Sistemas de

Información
Gerencial
Conceptos Básicos

Preparado por
Javier Arana
MBA
@xaranar

En ocasiones los términos DATOS E INFORMACION se utilizan
como sinónimos, lo cual es un error

Datos

Información

Sistemas

Los datos son símbolos que describen hechos, condiciones, valores o
situaciones. Un dato puede ser una letra, un número, un signo
ortográfico o cualquier símbolo y que representa una cantidad, una
medida, una palabra o una descripción. Los datos se caracterizan por no
contener ninguna información.

Para ser útiles, los datos deben convertirse en información y ofrecer así
un significado, conocimiento, ideas o conclusiones. Por sí mismos los
datos no tienen capacidad de comunicar un significado.

En general, la información es un conjunto organizado de datos, que
constituyen un mensaje sobre un determinado ente o fenómeno.

El sistema es el mecanismo por el cual se genera la información

Diferencia entre Datos-Información -Sistemas

Un sistema de información es un conjunto de componentes relacionados que recolectan (o
recuperan), procesan, almacenan y distribuyen información para apoyar la toma de decisiones y
el control en una organización.
Actividades de un Sistema de Información
• Entrada: captura o recolecta datos en bruto tanto del interior de la organización como de su
entorno externo.
• Procesamiento: convierte esa entrada de datos en una forma más significativa.
• Salida: transfiere la información procesada a la gente que la usará o a las actividades para las
que se utilizará.
Los sistemas de información también requieren retroalimentación, que es la salida que se
devuelve al personal adecuado de la organización para ayudarle a evaluar o corregir la etapa de
entrada.

Definición de un sistema de información

Un sistema de información realiza cuatro actividades básicas:
Entrada
Almacenamiento
Procesamiento y
Salida de la información

Hace referencia a todas aquellas
tecnologías que permiten y dan soporte
a la construcción y operación de los
sistemas de información (SI)

Los sistemas de información cumplirán tres objetivos
básicos dentro de las organizaciones
1. Automatizar los procesos operativos
2. Proporcionar la información que sirva de apoyo al
proceso de toma de decisiones
3. Lograr las ventajas competitivas a través de su
implantación

Diseño Conceptual de un Sistema de Información

Tipos de sistemas de
información

Ejemplos de sistemas transaccionales

.

Su función es lograr ventajas que los competidores no posean, tales como ventajas en
costos y servicios diferenciados con clientes y proveedores

. Los sistemas estratégicos son creadores de barreras de entrada al negocio.

Apoyan el proceso de innovación de productos y proceso dentro de la empresa debido
a que buscan ventajas respecto a los competidores y una forma de hacerlo en
innovando o creando productos y procesos.

Son Sistemas que integran múltiples funciones/procesos en las Compañías

Surgen por la necesidad de integración de procesos y como un resultado de la
maduración de la industria del software

Son altamente costosos y de gran alcance

Típicamente su forma de desarrollo es a base de su evolución dentro de la
organización. Se inicia con un proceso o función en particular y a partir de ahí se van
agregando nuevas funciones o procesos.

Funciones de los sistemas estratégicos de información

EJEMPLOS DE SISTEMAS DE INFORMACION ESTRATEGICOS
ERP (Enterprise Resource Planning)
Sistema implementado para manejar los recursos de una organización
combina funciones de varios departamentos en una sola aplicación, con
una sola base de datos para compartir información más fácilmente y
comunicarse entre ellos
Planificación de Recursos
Empresariales (ERP)

ERP
Se enfoca en mejorar el proceso de manejo de órdenes (back-office)
Cuando un representante de ventas entra una orden, encuentra toda la información
necesaria para completarla
No se encarga de procesos de venta frente al cliente
Departamentos más afectados: finanzas, operaciones (manufactura, inventario y
distribución) y recursos humanos.
La información es visible y actualizable por otros departamentos
El sistema se encarga de enrutar las tareas dentro y entre departamentos (workflow)

ERP permite ver en que estado está la orden en cada momento

OTRAS CARACTERISTICAS DE UN ERP

Integrar información financiera
Integrar información de órdenes de clientes: ventas, inventario,
producción, distribución, facturación, cartera
Estandarizar y acelerar los procesos de manufactura

Reducir inventario
Estandarizar información de recursos humanos

Mejorar la plataforma tecnológica

Beneficios de implantar un ERP

Supply Chain Management o Administración de
la Cadena de Suministros

scm

Sirve para manejar la cadena de
aprovisionamiento en una compañía,
permitiendo automatizar los diferentes pasos de
producción de esta.

Clientes y proveedores trabajando juntos para
optimizar el diseño, la planeación y la utilización
de recursos usados para entregar o crear un
producto o servicio final

CRM/SCRM

Este se utiliza para manejar las
relaciones que tiene una
organización con los clientes,
teniendo en cuenta la cultura, el
país, las tendencias, los cambios de
la tecnología o de los negocios.

Involucra la coordinación de flujos de material,
financieros y de información
Es un imperativo para hacer negocios en el
mundo moderno: no basta la eficiencia
individual

OTROS EJEMPLOS DE SISTEMAS ESTRATÉGICOS

El MRP es un sistema para planear y programar los
requerimientos de los materiales en el tiempo para las
operaciones de producción finales que aparecen en el programa
maestro de producción. También proporciona resultados, tales
como las fechas límite para los componentes, las que
posteriormente se utilizan para el control de taller. Una vez que
estos productos del MRP están disponibles, permiten calcular los
requerimientos de capacidad detallada para los centros de
trabajo en el área de producción.

MRP (Material Requirement Planning)

• Un sistema de información estratégico (SIS –

“Strategic Information System”) se puede
definir formalmente como un SI que apoya
directamente a la organización en sus
estrategias, planes y acciones para lograr
ventajas competitivas sustentables en un
mercado globalizado.

Ventajas competitivas

Una ventaja competitiva se puede definir como un
posicionamiento preferente en el mercado
que resulta de una innovación en la
organización

Le confiere la capacidad para alcanzar unos rendimientos
superiores a los de su competencia, de manera sostenible
en el tiempo

¿Que es Ventaja Competitiva?

• Ventajas de costos
• Diferenciación de servicios y productos
• Nichos de mercado
• Alianzas estratégicas
• Crecimiento significativo
• Innovación de los procesos de negocio
• Mejoramiento continuado de la calidad

Estrategias para lograr ventajas competitivas

• Creación de aplicaciones que provean ventajas
estratégicas directas: por ej., sistema de “tracking”
(monitoreo) de paquetes de (Federal Express)
• Apoyo a la reingeniería / innovación de procesos:
descentralización, reducción de tiempos de diseño de
nuevos productos, ...
• Proveer “inteligencia del negocio”:
colección y análisis de información sobre
innovaciones, cambios del mercado, competencia,
medio ambiente y procesos internos (datos ...
información ... conocimiento)

Estrategias.

• Sistemas de Código de barra, y puntos de venta
• Transferencias electrónicas de fondos (EFT)
• Sistema de intercambio electrónico de datos(EDI)
• Comercio Electrónico como estrategia de venta.

• Comunicación Electrónica con el proveedor
• Sistemas de reservación de vuelos.

Ejemplos.

De la cuenta
bancaria del
cliente a un
negocio

Fortalece las
relaciones
cliente
proveedor

 REDUCIR COSTOS
 INCREMENTAR BARRERAS DE ENTRADA AL MERCADO
 CREAR ALTOS COSTOS DE CAMBIO
 CREAR y DIFERENCIAR PRODUCTOS O SERVICIOS
 MEJORAR PRODUCTOS O SERVICIOS
 CREAR ALIANZAS
 ENGANCHAR A PROVEEDORES O COMPRADORES.

Estrategias

Una compañía puede generar una ventaja competitiva
si es capaz de vender mas unidades a menor precio,
manteniendo la calidad y logrando incrementar su
margen.

REDUCIR COSTOS

Si un mercado hay pocos competidores ,existirá mayor
facilidad de hacer negocio.
La tecnología puede ser una causa de barreras de entrada a un
mercado.
La red de cajeros automáticos que tiene el sistema bancario es
un ejemplo de barreras de entrada creadas por SI

Incrementar barreras de entrada al mercado.

Son aquellos gastos que el consumidor incurre en el momento
que trata de cambiar de proveedor de un producto o servicio.
Ejemplo: si un compañía tiene a su personal entrenado en cierto
tipo de software, tiene una ventaja en el aprendizaje

Costos de cambio

La generación de nuevos y únicos productos o servicios, sin lugar a
dudas genera una ventaja competitiva, la cual perdurará hasta el
momento en que otro competidor logre introducir al mercado un
producto similar.
Es frecuente que las compañías que venden información procuren
innovar sus servicios en forma continua, creando nuevas y diferentes
bases de datos de interés al público.
Un ejemplo es Reuters empresa mundial en la recopilación y
distribución de información en todo el mundo.

Crear nuevos productos o servicios

Otra manera de generar una ventaja competitiva es persuadiendo a los
consumidores de que los productos o servicios ofrecidos son mejores
que los que ofrece la competencia, lo cual normalmente se logra
mediante campañas publicitarias pues es necesario que el comprador
perciba que esta adquiriendo algo diferente.
Por ejemplo comprar una computadora HP con una marca genérica
aun cuando en ocasiones los componentes internos pueden ser los
mismos.

Diferenciar productos o servicios.

Si el producto es mejor, genera una ventaja competitiva.
Ejemplo Hertz ha incluido en algunos de sus modelos de
renta un copiloto computarizado que incluye tecnología
satelital y un sistema de posicionamiento geográfico (GPS).
Su slogan es: « con Hertz nunca te pierdes»
Claro ejemplo de una ventaja de tecnología de información

Mejorar productos o servicios.

Las alianzas es otra forma de crear ventajas competitivas. En
este caso vemos ejemplos en las líneas áreas con compañías
telefónicas o el sistema bancario.
Un ejemplo es el de Continental Airlines que bonifica con
puntos en su programa de viajero frecuente cuando un cliente
hace llamadas telefónicas con la tarjeta MCI-Continental

Crear alianzas

Se trata de que los proveedores o compradores queden ligados a la
compañía de tal manera que el cambio sea casi imposible de realizar.
Este es el caso de compañía que operan bajo el sistema de EDI
(Electronic Data Interchange) como son los supermercados Walmart,
donde se usa las comunicaciones electrónicas en lugar de papel para
realizar las transacciones entre negocios, lo cual abarata los costos de
operación a ambas compañías permitiendo que se puedan ofrecer
mejores precios entre proveedor-cliente y asi generar una ventaja
competitiva para el comprador.

Enganchar a proveedores o compradores.

Evolución de los Sistemas de Información
Con frecuencia se implantan en forma inicial los Sistemas
Transaccionales y, posteriormente, se introducen los Sistemas de Apoyo
a las Decisiones. Por último, se desarrollan los Sistemas Estratégicos que
dan forma a la estructura competitiva de la empresa.

En la década de los setenta, Richard Nolan, un conocido autor y profesor
de la Escuela de Negocios de Harvard, desarrolló una teoría que impactó
el proceso de planeación de los recursos y las actividades de la
informática.
Según Nolan, la función de la Informática en las organizaciones
evoluciona a través de ciertas etapas de crecimiento, las cuales se
explican a continuación:

Dependen del departamento de
CONTABILIDAD

1-Se adquiere la primera computadora que se justifica por el ahorro
de mano de obra y de papeles, se implantan Sistemas
Transaccionales como nóminas o contabilidad
2-Administración escasa, manejada por un administrador que no posee una
preparación formal en el área de computación. Solo se consta de
un operador y/o un programador bajo el régimen de honorarios, o bien,
puede recibirse el soporte de algún fabricante y compañia local.
3- Se desarrolla ciberfobia por el ahorro de mano de obra pero…
Esta etapa termina con la implantación exitosa del primer Sistema de
Información

Etapa de Inicio

Se crea un departamento
que depende de la Gerencia
Administrativa o Contraloria

1-Las aplicaciones que con frecuencia se implantan en esta etapa son el resto
de los Sistemas Transaccionales no desarrollados en la etapa de inicio, tales
como facturación, inventarios, control de pedidos de clientes y proveedores,
cheques, etc.
2-Se inicia la contratación de personal especializado y nacen puestos tales
como analista de sistemas, analista-programador, programador de sistemas,
jefe de desarrollo, jefe de soporte técnico, etc.
3-Los gastos por concepto de sistemas empiezan a crecer, este problema y el
inicio de su solución marcan el paso a la siguiente etapa.

Etapa de contagio o expansión

Departamento se ubica en
posición GERENCIAL
dependiendo de la Dirección de
Administración o Finanzas

1-Las aplicaciones están orientadas a facilitar el control de las
operaciones del negocio para hacerlas más eficaces, tales como
sistemas para control de flujo de fondos, control de órdenes de compra a
proveedores, control de inventarios, control y manejo de proyectos, etc.
2-El área de Informática se orienta al control administrativo y a la
justificación económica de las aplicaciones a desarrollar, se inician el
desarrollo y la implantación de estándares tales como: estándares de
documentación, control de proyectos, desarrollo y diseño de sistemas,
auditoría de sistemas y programación.

Etapa de control o formalización

CENTRALIZACIÓN
1-Centralización del departamento de sistemas bajo una sola estructura
administrativa.
2-Las nuevas tecnologías relacionadas con base de datos, sistemas
administradores de bases de datos y lenguajes de cuarta generación,
hicieron posible la integración.
3-El departamento de sistemas evolucionó hacia una estructura
descentralizada. Los usuarios y el departamento de sistema iniciaron el
desarrollo de nuevos sistemas, reemplazando los sistemas antiguos, en
beneficio de la organización.

Etapa de integración

LA INFORMACIÓN ES UN RECURSO
VALIOSO

1-El departamento de Sistemas de Información reconoce que la
información es un recurso muy valioso que debe estar accesible para
todos los usuarios.
2-Para poder cumplir con lo anterior resulta necesario administrar los
datos en forma apropiada, es decir, almacenarlos y mantenerlos en
forma adecuada para que los usuarios puedan utilizar y compartir este
recurso.

Etapa de administración de datos

INFORMÁTICA A NIVEL
DE DIRECCIÓN

1- La Informática dentro de la organización se encuentra definida
como una función básica y se ubica en los primeros niveles del
organigrama (dirección).
2-Los sistemas que se desarrollan son Sistemas de Manufactura
Integrados , Sistemas Expertos, Sistemas de Soporte a las Decisiones,
Sistemas Estratégicos y, en general, aplicaciones que proporcionan
información para las decisiones de alta administración y aplicaciones
de carácter estratégico.

3-Se planifica a 5 años

Etapa de madurez

La tecnología de información se usará como
parte de la estrategia corporativa. Las
empresas de
más éxito serán manejadas por personas
que sean
capaces de desarrollar aplicaciones
estratégicas de Tecnología de Información
de manera creativa.

Tendencias de los Sistemas de Información

La tecnología será parte del trabajo en
equipo de las empresas. Será utilizada para
reducir el trabajo, mejorar la calidad y dar
mejores servicios a los clientes

Tendencias de los Sistemas de Información

Se utilizará la tecnología de Internet para
crear Intranets en las corporaciones como
plataforma de divulgación de información,
facilitará la creación de oficinas virtuales para
las personas que requieren estar en diferentes
localidades, lo cual permitirá el uso del correo
electrónico, de videoconferencias y facilitará
la comunicación global

Tendencias de los Sistemas de Información

La Tecnología de la Información ayudara a la
internacionalización pues permitirá procesar datos en
cualquier lugar del mundo sin importar la plataforma que
se use para el procesamiento-

Tendencias de los Sistemas de Información

Se incrementará el uso de la tecnología multimedia
principalmente en el educación. Esta tecnología incluye
una combinación de texto, gráficas, sonidos, videos,
animaciones. La multimedia ofrece la oportunidad de un
aprendizaje interactivo capaz de compartir una gran
variedad de información.

Tendencias de los Sistemas de Información

El outsourcing se utilizará en mayor grado para apoyar estos
servicios de telecomunicaciones, redes y automatización de
oficinas.
El outsourcing se refiere a la contratación de servicios
externos de informática.

Tendencias de los Sistemas de Información

La Telemática es la consideración de
las Telecomunicaciones y la
Informática en el ámbito de la
organización.
Ha cambiado la forma de trabajar de
las organizaciones, pasando a
organizaciones más descentralizadas y
con mayor comunicación con el
exterior

Telemática

Una Red es un conjunto de equipos de
computación y/o sistemas de cómputos que
interactúan.” Las computadoras se están
conectando en Red o interconectando a través de
Internet, Intranets y otras redes de
telecomunicaciones.
Eso permite compartir tanto información como
equipamiento, permitiendo la actualización y
consulta simultánea por diferentes usuarios

Las Redes

La familia de protocolos de Internet es un conjunto de protocolos de
red en los que se basa Internet y que permiten la transmisión de
datos entre computadoras. En ocasiones se le denomina conjunto
de protocolos TCP/IP, en referencia a los dos protocolos más
importantes que la componen: Protocolo de Control de Transmisión
(TCP) y Protocolo de Internet (IP).
Otros son:
• HTTP (HyperText Transfer Protocol), que es el que se utiliza para
acceder a las páginas web.
• ARP (Address Resolution Protocol) para la resolución de
direcciones
• FTP (File Transfer Protocol), etc.

TCP/IP

Red privada entre computadoras montada para el uso exclusivo
dentro de una empresa u hogar.
Utiliza los recursos desarrollados para Internet para distribuir
información y aplicaciones a las que sólo puede obtener acceso un
grupo controlado de usuarios
Es un sitio web que resulta accesible solamente para los miembros
de la organización, empleados u otras personas con autorización.
El Firewall (Cortafuegos) la protege contra usuarios/redes no
autorizados, mediante bloqueo, tráficos, intermediación,
monitoreo y seguimiento, entre otras funciones

Intranet

Un cortafuegos (firewall en inglés) es
una parte de un sistema o una red
diseñada para bloquear el acceso no
autorizado, permitiendo al mismo
tiempo comunicaciones autorizadas.
Se trata de un dispositivo o conjunto de
dispositivos configurados para permitir,
limitar, cifrar, descifrar, el tráfico entre
los diferentes ámbitos sobre la base de
un conjunto de normas y otros criterios.
Los cortafuegos pueden ser
implementados en hardware o
software, o una combinación de ambos.

Firewall

Generalmente se refiere al Web Site de la
organización.
La organización utiliza un gateway o dispositivo de
entrada y salida a la internet, y un Firewall, o
dispositivo de filtro que impide el acceso a usuarios
no reconocidos o la entrada de programas nocivos
al sistema.

Intranet es entonces

"Una extranet es una red privada que utiliza el protocolo
de Internet y el sistema de comunicaciones público para
compartir en forma segura información de negocios u
operaciones con proveedores, vendedores, clientes u otros
negocios.

Una extranet puede ser vista como parte de la intranet de
una compañía que se extiende a usuarios de fuera de la
compañía.

Extranet

 Permite hacer transacciones seguras entre los
sistemas internos de la empresa.
 Mediante aplicaciones de la extranet los
trabajadores de la empresa pueden obtener fácil y
rápidamente la información sobre los clientes,
proveedores y socios.
 Reducción de costes y ahorro temporal como
económico para la empresa.

Beneficios empresariales del extranet

• Aspecto en común: utilizan la misma tecnología. Pero..
• La extranet se dirige a usuarios tanto de la empresa como
externos; la información que se encuentra en la extranet es
restringida, solo tienen acceso a esta red aquellos que tengan
permiso.
• En la intranet solo acceden los empleados y las áreas internas
de la empresa y permite el intercambio de información entre
los trabajadores.
• En internet puede dirigirse cualquier usuario y tiene distintos
usos, como recabar información de los productos, contactar
con cualquier persona de la empresa, etc.:
Resumen

Outsourcing es el proceso en el cual una firma
identifica que una porción de
su proceso de negocio podría ser desempeñada más
eficientemente y/o más efectivamente por otra
corporación, la cual es contratada
para desarrollar esa porción de negocio.

Outsourcing

El Leasing es básicamente un contrato de alquiler con opción de
compra, permite a las empresas financiar sus activos físicos
mediante cuotas o cánones mensuales de arrendamiento.

Dichas cuotas amortizan una parte, o todo, el costo del bien. Pero
además, el leasing prevé la alternativa de adquirir definitivamente el
bien cuando finaliza el contrato, haciendo uso de una opción de
compra y a cambio de un "valor residual".

Leasing

Es la unidad más operativa dentro de un proceso de
planificación y constituye el eslabón final de dicho
proceso.
Es un conjunto de antecedentes que permite estimar las
ventajas y desventajas de asignar recursos escasos de
una comunidad.
Está orientado a la producción de determinados bienes
y/o servicios.

Proyecto

FORMULACIÓN DE PROYECTOS

¿Somos un equipo, en qué fase estamos?
En 1965 el psicólogo norte americano Bruce Tuckman formuló una
teoría sobre la generación y evolución de los equipos de trabajo y los
dividía en cuatro fases no lineales:

Formación: Cuando todo empieza, los miembros del equipo
se esfuerzan y dan lo mejor de si mismos para conseguir los objetivos
personales planteados. Es una fase de energía desbocada.
Agitación: Esta fase aparece cuando empiezan las discrepancias entorno a
las ideas, funciones y responsabilidades, se conforman lo roles de cada
miembro del grupo. Es una etapa muy crítica y hay equipos que no la superan.
Normalización: Después de la tempestad llega la calma, los miembros del
grupo asumen su rol y se sienten confortables. En este momento los equipos
suelen dedicarse a la eficacia en la gestión.
Rendimiento: Algunos equipos consiguen llegar a esta etapa, es la que se
percibe como el equipo actúa como uno solo, se sienten alineados con la
estrategia y la ejecución.

Efectividad de los equipos en proyectos tecnológicos

CONCLUSIONES
El mayor de los activos de una compañía hoy
en día es su información, representada en su
personal, experiencia, conocimiento, innovaciones
(patentes, derechos de autor, secreto comercial).

Para poder competir, las organizaciones deben
poseer una fuerte infraestructura de información,
en cuyo corazón se sitúa la infraestructura de la
tecnología de información

CONCLUSIONES

Las tecnologías de la información, las
comunicaciones y los sistemas de información son
herramientas muy poderosas que pueden ser
utilizadas por las empresas para competir de mejor
manera en el entorno tan turbulento en el que se
desenvuelven las organizaciones hoy en dia.

WEBgrafía Consultada
• http://www.alegsa.com.ar/Diccionario/C/1188.php
• http://marcelahernandez1981.blogspot.com/2009/06/sistemas
-de-informacion-estrategicos.html
• http://www.monografias.com/trabajos7/sisinf/sisinf.shtml#esi
• http://hpmslab.ing.puc.cl/LinkClick.aspx?fileticket=FyyKFUkxv
-Q%3D&tabid=102&mid=495

• http://www.elergonomista.com/3ab12.html
• http://www.monografias.com/trabajos89/sistemainformacion-gerencial-y-estrategico/sistema-informaciongerencial-y-estrategico.shtml
• https://sites.google.com/site/admonudec2011/ventajascompetitivas-y-los-sistemas-de-informacion
• http://albertribera.wordpress.com/2010/02/02/somos-unequipo-en-qu-fase-estamos/

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