Continuidad del Negocio, los empleados al
igual que en la operacin normal, son los principales ejecutores y responsables de lograr
durante las operaciones en modo de contingencia los niveles aceptables previstos.
Durante un evento que obligue a operar en modo de contingencia debe informarse la situacin
a la brevedad posible a:
Los proveedores, principalmente a aquellos que tienen relacin directa con los procesos
crticos.
Los clientes, por lo menos a los identificados como ms importantes, ya sea para
notificarles los servicios que se continan otorgando o en su caso, hacer de su
conocimiento que algunos servicios no se podrn proporcionar sino hasta el
restablecimiento.
Otras empresas y empresas grandes con las que se tenga relacin, dando prioridad a
aquellas que tienen interaccin directa con los procesos crticos.
Previa definicin y gestin, las cmaras o asociaciones pueden jugar un rol de coordinador o
concentrador de informacin, en caso de encontrarse en operaciones en modo de
contingencia, de inters comn para las empresas afiliadas.

Durante un evento de contingencia que ponga en riesgo a la poblacin civil y que en


consecuencia obligue a la empresa a activar su Plan de Continuidad del Negocio, es importante
que el responsable designado para ello, se mantenga al tanto de los reportes que Proteccin
Civil y Seguridad Pblica emita, ya que dicha informacin puede ser base para la toma de
decisiones.

Segn la gravedad del evento de contingencia as como su duracin, conforme la situacin lo


amerite se debe garantizar la comunicacin con la empresa aseguradora, as como tener acceso
a la informacin que en su caso fuera necesario entregar a la misma, para hacer efectivas las
plizas de seguro contratadas, an cuando la empresa se encuentre en operaciones en modo
Manual de Mejores Prcticas en Prevencin de Desastres y Continuidad de Negocios para Mipymes

97

DESARROLLANDO LA CONTINUIDAD DEL NEGOCIO

de contingencia.

Los contactos con universidades e instituciones educativas pueden ser de utilidad, en caso de
que las mismas activen programas de apoyo que puedan ser de inters o ayuda para los
empleados de la empresa:

Centros de acopio para la recoleccin o distribucin de insumos.

Albergues.

Si la importancia o gravedad de la situacin lo amerita, es deseable que un responsable


designado previamente, realice un monitoreo permanente en los medios masivos de
comunicacin, para identificar informacin relacionada con el evento de contingencia, ya que la
misma puede servir como base para la toma de decisiones, en caso de que lo encontrado afecte
directa o indirectamente a la empresa.

La definicin previa de acuerdos o esquemas alternos para la operacin de la empresa en modo


de contingencia es vital para garantizar el xito de la recuperacin de los procesos crticos, por
ello durante el evento el Coordinador de Continuidad debe cerciorarse de que en el Centro
Operativo Alterno se cuenta con servicio de energa elctrica y telecomunicaciones, validando
con proveedores el cumplimiento de los niveles de servicios comprometidos.

Para efectos de dar seguimiento a informacin emitida por la banca relacionada con los
servicios disponibles en caso de contingencia o desastre, la Asociacin de Bancos de Mxico
(ABM) a travs de su pgina de Internet www.abm.org.mx publica peridicamente reportes a la
poblacin, por lo que es recomendable su consulta.

Fuentes de Consulta:
Entidades:

Bibliografa:

Cmaras o asociaciones
Proteccin Civil
Aseguradoras
Universidades / instituciones educativas
Medios masivos de comunicacin
Seguridad Pblica
CFE
Proveedores de telecomunicaciones
Bancos (ABM)
9 Robert G. Lee CPP, Emergency Planning Handbook, ASIS International 2nd Edition,
2003.
9 NFPA 1600 Standard on Disaster/Emergency Management & Business Continuity
Programs, NFPA, 2007.
9 Good Practice Guideline, Business Continuity Institute, 2008.
9 Generally Accepted Practices for Business Continuity Practitioners, Disaster Recovery
Journal and DRI International, Aug 20, 2007.
9 BS25999-2:2007, Business Continuity Management Standard, British Standard
Institution, 2008.
9 Lucien G. Canton, Emergency Management, Concepts and Strategies for Effective
Programs, John Wiley and Sons Inc., USA, 2007.
9 Andrew Hiles, Business Continuity: Best Practices, World-Class Business Continuity
Management, Rothstein Associates Inc., USA, 2004.

Manual de Mejores Prcticas en Prevencin de Desastres y Continuidad de Negocios para Mipymes

98

DESARROLLANDO LA CONTINUIDAD DEL NEGOCIO

Verificacin del estado de la situacin y


redefinicin de acciones
40

Verificacin del estado de la situacin y redefinicin de acciones.

En este momento se debe hacer una pausa para analizar, comprender y evaluar las
circunstancias de la evolucin de las decisiones que se han tomado hasta el momento.
Con esta informacin se podr decidir si es necesario replantear los objetivos de
recuperacin del negocio.
Analizar, entender y replantear objetivos con base en informacin real para retomar el
rumbo de las acciones de recuperacin.
Posibles consecuencias de no realizar la actividad: Se corre el riesgo de no visualizar y
considerar amenazas dadas por la nueva situacin, tomar decisiones incorrectas y perder
de vista los objetivos a los que se estn encaminando los esfuerzos de recuperacin.
Roles
Empresario: Decidir el momento de analizar la situacin.
Coordinador de continuidad: Documentar las decisiones.
Para
Llevar a cabo un anlisis de la situacin y tomar decisiones inmediatas.
cumplir
Presentar documentacin del evento, formatos de actividades y decisiones.
con esta
Comunicarse con los integrantes de su cadena productiva, clientes y proveedores para
actividad
comprender sus expectativas dado el nuevo contexto.
usted
Mantener la calma durante y despus del evento ayudar a generar informacin
deber
relevante para el anlisis y toma de decisiones.
considerar El empresario debe tener esto en mente todo el tiempo, pues el aplicarlo en las
lo
actividades diarias le ayudar a tener un proceso de toma de decisiones ms gil.
siguiente:
Fuentes de Consulta:
Formatos:
A40.
Bibliografa:
9 Crisis Management Lessons from Terminal 5, www.continuitycentral.com.
FEMA Best Practices, www.fema.gov.
BS25999-2:2007, Business Continuity Management Standard, British Standard
Institution, 2008.
9 Lucien G. Canton, Emergency Management, Concepts and Strategies for
Effective Programs, John Wiley and Sons Inc., USA, 2007
9 Andrew Hiles, Business Continuity: Best Practices, World-Class Business
Continuity Management, Rothstein Associates Inc., USA.

Manual de Mejores Prcticas en Prevencin de Desastres y Continuidad de Negocios para Mipymes

99

DESARROLLANDO LA CONTINUIDAD DEL NEGOCIO

Operaciones
de
reconstruccin
recuperacin de instalaciones
41

Roles

Acciones

Operaciones de reconstruccin o recuperacin de instalaciones.


Si en la evaluacin de la situacin se detecta la viabilidad de la reconstruccin y recuperacin de las
instalaciones afectadas por una situacin crtica, una correcta operacin permitir a la empresa
regresar a su operacin normal en un menor tiempo.
Actividades encaminadas hacia la recuperacin de las instalaciones en el menor tiempo posible
utilizando los recursos humanos y econmicos que se encuentren disponibles para el pronto
regreso a la normalidad.
Posibles consecuencias de no realizar la actividad: Si no se ejecuta la reconstruccin y recuperacin
de las instalaciones de la empresa de una manera eficiente, se puede retrasar el regreso a las
operaciones normales de la empresa.
Empresario: Decretar y asignar tareas a los involucrados en el inicio de las operaciones de
reconstruccin y recuperacin de las instalaciones afectadas.
Coordinador de continuidad: Deber seguir de cerca la operacin de reconstruccin y recuperacin
de las instalaciones para que se apeguen al plan de continuidad de la empresa.
Bsqueda de los proveedores necesarios para lograr la recuperacin y reconstruccin de las
instalaciones.
Coordinar con la aseguradora el pago de las coberturas para que existan los flujos necesarios
para el pago de la reconstruccin.
Solicitar al IMSS la suspensin del pago durante la reconstruccin.
Coordinar con los bancos la obtencin o utilizacin de lneas de crditos en caso de necesitar
flujo de efectivo para la reconstruccin.
Se recomienda la utilizacin de sistemas de cadena crtica para el manejo del proyecto de
reconstruccin.
Solicitar a la SCT y CAPUFE informacin sobre rutas alternas y comunicarlas a los encargados del
transporte de los materiales para evitar retrasos en la reconstruccin.

Fuentes de Consulta:
Formatos:
A41-1, A41-2.
Entidades:
Secretara de Comunicaciones y Transportes y Caminos y Puentes Federales.
Bibliografa:

9 Robert G. Lee CPP, Emergency Planning Handbook, ASIS International 2nd Edition,
2003.
9 NFPA 1600 Standard on Disaster/Emergency Management & Business Continuity
Programs, NFPA, 2007.
9 Good Practice Guideline, Business Continuity Institute, 2008.
9 Generally Accepted Practices for Business Continuity Practitioners, Disaster Recovery
Journal and DRI International, Aug 20, 2007.
9 BS25999-2:2007, Business Continuity Management Standard, British Standard
Institution, 2008.
9 Lucien G. Canton, Emergency Management, Concepts and Strategies for Effective
Programs, John Wiley and Sons Inc., USA, 2007.
9 Andrew Hiles, Business Continuity: Best Practices, World-Class Business Continuity
Management, Rothstein Associates Inc., USA, 2004.

Manual de Mejores Prcticas en Prevencin de Desastres y Continuidad de Negocios para Mipymes

100

DESARROLLANDO LA CONTINUIDAD DEL NEGOCIO

Actividades de regreso a las operaciones


normales
42

Actividades de regreso a las operaciones normales.

Garantizar la operacin de la empresa bajo los estndares mnimos necesarios,


establecidos por la misma, posterior a un evento de contingencia.
Es importante planear y administrar de manera cautelosa el regreso a las operaciones
normales o en las instalaciones principales, pues la logstica de reubicacin mal planeada
podra crear conflictos e interrupciones importantes nuevamente.
Posibles consecuencias de no realizar la actividad: Comprometer la operacin de la
empresa por no alcanzar los niveles de operacin y calidad necesarios al en el
restablecimiento de la operacin normal, lo cual deriva en prdidas econmicas o costos
de oportunidad.
Roles
Empresario: Autorizar inicio de actividades de regreso a las operaciones normales en
cuanto sea conveniente y benfico para la empresa.
Coordinador de continuidad: Responsable de coordinar las actividades de regreso para
evitar interrupciones de la operacin en el traslado a las instalaciones principales.
Para
Con base en la informacin recibida del Coordinador de continuidad, as como de los
cumplir
responsables de la operacin, el empresario debe autorizar el inicio de las actividades
con esta
de regreso a las operaciones normal, conforme sea benfico para la empresa.
actividad
El Coordinador de Continuidad es el responsable de:
usted

Gestionar la ejecucin de las actividades de regreso a las operaciones normales


deber
conforme lo establezca el Plan de Continuidad del Negocio.
considerar

Validar que en las instalaciones de trabajo ya se cuenta con los servicios de


lo
telecomunicaciones e infraestructura necesarias para el restablecimiento.
siguiente:

Reportar peridicamente el estatus del restablecimiento al Empresario.


Al igual que en el Modo de Operaciones en Contingencia, los empleados son los
principales ejecutores de las actividades de regreso a las operaciones normales, hasta
lograr los niveles de servicio estndar de la empresa.
Como parte de las actividades de regreso a las operaciones normales, se debe informar
el restablecimiento a:

Los proveedores

Los clientes

Otras empresas con las que se tenga relacin, dando prioridad a aquellas que
tienen interaccin directa con los procesos crticos.
En su caso las actividades de regreso a las operaciones normales pueden requerir hacer
efectivas plizas de seguro, para ello es indispensable contar con los elementos o
requisitos necesarios para ello.

Manual de Mejores Prcticas en Prevencin de Desastres y Continuidad de Negocios para Mipymes

101

DESARROLLANDO LA CONTINUIDAD DEL NEGOCIO

Fuentes de Consulta:
Entidades:
Proveedores de la empresa
Clientes de la empresa
Aseguradoras
Proveedores de telecomunicaciones
Bancos
Formatos:
A3-1 y A3-2 que se desarrollaron en el paso 4 de su Plan de Continuidad de Negocio,
dnde se identificaron y priorizaron los procesos crticos del negocio.
Bibliografa:
9 NFPA 1600 Standard on Disaster/Emergency Management & Business
Continuity Programs, NFPA, 2007.
9 Good Practice Guideline, Business Continuity Institute, 2008.
9 Generally Accepted Practices for Business Continuity Practitioners, Disaster
Recovery Journal and DRI International, Aug 20, 2007.
9 BS25999-2:2007, Business Continuity Management Standard, British Standard
Institution, 2008.
9 Andrew Hiles, Business Continuity: Best Practices, World-Class Business
Continuity Management, Rothstein Associates Inc., USA, 2004.

Manual de Mejores Prcticas en Prevencin de Desastres y Continuidad de Negocios para Mipymes

102

DESARROLLANDO LA CONTINUIDAD DEL NEGOCIO

Asimilacin y anlisis de la experiencia

43

Anlisis y asimilacin de la experiencia.

Identificar aciertos y errores en la toma de decisiones y acciones llevadas a cabo


durante la fase de manejo de consecuencias, para as mejorar el Plan de Continuidad
del Negocio.
Despus de un evento, ya sea ste real o simulado, es importante su asimilacin y
anlisis, para que de esta manera se logre un aprendizaje que pueda ser incorporado a
la nueva realidad de la empresa, su Plan de Continuidad, sus estrategias y expectativas.
Posibles consecuencias de no realizar la actividad: Se corre el riesgo de repetir errores
en eventos futuros al no actualizar la estrategia ni el Plan de Continuidad por la falta de
anlisis y asimilacin de la experiencia.
Roles
Empresario: Debe ser el generador de las sesiones.
Coordinador de Continuidad: Preparar y documentar las sesiones con fines de
continuidad del negocio.
Para cumplir El empresario debe solicitar una reunin de trabajo con sus empleados para analizar
con esta
y actualizar el Plan de Continuidad.
actividad
El Coordinador de Continuidad debe documentar las sugerencias, experiencias,
usted
inquietudes, acuerdos y decisiones surgidas de la reunin.
deber
considerar
lo siguiente: Este tipo de sesiones se sugiere que sean en un tono de pltica meramente informal,
para que los empleados puedan externar su opinin y aprovecharla como catarsis
psicolgica.
Es importante que el empresario comparta las conclusiones de la actividad con los
dems integrantes de su cadena productiva as como en la asociacin, gremio o
cmara empresarial a la que pertenezca. La retroalimentacin que reciba y comparta
con los dems empresarios, ser de gran ayuda para la mejora de su Plan de
Continuidad.
Fuentes de Consulta:
Bibliografa:
9 NFPA 1600 Standard on Disaster/Emergency Management & Business
Continuity Programs, NFPA, 2007.
9 Good Practice Guideline, Business Continuity Institute, 2008.
9 Generally Accepted Practices for Business Continuity Practitioners, Disaster
Recovery Journal and DRI International, Aug 20, 2007.
9 BS25999-2:2007, Business Continuity Management Standard, British Standard
Institution, 2008.
9 Andrew Hiles, Business Continuity: Best Practices, World-Class Business
Continuity Management, Rothstein Associates Inc., USA, 2004.

Manual de Mejores Prcticas en Prevencin de Desastres y Continuidad de Negocios para Mipymes

103

DESARROLLANDO LA CONTINUIDAD DEL NEGOCIO

Realizacin de simulacros que detonen el


Plan de Continuidad del Negocio
44

Realizacin de simulacros que detonen el Plan de Continuidad del Negocio.

Detectar reas de oportunidad relacionadas con la ejecucin del Plan de Continuidad del
Negocio, garantizando una mejora continua, as como su efectividad en caso de
contingencia.
Posibles consecuencias de no realizar la actividad: Tener un Plan de Continuidad del
Negocio meramente terico o documental, que como consecuencia no sea funcional.
Roles
Empresario: Comunicar a su empresa, por el medio formal que considere apropiado, la
obligatoriedad de realizar peridicamente ejercicios y pruebas documentadas de los
diferentes componentes del Plan de Continuidad del Negocio.
Coordinador de continuidad: Gestionar, coordinar y documentar los ejercicios y pruebas
del Plan de Continuidad del Negocio de la empresa, lo anterior conforme a la definicin
de un calendario aprobado previamente por el Director o Empresario.
Para
Con base en Plan de Continuidad del Negocio de la empresa, los empleados de la
cumplir
misma deben participar activamente en la ejecucin de ejercicios y pruebas, ya sea
con esta
programadas o sorpresivas; modulares o integrales, segn sea el caso, detectando y
actividad
reportando en la documentacin que se genere, las reas de oportunidad encontradas
usted
durante el desarrollo de los mismos.
deber
Segn el nivel de madurez que el Plan de Continuidad del Negocio vaya adquiriendo,
considerar
con base en su prctica y actualizacin constantes, es posible involucrar en ejercicios y
lo
pruebas a los proveedores crticos de la empresa en algunos escenarios de
siguiente:
contingencia controlados.
Es de vital importancia que al menos los clientes identificados como ms importantes
para la empresa, tengan el conocimiento de que la misma cuenta con procesos
alternos que les garantiza la continuidad en el servicio, sin embargo, en lo que respecta
a simulacros del Plan de Continuidad del Negocio es importante tomar las medidas
pertinentes para intentar no afectar durante su ejecucin, los niveles de calidad y que
para los clientes, este tipo de buenas prcticas sean "transparentes".
Una vez que la empresa cuenta con un Plan de Continuidad del Negocio funcional,
puede involucrar de mutuo acuerdo a otras Mipymes con las que tenga relacin, a fin
de simular escenarios de afectacin a ms de una empresa, sobre todo las que se
encuentran ubicadas en una misma localidad o aquellas con las que se comparten las
mismas amenazas.
A fin de garantizar la cadena de abasto, es muy importante la interaccin con empresas
grandes con las cuales se tenga relacin alusiva a los procesos crticos, por ello, como
parte del proceso de maduracin del Plan de Continuidad del Negocio, puede buscarse
su participacin en algunos simulacros de la empresa y viceversa.
Por otra parte a travs de las Cmaras o Asociaciones respectivas, se pueden impulsar
convenios y acuerdos de apoyo mutuo para la operacin en caso de contingencia. De
Manual de Mejores Prcticas en Prevencin de Desastres y Continuidad de Negocios para Mipymes

104

DESARROLLANDO LA CONTINUIDAD DEL NEGOCIO

igual manera pueden organizarse simulacros en los que participen varias empresas con
procesos crticos afines, en la medida que lo permitan los recursos de las empresas
interesadas y haciendo nfasis en los diferentes grados de madurez que puedan tener
los correspondientes Planes de Continuidad del Negocio.
Los simulacros deben ser documentados y el enfoque de los mismos debe ser retar los
Planes de Continuidad del Negocio para encontrar reas de oportunidad, no as el
demostrar que todo funciona bien.
Fuentes de Consulta:
Formatos:
A44.
Entidades:
Proveedores de la empresa
Clientes de la empresa
Cmaras o asociaciones.
Bibliografa:
9 IBM, Business Continuity Planning Checklist: Top 10 Best Practices, CMP Media
LLC., 2007.
9 Good Practice Guideline, Business Continuity Institute, 2008.
9 Generally Accepted Practices for Business Continuity Practitioners, Disaster
Recovery Journal and DRI International, Aug 20, 2007.
9 Andrew Hiles, Business Continuity: Best Practices, World-Class Business
Continuity Management, Rothstein Associates Inc., USA, 2004.

Manual de Mejores Prcticas en Prevencin de Desastres y Continuidad de Negocios para Mipymes

105

DESARROLLANDO LA CONTINUIDAD DEL NEGOCIO

Actualizacin del Plan de Continuidad del


Negocio
45

Roles

Para cumplir
con esta
actividad
usted deber
considerar lo
siguiente:

Actualizacin del Plan de Continuidad del Negocio.


Garantizar la adaptacin de la estrategia de continuidad a las necesidades de la
empresa.
Mantener vivo el documento actualizando los objetivos, acciones, procesos y
mtodos contenidos en el Plan de Continuidad para garantizar una mejora continua y
repercutiendo en la formalizacin y maduracin operativa, gracias al programa de
continuidad del negocio implementado.
Posibles consecuencias de no realizar la actividad: Tener un Plan de Continuidad que se
vuelva obsoleto y que en consecuencia no sea funcional.
Empresario: Debe comunicar a su empresa por el medio formal que considere
apropiado:

La obligatoriedad de actualizar el Plan de Continuidad del Negocio, por lo


menos una vez al ao, o cada vez que se presente un cambio importante en la
operacin.

La designacin de un responsable de la coordinacin y gestin de lo anterior.


Coordinador de continuidad: Gestionar y garantizar la actualizacin del Plan de
Continuidad del Negocio de la empresa.
Los empleados son los principales responsables de la actualizacin del Plan de
Continuidad del Negocio, dado que son los directamente relacionados en la
operacin y por lo tanto, los que de primera mano tienen conocimiento de cambios
en sus respectivas reas, que derivan en modificaciones en cualquiera de los
elementos de la estrategia.
Es obligacin de los empleados reportar al Coordinador de Continuidad cualquier
cambio o adicin en la informacin relacionada con:

Procesos

Tecnologa

Recursos materiales

reas relacionadas

Entidades externas

Personal
Con base en la informacin recabada con los responsables respectivos, es
responsabilidad del Coordinador de Continuidad o del responsable designado para
ello, el mantener actualizada la informacin de contacto de:

El personal identificado como crtico.

Los proveedores crticos de la empresa.

Los clientes ms importantes de la empresa.

Otras empresas con las que se tiene interaccin directa con los procesos
crticos.
Parte esencial para garantizar la actualizacin de todos los componentes del Plan de
Continuidad de Negocios es sin duda la revisin peridica del anlisis de impacto al

Manual de Mejores Prcticas en Prevencin de Desastres y Continuidad de Negocios para Mipymes

106

DESARROLLANDO LA CONTINUIDAD DEL NEGOCIO

negocio y como parte integral del mismo, los impactos financieros en los que la
empresa puede incurrir en caso de no ser capaz de recuperar su operacin.
Por ltimo, con el fin de contar con seguros vigentes apropiados para la empresa, el
Coordinador de Continuidad debe dar seguimiento a la gestin, que el responsable
designado para ello, realice para garantizar la actualizacin de las respectivas plizas,
cada vez que sea necesario.
Fuentes de Consulta:
Entidades:
La misma empresa, a travs de su equipo de Continuidad de Negocio
Proveedores de la empresa
Clientes de la empresa
Proteccin Civil
Secretara de Economa
Aseguradoras
Bibliografa:
9 IBM, Business Continuity Planning Checklist: Top 10 Best Practices, CMP Media
LLC., 2007.
9 Good Practice Guideline, Business Continuity Institute, 2008.
9 Generally Accepted Practices for Business Continuity Practitioners, Disaster
Recovery Journal and DRI International, Aug 20, 2007.
9 Lucien G. Canton, Emergency Management, Concepts and Strategies for
Effective Programs, John Wiley and Sons Inc., USA, 2007.
9 Andrew Hiles, Business Continuity: Best Practices, World-Class Business
Continuity Management, Rothstein Associates Inc., USA, 2004.

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107

DESARROLLANDO LA CONTINUIDAD DEL NEGOCIO

FORMATOS PARA ELABORAR SU PLAN DE CONTINUIDAD DE NEGOCIO


Formato A1 Elaborar su poltica de Gestin de Continuidad de Negocio.

-I[_____________________] reconoce su responsabilidad de manejar los recursos de manera


responsable, lo que incluye identificar y administrar adecuadamente los riesgos que puedan afectar:
(1) su estabilidad financiera y viabilidad social.
(2) la capacidad de cumplir su misin corporativa.
(3) la seguridad y bienestar de sus empleados.
(4) su responsabilidad con la sociedad que le rodea.
Empresa: ______________________ reconoce que sus operaciones diarias acarrean una serie de
riesgos significativos sujetos a manifestarse de manera inevitable. A pesar de la inevitabilidad de estos
eventos, Empresa: _____________________ determina que ninguna interrupcin en sus operaciones
normales ser aceptable. Para ello se establece formalmente un Equipo de Continuidad del Negocio
con la autoridad necesaria y suficiente para evaluar los riegos derivados de nuestras operaciones y
actividades de negocio en nombre de la organizacin y para hacer recomendaciones al comit
directivo a travs del director en lo relativo a esos riesgos.
Todas las reas de la organizacin debern contribuir con el Equipo de Continuidad del Negocio para
el logro de sus objetivos.
_________________________________________
_________________________________________
Firma de los miembros de comit directivo de la empresa.
_________________________________________
Firma del director de la empresa.
Fecha de emisin: __________________________
-IIEs poltica de nuestra compaa el establecimiento y mantenimiento de un programa completo de
Continuidad del Negocio.
El objetivo de este programa es asegurar que la compaa no padezca de interrupciones inaceptables

Manual de Mejores Prcticas en Prevencin de Desastres y Continuidad de Negocios para Mipymes

108

DESARROLLANDO LA CONTINUIDAD DEL NEGOCIO

en cualquiera de sus procesos de negocio escenciales, an en caso de un incidente mayor en


cualquiera de sus instalaciones.
Este programa requiere del apoyo continuo de la direccin general y el consejo administrativo y del
compromiso de todos los departamentos.
-IIIEstos son posibles componentes de una poltica de continuidad, que debern ser aplicados y
desarrollados en funcin de las necesidades especficas de la empresa.
Alcance de esta poltica:
Supervivencia de la compaa
Niveles mnimos de servicio a nuestros clientes
Mantenimiento del nivel de ventas ante situaciones de desastre
Prdida mxima aceptable por evento
Proteccin de los activos de la compaa
Liquidez
Reputacin de la compaa
Rendicin de cuentas a nuestros inversionistas
Minimizacin de la probabilidad de incidentes
Mantenimiento de procesos crticos
Lneas de negocio prioritarias
Proteccin de la informacin
Responsables de la planeacin de la continuidad
Involucrados en la planeacin y sus roles
Requisitos legales
Recursos para el programa
Pruebas al plan
Capacitacin del personal para desarrollo de habilidades especficas
Mantenimiento del plan

Manual de Mejores Prcticas en Prevencin de Desastres y Continuidad de Negocios para Mipymes

109

DESARROLLANDO LA CONTINUIDAD DEL NEGOCIO

Formato A4-1

Identificacin y priorizacin de procesos crticos del negocio


rea de
Responsabilidad

Nombre del
proceso

Entradas
al proceso

Datos del Proceso


Salidas
al proceso

Ventana de
Operacin

Manual de Mejores Prcticas en Prevencin de Desastres y Continuidad de Negocios para Mipymes

Criticidad
Alta

Media

Baja

110

DESARROLLANDO LA CONTINUIDAD DEL NEGOCIO

Formato A4-2

Definicin de procesos de contingencia


rea de
Responsabilidad

Nombre del
proceso

Demanda
normal

Demanda
en contingencia

Proceso
alterno

Manual de Mejores Prcticas en Prevencin de Desastres y Continuidad de Negocios para Mipymes

Criticidad
Alta

Media

Baja

111

DESARROLLANDO LA CONTINUIDAD DEL NEGOCIO

Formato A5

Identificacin de amenazas a los procesos crticos del negocio y planes de mitigacin


Riesgo

Escenario

Probabilidad de
ocurrencia

Efecto

Impacto
Alto

Medio

Bajo

Actividades de
mitigacin

Manual de Mejores Prcticas en Prevencin de Desastres y Continuidad de Negocios para Mipymes

112

DESARROLLANDO LA CONTINUIDAD DEL NEGOCIO

Formato A8
Formato de anlisis de impacto al negocio.
Datos del rea
Nombre del rea
Ubicacin fsica
Responsable del rea
Puesto
Telfono
Ubicacin Fsica
Correo
Procesos crticos

Tiempo mximo
tolerable sin el proceso

Criticidad
Alta

Impactos por la no recuperacin de los procesos

Media

Baja

Impacto
Alta

Media

Baja

Detrimento de la calidad de los productos o servicios de la empresa.


Perdida en ventas
Prdida de Clientes
Demandas o reclamo de indemnizaciones.
Pago de multas.
Afectacin al Bienestar de los empleados.
Afectacin de Tecnologa o comunicaciones.
Afectacin al Bienestar de los empleados.
Impactos Financieros
En caso de no poder recuperar el rea en menos de 24 horas, Cul sera el impacto econmico?

Manual de Mejores Prcticas en Prevencin de Desastres y Continuidad de Negocios para Mipymes

113

DESARROLLANDO LA CONTINUIDAD DEL NEGOCIO

Formato A10-1

Clientes ms importantes
Lugar
Cliente

Nota:

Ventas
Anuales

Principales Productos
1 2 3 4 5

Es recomendable listar el 20% de los clientes que generalmente


representan el 80% de las ventas

Manual de Mejores Prcticas en Prevencin de Desastres y Continuidad de Negocios para Mipymes

114

DESARROLLANDO LA CONTINUIDAD DEL NEGOCIO

Formato A10-2

Directorio de Clientes ms importantes


Cliente

Responsables o contactos Telfonos

Ext.

Correos

Manual de Mejores Prcticas en Prevencin de Desastres y Continuidad de Negocios para Mipymes

Check

115

DESARROLLANDO LA CONTINUIDAD DEL NEGOCIO

Formato A11-1

Cadena Productiva

Clientes
1
2
3
4
5
n

Productos
1
2
3
4
5
6
7
8
n

1
2
3
4
5
6
7
8
9
10

Proveedores
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20

Manual de Mejores Prcticas en Prevencin de Desastres y Continuidad de Negocios para Mipymes

116

DESARROLLANDO LA CONTINUIDAD DEL NEGOCIO

Formato A11-2

Directorio de proveedores
Proveedor

Prod./Serv. Responsables o contactos Telfonos

Ext.

Correos

Manual de Mejores Prcticas en Prevencin de Desastres y Continuidad de Negocios para Mipymes

Check

117

DESARROLLANDO LA CONTINUIDAD DEL NEGOCIO

Formato A11-3

Proveedores alternos
Producto
Servicio

Proveedores
Principal

Vulnerabilidad
Alta

Media

Alternos

Baja

Manual de Mejores Prcticas en Prevencin de Desastres y Continuidad de Negocios para Mipymes

118

DESARROLLANDO LA CONTINUIDAD DEL NEGOCIO

Formato A12

Material o Servicio Crtico por Cliente


Crtico
Cliente

Materiales o servicios

T. Espera

Medio No Mximo

Manual de Mejores Prcticas en Prevencin de Desastres y Continuidad de Negocios para Mipymes

119

DESARROLLANDO LA CONTINUIDAD DEL NEGOCIO

Formato A13

BOLETN DE PRENSA
En caso de una emergencia, esta declaracin bsica puede ser completada/ adaptada para responder
a las indagaciones de los medios de comunicacin y apoyar al control de la reputacin.

Boletn de prensa

Fecha: _______________

EN RELACION A LOS EFECTOS DEL HURACAN XXXX


EMPRESA XXXXX INFORMA
[____________, ________ a ___ de _________ 20__].Empresa: ____________________ informa que
luego del impacto _____________________ en la regin de ________ el pasado ____ de ______, se
han detectado daos menores en las instalaciones de nuestro almacn ubicado en esta ciudad,
mismas que la brigada de emergencia ya se encuentra solucionando y que representan ________% del
rea total de la tienda, por lo que estar operando con un horario de __________ a _______________.
Gracias a las medidas preventivas que incluyeron la evacuacin de nuestro personal, obedeciendo las
recomendaciones de Proteccin Civil, no se tienen registradas prdidas humanas. La empresa trabaja
de manera activa con la Comisin Federal de Electricidad para el restablecimiento del suministro
elctrico, para que en la brevedad poder operar al ___% de nuestra capacidad.
Del mismo modo notificamos a la comunidad que los almacenes ____________ cuentan entre sus
inventarios, artculos bsicos como alimentos enlatados, agua embotellada, sopas instantneas y leche
en polvo que estn disponibles en el horario __________________. En estos momentos los nicos
alimentos que no se estn distribuyendo son lcteos y otros alimentos que requieren refrigeracin.
Como parte de nuestro compromiso con la comunidad estamos ofreciendo estos artculos con un
descuento (___%).
Confiamos en que en breve nuestra comunidad podr superar los daos originados por este desastre.
Mayores informes con: ____________________
Tel.: __________________
Email: __________________________

Manual de Mejores Prcticas en Prevencin de Desastres y Continuidad de Negocios para Mipymes

120

DESARROLLANDO LA CONTINUIDAD DEL NEGOCIO

Formato A14

Determinacin de Sumas Aseguradas


y Riesgos a Asegurar
Moneda
Concepto
Edificio
Contenidos
Bienes a la intemperie
Equipo de computo
Inventario MP
Inventario Proceso
Inventario PT
Total

Valor
Reposicin

Real

Bienes a la Intemperie
Descripcin

Ubicacin

Valor
Reposicin

Real

Riesgos
Incendio
Explosin
Hidrometeorolgicos
Aviones vehculos y humo
Terremoto
Nota:
Valor de reposicin= Valor de un bien nuevo de las mismas
caractersticas del bien daado.
Valor Real= Valor de un bien nuevo de las mismas
caractersticas del bien daado, menos una
depreciacin fsica por uso.

Manual de Mejores Prcticas en Prevencin de Desastres y Continuidad de Negocios para Mipymes

121

DESARROLLANDO LA CONTINUIDAD DEL NEGOCIO

Formato A15

Reserva Financiera
para contingencias (Hidrometeorolgicos)
Antes de la contingencia
De acuerdo a nuestro plan de emergencia, debemos de definir los
conceptos a tomar en cuenta, antes y despus de la contingencia

Conceptos
Madera para tapiales
Lazos
Planta de emergencia
Combustible
Comida
Agua
Viticos
Bolas de plstico
Fletes extras
Renta bodegas en otras ubicaciones
Horas extras
Honorarios extras

Monto

Total
Despus de la contingencia
De acuerdo a los ejercicios de recuperacin e indemnizacin por
seguros, podemos calcular el monto necesario para restablecer la
operacin

Monto

Concepto
Limpieza
Reparacin emergentes
Deducibles
Prdidas no aseguradas
Viticos

Total

Manual de Mejores Prcticas en Prevencin de Desastres y Continuidad de Negocios para Mipymes

122

DESARROLLANDO LA CONTINUIDAD DEL NEGOCIO

Formato A16
Flujo de efectivo en contingencia
Flujo de efectivo Presupuestado o Real
Ingresos
Cobranza
Productos financieros
Sub Total
Egresos
Gastos Fijos
Gastos Variables
Intereses financiamiento
Sub Total
Total

Ene

Feb

Mar

Abr

May

Jun

Jul

Ago

Sep

Oct

Nov

Dic

TOTAL

Mar

Abr

May

Jun

Jul

Ago

Sep

Oct

Nov

Dic

TOTAL

Flujo de efectivo Proforma en caso de contingencia


Ingresos
Cobranza
Productos financieros
Sub Total
Egresos
Gastos Fijos
Gastos Variables
Intereses
Sub Total
Total

Ene

Feb

Formato A17

Directorio de proveedores de capacitacin


Proveedor

Cursos

Responsables o contactos Telfonos

Ext.

Correos

Manual de Mejores Prcticas en Prevencin de Desastres y Continuidad de Negocios para Mipymes

Check

123

DESARROLLANDO LA CONTINUIDAD DEL NEGOCIO

Formato A17-2

Programa de capacitacin de la empresa (Cursos)


Ttulo

Tema

Areas interesadas
dentro de la empresa

Proveedores

Manual de Mejores Prcticas en Prevencin de Desastres y Continuidad de Negocios para Mipymes

124

DESARROLLANDO LA CONTINUIDAD DEL NEGOCIO

Formato A18
Lista del Personal de la Empresa-Liderazgo
Nombre

rea

Puesto

Descripcin

Liderazgo* Influencia*

*Califique del 1 al 5 las competencias y habilidades de cada empleado en esta columna


1 Muy Poco
2 Poco
3 Medio
4 Bueno
5 Muy Bueno

Formato A19
Agenda de actividades propuestas para la red social de la empresa
Nombre de la
actividad

Descripcin

Fechas

Contacto

Telfono
(ext.)

Correo

Manual de Mejores Prcticas en Prevencin de Desastres y Continuidad de Negocios para Mipymes

125

DESARROLLANDO LA CONTINUIDAD DEL NEGOCIO

Formato A20

Plan de Sucesin
Titular

Funcin

Sustituto 1

Sustituto 2

Formato A21

MatrizdeResponsabilidades
NombredelEmpleado

ActividadPrincipal

ActividadSecundaria

Manual de Mejores Prcticas en Prevencin de Desastres y Continuidad de Negocios para Mipymes

126

DESARROLLANDO LA CONTINUIDAD DEL NEGOCIO

Formato A23
Directorio de proveedores de Atencin Psicolgica
Proveedor

Tipo de atencin

Responsables o contactos Telfonos

Ext.

Correos

Manual de Mejores Prcticas en Prevencin de Desastres y Continuidad de Negocios para Mipymes

Check

127

DESARROLLANDO LA CONTINUIDAD DEL NEGOCIO

Formato A26-1

Cuestionario Proteccin Civil


Nota:
No obstante que es necesario y conveniente contar con un asesor para el
diseo del Programa interno de Proteccin Civil, este cuestionario servir para
facilitar el diseo del mismo.

Afluencia en el establecimiento
Aforo Fijo (Personal que trabaja)
Aforo Variable (Visitantes, clientes)
Total
Colindantes
Identificar en un croquis:
Colindantes
Nombre
Norte
Sur
Este
Oeste
Calles
Norte
Sur
Este
Oeste

Giro

Manual de Mejores Prcticas en Prevencin de Desastres y Continuidad de Negocios para Mipymes

128

DESARROLLANDO LA CONTINUIDAD DEL NEGOCIO


Edificio
Describir el o los edificios donde se realizan las actividades
Edificio
A
B
C
D
E
Niveles Stanos
PB
Pisos Altos
Total

La empresa esta ubicada en


el nivel:_____________
Tipo Constructivo
Techos
Columnas
Traves
Paredes
Entrepisos
Paredes

S No
Se utilizan calderas con temperatura mayoa a 60C?
Se utilizan recipientes apresin mayor a 4 Kg/cm2?
Se utiliza Radiacin Ionizante?
Se utilizan materiales peligrosos o inflamables o explosivas?
Se tienen Procesos de alquilacin?
Se tienen Procesos de Hidrlisis?
Se tienen Procesos de Oxidacin?
Se tienen Procesos de Polimerizacin?
Se tienen Procesos de Sulfonacin?
Se tienen Procesos de Aminacin por amonio?
Se tienen Procesos de Carbonizacin?
Se tienen Procesos de Deshidrogenacin?
Se tienen Procesos de Esterificacin?
Se tienen Procesos de Halogenacin?
Se tienen Procesos de Fabricacin de halgenos?
Se tienen Procesos de Hidrogenacin?
Se tienen Procesos de Desulfuracin?
Se tienen Procesos de Nitracin?
Se tienen Procesos derivados de fsforo?
Fabrica plaguicidas?

Protecciones
Contra incendio
Equipo
En un croquis indique la distribucin de los extintores con los
que cuenta y de qu tipo son.
Capacitacin
El personal esta capacitado en prevencin y combate de
incendios?, anexar evidencia.
Brigada
Se cuenta con brigada contra incendio?
Est capacitada para combatir y controlar los riesgos especiales
de la empresa?, adjuntar evidencia.
Cundo se realiz el ltimo simulacro?, adjuntar evidencia
Contra Huracn
Protecciones
Se cuenta con protecciones en puertas y ventanas?
Esta proteccin esta certificada por alguna entidad?
Adjunte evidencia
El personal esta capacitado en la colocacin de las protecciones
Han hecho simulacros?
Han registrado el tiempo?
Quin monitorea los fenmenos metereolgicos?

Manual de Mejores Prcticas en Prevencin de Desastres y Continuidad de Negocios para Mipymes

129

DESARROLLANDO LA CONTINUIDAD DEL NEGOCIO

Formato A27-1

Identificacin y Evaluacin de riesgos


Riesgo Identificado
A la propiedad fsica

Prdida Mxima
Bienes afectados

Dao Directo D Consecuencial

Evaluacin
Total

Grave Mediano Leve

Manual de Mejores Prcticas en Prevencin de Desastres y Continuidad de Negocios para Mipymes

130

DESARROLLANDO LA CONTINUIDAD DEL NEGOCIO

Formato A27-2

Identificacin y Evaluacin de riesgos


Riesgo Identificado
De origen legal

Bienes o personas
Afectadas

Monto de Dao
Directo

Consecuencial

Evaluacin
Total

Grave Mediano Leve

Total

Grave Mediano Leve

Formato A27-3

Identificacin y Evaluacin de riesgos


Riesgo Identificado
Bienes o personas
Afectadas
Por Actos Criminales

Monto de Dao
Directo

Consecuencial

Evaluacin

Manual de Mejores Prcticas en Prevencin de Desastres y Continuidad de Negocios para Mipymes

131

DESARROLLANDO LA CONTINUIDAD DEL NEGOCIO

Formato A27-4

Identificacin y Evaluacin de riesgos


Riesgo Identificado
A las personas

Personas
Afectadas

Monto de Dao
Directo

Consecuencial

Evaluacin
Total

Grave Mediano Leve

Manual de Mejores Prcticas en Prevencin de Desastres y Continuidad de Negocios para Mipymes

132

DESARROLLANDO LA CONTINUIDAD DEL NEGOCIO

A las personas

Por actos criminales

De origen legal

A la propiedad fsica

Jeraqua

Formato A27-5

Descripcin del riesgo

Prdida directa
y
consecuencial

Manual de Mejores Prcticas en Prevencin de Desastres y Continuidad de Negocios para Mipymes

133

DESARROLLANDO LA CONTINUIDAD DEL NEGOCIO

Formato A27-6

Anlisis de alternativas
Riesgo Identificado
Eliminacin

Reduccin (Prevencin)

Transferencia (Seguros o fianzas)

Retencin

Manual de Mejores Prcticas en Prevencin de Desastres y Continuidad de Negocios para Mipymes

134

DESARROLLANDO LA CONTINUIDAD DEL NEGOCIO

Formato A31
Mtodos para la difusin del plan de continuidad
Mtodo de difusion

Medio a utilizar

Pblico objetivo

Frecuencia

Encargado Telfono (ext.)

Manual de Mejores Prcticas en Prevencin de Desastres y Continuidad de Negocios para Mipymes

Correo

135

DESARROLLANDO LA CONTINUIDAD DEL NEGOCIO

Formato A32
Actividades para el cumplimiento de las normas ambientales
PROGRAMACION
OBJETIVO

META

PERODO
INICIO (D/M/A)

DESCRIPCION

DESCRIPCION

INDICADORES

ACTIVIDAD
DESCRIPCION

FINAL (D/M/A)

COSTO ACTIVIDAD (Miles


$)

META
OPERACIN

RESPONSABLE

RESULTADO

Manual de Mejores Prcticas en Prevencin de Desastres y Continuidad de Negocios para Mipymes

136

DESARROLLANDO LA CONTINUIDAD DEL NEGOCIO

Formato A33

Ejercicio de Indemnizacin por Seguros


Estimacin de prdida
Bienes afectados
Edificio 1.Estructura "A"
Estructura "B"
Estructura "C"
Edificio 2.Estructura "A"
Estructura "B"
Contenidos
Equipo de computo
Inventario MP
Inventario Proceso
Inventario PT
Bienes a la intemperie
Total
Estimacin de ajuste
Edificio 1.Estructura "A"
Estructura "B"
Estructura "C"
Edificio 2.Estructura "A"
Estructura "B"
Contenidos en general
Bienes a la intemperie
Totales

Prdida

Deducciones
Deducibles Coaseguros Indemnizacin

Manual de Mejores Prcticas en Prevencin de Desastres y Continuidad de Negocios para Mipymes

137

DESARROLLANDO LA CONTINUIDAD DEL NEGOCIO

Formato A35-1
Seguridad del personal previo al fenmeno natural
Medidas
a) Plan de emergencia

Responsable

Fecha de la ultima revisin

Responsable

Fecha de la ultima revisin

Establecer un plan de emergencia y evacuacin de las


instalaciones para el personal
Establecer seales de alerta, alarma y evacuacin
Verifique que cuente con el equipo de seguridad
necesario como son botas de plstico o con proteccin
metlica, cascos, guantes, fajas, lentes de proteccin,
palas, carretillas, linternas.
Establecer el plan anticipado para enviar a su casa a
empleados y/o empacadores voluntarios en caso de
que se ordene la evacuacin por parte de Proteccin
Civil, prever algn tipo de transporte para empleados
y/o empacadores voluntarios en caso requerido
Realizar peridicamente simulacros de evacuacin
Anticipar la movilizacin de personas con necesidades
especiales, como discapacitados, personas de la
tercera edad, mujeres embarazadas y nios
Deber de tener actualizadas las brigadas de
emergencia, cada brigada ser responsable de revisar
que exista el equipo de primeros auxilios y este
completo junto con el botiqun.

b) Difusin
Organizar plticas de proteccin personal en caso de
desastre natural a los empleados
Explicar el riesgo de los fenmenos naturales y las
medidas de proteccin de bienes y propiedades
Establecer la diferenciacin de las seales de alerta,
alarma y evacuacin, tanto de las instalaciones como
las definidas por las autoridades de Proteccin Civil
Informar las rutas de evacuacin y medios de
transporte disponibles en caso de que sea necesario
desplazarse de la zona de desastre
Dar a conocer las recomendaciones bsicas de
autoproteccin en casa y lugar de trabajo
Tener a la vista los telfonos de emergencia
(Bomberos, Cruz Roja, Proteccin Civil, CFE,
SEDENA, todas las autoridades involucradas)
Tener la agenda telefnica del Gerente, Sub.
Gerentes, Jefes de Departamento (Telfonos de
domicilio y celulares)
Elaborar un directorio del personal de tienda
incluyendo los siguientes datos: nombre del empleado,
nmero telefnico del domicilio particular y celular
Proporcionar un directorio a los empleados de
albergues, hospitales, seguridad pblica.
Entregar una lista con los telfonos de emergencias y
servicios a todo el personal para tenerla en su rea de
trabajo.
De ser posible contratar un nmero1-800 operado en
donde se dar informacin a empleados y proveedores
sobre las ltimos avisos y recomendaciones en la
reanudacin de operaciones

c) Prctica
Establecer un programa de simulacros de respuesta
ante huracanes

Manual de Mejores Prcticas en Prevencin de Desastres y Continuidad de Negocios para Mipymes

138

DESARROLLANDO LA CONTINUIDAD DEL NEGOCIO

Formato A35-2

Recomendaciones bsicas para la autoproteccin en caso de evacuacin


Medidas
Artculos de primera necesidad

Responsable

Tener a la mano los documentos personales ms


importantes de todos los miembros de su familia,
guardados en una bolsa de plstico o estuche
impermeable
Contar con un botiqun de primeros auxilios y aquellos
medicamentos que usan permanente o espordicamente
todos los miembros de la familia, especialmente para
quienes tienen necesidades especficas como nios,
ancianos y minusvlidos
Equipar una hielera o maleta con utensilios para comer y
cocinar: cuchillos, cucharas de plstico para comer,
cuchara de metal para cocinar, tenedores de plstico,
sartn pequeo de cocina con su tapa, tazas para caf,
vasos, platos y abridor de latas
Considerar el contar con fsforos y velas en envases de
plstico hermticos. Si tiene lmpara de gas, asegrese
que tenga combustible para varios das, as como de que
los extinguidores estn llenos y en condiciones de uso
Identificar un radio de transistores y linternas con bateras
de repuesto
Por cada miembro de la familia, preparar dos mudas de
ropa adicionales, incluyendo medias gruesas, as como
mantas, sarapes o frazadas, bolsas de dormir, hamacas,
colchonetas o petates. Utilice zapatos fuertes y
antiderrapantes, de preferencia botas.
Conservar una bolsa de plstico con papel de bao, toallas
sanitarias, pasta y cepillo dental, jabn, paales
desechables
Verificar que se cuenta con materiales y herramientas
necesarios para realizar reparaciones urgentes, como por
ejemplo: paneles para cubrir las ventanas o puertas,
toallas, sbanas, jergas, bolsas de plstico para
impermeabilizar sus pertenencias; tabiques y bloques de
cemento para elevar muebles y enseres; martillos,
desarmadores y clavos

Manual de Mejores Prcticas en Prevencin de Desastres y Continuidad de Negocios para Mipymes

139

DESARROLLANDO LA CONTINUIDAD DEL NEGOCIO

Formato A35-3
Pasos de accin para la atencin a empleados posterior al desastre natural
Respuestaconempleados
1
2
3

9
10

Responsable

Proporcionar atencin mdica a los heridos


Investigar sobre las condiciones en que se encuentran los
empleados y sus familias
Hablar con los empleados para que se presenten en la
empresa en cuanto las autoridades de Proteccin Civil de la
localidad lo autorice. Verificar que sea localizable la totalidad
del personal. En caso contrario contactar a su domicilio o en
los centros de refugio y hospitales.
Activar el 01-800 en donde se dar informacin a empleados
y proveedores sobre las ltimos avisos y recomendaciones en
la reanudacin de operaciones
Si existen daos en las redes locales de agua, avisar a los
empleados sobre la posibilidad de contaminacin del agua.
Usar el agua potable resguardada o desinfectar agua usando
cloro o yodo
Asignar un centro de operaciones en la zona afectada; es
decir, un lugar donde el personal de apoyo corporativo y en
caso necesario el propio personal de la tienda, se pueda
quedar a dormir y cuente con comida suficiente durante su
permanencia en el mismo
Las aguas de inundacin pueden estar contaminadas con
microorganismos, efluentes de alcantarillado, desperdicios
industriales, qumicos y otras sustancias que pueden causar
enfermedades o muerte. Es importante que el personal Use
guantes de proteccin cuando: trabaje con aguas de
inundacin contaminadas, maneje objetos contaminados o
maneje restos de humanos o animales.
Despus de trabajos de limpieza o descontaminacin es
importante lavarse las manos con jabn y agua limpia (o
desinfectada) as como antes de preparar o ingerir alimentos
y despus de usar el bao.
Lavarse las manos con jabn y agua descontaminada
previene la transmisin de enfermedades.
Durante las labores de limpieza y arreglo de la tienda,
recursos humanos deber: (considerar aquellas propuestas
que apliquen)
a. Garantizar la seguridad y salud de todos los colaboradores.
b. Coordinar desayunos, comidas y cenas de todos los
colaboradores y apoyos.
c. Coordinar reparto de despensas, colchonetas, abrigo,
medicinas, etc., al personal afectado durante el tiempo que
defina la Direccin General
d. Coordinar ayudas adicionales
e. Garantizar el pago de los sueldos
f. Comunicar mensajes de la Direccin General
g. Organizar localmente el centro de acopio para el apoyo a
los damnificados de la regin
h. Habilitar letrinas porttiles con drenaje, en las tiendas que
lo requieran
i. Habilitar regaderas porttiles para el personal
j. Conseguir dormitorios para todo el personal que lo requiera
(hoteles, renta de campers, habilitar espacios cmodos con
colchonetas o catres)

11
12

13
14
15

16

Mantenga o refuerce los procedimientos de seguridad para el


personal y las instalaciones
Asegurar el abastecimiento de agua potable, as como de
medicamentos, en el momento que se requiera.
Asegurar la atencin medica de urgencia en el refugio
antes, durante y despus de la emergencia.
Administrar los medicamentos que sean solicitados llevando
un registro y control de los mismos.
Vigilar la evolucin de los pacientes y en caso de ser
necesario solicitar el apoyo mdico de urgencias para su
atencin debiendo canalizar los casos que lo ameriten. a las
distintas instituciones hospitalarias.
Despus que se normalice la operacin y si as lo juzga
conveniente, se deber hacer un reconocimiento al personal
de operaciones de la zona afectada por su cooperacin

Manual de Mejores Prcticas en Prevencin de Desastres y Continuidad de Negocios para Mipymes

140

DESARROLLANDO LA CONTINUIDAD DEL NEGOCIO

Formato A35-4

Equipo de Comunicacin
SI

NO

Responsable

Fecha de verificacin

Radio AM/FM
Radio de banda civil
Intercomunicadores
Telfonos celulares
Localizadores
Comunicacin satelital
Faxes
Datos de proveedor
(renta) de servicios de
comunicacin satelital
Megfonos ( 2 )

Manual de Mejores Prcticas en Prevencin de Desastres y Continuidad de Negocios para Mipymes

141

DESARROLLANDO LA CONTINUIDAD DEL NEGOCIO

Formato A36
Iniciador:

Extensin en

Telfono

Telfono

Otro

(Coordinador de Continuidad)

conmutador

particular

celular o

nmero de

nextel

contacto

Iniciador

Quien

Quien,

contacta a

llama a

su

vez,

llama a

Manual de Mejores Prcticas en Prevencin de Desastres y Continuidad de Negocios para Mipymes

142

DESARROLLANDO LA CONTINUIDAD DEL NEGOCIO

Formato A37

Documentar prdidas por daos a Aseguradora


Concepto
Remocin de escombros
Horas extras
Materias de limpieza
Transporte de deshechos
Salvaguarda de bienes
Renta de local provisional
Transporte de bienes
Limpieza de bienes
Reparacin de bienes
Sillas
Escritorios
Otros
Reparacin de edificios
Estructura
Techos
Pintura
Precalentadores
Otros
Perdidas Totales
Contenidos
Edificios

Fecha 1

Fecha 2

Fecha 3

Fecha 4

Fecha 5

Fecha 6

Total

Totales

Formato A38
Registro de decisiones y acciones durante una situacin crtica
Situacin actual

Necesidad

Responsable de
la toma de
decisiones

Actividad propuesta

Responsable
de la ejecucin

Inicio

Trmino

Situacin final

Conclusiones

Manual de Mejores Prcticas en Prevencin de Desastres y Continuidad de Negocios para Mipymes

143

DESARROLLANDO LA CONTINUIDAD DEL NEGOCIO

Formato Formato A40

Toma de decisiones.

El siguiente diagrama ejemplifica los pasos para el manejo de un incidente y el proceso de toma de
decisiones. Ntese que debe ser reiterativo hasta llegar a la situacin ideal o de regreso a la
normalidad.

Manejo del Incidente

Qu sucedi o pudo
suceder?

Problema
identificado?

NO

Reconocimiento de
problemas?

Problemas ms serios?

NO
Soluciones conocidas?

Desarrollo de soluciones

Solucin posible?

La mejor decisin?

Tomar decisin

Ejecucin

SI
Otros posibles problemas?

NO
Regreso a la Normalidad

Manual de Mejores Prcticas en Prevencin de Desastres y Continuidad de Negocios para Mipymes

144

DESARROLLANDO LA CONTINUIDAD DEL NEGOCIO

Formato A41-1

Listado de actividades para la reconstruccin de las instalaciones


Nmero

Actividad

Descripcin

Dependencias de
actividades
anteriores

Responsable

Inicio

Trmino

Formato A41-2

Diagrama de Gantt para la recuperacin y reconstruccin de las instalaciones


Fecha 1

Fecha 2

Fecha 3

Fecha 4

Fecha 5

Fecha 6

Fecha 7

Fecha 8

Fecha 9

Fecha 10

Actividad 1
Actividad 2
Actividad 3
Actividad 4
Actividad 5
Actividad 6
Actividad 7
Actividad 8
Actividad 9
Actividad 10

Manual de Mejores Prcticas en Prevencin de Desastres y Continuidad de Negocios para Mipymes

145

DESARROLLANDO LA CONTINUIDAD DEL NEGOCIO

Formato A44

Simulacro del Plan de Continuidad del Negocio


Implicaciones generales
Escenario:
Afectacin Fsica:
Afectacin Tecnolgica:
Sistemas Involucrados:
Tipo de Ejercicio:
Etapas incluidas en Ejercicio:
Fecha:
Procesos crticos a recuperar
Nombre del proceso

Requerimientos
Fsicos
Tecnolgicos
Humanos

Check List de requerimientos


Incidentes
S
No
Descripcin del evento

reas relacionadas

Observaciones

Observaciones

Conclusiones

Actividad

Actividades derivadas
Responsable de seguimiento

Fecha compromiso

Manual de Mejores Prcticas en Prevencin de Desastres y Continuidad de Negocios para Mipymes

146

DESARROLLANDO LA CONTINUIDAD DEL NEGOCIO

Glosario de Trminos
Acciones de Contingencia

Actividades detonadas por una situacin diferente a la


normalidad.

Alerta

Notificacin de la presencia o materializacin de una


amenaza que pueda poner en riesgo las operaciones de la
empresa.

Amenaza

Peligro que, de manifestarse, puede daar a las personas o a


la operacin de la empresa.

Anlisis de Interesados

Proceso de anlisis en el cual se interpretan todos los entes


que por una u otra razn se ven afectados por las actividades
de la empresa.

BID

Banco Interamericano de Desarrollo.

Cadenas de Valor

Secuencia de actividades realizadas por personas y empresas


que generan un beneficio para un cliente al final de la cadena.

CCE

Consejo Coordinador Empresarial.

CCEC

Consejo Coordinador Empresarial del Caribe.

Centro de Mando

Lugar especificado para la reunin, evaluacin, toma de


decisiones y coordinacin de los esfuerzos de recuperacin.

Centro de Mando Alterno

Lugar especificado para la reunin, evaluacin, toma de


decisiones y coordinacin de los esfuerzos de recuperacin
en caso de que el centro de mando principal no sea accesible.

Contingencia

Situacin inusual que, de no atenderse, pudiera resultar en

Manual de Mejores Prcticas en Prevencin de Desastres y Continuidad de Negocios para Mipymes

147

DESARROLLANDO LA CONTINUIDAD DEL NEGOCIO

una consecuencia adversa para quien la enfrenta.


Coordinador de

Aquella persona asignada por la direccin de la empresa para

Continuidad

ser el responsable de coordinar, actualizar y ejecutar el plan


de continuidad.

Crisis

Situacin emergente que, de no atnederse correctamente,


podr resultar en un dao importante para quien la enfrenta.

Desastre

Manifestacin de una amenaza o evento natural que que


perjudica las operaciones de la entidad con una magnitud tal,
que impida que se recupere por sus propios medios; es decir,
requiera ayuda externa.

Durante el Desastre

Intervalo de tiempo durante el cual el fenmeno climtico o


la situacin crtica se est desarrollando.

Emergencia

Situacin de peligro que requiere de acciones inmediatas.

Empresa

Organizacin laboral con fines de lucro.

Evento Catastrfico

Suceso que altera el contexto de manera importante


provocando grandes daos.

Interrupcin

Suspensin de las operaciones de la empresa.

Manual

Serie de instrucciones, actividades y pasos a seguir


comprendiendo un tema en especfico.

Mipymes

Micro, Pequeas y Medianas Empresas.

Mitigacin

Reduccin de la intensidad. Aplacamiento, disminucin.

Modelo

Esquema terico de un sistema o realidad compleja que se


elabora para facilitar su comprensin y el estudio de su
comportamiento.

Manual de Mejores Prcticas en Prevencin de Desastres y Continuidad de Negocios para Mipymes

148

DESARROLLANDO LA CONTINUIDAD DEL NEGOCIO

NAFIN

Nacional Financiera.

PAs

Principales Actores - Se refiere a aquellas compaas o


empresas de gran peso o pilares en la economa de la
localidad.

Posterior al Desastre

Momento despus del desastre.

Prevencin

Preparacin y disposicin que se hace anticipadamente para


evitar un riesgo.

Previo al Desastre

Momento antes de la interrupcin.

Priorizacin

Asignacin de importancia en la ejecucin de distintas


actividades.

Reconstruccin

Restauracin de las actividades, infraestructura o servicios


despus de la interrupcin.

Rehabilitacin

Sinnimo de recuperacin.

Replicabilidad

Capacidad de duplicacin o repeticin de la actividad o


programa.

Riesgo

Probabilidad de la materializacin de una amenaza.

Robustecimiento

Dar fuerza, firmeza, solidez a las operaciones o actividades de


la empresa.

Sitio Alterno

Lugar de trabajo designado fuera de las instalaciones


principales para llevar a cabo las actividades primordiales de
la empresa.

Manual de Mejores Prcticas en Prevencin de Desastres y Continuidad de Negocios para Mipymes

149

DESARROLLANDO LA CONTINUIDAD DEL NEGOCIO

Unidades Significativas de Contribucin Econmica -

USCEs

Empresas que conforman las Cadenas de Valoren funcin de


su importancia relativa en el Desarrollo Econmico Local.

Vinculacin

Sujetar los resultados o actividades de la empresa hacia otros


organismos.

Vulnerabilidad

Susceptibilidad a ser daado o lastimado.

Bibliografa
La siguiente lista comprende la seleccin de la bibliografa considerada en la elaboracin del Manual:

IBM, Business Continuity Planning Checklist: Top 10 Best Practices, CMP Media LLC., 2007.
Professor Alyson Warhurst, Disaster prevention a role for business?, ProVention Consortium,
August 2006.
Robert G. Lee CPP, Emergency Planning Handbook, ASIS International 2nd Edition, 2003.
Chris Frost, Effective Responses for Proactive Enterprises: Business Continuity Planning,
Disaster Prevention and Management, Vol. 3No. 1, MBC University Press, 1994.
Samia Amin, Markus Goldstein, Data Against Natural Disasters, Establishing Effective Systems
for Relief, Recovery and Reconstruction, The World Bank, 2008.
Andrew Hiles, The Definitive Handbook of Business Continuity Management, Ed. Wiley, 2nd
Edition, 2007.
NFPA 1600 Standard on Disaster/Emergency Management & Business Continuity Programs,
NFPA, 2007.
Crisis Management Lessons from Terminal 5, www.continuitycentral.com.
FEMA Best Practices, www.fema.gov.
HAZUS-MH Risk Assessment and User Group Series,
www.fema.gov/plan/prevent/hazus/index.shtm
Good Practice Guideline, Business Continuity Institute, 2008
Generally Accepted Practices for Business Continuity Practitioners, Disaster Recovery

Journal and DRI International, Aug 20, 2007


BS25999-2:2007, Business Continuity Management Standard, British Standard Institution,
2008
Lucien G. Canton, Emergency Management, Concepts and Strategies for Effective Programs,
John Wiley and Sons Inc., USA, 2007
Andrew Hiles, Business Continuity: Best Practices, World-Class Business Continuity
Management, Rothstein Associates Inc., USA, 2004

Manual de Mejores Prcticas en Prevencin de Desastres y Continuidad de Negocios para Mipymes

150

DESARROLLANDO LA CONTINUIDAD DEL NEGOCIO

La realizacin de este Manual fue posible, gracias a la colaboracin del Consejo Coordinador
Empresarial del Caribe, Nacional Financiera S.N.C., Secretara de Economa, Banco Interamericano de
Desarrollo (BID) y Secretara de Desarrollo Econmico del Estado de Quintana Roo.
Mxico, 2009.
Este Manual fue elaborado por Expediente, S.A. de C.V. (Elevaria) en alianza con Runkel Continuity, S.C.
Derechos Reservados 2009.

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