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ADMINISTACION

PLANEACION, DIRCCION, CONTROL Y ORGANUCAZION

12/09/16

INDICE

Contenido
La organizacin................................................................................................... 3
La organizacin un sistema con fines especficos............................................3
Caractersticas de la organizacin...................................................................4
Clasificacin de las organizaciones..................................................................4
Organizaciones civiles y de gobierno, las ms comunes..................................5
Planeacin........................................................................................................... 5
Direccin............................................................................................................. 8
IMPORTANCIA................................................................................................. 10
ELEMENTOS................................................................................................... 10
Control.............................................................................................................. 10
El control como fase del proceso administrativo............................................11
Definicin De Control..................................................................................... 11
Tipos De Control............................................................................................. 13
reas De Desempeo Del Control..................................................................15
REFERENCIAS.................................................................................................... 16

La organizacin
El trmino organizacin presenta dos referencias bsicas. Por un lado, la palabra
organizacin se utiliza para referirse a la accin o resultado de organizar u organizarse.
La organizacin resulta ser una cuestin ampliamente requerida en el desarrollo de
diversas actividades, o en su defecto, tambin, en lo que respecta a nuestra vida
cotidiana.
Bsicamente esto es as porque la organizacin implica orden y como est comprobado
ya, un escenario opuesto, como la desorganizacin o el caos no conducirn de ninguna
manera a la consecucin de los objetivos propuestos en ningn mbito o instancia, jams.

Traslademos lo expuesto a un ejemplo en concreto. Si en la habitacin que usamos como


espacio de trabajo no disponemos de muebles que organicen los elementos y el material
que utilizamos para trabajar la tarea en todo aspecto ser muy compleja de concretar. En
principio no tendremos donde sentarnos cmodos y deberemos hacerlo en el suelo. Si
trabajamos con papeles, con documentos y expedientes, tendremos que tenerlos tambin
en el piso y por ms que estn dispuestos con cierto orden ser ms complicado
encontrar alguno en especial que si lo estn en un mueble fichero con su correspondiente
ficha identificadora.

Como apreciamos del caso expuesto la organizacin es una condicin sine quanom si se
quiere realizar un trabajo o actividad de manera efectiva y satisfactoria. No hay otra
opcin aceptable que nos remita al xito, solo la organizacin. Y esto es aplicable a un
mbito laboral, como en la situacin que expusimos como ejemplo, como en cualquier
otro.

La organizacin un sistema con fines especficos

Y por otro lado, se designa con el trmino de organizacin a aquel sistema diseado para
alcanzar satisfactoriamente determinados objetivos o metas, en tanto, estos sistemas
pueden, a su vez, estar conformados por otros subsistemas relacionados que cumplen
funciones especficas.
Es decir y en otras palabras, una organizacin ser cualquier grupo social conformado por
personas, una serie de tareas y una administracin, que interactuarn en el marco de una
estructura sistmica con la meta de cumplir con ciertos objetivos propuestos.

Caractersticas de la organizacin
El rasgo esencial de cualquier tipo de organizacin y que s o s debe observar para que
exista y luego subsista, es que las personas que la integran se comuniquen y estn de
acuerdo en actuar de forma coordinada en el logro de los objetivos propuestos que los
lleven a cumplir efectiva y satisfactoriamente con su misin.

En tanto, para ayudar a esta coordinacin y comunicacin, las organizaciones casi


siempre funcionan a travs de normas que servirn en la consecucin de propsitos.
No estar de acuerdo o no cumplir con la normativa vigente as como la accin de manera
descoordinada atentar contra la supervivencia de la organizacin.
Entre las varias caractersticas que distinguen a una organizacin se cuentan: conjunto de
personas con recursos, objetivos asignados, normas y orden jerrquico establecido,
satisfaccin de necesidades, produccin o venta de bienes o servicios, transmisin de
cultura, generacin de trabajo, creacin, conservacin y transmisin de conocimiento,
entre otras.

Clasificacin de las organizaciones


Por otra parte, las organizaciones pueden ser clasificadas de acuerdo a los siguientes
criterios: por su finalidad (con fin de lucro y sin fin de lucro), por su estructura (formales e
informales), por su tamao (pequea, mediana, grande, micro emprendimiento), por su

localizacin (multinacional, regional, nacional), por su tipo de produccin (bienes o


servicios), por el tipo de propiedad (privada, pblica o mixta), por el grado de integracin
que presenta (totalmente integrada o parcialmente integrada) y por su actitud frente a los
cambios (rgida o flexible).

Organizaciones civiles y de gobierno, las ms comunes


Los dos tipos ms comunes de organizacin que se dan en casi todas las comunidades
son las organizaciones civiles, que son aquellas agrupaciones ciudadanas creadas para
cubrir alguna necesidad social, como ser los partidos polticos, las ONGs, sindicatos,
clubes, entre otras.
Y las organizaciones gubernamentales, que son aquellas creadas por el estado para
desarrollar algn tipo de tarea social y que estn dirigidas por el gobierno en funcin y
financiadas a travs de fondos pblicos.
Todos los tipos mencionados tienen como finalidad ltima el logro del bienestar general de
los individuos y por ello es que su presencia es muy importante en la vida de las
sociedades.

Planeacin
La planeacin, dentro de una organizacin, consiste en determinar los objetivos de la
misma y elegir cursos de accin convenientes para el logro de esos objetivos.

Los objetivos son metas a cumplir por parte de la organizacin, mientras que los cursos
de accin son programas, planes, polticas, mtodos, etc.
En general, antes de emprender cualquier actividad econmica, todas las personas tienen
un objetivo y saben de antemano las acciones que intentarn realizar para lograr ese
objetivo, aunque no siempre esos objetivos y esas acciones hayan sido expresados
mediante el lenguaje.

El proceso de la planeacin se puede dividir en los siguientes pasos o etapas:


1- Determinar los objetivos de la organizacin.
2- Visualizar escenarios futuros posibles, asignando probabilidades, que pueden ser
subjetivas, a cada uno de esos escenarios.
3- Buscar cursos de accin posibles, teniendo en cuenta los escenarios futuros probables.
Elegir los cursos de accin que se consideren ms apropiados.

La planeacin tiene como resultado un plan, que es un conjunto de actividades a seguir


por la organizacin.
La planeacin aporta grandes beneficios para la organizacin, dado que permite asignar
recursos ms eficientemente, a aquellas actividades que se consideren necesarias para el
logro de los objetivos, o que aporten ms que otras para el logro de los mismos. La
planificacin permite enfocar los esfuerzos y provee un marco en el cual los integrantes
de la empresa podrn desarrollar sus actividades ms eficazmente.

La planeacin no es una etapa que, una vez realizada, no vuelve a suceder en el ciclo de
vida de la organizacin, sino que la planeacin debera realizarse continuamente o
cclicamente, debido a que:
- El entorno es cambiante: los planes debern ajustarse ante algunos cambios en el
entorno. Pueden surgir nuevas amenazas y oportunidades.
- No es posible predecir el futuro con exactitud: se verificarn las predicciones realizadas
con anterioridad y si no se ajustan a la realidad, puede ser necesario un ajuste en los
planes. Adems, los planes de corto plazo deben ser mas detallados que los de largo
plazo, por lo tanto es necesario realizar planes de corto plazo peridicamente. Predecir
significa estimar cmo ser el futuro, o estimar valores para ciertas variables en un
perodo de tiempo futuro.

El rendimiento puede ser distinto que el esperado: si no se lograron algunos objetivos o si


los resultados fueron mejores que lo esperado, puede ser necesario ajustar los planes.

Un plan debe ser realista y no fijar metas casi imposibles de alcanzar, porque tendr un
efecto contraproducente llevando a una asignacin ineficiente de recursos, puede poner
en peligro el equilibrio financiero de la empresa y tambin puede afectar negativamente a
la motivacin de los miembros de la organizacin.

Un plan no debe ser un documento excesivamente detallado con todas las actividades a
realizar, debido a que disminuir la capacidad de la organizacin de adaptarse a cambios,
adems, no es posible predecir el futuro con exactitud.

La planificacin provee una forma de medir el desempeo de la organizacin. Mediante el


control, se comparan los objetivos fijados en la planificacin con los resultados
observados.
Teniendo en cuenta el nuevo paradigma de las Tecnologas de la Informacin y
Comunicacin en el que se desenvuelven muchas organizaciones actualmente, ciertas
organizaciones que trabajan con relativamente mucho capital humano, tecnologa,
informacin y activos intangibles, se han adaptado organizndose de una forma menos
jerrquica y mas orgnica. En estas organizaciones, la estimaciones del futuro no buscan
acertar fehacientemente y prefieren estar listas para adaptarse mas rpidamente al
cambio en lugar de buscar cursos de accin estrictos. La bsqueda de objetivos y las
formas de aprovechar las oportunidades puede surgir de cualquier rea de la
organizacin, no solo de la gerencia. La clave no es fijar objetivos y rumbos exactos, sino
permitir un flujo de informacin fluido entre todas las reas. De este modo, todos los
integrantes sern capaces de encontrar nuevas oportunidades y todas las reas
participarn en la elaboracin de planes

Direccin
Direccin es la accin y efecto de dirigir (llevar algo hacia un trmino o lugar, guiar,
encaminar las operaciones a un fin, regir, dar reglas, aconsejar u orientar). El concepto
tiene su origen en el vocablo latino direccin.
El camino o el rumbo que sigue un cuerpo en su movimiento y la lnea sobre la que se
mueve un punto se conocen como direccin. Por ejemplo: El individuo sali de la casa y
camin en esa direccin antes de perderse entre los peatones, Si quieres llegar a la
playa, tendrs que caminar en la direccin contraria, Si hubiera seguido en esa
direccin, me habra precipitado al vaco.
Otro uso de la nocin de direccin hace referencia a la enseanza y el consejo con que se
encamina a una persona: Tiene un gran talento natural, pero necesita la direccin de un
hombre experimentado, No tengas dudas: con mi direccin, tu presentacin ser un
xito.
La direccin tambin es la actividad que consiste en orientar las acciones de una
empresa, una organizacin o una persona hacia un determinado fin. El director debe fijar
metas, tomar decisiones y guiar a sus subordinados: La empresa ofrece productos de
gran calidad, pero evidencia importantes fallas en su direccin, La direccin de la
compaa qued en manos del Dr. Ramn Filkenstein, Desde que el portugus se hizo
cargo de la direccin tcnica del equipo, las victorias son mucho ms frecuentes.
El domicilio de una persona, la ubicacin de un edificio y el emplazamiento de un sitio en
Internet son otros significados de direccin: Me gustara pasar a saludar a tu hermano,
cul es su direccin?, No tengo la direccin de la oficina, La direccin del sitio de la
NBA es www.nba.com.

Dirigir implica mandar, influir y motivar a los empleados para que realicen tareas
esenciales. La relacin y el tiempo son fundamentales para las actividades de la direccin.
De hecho, la direccin llega al fondo de las relaciones de los gerentes con cada una de
las personas que trabajan con ellos. Los gerentes dirigen tratando de convencer a los
dems de que se les unan para lograr el futuro surge de los pasos de la planificacin y la

organizacin. Los gerentes al establecer el ambiente adecuado ayudan a sus empleados


a hacer sus mejores esfuerzos.
Es el planteamiento, organizacin, direccin y control de las operaciones de la empresa, a
fin de lograr los objetivos que esta persigue y as mismo, los pueda alcanzar.
Es la aplicacin de los conocimientos en la toma de decisiones, incluye la tarea de fincar
los objetivos, alcanzarlos, determinacin de la mejor manera de llevar a cabo el liderazgo
y ocuparse de la manera de planeamiento e integracin de todos los sistemas, en un todo
unificado.
La direccin debe de saber cmo es el comportamiento de la gente como individuos y
cuando estn en grupos y entender la forma en cmo operan los diferentes tipos de
estructura.
Es una fuerza que mediante la toma de decisiones basada en los conocimientos y
entendimientos, relaciona entre s, e integra a travs de los procesos de unin apropiados
a todos los elementos del sistema organizado de una forma calculada para alcanzar los
objetivos de una organizacin.
La direccin es aquel elemento de la administracin en el que se lograr la realizacin
efectiva de todo lo planeado por medio de la autoridad del administrador, ejercida a base
de decisiones, ya sea tomadas directamente o delegando dicha autoridad, y se vigila de
manera simultnea que se cumplan en la forma adecuada todas las rdenes emitidas.
Este es el punto central y ms importante de la administracin, pero quiz en el que existe
mayor nmero de discrepancias, aunque stas sean accidentales. As, por ejemplo, unos
llaman a este elemento actuacin, otra ejecucin. Terry define la actuacin como "hacer
que todos los miembros del grupo se propongan lograr el objetivo, de acuerdo con los
planes y la organizacin, hechos por el jefe administrativo"
Por su parte, Koontz y ODonnell adoptan el trmino direccin, definiendo sta como "la
funcin ejecutiva de guiar y vigilar a los subordinados"
Fayol define la direccin indirectamente al sealar: "Una vez constituido el grupo social,
se trata de hacerlo funcionar: tal es la misin de la direccin, la que consiste para cada
jefe en obtener los mximos resultados posibles de los elementos que componen su
unidad, en inters de la empresa".

IMPORTANCIA.
La direccin es la parte esencial y central de la administracin, a la cual se deben
subordinar y ordenar todos los dems elementos.
En efecto, si se prev, planea, organiza, integra y controla, es slo para bien realizar. De
nada sirven tcnica complicadas en cualquiera de los otros cinco elementos si no se logra
una buena ejecucin, la cual depende de manera inmediata, y coincide temporalmente,
con una buena direccin, en tanto sern todas las dems tcnicas tiles e interesantes en
cuanto permitan dirigir y realizar mejor.
Y es que todas las etapas de la mecnica administrativa se ordenan a preparar las de las
dinmicas, y de stas la central es la direccin; por ello puede afirmarse que es la esencia
y el corazn de lo administrativo.

ELEMENTOS.
El Jefe: Es aquel que tiene la funcin de dirigir.
Los Dirigidos: Son a los que dirige el jefe.
La Situacin: Es el momento donde se lleva a cabo la direccin.
Importancia: Estimula y dirige a las personas al logro de los objetivos, propuestas o
trabajos.

Control
La palabra administracin viene del latn "ad" y significa cumplimiento de una funcin bajo
el mando de otra persona, es decir, prestacin de un servicio a otro. Sin embargo el
significado de esta palabra sufri una radical transformacin.
La tarea actual de la administracin es interpretar los objetivos propuestos por la
organizacin y transformarlo en accin organizacional a travs de la planeacin, la
organizacin, la direccin y el control de todas las actividades realizadas en las reas y
niveles de la empresa con el fin de alcanzar tales objetivos de la manera ms adecuada a
la situacin.

El control es un elemento del proceso administrativo que incluye todas las actividades que
se emprenden para garantizar que las operaciones reales coincidan con las operaciones
planificadas. Todos los gerentes de una organizacin tienen la obligacin de controlar; Por
ejemplo, tienen que realizar evaluaciones de los resultados y tomar las medidas
necesarias para minimizar las ineficiencias. De tal manera, el control es un elemento clave
en la administracin.
En el presente informe se desarrollar el control como una fase del proceso
administrativo, analizando las diferentes definiciones empleadas por administradores
como Stoner, Fayol, Robbins, entre otros; estudiando su importancia, su clasificacin y las
reas de desempeo. Adems incluiremos el estudio de 5 casos prctico que presenta la
empresa "Bikesports C.A." en sus departamentos de administracin, diseo, produccin,
finanzas y mercadeo.
El objetivo principal de este trabajo es estudiar el control como elemento clave de la
administracin, que permite detectar errores a tiempo y corregir fallas en su debido
momento, aplicando as los mecanismos de control adecuado para cada caso.

El control como fase del proceso administrativo


A lo largo de nuestras vidas nos vemos envueltos en una serie de organizaciones, ya
sean formales o informales, que tienen como propsito alcanzar una meta en comn, a
travs de diversos planes establecidos y a travs de los recursos que se posean. Es en
ese momento cuando nace el sentido de la administracin, es decir, aquel proceso que
llevan a cabo los miembros de una organizacin para lograr captar sus objetivos.
La administracin en sentido formal, es aquella que se realiza en una empresa. Posee
cuatros funciones especficas que son: la planificacin, la organizacin, la direccin y el
control; estas en conjuntos se conocen como proceso administrativo y se puede definir
como las diversas funciones que se deben realizar para que se logren los objetivos con la
ptima utilizacin de los recursos.
Este proceso se lleva a cabo de la siguiente manera:
Como se puede observar estas cuatros funciones no son independientes una de la otra
sino que interactan en conjunto para lograr que las organizaciones logren sus metas.

Definicin De Control
El control es la funcin administrativa por medio de la cual se evala el rendimiento.

Para Robbins (1996) el control puede definirse como "el proceso de regular actividades
que aseguren que se estn cumpliendo como fueron planificadas y corrigiendo cualquier
desviacin significativa" (p.654).
Sin embargo Stoner (1996) lo define de la siguiente manera: "El control administrativo es
el proceso que permite garantizar que las actividades reales se ajusten a las actividades
proyectadas" (p.610)
Mientras que para Fayol, citado por Melinkoff (1990), el control "Consiste en verificar si
todo se realiza conforme al programa adoptado, a las ordenes impartidas y a los principios
administrativosTiene la finalidad de sealar las faltas y los errores a fin de que se pueda
repararlos y evitar su repeticin". (p.62).
Analizando todas las definiciones citadas notamos que el control posee ciertos elementos
que son bsicos o esenciales:
En primer lugar, se debe llevar a cabo un proceso de supervisin de las actividades
realizadas.
En segundo lugar, deben existir estndares o patrones establecidos para determinar
posibles desviaciones de los resultados.
En un tercer lugar, el control permite la correccin de errores, de posibles desviaciones en
los resultados o en las actividades realizadas.
Y en ltimo lugar, a travs del proceso de control se debe planificar las actividades y
objetivos a realizar, despus de haber hecho las correcciones necesarias.
En conclusin podemos definir el control como la funcin que permite la supervisin y
comparacin de los resultados obtenidos contra los resultados esperados originalmente,
asegurando adems que la accin dirigida se est llevando a cabo de acuerdo con los
planes de la organizacin y dentro de los lmites de la estructura organizacional.
Importancia Del Control Dentro Del Proceso Administrativo
El control se enfoca en evaluar y corregir el desempeo de las actividades de los
subordinados para asegurar que los objetivos y planes de la organizacin se estn
llevando a cabo.

De aqu puede deducirse la gran importancia que tiene el control, pues es solo a travs de
esta funcin que lograremos precisar si lo realizado se ajusta a lo planeado y en caso de
existir desviaciones, identificar los responsables y corregir dichos errores.
Sin embargo es conveniente recordar que no debe existir solo el control a posteriori, sino
que, al igual que el planteamiento, debe ser, por lo menos en parte, una labor de
previsin. En este caso se puede estudiar el pasado para determinar lo que ha ocurrido y
porque los estndares no han sido alcanzados; de esta manera se puede adoptar las
medidas necesarias para que en el futuro no se cometan los errores del pasado.
Adems siendo el control la ltima de las funciones del proceso administrativo, esta cierra
el ciclo del sistema al proveer retroalimentacin respecto a desviaciones significativas
contra el desempeo planeado. La retroalimentacin de informacin pertinente a partir de
la funcin de control puede afectar el proceso de planeacin.

Tipos De Control
Terry (1999) en su libro "Principios de Administracin" expone que existen 3 tipos de
control que son: El control preliminar, el concurrente y el de retroalimentacin.
Control preliminar, este tipo de control tiene lugar antes de que principien las operaciones
e incluye la creacin de polticas, procedimientos y reglas diseadas para asegurar que
las actividades planeadas sern ejecutadas con propiedad. En vez de esperar los
resultados y compararlos con los objetivos es posible ejercer una influencia controladora
limitando las actividades por adelantado.
Son deseables debido a que permiten a la administracin evitar problemas en lugar de
tener que corregirlos despus, pero desafortunadamente este tipo de control requiere
tiempo e informacin oportuna y precisa que suele ser difcil de desarrollar.
Por ejemplo, un gerente de ventas de una determinada tienda puede tener la poltica de
que todo cambio en el precio, respecto a los precios publicados, debe ser autorizados por
escrito por el gerente, es decir, a ningn vendedor de campo se le permite que altere
algn precio. Con esto se puede observar que el gerente de ventas lleva un control en su
departamento a travs de las polticas existentes, cuyos empleados deben cumplir para
un mayor funcionamiento del mismo.
Control concurrente, este tipo de control tiene lugar durante la fase de la accin de
ejecutar los planes e incluye la direccin, vigilancia y sincronizacin de las actividades

segn ocurran, en otras palabras, pueden ayudar a garantizar que el plan ser llevado a
cabo en el tiempo especfico y bajo las condiciones requeridas.
La forma mejor conocida del control concurrente es la supervisin directa. Cuando un
administrador supervisa las acciones de un empleado de manera directa, el administrador
puede verificar de forma concurrente las actividades del empleado y corregir los
problemas que puedan presentarse.
Por ejemplo, la mayor parte de las computadoras estn programadas para ofrecer a los
operadores respuestas inmediatas si se presenta algn error. Si se introduce un comando
equivocado, los controles del programa rechazan el comando y todava as pueden
indicarle por qu es el error.
Control de retroalimentacin, este tipo de control se enfoca sobre el uso de la informacin
de los resultados anteriores para corregir posibles desviaciones futuras de estndar
aceptable.
El control de retroalimentacin implica que se han reunido algunos datos, se han
analizado y se han regresado los resultados a alguien o a algo en el proceso que se est
controlando de manera que puedan hacerse correcciones.
El principal inconveniente de este tipo de control es que en el momento en que el
administrador tiene la informacin el dao ya est hecho, es decir, se lleva a cabo
despus de la accin.
Por ejemplo, se tiene una empresa que tiene 3 sucursales distribuidas por todo el pas:
Sucursal A, Sucursal B y Sucursal C. El gerente general ha detectado que la sucursal A
tiene serios problemas financieros, mientras que sus otras dos sucursales estn
funcionando correctamente. Es aqu cuando el gerente debe decidir si esta informacin es
causa suficiente para cerrar dicha sucursal o deber cambiar las estrategias que han
venido implementando.

reas De Desempeo Del Control


El control tiene muchas reas de desempeo, todos los departamentos en los que se
divide una organizacin necesitan ser controlados, por lo tanto, las reas de desempeo
dependen de los departamentos existentes en la empresa.
Entre las reas del control dentro de una organizacin se tienen:
Dentro del rea de produccin se encuentra el control de calidad. Este consiste en la
verificacin de la calidad (peso, resistencia, consistencia, color, sabor, entre otros) para
asegurar que cumplen con algunas normas preestablecidas. Es posible que este sea
necesario en uno o varios puntos, desde el inicio, proceso y todas las etapas hasta el
producto final. La deteccin temprana de una parte o proceso defectuoso puede ahorrar el
costo de ms trabajo en el producto.
Tambin existe el control de informacin. Para contribuir a la buena toma de decisiones
del administrador se debe tener una informacin precisa, oportuna y completa. Para
obtenerla de esta manera, la organizacin debe poseer sistemas tecnolgicamente
actualizados y eficaces ya que estos pueden contribuir a corregir un problema con mayor
prontitud.
Por lo que se puede decir que el control de informacin consiste en verificar que esta
informacin sea veraz y comprobable, que permita a los administradores ser ms
eficientes y efectivos en la toma de decisiones.
Dentro de una empresa debe existir otro tipo de control, como es el control de costo. Una
de las labores de un buen administrador est el ahorrar en costos, es decir, no acarrear
elevados gastos en la produccin. El control de costo consiste en buscar la causa por la
que se presentan desviaciones en los costos estndar por unidad. El gerente puede
hacerse diferentes preguntas: Se han incrementado los precios de los materiales?, Se
utiliza la mano de obra de manera eficiente?, Necesitan los empleados capacitacin
adicional?. La alta administracin debe identificar en qu puntos radica el control.
Adems de los controles antes mencionados, podemos hablar del control de
correspondencia. En toda empresa se redactan documentos legales que, en algunos
casos, van dirigidos a otras organizaciones nacionales e internacionales, mayormente
redactado por el staff legal de la compaa. Este tipo de control consiste en verificar

cuidadosamente estos documentos, debido a que estas declaraciones llevan consigo


mucho prestigio y autoridad de la organizacin.

REFERENCIAS
Leer ms: http://www.monografias.com/trabajos12/cofas/cofas.shtml#ixzz4Kipv4kaR
http://www.zonaeconomica.com/planeacion
http://www.zonaeconomica.com/planeacion

http://www.definicionabc.com/social/organizacion.php
http://www.zonaeconomica.com/planeacion.