Procedimiento

Especfico
Desarrollo de
Estudios, Presupuestos
y Propuestas
(PE -02)

Elaborado por:
Jean Pierre Caussade
Encargado de Estudios

Revisado por:
Gonzalo Lira
Gerente Tcnico

Aprobado por:
Gonzalo Lira
Gerente General

Firma:
Fecha: Marzo de 2008

Firma:
Fecha: Marzo de 2008

Firma:
Fecha: Marzo de 2008

Procedimiento
Desarrollo de estudios, presupuestos y
propuestas

Cdigo: PE - 02
Revisin: 00
Fecha: Marzo de 2008
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NDICE

1.

OBJETIVO..................................................................................................................... 3

2.

ALCANCE ...................................................................................................................... 3

3.

DOCUMENTOS DE REFERENCIA .................................................................................... 3

4.

DEFINICIONES ............................................................................................................. 3

5.

DESARROLLO ............................................................................................................... 3
5.1.

DECISIN DE PARTICIPAR EN PROPUESTAS .......................................................................... 3

5.2.

REVISIN DE LOS DOCUMENTOS ..................................................................................... 4

5.3.

DESARROLLO DEL ESTUDIO O PROPUESTA ........................................................................... 4

5.4.

ARCHIVO DE ESTUDIOS Y PROPUESTAS .............................................................................. 5

5.5.

COMUNICACIN CON EL CLIENTE ..................................................................................... 5

6.

RESPONSABILIDADES .................................................................................................. 5

7.

REGISTROS .................................................................................................................. 6

8.

ANEXOS........................................................................................................................ 6

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Desarrollo de estudios, presupuestos y
propuestas

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Fecha: Marzo de 2008
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1. OBJETIVO
Este procedimiento tiene por objeto establecer las directrices para la preparacin de presupuestos y el
desarrollo de estudios o propuestas de un proyecto determinado.
2. ALCANCE
Este procedimiento se aplica a la elaboracin de todos aquellos presupuestos y propuestas, encargadas
por un mandante (pblico o privado) a constructora Tasco Ltda., Boetsch S.A. y Boetsch Lira y Cox Ltda..
3. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

Manual de Gestin de Calidad de Constructora Tasco, captulo 7.2.2

relacionados con el producto.

Revisin de los requisitos

NCh 9001.Of2001 ISO 9001: 2000 Sistemas de gestin de la calidad. Requisitos.

NCh 9000.Of2001 ISO 9000: 2000 Sistemas de gestin de la calidad. Fundamentos y

Vocabulario.

4. DEFINICIONES

Obra Propia: Generacin de una obra desde su concepcin hasta la entrega.

Presto: Sofware diseado para la confeccin de presupuestos.

Propuesta: invitacin a participar a la licitacin de un proyecto.

5. DESARROLLO
5.1. Decisin de participar en propuestas
El proceso se inicia cuando Tasco Ltda., Boetsch S.A. y Boetsch Lira y Cox Ltda.. recibe una invitacin
para participar en la posible construccin de una obra, o bien cuando se toma conocimiento de la
propuesta al revisar avisos en prensa. Tambin puede iniciarse cuando la gerencia decide evaluar la
construccin de alguna obra propia.
Con los antecedentes generales de la propuesta, cuando sta es referida a proyectos inmobiliarios, el
Gerente General en conjunto con el Encargado de propuestas o cuando se refiere a obras civiles con el
Gerente Tcnico, determinan si el estudio de la propuesta se realiza o se rechaza, para ello se analizan
al menos lo siguientes aspectos:
Propuesta privada:

Plazo para realizar el estudio de la propuesta,

Tamao Monto aproximado del proyecto a licitar.
Mandante o cliente que llama a propuesta
Consideracin de los antecedentes del ITO,
Plazo e hitos de construccin establecidos en las bases de.
Disponibilidad de recursos humanos para asignar al estudio,
Hitos de entrega de las etapas de construccin
Costo del proyecto
Ubicacin geogrfica de la propuesta
Bases administrativas generales y especiales (garantas, forma de
pago, multas y reajustes).
Requerir planos bsicos.
Si se cumple con requerimientos de inscripcin en registros
solicitados

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Una vez analizados los puntos anteriores, se decide si se desarrolla o no la propuesta. Si se decide
participar en la propuesta, el Gerente General o Gerente Tcnico, solicita al Encargado de Estudios, el
retiro o compra de los antecedentes de la licitacin y la entrega de stos a gerencia.
Si se decide no desarrollar la propuesta, el Gerente General comunica las excusas pertinentes al
cliente, va carta o telefnicamente. Los antecedentes de la propuesta se eliminan.
5.2. Revisin de los documentos
Una vez recibidos los antecedentes de la licitacin, stos son entregados por el Gerente General o el
Gerente Tcnico segn corresponda, al Encargado de estudios para que ste los revise.
El Encargado de estudios genera el registro revisin de antecedentes en el que anota los resultados
de la revisin. Este registro es archivado en la carpeta de la propuesta correspondiente.
Adems, solicita la impresin de los planos de licitacin como documentos bases para la realizacin del
estudio.
5.3. Desarrollo del estudio o propuesta
Una vez revisados los antecedentes y los planos, se desarrolla el estudio o propuesta en las siguientes
etapas:
5.3.1. Cotizacin y recopilacin de antecedentes administrativos
Los antecedentes recibidos para desarrollar la propuesta, son enviados por el Encargado de estudios a
proveedores y subcontratistas para su cotizacin. Dicha informacin se les enva, durante la primera
semana luego de recibidos los antecedentes.
El Encargado de estudios analiza todos los planos, especificaciones tcnicas, y bases, para seleccionar
aquellos documentos que deben duplicarse, conforme a las necesidades de los proveedores y o sub
contratistas.
En el caso de los antecedentes a los subcontratistas, el Encargado de estudios, selecciona los
subcontratistas con que se realizarn las cotizaciones, utilizando para ello la lista homologada de
subcontratos. Una vez seleccionados, el Encargado de estudios, prepara una carta en la que se detalla
la obra a estudiar, plazo de entrega de la cotizacin e informacin adjuntada. Si la informacin est en
medio digital sta se enva por mail. Si la informacin esta disponible slo en papel, se indica a los
subcontratistas que pasen a retirar los antecedentes a oficina central. Posteriormente el Encargado de
estudios, mediante llamada telefnica, confirma la participacin del subcontrato en el estudio.
Paralelamente a la cotizacin, en los casos correspondientes, el Encargado de estudios solicita a
Gerente de Finanzas los antecedentes administrativos y boleta de garanta, necesarios de incluir en la
propuesta. Estos documentos deben estar listos al menos 1 da antes de entregar la oferta de la
propuesta, en los sobres o carpetas de presentacin de propuestas que prepara el Encargado de
estudios.
5.3.2. Cubicacin y consultas
El Encargado de estudios debe realizar todas las consultas necesarias dentro de los plazos establecidos
en las bases administrativas entregadas por el mandante. Estas se realizarn va mail o por escrito
dependiendo de las indicaciones que el mandante determine.
En esta etapa el Encargado de estudios determinara si la cubicacin se hace internamente en su
departamento o se externaliza, total o parcialmente. El Profesional asignado a la obra correspondiente,
cubica el proyecto en estudio.
Con las cubicaciones de partidas relevantes del presupuesto, el Encargado de estudios enva esta
informacin junto con las Especificaciones tcnicas al Jefe de Adquisiciones para su cotizacin en
iconstruye, y establece el plazo de entrega de los valores, el que depender de cada propuesta.

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5.3.3. Confeccin de precios unitarios y presupuesto

Paralelo al proceso de cubicacin, se genera una copia del itemizado entregado en las bases y se
ingresa al programa Presto, en el cual se confeccionan nuevos precios unitarios o se utilizan los ya
generados en presupuestos anteriores, actualizando los valores.
Adems, el Encargado de estudios, realiza el estudio de los gastos generales, la programacin de la
obra, el anlisis de los presupuestos de los subcontratistas y cualquier otro documento solicitado en las
bases.
Finalmente, el Gerente General o Gerente Tcnico, revisa, corrige y aprueba el presupuesto e indica el
porcentaje de recargo, por concepto de gastos generales utilidades e imprevistos.
El Encargado de estudios debe recopilar todos los antecedentes administrativos, para completar las
carpetas que se presentarn en la oferta.
5.3.4. Aprobacin y entrega de la propuesta
Antes de presentar la propuesta, el Gerente General o Gerente Tcnico, da el visto bueno definitivo al
presupuesto, evidenciando lo anterior con su firma en los documentos correspondientes.
Una vez completada las carpetas, el representante legal de la empresa deber firmar todos los
documentos correspondientes, y entregar la documentacin al Encargado de estudios para que
presente la oferta en el da y hora sealados en las bases de concurso o solicitud del cliente.
5.4. Archivo de estudios y propuestas
Una vez entregada la propuesta, el Encargado de estudios la archiva, considerando a lo menos, el
presupuesto y los gastos generales.
5.5. Comunicacin con el cliente
Durante el desarrollo de estudios y propuestas la comunicacin con el cliente se realiza de acuerdo a lo
sealado en las bases administrativas, pudiendo ser va mail, cartas, fax u otros.
Si el cliente realiza modificaciones, o aclaraciones al proyecto, stas debern ser informadas de
acuerdo a lo establecido en las bases al Gerente General o Gerente Tcnico, o al Encargado de
estudios, segn corresponda.

6. RESPONSABILIDADES
Gerente General / Gerente Tcnico

Comunica al cliente, en caso de no participar en la propuesta

Revisar y aprobar el presupuesto

Firmar documentacin de la presentacin a la oferta.

Encargado de estudios

Revisar especificaciones del cliente

Pedir cotizaciones a subcontratos

Cuando corresponde, solicitar otros antecedentes administrativos

Solicitar al Jefe de adquisiciones cotizaciones de proveedores

Cubicar la propuesta

Armar el presupuesto de propuesta

En los casos correspondientes, presentar la propuesta al mandante

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Mantener comunicacin con el cliente para aclaraciones de la propuesta y estudios

Rene antecedentes administrativos, en los casos correspondientes

Genera carpetas y sobres de entrega de propuestas

Jefe de adquisiciones

Cotiza proveedores, segn lo solicitado en las Especificaciones tcnicas

Entrega cotizacin realizada a Encargado de estudios de acuerdo al plazo sealado

Gerente de Administracin y Finanzas

En caso de propuestas solicita boleta de garanta.

En caso que corresponda, entregar antecedentes administrativos solicitados en bases de

licitaciones (balances, currculum empresa, currculum profesional de obra, Dicom empresa,
certificado vigencia sociedad, declaraciones juradas).

7. REGISTROS

Lista de chequeo Revisin de Antecedentes,

Acta de apertura de propuestas, cuando corresponde.

8. ANEXOS
No aplica