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EKOMERCIO ELECTRNICO

Soluciones que Generan Valor

La gua completa sobre Contabilidad Electrnica 2016

La gua
completa
sobre

Contabilidad
Electrnica

2016
Un ebook gratuito de Ekomercio Electrnico

Ekomercio Electrnico S.A de C.V

La gua completa sobre Contabilidad Electrnica 2016

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La gua completa sobre Contabilidad Electrnica 2016

Qu es? Cmo se enva?


y su Obligatoriedad

Auxiliar de
folios

pg. 4-5

Contabilidad Electrnica
para el Sector Primario

Auxiliar de
cuentas

pg. 7

pg. 12

Balanza de
Comprobacin

Multas

pg. 7

4
Catlogo de
Cuentas

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pg. 12

ndice

Soluciones que Generan Valor

pg. 12

9
PSRDD

pg. 13

pg. 10

LA CONTABILIDAD ES UNA
DISCIPLINA ENCARGADA DE
ANALIZAR LA INFORMACIN
FINANCIERA Y PERSONAL
CON EL OBJETIVO DE
REGULAR, MEDIR E
IDENTIFICAR LOS GASTOS
ECONMICOS.

5
Plizas

pg. 10

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Todos los meses los contribuyentes debern de enviar la balanza de comprobacin y el catlogo de
cuentas a la autoridad mientras que las plizas, el auxiliar de folios y el auxiliar de cuentas se enviarn slo
cuando el SAT lo solicite o en caso de una devolucin.

La contabilidad es esencial para conocer con exactitud la situacin


econmica de cualquier contribuyente sea persona moral o fsica.

Soluciones que Generan Valor

En nuestro pas la contabilidad electrnica es obligatoria desde el 2014 para personas morales y fsicas
segn indicaciones del Reglamento del Cdigo Fiscal de la Federacin as como las disposiciones emitidas por el SAT.

A continuacin te presentamos las fechas a partir de las cuales se deben de enviar el catlogo de cuentas y
la balanza de comprobacin:

Con este cambio surgi la necesidad para todos los contribuyentes de registrar su contabilidad en medios
electrnicos y enviarla una vez al mes a la autoridad fiscal a travs de su pgina de internet con su firma
electrnica. Para esto, las personas pueden generar, con medios propios o con ayuda de algn software,
sus archivos XML para el envo al SAT.
Las personas obligadas a llevar su contabilidad son las empresas o personas morales con fines no lucrativos, contribuyentes del sector primario, aquellos contribuyentes que hayan tenido ingresos acumulables
menores a 4 millones de pesos en el ejercicio 2013, personas inscritas al RFC durante el 2014 y 2015, aquellos que se inscriban al RFC en el 2016, as como las personas fsicas arrendadoras y aquellas con actividad
empresarial y profesional con ingresos de dos millones de pesos o superiores.
Es importante recordar que las personas arrendadoras pueden optar tambin por la opcin de la deduccin ciega en vez de llevar a cabo la contabilidad electrnica la cual implica deducir el 35% de los ingresos
por arrendamiento as como el impuesto predial de los inmuebles arrendados correspondientes al periodo
durante el cual obtuvieron los ingresos.
Por otro lado, aquellas personas fsicas con actividades empresariales y profesionales, con ingresos menores a dos millones de pesos , las que reciben ingresos por adquisicin, intereses, premios, dividendos y
las que pertenecen al Rgimen de Incorporacin Fiscal estn exentas de enviar su contabilidad electrnica
a travs de la pgina de internet y tienen el beneficio de llevar su contabilidad a travs del portal del SAT
Mis Cuentas.
An cuando se trate de personas que no estn obligadas a enviar su contabilidad electrnica, deben de
conservar cualquier documentacin que tenga que ver con esta obligacin pues existen casos en los que la
autoridad podra requerirla de manera comprobatoria.
Cada uno de los documentos que se envan al fisco deben de estar en formato XML. En total hay cinco
documentos esenciales que conforman la contabilidad electrnica:

Para poder enviar la contabilidad electrnica a travs de la pgina de Internet del SAT es necesario contar
con la firma electrnica vigente y tener todos los archivos electrnicos en formato XML comprimidos en
formato .ZIP con la nomenclatura establecida por la autoridad fiscal.
El envo de esta documentacin se puede hacer desde la seccin de trmites o bien desde el buzn tributario en el portal del SAT seleccionando la informacin que se quiere enviar adems de indicar alguno de los
siguientes motivos:
Envo Mensual
Acto de Fiscalizacin
Fiscalizacin Compulsa
Devolucin
Compensacin

Balanza de comprobacin

Catlogo de cuentas

Plizas de Periodo

Una vez adjuntada la documentacin deseada el sistema requiere la confirmacin de este envo.

Auxiliar de folios fiscales

Es importante que el contribuyente consulte los acuses que recibi (de recepcin, aceptacin o rechazo)
para verificar si la informacin ingresada fue correcta y aceptada o rechazada y debe corregirse.

Auxiliar de cuentas o subcuentas

En los acuses se incluirn el nmero de folio, el periodo, la fecha, hora, RFC del contribuyente, nombre del
archivo, tipo de archivo, estatus y motivo.

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Anteriormente los contribuyentes del sector primario no estaban obligados a enviar la contabilidad
electrnica, sin embargo a partir del ao 2016 estos contribuyentes debern de cumplir con esta
obligacin.

Todas las personas fsicas y morales dentro del sector primario que hayan optado por hacer pagos provisionales de ISR en forma semestral enviarn la contabilidad electrnica de los meses enero, febrero, marzo,
abril, mayo y junio en el mes de agosto as como la contabilidad de julio, agosto, septiembre, octubre,
noviembre y diciembre en el mes de febrero del siguiente ao.
Cabe recordar que los contribuyentes AGAPES tienen el beneficio de solicitar las devoluciones de IVA
de manera mensual siempre y cuando realicen el envo de retenciones de ISR, IVA y IEPS tambin de
manera mensual.

Los contribuyentes pueden llevar la documentacin que integra su contabilidad as como comprobatoria en otro idioma que no sea el espaol para su
traduccin, las autoridades fiscales pueden solicitar ayuda de un perito autorizado; en caso de tratarse de devoluciones o compensaciones la documentacin correspondiente deber de ir acompaada de su traduccin en espaol.

LOS CONTRIBUYENTES
DEDICADOS A LAS
ACTIVIDADES AGRCOLAS,
SILVCOLAS, GANADERAS O
DE PESCA DEBERN ENVIAR
SU INFORMACIN CONTABLE
A PARTIR DEL 2016

Uno de los documentos que los contribuyentes debemos de enviar mensualmente a la autoridad fiscal
es la Balanza de Comprobacin el cual es un documento contable en forma de lista que contiene los
saldos deudores y acreedores de todas las cuentas con la finalidad de comprobar su igualdad y detectar errores dentro de un periodo determinado antes de efectuar los estados Financieros.

La Balanza de Comprobacin se realiza para comprobar si todos los cargos y abonos de los asientos del
Diario se registraron en las cuentas del Mayor, siempre respetando la partida doble y debe de llevar el
siguiente formato:
1. Versin del formato
2.RFC del contribuyente
3.Nmero de cuentas que se enven en el archivo
4. Mes de la balanza
5. Ao de la balanza
6. Cada cuenta deber de llevar:

6.1 Cuenta contable

6.2 Saldo inicial de la cuenta en el mes

6.3 Total de movimientos deudores

6.4 Haber de movimientos acreedores

6.5 Saldo final de la cuenta en el mes
Los movimientos de la Balanza deben de ser sumados. Recuerda que las cuentas que ya fueron saldadas no
se deben de considerar. En el caso de que la suma de los movimientos deudores y acreedores no sean iguales quiere decir que existe un error que puede ser porque se sumaron incorrectamente los movimientos de
la Balanza, el saldo de las cuentas era equivocado, los movimientos deudores y acreedores se registraron
mal, el registro de la informacin del Diario al Mayor se hizo de manera incorrecta.
La Balanza de Comprobacin que se enva al SAT deber de ser del nivel de cuenta de mayor as como subcuenta a primer nivel y debe incluir saldos iniciales, movimientos del periodo y saldos finales de todas las
cuentas de activo, pasivo, capital, resultados y cuentas de orden.
An cuando en un mes no se registr ningn movimiento se debe de hacer el envo.

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El catlogo de cuentas es una de las herramientas ms importantes para la captura de registros


contables y uno de los documentos que se envan una vez como parte de la contabilidad electrnica
y cada vez que sea modificado.

Este documento enlista analtica y sistemticamente todas las cuentas que integran la Contabilidad y est
ordenado por niveles escalonados dependiendo de las operaciones del ente por ejemplo:
1. Cuenta

2 Subcuenta
3 Subsubcuenta
4 Cuenta auxiliar
El envo de este catlogo se hace a travs del Buzn Tributario de la pgina de internet del SAT con la firma
electrnica del contribuyente y en formato .xml. Los niveles que se debern de enviar son los dos primeros: Cuenta y subcuenta y debern de contener la siguiente informacin:
1. Versin
2. RFC
3. Total de cuentas del catlogo
4. Mes en el que inicia la vigencia del catlogo para la balanza de comprobacin
5. Ao en el que inicia la vigencia del catlogo para la balanza de comprobacin
6. Cdigo agrupador de cuentas
7. Nmero de la cuenta
8. Descripcin de la Cuenta
9. Subcuentas con la clave de la cuenta a la que pertenece
10. Nivel de la Subcuenta
11. Y si es Deudora o Acreedora
Recuerda que con cada cambio que se haga en el catlogo, sin importar en qu nivel, se debe de notificar
al SAT mximo 3 das despus. De igual manera es importante que esta informacin sea agrupada como lo
pide el SAT.

Al igual que los otros documentos que conforman la contabilidad electrnica, las plizas debern de
entregarse de manera electrnica en formato XML. Los contribuyentes entregarn esta informacin
cuando el SAT realice facultades de comprobacin o en el caso de que el contribuyente haya solicitado alguna devolucin.

EL OBJETIVO DE HACER
TODOS LOS TRMITES
DE MANERA ELECTRNICA ES
PERMITIR EL INTERCAMBIO
EFICIENTE AS COMO
LA INTEGRACIN DE
SISTEMAS Y PROCESOS
ENTRE PERSONAS FSICAS Y
MORALES CON EL SAT

Este documento registra todas las operaciones de una empresa y se debe de crear a ms tardar 5 das despus de la actividad realizada.
Existen tres tipos de plizas:
Diario: Registro de entradas o salidas de dinero en efectivo
Ingresos: Entradas de dinero en efectivo
Egresos: Salidas de dinero en efectivo
Las plizas que se entregan debern de contener la siguiente informacin: detalles por transaccin, cuenta, subcuenta y auxiliares, monedas, bancos, todos los impuestos con distintas tasas, cuotas y actividades
debern de distinguirse y cualquier informacin relacionada con un tercero incluyendo su RFC.
Es importante recordar que esta documentacin deber de incorporar el folio de los CFDIs relacionados con las operaciones realizadas y no se debern de enviar los CFDIs como tal.
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Los contribuyentes que coticen en la Bolsa Mexicana de Valores enviarn su


informacin en archivos mensuales por cada trimestre. Lo que quiere
decir que los meses de enero, febrero y marzo se enviarn en mayo y as
subsecuentemente.

El auxiliar de folios es un reporte que se presenta cuando los folios de los CFDIs no se pueden integrar en las plizas o sea ms fcil para el contribuyente enviar la informacin de los comprobantes
fiscales de manera independiente. En este reporte se documenta la fecha y referencia a la pliza que
soporta, mtodos de pago as como informacin especfica de los comprobantes nacionales y extranjeros.
Este documento se entrega nicamente cuando la autoridad lo solicita que es por lo general en caso de las
devoluciones de impuestos.

Es muy importante recordar que en el caso de auxiliar de folios la informacin


deber siempre de estar vinculada con el nmero de pliza con el cual se
registr el folio contablemente.

Los auxiliares de cuentas detallan todos los movimientos de las cuentas y subcuentas. Es una
informacin que se enva a la autoridad fiscal en formato .xml en caso de que la requiera por ejemplo
en caso de solicitar una devolucin. Para enviar la informacin al SAT es importante que el periodo
contable haya sido cerrado y no se modifiquen posteriormente.

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Uno de los objetivos que tiene el SAT es agilizar todo tipo de obligacin y trmites que deben de realizar los contribuyentes; esto como parte de sus estrategias para terminar con la evasin fiscal. Con
base a esto y debido a la constante saturacin de la pgina de internet del SAT se cre una nueva
figura llamada Prestador de Servicios de Recepcin de Documentos Digitales.
Para esto la autoridad fiscal invit a todos los Proveedores Autorizados de Certificacin a formar parte de
esta nueva figura en la que recibirn todos los documentos digitales de los contribuyentes, validarn esta
informacin, asignarn un folio que identifique al contenido, sellarn la informacin con un sello digital del
SAT y notificarn al contribuyente mediante un acuse de recibo o de rechazo.

Las personas morales podrn aplicar para ser Prestador de Servicios de Recepcin de Documentos Digitales a travs del trmite 176/CFF. Para ello debern de estar al corriente con todas sus obligaciones fiscales,
tener un capital suscrito y pagado de mnimo diez millones de pesos y dictaminar sus estados financieros
para efectos fiscales. De igual manera debern de cumplir con la proteccin de datos personales de toda la
informacin recibida, conservarlos durante 3 meses y proporcionar acuses electrnicos.
En el 2016 se trabajar para que los PSRDD puedan ser receptores no slo de declaraciones de IVA pero
tambin de contabilidad electrnica, pagos provisionales y declaraciones anuales.
En Ekomercio estamos comprometidos con la evolucin de la tecnologa y desarrollo de nuestro pas y por
lo que estamos en proceso de convertirnos en Prestador de Servicios de Recepcin de Documentos Digitales con el objetivo de ayudarle a todos los contribuyentes a realizar sus trmites de manera fcil y segura.
De igual manera nuestra solucin de Contabilidad Electrnica le permitir a todos los contribuyentes, que
tienen que enviar su contabilidad a travs de la pgina del SAT, a generar los cinco documentos que necesitan para cumplir con esta obligacin a tiempo y evitar cualquier clase de multas.
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Desde el 1 de enero del 2014 los contribuyentes tienen la obligacin de ingresar su informacin contable de manera mensual a travs de la pgina de internet del SAT. Sin embargo, hasta el da de hoy
no existe multa alguna por incumplimiento de esta obligacin.

Ms informacin

Una de las novedades fiscales que tendremos en el 2016 sern las sanciones que se aplicarn en caso de
alguna omisin de envo de la contabilidad electrnica. Cabe resaltar que esta multa no slo se conceder
al momento en el que no se enve la contabilidad sino que tambin se dar cuando la informacin ingresada tenga errores, archivos daados, con alteraciones que impiden su lectura o se ingrese despus del plazo
establecido.
En los artculos 81 y 82 del Cdigo Fiscal de la Federacin se estipula que al no ser ingresada la informacin
a travs de la pgina de internet del Servicio de Administracin Tributaria dentro de los plazos establecidos, ingresarla a travs de archivos con alteraciones que impidan su lectura, no ingresarla bajo las reglas
de carcter general o que no cumplan con los requerimientos de informacin o documentacin formulados
por las autoridades, se aplicar una multa con una suma de $5,000 hasta $15,000.

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