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G003 Contratacion - Publica PDF
G003 Contratacion - Publica PDF
Gua Metodolgica:
GUA METODOLGICA PARA REALIZAR LA AUDITORA A LA
CONTRATACIN PBLICA
Documento elaborado por:
Oficina de Estudios Especiales y Apoyo Tcnico
Con el apoyo tcnico de:
Doctora SANDRA VERANO HENAO
Actualizada por:
Doctora DIANA MARCELA LOZANO ORTIZ
3.3.
3.3.4
Captulo 4.
Modalidades y procedimientos de seleccin del contratista
4.1.
LICITACIN PBLICA
4.1.1
Preparacin del proceso licitatorio
4.1.2
Desarrollo del proceso licitatorio
4.1.3
Conclusin o culminacin del proceso licitatorio
4.2.
SELECCIN ABREVIADA
4.2.1.
La adquisicin o suministro de bienes y servicios de
caractersticas tcnicas uniformes y de comn utilizacin
4.2.2.
La contratacin de menor cuanta
4.2.3.
La celebracin de contratos para la prestacin de servicios de
salud
4.2.4.
Seleccin abreviada por la declaratoria de desierta de la licitacin
4.2.5.
Enajenacin de bienes del Estado
4.2.6.
La adquisicin de productos de origen o destinacin
agropecuarios que se ofrezcan en las bolsas de productos
legalmente constituidas
4.2.7.
Los contratos que tengan por objeto directo las actividades
comerciales e industriales propias de las empresas industriales y
comerciales del Estado y de las sociedades de economa mixta
4.2.8.
Los contratos de entidades a cuyo cargo se encuentre la
ejecucin de los programas de proteccin de personas
amenazadas, desmovilizacin y reincorporacin, poblacin
desplazada, proteccin de Derechos Humanos y poblacin con
alto grado de exclusin
4.2.9.
La contratacin de bienes y servicios que se requieran para la
defensa y seguridad nacional.
4.3.
CONCURSO DE MRITOS
4.3.1.
4.3.2.
4.3.3.
4.3.4.
4.4.
CONTRATACIN DIRECTA
Urgencia manifiesta
4.4.1.
4.4.2.
Contratacin de emprstitos
4.4.3.
Contratos interadministrativos
4.4.4.
Contratos de bienes y servicios sector defensa y DAS, que
necesitan de reserva para su adquisicin.
4.4.5.
Contratos para el desarrollo de actividades cientficas y
tecnolgicas.
4.4.6.
Contratos de encargo fiduciario de las entidades territoriales
4.4.7.
Contratacin directa cuando no exista pluralidad de oferentes
4.4.8.
Contratos de prestacin de servicios profesionales y de apoyo a
la gestin, o para la ejecucin de trabajos artsticos que solo
4.4.9.
4.4.10.
4.5.
4.6.
Captulo 5
Contrato estatal
5.1
5.2
5.3
5.4
5.5
Ttulo
Cuerpo
Clusulas
5.3.1
Comunes
5.3.2
Clusulas especiales
5.3.3
Clusulas excepcionales
Multas, sanciones y declaratorias de incumplimiento
Clases de contratos
Captulo 6
Guas metodolgicas de auditora.
Diagrama Estructura de las guas
6.1
Guas comunes a los distintos procedimientos de seleccin de
contratistas
6.2
Guas para la licitacin pblica
6.3
Guas para la seleccin abreviada
6.3.1
Gua para la adquisicin de bienes y servicios de
caractersticas tcnicas uniformes y de comn utilizacin
6.3.1.1 Gua para la subasta inversa
6.3.1.2 Gua para bolsas de productos
6.3.2
Guas para la menor cuanta
6.4
Guas para el concurso de mritos
6.5
Guas para la contratacin directa
Captulo 7
Matriz de evaluacin al desempeo en los procesos de contratacin
Indicadores
PRESENTACIN
En la legislacin colombiana el rgimen de la contratacin estatal se encuentra
contenido en el Estatuto General de Contratacin de la Administracin Pblica, Ley 80
de 1993 y la Ley 1150 de 2007 por medio de la cual se introducen medidas para la
eficiencia y la transparencia en la Ley 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones
generales sobre la contratacin con recursos pblicos reglamentado parcialmente por
el Decreto Nacional 734 de 2012, el cual derog el anterior decreto reglamentario,
esto es, el Decreto 2474 de 2008, dictndose disposiciones generales sobre la
contratacin con recursos pblicos, haciendo necesario que las Entidades sujetas a
estas normativas adecuen sus procedimientos pre-contractuales, contractuales y postcontractuales al espritu de la nueva reglamentacin.
La modificacin introducida por la Ley 1150 de 2007 pretende darle al principio rector
de transparencia previsto en la Ley 80 de 1993, la supremaca necesaria inclusive en
las modalidades de seleccin que no constituyen la regla general, para evitar los
casos de corrupcin que se han detectado no slo a nivel nacional sino tambin local.
Esta gua metodologa se dise como apoyo a los auditores para efectuar el proceso
auditor de control de legalidad a la contratacin realizada por las contraloras y
establece un procedimiento con papeles de trabajo que permita a la Auditora General
de la Repblica contar con una herramienta til para ejercer el control fiscal,
estandarizando criterios y realizando un proceso sistmico que mida y evalu el
proceso contractual, en concordancia con la normatividad aplicable y vigente.
La gua metodolgica determina el nivel de eficiencia en la administracin de los
recursos pblicos, la eficacia con que se logran los resultados y su correspondencia
entre las estrategias, operaciones y propsitos de los sujetos de control, accediendo a
un procedimiento de control de legalidad que conceptu en un tiempo determinado
sobre la gestin y resultados del proceso de contratacin. No obstante, constituye una
herramienta de apoyo al proceso auditor,
La Auditora General de la Repblica en guarda al mandato consagrado en el numeral
2 del artculo 268 de la Constitucin Poltica, Ley 42 de 1993 y Decreto 272 de 2000,
verificar el cumplimiento de las normas aplicables a la contratacin pblica, la cual
est orientada al cumplimiento de los cometidos y fines del Estado, garantizando la
buena calidad en la prestacin de los servicios y la ptima utilizacin de los recursos
pblicos.
El procedimiento contractual que efectan las contraloras se expresa a travs de las
actividades y operaciones conducentes a la contratacin de bienes, obras y servicios
necesarios para el cumplimiento de sus fines, el cual debe enmarcarse dentro los
principios de la funcin administrativa, los especficos de la contratacin estatal como
la transparencia, la , seleccin objetiva del contratista, la igualdad, entre otros, y los
principios de la gestin fiscal, garantizando la proteccin del patrimonio pblico y
especialmente, que las adquisiciones que se realicen se ajusten a las verdaderas
condiciones del mercado.. Este proceso comprende bsicamente tres etapas, tales
de
las
cuales
nos
CAPTULO 1.
CONTEXTO NORMATIVO DEL RGIMEN DE LA
CONTRATACIN ESTATAL
Este captulo contiene la normatividad aplicable a la contratacin Estatal. Ella
comprende las disposiciones de la Constitucin Poltica, las Leyes 80 de 1993 y 1150
de 2007 y sus decretos reglamentarios, as como otras leyes y decretos
complementarios y regmenes particulares de contratacin.
1.1. Constitucin Poltica.
Artculo 150: En su ltimo inciso le otorg la competencia al Congreso de la Repblica
para expedir el Estatuto General de Contratacin, denominacin que no significa que
se trate de una ley estatutaria o que se tramite como tal. Su naturaleza no tiene rango
superior al de otras leyes de la Repblica. (Sentencia C-633/96)
La Corte Constitucional ha considerado que el estatuto es general pero no nico ni
integral, sobre todos los aspectos contractuales (C.C., sent. C-949/01)
El estatuto recoge las normas fundamentales en materia contractual administrativa,
De esta forma, est concebido como un conjunto normativo de aplicacin general, de
obligatoria observancia para todos los entes y rganos del Estado.
La contratacin debe asegurar la prevaleca del inters general en todos sus
diferentes procedimientos, valor fundamental del Estado Social de Derecho y principio
rector de la actuacin pblica, el cual garantiza la aplicacin de los principios de la
contratacin estatal.
Artculo 352:
Establece el contenido de la ley orgnica del presupuesto en la que se define la
capacidad de los organismos y entidades para contratar.
En desarrollo de la disposicin constitucional, el Dto. 111/96 - Ley orgnica del
presupuesto- define quines tienen competencia para contratar as: los rganos que
son una seccin en el Presupuesto General de la Nacin, tendrn la capacidad de
contratar y comprometer a nombre de la persona jurdica de la cul hagan parte (art.
110). La Corte Constitucional ha explicado el alcance de esta autonoma presupuestal
(C.C., sent. C-101/96). Esta disposicin permite completar la enumeracin de las
entidades estatales de la L-80/93 (art. 2) con todo rgano presupuestal que tenga
capacidad de ordenar el gasto. Ver acpite competencia para contratar.
Artculos 150.9; 300.9 y 313.3 Establecen el rgimen de autorizaciones para contratar
para el Gobierno Nacional, los gobernadores y los alcaldes, por parte de sus
respectivas corporaciones de eleccin popular, Congreso, Asamblea y Concejo. La
Corte Constitucional ha definido el significado y alcance de estas autorizaciones para
contratar,. (C-086-95). Juzgando la exequibilidad del art. 32.3 de la L-136/94 sobre los
municipios, reglamentada parcialmente por el Decreto Nacional 863 de 2009, la Corte
explic en otra providencia el poder reglamentario de los concejos para determinar los
tipos de contratos o las cuantas que requieren autorizacin del concejo municipal (C738-01).
Artculo 355. Prohibicin de auxilios. Contratos con entidades privadas sin nimo de
lucro y reconocida idoneidad. Reglamentacin Dto. 777/92. Ver alcance, casos
excluidos de la excepcin y exigencias particulares para ciertos contratos.
1.2. Leyes Principales:
Ley 80 de 1993. Por la cual se expide el Estatuto General de Contratacin de la
Administracin Pblica. Dispone de las reglas y principios que rigen los contratos de
las Entidades estatales.
Ley 1150 de 2007. Por medio de la cual se introducen medidas para la eficiencia y la
transparencia en la Ley 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones generales sobre la
contratacin con Recursos Pblicos.
1.3. Leyes complementarias
Decreto Ley 222 de 1983. Por el cual se expiden normas sobre contratos de la
Nacin y sus entidades descentralizadas.
El art. 81 de la Ley 80 de 1993 derog este decreto salvo los artculos 108 a
113. El artculo 112 se encuentra derogado por la Ley 9 de 1989, artculo 124.
Decreto 1222 de 1986. Rgimen departamental.
Control fiscal posterior sobre los contratos (art. 313), publicacin de los
contratos (art. 315); inembargabilidad de las transferencias de la Nacin (art.
318)
Decreto 1333 de 1986. Rgimen municipal
Decreto 1818 de 1998. Por medio del cual se expide el Estatuto de los mecanismos
alternativos de solucin de conflictos.
Ley 489 de 1998. Por la cual se dictan normas sobre la organizacin y funcionamiento
de las entidades del orden nacional.
Principios de la funcin administrativa (art. 3) Desconcentracin (art. 8) y delegacin
(art. 9 y ss) de funciones, convenios de desempeo (art. 23), asociacin entre
entidades pblicas (art. 95), asociaciones y fundaciones con particulares (art. 96),
convenios para la ejecucin de planes y programas (art. 107), ejercicio de funciones
administrativas por particulares (art. 110 y ss)
Ley 527 de 1999. Por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los
mensajes de datos, del comercio electrnico y de las firmas digitales.
Ver complemento de leyes, decretos, resoluciones y sentencias de la
Corte Constitucional.
Ley 599 de 2000 (Cdigo Penal), Captulo cuarto. De la celebracin indebida de
contratos.
Art. 408. Violacin del rgimen legal o constitucional de inhabilidades e
incompatibilidades
Art. 409. Inters indebido en la celebracin de contratos
Art. 410. Contrato sin cumplimiento de requisitos legales.
Ley 617 de 2000. Por la cual se reforma parcialmente la Ley 136 de 1994, el Decreto
Extraordinario 1222 de 1986, se adiciona la ley orgnica de presupuesto, el Decreto
1421 de 1993, se dicta otras normas tendientes a fortalecer la descentralizacin, y se
dictan normas para la racionalizacin del gasto pblico nacional.
Ley 643 de 2001. Por la cual se fija el rgimen propio del monopolio rentstico de
juegos de suerte y azar.
Operacin mediante terceros ( arts. 7 y ss, 23-25)
Ley 678 de 2001. Por medio de la cual se reglamenta la determinacin de
responsabilidad patrimonial de los agentes del Estado a travs del ejercicio de la
accin de repeticin o de llamamiento en garanta con fines de repeticin.
Ver sentencias de la Corte Constitucional C-484-02. y C-100/01
Ley 734 de 2002 (Cdigo Disciplinario nico)
Deberes del servidor pblico ( art. 34.26), prohibiciones ( art. 35), faltas
gravsimas ( art. 48), sujetos disciplinables ( art. 53), Inhabilidades,
impedimentos, incompatibilidades y conflicto de intereses ( art. 54), medidas
preventivas ( art. 160)
Ley 816 de 2003. Por medio de la cual se apoya a la industria nacional a travs de la
contratacin pblica.
Criterios objetivos de seleccin que permitan apoyar a la industria nacional.
10
22 de diciembre de 2006.
Ley 1296 de 2009. Por medio de la cual se modifica el artculo 1o de la L-1148/07.
Creacin de incompatibilidad cnyuges y parientes de gobernadores, diputados,
alcaldes y concejales.
Ley 1450 de 2011 Por la cual se expide el Plan Nacional de Desarrollo, 2010-2014.
Ley 1474 de 2011 Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los
mecanismos de prevencin, investigacin y sancin de actos de corrupcin y la
efectividad del control de la gestin pblica.
Ley 1508 de 2012 Por la cual se establece el rgimen jurdico de las Asociaciones
Pblico Privadas, se dictan normas orgnicas de presupuesto y se dictan otras
disposiciones.
Ley 1563 de 2012 Por medio de la cual se expide el Estatuto de Arbitraje Nacional e
Internacional y se dictan otras disposiciones.
1.4.
L-141/94, se
12
Interventoras tcnicas con recursos del Fondo Nacional del Ahorro de Regalas
Decreto 1690 de 2009. Por medio del cual se modifica el artculo 29 de Dto. 393/02.
Tarifas del RUP.
Decreto 2400 de 2010. Por el cual se reglamenta el numeral 9.6 del artculo 9 y el
artculo 12 de la Ley 1 de 1991 sobre garantas.
Decreto 4392 de 2010 Por el cual se reglamenta la seleccin objetiva y la asignacin
directa por continuidad del servicio de que tratan los artculos 11 y 72 de la Ley 1341
de 2009.
Decreto 019 de 2012 Por el cual se dictan normas para suprimir o reformar
regulaciones, procedimientos y trmites innecesarios existentes en la Administracin
Pblica.
Decreto 734 de 2012 Por el cual se reglamenta el Estatuto General de Contratacin
de la Administracin Pblica y se dictan otras disposiciones.
Decreto 1397 de 2012 "Por el cual se modifica el numeral 1 del Artculo 6.1.1.2 del
Decreto 734 de 2012"
Decreto 1467 de 2012. En ejercicio de sus facultades constitucionales y legales, en
especial las que le confiere el numeral 11 del artculo 189 de la Constitucin Poltica y
en desarrollo de la Ley 1508 de 2012.
1.6.
13
14
15
Prohibicin a los concejales de celebrar contratos (Dto. 1333/86, art. 88, lit a)
b)
16
17
CAPTULO 2
PRINCIPIOS DE LA CONTRATACIN
El Estatuto General de la Contratacin de la Administracin Pblica basa su actuar en
tres principios fundamentales de obligatoria y rigurosa aplicacin; no obstante, los
principios generales y particulares del derecho administrativo y de la funcin
administrativa deben ser observados en todos los procedimientos precontractuales,
contractuales y post-contractuales. Ms an, siguiendo las orientaciones
jurisprudenciales tanto del Consejo de Estado como de la Corte Constitucional la L1150/07 (art. 13) estableci que los principios de la funcin administrativa y de la
gestin fiscal, as como el rgimen de inhabilidades e incompatibilidades del estatuto
contractual seran aplicados a todos los contratos, aunque no se rijan por la L-80/93.
Transparencia:
Es el deber ser de la contratacin, que se orienta en la seleccin objetiva atendiendo
al inters general, y se fundamenta en:
Economa
Eficiencia y eficacia en el proceso contractual y se estructura en:
Eliminacin de trmites injustificados que dilaten el proceso.
Resolucin de controversias expedita.
Cumplimiento de ciertos requisitos y deberes pre-contractuales contractuales y
post-contractuales que aseguren la ejecucin correcta.
Responsabilidad.
Se centra en las conductas que debe tener presente la entidad, funcionarios,
oferentes y contratistas, y se observa en:
La contratacin debe atender al inters general de la entidad.
Los servidores, oferentes y contratistas deben responder por sus actuaciones y
omisiones. El representante legal de la entidad es el director y responsable de la
actividad contractual.
Las actuaciones contractuales se orientan por la transparencia, la economa y la
responsabilidad, como reglas de comportamiento que hacen parte de un marco
18
normativo para el ejercicio de la funcin pblica, con el fin de satisfacer los propsitos
y cometidos del Estado.
Los principios de la contratacin estatal se concretan en actividades dentro del trmite
de la contratacin que, en trminos generales, debe orientarse por la igualdad, la
moralidad, la eficacia, la economa, imparcialidad y publicidad.
Por lo anterior, es importante que exista la mayor visibilidad y transparencia, el
respeto de los principios de la contratacin pblica, y el reforzamiento del compromiso
de adelantar de la manera ms eficiente y responsable los procesos contractuales,
para defender los intereses, derechos y bienes pblicos.
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CAPTULO 3
CONDICIONES COMUNES A LAS DISTINTAS MODALIDADES DE SELECCIN
El proceso de contratacin administrativa comienza a partir del momento en el cual la
administracin pblica identifica que se encuentra en una situacin en la que le
corresponde satisfacer una necesidad que atiende al inters general. Una vez
realizada esta identificacin, le corresponde elaborar todos los estudios, diseos,
anteproyectos, proyectos, diagnsticos entre otros, que le determinen cul es la mejor
opcin que le permitir adquirir la obra, bien o servicio requerido. Esta etapa
preparatoria es la que algunos autores han denominado, etapa precontractual.
Posteriormente, se da inicio a la etapa pre contractual propiamente dicha, que es
aquella en que la administracin, con fundamento en la necesidad identificada,
elabora todos los estudios y documentos previos, dentro de los cuales se encuentran
el estudio de conveniencia y oportunidad, el proyecto de pliego de condiciones entre
otros. En esta etapa la entidad an no se encuentra obligada a dar apertura al
proceso de seleccin. Los estudios y anlisis previos indican tambin la modalidad de
contratacin pertinente, lo que determina la realizacin de procedimientos particulares
en cada paso, respetando los principios esenciales de la contratacin para lograr un
proceso de seleccin objetivo, consistente en la seleccin del ofrecimiento ms
favorable para la entidad sin tener en consideracin motivaciones de carcter
subjetivos. Los elementos mnimos que deben contener los estudios y documentos
previos se encuentran contenidos, por regla general, en el artculo 2.2.1 del Decreto
734 de 2012.
La L-1150/07 estableci cuatro modalidades de seleccin de contratistas de cuya
regulacin nos ocuparemos en el Captulo 4. Una quinta modalidad de seleccin fue
adicionada por la Ley 1450 de 2011 (art. 274). No obstante, existen condiciones
comunes a todas ellas, pese a algunas variantes particulares. A su vez, estas
condiciones comunes se pueden clasificar en tres etapas sucesivas de los
procedimientos, esto es, la preparacin del procedimiento de seleccin, su desarrollo
y su culminacin. La verificacin de estas condiciones debe as realizarse en cada
una de ellas.
21
asesor, en tanto que la norma de la Ley 80 de 1993 no incluye dicho nivel, solo
permite la desconcentracin en el nivel directivo y ejecutivo.
La Corte Constitucional ha establecido el rgimen de responsabilidad de la delegacin
(C-693/08) y distinguiendo el significado de la delegacin de firma y de competencia,
previsto en la L-489/98 (art. 12) (C-372-02). Igualmente ha definido la solidaridad
entre delegante y delegatario en las acciones de repeticin (L678/01, art. 2 par. 4) (C484-02)
Se debe entonces verificar quien es el responsable original de la gestin contractual,
por ser ordenador del gasto. Luego, es necesario establecer las formalidades de la
delegacin, previstas de manera general en la L-489/98, (arts. 9 -12).
Normatividad complementaria:
Delegacin de funciones del alcalde municipal (L-136/94, art. 92, modificado
por art. 30 de la Ley 1551/12)
Delegacin especial de alcaldes de quinta y sexta categora en relacin con las
plizas de seguros de vida a favor de los concejales (Ley 1148/07, art. 3, par.).
3.1.2 AUTORIZACIONES: La contratacin debe respetar el rgimen general y
particular de autorizaciones para contratar.
Autorizaciones constitucionales para contratar
Las entidades estatales tienen una competencia general para contratar derivada de la
L-80/93, por cuanto el inciso final del artculo 150 de la Constitucin facult al
Congreso de la Repblica para expedir el estatuto general de contratacin de la
administracin pblica, hoy contenido en las leyes 80/93 y 1150/07. . Adems, el
artculo 352 de la Constitucin, establece que la ley orgnica define la capacidad de
contratacin de las entidades pblicas. (Ver notas del artculo 352).
Pero adems, la Constitucin tambin establece unas autorizaciones especiales para
contratar, que deben ser obtenidas previamente por los gobiernos nacional (art.
150.9), departamental (art. 300.9) y municipal (art. 313.3). Para el alcance de estas
autorizaciones es necesario recordar la jurisprudencia de la Corte Constitucional (C086-95; C-738-01) y del Consejo de Estado (C.E. sec. III, sent. 10/08/05, Rad. 13602)
que explican su exigencia solo en los casos en que las corporaciones de eleccin
popular (Congreso, asambleas y concejos) las hayan exigido para ciertos contratos).
En igual sentido, a nivel municipal, la L-136/94 (art. 32.3) prev la reglamentacin de
las autorizaciones por el concejo y la L-128/94, orgnica de las reas metropolitanas,
establece como competencia de las juntas metropolitanas fijar los lmites, naturaleza y
cuanta de las autorizaciones (art. 14.1). El numeral 2 prev la autorizacin al
gerente para negociar emprstitos, contratos de fiducia pblica y la ejecucin de obras
por el sistema de concesin.
La L-80/93 se refiere a estas autorizaciones, para especificar que son excepcionales,
por cuanto la regla general es la ausencia de autorizaciones administrativas. Cuando
22
Para obra pblica: licencia de construccin, exigida por el Dto. 2150/95, (art.
49), ampliado por la L-388/97 (art. 99).
Licencia urbanstica para adelantar obras de urbanizacin y parcelacin de
predios, de construccin, ampliacin, modificacin, adecuacin, reforzamiento
estructural, restauracin, reconstruccin, cerramiento y demolicin de
edificaciones, de intervencin y ocupacin del espacio pblico, y realizar el
loteo o subdivisin de predios (L-388/97 art. 99, modificado por el Dto. 019/12
art. 182).
Licencias ambientales previstas en la L-99/1993 (ttulo VIII), que incluye varios
temas descritos en el Dto. 2150/95, (art. 132)
Permisos ambientales y sanitarios en contratos de concesin de servicios
pblicos. (L-142/94, art. 25)
23
Aplicacin
generalizada.
Los
regmenes
de
inhabilidades
e
incompatibilidades aplican incluso a los contratos que no estn sometidos a
Ley 80/93 y a la Ley 1150/07, art. 13.
Efectos.
o La inhabilidad y la incompatibilidad generan prohibicin para participar en los
procesos de contratacin y para suscribir los contratos (L-80/93, arts. 8). Por
ello, es una obligacin de la entidad separar al proponente incurso en
cualquiera de los regmenes de inhabilidades e incompatibilidades
o La suscripcin del contrato violando cualquiera de los regmenes de
inhabilidades e incompatibilidades da lugar a la nulidad absoluta del contrato
(L-80/93, art. 44.1) y la entidad tiene la obligacin de terminar unilateralmente
el contrato que haya sido suscrito con violacin de los regmenes de
inhabilidades e incompatibilidades (L-80/93, art. 45)
o La inhabilidad y la incompatibilidad que sobreviene durante el procedimiento de
seleccin, genera la exclusin del contratista y, si sobreviene una vez suscrito
el contrato, obliga al contratista a cederlo previa autorizacin de la entidad o a
renunciar a su ejecucin (L80/93, art. 9)
o La inhabilidad que sobreviene entre la adjudicacin del contrato y su
suscripcin, obliga a la revocatoria de la adjudicacin (L-1150/07, art. 9).
24
25
26
parte del contratista.(C.E, sec. III, sents. 30/03/06, exp. 25662 y 7/07/07, exp.
14669). Sobre este punto, es necesario revisar la reciente jurisprudencia del
Consejo de Estado sobre la actio in rem verso. Sent. de Unificacin
jurisprudencial, rad. (24897), 19-11-2012, CP.. Jaime Orlando Santofimio
Gamboa.
Adems, la disponibilidad presupuestal es una regla bsica de la ley orgnica
del presupuesto (Dto. 111/96, art. 71)
Dentro de la poltica del anlisis de la gestin de riesgos por parte de las entidades
estatales, la determinacin de los riesgos del contrato, prevista por la L-1150/07 (art.
4) debe estar integrada a los estudios previos (Dto. 734/12, art. 2.1.2.). El art. 2.1.2
define la nocin de riesgo previsible as:
Se entienden como riesgos involucrados en la contratacin todas aquellas
circunstancias que de presentarse durante el desarrollo y ejecucin del contrato,
tienen la potencialidad de alterar el equilibrio econmico del contrato, pero que
dada su previsibilidad se regulan en el marco de las condiciones inicialmente
pactadas en los contratos y se excluyen as del concepto de imprevisibilidad de
que trata el artculo 27 de la Ley 80 de 1993. El riesgo ser previsible en la
medida que el mismo sea identificable y cuantificable en condiciones normales.
27
Casos especiales:
Los estudios previos podrn ser modificados por la Entidad con posterioridad a la
apertura del proceso de seleccin, siempre que se trate de ajustes que no alteren los
elementos mnimos descritos anteriormente y si implican un cambio fundamental en
los mismos, con fundamento en el numeral 2 del art. 69 del Cdigo Contencioso
Administrativo, o norma legal que lo modifique, adicione o sustituya (el CCA Decreto
Ley 01/84 fue derogado por la Ley 1437 de 2011, art. 309, en consecuencia, debe
tenerse en cuenta el numeral 2 del art. 93 de la Ley 1437/11), la entidad podr revocar
el acto administrativo de apertura. (Dto. 734/12, art. 2.1.1).
3.1.5 PRESUPUESTO:
La normativa presupuestal contiene una serie de disposiciones de carcter legal y
reglamentario muy especializadas , de tal suerte que no puede ser abordada
integralmente en esta gua. Nos limitaremos consecuentemente a los aspectos ms
relevantes relacionados con la contratacin.
La normativa presupuestal tiene distintas dimensiones frente al contrato:
Planes de desarrollo: El presupuesto adoptado por la entidad pblica debe ser el
reflejo de los planes y programas de desarrollo econmico y social, como lo prescribe
el art 10 de la ley orgnica del presupuesto (Dto. 111/96). Las obras, bienes y
servicios objeto de los contratos, deben desarrollar estos planes.
Presupuesto anual de las entidades: Ser el inicialmente aprobado para cada
entidad individualmente considerada, incluyendo gastos de inversin y de
funcionamiento. Si la totalidad del presupuesto de una entidad con capacidad para
contratar hace parte del presupuesto de otra, por cualquier relacin administrativa que
29
exista entre ellas, el monto del presupuesto de la primera deber deducirse del
presupuesto de la segunda.
En caso de presentarse alguna adicin o reduccin al presupuesto inicial, durante la
ejecucin del mismo, para determinar la capacidad contractual de la entidad se
tomar en cuenta el valor del presupuesto modificado (Dto. 734/12, art. 8.1.8)..
El presupuesto anual de las entidades permite establecer la menor cuanta para
procesos de seleccin abreviada de menor cuanta (L-1150/07, art. 2.2.b)
Presupuesto oficial del proceso de seleccin: Es la asignacin presupuestal
especfica para el respectivo proceso de seleccin. Es un clculo anticipado del
proceso de contratacin hasta su finalizacin y sirve de punto de referencia para la
oferta econmica de los oferentes. La determinacin del presupuesto tiene as vnculo
directo con distintos componentes de los estudios previos, en particular, con los
planes de desarrollo y plan de compras (Dto. 111/96, art 10), el objeto a contratar y
el anlisis que soporta el valor econmico del contrato.
El principio de la anualidad del presupuesto (Dto. 111/96, art. 14) impone ciertos
trmites particulares cuando la ejecucin del contrato va ms all del ao fiscal.
Principio de anualidad: las apropiaciones tienen vigencia hasta el 31 de
diciembre del respectivo ao. Para ejecutar contratos el ao siguiente es
necesario respetar reglas sobre las reservas presupuestales, sobre la
constitucin de cuentas por pagar y la constitucin de vigencias futuras. (Dto.
111/96, art. 89)
Contratos suscritos en la vigencia fiscal siguiente a la de realizacin de
procedimiento de seleccin, atendidos con el presupuesto de la vigencia se
suscripcin del contrato. (L-819/03, art. 8)
Vigencias futuras: necesarias en los contratos que se ejecutan en varias
30
Aspectos particulares:
Contribucin especial en contratos de obra (L-418/97, art. 120 y 121, mod.)
Informacin sobre financiacin de gastos con recursos del tesoro nacional
(Dto. 1738/98)
Medidas de austeridad en el gasto pblico. Dto. 26 de 1998. Prohibicin de
papelera navidea y de conmemoracin (art. 10), pasajes en primera clase
(art. 18).
Restricciones en publicidad y publicaciones. Dto. 1737/98 ( art. 6 y ss) y en
servicios administrativos: relaciones pblicas, alojamiento, recepciones,
llamadas internacionales ( arts. 10 y ss).
Restricciones en publicidad oficial. Ley 1474/11 (art.10), modificado por
Dto. Ley 019/12 (art. 232).
31
Como anexo debe constar el proyecto de minuta del contrato a celebrarse y los
dems documentos que sean necesarios.
32
La capacidad jurdica
Las condiciones de experiencia
Capacidad financiera
Capacidad de organizacin de los proponentes
OFERTA MS FAVORABLE
Mnima cuanta
Concurso de mritos
Licitacin.
33
de
Seleccin abreviada
menor cuanta.
34
3.2.
Los distintos procesos de seleccin deben cumplir con algunas condiciones comunes
generales. Ellas sern tratadas en este acpite. Las modalidades de seleccin del
contratista, tratadas en el Captulo 4, contienen algunos tratamientos particulares
que sern expuestos para cada uno de ellos.
Convocatoria pblica
Acto de apertura del proceso de seleccin
Pliego definitivo y adendas
Acto de cierre de licitacin
Recepcin de ofertas
Evaluacin de ofertas
Aviso de convocatoria (Dto. 734/12, art. 2.2.1): la entidad debe elaborar un aviso
que debe publicarse en el SECOP (Dto. 734/12, art. 2.2.5) y debe contener la
informacin necesaria para dar a conocer las particularidades del proceso de
seleccin, tales como: objeto, modalidad de seleccin, presupuesto oficial del
proceso, lugar en donde se pueden verificar los estudios previos y el proyecto de
pliego, e indicar si est cobijada la contratacin por acuerdo o tratado
internacional.
35
Objeto de la contratacin.
Modalidad de seleccin.
Disponibilidad presupuestal.
Cronograma.
Lugar electrnico o fsico donde se puede consultar los prepliegos, pliegos de
condiciones y estudios previos.
Convocatoria para las veeduras ciudadanas.
Dems informacin que se considere pertinente.
36
En la licitacin pblica no pueden expedirse dentro de los tres (3) das anteriores
al cierre, ni siquiera para extender este trmino. Exclusivamente para esta
modalidad, se entiende por das hbiles y horarios hbiles para la expedicin de
adendas los das lunes a viernes no festivos, de 7:00 a. m. a 7 p. m. (Dto. 734/12,
art. 2.2.4 par. 2).
En la seleccin abreviada, concurso de mritos y mnima cuanta no podrn
expedirse el mismo da del cierre, ni siquiera para extender este trmino.
37
38
3.3
CONDICIONES
GENERALES
PARA
PROCEDIMIENTO DE SELECCIN
LA
CULMINACIN
DEL
Acto de adjudicacin.
Adjudicacin con oferta nica
Declaratoria de desierta.
Suscripcin y legalizacin del contrato.
39
contrato, surge la obligacin para las partes de suscribir el contrato dentro del trmino
establecido en el pliego de condiciones, el cual, como ya se indic, es ley del contrato.
Si el adjudicatario no suscribe el contrato correspondiente dentro del trmino que se
haya sealado, quedar a favor de la entidad contratante el valor de la garanta de
seriedad de la oferta y, en tal caso, la entidad estatal, mediante acto administrativo
debidamente motivado, podr adjudicar el contrato, dentro de los quince (15) das
siguientes, al proponente calificado en segundo lugar, siempre y cuando su propuesta
sea igualmente favorable para la entidad (Ley 80/93 art. 30 num. 12).
El contrato tiene requisitos de existencia, validez y eficacia, los cuales se analizarn
ms adelante.
40
CAPTULO 4
MODALIDADES DE SELECCIN DEL CONTRATISTA
4.1
LICITACIN PBLICA
Por regla general, la escogencia del contratista se realizar por licitacin pblica, con
las excepciones previstas para las causales de seleccin abreviada, concurso de
merito, contratacin directa y mnima cuanta (Ley 1150/07, art. 2, num. 1).
Conforme el pargrafo del artculo 30 de la Ley 80/93, se entiende por licitacin
pblica el procedimiento mediante el cual la entidad estatal formula pblicamente una
convocatoria para que, en igualdad de oportunidades, los interesados presenten sus
ofertas y seleccione entre ellas la ms favorable.
Para una mejor compresin, los procesos licitatorios se estructuran esencialmente en
tres etapas, a saber:
41
Ia licitacin se deben publicar hasta tres (3) avisos con intervalos entre dos (2) y
cinco (5) das calendario, en Ia pgina web de Ia entidad contratante y en el
Sistema Electrnico para Ia Contratacin Publica SECOP (Ley 80/93, art. 30
num. 3, modificado por art. 224 del Dto Ley 019/12). Estos avisos deben contener
la informacin relativa al objeto y caractersticas esenciales de la licitacin.
Si la entidad se encuentra en pequeos poblados en los cuales no existe dichos
medios de comunicacin, deben leerse por bando y se fijarn por avisos en los
principales lugares pblicos por el trmino de siete (7) das calendario, entre los
cuales deber incluir uno de los das de mercado en Ia respectiva poblacin.
-
Expedicin y publicacin del acto administrativo de apertura de la licitacin (L80/93, art. 30.1), y publicacin de los pliegos de condiciones definitivos.
Presentacin de ofertas dentro del plazo de la licitacin, conocido como aquel que
transcurre entre la fecha a partir de la cual se pueden presentar ofertas y el cierre.
42
pliego de condiciones, as como las variables tcnicas y econmicas sobre las cuales
recaer la puja.
Este procedimiento implica que durante el plazo de la licitacin los oferentes
presenten la oferta con los documentos que acrediten el cumplimiento de los
requisitos habilitantes, los cuales son verificados por la entidad, con el fin de
determinar los oferentes que pueden continuar en el procedimiento.
Con los proponentes habilitados se realiza la subasta inversa, de la cual se levanta un
acta con todas las constancias del caso, y en la que se presentan los proyectos de
oferta inicial, respecto de aquellos aspectos que incluyen variables dinmicas, y se
van realizando posturas sucesivas con el fin de mejorar la oferta inicial, hasta
conformar la oferta definitiva.
En los eventos en que el oferente no haga posturas dentro del trmino concedido, se
considera como oferta definitiva la oferta inicial que haya presentado. El precio
ofrecido no puede ser considerado como la nica variable sometida a conformacin
dinmica.
4.1.3 CONCLUSIN O CULMINACIN DEL PROCESO LICITATORIO:
Se deben verificar las Condiciones generales para la culminacin del procedimiento
de seleccin, comunes a todos los procesos de seleccin
En cuanto a las particularidades de esta etapa en la licitacin, se resaltan:
Resolucin de adjudicacin: Se realiza sistemticamente en audiencia pblica
presidida por el representante legal de la entidad o su delegado, al cabo de la cual se
adjudicar el contrato mediante acto administrativo motivado, que se notificar en a
los presentes.
Procedimiento de la audiencia:
En la audiencia, los oferentes podrn pronunciarse inicialmente sobre las
respuestas ofrecidas por la entidad a sus observaciones respecto del informa
de evaluacin. (en ningn caso esta posibilidad implica una nueva oportunidad
para modificar o mejorar la oferta).
La audiencia podr ser suspendida por un tiempo prudencial necesario para
resolver cuestiones que ameriten un anlisis y cuya decisin puede influir en la
adjudicacin.
Se podr conceder el uso de la palabra por una nica vez al oferente que as lo
solicite, con el objeto de replicar las observaciones que sobre la evaluacin de
su oferta se hayan presentado por los intervinientes.
Las intervenciones estarn limitadas a la duracin mxima indicada con
anterioridad por la entidad.
43
44
4.2
SELECCIN ABREVIADA
Las causales en las cuales procede la seleccin abreviada son las siguientes:(L1150/07, art. 2).
45
Procedimiento:
De manera preliminar, debe verificarse el cumplimiento de las condiciones generales
aplicables a todos los procedimientos.
Subasta inversa
Compra por acuerdo de precios
Adquisicin a travs de bolsas de productos
46
en los estudios previos para todos los contratos, para este procedimiento o modalidad
de seleccin los bienes a ser adquiridos deben tener una ficha tcnica que incluya sus
caractersticas y especificaciones, en trminos de desempeo y calidad. Dicha ficha
tcnica debe incluir (Dto. 734/12, art. 3.2.1.1.3):
o
o
o
o
47
Para llevar a cabo la subasta debern resultar habilitados por lo menos dos
oferentes.
El procedimiento se desarrolla en audiencia pblica, al inicio de la cual se abren los
sobres con las oferta iniciales de precio y se comunica solamente cual fue la menor
de ellas.
La entidad repartir sobres y formularios para que los proponentes efecten sus
lances, y les otorgar un trmino comn para hacer cada lance.
Una vez diligenciados los formularios, la entidad los recoge junto con los sobres.
Se organizan los lances en orden descendente y nicamente se da a conocer el
valor del menor lance.
Si un proponente presenta un lance no vlido, no podr en lo sucesivo seguir
presentando lances. Por lo tanto, se considera como su oferta definitiva el ltimo
lance vlido.
El procedimiento se repite el nmero de veces que sea necesario, hasta tanto no se
obtenga ningn lance que mejore el de menor precio de la ronda anterior.
La identidad de los proponentes y el resultado de la subasta solo se da a conocer
una vez adjudicado el contrato.
Si se presenta empate en el ltimo lance, se debe adjudicar el contrato al proponente
que present el menor lance inicial; si persiste el empate se dirime mediante sorteo.
48
49
50
seleccin
Si la Entidad requiere de prestacin de servicios de salud, se seleccionar el proponente
mediante el procedimiento de la menor cuanta (Dto. 734/12, art. 3.2.2.1 y ss); no
obstante, no se requiere del Registro nico de Proponentes.
Las personas naturales o jurdicas que presten dichos servicios deben estar inscritas en
el registro especial nacional del Ministerio de la Salud o quien haga sus veces, de
conformidad con la Ley 10 de 1990.
Enajenacin directa por oferta en sobre cerrado (Dto. 734/12, art. 3.7.2.1).
Enajenacin directa a travs de subasta pblica (Dto. 734/12, art. 3.7.2.2).
Enajenacin a travs de promotores, banqueros de inversin, martillo,
bolsa de bienes y productos agropecuarios, agroindustriales o de otros
commodities u otros profesionales idneos (Dto. 734/12, art. 3.7.2.3).
Caractersticas:
51
52
53
54
Igualmente, solo pueden ser contratados los bienes y servicios que taxativamente
determina el decreto, tales como:
1. Material blindado o adquisicin de vehculos para blindar.
55
56
57
El pargrafo segundo por su parte indica que el Instituto Nacional de Vas podr
contratar bajo esta modalidad la adquisicin de bienes y servicios para la defensa y
seguridad nacional que se requieran, siempre que el objeto de tal contratacin sea para
el desarrollo del Programa de Seguridad en Carreteras y que esta adquisicin se efecte
con los recursos que administra con destinacin especfica para el sector defensa.
4.3
58
59
60
contendr:
Nombre de la Entidad.
Fecha, hora y lugar lmite para la presentacin de propuestas.
Lugar fsico o electrnico donde se puede consultar los pliegos de
condicin y estudios previos.
Gasto de administracin.
Utilidades del consultor.
Gastos contingentes.
Dems erogaciones determinadas en el pliego de condiciones
art.
61
Generalidades:
Si el objeto contractual de la consultara es complejo e involucra otros servicios o
prestaciones principales como: proyectos que incluyen diseo y construccin,
etc., est contratacin deber realizarse mediante los dems modalidades de seleccin.
(licitacin pblica y seleccin abreviada) (Dcto 734/12, Art. 3.3.1.1)
No se exige garanta de seriedad para la presentacin de propuestas con (PTS).
(Art. 3.3.4.9 Dcto 734/12)
62
4.3.4 CONCURSO DE MRITOS DE ARQUITECTURA Pargrafo numeral 3.3.2.1 Dcto 734/12 y Dto. 2326/95
4.4.
CONTRATACIN DIRECTA
CAUSALES:
L-1150/07, art. 2. Numeral 4 y Dto. 734/12, arts. 3.4.2.1.1 y ss
63
64
65
Igualmente dispone esta normativa que en aquellos casos en que la entidad estatal
ejecutora deba subcontratar algunas de las actividades derivadas del contrato principal,
no podr ni ella ni el subcontratista, contratar o vincular a las personas naturales o
jurdicas que hayan participado en la elaboracin de los estudios, diseos y proyectos
que tengan relacin directa con el objeto del contrato principal.
Convenios interdepartamentales (Dto. 1222/86, art. 327 y ss). El artculo 329 establece
la autorizacin para contratar. No obstante, es necesario tener en
No ser obligatoria la exigencia de garantas a que se refiere el artculo 7 de la ley
1150/07.
Los contratos de seguro de las entidades estatales estarn exceptuados de celebrarse
por contrato interadministrativo. (Pargrafo Art. 3.4.2.1.1. Dcto 734/12.
Es obligatoria la expedicin del acto administrativo de justificacin de la contratacin
directa, salvo:
66
67
derivados del convenio, tanto con la entidad transferente de tecnologa, como con los
beneficiarios.
14. El mantenimiento de los bienes y servicios sealados en el presente artculo, as
como las consultoras que para la adquisicin o mantenimiento de los mismos se
requieran, incluyendo las interventoras necesarias para la ejecucin de los respectivos
contratos.
15. Bienes que tengan por finalidad garantizar la vida e integridad del Comandante
Supremo de las Fuerzas Armadas de la Repblica, tales como elementos de proteccin
personal; equipos de transporte de cualquier naturaleza as como sus repuestos y
mantenimiento; equipos de comunicaciones con sus accesorios, repuestos e
implementos necesarios para su funcionamiento; mantenimiento y adecuacin de
instalaciones y, en general, todos aquellos servicios que para tal finalidad deban ser
adquiridos bajo esta modalidad por el Sector Defensa y la Direccin Nacional de
Inteligencia.
16. La contratacin de personas naturales o jurdicas para la administracin,
conservacin, clasificacin, ordenacin, guarda y sistematizacin de los archivos
generales como de inteligencia que hacen parte del DAS en supresin.
Esta tipo de contratacin no requiere de la obtencin previa de varias ofertas y tendr
como nica consideracin las condiciones del mercado.
Las condiciones tcnicas de estos contratos no pueden ser reveladas y en consecuencia
se exceptan de publicacin.
4.2.5. CONTRATOS
TECNOLGICAS
PARA
DESARROLLO
ACTIVIDADES
CIENTFICAS
DE
ENCARGOS
FIDUCIARIOS
DE
LAS
ENTIDADES
4.4.7
CONTRATACIN DIRECTA CUANDO NO EXISTA PLURALIDAD DE
OFERENTES:
Anlisis particularmente justificado en los estudios previos de la ausencia de oferentes.
Se consideras que no hay pluralidad de oferentes en los siguientes casos: (Dto. 734/12,
art. 3.4.2.4.1.):
68
69
70
contendr:
Solo se publicarn en el Secop el acto administrativo de justificacin de la
contratacin directa y el contrato. (inciso 2 pargrafo 3 art. 2.2.5 Dcto 734/12)
No sern obligatorias las garantas en los contratos cuyo valor sea inferior al 10%
de la menor cuanta. (Inc 5 art. 7 Ley 1150/07)
3.
Emprstitos.
La contratacin de bienes y servicios en el sector Defensa y en el
Departamento Administrativo de Seguridad, DAS, que necesiten reserva para
su adquisicin
Interadministrativos que celebre el Ministerio de Hacienda y Crdito Pblico
con el Banco de la Repblica.
4.6-
71
Licitacin pblica.
Seleccin abreviada
Concurso de mritos
Contratacin directa
Mnima cuanta
Regmenes especiales de contratacin.
73
Contratacin directa.
Mnima cuanta
Personas naturales o jurdicas, extranjeras sin domicilio o sin sucursal en
Colombia
Prestacin de servicios de salud.
Enajenacin bienes del Estado.
Adquisicin de productos de origen o destinacin agropecuaria que se ofrezcan
en bolsas de productos legalmente constituidas
Actos y contratos que tengan por objeto directo las actividades comerciales e
industriales propias de las empresas industriales y comerciales del Estado y las
sociedades de economa mixta
Contratos de concesin.
Finalidad
La Entidad no exigir en los pliegos de condiciones el aporte de informacin que haya
sido objeto de verificacin documental por parte de las Cmaras de Comercio y que por
lo tanto reposa en el RUP referente a:
Capacidad Jurdica.
Capacidad Financiera,
Experiencia y
Organizacin del proponente.
74
MENOR CUANTA EN
S.M.M.L.V.
1000
850
650
450
280
75
EFICACIA. Aquellos necesarios para que el contrato surta efectos. Para el caso del
contrato estatal por ejemplo, el registro presupuestal, la aprobacin de las garantas
entre otros.
Para conocer el Rgimen legal de los contratos Estatales, debe entenderse las normas
relativas a la contratacin entre particulares contenidas bsicamente en la legislacin
Civil y Comercial. Es decir los contratos estatales estn regulados por un rgimen
jurdico mixto, por un lado, las normas citadas del derecho privado y por el otro, las
contenidas en el Estatuto General de Contratacin Administrativa (Ley 80 de 1993, Ley
1150 de 2007 y decretos reglamentarios)
ESTRUCTURA
Para una mejor compresin, anlisis y clasificacin el contrato Estatal, este se divide en
tres partes: Titulo, Cuerpo y Clusulas, as:
5.1
TITULO
Es el inicio del texto contractual que nos introduce en el tema del objeto, las partes que
interviene y de manera genrica lo que se pretende, dentro del cual se determinan, entre
otros aspecto:
NMERO:
Con la finalidad de identificacin y del orden administrativo se numeran los
contratos de forma ascendente y consecutiva, a efecto de establecer la
temporalidad y secuencia de los compromisos adquiridos.
TIPOLOGA:
Es la nominacin del contrato, a efectos de trazar un parmetro legal y
convencional, toda vez que existe diversas formas de materializar la voluntad
contractual, por lo cual se hace necesario determinar sus diferencias, a fin de
enmarcarlo dentro de los criterios normativos aplicables al mismo. En la
contratacin estatal tambin pueden existir contratos atpicos, en el entendido de
que no se encuentran expresamente contenidos en la normatividad.
CLASES DE CONTRATOS:
Teniendo en cuenta que cada contrato tiene sus propias particularidades que le
son inherentes y que no son genricas, se hace necesaria su clasificacin a fin de
determinar las normas que le son aplicables e indirectamente distinguir su campo
de accin.
5.2
CUERPO
Esta parte del contrato contiene la cuanta, la autorizacin legal y capacidad jurdica de
las partes:
CUANTA
Los contratos estatales pueden ser de mayor, menor o mnima cuanta. En algunos
casos como la seleccin abreviada y la mnima cuanta este es el factor que permite
determinar la modalidad de seleccin que resulta aplicable. As por ejemplo, la
menor cuanta determina por regla general que el procedimiento que debe utilizarse
76
CAPACIDAD JURDICA
Es una facultad, atributo una condicin que permite a una persona natural o jurdica
adquirir derechos y obligaciones. Las personas reguladas por el derecho privado
acreditan su capacidad con la certificacin de existencia y representacin legal que
expide la Cmara de Comercio y segn el caso la Entidad que regule al particular,
las personas naturales con su documento de identificacin. En materia contractual
administrativa la capacidad equivale a la competencia.
Esta capacidad se diferencia de dos formas:
CAPACIDAD DE LA ENTIDAD:
ENTIDADES CAPACES CON PERSONERA JURDICA
La Nacin, las regiones, los departamentos, las provincias, el Distrito Capital
y los distritos especiales, las reas metropolitanas, las asociaciones de
municipios, los territorios indgenas y los municipios; los establecimientos
pblicos, las empresas industriales y comerciales del Estado, las
sociedades de economa mixta en las que el Estado tenga participacin
superior al cincuenta por ciento (50%), as como las entidades
descentralizadas indirectas y las dems personas jurdicas en las que exista
dicha participacin pblica mayoritaria, cualquiera sea la denominacin que
ellas adopten, en todos los rdenes y niveles.
ENTIDADES CAPACES SIN PERSONERA JURDICA
No son personas jurdicas pero la Ley 80 de 1993 las habilitadas para
contratar, tales como:
El Senado de la Repblica, la Cmara de Representantes, el Consejo
Superior de la Judicatura, la Fiscala General de la Nacin, la Contralora
General de la Repblica, las contraloras departamentales, distritales y
municipales, la Procuradura General de la Nacin, la Registradura
Nacional del Estado Civil, los ministerios, los departamentos administrativos,
las superintendencias, las unidades administrativas especiales.
ENTIDADES CAPACES POR EXTENSIN:
Aquellas cuya capacidad no nace directamente de la Ley, sino nace por un
sistema privado, como Cooperativas, reas metropolitanas y Entidades de
segundo grado. Aquellos organismos o dependencias del Estado a los que
la ley otorgue capacidad para celebrar contratos.
77
5.3.1 COMUNES
Son las generales de los todos los contratos y se clasifican en:
El objeto:
Es el compromiso del contratista, bien sea la prestacin de un servicio o la
entrega de un bien u obra. Debe ser completo y debe estr orientado a satisfacer
una necesidad de la Sociedad o de la Entidad.
El precio:
Es la contraprestacin que recibe el contratista por su servicio o por el bien
entregado, generalmente es en dinero pero eventualmente podr ser en especie.
Forma de pago:
Ser la forma acordada para que el contratista recibir la contraprestacin
econmica.
Plazo y vigencia:
Plazo: Periodo en el cual se debe cumplirse el contrato y puede ser:
Contratos de ejecucin instantnea: Precios fijos.
Contratos de tracto sucesivo: Periodo prolongado de tiempo definido.
Vigencia: Es la vida jurdica del contrato, se proyecta ms all del plazo, hasta la
liquidacin del contrato.
Garantas:
El contratista para garantizar sus obligaciones adquiridas en virtud del contrato
estatal, debe cubrir los siguientes riesgos, segn el caso:
Buen manejo y correcta inversin del anticipo. El amparo de buen manejo y correcta
inversin del anticipo cubre a la entidad estatal contratante, de los perjuicios sufridos con
ocasin de (i) la no inversin; (ii) el uso indebido, y (iii) la apropiacin indebida que el
contratista garantizado haga de los dineros o bienes que se le hayan entregado en
calidad de anticipo para la ejecucin del contrato. Cuando se trate de bienes entregados
como anticipo, estos debern tasarse en dinero en el contrato.
Devolucin del pago anticipado. El amparo de devolucin de pago anticipado cubre a la
entidad estatal contratante de los perjuicios sufridos por la no devolucin total o parcial,
por parte del contratista, de los dineros que le fueron entregados a ttulo de pago
anticipado, cuando a ello hubiere lugar.
78
Derechos y deberes:
Son las prestaciones mutuas, los compromisos adquiridos por el contratista y la Entidad.
Liquidacin:
Procedimiento mediante el cual las partes ponen fin a la relacin contractual, las
partes verifican en qu medida y de qu manera se cumplieron las obligaciones
derivadas de la relacin contractual, con la finalidad de dar por terminada las
obligaciones de las partes.
79
La ley exige la liquidacin de los contratos de tracto sucesivo y los dempas que lo
requieran sean objeto de liquidacin. Igualmente faculta para que en esta instancia
se acuerden los ajustes, revisiones y reconocimientos a que haya lugar, con el
propsito de poner fin a las divergencias y poder declararse a paz y salvo.
Igualmente para la liquidacin la entidad estatal deber exigir al contratista la
extensin o ampliacin, si es del caso, de la garanta del contrato a la estabilidad de
la obra, a la calidad del bien o servicio suministrado, a la provisin de repuestos y
accesorios, al pago de salarios, prestaciones e indemnizaciones, a la responsabilidad
civil y, en general para avalar las obligaciones que deba cumplir con posterioridad a
la extincin del contrato.
La liquidacin a que se refiere el presente artculo no ser obligatoria en
contratos de prestacin de servicios profesionales y de apoyo a la
gestin
los
Se realizar:
De mutuo acuerdo:
Dentro del trmino fijado en los pliegos de condiciones o sus equivalentes, o
dentro del que acuerden las partes para el efecto. De no existir tal trmino, la
liquidacin se realizar dentro de los cuatro (4) meses siguientes a la expiracin
del trmino previsto para la ejecucin del contrato o a la expedicin del acto
administrativo que ordene la terminacin, o a la fecha del acuerdo que la
disponga.
80
Contratos que tengan por objeto el ejercicio de una actividad que constituya
monopolio estatal,
Prestacin de servicios pblicos
Explotacin y concesin de bienes del Estado. (En estos contratos adems
deber incluirse la clusula de reversin)
Contratos de obra.
Contratos de suministro
Contratos de prestacin de servicios.
81
Contratos interadministrativos;
Contratos de emprstito,
Contratos de donacin
Contratos de arrendamiento
Contratos que tengan por objeto actividades comerciales o industriales de las
entidades estatales (no aplica para los siguientes contratos en donde su inclusin
es obligatoria y se entienden pactadas an cuando no se consignen en el
contrato: Contratos que tengan por objeto el ejercicio de una actividad que
constituya monopolio estatal, prestacin de servicios pblicos, explotacin y
concesin de bienes del Estado.
Contratos que tengan por objeto el desarrollo directo de actividades cientficas o
tecnolgicas
Contratos de seguro tomados por las entidades estatales
82
Interpretacin unilateral:
Si durante la ejecucin del contrato surgen discrepancias entre las partes sobre la
interpretacin de algunas de sus estipulaciones que puedan:
1) Conducir a la paralizacin del contrato o
2) Conducir a la afectacin grave del servicio pblico que se pretende satisfacer
La entidad estatal solo se encuentra facultada para interpretar unilateralmente las
clusulas del contrato cuando haya intentado previamente un acuerdo con el contratista.
Slo ese intento fallido debidamente sustentado le permitir interpretar las clusulas o
estipulaciones objeto de controversia de mantera unilateral, lo cual har mediante acto
administrativo debidamente motivado.
Modificacin unilateral:
El propsito de la utilizacin de esta facultad excepcional es evitar la paralizacin o
afectacin grave del servicio pblico.
Se puede utilizar mientras el contrato se encuentre en ejecucin.
Debe intentase previamente con el contratista modificar las clusulas o estipulaciones
necesarias, a travs de un acuerdo bilateral.
Solo cuando no se logra un acuerdo con el contratista la entidad queda facultada para
83
84
La parte resolutiva de los actos administrativos que declaren la caducidad, una vez
ejecutoriados, se publicarn en el SECOP, se comunicarn a la cmara de comercio en
que se encuentre inscrito el contratista y se comunicarn a la Procuradura General de la
Nacin.
La caducidad solo puede decretarse antes del vencimiento del plazo de ejecucin.
Su declaratoria no exige la imposicin de multas o sanciones anteriores.
Caducidades especiales
5.4
Adiciones:
Plazo: Si se otorga uno mayor, debe ampliarse las garantas. Precio: No
se podr adicionar el valor inicial del contrato en ms del 50%, expresado
en SMLMV
Obligaciones: Solo cuando hay necesidad de actividades
complementarias.
85
LAS MULTAS:
Tienen carcter eminentemente conminatorio.
Se imponen mediante acto administrativo motivado, siempre que hayan sido pactadas
en el contrato.
Requieren estar precedidas de audiencia del afectado, de forma que se garantice el
debido proceso.
Su imposicin pretende exhortar al contratista a dar cumplimiento a las obligaciones
pactadas en el contrato.
Procede su imposicin slo mientras se halle pendiente la ejecucin de las obligaciones
a cargo del contratista.
DECLARATORIAS DE INCUMPLIMIENTO:
Se impone mediante acto administrativo motivado, con el propsito de hacer efectiva la
clusula penal pecuniaria incluida en el contrato.
Requieren estar precedidas de audiencia del afectado, de forma que se garantice el
debido proceso.
Procede su imposicin por incumplimientos parciales o totales.
No exige como requisito la imposicin anterior de multas.
El procedimiento especfico para su imposicin se encuentra contenido en el art. 86 de
la Ley 1474 de 2011, reglamentado por el artculo 5.1.13 del Decreto 734 de 2012.
5.5
CLASE DE CONTRATOS
86
Aseo.
Celadura.
Mantenimiento.
Transporte entre otros
87
CAPTULO 6
GUAS METODOLGICAS DE AUDITORA
CONTROL FISCAL
La Auditora General de la Repblica es un organismo de origen constitucional (ver
artculo 274 de la Carta Poltica). Mediante el Decreto 272 de 2000, se dot de
autonoma jurdica, administrativa y presupuestal y cumple la funcin de vigilancia fiscal
de la Contralora General de la Repblica y de las contraloras departamentales y
municipales. Es decir, su funcin principal es determinar la responsabilidad fiscal en que
puedan incurrir los funcionarios que a su vez ejercen el control fiscal en Colombia.
El control se ejecuta de forma posterior y selectivo y est focalizado a la vigilancia de la
gestin fiscal que comprende los controles: financiero, de legalidad, de gestin, la
revisin de cuentas, evaluacin del control interno, de resultados y a la verificacin de la
accin programtica y misional de las Entidades sujetas a su vigilancia.
El Control Fiscal sobre la contratacin estatal, se regula en el Estatuto General de
Contratacin de la Administrativa Pblica., en el cual se determinaron una serie de
controles tales como el disciplinario (Art. 62, 63), el ciudadano (Art. 66), el control fiscal
(Art. 65), control penal (Art. 64)
El artculo 65 de la Ley 80 de 1993, precisa los momentos de intervencin y oportunidad
para ejecutar el control fiscal a la contratacin:
1. Una vez agotados los trmites administrativos de legalizacin de los contratos.
2. Control posterior a las cuentas correspondientes a los pagos originados en los
mismos, para verificar que stos se ajustaron a las disposiciones legales.
3. Una vez liquidados o terminados los contratos, segn el caso, la vigilancia fiscal
incluir un control financiero, de gestin y de resultados, fundados en la
eficiencia, la economa, la equidad y la valoracin de los costos ambientales.
Sentencia C-623 de 1999
El control posterior tiene lugar en los siguientes momentos:
1. Una vez concluidos los trmites administrativos de legalizacin de los contratos,
es decir, cuando se ha perfeccionado el acuerdo de voluntades, para vigilar la
gestin fiscal de la administracin y, en general, el cumplimiento de las normas y
principios que rigen la contratacin estatal.
2. Igualmente, se deber ejercer control posterior sobre las cuentas y pagos
derivados del contrato, y
3. Una vez liquidados o terminados los contratos, para ejercer un control financiero,
de gestin y de resultados, fundado en la eficiencia, la economa, la equidad y la
valoracin de los costos ambientales.
88
El Control Fiscal debe ser oportuno, prudente y razonable para que sea efectivo. No
puede influir en la administracin y decisiones de los vigilados.
La Auditora General de la Repblica como operador fiscal de segundo grado tiene como
misin la conservacin del patrimonio del Estado, para lo cual expidi el manual del
proceso auditor, en el cual se determina el procedimiento y se reglamenta la operacin
de auditaje, determinando las modalidades a travs de las cuales se ejercer la
vigilancia de la gestin fiscal.
El proceso anterior se comprende o estructura bsicamente en tres etapas, precontractual, contractual y post-contractual, por tanto, al trmino de cada una de ellas se
puede ejercer el control fiscal respectivo, cuyas guas de auditora se presenta a
continuacin, previo un diagrama de la estructura de las guas para su fcil consulta, as:
6.3.1
Etapa Pre-Contractual
Exigencias previas a la seleccin:
Gua principal sobre condiciones previas, en particular:
o Gua sobre los estudios previos
o Gua sobre los pliegos de condiciones
Especial importancia de:
90
precios no ha sido reglamentado, por lo que las entidades deben acudir a los
procedimientos restantes. Para el primer caso desarrollaremos la subasta inversa:
6.3.1.1
Etapa Pre-Contractual
Exigencias previas a la seleccin de mnima cuanta:
Gua principal sobre condiciones previas, en particular:
o Gua sobre los estudios previos
o Gua sobre los pliegos de condiciones
Particular importancia de:
91
PROCESO: PRECONTRACTUAL
ETAPA: CONDICIONES PREVIAS
REA RESPONSABLE: Ordenador del gasto (contralor) o su delegado.
NORMATIVIDAD
Ley 80 de 1993,
Ley 1150 de 2007
y Decreto 734 de
2012
PERIODICIDAD
Anual
92
Existencia del plan de compra, de los estudios previos, de la asignacin presupuestal, de los
prepliegos de condiciones: Si __ NO __ Cuales:
Comprobacin y existencia de la convocatoria pblica: Si __ NO __
Se publicaron los documentos Si __ NO __ Cuales:
ACTIVIDAD
PLAN DE COMPRAS:
Estudios previos tcnicos especficos
Descripcin de la necesidad de contratar
Objeto a contratar: Con sus especificaciones esenciales
y la identificacin del contrato a celebrar.
Certificado de disponibilidad presupuestal: Existe
contablemente los recursos que respaldan la contratacin y
en el caso de vigencias futuras debe estar soportado con
la autorizacin del Ministerio de Hacienda.
Fundamentos jurdicos que soportan la modalidad de
seleccin.
Anlisis que soporta el valor econmico: Indicando la
variable utilizada para calcular el presupuesto de la
contratacin y su ejecucin. Este anlisis debe estar
soportado estudio de mercado.
Riesgos previsibles
Estudio de las garantas pertinentes y de su cobertura
Estudios tcnicos segn objeto contractual
Factores de seleccin: Que permitan identificar la oferta
ms favorable.
PUBLICACIN: Los estudios previos como parte integral
de los pliegos deben ser publicados.
ACTIVIDADES Y DOCUMENTACIN
DOCUMENTOS A CONSULTAR
NORMATIVIDAD
93
econmico
Ley 80 de 1993,
Ley 1150 de 2007
CDP, Estudio
Econmico: Decreto 734 de 2012
.
estudio de mercado y
constancia de publicacin.
Estudio de la conveniencia
la
Confrontar la descripcin de
necesidad, el objeto a contratar y los
factores de seleccin, por una parte, y
los soportes tcnicos y obligaciones de
las partes.
INDICADORES DE GESTIN
DENOMINACIN FORMA DE MEDICIN
FUENTE DOCUMENTAL
PERIODICIDAD
Cumplimiento de
Soporte documentales
Actos administrativos,
Anual
los estudios
de las situaciones a
expediente o carpeta del
previos.
cotejar
proceso de seleccin y
constancias o certificaciones.
DICTAMEN
Existencia del acto de viabilidad tcnica: Si __ NO __
Existencia del CDP, de los estudios econmicos soportados en el mercado: Si __ NO __ Cuales:
Existencia de la estudios de conveniencia y oportunidad donde este descrita la necesidad, el objeto
y los factores de seleccin: Si __ NO __
Se publicaron los estudios previos. Si __ NO __
SITUACIONES A COTEJAR
Objeto del proceso de seleccin. Descripcin del objeto,
Descripcin tcnica detallada del objeto o ficha tcnica. El
estudio tcnico es un documento separado del pliego como
ANEXO. (Salvo reserva). Igualmente, forma de pago,
Condiciones contractuales y Minuta del contrato como
ANEXO.
Requisitos de habilitacin de los proponentes:
Capacidad jurdica y financiera, experiencia y organizacin.
94
95
Etapa Contractual
MODALIDAD: TODAS LAS MODALIDADES
PROCESO: CONTRACTUAL
REA RESPONSABLE: Ordenador del gasto (contralor) o su delegado,
Secretara General Grupo de contratos.
DETERMINAR: El cumplimiento de los requisitos contractuales.
OBJETIVO: Verificar que la Entidad cumple estrictamente la normatividad aplicable a la contratacin
estatal y se efecte todos los actos de obligatoriedad del proceso contractual.
DESCRIPCIN DEL PROCESO
SITUACIONES A COTEJAR
CONTRATO: Para que un contrato surta efectos, debe cumplirse
los requisitos de existencia, validez y eficacia de los contratos. Los
requisitos de validez son cuatro: el consentimiento exento de
Los contratos Estatales tienen
vicios, objeto lcito, causa lcita y capacidad de las partes.
Previsto
normativamente
Debe verificarse el nmero, clase, ttulo, fecha de inicio y
elementos de perfeccionamiento,
terminacin
y
que
sus
estipulaciones contractuales
de legalizacin y de ejecucin,
correspondan a la esencia y naturaleza del mismo, que
los cuales son de obligatoria
no tenga vicios o constituya causales de nulidad, segn los
observacin, a fin de garantizar
la ejecucin de acuerdo a los
artculos 44 al 49 de la Ley 80 de 1993. Se pblica.
requerimientos previsto en la
PERFECCIONAMIENTO: Es el acuerdo de voluntades elevado
a escrito que se verifica con la suscripcin del contrato.
etapa Pre-contractual.
Legalizacin del contrato
EJECUCIN: Para ejecutar el contrato debe aprobarse la
garanta nica que ampara los riesgos derivados del contrato y
efectuarse el registro presupuestal en concordancia con lo
establecido en el artculo 71 del Estatuto Orgnico del
Presupuesto Nacional. Salvo contratos con vigencias futuras,
toda vez que estos debe contar con la autorizacin del
Ministerio de Hacienda.
INICIO:
Debe
estar
designado/contratado
un
supervisor/interventor, quien realizar su gestin de acuerdo
con lo estipulado en el contrato, cuyos informes parciales y
finales sern examinados. Adems debe suscribirse el acta de
Inicio, si el contrato as lo pact.
OTRAS:
VERIFICAR INHABILIDADES E INCOMPATIBILIDADES: del
contratista(s).
COMPROBAR LA EXISTENCIA DE LA PERSONA JURDICA:
Nacional o extranjera y que su duracin no sea inferior a la del
plazo del contrato y un ao ms.
INFORMACIN SOBRE CONTRATOS: Mensualmente las
Entidades enviaran a la Cmara de Comercio de su domicilio,
la informacin concerniente a los contratos, su cuanta,
cumplimiento, multas, y sanciones.
SUSTITUCIN DEL EQUIPO DE TRABAJO: Para el caso del
concurso de merito, durante la ejecucin de la consultora, se
podr sustituir algn miembro del equipo de trabajo con la
IDENTIFICACIN
96
DENOMINACIN
Cumplimiento
normativo de la etapa
contractual.
97
Etapa Post-Contractual
MODALIDAD: TODAS LAS MODALIDADES
PROCESO: POST CONTRACTUAL
IDENTIFICACIN
REA RESPONSABLE: Ordenador del gasto (contralor) o su delegado,
Secretara General Grupo de Contratos.
DETERMINAR: El cumplimiento de los requisitos post contractuales.
OBJETIVO: Verificar que la Entidad cumple estrictamente la normatividad aplicable a la
contratacin
estatal y se efecte todos los actos de obligatoriedad del proceso post contractual.
DESCRIPCIN DEL PROCESO
SITUACIONES A COTEJAR
Una vez ejecutado el objeto LIQUIDACIN:
Por mutuo acuerdo mediante acta o
contractual o terminado
el
unilateralmente por la Entidad mediante acto administrativo; en la
contrato, se
generan unas
liquidacin se consignar el estado o porcentaje de ejecucin; si
obligaciones normativas,
que
termin normalmente o por causa imputables a la partes, fuerza
tienen por finalidad culminar todo
mayor o caso fortuito.
el ciclo contractual y verificar en
qu medida se cumpli con la EJECUCIN IDNEA DEL CONTRATO: Verificar que el
ejecucin del contrato, para dar
contratista este a paz y salvo por todo concepto relacionado con
por terminado las obligaciones
la ejecucin del contrato, que las calidades y cantidades cumpla
de las partes.
con las condiciones tcnicas, econmicas y financieras teniendo
en cuenta los mecanismos de revisin de precios por parte de la
Entidad y si hay acuerdo que estos se haya realizado dentro de la
normatividad aplicable y no ocasiones perjuicios a la Entidad.
AMPLIACIN DE GARANTAS: Para cubrir obligaciones
posteriores a la extincin del contrato, la Entidad la exigir segn
el caso para: Estabilidad de la obra, responsabilidad civil extracontractual, calidad del bien o servicio, previsin de repuestos y
salarios, prestaciones e indemnizaciones; en la etapa de
liquidacin de contrato.
ADICIONES: Que no superen el 50% del valor inicial y
verificar la ampliacin de garantas.
PUBLICACIN DE LA LIQUIDACIN: Se realizar en el
SECOP Portal nico de Contratacin, bien sea el acta de
liquidacin de mutuo acuerdo, o el acto administrativo de
liquidacin unilateral.
.
OTROS
COMPROBAR: Los motivos que dieron lugar a
desequilibrios econmicos, aplicacin de clusulas
excepcionales y la utilizacin de mecanismos de solucin
directa de controversias y en caso de incumplimiento
verificar las gestiones realizadas por la Entidad
98
99
Evaluacin de ofertas
estructura en una serie de actos
Audiencia de aclaracin
o
pasos
de
obligatorio
Subasta inversa dinmica
cumplimiento, para terminar con
la definicin o culminacin del
proceso licitatorio.
ACTIVIDADES Y DOCUMENTACIN
ACTIVIDAD
DOCUMENTOS A
NORMATIVIDAD
CONSULTAR
Verificar si dentro del trmino previsto se
Observaciones de
Ley 80 de 1993,
presentaron las observaciones al prepliego, se
Los
oferentes
al Ley 1150 de 2007
respondieron, se realizaron las audiencias y se
prepliego y al informe y Decreto 734 de
presentaron
las observaciones al informe de De evaluacin y sus 2012.
evaluacin.
respuestas. Actas de
Comprobar documentalmente la existencia de las las audiencias. Acto o
observaciones y las repuestas a las mismas para resolucin de apertura.
los prepliegos y de informe de evaluacin, acto o Constancias o registros
resolucin de apertura, constancias de las
de las publicaciones.
100
101
SELECCIN ABREVIADA
MODALIDAD: SELECCION ABREVIADA
PROCEDIMIENTO: ADQUISICIN DE BIENES Y SERVICIOS DE
CARACTERSTICAS TCNICAS UNIFORMES Y DE
COMN UTILIZACIN
MODO: SUBASTA INVERSA
IDENTIFICACIN
PROCESO: PRECONTRACTUAL
ETAPA: DESARROLLO
REA RESPONSABLE: Ordenador del gasto (contralor) o su delegado,
Secretaria General grupo de contratos.
DETERMINAR: El cumplimiento de los requisitos y del desarrollo de la selecciona abreviada.
OBJETIVO: Verificar que la Entidad cumple estrictamente la normatividad aplicable a la
contratacin
estatal y se efecte todos los actos de obligatoriedad, en desarrollo de la seleccin
abreviada.
DESCRIPCIN DEL PROCESO
SITUACIONES A COTEJAR
La seleccin abreviada en su
proceso pre-contractual una vez Condiciones generales aplicables a los procedimientos de
culminada
la etapa de las seleccin
exigencias previas, se inicia el
Convocatoria pblica
desarrollo de la seleccin que
o
pasos
de
obligatorio
Evaluacin de ofertas
Observaciones de los
oferentes al prepliego
y al
informe
de
verificacin
y
sus
respuestas.
Actas
de
las
audiencias.
Acto o resolucin de
apertura.
Constancias
o
registros
de
las
publicaciones.
Adendas
o
Oficios
NORMATIVIDAD
Ley 80 de 1993,
Ley 1150 de 2007
Decreto 734 de 2012
102
103
.
ACTIVIDADES Y DOCUMENTACIN
ACTIVIDAD
DOCUMENTOS
A CONSULTAR
Verificar que la adjudicacin se realiz en cumplimiento
a los procedimientos previstos.
Resolucin
adjudicacin
declaratoria
NORMATIVIDAD
Ley 80 de 1993,
Ley 1150 de 2007
De Decreto 734 de 2012
De
Comprobar documentalmente la existencia de la
resolucin de adjudicacin o la declaratoria de desierta desierta.
con su motivacin respectiva y de los dems
documentos segn el tipo y clase de contratacin.
INDICADORES DE GESTIN
DENOMINACIN
FORMA DE MEDICIN
FUENTE DOCUMENTAL
PERIODICIDAD
Cumplimiento de la
Soporte documentales
Actos administrativos y
Anual
definicin o
de las situaciones a
expediente o carpeta del
culminacin de la
cotejar
proceso de seleccin
seleccin abreviada.
abreviada.
DICTAMEN
Existencia de la audiencia pblica: Si __ NO
Existencia de la resolucin de adjudicacin o declaratoria de desierta segn el caso: Si __ NO __
Cules:
Existencia de la publicacin de los documentos. Si __ NO__
Existencia de los documentos exigidos para la clase de contrato. Si __ NO__
104
Recepcin de ofertas
obligatorio
cumplimiento,
para
Evaluacin de ofertas
terminar
con
la
definicin
o
culminacin
Del proceso
de ASPECTOS PARTICULARES:
seleccin abreviada.
CONFORMACIN DE LA BOLSA DE PRODUCTOS.
LISTADO DE BIENES: Estandarizar, tipificar, elaborar y
actualizar un listado de bienes y servicios en una lista, de tal
manera que solo los bienes o servicios que se encuentre
dentro de la misma, podr ser adquiridos a travs vez de la
bolsa que se trate.
PUBLICACIN DEL LISTADO: Se publicar y permanecer
en la pgina Web para el conocimiento del pblico.
RUEDA DE NEGOCIOS: Podr ser para: SELECCIN
OBJETIVA DEL COMISIONISTA: De acuerdo a las regla
definidas en el Decreto 734 de 2012 o para la
SELECCIN DEL POSTOR GANADOR: Cuando la Entidad
lo realiza directamente.
GARANTA DE SERIEDAD: Los proponentes prestarn
garanta de seriedad de los ofrecimientos hechos.
GARANTA DE CUMPLIMIENTO: La Entidad comitente y los
vendedores comitentes constituirn a favor del organismo de
compensacin
garanta
idnea
para
asegurar
el
cumplimiento de la negociacin. De acuerdo a la necesidad
la Entidad pblica podr exigir al comitente vendedor pliza
a su favor.
ACTIVIDADES Y DOCUMENTACIN
ACTIVIDAD
DOCUMENTOS A
NORMATIVIDAD
CONSULTAR
Verificar si dentro del trmino previsto se Observaciones de los Ley 80 de 1993,
presentaron propuestas.
oferentes al prepliego y Ley 1150 de 2007
Comprobar documentalmente la existencia de
al
informe
de Decreto 734 de 2012
las propuestas, de la verificacin de los
verificacin
y
sus
requisitos habilitantes y de la publicacin de la
respuestas.
verificacin, de las acto o resolucin de Acta de audiencia.
apertura, constancia de la publicacin de los Acto o resolucin de
apertura.
pliegos definitivos y de la evaluacin, actas de
las audiencias, adendas (si aplica lugar) y oficio Constancias o registros
o memorando de designacin del comit asesor
de las publicaciones.
y dems documentos de acuerdo a la clases de Adendas
contrato.
Oficios o memorandos.
Confrontar si al cronograma previsto para la Verificacin
de
seleccin abreviada,
se le dio estricto
requisitos habilitantes.
cumplimiento o si se emitieron adendas y estas
ajustaron el cronograma.
INDICADORES DE GESTIN
DENOMINACIN
FORMA DE
FUENTE DOCUMENTAL
PERIODICIDAD
MEDICIN
Cumplimiento del
Soporte documentales
Actos administrativos, actas,
Anual
desarrollo de la
de las situaciones a
memorandos, expediente o
seleccin abreviada.
cotejar
carpeta del proceso de
selecciona abreviada y
constancias.
105
DICTAMEN
Existencia la resolucin de apertura, garanta, constancias de publicaciones, actas de las audiencias,
y la designacin del comit asesor: Si
__ NO __ Cuales:
Existencia de adendas y ajustes al cronograma (si amplio trminos): Si __ NO __
Se publicaron los documentos Si __ NO __ Cuales:
Existencia de los documentos exigidos para la clase de contrato. Si __ NO__
106
definicin o
culminacin de la
seleccin abreviada.
de las situaciones a
cotejar
Recepcin de ofertas
o
pasos
de
obligatorio
Evaluacin de ofertas
107
CONSULTAR
Confrontar si dentro del trmino previsto se Observaciones de los
present propuestas, las observaciones al
oferentes al prepliego y
prepliego y al informe de verificacin.
Al
informe
de
Comprobar documentalmente la existencia
verificacin
y
sus
de las propuestas, de la verificacin de los
respuestas.
requisitos habilitantes o del RUP, de las Actas de las audiencias.
observaciones y las repuestas a las mismas Acto o resolucin De
para los prepliegos, acto o resolucin de
apertura.
apertura, constancia de la publicacin de los Constancias o Registros
pliegos definitivos, actas de las audiencias
de las publicaciones.
de sorteo, de riesgos y del cierre y adendas Adendas
(si aplica) y oficio o memorando de Oficios o memorandos.
designacin del comit asesor.
Verificacin
De
Confrontar si al cronograma previsto para la
Ley 80 de 1993,
requisitos habilitantes.
seleccin abreviada, se le dio
Ley 1150 de 2007
estricto
Decreto734 de 2012
cumplimiento o si se emitieron adendas y
estas ajustaron el cronograma.
INDICADORES DE GESTIN
DENOMINACIN
FORMA DE
FUENTE DOCUMENTAL
PERIODICIDAD
MEDICIN
Cumplimiento del
Soporte
Actos administrativos, actas,
Anual
desarrollo de la
documentales de
memorandos, expediente o
seleccin abreviada.
las situaciones a
carpeta del proceso de
de menor cuanta
cotejar
selecciona abreviada y
constancias.
DICTAMEN
Existencia de la observaciones y las respuestas: Si __ NO __
Existencia la resolucin de apertura, constancias de publicaciones, garanta, actas de las
audiencias, la designacin del
comit asesor: Si __ NO __ Cuales:
Existencia de adendas y ajustes al cronograma (si amplio trminos): Si __ NO __
Se publicaron los documentos Si __ NO __ Cuales:
108
definicin de la seleccin.
ASPECTOS PARTICULARES:
SUBASTA: Se realizar si se determin en los pliegos y se
adjudicara mediante resolucin que contendr todo lo
sucedido en la misma.
ACTIVIDADES Y DOCUMENTACIN
ACTIVIDAD
DOCUMENTOS A
NORMATIVIDAD
CONSULTAR
Verificar que la adjudicacin se realiz en Resolucin
de
cumplimiento a los procedimientos previstos.
adjudicacin
o Ley 80 de 1993,
Comprobar documentalmente la existencia de la
declaratoria
De Ley 1150 de 2007
Decreto
resolucin de adjudicacin o de la declaratoria de
desierta, segn el 734 de
desierta, con su motivacin respectiva y dems
caso.
2012
documentos exigibles de acuerdo al contrato.
INDICADORES DE GESTIN
DENOMINACIN
FORMA DE
FUENTE DOCUMENTAL
PERIODICIDAD
MEDICIN
Cumplimiento de la
Soporte documentales
Actos administrativos y
Anual
definicin o
de las situaciones a
expediente o carpeta del
culminacin de la
cotejar
proceso de seleccin
seleccin abreviada.
abreviada.
DICTAMEN
Existencia de la audiencia pblica: Si __ NO __
Existencia de la resolucin de adjudicacin o declaratoria de desierta segn el caso: Si __ NO __
Cuales:
Publicacin de los documentos. SI__ NO__
Existencia de los documentos exigibles para la clase de contrato. Si __ NO__
109
CONCURSOS DE MRITOS
Concurso con precalificacin
MODALIDAD: CONCURSO DE MERITOS
PROCESO: PRECONTRACTUAL
IDENTIFICACIN
SISTEMA: PRECALIFICACIN
ETAPA: DESARROLLO CON PRECALIFICACIN
REA RESPONSABLE: Ordenador del gasto (Contralor) o su delegado,
Secretara General Grupo de contratos.
DETERMINAR: El cumplimiento de los requisitos y del desarrollo del concurso de meritos.
OBJETIVO: Verificar que la Entidad cumple estrictamente la normatividad aplicable a la
contratacin estatal y se efecte todos los actos de obligatoriedad, en desarrollo del
concurso de meritos mediante el sistema de precalificacin.
DESCRIPCIN DEL PROCESO
SITUACIONES A COTEJAR
El concurso de meritos en su
proceso pre-contractual una vez FASE DE PRECALIFICACIN:
culminada la etapa de
las DESIGNACIN DEL COMIT ASESOR: El cual estar
integrado por un nmero plural, impar e idneo. Si la Entidad
exigencias previas, se inicia el
no cuenta con el personal, se contratar.
desarrollo de
la
concurso
mediante
el
sistema
de SOLICITUD DE EXPRESIONES DE INTERS: Se
realizar
precalificacin que consiste en la
mediante convocatoria pblica en el SECOP y el aviso
parte dinmica del proceso que
contendr:
a su vez se estructura en una
1. Fecha lmite para expresar inters.
serie de actos o pasos de
2. Criterios para conformar la lista.
obligatorio cumplimiento,
para
3. Determinar si es lista corta o multiusos.
terminar con la definicin o
4. Indicar requisitos habilitantes.
culminacin del proceso
de
5. valoracin de la informacin allegada.
seleccin.
EXPRESIN DE INTERS: Declarando que todas las
personas que integran su equipo de trabajo no est incurso
en habilidades o incompatibilidades y anexando los
documentos habilitantes.
CONFORMACIN DE LA LISTA: Si es corta se integrar
mximo con 6 personas para PTD, para PTS mximo con 10
y si la lista es multiusos se integrar con un mnimo de 25
personas y tendr vigencia por seis meses. Se publicar en
el SECOP, segn el caso.
Condiciones generales aplicables a los procedimientos de
seleccin
Convocatoria pblica
Acto de apertura del proceso de seleccin
Pliego definitivo y adendas
Recepcin de ofertas
Evaluacin de ofertas
ASPECTOS PARTICULARES:
EVALUACIN DE LAS PROPUESTA TCNICAS. (Dto.
734/12
APERTURA DE LAS PROPUESTAS ECONMICAS: En
audiencia pblica se dar a conocer el orden de elegibilidad
tcnica y se verificar que sea consistencia con la propuesta
econmica. Se levantar una acta con los acuerdos
alcanzados por la Entidad y proponente elegido. (Dto.
110
734/12
ACTIVIDADES Y DOCUMENTACIN
ACTIVIDAD
DOCUMENTOS A
NORMATIVIDAD
CONSULTAR
Verificar si dentro del trmino previsto se Observaciones de
presentaron las observaciones al informe de
los oferentes
al
evaluacin.
informe
de
Acto o resolucin
de apertura.
Ley 80 de 1993,
Confrontar si al cronograma previsto para el
o Ley 1150 de 2007
Constancias
concurso se le dio estricto cumplimiento.
registros de
las Decreto 734 de 2012
publicaciones.
Adendas
Oficios
o
memorandos.
INDICADORES DE GESTIN
FORMA DE
FUENTE DOCUMENTAL
PERIODICIDAD
MEDICIN
Cumplimiento del
Soporte
Actos administrativos, actas,
Anual
desarrollo del
documentales de
memorandos, expediente o
concurso de mritos.
las situaciones a
carpeta del proceso del concurso
Cotejar
de mritos y constancias.
DICTAMEN
Existencia de la observaciones y las respuestas: Si __ NO __
Existencia la resolucin de apertura, constancias de publicaciones, garanta,
la designacin del comit asesor: Si __ NO __
Cuales:
Existencia de adendas y ajustes al cronograma (si amplio trminos): Si __ NO __
Publicacin de los documentos Si __ NO __ Cuales:
Existencia de los documentos exigidos. Si __ NO__ CUALES: __
DENOMINACIN
111
NORMATIVIDAD
Ley 80 de 1993,
Ley 1150 de 2007
y Decreto 734 de
2012.
112
ACTIVIDADES Y DOCUMENTACIN
ACTIVIDAD
DOCUMENTOS A
CONSULTAR
NORMATIVIDAD
113
114
CONTRATACIN DIRECTA
Etapa Pre-Contractual
MODALIDAD: CONTRATACIN
DIRECTA PROCESO:
PRECONTRACTUAL
IDENTIFICACIN
ETAPA: EXIGENCIAS PREVIAS
REA RESPONSABLE: Ordenador del gasto (Contralor) o su delegado.
DETERMINAR: El cumplimiento de los requisitos o exigencias previas
.
OBJETIVO: Verificar que la Entidad cumple estrictamente la normatividad aplicable a la
contratacin estatal y se efecte todos los actos de obligatoriedad previos o de
preparacin para iniciar la contratacin directa.
DESCRIPCIN DEL PROCESO
SITUACIONES A COTEJAR
La contratacin directa tiene un
proceso precontractual que se Gua principal sobre condiciones previas
estructura en tres etapas, dentro
Especialmente:
de las cuales est prevista las
Gua sobre los estudios previos
exigencias previas que consiste
en una serie de actos de
obligatorio cumplimiento
para ASPECTOS PARTICULARES:
dar inicio o apertura a la CONVOCATORIA PBLICA: Solo para la venta de bienes
muebles que superen los (250) S.M.L.M.V., Los seguros de
modalidad de seleccin.
intermediacin para bienes de carcter individual y todos los
relacionados con telecomunicaciones.
ESTUDIO PARA LA COMPRA DE INMUEBLE: En este caso
la Entidad realizara un comparativo de inmuebles en el
mismo sector para elegir el de menor costo.
TRMINOS DE REFERENCIA: Aunque no se exigen
pliegos, los estudios previos definen condiciones tcnicas y
econmicas de los bienes o servicios solicitados
FACTORES DE SELECCIN: Que permitan identificar la
oferta ms favorable.
PUBLICACIN: No se publicara la Contratacin prevista en
los literales B y D del numeral 4 del Art. 2 de la Ley 1150/07,
ni los contratos Interadministrativos del Min. de Hacienda
con el Banco de la Republica.
ACTIVIDADES Y DOCUMENTACIN
ACTIVIDAD
DOCUMENTOS A CONSULTAR
NORMATIVIDAD
Verificar la capacidad jurdica de Estudios previos y plan de Ley 80 de 1993,
ordenar el gasto.
compras.
Ley 1150 de 2007
y Decreto 734 de
Comprobar
documentalmente
la
2012.
existencia de los estudios previos y la
asignacin presupuestal.
INDICADORES DE GESTIN
DENOMINACIN
FORMA DE MEDICIN
FUENTE DOCUMENTAL
PERIODICIDAD
Cumplimiento de las
Soporte documentales
Actos administrativos,
Anual
exigencias previas de
de las situaciones a
expediente o carpeta del
la contratacin directa.
cotejar
proceso de contratacin
directa y constancias.
115
DICTAMEN
Existencia de los estudios previos, plan de compras y asignacin presupuestal: Si __ NO __
Cuales:
116
ACTIVIDADES Y DOCUMENTACIN
ACTIVIDAD
DOCUMENTOS A
NORMATIVIDAD
CONSULTAR
Comprobar documentalmente la existencia de acto Acto o resolucin Ley 80 de 1993,
Ley 1150 de 2007
o resolucin de justificacin y la evaluacin.
de justificacin.
Confrontar la resolucin de urgencia manifiesta, la Certificaciones
y y Decreto 734 de
2012.
certificacin de idoneidad y del boletn fiscal,
dems documento
garanta, el avalu, estudios de mercado,
de acuerdo
al
requisitos habilitantes y dems documentos
contrato.
exigibles de acuerdo a la clases o tipo de contrato
a suscribir.
INDICADORES DE GESTIN
DENOMINACIN FORMA DE MEDICIN
FUENTE DOCUMENTAL
PERIODICIDAD
Cumplimiento del
Soporte documentales
Actos administrativos, actas,
Anual
desarrollo de la
de las situaciones a
memorandos, expediente o
contratacin
cotejar
carpeta de la Contratacin
directa.
Directa y constancias.
DICTAMEN
Existencia la resolucin de justificacin, certificacin de idoneidad, boletn fiscal, estudio de
mercado, garanta, dems documento exigibles de acuerdo al tipo o clase de contrato : Si __ NO
__ Cuales:
Existencia de los documentos exigibles para la clase de contrato. Si __ NO__ Cuales:
117
PROCESO: PRECONTRACTUAL
ETAPA: DEFINICIN
REA RESPONSABLE: Ordenador del gasto (Contralor) o su delegado,
Secretara General Grupo de contratos.
DETERMINAR: El cumplimiento de los requisitos y la definicin del proceso de contratacin
directa.
OBJETIVO: Verificar que la Entidad cumple estrictamente la normatividad aplicable a la
contratacin estatal y efecte todos los actos de obligatoriedad en definicin de la
Contratacin Directa.
DESCRIPCIN DEL PROCESO
SITUACIONES A COTEJAR
La Contratacin Directa en su
proceso precontractual una vez Condiciones
generales
para
la
culminacin
de
los
culminada la etapa de desarrollo, procedimientos de seleccin
Legalizacin del contrato
se inicia la culminacin o
definicin de la seleccin.
ASPECTOS PARTICULARES:
RESOLUCIN DE ADJUDICACIN: A la propuesta ms
favorable para la Entidad. (Si aplica).
PUBLICACIN DE LA HOJA DE VIDA: En los contratos de
asesora y consultora antes de su designacin deber
publicarse la hoja de vida de las personas a contratar en la
pgina Web de la Entidad y del Departamento Administrativo
de la Presidencia de la Republica.
IDENTIFICACIN
ACTIVIDADES Y DOCUMENTACIN
ACTIVIDAD
DOCUMENTOS A CONSULTAR
NORMATIVIDAD
Verificar
la
adjudicacin y
la Actos
administrativos,
Ley 80 de 1993,
publicacin de la hoja de vida.
constancias, registros y todos los Ley 1150 de 2007
y Decreto 734 de
Comprobar la existencia de los documentos exigibles de acuerdo
a
la
clase
de
contrato
a
suscribir.
2012.
documentos exigibles de acuerdo al
contrato a suscribir.
INDICADORES DE GESTIN
DENOMINACIN
FORMA DE MEDICIN FUENTE DOCUMENTAL
PERIODICIDAD
Cumplimiento de la
Soporte documentales
Actos administrativos y
Anual
definicin o culminacin
de las situaciones a
expediente o carpeta del
de la contratacin
cotejar
proceso de contratacin
directa.
directa.
DICTAMEN
Existencia de los documentos exigibles para la clase de contrato a suscribir. Si __ NO__ Cuales:
Publicacin de documentos pertinentes. Si __ NO__ Cuales:
118
CAPTULO 7
MATRIZ DE EVALUACIN AL DESEMPEO EN LOS PROCESOS DE
CONTRATACIN INDICADORES
La matriz de evaluacin se entiende como la expresin cuantitativa del
comportamiento o del desempeo de una Entidad, cuya magnitud, al ser comparada
con algn nivel de referencia, puede estar sealando una desviacin sobre la cual se
tomarn acciones correctivas o preventivas segn el caso.
El desempeo de una Entidad debe medirse en trminos de resultados. Los
resultados se expresan en ndices de gestin; a su vez, los ndices de gestin son
una unidad de medida gerencial que permite evaluar el desempeo de una
organizacin frente a sus metas, objetivos y responsabilidades.
Un indicador es una medida de la condicin de un evento en un momento
determinado, que en conjunto puede proporcionar una visin del panorama de la
situacin de un proceso, son una forma clave de retroalimentar el proceso, de
monitorear el avance o ejecucin de un contrato.
Los indicadores varan de acuerdo a los requerimientos de la Entidad, siendo un
tema amplio y complejo que merece un estudio pormenorizado orientado al objeto
misional de la Auditora General de la Repblica.
En el presente captulo se desarrollarn indicadores bsicos del comportamiento del
proceso contractual con relacin al desempeo.
INDICADOR
Planeacin de la
contratacin
OBJETIVO
Determinar si la contratacin se
realiza observando
el plan de compras de la
Entidad.
OPORTUNIDAD DE MEJORAMIENTO
Identificar si la contratacin se realiz soportada
en plan de compras o si est
obedeci a una necesidad no planeada de la Entidad.
INDICADOR
OBJETIVO
Liquidacin de
Determinar el nmero de contratos
contratos.
liquidados unilateralmente frente a los
liquidados de mutuo acuerdo.
OPORTUNIDAD DE MEJORAMIENTO
Identificar el cumplimiento de la liquidacin y su publicacin.
INDICADOR
OBJETIVO
Contrato de
Determinar si la contratacin con
prestacin de
prestacin de servicios cumpli con
servicios.
todas las exigencias legales y esta
soportada documentalmente.
OPORTUNIDAD DE MEJORAMIENTO
Identificar los contratos de prestacin de servicios que
incumpla con algn tipo de requisitos o documentacin exigible
para la contratacin, estableciendo un formato estndar de
verificacin.
INDICADOR
OBJETIVO
Contratos
Determinar el porcentaje de contratos
adicionados en
adicionados en la vigencia con
valor
respecto al valor total de los contratos
suscritos.
FORMULA
T.C. /
C.S.P.P.
VARIABLES
T. C.: Total de contratos.
C.S.P.P.:
Contratos
soportados en
plan de compras.
UNIDAD DE MEDICIN
PERIODICIDAD
Porcentaje
Semestral
FORMULA
C.L.U. /
C.L.M.
VARIABLES
C.L.U.: Contratos liquidados
unilateralmente.
C.L.M.: Contratos liquidados
de mutuo acuerdo.
UNIDAD DE MEDICIN
PERIODICIDAD
Porcentaje
Semestral
FORMULA
VARIABLES
T.C.P.S. /
T.C.P.S.: Total contratos de
C.P.S.F.R.D
prestacin de servicios.
C.P.S.F.R.D.: Contratos de
prestacin
de
servicios
faltantes de requisitos
o
documentos.
UNIDAD DE MEDICIN
PERIODICIDAD
Porcentaje
Semestral
FORMULA
C. A. V.:
V.T.A. / V.T.C.
VARIABLES
C.A.V.: Contratos adicionados
en valor.
V.T.A.: Valor total adicin
V.T.C.: valor total contratacin
119
OPORTUNIDAD DE MEJORAMIENTO
Adecuada planeacin, e identifica el grado de cumplimiento y
responsabilidad de los contratistas
INDICADOR
OBJETIVO
Contratos de
Determinar el porcentaje de contratos
Mnima cuanta
suscritos de Mnima cuanta frente al
total de los contratos suscrito en otras
modalidades de seleccin.
OPORTUNIDAD DE MEJORAMIENTO
Identificar la correcta planeacin haciendo eficiente y eficaz el
proceso contractual.
UNIDAD DE MEDICIN
Porcentaje
PERIODICIDAD
Semestral
FORMULA
N.C.M. /
N.C.O.M.
VARIABLES
N.C.M.: Nmero de contratos
de Mnima cuanta.
N.C.O.M.:
Nmero
de
contratos otras modalidades
UNIDAD DE MEDICIN
PERIODICIDAD
Porcentaje
Semestral
120