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C

O N A L

Organice la Unidad Ejecutora


y sus relaciones

Pasos para el diseo de la


Organizacin del Proyecto
1. Identificar el trabajo a realizar
(Componentes y Actividades del ML)

2. Ajustar la Estructura Analtica del Proyecto


3. Definir responsabilidades, delegaciones y
autorizaciones (empowerment)
4. Establecer relaciones entre grupos de
trabajo
5. Definir insercin institucional

Pasos para el diseo organizacional del proyecto

1. Identificar trabajo: Componentes y Actividades del ML


Concepto

Indicador

Verificacin

Supuesto

Fin

Propsito

REFERENCIA
BASICA
PARA
ORGANIZACIN

Componente

Actividad

Ambito de responsabilidad directa

Elementos referenciales, bajo observacin


Hctor Sann - Consultor

Pasos para el diseo organizacional del proyecto

2. Ajustar la Estructura Analtica del Proyecto - EAP*

PROYECTO
COMPONENTE 1
MACROACTIVIDAD 1

COMPONENTE 2

MACROACTIVIDAD 2

Actividad1

Actividad 2

* Work Breakdown Structure (WBS)

Actividad3

COMPONENTE 3

Pasos para el diseo organizacional del proyecto

2. Ajustar la Estructura Analtica del Proyecto - EAP*

La organizacin interna del proyecto es la


conjugacin de:
Componentes sustantivos
Componentes de gestin o de apoyo
Los componentes sustantivos se derivan del ML.
Los componentes de gestin generalmente se
aglutinan en un componente adicional
denominado GERENCIA o GESTIN
* Work Breakdown Structure (WBS)

Pasos para el diseo organizacional del proyecto

3. Asignar responsabilidades

Caso: Construccin Parque Comunal


OBJETIVO:
CONSTRUCCION
PARQUE COMUNAL
RESPONSABLE: GERENTE

RECURSOS
E INSUMOS
(Secretaria)

JARDINERIA
(Jardinero)

OBRAS-JUEGOS
Maestro

EDUCACION
COMUNITARIA
(Trabajadora Social)

DOTACION

HACER HOYOS

DRENAJE

PROMOCION

EQUIPO

TRAER PLANTAS

CONSTRUCCION

CAPACITACION

MATERIALES

PLANTAR

INSTALACION

MANO DE OBRA

Combinacin de 2 criterios de organizacin:


* Por producto (por componentes)
+ Funcional (por actividades afines)

ACABADO

Pasos para el diseo organizacional del proyecto

4. Establecer relaciones entre grupos de trabajo

Relaciones internas
Interdependencia de las actividades
Funciones de apoyo
Coordinacin
Relaciones externas
Grupos de apoyo
Contrataciones
Supervisin

Pasos para el diseo organizacional del proyecto

5.

Insercin institucional

MODALIDADES DE ORGANIZACIN E INSERCION


Direccin Superior

Area Funcional 1 Area Funcional 2

Area Funcional j

Organizacin por Proyecto


Organizacin Matricial
Organizacin Combinada

Organizacin por Proyecto

Direccin Superior

Area Funcional 1

Area Funcional 2

Proyecto

Asignacin de tareas especficas al proyecto dentro de la Organizacin


Hctor Sann Consultor

Organizacin Matricial
Direccin Superior

Area Funcional 1

Area Funcional 2

Proyecto

Asignacin simultnea de tareas especficas al proyecto


y de tareas de las Areas Funcionales de la Organizacin

Organizacin Combinada
Direccin Superior

Area Funcional 1

Area Funcional 2

Proyecto

Se dota al proyecto de su propia capacidad


Y se complementa con ser vicios de reas funcionales

ESTRUCTURA CLSICA DE PROGRAMA


Proyecto
(UE)

Cules son las


limitaciones
de este tipo de
representacin
organigramtica?
COMPONENTE 1
COMPONENTE 2

APOYO
Administrativo
Logstico
Financiero

COMPONENTE 3

ACTIVIDAD 1.1

ACTIVIDAD 2.1

ACTIVIDAD 3.1

ACTIVIDAD 1.2

ACTIVIDAD 2.2

ACTIVIDAD 3.2

ACTIVIDAD 1.3

ACTIVIDAD 2.3
ACTIVIDAD 2.4

Limitaciones de la estructura organigramtica


de UEP
Propicia
jerarquizacin
y autoritarismo

COMPONENTE
1
compartimento
Facilita el

Proyecto
Limita la
(UE)
Coordinacin
y la delegacin

COMPONENTE 2

Otros:

estanco:
Componentes
ACTIVIDAD
1.1
no conversan

ACTIVIDAD 2.1

ACTIVIDAD 1.2

ACTIVIDAD 2.2

APOYO
No induce a la
Administrativo
gestin externa
Logstico
Financiero

No aporta 3
COMPONENTE
informacin
sobre actores
ACTIVIDAD 3.1
externos
ACTIVIDAD 3.2

Impide visualizar
ACTIVIDAD 1.3Las relacionesACTIVIDAD No
2.3 induce a
Trabajo en equipo
internas
ACTIVIDAD 2.4

ORGANIZACIN RELACIONAL
para Seguimiento, Gestin y Comunicacin

Control
Gestin Externa

SEOPC

Apoyo
Demandas

BANCO

BENEFICIARIOS

PROYECTO
(UCP)

Gestin
Interna

COMPONENTES
CONTRATOS
CONTRATISTAS

INVOLUCRADOS
SOCIEDAD

CONCEPCIN RELACIONAL
Un buen diseo del mapa organizacional contempla:
Identificar los actores clave, internos y externos
Especificar los actores clave, identificar, personificar
la relacin (desagregar categoras muy amplias o
genricas)
Precisar el tipo de relacin (demanda, apoyo, control,
comunicacin, coordinacin)

ORGANIZACIN RELACIONAL

GERENCIA DE COMPONENTE
NCLEO DE GESTIN
PROGRAMA
(UE)

APOYO
Administrativo
Logstico
Financiero

AGENTES
EXTERNOS

COMPONENTE 1

COMPONENTE j

INVOLUCRADOS
SOCIEDAD

SUBCOMPONENTE 1
CONTRATISTA

CONTRATO

SUBCOMPONENTE k

ACTIVIDAD 1.1

ACTIVIDAD 1.2

Diseo de la organizacin del proyecto


Principios orientadores

Temporal
Flexible, verstil y relacional
Agilidad en la toma de decisiones
nfasis en control de gestin sobre la ejecucin
contratada
Dimensin correspondiente con naturaleza y
alcance gerencial
Maximizar objetivos del Proyecto y de la Entidad
Matriz
Direccin Superior

Area Funcional 1 Area Funcional 2

Area Funcional j

Bibliografa:

Notas de clases: Hctor


Sann

PROGRAMACIN DE LA
EJECUCIN DE UN PROYECTO

TEMARIO
A.Introduccin
1.
2.
3.

Estructura de desglose del Trabajo


Duracin y costos de una tarea
Manejo de incertidumbre

B. Programacin de actividades
1.
2.
3.
4.
5.

Definir Precedencias
Determinar tiempos de las actividades (funcin de recursos
asignados).
Elaborar la red de actividades
Calcular tiempos en la red
Determinar Ruta Crtica

A. INTRODUCCIN
1. Estructura de Desglosada del
Trabajo
2. Duracin y costos de una tarea
3. Manejo de incertidumbre

1. Estructura desglosada del trabajo


Definir paquetes de trabajos
especficos o tareas
Identificar personas responsables
de cada tarea
Especificar duracin y fecha de
termino
Asignar estimaciones de costos
iniciales a las tareas
Costos de Equipos e Insumos

Estructura de desglose de tareas entres niveles


1. Subasta de Caridad

1. 1 Planeacin del evento

1.1.1 Contratar
subastador

1. 2 Obtencin de artculos

1.2.1 Artculos
de casa

1.1.2 Rentar
locacin

1.2.2 Artculos
de jardinera

1.1.3 Ordenar
decoracin

1.2.3 Miscelneos

1.1.4 Imprimir
catalogo

1. 3 Mercadotecnia

1.3.1 Venta de
Entradas

1.3.2 Publicidad

2. Duracin y costos de una tarea


La estimacin de costos y duracin de una tarea se puede ver
de dos formas:

Conocimiento anterior
Duracin y costos conocidos de otros proyectos
Estudios sobre productividad y rendimiento
Experiencia de expertos
Si no hay conocimiento anterior:
Experimentacin y extrapolacin

Ejemplo: Estimacin de RRHH y Tiempo


Si una cuadrilla, compuesta por : un jefe de cuadrilla y 4
obreros pueden excavar un canal de diez metros de ancho y
cuatro metros de profundidad a una velocidad de 2 metros de
longitud en un da, suponiendo que el resto de la excavacin
es en terreno de iguales condiciones en toda su extensin.

Responder;
Cunto tiempo se demorara una cuadrilla en hacer un
kilmetro de excavacin?
Cuantas cuadrillas se necesitara para terminar un canal de
un kilmetro en seis meses?.

Clculo de costos para el ejemplo


anterior
Datos de entrada para las preguntas :
Un camin de ochenta toneladas (tres viajes por da a
un costo 200 UM por da)
Un cargador frontal de rendimiento de cuarenta
toneladas hora con un costo de arriendo de 180 UM
por da
El salario de un jefe de cuadrilla es 250 UM mes
Los obreros cuestan 150 UM por Mes.
Cada 10 Cuadrillas necesita un supervisor por un
salario de 300 UM por mes.

B. PROGRAMACIN DE ACTIVIDADES
1. Definir Precedencias
2. Determinar tiempos de las actividades
(funcin de recursos asignados).
3. Elaborar la red de actividades
4. Calcular tiempos en la red
5. Determinar Ruta Crtica

1. Tipos de precedencias
Fin - Inicio

Inicio - Inicio

A = Realizar licitacin
B = Firmar contrato

A = Instalar Datashow
B = Realizar taller

Inicio - Inicio
con desfase

A
td

A = Difusin
B = Reclutamiento y seleccin
B

Fin - Fin
B

Discutir otros tipos de precedencias y de desfases

Tomado de clases de Hctor Sann ngel

A = Hacer huecos
B = Traer plantas

Ejemplo de actividades y precedencias

LE PRECEDE

3. Organizar y planificar
Componente 1
4. Elaborar T de R
5. Precalificar
6. Efectuar Licitacin
7. Firmar contratos
14. Reestructurar Distritos
Regionales
15. Capacitar para
reconversin de empleo
regional
8. Instalar las concesiones
9. Operar Concesiones F1

ACTIVIDAD
Cdigo.
Descripcin
1. PROYECTO VIAL
2. COMPONENTE 1:
CONCESIONES
3. Organizar y planificar
Componente 1
4. Elaborar T de R
5.
6.
7.
8.

Precalificar
Efectuar Licitacin
Firmar contratos
Instalar las concesiones

9. Operar Concesiones F1
10. Elaborar Informe C1

Tiempo
das

LE SIGUE

42

4. Elaborar T de R

84

5. Precalificar

126
140
42
42

6.
7.
8.
9.

Efectuar Licitacin
Firmar contratos
Instalar las concesiones
Operar Concesiones F1

168
21

10. Elaborar Informe C1


17. Informe de Trmino de
Proyecto - ITP

Ejercicio: Listado de actividades -> Programas


ACTIVIDAD

DURACIN
(minutos)

Dejar reposar (olla destapada)

Tapar olla y poner a fuego lento

Pelar y cortar una zanahoria pequea

Verificar tener Ingredientes

Cocinar (a fuego lento)

20

Hervir 600 ml de Agua

Agregar cebolla y arroz, luego, revolver

Agregar agua hirviendo, zanahorias y sal

Picar fino 1/8 de cebolla pequea/mediana

Verificar coccin y apagar el fuego

Servir (en platos o fuente)

Poner olla a fuego y agregar aceite

Cunto dura
el proceso?

3. Elaborar la red de actividades

Redes de precedencias y ruta crtica


Redes nodo actividad
Flecha actividad

CPM y PERT
La diferencia esencial entre CPM y PERT
consiste en que CPM utiliza un solo valor para
la duracin de la actividad mientras que el
PERT usa tres, duracin optimista (DO),
pesimista (DPe) y probable, (DPr). La duracin
esperada se calcula con la siguiente expresin:
DE= DO+4DPr+DPe
6

GRAFICO DE RED
METODO DEL CAMINO CRTICO (GRFICO ACTIVITY ON ARROW:AOA)
J
E

0
K

3
1
A

B
2

5
2

10
9

10

15
11

8
12

6
C

10

2
N

D
3

ACTIVIDAD REAL
DE

CAMINO CRTICO =
DO+4DPr+DPe
6

2
5

DE=

13

DE:Duracin Esperada
DO:Duracin optimista
DPr: Duracin Probable
DPe:Duracin Pesimista

ACTIVIDAD FICTICIA
N

NODO N

PERT: PROGRAM EVALUATION REVIEW TECHNIQUE


CPM : CRITHICAL PATH METHOD

42

Pasos para la programacin de actividades*

METODO DEL CAMINO CRTICO (GRFICO ACTIVITY ON NODE:AON)

a) Fechas ms tempranas (primeras fechas)


10

18

18

42

Realizar promocin

0
I

10

Capacitar

EQUIPO
INSTALACION
INSTALACION
DOTACION
DOTACION
INSTALACION
INSTALACION
DOTACION
DOTACION
8
10
25

Elaborar plan

Adquirir dotacin

10

15
16
Adquirir
equipo

10

44

Instalar
INSTALACION

16

21

Hacer drenajes

21

13

16

41

Construccin

Contratar M.Obra

10

24

10

41

20
24

Hacer hoyos-eras

24

29

44

48

Plantar

Realiz. acabado

48

14

Adquirir materiales

PFI

4
10

13

Conseguir plantas

PFT

Actividad

D
PFI = Primera Fecha de Iniciacin; PFT = Primera Fecha de Terminacin; D = Duraci

Tomado de clases de Hctor Sann ngel

b) Fechas tardas (ltimas fechas)


10

18

18

Realizar promocin

0
I

10

Elaborar plan

10 10

Capacitar

EQUIPO
INSTALACION
INSTALACION
DOTACION
DOTACION
24
16 DOTACION
INSTALACION
INSTALACION
DOTACION
8
10
25

24 24
41

10

41

16

Adquirir equipo

10
10

16
13

Contratar M.Obra

13
10

16
14

48
44

Instalar
INSTALACION

Adquirir dotacin

26 15

42

41
16

21

Hacer drenajes

16 5
16

21
24

21

39

44

41

Construccin

21
24

Hacer hoyos-eras

31

20

41
29

44

Acabado

Plantar

39

48

44

44

48

48

Adquirir materiales

12
10

16
13

Actividad

Conseguir plantas

36

UFI

39

UFT

UFI = Ultima Fecha de Iniciacin; UFT = Ultima Fecha de Terminacin

Tomado de clases de Hctor Sann ngel

Pasos para la programacin de actividades

6. Determinar RUTA CRITICA


10

18

18

Realizar promocin

0
I

10

Elaborar plan

10 10

Capacitar

EQUIPO
INSTALACION
INSTALACION
DOTACION
DOTACION
24
16
INSTALACION
INSTALACION
DOTACION
DOTACION
8
10
25

24 24 48
41
44
Instalar
INSTALACION

Adquirir dotacin

26 15
10

41
16

Adquirir equipob

10
10

16
13

Contratar M.Obra

13
10

16
14

Adquirir materiales

12
10

16
13

Conseguir plantas

36

39

42

41
16

21

Hacer drenajes

16 5
16

21
24

21

39

44

41

Construccin

21
24

Hacer hoyos-eras

31

20

41
29

44

44

21

44

20

48

Actividad crtica

41
13

Conseguir plantas

36

41

Construccin

21
10

Acabado

Plantar

39

48

39

Actividad con holgura

48

GRFICO DE BARRAS
CARTA GANTT (HENRY GANTT)

ES EL REGISTRO GRFICO DE VARIAS ACTIVIDADES QUE SE NECESITAN PARA


MATERIALIZAR EL PROYECTO, EN RELACIN AL TIEMPO QUE CADA UNA NECESITA
PARA SU EJECUCIN

ES UNA HERRAMIENTA GRFICA DE CONTROL DE AVANCE DE CADA ACTIVIDAD


DEL PROYECTO, MOSTRANDO SU RELACIN CON LAS DEMS

Diagrama Gantt
Tarea F

Tarea E

Tarea D

Tarea C

Tarea B

Tarea A

10

12

14

16

18

20

C. PROGRAMACIN DE RECURSOS Y
COSTOS
1.
2.
3.
4.
5.
6.

Asignacin de recursos
Costo de los recursos
Otros Costos (Fijos)
Costo total del proyecto
Nivelacin de recursos
Optimizacin del proyecto

Concepto de RECURSO
(segn PM*, MsProject)

Factor productivo necesario


para realizar una actividad
No se consume con su uso, ni se
incorpora al producto resultante
de la actividad
Al trmino de la actividad, queda
disponible para ser asignado a
otra actividad o proyecto
Son recursos:
Mano de obra
Equipos y herramientas
No son recursos:
Materiales, combustibles,
servicios

* PM = Project Manager = Programas Administradores de Proyectos


Tomado de clases de Hctor Sann ngel

1. Asignacin de recursos

Ejemplo: Parque Comunal


RECURSOS
ACTIVIDAD

Hum anos
Equipo y Herramienta
Maes tro ObreroJardinero
Trabaj. Social Equipo
Herram. Co nstrucci n

Elaborar plan
Adquirir dotacin
Adquirir equipo
Adquirir m ateriales
Contratar M. de Obra
Cons eguir plantas
1
Hacer drenajes
1
3
Realizar cons truccin
1
2
Hacer hoyos y eras
1
1
Ins talar
1
2
Plantar
1
Realizar acabado
1
1
Realizar prom ocin
1
Capacitar
1
El Gerente y la Secretaria s e as ignan al Proyecto globalm ente

Tomado de clases de Hctor Sann ngel

1
1

1
1

1
1

Pasos para programacin de recursos y costos

2, 3 y 4. Los costos del proyecto


COSTOS TOTALES

COSTOS DE LAS ACTIVIDADES

COSTOS DE LOS RECURSOS

EQUIPO

HUMANO

OTROS COSTOS
(Fijos*)

INSUMOS

SERVICIOS**

* Se llaman fijos porque no varan con la duracin de la actividad.


** Cmo se trata el costo de una actividad o de un componente
cuando se contrata completamente o a todo costo?

Tomado de clases de Hctor Sann ngel

COSTOS GENERALES DEL PROYECTO

COSTOS DE GERENCIA +

RECURSO HUMANO

GASTOS ADMINISTRATIVOS

+ Sugerencia: asignarlos a una actividad


global denominada Gerencia, que dura
lo mismo que el proyecto.

Ejemplos de programacin de costos (1)


Una actividad dura 60 das y utiliza:
Un capataz (RH1), a $300 por da
Tres obreros (RH2), a $200 por da
Dos unidades de equipo (EQ) a $500 por da
$30.000 en materiales.
X
=
Actividad

Actividad 1

Nmero de
Recurso asignado

RH1

RH2

EQ

Tasa de costo del


Recurso (por da)

RH1 RH2

EQ

300

500

200

1 x 300 = 300
3 x 200 = 600
2 x 500 = 1.000
Suma
1.900

Tomado de clases de Hctor Sann ngel

Costo
Costo
Duracin
total de
diariode
(das)
recursos
recursos
1,900

60

114,000

Costos
fijos

Costo Total
por
actividad

30,000

144,000

Ejemplos de programacin de costos (2)


Una actividad se ha contratado por un valor total de
$240,000 y tiene una duracin prevista de 90 das.

Actividad

Nmero de
Recurso asignado

RH1

Tasa de costo del


Recurso (por da)

RH1

Actividad 1

Costo
Costo
Duracin
total de
diariode
(das)
recursos
recursos

Costos
fijos

Costo Total
por
actividad

90

240,000

240,000

Cuando una actividad se contrata, no por tiempo sino por


cantidad de obra entregada, el valor total del contrato se
asigna como costo fijo.
Tomado de clases de Hctor Sann ngel

Ejemplos de programacin de costos (3)


Una actividad se ha contratado por un valor total de
$240,000 y tiene una duracin prevista de 90 das. Para
apoyar su ejecucin y hacerle seguimiento, la UE ha
asignado un consultor (RH1)con honorarios de $200 por
da.
X
Actividad

Actividad 1

Nmero de
Recurso asignado

Tasa de costo del


Recurso (por da)

RH1

RH1

200

Tomado de clases de Hctor Sann ngel

Costo
Costo
Duracin
total de
diariode
(das)
recursos
recursos
200

90

18,000

Costos
fijos

Costo Total
por
actividad

240,000

258,000

Asignacin de Recursos
Se asignan recursos a cada actividad
Los No recursos como costos fijos
Los recursos se asignan por unidad de tiempo

Uso de Recursos (sin optimizar)

SOBREASIGNACIN DE TNC
ENTRE AGOSTO05 Y ENERO06

Estrategias para eliminar sobrecarga


Nivelar recursos por
desplazamiento de
actividades con holguras
Programar trabajo extra
Reingeniera de procesos
Modificar tecnologa
Contratar recurso
adicional

Diagrama Gantt (sin optimizar)

Diagrama Gantt (TNC optimizados)

Reducida la Asignacin de TNC de 5 a 4 para la Act. 21


Aumento de DURACION Act. 21.
Incremento de Asignacin de TC para Act. 22
Reduccin de DURACION Act. 22

TNC optimizados

Programacin base

Recursos en situacin base

Programacin optimizada

Recursos en situacin
optimizada

Programacin optimizada
(Lnea de base)