(511)AUDITORADECOMUNICACINESTRATGICADELAS

ORGANIZACIONES

INTRODUCCIN

Entendamoscomunicacinorganizacionalcomo:
Un conjunto de tcnicas y actividades encaminadasafacilitar y agilizarel flujode
mensajes que se danentre losmiembrosdelaorganizacin,oentrelaorganizacin
y su medio o bien, a influiren lasopiniones,actitudesyconductasdelos pblicos
internosyexternos de laorganizacin,todoelloconelfindequeestaltimacumpla
mejor y ms rpidamente con sus objetivos. Estas tcnicas y actividades deben
partir idealmente de la investigacin, ya que a travs de ella se conocern los
problemas, necesidades y reas de oportunidad en materia de comunicacin
(Fernndez,1999)

Lasorganizacionesdehoyendanecesitanmantenerseactualizadas,innovando

entodos los sentidos. Eso, si esquequieren llegar asobrevivirenelmercadoyser

unaempresa altamente efectiva.Paraello deben llevar a cabounbuen procesode
comunicacinparapoderalcanzarlosobjetivosinstitucionalesysercompetitivos de
lasdemsorganizaciones.
Debemossaber quenosencontraremosdiferentesescenariosdondeselleveacabo
todo este proceso comunicacional, ascomo losflujosdescendentes,ascendentesy
horizontales,juntoconsuscaractersticaslacomunicacinverbalynoverbal.

Sedicequela comunicacinorganizacional es unescenario complejo yestratgico

enel siglo xxi,escomplejoporque noscruzaremosconbarrerasyfallas,yaseapor
malaplanificacin, no darlelaimportancianecesariaaestetema,noinvertirespacio
ytiempo,etc..
La auditora, es una estrategia que nos ayuda visualizando tanto oportunidades y
fortalezas dentro de la organizacinyaque permiteestablecer la efectividad de los
procesos comunicacionales, mediante instrumentos que apoyan a gestionar
elementosdeterminantesenlaorganizacin.
1

NDICE

1.Comunicacinenlasorganizaciones.
1.1.Comunicacininternayexterna.
1.1.1.Lacomunicacininterna.
1.1.2.CanalesdeComunicacin
1.1.3.FlujosdeComunicacin.
1.1.4.Lacomunicacinexterna.
2.Escenariosdelacomunicacinorganizacional.
2.1.Escenariofsico.
2.2.Escenariosocial.
2.3.Escenarioinstitucional.
3.Flujodelacomunicacinenlasorganizaciones.
3.1Comunicacindescendente.
3.2Comunicacinascendente.
3.3Comunicacincruzada.
3.4Comunicacinescrita.
3.5Comunicacinoral.
3.6Comunicacinnoverbal.
4.Barrerasyfallasdelacomunicacinenlasorganizaciones.
4.1Faltadeplaneacin.
4.2Supuestosohechosconfusos.
4.3Distorsindelcontextodelmensaje.
4.4Informacinexpresadadeficientemente.
4.5Decontextointernacional.
4.6Prdidadeinformacinporretencinlimitada.
4.7Informacinconescuchalimitadaylaevaluacinanticipadadelamisma.
4.8Comunicacindeformaimpersonal.
4.9Desconfianzaotemoresdelacomunicacin.
4.10Tiempoinsuficienteanteloscambios.
4.11Excesodeinformacin.
4.12Demsbarrerasdelacomunicacin.
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5.Auditoradelacomunicacin.
5.1.Objetivosdelaauditora.
5.2.Formatosdeauxilioparaauditora.
5.3.Etapasdelaauditora.
5.3.1.Propuestadelaauditora.
5.3.2.Seleccindelobjetodelaauditora.
5.3.3.Planeacindelaauditora.
5.3.4.Ejecucindelaauditora.
5.3.5.Finalizacin.
5.3.6.Seguimientoyapoyo.
5.4.CartaCompromisodelaAuditora.
5.5.CulturaCorporativaInterna.
5.6.FuncionesdelasComunicacionesIternas.
5.7.Losbeneficiosdelaauditoradelascomunicaciones.

Referencias

1. COMUNICACINENLASORGANIZACIONES

Es una herramienta que permite la innovacin y alcanzar los objetivos de la

empresa.Permitela transmisin deinformacinno soloparadarrdenessinopara

mantener al tanto de requerimientos y logros en ella. Tambin permite el
conocimiento de los recursos humanos, su desarrollo en laempresa, productividad
enlosdepartamentosdetrabajo.

1.1.Comunicacininternayexterna

La comunicacinnos permiteuna ampliagamade posibilidades deinteraccin

en los distintos escenarios que compartimos en vida y para la vida en el campo

social, empresarial, familiar, econmico, poltico, cultural,acadmico,cientfico,etc.,
facilita el crecimiento y desarrollo de las organizaciones. De acuerdo con algunos
investigadores, en el proceso de la comunicacin intervienen varias etapas, entre
ellas:
1.Lafuenteoemisordondesegeneralainformacin.
2.Mensajeenviadoatravsdelcanalestablecido.
3.Codificacinconvierteelmensajeensmbolos.
4.Canal,medioporelcualviajaelmensaje.
5.Decodificacin,cuandosevuelveatraducirelmensajedelemisor.
6.Receptor,quienrecibeelmensaje.
7.Laretroalimentacin,permitesabersihuboxitoonoenlacomunicacin.

Lacomunicacinen lasorganizaciones,entidades,empresas,negocios,permite

la relacin entre sus integrantes y de estos con el entorno, se puede dividir en

comunicacininternayexterna.

1.1.1Lacomunicacininterna

El sistema de comunicacin interna es el conjunto articulado e integrado de

elementos que intervienenenel proceso comunicativo de laorganizacin,hacia su

propiopblicointerno.

Tambin podemos definirlacomunicacininternacomolacomunicacindirigida

al cliente interno, es decir, al trabajador. Nace como respuesta a las nuevas

necesidades de las compaas de motivar a su equipo humano y retener a los
mejores en un entorno empresarial donde el cambio es cada vez ms rpido. No
olvidemos quelas empresas son loque son susequiposhumanos,por ello,motivar
esmejorarresultados.

Esun error pensar quela comunicacin interna esunlujoyalgoexclusivode

las grandes empresas y mxime en la etapa que estamos atravesando que viene
marcada por unos resultados un tanto inciertos a todos los niveles.De ah que se
est convirtiendo en uno de los grandes retos profesionales del siglo XXI, donde
todava son pocas las entidades que desarrollan una adecuada poltica de
comunicacininternaque contribuya a implantarloscambiosyalograrlosobjetivos
corporativosyestratgicosdelacompaa.

La comunicacin interna, tambin son las actividades realizadas por la

organizacinylosmediosutilizadosparamantenerlarelacinentresusmiembros.

Estetipodecomunicacinpermite:
Ambientedecordialidad.
Estimularlaactividadlaboral.
Reconocereldesempeo.
Buenclimaorganizacional.

Un sistema ptimo de comunicacin interna es aquel que logra canalizar las

metas y objetivos personales de cada individuo hacia las metas y objetivos de la

organizacin.
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1.1.2.Canalesdecomunicacin

Dentrodeunaorganizacindistinguimosdostiposdecanalesdecomunicacin.

a) Formales: Llevan la informacin oficial, son los minuciosamenterevisados y

controlados pero son incapaces de pronosticar por s solos el
comportamientodeunaorganizacin.
b) Informales: Son aquellos tambin conocidos como los rumores y las
conversaciones,estosnoson controlados comoloscanalesformales,puesto
que contienen muchas inexactitudes. Sin embargo son un medio de
comunicacineficaz.

Los sistemas ms efectivos son aquellos en que los mensajes formales se

envanconconocimientodeloqueocurreenloscanalesinformales.

1.1.3.Flujosdecomunicacin

Una variable muy importante dentro de la comunicacin son los referidos a la

direccin de los flujos de la comunicacin. Estos pueden ser: Decendente (de los
directivos a los empleados), ascendente (de los empleados a los directivos), u
horizontal(entrelosmismosnivelesjerrquicos).

1.1.4.Lacomunicacinexterna

Son todas las actividades realizadas por la organizacin, cuyo propsito es

mantenerrelacionesconelexterior.

La comunicacin externa es la trasmisin y recepcin de datos, pautas,

imgenes, referidas a la organizacin y a su contexto. Para la organizacin que

tiene su atencin centrada en sus clientes,esfundamentalmantener un doble flujo
de comunicacin: Recibir informacin sobre las variaciones en la dinmica del
contexto sociopolticoyeconmico en quedesarrollasulabor,parapoderdefinirsu
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estrategia y sus polticasyproyectarsobreelmbito socialunaimgendeempresa

fundada en informacin sobre su dinmica interna y su accin objetiva sobre el
medio social. Losinterlocutoresprivilegiadosde esa comunicacin son los clientes,
losproveedores,laopininpblicayelgobierno.

2.ESCENARIOSDELACOMUNICACINORGANIZACIONAL.

2.1.Escenariofsico

Loselementosdecorativosdelaorganizaciny losinformativos,porejemplo:los

smbolosdenopasar,slopersonalautorizado,etctera.

2.2.Escenariosocial
Factoresqueserelacionanconlaspersonasysurelacin.

2.3.Escenarioinstitucional

Relacionalosmensajesquelaorganizacinemiteasusmiembros,proveedores,

clientes,ydemspersonasinvolucradas.

3.FLUJOSDELACOMUNICACINENLAORGANIZACIN.

Dentro deuna empresaesindispensable que lacomunicacin fluyaendistintas

vas, desde un nivel jerrquico menor a uno ms alto, as como hacia los niveles
jerrquicos de los lados. Normalmente se haba contempladoconmayorfuerza ala
comunicacindeformadescendente,peroen laactualidadseconoce ampliamente
que, en caso de que en la organizacin solamente fluya la informacin del nivel
jerrquico superior a uno inferior, existirn problemas de comunicacin de gran
impacto en la organizacin. En trminos generales para que la comunicacin sea
eficazenla empresa,esimportante quesurjadelempleado,esdecir,comunicacin
de forma ascendente. No hay que olvidar la importancia del flujo horizontal en la
comunicacin, esto sucedecuandolosinvolucradospertenecenaunmismonivelde
jerarqua o similar as como tambin existela comunicacin diagonal(sepresenta
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entre los trabajadores de distintos niveles jerrquicos, an sin que haya una
dependenciaentredepartamentosoniveles).

3.1.Comunicacindescendente

Lacomunicacindescendente se ocupadecomunicarelordenestablecidopara

eldesarrollodetareas,roles,entrenamiento,capacitacin,directrices,polticas,etc..

Sucarcterprincipalseestableceporlanaturalezadelaorganizacin,darorden.

No solamente desde el sentido imperativo de quien da una orden, sino desde el

sentidode organizar y ordenar.Unadelasprincipalesfuncionesdela comunicacin
descendente es la decomunicarla cultura organizacional y lasdirectricesde cmo
cumplirla.

Se presenta en los niveles jerrquicos altos y con direccin hacia los niveles

inferiores, generalmente esta comunicacin se presenta en lasorganizacionescuya

autoridadescentralizadaysumamenteautoritaria.

Los principales medios utilizados: los discursos, reunin con el personal, va

telefnica.

Encomunicacinvaescritalosmediosmsutilizadosson:
Memorndum.
Cartas.
Informes.
Manualdeoperaciones.
Folletos.
Reportes,entremuchasms.

Una de las caractersticas es que la informacin se vuelve difusa y dispersa

conformevadescendiendo.

El hecho deque una administracin de aconocerysoliciteel cumplimiento de

polticasnoexisteunagarantaparaelcumplimientoylogrodelosmismos.
Lainformacinquesedirigedeformadescendentesueleavanzarlentamente.

3.2.Comunicacinascendente.

Cuando los trabajadores transmiten informacinasusjefes.Lainformacin en

esta vadetransmisinnosiemprellegaalosnivelesmsaltosdeformacompletay
objetiva, ya que conforme va ascendiendo la informacin los receptores van
mediandoelimpactodelcontenido.

La comunicacinascendente es aquellaque, al contrariode la descendente, se

dadesde losnivelesjerrquicosms bajosdelaorganizacinhacialosnivelesms

altos. Este flujode comunicacin permitequeloscolaboradorestrabajendemanera
pro activaenla tomadedecisionesyparticipen demaneraconstanteenlacreacin
e innovacin de la organizacin. Hay quienes consideran que la comunicacin
ascendente es indispensable pues desde aqu se habla de retroalimentacin
constanteysefundamentaelconocimientomutuodepensamientosyacciones.

Losmediosmsutilizadosson:
Reuninperidica.
Entrevistapersonalizada.
CrculodeCalidad.
Vatelefnica.
Encuestas.
Sistemadequejasysugerencias.
Sondeosdeopinin
Reunionesconsubordinados,etc..

3.3.Comunicacincruzada

Intervienen la direccin horizontal (niveles similares de la jerarqua) y flujo

diagonal(Nivelesjerrquicosdiferentes).

La finalidad es incrementar la velocidad en la transmisin, mejorar la

comprensindelainformacinylacoordinacin paracumplirconlosobjetivosde la
empresa.

Es indispensable que los empleados se abstengan de exceder los lmites de

autoridad. Los empleados deben mantener al tanto a sus jefes de las tareas
cruzadasdeimportancia.
As como ayuda a resolver problemas y tomar decisiones en las que deben
intervenirvariosdepartamentos.
Ejemplos: trabajo en equipo o reuniones de trabajo, notas de departamento,
comunicadosinternos,etc.

3.4.Comunicacinescrita

Mensajes claros, precisos, concretos y sobre todo correctos. Al transmitir el

mensaje como emisores, tenemos la seguridad que el receptor lo entender

perfectamente.Yalgunosejemplosson:
Boletninterno.
Memorndum.
Circular.
Convocatorias.
Encuestas.
Informes.
Avisosoanuncios,etc.

3.5.Comunicacinoral

Sepresentacuandosellevaacabounaconversacinentredosomspersonas.

Presentndose de manera formal o informal. Permite aclarar dudas de forma

inmediata, mediante la retroalimentacin. Dentro de la organizacin, se puede
presentardeestamanera:
Conferencias.
Juntasyasambleas.
Videoconferencias.
Serviciotelefnico.

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3.6.Comunicacinnoverbal

Este tipo de comunicacin es un completo de lo que se dice, ya que puedes

utilizarlo como medios visuales de apoyo, con expresiones faciales o corporales,

ademanes, o simplemente conla ropa conla que ests vestidoal momento dedar
unaconferencia.Tambinsepresentadeestamanera:
Murales.
Tablndeavisos.
Sealizacin.

4.BARRERASYFALLASDELACOMUNICACINORGANIZACIONAL
Las barreras que se presentan en la transmisin de la informacin pueden
originarse en el emisor, el mensaje, el receptor del mensaje, o en la misma
retroalimentacindelainformacinqueserecibe.

4.1.Faltadeplaneacin

Estabarrerasepresentamuyfrecuentementedentrodelasorganizaciones,para

que una comunicacin organizacional sea adecuada y cumpla con sus objetivos
debe surgir como consecuencia de una planeacin, tantode anlisis y formulacin
del mensaje a transmitir como su origen y objetividad adems de que la persona
quesecomunicar debe elegir elcanaldecomunicacinmsconvenienteascomo
el espaciode tiempo indicado para la transmisin delainformacin,ydeestaforma
detenerlaresistenciaalcambio.

4.2.Supuestosohechosconfusos

Muchas veces en la transmisin de la informacin se dan por hechos o por

entendidos ciertas situaciones y por lo cual no se comunican con el resto de la

informacinquesetransmite.

4.3.Distorsindelcontextodelmensaje

Porponerunejemplo, se puede considerarelhechodequelaempresacoloque

unanuncioenuno de sus puntosdeventaquedigaVentapormenos,estoesuna

ambigedad para los que recibenestemensaje,la principalpregunta queseharn
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es el hecho de Menos en que o de qu? Y se pueden generar un sinfn de

reaccionesenlarecepcindeestainformacin.

4.4.Informacinexpresadadeficientemente

Apesardequeelemisordelainformacinmuestreclaramentelasideasybases

de la informacin, pudo haber elegido las palabras incorrectas, haber cado en

incongruenciasdarporhechoalgunostrminoso
estructurar incorrectamente la informacin. Lo anterior puede resultarmuycostoso
para la organizacin, es por ello que es importante que el emisor tenga especial
cuidadoenlacodificacindelmensajeatransmitir.

4.5.Barreradecontextointernacional

Elprocesodecomunicacinpuedetenerobstculoscomolacultura,ellenguaje,

normas de accin, etc. complicando latransmisindel mensajeyen elpeordelos

casos,queseaofensivo.

4.6.Prdidadelainformacinporretencinlimitada

A lo largo de las transmisiones puede haber prdida de precisin de la

informacin, par evitar esto se deben tomar en cuenta los siguientes puntos para
protegerel mensaje: respaldodeinformacin,repeticindedatos,yvarioscanales
demanerasimultnea.

4.7.Informacinconescuchalimitadaylaevaluacinanticipadadelamisma

Juzgar el contenido precipitadamentesin analizar objetivamentela informacin

recibida.

4.8.Comunicacindeformaimpersonal

Losmedios de comunicacin pueden obstaculizarla transmisin deinformacin

ya que el contacto personal es ms eficiente y transmite confianza, ms

comprensinyporlotantosepuededarfeedback.
Desconfianza o temores de la comunicacin: La relacin entre superiores y
colaboradores permite que las condiciones de lainformacin empeoren o mejoren.
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Cuando un clima organizacional es hostil o amenazante, lo ms probable es que

existadesconfianzaytemorenlacomunicacin.

4.9.Tiempoinsuficienteanteloscambios

En los diferentes intercambios de informacin, muchos se relacionan con

cambios organizacionalesosustanciales, y notodas las personas respondenigual

alos cambios, algunos lestoma mstiempoadaptarseyestafaltadetiempopuede
provocarcomplicacionesdecomunicacin..

4.10.Excesodeinformacin

Cuando el flujodeinformacin es muy extenso, sucomprensin se ve limitada,

por lo tanto el receptor tiende a ponderar el valor informativo en relacin a sus

creencias y puntos de vista, restndole valor a datos que el emisor no considera
importantes. Lainformacindebesertransmitidadeformaconcisayprecisaparano
crearfiltrosdecontenido

4.11.Demsbarrerasdecomunicacin

Estas son otras de las muchas barreras de la comunicacin que se pueden

presentarenunaorganizacin.
Percepcinparcialoselectiva
Diferenciajerrquicaentreemisoresyreceptoresdelainformacin
Problemasdeactitud,concentracin,odisposicin.

5.AUDITORADELACOMUNICACIN

Existen opciones para mejorar los procesos de comunicacin como lo es la

auditora en la comunicacin organizacional. Esta permite evaluar las tcnicas de

comunicacin, y sirve como herramientade evaluacindehabilidades, conexiones,
polticasyprocesodecomunicacin.
La comunicacin organizacional se basa en un conjunto de elementos de
comunicacinconectadosalosobjetivosdelaorganizacin.
Lasredes, en trmino de comunicacin,msimportantespararealizarauditorason
lassiguientes:
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Red reguladora oreferentealas actividades,polticas,procesos, normativas

yrelacionesentrejefesyempleados.
Red innovadora, que incluya soluciones a problemticas y alternativas ante
lasnovedadesquesepresenten.
Red que conlleve a la integracin a travs de reconocimientos, bonos,
promociones laborales que relacionen los objetivos de la empresa con los
individuales.
Red (informativainstructiva)quecontengaanuncios,publicaciones,formando
asunareddeinformacinpropiadelaempresa.

Deestaformaseresuelvenproblemasdentrodelaempresayprevencionespara

quenoocurran.
Gestionaelementosdeterminantescomo:
Elposicionamiento.
Imagenyreputacin.
Sentidodepertenencia.
Climayculturaorganizacional.

La auditora contribuye al logro de los objetivos, ya que es un proceso

sistemtico para conseguir y valorar de forma objetiva las evidencias referidas a

informacin sobre actividades econmicas,etc. Esta requiere la fusin de saberes
paraunainvestigacincrticayevaluacindesuefectividad.

5.1.ObjetivosdelaAuditora.

El objetivo principal deuna Auditora es laemisin deundiagnstico sobreun

sistema de informacin empresarial, que permitatomardecisiones sobre elmismo.
Estas decisiones pueden ser de diferentes tipos respecto al rea examinada y al
usuariodeldictamenodiagnstico.

Enlaconceptualizacintradicionallosobjetivosdelaauditoraerantres:

Descubrirfraudes
Descubrirerroresdeprincipio
Descubrirerrorestcnicos

Pero el avancetecnolgicoexperimentadoen losltimostiemposen losquese ha

denominado la"Revolucin Informtica",as como elprogresoexperimentadoporla
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administracin de las empresas actuales y la aplicacin alas mismas de laTeora

General de Sistemas, ha llevado a Porter y Burton [ Porter,1983 ] a adicionar tres
nuevosobjetivos:

Determinar si existe un sistema que proporcione datos pertinentes y fiables

paralaplaneacinyelcontrol.
Determinar si este sistema produce resultados, es decir, planes,
presupuestos, pronsticos,estadosfinancieros,informesdecontroldignosde
confianza,adecuadosysuficientementeinteligiblesporelusuario.
Efectuarsugerenciasquepermitanmejorarelcontrolinternodelaentidad.

Para Federico Varona seala que, desde la perspectiva terica crtica, se

planteancuatroobjetivosenlasauditorasdelascomunicaciones:
1. Evaluar losprocesosde distorsindelas diferentes formas de comunicacin
empresarial.
2. Evaluarlasformasymodalidadesusadasenlacomunicacininterna.
3. Evaluarlosinteresescreadosquedistorsionanlascomunicacionesinternas.
4. Promover los cambios necesarios en las prcticas de comunicacin para
eliminartodaformadedistorsinqueexistaenlaempresa.

El personalde laempresa debeestar en condicionesde contestar quininicia

la comunicacin?, a quin se dirige?, cules son las temticas constantes,

espordicas, raras en las comunicaciones?, qu canales utilizan para
comunicarse?, Con qu frecuencia lo hacen? y Con qu grado de xito se
realizan estas comunicaciones?. La respuesta a estas preguntas dar una pauta
acerca dela necesidad de realizar una auditora comunicativademanerageneralo
por departamentos o secciones. La informacin que se procese y las
recomendaciones que emanen no slo beneficiar al sistema de comunicaciones
internas, sino que ayudarn a mejorar considerablemente la productividad de la
organizacin.

5.2.Formatosdeauxilioparaauditora
Cuestionarios
Encuestas

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Entrevistas
Puntosdeencuentro
Evaluacindedocumentacin,etc.

5.3.Etapasdelaauditora

Comotodoslosprocesos,laauditoratambinsigueunaseriedepasosoetapas

parapoderllegarasufin,estasson:
A. Propuestadeauditora.
B. Seleccindelobjetodeauditora.
C. Planeacindelaauditora.
D. Ejecucin.
E. Finalizacin.
F. Seguimientoyapoyo.
Estas etapas, puedenllegaragarantizarelxitodelaauditorasiempreycuandose
sigantodoslospasosymodelosestablecidosenlassiguientessecciones.

5.3.1.Propuestadeauditora
Lapropuestadeauditoradecomunicacinorganizacionaldebecontenerlos
siguienteselementos:
Objetivo de la auditora. La auditora de comunicacin organizacional tiene
como propsito fundamental investigar, examinaryevaluar cmo funcionael
procesodecomunicacindesdeelpuntodevistadelaeficaciaylaeficiencia,
enelmbitocorporativo.
Alcancedela auditora.En lapropuesta se aclarasi laevaluacin es todoel
procesodecomunicacinounapartedelmismo.
Metodologa del trabajo. Se destacan los aspectos ms relevantes del
enfoquequeseledaalaauditora.
Establecimiento del plan de auditora. Este plan de auditora se basa en el
anlisis de la informacin recogida en las actividades previas. En este se
detallan los procedimientos y tcnicas de auditora aplicables segn las
situacionesderiesgoidentificadas.

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Ejecucin del plan de auditora. La ejecucin de la auditora se realiza a

travs de los procedimientos seleccionados con anterioridad con el fin de
evaluarelprocesodecomunicacindelaorganizacinuniversitaria.
Conclusin. Se evalan los resultados obtenidos con la aplicacin de los
procedimientos y respondiendo a los compromisos adquiridos con la
universidadseelaboranlosinformesacordados.

5.3.2.Seleccindelobjetodeauditora
Estaeslaprimeraetapadelciclo,deaqudependequeseasignificativala
gestindecomunicacinenlasorganizaciones.Elobjetodelaauditoradebeestar
orientadoporelPlandecomunicacindelaorganizacin,desdeestepuntose
puedeobservarlaimportanciadelhechocomunicacionalparaellogrodelos
objetivosempresariales.

5.3.3.Planeacindelaauditora

De acuerdo conlasnormasdeauditorageneralmenteaceptadas,suplaneacin

debe efectuarse para garantizar que una auditora de calidad sea conducida de
maneraeconmica,eficiente,efectivayoportuna.

La planeacin de la auditora da un claro sentido de direccin al trabajo

proporciona una estructura lgica consistente y facilita el control de costos y el

cumplimentodeplazos.

LaPlaneacindeAuditorabusca delimitarelobjetivoyelalcancedelaauditora,

definir la estrategia metodolgica y estimar los recursos, los costos y el plazo

necesariosparasurealizacin.

La Planeacin de Auditora de comunicacin debe estar documentada en un

instrumento de recoleccin de datos, al que denominaremos Plan de auditora y

quedebeabordarlossiguientestems:
Anlisispreliminardelobjetodeauditora
Definicindelobjetivoyalcancedelaauditora
Especificacindeloscriteriosdeauditora
Elaboracindeinstrumentosderecoleccindedatos

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Enestaetapadeplaneacin, el equipo interdisciplinario, debedejar claramente

definido un cronograma de trabajo que contenga las tareas a ejecutar, los

responsablesylostiemposderealizacin.

Este instrumento permite que el equipo auditor organice actividades, asigne

responsabilidades y planifique el tiempo de ejecucin. Las normas de auditora

generales reglamentan que las auditorasdeben estarPlaneadasysupervisadas,
por ello dentro del equipo de auditora debe existir un director y/osupervisorde la
auditora quien debe asegurarse que todos los que participan en la auditora
incluyendo la organizacin que se audita comprendan el objetivo de laauditora, y
laslaboresqueserealizarn.

Para que la organizacin entienda el objetivo, enfoque y resultados de la

auditora, el equipo auditor deber reunirse con la gerencia de la organizacin,

incluyendo el JefedeControlInternoyDirectordeComunicacin,enelcasopuntual
de las universidades, con el Rector, Director o Vicerrector Administrativo y el
Director de Comunicacin y socializar y discutir la planeacin de la auditora, con
elloseaseguraque todos losparticipantesentiendenplenamenteelprocesoquese
vaadesarrollarenlaorganizacin.

5.3.4.Ejecucin

Esta etapa est encaminada a laobtencin de evidenciasuficiente y apropiada

para respaldar las conclusiones de la auditora. Evidencia es toda clase de

informacinobtenida durante esteproceso,yasea,fsica,documental,testimonialy,
o, analtica, que sirve de base para fundamentar hallazgos y conclusiones de la
auditora.
Estaevidenciadebecumpliralgunosatributos:
Vlida.Debeestarbasadaeninformacinprecisa.
Confiable. Se necesita utilizar diferentesfuentes y abordajes,depreferencia
externas. La evidencia documental es ms fiable que la evidencia oral, as
comolaevidenciadirectaquelaevidenciaindirecta.
Relevante. Es relevante si est relacionada de forma clara y lgica a los
criteriosyobjetivosdelaauditora.

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Suficiente. La cantidad y calidad de la evidencia obtenida permiten

fundamentar

los

hallazgos,

conclusiones,

recomendaciones

determinacionesdelaauditora.
La ejecucin de la auditora incluye trabajo de campo, anlisis de resultados y la
emisindeconclusionesdelaauditora.
Trabajo de campo. Consiste en la recopilacin de datos e informacin
definida en la planeacin de la auditora. La calidad en la recopilacin,
anlisis y documentacindelosdatosesfundamentalparagarantizarbuenos
resultadosdelaauditora.
Anlisis de resultados. Se deben utilizar herramientasytcnicasapropiadas
al tipo de evidencia obtenida. Entre las tcnicas que se pueden utilizar se
encuentran, tabulacin de frecuencias, anlisis de grfico de datos, anlisis
cualitativo,anlisisdecontenidosytriangulacin.
Conclusiones. Durante la ejecucin de la auditora hay situaciones
encontradas que deben ser comparadas con los criterios, diferencias,
hallazgosya partir deestos el equipo auditor debe emitirsusconclusiones y
recomendacionesrespectivas.

5.3.5.Finalizacin
El informe de auditora tiene como objetivo presentar la opinin de los auditores
sobre el objeto deauditora,registra los hallazgos deformaadecuada.Elcontenido
debe ser fcil de entender libre de ideas imprecisas y ambiguas, debe incluir
solamente informacin fundamentada en evidencia competente y relevante, ser
independiente,objetivoyconstructivo.
Lacomunicacindelosresultadosdelaauditoradecomunicacindebereportarala
organizacin la gestin de la comunicacin o del objeto especfico de la auditora,
paraapartirdeestainformacinsefacilitelatomadedecisiones.

Componentesdelinformedeauditora

El informede auditoraesen esencia la emisin deunaopinincalificadasobre

la gestin de la comunicacin en la organizacin basada en evidencia suficientey

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competenteydebecontenerunoselementosbsicos:Introduccin,desarrollodelos
objetivosdelaauditora,conclusionesypropuestasdedireccionamiento.

Introduccin. Es la parteinicial del informeydebecontextualizarallectoren

el tema de la auditora, debeidentificar el objeto deauditora,antecedentes,
objetivos y alcance de la auditora, criterios de auditora, metodologa
empleada.

Desarrollo de los objetivos. Pueden presentarse a travs de captulos

donde se desarrollan los objetivos de la auditora, criterio de auditora,
anlisis de la evidencia obtenida, causas, efectos y riesgos de la situacin
encontrada,propuestasybeneficiosesperados.

Conclusionesypropuestas dedireccionamiento.Lasconclusionesdeben
responder a los objetivos de la auditora y deben basarse en los hallazgos
obtenidos atravsdelaevidencia.Enlasconclusionessedebendestacarlos
puntos significativos de la auditora, las oportunidades de gestin y los
posibles beneficios. Las propuestas deben tener correspondencia con los
hallazgosydebenagregarvaloralaorganizacin.

5.3.6.Seguimientoyapoyo

El beneficio de la auditora est en el acatamiento de las recomendaciones

realizadas por equipo auditor. Del informe de auditora debe originarse unplande
acciones mejoradoras de los procesos,que laorganizacindebe aplicar.El equipo
auditor debe brindar el apoyo y hacer el seguimiento del cumplimiento de las
accionesrecomendadas.
Al igual queparael ciclo de auditora,sedebeseguiruncronogramadetiempoque
denevidencia delcumplimientooportuno delasrecomendacionesparalamejorade
la gestin de la organizacin. La etapa de seguimiento y apoyo tambin debe
quedar documentada yseharnreportes delgradode implementacin logradopor
laorganizacin.

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5.4.CartaCompromisodelaAuditora

Se recomienda elaborar una carta de compromiso de auditora, esta carta

documenta y confirma la aceptacin de la realizacin de la auditora por parte del

auditorydelaorganizacin,pretende acordarelobjetivoyalcance delaauditora,el
gradoderesponsabilidadconlaorganizacinylosinformesquesedebenemitir.

La forma y contenido puede variar segn los requerimientos de cada

organizacin,perogeneralmentedebeincluir:
1. Objetivodelaauditoradecomunicacinorganizacional.
2. Responsabilidaddelaadministracindelaorganizacin.
3. Alcancedelaauditoradecomunicacinorganizacional.
4. Responsabilidadesdelauditor.
5. Accesoadocumentacinrequeridaporpartedelauditor.
6. Arreglosconcernientesalainclusindeotrosauditoresyexpertosenalgunos
aspectosdelaauditora.

5.5.CulturaCorporativaInterna

Es un conjunto de ideas, normas y valores que forman la identidad de una

empresa. Sin esta cultura, la organizacin sera abordada por la improvisacin y

carecera de los rsgos propios que debencomunicar a su pblico, o miembros de
laorganizacin.

Para la creacin de la Cultura Corporativa Interna se tomn tres importantes

elementosdepartedelaorganizacin,estossonlasIdeas,lasnormalyvalores.
Las ideas sonlos conceptos vigentesenla organizacinsobreel progreso y
la eficiencia de la produccin, lasrelaciones,lamotivacinyfinalmentesobreeluso
deltiempoquelaorganizacinestablezcaconfinesproductivos.
Las normas simplemente constituyen a un conjunto de instructivos que, a
diferencia de las ideas, no se limitan a movilizar el pensamiento de las personas,
sino que sirvenparaque loscomportamientosde estasydelaorganizacintengan
comoconvenienteeinconveniente.
Los valores son las creencias en las que echa races la organizacin. Es
decr,losfundamentosmoralesdelacompaa.

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5.6.FuncionesdelasComunicacionesIternas

Informar considerada una de las funciones ms importantes al interior de las

empresas.Ya que lo primeroque se debesabercuando se ingresaaunaempresa

son los objetivos que esta persigue, y luego, aunar voluntades para llevar a la
empresaporunarutapreviamenteestablecida.

LucasMarndice que ...todointento dehaceravanzaralgohacia algn lugar

parte por aceptar el hecho de que todos deben estar enterados hacia a dnde se
desea ir y de coordinar los esfuerzos para que la ruta a seguir sea plenamente
conocida

Integrarestaesconsideradapormuchos,comolademayortrascedencia.Todo

grupo humano, genera entre sus miembros un conjunto de normas, valores,

creencias, lenguaje, que les son propios. Pertenecer a un grupo implica no
unicamente conocer estos elementos culturales, requiere fundamentalmente,
incorporarlosasuvidacotidianaypracticarlos.

Formar enciertaformasereconoceque lainteriorizacin de normas,valores,

creencias,principios, etc.que se comparten enungrupohumano,esunprocesode

socializacin formativos, en donde se van moldeando al aquipo de trabajo de una
empresaconlosconocimientosqueestalesbrindar.

El pblico Interno son las personas vinculadas dentro de la empresa. Estos

satisfacen las necesidades de laorganizacinatravsdesutrabajoenestamisma.

El trabajo que estos desempeanlo hacende manerade unidad, donde todossus
componentes tienen las mismas aptitudes y manejan, por iguallos cdigos que les
permitadescifrarlosmismosmensajes.

5.7Losbeneficiosdelaauditoradelascomunicaciones
Algunosdelosbeneficiosdelaauditorason:
Laconstatacinensitudelosprocesosdecomunicacin.
Ellevantamientodeinformacin.
Laretroalimentacin.
Lamejoradeloscanalesdelacomunicacin.
Apoyoalasaccionesdecapacitacinparamejorarlascomunicaciones.

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Unaventajamuypococomentada,eselefectomultiplicadorqueestteniendoel

conocimiento y difusin de este nuevo campo de especializacin profesional en el

mbito delascamunicaciones.Elcompromisoderealizarlos trabajosconeficiencia,
con responsabilidad, en una palabra con profesionalismo, es la nica garanta de
que los empresarios confen en el trabajo de los auditores de las comunicaciones
internas.

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