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N.15 - 2009

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Revista Archivstica de la Asociacin de Archiveros


de Andaluca

TRIA

15

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TRIA

Revista Archivstica de la Asociacin de Archiveros de Andaluca

15
Fines de TRIA:
La revista TRIA, de periodicidad anual, trata de ser un rgano de expresin y de
formacin profesional permanente de los asociados, al servicio de todos los archiveros
y estudiosos de estos temas en general, en el mbito andaluz y espaol. Su campo
son todos los problemas tericos y prcticos que plantea la profesin, sin limitaciones
apriorsticas de ningn tipo, exceptuando el inters y la calidad de los trabajos
presentados para su publicacin. Las ideas y opiniones vertidas en los trabajos
publicados son responsabilidad de sus autores, y en ningn caso expresan el estado de
la opinin de la revista o de la Asociacin como tal.
Edita:
Asociacin de Archiveros de Andaluca
Apdo. 315
Sevilla 41080
Tel. 639 244 456
www.archiverosdeandalucia.org
aaa@archiverosdeandalucia.org
Diseo de la cubierta:
Iris Grficos Servicio Editorial, S.L.
Maquetacin e Impresin:
Pinelo Talleres Grficos, S.L. - 41900 CAMAS - SEVILLA
Colaboraciones
Quienes deseen publicar sus artculos en el prximo nmero deben remitir los
originales antes del 15 de septiembre de 2010.
Los autores se atendrn a las normas de presentacin de artculos recogidas en la
seccin PUBLICACIONES de www.archiverosdeandalucia.org
ISSN: 1134-1602
Dep. Legal: SE-4.480-2004
De los textos publicados los autores
De la edicin la Asociacin de Archiveros de Andaluca

No est permitida la reproduccin total o parcial de esta obra, ni su tratamiento


informtico, ni su transmisin por cualquier medio ya sea electrnico, mecnico,
fotocopia u otros medios sin el permiso previo y por escrito de la Asociacin de
Archiveros de Andaluca.

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1

Presentacin......................................................................................................

iv JORNADAS TCNICAS DE ARCHIVOS EN LA


ADMINISTRACIN LOCAL.................................................................................. 13
SISTEMA DE INFORMACIN @RCHIVA
Mara Isabel Valiente Fabero..............................................................................  15
LA IMPLANTACIN DE @RCHIVA EN LA FISCALA GENERAL DEL
ESTADO, PARA LAGESTIN COORDINADA DE LOS ARCHIVOS
DEL MINISTERIO FISCAL
Mara Luisa Conde Villaverde............................................................................  59
El tratamiento electrnico de los documentos. El
archivo electrnico y el rediseo de procedimientos
para la implantacin de la e-Administracin en la
Comunidad de Madrid: actuacionesy resultados
de la Subdireccin General de Archivos
Ana Dupl del Moral..........................................................................................  77
LA Ley 11/2007 de Acceso Electrnico de los Ciudadanos
a los Servicios Pblicos y su Significativa Proyeccin
sobre elSistema de Archivo
ngel Snchez Blanco.........................................................................................  137
La Gua del Documento, expedientes y
Archivos electrnicos
Montaa Merchn Arribas.................................................................................  161
Sistemas de Evaluacin y Herramientas de
Mejora en la Gestin de Archivos
Eva Merino Flecha...............................................................................................  185
Una Visin sobre la Normativa en Materia de Gestin
de Documentos Aplicable a la E-Adminstracin
Lluis Cermeno Martorell...................................................................................  207

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Educar en Calidad, Gestionar la Calidad:


de la Universidad al Archivo
Vernica Mateo Ripoll........................................................................................  213
miscelnea........................................................................................................... 237
DIGITALIZACIN DEL PATRIMONIO DOCUMENTAL
Luis Torres Freixenet...........................................................................................  239
Archivo y Gestin de Imgenes Digitales
Javier Trujillo Gimnez.......................................................................................  299
LA EFICACIA DE LAS NUEVAS exposiciones en ARCHIVOS
Jos Antonio Sainz Varela...................................................................................  335
Los Archivos como recurso educativo en la
educacin secundaria
Alberto Moria Macas - Jorge Prez Caete..................................................  363
Fuentes documentales para la accin Espaola
en el exterior
Mara del Carmen Daz Castillo - Beln M. Rosa Jimnez............................  383
LOS EXPEDIENTES DE CAMBIO DE DENOMINACIN DEL MUNICIPIO
DURANTE EL PRIMER FRANQUISMO. APORTACIONES AL ESTUDIO
DE UNA SERIE DOCUMENTAL
Francisco Gabriel Conde Malia.........................................................................  417

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Presentacin

Presentacin de la nueva Coordinacin en


Mlaga de la Asociacin de Archiveros de
Andaluca

Mara del Mar Rodrguez Ruiz

Presidenta de la Asociacin de Archiveros de Andaluca

Mara Isabel Vila Gonzlez

Coordinadora en Mlaga de la Asociacin de Archiveros de Andaluca

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a creacin, en 1992, de la Asociacin de Archiveros de Andaluca tena como


objetivo fundamental la promocin y desarrollo de nuestra profesin y la mejora de los Archivos y sus servicios en toda Andaluca, figurando como uno de sus
fines colaborar con todo tipo de entidades involucradas en la gestin de Archivos,
incluyendo Asociaciones nacionales o internacionales afines. Con tal propsito, la
Asociacin es miembro de la Coordinadora de Asociaciones de Archiveros de Espaa y
de la seccin de Asociaciones Profesionales (SPA) del Consejo Internacional de Archivos, contando adems, con dos representantes en el Comit 50 de documentacin
de AENOR.
Aunque la sede actual de la Asociacin radica en Sevilla, se debe slo al hecho de
que, careciendo de inmuebles, nuestros estatutos contemplan que dicha sede coincida con el domicilio del presidente en ejercicio, ya que la Asociacin naci con la
voluntad de agrupar a las personas, entidades e instituciones vinculadas al ejercicio
de esta actividad profesional en toda Andaluca, y sus socios actualmente registrados
residen o ejercen su actividad profesional por todo nuestro marco geogrfico. Incluso
la Junta Directiva ha contado entre sus miembros, en diversas ocasiones, con socios
de otras provincias, como en los casos de uno de nuestros presidentes, Pilar Rubio,
Archivera de la Diputacin de Mlaga, y de Francisco Lpez, Archivero del Ayuntamiento de Marbella, que fue vocal de publicaciones.
Adems, siendo otro de los fines expresamente declarados el de fomentar las relaciones profesionales de los asociados dentro de la Comunidad Autnoma, nuestras
propuestas a la comunidad archivstica parten de comisiones de trabajo abiertas a la
participacin de nuestros socios de toda Andaluca, como en el caso de la que recientemente redact nuestras observaciones al anteproyecto de Ley de documentos, archivos
y patrimonio documental de Andaluca que han sido presentadas formalmente ante la
Consejera de Cultura, o las creadas para la propuesta de directrices sobre la masters en
Archivstica y gestin de documentos, sobre Requisitos de acceso al ejercio de la actividad
profesional y otras.
La revista TRIA, de distribucin nacional, en la que vienen colaborando profesionales de reputado prestigio en nuestro pas, est tambin abierta a la participacin
de archiveros de todo el territorio de Andaluca y disponemos de una pgina web
en Internet, en la direccin http://www.archiverosdeandalucia.org, en la que ofrecemos informacin actualizada sobre nuestras actividades y novedades de inters profesional de todo mbito geogrfico, especialmente, el andaluz. ltimamente la hemos
rediseado y ampliado, gracias a una subvencin concedida por la Consejera de Innovacin, Ciencia y Empresa, para ofrecer tambin un espacio de trabajo en red para
facilitar y potenciar las posibilidades de comunicacin y colaboracin de todos nuestros socios a lo largo de todo el territorio de Andaluca.

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En este mismo sentido, nuestros cursos de formacin organizados en colaboracin con el Instituto Andaluz de Patrimonio Histrico desplazan cada ao la sede de
uno de ellos a una de las ocho provincias andaluzas.
Pero la meta ms ambiciosa de cara a reforzar el carcter andaluz de la Asociacin
es promover la figura recogida en nuestros estatutos del coordinador provincial, elegido democrticamente en cada provincia por los asociados residentes en ella como
portavoz y enlace con la Junta Directiva, pudiendo asistir a las reuniones de sta. Este
ao, gracias al inters y colaboracin de los socios malagueos, se ha hecho realidad,
por primera vez en la historia de nuestra Asociacin, la figura del coordinador provincial en la persona de Mara Isabel Vila.
Uno de los objetivos fundamentales de estos coordinadores debe ser el de canalizar las necesidades y las expectativas de los socios y los profesionales de los archivos
en cada provincia concreta y servir de nexo directo con la Junta Directiva en Sevilla.
Debemos contribuir a dinamizar el papel de esta Asociacin en cada zona. Para ello,
los coordinadores provinciales cuentan con el mximo apoyo por parte de la Presidenta y de toda la Junta Directiva, quienes desde aqu encarecemos a todos los miembros, tanto a nivel provincial como en el de toda nuestra asociacin en general, para
que les brinden este mismo respaldo y colaboracin.
Mara del Mar Rodrguez Ruiz.
Presidenta de la Asociacin de Archiveros de Andaluca

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odos los profesionales de los archivos nos enfrentamos, en estos momentos,


a una realidad social, laboral y tecnolgica compleja y polidrica. Estamos
asistiendo, en primera fila, a un cambio radical en conceptos que hace apenas unos
aos nos parecan inamovibles. Existen muchas preguntas, muchas dudas, en torno
a nuestra profesin y an tenemos que encontrar muchas respuestas. Es fundamental que, en estos momentos de cambio sepamos posicionarnos, correctamente, en el
lugar que nos corresponde, dentro de las distintas entidades en las que trabajamos.
Slo desde este compromiso podremos llevar a buen puerto el desarrollo futuro de
nuestras funciones y competencias.
Creo que ahora ms que nunca, nuestro colectivo profesional tiene que estar
unido. Nuestra voz y nuestras demandas se escucharan ms alto si lo hacemos de
forma conjunta. La presencia de asociaciones profesionales, como la AAA, es, sin
duda, esencial para poder alcanzar buena parte de nuestros objetivos y estar preparados para el futuro.
En esta lnea, la nueva figura de los coordinadores provinciales, dentro de la Asociacin, supone un paso adelante en un claro esfuerzo de acercar esta entidad a todos
los socios. La cercana fsica de los coordinadores, en cada zona territorial concreta,
contribuir, sin duda, a favorecer una mayor implicacin de todos los asociados.
A nivel personal considero que uno de mis objetivos fundamentales ser el de
canalizar las necesidades y las expectativas de los socios y los profesionales de los
archivos en Mlaga y servir de nexo directo con Sevilla. Me gustara contribuir a dinamizar el papel de este organismo en la provincia. Para ello, estoy segura que podr
contar con el apoyo de todos los miembros, tanto de Mlaga como de la sede central en Sevilla.
Es fundamental que los coordinadores realicemos una tarea de difusin que permita concienciar, a todos los profesionales de los archivos, de la importancia de pertenecer a este tipo de organizaciones y extender as el nmero de asociados en cada
provincia.
Al asumir mi nueva responsabilidad como coordinadora provincial de la Asociacin en Mlaga quiero agradecer la confianza que se ha depositado en m y espero
estar a la altura de las circunstancias.
Para finalizar, tan slo me queda dar las gracias a la Asociacin por su colaboracin en estas Jornadas Tcnicas. Creemos que la publicacin de las Actas en la revista,
Tra va a ser una buena forma de difundir el contenido de este encuentro.
Mara Isabel Vila Gonzlez.
Coordinadora en Mlaga de la Asociacin de Archiveros de Andaluca.

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iv JORNADAS TCNICAS DE ARCHIVOS


EN LA ADMINISTRACIN LOCAL
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SISTEMA DE INFORMACIN @RCHIVA


Mara Isabel Valiente Fabero
Coordinadora del Sistema de Informacin @rchivA
Servicio de Archivos, Consejera de Cultura, Junta de Andaluca.
mariai.valiente@juntadeandalucia.es

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TRIA N 15. 2009


I.S.S.N. 1134-1602 - Pags. 17-58

SISTEMA DE INFORMACIN @RCHIVA


Mara Isabel Valiente Fabero

Coordinadora del Sistema de Informacin @rchivA

Servicio de Archivos, Consejera de Cultura, Junta de Andaluca.


mariai.valiente@juntadeandalucia.es

El Sistema de Informacin @rchivA nace a principios del ao 2005 con la intencin de configurar un sistema de informacin nico para los archivos de la Junta de
Andaluca, as como para los archivos de los rganos judiciales radicados en la Comunidad Autnoma.
Nace como parte del modelo de Administracin electrnica de la Junta de
Andaluca, vinculado al proyecto W@ndA como uno de sus elementos habilitantes. No es una herramienta archivstica exenta, sino que su configuracin y
desarrollo est determinado por en este marco conceptual, programtico, tecnolgico y de servicio. Por ello su mbito de accin es transversal a toda la Administracin andaluza, abarcando el ciclo completo de los documentos desde las
oficinas hasta el Archivo Histrico. Consideramos que este planteamiento es innovador por cuanto su mbito de aplicacin es la totalidad de la Administracin Autnoma andaluza, abarca el ciclo completo de la gestin archivstica e
incorpora a los centros de Archivos, tanto Centrales, Intermedios como Histricos, las nuevas estrategias europeas, nacionales y autonmicas de modernizacin de la Administracin Pblica bajo los parmetros de un servicio pblico
de calidad.
1. Contexto jurdico, tecnolgico y tcnico.
Cuando, cmo y porqu? Estas seran las primeras preguntas cuyas respuestas
nos ayudaran a situar el Sistema de Informacin @rchivA en su adecuado contexto
y alcance.
En primer lugar el proyecto @rchivA nace a principios del ao 2005 con la
intencin de configurar un sistema de informacin nico para los archivos de la
Junta de Andaluca, as como a los archivos de los rganos judiciales radicados en
la Comunidad. El sistema aparece lgicamente como parte del modelo de Administracin electrnica de la Junta de Andaluca integrado dentro del proyecto
W@ndA, de racionalizacin y automatizacin de procedimientos, donde el archivo

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M. Isabel Valiente Fabero

surge como la ltima fase del ciclo de vida de los expedientes, tanto fsicos como
electrnicos. Bien, pero porqu? qu ha ocurrido en estos ltimos aos para que la
Administracin andaluza se plantee este reto, tanto tcnico como econmico?. Cual
es el contexto jurdico, tecnolgico y tcnico que le da sentido?.
Analizaremos este contexto tanto a nivel europeo, nacional como autonmico.
1.1. Contexto jurdico y de acciones de gobierno europeo y nacional
Recordemos:
En 1992, el Artculo 45 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de la Ley
de Rgimen Jurdico y Procedimiento Administrativo Comn (BOE n
285, de 27/11/1992), ya prev la Incorporacin de medios tcnico a las Administraciones Pblicas 1.

Este artculo encierra la necesidad de desarrollar todo un entramado tcnico y


legal que permita a los ciudadanos y a la Administracin relacionarse entre s con
todas las garantas, pero salvando una circunstancia hasta ese momento perentoria,
esto es la presencialidad, requerida por el medio de validacin final de los documentos como es su firma.
As en los ltimos aos de los 1990 asistimos a la creacin de un marco legal que
posibilite transgredir esas circunstancias y permitan con ello desarrollar ese nuevo
modo de relacin que se materializar en documentos con nuevas caractersticas y
componentes, que lgicamente los archiveros tendrn que gestionar. Este nuevo
marco es complejo y no llegar hasta 1999:
Directiva 1999/93/CE del Parlamento Europeo y del Consejo, de 13 de
diciembre de 1999, por la que se establece un marco comunitario para la
firma electrnica. (Diario Oficial n L 013 de19/01/2000).
Real Decreto-ley 14/1999, de 17 de septiembre, sobre firma electrnica.
(BOE n 224 de 18/09/1999).
1. Determina lo siguiente:
- Impulso por parte de las Administraciones Pblicas del el empleo y aplicacin de las tcnicas y medios
electrnicos, informticos y telemticos,
- Los ciudadanos podrn relacionarse con ellas para ejercer sus derechos a travs de tcnicas y medios
electrnicos, informticos o telemticos.
- Los procedimientos que se tramiten y terminen en soporte informtico garantizarn la identificacin
y el ejercicio de la competencia por el rgano que la ejerce.
- Difusin pblica de las caractersticas de los programas y aplicaciones electrnicos, informticos y
telemticos que vayan a ser utilizados por las Administraciones Pblicas.
- Los documentos-e emitidos por las Administraciones Pblicas, o los que stas emitan como copias de
originales almacenados por estos mismos medios, gozarn de la validez y eficacia de documento original
siempre que quede garantizada su autenticidad, integridad y conservacin y, en su caso, la recepcin
por el interesado.

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Real Decreto 1290/1999, de 23 de julio, por el que se desarrolla el artculo 81 de la Ley 66/1997, de 30 de diciembre, de Medidas fiscales, administrativas y del orden social, en materia de prestacin de servicios de
seguridad, por la Fbrica Nacional de Moneda y Timbre-Real Casa de la
Moneda, en las comunicaciones a travs de tcnicas y medios electrnicos, informticos y telemticos, con las Administraciones pblicas. (BOE
n 190 de 10/08/1999)

Esos servicios a los que alude el citado RD 1290/1999, de 23 de julio, son los
que permiten:
a) Acreditar la identidad del emisor y del receptor de la comunicacin, as
como la autenticidad de su voluntad.
b) Garantizar la integridad y conservacin del contenido del documento en su
emisin y recepcin.
c) Acreditar la presentacin o, en su caso, la recepcin por el destinatario, de
notificaciones, comunicaciones o documentacin.

As a principios de 2000 culmina la idea que se haba desarrollado a final de los


1990 de que la Administracin hiciera uso tanto de la Web como de las tecnologas
asociadas a ella 2. Comienza a afianzarse el concepto de Administracin Electrnica,
que es una nueva forma de gestin pblica, basada en el uso interactivo de las TIC,
con el doble objetivo de la prestacin de mejores servicios a ciudadanos y empresas,
as como la mejora de los procesos internos de las administraciones pblicas. De esta
manera el Siglo XXI comienza con un impulso decidido de los poderes pblicos por
llevar las nuevas tecnologas a la Administracin para alcanzar los objetivos de eficacia y eficiencia de los servicios pblicos. A partir del 2000 asistiremos a la publicacin de todo un cuerpo normativo y acciones de gobierno a nivel europeo, estatal y
autonmico que reglar los medios para conseguir este objetivo.
Ao 2000:
Estrategia de Lisboa (Consejo Europeo 23-24 de marzo de 2000): Hacia
la Europa de la innovacin y el conocimiento. A destacar: en el tema a debate I. EMPLEO, REFORMA ECONMICA Y COHESIN SOCIAL,
en el su apartado PREPARACIN DEL PASO A UNA ECONOMA
COMPETITIVA, DINMICA Y BASADA EN EL CONOCIMIENTO
Una sociedad de la informacin para todos, El Consejo Europeo pide especialmente a los Estados miembros que garanticen el acceso electrnico generalizado a los principales servicios pblicos bsicos para el 2003.

2. Mejora del acceso a la Administracin mediante un mejor uso de la Web Nota de Grupo de Inters
del W3C del 12 de mayo de 2009. http://www.w3c.es/Traducciones/es/TR/2009/egov-improving/

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2001
Ley 24/2001, de 27 de diciembre, de Medidas Fiscales, Administrativas y del
Orden Social. (BOE n 313 de 31/12/2001). Artculo 68 se procede a la
Modificacin de la Ley 30/1992 para impulsar la administracin-e.
Plan eEurope 2002. Comunicacin de la Comisin, de 13 de marzo de
2001: eEurope 2002 - Impacto y prioridades. Comunicacin preparada para el Consejo Europeo de Estocolmo el 23 y 24 de marzo de 2001
[COM (2001) 140 final - sin publicar en el Diario Oficial]. Se enmarca en
la Estrategia de Lisboa y tiene por objetivo Aumentar el nmero de conexiones a Internet en Europa, abrir el conjunto de las redes de comunicacin a
la competencia y estimular el uso de Internet haciendo hincapi en la formacin y la proteccin de los consumidores. En concreto a lo que los Servicios Pblicos se refiere el este plan de accin propone distintas medidas
encaminadas al respecto y, en particular, la definicin de un enfoque coordinado sobre la informacin del sector pblico, la promocin de la utilizacin
de programas informticos abiertos en el sector pblico y la simplificacin
de los procedimientos administrativos en lnea para las empresas. Este Plan
da lugar a toda una serie de actos posteriores que se plasman en distintas Directivas y Reglamentos encaminadas a regular distintos de los aspectos relacionados con las redes y las comunicaciones electrnicas encaminados a la
consecucin de los objetivos de este Plan.

2002
eEurope 2005. Comunicacin de la Comisin, de 28 mayo 2002, al
Consejo, al Parlamento Europeo, al Comit Econmico y Social Europeo
y al Comit de las Regiones - Plan de accin eEurope 2005: una sociedad
de la informacin para todos. [Comunicacin COM (2002) 263 final - no
publicada en el Diario Oficial]. Adoptada en la Cumbre de la Unin Europea en Sevilla, celebrada en el mes de junio de 2002.

Tal como se enuncia en el portal de legislacin de la Unin Europea3: El plan de


accin eEurope 2005 sucede al plan de accin 2002, orientado sobre todo hacia la extensin de la conectividad a Internet en Europa. El nuevo plan de accin, aprobado
por el Consejo Europeo de Sevilla en junio de 2002, pretende traducir esta conectividad en un aumento de la productividad econmica y una mejora de la calidad y la
accesibilidad de los servicios en favor del conjunto de los ciudadanos europeos, basndose en una infraestructura de banda ancha segura y disponible para la mayora.
Entre sus objetivos se enuncia en primer lugar el siguiente: UNOS SERVICIOS
PBLICOS EN LNEA MODERNOS. Administracin en lnea (e-government).

3. http://europa.eu/legislation summaries.

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Para la implantacin de unos servicios pblicos en lnea modernos, las acciones propuestas por eEurope 2005 son las siguientes:
yy
equipar todas las administraciones pblicas con conexiones de banda ancha
para 2005;
yy
la adopcin por la Comisin, para fines de 2003, de un marco de interoperabilidad
para facilitar la prestacin de servicios paneuropeos de administracin electrnica
a ciudadanos y empresas; por interoperabilidad se entiende la capacidad que tienen dos programas (un cliente y un servidor, por ejemplo) de intercambiar e interpretar sus datos correctamente;
yy
para fines de 2004, servicios pblicos interactivos y accesibles a todos mediante
redes de banda ancha y accesos multiplataforma (telfono, televisor, ordenador, etc.);
yy
para fines de 2005, el otorgamiento por va electrnica de la mayora de los contratos pblicos;
yy
Acceso fcil de todos los ciudadanos a los Puntos de acceso pblico a Internet
(PAPI).

El informe con los resultados de la evaluacin de este Plan en 2004 se recogern


en la Comunicacin de la Comisin, de 18 de febrero de 2004, sobre la Revisin
intermedia del Plan de accin eEurope 2005 [COM (2004) 108 final - no publicada en el Diario Oficial]. En relacin a este objetivo Administracin en lnea
(e-government) el informe concluye que Aunque se hayan conseguido enormes
progresos en este mbito, subsisten las importantes discrepancias entre los Estados miembros en lo que se refiere a la gama de servicios propuesta. Se impone asimismo una mayor
cooperacin de la UE sobre la orientacin de las polticas y el apoyo financiero.
2003
Administracin.es: Plan de choque para el impulso de la administracin
pblica en Espaa. Con este Plan el Gobierno espaol pretende la aplicacin de las directrices de Europe 2005, para ello el Plan establece todo un
catlogo de objetivos y medidas para:
yy
Facilitar el acceso pblico a los usuarios: DNI-e, puntos de acceso gratuitos.
yy
Impulsar el desarrollo de servicios a los usuarios.
yy
Facilitar el intercambio de informacin entre los ciudadanos.
yy
Apoyar la reorganizacin interna de las administraciones.

As mismo determina en su punto 4 la necesidad de REVISIN DEL MARCO


NORMATIVO DE LA ADMINISTRACIN ELECTRNICA, en l se detalla lo
siguiente:
Se hace necesario efectuar una revisin detallada y profunda del marco normativo en el que se desenvuelve la actividad de la AGE. El objetivo fundamental es detectar las insuficiencias o lagunas as como las barreras existentes

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M. Isabel Valiente Fabero

en un ordenamiento jurdico elaborado sin tener en cuenta las posibilidades


tecnolgicas que hoy en da estn a nuestro alcance.
Dicho anlisis permitir eliminar aquellas barreras que, derivadas de los distintos procedimientos, subsistan en la normativa de carcter general (LORTAD,
LRJPAC, Ley de Firma Electrnica, LSSI y CE...) as como los reglamentos especficos que regulan ms concretamente cada procedimiento y servicio.
De esta forma se obtendrn unos procedimientos actualizados que permitirn
poner a disposicin de ciudadanos y empresas servicios electrnicos ms giles
y sencillos que los actuales, ya sean electrnicos o prestados por medios convencionales.

La revisin del marco normativo no se hace esperar:


Real Decreto 209/2003, de 21 de Febrero, por el que se regulan los registros y las notificaciones telemticas, as como la utilizacin de medios
telemticos para la sustitucin de la aportacin de certificados por los
ciudadanos. (BOE n 51 de 28/02/2003). A destacar:
yy
Regulacin de las notificaciones telemticas. Manifestacin expresa (Art.12).
yy
Sustitucin de certificados en soporte papel (Art.13).
yy
Se deroga el Real Decreto-ley 14/1999, de 17 de septiembre, sobre firma electrnica, y se publica, en lnea con lo que se est produciendo en Europa, la
Ley 59/2003, de 19 de diciembre, sobre Firma Electrnica. (BOE n 304 de
20/12/2003) actualmente vigente. Esta LEY regula el uso de la firma electrnica, el reconocimiento de su eficacia jurdica y la prestacin al pblico de servicios de certificacin. Las normas sobre esta actividad son de aplicacin a los
prestadores de servicios establecidos en Espaa. No es una ley exclusiva del sector pblico, sino de todo en general.

En ella se establecer:
yy
El concepto de Firma electrnica; los tipos de firmas-e: Bsica, Avanzada y Reconocida; el concepto de documentos firmados electrnicamente, as como el
de documento electrnico (Art. 3).
yy
Validez legal de la firma-e Reconocida (Art. 3.4).
yy
El empleo de la firma-e en el mbito de las Administraciones Pblicas (Art. 4).
yy
Los cerificados electrnicos (Ttulo II).
yy
El rgimen de la prestacin de Servicios de Certificacin (Ttulo III).
yy
El rgimen de los prestadores de Servicios de Certificacin (Ttulo IV).

Ahora con este marco legal se puede afrontar el desarrollo de una Administracin electrnica.

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2004
Plan de Modernizacin Tecnolgica de la Administracin Pblica 20042007: Plan Conecta 4. El Plan lanzado por el Gobierno de Espaa a travs
del Ministerio de Administraciones Pblicas (MAP), y presentado en TECNIMAP 2004, se estructuraba en cinco metaproyectos, tiene como mbito
de actuacin la Administracin General del Estado, otros organismos pblicos, Comunidades Autnomas, Entidades Locales, y empresas en sus relaciones con la Administracin, y tiene como misin la modernizacin de la
Administracin del Estado a partir de:
yy
El impulso de la Administracin Electrnica.
yy
Rediseo de los procesos.
yy
Coordinacin interadministrativa-cooperacin.
yy
Atencin multicanal a los ciudadanos.
yy
Formacin de los empleados pblicos

Estos megaproyectos, que se dividan a su vez en cuarenta y tres proyectos,


se concretan en:
yy
Certifica: Desarrollo de un sistema de intercambio electrnico de datos entre las
Administraciones Pblicas y con el ciudadano, para que ste no se convierta en
un portador de documentos.con un presupuesto de 3.516.000 euros
yy
DNI: Implantacin del Documento Nacional de Identidad Electrnico.
2.577.000 euros
yy
Ciudadano.es: Acercar la Administracin al ciudadano, facilitando su interaccin con ella a la hora de ejercitar un derecho o cumplir una obligacin.
10.030.000 euros
yy
Simplifica: Configurar una gestin pblica racional y eficiente que favorezca
el pleno desarrollo personal, econmico y social del ciudadano, eliminando
barreras y cargas, y fomentando su participacin en las decisiones pblicas.
12.497.000 euros
yy
Map en Red: Actualizacin y mejora tecnolgica del Ministerio de Administraciones Pblicas, tanto en la red de comunicaciones como en sus portales de Internet y de los servicios que estas infraestructuras soporten. 55.334.782 euros.

Llegados a este punto recordemos el informe que la Comisin Europea realiz


en este ao sobre la aplicacin del Plan de accin eEurope 2005: una sociedad
de la informacin para todos, el cual pona de manifiesto las carencias y discrepancias an existentes en el objetivo Administracin en lnea ("e-governmet")
en los estados miembros.

4.Informacin acerca del Plan recuperada en http/www.astic.es/SiteCollectionDocuments/Astic/Documentos/Boletic/Boletic/2032/Plan estrategico.pdf. Visita 04/09/2009.

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2005

Ao clave. Publicacin i2010: la sociedad de la informacin y los medios de comunicacin al servicio del crecimiento y el empleo. Comunicacin de la Comisin, de 1 de junio de 2005, al Consejo, al Parlamento.
[COM(2005) final - No publicada en el Diario Oficial]. 5.
i2010 es el nuevo marco estratgico de la Comisin Europea por el que se determinan las orientaciones polticas generales de la sociedad de la informacin y los
medios de comunicacin. Esta nueva poltica integrada se propone, en particular,
fomentar el conocimiento y la innovacin al objeto de promover el crecimiento y
la creacin de empleo, tanto cualitativa como cuantitativamente. Se inscribe en el
marco de la revisin de la Estrategia de Lisboa

La Comisin propone tres objetivos prioritarios que se deben alcanzar antes de


2010 para las polticas europeas de la sociedad de la informacin y los medios de comunicacin:
yy
La consecucin de un espacio europeo nico de la informacin
yy
El impulso de la innovacin y de la inversin en el campo de la investigacin en
las tecnologas de la informacin y la comunicacin (TIC),
yy
La consecucin de una sociedad de la informacin y los medios de comunicacin basada en la inclusin.
yy
Para alcanzar el 3 de los objetivos propone varias medidas entre ellas: adoptar un plan de accin sobre administracin electrnica y orientaciones estratgicas para estimular el uso de las TIC en los servicios pblicos; pondr
en marcha proyectos de demostracin para someter a prueba, a escala operativa, soluciones tecnolgicas, jurdicas y organizativas que permitan ofrecer servicios pblicos en lnea.

El marco estratgico que establece esta Comunicacin de la Comisin Europea


es el actualmente vigente, tenindose de referencia en las polticas relacionadas con
la Sociedad de la Informacin y la Administracin electrnica tanto a nivel nacional
como autonmico.
El primer informe sobre la aplicacin de la estrategia i2010 Comunicacin de la
Comisin, de 19 de mayo de 2006, Iniciativa i2010 - Primer Informe Anual sobre
la Sociedad de la Informacin Europea [COM(2006) 215 final No publicada en
el Diario Oficial] pone de manifiesto que, con motivo de la adopcin de la estrategia,
todos los Estados miembros han situado las polticas de investigacin e innovacin en el centro de sus prioridades. Ms en particular, se ha hecho hincapi en la adopcin de medidas en
los mbitos de la administracin en lnea, la banda ancha y las competencias digitales.

5. http://europa.eu/legislation summaries/employment and social policy/job creation measures/c11328


es.htm. Visita 03/09/2009.

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As mismo el informe subraya, no obstante, que estas medidas no bastarn para


dar un impulso suficiente a las polticas de la sociedad de la informacin.
Por tanto, la Comisin hace un llamamiento a los Estados miembros para que elaboren programas de aplicacin ms ambiciosos. Deber hacerse un esfuerzo en los siguientes mbitos:
yy
acceso de banda ancha a Internet;
yy
circulacin de contenidos digitales a escala de la UE;
yy
asignacin de frecuencias radioelctricas para nuevas aplicaciones;
yy
integracin de estrategias de investigacin e innovacin;
yy
modernizacin de los servicios pblicos.

Recordamos que el Sistema de Informacin @rchivA nace en 2005.


A partir de la creacin de este marco estratgico asistimos a una intensificacin de
los esfuerzos para llevar las nuevas tecnologas a la Administracin lo cual tiene su
necesario reflejo en el marco normativo que a nivel estatal se genera ese ao:
Real Decreto 1553/2005, de 23 de diciembre, por el que se regula la expedicin del documento nacional de identidad y sus certificados de firma
electrnica. (BOE n 307 de 24/12/2005).
Plan Avanz@1 (2005-2008) Aprobado por acuerdo del C de Ministros del
4 de noviembre de 2005 6. Entre sus objetivos:
yy
Conseguir una Administracin Electrnica completamente desarrollada.
yy
Garantizar el derecho de ciudadanos y empresas a relacionarse electrnicamente
con las Administraciones Pblicas.

Plan Moderniza: Plan de Medidas 2006-2008 para la mejora de la Administracin. Aprobado por acuerdo del C de Ministros de 9 de diciembre

6. http://www.planavanza.es/InformacionGeneral/PlanAvanza1/.
Era uno de los 3 instrumentos que prevea el PROGRAMA INGENIO 2010, destinado a alcanzar los
parmetros marcados por la UE en I+D +I y en temas realcionados con la Sociedad de la Informacin
Ingenio 2010:
CNIT tiene como objetivo aumentar la cooperacin pblica y privada en I+D+i. (Investigacin Industrial y fomento de empresas tecnolgicas)
CONSOLIDER es una lnea estratgica para conseguir la excelencia investigadora aumentando la cooperacin entre investigadores y formando grandes grupos de investigacin.
AVANZ@ es el programa para alcanzar la media europea en los indicadores de la Sociedad de la Informacin. Algunos de sus objetivos son incrementar el porcentaje de empresas
que utilizan el comercio electrnico, promover el uso de la factura electrnica, extender la
Administracin electrnica poniendo en marcha el DNI y el registro electrnico, alcanzar la
tasa de un ordenador conectado a internet por cada dos alumnos en los centros de enseanza
y doblar el nmero de hogares con acceso a Internet.

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de 2005 7. Su objetivo dar un impulso a los servicios pblicos, con una organizacin ms flexible y eficaz, haciendo una apuesta decidida por la implantacin
de la Administracin Electrnica.

Entre las medidas que lo desarrollan destacamos:


Dos iniciativas legislativas:
yy
Estatuto bsico del empleado publico, desarrollada con la publicacin
7/2007, de 12 de abril.

Ley

yy
Ley de administracin electrnica, desarrollada la publicacin Ley 11/2007
, de 22 de junio , de acceso electrnico de los ciudadanos a los Servicios Pblicos.

Tres planes de accin:


yy
Plan especial de medidas para la AGE y la reforma de la Ad. perifrica
yy
Plan de modernizacin tecnolgica y simplificacin administrativa de la AGE.
yy
Plan de medidas de promocin de la transparencia y la participacin en la
AGE.

Otras medidas de relevancia:.


yy
Creacin Observatorio de la calidad de los servicios.
yy
Red de Oficinas integradas (red 060) con CCAA y Ayuntamientos con ms de
2800puntos de informacin.
yy
Unificacin de los ms de 1000 telfonos de atencin ciudadana de la AGE.
yy
Eliminacin de ms de 20 millones de documentos en papel entre 2006 y 2008.
yy
Incorporacin a Internet de ms de 800 nuevos formularios administrativos
conjuntamente con ms de 100 nuevos servicios digitales accesibles con el nuevoDNI electrnico.
yy
Rediseo y simplificacin de ms de 300 tramites ciudadanos.
yy
Creacin de foros de debate y participacin de la actividad de la AGE.

En coherencia con este impulso asistimos a la promulgacin de una Ley que ha


puesto en marcha una carrera contrarreloj tanto en la Administracin General del Estado como en las Administraciones Autnomas del pas, estbamos en
2007
Se promulga la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrnico de los
ciudadanos a los Servicios Pblicos. (BOE nmero 150 de 23/6/2007).

Esta ley marca un cambio como se expresa en su Exposicin de Motivos, con ella
se pretende dar el paso del podrn por el debern en referencia a la posibilidad de
los ciudadanos de relacionarse por medios electrnicos con la Administracin. Y dispone una fecha a partir de la cual los derechos reconocidos en el artculo 6 de la esta
7.http://www.map.es/documentacion/iniciativa/mejora de la adminstracion general del estado/moderniza/parrafo/00/document es/Plan Moderniza.pdf

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Ley podrn ser ejercidos en relacin con los procedimientos y actuaciones adaptados a lo dispuesto en la misma, segn establece su Disposicin final tercera. Adaptacin de las Administraciones Pblicas para el ejercicio de derechos, esa fecha
tanto para la Administracin General del Estado, como la Autonmica y la Local en
los procedimientos de sus respectivos mbitos competenciales es, si bien en los dos
ltimos casos el plazo est sometido a la disponibilidad presupuestaria.El 31 de diciembre de 2009, o sea a partir del da en que comienzan estas Jornadas faltan 40
das, contando Noche Buena, Navidad y Fin de Ao.
Como es sabido esta Ley es determinante ya que se ocupa de establecer no slo
los derechos de los ciudadanos en su relacin con la administracin, sino toda una
serie de aspectos que configuran la Administracin electrnica como son, el funcionamiento y concepto de sede electrnica, las formas de autenticacin e identificacin, los registros y notificaciones electrnicas, el concepto de copia electrnica, de
expediente electrnico, los principios de la gestin electrnica de procedimientos, establece la creacin del Esquema Nacional de Interoperabilidad (cuyos criterios y recomendaciones tienen que ser tenidos en cuenta por todas las Administraciones en
sus tomas de decisiones tecnolgicas con objeto de garantizar la interoperabilidad
entre ellas) y el Esquema Nacional de Seguridad, etc.
As pues, las consecuencias de esta Ley en el mbito de la gestin documental y en
los sistemas de informacin que la soportan son pues muy importantes.
Esta Ley se complementa con otras dos disposiciones publicadas el mismo ao:
LEY 56/2007, de 28 de diciembre, de Medidas, de Impulso de la Sociedad de la Informacin. (BOE n 312 de 29/12/2007), que se enmarca en
las estrategias planeadas en el Plan Avanz@1 y que modifica una serie de normas anteriores en coherencia con la citada Ley 11/2007.
Real Decreto 1494/2007, de 12 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento sobre las condiciones bsicas para el acceso de las personas con
discapacidad a las tecnologas, productos y servicios relacionados con la
sociedad de la informacin y medios de comunicacin social (BOE n 279
de 21/11/ 2007).

As llegamos a la actualidad, ao 2009, que viene definida por:


La aplicacin del Plan Avanz@ 2 (2009 2012)8.

En l y como continuacin del Plan Avanz@1 de 2005, el Gobierno del


Estado marca cinco lneas estratgicas siendo una de ellas la denominada Servicios Pblicos Digitales (lnea dotada con casi 186 millones
de euros en 2009). Con esta lnea se mejorar la calidad de los servicios
prestados por las Administraciones Pblicas en Red, con nfasis especial en el
8. http://www.planavanza.es/

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apoyo a las Entidades Locales y el desarrollo de las funcionalidades del DNI


electrnico, de cuyo desarrollo Espaa es pionera a escala internacional.
Asimismo, esta lnea apoyar la creacin de nuevas plataformas y contenidos en el mbito de la educacin y en el sanitario a partir de los logros
de Avanza, que han situado a nuestro pas en vanguardia mundial en

ambos campos.

La actualizacin de la legislacin autonmica para la incorporacin de


la Ley 11/2007, con observacin del Esquema nacional de Interoperabilidad,
Esquema nacional de Seguridad, fortalecimiento de la Red de comunicaciones y Transmisin de datos entre las Administracin de las Administraciones Pblicas.

1.2 Contexto jurdico y de acciones de gobierno en la comunidad autnoma de


Andaluca
Al hilo de las actuaciones que se han ido desarrollando en la Unin Europea y en
la Administracin General del Estado, la Comunidad Autnoma de Andaluca ha
ido adoptando todo un catlogo de acciones de gobierno y legislativas para alcanzar
en el mbito de la Comunidad Autnoma de Andaluca los objetivos que se venan
anunciando desde Europa y el Estado espaol para el impulso de la Administracin
electrnica y la Sociedad de la Informacin. Como veremos a continuacin las distintas acciones de gobierno y normas autonmicas van configurando un escenario en
el que una de sus piezas es el Sistema de Informacin @rchivA.
Ao 2002
Un mes despus de la Cumbre de la Unin Europea en Sevilla celebrada en el
mes de junio en la que se adopt la iniciativa e-Europa 2005e, el Consejo de
Gobierno de la Junta de Andaluca aprob el Plan Director de Organizacin para la calidad de los servicios (PLADOCS), dotado con un presupuesto de 61 millones de euros y un horizonte temporal 2002-2005. Con
este Plan estratgico el Gobierno andaluz pretende forjar una nueva Administracin basada en el uso intensivo de las nuevas tecnologas de la informacin y el conocimiento con un nico objetivo: facilitar la relacin
de los ciudadanos y ciudadanas con la Administracin para mejorar la
calidad de nuestros servicios pblicos.

El Plan se configura en torno a cinco estrategias de carcter preferente, cada una


de las cuales se compone de una serie de objetivos y lneas de actuacin a partir de las
cuales se definen las acciones:
Estrategia de Atencin al Ciudadano.
yy
Programa de normalizacin, racionalizacin y simplificacin de procedimientos administrativos.

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yy
Programa de atencin al ciudadano.
yy
Programa de apoyo a la ventanilla nica empresarial.
yy
Estrategia de Aplicacin de las Tecnologas de la Informacin en la Administracin General.

Programa de Infraestructura de clave pblica 9

Programa de Creacin del centro de respaldo y hospedaje

Programa de continuacin del Sistema de informacin de recursos humanos (SIRHUS)

Programa de Sistema integrado de gestin de expedientes.

Programa de Registro unificado de entrada/salida.

Programa de Proteccin de datos de carcter personal.

Programa de Web del Empleado Pblico.


yy
Estrategia de Estructuracin y Organizacin de la Administracin Pblica.

Programa de reorganizacin de la Administracin Pblica

Programa de actuacin normativa


yy
Estrategia de Revisin de la Relacin de Puestos de Trabajo (RPT) de la Administracin General

Programa de definicin y estructuracin de puestos de trabajo

Programa de valoracin de puestos de trabajo

Programa de actuacin para la implantacin de la evaluacin del rendimiento


yy
Estrategia de Plan de Calidad

Programa de creacin de estructuras para la calidad

Programa de divulgacin

Programa de formacin

Programa de creacin de los Premios de Calidad

Programa de creacin de Cartas de Servicio


9. Una infraestructura de Clave Pblica es un conjunto de protocolos, servicios y estndares que soportan aplicaciones basadas en criptografa de clave pblica.
Algunos de los servicios ofrecidos por una ICP (o PKI) son los siguientes:
Registro de claves: emisin de un nuevo certificado para una clave pblica.
Revocacin de certificados: cancelacin de un certificado previamente emitido.
Seleccin de claves: publicacin de la clave pblica de los usuarios.
Evaluacin de la confianza: determinacin sobre si un certificado es vlido y qu
operaciones estn permitidas para dicho certificado.
Recuperacin de claves: posibilitacin de recuperar las claves de un usuario.
TCPs de una infraestructura de Clave Pblica:
Autoridad de Certificacin
Autoridad de Registro
Otras Terceras Partes Confiables como por ejemplo las Autoridades de Fechado
Digital.

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Este mismo ao, el 26 de julio, se firma el Convenio de la Junta de Andaluca con la FNMT- RCM. Su objetivo es la prestacin de los servicios
tcnicos, administrativos y de seguridad necesarios para garantizar la validez y eficacia de la emisin y recepcin de comunicaciones y documentos
electrnicos en el mbito de la Junta de Andaluca.

Este convenio es peridicamente renovado.


2003
Ao en el que se adopta el Plan Administracin.es: Plan de choque para el impulso
de la administracin pblica en Espaa y se promulga de Ley 59/2003, de 19 de diciembre, sobre Firma Electrnica. En Andaluca este impulso a la creacin de una
Administracin electrnica que se est dando en el mbito de la Administracin General del Estado se traduce en la adopcin de una serie de medidas que vienen determinadas por las siguientes normas:
Orden de 7 de mayo de 2003, por la que se establecen las condiciones para
el uso del Correo Electrnico del Ciudadano en el Portal andaluciajunta.
es y se crea el correspondiente fichero automatizado de carcter personal
(BOJA n 87 de 9 de Mayo de 2003).
Decreto 72/2003, de 18 de marzo, de Medidas de Impulso de la Sociedad
del Conocimiento en Andaluca. (BOJA n 55, de 21/03/2003).
Decreto 183/2003, de 24 de junio, por el que se regula la informacin y
atencin al ciudadano y la tramitacin de procedimientos administrativos por medios electrnicos(internet). (BOJA n 134, de 15/07/2003).
Es con este Decreto 183/2003 con el que comienza realmente la historia de
la Administracin-e en Andaluca.
Sus objetivos principales eran los siguientes:
yy
Crear el marco normativo para la Administracin -e en Andaluca.
yy
Dar cobertura a la relacin Junta de Andaluca- ciudadanos a travs de Internet.
yy
Dar validez a la utilizacin de:

Certificados electrnicos

Firma digital

Sellado de tiempo.

Presentacin telemtica de documentos.

Para cumplirlos, este Decreto:


yy
Crea el Registro Telemtico.
yy
Regula la notificacin telemtica.
yy
Lanza 45 servicios a travs de Internet y 35 procedimientos administrativos.
(los procedimientos que pueden iniciarse a travs de Internet son los que la JA
vaya determinando).
yy
Regula las nuevas incorporaciones
yy
Crea el punto nico de acceso a la Junta de Andaluca: andaluciajunta.es

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Tras la publicacin de este Decreto, en septiembre de 2003 se crea el Registro telemtico nico @ries, la Plataforma @firma , el Sistema de notificaciones telemticas Notific@, y se procede a las primeras presentaciones telemticas:
El Proyecto ARIES establece un Registro de Entrada y Salida unificado para
toda la Junta de Andaluca con las siguientes caractersticas principales:
yy
Interconexin informtica entre los registro de Entrada/Salida de todos los organismos: Comunicacin entre el registro por el que entra el documento y el registro o registros del rgano resolutor.
yy
Implantacin de un sistema intercomunicado de registros entre la Administracin General del Estado, las Administraciones de las Comunidades Autnomas
y las entidades que integran la Administracin Local. (PISTA)
yy
Interconexin y transmisin de asientos registrales y, en su caso, de documentos completos entre los distintos Registros.
yy
Acceso desde cualquier punto remoto a las bases de datos pblicas y a otras informaciones de inters para los ciudadanos que proceda de cualquiera de las Administraciones Pblicas.
yy
Posibilidad de realizacin de trmites administrativos desde el hogar del ciudadano (con los mecanismos de seguridad y certificacin adecuados): VENTANILLA UNICA VIRTUAL.

@FIRMA es la plataforma corporativa de la Junta de Andaluca para autenticacin y firma electrnica. Gracias a @firma, las aplicaciones de la Junta
de Andaluca pueden incorporar procesos de autenticacin y firmado digital
mediante el uso de certificados digitales, independientemente del entorno de
desarrollo en que hayan sido programadas. Por Convenio de fecha 2 de febrero de 2006 se cedi la plataforma al Ministerio de Administraciones Pblicas con el compromiso de la evolucin conjunta de la Plataforma.
Notific@: Sistema de notificaciones telemticas. Es el prestador de servicios de noficaciones telemticas. Con ello la Junta de Andaluca comienza
a disponer de un sistema para realizar el envo y la gestin de notificaciones telemticas fehacientes, con generacin de evidencias comprobables de
la entrega por el emisor y la recepcin por el destinatario, conforme a la normativa vigente 10.

Se van as configurando los distintos elementos habilitantes de la Administracin


electrnica en la Junta de Andaluca. Pero la tarea prosigue.
2004
Este ao a nivel estatal se ha adopatado el Plan de Modernizacin Tecnolgica de
la Administracin Pblica 2004-2007: Plan Conecta. En Andaluca:

10. En la actualidad la Administracin de la Junta de Andaluca utiliza la sede electrnica http://www.


andaluciajunta.es/notificaiones para la prctica de la notificacin por medios electrnicos.

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En enero se crea el Sistema nico de registro presencial. Web del Empleado pblico.
Se crea la Direccin General de Administracin Electrnica y Calidad de
los Servicios en la Consejera de Justicia y Administracin Pblica (CJAP),
a la que est adscrito el Servicio de Coordinacin de Administracin Electrnica.
Se impulsa el proyecto de la Racionalizacin para la Tramitacin Telemtica
de Procedimientos: W@ndA: Workflow en la Administracin Andaluza.
Su objetivo: la creacin de un marco de trabajo homogneo para la tramitacin de expedientes en la Administracin Andaluza como base esencial de
la Administracin electrnica autonmica. Como elemento fundamental de
este proyecto esta la creacin de las Familias de procedimientos que responden a agrupaciones no arbitrarias de procedimientos bajo el criterio
de similitud en el esquema bsico de tramitacin, documentacin de entrada y salida e informacin, orientadas a la automatizacin de los procedimientos para la prestacin de servicios va telemtica. En la actualidad
son 24 las familias existentes (autorizaciones, subvenciones, procedimiento
sancionadores, etc.). Esta clasificacin es uno de los elementos de referencia para el Cuadro de Clasificacin Funcional de documentos de la Junta
de Andaluca.
Los componentes bsicos de la Plataforma de tramitacin W@ndA , a excepcin de @ries, @firmA y Notific@, irn entrando en funcionamiento entre
este ao y el 2007. Estos son los siguientes:
yy
Motor de Tramitacin de W@ndA: Trewa@. Wand@ permite la integracin
posterior con Trew@ como plataforma automtica de tramitacin de procedimientos.
yy
Plataforma de Notario Electrnico: Not@rio.
yy
Identificacin y Firma Electrnica: @firmA.
yy
Registro Integrado de Entrada/Salida: @ries.
yy
Notificacin telemtica: Notific@.
yy
Definicin y modelado de procedimientos: Model@ . Esta es la herramienta de
la Junta de Andaluca utilizada para la representacin grfica de procedimientos administrativos.
yy
Gestor documental: W@ndA / Alfresco.

stos junto con el resto de los elementos habilitantes de W@ndA formarn al


entramado tcnico que soporta el modelo de Administracin electrnica de la Junta
de Andaluca, los cuales igualmente irn entrando en produccin paulatinamente
hasta finales del 2007. Estos son los siguientes:
Gestin proyectos: Fraw@.
Sistema de Informacin para la gestin de documentos y archivos:
S. I. @rchivA.
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Copias autenticadas digitalmente: Compuls@.


Herramienta para la firma electrnica reconocida: Port@firmas.
Generacin y presentacin telemtica de formularios: Solicit@.
Trayectoria Digital de la Ciudadana Andaluza. Plataforma de relacin con
la ciudadana: Clara.
Pago Telemtico: Plataforma corporativa de pago y presentacin de tributos.
Herramienta de trabajo en grupo: Colabor@.
Verificacin de datos de identidad y residencia: Supresin de Certificados en
Soporte Papel. Datos de identidad y residencia (SCSP).

Este es pues, el marco conceptual y tecnolgico en ele que opera el Sistema de


Informacin @rchivA .
2005
En este ao se sita el nacimiento del proyecto S.I. @rchivA marcado por el contexto que estamos describiendo. Nace en la Consejera de Justicia y Administracin
Pblica, rgano competente en el desarrollo de herramientas corporativas de la Administracin autnoma, en concreto en la entonces Direccin General de Administracin Electrnica y Calidad de los Servicios, con la participacin de la Consejera
de Cultura, rgano competente en materia archivos.
Paralelamente el desarrollo de este nuevo contexto en el que se va a desenvolver la
gestin administrativa y con ella la gestin archivstica contina, recordemos que en
el mbito estatal este ao se publica el Real Decreto 1553/2005, de 23 de diciembre,
por el que se regula la expedicin del documento nacional de identidad y sus certificados
de firma electrnica, se aprueba el Plan Avanz@1 (2005-2008) y el Plan Moderniza: Plan de Medidas 2006-2008 para la mejora de la Administracin" . En la Comunidad Autnoma de Andaluca destacamos:
Junio de 2005, se dicta la Orden de 10 de junio de 2005, por la que se regula el procedimiento general para el pago y presentacin telemticos de
declaraciones y autoliquidaciones de tributos y otros ingresos gestionados
por la Administracin de la Junta de Andaluca y sus Organismos Autnomos, as como el rgimen de las actuaciones en representacin de terceros realizadas por medios telemticos. (BOJA n 120 de 22/06/2005).

2006
Asistimos a todo un despliegue de iniciativas para la puesta en marcha de elementos habilitantes de la Administracin-e autonmica, que van completando, como si
de un mecano se tratara, todos los elementos de esta nueva forma de hacer Administracin pblica.
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En junio el Gobierno de la Junta de Andaluca adopta la Estrategia de modernizacin de los servicios pblicos (2006/2010)11.

Su objetivo es Vertebrar las actuaciones de la Administracin Pblica de la


Junta de Andaluca, desde valores que siten a la Ciudadana como elemento
clave que oriente los objetivos y de valor a los resultados.
Los Valores que promueve:
Servicio pblico y orientacin a la ciudadana.
yy
Participacin, implicacin y comunicacin con la ciudadana y con todas las
personas que integran la Administracin.
yy
Responsabilidad pblica y social.
yy
Aprendizaje, innovacin y mejora continua.
yy
Anticipacin y adaptacin al cambio, afrontando con valor los retos futuros.
yy
Organizacin transversal y relacional.
yy
Orientacin a resultados en la gestin.

Su Estructura:
La Estrategia de Modernizacin de los Servicios Pblicos de Andaluca se articula
en torno a cinco lneas estratgicas que sirven de referencia para la implantacin de
acciones de innovacin y de mejora y que orienta al logro de los resultados planificados teniendo como eje la atencin a la ciudadana. Estas cinco lneas estratgicas
son las siguientes, las cuales se componen respectivamente de una serie de objetivos
y lneas de actuacin a partir de las cuales se definen las acciones:
yy
Administracin prxima, el principal objetivo de esta lnea es lograr una Administracin ms accesible y cercana a toda la ciudadana con independencia de
dnde se encuentre y de los medios de que disponga.
yy
Orientacin a resultados y Compromiso Pblico, su eje nuclear es seguir garantizando que la Administracin disponga de los sistemas de direccin y gestin
oportunos para lograr una mayor eficacia, eficiencia y transparencia. Implementa herramientas para la evaluacin de los resultados obtenidos y de los efectos o impactos producidos en la ciudadana.
yy
Creacin de valor a travs de las personas profesionales. Facilitar el desarrollo
profesional y personal de los trabajadores y trabajadoras pblicas de la Administracin es un compromiso de toda organizacin responsable.
yy
Gestin del conocimiento, garantiza un continuo y necesario aprendizaje organizativo. Se trata de disear y poner en marcha procesos que permitan gestionar ms eficazmente la informacin y la toma de decisiones, y establecer reas
de mejora que pueden afectar a los resultados.
yy
Cooperacin. La colaboracin y coordinacin con otras organizaciones (principalmente otras administraciones) constituyen uno de los puntos de partida para
11. (http://www.cjap.juntaandalucia.es/justiciayadministracionpublica/webcjap/c/document library/
get file?p l id=75240&folderId=75101&nam6=DLFE-4428.pdf )

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responder a determinadas necesidades de la ciudadana (servicios integrados y


accesibles) y desarrollar nuevos servicios

Esta Estrategia establece el marco conceptual y programtico desde el que se


planifican las distintas actuaciones de mejora de la Administracin Autonmica,
entre ellas las que se llevan a cabo en el S. I. @rchivA.
En octubre se publica la Orden de 11 de octubre de 2006, por la que se
establece la utilizacin de medios electrnicos para la expedicin de copias autenticadas (BOJA n 209 de 27/10/1006). Se pone en funcionamiento Compuls@ aplicacin informtica para la expedicin de copias
autenticadas electrnicamente de documentos originales en soporte papel
(compulsa digital).

Su Artculo 3. Expedicin y validez de las copias autenticadas electrnicas de


documentos originales en soporte papel, establece:

1. La copia autenticada electrnica de los documentos originales en soporte papel


se realizar produciendo un fichero en un formato que permita mostrar
en la pantalla del ordenador la imagen obtenida y exacta del documento
original a cotejar. Una vez efectuado el citado cotejo se proceder, por los
rganos competentes a que se refiere el artculo 4, a la firma de la copia
electrnica mediante la utilizacin, por stos, de la firma electrnica reconocida, en los trminos del artculo 3.3 de la Ley 59/2003, de 19 de diciembre,
de Firma Electrnica.
La copia autenticada electrnica deber contener un cdigo de verificacin
que permita comprobar la integridad y autenticidad de la misma, accediendo
por medios telemticos al documento archivado en el sistema.
2. Las copias autenticadas a que se refiere el apartado anterior gozan de la misma
validez y eficacia que los documentos originales siempre que se garantice su
autenticidad, integridad, conservacin y dems garantas y requisitos exigidos por la normativa aplicable, de conformidad con los artculos 45.5 de la Ley
30/1992, de 26 de noviembre, y 14.2 del Decreto 183/2003, de 24 de junio.

La copia obtenida se trata de un fichero PDF generado por un proceso de escaneado del documento original. Se realiza una diligencia de autenticacin electrnica (firma) por parte del funcionario que compulsa, para lo cual se requiere que
ste disponga de certificado digital o DNI electrnico. En la diligencia electrnica
se muestra la identificacin del firmante de la copia autenticada, as como del centro
directivo u rgano al que est adscrito y del puesto de trabajo que ostenta dentro del
mismo. La aplicacin utiliza la plataforma @firmA para la firma electrnica.
Su objetivo es posibilitar la tramitacin electrnica integral de expedientes administrativos, incorporando a los sistemas informticos de tramitacin, imgenes
electrnicas de los documentos en soporte papel, con plenas garantas jurdicas. Su
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utilizacin se orienta tanto a la generacin de la copia autenticada ante presentador


presencial, en oficina de registro, como en las propias unidades administrativas de
tramitacin y gestin, para el caso de documentos presentados en soporte papel que
ya constan en los expedientes. Con ello se persigue el expediente electrnico integral
y la oficina sin papeles.
Recordemos que al ao siguiente la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrnico de los ciudadanos a los Servicios Pblicos, recogi en su Art. 30.3 que las Administraciones Pblicas podrn obtener imgenes electrnicas de los documentos privados
aportados por los ciudadanos, con su misma validez y eficacia, a travs de procesos de digitalizacin que garanticen su autenticidad, integridad y la conservacin del documento
imagen, de lo que se dejar constancia.
El mismo mes la Orden de 11 de octubre de 2006, por la que se regula el
empleo del sistema Port@firma, para la firma electrnica reconocida de
documentos en soporte electrnico. (BOJA n 209 de 27/10/1006) . Otro
de los elementos habilitantes de la Administracin-e.
En su Artculo 2 nos da la Definicin de Port@firma:
Port@firma es la herramienta de interfase destinada a facilitar, a los rganos y
unidades administrativas a que se refiere el artculo 1, el uso de la firma electrnica reconocida de documentos procedentes de diferentes sistemas de informacin
independientes, con la consiguiente agilizacin de la actividad administrativa y
manteniendo las garantas proporcionadas por la plataforma de firma de la Administracin de la Junta de Andaluca@Firma.

Se trata de una herramienta de usuario final, que se implanta en la Intranet de


las Consejeras y Organismos, y que utiliza los servicios proporcionados por la plataforma @firma de autenticacin y firma electrnica.
La firma electrnica reconocida generada a travs de esta herramienta, que tiene
respecto de los datos consignados en forma electrnica el mismo valor que la firma
manuscrita, incluye un cdigo seguro de verificacin generado electrnicamente que
permite contrastar su integridad y autenticidad accediendo por medios telemticos
al documento archivado en el sistema. Los documentos electrnicos emitidos por los
rganos y unidades, firmados a travs del sistema Port@firmas, gozan de la validez y
eficacia de documentos originales.
Con esta aplicacin se centraliza en un nico punto de la firma de documentos
electrnicos procedentes de distintos trmites soportados por diferentes aplicaciones
de la Administracin de la Junta de Andaluca. En la firma Port@firmas requiere del
uso de certificados digitales de cualquier prestador reconocido por @firmA, como el
DNI electrnico y el certificado de persona fsica de la FNMT-RCM. As Port@firmas utiliza los servidos de la plataforma @firma para la realizacin de las funciones
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de autenticacin, firma de documentos, seguimiento de las firmas realizadas y verificacin de las mismas.
2007
Este ao es decisivo, a nivel estatal se publicar la Ley 11/2007, de 22 de junio, de
acceso electrnico de los ciudadanos a los Servicios Pblicos en Andaluca:
Continuando con la implantacin de los componentes de la Administracin Autonmica, en abril se publica la Orden de 20 de febrero de 2007,
por la que se regula la implantacin y uso del sistema de informacin
para la gestin de los archivos de titularidad y/o gestin de la Junta de
Andaluca. @rchivA (BOJA n 71 de 11/04/2007).

Como decamos al inicio, este sistema aparece como parte del modelo de Administracin electrnica de la Junta de Andaluca integrado dentro del proyecto W@
ndA, de racionalizacin y automatizacin de procedimientos, donde el archivo surge
como la ltima fase del ciclo de vida de los expedientes, tanto fsicos como electrnicos.
Es pues un elemento habilitante ms de este modelo de Administracin electrnica, no es una herramienta archivstica exenta, sino que su configuracin y desarrollo est determinado por en este marco conceptual, programtico, tecnolgico y de
servicio. Por ello su mbito de accin es transversal a toda la Administracin andaluza, abarcando el ciclo completo de los documentos desde las oficinas hasta el Archivo Histrico, abarcando la totalidad de la Administracin Autnoma andaluza,
abarca el ciclo completo de la gestin archivstica.
Volveremos a esta disposicin ms tarde.
Este contexto que venimos analizando se completa con la publicacin de
la Ley de la Administracin de la Junta de Andaluca. (BOJA n 215 de
31/10/2007). Esta Ley regula la organizacin, el funcionamiento y el rgimen jurdico de la Administracin andaluza. La Ley incorpora los principios que han de regir las relaciones de los rganos de la Junta de Andaluca
con la ciudadana y con otras Administraciones a travs de redes abiertas de
comunicacin y da cobertura legal a las particulares exigencias jurdicas que
reclama la plena implantacin de la Administracin electrnica como va alternativa para canalizar relaciones entre Administraciones y ciudadana.
Destacamos los Apartados 1 y 2 de su Artculo 7:
1. La aplicacin de las tecnologas de la informacin a la Administracin estar
orientada a mejorar su eficacia, aproximarla a la ciudadana y agilizar la gestin
administrativa.

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2. Los principios que rigen las relaciones que mantenga la Administracin de la


Junta de Andaluca con la ciudadana y con otras Administraciones Pblicas a travs de redes abiertas de telecomunicacin son los de simplificacin y agilizacin
de trmites, libre acceso, accesibilidad universal y confidencialidad en el
tratamiento de la informacin, y de seguridad y autenticidad en orden a la identificacin de las partes y el objeto de la comunicacin.
Esta Ley adems de actualizar los aspectos organizativos y de funcionamiento
de la Administracin autnoma incorpora y actualiza todos los aspectos contemplados en la legislacin vigente referidos a los derechos de los ciudadanos
(de acceso a la informacin y a los archivos y registros, de peticin, de eleccin medio de comunicacin con la Administracin, etc.).

En 2007 se aaden al modelo de Administracin-e de la Junta de Andaluca nuevos herramientas que completan el modelo y hacen posible su aplicacin para el
cumplimiento de lo previsto en la legislacin vigente:
Acceso-e a los trmites: Implantacin de Solicit@
Herramienta para facilitar el proceso de implantacin de la presentacin telemtica
de solicitudes (en general, cualquier formulario).
Incorpora un generador de formularios telemticos que permite la generacin, sin
necesidad de realizar tareas de programacin, de los formularios necesarios para implementar completamente la presentacin telemtica de impresos y formularios en
procedimientos administrativos.
Implantacin de la Trayectoria digital ciudadana. Plataforma de relacin
con la ciudadana: Clar@.
Componente de presentacin y fidelizacin de la iniciativa w@ndA de racionalizacin y homogeneizacin de la actividad administrativa en la Junta de Andaluca. Se
trata de un portal que tiene entre sus principales objetivos implantar una zona personal del ciudadano en la cual mostrar informacin personalizada sobre las gestiones
administrativas de ciudadana, empresas y entidades. Para ello se integra con la Trayectoria Digital de la Ciudadana, de la que obtiene dicha informacin, que a su vez
ha sido enviada previamente por los sistemas tramitadores que se hayan registrado y
adaptado para dicho envo. El envo de dicha informacin de tramitacin redunda en
la mayor transparencia de cara a la ciudadana, ofreciendo as un servicio de ms calidad y cercana.

2008
De el ao pasado destacamos :
Decreto 68/2008, por el que se suprime la aportacin de la fotocopia de
los documentos identificativos oficiales y del certificado de empadronamiento en los procedimientos administrativos de la Administracin de

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la JA y se establece la sede electrnica para la prctica de la notificacin


electrnica. (BOJA n 43 de 03/03/2008)
Supone una aplicacin prctica de la interoperabilidad entre administraciones pblicas. En cumplimento de la Ley 11/2007 se establece la sede electrnica de la Junta de Andaluca http://www.andaluciajunta.es/notificaciones.
El prestador de servicios de noficaciones telemticas es Notific@: Sistema
de notificaciones telemticas. Mediante esta herramienta se realiza el envo
y la gestin de notificaciones telemticas fehacientes, con generacin de evidencias comprobables de la entrega por el emisor y la recepcin por el destinatario, conforme a la normativa vigente..

2009
Llegamos a la actualidad. En el Estado destaca la adopcin del Plan Avanz@2
(2009 2012); las distintas Comunidades autnomas se encuentran en proceso de
actualizar su legislacin e incorporar la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrnico de los ciudadanos a los Servicios Pblicos.
En nuestra Comunidad Autnoma actualmente destacan varias iniciativas determinantes en la configuracin del contexto en el que se desarrolla el S.I. @rchivA:
1) Se encuentra en tramitacin el Proyecto de Ley de Documentos, Archivos
y Patrimonio Documental de Andaluca que derogar la actual Ley 3/1984, de 9
de enero, de Archivos de Andaluca (BOJA n4 de 10/01/1984). En esta Ley e se
aportan importantes novedades que sern tratadas en la mesa que le dedica estas Jornadas, no obstante a modo de avance destacamos cuatro novedades por su relacin
con el tema que tratamos:
Se prev un modelo de gestin documental comn e integrada en la gestin
administrativa, de carcter transversal y debiendo cumplir el desarrollo de sus
funciones las exigencias de calidad de la Junta de Andaluca.
Se prev un Sistema de Informacin de Archivos comn e integrado para la
Junta de Andaluca y su interoperaracin con el resto de sistemas de informacin de la administracin electrnica para recibir la descripcin de los documentos digitales conforme a los plazos establecidos para la transferencia de
su custodia. Asimismo interoperar con el archivo electrnico de la Junta de
Andaluca para facilitar el acceso y uso de los documentos que en l se custodian. A estas previsin responde hoy el Sistema de Informacin @rchivA.
Se prev la creacin del Archivo electrnico de la Junta de Andaluca como
servicio para la custodia y conservacin de sus documentos electrnicos y
para la gestin del Registro General de los Sistemas de Informacin que produzcan o custodien documentos digitales. As como su interoperabilidad con
el Sistema de Informacin para la gestin de los Archivos y documentos.

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Se prev la creacin del Registro de Sistemas de Informacin de la Junta de


Andaluca como el instrumento necesario para el seguimiento y control de
la produccin y custodia de documentos digitales de la Administracin de
la Junta de Andaluca.

2) Se est redactando el Decreto que transpondr a la legislacin andaluza la


Ley 11/2007, de 22 de junio. El rgano responsable de su redaccin es la Consejera de Justicia y Administracin Pblica que ha contado con la colaboracin de la
Consejera de Cultura para la redaccin de los artculos relacionados con la gestin,
custodia y conservacin de documentos electrnicos, orientados a garantizar la custodia, conservacin, autenticidad, fiabilidad, integridad, disponibilidad, legibilidad,
acceso y contextualizacin sin depender para ello de los sistemas en los que fueron
generados.
3) Se ha puesto en marcha el Proyecto Sistema de Custodia de Docu-

mentos de la Junta de Andaluca cuyo Comit de Direccin lo integran representantes de la Consejera de Ciencia, Innovacin y Empresa, la Consejera
de Justicia y Administracin Pblica y la Consejera de Cultura. Su funcionamiento es fundamental para crear el necesario marco de cooperacin interdepartamental para el tratamiento y determinacin de cuantos requisitos
tcnicos y desarrollo normativo sea necesario para garantizar la custodia, conservacin y servicio de los documentos electrnicos de la Administracin pblica andaluza.
Este contexto jurdico y tecnolgico del que el S.I. @rchivA forma parte es determinante para la gestin de este proyecto, su impulso y financiacin.
1.3 Contexto creado por la normativa tcnica.
Junto a este marco legal y tecnolgico que hemos descrito, existe otro no menos
determinante, es el que forma la normativa tcnica en materia de archivos y gestin
de documentos que estos aos se ha venido produciendo. En la base de la toma de
decisiones, estrategias y adopcin de soluciones tcnicas para la gestin y desarrollo
del Sistema de Informacin @rchivA, se sita como marco de referencia esta normativa. Simplemente hacemos un recorrido y ennunciamos aquellas ms destacadas de
los ltimos aos:
UNE-ISO 15489-1:2006 Informacin y documentacin. Gestin de documentos. Parte1: Generalidades.
UNE-ISO/TR 15489-2:2006 Informacin y documentacin. Gestin de
documentos.Parte 2: Directrices. (ISO/TR 15489-2:2001)

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UNE-ISO 23081-1:2008 Informacin y documentacin. Procesos de gestin


dedocumentos. Metadatos para la gestin de documentos. Parte 1: Principios
UNE-ISO/TS 23081-2:2008 Informacin y documentacin. Procesos de
gestin dedocumentos. Metadatos para la gestin de documentos. Parte 2:
Elementos deimplementacin y conceptuales.
UNE-ISO/TR 26122:2008 IN- Anlisis del proceso de trabajo para la gestin de documentos.
UNE-ISO 15836:2007 Informacin y documentacin. Conjunto de elementos deMetadatos Dublin Core (ISO 15836:2003)
MoReq: Modelo de Requisitos para la gestin de documentos electrnicos de
archivo. Elaborado a travs del programa IDA (Intercambio de Datos entre
Administraciones) de la Comisin Europea. 2001
MoReq2: Modelo de metadatos. 2008
ISAD(G): Norma Internacional General de Descripcin Archivstica, 2.
ed., 2000.
ISAAR (CPF): Norma Internacional sobre los registros de Autoridad de Archivos relativos a Instituciones, Personas y familias, 2. ed., 2004.
UNE-ISO/TR 18492:2008 IN - Conservacin a largo plazo de la informacin basada en documentos.
UNE-ISO 19005-1:2008.- Gestin de documentos. Formato de fichero de
documentoelectrnico para la conservacin a largo plazo. Parte 1: Uso del
PDF 1.4 (PDF/A-1).
ISO/NP 26102: Requisitos para la conservacin a largo plazo de documentos electrnicos
UNE-ISO/TR 15801:2008 IN - Imagen electrnica. Informacin almacenadaelectrnicamente. Recomendaciones sobre veracidad y fiabilidad.

2. Sistema de informacin @rchivA


2.1 Concepto
El desarrollo del S.I. @rchivA se inicia en 2005 y se enmarca dentro de la estrategia emprendida por la Junta de Andaluca de Modernizacin de sus Servicios Pblicos, con el objetivo de conseguir una Administracin ms gil, ms eficaz , ms
moderna y prxima a la ciudadana. Es uno de los elementos habilitantes del modelo
de Administracin electrnica de la Junta de Andaluca. En ese sentido, @rchivA est
integrado en el proyecto W@ndA de racionalizacin y automatizacin de los procedimientos administrativos propios de la Junta de Andaluca, que tiene como fin la
tramitacin integral de forma telemtica de los mismos.
En este esquema de tramitacin automatizada la ltima fase del ciclo de vida de
los expedientes es la de su archivo, que es gestionado mediante @rchivA.
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No es una herramienta archivstica exenta, sino que su configuracin y desarrollo est determinado por en ese marco conceptual, programtico, tecnolgico y de
servicio.
Por ello su mbito de accin es transversal a toda la Administracin andaluza,
abarcando el ciclo completo de los documentos desde las oficinas hasta el Archivo
Histrico.
Su mbito de aplicacin es la totalidad de la Administracin Autnoma andaluza,
abarca el ciclo completo de la gestin archivstica e incorpora a la gestin de los centros de archivos, tanto Centrales, Intermedios como Histricos, las nuevas polticas
de Sociedad de la Informacin, en especial las que se agrupan en torno a la Iniciativa europea i201012 y el resto de estrategias europeas nacionales y autonmicas de
modernizacin de la Administracin Pblica bajo los parmetros de un servicio pblico de calidad.
Es esta una experiencia pionera en el territorio espaol en la aplicacin un Sistema nico e integrado para la gestin de todos los archivos y documentos de una
Administracin Autnoma pluriprovincial.
As pues, Sistema de Informacin transversal, integrado y nico para la gestin
de todos los archivos y documentos independientemente de su soporte, tal como se
prev en el Proyecto de Ley de Documentos, Archivos y Patrimonio Documental, actualmente en tramitacin, como parte fundamental del modelo de Administracin electrnica de la Junta de Andaluca para garantizar los derechos de los ciudadanos:
Derecho de los ciudadanos de acceso a los registros y documentos, y a la informacin que estos contienen, sin que se incurra en discriminacin de la informacin por soporte.
Derecho de los ciudadanos de disponer de las fuentes documentales que permitan construir su Memoria histrica social.

Iniciado el proyecto por la Direccin General de Administracin Electrnica de


la Consejera de Justicia y Administracin Pblica, como rgano competente en la
direccin y desarrollo de este tipo de aplicaciones, en la actualidad el proyecto est
adscrito a la Consejera de Cultura, que como rgano en el que residen las competencias autonmicas en materia de Archivos y Patrimonio Documental, ha asumido
la tarea de desarrollo e implantacin de la aplicacin en los archivos del Sistema Andaluz de Archivos.
As ya se contemplaba dentro de su Plan Estratgico para la Cultura Andaluza
(PECA) aprobado por acuerdo del Consejo de Gobierno de fecha 13 de noviembre
de 2007 , el cual para el rea de Archivo y Patrimonio Documental establece entre
12. i2010 - A European Information Society for growth and employment (http://ec.europa.eu/informacion society/eeurope/i2010/index en.htm)

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sus objetivos el siguiente: Objetivo especfico 3. Desarrollar los sistemas de informacin


y difusin de los archivos andaluces.
En la ejecucin de este objetivo se enmarca la implantacin y desarrollo de la aplicacin @rchivA con varias lneas de accin encaminadas a:
Desarrollo de la aplicacin y de la infraestructura necesaria para su gestin y
control de calidad:
yy
Adquisicin y mejora de las instalaciones y equipamiento para la implantacin.
yy
Creacin del Centro de Atencin al Usuario.

Implantacin de @rchivA en los archivos andaluces normalizando y automatizando tareas archivsticas e integrndose con otras plataformas y sistemas
para facilitar el acceso y difusin del Patrimonio Documental andaluz:
yy
Implantacin y mantenimiento en los archivos dependientes de la Junta de Andaluca (Sistema Andaluz de Archivos).
yy
Migracin de base de datos e informatizacin de instrumentos en los Archivos
dependientes de la Junta de Andaluca.
yy
Interoperacin con el resto de componentes del modelo de Administracin
electrnica de la Junta de Andaluca.
yy
Interopreacin con los Sistemas de Informacin para la gestin y tramitacin de
expedientes de la Junta de Andaluca.
yy
Interoperacin con el Banco Andaluz de Imgenes de Archivos (BAiDA).
yy
Prestacin de servicios va Web: portal @rchivA.

El proyecto cuenta con una norma especfica que lo regula, la Orden de 20 de febrero de 2007, conjunta de las Consejeras de Justicia y Administracin Pblica
y de Cultura, por la que se regula la implantacin y uso del Sistema de Informacin para la Gestin de los Archivos de titularidad y/o gestin de la Junta de Andaluca (proyecto @rchivA Andaluca) (BOJA n 71 de 11 de abril de 2007).
2.2 Infraestructura.
El S.I. @rchivA como uno de los elementos del Modelo de Administracin electrnica de la Junta de Andaluca participa de la estructura tecnolgica prevista para
los distintos componentes de la misma que se relacionan entre s a travs de Servicios
Web de llamada/ respuesta. La arquitectura del sistema responde a la estructura de
capas en la que se distinguen la Capa de interfaz de Usuario, la Capa de Lgica y la
Capa de Datos que utiliza como gestor de Base de Datos ORACLE..
El S.I. @rchivA debido a su transversalidad (comn a todos los rganos de la
Administracin), diversidad y complejidad de funciones y procesos que debe soportar (tantos como son los propios de la gestin archivstica ingresos, salidas,
servicios, eliminaciones, gestin de espacio, descripcin, etc.), as como el volumen de datos que debe manejar (datos de los documentos, de los usuarios, de las
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gestiones y servicios) requiere de un despligue de plataformas y entornos superior


al de otras herramientas habilitantes del Modelo de Administracin electrnica de
la Junta de Andaluca, que an siendo transversales el nmero de funciones que
han de soportar son mucho ms reducidas y concretas (pensemos por ejemplo en
@ries, Notific@, @firmA,).
En la actualidad, y hasta que se produzca la prevista unificacin fsica en la sede
de la Consejera de Cultura de los servidores que utiliza el Sistema, estos estn repartidos en dos instalaciones entre la sede de esta Consejera y la de la Consejera de
Justicia y Administracin Pblica respectivamente. En los servidores de la primera se
encuentran alojados los datos de todos los Archivos Intermedios e Histricos, en la
segunda los datos de los Archivos Centrales. Ambos interconectados mediante Servicios Web que permite el funcionamiento global de Sistema.
Para el adecuado funcionamiento y desarrollo de todas las funciones tanto de superadministracin que son horizontales a todos los archivos conectados al Sistema,
como las de administracin propias de cada Archivo, as como para la adecuada gestin del proyecto, se mantienen seis entornos13:
Consejera de Cultura:
yy
Entorno de Produccin.
yy
Entorno de Preproduccin (en l se realizan las necesarias pruebas de los scripts
o cdigo antes de subirlas a Produccin).
yy
Entorno de Pruebas para Evolutivos del Sistema (en l se realizan las necesarias
pruebas de las nuevas funcionalidades del Sistema hasta la validacin del desarrollo, tras lo cual pasar a Preproduccin, y posteriormente a Produccin)
yy
Entorno de Formacin.

Consejera de Justicia y Administracin Pblica:


yy
Entorno de Produccin.
yy
Entorno de Preproduccin.

Una vez pasen a la Consejera de Cultura los servidores alojados en la Consejera


de Justicia y Administracin Pblica los entornos se vern reducidos a cuatro, lo cual
redundar sin duda en una gestin ms eficiente del proyecto.
2.3 Funcionalidades
Tal como hemos venido exponiendo el Sistema parte de una concepcin integral y
transversal, desde la oficinas hasta los Archivos Histricos. Esto supone que ha de dar
13. Los archivos de los rganos Judiciales residen en unos servidores independientes en la Consejera
de Justicia y Administracin Pblica, ,mantenidos por la propia Secretara General para la Justicia. Esto
sin perjuicio de que de acuerdo con la legislacin vigente en materia de archivos, esos archivos transfieren su documentacin al Archivo Histrico correspondiente, y por tanto los datos que residen en esos
servidores viajen en el momento de esas transferencias hacia los servidores que alojan el Sistema en la
Consejera de Cultura.

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respuesta a cada una de las funciones que los actores intervinientes a lo largo del ciclo
vital de los documentos han de realizar, funciones que atienden a objetivos diferentes
y de distinta complejidad tcnica. Partiendo de la consideracin y advertencia de que
esta ocasin no est destinada a la formacin en el Sistema, no obstante haremos un
recorrido intelectual por el mismo con el nico objetivo de acercarles a l.
2.3.1 Relacin entre los Archivos.
En primer lugar, es necesario tener en cuenta que lgicamente los Archivos del
S.A.A. se relacionan en la aplicacin de acuerdo con la organizacin en Red que establece el Art. 23 del Decreto 97/2000, de 6 de marzo por el que se aprueba el Reglamento del Sistema Andaluz de Archivos y desarrollo de la Ley 3/1984, de 9 de
enero de Archivos. (BOJA n 43 de 11 de abril de 2000):

SERVICIOS CENTRALES:
ARCHIVOS CENTRALES

Oficinas (Consejeras, Entes Instrumentales, Entes


Estatutarios)

ARCHIVO
GENERAL DE
ANDALUCA
(AGA)

SERVICIOS PERIFRICOS:

ARCHIVOS DE LAS
Oficinas DELEGACIONES PROVINCIALES
(Consejeras, Entes Instrumentales)

ARCHIVOS
HISTRICOS
PROVINCIALES
(con funciones
de Archivo
Intermedio para
la Administracin
territorial))

2.3.1. Usuarios.
En el Sistema en primer lugar se clasifican los usuarios cuyas funciones estn diferenciadas as como el alcance, visibilidad o efecto de las mismas. De acuerdo con la
citada Orden de 20 de febrero, los tipos de usuarios son los siguiente :
Usuario superadministrador del Sistema Andaluz de Archivos: encargado de
analizar, definir, mantener y validar las funcionalidades horizontales del sistema. Adscrito a la Unidad de Coordinacin del S.I. @rchivA.
Usuario superadministrador de los Archivos Judiciales: encargado de analizar
analizar, definir, mantener y validar las actuaciones funcionales que afecten
a los archivos de los rganos Judiciales.
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Usuarios superadministrador tcnico: encargado del control tcnico informtico de la aplicacin (servidores, cdigos, subidas de versiones, etc.), uno
por cada instalacin.

Independientemente del mbito al que est adscrito cada Archivo, Sistema Andaluz de Archivos / Archivos de los rganos Judiciales, y del usuario superadministrador y superadminsitrador tcnico que por tanto le corresponda, el Sistema contempla
adems los siguientes tipos de usuarios:
Usuarios administradores: encargados de definir y mantener las estructuras
bsicas para el funcionamiento de los Archivos. Corresponde a los encargados (director) de cada Archivo
Usuarios archiveros: podrn realizar las tareas archivsticas que determine el
usuario administrador del Archivo al que estn adscrito. Corresponde al personal tcnico de los Archivos.
Usuarios de oficinas: podrn realizar las tareas archivsticas que determine el
usuario administrador del Archivo al que por estructura orgnica estn vinculados. Estn representados por el personal administrativo de las distintas
unidades de la Junta de Andaluca que con ese perfil, se relacione con un Archivo para realizar transferencias y solicitar prstamos o consultas.
Usuarios de la Comisin Andaluza Calificadora de Documentos Administrativos y de la Junta de Expurgo de Documentacin Judicial de Andaluca.
Usuarios de los servicios del Sistema no pertenecientes a la Administracin
de la Junta de Andaluca y a la Administracin de Justicia, esto es, investigadores y ciudadanos en general.

2.3.2. Funcionalidades.
2.3.2.1. Funciones horizontales de superadministracin:
Orientadas a mantener la coherencia de la informacin que reside en el Sistema.
Tanto su visibilidad como radio de accin es global. Al Usuario superadministrador
corresponde bsicamente:
Dar de alta los Archivos en el Sistema y asignarle su Usuario Administrador.
Configurar los Perfiles de usuarios genricos. Estos podrn ser utilizados
desde cualquier Archivo para ser asignado al usuario que all se determine.
Validar las Series documentales. Esta accin implica la validacin de un criterio de clasificacin que pasa a ser compartido por todos los usuarios con acceso al Registro de Series.
Validar los Descriptores. Orientada a configurar un cuerpo de trminos autorizados del Sistema.
Validar las eliminaciones. Esta funcin se traduce en validar la eliminacin en
el Sistema de la referencia a documentos cuya eliminacin ha sido autorizada
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por la Comisin Andaluza de Califcacin de Documentos Administrativos


(CACDA), lo que requiere de una coordinacin con dicha Comisin. Esta
funcin est prevista hacerla residir en un usuario de la citada CACDA.

2.3.2.2. Funciones verticales correspondientes a cada Archivo.


El Sistema contempla dos tipos de funcionalidades:
a) Aquellas que se refieren a la Configuracin del Archivo que generalmente
son realizadas por el usuario administrador apoyado por los usuarios archiveros que l determine.
b) Las de Gestin del Archivo, que se reparte entre los distintos usuarios
segn el responsable y administrador del Archivo determine.

Entre las primeras encontramos:


Mantener los datos de identificacin del Archivo.
Gestionar los perfiles de los usuarios del Archivo ( bien usando los perfiles
genricos o creando especficos cuyo alcance y visibilidad es limitado a ese
Archivo).
Gestionar sus usuarios (altas, bajas, modificaciones, etc.).
Configurar la relacin entre los distintos niveles de Cuadro de Clasificacin
(Configuracin de plantillas).
Gestionar el Cuadro de Clasificacin.
Dar de alta Series que hasta su validacin slo tendrn visibilidad en ese Archivo.
Configurar el Depsito para la gestin de espacios.
Gestionar las signaturas.
Crear descriptores, normativa.
Enviar a validar series.
Enviar a validar descriptores.

Entre las segundas, aquellas requeridas para gestionar el propio Archivo y sus documentos:

Gestin de Ingresos y del Registro de Ingresos.


Gestin de Documentos para la remisin de estos desde las oficinas al Archivo.
Gestin de Espacios.
Gestin de Salidas (transferencias al Archivo Intermedio/Histrico, por eliminacin, siniestro) y del Registro de Salidas.
Descripcin de Documentos.
Servicios: Prstamos administrativo y Consultas.
Explotacin de Datos.
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Salidas Temporales.
Actividades Culturales.
Gestin de Publicados en la Web.
Estadsticas.
Envos de Solicitudes de eliminacin.

Bsquedas y consultas.

Estas funcionalidades estn en continua revisin para su mejora y perfeccionamiento. La gestin archivstica en el ciclo total de los documentos y la diversidad de
Archivos implicados requiere de un esfuerzo continuo de perfeccionamiento ya que
son muchas y muy variados los casos de uso no normalizados a los que ha de dar respuesta y someter a su normalizacin, encontramos mltiples ejemplos concretos que
responden a prcticas diferentes por ejemplo con respecto a las unidades de instalacin que reflejan el conflicto entre el topogrfico y la signatura (un topogrfico una
signatura; varios topogrficos- misma signatura); la remisin de documentos al archivo (expedientes completos y cerrados, incompletos, abiertos, etc); la diversidad de
rganos remitentes algunos fuera del Sistema (casos de los Archivos Histricos ); diversidad en los niveles de descripcin; diversidad de soportes, etc.
Actualmente est a punto de cerrarse una revisin general de la funcionalidad que
gestiona los prstamos administrativos que supone una importante evolucin de la
misma hacia una mayor flexibilidad y eficacia, as como otras mejoras relacionadas
con la gestin jerrquica de la informacin, la actualizacin de la propia infraestructura tecnolgica del Sistema (cambios en los componentes para una mayor transparencia entre las distintas capas que forman la aplicacin), la interoperabilidad con
otras aplicaciones, etc.
2.4 Gestin del proyecto
En abril de 2007 se publica la Orden de 20 de febrero de 2007, conjunta de
las Consejeras de Justicia y Administracin Pblica y de Cultura, por la que se
regula la implantacin y uso del Sistema de Informacin para la Gestin de los
Archivos de titularidad y/o gestin de la Junta de Andaluca (proyecto @rchivA
Andaluca) (BOJA n 71 de 11 de abril de 2007). Esta Orden implantacin y uso
de @rchivA como el sistema de informacin para la gestin integral de los documentos y de los Archivos de titularidad y/o gestin de la Junta de Andaluca. Como sabemos estos archivos son todos parte del Sistema Andaluz de Archivos (S.A.A.), pero
no son todos los archivos de del S.A.A.. La Consejera de Cultura como rgano competente arbitra distintas lneas de trabajo para compartir este Sistema con el resto de
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los archivos del S.A.A., con objeto de posibilitar la creacin de un espacio de intercambio de informacin y de servicios a los ciudadanos compartiendo recursos.
As mismo, en su Artculo 2.3, esta Orden ser de aplicacin a los archivos judiciales ubicados en la Comunidad Autnoma Andaluza, conforme al Real Decreto
937/2003, de 18 de julio, de modernizacin de los archivos judiciales y al Convenio
de colaboracin firmado entre el Ministerio de Justicia y la Comunidad Autnoma
de Andaluca, para la puesta en marcha de un programa de reforma de la Administracin de Justicia en dicha Comunidad Autnoma, siendo responsabilidad de la Consejera de Justicia y Administracin pblica la gestin de esta implantacin.
Para cumplir sus responsabilidades en la gestin de este proyecto en los Archivos
del Sistema Andaluz de Archivos, la Consejera de Cultura Por Decreto 165/2007,
de 5 de junio, por el que se modifica parcialmente la Relacin de Puestos de Trabajo de la Administracin General de la Junta de Andaluca (BOJA n 126, de
27/06/2007) crea la Unidad de Coordinacin de @rchivA (UC@), integrada en el
Servicio de Archivos (SA) de la Direccin General del Libro y del Patrimonio Bibliogrfico y Documental (DGLPBD). A travs de esta Unidad se gestiona y coordina
el desarrollo del Sistema, as como la implantacin en los archivos del Sistema Andaluz de Archivos, la atencin a sus usuarios, la formacin, la colaboracin con otras
instituciones etc.
La gestin de este proyecto implica el despliegue de un conjunto de lnea de trabajo, entre las que destacamos las siguientes:
Implantacin.
Planificacin, programacin y coordinacin del proceso de implantacin del S.I.
@rchivA en los archivos que determina el mbito de aplicacin de la citada Orden de
20 de febrero de 2007, este mbito de aplicacin es el siguiente 14:
Archivos de titularidad estatal y gestin autonmica:
yy
Archivos Histricos Provinciales
yy
Archivo de la Real Chancillera de Granada

Archivos de titularidad y gestin autonmica


yy
Archivo General de Andaluca
yy
Archivos Centrales de las Consejeras de la Junta de Andaluca.

14. Recordamos que as mismo esta Orden determina la implantacin y uso del Sistema de Informacin
@rchivA en los Archivos de los rganos Judiciales en la Comunidad Autnoma de Andaluca, siendo
la Consejera de Justicia y Administracin Pblica la encargada de la aplicacin de la citada Orden en
este mbito.

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yy
Archivos de las Delegaciones Provinciales de las Consejeras de la Junta de Andaluca.
yy
Archivos de Entes Instrumentales de la Junta de Andaluca (Agencias y Entidades instrumentales privadas en la Ley 9/2007, de 22 de octubre, de la Administracin de la Junta de Andaluca. BOJA n 215 de 31 de octubre de 2007).
yy
Archivos de rganos Estatutarios: Parlamento, Consejo Consultivo, Cmara de
Cuentas, Defensor del Pueblo, Consejo Audiovisual de Andaluca.

Para la implantacin del Sistema se precisa de a existencia de personal tcnico


especializado en Archivstica en el Archivo objeto de la implantacin, as mismo,
atendiendo a su carcter corporativo se precisa la existencia de conexin a la Red
Corporativa de la Junta de Andaluca en dichos archivos.
La planificacin y programacin de la implantacin se realiza partiendo de que
este proceso implica:

La formacin en manejo del Sistema del personal tcnico adscrito al Archivo.


El alta en el Sistema del Archivo.
El asesoramiento tcnico para la carga de datos iniciales y uso del Sistema.
En su caso, la planificacin de la migracin de datos existentes fuera del
Sistema.
El apoyo al Archivo en las tareas de formacin del personal de las unidades
administrativo del rgano al que dicho archivo est adscrito
El seguimiento del proceso y el apoyo para cuantos imprevistos puedan surgir.

Para la planificacin y programacin de la implantacin en los archivos de titularidad y/gestin autonmica se diferencian en la actualidad dos lneas de accin 15:
Planificacin directa desde la DGLPBD para la implantacin en los:
yy
Archivos Centrales de Consejeras.
yy
Archivos de Delegaciones Provinciales de Consejeras.
yy
Archivos Intermedios e Histricos.

Planificacin previa solicitud dirigida a la DGLPBD:


yy
Archivos de Entes Instrumentales de la Junta de Andaluca.
yy
Archivos de Entes Estatutarios.

Una vez finalice la implantacin en los archivos de las Delegaciones Provinciales de las Consejeras que cuentan con personal tcnico archivero, se podr activar la Planificacin directa para estos Archivos.

15..Para la implantacin del S.I @rchivA en otros archivos del Sistema Andaluz de Archivos, as como
en otros mbitos fuera de la Comunidad Autnoma se destina otra lnea de trabajo bajo la modalidad
de la e Cooperacin que comentaremos ms adelante.

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Actualmente ha finalizado la fase de implantacin en los Archivos Centrales de


las Consejeras y los Archivos Centrales del Servicio Andaluz de Salud (SAS), Instituto Andaluz de Administracin Pblica (IAAP) la y Agencia Andaluza del Agua,
18 archivos en total; est en desarrollo la implantacin en los Archivos de las Delegaciones Provinciales de las Consejerias (en activo 27 Archivos, recordemos que el n
total de Archivos de Delegaciones Provinciales es 112, aunque es necesario destacar
que como sabemos no todos disponen de personal tcnico archivero al frente siendo
este el principal y prcticamente nico obstculo para la implantacin); est en desarrollo l a implantacin en los 11 Archivos Intermedios/Histricos adscritos a esta
Consejera est vinculada al proceso de migracin de datos actualmente en curso, encontrndose ya en su fase final en algunos archivos como el AHP de Sevilla, Huelva.
Crdoba y Archivo General de Andaluca ..
Migracin de datos.
La incorporacin al Sistema de Informacin supone el paso a una gestin integrada de todas las actividades que se desarrollan en los respectivos centros, as como
de los servicios que prestan tanto a la Administracin como a los investigadores y
ciudadanos en general. Normalmente conlleva la necesidad de incorporar al Sistema
de Informacin @rchivA los datos de los instrumentos de control y descripcin de
los que hasta el momento de la implantacin disponen en distintas herramientas informticas los archivos implicados, para lo cual se precisa llevar a cabo un proceso de
migracin al Sistema de esos datos.
Los procesos de migracin de datos son procesos complejos, por cuanto suponen
reducir a un formato de datos normalizado toda una serie de Bases de Datos con diferentes estructuras y caractersticas, que requieren de un seguimiento exhaustivo por
parte de la UC@ y una implicacin importante de los Archivos tanto durante la fase
de tratamiento de datos para la migracin, la de migracin, la de validacin en el entorno de preproduccin, como durante su paso a produccin.
Este proceso se ha llevado a cabo en varios Archivos Centrales de Consejeras y
Entidades dependientes de estas, as como, en los Archivos Intermedios e Histricos,
encontrndose, como se cita en el punto anterior, ya en su fase final en algunos archivos como el AHP de Sevilla, Huelva. Crdoba y Archivo General de Andaluca.
Mantenimiento del Sistema.
Para un sistema de estas caractersticas es de imperiosa necesidad contar con un
servicio de mantenimiento del sistema que asegure su la aplicacin de los correctivos necesarios, el desarrollo evolutivo del sistema y el perfeccionamiento continuo
del mismo. Asegurar este servicio ha supuesto un importante esfuerzo tanto tcnico
como econmico por parte de la Consejera de Cultura. Recientemente por Resolucin de 14 de julio de 2009, de la Direccin General del Libro y del Patrimonio
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Bibliogrfico y Documental, por la que se anuncia la adjudicacin definitiva de


contrato (BOJA n 157 de 13/08/2009) fue adjudicado el contrato Mantenimiento para la explotacin del Sistema de Informacin @rchiva en los archivos del
Sistema Andaluz de Archivos, con un plazo de ejecucin de dos aos de duracin
prorrogable por otros dos, cuyo Acuerdo de Nivel de Servicio (ANS) recogido en
el Pliego de Prescripciones Tcnica que rige el contrato tiene por objetivo es contribuir a una gestin y a un servicio de calidad de este proyecto.
Formacin de Usuarios.
ntimamente vinculada a la anterior lnea de trabajo se encuentra la de la Formacin de Usuarios. Para ello se han desarrollado varias lneas de accin:
Programacin de Cursos programados por la Consejera de Cultura y
homologados por el IAAP. Destinados al personal vinculados laboralmente
a la Administracin Autnoma (funcionarios, interinos, personal laboral indefinido o temporal). La programacin normal se sita en la celebracin de
2 cursos al ao con dos ediciones cada uno para facilitar su asistencia al personal de todas las provincias.
Programacin de Cursos programados por la Consejera de Cultura y no
homologados por el IAAP. Estos cursos estn abiertos a personal que presta
servicios a la Administracin a travs de una relacin diferente a la referida
en el punto anterior. La programacin normal se sita en la celebracin de
2 cursos al ao con dos ediciones cada uno para facilitar su asistencia al personal de todas las provincias.
Aula de Formacin permanente de la Unidad de Coordinacin SI. @
rchivA (CCUL). Experiencia innovadora en la implantacin de una herramienta corporativa en la Administracin Autnoma. A fin o de prestar el
mximo apoyo a los usuarios del Sistema funciona, previa cita, todos los
jueves. En estas sesiones los usuarios trasladan sus dudas concretas que son
analizadas y resueltas con el apoyo del personal de la UC@. Para un mejor
aprovechamiento se ha habilitado los medios necesarios para que los usuarios
dispongan en estas sesiones de formacin personalizadas de acceso tanto a
las plataforma de produccin del Sistema (datos reales) como a la plataforma
de formacin.
Teleformacin. Curso que utiliza el canal de formacin a distancia de la Consejera de Cultura (plataforma Minerva) para el personal de dicha Consejera. Este curso utiliza las tcnicas didcticas on-line para facilitar una completa
formacin. En pocos das se inicia un nuevo curso que ha sido totalmente revisado y actualizado. Actualmente se est analizando las distintas opciones
para acercar este curso a todos los usuarios de todas las Consejeras.
CAU @rchivA. La Atencin al Usuario es otra de las vas de formacin
cuando la incidencia registrada por el usuario se produce por una carencia de
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formacin en el uso del Sistema. Si mediante la atencin telefnica o a travs de correo-e se detecta que no es suficiente para solucionar estas carencias,
se completa con una sesin en el Aula de Formacin Permanente.

Atencin al Usuario.
La Consejera de Cultura comenz a prestar este servicio a todos los usuarios del
Sistema 1 de febrero de 2008 16 . Actualmente el nmero de usuarios del Sistema
supera los 1800, si bien las incidencias son trasladadas a la UC@ por los responsables de los Archivos. Para ello los usuarios disponen de la herramienta corporativa de
Gestin de incidencias SERVIDESK, desarrollada por la Consejera de Innovacin,
Ciencia y Empresa.
Este servicio de atencin al usuario se articula en dos reas: Funcional y Tcnico- Informtico. La primera abarca la resolucin de los problemas ocasionados por
error o falta de conocimientos en el manejo de las funcionalidades del Sistema. La
segunda, la resolucin de los problemas que requieren una correccin/eliminacin
de datos que no puede ser llevada a cabo por el usuario, y/o una correccin del cdigo del sistema cuando el error ha surgido por un mal funcionamiento o desarrollo de ste.
Por otro lado, la prestacin de la asistencia al usuario, previa clasificacin de la
incidencia, se estructura en los siguientes niveles:
Primer nivel:
yy
Informacin general, verificacin usuarios y comunicaciones.

Segundo nivel:
yy
Incidencias de carcter Tcnico - Funcional del Sistema.

Tercer nivel:
yy
Incidencias de carcter Tcnico Informtico del Sistema. Su resolucin requerir de la participacin de los Servicios de Informtica/ Departamentos de
Sistemas de la Consejera de Cultura y de la Consejera de Justicia y de Administracin Pblica (segn los servidores que afecte) y de los servicios de la Empresa encargada del mantenimiento del Sistema.

Interoperabilidad con otros sistemas.


Esta lnea de trabajo tiene tres vertientes:
a) Interoperabilidad para la gestin documental:
Desarrollos de los Servicios Web para la interoperabilidad con el resto de
componentes del la plataforma W@ndA para la transmisin automtica de
datos para la gestin archivstica de los documentos independientemente del
soporte de estos.
16. A excepcin de los de los archivos de los rganos Judiciales que deben contar con servicio propio.

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b) Interoperabilidad para la generacin de documentos electrnicos en el Sistema.


La citada Orden de 20 de febrero de implantacin del S.I. @rchivA prev:
Artculo 7. Los documentos electrnicos y sus copias.
1. De conformidad con lo dispuesto en el apartado 5 del artculo 45 de la Ley
30/1992, de 26 de noviembre, de Rgimen Jurdico de las Administraciones
Pblicas y del Procedimiento Administrativo Comn, y dems normativa vigente, los documentos electrnicos generados por el sistema gozarn de plena
validez y eficacia siempre que cumplan lo dispuesto en el artculo 14.1 del Decreto 183/2003, de 24 de junio, por el que se regula la informacin y atencin
al ciudadano y la tramitacin de procedimientos administrativos por medios
electrnicos (Internet).
2. Las copias de los documentos electrnicos, expedidas y firmadas por los
responsables de los archivos en que los documentos estn custodiados, sern
vlidas y eficaces siempre que se cumplan los requisitos establecidos en el apartado anterior.
3. Respecto a los procedimientos, conservacin y responsabilidades de los documentos digitales, se aplicar lo establecido por la normativa vigente para los
documentosen cualquier otro soporte.

Este Sistema es la herramienta para la gestin electrnica de los procedimientos administrativos que se instruyen para desarrollar las distintas funciones archivsticas tanto para la gestin de los Archivos como de los documentos. Es una lnea de
trabajo abierta la propia integracin del S.I.@rchivA con otras herramientas de W@
ndA, pero esta vez no como soporte a otras aplicaciones, sino autoalimentarse y generar en soporte electrnico los documentos que testimonian la actividad administrativa de los Archivos.
c) Interoperabilidad con otros sistemas para la difusin.

Esta lnea de trabajo implica el desarrollo y la gestin de proyectos paralelos para


facilitar el acceso va Web a la informacin que reside en los Archivos del Sistema as
como para la conexin del S.I. @rchivA con el repositorio digital de documentos de
Archivos denominado BAiDA.
El objetivo es la difusin de los documentos integrantes del Patrimonio Documental Andaluz poniendo a disposicin de los usuario va telemtica la informacin
archivstica del documento ( que reside en el S.I. @rchivA) y su imagen digitalizada
(que reside en BAiDA).
Para ello en el S.I. @rchivA se estn ejecutando dos proyectos paralelos para posibilitar esta interoperabilidad:

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Desarrollo del Mdulo Web de @rchivA: Posibilidad de consultas simples,


avanzadas, parametrizadas y jerrquicas sobre la informacin de las agrupaciones documentales y los documentos de acceso pblico, cuya publicacin
ser gestionada mediante un Mdulo especfico.
Desarrollo del Mdulo de codificacin EAD 17 de la informacin existente
en el S.I. @rchivA.
Desarrollo del Mdulo de Gestin de Publicados.
Desarrollo de los Servicios Web para su conexin con BAiDA.

Esta lnea de trabajo permitir poner a disposicin de los ciudadanos las Fuentes
Documentales de de los Archivos de la Junta de Andaluca para la investigacin y difusin del Patrimonio Documental andaluz a travs de las nuevas tecnologas.
La lnea abierta de cooperacin y colaboracin con otras Administraciones e instituciones pblicas, permitir sentar las bases para disponer de un espacio comn para
la difusin de otras fuentes del Patrimonio Documental andaluz rentabilizando, en
beneficio de los ciudadanos, el gasto pblico y el esfuerzo tcnico y organizativo realizado por la Administracin Autnoma.
Colaboracin y Cooperacin.
Esta lnea de trabajo en la Gestin del proyecto tiene objetivo compartir con
otras administraciones e instituciones pblicas el esfuerzo realizado por la Junta de
Andaluca para el desarrollo de este Sistema y con ello sentar las bases tcnicas para
facilitar el intercambio de informacin entre ellas para la difusin del patrimonio
documental.
Esta colaboracin se instrumentaliza a travs de la firma de los respectivos Convenios entre las partes.
Tiene dos vertientes
a) Cesin del cdigo de la versin que est en produccin en le Sistema Andaluz
de Archivos/ Subsistema Autonmico, orientada a la implantacin del Sistema
en una red de archivos similar a la de la Junta de Andaluca. Lnea desarrollada
en colaboracin con la Consejera de Justicia y Administracin Pblica.
Esta lnea supone la creacin de un espacio de cooperacin entre las partes
para compartir los desarrollos que a partir de la cesin se realicen en el Sistema
mediante la creacin de un repositorio de cdigo cuya gestin corresponde a
la Junta de Andaluca.

Hasta el momento en esta lnea se han llevado a cabo dos actuaciones:

17. Enconded Archival Description.

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Convenio firmado el pasado 15 de julio con el Ministerio de Justicia para implantacin y utilizacin en los rganos administrativos, judiciales y fiscales
sobre las que ostenta competencias 18,
Convenio con la Junta de Extremadura para la implantacin y uso del S.I. @
rchivA en el Sistema de Archivos de esa Comunidad Autnoma. Pendiente
de firma, a la fecha de estas Jornadas posiblemente ya se haya firmado.
b) Cesin de la futura versin autoinstalable en software libre adaptada a
instituciones cuya red de archivos se agota en si misma (Ayuntamientos, Universidades, etc.). Esta lnea desarrollada ntegramente por la Consejera de
Cultura es necesaria para dar respuesta a la necesidad planteada en los Archivos del Sistema Andaluz de Archivos de un software para la gestin de sus archivos y documentos. Esta vertiente es de sumo inters ya que permitir crear
un espacio de intercambio de informacin entre los Archivos del Sistema Andaluz de Archivos para una mayor y eficaz difusin del Patrimonio Documental Andaluz.

3. Conclusiones
De acuerdo con los Principios generales de organizacin y funcionamiento de la
Administracin de la Junta de Andaluca, el S.I. @rchivA constituye la herramienta
bsica y horizontal para la gestin informatizada de todo los tipos de archivos de la
Administracin de la C.A.A. La gestin de este proyecto tiene como objetivos finales:
La Modernizacin y agilizacin gestin documental a lo largo del ciclo vital
de los documentos mediante el uso de las tecnologas de la informacin y comunicacin en el tratamiento, conservacin, gestin, acceso y difusin de los
documentos competencia de la Junta de Andaluca.
La gestin documental integral para facilitar a los ciudadanos el ejercicio del
derecho de acceso a los registros y documentos, y a la informacin que estos
contienen.
Facilitar el ejercicio del derecho de los ciudadanos a disponer de las fuentes
documentales que permitan construir su Memoria histrica social.

18. Estn exceptuados de ese mbito los archivos de los rganos Judiciales radicados en Andaluca cuya
gestin de medios materiales, personales y econmicos est transferida a la Comunidad Autnoma por
- Real Decreto 141/1997, de 31 de enero, sobre traspaso de funciones y servicios de la Administracin
del Estado a la Comunidad Autnoma de Andaluca en materia de provisin de medios personales al
servicio de la Administracin de Justicia (BOJA n 33 de 18/03/1997).
- Real Decreto 142/1997, de 31 de enero, sobre traspaso de funciones de la Administracin del Estado
a la Comunidad Autnoma de Andaluca, en materia de provisin de medios materiales y econmicos
para el funcionamiento de la Administracin de Justicia. (BOJA n 33 de 18/03/1997).

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Eliminar la discriminacin por soporte en el acceso a la informacin y documentos producidos por la Junta de Andaluca para garanta del ejercicio del
derecho de acceso a estos por parte de los ciudadanos.
Facilitar el acceso y la puesta a disposicin de todos los ciudadanos de las
Fuentes Documentales de Andaluca para la investigacin y difusin del Patrimonio Documental Andaluz.

Muchas gracias por la atencin prestada.

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LA IMPLANTACIN DE @RCHIVA EN LA
FISCALA GENERAL DEL ESTADO, PARA LA
GESTIN COORDINADA DE LOS ARCHIVOS
DEL MINISTERIO FISCAL
Mara Luisa Conde Villaverde

rea de Gestin de la Informacin.


Unidad de Apoyo al Fiscal General del Estado

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I.S.S.N. 1134-1602 - Pags. 61-76

LA IMPLANTACIN DE @RCHIVA EN LA FISCALA


GENERAL DEL ESTADO, PARA LA GESTIN COORDINADA DE LOS ARCHIVOS DEL MINISTERIO FISCAL
Mara Luisa Conde Villaverde

rea de Gestin de la Informacin. Unidad de Apoyo al Fiscal General del Estado

I.- Introduccin
I.1.- Evolucin histrica del Ministerio Fiscal espaol
Me parece necesario iniciar esta intervencin recordando con unas cuantas pinceladas la evolucin de esta Institucin desde sus ms remotos orgenes en los reinos
Peninsulares, hasta su perfil actual. En el mundo global que nos rodea, el modelo de
tradicin latina, del que hablamos, ha sido como tantos otros oscurecido, e incluso
a veces confundido, por el de tradicin anglo-sajona, a causa de su masiva difusin
a travs de las series de la televisin norteamericana, aunque realmente poco o nada
tiene que ver con la compleja figura de matices extraordinariamente diversos que
vamos a analizar.
Aunque lgicamente no podemos avanzar en el tiempo ms all de la etapa Liberal para encontrar sus antecedentes directos, no podemos de ninguna forma olvidar
que una gran parte de sus actuales caractersticas tienen su origen en el contexto de la
Baja Edad Media y las profundas transformaciones producidas en el orden poltico,
social y jurdico por la Recepcin del Derecho Romano y Cannico, entre las que cabra destacar sobretodo el reforzamiento del poder real y su proyeccin pblica.
Los textos legales de la poca (Fori Regni Valentiae (1240), Fori Regni Aragonum
(1247), o las Leyes Palatinas de Jaime III de Mallorca (1337), junto con El Libro de
las Leyes de Alfonso X (Espculo, Fuero Real y Partidas) son un testimonio indiscutible del nacimiento de la figura del Fiscal en el mbito del ius commune medieval y
de las manifestaciones de su carcter regio y procesal1.
Las definiciones que se hacen de estos oficiales reales junto con las sucesivas denominaciones que se les atribuyen en los diferentes reinos peninsulares nos permiten
1. Coronas Gonzlez, Santos M. Los Fiscales del Antiguo Rgimen en Espaa (siglos XIII-XVIII). En:
El Ministerio Fiscal Espaol. Madrid, M de Justicia, 2007, p. 25-76.

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comprender con mucha mayor claridad esta doble dimensin real y procesal de la Institucin.
Por ejemplo en Las Partidas, refirindose al carcter regio del procurador real de
los siglos XII y XIII, se afirma:tanto quiere decir en romance como ome que es
puesto para defender en su juizio todas las cosas y los derechos que pertenescen a la
cmara del rey. 2A esta funcin patrimonial, se unir en los siglos XIV y XV la de
promotor de la justicia real que en Aragn, Catalua y Navarra comenzar a recibir
el ttulo de procurador fiscal para acabar a finales del siglo XVIII recibiendo la denominacin de ministerio pblico.
Esta dimensin de promotor de la justicia real es la que permitir desarrollar su
funcin de acusador pblico en determinadas causas penales.
Cuando la Justicia Real se adscribe a las Audiencias y Chancilleras y posteriormente a los Consejos, y muy especialmente al de Castilla, a ellos pasarn estos representantes de la corona convertidos ya en rgano procesal, dimensin que Las Partidas
definirn con estas palabras: Rey o hijo de Rey o Arzobispo..non debe entrar en
pleyto para razonar por si en juyzio con otros que fuessen menores que ellos..
mas..deven dar personeros que razonen por ellos.3
Los Reyes Catlicos matizarn los diferentes aspectos de la institucin en diversas
Ordenanzas y muy especialmente en el Ordenamiento de Cortes de Toledo de 1480
asignndole adems un carcter poltico en las Ordenanzas de Medina del Campo
de 1489.4
Las sucesivas organizaciones del Consejo de Castilla (1554, 1598, 1608) en tanto
que tribunal de ltima instancia de la jurisdiccin real, durante el perodo de los
Austrias, irn perfilando la actividad que los fiscales realizarn en l de forma permanente, creando una vinculacin muy especial entre ambos que se mantendr indefinidamente a lo largo del tiempo.
Esta vinculacin llegar a su apogeo en dos momentos diferentes, pero igualmente definitivos para la institucin, en el siglo XVIII.
El primero de estos momentos se producir con motivo de las reformas llevadas
a cabo por Felipe V en el Consejo de Castilla, en 1707 y sobretodo en 1713, fecha
en la que el omnmodo poder alcanzado por su Presidente durante los reinados de
los ltimos representantes de la dinasta austriaca, ser sustituido por la herramienta
esencial del control real: la figura del Fiscal General, nombramiento que recaer en
2. Partidas 4,18,12.
3. Partidas 3,5,11.
4. Mirar y procurar nuestro servicio y justicia e real preheminencia.

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Melchor de Macanaz cuyas reformas posteriores asentarn an ms su posicin, aunque desde luego por poco tiempo.
La cada de Macanaz en 1715 y su posterior exilio, tendr como consecuencia inmediata la desaparicin de la figura del fiscal general, hasta el siglo XX, y devolver
parte de su esplendor a la Presidencia del Consejo, hasta el reinado de Carlos III, en
que la dimensin intelectual y poltica de los miembros de la Fiscala (entre los que
hay que destacar a Campomanes y Floridablanca), conseguir su segundo momento
de gloria, esta vez con carcter ms definitivo, y lo proyectar hacia el futuro de forma
que en la etapa contempornea, tras las reformas liberales que cristalizarn con la
creacin del Tribunal Supremo como heredero del Consejo de Castilla, la mxima jerarqua del Ministerio Fiscal ser definitivamente vinculada a las funciones del responsable de la Fiscala de este tribunal.
Por lo que respecta a las transformaciones sufridas por el Ministerio Fiscal durante la etapa contempornea, es necesario destacar que en el siglo XIX se inician con
el Reglamento Provisional para la Administracin de Justicia de 1835, continan en
disposiciones como los reales decretos de 29 de diciembre de 18385 y de 26 de enero
de 18446, para cristalizar en la Ley provisional sobre Organizacin del Poder Judicial
de 15 de septiembre de 1870, promulgada como desarrollo de la Constitucin de
1869, y en la que por primera vez se utilizar el trmino de Poder Judicial.
En este texto legal, queda perfilado el Ministerio Fiscal como una Institucin basada, en su funcionamiento, en los principios de concentracin, unidad y dependencia7.
Respecto a su organizacin interna, es concebida como una pirmide jerarquizada cuyos distintos niveles se estructuran, mediante relaciones de subordinacin,
desde el Fiscal del Tribunal Supremo hasta los Fiscales de los juzgados municipales.
Se establece que el Fiscal del Tribunal Supremo ser el jefe del Ministerio Fiscal de
toda la Monarqua, bajo la inmediata dependencia del Ministro de Gracia y Justicia.
Segn Ignacio Flores Prada8, Dentro del conjunto de los miembros del Ministerio Fiscal, las disposiciones que a partir de 1850 ms van a incidir en la subordinacin
5. El Ministerio Fiscal es el brazo robusto de la justicia y del gobierno.
6. El Ministerio Fiscal, cuyas atribuciones se cifran en promover, bajo las rdenes del Gobierno de
V.M., la represin de los delitos, la defensa judicial de los intereses del Estado y la observancia de las
leyes que determinan la competencia de los Tribunales.. Exposicin de motivos del mencionado
Real Decreto.
7. El Ministerio Fiscal velar por la observancia de esta Ley y por las dems que se refieran a la organizacin de los juzgados y tribunales, promover la accin de la justicia en cuanto concierne al inters
pblico, y tendr la representacin del gobierno en sus relaciones con el Poder Judicial. Art. 763.
8. Flores Prada, Ignacio. El Ministerio Fiscal en Espaa. Valencia, 1999. p 130.

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jerrquica respecto al Gobierno, se refieren a los Fiscales de Hacienda, una tendencia


que terminar, treinta aos ms tarde, con la separacin de cuerpos mediante la creacin de la Abogaca del Estado9.
Desde los inicios del Estado Liberal jueces y fiscales conformarn un nico cuerpo
escalafonado hasta que el primer Estatuto del Ministerio Fiscal, promulgado en
1926, separe ambos escalafones, aunque el acceso seguir siendo nico para ambos
Cuerpos hasta nuestros das.

Tras la definicin que del Ministerio Fiscal hace la Constitucin de 193110,

ser la Constitucin de 1978 la que en su artculo 124 sentar las bases de la Institucin en el contexto del Estado de Derecho perfilndolo de esta forma:

Sin perjuicio de las funciones encomendadas a otros rganos, tiene por misin
promover la accin de la Justicia en defensa de la legalidad, de los derechos de los ciudadanos y del inters pblico tutelado por la ley, de oficio o a peticin de los interesados, as como velar por la independencia de los Tribunales y procurar ante stos la
satisfaccin del inters social.
El Ministerio Fiscal ejerce sus funciones por medio de rganos propios conforme
a los principios de unidad de actuacin y dependencia jerrquica y con sujecin, en
todo caso, a los de legalidad e imparcialidad.
La Ley regular el Estatuto Orgnico del Ministerio Fiscal.
El Fiscal General del Estado ser nombrado por el Rey, a propuesta del Gobierno,
odo el Consejo General del Poder Judicial. Como consecuencia de esta definicin
se identifican las caractersticas ms destacadas de la versin espaola de esta Institucin:

El perfil tradicional de Promotor de la Justicia


La defensa de la legalidad
La defensa de los derechos de los ciudadanos
La defensa del inters pblico
El principio de unidad de actuacin, mediante el cual se asegura la interpretacin y aplicacin uniforme del Derecho en todo el territorio del Estado.
Para lograrlo, la herramienta imprescindible ser la dependencia jerrquica al
servicio exclusivo de la unidad de criterio.
9. El Cuerpo de Abogados del Estado fue creado por el art. 4 del Real Decreto de 10 de marzo de
1881 y organizado por el Reglamento de 10 de mayo del mismo ao.
10. Velar por el exacto cumplimiento de las Leyes y por el inters social..gozando a tal fin de las
mismas garantas de independencia que la Administracin de Justicia.

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Tanto la Ley 50/1981 de 30 de diciembre como la Ley 24/2007 de 9 de octubre


que regulan los dos Estatutos Orgnicos del Ministerio Fiscal promulgados tras la
Constitucin de 1978, establecen una serie de rganos de apoyo al Fiscal General del
Estado que permitirn encauzar su funcin directiva y organizadora del Ministerio
Fiscal y la adaptarn slidamente a la estructura territorial del Estado.11
Paralelamente, se crearn otros rganos centrales del Ministerio Fiscal12, y se
iniciar un proceso de especializacin mediante la creacin de otras Fiscalas13 y el
nombramiento de Fiscales Especialistas y Delegados14 para facilitar el control de determinados delitos.
La organizacin territorial del Ministerio Fiscal responde igualmente al mandato
constitucional de la unidad de actuacin y dependencia jerrquica y para lograrlo se
estructura a travs de las Fiscalas Superiores, adscritas a los Tribunales Superiores de
Justicia de cada Comunidad Autnoma y de las Fiscalas Provinciales de las que a su
vez dependen las Fiscalas de rea.
I.2.- Funciones y actividades especficas del Ministerio Fiscal
Todo lo anteriormente expuesto se materializa en una serie de funciones y actividades especficas que tienen la mayora de las veces su entorno natural en el mbito
jurisdiccional pero que, en otras, van mucho ms all enriqueciendo y diversificando la proyeccin social de la Institucin.
En efecto, el Fiscal General, como mxima jerarqua del Ministerio Pblico y en
aplicacin del Principio de Unidad de Actuacin emite, con periodicidad anual, un
documento que da cuenta de la actividad de la Institucin as como del estado de
la Administracin de Justicia en todo el territorio del Estado, a lo largo del perodo
mencionado. Se trata de la Memoria Anual que presenta ante el Jefe del Estado y los
mximos representantes de los Poderes Pblicos.
Su punto de partida se encuentra en el Real Decreto de 14 de octubre de 1882
que, de acuerdo con lo previsto en la Ley de 15 de junio del mismo ao, aprueba la
Ley adicional a la Orgnica del Poder Judicial, en su artculo 15 establece que a fin
de mantener la unidad y dependencia del Ministerio Fiscal, los Fiscales de las Audiencias Territoriales tendrn facultades de inspeccin sobre todos y cada uno de los
Fiscales de las audiencias de lo criminal del respectivo territorio, a cuyo efecto stos
11. Consejo Fiscal, Junta de Fiscales de Sala, Junta de Fiscales Superiores de las CCAA, etc.
12. Fiscala ante el Tribunal Constitucional, y Fiscala del Tribunal de Cuentas,.
13. Fiscala de la Audiencia Nacional, Fiscala Antidroga y Fiscala Anticorrupcin
14. De Medio Ambiente y Urbanismo, de Seguridad Vial, de Siniestralidad laboral, de Violencia de
Gnero, etc.

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remitirn a aqullos, dentro de la primera quincena del mes de mayo de cada ao,
una Memoria relativa a la Administracin de Justicia () y en vista de su resultado
los Fiscales de las Audiencias Territoriales les harn las observaciones que estimen
oportunas, dando cuenta al Fiscal del Tribunal Supremo, con la remisin de otra Memoria durante la primera quincena del mes de julio.
El Fiscal del Tribunal Supremo, a su vez, tomar los acuerdos que concepte procedentes; y en su exposicin razonada dirigida al Gobierno de S.M. manifestar al
comenzar cada ao judicial, el estado de la Administracin de Justicia en Espaa, las
instrucciones ms importantes que haya dado a sus subordinados y las reformas que
en su concepto conviniese hacer para el mejor servicio.
De esta forma, desde el ao 1883 hasta nuestros das (con el nico parntesis de
los aos 1937 a 1939), se ha ido materializando uno de los testimonios histricos
ms relevantes no slo de la actividad de la Institucin sino tambin del entorno social en el que se desenvuelve.
Por otra parte, en esta Memoria anual, se incluyen tambin otros documentos
cuyo contenido pretende facilitar la unidad de criterio en la interpretacin del Derecho en todo el territorio del Estado y que han sido producidos por el Fiscal General
y enviados a todas las Fiscalas, a lo largo de ese mismo perodo anual.
Se trata de las Instrucciones, Circulares y Consultas.
Finalmente la funcin del Ministerio Fiscal en el mbito procesal, se materializa
en diferentes actuaciones que adoptan la forma de un tipo documental denominado
genricamente Dictamen que forma parte inseparable del procedimiento judicial
donde debe conservarse como parte integrante del mismo.
Destacando estos tipos documentales se ha pretendido poner de manifiesto las
actividades especficas de la Institucin y los testimonios en los que se materializan,
pero es evidente que adems tiene encomendadas otra serie de funciones, fundamentalmente en el contexto administrativo, que no tienen nada destacable respecto a las
que realizan el resto de los organismos y que se plasman en los mismos tipos documentales.
II.- La organizacin archivstica del Ministerio Fiscal
II.1.- La situacin hasta el ao 2006
Como en tantas otras ocasiones, el enorme volumen de testimonios de la actividad de los Fiscales, conservado en los archivos histricos, demuestra que desde
la Baja Edad Media y hasta el final del perodo del Estado Absolutista, los archivos

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existentes en las distintas instituciones15 implicadas funcionaron adecuadamente y


que, adems, no se produjeron desastres importantes que impidieran su funcin de
custodia.
Pero la situacin cambia radicalmente si analizamos la etapa contempornea, en
la que, por una parte, los incendios del Archivo del Tribunal Supremo en 1915 y el
del Archivo General Central de Alcal de Henares en 1939, destruyeron una parte
importante de los testimonios del siglo XIX y primer tercio del XX, produciendo uno
de los vacos ms importantes en lo que respecta al Patrimonio Documental contemporneo.
Por otra parte, el hecho de que las Fiscalas hayan desarrollado, con total autonoma pero sin espacio fsico independiente, su actividad en los rganos juridiccionales,
no ha favorecido en absoluto la posibilidad de que sus documentos formaran parte
de unos archivos cuyos depsitos siempre han estado saturados de papel.
Por ello, las transferencias han dependido, la mayora de las veces, mucho ms de
las circunstancias concretas que se daban en cada caso, que de lo que hubiera sido razonable desde el punto de vista archivstico.
El hecho de que la mxima jerarqua del Ministerio Fiscal estuviese adscrita a la
Fiscala del Tribunal Supremo y en consecuencia, no haya tenido una sede independiente hasta poca muy reciente, tampoco ha favorecido precisamente la organizacin de sus propios archivos, ya que a estos efectos era considerado como una Seccin
ms y enviaba sus fondos al Archivo del Tribunal Supremo .
II.2.- Los cambios necesarios
La primera conclusin que se puede sacar es que durante la etapa contempornea no haba existido un sistema de archivos especfico del Ministerio Fiscal y que,
en consecuencia, era necesario y urgente que existiera.
La creacin de la Fiscala General como rgano rector diferenciado de la Fiscala
del Tribunal Supremo, y su instalacin en el Palacio de Fontalba, permiti tras las correspondientes obras de rehabilitacin contar por primera vez con unas instalaciones
adecuadas para un Archivo General que custodiara los fondos producidos por la actividad de sus oficinas y de las del resto de las Fiscalas de los rganos centrales con
sede en Madrid. Estas obras de rehabilitacin fueron inauguradas oficialmente el 11
de enero de 2006.

15. Audiencias y Chancilleras, Archivo General de Simancas, Archivo General de Indias y Archivo
Histrico Nacional

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En el proceso de desarrollo de la plantilla de la Fiscala General fue creada, en el


ao 2005, la Unidad de Apoyo al Fiscal General, en la que entre otras plazas de funcionarios de la Administracin General del Estado, se incluyeron por primera vez dos
puestos de archivero-bibliotecario.
Y ste fue el ncleo incipiente de todo el proyecto posterior.
A la estructura de este Sistema se incorporaron los archivos de las Fiscalas del
resto del territorio que deban realizar la transferencia de sus fondos a los respectivos
archivos histricos provinciales16.
Paralelamente se iniciaron los trabajos de Identificacin y Valoracin de fondos y
la tramitacin del oportuno expediente de creacin de la Comisin Calificadora de
Documentos Administrativos del Ministerio de Justicia que debera ser en el futuro
el cauce raglamentario para la obtencin de los dictmenes de la Comisin Superior
Calificadora de Documentos Administrativos.
Hay que destacar que en la disposicin adicional quinta, del Real Decreto
937/2003, de 18 de julio, de modernizacin de los archivos judiciales, se especifica
que no se aplicar este real decreto a los documentos generados por el Ministerio
Fiscal que no se hubieran incorporado a expedientes correspondientes a procesos o
actuaciones judiciales. Esto supone que a excepcin de los documentos que reflejan
la actividad de los Fiscales en el procedimiento judicial que seran valorados y/o eliminados/conservados de acuerdo con las decisiones adoptadas por las Juntas de Expurgo17, los documentos que se refieren a las dems actividades de los Fiscales quedan
fuera del mbito del Real Decreto.
II.3.-La puesta en marcha de la Red de Archivos del Ministerio Fiscal
Una vez definidos e identificados los componentes de esta Red, se consider que
era imprescindible seleccionar una aplicacin informtica adaptada a sus caractersticas que permitiera alcanzar los niveles ptimos de coherencia y coordinacin.
La definicin de estas caractersticas deba ser por tanto el esfuerzo ms riguroso
pues de l dependa casi todo el xito de la puesta en marcha del Proyecto.
Tras varios meses de intenso estudio, se concretaron estas caractersticas en la relacin de requisitos que a continuacin se detalla:
Capacidad para afrontar:
yy
el volumen y complejidad de la estructura archivstica
yy
unidad de dependencia
16. El Sistema consta en la actualidad con ms de 85 archivos correspondientes a todas las Fiscalas
tanto de rganos centrales como del resto del territorio.
17. Creadas por el mencionado Real Decreto, al igual que la red de archivos judiciales.

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yy
reparto territorial
yy
series documentales tanto de carcter judicial como administrativo

Adaptacin a todos los estndares nacionales e internacionales


Facilidad de migracin de datos
Capacidad de adaptacin a los supuestos de la Ley 11/2007 de 22 de junio,
de acceso electrnico de los ciudadanos a los Servicios Pblicos

Tras un anlisis pormenorizado de los productos que ofreca el mercado, se constat que en efecto la mayor parte de ellos poda resolver sin dificultad la mayora de
los requisitos contenidos en los dos primeros puntos, mientras que otros como el de
la adaptacin a los supuestos de la Ley 11/2007, constituan un obstculo insalvable
puesto que en sus planteamientos aparece como consecuencia evidente la recomendacin de la utilizacin de software libre .
Este hecho determinaba, como punto de partida, la utilizacin de software libre,
lo que obligaba a realizar un nuevo estudio lgicamente fuera del mbito de las empresas privadas.
Este nuevo estudio tuvo como resultado la seleccin de dos aplicaciones finalistas:
El Proyecto ATOM, desarrollado por el Consejo Internacional de Archivos
en el seno del grupo de trabajo de Derechos Humanos. La finalidad de este
Proyecto es poder dotar, a los pases sin recursos econmicos suficientes, de
una herramienta archivstica capaz de obtener tanto los niveles imprescindibles de transparencia administrativa, como el adecuado tratamiento y control de su patrimonio documental. Todas estas circunstancias determinan en
principio que el eje de todo el sistema se centre de forma mayoritaria en la
Descripcin de los documentos.
El Proyecto @rchivA, desarrollado por las Consejeras de Cultura y Justicia
de la Junta de Andaluca, sobre el que no creo que sea necesario aadir nada
ms a lo que ya ha sido expuesto en la intervencin anterior.

III.- La seleccin de la aplicacin @rchivA


Finalmente, fue seleccionada la aplicacin de la Junta de Andaluca, en primer
lugar, por razones evidentes de proximidad y semejanza, pero adems por otra serie
de caractersticas importantes que permitan, sin dificultad, esperar que se alcanzaran
todos los objetivos marcados en el Proyecto del Sistema Archivstico del Ministerio
Fiscal y que quedan extractadas en los siguientes puntos:
En primer lugar, se ajusta a los principios previstos en la Ley 11/2007 de 22
de junio, de acceso electrnico.
Es muy destacable el hecho de que Andaluca es una Comunidad Autnoma de una gran complejidad territorial y que histricamente ha sido
sede de una gran variedad de instituciones lo que supone que la aplicacin
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ha tenido que contemplar y resolver una cantidad enorme de diferentes


problemas y necesidades determinados por la gran variedad de tipos de archivo, lo que le convierte en una de las aplicaciones ms completas de las
existentes.
Su experiencia en diferentes archivos permite tener suficiente informacin
tanto de los elementos positivos como de los errores que, por otra parte, lejos
de ser camuflados como suele ser lo habitual, son puestos de relieve de forma
inmediata tras su deteccin.
Ha sido desarrollado por especialistas de enorme prestigio y con una larga
trayectoria profesional cuyos objetivos prioritarios estn centrados en la eficacia de su funcionamiento y no en su rentabilidad comercial.
Tiene una decidida vocacin para el tratamiento archivstico integral de los
documentos y para lograr su convergencia con el entorno integrado de tramitacin en el marco de la e-Administracin.
Existe la intencin de desarrollar y compatibilizar con @rchivA, un mdulo
especfico para la gestin de procesos en las oficinas, mediante la utilizacin
de la plataforma ALFRESCO.
En fase menos desarrollada se encuentra un mdulo especfico para el tratamiento de la documentacin judicial.
Finalmente, a modo de ejemplo puede citarse la enorme ventaja que supone
la no utilizacin de pantallas planas. Es decir, cuando se recibe una transferencia, toda la informacin contenida en la Relacin de Entrega actualiza el
resto de las bases de datos, con lo que se evita una enorme cantidad de trabajo de grabacin.

IV.- @rchivA en el contexto del Sistema de Informacin del Ministerio Fiscal


La disposicin adicional decimosexta de la Ley Orgnica 19/2003, de 23 de diciembre, aade una nueva disposicin adicional segunda a la Ley 50/1981, de 30 de
diciembre, por la que se regula el estatuto Orgnico del Ministerio Fiscal.
En ella se establece que el Ministerio Fiscal contar con un Sistema de Informacin y una Red de Comunicaciones electrnicas plenamente integrados, a travs de
los cuales se pretende asegurar su unidad de actuacin.
Igualmente, esta disposicin adicional segunda crea la Comisin Nacional de Informtica y Comunicaciones Electrnicas del Ministerio Fiscal, bajo la Presidencia
del Fiscal General, con la funcin de dictar las instrucciones y criterios de obligado
cumplimiento en todas las fiscalas sobre la implantacin, utilizacin, gestin y explotacin de los sistemas informticos y de las comunicaciones electrnicas.
El Real Decreto 93/2006, de 3 de febrero, como desarrollo de la disposicin mencionada, regula el Sistema de Informacin del Ministerio Fiscal y define su contexto
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y caractersticas, tanto tcnicas como de utilizacin; organiza la Comisin Nacional


de Informtica y Comunicaciones Electrnicas y establece la creacin de un Comit
Tcnico para garantizar la continuidad de los trabajos de la Comisin Nacional.
En este contexto es en el que se integra @rchivA, para gestionar y coordinar de
forma centralizada la Red de Archivos del Ministerio Fiscal dentro del Subsistema
denominado Informacin Testimonial, Instrumental e Institucional.
Me parece muy importante destacar el avance que supone dentro del conjunto
de reformas y transformaciones encaminadas a la modernizacin de la Institucin, la
existencia de un Sistema de Informacin concebido y diseado como herramienta al
servicio de la unidad de actuacin, que es desde su definicin en el siglo XIX la piedra angular del funcionamiento del Ministerio Fiscal.
Parafraseando a Unamuno, podramos afirmar que los que durante siglos fueron
hijos del pasado, en el presente han decidido ser tambin padres del futuro.

BIBLIOGRAFA
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yy
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LEGISLACIN CONTEMPORNEA SOBRE EL MINISTERIO FISCAL


Ley Provisional sobre Organizacin del Poder Judicial. 15 de septiembre de 1870.
Real Decreto 21 Junio de 1926 (M Gr.y Just.). Aprueba Estatuto del Ministerio Fiscal.
Real Orden 6 mayo 1927 (M Gr.yJust.). Ascensos
Ley 27 agosto 1938 (Jefatura del Estado). Reorganizacin del Tribunal Supremo.
Decreto 15 junio 1942 (M Just.). Crea categora de Abogado Fiscal Decano del Tribunal Supremo.
Decreto 2 abril 1943 (M Just). Situacin de funcionarios en cargos ajenos a su
carrera.
Decreto 22 mayo 1943 (M Just.) Funcionamiento de los Tribunales de Honor.
Orden 8 marzo 1944 (M Just.). Crea Secretara Tcnica en la Inspeccin Fiscal.
Ley 17 julio 1945 (Jefatura del Estado). Reorganiza el Tribunal Supremo.
Decreto 12 septiembre 1945 (M Just.). Aclara e interpreta preceptos de la Ley 17
julio ltimo.(aclara situacin funcionarios que fueren nombrados Secretarios Tcnicos de
la Inspeccin Fiscal).
Orden 30 noviembre 1946 (M Just.). Opcin a desempear destinos que no sean
de la carrera.
Orden 30 octubre 1947 (M Just.).Carnet de identidad. (identificacin funcionarios)
Ley 23 diciembre 1948 (Jefatura del Estado). Reorganizacin y sueldos de las carreras judicial y fiscal.
Ley 20 diciembre 1952 (Jefatura del Estado). Plantillas y categoras.
Ley 23 enero 1953 (M Just.). Plantillas
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M. Luisa Conde Villaverde

Decreto 27 enero 1956 (M Just.). Plazas vacantes por excedencia especial de titulares.
Circular 21 febrero 1957 (Fiscala del T.S.). Actuacin en denuncias por conductas
contrarias a la normal convivencia social.
Ley 31 mayo 1966 (Jefatura del Estado). Aumenta las plantillas de las carreras Judicial y Fiscal.
Decreto 30 junio 1966, nm. 1647/66 (M Just.). Plantilla de destinos de la Carrera Fiscal.
Ley 28 diciembre 1966, nm. 101/66 (Jefatura del Estado). Retribuciones.
Orden 7 diciembre 1967 (M Just.). Agrupaciones de Fiscalas de Juzgados Municipales y Comarcales.
Orden 24 enero 1968 (M Just.). Regula delegaciones en Fiscales municipales y comarcales.
Circular 17 julio 1968, nm 5/68 (Fiscala T.S.), sobre corrupcin de menores, pornografa, trfico de drogas y otros que afectan a la moralidad pblica.
Decreto 27 febrero 1969, nm 437/69 (M Just.) Reglamento Orgnico del Estatuto del Ministerio Fiscal.
Orden 29 mayo 1973 (M Just.). Prrroga de edad de jubilacin de Magistrados y
Fiscales en situacin de supernumerarios.
Ley 28 noviembre 1974, nm 42/74 (Jefatura del Estado). Ley de Bases Orgnica
de la Justicia.
Orden 14 junio 1976 (M Just.). Agrupaciones de Fiscalas de Juzgados Municipales y Comarcales.
Orden 22 abril 1978 (M Just.). Agrupaciones de Fiscalas de Juzgados de Distrito.
Circular 25 abril 1978 (Fiscala T.S.). Visitas a prisiones.
Orden 27 noviembre 1978 (M Just.).Agrupaciones de Fiscalas de Juzgados de Distrito.
Circular 18 diciembre 1978, nm 6/78 (Fiscala T.S.) Inspeccin de procedimientos penales.
Constitucin Espaola 27 diciembre 1978 (Jefatura del Estado).
Circular 30 diciembre 1978, nm 7/78 (Fiscala General del Estado). Misiones en relacin con los preceptos contenidos en la Constitucin.
Orden 12 febrero 1979 (M Just.). Agrupaciones de Fiscalas de Juzgados de Distrito de Badajoz.
Orden 16 marzo 1979 (M Just.). Agrupaciones de Fiscalas de Juzgados de Distrito
de Salamanca.
Orden 31 mayo 1979 (M Just.) Agrupaciones de Fiscalas de Juzgados de Distrito.
Orden 14 diciembre 1979 (M Just.). Agrupaciones de Fiscalas de Juzgados de Distrito de Zamora.
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La Implantacin de Archiva en la Fiscalia General del Estado...

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Orden 31 mayo 1980 (M Just.). Constitucin de agrupaciones de Fiscalas de Juzgados de Distrito.


Circular 23 junio 1980, nm. 3/80 (FGE). Intervencin en recursos atribuidos a la
competencia del Tribunal Constitucional.
Real Decreto 30 junio 1980 (M Just.). Modifica el art. 24 del Reglamento Orgnico del Estatuto.
Orden 23 octubre de 1980 (M Just.). Agrupaciones de Fiscalas de Juzgados de Distrito de Gerona.
Orden 5 febrero de 1981 (M Just.). Agrupaciones de Fiscalas de Juzgados de Distrito de Albacete.
Orden 5 febrero de 1981 (M Just.). Agrupaciones de Fiscalas de Juzgados de Distrito de La Corua.
Orden 27 febrero de 1981 (M Just.). Modifica agrupaciones de Fiscalas de Juzgados
de Distrito de Plasencia y Trujillo.
Orden 2 noviembre de 1981 (M Just.). Adscripcin de Fiscalas de diversos Juzgados de Distrito.
Ley 30 diciembre 1981, nm 50/81 (Jefatura del Estado). Estatuto Orgnico.
Orden 31 diciembre 1981 (M Just.). Modifica Agrupaciones de Fiscalas de Juzgados de Distrito de Mancha Real-Huelma y Martos-Torredonjimeno.
Orden 30 octubre 1982 (M Just.) Agrupaciones de Fiscalas de Juzgados de Distrito de Murcia.
Orden 20 enero de 1983 (M Just.). Agrupaciones de Fiscalas de Juzgados de Distrito de Murcia.
Orden 20 enero de 1983 (M Just.). Agrupaciones de Fiscalas de Juzgados de Distrito de Palencia.
Real Decreto 9 febrero 1983, nm. 437/83 (M Just.) Constitucin y funcionamiento del Consejo Fiscal.
Real Decreto 9 febrero 1983, nm 545/83 (M Just.). Desarrolla determinadas normas del Estatuto Orgnico.
Orden 3 marzo 1983 (M Just) Agrupaciones de Fiscalas de Juzgados de Distrito de
diversas provincias.
Orden 8 junio de 1983 (M Just.). Modifica diversas agrupaciones de Fiscalas de
Distrito.
Acuerdo 20 septiembre 1983 (Consejo Fiscal). Reglamento de Rgimen Interior del
Consejo Fiscal.
Orden 22 noviembre de 1983 (M Just.). Agrupaciones de Fiscalas de Juzgados de
Distrito de Las Palmas y Mlaga.
Real Decreto 8 febrero 1984, nm. 385/84 (M Just.). Plantilla de la Carrera Fiscal.

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Real Decreto-Ley 9 mayo 1984, nm 4/84 (Jefatura del Estado). Incrementa plantillas de la Carrera Fiscal.
Real Decreto 2 abril 1985, nm. 656/85 (M Just.). Distribucin del incremento de
la plantilla.
Ley Orgnica 1 julio 1985, nm 6/85 (Jefatura del Estado). Poder Judicial.
Real Decreto 28 agosto 1985, nm. 1587/85 (M Just.). Supresin de las agrupaciones de Fiscalas.
Ley 24 marzo 1988, nm. 5/1988 (Jefatura del Estado). Crea la Fiscala Especial para
la Prevencin y Represin del Trfico Ilegal de Drogas
Ley 19/1995, de 24 de abril, por la que se modifica la Ley 50/1981, de 30 de diciembre, por la que se regula el Estatuto Orgnico del Ministerio Fiscal y se crea la
Fiscala Especial para la Represin de los Delitos Econmicos relacionados con la Corrupcin.
Ley 12/2000, de 28 de diciembre, de modificacin de la Ley 50/1981, de 30 de diciembre, pro la que se regula el Estatuto Orgnico del Ministerio Fiscal.
Real Decreto 1/2001, de 12 de enero, por el que se fija la plantilla del Ministerio Fiscal.
Ley Orgnica 19/2003, de 23 de diciembre, por la que se modifica la Ley Orgnica
6/1985, de 1 de julio, del Poder Judicial.
Real Decreto 93/2006, de 3 de febrero, por el que se regula el Sistema de Informacin del Ministerio Fiscal
Ley 24/2007, de 9 de octubre (BOE n 243) por la que se regula el Estatuto Orgnico del Ministerio Fiscal.
Real Decreto 72/2009, de 30 de enero, por el que se completa la plantilla orgnica
del Ministerio Fiscal para el ao 2008.
Orden JUS/2935/2009 de 26 de octubre, por la que se crea la Comisin Calificadora
de Documentos Administrativos del Ministerio de Justicia y de sus organismos pblicos. (BOE de 3 de noviembre).
Ley Orgnica 1/2009, de 3 de noviembre, complementaria de la Ley de reforma de
la legislacin procesal para la implantacin de la nueva Oficina Judicial, por la que
se modifica la Ley Orgnica 6/1985 de 1 de julio, del Poder Judicial (BOE de 4 de
noviembre).
Ley 13/2009 de 3 de noviembre, de reforma de la legislacin procesal para la implantacin de la nueva Oficina Judicial. (BOE de 4 de noviembre).

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El tratamiento electrnico de los


documentos. El archivo electrnico
y el rediseo de procedimientos para la
implantacin de la e-Administracin en
la Comunidad de Madrid: actuaciones
y resultados de la Subdireccin
General de Archivos
Ana Dupl del Moral
Subdirectora General de Archivos de la Comunidad de Madrid

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I.S.S.N. 1134-1602 - Pags. 79-136

El tratamiento electrnico de los documentos. El archivo electrnico y el rediseo de


procedimientos para la implantacin de la
e-Administracin en la Comunidad de Madrid: actuaciones y resultados de la Subdireccin General de Archivos
Ana Dupl del Moral

Subdirectora General de Archivos de la Comunidad de Madrid

NDICE
I.

INTRODUCCIN.

II.

LA APLICACIN DE CRITERIOS DE CALIDAD A LA GESTIN DE


LOS SISTEMAS DE ARCHIVOS.
II.1. Planes directores, actuaciones programadas y calidad.
II.2. Actuaciones programadas de fomento para la conservacin del patrimonio documental de la Comunidad de Madrid.
II.3. Plan Regional para los archivos municipales de la Comunidad de Madrid.
II.4. Plan Sectorial que organiza el subsistema de archivos autonmicos madrileos.
II.5. Distintas aplicaciones informticas elaboradas dentro del programa de informatizacin (ARCHI, ICT, SIARC).
II.5.1 Sistema informtico SIARC-Sistema de Informacin y Control de Archivos de la
Comunidad de Madrid.
II.5.1.a) Anlisis Funcional del SIARC.
II.5.1.b) Objetivos del SIARC que le hacen pionero.

III. LA PUESTA EN MARCHA DE LA E-ADMINISTRACIN EN LA COMUNIDAD DE MADRID.


III.1. La necesidad de funcionamiento en equipos multidisciplinares.

III.1.1. Equipos multidisciplinares para el Consejo de Archivos de la Comunidad de


Madrid.

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III.1.2. Equipo multidisciplinar conjunto con la Direccin General de Calidad de los
Servicios e I.C.M. para el establecimiento de los requisitos del documento electrnico y para el rediseo de procedimientos administrativos.
III.1.2.a) Requisitos del documento electrnico.
III.1.2.b) Rediseo de procedimientos administrativos.

III.2. El documento electrnico y el soporte.


III.3. Expedientes abiertos.
III.4. Aportaciones en materia de normalizacin.
III.4.1.
III.4.2.
III.4.3.
III.4.4.
III.4.5.

Utilizacin de una terminologa normalizada.


Clasificacin orgnica.
Sistema y red de archivos.
El ciclo vital de los documentos.
La aportacin a la organizacin de sistemas de documentos desde el ejercicio de
la profesin de archivero.

IV. HERRAMIENTAS DE CALIDAD Y MODERNIZACIN EN LA COMUNIDAD DE MADRID.


IV.1. Planteamiento del know-how de funcionamiento de la Subdireccin General
de Archivos como estrategia.
IV.2. Planteamiento de la estructura y dotacin de la plantilla de personal archivero
como estrategia.
IV.3. Economa de recursos.

V. CONCLUSIONES.
VI. BIBLIOGRAFA Y NORMATIVA.
VI.1. Bibliografa de la autora relacionada con este trabajo.
VI.2. Otra bibliografa.
VI.3. Normativa.

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i. Introduccin.
El tema de estas Jornadas que alcanzan ya su cuarta edicin- es, sin duda, uno
de los ms relevantes, el ms acuciante de la profesin de archivero en este momento,
el que la sita en el siglo XXI, poniendo en valor, ms que nunca, sus conocimientos, sin resolver an en numerosos casos cuestiones ms propias del siglo XIX o de la
primera mitad del siglo XX.
Afrontar el tema objeto de debate calidad y modernizacin- precisa un buen
grado de reflexin, una cierta experiencia y el anlisis de los matices que se plantean
a su alrededor. Si bien estas Jornadas se encuadran en el mbito de la Administracin
Local, esta ponencia explica el modelo de actuacin que sigue la Comunidad de Madrid en lo relativo a las cuestiones relacionadas con el mismo, ya que su concepcin y
planteamiento lo hacen perfectamente aplicable a cualquier Administracin Pblica
de tamao mediano o grande e incluso, si cabe, a cualquier institucin privada de
estas caractersticas. Desde este planteamiento, el punto de partida imprescindible es
la aplicacin de criterios de calidad a la gestin de los sistemas de archivos.
II. La Aplicacin de Criterios de Calidad a la Gestin de los Sistemas de Archivos.
El funcionamiento de cualquier organizacin -ya en el siglo XX y, cmo no, en el
siglo XXI- debe contemplar un amplio abanico de actuaciones que se han de realizar
en unos tiempos y con unos costes concretos y que han de obtener unos resultados.
Esto supone un importante trabajo previo de planificacin y establecimiento de
objetivos y, especialmente importante, la adscripcin de la materia competencial de
que se trate al rgano adecuado con el rango que precisen sus necesidades y expectativas. Slo as es posible atender de forma apropiada dicha materia y slo de esta
manera se puede trabajar con la eficiencia y autonoma que se requiere para que las
actuaciones previstas se realicen con eficacia.
Este planteamiento, de indudable carcter general, es tambin aplicable a la gestin de los sistemas de archivos, sobre todo si se tiene en cuenta la relacin que tiene
esta materia (la de archivos) con la gestin de las organizaciones -de su testimonio y
de su informacin- y con aspectos directamente relacionados con ellas, como son la
modernidad, la transparencia y la eficacia. De ah que, en este momento, es impensable no disear y aplicar:
Por un lado, planes que contengan programas de ejecucin a corto y medio
plazo de unos objetivos claros, programas que deben contemplar procedimientos de realizacin, tiempos, costes y resultados.
Y, por otro, estrategias que permitan conseguir los objetivos trazados y obtener, en el menor tiempo posible, los recursos econmicos, materiales y personales necesarios para alcanzarlos.
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II.1. Planes directores, actuaciones programadas y calidad.


As pues, la gestin, no slo de los documentos ni slo de los centros, sino de un
sistema de archivos (autonmico, en el caso concreto de la Comunidad de Madrid),
precisa conocer, entre otros, una serie de elementos si se quiere desarrollar en un mbito de calidad:
El mbito competencial en que se mueve.
Las normas que le permiten actuar.
El escenario de actuacin (en el caso de una Comunidad Autnoma, las
Consejeras y sus Organismos Autnomos).
El volumen de documentos que se va a manejar (en esta cuestin es imprescindible diferenciar si existen o no documentos acumulados y sin inventariar y cul es el crecimiento anual de documentos1 de cada rgano y unidad
administrativa).
Y cmo se ha de establecer el flujo constante y continuo de los documentos
de una fase de archivo a otra.

De este modo, la gestin de un sistema de archivos debe incluir, al menos, un


plan director2, entendiendo por tal aqul que recoge de modo acotado- las directrices generales para un conjunto de actuaciones sobre una materia. Son planes que
se trazan para varios aos y tienen un carcter general, por lo que se han de ir revisando y concretando en programas y proyectos. En estos planes se han de contemplar, como mnimo, estos planteamientos de calidad:
a. Un programa de infraestructuras, necesario para procurar las instalaciones
adecuadas a cada fase de archivo dentro de los parmetros especficos que han
de reunir los edificios de archivo para la custodia, conservacin, tratamiento
y servicio de los documentos. Es pieza fundamental para la racionalizacin
del sistema, ya que los documentos han de permanecer el menor tiempo posible en las fases de archivo de oficina y archivo central, puesto que el precio del
1. En el Plan Regional para los archivos municipales de la Comunidad de Madrid aparece por primera vez en la literatura archivstica el factor de crecimiento anual, tan utilizado hoy da como uno
de los elementos fundamentales de cualquier planificacin. Como se comentar a continuacin, este
Plan Regional se concibi como un plan director que se viene aplicando desde 1984 con el objetivo de
conseguir que el ptimo funcionamiento de los archivos municipales repercuta en un buen servicio a
los gestores, a los ciudadanos y a la investigacin.
2. En el caso de la Comunidad de Madrid, tal como se explicar seguidamente, se trabaja en el marco
de dos planes directores: el ya citado Plan Regional para los archivos municipales de la Comunidad de
Madrid (publicado en 1985) y el Plan Sectorial que organiza el subsistema de archivos autonmicos
madrileos (explicado, entre otros, en el Manual de archivos de oficina para gestores, en La gestin
archivstica y la gestin documental en la Administracin del Estado de las Autonomas: organizacin,
modelos y tendencias en la Comunidad de Madrid, en Los archivos y el patrimonio documental en
la Comunidad de Madrid (1983-2007). El Archivo Regional de la Comunidad de Madrid y en la
conferencia anual de la UNED Tcnicas de direccin y administracin).

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suelo en el centro de las ciudades es mucho ms caro que donde suele estar
ubicada la sede de las fases de archivo intermedio y archivo histrico.
b. Una poltica en la que el personal archivero fijo sea el mnimo necesario y,
sobre todo, de alta cualificacin, supervisor de trabajos, ejecutor de planes y
encargado, adems de lo anterior, de realizar tres tareas que son pura funcin
pblica: la custodia, las decisiones sobre el expurgo y el servicio de los documentos.
Esta poltica de personal ha de tener en cuenta la contratacin de empresas
externas que con personal archivero titulado, forzosamente, y dirigidas por
el personal supervisor fijo y con las debidas garantas- se encarguen de llevar a
cabo determinados trabajos (por ejemplo, la descripcin de grandes volmenes de documentos acumulados, el cotejo de los documentos ingresados en la
fase de archivo intermedio, la limpieza de informacin intil en las aplicaciones informticas una vez que haya sido previamente normalizada, etc.).
c. Un funcionamiento con parmetros y ratios que permitan elaborar proyectos
de actuacin anuales o plurianuales con sus correspondientes costes.
d. Una aplicacin de las bases archivsticas tradicionales, que siguen siendo vlidas -tanto para los documentos en papel como para los documentos electrnicos, como se ver despus-, con la incorporacin de las actualizaciones
oportunas que afecten a procesos como las transferencias, la evaluacin de
documentos, la normalizacin o la informatizacin, para poder alcanzar el
alto nivel de eficiencia que los sistemas de archivos reclaman hoy en da.
e. En este momento es imprescindible disponer de sistemas informticos es
decir, de conjuntos de aplicaciones informticas que contemplen todas las
operaciones y procesos archivsticos- y no slo de aplicaciones pequeas e inconexas. Para ello es imprescindible tener las ideas muy claras, pues slo as
se podrn hacer anlisis funcionales en los que se recojan buenas definiciones de requerimientos, diagramas de flujos de datos, modelos de datos, modelos de entidades y atributos, arquitectura tecnolgica, perfiles de usuarios
y todos aquellos requisitos que les hagan eficientes, amigables, compatibles
y competitivos.
f. La normalizacin es otra de las piezas clave en el buen funcionamiento de un
sistema de archivos, ya que la elaboracin de instrucciones precisas y la realizacin de anlisis de calidad que permitan suprimir redundancias y solapamientos de todo tipo, abaratan los costes y los tiempos de realizacin de los
trabajos y conducen directamente a un servicio cada vez mejor. Como se comentar posteriormente, precisamente la implantacin de la e-Administracin
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-y con ella de los documentos electrnicos- pone de relieve esta imprescindible necesidad de normalizar si se quiere trabajar en calidad. Dentro de ella,
por ejemplo, es fundamental disponer y utilizar conceptos archivsticos claros, lo que, a su vez, permitir obtener resultados con eficacia y eficiencia; en
este sentido, y precisamente para la implantacin de la e-Administracin, la
clasificacin orgnica de los documentos desde las oficinas que los generan
-o para actuar en grandes grupos de documentos, por todo lo que supone de
ahorro de recursos y de tiempo-, es factor fundamental.
g. En la evaluacin de los documentos las tareas para establecer su accesibilidad/
reserva, su conservacin o eliminacin (dentro del proceso de expurgo) o su
impacto social, siguen estando pendientes. Se arrastran desde el siglo XX y
hay que afrontarlas con calidad aunque sin pausa-, ya que el hecho de que
estos aspectos an no estn definidos inciden en otras muchas cuestiones (espacios, recursos, ) para los documentos en papel, pero, sobre todo, en un
reto que s es propio del siglo XXI: la produccin de documentos en soporte
electrnico, en cuanto que en ellos los criterios de evaluacin, adems de
otros, se establecen con carcter previo.
En cualquier caso, para todo lo que se acaba de comentar, sigue siendo fundamental la participacin de los archiveros junto a los gestores en la fase de elaboracin
de los metadatos, en la fase de creacin de estos documentos electrnicos y en la definicin de los diferentes soportes en los que se han de conservar -aqullos que deban
hacerlo- por largo tiempo. De ah que sea imprescindible la formacin de equipos
multidisciplinares que posibiliten la cooperacin de distintos profesionales con un
objetivo comn: que la implantacin del documento electrnico se haga de la mejor
manera posible y con las mximas garantas.
Como ya se ha adelantado antes, estos y otros planteamientos de calidad estn recogidos en los dos grandes planes directores que rigen las actuaciones de la Comunidad de Madrid en materia de archivos: uno inscrito en las actuaciones de fomento -el
Plan Regional para los archivos municipales de la Comunidad de Madrid- y otro aplicado a
sus propios documentos -el Plan Sectorial que organiza el subsistema de archivos autonmicos madrileos-. Obviamente, no es este el momento de hablar de ellos en profundidad, pero el tema que se est tratando se merece, al menos, una breve referencia a
ambos. Y antes, tambin, un mnimo comentario sobre otras actuaciones de fomento
no inscritas en un Plan concreto.
II.2. Actuaciones programadas de fomento para la conservacin del patrimonio documental de la Comunidad de Madrid.

La Comunidad de Madrid no slo se preocupa de lo relacionado con los documentos autonmicos y con los archivos municipales de su Regin, sino que tambin
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se ocupa de programar actuaciones para el resto de archivos, fondos y documentos


que forman parte de su patrimonio documental.
De ah que desde 1997 se haya subvencionado la realizacin de diversos trabajos
en veintitrs instituciones madrileas, cuyo objetivo ha sido mejorar las condiciones
de conservacin de sus documentos, orientar sobre el tratamiento archivstico que
precisan sus documentos e, incluso, segn los casos, financiarlo en parte, digitalizar
sus fondos y garantizar las condiciones necesarias para que stos puedan ser consultados por los distintos usuarios. Adems, no hay que olvidar el continuo asesoramiento
tcnico en materia de archivos, el cual se ha realizado no slo a las instituciones que
se han citado, sino tambin a veintids ms. Es evidente que las actuaciones en materia de fomento y proteccin del patrimonio documental son mucho ms amplias
que lo que aqu se menciona, pero no es el tema de esta exposicin.
II.3. Plan Regional para los archivos municipales de la Comunidad de Madrid.

Las actividades relacionadas con los archivos municipales madrileos se encuadran en las actuaciones de proteccin y fomento del patrimonio documental que
lleva a cabo la Comunidad de Madrid. Desde su creacin en 1983 hasta el ao 1992,
las actuaciones de esta Comunidad en materia de archivos se centraron, principalmente, en los archivos municipales de la Regin madrilea, ya que cuando la antigua Diputacin Provincial de Madrid desapareci como consecuencia de la creacin
de la Comunidad de Madrid, esta ltima asumi las competencias, medios y recursos que tena aqulla, entre las cuales se encontraban ciertas competencias sobre los
archivos de los municipios madrileos.
Por esta razn, y como primer paso, se redact en 1984 el Plan Regional para los
Archivos Municipales de la Comunidad de Madrid, el cual se concibi como un plan di-

rector que trata de racionalizar las actuaciones en los archivos municipales dentro de
unos objetivos comunes y primordiales: la conservacin del patrimonio documental
madrileo, la custodia y tratamiento de los documentos y el uso adecuado de los mismos para poder dar un servicio eficaz a los usuarios. Y, dentro de estos objetivos generales, este Plan Regional es un claro ejemplo de cmo establecer y aplicar con xito
diferentes estrategias con un fin concreto, en este caso dotar de infraestructuras a los
archivos municipales madrileos y procurar su funcionamiento, y en el que se da,
sobre todo, un especial relieve a la dotacin de personal archivero especializado.
Se trata, por tanto, de una planificacin con directrices de la que se parte para
la elaboracin de actuaciones anuales en esta materia. Va dirigido a conseguir personal archivero especializado de carcter fijo teniendo en cuenta unos indicadores

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cuantitativos3 y cualitativos4- e instalaciones adecuadas y se acompaa de actuaciones especficas de proteccin del patrimonio documental para procurar una correcta
conservacin y organizacin de los documentos y posibilitar el acceso a los mismos
en todas y cada una de las fases de archivo.
Se puede decir con orgullo que los resultados obtenidos desde 1985 hasta la actualidad se podran calificar, como poco, de sobresalientes y lo que es ms importante: que la Comunidad de Madrid sigue trabajando con esfuerzo e ilusin en el
diseo y aplicacin de nuevas frmulas que permitan continuar mejorando la situacin de sus archivos municipales. Se cita como ejemplo que el pasado ao 2008 se
puso en marcha una nueva lnea de actuacin: la creacin de agrupaciones de municipios5 de menos de 10.000 habitantes para el sostenimiento en comn de una plaza
de tcnico archivero.
Arregladas las infraestructuras, con personal en los medianos y grandes municipios y con el fomento de esta agrupacin municipal, la Comunidad de Madrid cerrar la ejecucin de este Plan Regional en lo que se refiere a su estructura troncal,
aunque queda proseguir con otro tipo de ayudas de segundo nivel de desarrollo (para
aplicaciones informticas, restauracin, difusin, etc.).
II.4. Plan Sectorial que organiza el subsistema de archivos autonmicos madrileos.

Cuando se cre la Comunidad de Madrid en 1983, con la mentalidad de hoy


da, hubiera parecido lgico empezar a actuar por los archivos de la propia administracin autonmica. Sin embargo, en ese momento no existan apenas documentos
generados por las instituciones autonmicas. Esto explica que desde esa fecha hasta
1990 las actuaciones se centraran, principalmente, en los archivos municipales madrileos.
Sin embargo, a pesar de ello, y al mismo tiempo que continuaba con las actuaciones en los archivos municipales, la unidad tcnica de archivos hoy Subdireccin General de Archivos- inici una importantsima labor interna -que an hoy contina,
aunque con otras dimensiones y perspectivas- consistente en explicar desde dentro a
la propia Administracin autonmica:
3. Volumen de documentos, poblacin como indicador del crecimiento anual, crecimiento anual (si se
dispone del dato) y, en funcin de ello, cuntos y cules municipios tienen necesidad de tener archivero
y posibilidad de tenerlo (cuando esto no suponga ms de un 2% del presupuesto anual municipal).
4. Estado de conservacin de los documentos y antigedad de los mismos.
5. La agrupacin de municipios para el sostenimiento en comn de un puesto de tcnico archivero se
explica en las ponencias La externalizacin de las actuaciones en los archivos: aplicacin en los archivos
municipales y La gestin archivstica y la gestin documental en la Administracin del Estado de las
Autonomas: organizacin, modelos y tendencias en la Comunidad de Madrid.

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Qu son los archivos.


La importancia que tienen para el funcionamiento de la Administracin.
El carcter testimonial que tienen los documentos desde que se generan en
las oficinas, lo que obliga a su conservacin y custodia, pues es lo que les convierte en prueba de derechos y obligaciones tanto de la Administracin como
de los ciudadanos.
Y la relevancia de los archivos de oficina desde el punto de vista del gestor, del
estudio y anlisis de los procedimientos y del flujo de los documentos, su archivo y su servicio. Esta relevancia que se di a esta fase de archivo de oficina
la cuarta fase, cuando hasta ese momento en la literatura y en la prctica se
haca referencia a dos o a tres fases, como luego se dir (central, intermedio o
general e histrico)-, fue fruto de un arduo e intenso estudio desde 19836 de
los procedimientos y de su gnesis en las propias oficinas por parte de la autora, con lo que supuso aquello de clarividencia en aquel momento en que
a nadie se le haba ocurrido es ms, se rechazaba- ocuparse de ello desde la
profesin de archivero7.

Esta intensa labor de difusin pedaggica tiene un objetivo claro: romper y acabar con la idea tradicional que se tena (y an se tiene) de los archivos como institucin
puramente cultural, con un carcter exclusivamente histrico, cuya nica finalidad es
custodiar los documentos antiguos que sirven como base para trabajos de investigacin
histrica. Durante este perodo se habilit la primera sede del Archivo Regional de
la Comunidad de Madrid (como centro de las fases de archivo intermedio y archivo
histrico) y se comenz a construir la segunda de sus sedes que, pasados unos aos,
fue sustituida por la actual en el complejo El guila-, todo lo cual contribuy a difundir la imagen de un archivo como un edificio moderno, funcional, luminoso, capaz
y lo ms importante- especficamente adaptado a las necesidades que precisan los
trabajos con los documentos. La actual sede es un excepcional edificio que ha sido
concebido como sede institucional a futuro, puesto que el resto de necesidades de espacio se contemplan a base de depsitos supletorios.
6. El concepto de ciclo vital de los documentos integrado por cuatro fases de archivo se recoge por
primera vez en el Plan Regional para los archivos municipales de la Comunidad de Madrid, que ya se
ha comentado en pginas anteriores. En l se habla del archivo de oficina como la primera fase del ciclo
vital dentro del flujo archivstico que constituye el sistema y as lo reconoce muy especialmente Elio
Lodolini en su obra Archivstica. Principios y problemas, tanto en sus ediciones en italiano concretamente, en la cuarta edicin de 1987 y en la quinta edicin ampliada de 1990-, como en su edicin
en castellano de 1993.
7. Con posterioridad, este concepto se ha ido recogiendo y explicando en diversas publicaciones de la
autora, entre las que cabe destacar La gestin archivstica y la gestin documental en la Administracin
del Estado de las Autonomas: organizacin, modelos y tendencias en la Comunidad de Madrid y Los
archivos y el patrimonio documental en la Comunidad de Madrid (1983-2007). El Archivo Regional
de la Comunidad de Madrid.

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Simultneamente a este trabajo de marketing, las oficinas de las Consejeras madrileas se comenzaron a saturar con los documentos que haban ido produciendo
desde su creacin en 1983 y el atasco fue tan grande que lleg un momento en que
no se supo qu hacer con tanto papel ni cmo solucionar la falta de espacio en las
oficinas.
Gestionar un sistema de archivos implica establecer estrategias, es decir, realizar
movimientos cortos o largos, rectos u oblicuos, segn lo demanden las situaciones.
Si algo de lo planteado no sale como debiera, hay que analizarlo y si, an as, se cree
que sigue siendo vlido, hay que probar en diferentes direcciones. De ah que sea en
ese momento tambin (principios de los aos 90 del siglo XX) cuando, de forma paralela a lo anterior, se finalice la redaccin del Plan Sectorial que organiza el subsistema
de archivos autonmicos madrileos. Se trata de un plan director interno, de carcter
tcnico, que organiza las necesidades de los archivos autonmicos, tanto las que estn
pendientes desde el siglo XIX (infraestructuras, personal, descripcin de documentos) como las pendientes del siglo XX (transferencias, expurgo, accesibilidad/reserva,
informatizacin de tareas y procesos), y afronta los grandes retos del siglo XXI (documento electrnico, modernizacin del funcionamiento de la Administracin, calidad de los servicios).
Los objetivos de este Plan en cuyo marco se viene trabajando desde hace casi
veinte aos- son, entre otros, los siguientes:
Racionalizar los recursos humanos, econmicos y tcnicos para mejorar el
servicio en las distintas fases de archivo (oficina, central, intermedio e histrico).
Contribuir a una adecuada economa de los espacios, as como a la mejora
de la gestin y a la modernizacin de la Administracin autonmica madrilea.
Informar de modo rpido y eficaz a los ciudadanos de sus derechos para la
gestin de sus intereses.
En investigacin, realizar un adecuado tratamiento, servicio y difusin de las
fuentes primarias.

No es el momento de extenderse en explicar en qu consiste el Plan8 y los resultados que se han obtenido con su aplicacin, pero s se comentan, muy brevemente,
cules son sus pilares bsicos. Para ello, se comienza sealando que el Plan tiene dos
fases de actuacin:
1. Realizacin del censo de produccin de documentos9 autonmicos, cuyo
objetivo principal es conocer una serie de datos imprescindibles para poder
planificar las actuaciones que deben llevarse a cabo con los documentos
8. Vase nota a pie de pgina n 2.
9. Aplicable a cualquier institucin pblica o privada.

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autonmicos. Durante el perodo 1990-1992, la hoy Subdireccin General


de Archivos llev a cabo este censo actualizado posteriormente durante los
aos 2004-2006-, cuya importancia radica (adems de su rentabilidad a partir de la informacin obtenida), en que fue el primero en su gnero en el panorama archivstico.
2. Implantacin por programas y proyectos especficos de actuacin, cada uno
con sus diferentes caractersticas y costes.
a. Los programas, de aplicacin horizontal, son once:
yy
Infraestructuras.
yy
Personal.
yy
Descripcin de fondos de archivo.
yy
Anlisis, identificacin y valoracin de series documentales.
yy
Normalizacin.
yy
Transferencias.
yy
Expurgo.
yy
Accesibilidad/reserva.
yy
Informatizacin.
yy
Conservacin, mantenimiento y funcionamiento de centros.
yy
Servicio a usuarios.

Y cada programa tiene la siguiente estructura:


yy
Definicin y objetivos.
yy
Estado de la cuestin.
yy
Caractersticas y observaciones.
yy
Necesidades.
yy
Tiempos.
yy
Costes:
- Fijos.
- Circunstanciales.
yy
Indicadores.
yy
Medidores.

b. Respecto a los proyectos de actuacin son globales o parciales por cada Consejera o departamento, cada una con sus Organismos Autnomos, y son de
carcter vertical o sectorial. La estructura bsica de estos proyectos es la siguiente:
yy
Tratamiento de documentos acumulados en las Consejeras y Organismos
Autnomos.
yy
Ingreso de los mismos en el Archivo Regional de la Comunidad de Madrid.

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yy
Implantacin y puesta en marcha de las fases de archivo de oficina y centrales (stos ltimos entendidos como trasvasadores entre las oficinas y el archivo intermedio).
yy
Puesta en marcha del sistema como flujo de documentos, dependencias,
etc.
yy
Diagrama de tareas.
yy
Tiempos.
yy
Costes.

En el marco de las directrices establecidas por este Plan Sectorial, en el ao 1992 la


Subdireccin General de Archivos comenz a trabajar directamente con las Consejeras de la Administracin autonmica madrilea concretamente con la de Economa- para tratar sus documentos y, con ello, descongestionar las oficinas de aqullos
cuyo trmite haba finalizado y en ese momento, tanto por su edad como por su frecuencia de uso, ya no era necesario que permanecieran all.
Para materializar las actuaciones a realizar con los documentos, la Subdireccin
General de Archivos elabora, desde aquella fecha, proyectos de actuacin para cada
rgano/unidad con los que se colabora, en los que se detallan los diversos trabajos
a realizar con los documentos y, sobre todo, se establece el coste econmico de los
mismos, el cual es asumido por la propia Consejera (se hace un inciso para sealar
que, como se explicar ms adelante, uno de los know-how de funcionamiento de
la Subdireccin General de Archivos es que cada Consejera asume el coste econmico de las actuaciones que precisan sus documentos). Es en ese momento cuando
se observa que los volmenes de documentos son diferentes segn la institucin; que
el crecimiento anual vara segn el productor y que es necesario establecer diferentes niveles de profundidad en la descripcin de los documentos, pues mientras que
en las fases de archivo de oficina y archivo central, en general, es suficiente con una
descripcin somera la necesaria para localizar el documento-, a partir de la fase de
archivo intermedio puede ser necesario llevar a cabo una descripcin en mayor profundidad que permita localizar la informacin y los propios documentos de un modo
ms acotado y, por tanto, ms preciso y ms rpido para los fines de estas dos fases
de archivo.
Este Plan, como tambin el de los archivos municipales, como se ha dicho, es el
claro reflejo de la necesidad de trabajar en el marco de diversas estrategias. Se expone
slo un ejemplo claro, como es el caso que se plante con la descripcin de los documentos de las Consejeras madrileas. En principio, debido a la falta de espacio que
se ha comentado antes, una de ellas propuso el ingreso de sus documentos en el Archivo Regional en absoluto desorden. Como estrategia para demostrar la eficacia y
necesidad de trabajar con archiveros, se acept ese ingreso, con los esperados resultados de eficacia reconocidos en la profesin e ignorados, en multitud de ocasiones,
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fuera de ella. Una vez demostrada dicha necesidad, no se ha vuelto a admitir el ingreso en el Archivo Regional de ningn documento sin describir o sin el presupuesto
necesario para ello (salvo los ingresos extraordinarios). Sin embargo, aquella tolerancia inicial fue necesaria para afianzar esta posicin.
II.5. Distintas aplicaciones informticas elaboradas dentro del programa de
informatizacin (ARCHI, ICT, SIARC).
Entre los programas de carcter horizontal que forman parte del Plan Sectorial, se
encuentra el programa de informatizacin, ya citado, cuyo objetivo es el establecimiento, empleo y aplicacin de las tcnicas y medios informticos en todas las fases
de archivo en lo que se refiere al tratamiento archivstico, procesos documentales y
servicios a usuarios. Puesto que es el programa que ms relacin directa tiene con el
tema de estas Jornadas, se entiende que es importante comentar cul ha sido la trayectoria seguida en materia informtica en los archivos autonmicos madrileos.
Para ello, hay que remontarse de nuevo a ese momento a principios de los aos
90 del siglo pasado en que se iniciaban los trabajos con las Consejeras madrileas.
Se comenz entonces una actuacin de descripcin masiva que contina a da de hoy
y eso exigi disponer de herramientas de trabajo mecanizadas, adecuadas a la nueva
situacin y adaptadas a los nuevos tiempos.
El primer intento de aplicacin de las nuevas tecnologas a los trabajos de archivo en la Comunidad de Madrid fue una pequea aplicacin informtica llamada
ARCHI, con la que se mecanizaban de forma sencilla los datos obtenidos de la descripcin de los documentos, lo que permita controlarlos y elaborar un instrumento:
el Inventario General. Esta aplicacin, sin embargo, no tuvo xito, ya que:
Su base tecnolgica era muy limitada, no dispona de suficiente capacidad y
no estaba preparada para manejar el volumen de datos almacenados en ella,
que super con creces todas las previsiones iniciales.
Slo permita informatizar el Inventario General, pero no la transferencia
de los documentos desde las oficinas autonmicas al Archivo Regional, por
ejemplo.
Y, finalmente, la aplicacin responda, bsicamente, a las caractersticas y
necesidades de los documentos de una Consejera concreta, la de Economa (con la que se haba empezado a trabajar). Pero, para el ao 1995-1996,
la unidad tcnica de archivos actual Subdireccin General de Archivos- ya
trabajaba con ms Consejeras adems de sta. Es ms, se podra decir que
es en este momento cuando se produce un salto cuantitativo y cualitativo
en las relaciones con otras Consejeras: gracias sin duda al xito de la colaboracin conjunta con la de Economa y al know-how propio de la Subdireccin General de Archivos que funciona como si fuera una empresa
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privada dentro de la Administracin-, otras Consejeras empezaron a fijarse


en los resultados obtenidos y en lo beneficioso y cmodo que resultara para
ellas desembarazarse de los documentos que les estorbaban (aunque tuvieran que pagar por ello a la presentacin de un proyecto serio y riguroso que
contemplaba y contempla, como se ha dicho antes- anlisis del estado de la
cuestin, objetivos, procedimientos, tiempos y costes) y comenzaron a solicitar la colaboracin de la citada Subdireccin General.

Esta situacin hizo evidentes varias cuestiones:


1. La primera, que haba que trabajar con una herramienta informtica que respondiera a una visin y concepcin global de los trabajos archivsticos, es
decir, que era necesario disponer no de una aplicacin, sino de un sistema informtico que:
yy
Tuviera un carcter horizontal (al igual que los trabajos que sustentaba) y,
una vez desarrollado, fuera implantado en todas las Consejeras de la Administracin autonmica madrilea, adems de, por supuesto, en el Archivo Regional.
yy
Y se hiciera a medida, ya que en ese momento se constat que no existan
en el mercado sistemas informticos que cubrieran todas las necesidades y
requisitos que se planteaban por parte de la Subdireccin General de Archivos.

2. La segunda, que para que este sistema informtico resultara til se haba de
realizar un proceso de estudio y revisin de los procesos archivsticos que era
necesario informatizar, del que resultara la normalizacin de una serie de trabajos y actividades. Esto es, que era imprescindible normalizar internamente
los cometidos en materia de archivos para poder informatizarlos.
3. La tercera, que este sistema haba de ser realizado por un equipo amplio de
analistas y de tcnicos informticos (con diversas especialidades profesionales), con el que los archiveros haban de trabajar conjuntamente y al que se
deba hacer comprender la complejidad de los archivos, la importancia de
los documentos como testimonio y las interrelaciones entre los procesos archivsticos, pues sin este entendimiento cualquier herramienta estara condenada al fracaso de antemano.
En este sentido, se quiere incidir en que uno de los problemas constantes que,
al menos en la Comunidad de Madrid, siempre han existido y existen- en
las relaciones entre los archiveros y los tcnicos informticos es la dificultad
de transmitirles y hacerles comprender la complejidad, globalidad e interconexiones de los procesos y trabajos archivsticos manteniendo la ciencia y el
lenguaje propio. De ah que, como ya se comentar despus, se hiciera necesario contar con un interlocutor entre ambas partes.
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4. La cuarta, que haba de contarse con el apoyo y respaldo de los cargos directivos correspondientes.
5. Y la quinta y ltima, que mientras se trabajara en el diseo, desarrollo e implantacin de este sistema se deba disponer de otra aplicacin informtica
a la que se denomin I.C.T.Inventario y Control de Transferencias-, ms pequea en su concepcin y funcionalidades, pero con capacidad suficiente
para poder afrontar, al menos, los trabajos de inventario y transferencia que
se llevaban a cabo en las Consejeras y soportar el volumen, cada vez mayor,
de datos a almacenar en ella.
A partir de este momento, se trabaj en varias direcciones. Por un lado, se transmiti al Director General responsable cmo la situacin lmite en que se encontraba
la aplicacin ARCHI haca imposible e inviable abordar los proyectos de colaboracin
con las Consejeras para el tratamiento archivstico de sus documentos (los cuales seguan creciendo a un ritmo continuo).
Con su respaldo, la hoy Subdireccin General de Archivos solicit a I.C.M. -organismo encargado de la informtica y las comunicaciones en la Comunidad de Madrid- que acometiera un estudio para desarrollar el sistema informtico que se acaba
de comentar.
Por otro, la hoy Subdireccin General de Archivos inici en sus departamentos
un proceso interno de anlisis de cada uno de los trabajos que se realizan en ellos. Estudiar detenidamente y tener claras las tareas archivsticas es un trabajo imprescindible que se debe realizar antes de iniciar cualquier proceso de informatizacin y eso
es lo que se intent llevar a cabo en ese momento: estudiar a la citada Subdireccin
General desde dentro, analizar su trabajo, sistematizarlo y, de alguna forma, esquematizarlo y resumirlo en una serie de elementos imprescindibles de incluir en un
sistema informtico.
De acuerdo con esto, el trabajo realizado durante la mayor parte del ao 1997
tuvo un doble objetivo:
Disear y poner en funcionamiento la ya mencionada aplicacin I.C.T. en
el menor tiempo posible. Su objetivo prioritario era sustituir, a la mayor brevedad posible, la aplicacin ARCHI, ya que la situacin empeoraba con el
paso del tiempo y el riesgo de que se produjeran graves problemas era cada
vez mayor.
Esta nueva aplicacin naci con un carcter totalmente provisional. En ese
momento, todos los esfuerzos estaban centrados en disear un sistema informtico (el SIARC, del que se hablar a continuacin) que englobara todas las
fases del ciclo vital de los documentos. Su diseo, adems, deba hacerse de
forma que, posteriormente, sus funcionalidades fueran compatibles con las
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del sistema en el que deba integrarse, pues de lo contrario no podra llevarse


a cabo la migracin de datos de una a otro.
Trabajar conjuntamente con los analistas informticos de I.C.M. en la elaboracin de un instrumento en el que se detallaran todas las funcionalidades
del sistema informtico que se quera desarrollar e implantar y que para entonces ya tena nombre oficial: SIARC, siglas que responden a Sistema de Informacin y Control de Archivos de la Comunidad de Madrid.
Como se supo durante la realizacin de este trabajo, este instrumento se denomina Anlisis Funcional y los documentos que lo integran son la base de
cualquier sistema informtico. Era, por tanto, imprescindible hacer un buen
trabajo, ya que si se quera tener un buen sistema era necesario elaborar un
buen Anlisis Funcional.
Desde un punto de vista informtico, el Anlisis Funcional del SIARC fue realizado por I.C.M. a travs de una empresa elegida y contratada por este organismo, aunque siempre bajo la direccin y supervisin de la hoy Subdireccin
General de Archivos y de los analistas informticos de la Comunidad de Madrid. En consecuencia, desde ese momento, la parte informtica del equipo
de trabajo pas a estar integrada por tres personas: una analista funcional de
I.C.M. y dos analistas funcionales de la empresa contratada, teniendo todos
ellos por detrs el soporte tcnico tanto de I.C.M. como de la empresa adjudicataria.
Desde el punto de vista archivstico, el equipo de trabajo pas a estar formado por una sola persona, la autora de este texto, como responsable de la
Subdireccin General de Archivos, contando con la presencia en las reuniones de trabajo de una archivera M Nieves Sobrino- que actu como secretaria de las mismas. Y, para evitar la falta de entendimiento que se derivaba
de la utilizacin de lenguajes diferentes, se autoriz a la Subdireccin General de Archivos a contratar una empresa de asesora informtica, cuyo cometido fue, a partir de ese momento, trabajar a su lado, actuar de su parte como
interlocutor y traducir para la citada unidad no slo lenguajes, sino tambin
modo de trabajo, adems de servir de intermediario para entenderse entre
ambas partes (la Subdireccin General de Archivos e I.C.M.).

Desde 1997 y, sobre todo, desde enero de 1998 y hasta diciembre de ese ao superada una etapa de ajuste entre la Subdireccin General de Archivos e I.C.M.-, el
equipo de personas que se ha citado se dedicaron, con una gran intensidad, a la realizacin de este trabajo. Se incide en este aspecto, porque este proyecto no hubiera salido adelante sin una total dedicacin al mismo y hacerlo signific trabajar maanas,
tardes, fines de semana y festivos: se mantuvieron reuniones casi a diario (sobre todo
en los primeros meses), se explicaron los procesos archivsticos que deban incluirse
en el sistema y, poco a poco, se fueron diseando cada uno de los documentos que
integran el Anlisis Funcional, hasta que, a finales de 1998, ste se concluy.
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Tambin durante este ao 1998 se finaliz el diseo de la aplicacin informtica


I.C.T., se hizo la migracin de datos desde la aplicacin ARCHI y se puso en funcionamiento. Por diversas circunstancias, esta aplicacin sigue hoy en da en uso, a pesar
de que ya se ha comentado que naca con un carcter provisional y que han transcurrido ms de diez aos desde su puesta en marcha. La causa: que el SIARC, despus
del inmenso esfuerzo que se hizo para disearlo, an no est ms que comenzado a
desarrollar.
Hubieron de transcurrir cuatro aos desde la finalizacin del Anlisis Funcional
hasta que el sistema comenz a desarrollarse en el ao 2003. Son muchas las razones que explican este retraso, aunque no es el momento de entrar en ellas. Para llevar a cabo el desarrollo del SIARC, I.C.M. convoc un concurso pblico. Desde el
segundo trimestre de 2003 hasta finales de ese mismo ao se trabaj intensamente
en este cometido, siguiendo el sistema de trabajo que tan buenos resultados haba
dado durante la fase final de elaboracin del Anlisis Funcional, es decir, trabajar conjuntamente con la empresa adjudicataria del trabajo, bajo la supervisin informtica
de I.C.M. y la direccin archivstica de la Subdireccin General de Archivos. En este
caso, sin embargo, los resultados obtenidos no fueron tan buenos como la vez anterior y a finales de ese ao tan slo se haba desarrollado, aproximadamente, un 20%
del sistema. Este bajo porcentaje explica por qu no fue posible validar el trabajo realizado durante todo ese tiempo.
Desde ese momento (finales de 2003) hasta la actualidad han sido constantes y
continuos los esfuerzos e intentos de la Subdireccin General de Archivos por retomar el desarrollo del SIARC, aunque, hasta el momento, todos han sido infructuosos,
a pesar de que I.C.M. responsable del proyecto desde un punto de vista presupuestario y tecnolgico- entiende la importancia del mismo, su carcter institucional, su
repercusin en toda la Administracin autonmica y lo absurdo que resulta no finalizar un trabajo que ya est iniciado. Se confa, sin embargo, en que a partir del presente ao las cosas cambien, debido a la llegada a este escenario de un participante
de peso y convencido con cuyo apoyo no se haba contado hasta ahora: la Direccin
General de Calidad de los Servicios y Atencin al Ciudadano.
II.5.1. Sistema informtico SIARC- Sistema de Informacin y Control de Archivos de
la Comunidad de Madrid.

El SIARC, a diferencia de las dos anteriores (ARCHI e ICT) -que son aplicaciones informticas- es un sistema global de carcter institucional que comprende tanto
todos los departamentos de la Comunidad de Madrid como todos los trabajos y procesos del ciclo vital de los documentos.
II.5.1.a) Anlisis Funcional del SIARC.
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Como ya se ha comentado, el SIARC se sustenta en un amplio y exhaustivo Anlisis Funcional (en adelante, AF). Se trata de un instrumento que est integrado por
diferentes documentos a travs de los cuales se define el conjunto de especificaciones formales del sistema informtico para su implantacin en la Administracin autonmica madrilea.
Desde el punto de vista de la plataforma tecnolgica, el AF opta por una arquitectura cliente-servidor, servidores Unix y base de datos relacional ORACLE, aunque
dado el tiempo transcurrido desde su elaboracin y que las propias plataformas tecnolgicas de la Comunidad de Madrid han evolucionado e incorporado las nuevas
tecnologas que facilitan el acceso a aplicaciones va Web, es evidente que sera necesario adecuarlo a las mismas.
Desde el punto de vista del mtodo para la definicin del sistema, el AF utiliza
Mtrica 2, que describe las fases del sistema y las actividades a realizar en cada una de
ellas, as como las tcnicas a emplear, que son las que se enumeran a continuacin:
Documento de especificaciones de diseo:
Es el documento inicial del AF. En l se explica el diseo funcional que tendr
el sistema de informacin y se indican los requisitos del sistema, que son:

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SIARC
REQUISITOS

TRATAMIENTOS
Estructura organizativa
Tratamientos asociados a unidades documentales
Tratamientos asociados a piezas documentales
Tratamientos asociados a series documentales
(se denomina as, aunque el sistema trabaja con tipos y series)
Tratamientos asociados a las transferencias
Tratamientos asociados a los ingresos de documentos

1. Procedimientos y normas

Tratamientos asociados a la ubicacin fsica de los documentos


Tratamientos asociados al expurgo de documentos
Servicios a usuarios
Talleres
Indicadores de control de calidad
Documentacin de apoyo informativo
Normas ISAD(G) e ISAAR

2. Desarrollo del sistema


horizontal
para las fases de archivo de
oficina y archivo central

Gestor de expedientes

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SIARC
REQUISITOS

TRATAMIENTOS

3. Sistema flexible

----------

4. Importacin de datos

----------

5. Interfaces de usuario

----------

6. Censo de produccin
de documentos autonmicos

----------

Diagramas de flujo de datos (DFD):


Son la representacin grfica de los procesos que deben ser soportados por el
SIARC. En esta representacin figuran cuatro elementos:
yy
Las entidades externas al sistema, representadas con el smbolo
yy
Los procesos que debe cubrir el sistema, representados con el smbolo
yy
Los almacenes de informacin, representados con el smbolo
yy
Los flujos o caminos que siguen los datos entre los tres elementos anteriores,
que pueden ser uni o bidireccionales, representados con el smbolo
Denegacin consulta documento
Personas fsicas y
jurdicas

Verificar autorizacin
investigacin documentos

Investigador
Agencia Proteccin de Datos

Descripcin de flujos:
Describe cada uno de los flujos representados grficamente a travs de los
DFD.

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Descripcin de procesos:
Describe los procesos que contempla el sistema de informacin. Por ejemplo:

1. Describir depsitos. Introducir en el sistema la definicin de los


centros de archivo a utilizar por la institucin gestora, los depsitos que utiliza cada centro y su estructura en cuerpos, mdulos y
baldas. Esta descripcin permite al sistema generar el Esquema de
Situacin de los Depsitos (volumen ocupado o libre en metros lineales, porcentajes ocupado o libre, nmero de cajas, etc.).
Descripcin de procesos manuales:
Relaciona, dentro de cada proceso, aquellas actividades que, obligatoriamente
slo pueden ser realizadas de forma manual.
Gestor de expedientes:
Relaciona la informacin de esta aplicacin que podra ser til para el SIARC
y que tendra que ser importada por el sistema.
Modelo de datos:
Representa aquellas entidades que son relevantes para el SIARC, sus interrelaciones y sus propiedades, para lo cual utiliza el modelo entidad-relacin,
en el que se diferencian:
yy
Las entidades, que se representan mediante un rectngulo dividido en dos partes, en cuya parte superior figura un sustantivo con el que se define esa entidad.
yy
Los atributos, que son las propiedades que caracterizan cada entidad y se enumeran en la parte inferior del rectngulo que representa la entidad.
yy
Las relaciones entre las entidades, que se definen con un verbo y se expresan con
cardinalidades, que pueden ser:
Cero o uno
Uno y solamente uno
Cero o varios
Uno o varios

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Por ejemplo:
Contiene

Unidad _ documental

Est contenida en

UD_Nm_SIARC

Carpetilla [At]
CA_ID_Centro_Archivo [FK]
CJ_Signatura_Caja [FK]
CJ_Fecha_Reg._Caja [FK]
CLL_ID_Carpetilla

Listado de entidades y relaciones:


Recoge las entidades que se incluyen en el modelo de datos y las relaciones
entre ellas. Por ejemplo:
Carpetilla

Unidad documental

Contiene
Est contenida

Unidad documental
Carpetilla

Descripcin de entidades y atributos:


Explica de forma extensa cada una de las entidades que se incluyen en el modelo de datos y los atributos que caracterizan cada entidad.
Interfaces de usuario:
Describe la forma en que el usuario del SIARC puede comunicarse con el sistema para llevar a cabo, de una forma cmoda y eficaz, los procesos y funcionalidades contemplados en el sistema.
Instrumentos de control y de informacin:
Relaciona todos aquellos instrumentos que es imprescindible que el sistema
permita realizar como reflejo material de los procesos y trabajos archivsticos.
Controles de calidad:
Relaciona aquellos controles cuya realizacin repercutir en una mejora de la
calidad del trabajo.
Proteccin de datos:
Explica los niveles y medidas de seguridad que se aplican a cada uno de los
procesos incluidos en el sistema.

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Arquitectura tecnolgica:
Detalla el entorno de desarrollo, el equipamiento informtico que precisar el
sistema y los volmenes que se estima deber sustentar el SIARC.
Plan de desarrollo:
Seala las prioridades de desarrollo del sistema.

II.5.1.b) Objetivos del SIARC que le hacen pionero.


El SIARC se centra en el sistema de archivos autonmicos madrileo, de modo
que analiza cada uno de los mtodos y procedimientos a utilizar en la gestin y organizacin de los archivos autonmicos madrileos con el fin de diferenciar, primero,
y describir, despus, aqullos que pueden ser mecanizados mediante la utilizacin de
herramientas informticas de aqullos otros que deben ser realizados de forma manual. No obstante, se quiere sealar que, a pesar de lo que se acaba de decir, su planteamiento y diseo hacen que el SIARC sea exportable y aplicable a cualquier sistema
o subsistema de archivos, ya sea pblico o privado.
El sistema informtico cubre, desde un punto de vista general y entre otros, los siguientes objetivos que le hacen pionero:
Proporciona las herramientas informticas necesarias para el funcionamiento
horizontal del sistema de archivos madrileo a travs de las cuatro fases de archivo de los documentos autonmicos.
Contempla la conexin e integracin de la herramienta informtica que permite crear los expedientes en las oficinas autonmicas, con lo cual, de hecho,
incluye la fase de archivo de oficina en el sistema informtico global.
Garantiza la integracin entre las distintas fases de archivo -incluida la de archivo de oficina- y facilita la planificacin y control de las transferencias de
documentos entre ellas.
Refleja y mantiene la organizacin de los fondos de archivo como conjunto
orgnico de documentos que dan testimonio del funcionamiento de las instituciones.
Facilita, permite y controla la realizacin del anlisis y valoracin de series,
la determinacin de los criterios de accesibilidad/reserva de los documentos
y los procesos asociados al expurgo de los mismos (seleccin, conservacin,
eliminacin).
Proporciona la informacin necesaria que permite identificar y localizar rpidamente los documentos de archivo. Y, en directa relacin, facilita, agiliza y
controla el servicio a los usuarios de estos documentos, que son la Administracin productora de los mismos, los ciudadanos y la investigacin.
Controla de forma rigurosa las entradas y salidas de los documentos en los
centros de archivo por diferentes conceptos.
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Facilita y permite el control de las instalaciones de los centros de archivo que


garantizan la autenticidad, integridad y perfecta conservacin de los documentos custodiados en ellos.
Permite el control de los trabajos que se realicen en los talleres de restauracin y reprografa.
Establece un control de perfiles y usuarios de los centros de archivo acordes
con los diferentes trabajos y funciones que se desempeen en ellos.
Permite elaborar estadsticas sobre diversos aspectos de los documentos,
tanto de forma global como por fases de archivo: volumen de documentos,
frecuencia de uso, crecimiento anual, nivel de descripcin, nmero de transferencias, etc.
Incorpora visualizaciones grficas que permiten conocer la estructura orgnica, las funciones, los tipos documentales y las series documentales que existen en una fecha concreta.
Incorpora los denominados histricos, a travs de los cuales es posible conocer la historia de una institucin, un organismo, un rgano, una unidad
administrativa, un tipo documental y, especialmente, de una serie documental.
Incluye tambin un histrico de anlisis y valoraciones hechas de una serie
documental en cada fase de archivo a lo largo de toda su vida.
Incluye el concepto de serie documental, es decir, materializa un concepto
puramente intelectual en una realidad informtica.
Permite cambios masivos de rganos y unidades productoras, tipos documentales, unidades documentales y series documentales.
Establece bloqueos que impiden:
yy
El uso de elementos no autorizados de la estructura organizativa.
yy
La realizacin de transferencias en fechas distintas a las establecidas.

Aporta el N SIARC, como identificativo nico a modo de carnet de identidad- de cada unidad documental desde que se genera en una oficina hasta
su destruccin o conservacin permanente.
Incorpora el concepto de agrupacin atpica, para denominar el conjunto de
unidades documentales que, por diversas razones ajenas a los procedimientos
que se recogen en expedientes, se renen en una misma carpetilla.
Acepta la existencia de colecciones de documentos (contempladas en la Ley
4/1993 madrilea) y las trata de modo asimilado a las unidades documentales.
Incorpora avisos para que los archiveros sepan lo que est pendiente de describir.

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Incorpora la obligatoriedad de incluir en las oficinas los datos de las piezas


documentales que integran cada unidad documental (fecha, denominacin,
remitente/destinatario, soporte, etc.).
Indica el volumen libre y ocupado de cada depsito por metros lineales, porcentaje y nmero de cajas.
Incorpora indicadores de control de calidad.
Recoge los datos y procedimientos, tanto automatizados como manuales,
que se precisan para la elaboracin del Censo de produccin de documentos autonmicos.
Integra en el sistema aquellos casos particulares en los que las caractersticas
de los documentos difieren sustancialmente de las de los documentos producidos por la Administracin autonmica madrilea (por ejemplo, fondos
fotogrficos).
Incluye en el sistema al Archivo Histrico de Protocolos de Madrid (de titularidad estatal) y le trata como a cualquier otro centro cuyos documentos se
encuentren en fase de archivo histrico, respetando, eso s, las peculiaridades
que puedan tener los protocolos notariales.
Garantiza la disponibilidad, migracin e integracin en la Red de Archivos
de Uso Pblico de la Comunidad de Madrid de los datos que deban estar en
ella relativos al subsistema de archivos autonmicos madrileos.

III. La Puesta en marcha de la e-Administracin en la Comunidad de Madrid.


La publicacin de la Ley 11/2007 de acceso electrnico de los ciudadanos a los Servicios Pblicos ha supuesto un antes y un despus en la mentalidad y el funcionamiento
de las Administraciones, por lo que puede decirse que partir del 1 de enero de 2010,
se inicia una nueva etapa en las relaciones entre los ciudadanos y las Administraciones: central, autonmicas y locales. Las vas de comunicacin telemticas que permite esta norma para la realizacin de trmites que, hasta ahora, slo se han podido
hacer en un alto porcentaje de forma presencial, se considera un hito en las relaciones entre los ciudadanos y las administraciones. Por eso, no es excesivo afirmar que
no cabe duda de que se est en un momento crtico de cambio.
Como reconoce la propia norma en su exposicin de motivos la Administracin
queda obligada a transformarse en una administracin electrnica regida por el principio de
eficacia que proclama el artculo 103 de nuestra Constitucin al servicio del ciudadano.

De este modo, la promulgacin de esta norma ha provocado un aterrizaje que ha


obligado a todas las Administraciones a trabajar duramente y con un fuerte ritmo
para poder iniciar, siquiera mnimamente, los compromisos contemplados en la ley
en sus relaciones electrnicas con los ciudadanos.

La implantacin de la e-Administracin supone la implicacin de todos los profesionales de la administracin, y cuando digo todos, me refiero a todos. Es posible
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afirmar que, adems de urgente, es imprescindible e insustituible la participacin


de los profesionales de los archivos en lo que concierne a los documentos electrnicos para la racionalizacin de los mismos. En este sentido, la Subdireccin General
de Archivos colabora en este tema de forma estrecha y directa desde hace aproximadamente un ao, con la Direccin General de Calidad de los Servicios, al reconocer
este rgano la ineludible necesidad de trabajar conjuntamente para que la Comunidad de Madrid ponga en marcha con xito la administracin electrnica. Aunque no
es momento de entrar en esta cuestin, sta es, sin duda, la demostracin fehaciente
de que la ubicacin natural y lgica de la materia de archivos ha de ser en un departamento de carcter horizontal.
A todo ello hay que sumar tambin la trayectoria del quehacer archivstico de la
Comunidad de Madrid que, desde 1984, se volc, adems de en sus otras obligaciones, en el anlisis, organizacin y tratamiento de los documentos de las oficinas en las
oficinas, cosa indita al menos en nuestro pas entonces-. Desde ese momento, no
ha dejado de profundizar en esos cometidos, lo que le proporciona un bagaje nico
para trabajar ahora en la creacin de los documentos electrnicos.
III.1. La necesidad de funcionamiento en equipos multidisciplinares.
La Subdireccin General de Archivos ha sido, es y ser una firme defensora de la
necesidad de trabajar con equipos multidisciplinares que integren a profesionales de
diferentes campos, y esto por dos razones principales:
La primera, por las diferentes perspectivas y, en consecuencia, variadas aportaciones que cada uno de los integrantes de estos equipos puede hacer desde
sus campos de actuacin especficos. La pluralidad de ideas y opiniones es
imprescindible para enriquecer la visin sobre el asunto de que se trata.
La segunda consecuencia directa de la anterior-, porque slo si se trabaja de
esta forma se pueden obtener resultados eficientes y eficaces, que es, en definitiva, el objetivo final que se persigue en toda actuacin.

III.1.1. Equipos multidisciplinares para el Consejo de Archivos de la Comunidad de Madrid.


En el caso concreto de la Comunidad de Madrid, este es el modelo con el que se
ha planteado la formacin y funcionamiento de su Consejo de Archivos. Este rgano
consultor cuya relevancia no hace falta que se explique- est integrado por diferentes Comisiones compuestas, cada una en el nivel que corresponde, por diferentes profesionales cuya actividad resulta imprescindible para adoptar decisiones tales
como la accesibilidad/reserva o la conservacin/eliminacin de los documentos. En
los trabajos que deben realizarse de forma previa a la toma de dichas decisiones participan profesionales:
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Internos, entre los que se encuentran:


yy
Los propios archiveros autonmicos que estn en distintos lugares de trabajo.
yy
Los gestores, en lo que afecte a su rea de actividad.

Y externos, es decir, otros profesionales -tanto de dentro como ajenos a la Administracin autonmica madrilea-, que se ven concernidos directa e indirectamente por los documentos a analizar. En este grupo se han incluido:
yy
Expertos en la materia de proteccin de datos y calidad de los servicios.
yy
Juristas especializados en procedimiento administrativo, civil, laboral, fundamentalmente.
yy
Informticos, tanto consultores como analistas de sistemas.
yy
Estadsticos.
yy
Historiadores generalistas y especializados.
yy
Y otros archiveros (por ejemplo, de la Asociacin de Archiveros de Madrid).

La presencia de todos estos profesionales u otros que se considere oportuno- se


justifica por la trascendencia de los dictmenes, informes y propuestas que han de
elaborar relacionadas con el anlisis, normalizacin y simplificacin de trmites de
documentos; procedimientos; informatizacin de descripciones, procesos y servicios;
valoracin de documentos; establecimiento de plazos de conservacin y de accesibilidad/reserva y propuestas de destruccin de documentos.
Para los documentos en papel, estos trabajos se llevan a cabo a posteriori. Sin embargo, para los documentos electrnicos han de realizarse a priori, en la fase de metadatos. De ah la imprescindible necesidad de trabajar con las partes afectadas de la
forma que se ha explicado, es decir, a travs de equipos multidisciplinares.
III.1.2. Equipo multidisciplinar conjunto con la Direccin General de Calidad de
los Servicios e I.C.M. para el establecimiento de los requisitos del documento electrnico y para el rediseo de procedimientos administrativos.
La colaboracin con la Direccin General de Calidad de los Servicios comenz
en septiembre del pasado ao 2008, antes incluso de que los archivos se integraran
en la Vicepresidencia de la Comunidad de Madrid, cobrando relevancia no slo de
hecho cosa que ya vena sucediendo-, como de derecho por la normativa legal, sino
tambin como situacin de posicionamiento en la estructura horizontal de la administracin autonmica. En ese momento el Boletn Oficial de la Comunidad de Madrid
public una Resolucin por la que se haca pblica la convocatoria de un procedimiento abierto para la adjudicacin de un contrato de servicio para el Estudio sobre
la solucin del archivo electrnico de la Comunidad de Madrid.
El mbito del proyecto se situaba en torno al archivo digital del expediente
y documento electrnico en su ciclo de vida -con una definicin detallada de
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los distintos estadios, desde su creacin hasta su destruccin o conservacin permanente- y contemplaba la realizacin de los siguientes trabajos:
Elaborar un diagnstico de la situacin actual de la Comunidad de Madrid
en el mbito del archivo electrnico.
Definir el modelo global de archivo electrnico ms apropiado para la Comunidad de Madrid, incluyendo entre sus objetivos los siguientes:
yy
Gestionar todos los documentos electrnicos con un mismo sistema especializado que controle todo el ciclo vital de los documentos.
yy
Disponer de un repositorio nico que d soporte a los documentos electrnicos.
yy
Proporcionar un sistema de fcil manejo para los gestores.
yy
Proveer mecanismos de seguridad y control.
yy
Definir polticas de formatos de documentos digitales que aseguren la integridad y conservacin de los documentos y faciliten el acceso a los mismos.
yy
Definir un modelo de informacin acorde con las normativas aplicables y/o recomendadas por organismos de referencia, en particular la ISAD(G) y MoReq.

Determinar las soluciones tecnolgicas que han de dar soporte al modelo


que se defina.
Definir un plan de actuacin para la implantacin de la solucin tecnolgica que se elija.
Analizar la normativa legal aplicable y valorar la necesidad de elaborar normativa especfica en el mbito del documento y expediente electrnico.

En un primer momento no se cont con la participacin de la Subdireccin General de Archivos, aunque de inmediato la Direccin General de Calidad de los
Servicios repar la situacin y entendi por las razones que se explican- la imprescindible participacin de la citada Subdireccin General de Archivos en el equipo
de trabajo multidisciplinar que se haba formado y del que tambin formaban parte
I.C.M. y, a travs de la empresa adjudicataria de los trabajos, juristas, estadsticos, informticos e historiadores. Dichas razones son:
La principal es que la citada Subdireccin General es competente por ley en
lo concerniente a todas las fases de archivo -bien entendido que en la primera
de ellas, la fase de archivo de oficina, las competencias son concurrentes con
los gestores (se les da directrices, se vacan sus oficinas de aquellos documentos que ya no son de uso frecuente, )- y que el documento y archivo electrnico afecta a todas y cada una de ellas. En este sentido, se record que la
propia Ley 4/1993 de Archivos y Patrimonio Documental madrilea preludiaba ya, desde principios de la dcada de los 90 del siglo pasado, la administracin electrnica.
En segundo lugar, como se ha adelantado anteriormente, el inmenso trabajo
que la Subdireccin General de Archivos ha realizado hasta el momento con
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los documentos autonmicos madrileos (se han inventariado aproximadamente 60 kilmetros de documentos) ha permitido observar muchas cuestiones de funcionamiento administrativo y tramitacin de procedimientos que
se pueden aportar a quienes trabajan tanto en esta cuestin como en simplificacin administrativa (por ejemplo, que no es posible que tipos documentales comunes se tramiten de forma distinta en cada Consejera o que hay que
evitar que cada institucin trabaje con pequeas aplicaciones especficamente
desarrolladas para ella al margen de las dems).
Adems, a diferencia de otros sectores de la Administracin, se manifest claramente que en los archivos s se quiere lo electrnico y no slo los procedimientos, sino tambin los procesos-, de lo que es prueba palpable el propio
Anlisis Funcional del SIARC que ya se ha comentado, sistema informtico
en el que se prev la conexin con el Gestor de Expedientes en las oficinas y
el desarrollo de la Red de Archivos de Uso Pblico de la Comunidad de Madrid como un portal con buscador en el que integrar todos los archivos pblicos o privados de competencia autonmica.

Por tanto, la Subdireccin General de Archivos qued integrada en el equipo


multidisciplinar encargado de los trabajos relacionados con el archivo electrnico de
la Comunidad de Madrid, reafirmando as la consideracin ya comentada- que esta
unidad ha tenido siempre respecto a la necesidad de trabajar con equipos multidisciplinares.
Lo importante de esta situacin es que la colaboracin conjunta de este equipo
multidisciplinar realizada desde el mximo respeto a las competencias propias de
cada departamento- est permitiendo integrar el know-how propio y especfico en
materia de archivos que la Comunidad de Madrid viene aplicando desde hace ms
de veinticinco aos con rigor, debido a las responsabilidades que llevan implcitas la
organizacin y conservacin de los documentos. Para ello, adems de las actuaciones que se comentan en el apartado siguiente, la Subdireccin General de Archivos
ha aportado los trabajos ya realizados por ella, como estudios de procedimientos o
el citado Anlisis Funcional del SIARC, donde estn definidos muchos de los requerimientos que precisan los documentos en soporte papel -pero que supone un trabajo
de normalizacin y de simplificacin administrativa de enorme utilidad al abordar el
documento electrnico- y eso aunque est an pendiente de realizar la conexin con
un gestor de expedientes en fase de archivo de oficina. Estas aportaciones tienen un
claro objetivo: lograr que los caminos paralelos que estn llevando la Subdireccin
General de Archivos, la Direccin General de Calidad de los Servicios e I.C.M. confluyan en un trayecto comn de la mejor manera posible.
Un ltimo comentario antes de pasar al siguiente apartado. De acuerdo con la decisin adoptada por la Direccin General de Calidad de los Servicios, las actuaciones a realizar se circunscriben a la fase de archivo de oficina -que, en los documentos
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electrnicos es en la que se han de realizar las definiciones y una importante parte de


los trabajos- y, dentro de ella, se centran en aquellos procedimientos y documentos
directamente relacionados con los ciudadanos, es decir, con la solicitud de actuaciones, el conocimiento del estado de la tramitacin de los procedimientos y la resolucin de los mismos y su conocimiento por los ciudadanos. La razn se encuentra en
que la magnitud del proyecto hace imposible acometer a la vez, en un primer momento, todos los trabajos que se derivan de la puesta en marcha de la e-Administracin. El objetivo es disear ahora una buena carcasa que no cierre las puertas a
actuaciones futuras y en la que se puedan incorporar, en fases posteriores, de forma
escalonada, los tramos sectoriales (piezas comunes) y las horizontales (que siguen la
secuencia de los procedimientos administrativos).
Es importante observar cmo este planteamiento encaja con lo que los profesionales de los archivos han denominado tradicionalmente como pieza documental, entendida sta de acuerdo con el Glosario de terminologa archivstica de la Comunidad
de Madrid- como documento simple que forma parte de un expediente. Puede ser tambin
un documento simple. Existe pues una importante relacin entre pieza documental
como concepto bsico archivstico- y el tratamiento individualizado de determinadas piezas que componen los procedimientos para convertirlas a formato electrnico.
Es decir, que los gestores han decidido tomar determinados documentos de los procedimientos los que estn en contacto directo con los ciudadanos- e informatizarlos. Esto es, han realizado un despiece de los expedientes. Es una opcin. De lo que
hay que cuidarse ahora es de que no se rompa la secuencia de los procedimientos y
sigan unidos en expedientes, no importa cual sea su soporte ni si el punto del procedimiento es un clic de autorizacin, por ejemplo.
Se podra decir como ya se ha anticipado- que cada procedimiento tiene una dimensin vertical y horizontal a la vez. Vertical, porque est integrado por diferentes
piezas documentales que, en s mismas, tienen la consideracin y validez de documento, puesto que materializan una actuacin determinada. Y horizontal, porque el
conjunto de piezas conforman un expediente que responde a un trmite y que permite conservar una secuencia que se ajusta a una norma. Es esta ltima dimensin la
que no se puede perder nunca de vista, de modo que el hecho de que ahora se preste
una mayor atencin a algunas piezas aisladas dentro de un procedimiento no puede
llevar consigo la ruptura de ese procedimiento, y esa atencin o tratamiento deber
realizarse sin olvidar que existe una interrelacin entre ellas y que forman parte de
una secuencia global.
III.1.2.a) Requisitos del documento electrnico.
Actualmente, los procedimientos administrativos, en general, se sustentan en la
disponibilidad de documentos en soporte papel que forman un expediente en una
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carpetilla. Determinados aspectos de los procedimientos reflejados en papel se definen y se han definido a posteriori de su propia creacin. Y en ellos an quedan cuestiones fundamentales que definir, como son, por ejemplo, sus plazos de conservacin
o destruccin en funcin de sus valores como testimonio.
Como ya se ha indicado con anterioridad, las competencias de la Subdireccin
General de Archivos en la fase de archivo de oficina son concurrentes con los gestores. Ahora se aade que, en el caso de los documentos electrnicos, la concurrencia se
da en mayor grado, porque con la e-Administracin la estructura y forma de los procedimientos y de los documentos se decide a priori, en la fase de establecimiento de
requisitos10. Y es ah donde la Subdireccin General de Archivos est participando,
porque es en la definicin de estos requisitos donde se contemplan, entre otras, las
necesidades de normalizacin de trmites, accesibilidad/reserva, conservacin de documentos y plazos de vigencia de los mismos. Esto adquiere mxima importancia si
se tiene en cuenta que, aunque las fases del ciclo vital de los documentos se mantienen, habr un solo repositorio electrnico de los mismos el que se prevea para las
oficinas por parte de los gestores, aunque tambin los archiveros tendrn que participar como elemento esencial- y que stos pasarn de una fase a otra con una accin electrnica, con independencia de que el flujo de datos y las operaciones con
los mismos se realicen a travs de servidores informticos seguramente ubicados, de
modo fsico, en diferentes pases. Tampoco se podr olvidar que las peculiaridades
de cada fase de archivo -como la accesibilidad/reserva, las autorizaciones de consulta,
por poner algn ejemplo-, se resolvern, asimismo, una vez diseado el sistema, con
operaciones muy sencillas a travs del ordenador.
En este marco, el primero de los trabajos realizados por la Subdireccin General
de Archivos ha sido la elaboracin de dos borradores de documentos de metadatos11.
En el primero de estos documentos se recogen:
Por un lado, aquellos datos que, de forma imprescindible, se han de recoger
en la fase de archivo de oficina durante el proceso de creacin de los documentos y tramitacin de un procedimiento.
Se trata de un trabajo que, en principio, recaer en mayor medida en los gestores de esos documentos (de forma similar a lo que ocurre, o debera ocurrir,
10. Se entiende por requisito todo aquello que se pide y plantea a un sistema y que ste debe contemplar
al ser definido y desarrollado. Hay diferentes clases de requisitos: tcnicos, funcionales, legales, etc.
11. Segn la UNESCO, los metadatos son datos relativos a otros datos, por lo general muy estructurados y codificados para su procesamiento e interrogacin por computadora. Es decir, se podra decir
que los metadatos son datos que describen otros datos y que se quiere que formen parte de un sistema.
De ah que, realmente, los metadatos, en s mismos, son una parte de los requisitos, pues al definirlos
se est requiriendo que el sistema contemple esos datos determinados de una forma y con unas caractersticas determinadas.

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en la actualidad con los documentos en soporte papel) y su importancia es


extraordinaria por una doble razn: porque es el nico momento en que se
introducir esta informacin en el sistema informtico que sustente el repositorio electrnico que almacene estos datos y porque esa informacin ser la
que se transfiera de forma electrnica a las siguientes fases del ciclo vital de
los documentos.
Y por otro, y precisamente por lo que se acaba de sealar, el documento elaborado por la Subdireccin General de Archivos recoge aquellos otros datos
que se refieren a procesos y trabajos archivsticos que se realizan o tienen directa relacin con las tres fases de archivo restantes (es decir, central, intermedio e histrico). Desde el primer momento de elaboracin de este trabajo,
se tuvo clara conciencia de que todo aquello que no se recogiera en la oficina, a travs de una colaboracin directa gestor-archivero, sera informacin muy difcil de obtener con posterioridad. De ah el especial hincapi
que se hizo para incluir en estos metadatos aquellos que son necesarios para
procesos como la identificacin, la clasificacin, la descripcin, el trmite
de los distintos procedimientos, el anlisis y valoracin de series documentales, el establecimiento de la accesibilidad/reserva, el servicio a usuarios, el
expurgo (entendido como seleccin, conservacin, eliminacin) o la transferencia entre las distintas fases de archivo.

La estructura que se sigui para la recogida de estos metadatos es la que se puede


ver en el siguiente ejemplo:
AUTOMTICO*

OBLIGATORIO

METADATOS

EXPLICACIN DE LOS METADATOS


S

Institucin
productora
(denominacin)

NO

NO
Nombre de la Consejera productora de los
documentos. La institucin es el elemento
que da lugar al fondo de archivo

* Se entiende por automtica toda aquella informacin que no se introduce manualmente en el sistema.

Este primer documento contiene 148 metadatos que reflejan, por un lado, la teora archivstica de la Comunidad de Madrid que se contiene en el Manual de archivos
de oficina para gestores y en el Glosario de terminologa archivstica de la Comunidad de
Madrid en continua implementacin y en el que se incluyen hasta ahora 81 vocablos- y, por otro, parte de los criterios y procedimientos de trabajo llevados a la prctica con los documentos madrileos.

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En un segundo momento, y con el fin de completar y aquilatar lo ms posible la


informacin, se llev a cabo un estudio comparativo del primer documento con las
Especificaciones MoReq y MoReq2, lo que supuso:
Traducir y adaptar la terminologa utilizada en MoReq2 al citado Manual y
Glosario.
Incorporar en el primer documento aquellos metadatos de MoReq y MoReq2 que no aparecan en l, junto con una mencin a la fuente de procedencia, lo que aument el nmero de metadatos hasta 302.

La realizacin de estos dos documentos ha supuesto un gran esfuerzo y han de ser


entendidos como un punto de partida slido, amplio y exhaustivo que, no obstante,
deber ser ampliado y completado a medida que se vaya avanzando en la puesta en
marcha de la e-Administracin.
III.1.2.b) Rediseo de procedimientos administrativos.
Por otro lado, la Subdireccin General de Archivos est participando en actuaciones que estn directamente relacionadas con el rediseo de los procedimientos administrativos que se tramitan en la Comunidad de Madrid. Esta participacin tiene una
doble perspectiva, sectorial y horizontal:
Desde un punto de vista sectorial, se ha designado dos representantes para
participar en los grupos de trabajo creados dentro de cada Consejera a propuesta de la Direccin General de Calidad de los Servicios, cuyo objetivo es
trabajar conjuntamente con los consultores designados por I.C.M. para estudiar y acometer el rediseo de los procedimientos administrativos que ya
existen en este momento con el fin de adecuarlos a la Ley 11/2007 y acometer su telematizacin. En el caso concreto que se comenta, los trabajos se
centrarn en la adaptacin del procedimiento de concesin de subvenciones
en materia de archivos y patrimonio documental a los municipios de la Regin madrilea.
Desde un punto de vista horizontal, como competente que es en la materia, la Subdireccin General de Archivos trabajar conjuntamente con la Direccin General de Calidad de los Servicios e I.C.M. en aquellas actuaciones
que tengan como objetivo estudiar y adecuar a los medios telemticos todos
los procedimientos administrativos existentes en este momento en la Comunidad de Madrid y, al mismo tiempo, normalizar su trmite.
La Subdireccin General de Archivos no es slo una unidad gestora con la
que contactar, sino que tambin es una unidad gestora de los documentos de
toda la administracin de la Comunidad de Madrid. Por tanto, se ha de considerar que los archiveros no son nicamente guardadores, sino tambin archiveros-gestores trmino que se publica aqu por vez primera- de todos los

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documentos, en este caso de todas las Consejeras, y eso es lo que justifica plenamente su participacin en esta importante tarea.
En este sentido, la citada Subdireccin ha avanzado en la identificacin de
procedimientos comunes y especficos de la Administracin autonmica madrilea y defiende la importancia de estructurar las tipologas de los procedimientos administrativos y sus trmites, ya que esto facilitar la normalizacin
de su funcionamiento y la calidad de los resultados documentales de stos.
En el trabajo realizado por la Subdireccin General de Archivos, sta ha podido comprobar, por un lado, que existen piezas comunes en un porcentaje muy alto en los procedimientos administrativos (solicitudes, licencias,
por poner algn ejemplo) y, por otro, que, a excepcin de determinados procedimientos administrativos especficos, los procedimientos administrativos
como tales -que varan slo y en tanto a lo concerniente a las diversas materias-, tambin son comunes en su estructura, o prcticamente comunes, en las
Direcciones Generales y en las Secretaras Generales Tcnicas y, por tanto, en
la prctica totalidad de la Administracin, en este caso autonmica. Porque se
conoce esto y se ha trabajado normalizando y coordinando esta cuestin, es
por lo que dicha Subdireccin General es esencial en este trabajo de simplificacin administrativa y de transformacin de la administracin en e-Administracin. Lo que tiene que hacer es darse a conocer en la medida adecuada.
Por ello, la normalizacin, como tambin se comentar ms adelante, es parte
fundamental de la simplificacin administrativa que, al menos en la Comunidad de Madrid, es objetivo prioritario de alcanzar.

III.2. El documento electrnico y el soporte.


Hay otra cuestin de enorme relevancia y que incide en todos los trabajos relacionados con el documento y el archivo electrnico. En el caso madrileo que se
comenta, la Subdireccin General de Archivos se ha encontrado con que la parte tecnolgica del equipo multidisciplinar de trabajo piensa que es fundamental evitar que
en las oficinas conviva el doble procedimiento, en papel y en soporte electrnico. En
principio, se est de acuerdo con ello, pero sin que esto suponga perder de vista que
en la fase de implantacin de la e-Administracin existirn expedientes en soporte
papel, expedientes en soporte electrnico y expedientes mixtos (papel y soporte electrnico), lo que, indudablemente repercutir no slo en los procedimientos, sino
tambin en la custodia y conservacin y en el servicio de los documentos en todas las
fases de archivo. Y esta convivencia de los documentos de los expedientes en diferentes soportes ser de duracin media (no menos de diez aos). Especialmente importante es la cuestin de los expedientes mixtos, a la que es imprescindible encontrar
una solucin viable y adecuada, ya que an queda lejano el da en que nicamente
se produzcan y tramiten en su totalidad los procedimientos soportados en acciones
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electrnicas. En la Comunidad de Madrid se barajan varias posibilidades, que van


desde referenciar los documentos en soporte papel y guardar el original, hasta digitalizar el documento en papel realizando una compulsa electrnica del mismo.
Esta cuestin del soporte enlaza directamente con otra, tambin fundamental, y
que est suscitando puntos de vista diferentes en el equipo de trabajo. Se trata de la
definicin de documento y documento electrnico. La Subdireccin General de Archivos defiende que se trata de un nico concepto el de documento-, puesto que
el adjetivo electrnico se est refiriendo, nicamente, al soporte en que se materializa la unidad documental. En todo caso, se podra hablar de e-documento y p-documento, por ejemplo con una inicial previa que identifique el soporte cuando se
quiera distinguir-, pero esto sera a nivel operativo y nunca conceptual. Por tanto,
desde esa perspectiva, no sera posible admitir propuesta alguna cuyo sentido sea modificar la ley de archivos madrilea, ya que la definicin de documento que se recoge
en su artculo 1 incluye el documento electrnico:
Artculo 1:
A los efectos de esta ley, se entiende por documento de archivo toda expresin
testimonial de las actividades del hombre y de los grupos humanos en cualquier lenguaje y en cualquier tipo de soporte material.

Lo que define al documento de archivo es que es testimonio de actividades que se


reflejan en soportes, sean stos los que sean. Es decir, los documentos requieren de un
soporte sobre el que dar fe de unos hechos, soporte que, al mismo tiempo, debe garantizar la conservacin de ese documento, requisito imprescindible para su validez.
Dado que el documento electrnico testimonia actividades, no se puede decir
que sea distinto al documento en soporte papel o en otros soportes. La nica diferencia entre ellos es el soporte en el que se reflejan las actuaciones de las que da fe,
pero esta diferencia queda cubierta desde el momento en que la ley madrilea incluye en su definicin de documento la ya aludida expresin y en cualquier tipo de
soporte material.
Por otro lado, si se aceptara esta distincin entre documento -se entiende que
en papel (y los documentos en pergamino, por ejemplo?)- y documento electrnico
como conceptos diferentes, cabra preguntarse cmo se procedera con el resto de documentos en otros soportes. Es decir, se considerara que los documentos en soporte
film son otra clase de documentos?. Parece evidente que la respuesta es no, puesto
que todos ellos son documentos, sin ms.
Por ello, se defiende que la ley madrilea es una norma legal con plena vigencia y
actualidad que no debe modificarse. En todo caso, si se considerase oportuna alguna
modificacin normativa, sera aconsejable acometerla una vez que la administracin
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electrnica tenga un mnimo de rodaje, pero en ningn caso ahora, donde se desconocen todos los aspectos que se van a derivar de su puesta en marcha, implantacin
y funcionamiento.
III.3. Expedientes abiertos12.
Otra cuestin que ha de tenerse presente en los trabajos que se estn acometiendo
es la que se refiere a la problemtica que siempre suscita el cierre de un expediente.
I.C.M. entiende que, en este tema, as como en todo lo que se refiere a la custodia,
firma y estructura del expediente, se debe atender, con especial cuidado, a las normas
y requerimientos que determine la Subdireccin General de Archivos. En este sentido, esta unidad viene insistiendo que se debe contemplar la casustica de los expedientes abiertos y la existencia de diligencias de cierre de cada una de las fracciones
que los integran, al menos mientras no cambie la prctica de los gestores e, incluso,
determinada normativa.
III.4. Aportaciones en materia de normalizacin.
Aunque, por facilidad en su exposicin se comentan en un apartado independiente, las cuestiones de normalizacin que se explican a continuacin, estn directamente relacionadas con los trabajos que se estn realizando en este momento.
El proceso de maduracin de la archivstica como ciencia y el uso generalizado y
habitual de medios informticos ha creado una gran necesidad de normalizar su aplicacin, elemento adems imprescindible para trabajar en calidad. Es posible que este
proceso de normalizacin sea ms arduo que en otros campos o materias, puesto que
la archivstica ha de normalizar, pero respetando la realidad de la organizacin de las
instituciones, que son autnomas en cuanto a ello y cuyo funcionamiento es dinmico, es decir, objeto de continuos cambios.
III.4.1. Utilizacin de una terminologa normalizada.
Reflejo de la importancia que se concede en la Comunidad de Madrid a la normalizacin, es que esta Comunidad -a travs de la Subdireccin General de Archivos- participa en el Subcomit SC11 del Comit CTN 50 de AENOR, para elaborar,
revisar y traducir Normas ISO. Se trata de normas de gestin de documentos de
carcter internacional que se adaptan posteriormente a cada pas (por ejemplo, la
UNE-ISO 15489 y la UNE-ISO 23081).
Los profesionales de la archivstica afrontan muchos y diversos proyectos. Uno
de ellos es restablecer el flujo archivstico de los documentos -es decir, el paso de los
mismos de una fase a otra desde su formacin- y, en directa relacin con l, el propio
12. Esta cuestin se explica, por primera vez, en el Manual de archivos de oficina para gestores.

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funcionamiento y servicio de los documentos en las oficinas para su uso por los gestores y para servicio de los ciudadanos. Esto ha obligado a realizar una profunda reflexin sobre definiciones y aspectos terminolgicos.
Esta reflexin es mucho ms necesaria ahora que se afronta este inmenso reto del
archivo y el documento electrnico, ya que al hablar de terminologa hay que tener
en cuenta una cuestin tan importante como es la de los prstamos lingsticos entre
las diversas profesiones. Del mismo modo que la archivstica ha adoptado muchos
trminos y expresiones del mundo jurdico y administrativo en el que siempre se ha
movido esta profesin, los documentalistas por ejemplo- han tomado prestada la
terminologa de los archivos en su conexin con la Administracin, perdiendo en su
uso por ellos el significado con el que naci y sacndola de algn modo de su contexto. De igual manera, el mundo informtico ha tomado del lxico archivstico y
del administrativo muchos vocablos. Estos prstamos no son problemticos cuando
se aplica el mismo trmino o expresin al mismo significado, aunque sean distintas
profesiones. El problema surge cuando el mismo trmino se aplica a distintos significados (por ejemplo: archivo como fondo o como centro, en archivstica, y archivo
como documento, en informtica).
Es una cuestin de gran importancia y trascendencia para los trabajos y actuaciones que se estn comentando y, sobre todo, para las que se han de realizar a corto
y medio plazo. Para ello, la Comunidad de Madrid dispone de un primer instrumento normalizador que ya se ha citado, el Manual de archivos de oficina para gestores, donde se recogen definiciones bsicas de conceptos imprescindibles dentro de
la teora archivstica, adems de contemplar modos de proceder en los trabajos archivsticos, instrumento que se completa con el Glosario de terminologa archivstica que se emplea en la Comunidad de Madrid. Su relevancia explica que una de
las primeras actuaciones que se realizaron al iniciar el contacto y los trabajos en esta
materia de archivo electrnico fuera entregar a todas las partes implicadas en el proyecto un ejemplar de ambos instrumentos, junto con la peticin explcita de utilizar
un lenguaje apropiado, concreto y especfico adecuado a las tareas que se realicen. Si
el lenguaje a utilizar por el equipo multidisciplinar de trabajo se define y normaliza
de forma previa y se utilizan los mismos trminos para referirse a los mismos conceptos, los resultados sern inteligibles y se evitarn muchos quebraderos de cabeza.
Sobre esta cuestin ya se tuvo la experiencia del SIARC que, en este sentido, result
muy acertada.
Se trata de evitar errores tan comunes fuera de nuestra profesin tales como, por
ejemplo, hablar de documentacin cuando, en realidad, se quiere decir documento
(es decir, nico, original, que da testimonio y que tiene su plural, documentos); dossier cuando se est haciendo referencia a expediente; o no hablar de documentos

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vivos y documentos muertos, ya que todos los documentos estn vivos para la gestin, para el servicio a los ciudadanos o para la investigacin.
III.4.2. Clasificacin orgnica.

Es necesario partir de conceptos claros para poder trabajar con eficacia y eficiencia. Para poder normalizar es esencial tener los conceptos claros. Como ejemplo de
ello, hay que identificar correctamente para poder clasificar los fondos, las series y
los tipos documentales, para lo que es fundamental distinguir en la identificacin y,
por tanto, en la denominacin de fondos y series documentales, la entrada, que es el
rango, y la funcin o materia que acompaa a la entrada. En los tipos documentales
hay que distinguir en su identificacin y, por tanto, en su denominacin, la entrada,
que es el procedimiento, y la funcin o materia que acompaa a la entrada.
De este modo, en la clasificacin, que se realiza en las oficinas (en las que an no
est constituido el fondo, puesto que en el resto de las fases lo que se realiza es un anlisis de la clasificacin y, en consecuencia, se aplica el principio de respeto a la procedencia de los fondos y el principio de respeto al orden original), se aplica el principio
de respeto a la estructura en que se generan los documentos. Es, por tanto, una clasificacin orgnica. De acuerdo con lo anterior, es fundamental no confundir clasificacin funcional con clasificacin por materias. La materia o la funcin estn presentes
en fondos, series y tipos documentales, pero siempre precedidos por el rango y el procedimiento, segn se hable de fondos y series o de tipos documentales.
La funcin es accin. Por tanto, es verbal (gastar, ingresar, autorizar, controlar,
etc.). Como se acaba de comentar, es fundamental la entrada en la denominacin,
que en el fondo y en la serie documental indica el rango y en el tipo documental el
procedimiento:
Al fondo, por la institucin u organismo Consejera de Hacienda- y no por
la materia competencial hacienda-.
A la serie documental, por rganos Direccin General de Industria- y no
por la materia competencial industria-.
A los tipos documentales, por procedimientos expedientes- y no por la materia de suministros.

Las denominaciones de la institucin, del rgano o del procedimiento que acompaan al rango son materias o funciones (por ejemplo, personal, contratacin, bautismo, retribuciones, ). Las competencias introducen las materias. As pues, la
entrada al primer elemento del fondo, de la serie documental y del tipo documental
es por el rango, no por la materia o la funcin. Las materias y funciones estn presentes en la denominacin, pero no deben ser nunca la entrada a la clasificacin.

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Las clasificaciones que circulan en general llamadas funcionales- son clasificaciones por materias. En todo caso, pueden constituir un instrumento de informacin
a manejar como referencia, pero ni los gestores, ni, por tanto, en las oficinas, se va
a utilizar ni para clasificar sus documentos ni para solicitarlos13. Y, tambin desde el
mismo punto de vista, despus de hondas reflexiones, son un resto bibliotecario de la
clasificacin decimal universal en la profesin de archiveros.
En relacin con esta cuestin, no es lo mismo entender que la clasificacin ha de
hacerse en las oficinas respetando las estructuras orgnicas en que se generan los documentos y, por tanto, buscarla en origen y mejorarla en colaboracin con los gestores que producen esos documentos-, que realizar tediosas labores de reconstruccin
que solamente habr que llevar a cabo cuando se haya perdido todo rastro. Aunque
los planteamientos arqueolgicos son ms conexos con los archivsticos que los bibliotecarios en cuanto al respeto a los estratos, hay que huir tambin, en la medida
en que sea posible, de las reconstrucciones arqueolgicas.
III.4.3. Sistema y red de archivos.
Uno de los primeros pasos que hay que dar para poder afrontar las cuestiones que
se comentan, es disponer de una visin global que se apoye -como ya se ha dicho al
principio de esta exposicin- en una slida planificacin. Y esta planificacin slo
puede realizarse si los archivos se conciben como un sistema en el que los documentos fluyen a travs de sus cuatro fases con unos criterios determinados y en el que
todos los elementos estn interrelacionados. De este modo, se entra de lleno en una
cuestin de enorme relevancia y sobre la que, en general, existe una enorme confusin: los conceptos de sistema y red de archivos.
Respecto al primero de estos conceptos el de sistema-, hay que tener en cuenta
que existen dos concepciones con sus definiciones del mismo: una de carcter competencial y otra de carcter tcnico y operativo.
En la Comunidad de Madrid esto est claramente recogido en su Ley de Archivos y
Patrimonio Documental. El Sistema de Archivos de la Comunidad de Madrid aparece claramente definido en la Ley 4/1993, artculo 10, apartado 1:
Artculo 10.1.:
Se entiende por Sistema de Archivos de la Comunidad de Madrid el conjunto
ordenado de normas, medios y procedimientos con que se protegen y se hacen
funcionar los archivos sobre los que la Comunidad Autnoma tiene competencias, al servicio de la Administracin, de los derechos e intereses de los ciudadanos y de la investigacin histrico-cientfica.
13. Vase pginas 32-37 de la Introduccin del Manual de archivos de oficina para gestores.

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Es decir, que la propia norma contempla las obligaciones de la Comunidad de


Madrid respecto de los archivos de modo interrelacionado.
Junto a sta, la Ley 4/1993 incluye una segunda definicin esta vez operativadel sistema de archivos madrileo, de acuerdo con la cual se integran en l varios subsistemas de archivo que se conforman a partir del flujo archivstico entre las fases de los
fondos de archivo generados por una institucin y por el conjunto de fondos de archivo generados por instituciones de carcter homogneo.

Entre los principales Subsistemas de Archivos de la Comunidad de Madrid figuran, al


menos, los siguientes:
Subsistema de Archivos de la Asamblea, del Consejo de Gobierno y de la Administracin de la Comunidad de Madrid.
Subsistema de Archivos Municipales de la Comunidad de Madrid.
Subsistema de Archivos de la Iglesia de la Comunidad de Madrid.
Subsistema de Archivos de Empresa de la Comunidad de Madrid.

Los subsistemas se ajustarn a planes sectoriales y programas generales o especficos que puedan formularse de acuerdo con su diferente condicin, que sern aprobados por el Consejo de Gobierno. Se podrn configurar ms subsistemas: fundaciones
o universidades, por ejemplo. De este modo, podr darse un tratamiento homogneo y equilibrado en cada sector en esta materia de archivos, a travs de planes y programas.
As pues, el sistema de archivos madrileo se configura, por un lado, a partir de
las competencias que la Comunidad de Madrid tiene sobre los archivos (definicin
competencial) y, por otro, a partir del flujo constante y permanente de los documentos a travs de las fases (definicin operativa).

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En un sistema operativo de archivos hay tramos y engranajes. Las fases de archivo


de las que se habla en el siguiente apartado- componen los tramos del sistema y los
engranajes estn formados a partir de los diferentes procesos: transferencias, servicios, etc. El peligro es que los tramos (por ejemplo: los documentos en cada fase) se
sectorialicen y los engranajes (flujos) se rompan, de manera que se interrumpa el funcionamiento del sistema.
El sistema se confunde en casi toda la literatura y legislacin archivstica con la
red. La principal diferencia entre ambos es que el sistema es obligatorio, dinmico,
de flujo y de funcionamiento forzosamente interrelacionado, de modo que si falla un
punto falla todo el sistema, mientras que la red es de adscripcin ms voluntaria y

se refiere, no a los documentos, sino ms bien a los centros, los cuales no tienen por
qu estar relacionados entre s (aunque estn coordinados). Si se abre o se cierra un
centro en una red no afecta a los dems. Por ejemplo, as es en una red de bibliotecas, de teatro, de museos o de hospitales o centros educativos. Tambin existen redes
de centros de archivo, pero no hay que confundirlas con el carcter sistmico que caracteriza a los documentos.
III.4.4. El ciclo vital de los documentos.
Otra aportacin importantsima que se ha realizado a los trabajos que se estn llevando a cabo en el mbito de la e-Administracin madrilea es la incorporacin al
ciclo vital de los documentos de la fase de archivo de oficina, que -como se ha explicado al comentar el Plan Sectorial que organiza el subsistema de archivos autonmicos madrileos- no se consideraba como tal en el trabajo de los archiveros. Por tanto, es en
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la literatura archivstica y en la prctica de la Comunidad de Madrid, as como en su


ley de archivos14, en donde aparecen por primera vez15 las cuatro fases de archivo: oficina, central, intermedio e histrico.
Se trata de una cuestin muy clara los archiveros, pero no tanto para otros profesionales ajenos a sus trabajos, en los que es muy frecuente detectar una grave confusin en el nmero y denominacin de las fases de archivo. Y es fundamental que
esta confusin desaparezca y que la formacin y tramitacin de los documentos y expedientes electrnicos se lleve a cabo respetando su ciclo vital, ya que cada fase tiene
una clara identidad, a cada una le corresponde unas funciones y un determinado tratamiento y desde cada una se dan unos servicios adecuados a ellas. Esto no tiene que
ver con el soporte de los documentos o con su lugar de ubicacin, que puede reunir
o separar fases de acuerdo a diversas variables (volumen, disponibilidad de espacios,
tipo y tamao de las instituciones, etc.), siempre que se respete en cada fase su funcin y se d en cada una de ellas su tratamiento adecuado (el cambio ser, en todo
caso, de herramientas -la autorizacin del paso de los documentos de una fase a otra
podr limitarse, como ya se ha comentado, a operaciones informticas rpidas y sencillas-, pero tendr el mismo sentido archivstico que, al menos en la Comunidad de
Madrid, tiene ahora).
Las cuatro fases de archivo con su correspondiente definicin- tienen en la Comunidad de Madrid carcter legal, al quedar incluidas en su Ley de Archivos y Patrimonio Documental. Slo se quiere hacer una observacin aclaratoria a este respecto. La
ley recoge un plazo mximo de permanencia de los documentos en cada una de ellas.
Esto se hizo as con un afn pedaggico, sobre todo hacia los gestores: se pens que
frente a la inercia de mantener los documentos en las oficinas perodos excesivamente
dilatados, era bueno establecer unos plazos mximos, dejando abierta la puerta a posibles excepciones. El conocimiento de la administracin y la prctica han hecho
configurar las fases del ciclo vital de los documentos de este modo16:
En la fase de archivo de oficina, han de permanecer los documentos en trmite y, una vez ste haya finalizado, al ao o dos aos, deben pasar al archivo
central.
Los archivos centrales no necesitan apenas espacio, salvo excepcin, ya que
actan como pedagogos de las oficinas y funcionan como trasvasadores de
los documentos desde las oficinas al archivo intermedio, para evitar as la
acumulacin innecesaria de documentos en las Consejeras. Esto propicia
14. Ley 4/1993, de 21 de abril, de Archivos y Patrimonio Documental de la Comunidad de Madrid,
artculo 13.
15. Vase nota n 6.
16. Vase nota n 7.

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una mejor y eficaz gestin al hacer funcionar el flujo de los documentos, as


como un mejor servicio a los ciudadanos, al realizarse en cada fase de archivo
los trabajos archivsticos adecuados a cada una de ellas. Esta es la razn por la
que slo permanezcan en esta fase aquellos documentos que tengan un uso
muy frecuente por parte de los gestores y, generalmente, no ms de dos o tres
aos y, a veces, ni eso.
El archivo intermedio custodia aquellos documentos que ya no se usan en
las fases anteriores y que son susceptibles de reserva (y, por tanto, de autorizacin para su consulta, siendo sta la principal caracterstica de permanencia en esta fase). Durante su permanencia en ella son objeto de eliminacin
aquellos documentos que carezcan de valor histrico, una vez que han perdido el resto de sus valores, por lo que se refiere a los documentos en papel.
Calificadas las series, este ltimo proceso ser comunicado a las oficinas, con
lo que no pasarn de la fase de oficina aquellos documentos que no tengan
valor alguno una vez hayan cumplido su funcin administrativa, con lo que
esto quiere decir de ahorro de recursos. Cuando los documentos sean ya electrnicos, esto estar ya definido en metadatos y todo ser mucho ms gil.
Finalmente, el archivo histrico recibe los documentos cuya misin primordial es servir de fuente primaria para la investigacin y cuya accesibilidad no
requiera de permiso ni exista reserva alguna para su consulta. Es decir, que
son documentos de libre accesibilidad. Se trata, adems, de documentos de
conservacin permanente.

Se hace hincapi en la existencia de las cuatro fases de archivo porque ahora que
nadie niega la existencia de la fase de archivo de oficina que se considera fundamental-, hay quien teme respecto del papel de los archiveros incluso en esta fase, cuando
la aportacin de stos en las oficinas, y junto a los gestores, es ahora ms vital que
nunca en el proceso de transformacin de la administracin en e-administracin.
Tambin se oyen voces que dicen que slo va a haber tres, dos o una sola fase (una
vez ms) en el ciclo vital de los documentos.
Dejemos las cuatro fases del ciclo en su sitio, que cada una tiene su misin en
el proceso documental, aunque cambien los modos. Nuestra tradicin archivstica,
como se dice en este trabajo, acomodada a las nuevas tecnologas, tiene ms sentido
que nunca y tambin la relevancia de nuestra profesin de archivero, con su identidad como tal, que se convierte, si se hace bien, en una profesin imprescindible y
puntera. Como se ha dicho, el reto est de nuestro lado.
III.4.5. La aportacin a la organizacin de sistemas de documentos desde el
ejercicio de la profesin de archivero.
Ms que nunca en la reforma de la administracin, en general, y en lo que supone
su transformacin en e-Administracin, son esenciales los principios, nociones, tareas y criterios de la profesin archivstica.
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No se debe dudar del primordial papel de los archiveros en todo lo concerniente


a la guarda, custodia y servicios de los documentos. Pero, adems, no slo no desaparecen las cuatro fases del ciclo vital de los documentos las cuatro antes citadas -,
sino que tienen cada una su papel y funciones claramente identificadas y atribuidas
del modo que se ha explicado ms arriba. Tambin son esenciales los conocimientos
sobre identificacin y clasificacin, normalizacin, anlisis y simplificacin de los trmites, descripcin y recuperacin de la informacin, conservacin de los documentos de acuerdo con los plazos de vigencia de sus valores, por citar algunos, con las responsabilidades que todo ello lleva consigo.
Pese a algunas voces negativas y a algunas confusiones externas a la profesin
sobre la identidad de la misma, la profesin de archivero cobra hoy tal relevancia que
su ejercicio -si se sabe situar en el lugar que le corresponde y con el esfuerzo y entusiasmo que a todo aquello que merece la pena se debe acompaar- la coloca entre una
de las profesiones punteras y de futuro.
IV. Herramientas de Calidad y Modernizacin en la Comunidad de Madrid.
Hablar de archivos es hablar de modernidad, transparencia, eficacia y calidad. Por
eso, se comenta en este ltimo punto algunos de los procedimientos y herramientas
de calidad y modernizacin empleados en la Comunidad de Madrid, algunas de las
cuales se vienen aplicando en los trabajos archivsticos desde mucho tiempo antes de
que estuvieran definidos estos conceptos (el concepto de calidad aplicado a empresas
e instituciones nace en EE.UU. hacia los aos 60 del siglo XX, aunque no comienza
a utilizarse hasta finales de la dcada de los aos 70 en Europa y los aos 90 en Espaa) y de que se tuviera conciencia de la necesidad de aplicarlos, desde luego, a las
actividades archivsticas. Todos ellos inciden, en mayor o menor medida, en el nuevo
reto que supone la puesta en funcionamiento de la e-Administracin.
En este marco, en la Comunidad de Madrid se aplica desde finales de los aos
90 del siglo XX el Modelo Europeo de Excelencia: EFQM (European Foundation
por Quality Management), cuyo objetivo es ayudar a las organizaciones a conocerse
mejor a s mismas -y, en consecuencia, a mejorar su funcionamiento- e introduce factores de mejora tendentes a la calidad total.
Se trata de un modelo no normativo, cuyo concepto fundamental es la autoevaluacin, que permite, por un lado, identificar claramente los puntos fuertes y las
reas de mejora y, por otro, reconocer las carencias ms significativas, induciendo a
sugerir planes de accin con los que mejorar. La autoevaluacin se basa en un anlisis
detallado del funcionamiento del sistema de gestin de la organizacin usando como
gua los criterios del modelo. Estos criterios son nueve: liderazgo, estrategia, gestin

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de personal, recursos, procesos, satisfaccin del cliente, satisfaccin del personal, impacto en la sociedad y resultados.
No se pretende comentar en profundidad una cuestin de tanta relevancia. Slo
mencionar que en los archivos de la Comunidad de Madrid se ha trabajado de esta
forma desde mucho antes de que se aplicara el Modelo Europeo de Excelencia y
se comenzaran a introducir en las organizaciones espaolas modelos de calidad. Es
cierto que an queda mucho por hacer, pero tambin lo es que hasta el momento se
han obtenido muy buenos resultados.
Ya se ha explicado de forma general la importancia de las estrategias en un planteamiento de calidad. Ahora, se comenta de forma ms concreta con dos ejemplos.
IV.1. Planteamiento del know-how de funcionamiento de la Subdireccin General
de Archivos como estrategia.
La Subdireccin General de Archivos elabora y aplica proyectos de actuacin especficos para los documentos de cada Consejera y Organismo Autnomo, lo que
refleja un know-how de funcionamiento que se ha convertido en una importantsima sea de identidad.
El objetivo de estos proyectos es organizar los documentos de archivo de cada departamento, estableciendo una coordinacin entre los gestores de los mismos y los
mecanismos de solucin a travs del personal archivero. Contemplan la programacin de las actuaciones anuales de los trabajos archivsticos que precisan los documentos de cada institucin y ofrecen resultados a corto, medio y largo plazo.
Esto supone una novedosa organizacin del trabajo, fruto de la experiencia de
ms de diecisiete aos, y en ella se han dado solucin a las dificultades que han
ido surgiendo, tanto a las relacionadas con el tratamiento de los documentos como,
sobre todo, con la organizacin interna de la Administracin y, en particular con
todo lo relativo a la financiacin de los trabajos por parte de las Consejeras y Organismos Autnomos que generan los documentos y piden colaboracin.
El procedimiento se inicia con la presentacin de un proyecto de actuacin a la
Consejera y Organismo Autnomo solicitante que contempla tiempos y costes por
parte de la unidad tcnica de archivos. Tras la aceptacin del mismo por parte de la
Consejera u Organismo Autnomo, se solicita su financiacin, que se lleva a cabo
mediante un ajuste presupuestario, procedimiento mediante el cual el crdito disponible en el programa presupuestario de una Consejera se ajusta se adscribe al
programa de la Subdireccin General de Archivos para realizar, al ao siguiente, los
trabajos archivsticos que precisen los documentos generados por esa Consejera.

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El ajuste se planifica y solicita en la fase de anteproyecto de presupuestos, por


lo que se lleva a cabo el ao anterior al comienzo de dichos trabajos. El crdito ajustado se consolida para aos sucesivos en el presupuesto de la Subdireccin General de Archivos, lo que supone que:
Todos los aos se dispone de este crdito para realizar las actuaciones planificadas en el proyecto de actuacin, sin necesidad de que las Consejeras tengan que renovar anualmente esta operacin y sin que exista el riesgo de que,
por no disponer del crdito necesario a tiempo, no puedan llevarse a cabo los
trabajos previstos. Implica, por tanto, la continuidad de dichos trabajos.
Es posible realizar la tramitacin anticipada de los trabajos previstos, con lo
que la eficacia y eficiencia en su ejecucin es superior respecto al plazo de realizacin de los mismos.

De este modo, y como tambin se ha comentado anteriormente, se trabaja como


una empresa privada desde y para la Administracin lo que supone otro de los
know-how de funcionamiento de la Comunidad de Madrid- para llevar a cabo trabajos de control, descripcin, ingreso, cotejo, servicio, normalizacin, anlisis y valoracin e informacin de documentos.
No se quiere finalizar este apartado sin sealar que lo fundamental en esta cuestin ha sido, por un lado, el esfuerzo, la constancia y la tenacidad con las que la
Subdireccin General de Archivos ha trabajado a lo largo de este tiempo con las instituciones de la Administracin madrilea y, por otro, la confianza que stas han depositado en ella. Sin este buen entendimiento entre ambas partes cualquier intento
de actuacin hubiera fracasado.
IV.2. Planteamiento de la estructura y dotacin de la plantilla de personal archivero
como estrategia.
No es posible trabajar con criterios de calidad y herramientas de modernizacin si
no se disea una buena poltica de estructura y dotacin de personal archivero.
El sistema de archivos madrileo se ha concebido desde un punto de vista dinmico, de ah que su funcionamiento horizontal precise la implantacin de un modelo
de estructura flexible que ane dos aspectos:
a. La fijacin de la dependencia orgnica y funcional de los archiveros de plantilla de la unidad tcnica encargada de la direccin del sistema de archivos.
Estos puestos tienen un perfil de archiveros supervisores, al modo de los arquitectos de la Administracin, por:
yy
Economa y racionalidad de recursos.
yy
Los volmenes de trabajo, que hacen imposible la existencia de una plantilla de
personal fijo de grandes dimensiones.

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b. La movilidad de estos archiveros entre las instituciones que generan los documentos y el Archivo Regional (entendido ste como sede de las fases de
archivo intermedio y archivo histrico), que es donde se ubica la direccin
tcnica del sistema en este caso, Subdireccin General- si se quiere que ste
funcione de modo eficaz.
Es el planteamiento de los archiveros volantes o itinerantes, no slo en cuanto
a su desplazamiento a los diversos departamentos de la Administracin, sino
en cuanto a que puedan realizar los trabajos all donde sean ms urgentes o
necesarios de acuerdo con la realidad cambiante de la Administracin. Los
archiveros funcionarn siguiendo el modelo de los interventores, letrados o
informticos y su movilidad depender de las necesidades existentes en cada
institucin, ya que la Administracin se reestructura, al menos, cada cuatro
aos.
Por otro lado, las necesidades de los archivos autonmicos precisan una estructura dinmica y flexible, por lo que, aunque al principio de su andadura la Subdireccin General de Archivos se estructur de forma rgida, siguiendo el tpico modelo
de unidades orgnicas con tareas muy definidas, poco a poco se ha ido cambiando
este esquema de funcionamiento y se ha ido optando por unidades y puestos inorgnicos con sus adecuados niveles de responsabilidad y, en relacin con ello, de nivel
retributivo- que responden y se ajustan ms a las necesidades existentes. Todos ellos
tienen unas funciones bsicas genricas definidas que les permiten trabajar con eficiencia y, cuando es necesario y oportuno, se mueven entre las distintas sedes de los
archivos autonmicos as como lo requieran las necesidades y prioridades del trabajo.
Respecto al nmero total de archiveros fijos, las Administraciones han de establecer sus necesidades mnimas considerando que los archiveros fijos han de supervisar
el tratamiento archivstico no slo de los documentos acumulados, sino resuelto ese
problema y fundamentalmente- del crecimiento anual, contando con la ayuda externa (empresas contratadas con personal archivero titulado, si es el caso) que puedan tener.
De este modo, la fijacin de la plantilla fija ha de hacerse en relacin con el volumen de documentos: por un lado, sobre su crecimiento anual y, por otro, sobre aqullos a conservar, de modo que dicha plantilla recoja los mnimos imprescindibles para
realizar las tareas que implican un ejercicio de autoridad planificacin, direccin,
supervisin, coordinacin y control-, aumentando paulatinamente su nmero inicial en funcin de las necesidades que se vayan consolidando y a medida que se vaya
avanzando en el desarrollo del sistema de archivos.

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Este planteamiento de estructura y plantilla de personal refleja otro know-how


de la Comunidad de Madrid respecto de otras instituciones.
IV.3. Economa de recursos.
Un funcionamiento moderno, eficaz y de calidad en materia de archivos lleva
consigo una importante economa de recursos:
La contratacin de empresas privadas para realizar el tratamiento archivstico
de los documentos evita incrementar de forma desmesurada e inadecuada la
plantilla fija de la Subdireccin General de Archivos, lo que supone un ahorro muy significativo en costes de personal.
Los medios externos han de realizar exclusivamente tareas tcnicas derivadas
de la ejecucin de trabajos masivos o de trabajos temporales de duracin variable o tambin la realizacin de estudios especficos no habituales.
El pleno funcionamiento de los rganos correspondientes permitir llevar a
cabo el expurgo de los documentos, lo que se traducir en la destruccin autorizada, con las debidas garantas, de no menos del 50% de los documentos
originales en papel (ya que esto no se dar ya en los e-documentos) generados por las instituciones autonmicas y la conservacin adecuada slo de los
que han de ser mantenidos.
A su vez, la disminucin del volumen de documentos originales a custodiar
reducir la necesidad de espacios y por tanto, adems de las sedes institucionales, reducir tambin la necesidad de alquilar almacenes y naves donde
almacenarlos por falta de espacio suficiente y permitir la adecuacin de
medios materiales y personales.
Y la reduccin de este nmero de almacenes donde dejar documentos favorecer el uso racional de aqullos que sean realmente imprescindibles.
Aunque ya se ha hablado de ello en apartados anteriores, adems de los criterios y directrices, la realizacin de determinados trabajos de normalizacin
permite una mayor racionalizacin de los recursos ahorro de tiempo y abaratamiento de los costes- y una mejora de la gestin de los documentos de archivo. Entre ellos se encuentran los siguientes:

a. La elaboracin de un registro de rganos y unidades productoras de documentos en la Administracin autonmica madrilea y el estudio y normalizacin de tipos documentales:
yy
Proporciona a los gestores criterios normalizados para, entre otros, la correcta
cumplimentacin de la relacin de entrega que materializa la transferencia de la
responsabilidad de la custodia de los documentos desde las oficinas.
yy
Repercute en una inversin menor de tiempo en la descripcin de documentos
tanto dentro de la unidad tcnica de archivos como por parte de las empresas-,

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lo que se traduce en la realizacin de actuaciones ms cortas y ms rpidas, lo


que abarata los costes de las mismas.
yy
Favorece un mejor servicio en la recuperacin de la informacin y en el prstamo de los documentos.

b. El avance en los anlisis de expedientes abiertos:


yy
Regula y reglamenta las diligencias de cierres parciales de las fracciones de expedientes.
yy
Facilita la transferencia de estas fracciones a las siguientes fases de archivo.
yy
Evita la acumulacin masiva de documentos en las oficinas productoras.

c. La normalizacin de cdigos en la aplicacin informtica que se utiliza para


los trabajos archivsticos evita duplicidades en las denominaciones de tipos
documentales y rganos productores y repercute en un servicio ms rpido y
eficaz en las bsquedas de documentos.
d. La alimentacin de la base de datos a partir de fichas de criterios de descripcin crea un sistema unitario de normalizacin para la descripcin de documentos y repercute en una mayor rapidez del tratamiento archivstico (lo
que, de nuevo, incide directamente en el coste de estas actuaciones).
e. La optimizacin de bases de datos permite llevar a cabo controles de calidad
en la descripcin y en la indizacin, lo que repercute en un ms eficaz y rpido servicio de los documentos.
stos son algunos de los elementos que han situado a la Subdireccin General de
Archivos en primera lnea y por los que se la ha tenido en cuenta a la hora de trabajar en la e-Administracin.
V. Conclusiones.
La participacin en la implantacin de la e-Administracin -an con la complejidad que supone- es una magnfica oportunidad que no se puede desaprovechar, ya
que:
Consolida la necesidad de trabajar en el marco de planes directores que recojan directrices generales para un conjunto de actuaciones sobre una materia,
planes en los que resulta imprescindible contemplar planteamientos de calidad que afecten a cuestiones como las infraestructuras, el personal y los procesos archivsticos bsicos.
Difunde la importancia de actuar en el marco de estrategias giles y flexibles
que se puedan adaptar a las circunstancias de cada momento y las caractersticas de cada trabajo.

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Permite al menos en el caso de la Comunidad de Madrid- integrar el modo


de funcionar propio y especfico con criterios de calidad en materia de archivos que se viene aplicando desde hace dcadas.
Implica y relaciona a todos los profesionales de la Administracin y abre las
puertas a la insustituible participacin de los archiveros en el pleno ejercicio de su profesin, hoy ms que nunca- en todo lo que concierne a los documentos electrnicos, imprescindible para la racionalizacin de los mismos.
De este modo, se colabora de forma activa y continua en el momento en que
decide la estructura y forma de los procedimientos administrativos, por lo
que el asesoramiento hasta ahora terico la mayora de las veces- que se da
a los gestores en las oficinas se transforma en una participacin activa. Y es
en este momento donde se contemplan, entre otras, las necesidades de normalizacin de trmites, accesibilidad/reserva, conservacin y vigencia de los
documentos, as como otras cuestiones que van a incidir directamente y de
forma decisiva en las tres fases de archivo restantes (central, intermedio e histrico).
Abre a los archiveros las puertas de trabajos a los que, hasta ahora, se les negaba generalmente la entrada, como es el rediseo de procedimientos administrativos, en el que su experiencia con los documentos resulta fundamental
para estudiar y adecuar a los medios electrnicos dichos procedimientos y, al
mismo tiempo, normalizar su trmite.
Da nimo e impulso para hacer ver al resto de compaeros de Administracin y a la sociedad la dignidad y relevancia de la profesin de archiveros.
Sienta las bases para la futura interoperabilidad de sistemas y aplicaciones
informticas y para la presencia de los profesionales de los archivos en los
equipos multidisciplinares que se ocupan de estos desarrollos, ya que su aportacin a ellos es imprescindible.
Permite afrontar cuestiones pendientes desde hace tiempo, como es la del
cierre de los expedientes abiertos, para lograr una correcta tramitacin de
estos procedimientos.
Extiende a todo el mbito de la Administracin la ineludible necesidad de
normalizar para llegar a un buen puerto. Y esta normalizacin abarca desde
el uso de una terminologa comn a todos los implicados en los trabajos de
la e-Administracin hasta la realizacin de una clasificacin orgnica de los
documentos en las oficinas. Incluye tambin la consolidacin de las cuatro
fases del ciclo vital de los documentos entre los gestores que los producen y
su perdurabilidad, aunque cambien los modos y los medios y se produzca la
transformacin de la administracin en e-administracin.
Permitir que las Administraciones se doten de los medios electrnicos necesarios para que el derecho de los ciudadanos a establecer relaciones electrnicas con ellas se pueda ejercer con todas las garantas. Para ello, habr de
tenerse en cuenta la necesidad de que dichos medios sean longevos.
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Es una oportunidad que se debe aprovechar para conseguir dar a los documentos de archivo la atencin debida, pues si se consigue que esto sea as, la
imagen de la Administracin cambiar a mejor sustancialmente.
Si la totalidad de la Administracin (en este caso, autonmica) se implica en
el proyecto horizontal de organizar adecuadamente sus documentos y sus relaciones con los ciudadanos, se estarn dando pasos muy firmes para transformar y mejorar de modo ostensible su imagen ante los ciudadanos que
administra. Es suficiente con ver los ejemplos que se comentan a continuacin:
yy
Se agilizarn y cumplirn los plazos de respuesta a los ciudadanos (como ejemplo a aquellos implicados en procedimientos judiciales).
yy
Se, suprimir progresivamente una prctica habitual muy grave, como es la de
externalizar a empresas privadas la custodia fsica y el servicio de los documentos (que no se ha dado en los documentos de la propia Comunidad de Madrid,
sino que se han recibido as en determinados traspasos desde la Administracin
del Estado). Se tratar de que la propia Administracin que ha generado estos
documentos y que obliga a los ciudadanos a entregar sus datos, vaya asumiendo
poco a poco su custodia tanto fsica como electrnica-, puesto que se trata de
pura funcin pblica.
Como ya se ha dicho a lo largo de este texto, la custodia, las decisiones sobre el
expurgo y el servicio de los documentos son actuaciones que no pueden ser externalizadas, porque los ciudadanos han depositado de modo obligado sus datos,
la gestin de sus intereses y el testimonio de sus derechos en las Administraciones y han de ser stas las que cumplan con estos deberes.
yy
Se evitar la difusin de imgenes en los medios de comunicacin con un gran
impacto negativo sobre los ciudadanos, como son las de funcionarios sepultados en montaas de documentos lo que, como mnimo, transmite una imagen
de ineficacia y desconfianza hacia las instituciones- o las de expedientes, clnicos
u otros, abandonados en contenedores o cubos de basura.

Adems, la implantacin de la e-Administracin va a permitir tratar de


modo informtico y gestionar grandes cantidades de informacin. Y, simultneamente, har realidad un objetivo deseado durante mucho tiempo: el
acercamiento de los ciudadanos a la Administracin. Las nuevas vas de comunicacin eliminarn las barreras que puedan existir en la comunicacin
ciudadano-gestor y eso tendr varias y positivas- repercusiones:
yy
Por un lado, se mejorar la comunicacin entre las partes implicadas en la tramitacin de los procedimientos. El dilogo ciudadano-gestor ser directo y eso
favorecer un intercambio de opiniones gil y fluido. El ciudadano podr exponer todas sus dudas, preguntas y, lo que es ms importante, sus sugerencias
respecto al procedimiento en el que participe y el gestor conocer de primera
mano la opinin de aqullos que se ven afectados directamente por dichos procedimientos. De este modo, el ciudadano se convertir en parte activa de la tramitacin administrativa, cuestin que, hasta ahora, quiz no se ha conseguido
llevar a la prctica.

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yy
Por otro lado, esta comunicacin permitir simplificar los procedimientos, en
el sentido de que ser posible suprimir aquellos trmites que se demuestre sean
innecesarios, haciendo que los tiempos totales de tramitacin de un procedimiento se acorten y, sobre todo, sean ms fciles y sencillos tanto para los ciudadanos como para los gestores responsables de su tramitacin.
yy
Adems, se abrir la posibilidad de interconectar, de forma rpida y gil, no slo
las distintas instituciones de una misma Administracin, sino a distintas Administraciones, lo que supondr un inestimable ahorro de tiempo tanto para ellas
como, en especial, para los ciudadanos.
yy
El e-documento implicar el estricto cumplimiento de los plazos y de los trmites establecidos para cada procedimiento y su traslado inmediato a los ciudadanos afectados por los mismos. Y, todo ello, es sinnimo de transparencia que
ya existe en la actualidad- y apertura para dichos ciudadanos, que tendrn ms
facilidades para acceder y obtener informacin de las Administraciones. En definitiva, se podra decir que es una oportunidad para mejorar los procedimientos y optimizar la calidad de sus servicios a los ciudadanos.

Todo lo anterior supone un elemento de tal envergadura en la modernizacin


de las Administraciones que merece la pena realizar un estudio ex profeso para
encontrar parangn de tal categora en la historia de las mismas.

Se est ante un precioso reto que reclama toda la atencin y esfuerzos y en el que
se deber trabajar en una posicin conjunta, cada vez en mayor grado, en estrecha
colaboracin con los rganos y departamentos encargados de la Calidad de los Servicios y de la informtica.
Esta cooperacin ser fundamental porque permitir coordinarse con departamentos que gestionan de forma directa la sociedad de la informacin y no se puede olvidar que los documentos son fuentes primarias de informacin, constituyen prueba,
contienen el testimonio al que ha de acudirse para conocer los datos directamente,
sin intermediario alguno que pueda manipular la informacin contenida en ellos.
De alguna manera, este trabajo conjunto sentar las bases para centralizar y coordinar todos los aspectos relacionados con la modernizacin de las Administraciones
y, en este caso, de la Administracin autonmica madrilea.
Se podr avanzar de forma cualitativa en el alcance de la necesaria e imprescindible racionalizacin administrativa, as como en el establecimiento de unas directrices e instrucciones normalizadoras que afecten a toda la Administracin autonmica
madrilea.
En definitiva, se podr lograr que los muchos caminos que se estn llevando a
cabo por los diversos rganos de una misma Administracin confluyan en un nico
trayecto comn. La participacin en este enorme proceso supone la puesta en valor
de la profesin de archivero y su ubicacin en el lugar que le corresponde.

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VI. Bibliografa y Normativa.


VI.1. Bibliografa de la autora relacionada con este trabajo.
Plan Regional para los Archivos Municipales de la Comunidad de Madrid, Consejera de Cultura, Deportes y Turismo, Madrid, 1985 (agotado), segunda
edicin en preparacin.
Plan Sectorial que organiza el subsistema de archivos autonmicos madrileos.
1990-1992, completado en 1997, pendiente de publicar, extractado, entre
otros, en el Manual de archivos de oficina para gestores, en La gestin archivstica y la gestin documental en la Administracin del Estado de las Autonomas: organizacin, modelos y tendencias en la Comunidad de Madrid
y, especialmente, en la clase de la UNED Tcnicas de direccin y administracin.
Algunas reflexiones sobre determinadas definiciones y otras cuestiones terminolgicas a propsito de los archivos de oficina, en Actas de las XI Jornadas
de Archivos Municipales. La organizacin de documentos en los archivos de oficina, Aranjuez, 23-24 de mayo de 1996, Consejera de Educacin y Cultura
y Ayuntamiento de Aranjuez, 1997, segunda edicin, pp. 103-113.
Manual de archivos de oficina para gestores. Comunidad de Madrid, Marcial
Pons, Ediciones Jurdicas y Sociales, S.A. y Comunidad de Madrid, Madrid,
2006, sexta impresin.
Bases para el empleo de criterios de calidad en la gestin de sistemas de archivos
en el siglo XXI: bases tcnicas y bases organizativas, tema de la Mesa Redonda
organizada y dirigida por la autora dentro del XV Congreso Internacional
de Archivos de Viena (2004), publicado en formato CD-ROM, ICA, 20052006.
Glosario de terminologa archivstica, en Revista n 25, Archivo General de
la Nacin, Per, 2005, pp. 33-48.
Las actuaciones de las Comunidades Autnomas en el mbito de los archivos municipales. El caso de la Comunidad de Madrid, en Elucidario. Seminario bio-bibliogrfico Manuel Caballero Venzal, Ao I, n 2, Instituto de
Estudios Giennenses, Diputacin Provincial de Jan, Jan, 2006, pp. 9-43.
La externalizacin de las actuaciones en los archivos: aplicacin en los archivos municipales, ponencia pronunciada en las III Jornadas Tcnicas de
Archivos en la Administracin Local, celebradas en Mlaga el 18 y 19 de octubre de 2007.
La gestin archivstica y la gestin documental en la Administracin del
Estado de las Autonomas: organizacin, modelos y tendencias en la Comunidad de Madrid, ponencia pronunciada en las I Jornadas Archivsticas
Andaluzas, celebradas en Sevilla el 29 y 30 de octubre de 2007.

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Los archivos y el patrimonio documental en la Comunidad de Madrid


(1983-2007). El Archivo Regional de la Comunidad de Madrid, en Los archivos espaoles en el siglo XX: polticas archivsticas en el Estado de la Autonomas, ANABAD, 2009, pp. 309-403.
Tcnicas de direccin y administracin, texto de la conferencia anual que se
imparte dentro del Curso de Postgrado Especialista Universitario en Archivstica que organiza la UNED en colaboracin con la Fundacin Carlos de
Amberes y la Subdireccin General de Archivos de la Comunidad de Madrid. Pendiente de publicar, se encuentra disponible en la pgina web del citado curso para su utilizacin por los alumnos del mismo desde 2002.

VI.2. Otra bibliografa.


LODOLINI, ELIO, Archivistica, cuarta edizione, Franco Angeli Editore,
Milano, 1987.
Archivistica. Principi e problemi, quinta edizione ampliata, Manuali Profesionali Franco Angeli, Milano, 1990.
Archivstica. Principios y problemas, ANABAD, Madrid, 1993.
Principi e Definizioni di Archivstica Nella Legislazione Statale Spagnola e in
Quella Della Comunit di Madrid. Revista Rassegna Degli Archivi di Stato
LIV Roma, 1994, n.2.

VI.3. Normativa.
a. Europea:
yy
Comunicacin COM/475/1990, de 7 de noviembre, sobre Intercambio Electrnico de Datos (EDI) utilizando las redes de servicios telemticos.
yy
Recomendacin 1994/820/CE, de 19 de octubre, sobre aspectos jurdicos del
intercambio electrnico de datos.
yy
Unin Europea, Directiva 1999/93/CE, de 13 de diciembre, del Parlamento
Europeo y Consejo, por la que se establece un marco comunitario para la firma
electrnica, 19 de enero de 2000.
yy
Decisin 2002/20/CE, de 7 de marzo, sobre autorizacin de redes y servicios de
comunicaciones electrnicas.
yy
Directiva 2002/58/CE, de 12 de julio, sobre tratamiento de los datos personales
y proteccin de la intimidad en el sector de las comunicaciones electrnicas.
yy
Decisin 2002/2045/CE, de 21 de octubre, que modifica la Decisin nm.
1720/1999/CE que aprueba un conjunto de acciones y medidas al objeto de
garantizar la interoperabilidad de las redes telemticas transeuropeas destinadas
al intercambio electrnico de datos entre administraciones (IDA), as como el
acceso a las mismas.
yy
Decisin 2002/2046/CE, de 21 de octubre, que modifica la Decisin nm.
1719/1999/CE sobre un conjunto de orientaciones, entre las que figura la identificacin de los proyectos de inters comn, relativo a redes transeuropeas destinadas al intercambio electrnico de datos entre administraciones (IDA).

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yy
Decisin 2003/511/CE, de 14 de julio, que publica los nmeros de referencia
de las normas que gozan de reconocimiento general para productos de firma
electrnica, de conformidad con lo dispuesto en Directiva 1999/93/CE, de 1312-1999 (LCEur 2000\85).
yy
Comunicacin COM/567/2003, de 26 septiembre, sobre el papel de la administracin electrnica en el futuro de Europa.
yy
Dictamen de 16 de junio de 2004 respecto a la comunicacin sobre el papel de
la Administracin electrnica en el futuro de Europa.
yy
Comunicacin de 27 de septiembre de 2005 sobre disposiciones relativas a la
transmisin electrnica de notificaciones de ayuda estatal, incluidas las direcciones, y disposiciones para la proteccin de la informacin confidencial.
yy
Dictamen de 29 de noviembre de 2005 sobre propuesta de Directiva sobre la
retencin de los datos procesados en conexin con la prestacin de servicios pblicos de comunicacin electrnica y modifica Directiva 2002/58/CE, de 12-72002 (LCEur 2002\2070).
yy
Comunicacin COM/45/2006, de 13 febrero, sobre interoperabilidad de los
servicios paneuropeos de administracin electrnica.
yy
Comunicacin COM/173/2006, de 25 de abril, sobre plan de accin sobre administracin electrnica i2010 - Acelerar la administracin electrnica en Europa en beneficio de todos.

yy
Comunicacin de 23 de noviembre de 2006 sobre disposiciones relativas a la transmisin electrnica de las notificaciones de ayuda estatal.
yy
Decisin 2009/922/CE, de 16 de septiembre, sobre soluciones de interoperabilidad para las Administraciones Pblicas europeas (ISA).
b. Estatal:
yy
Espaa, Constitucin Espaola de 1978, B.O.E. de 29 de diciembre de 1978.
yy
Espaa, Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Rgimen Jurdico de las Administraciones Pblicas y del Procedimiento Administrativo Comn, B.O.E. de
27 de noviembre de 1992.
yy
Espaa, Real Decreto 263/1996, de 16 de febrero, por el que se regula la utilizacin de tcnicas electrnicas, informticas y telemticas en la Administracin
General del Estado, B.O.E. de 29 de febrero de 1996.
yy
Espaa, Real Decreto-Ley 14/1999, de 17 de septiembre, por el que se regula el
uso de la firma electrnica, B.O.E. de 18 de septiembre de 1999.
yy
Espaa, Real Decreto 209/2003, de 21 de febrero, por el que se regula los registros y las notificaciones telemticas, as como la utilizacin de medios telemticos para la sustitucin de la aportacin de certificados por los ciudadanos,
B.O.E. de 28 de febrero de 2003.
yy
Espaa, Orden PRE/1551/2003, de 10 de junio, por la que se desarrolla la
disposicin final primera del Real Decreto 209/2003, de 21-2-2003 (RCL
2003\589), que regula los registros y las notificaciones telemticas, as como la
utilizacin de medios telemticos para la sustitucin de certificados por los ciudadanos, B.O.E. de 13 de junio de 2003.

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yy
Espaa, Ley 59/2003, de 19 de diciembre, reguladora de la firma electrnica,
B.O.E. de 20 de diciembre de 2003.

yy
Espaa, Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrnico de los ciudadanos a los servicios pblicos, B.O.E. 23 de junio de 2007.
c. Autonmica madrilea:
yy
Comunidad de Madrid, Ley 4/1993, de 21 de abril, de archivos y patrimonio
documental de la Comunidad de Madrid, B.O.C.M. de 30 de abril de 1993,
B.O.E. de 10 de junio de 1993.
yy
Comunidad de Madrid, Decreto 175/2002, de 14 de noviembre, por el que se
regula la utilizacin de las tcnicas electrnicas, informticas y telemticas por
la Administracin de la Comunidad de Madrid, B.O.C.M. de 2 de diciembre
de 2002.
yy
Comunidad de Madrid, Decreto 94/2006, de 8 de noviembre, por el que se regula la utilizacin de la firma electrnica en las relaciones con la Administracin
de la Comunidad de Madrid por medios electrnicos, informticos y telemticos, B.O.C.M. de 10 de noviembre de 2006.

d. Otra normativa:
yy
CONSEJO INTERNACIONAL DE ARCHIVOS, ISAD(G): Norma Internacional General de Descripcin Archivstica, versin espaola de Asuncin de
Navascus Benlloch y otros, Madrid, Direccin General de Archivos Estatales,
2000, segunda edicin.
yy
CONSEJO INTERNACIONAL DE ARCHIVOS, Norma ISAAR(CPF):
Norma Internacional sobre los Registros de Autoridad de Archivos relativos a
Instituciones, Personas y Familias, versin espaola de la Direccin General de
los Archivos Estatales, 2004, segunda edicin.
yy
Especificacin MoReq Modelo de requisitos para la gestin de documentos electrnicos de archivo, versin espaola realizada por el Grupo de Trabajo de expertos en documentos electrnicos CARMEN, Direccin General de los Archivos
Estatales, 2004.
yy
MoReq 2 Model Requirements for the management of electronic records, actualizada en 2008 (en la actualidad, se est traduciendo al espaol por el Ministerio de Cultura).
yy
UNE-ISO 15489-1 Informacin y documentacin. Gestin de documentos.
Parte 1: Generalidades.
yy
UNE-ISO/TR 15489-2 Informacin y documentacin. Gestin de documentos. Parte 2: Directrices.
yy
ISO 23081-1:2006 Informacin y documentacin. Procesos de gestin de
documentos. Metadatos para la gestin de documentos. Parte 1: Principios.
yy
ISO 23081-2 Procesos de gestin de documentos. Metadatos para la gestin
de documentos. Parte 1: Aspectos conceptuales y de implementacin.
yy
ISO 690-2 Informacin y documentacin. Referencias bibliogrficas. Parte 2:
documentos electrnicos y partes de los mismos.

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yy
ISO/TR 18492:2005 Long-term preservation of electronic document-based
information.
yy
ISO/TS 20625:2002 Electronic data interchange for administration, comerce
and transport (EDIFACT) Rules for generation of XML scheme files (XSD)
on the basis of EDI(FACT) implementation guidelines.
yy
UNE-ISO 19005-1:2008 Gestin de documentos. Formato de fichero de documento electrnico para la conservacin a largo plazo. Parte 1: uso del PDF
1.4.
yy
ISO 17933:2000 GEDI-Generic Electronic Document Interchange.
yy
ISO 11506:2009 Document management applications Archiving of electronic data Computer output microform (COM) / Computer output laser
disc (COLD).
yy
ISO/TR 15801:2009 Document management Information stored electronically Recommendations for trustworthiness and reliability.

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LA Ley 11/2007 de Acceso Electrnico de


los Ciudadanos a los Servicios Pblicos
y su Significativa Proyeccin sobre el
Sistema de Archivo
ngel Snchez Blanco
Catedrtico de Derecho Administrativo Electrnica. Universidad de Mlaga

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TRIA N 15. 2009


I.S.S.N. 1134-1602 - Pags. 139-160

LA Ley 11/2007 de Acceso Electrnico de los


Ciudadanos a los Servicios Pblicos y su
Significativa Proyeccin sobre el Sistema
de Archivo
ngel Snchez Blanco

Catedrtico de Derecho Administrativo Electrnica. Universidad de Mlaga


I.-Marco histrico.
Carmen Pescador del Hoyo, profesora y facultativa de archivos, con la rotunda
identificacin del archivo como un problema de la Administracin sin resolver, en
la comprometida revista de Documentacin Administrativa1, nos aporta las claves
histricas de la actual situacin de los archivos en el Estado Espaol. Identifica el preciso momento en que se aprecia, en el siglo XIX, que las instalaciones del Archivo
de Alcal de Henares (1858) son insuficientes y se dispone guardar, por separado, de
una parte, los fondos de las entidades suprimidas y los organismo de la Administracin ya caducados, a cuyos documentos deciden llamar histricos, aunque algunos
alcancen en el tiempo al propio momento de la decisin, para los que se crea y se dispone la separacin de los pertenecientes a los organismos de la Administracin aun
vigentes, a los que se opta por llamar administrativos, aunque daten del siglo XV
como en el caso de Hacienda, incoherente segregacin, del que debiera ser coherente
Sistema Archivstico del Estado, de la documentacin en trmite y de los correlativos archivos, que incorporan un dato complementario: privar a los profesionales del
Cuerpo Facultativo de Archivos de la gestin de los documentos administrativos sin
reparar en la consecuencia de la amortizacin del sistema de archivo2.
De la necesaria conexin entre Archivo y el personal funcionario cualificado que
debiera de atender a su organizacin y funcionamiento, solo se salvan el Archivo Histrico Nacional y los Archivos Histricos de Simancas, Corona de Aragn, Valencia,
Galicia, Chancillera de Granada, y los de Indias e Histricos Provinciales de posterior creacin, y la nica organizacin administrativa a la que se adscribe funcionario
del Cuerpo Superior Facultativo de Archivos es la de Hacienda.
1. n. 77 (1964) pg. 95.
2. Carmen Pescador del Hoyo, ob., cit., pgs. 97-99.

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140

ngel Snchez Blanco

La consecuencia de este desenfoque, tiene sntesis en que, conforme aprecia Carmen Pescador, se instaura el falseamiento del concepto de archivo, que se circunscribe
a la forma culta de archivo histrico, con la consecuente perdida por la Administracin espaola de la funcin primaria del archivo: recoger y ordenar los documentos
en vivo, en tramitacin, prestar servicios con ellos y retirarlos a fondos mas aejos
conforme fueran perdiendo vitalidad y utilidad inmediata3.
La Administracin espaola pierde al tcnico en clasificacin, conservacin y consulta documental, en severo menoscabo de los derechos ciudadanos, en perjuicio de
la coherencia de las funciones pblicas encomendadas a los rganos administrativos,
en detrimento de la calidad de los servicios prestados por los empleados pblicos y,
como efecto paradjico, neutralizan la posibilidad de que puedan existir en el futuro
archivos histricos, resultado que, con justeza, se puede definir como catastrfico4,
en inevitable correlacin con la ausencia de identificacin, en las dependencias de las
Administraciones espaolas, de un Sistema de Archivos, en calidad de componente
organizativo y operativo esencial para las estructuras administrativas.
El Reglamento de Archivos de 1901 consagra este desestructurado modelo, al segregar de los Archivos Histricos los Archivos calificados como de carcter especial,
por pertenecer a un centro, instituto o dependencia de la Administracin activa.
II.-la desatencion de la ley de procedimiento administrativo de 1958 y de la reforma parcial de 1963 a la propuesta tcnica de recreacion de los archivos administrativos.
La importante misin asumida por los responsables de la elaboracin de la Ley
de Procedimiento Administrativo de 1958 y por los significativos textos legales que
conformaron su entorno: Ley de Expropiacin Forzosa de 1954, Ley de Jurisdiccin
Contencioso Administrativa de 1956, Ley de Rgimen Jurdico de la Administracin
del Estado de 1957, estuvieron condicionado por una limitacin estructural: la desatencin a la gestin de la documentacin administrativa, expresada en prescindir de
la correlacin documento-registro-expediente-archivo.
Los tcnicos en esta mbito, singularizados en los miembros del Cuerpo Facultativo de Archivos y Bibliotecas, con la discrecin propia requerida por el momento
poltico, expresaron sus fundadas reservas a la desconsideracin por la Ley de Procedimiento Administrativo de los archivos como referente estructurante de la gestin
de la documentacin administrativa y para la eficaz gestin y conservacin de los expedientes administrativos.
3. Carmen Pescador del Hoyo, ob., cit., pgs. 97-99.
4. Carmen Pescador del Hoyo, ob., cit., pg. 99

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La ignorancia en la Ley de Procedimiento Administrativo de los archivos estaba


en contradiccin conceptual con los esfuerzos por racionalizar la gestin administrativa asumidos desde la Escuela Nacional de Administracin Pblica y expresados en
las aportaciones contenidas en las revistas Documentacin Administrativa y Organizacin y Mtodos, que singularizaban, en coexistencia con la Revista de Administracin Pblica, generada en el mbito del Instituto de Estudios Polticos, el sustrato
intelectivo propiciado, en el mbito del propio sistema poltico preconstitucional,
por los sectores liberales y cristianos del rgimen.
En fecha muy prxima a la entrada en vigor de la Ley de Procedimiento Administrativo de 1958, Javier Lasso de la Vega, publicaba en la Revista de Administracin
Pblica un artculo con un intemperante ttulo para ese momento temporal y esa situacin poltica: Necesidad de aplicar un sistema orgnico a la ordenacin de los archivos administrativos5, concurra en su persona avales acadmicos, funcionariales
y curriculares6 para poder relativizar el evento jurdico, poltico y econmico de la
promulgacin y vigencia de tan significativo texto legal.
La necesidad la justificaba el distinguido funcionario, profesor y experto, en motivos muy razonables: la complejidad, la diversidad y la rapidez que requiere la solucin de los problemas de la administracin y gobierno, y la necesidad de documentar
previamente toda resolucin, esto es, de instruirla e informarla a presencia de mltiples antecedentes, doctrinas, leyes, disposiciones y precedentes, factores que exigen
una clara y perfecta normalizacin sistemtica de los archivos y dems centros complementarios de documentacin.
La necesidad la transformaba en urgencia, por estimar inexcusable la inmediata
sustitucin de la forma frvola, por improvisada y emprica, de archivar los papeles y
expedientes de los negociados administrativos, por la necesidad de la entrega de esta
competencia a peritos capacitados en la materia que apliquen un orden sistemtico,
cientficamente estructurado, capaces de ser aplicados a todas las dependencias de la
Administracin, cualquiera que sea la direccin, negociado, seccin o subseccin de
que se trate, as como el lugar en el que la dependencia se encuentre.

5. N. 28 (1959) pg. 85.


6. Doctor en Filosofa en Letras, Licenciado en Derecho, funcionario del Cuerpo Facultativo de Archivos, Bibliotecas y Museos, Jefe Nacional de Bibliotecas y Archivos y Propiedad Intelectual durante
la Guerra Civil, profesor de Biblioteconoma y Documentacin de la Universidad Complutense y de
Metodologa y Documentacin de la Universidad Pontificia de Salamanca, miembro del Instituto de
Racionalizacin del Trabajo del Consejo Superior de Investigaciones Cientficas, miembro de la Comisin Internacional de Normalizacin (Viena), y de la Federacin Internacional de la Informacin y de
la Documentacin (La Haya).

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Para Javier Lasso de la Vega la diferencia entre seguir un sistema orgnico, con
una clasificacin lgica, o adoptar otro de carcter emprico, creado espordicamente
en cada negociado por el funcionario que fortuitamente ha sido adscrito a l, sin una
formacin o adiestramiento previos, sin unas instrucciones, reglas o cdigo a que ceirse y una tablas o ndices, es anloga a la que existe entre el msico y el que toca de
odo, y as como el tocar de odo puede tolerarse para andar por casa, para comparecer al frente de una orquesta ante el pblico, se requiere un msico y una partitura,
y para organizar un archivo pblico es indispensable un archivero profesional, unas
instrucciones y unas tablas, de tal modo que se evite la grave contradiccin de que,
pese a la uniformidad de la organizacin estatal, provincial y municipal, los cuadros
de clasificacin y ordenacin de los archivos en Espaa difieren fundamentalmente
de unos a otros, es decir: para idnticas actividades pblicas no existe una coincidencia, una uniformidad, ni siquiera en el cuadro de clasificacin de fondos.
En vsperas de la reforma parcial de 1963 de la Ley de Procedimiento Administrativo de 1958, responsables de los prestigiosos Archivos histricos estatales, reiteran,
con la sutileza del trmino lapsus, o mediante la frmula de identificarlo con un
problema administrativo sin resolver, las disfunciones que concurren en los inexistentes archivos de las Administraciones.
El profesor y Director del Archivo Histrico Nacional Lus Snchez Belda en un
contundente artculo en la creativa revista Documentacin Administrativa, indeslindable, en aquel momento, de la revista Organizacin y Mtodos, en el mbito de la
clula de reflexin sobre organizacin y procedimiento administrativo de la entonces
Escuela Nacional de Administracin Pblica, expresaba, en el contexto de la sutil referencia a Un lapsus en la Ley de Procedimiento Administrativo7, su preocupacin por la normalizacin y tramitacin de los expedientes y la laguna de que eran
objeto en la an novedosa Ley.
En su articulado, nos dice Luis Snchez Belda, parece como si se hubiera querido
recoger todas las posibles etapas en la tramitacin de los expedientes, desde su entrada hasta que se dicta resolucin, o se desiste, o se ejecuta, si ha lugar. El Ttulo III
trata de la recepcin y registro, y en el IV, de la iniciacin, ordenacin, instruccin,
terminacin y ejecucin. En el nimo del legislador aqu termina la vida de los expedientes. Y en realidad no es as, queda una ltima etapa: la de testimonio, sobre la
que incorpora precisiones que no pueden ser minusvaloradas en su funcionalidad organizativa y operativa.
Aprecia que la tramitacin ordinaria de los actos administrativos se traduce en
unos documentos cuya conservacin interesa a la propia Administracin: al principio,
7. Nos 62-63 (1963), pag. 68.

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como garanta de sus derechos o deberes o simplemente como antecedentes de su


gestin, y despus, como testimonio y ejecutoria de su misma actuacin y, en ella,
identifica la razn de ser de los archivos, sobre los que agrega la precisin de ser considerados en los tratados de organizacin de empresas como verdaderos centros nerviosos de las mismas, y comparados en su funcin, con la memoria en el organismo
humano.
En contraste, constata que en la Ley de Procedimiento Administrativo nada se
dice respecto a la conservacin de los documentos, salvo una alusin incidental en
el artculo 99, donde al tratar de la caducidad de los actos, y refirindose exclusivamente a ella, se determina que, al producirse, se proceder al archivo de las actuaciones, situacin que identifica con la desviacin de que a la Administracin le dejan
de interesar los asuntos ya despachados y se desentiende de los papeles que produjeron esos asuntos, evaluacin institucional que le permite identificar esta peculiar
metodologa, como condenarse a vivir sin memoria en el presente, y sin historia, maana8.
Las precisas observaciones que anteceden, avalan las propuestas de Luis Snchez
Belda de que la Ley de Procedimiento Administrativo debiera expresar, de modo
explcito, el destino que ha de darse a los expedientes, para lo que no estimaba suficiente la alusin del referido artculo 99, y con este objetivo propona que la Ley recogiera e incluyese entre sus disposiciones un precepto que determine con claridad
y precisin: La propiedad inalienable del Estado sobre los documentos que directa o
indirectamente de relaciones con el Gobierno de la nacin y su proceso administrativo y la necesidad de que tales documentos se conserven y archiven, sin que puedan
destruirse hasta tanto se resuelva sobre los expurgos9.
Las propuestas estn antecedidas de precisas valoraciones sobre los interna corporis administrativos, comprensivos de prcticas como la limpieza de archivadores
cada vez que se produce un cambio de titulares de altos cargos administrativos. Precisa que quien ha desempeado un puesto directivo de importancia se cree con el derecho a llevarse lo papeles que juzga mas interesantes para reflejar su actuacin en l,
y constata, que quienes se avergonzaran de llevarse un objeto cualquiera de su despacho se llevan, sin rubor, los papeles que acreditan hoy y justificarn maana la actuacin poltica o administrativa del Estado.
Estima que el mal no es de ahora: polticos, ministros, embajadores, al terminar
su mandato se han llevado documentos que son propiedad insdiscutible del Estado y
se encuentran hoy en archivos familiares, cuando no han sido vendidos al extranjero
8. Lus Snchez Belda, ob. Cit., pgs. 68-69
9. Lus Snchez Belda, ob. Cit., pg. 73.

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con autntico despilfarro del patrimonio histrico espaol, constatacin que permite concluir a Luis Snchez Belda: Al archivo llegan con exclusividad los papeles
de rutina, registro y expedientes puramente administrativos, mientras que los ms
valiosos, los que se refieren a las actuaciones administrativas de mayor trascendencia, no pasan al archivo o pasan tan incompletos y desordenados que son casi inutilizables10.
Los preceptos que Luis Snchez Belda propone incorporar a la Ley no los considera como suficientes para resolver todos los problemas que plantea el proceso burocrtico de un pas y la conservacin de sus expedientes, pero los califica como la base
o premisa indispensable sobre la que estructurar una poltica de archivos de la que
consideraba tan necesitada a la documentacin administrativa11.
III. -La recuperacion nominativa de los archivos en la ley 30/1992 y en su
reforma parcial de 1999.
Con independencia de poder constatar el inters de administrativistas y facultativos de archivos en la incorporacin a la Ley de Procedimientos Administrativo de
conceptos y categoras contenidos en la legislacin local, se puede constatar que la
profundidad en la causa conecta con la primera Restauracin, como consecuencia de
la desaparicin de los archivos como referencia orgnica y operativa para las unidades de la Administracin General del Estado datada en la segunda mitad del XIX, y
se prolonga, en la segunda Restauracin, hasta el nominal registro de los Archivos en
la Ley de 1992 de Rgimen Jurdico de las Administraciones Pblicas y del Procedimiento Administrativo Comn, circunstancia que obliga a cuestionar la demora en
la revisin de una Ley que, entre otras limitaciones contrapuestas a los paradigmas
del nuevo sistema democrtico, supla el termino ciudadano por el condicionado
concepto de administrado
La recepcin de los archivos, en la Ley de 1992, ha incorporado ms culto al nominalismo que inquietud por integrar los archivos en una estructura organizativa y
operativa de las Administraciones para llegar a materializar los grandes retos de la
nueva Ley: el ajuste de los procedimientos a plazo y el control de la inactividad administrativa, mediante la voluntad de positivizar los efectos jurdicos del silencio
administrativo, alternativas que requeran del complemento indispensable de un fehaciente control tcnico de la documentacin administrativa que diera forma y contenido a los procedimientos administrativos, y que demandaba la recuperacin de la
funcin de la propia estructura archivstica.

10. Lus Snchez Belda, ob. Cit., pgs. 69-70.


11. Lus Snchez Belda, ob. Cit., pg.

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Como muestra significativa es suficiente aportar el dato de que el derecho reconocido en el artculo 35. f ) a los ciudadanos de no presentar documentos que ya estuvieran en poder de la Administracin, estaba neutralizado por la disposicin final
de la Ley que supedit la vigencia de este derecho a su desarrollo por el Consejo de
Ministros.
La legislacin de desarrollo de las bases estatales de la Ley de 1992 han estado
condicionadas por la premisas de considerar los archivos enmarcados en la referencia cultural de los contenidos histricos de los archivos establecido por la primera
Restauracin, incluso con la voluntad centralista de control de los desarrollos autonmicos, como ejemplifica el recurso de inconstitucionalidad formalizado por el Gobierno de la Nacin contra la Ley de Archivos de Andaluca de 1984, resuelto a favor
de la Junta de Andaluca12, criterios autonmicos que han contribuido a racionalizar
lo que tendra que haber sido las bases del rgimen jurdico de las Administraciones
pblicas13 y que, por el contrario, obliga a registrar las aportaciones autonmicas a
la organizacin de sus nuevos sistemas de archivos, con el sensato y creativo distanciamiento de las culteranas y anrquicas referencias de las Instituciones Centrales del
Estado, y con la inestimable aportacin autonmica de recrear el sistema de archivos
estatales de la base a la cspide.
IV. -La creativa generacion por la legislacion de las comunidades autnomas del
sistema de archivos.
La legislacin autonmica reguladora de sus Archivos, aun en los casos en que
mantiene la adscripcin de los archivos en el mbito de las competencias de las Consejeras de Cultura, en correlacin con la dependencia de los Archivos del Ministerio de
Cultura en la Administracin General del Estado, estructuran sus Sistemas de Archivos14
12. Ley 3/1984, de Rgimen de Archivos de Andaluca, STC 103/1988, Pte. Mg. Sr. Leguina Villa.
13. He apreciado estos aspectos en mi artculo: El Sistema de Archivos: de las referencias histricoculturales a las Bases del Rgimen Jurdico de las Administraciones Pblica, REDA n. 67 (1990), pgs.
359-388.
14. La utilizacin del concepto de Sistema por la legislacin autonmica de Archivos es proyeccin de la
teora de los Sistema, objeto de la atencin del profesor Francisco Gonzlez Navarro, al definir el Sistema
como una totalidad, la unidad de una pluralidad, un conjunto de elementos interrelacionados que forman
un conjunto superior que es algo ms que la simple suma de las partes. Vid. Su Derecho Administrativo
Espaol, Vol. I, Edit. EUNSA, Pamplona 1995, pgs. 507-529 y, con mayor detalle en La teora general de
los sistemas como matriz disciplinar y como mtodo jurdico, en Revista Persona y Derecho n. 2 (1990),
pgs. 23-172.
Operan con el concepto de Sistema de Archivos: Catalua, art. 16 de la Ley 10/2001, reforma Leyes 6/1985,
8/1989 y 9/1993; Aragn, art. 18 de la Ley 6/1986; Galicia, art. 16 del Decreto 414/1986; Pais vasco, art.
12 del Decreto 232/2000; Madrid, art. 10 de la Ley 4/1993; Rioja, art. 10 de la Ley 4/1994; Cantabria, art.
8 de la Ley 3/2002; Castilla-La Mancha, art. 12 de la Ley 19/2002; Valencia, art. 3 de la Ley 3/2005; Baleares, art. 34, de la Ley 3/2005; Extremadura, art. 26 de la Ley 2/2007, y Navarra, art. 6 de la Ley 12/2007.

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desde el mbito municipal, al provincial y al autonmico15, sin excluir la integracin en el


sistema de archivo autonmico de la documentacin del Parlamento, de las Universidades, de los organismos institucionales y autnomos y entidades dependientes o adscritas
a la Administracin autonmica16.
La proyeccin del sistema de archivos autonmico no elude considerar dentro
del Patrimonio Documental de la correspondiente Comunidad Autnoma, los documentos producidos o reunidos por los rganos de la Administracin perifrica del
Estado, los rganos de la Administracin de Justicia, las Notarias y Registros, los rganos y delegaciones de la empresas pblicas estatales, y las Corporaciones de Derecho Pblicos radicadas en cada Comunidad17. Referentes que tienen complemento
en exhaustivos desarrollos del sistema autonmico de archivos, con la creacin de
archivos comarcales y la precisa reglamentacin de los archivos municipales, o en
formas mancomunadas de archivos, como componentes organizativos y operativos
interconexos a las precisiones sobre la titularidad de los Archivos Histricos y la creacin y detallada regulacin del Archivo de la Comunidad Autnoma18.
15. Art. 6 de la Ley 6/1990, de Archivos y Patrimonio Documental de la Regin de Murcia.
16. Art. 16.5.1 del Decreto 307/1989, regulador del Sistema de Archivos y Patrimonio Documental
de Galicia: art., 4.1 de la Ley 6/1991, de Archivos y del Patrimonio de Castilla y Len; art. 5 de la Ley
4/1994, de Archivos y Patrimonio Documental de la Rioja; art. 10 de la Ley 15/2006, de Archivos y
Patrimonio Documental de las Islas Baleares, y art. 6 de la Ley 10/2001. de Archivos de Catalua, art 2
de la Ley 3/2005 de Archivos de la Generalidad Valenciana.
17. La voluntad de conseguir la omnicompresividad en la descripcin de toda la estructura administrativa que opera en el correspondiente territorio de cada Comunidad Autnoma se constata en los
preceptos que se relacionan: Andaluca, art. 2 de la Ley 3/1984; Catalua, art. 2 de la Ley 10/2001,
reforma Leyes 6/1985, 8/1989 y 9/1993; Galicia, art. 4 del Decreto 414/1986; Canarias, art. 2 de la
Ley 30/1990, Pais vasco, art. 3 del Decreto 232/2000; Castilla y Len, art. 4 de la Ley 6/1991; Madrid,
art. 4 de la Ley 4/1994; Rioja, art. 4 de la Ley 4/1994; Cantabria, art. 5 de la Ley 3/2002; Castilla-La
Mancha, art. 5 de la ley 19/2002; Baleares, art. 2 de la Ley 15/2006; Extremadura, art. 4 de la Ley
2/2007; Valencia, art. 7 de la Ley 3/2005, y Navarra, arts. 7 y 22 de la Ley 12/2007.
18. Caso de Aragn, con la regulacin de la Titularidad del Archivo de la Corona de Aragn, por Acuerdo del Gobierno de Aragn de 30 de julio de 1979, la creacin del Archivo de la Administracin de la
Comunidad Autnoma por Decreto 12/1993, la aprobacin del Reglamento de los Archivos Municipales de Aragn, por Orden de 27 de mayo de 2003, y del Reglamento de los Archivos Comarcales de
Aragn, por Orden de 7 de julio de 2003, todo ello en el marco de la Ley 6/1986, de Archivos de Aragn
u del Decreto 34/1987, de Desarrollo Parcial de la Ley de Archivos, en una creativa interaccin del Departamento de Cultura y del Departamento de Presidencia y Relaciones Institucionales. Los arts. 29 y 30
de la Ley 10/2001 de Archivos y Documentos de Catalua incorpora tambin la regulacin de la Red de
Archivos Comarcales. Converge con Aragn la Ley 15/2006, de Archivos y Patrimonio Documental de
las Islas Baleares, con la regulacin de los Archivos de los Consejos Insulares, arts 10.1,c y 29, f.
Regulan formas mancomunadas de archivos municipales; Valencia, art. 37 de la Ley 3/2005; Baleares, art. 45 de la Ley 15/2006; Extremadura, art. 37 de la Ley 2/2007, y Navarra, art. 30 de la Ley
12/2007.

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La capacidad de respuesta de las Comunidades Autnomas, en contraste con la


inercia del ya extinto Ministerio de Administraciones Pblicas, ha ofrecido tambin
alternativa a la referida indeterminacin del artculo 54 de la Ley de Patrimonio Histrico de 1985, mediante la expresa previsin de incorporar al patrimonio documental de las correspondientes Comunidades Autnomas y su correlativa integracin en
el sistema de archivos de los documentos generados por las personas fsicas al servicio
de cualquier rgano pblico en el mbito territorial de la Comunidad Autnoma.
La firme voluntad autonmica de integrar todos los documentos generados en su
mbito territorial se expresa en la voluntad de integrar los archivos estatales histricos19, los documentos generados por los rganos de la Unin Europea20 o por Organismos Internacionales21 radicados en el correspondiente territorio autonmico, o
la precisin, sutil, de integracin en el patrimonio documental y en el sistema de archivos de la documentacin diocesana y capitular, como precisa puntualizacin a las
ms genricas precisiones a entidades eclesisticas o confesiones religiosas22.
Los textos normativos autonmicos reguladores de los correlativos archivos establecen
la metodologa de transferencia de los expedientes cuando las resoluciones son firmes y se
han practicado las actuaciones conducentes a la total ejecucin de sus pronunciamientos,
y agregan previsiones sobre la elaboracin del cuadro de clasificaciones, normalizacin de
la tipologa documental, la continuidad en el tratamiento documental iniciado en las distintas oficinas administrativas y la elaboracin de instrumentos de descripcin necesarios
para una mejor recuperacin de la informacin por los organismos interesados 23.
19. Los Archivos Histricos Provinciales son integrados en los Sistemas de Archivos de: Catalua, art.
20 de la Ley 10/2001, reforma Leyes 6/1985 8/1989 y 9/1993; Castilla y Len, Ley 7/2004, modificatoria de la Ley 6/1991; Murcia, art. 6, de la Ley 6/1990; Cantabria, art. 25 de la Ley 3/2002; Castilla-La
Mancha, art. 25, de la Ley 19/2002; Valencia (AHP de Castelln, AHP de Alicante y AH de Orihuela),
art. 7.4,a) de la Ley 3/2005; Baleares (AH de Ma), art. 35 de la Ley 15/2006, y Extremadura, art. 32
de la Ley 2/2007.
Los Archivos Histricos de la Corona de Aragn, Simancas y Guerra Civil han sido objeto de controvertida inclusin en los Sistemas de Archivos de: Catalua, Archivo Histrico de la Corona de Aragn,
art. 20 de la Ley 10/2001; Baleares, Archivo Histrico de la Corona de Aragn, art. 2 de la ley 15/2006;
Castilla y Len, Archivo Histrico de Simancas y Guerra Civil, Ley 7/2004.
20. Catalua, art. 6 de la Ley 10/2001, reforma Leyes 6/1985, 8/1989 y 9/1993; Pais Vasco, art. 3 del
decreto 232/2000, y Baleares, art. 10 de la Ley 15/2006.
21. Catalua, art. 6 de la ley 10/2001
22. Catalua, art. 16 de la Ley 10/2001, Valencia, art. 7.4, j) de la Ley 3/2005..
23. En esta mbito son particularmente precisos los arts. 26 y 27 del Decreto 307/1989, regulador del
Sistema de Archivos y el Patrimonio Documental de Galicia, el art. 7 de la Ley 6/1990, de Archivos y
Patrimonio Documental de la Regin de Murcia y los arts. 18-21 de la Ley 4/1994 de Archivos y Patrimonio Documental de la Rioja. Inciden en este aspecto los arts. 5 y 21 del Decreto 307/1989. regulador
del Sistema de Archivos y Patrimonio Documental de Galicia; el artculo 33 de la Ley 6/1991, de Archi-

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Especial preocupacin muestran por la dotacin de personal especializado para


los archivos la normativa de Galicia, del Pas Vasco y de Aragn24 que agrega tambin
el dato de la previsin, por la legislacin Valenciana, de Castilla-La Mancha, de considerar con carcter excepcional la gestin externa de los archivos25, y la concurrencia
de algn conflicto, como los recursos formalizados por Aragn y Catalua contra las
correlativas regulaciones del Archivo Histrico de la Corona de Aragn no menoscaban la recuperacin de los archivos administrativos por las Comunidades Autnomas que han operado con el condicionante de la dependencia de los Archivos de sus
Consejeras o Departamentos de Cultura.
Las precisiones sobre la naturaleza jurdica de la documentacin incorporada a
los sistemas de archivos autonmicos, alcanzan los mximos niveles de proteccin
jurdica, mediante el calificativo de bienes inalienables, imprescriptibles e inembargables26; su calificacin como bienes de dominio pblico27, o la tipificacin como
bienes inalienables28 o indisponibles por su consideracin como inalienable e inembargables29.
La firmeza en la proteccin jurdica coexiste con la pormenorizada atencin al esquema de gestin documental y archivstica expresado en la secuencia organizativa y
procedimental de archivos de oficina, archivos intermedios, archivos centrales y archivos histricos30, que implica disear, en el mbito autonmico, lo que tendra que
vos y del Patrimonio de Castilla y Len, los arts. 6 y 7 del Decreto 12/1993 de creacin del Archivo de
la Comunidad Autnoma de Aragn; los arts. 27 y 28 de la Ley 10/2001 de Archivos y Documentos de
Catalua; los arts. 29-31 de la Ley 3/2005, de Archivos de la Generalidad Valenciana,
24. Arts 28 y 29 del Decreto 307/1989, regulador del Sistema de Archivos y Patrimonio Documental de
Galicia; arts. 9 y 10 del Decreto del Gobierno Vasco 232/2000 que reglamenta el Servicio de Archivos,
y art. 25 de la Ley 6/1986, de Archivos de Aragn, y art. 8 del Decreto 12/1993, por el que se crea el
Archivo de la Administracin de la Comunidad Autnoma de Aragn.
25. Art. 20 de la Ley 3/2005, de Archivos de la Generalidad Valenciana y art. 9 de la Ley 19/2002,
de Archivos Pblicos de Castilla-La Mancha, que contrastan con la simple Resolucin del Gerente del
Organismo Autnomo Informtica y Comunicaciones de la Comunidad de Madrid de 1 de julio de
2002, por la que se hace pblica convocatoria para la licitacin de contrato de Servicios: Sistema de
informacin y control de archivos de la Comunidad de Madrid SISRC, BOE 22 de julio de 2002.
26. Canarias, art. 31de la Ley 3/1990, y Catalua, art 12 de la Ley 10/2001.
27. Art. 5 del Decreto del Gobierno vasco 232/2000,
28. Valencia, art. 43 de la Ley 3/2005, y Extremadura, art. 19 de la Ley 2/2007, que agrega, en sus
arts 20 y 21, el derecho de tanteo y retracto y la declaracin de utilidad pblica habilitando el uso de
la expropiacin de bienes documentales.
29. Baleares, art. 16 de la Ley 15/2006.
30. Son particularmente precisas en este significativo punto las regulaciones archivos realizadas por:
Murcia, art. 7 de la Ley 6/1990; Madrid, arts. 12 y 14 de la Ley 4/1993; Rioja, art. 18 de la Ley 4/1999;
Asturias, art. 15 del Decreto 21/1996; Cantabria, art. 25 de la Ley 3/2002; Castilla-La Mancha, art.

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haber sido objeto de oportuna regulacin en la Ley 30/1992- 4/1999, con el rango
de bases del rgimen jurdico de las Administraciones Pblicas y del Procedimiento
Administrativo Comn, expresndose desde la creatividad autonmica el punto de
convergencia en los requerimientos de la gestin documental administrativa en garanta de los derechos ciudadanos y de la eficacia en la gestin administrativa y en el
control administrativo y jurisdiccional de la actividad administrativa.
V. -Aportaciones a la regeneracion del sistema de archivos de la ley 11/2007 de
acceso electrnico de los ciudadanos a los servicios pblicos.
El cambio de coyuntura en la correccin de las desviaciones que, desde la segunda
mitad del siglo XIX estn condicionando la organizacin de la documentacin de las
Administraciones Pblicas en detrimento de los derechos ciudadanos, tiene un esperanzador punto de referencia: la Ley 11/2007 de Acceso Electrnico de los Ciudadanos a los Servicios Pblicos, que implica el compromiso temporal, de 31 de
diciembre de 2009, para la gestin telemtica de la Administracin General del Estado y como referencia temporal para las Comunidades Autnomas y Administraciones Locales, materializable en funcin de sus disponibilidades presupuestarias,
condicionante que, en la estructura financiera de autonomas regionales y locales y
en las referencias de precios de las alternativas telemticas, sin olvidar que las bases
del sistema ya estn articuladas por parte de las Comunidades Autnomas, no debieran frustrar que, en los primeros das del ao 2010, estuviera articulado el que puede
ser calificado como Sistema de Tratamiento Documental y Archivstico de las Administraciones del Estado Espaol.
La nueva Ley opera con el sustrato de la Ley de 1992 y, en su artculo 6, especifica los derechos de los ciudadanos en sus relaciones con las Administraciones Pblicas por medios electrnicos, y como prueba, de la conexin con el precedente texto
legal: reconoce a los ciudadanos el derecho a relacionarse con las Administraciones
Pblicas utilizando medios electrnicos para el ejercicio de los derechos previstos en
el artculo 35 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Rgimen Jurdico de las Administraciones Pblicas y del Procedimiento Administrativo Comn, as como para
obtener informaciones, realizar consultas y alegaciones, formular solicitudes, manifestar consentimiento, entablar pretensiones, efectuar pagos, realizar transacciones y
oponerse a las resoluciones y actos administrativos
En el tenor del precepto trascrito se puede apreciar su conexin con la Ley
30/1992 con el agregado de la integracin en el mbito de los derechos del ciudadano de aspectos que, como las informaciones y consultas, por no estar directamente
6 de la Ley 19/2002; Baleares, art. 2 y 33-41 de la Ley 15/2006; Extremadura, arts. 29-31 de la Ley
2/2007, y Navarra, art. 16-18 y 24-26 de la Ley 12/2007.

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conexos con el procedimiento administrativo y las reglas de su tramitacin, no fueron considerados por el artculo 35 de la Ley de 1992, pero que, en clave documental, generan documentacin pblica y, para su adecuado tratamiento en, aras de la
seguridad jurdica y de la garanta de los derechos ciudadanos requieren, el adecuado
tratamiento archivstico.
El punto 2 del artculo 6, aporta contenidos sustantivos al ineludible tratamiento
archivstico de la documentacin presentada por los ciudadanos ante las Administraciones pblicas, y los conforma como derechos que se agregan al estatuto del ciudadano del artculo 35 de la Ley 30/199231.
Establece el derecho a elegir, entre los medios que en cada momento se encuentren disponibles, el canal a travs del cual relacionarse por medios electrnicos con
las Administraciones pblicas, lo que implica situar, en la multiplicidad de medios
que oferta el mercado, la libre disponibilidad del ciudadano y, por efecto inducido, la
obligacin de las Administraciones de integrar esos medios en la formalizacin de sus
relaciones con los ciudadanos, con la consecuencia, en referencia con la actual situacin de no tener que supeditarse el ciudadano a los requisitos de las Administraciones sino stas a los canales que pueda utilizar el ciudadano y con respeto por stas
mismas del principio de igualdad en el acceso electrnico a sus servicios32.
La eleccin del medio o canal por el ciudadano tiene complemento en el reconocimiento del derecho a elegir las aplicaciones o sistemas para relacionarse con las Administraciones Pblicas siempre y cuando utilicen estndares abiertos o, en su caso,
aquellos otros que sean de uso generalizado por los ciudadanos, materializacin del
derecho que obliga a las Administraciones a adecuarse y responder a la polivalencia
de aplicaciones y sistemas abiertos y generalizados que ofrece el mercado33.
La versatilidad de los medios o canales y de las aplicaciones o sistemas que utilicen las Administraciones en funcin de la libre eleccin por los ciudadanos, agrega
el requisito, del derecho a la calidad de los servicios pblicos prestados por medios
electrnicos34, con su primera referencia en la capacidad de recepcin administrativa,
con la exigencia de calidad, en los polivalentes medios, canales, aplicaciones y sistemas que decidan elegir los ciudadanos.
Para la acreditacin de identidad de los ciudadanos en sus relaciones con las Administraciones pblicas se reconoce el derecho a obtener los medios de identificacin
31. Adems, los ciudadanos tienen en relacin con la utilizacin de los medios electrnicos en la actividad administrativa, y en los trminos previstos en la presente Ley, los siguientes derechos:
32. Puntos a y c del art 6.2 Ley 11/2007.
33. Punto k del art 6.2 Ley 11/2007.
34. Punto j del art 6.2 Ley 11/2007.

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electrnica necesarios, pudiendo las personas fsicas utilizar, en todo caso, los sistemas de firma electrnica del Documento Nacional de Identidad, para cualquier trmite electrnico con cualquier Administracin Pblica, sin perjuicio de la utilizacin
de otros sistemas de firma electrnica admitidos en el mbito de las Administraciones Pblicas, criterio que quiebra el esquema de identificacin del ciudadano por la
referencia documental del Documento Nacional de Identidad35.
El buen orden documental que el sistema electrnico de gestin de documentos
y procedimientos incorpora a la gestin administrativa, puede dar, por fin, efectivo
contenido al demorado derecho de no aportar los datos y documentos que obren en
poder de las Administraciones pblicas. Las Administraciones estn por ello obligadas a utilizar medios electrnicos para recabar dicha informacin siempre que, en el
caso de datos de carcter personal, se cuente con el consentimiento de los interesados
en los trminos establecidos por la Ley Orgnica 15/1999, de Proteccin de Datos
de Carcter Personal, o una norma con rango de Ley as lo determine, salvo que existan restricciones conforme a la normativa de aplicacin a los datos y documentos recabados, con la previsin complementaria de que el referido consentimiento podr
emitirse y recabarse por medios electrnicos36. La garanta de consentimiento de los
interesados para recabar informacin de documentos de carcter personal tiene el
complemento del reconocimiento del derecho a la garanta de la seguridad y confidencialidad de los datos que figuren en los ficheros, sistemas y aplicaciones de las Administraciones Pblicas37.
En clave de procedimiento administrativo, los derechos del artculo 35 de la Ley
30/1992, son extrapolados a los medios electrnicos y, en secuencia, se reconocen los
derechos a conocer por medios electrnicos el estado de tramitacin de los procedimientos en los que sean interesados, salvo en los supuestos en que la normativa de
aplicacin establezca restricciones al acceso a la informacin sobre aqullos, y a obtener copias electrnicas de los documentos electrnicos que formen parte de procedimientos en los que tengan la condicin de interesado38. Derechos que agregan una
aportacin muy especial: el derecho a la conservacin en formato electrnico por las
Administraciones Pblicas de los documentos electrnicos que formen parte de un
expediente39, novedoso en relacin a los contenidos de la Ley 30/1992, y que implica
el explcito reconocimiento del derecho ciudadano a la integridad de los documentos
35. Puntos g y h del art 6.2 Ley 11/2007.
36. Punto b del art 6.2 Ley 11/2007.
37. Punto i del art 6.2 Ley 11/2007.
38. Puntos d y e del art 6.2 Ley 11/2007.
39. Punto f del art 6.2 Ley 11/2007.

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que se presenten ante las Administraciones y a su obligada integracin en el correlativo


expediente, lo que, con independencia de la novedad referida, no supone ms que el reconocer la tradicional metodologa archivstica en el tratamiento de la documentacin
facilitada, o mejor, exigida por la electrnica, y que contribuye a superar las prcticas
que, durante siglo y medio, han apartado de la gestin pblica la metodologa documental sistmica del archivo, en menoscabo de la eficacia y eficiencia en la gestin y en
menosprecio de los derechos de los ciudadanos como base legitimadora del sistema administrativo.
La voluntad de garanta de los derechos ciudadanos tiene expresin final en el
punto 3 del mismo artculo 6, que en relacin con los procedimientos relativos al
establecimiento de actividades de servicios, establece que los ciudadanos tienen derecho a obtener la siguiente informacin a travs de medios electrnicos: los procedimientos y trmites necesarios para acceder a las actividades de servicio y para su
ejercicio; los datos de las autoridades competentes en las materias relacionadas con
las actividades de servicios, as como de las asociaciones y organizaciones profesionales relacionadas con las mismas, y los medios y condiciones de acceso a los registros y bases de datos pblicos relativos a prestadores de actividades de servicios y las
vas de recurso en caso de litigio entre cualesquiera autoridades competentes, prestadores y destinatarios40.
Conforme con el precepto trascrito, los derechos que la Ley de 2007, de Acceso
Electrnico a los Servicios Pblicos Informatizados, sita al ciudadano en el centro
del Sistema y tienen una primera y directa consecuencia: homologa, por fin, al ciudadano ante las Administraciones, en el uso de facultades que lleva tiempo pudiendo
ejercitar ante el mbito empresarial privado, y soslaya la incomprensible diferencia
en el trato que las Administraciones aportan, hasta el momento, a sus an administrados, condicionados como ciudadanos al disfrute de menores estndares que en el
mbito privado, donde, como ejemplo, el ciudadano an no disfruta en el mbito
administrativo el derecho a un registro y archivo personal de sus actividades y cada
relacin, incluso con una misma Administracin, le obliga a reconstruir toda la casustica de su identificacin personal.
La afortunada gestin personalizada que realiza el sector privado con sus clientes o usuarios, opera con la metodologa de la conexin de cualquier documento
generado por la empresa en sus relaciones con cliente o usuario con el archivo documental y con su acreditacin, por la simple aportacin verbal o telemtica de datos
personales, con el efecto de la automtica agregacin de los documentos generados

40. Puntos a, b y c del art 6.3 Ley 11/2007

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por el cliente del mbito empresarial a los correspondientes referentes de clasificacin


archivistica de los documentos.
Con los recursos telemticos y por exigencias de su misma metodologa, la demorada creacin de los Archivos de las Administraciones Pblicas Espaolas, va a radicar, en su propio sistema informtico, sin necesidad de realizar actos vinculados a
primeras piedras o inauguraciones con placa conmemorativa del evento de comenzar
a construir o poner en uso un inmueble.
El Archivo de Documentos del Sistema y las adecuadas claves de clasificacin
documental que incorpore, van a permitir que los documentos telemticos aportados por los ciudadanos a las correspondientes Sedes administrativas, puedan llegar a materializar el derecho a no presentar documentos que ya obren en poder de
la Administracin, a conocer el estado de tramitacin del procedimiento en el que
estn interesados, a obtener copias de los documentos de los procedimientos en que
es parte interesada, a la conservacin de los documentos que forman parte de un expediente y, a tener la garanta de poder acceder como investigador, al conjunto de la
base de datos informatizada, sin los condicionantes, constatables con facilidad en el
momento presente, de la inexistencia de formalizacin de expedientes en los archivos
de oficina y sin los condicionantes de la falta de rigor en la aplicacin de las transferencia documental a los archivos intermedios o definitivos, en los muy reducidos mbitos, donde se ha aplicado esta metodologa archivstica.
En la incorporacin de la metodologa telemtica al tratamiento documental,
procedimental y archivstico de las Administraciones, operan los consolidados protocolos informticos que han permitido, a los ms jvenes, familiarizarse con los trminos documento y archivo, mediante la utilizacin de sus ordenadores, de modo
que las personas de menor edad, pueden practicar, con ejemplar facilidad, conceptos que la autocrtica desestructuracin neg desde la degradacin del ciudadano a
administrado, sin derecho al control de las actividades pblicas, y que, con notable
retraso, el sistema constitucional podr aportar, cumplido generosamente el treinta
aniversario de la Constitucin, cuando si se cumplen las previsiones de la Ley est en
uso en la fecha de 31 de diciembre de 2009.
Hasta esa fecha, el marco delimitado por la regulacin de los Registros Electrnicos, de los Documentos Administrativos Electrnicos, de las Copias Electrnicas,
del Archivo Electrnico de Documentos, y del Expediente Electrnico, en una ejemplar secuencia de preceptos de la nueva Ley de Acceso Electrnico de los Ciudadanos a los Servicios Pblicos41, establece el marco conceptual para la adecuacin de
los procedimientos administrativos a los requerimientos y a los evidentes beneficios

41. Art. 24-32 de la Ley 11/2007.

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de la electrnica, la informtica y la telemtica42, y se comienza a dar contenido, con


una considerable demora temporal, a las previsiones del referido artculo 45 de la Ley
de 1992, sin que puedan ser de recibo las precisiones que la Exposicin de Motivos
de la Ley alega para justificar la demora en la aplicacin de las previsiones de la Ley
30/1992 al considerarlo de aplicacin facultativa, hermenutica que, por fortuna no
ha sido atendida por las Comunidades Autnomas mas dinmicas.
El ciudadano, joven o mayor, familiarizado, el primero, con las claves de la informtica y, el segundo, guiado por el sentido de la racionalidad y la maravillosa
intuicin -la personal y la de los propios programas informticos- contribuye a facilitar esta reforma administrativa en la que podrn ser materializados impensables reducciones en plazos, y se podrn apreciar los contenidos prcticos de la eficacia y la
eficiencia y, como complemento, los empleados pblicos, van a ser parte de este proceso, y todos, ciudadanos y empleados pblicos, podremos considerarnos satisfechos
de operar con unas Administraciones que permitan apreciar la ms fcil materializacin de prestaciones y servicios, con solucin a las demandas de planificacin archivstica43 y aportacin de futuro44 al triste pasado de unos Archivos, que podrn ser
elementos bsicos del Estado de Derecho y pilares bsicos de las Administraciones
pblicas45, regidas por el Derecho de los ciudadanos a una buena administracin46.
La materializacin de los derechos cvicos en las Administraciones estructuradas
conforme a la nueva metodologa electrnica, informtica y telemtica, nos permitir
alejarnos de los culteranos efectos de la autocracia que no han tenido inconveniente
en utilizar la historia para imposibilitar el estudio de la Historia.
VI.-Valoracion del desarrollo de las previsiones de la ley 11/2007.
El Acuerdo del Consejo de Ministros de 28 de diciembre de 2007 singulariza,
en una situacin de trnsito entre titulares del Ministerio responsable de la elaboracin del nuevo texto legal47, el conjunto de medidas que hasta el momento actual
42. Arts 33-38 de la Ley 11/2007.
43. Esther Cruces Blanco: El futuro: la planificacin archivstica, Tabula n 3 (1994), pgs. 31-49.
44. Severiano Fernndez Ramos: El Sistema Estatal de Archivos: Pasado, Presente y Futuro, Revista
Aragonesa de Administracin Pblica n 22 (2003), pgs. 86-89.
45. Esther Cruces Blanco: Los Sistemas de Archivos en Espaa, Archivi, Associazione Nazionale Archivistica Italiana A.I-N-1 (2006), pgs. 143-144.
46. Art. 41 de la Carta de Derechos Fundamentales de la Unin Europea, 2000; Artculo 30 del Estatuto de Autonoma de Catalua, 2006; Artculo 9-1 del Estatuto de Autonoma de la Comunidad
Valenciana, 2006, y art. 31 del Estatuto de Autonoma de Andaluca, 2007.
47. El Ministro de Administraciones Pblicas, Sr. Sevilla Segura cesa en el reajuste ministerial de julio
de 2007 al mes siguiente de ser publicada la Ley. La integracin del Ministerio de Administraciones Pblicas en el Ministerio de Poltica Territorial con nuevo cambio en el rea ministerial con la sustitucin

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han sido desarrolladas y que tienen expresin de contenidos en: el Plan Estratgico
y en el Plan de Actuacin, aprobados en diciembre de 2006 y que tienen un primer
nivel de concrecin en los calificados como Anexos: I-Relacin de procedimientos
Adaptados a la Ley 11/2007, y Anexo II- Relacin de procedimientos no adaptados
a la ley 11/2007 (procedimientos de alto impacto), con una ltima referencia: la telemtica, singularizada en la Web del hoy Ministerio de Poltica Territorial 06048,
definido como Portal de la Administracin General del Estado destinado a la relacin del ciudadano con la administracin pblica. Web que contribuye a identificar
a ciudadanos y empresas con los servicios en lnea de las Administraciones pblicas, con especfica atencin a los perfiles de colectivos sociales y con una sistemtica
sectorial en la que confluyen las consolidadas realidades administrativas telemticas
de la Agencia Estatal de Administracin Tributaria y de la Seguridad Social, con los
embriones telemticos de las reas de Educacin; Salud; Seguridad; Trfico y transporte; Documentos Personales; Ocio y Cultura; Vivienda; Medio Ambiente, y Trabajo, sin perjuicio de ofrecer alternativas singulares: Tener un hijo, Casarse, Ir
al Mdico, Viajar, que complementa los aspectos institucionales que vertebran
la Web, y que contribuye a mostrar el espacio institucional que resta por cubrir para
llegar a conformar el espacio telemtico del conjunto de las Administraciones pblicas del Estado espaol, como muestra el que an no estn incorporadas todas las
Comunidades Autnomas al Sistema y muchas remisiones de las Comunidades Autnomas participes, en sus enlaces a las Administraciones locales, conectan con la carencia de contenidos.
En clave de anlisis jurdico de los referidos Anexos, a especificar los procedimientos administrativos adaptados o pendientes de adaptacin a la Ley 11/2007, y considerados los documentos con las actualizaciones que incorporan49, es posible realizar
la siguiente valoracin sistemtica de contenidos:
1. -Clasificacin temtica de los procedimientos incorporados al Anexo I- Relacin de procedimientos Adaptados a la Ley 11/2007.
Procedimientos referidos a rgimen de personal de la Administracin General
del Estado: dieciseis, de los que tres se califican como proactivos50.
de la Ministra Sra. Salgado por el Sr. Chaves singulariza una nueva incidencia en la gestin de la Ley y
el necesario impulso poltico como complemento a la dinmica administrativa.
48.www.060.es . En esta Web pueden consultarse los documentos en desarrollo de la Ley 11/2007
citados: http://www.060.es/guia_del_estado/como_trabaja_la_administracion/administracion_electronica/LAECSP_11_2007/index-ides-idweb.html//ae
49. Con fecha 6 de abril de 2009, segn consta en los documentos aportados por la direccin electrnica expresada en la nota precedente.
50. Se definen como proactivos los procedimientos en los que la Administracin es la encargada de

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Procedimientos relativos a formacin del personal de la Administracin


General del Estado: ocho.
Procedimientos de expedicin de ttulos acadmicos y profesionales: ocho.
Procedimientos de inscripciones en Registros: setenta y nueve, de los que 8 se
califica como proactivos.
Procedimientos de certificacin y acreditaciones por los Registros: cuarenta y
dos, de los que uno se califica como proactivo.
Procedimientos de gestin de autorizaciones y licencias: ochenta y tres, de los
que dos son definidos como proactivos.
Procedimientos de control jurdico de las actividades administrativas por los
ciudadanos: trece.
Procedimientos en el mbito de produccin de energa elctrica: nueve.
Procedimientos en materia de navegacin area: veintinueve.
Procedimientos relativos a telecomunicaciones: seis.
Procedimientos de carcter laboral: ocho, uno proactivo.
Procedimientos en el mbito de la vivienda: dos.
Procedimientos en relacin con las vctimas del terrorismo; dos.
Procedimientos de concesin de becas, ayudas y premios en el mbito educativo
y cultural: cuarenta y ocho.
Procedimientos de otorgamientos de subvenciones: cuarenta y nueve, de los
que dos se califican de proactivos.
Procedimientos de gestin tributaria por la Agencia Estatal de Administracin
y por el Ministerio de Economa y Hacienda: cincuenta y cuatro, de los que
cuarenta y cinco se definen como proactivos.
Procedimientos de carcter sanitario: seis.
Procedimientos con incidencia ambiental: dos.
Procedimientos de liquidacin de tasas: ventidos.
Procedimientos de carcter econmico: dos.
Procedimientos que afectan a marcas y denominaciones: tres.
Procedimientos relativos a bibliotecas y libreras: seis, de los que uno se define
como proactivo.
Procedimientos que afectan a las Administraciones locales: cuatro.
La informacin y la intermediacin, como referente procedimental: tres.
La cumplimentacin de estadsticas y la remisin de datos de encuestas como
referencia procedimental: dos.
La descarga de formulario y la descarga de formulario y envo del formulario
como referencia procedimental: veinte.
avisar, con la debida antelacin de la necesidad o posibilidad de realizar un determinado trmite y de
ofrecer documentos precumplimentados.

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Las preguntas frecuentes y el autoclculo y su contenido procedimental en la


tramitacin electrnica.
2. -Clasificacin temtica de los procedimientos incorporados al Anexo IIRelacin de procedimientos Adaptados a la Ley 11/2007.
Procedimientos de inscripcin en Registros: uno, de descarga de formulario.
Procedimientos de certificacin o acreditacin por Registro: cinco, dos de
descarga de formulario, dos de descarga de formulario y envo de formulario,
y dos de informacin.
Procedimientos de autorizacin: ocho, cinco de descarga de formulario y tres
de informacin.
Procedimiento relativos a ayudas y subvenciones: cinco, tres de descarga de
formulario y envo, uno de descarga de de formulario, y uno de informacin.
Procedimientos de formacin de personal o educativa: dos, de descarga y envo
de formulario.
Procedimientos relativos a visados y pasaportes: dos de descarga de formularios
y uno de informacin.
Procedimientos relativos a dependencia, Seguridad Social y asistencia sanitaria:
doce de descarga de documentos.
Procedimientos de ingreso en empleo pblico: dos de descarga y envo de
formulario.
Procedimientos vinculados a circulacin vial: cuatro, uno de informacin, uno
de descarga de formulario y dos de descarga y envo de formulario.
Procedimientos relativos a ttulos educativos y profesionales: dos, uno de
descarga de formulario y uno de informacin.
Procedimiento en materia de asociaciones deportivas: uno, descarga de
formulario.
Procedimientos en el mbito de nacionalidad y seguridad: tres, uno de
informacin, uno de descarga de formulario y uno de descarga y envo de
formulario.
3.- Valoracin de la metodologa utilizada en los Anexos I y II de adaptacin
de los procedimientos administrativos a la Ley 11/200 y su aportacin a la primera generacin de archivos telemticos del conjunto de la Administracin General del Estado.
La heterogeneidad de los procedimientos incorporados a tramitacin telemtica
define el conjunto de procedimientos incorporados a los Anexos de adaptacin de los
procedimientos administrativos a la Ley reguladora del acceso electrnico de los ciudadanos a los servicios pblicos. No se aprecia ningn criterio en el agregado de procedimientos que cada departamento ministerial incorpora en la relacin alfabetizada
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de Ministerios de la que se margina el Ministerio del Interior que cierra la relacin de


Ministerios y de procedimientos.
El asistematismo se muestra en la carencia de criterios homogneos en cada uno
de los Ministerios, que ofrecen sus relaciones de procedimientos sin que se aprecien
criterios en el agregado y en muchos casos sin aglutinar los procedimientos en funcin de sus contenidos materiales y ofreciendo la sensacin de situar en el mbito de
la gestin electrnica los procedimientos que cada departamento ministerial o unidad orgnica ministerial ha considerado menos problemtico en clave orgnica y no
por su inters ciudadano.
La ausencia de precisin en las diferencias entre los procedimientos adaptados, relacionados en el Anexo I, y los procedimientos no adaptados con alto impacto, del
Anexo II, singulariza otra peculiaridad en el desarrollo de la Ley 11/2007. El Anexo
I, incorpora veinte procedimientos que se interfieren en la sistemtica del Anexo II,
que limita a los contenidos a la Descarga de Formularios con la consecuente interpolacin de estos procedimientos del Anexo I al II, y sin reparar en que el envo cumplimentado de los formularios implica, en aplicacin del artculo 70.1,a) de la Ley
30/1992, con la materializacin del derecho al sealamiento del medio preferente o
del lugar que se seale a efectos de notificaciones, el inicio del procedimiento a efectos de su tramitacin y resolucin
Concurre tambin el dato de los procedimientos, del Anexo I, que tienen como
referencia en su contenido la Intermediacin, las Preguntas mas Frecuentes, las
aportaciones de datos relativos a Estadsticas, Encuestas o Autoclculo, que en
sus contenidos se identifica con la metodologa de envo y obtencin de informacin,
con la identificacin de contenidos entre ambos Anexos.
Los niveles de mayor desarrollo de los procedimientos telemticos coinciden con
los mbitos en los que ya est consolidada esta metodologa, como muestra la identificacin de los procedimientos calificados como Proactivos con la Agencia Estatal
de Administracin Tributaria, que permite, en el literal del precitado Plan Estratgico, que sea la Administracin la encargada de avisar a los ciudadanos, con la debida antelacin, de la necesidad o posibilidad de realizar un determinado trmite y
de ofrecer los documentos precumplimentados para que el ciudadano, siempre que
sea posible, solo tenga que aceptar o modificar el ofrecimiento que realiza la Administracin.
Sin duda, los procedimientos Proactivos facilitan, en el mbito de las obligaciones tributarias, el preciso cumplimiento de stas, pero contrasta el nivel evolutivo de
estos procedimientos con otros bastante ms significativos en clave del coherente desarrollo de las tcnicas de organizacin y mtodos administrativos, en calidad de tcnicas de autocontrol, y en clave de la conjuncin de los derechos ciudadanos, como
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es el derecho a controlar mediante reclamaciones y recursos administrativos la actividad administrativa, tcnica de heterocontrol obviada, como tratamiento previo y sistemtico, en la adaptacin electrnica de los procedimientos.
La asistemtica atencin de solo seis Ministerios a las reclamaciones y recursos
administrativos identifica una grave carencia que permite apreciar el libre diseo
ministerial sin la menor referencia a los aspectos estructurales de la organizacin y
operativa del conjunto de la Administracin General del Estado y con elocuente desatencin al estatus del ciudadano ante las Administraciones pblicas que, con referencia en el bien pensado artculo 35 de la Ley 30/1992, Derechos de los ciudadanos
ante las Administraciones pblicas, le obligar en el caso de reclamaciones y recursos, a tener que diferenciar entre la muy limitada oferta de los Ministerios que le
ofrecen la posibilidad de tramitacin telemtica de reclamaciones o recursos administrativos.
La disfuncin puede calificarse de grave, por implicar el que la adaptacin de los
procedimientos de reclamaciones y recursos a su tramitacin electrnica, ni tan siquiera supera el requerimiento de ser una base comn para la Administracin General del Estado, con la consecuencia de menoscabar el concepto de bases del rgimen
jurdico de las Administraciones pblicas para las restantes Administraciones territoriales del Estado.
La escasa incidencia en la actualizacin de los procedimientos del Ministerio de
Justicia requiere detectar el olvido de la Administracin de la Administracin de
Justicia, acogiendo terminologa constitucional, limitada a los testimonios documentales de los Registros dependientes del Ministerio, y teniendo que depositar la
oportunidad de mejores diseos en la Ley que incorpore por fin a la gestin procesal la Oficina Judicial, mbito administrativo que tiene que subsanar el gravsimo
sin sentido que, todos los operadores jurdicos informatizados y con plena disponibilidad de medios telemticos, tengan que imprimir sus escritos, en el convencional
papel judicial, para formalizar sus actuaciones ante juzgados y tribunales, con una
activa contribucin al colapso judicial, por directo efecto del consolidado asistemtismo archivstico que se practica en el mbito judicial, expresado en los habituales
testimonios grficos -vinculados a inasimilables fallos jurisdiccionales en un Estado
que se define como de Derecho- que permiten a los ciudadanos identificar Juzgados
y Tribunales con coloristas columnas verticales de documentos, inmanejables por su
misma verticalidad.
No obstante, y con independencia de las consideraciones que anteceden, oportuno es valorar que el inicio de la regeneracin de los archivos administrativos abierto
por las Comunidades Autnomas tiene secuencia y estmulo para todas las Administraciones del Estado en la Ley 11/2007 y en las adaptaciones al procedimiento telemtico iniciado en diciembre de 2007, que requiere del impulso institucional que
ejemplifica el reto de 31 de diciembre de 2009.
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TRIA N 15. 2009


I.S.S.N. 1134-1602 - Pags. 163-184

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La Ley 11/2007
La Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrnico de los ciudadanos a los
Servicios Pblicos reconoce el derecho de los ciudadanos de relacionarse con las Administraciones Pblicas mediante medios electrnicos y concretamente a exigir a las
mismas la realizacin de los trmites telemticamente. La fecha para hacer que este
derecho sea una realidad es el 31 de diciembre de 2009.
La LAECSP cambia el podra por el deber por lo que establece obligaciones a las
Administraciones Pblicas. Este reconocimiento no slo implica que la administracin tiene que adaptarse a una nueva forma de relacionarse con los ciudadanos, sino
tambin debe adaptar sus formas de actuacin internas y en general sus procedimientos a la nueva realidad.
Muchas de las intervenciones que el ciudadano realiza con la administracin,
bien por una necesidad bien por una obligacin, estn asociadas a un procedimiento
administrativo1, que es el cauce formal de la serie de actos en que se concentra la actuacin administrativa, para la realizacin de un fin. La Administracin electrnica
trata de conseguir mayor eficiencia en al ejecucin de la tramitacin del procedimiento realizndolo de forma completamente electrnica, suprimiendo procesos intiles y automatizando los procesos en lo posible. Como dice la LAECSP: al servicio,
pues, del ciudadano la Administracin queda obligada a transformarse en una administracin electrnica regida por el principio de eficacia que proclama el artculo 103
de nuestra Constitucin.
Los procedimientos de la Administraciones Pblicas se soportan principalmente
en documentos que recogen solicitudes, certificados, actuaciones, resoluciones administrativas, etc. A medida que las tecnologas de la informacin se han introducido
1. El procedimiento administrativo comn se define en la Ley 30/92, de procedimiento administrativo
comn.

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en la gestin de los procesos, se han generado documentos en soporte electrnico y


tambin se han desmaterializado y/o deslocalizado. De manera que la informacin se
puede encontrar en mltiples bases de datos o registros administrativos dispersos. Sucede que la entidad autnoma que ha caracterizado tradicionalmente al documento y
al expediente administrativo se desplaza al contenido ms que al continente.
Junto con los documentos electrnicos aparece la exigencia de resolver qu se va
a hacer con ellos, cmo se van a gestionar, qu criterios se utilizarn para archivarlos,
cmo formar el expediente electrnico, cmo firmar documentos y mltiples cuestiones alrededor de la validez de los documentos firmados.
La aparicin de la Ley de firma electrnica LEY 59/2003, de 19 de diciembre de
2003 abri la posibilidad de que se puedan generar documentos electrnicos con la
misma validez jurdica que el documento en papel, resolviendo otros puntos como
la identificacin del firmante y la validez de las copias. Sin embargo, la escasa utilizacin de la firma electrnica y las dudas acerca de algunas cuestiones como la
conservacin de la firma, ha frenado la sustitucin del documento en papel por el
electrnico y frecuentemente la gestin se realiza en papel aunque la solicitud se haga
en electrnico.
Otras normativas han ido apoyando el desarrollo de la Administracin electrnica, como son, el RD de registro telemtico, el RD 209/2003 de intercambio de
datos y notificaciones telemticas seguras, la Orden EHA/962/2007 por la que se
desarrollan determinadas disposiciones sobre facturacin telemtica y conservacin
electrnica, etc. Pero es la Ley 11/2007 la que impulsa a que el documento electrnico y el archivo electrnico adquieran verdadera carta de naturaleza.
La Ley 11/2007 impacta en los aspectos relacionados con el documento, expediente electrnico, en la conservacin etc, en varios artculos y en distintas fases del
procedimiento administrativo.
Las fases del Procedimiento en las que intervienen documentos electrnicos
Segn el procedimiento comn que describe la Ley 30/92, la administracin debe
recibir documentos, tramitar, resolver y notificar. Las solicitudes y documentos se reciben firmados, en el trascurso de la tramitacin puede ser necesario intercambiar
datos entre organismos u otras administraciones, sobre todo si se evita pedir al ciudadano datos que la administracin ya posea. Finalmente recibe una notificacin con
la resolucin del procedimiento y, como ltima fase administrativa, se archiva el expediente. Durante toda la tramitacin el ciudadano puede consultar el estado de sta
y acceder a documentos.
Es importante conocer los conceptos que se manejan en el documento y expediente electrnico.
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El documento electrnico
La Ley 11/2007 define el documento electrnico como: Informacin de cualquier naturaleza en forma electrnica, archivada en un soporte electrnico
segn un formato determinado y susceptible de identificacin y tratamiento diferenciado.2
La Ley establece que las Administraciones Pblicas podrn emitir vlidamente
por medios electrnicos documentos administrativos siempre que incorporen firmas
electrnicas en alguna de modalidades recogidas en el Ley. La consideracin de documento pblico administrativo viene dada en el artculo 46 de la LRJAP, siendo stos
los documentos vlidamente emitidos por los rganos de las Administraciones Pblicas.
En el captulo IV, de la misma se regula la validez de los documentos electrnicos y sus copias y la forma en que los documentos en papel se transforman en documentos electrnicos.
Los documentos electrnicos, debern cumplir los requerimientos que se establecen en el art. 1 de la LAECSP: asegurando la disponibilidad, el acceso,

la integridad, la autenticidad, la confidencialidad y la conservacin de


los datos....

Hay que tener en cuenta que la autenticidad e integridad de los documentos debern poder ser demostradas, en los casos que se requiera, ante los tribunales y organismos supervisores.
Es importante ver cmo se tratan estos conceptos en la Ley.
Disponibilidad
Un documento disponible es aqul que puede ser localizado, recuperado, presentado e interpretado cuando el usuario lo necesita.
El documento debe estar debidamente identificado para ser recuperado, poder ser
presentado de forma legible y comprensible y mantener el contexto en el que se cre:
organismo y dependencia productora, fecha, remitente en su caso, procedimiento o
acto administrativo al que corresponde, datos de quien firma, etc.
Finalmente debe estar tcnicamente disponible y dependiendo de los documentos ser necesario su conservacin y accesibilidad ms all de la obsolescencia de las
aplicaciones informticas.

2. Esta definicin se mantiene sin cambios en la Ley 56/2007 de 28 de diciembre de Medidas de Impulso de la Sociedad de la Informacin

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Acceso
El reconocimiento legal del derecho de acceso a los expedientes y documentos
administrativos se concreta en el art. 35 a) de la LRJAP que establece el derecho de
los interesados a conocer el estado de la tramitacin y a obtener copias de los documentos. Y en el art. 37 que establece el derecho de los ciudadanos a acceder a archivos y registro.
El acceso electrnico es palabra clave de la LAECSP y constituye la base del servicio a los ciudadanos, de modo que la Ley refuerza dicho derecho en el punto III de
su prembulo instando a los organismos a poner los medios que hagan posible el acceso
electrnico a los expedientes y documentos administrativos.
El acceso de los ciudadanos a los archivos y registros administrativos, con limitaciones est garantizado en el artculo 105 b) de la Constitucin Espaola por la que
se recoge especficamente su regulacin por Ley.
Integridad
Para que un documento electrnico sea vlido como evidencia, debe garantizarse
su integridad, es decir, que el documento no haya sido alterado.
Los elementos que aseguran la integridad y permiten conocer si el documento ha
sido alterado o no, son la huella digital y la firma electrnica.
En los procesos de gestin y almacenamiento de los documentos, el contenido no
debe verse afectado y esto debe ser demostrable y auditable.
Autenticidad
En su art. 29.1 la LAECSP establece que para que los documentos electrnicos
administrativos se puedan considerar vlidos y autnticos debern ir firmados.
La Ley permite diversos mecanismos de firma en su artculo 13.3 para los documentos generados internamente por las Administraciones:
El Sello electrnico de Administracin Pblica, rgano o entidad de derecho pblico, basado en certificado electrnico que rena los requisitos exigidos por la LFE.
El Cdigo seguro de verificacin (CSV) vinculado a la Administracin Pblica,
rgano o entidad y, en su caso, a la persona firmante del documento, permitindose en todo caso la comprobacin de la integridad del documento mediante el
acceso a la sede electrnica correspondiente.
La firma electrnica del personal al servicio de las Administraciones Pblicas.

En el caso de los documentos recibidos de los ciudadanos (art. 13, 14 y16), podrn utilizar la firma electrnica incorporada en el DNI electrnico, que es obligado
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admitirla, los sistemas de firma electrnica avanzada, segn la LFE y otros sistemas
de firma electrnica, como las claves concertadas en un registro previo.
La Ley 59/2003 configura la firma electrnica reconocida como la nica firma
con el mismo valor que la firma manuscrita en papel, pero no todos los documentos
requieren dicho tipo de firma y no se negarn efectos jurdicos a una firma electrnica
que no rene los requisitos de firma reconocida (art. 31.7 de la misma Ley ).
Confidencialidad
En los CSNC3. se recoge como definicin de confidencialidad la propiedad de
la informacin que impide que sta est disponible o sea revelada a individuos o procesos no autorizados
Existen varios puntos sensibles que hay que contemplar en el tratamiento de los
documentos. En primer lugar la proteccin de los datos personales y el derecho a la
intimidad (LOPD). En segundo lugar la confidencialidad en las transmisiones entre
administraciones o al ciudadano, a travs de Internet. Y en tercer lugar el control interno de acceso y de seguridad a los documentos, en especial de los declarados confidenciales o que estn clasificados por la Ley de Secretos Oficiales.
Los organismos deben determinar qu puntos ataen a cada documento, el periodo en el que debe mantenerse la confidencialidad y los medios para garantizar la
confidencialidad.
Conservacin
La Ley hace un reconocimiento expreso al derecho del ciudadano a que las Administraciones Pblicas conserven sus documentos en formato electrnico de los aquellos
que formen parte de un expediente.
Son aplicables los Criterios de seguridad, normalizacin y conservacin (CSNC)
de las aplicaciones utilizadas para el ejercicio de potestades, del Consejo Superior de
Informtica y para el impulso de la Administracin Electrnica4, aunque el Esquema
Nacional de Interoperabilidad y Seguridad 5 incluye algunos puntos referente a este
tema.
3. Criterios de seguridad, normalizacin y conservacin de las aplicaciones utilizadas para el ejercicio
de postestades
4. Resolucin de 26 de mayo de 2003, BOE n 149, 23-Jun-2003. En proceso de revisin. Consultar
las actualizaciones en: http://www.csi.map.es/csi/criterios/index.html
5. El ENI define un conjunto de recomendaciones y directrices para los servicios de administracin
electrnica, de manera que las administraciones, las empresas y los ciudadanos puedan interactuar. El
marco europeo de interoperabilidad complementa los marcos nacionales de interoperabilidad en aquellas reas transfronterizas en un contexto paneuropeo

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Durante las fases de tramitacin del procedimiento se gestionan documentos


electrnicos y se forma el expediente. Veamos qu aplica en cada una de ellas.
Recibir documentos electrnicos
Todo procedimiento se inicia, ahora, mediante la presentacin de los correspondientes documentos ante la Administracin competente. Por tanto una de las primeras cuestiones que se plantean es cmo va a ser la recepcin de los documentos
electrnicos.
El primer paso fue la implantacin de los registros telemticos para aquellos procedimientos que se publican en la normativa de creacin del registro y son competencia del organismo que tramita. La LAECSP extiende la presentacin a cualquier
solicitud, escrito o comunicacin distinta de los mencionados en la normativa y dirigido a cualquier rgano o entidad del mbito de la administracin titular del registro.
Otra de las aportaciones de la LAECSP es que las administraciones podrn recibir en sus registros escritos y comunicaciones destinados a otra administracin. Lo
que exige crear un registro comn en el que recibir escritos para cualquier organismo
o administracin. Sin embargo, no es eficaz presentar solicitudes para las cuales ya
existe un registro y una aplicacin de gestin automatiza, en un registro distinto
La administracin suele exigir que las solicitudes sean firmadas por el ciudadano,
para ello puede utilizar alguno de los sistemas de firma que le permite la administracin. Ocasionalmente, deber presentar documentacin adicional y, en este caso, es
necesario decidir qu formatos son admitidos por la administracin.
Esto plantea dos cuestiones qu formato de firma se utiliza y qu formatos de documentos se admiten?. En el primer caso la Poltica general de firma electrnica basada en certificados establece una estructura normalizada del documento electrnico
en relacin con la firma electrnica para facilitar la interoperabilidad de estos documentos. La propuesta del grupo interministerial en esta materia es la utilizacin de
firmas XAdES de un nico fichero que contenga el documento original codificado
en base64 (excepto si el formato del documento original fuera XML ) y las firmas, en
el que lo firmado y la firma se encuentran al mismo nivel XML (se excepta la factura electrnica).
En el segundo caso, en el marco del ENI se establecen las condiciones generales
sobre los formatos de fichero de referencia a admitir por las plataformas de relacin
electrnica de la Administracin pblica estatal con los ciudadanos y con las Administraciones pblicas, para facilitar su interoperabilidad, sin perjuicio de que cada
organismos pueda admitir otros formatos de acuerdo con las necesidades especficas
que en cada caso se planteen.
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En los procedimientos que as lo establezcan se utilizar una marca (o sello) de


tiempo que garantiza el momento exacto en que esta firma se produce. La plataforma
@firma resuelve tanto la firma como el sellado de tiempo si se necesita. Igualmente
facilitar una sistema de firma y verificacin de firma al ciudadano para firmar cualquier documento o verificar la firma de algn documento que se le haya proporcionado.
Es en esta fase en la que se deben asociar los metadatos de registro: n de registro, datos del remitente, y la fecha y hora (marca de tiempo) en que el documento se
recibi en el registro. Igualmente se pueden asociar otros metadatos asociados como
el procedimiento, el organismos competente, la serie documental, la identificacin
unvoca, etc.
Caso de referencia: DOKUSI
El proyecto DOKUSI, Sistema de Gestin Documental con Archivo Digital del Gobierno Vasco se enmarca estratgicamente en la Infraestructura PLATEA (Plataforma
Tecnolgica para la Administracin electrnica) que consta de una infraestructura de
integracin, una infraestructura de tramitacin telemtica, infraestructura de presencia en Internet e infraestructura de gestin documental. En ella se ha definido un modelo conceptual que constituye una propuesta de gestin documental corporativa del
Gobierno Vasco.
Los documentos entran por registro de entrada en la Administracin y, desde ese momento, se les definen una serie de atributos que perviven hasta finalizado su ciclo de
vida. El modelo interrelaciona los procedimientos de cada unidad con sus correspondientes series documentales, stas a su vez con los expedientes producidos, en los que
se incluyen los documentos. Para ello se ha definido una tipologa documental y un
cuadro de clasificacin comunes que son atributos obligatorios para todos los documentos.
Tecnolgicamente se ha diseado un Framework de Servicios Documentales (FSD)
que constituye una capa de servicios que puede utilizar cualquier aplicacin. El repositorio documental es nico y en l se almacenan los documentos con un Identificador
nico para cada objeto documental, y sus metadatos de contexto y con las garantas
de seguridad e integridad requeridas. El acceso y seguridad se gestiona en las aplicaciones de gestin. Cuando se cierran los expedientes, la custodia de los documentos
se transfiere al archivo central.
El sistema de gestin de archivo es el aplicativo a travs del que se gestionan los cuadros de clasificacin, las estructuras organizativas productoras, las tablas de valoracin
y los calendarios de conservacin, permitiendo el acceso de la documentacin transferida.
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Digitalizacin de documentos
El interesado tambin podr entregar documentos en papel, salvo en aquellos
procedimientos en que por sus caractersticas se haya establecido la forma electrnica como nica va (generalmente procedimientos que afectan a personas jurdicas
o instituciones que cuentan con los medios materiales para adoptar los procedimientos electrnicos).
Para que el organismo gestor pueda realizar la tramitacin electrnica, estos documentos tendrn que someterse a un proceso de digitalizacin. La copia electrnica,
realizada por las AAPP, de documentos originales en papel aportados por los ciudadanos, tendrn la misma validez y eficacia, a travs de procesos de digitalizacin que
garanticen su autenticidad, integridad y la conservacin del documento imagen, de
lo que se dejar constancia. La digitalizacin podr hacerse de forma automatizada
autenticndolas con el sello electrnico. Ello significa en la prctica que no pueda
haber manipulacin manual edicin, retocados etc- que pudiera alterar el contenido del documento.
Para cumplir con las garantas de la Ley, la imagen digital ser de calidad (legible), ntegra y fiel al original. Debe poder sustituir al papel en todos los casos y ante
todas las instancias.
Al igual que el documento electrnico deben tener un conjunto de metadatos
asociados a las mismas que permitan su identificacin y contextualizacin.
La cuestin de cmo poner en marcha los procesos de digitalizacin y copia de
documentos previstos en la LAECSP difiere en algunos casos y las posibilidades tecnolgicas permiten distintas soluciones. Hoy por hoy, podemos ver como hay quien
se inclina por la firma electrnica reconocida de un funcionario o empleado pblico
(Orden ITC/1475/2006, de 11 de mayo, sobre utilizacin del procedimiento electrnico para la compulsa de documentos en el mbito del Ministerio de Industria,
Turismo y Comercio) y quien parece inclinarse por soluciones de homologacin de
software de digitalizacin que creara copias autnticas (ORDEN EHA/962/2007,
de 10 de abril, por la que se desarrollan determinadas disposiciones sobre facturacin telemtica y conservacin electrnica de facturas, contenidas en el Real Decreto
1496/2003, de 28 de noviembre, por el que se aprueba el reglamento por el que se
regulan las obligaciones de facturacin)
El proceso de digitalizacin debe tener controles de calidad en las distintas fases
entre ellas pueda estar el cotejo con el original o la visualizacin en pantalla del documento.
En el mismo artculo la Ley permite expresamente la destruccin de los originales en papel con las condiciones que por cada Administracin Pblica se establezcan.
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La digitalizacin tambin se aplica a los documentos producidos por la Administracin en soporte papel.
Mencin aparte merecen los documentos pblicos, los expedidos por fedatarios
pblicos alo que les corresponde la expedicin de copias autnticas obtendrn copias
-fotocopias- de los mismos, no debiendo existir mayor inconveniente en contrastar
su contenido con los originales caso de impugnacin por cualquier interesado en los
procedimientos administrativos o judiciales donde deba surtir efecto el expediente.
Caso de referencia digitalizacin de la AEAT
La metodologa de digitalizacin certificada normalizada empleada por la AEAT lleva
ms de 11 millones de documentos digitalizados y puede servir de referente para los
organismos en sus procesos de implantacin de la digitalizacin garantizada. La digitalizacin se realiza a resolucin mnima 200x200. El proceso ofrece la garanta de autenticidad, integridad y no manipulacin posterior mediante la generacin de un sello
electrnico automtico que se archiva con el documento (segn resolucin de 16-4
de 2004 D.G. AEAT).
De los documentos registrados en papel, se genera una cartula con un cdigo de barras que se adjunta al documento escaneado. Los datos registrales pasan a un mdulo
auxiliar (registro auxiliar sin imgenes) el repositorio de objetos digitales AODIT. La
cartula asociada al documento garantiza la indexacin inmediata pues, desde el momento de la captura, mediante el cdigo de barras. Tambin permite que el proceso
de digitalizacin se realice en cualquier paso del proceso, bien en la oficina de registro,
en las oficinas gestoras o en un centro de digitalizacin

Contextualizacin de los documentos


Todo documento deber estar convenientemente identificado y tener asociada la
informacin adicional que permita su contextualizacin y entendimiento, tanto durante el trmite, como una vez acabado el mismo, y durante todo el tiempo que deba
conservarse. Esta informacin adicional se conoce como metadatos. La definicin del
modelo de metadatos y el establecimiento de cmo se asignan los metadatos y en qu
aplicaciones van a gestionarse es una de las claves de una buena gestin de los documentos electrnicos. Uno de los puntos a abordar es el desarrollo de esquemas de
metadatos que proveen de reglas respecto a la sintaxis, semntica y obligatoriedad de
los distintos metadatos.
Los tipos de metadatos que contextualizan los documentos son de distintos
tipos:
Metadatos sobre el propio documento: el ttulo, fecha en que se crea, cul es
su formato, etc.
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Metadatos sobre el proceso de trabajo o trmite donde participa: procedimiento, nmero de expediente, pasos y acciones, fecha de entrada etc.
Metadatos sobre los agentes que intervienen: interesado, autor del documento, aprobador, etc.
Metadatos sobre la legislacin o contexto legal en que se produce el documento: leyes, rdenes o procedimientos vigentes, etc.

Adems de estos metadatos pueden existir otros sobre la propia gestin de los documentos: cundo y cmo se digitaliz, en qu momento se transform, cundo se
transfiere a un repositorio, etc.; o incluso sobre cundo est previsto que alguna accin suceda.
Los metadatos mnimos asociados y las polticas de firma asociadas a los documentos electrnicos se recogern en el Esquema Nacional de Interoperabilidad.
Hay que tratar explotar al mximo las posibilidades de automatizacin de la captura de metadatos, evitando cumplimentar manual los mismo y evitar la duplicacin
de datos que se encuentran en otras aplicaciones corporativas. La existencia de tipologas, serie o estructuras preestablecidas en las que los documentos de una organizacin puedan ser clasificados, supone facilitar en gran medida dicho trabajo y su
posterior gestin.
Caso de referencia: BDE
El Banco de Espaa emprendi, en el ao 2003, un proyecto de implantacin de gestin documental corporativa considerado como un elemento clave para mejorar la
eficiencia del trabajo interno de la organizacin. Se procedi a un anlisis en profundidad de la situacin documental de las reas seleccionadas para el proyecto inicial, y
a la construccin de un mapa documental que identificaba los documentos, sus caractersticas, estableca el sistema de clasificacin, as como los atributos y requerimientos
funcionales que se deban trasladar a las aplicaciones que daban soporte a la gestin
documental. El repositorio documental comn se articula segn el sistema de clasificacin funcional, que desciende desde las funciones de la organizacin hasta la definicin de los expedientes y series documentales. Este sistema permite la herencia de los
atributos desde las clases superiores hasta el nivel de documento, lo que en la prctica
evita trabajo de catalogacin de documentos, puesto que stos se incorporan dentro
de su clase correspondiente (expediente/funcin a la que pertenecen). La implantacin de la gestin documental ha supuesto un gran esfuerzo de gestin del cambio y
atencin a los usuarios. Tras la aprobacin de la Ley 11/2007 se ha producido una reorientacin del proyecto hacia la adaptacin del Banco a la Administracin electrnica, siendo la experiencia adquirida una base slida para lograr la adaptacin en los
plazos establecidos
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Tramitacin con documentos electrnicos


Una vez que entran los documentos a travs del registro, en el mundo en papel,
stos se trasladan fsicamente a la unidad encargada de su tramitacin o resolucin.
En el mundo electrnico este traslado no es fsico y debe organizarse para que las unidades gestoras tengan conocimiento de la llegada de un nuevo documento.
Las cuestiones a tener en cuenta son: el repositorio donde almacenar los documentos electrnicos y la forma en que se alertar a las personas responsables. En todo
caso cualquier opcin debe garantizar la seguridad e integridad de los documentos.
Es esencial trabajar con el concepto de documento u objeto nico identificando
unvocamente el documento y evitando realizar copias electrnicas del mismo. Uno
de los elementos a considerar es cuando el documento de solicitud se desmaterializa
como datos en una BD, en este caso debe tenerse en cuenta que el documento original no existe a la hora de dar una copia al ciudadano. Es por ello que la gestin
documental se convierte en un elemento clave de los proyectos de Administracin
electrnica.
La Ley 11/2007, en el Captulo IV art 29 consagra la validez del documento administrativo electrnico, y esto es lo que realmente hace posible que las Administraciones abandonen el soporte papel, o en su caso ste se convierta en copia de los
originales que son creados, firmados, gestionados y archivados de forma electrnica.
El soporte en papel queda residualmente para realizar copia de originales emitidos
por medios electrnicos, mientras que el documento electrnico administrativo tiene
plena validez jurdica.
Un caso a considerar son las transmisiones de datos entre organismos o administraciones. Estos documentos, tambin deben ser almacenados pudiendo optarse por
hacer una conversin en el momento de la recepcin (por ejemplo a PDF A) y gestionarlos como objetos documentales, o gestionar los ficheros XML.
Las administracin tambin puede realizar copia electrnica de documentos
originales en papel por ella emitidos que tendrn la consideracin de copias autnticas siempre que se cumplan los requerimientos y actuaciones previstas en el artculo
46 de la Ley 30/1992, de Rgimen Jurdico de las administraciones Pblicas y del
Procedimiento Administrativo Comn (se compruebe su autenticidad y sean emitidas por los rganos competentes).
Trabajar internamente con los documentos electrnicos significar:
Impulsar a las Administraciones hacia una adopcin real del documento electrnico, respaldando su validez a todos los efectos, mediante la adopcin de
los medios de autenticacin ms adecuados en cada caso y eliminando, en lo
posible, los flujos paralelos en papel.
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Contar con los instrumentos que permiten un adecuado tratamiento de los


expedientes electrnicos y de los documentos que los componen.
Contar con las infraestructuras y herramientas tecnolgicas adecuadas para la
gestin de los documentos durante y despus de su tramitacin, y el archivo
y conservacin de dichos documentos con las garantas exigidas por la Ley.
Implantar dentro de los organismos los mecanismos organizativos y de gestin del cambio necesarios para que el personal al servicio de la Administracin adopte la nueva forma de trabajo, implantar reglas y formar a las
personas.
Definir la tipologa documental, los cuadros de clasificacin, las tablas de valoracin y los calendarios de conservacin.

Acceso del ciudadano a expedientes y documentos electrnicos.


Para facilitar el derecho de acceso a los documentos y expediente electrnicos, la
LAECSP define los puntos de acceso. Los puntos de acceso electrnico, son sedes
electrnicas creadas y gestionadas por los departamentos y organismos pblicos, disponibles para los ciudadanos a travs de redes de comunicacin y en las cuales se pueden consultar el estado de la tramitacin y los documentos del expediente.
Se pueden distinguir tres grandes bloques de documentos, con distintos requisitos de acceso a los mismos por parte de los ciudadanos a travs de las sedes electrnicas u otros puntos de acceso:
a)

Documentos administrativos de carcter informativo a los se accede libremente sin


necesidad de identificacin.

b)

Documentos administrativos derivados de expedientes, a los que se podr acceder


durante el trmite y despus del mismo, cuando sea el interesado o este autorizado.
En este caso debe ser identificado.

c)

Documentos proporcionados que estn en los archivos administrativos en soporte


electrnico y a los que se pueda acceder telemticamente para comprobar la autenticidad de los mismos, generalmente a travs de un cdigo de identificacin.

Los ciudadanos tambin pueden obtener copias de los documentos, y las Administraciones pueden generarlas para distintos propsitos.
Las copias electrnicas de documentos electrnicos emitidos por las Administraciones Pblicas o presentados por el ciudadano que, por ser idnticas al documento electrnico original, no comportan cambio de formato y contenido, tendrn
la consideracin de copia autntica con la misma eficacia jurdica que el documento
electrnico original. La administracin debe instrumentar los mecanismos necesarios para facilitarlo de forma integrada y, cuando sea posible, asociada al expediente
virtual.
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Aquellas que no sean idnticas al documento electrnico original debern incluir


dicha circunstancia en los metadatos asociados a la copia definidos en el ENI y estar
legitimadas por la firma electrnica conforme los sistemas recogidos en los artculos
18 y 19 de la LAECSP. Este es el caso de algunos formularios normalizados cuyos
datos estn en BD y no es posible obtener copia de los mismos en el mismo formato
en que fueron presentados.
Las copias en papel de originales electrnicos cuyo autor sean las Administraciones Pblicas, tendrn la consideracin de copias autnticas siempre que incluyan los
sistemas la firma electrnica o cdigos de verificacin recogidos en los artculos 18.1 y 19
de la LAECSP, que permitan cotejar su autenticidad mediante el acceso a los archivos
electrnicos de la Administracin Pblica, rgano o entidad emisora.
La firma electrnica en pantalla se puede representa de la siguiente manera:

Visor de firma electrnica para el ciudadano.


En el Portal 060 y en el del Ministerio de Industria, Turismo y Comercio se ofrecer a los ciudadanos y a las distintas entidades pblicas un portafirmas electrnico con los formatos de firma admitidos en la Administracin pblica estatal. Estos
portafirmas permitirn la representacin visual normalizada de la firma electrnica
adoptada.
El expediente electrnico
La utilizacin de las tecnologas de la informacin y la comunicacin pueden incitar a prescindir del expediente administrativo en tanto que aparece la dispersin fsica y desmaterializacin de los documentos que tradicionalmente lo han integrado.
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Caso de referencia: CSV en la AEAT


La AEAT es un organismo de referencia en cuanto al empleo de la firma electrnica.
Utilizan para la mayora de sus documentos internos un Cdigo Seguro de Verificacin CSV. Las aplicaciones que trabajan con documentos que requieren firma invocan el sistema de gestin de firmantes. Previamente, el documento ha sido diseado y
se han definido los posibles cargos firmantes.
Todos los documentos generados por la AEAT irn firmados electrnicamente mediante un Cdigo Seguro de Verificacin que se imprimir en la primera hoja de cada
uno de ellos. Este Cdigo seguro de Verificacin garantiza, mediante cotejo en la sede
electrnica de la AEAT, la autenticidad de los documentos. (Art. 18.1. b LAECSP).
Cuando los documentos se deben remitir a organismos externos o a los tribunales,
se firman por la Agencia con firma electrnica avanzada.

La LAECSP establece el concepto de exp. electrnico en el art. 32, como el con-

junto de documentos electrnicos correspondientes a un procedimiento administrativo, cualquiera que sea el tipo de informacin que contengan. Lo que significa

que el expediente administrativo est vinculado al procedimiento y que puede estar


constituido por documentos de muy diversas caractersticas:
objetos tales como los conceptualizamos en el mundo en papel PDF, Word,
etc.
datos estructurados: en bases de datos, en formato xml
informaciones asociadas a los documentos: datos o metadatos, firmas, sellos
de tiempo, registros de transmisin
documentos electrnicos grficos, audiovisuales, sonoros
diligencias relativas a la presentacin de pruebas en soporte electrnico

La formacin y gestin de los expedientes electrnicos, la relacin entre las aplicaciones que permiten la tramitacin por medios informticos y los documentos asociados al trmite son elementos claves para hacer posible la adaptacin a la Ley.
En el mismo art. 32 se recoge la necesidad del foliado de los expedientes electrnicos mediante un ndice electrnico, firmado por la Administracin, rgano o entidad actuante, segn proceda. Este ndice garantizar la integridad del expediente electrnico y
permitir su recuperacin siempre que sea preciso, siendo admisible que un mismo documento forme parte de distintos expedientes electrnicos.
Por otro lado, la remisin de expedientes podr ser sustituida a todos los efectos legales por la puesta a disposicin del expediente electrnico, teniendo el interesado derecho a
obtener copia del mismo.
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Inmediatamente se ve la necesidad de normalizar y estandarizar la formacin y


transmisin del expediente para posibilitar el entendimiento entre aplicaciones o al
ciudadano.
Los elementos a definir para la transmisin ser: la formacin del expediente a
partir de los diferentes documentos que lo componen, la creacin del ndice, la firma
del ndice y la visualizacin).
Formacin de expedientes electrnicos
En el mundo en papel el expediente es una carpeta identificada que es el contenedor de todos los documentos del trmite. En un entorno electrnico, el acto equivalente a la apertura de la carpeta, ser asignar los metadatos correspondientes al
expediente, y poder asociar con vnculos indisolubles los distintos documentos electrnicos a este expediente.
Hay diferentes formas de establecer los vnculos entre los documentos que forman parte de un expediente, pero el resultado tiene que permitir la consulta de estas
agrupaciones y la seguridad de que una vez cerrado un expediente nadie puede incluir un nuevo documento en el mismo.
La asignacin de un documento a su expediente en el momento de su incorporacin puede permitir minimizar los metadatos que deben capturarse manualmente
mediante tcnicas de herencia de metadatos. Esta prctica incluye establecer un
mecanismo de apertura y cierre de expedientes.
Tambin puede plantearse la generacin de los expedientes electrnicos a la finalizacin del trmite, pero exige que los documentos estn previamente identificados
o catalogados.
Debe ser considerado la remisin del expediente tanto entre administraciones
como al ciudadano. A este respecto la LAECSP contempla la sustitucin de la remisin del expedientes por la puesta a disposicin del expediente electrnico, con todos
los efectos legales. Por ello es necesario estandarizar la formacin del expediente y la
incorporacin del concepto de foliado (art. 32 LAECSP).
El foliado queda garantizado a travs de la concatenacin ordenada de las huellas digitales y cdigos electrnicos de los documentos electrnicos que componen
el expediente.
Una vez cerrado un exp-electrnico ya no se puede alterar. Si hay que hacer modificaciones se genera un nuevo exp-electrnico y el cerrado se incluye como subexpediente.

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Salida de documentos y notificaciones


En el proceso de resolucin las Administraciones Pblicas emiten hacia los interesados documentos que actualmente son comunicados por diversas vas. La mayora de resoluciones se envan como notificacin postal con una carta certificada con
acuse de recibo y doble entrega. La LRJAP en el art. 59 exige la notificacin administrativa se haga por un medio que permita tener constancia de la recepcin por el interesado o su representante, as como de la fecha, la identidad y el contenido del acto
notificado.
Caso de referencia
El proyecto de remisin de expediente de la AEAT contempla la generacin de un ndice Electrnico firmado por la administracin actuante. Este ndice garantizar la integridad del expediente y permitir su recuperacin. Antes de la puesta a disposicin de
un Expediente Electrnico, se genera un ndice electrnico que garantice el foliado y se
incluya en la puesta a disposicin. Este ndice es el primer documento del Expediente
Electrnico y debe contener la relacin ordenada de documentos incluidos en la puesta
de manifiesto. El foliado queda garantizado por la concatenacin ordenada de huellas y
cdigos electrnicos de los documentos que componen el expediente electrnico que se
pone a disposicin. Para todos los documentos se incluir una descripcin y el cdigo
electrnico mediante el que se facilite el cotejo en la sede electrnica del proveedor.
Al objeto de garantizar el acceso al contenido de los documentos del expediente electrnico, todos los documentos que lo compongan estarn en un formato estndar de larga
duracin que sea accesible mediante un navegador web (formato PDF-A conforme con
ISO19005).
El proceso de remisin telemtica (puesta a disposicin telemtica) de un expediente
electrnico se llevar a cabo en 4 fase: aviso, recuperacin del ndice, recuperacin de
todos los documentos y acuse de recibo.
Todo documento remitido mediante un expediente electrnico tiene que poder ser cotejado en la sede electrnica del proveedor para garantizar su autenticidad frente a terceros interesados en el expediente

Desde la perspectiva del procedimiento electrnico, estos documentos se generan y almacenan en los procesos internos en soporte electrnico, parece lgico que
la remisin de estas notificaciones se haga tambin por medios electrnicos y en este
soporte. El registro de salida se plantea en los mismos trminos que el registro de entrada: proporcionar un nmero de registro de salida y anotar el asiento registral correspondiente que acredita la salida del documento electrnico.

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Respecto al proceso de notificacin, el RD 209/2003 en el art. 12 recoge la posibilidad de realizar la notificacin utilizando medios telemticos y en el mismo RD
y el art. 28. 1 de la LAECSP establece que: se requerir que el interesado haya sealado dicho medio como preferente o consentido sus utilizacin
La voluntariedad de la notificacin 6 por va electrnica significa en la prctica
que las Administraciones seguirn empleando diversos medios de notificacin en
funcin de los requerimientos del procedimiento y que el consentimiento del ciudadano deber estar documentado. La Ley tambin contempla la notificacin por comparecencia, el acceso electrnico por los interesados al contenido de las actuaciones
administrativas correspondientes, siempre que quede constancia de dichos acceso.
Desde el punto de vista de la gestin documental, los documentos de notificacin
sern tratados como documentos administrativos, y los acuses de recibo, o la publicacin, debern quedar incluidos vinculados- a sus expedientes electrnicos.
En las comunicaciones y notificaciones de procedimientos que se desarrollen ntegramente por medios electrnicos y que se caractericen por su volumen, nmero
y regularidad, entre organismos de la Administracin General de Estado aplicar lo
dispuesto por el artculo 7.3. R.D. 263/1996 que otorga carcter preferente a las comunicaciones va electrnica.

6. Para notificar a los ciudadanos o empresas, se aplica el RD 209/2003 y la OR 1551/2003 que determina los requisitos de autenticidad, integridad, disponibilidad y confidencialidad de los dispositivos
y aplicaciones de registro y notificacin, as como los protocolos y criterios tcnicos a los que deben
sujetarse.

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Caso de referencia: Servicio de Notificaciones Telemticas Seguras,


El Servicio de Notificaciones Telemticas Seguras, desarrollado en colaboracin
por el MAP y Correos, es un servicio que permite a ciudadanos y empresas recibir de forma alternativa por va telemtica las notificaciones administrativas que
actualmente reciben en papel. El Servicio de Notificaciones Telemticas Seguras
(SNTS), est operativo desde el 4 de octubre de 2003.
El servicio sustituye la tradicional manera de recibir las notificaciones administrativas va correo postal y en papel, por la va Internet y en electrnico, permitiendo
recogerla a cualquier hora y en cualquier lugar de forma segura y confidencial. Se
trata de un paso ms en la modernizacin de la Administracin.
Proporciona a cada ciudadano o empresa una Direccin Electrnica nica (DEU)
en la que recibir todas las notificaciones y comunicaciones de las administraciones
pblicas. Esta DEU se asocia con un nico buzn en el que podr recibir todas
las notificaciones y comunicaciones de la Administracin, de manera confidencial y segura reciben las notificaciones o comunicaciones. Las notificaciones recibidas por este servicio tienen el mismo valor jurdico que las recibidas por correo
postal. Para el ciudadano o empresa la suscripcin a este servicio es voluntaria y
tiene carcter gratuito. Los organismos de la administracin que emitan notificaciones y comunicaciones pueden hacerlo electrnicamente integrndose en el servicio cumpliendo los protocolos especificados. Tal y como se recoge en la LEY
30/1992 de procedimiento administrativo y en LEY 11/2007, de 22 de junio, de
acceso electrnico de los ciudadanos a los Servicios Pblicos, los ciudadanos tienen el derecho a elegir el lugar de notificacin, incluida su DEU (direccin electrnica nica).
www.notificaciones.administracion.es
Conservar los documentos con garantas
El archivo electrnico
La Gua para la Gestin Archivstica de documentos electrnicos del Consejo Internacional de Archivos define documento archivstico como: ...una informacin registrada que se produce o recibe en el marco de la gestin de una actividad institucional o
personal y que engloba el contenido, el contexto y la estructura, sirviendo de prueba a la
actividad que le ha dado origen.
No todos los documentos electrnicos producidos en el seno de las organizaciones pueden ser considerados como documentos archivsticos. La LAECSP, en el
art 31, concibe el archivo electrnico, por un lado, para almacenar los documentos
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originados o convertidos a soporte electrnico, evitando el almacenamiento en formato papel y por otro, para la conservacin de los documentos que servirn como
prueba. La conservacin es esencial para la defensa de los intereses de los ciudadanos a largo plazo. La Ley, adems, insta tener en cuenta la seguridad de acceso y de
conservacin.
Conservacin
La Conservacin se define como los procesos y operaciones que, realizados para
garantizar la permanencia intelectual y tcnica de documentos autnticos a lo largo
del tiempo (UNE_ISO 15489-1 punto 3).
La conservacin de la documentacin administrativa es una obligacin de las Administraciones, siendo esencial para el ulterior control de las actuaciones administrativas, la garanta de los derechos de los ciudadanos contenidos en los mismos, y la
preservacin del patrimonio documental. Para archivar los documentos electrnicos
necesitaremos espacios de archivo electrnico o espacios de almacenamiento electrnico que permitan garantizar la seguridad, el acceso, la disponibilidad y la conservacin de dichos documentos.
En papel que tiene el archivo en la conservacin del los documentos electrnicos
difiere el algunos aspectos del actual pero no en otros.
Uno de estos aspectos a tener en cuenta es la obsolescencia de las tecnologas
con las que se gestionan los datos y documentos y que puede hacer necesario un cambio de formato.
Otro es el de la conservacin de la firma.
Otro de los aspectos es que, en el entorno electrnico, no es necesario mover
el expediente o documento desde el almacenamiento de gestin, al archivo
central y al intermedio. La misma funcin se realiza sin ms que cambiar la
propiedad y los permisos de acceso.

Las condiciones que se debern dar para considerar una firma electrnica longeva
son las siguientes:
1. En primer lugar, deber verificarse la firma electrnica, validando la integridad de
la firma, el cumplimiento de los estndares XAdES y CAdES, y las referencias.
2. Deber realizarse un proceso de completado de la firma electrnica, consistente
en lo siguiente:

a. Obtener las referencias a los certificados, as como almacenar los certificados


del firmante.
b. Obtener las referencias a las informaciones de estado de los certificados, como
las listas de revocacin de certificados (CRLs) o las respuestas OCSP, as como
almacenarlas.
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3. Al menos, deben sellarse las referencias a los certificados y a las informaciones de


estado.
Para el tercer punto existen distintos modelos a adoptar dependiendo de las necesidades e infraestructura informtica de cada organismo:
mantener diferentes repositorios para la gestin que para la conservacin de
los documentos o
mantener un repositorio nico con distintos niveles de almacenamiento (online, near-line, off-line).

Dicho de otro modo arbitrar, para la conservacin a largo plazo de los documentos, mecanismos para la transferencia fsica de la documentacin y evidencias
electrnicas a repositorios gestionados por las autoridades archivsticas, que son los
responsables en ltima instancia de la custodia, o a proveedores confiables de esos
servicios. O no transferir los documentos a repositorios, sino proveer de servicios de
control aplicables a diferentes repositorios distribuidos.
La conservacin de los documentos hay que preverla desde el momento de su incorporacin a los sistemas que gestionan los mismos lo que en la prctica, significa
establecer una estrategia de conservacin de los documentos electrnicos: medidas
organizativas y tcnicas para la conservacin de la informacin realizada de forma rigurosa y proporcionada a los riesgos. Una de estas estrategias debe basarse en utilizar
normas y estndares, disponibles pblicamente, de derecho y especificaciones pblicas libres de royalties y patentes.
No toda la documentacin que se genera tiene el mismo valor a largo plazo por
ello hay que realizar el anlisis y valoracin de la documentacin segn los requerimientos establecidos (R. D. 1164/2002, de 8 de noviembre) y establecer una poltica
de conservacin y migracin respecto a los documentos electrnicos, asignando las
responsabilidades sobre la misma.
Existe tambin la necesidad de mantener el valor probatorio de los documentos,
o lo que tambin se denomina como el mantenimiento de las evidencias electrnicas.
Este valor probatorio deber poder ser demostrado en los tribunales cuando estos lo
requieran. Los riesgos de que esto suceda son muy distintos segn los tipos de documentos y esto puede determinar distintos tipos o estrategias de conservacin o medios de prueba.
Dentro de la Comisin permanente del Consejo Superior de la Administracin
Electrnica, el grupo de trabajo interministerial sobre sistemas de identificacin y autenticacin, trabaja en el anlisis sobre la conservacin en el tiempo de documentos
firmados electrnicamente basado en la experiencia de la IGAE (Inspeccin General
de la Administracin del Estado), respecto de los documentos administrativos. Para
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proteger la firma de la obsolescencia de los algoritmos se plantea la realizacin de uno


de los siguientes procesos de forma indistinta:
las plataformas de firma electrnica adoptadas en el mbito de la Administracin pblica estatal debern disponer de mecanismos de resellado, para
aadir, de forma peridica, un sello de fecha y hora de archivo con un algoritmo ms resistente.
almacenar la firma electrnica en un depsito seguro, con garanta de la fecha
en que entr la firma electrnica y proteccin contra falsificaciones.

Conversiones y migraciones
Teniendo en cuenta la obsolescencia tanto los sistemas informticos como los soportes electrnicos las organizaciones deben establecer mtodos de migracin o conversin que aseguren autenticidad e integridad de la informacin, con objeto de
conservar los documentos a largo plazo.
Conversin y migracin a veces se utilizan como sinnimos siendo diferentes:
La migracin es el proceso que permite que unos determinados datos o documentos electrnicos sean volcados a otros soportes o aplicaciones de forma
que sigan estando disponibles.
La conversin es el proceso de cambio de formato para evitar la obsolescencia y la no dependencia de la tecnologa de creacin.

Las tendencias actualmente ms aplicadas son:


a)

Para documentos electrnicos: crear transformaciones o presentaciones de los formatos propietarios originales de los documentos. Por la gratuidad del software de
acceso y la poltica de muchas empresas del sector de hacer abiertos sus formatos y
convertirlos en normas ISO, el formato PDF(A) (ISO 19005), especialmente pensado para conservacin a largo plazo, se ha convertido en uno de los ms usados
en las estrategias de conservacin. El PDF(A) elimina toda dependencia tecnolgica de elementos externos, por lo tanto, puede ser ledo fuera del contexto que
lo produce. Sin embargo, el PDF(A) no alcanza a resolver la problemtica de documentos complejos como por ejemplo de los planos. En cualquier caso, la ventaja del uso de formatos abiertos (ISO 32000 PDF, ISO 26300 ODF, ISO 24517
PDF(E) ) es que, al estar publicadas sus especificaciones, cualquiera puede generar una aplicacin que sea capaz de leerlos.

b)

Para datos en aplicaciones: son una referencia los ficheros XML que puedan gestionarse fuera de la aplicacin originaria cuando se necesiten. Esta aproximacin
tambin puede utilizarse para los metadatos que deben acompaar a cada documento.

Los nuevos documentos obtenidos tras un proceso de conversin perfectamente


controlado, sern copias autnticas de los mismos y su valor probatorio podr ser
demostrado con la documentacin y registros obtenidos del proceso de conversin.
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A estos objetos digitales se puede aplicar una huella digital a incorporar en el repositorio, que podr ser realizada con el sello electrnico de la organizacin, u otro
sistema de firma electrnica. Hay que tener en cuenta que lo que autentica esta huella son las conversiones, pero no el contenido, ni las firmas que acompaaban a la
fuente original.
En el curso de un proceso cualquier juez podr pedir las pruebas de cmo se ha
realizado la conversin de ste documento o incluso nombrar a un forense que lo
compruebe.
As como en la LAECSP se determina la posibilidad de destruir los originales en
formato papel que han sido transformados a formatos electrnicos, no existe una directriz clara en las conversiones de formatos electrnicos a otros formatos, por lo que
las Administraciones debern decidir sobre la conservacin de estos formatos electrnicos originales de documentos electrnicos.

Caso de referencia: i-Arxiu


El proyecto I-ARXIU, es una plataforma tcnica de base que tiene como objetivo
proporcionar el servicio de archivo electrnico que CATCert ofrecer a las Administraciones Pblicas catalanas (autonmica y local), para preservar los documentos
electrnicos a largo plazo, adems de garantizar la autenticidad e integridad de sus
contenidos, as como la accesibilidad, disponibilidad y legalidad, ms all de la obsolescencia tecnolgica.
El enfoque del proyecto parte de la necesidad de dar una respuesta a la preservacin segura de documentos electrnicos firmados. CATCert, en coordinacin con el Grupo
de Innovacin Tecnolgica de la Subdireccin General de Archivos de la Generalitat
de Catalua, ha trabajado en la definicin de un marco normativo que regule la preservacin digital y en la estandarizacin de este modelo de archivo digital de documentos.
Esta plataforma permitir a las Administraciones Pblicas depositar cualquier objeto
digital y CATCert les garantizar que el soporte no ser ningn problema para su recuperacin. De este modo, CATCert les permitir afrontar al reto de preservar para el
futuro, la informacin que genera o recibe en formato electrnico, en el ejercicio de
sus funciones y actividades.
Actualmente el proyecto i-Arxiu se integra en una pieza ms de las actuaciones del
Consorci de la Administraci Oberta de Catalunya. Se plantea el objetivo de que sea
el modelo de servicio de archivo electrnico para las Administraciones Pblicas catalanas. I-ARXIU prestar adems servicios especializados orientados al desarrollo de
estrategias de preservacin, servicios de visualizacin asociados a un registro de formatos, y servicios de evidencia electrnico y forense/peritaje.

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Sistemas de Evaluacin y Herramientas de


Mejora en la Gestin de Archivos
Eva Merino Flecha
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Sistemas de Evaluacin y Herramientas de


Mejora en la Gestin de Archivos
Eva Merino Flecha

Archivo Histrico Provincial de Len

Introduccin
La tendencia natural del ser humano a la mejora, ha implicado que las sociedades
hayan adoptado modelos de referencia. Los trminos calidad, calidad total o excelencia aparecen a partir del segundo tercio del siglo XX, intentar hacer las cosas bien
es una aptitud propia e inherente al ser humano.
Respecto a las metodologas y modelos que desarrollan prcticas de mejora y proporcionan herramientas de gestin, se ha escrito mucha literatura. Lo cierto es que
existen corrientes diversas y tendencias, en algunos casos encontradas, utilizadas y
manipuladas por sectores que se han nutrido de ellas, aprovechando las crisis econmicas.
Como todas las modas y corrientes, estas metodologas, proporcionan herramientas que en algunos casos facilitan la deteccin, correccin y planificacin de la gestin y en otros, no.
La Administracin y por tanto, los archivos pblicos, estn incorporando estas
formas de trabajo despus de que la empresa privada hubiera experimentado sobradamente con el ensayo-error; lo cual nos ha proporcionado una experiencia no adquirida, pero si aprendida.
El desarrollo de sistemas de gestin de calidad y posteriormente modelos de excelencia que intentan integrar no slo los mbitos del cliente y la prestacin del
servicio/producto, sino tambin los mbitos humanistas y sociales han supuesto
un cambio de orientacin a la hora de implantar metodologas de mejora. En la
primera mitad del SXX, se desarrollaron sistemas que relacionaban la calidad con
que el producto se elaborase teniendo en cuenta especificaciones tcnicas que previamente se haban pautado. Estos sistemas evolucionan cuando comienzan a tenerse en cuenta las expectativas del cliente, es decir, el producto cumple con unas
especificaciones que el propio cliente demanda. Posteriormente integran no slo

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las empresas del mbito privado relacionadas con la produccin de bienes, sino
con la prestacin de servicios.
Los modelos integrales de excelencia aparecen en los aos cincuenta y asumen el
carcter humanista que ya en esas fechas demandaban los crticos de las metodologas de mejora a partir de los aos ochenta. Posteriormente, con las revisiones que se
han realizado en los aos 90 se han tenido en cuenta otras tendencias tales como la
proteccin medioambiental, las iniciativas en relacin con colectivos desfavorecidos
y la responsabilidad social corporativa.
Los modelos de excelencia:
Existen multitud de modelos y herramientas de mejora. La adopcin de cualquiera de ellos depende de la poltica estratgica de la organizacin que la desarrolle,
sin embargo, a nivel mundial en relacin con su utilizacin pueden destacarse cuatro:
1. El Modelo del Premio Deming de Japn, creado en 1951.
2. El Modelo Malcolm Baldrige, premio nacional de los Estados Unidos que se
public en 1986.
3. El Modelo EFQM de Excelencia que a partir de 1991 supone la base del
Premio Europeo a la Calidad.
4. El Modelo Iberoamericano de Excelencia, creado en 1999. Deriva del Modelo
EFQM y sienta las bases del Premio Iberoamericano a la Excelencia.

Entre los modelos integrales de excelencia (Europeo, Iberoamericano, etc.) existen muy pocas variaciones, relacionadas ms directamente con los sistemas de ponderacin que con el elemento que se pondera.
La sistemtica es la misma y los principios fundamentales en los que se basa estn
directamente relacionados.
La Junta de Castilla y Len asumi como referente el Modelo de Excelencia desarrollado por la Fundacin Europea para la Gestin de calidad1. Este Modelo comprende nueve criterios con los cuales una organizacin puede autoevaluar su gestin
de forma integral. Cinco de ellos son los criterios agentes: liderazgo, poltica y estrategia, personas, alianzas y recursos y procesos. Estos criterios inciden directamente
en los resultados que se consiguen en la organizacin, quedando reflejados en los
cuatro ltimos criterios del Modelo: resultados en los clientes, resultados en las personas, resultados en la sociedad y resultados clave.

1. European Foundation for Quality Management.

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Todos ellos se subdividen en un total de 32 subcriterios que englobanlas reas de


actuacin. La finalidad de este Modelo es la autoevaluacin, es decir, realizar un diagnstico que posicione a la organizacin de forma que pueda compararse con otros
iguales. A la hora de realizarla deben trabajarse todos los criterios y subcriterios. Estos
subcriterios se dividen a su vez en reas de actuacin que no tienen carcter obligatorio sino que orientan al archivo que realiza la autoevaluacin en la lnea en la que
debe situar el criterio. Pueden adaptarse en funcin de sus necesidades y su sistemtica de trabajo2.
El Modelo EFQM no es un modelo de gestin; sino una herramienta de diagnstico. Es decir, permite establecer la posicin en la que se encuentra la organizacin que lo utiliza; a travs de la deteccin de reas de mejora. El Modelo nos lleva
hasta ese punto, nada ms. Los planes de mejora que se elaboren para conseguir que
esas reas se conviertan en puntos fuertes no estn reflejados en el propio modelo.
Ahora bien, la dinmica que el Club de Excelencia en la Gestin a travs de la Fundacin Europea ha establecido para conseguir la certificacin con los Sellos de Excelencia, implica la realizacin y seguimiento de los planes de mejora elaborados en
base a las reas detectadas en la autoevaluacin. Este sistema, al contrario de otros
que se basan en la deteccin de reas de mejora o no conformidades a travs de auditoras externas,3 es interno. El Modelo plantea que quien mejor conoce la organizacin, son las personas que trabajan en ella; por tanto, son quienes pueden detectar
reas de mejora para orientar la estrategia y la planificacin.
Uno de los grandes problemas con los que nos encontramos los profesionales que
trabajamos en la Administracin, es la falta de planificacin y coordinacin. La nica
planificacin que se nos exige est relacionada con el ejercicio presupuestario y el
gasto pblico. La ejecucin de dicho presupuesto es valorada positivamente en funcin del porcentaje ejecutado, no de las mejoras introducidas en su ejecucin. No se
nos pide ser eficientes, sino slo eficaces.
El esquema lgico reder:
Introducir en la gestin del archivo un Modelo de Excelencia, implica desarrollar
una planificacin teniendo como referencia un esquema lgico. REDER es el mtodo de puntuacin introducido por la EFQM en 1999.El Modelo EFQM utiliza el
esquema REDER4. Se basa en el ciclo PDCA5 de Deming.
2. MERINO FLECHA, EVA: Manual para la implantacin de un sistema de gestin de calidad en un
archivo. Junta de Castilla y Len, Valladolid, 2006
3. UNE-EN-ISO: 9001:2008
4. Acrnimo que procede de las palabras: Resultados, enfoque, despliegue, evaluacin y revisin
5. Plan, do, check, act.

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El trabajo se planifica, se ejecuta, se comprueba que se est realizando tal y como


se haba diseado y se acta, en el caso en que aparezcan desviaciones no deseadas.
La innovacin que introduce REDER es la planificacin en base a los resultados.
Las normas UNE-EN-ISO de la familia 9000 desarrollaron sistemas de calidad a
travs de programas de objetivos, teniendo en cuenta simplemente los requerimientos establecidos por la organizacin que se acredita; el Modelo EFQM aparece recogiendo, a parte de los aspectos humanistas que veremos ms adelante, el trabajo a
partir de resultados. Esto implica que deben marcarse objetivos para trabajar, y planificar la gestin en base a esos objetivos que deben ser cuantificables. De esta forma
y realizando su revisin, nada se consigue por casualidad, sino gracias a la planificacin.
La lgica REDER establece una relacin directa con los resultados del archivo,
como base de la formulacin de la poltica y la estrategia. El archivo debe planificar un conjunto de enfoques diseados para lograr dichos resultados. Estos enfoques deben implantarse de forma sistemtica para que el despliegue sea estructurado.

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Finalmente la medicin que veremos ms adelante, el aprendizaje y la mejora continua se establecen en la evaluacin y revisin de forma que la gestin sea ms efectiva.
La evaluacin y revisin conlleva realizar un seguimiento de la planificacin inicial. Cuanto ms sistemtica sea esta evaluacin y revisin, ms facilitar la deteccin
de posibles desviaciones. Este seguimiento debe plantearse como una dinmica que
se contemple en la gestin diaria, pero es necesario valorar los tiempos y el esfuerzo,
as como los resultados que se consiguen con ello. En el Archivo Histrico Provincial de Len realizamos un seguimiento mensual de los indicadores del sistema y
los indicadores relacionados con los planes de mejora. Este seguimiento se efecta
con plantillas tipo:

Cada indicador cuenta con un objetivo, de forma que su seguimiento nos permite evaluar si se est consiguiendo el objetivo marcado o existe algn problema que
lo impide.

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Eva Merino Flecha

Otro de los puntos fuertes de este esquema lgico, es el aprendizaje. No


siempre se consiguen resultados ptimos, pero con el anlisis y la evaluacin
se introducen mejoras. El Modelo punta positivamente estas mejoras, son las
lecciones aprendidas.
El anlisis de un archivo o de cualquier organizacin a travs de la matriz REDER,
proporciona una visin general y en profundidad de la gestin realizada y permite
tener un conocimiento exhaustivo de la misma. Desglosa el anlisis de cada subcriterio de los agentes facilitadores en tres elementos, que pueden ser evaluados de manera
independiente, antes de combinarlos en una nica puntuacin. Por un lado la puntuacin para el enfoque, por otro para el despliegue (es decir como ejecutamos lo anteriormente planificado), y una puntuacin final para la evaluacin y revisin.
Adems son una herramienta clave a la hora de redactar una memoria para solicitar la certificacin de la Fundacin Europea para la Gestin de Calidad que se punta a travs de la matriz REDER.
El modelo EFQM se fundamenta en un esquema lgico denominado REDER.
REDER lo forman cuatro elementos:
Resultados, Enfoque, Despliegue, Evaluacin y Revisin.
Este esquema lgico establece lo que una organizacin necesita realizar:
Determinar los Resultados que quiere lograr
Planificar y desarrollar una serie de Enfoques para obtener los resultados requeridos
Desplegar los enfoques para asegurar una implantacin completa

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193

Evaluar y Revisar los enfoques y su despliegue

Enfoque
El enfoque abarca lo que una organizacin ha planificado hacer y las razones para
ello. En una organizacin considerada excelente, el enfoque estar, por una parte,
slidamente fundamentado, es decir, tendr una lgica clara, procesos bien definidos y desarrollados y una clara orientacin hacia las necesidades de todos los grupos de inters; y por otra, estar integrado, es decir, apoyar la poltica y estrategia y,
cuando as convenga, estar vinculado a otros enfoques.
Despliegue
El despliegue se ocupa de lo que hace una organizacin para desarrollar el enfoque. En una organizacin considerada excelente, el enfoque se implantar en las
reas relevantes y de un modo sistemtico.
Evaluacin y Revisin
La evaluacin se considera lo que hace una organizacin para evaluar y revisar el
enfoque y el despliegue de dicho enfoque. En una organizacin considerada excelente, el enfoque y su despliegue estarn sujetos a mediciones regulares y se realizarn
actividades de aprendizaje, emplendose el resultado de ello para identificar, establecer prioridades, planificar e implantar la mejora.
Resultados
Los resultados se ocupan de los logros alcanzados por una organizacin. En una
organizacin considerada excelente, los resultados mostrarn tendencias positivas
y/o un buen rendimiento sostenido, los objetivos sern adecuados y se alcanzarn,
y el rendimiento ser bueno comparado con el de otras organizaciones y ser consecuencia de los enfoques. Adems el mbito de aplicacin de los resultados abordar las reas relevantes.
Al realizar una evaluacin segn el modelo EFQM, los elementos Enfoque, Despliegue, Evaluacin y Revisin del esquema lgico REDER deben abordarse en cada
subcriterio del grupo Agentes Facilitadores, y el elemento Resultados debe abordarse en cada subcriterio del grupo Resultados.
s

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100% DE LAS PERSONAS DEL AHPL, TECNICOS DEL ARCHIVO (LIDERES)

Cul es mbito de aplicacin de los resultados (reas /


actividades)?
(Ambito de Aplicacin)

SIN DATOS

Cmo estamos situados en relacin con los mejores?


(Comparaciones)

Cul es la relacin causa-efecto? (Causas)

DEFINIR E IMPLANTAR UN MODELO DE LIDERAZGO

Los Objetivos son adecuados, Se estn conseguiendo los


objetivos previstos? (Objetivos)

FACILITA LA CONSECUCIN DE LA MISIN Y LA VISIN, DESARROLLANDO


LOS VALORES Y SISTEMAS NECESARIOS PARA QUE LA ORGANIZACIN
LOGRE UN XITO SOSTENIDO Y HACIENDO REALIDAD TODO ELLO
MEDIANTE SUS ACCIONES Y COMPORTAMIENTOS ACTUA COMO MODELO
DE REFERENCIA DE UNA CULTURA DE EXCELENCIA INTERACTUA CON
CLIENTES, PARTNERS Y REPRESENTANTES DE LA SOCIEDAD

SIN DATOS

ProcesoClave: GESTIN DE RR. HH. - LIDERAZGO

La tendencia es positiva de manera sostenida? (Tendencias)

REDER

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RESULTADOS

ENFOQUE

DESPL.

EVALUACIN Y REVISIN

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VER DIs

S/ PLAN IMPLANTACIN MODELO DE LIDERAZGO EN AHPL PROCESO


GESTIN DE RR.HH

Qu mtodos / procesos se utilizan? (Slidamente


fundamentado)

Cul es el grado de implantacin del enfoque (reas)?


(Implantado)

Cmo se despliega el enfoque sistemticamente?


(Sistemtico)

SE HA INTENTADO MEJORAR LA COMUNICACIN NO SOLO A TRAVES


DE LAS REUNIONES DE MEJORA. SE HA COMENZADO A DELEGAR Y A
SUPERVISAR TAREAS DEL RESTO DEL PERSONAL DEL ARCHIVO.

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Qu mejoras se estn consiguiendo sobre lo inicialmente


previsto? (Mejora)

Qu hemos aprendido y cmo lo hemos aprendido?


(Aprendizaje)

ITEM SATISFACCIN CON RESPECTO A JEFES Y SUPERIORES RESULTADOS


FEED BACK 360

DEFINICIN DE MODELO DE LIDERAZGO Y DE REVISIN Y MEJORA DE LOS


COMPORTAMIENTOS PERSONALES DE LOS LDERES
DEFINICIN DE PLANNING DE ENCUENTROS LDERES GRUPOS DE
INTERS (PLATAFORMAS DE DILOGO) PUESTA EN MARCHA
PROCESO GESTIN DE RR.HH

Cmo contribuye al Plan Estratgico del Archivo Histrico


de Len - definir? (Integrado)

Qu indicadores se utilizan para medir efectividad de


enfoque y despliegue? (Medicin)

LOS LDERES DEL AHL DESARROLLAN Y FACILITAN LA CONSECUCIN


DE LA MISIN Y LA VISIN, DESARROLLAN LOS VALORES Y SISTEMAS
NECESARIOS PARA QUE EL AHPL LOGRE UN XITO SOSTENIDO Y HACEN
REALIDAD TODO ELLO MEDIANTE SUS ACCIONES Y COMPORTAMIENTOS.
EN PERIODOS DE CAMBIO SON COHERENTES CON EL PROPSITO DEL
AHL; Y, CUANDO RESULTA NECESARIO, SON CAPACES DE REORIENTAR LA
DIRECCIN DEL ARCHIVO LOGRANDO ARRASTRAR TRAS ELLOS AL RESTO
DE TRABAJADORES.

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La gestin por procesos y la deteccin de necesidades y expectativas de clientes:


Una de las claves del Modelo es la gestin por procesos. De hecho, cuando un archivo realiza una autoevaluacin, bien sea a travs del cuestionario o del formulario,
las preguntas plantean todos los criterios estn directamente relacionadas con procesos: Tiene la organizacin definido un proceso para?. La gestin orientada a
procesos, en lugar de funciones, proporciona ventajas a la unidad que la desarrolla.
Analizar procesos implica normalizar la gestin y elaborar herramientas que plasman
por escrito qu, quin, cmo y cundo. La utilizacin de fichas de proceso en la que
se refleja las entradas, salidas, actividades, tareas, tiempos y personas implicadas proporciona al archivo un instrumento fundamental de trabajo, vlido para la mejora de
la comunicacin interna y para la acogida de nuevo personal. Implantar un sistema
de gestin por procesos del tipo UNE-EN-ISO 9001:2008 supone un gran esfuerzo
para el personal que lo realiza. La certificacin ISO se consigue a travs de auditoras
externas. La empresa certificadora comprueba que el sistema se corresponde con las
especificaciones que figuran en el Manual de Calidad y el resto de documentacin:
fichas de proceso, no conformidades, acciones correctivas y preventivas, formatos6,
etc. Durante la auditora se comprueba que el sistema se utiliza, es decir, se lleva al
da la documentacin y la gestin del mismo. Uno de los puntos que ms reticencias
conlleva a la hora de implantar este sistema es la necesidad de documentar todo aquello que se hace a travs de registros normalizados, de forma que tiene que ser posible
comprobar documentalmente todas las actividades que se realicen.
La ltima actualizacin de la norma 9001, incluye la gestin de la mejora continua, que apareca (aunque menos desarrollada) en la versin del ao 2000, ya que
exiga la revisin de los procesos y su mejora, en funcin de las necesidades. Uno de
los problemas que los crticos de esta metodologa sealan es que los requerimientos que se establecen en el sistema de calidad los determina la propia organizacin,
sin tener en cuenta las necesidades y expectativas de los clientes. En esta versin, as
como la ltima de 2008 se contempla en el apartado 7.2.3. la comunicacin con el
cliente, incluida en el mdulo E de la norma. Este apartado es excluible sin que tenga
consecuencias sobre la conformidad del mdulo. Desde el punto de vista del Modelo
Iberoamericano y el Europeo, no es posible adecuar un sistema de gestin basado
en la mejora continua sin tener en cuenta las necesidades del cliente. De este modo
si el archivo decide implantar un sistema de gestin por procesos normalizado (del
tipo ISO 9001) deber incluir entre los procesos estratgicos al menos un proceso
6. Catlogo de formatos, planes de actuacin, programa de formacin, listados de mantenimiento
preventivo y correctivo, lista de proveedores homologados, ficha de proveedor, fichas de evaluacin de
la eficacia, planes de comunicacin interna y externa, programa de objetivos, tablero de indicadores,
listado de registros

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dedicado a realizar el anlisis de las voces, en el que se tratar el anlisis de los requerimientos de los clientes/usuarios, entre otros (trabajadores, negocio, etc.).
Precisamente la orientacin a los resultados, la mejora continua y la deteccin de
las necesidades y expectativas de los clientes es la base del

La deteccin de necesidades y expectativas de clientes/usuarios, puede realizarse a


travs de varias herramientas:

Buzn de sugerencias.
Quejas y reclamaciones.
Encuestas.
Grupos focales (focus group)7.

Los grupos focales, permiten orientar las encuestas en funcin de las propias necesidades de lo usuarios. De hecho, en muchos casos los item que se incluyen en las
encuestas en las que no se tiene en cuenta la percepcin del usuario resultan poco
interesantes para ellos. Preguntar sobre que quieren que les preguntemos implica
conseguir mucha ms informacin que con las encuestas tradicionales. El Archivo
Histrico Provincial de Len utiliza esta herramienta desde el ao 2006, lo cual nos
ha permitido modificar las encuestas de satisfaccin de usuarios en funcin de sus
necesidades. Para definir la primera encuesta sobre la que trabajamos con grupos
7. Se trata de una herramienta, a partir de la cual se realiza la mejora en el diseo y contenido de los
tems de las encuestas de satisfaccin.

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focales, utilizamos la norma UNE 66 1 76: 2005 - Gua para la medicin, seguimiento y anlisis de la satisfaccin del cliente-. Con esta misma norma se elabor
una encuesta de clima laboral y ambas fueron modificadas con grupos focales. Las
encuestas a usuarios estn segmentadas en funcin del tipo de cliente (realizamos
una encuesta para usuarios que incluye al investigador y al usuario no investigador8,
por otro lado un encuesta para la Administracin y finalmente la dirigida a otros archivos que solicitan asesoramiento tcnico) y se han incluido como formatos en el
sistema de gestin. Esta divisin se corresponde adems con los procesos que se desarrollan en el Archivo, ya que todos ellos son entradas que generan la prestacin de
un servicio (salidas). Las modificaciones quedan reflejadas de manera que pueda
comprobarse su evolucin y mejora. A continuacin mostramos uno de los formatos destinados a identificar las necesidades de los archivos del sistema que dentro de
la provincia de Len solicitan asesoramiento tcnico al Archivo HistricoProvincial.

8. Ciudadanos que solicitan del archivo copias o certificaciones de documentos que necesitan para la
defensa de sus derechos.

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La informacin extrada de las encuestas se utiliza para desarrollar planes de mejora. La utilizacin de herramientas de este tipo encaja con la orientacin al cliente
que el Modelo EFQM valora, pero que las Normas ISO de la familia 9000 permiten
excluir del sistema de gestin.

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Id
Inicio

Fin

Duracin
Das
Responsable

PLAN DE ACTUACIN

Pasos de la accin

Objetivo

Trabajo
Horas

Fecha de fin

Coste

Seguimiento

Responsable

Fecha de inicio

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Teniendo en cuenta esta salvedad, las normas ISO de la familia 9000 proporcionan un conocimiento exhaustivo de la institucin que las implanta. El instrumento
de partida es el mapa de procesos. Se trata de un documento grfico en el que se reflejan todos los procesos que se realizan en el archivo y se relacionan entre si, con sus
entradas y sus salidas. Asl, por proceso segn la norma UNE EN ISO 900 1 :2008
se entiende el conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactan,
las cuales transforman elementos de entrada en resultados.

Gestionar los procesos en una institucin supone tener identificados los grupos
de inters, al igual que sus necesidades y expectativas. stos constituirn las entradas de cada uno de los procesos, que a travs del mapa se interrelacionarn, produciendo una salida. Las salidas son los servicios que se proporcionan a los clientes/
usuarios; que tienen que ver con la misin del Archivo. La misin del ARCHIVO
HISTRICO PROVINCIAL DE LEN, es la custodia y conservacin del patrimonio documental generado por la Administracin autonmica y estatal radicada
en la provincia y transferida al Archivo, ponindolo a disposicin de ciudadanos y
Administraciones. Igualmente asesorar, informar y difundir normas de actuacin entre los archivos de la provincia.
La visin del ARCHIVO HISTRICO PROVINCIAL DE LEN es prestar
a los usuarios un servicio excelente, consiguiendo una ptima conservacin de los
documentos.
Los valores del ARCHIVO HISTRICO PROVINCIAL DE LEN son:
Ser una institucin que ofrezca un servicio pblico.
Ser una institucin de excelencia en la gestin. Ser una institucin que valore
al cliente interno.
Ser una institucin que fomente la comunicacin.
Ser una institucin que valore el trabajo en equipo.

En cualquier unidad de la Administracin, la misin viene dada en parte por vla


legal o reglamentaria. Tiene que ver con el fin por el que el Archivo se cre. La visin, es la posicin en la que nos gustarla situarnos, es decir; cmo nos queremos
ver; a dnde queremos llegar. Finalmente hay que tener en cuenta los valores fundamentales a travs de los cuales el archivo quiere conseguir su visin.
"Si no sabes a donde vas cualquier camino te conduce all" Proverbio del Corn

El mapa de procesos debe ser una representacin grfica de los grupos de inters (entradas), los procesos que se desarrollan para conseguir la prestacin de servicios que nos solicitan (salidas) y qu es lo que se hace para llevarlo a cabo. Todos
estos procesos deben tener su respectiva ficha, en la que se refleje el ttulo, la misin
del proceso, las entradas, las salidas, los documentos que se relacionan, el panel IPO
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(input/output) y en su caso, si se considera necesario, el diagrama de flujo en el que


se desarrollen las tareas,haciendo referencia a quien, cmo y cuando se realiza.

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PRESENTAR EL
ARCHIVO EMPLEADO
1

INFORMAR
SOBRE EL SGC
DEL ARCHIVO

DETECTAR
DEFICIENCIAS
FORMATIVAS

ASIGNAR LUGAR
DE TRABAJO
4

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Conclusiones

Un modelo de gestin, implica mucho ms que la utilizacin de un sistema basado en el Modelo EFQM de Excelencia o las normas ISO 9000. Todas ellas son herramientas no excluyentes, sino ms bien complementarias. Los modelos de gestin
que se estn desarrollando en la actualidad incluyen numerosas herramientas y metodologas, de forma que se aprovecha el potencial de cada una de ellas aplicndolo
a un rea de gestin y direccin.
de un modelo de liderazgo, que se evala a travs del FeeAs el establecimiento
9
back 360 permite crear una cultura y unas pautas conocidas por todos a la hora de
ejercerlo. Evidentemente, este ejercicio siempre conllevar una impronta subjetiva,
pero establecer unas lineas generales favorece la comunicacin y el desarrollo de las
personas que ejercen el liderazgo. Por otro lado la obtencin de informacin para elaborar planes de mejora a travs de metodologas objetivas (encuestas, sugerencias, reclamaciones, focus group). En este sentido, las autoevaluaciones permiten conocer
nuestra posicin y detectar a su vez reas de mejora. Adems su sistematizacin implica crear grupos de evaluadores que terminan conociendo a la perfeccin la institucin 10que evalan, lo cual supone una transmisin del conocimiento a todos los
niveles . La planificacin y ejecucin de
esos planes de mejora se realiza a travs de
11
herramientas como cuadros de mando , que permiten efectuar un seguimiento exhaustivo de dichos planes.
Los cuadros de mando se realizan a partir de la deteccin de oportunidades y amenazas, de forma que se potencian las reas con ms posibilidades de mejora. Es necesario establecer indicadores en todos los casos, que permiten identificar desviaciones.
Finalmente, la implantacin de un sistema de gestin por procesos proporciona una
informacin sobre todas las tareas que se desarrollan en el centro, relacionndola directamente con la causa que la origina. Esta informacin es muy apreciada por los
trabajadores, ya que tienen una visin global de la unidad en la que trabajan y la documentacin que proporciona el sistema puede ser utilizada como manual de acogida de nuevos trabajadores.
La finalidad de todas estas herramientas es la mejora de la gestin a travs de la
planificacin y la independencia de sta de las personas que la realizan de forma que
si se producen cambios en el personal el sistema puede seguir funcionando de la
misma manera, ya que la informacin est disponible en todo momento para cualquiera que quiera consultarla.
9. Esta herramienta permite obtener una visin del ejercicio del liderazgo que incluye a todas las partes
implicadas: superiores, iguales y colaboradores.
10. En el AHP de Len los equipos de evaluacin varlan cada ao. Estn integrados por todas las categorlas profesionales, con lo cual prcticamente todo el personal conoce la metodologla de evaluacin.
11. El grupo de mejora del Sistema de Archivos de Castilla y Len, elabor un cuadro de mando integral nico para todos los archivos del sistema. Los indicadores que permiten realizar su seguimiento se
han adaptado en funcin del tipo de archivo al que se aplica.

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Una Visin sobre la Normativa en


Materia de Gestin de Documentos
Aplicable a la E-Adminstracin
Lluis Cermeno Martorell
Servicio de Coordinacin de Gestin Documental. Generalitat de Catalunya

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Una Visin sobre la Normativa en Materia


de Gestin de Documentos Aplicable a la
E-Adminstracin
Lluis Cermeno Martorell

Servicio de Coordinacin de Gestin Documental. Generalitat de Catalunya


La ponencia presenta una visin de los cambios que se estn produciendo en estos
ltimos aos en documentacin y gestin de documentos. Estos cambios vienen de
la mano de diversos factores como el desarrollo de la e.Administracin, la legislacin
o el uso de los ciudadanos, cada vez ms intensivo, de Internet para comunicarse, generar y publicar contenidos o realizar trmites administrativos.
La e-Administracin se caracteriza por el uso intensivo de las TIC para lograr
mejorar la eficiencia interna de las Administraciones, las relaciones intra e interadministrativas y la eficacia pblica. Pero lo ms significativo es que el desarrollo de la
administracin electrnica no es solo un cambio tecnolgico sino tambin cultural,
organizativo y jurdico.
En este contexto las administraciones producen y gestionan documentos electrnicos con una tendencia al constante incremento. Las Administraciones pblicas ya
no slo deben ofrecer informacin general sobre sus competencias, servicios o puntos de inters turstico, tambin deben posibilitar que los ciudadanos y empresas realicen plenamente sus trmites va Internet. Uno de los resultados de esta tramitacin
son los documentos electrnicos; estos documentos entendidos, segn la definicin
de la norma ISO 15489 como la informacin creada o recibida, conservada como
informacin y prueba, por una organizacin o persona en el desarrollo de sus actividades o en virtud de sus obligaciones legales deben poseer las siguientes caractersticas: autenticidad, fiabilidad, integridad y disponibilidad. La consecuencia es que
existe una alta exigencia de normalizacin de los documentos electrnicos, que debe
ser abordada de forma inmediata y que se presenta a diversos niveles (metodologa,
formatos, lenguajes, arquitecturas, tecnologa, procedimientos, etc..)
Estamos frente una situacin de cambio estructural, en este sentido la Unin Europea estableci el ao 2005 el marco estratgico para la sociedad de la informacin: plan i2010- una sociedad de la informacin europea para el crecimiento y el
empleo. El eje central de este plan es considerar el conocimiento y la innovacin

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Lluis Cermeno Martorell

como motores del crecimiento econmico de Europa,; y contiene un conjunto de


polticas e instrumentos para favorecer el desarrollo de la economa digital. En concreto favorecer el uso de Internet e iniciativas para favorecer el comercio electrnico
(e-commerce) y el acceso de los ciudadanos a los servicios pblicos electrnicos (egovernment). Este plan identifica los servicios de gran impacto para ciudadanos y
empresas (contratacin pblica electrnica, mejora de los servicios de bsqueda de
trabajo, gestin de historias clnicas electrnicas, prestaciones sociales y jubilaciones,
etc) y dice a los Estados miembros que para poder llevarlos a cabo debe desarrollar tres herramientas clave que considera crticas: interoperabilidad, identidad electrnica y gestin de documentos electrnicos / archivo electrnico.
Si vemos el desarrollo legislativo espaol en estos ltimos aos vemos que est respondiendo al plan i-2010. El ejemplo que ms ha destacado es la Ley 11/2007, de
acceso electrnico de los ciudadanos a los servicios pblicos, aunque forma parte de
un conjunto de desarrollo legislativo ms amplio en el que podemos incluir la Ley
37/2007, de 16 de noviembre, sobre reutilizacin de la informacin del sector pblico, la Ley 59/2003, de 19 de diciembre, de firma electrnica o la Ley 30/2007, de
30 de octubre, de Contratos del Sector Pblico. An siendo destacable el desarrollo
legislativo llevado a cabo por el Estado, en comparacin con otros estados, an queda
un dficit normativo muy significativo como es la no regulacin de la libertad de acceso a la informacin. Actualmente las Administraciones basan el acceso en los principios establecidos en la Ley 30/1992 en el que impera la consideracin de interesado
para poder acceder a los documentos. Si perseguimos que nuestras administraciones
pblicas sean ms transparentes deben legislar cmo poner a disposicin de ciudadanos y empresas la mxima informacin y documentacin sobre sus actuaciones administrativas y de gobierno que les sea posible .
En todo caso destacar que la ley 11/2007 contiene disposiciones que favorecen la
gestin de los documentos electrnicos en el seno de las Administraciones; as la ley
establece unos derechos a las personas, de los que destacamos los relacionados con la
documentacin, en concreto el artculo 6.2.f ) a la conservacin en formato electrnico por las Administraciones pblicas de los documentos electrnicos que forman
parte de un expediente; el artculo 6.2. g) a obtener medios de identificacin electrnica, pudiendo usar los sistemas de firma electrnica del e-DNI para cualquier trmite con cualquier Administracin pblica y el artculo 6.2.i): A la garanta de la
seguridad y confidencialidad de los datos que figuren en ficheros, sistemas y aplicaciones de las Administraciones pblicas.
Finalmente, en lo relativo a la ley 11/2007 y a la gestin de los documentos electrnicos y su archivo, significar el artculo 31 en el que indica que pueden almacenarse por medios electrnicos todos los documentos utilizados en las actuaciones
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Una Visin sobre la Normativa en Materia de Gestin de Documentos Aplicable a la E-Adminstracin

211

administrativas. Los medios o soportes en que se almacenen los documentos debern contar con medidas de seguridad que garanticen la integridad, autenticidad,
confidencialidad, calidad, proteccin y conservacin de los documentos. Asegurarn la identificacin de los usuarios, el control de accesos y la legislacin de proteccin de datos. Se destacan en negrita aquellos aspectos en los que la ley enlaza con
una buena gestin de documentos y ms en concreto con la metodologa que desarrolla la norma ISO 15489.
En mi opinin la Ley 11/2007 es una excelente oportunidad para impulsar de
forma definitiva sistemas de gestin de documentos y archivo en las administraciones pblicas y la norma ISO 15489 es un buen instrumento metodolgico que nos
debe servir para construir una estrategia corporativa para la gestin de los documentos en el seno de nuestra organizacin. Segn ISO 15489 la gestin de documentos
se debera inscribir en un plano ms amplio cmo es la gestin de la informacin de
una organizacin. Para llevar a cabo un sistema de gestin de documentos la organizacin debe aprobar / declarar una poltica de gestin de documentos y debe crear
un sistema de gestin de documentos. Este sistema se caracteriza porque debe poseer las caractersticas de fiabilidad, integridad, exhaustividad y carcter sistemtico.
Son caractersticas sistmicas, de forma que los documentos generados o recibidos
por estos sistemas, y gracias a ellas, deben poder responder con mayor facilidad a los
atributos de autenticidad, fiabilidad, integridad y disponibilidad. El sistema, al regular los procesos de produccin, gestin y disposicin de los documentos, es generador de una cadena de confianza.
Estos derechos conllevan un profundo cambio de proceder en el seno de nuestras organizaciones.
Uno de los recursos de cualquier organizacin es la documentacin. Esta tiene
una dimensin especial en el entorno de las administraciones pblicas ya que esta soporta sus decisiones, sus comunicaciones, su informacin etc en documentos que
en ltima instancia contienen derechos y deberes de ciudadanos, empresas y de la
propia administracin.
Finalmente se destaca que, desde el ao 2000 hasta la actualidad, hay un muy
destacado desarrollo de estandarizacin. Este desarrollo ha permitido la aprobacin
de diversas normas ISO u otros estndares tcnicos que inciden en diversos momentos del ciclo de vida de los documentos: incorporacin, clasificacin, almacenaje, disposicin. Y que constituyen por s mismas un recurso tcnico muy apreciable y
a tener en cuenta por las personas profesionales de los archivos en proyectos de implantacin de sistemas de gestin de documentos. Destaquemos las normas: MoReq.
Modelo de Requisitos para documentos electrnicos de archivo (versiones 2001 y
2008); ISO 14721: 2003 Sistema abierto de archivo de la informacin. (Modelo
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Lluis Cermeno Martorell

OAIS); ISO 15801: 2004. Informacin almacenada electrnicamente. Recomendaciones para la veracidad y admisibilidad de documentos; ISO 18492: 2005. Conservacin a largo plazo de la informacin electrnica basada en documentos; ISO
19005: 2005. Formato de ficheros s de documentos electrnicos para la conservacin
a largo plazo PDF/A; ISO 23801:2006 (1 y 2) . Processos de gesti de documentos. Metadatos para los documentos; ISO 20652:2006 Producer-Archives Methodology Abstract Standard (PAIMAS); ISO/IEC 26300:2006 Information technology
-- Open Document Format for Office Applications (OpenDocument) v1.0; ISO/
IEC 29500:2008, Information technology - Document description and processing
languages - Office Open XML file formats; ISO 26122: 2008 Informacin y documentacin Anlisis de los procesos de trabajo para los documentos; ISO 27000
Series:2005- 2008 - Sistemas de Gestin de Seguridad de la Informacin .
An as estamos en un momento que no todas las normas son complementarias
y esto debe ser tenido en cuenta. Tambin debemos considerar que estamos delante
de diversos organismos que tienen como objetivo la estandarizacin. As la organizacin internacional ISO y las organizaciones estatales como por ejemplo AENOR,
AFNOR, BSI, DIN. quizs sean las ms conocidas. Pero tambin estandarizan
organizaciones cmo el Consejo Internacional de Archivos, W3C, UN-CEFACT,
OASIS, AIIM, IETF ; organizaciones de cuya produccin hay que estar atentos
pues muchas de sus normas pueden devenir en estndares internacionales.
Finalmente, en un plano ms concreto, destacar que las diversas administraciones internacionales estn llevando a cabo ya polticas y servicios concretos en materia
de gestin electrnica de documentos; por ejemplo Alemania (DOMEA Archisafe); Francia (Pil@e); Gran Bretaa (PRONOM, NDAD); Noruega (NorskArkivrad); Estados Unidos (ERA); Portugal (RODA); etc Polticas y servicios que an
estn, en el mejor de los casos en fase embrionaria, en las administraciones pblicas
de nuestro pas.

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Educar en Calidad, Gestionar la


Calidad: de la Universidad al Archivo
Vernica Mateo Ripoll

Departamento de H.a. Medieval, H.a Moderna y CC.TT. Historiografcas


de la Universidad de Alicante

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TRIA N 15. 2009


I.S.S.N. 1134-1602 - Pags. 215-236

Educar en Calidad, Gestionar la Calidad:


de la Universidad al Archivo
Vernica Mateo Ripoll

Departamento de H.a. Medieval, H.a Moderna y CC.TT. Historiografcas de la


Universidad de Alicante
I. Panorama actual del sistema universitario espaol.
Hoy en da las universidades estn llamadas a desempear un triple papel: formativo, de generacin de conocimiento y de transferencia de ese conocimiento a la sociedad, de tal manera que contribuyan al desarrollo de los territorios en los que se
asientan al tiempo que constituyen un pilar fundamental para el desarrollo econmico y social de un pas. Esas funciones las desarrollan apoyndose en unas infraestructuras fsicas y en unos recursos humanos, tanto docentes e investigadores como
de administracin y servicios1.
Al igual que otras instituciones pblicas, en los ltimos aos la Universidad espaola est volcando sus esfuerzos por desarrollar unos sistemas de mejora y modernizacin de sus infraestructuras; por incrementar la accesibilidad y agilizar la capacidad
de respuesta de sus servicios; por adecuarse a las nuevas necesidades y demandas sociales, al tiempo que garantizar la calidad de una oferta educativa, tan rica como variada. El modelo burocrtico, jerarquizado y vertical, imperante hasta hace poco en
la Administracin, en el que meramente se aplicaba una norma y donde los ciudadanos estaban al servicio de dicha Administracin y no a la inversa, no slo ha quedado obsoleto sino que cada vez satisface menos a todos los sectores de la res publica
implicados. Como el resto de administraciones, la Universidad ha puesto en marcha
mecanismos para incrementar la eficacia y eficiencia de su gestin, equiparando al
ciudadano con un cliente exigente que ha de valorar positivamente sus cometidos. El
proceso que deben abordar las universidades es, igualmente, el de la garanta de la calidad. Se trata no tan slo de demostrar que se cumplen unos estndares mnimos de
calidad en el desarrollo de sus actividades, sino adems manifestar los mecanismos de

1. ANECA et al. Informe sobre el estado de la evaluacin externa de la calidad en las universidades espaolas (2008) http://www.aneca.es/media/339105/informe_calidadenunis08_090623.pdf [sept. 2009]

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rendicin de cuentas y de evaluacin de que se disponen, que permitan detectar los


aspectos que deben ser mejorados, as como abordar soluciones2.
Desde la Declaracin de la Soborna en mayo de 1998 se proyect la creacin del
Espacio Europeo de Educacin Superior,(EEES) como va clave para promocionar la
movilidad de los ciudadanos y la capacidad de obtencin de empleo y el desarrollo
general del continente; proceso que deber hacerse realidad plenamente dentro de
esta primera dcada secular que concluir en breve. Pero, para que este acrecentamiento pueda llevarse a cabo, han sido necesarios cambios estructurales en el sistema
universitario tales como la distribucin cclica de las titulaciones, la definicin del
crdito acadmico y el sistema de acreditacin de las enseanzas. Entre otros aspectos, se pretende la promocin de la cooperacin europea para garantizar un nivel de
calidad mediante el desarrollo de criterios y metodologas comparables3.
Actualmente, la educacin superior en nuestro pas est representada por setenta
y tres universidades, cincuenta de las cuales son pblicas y veintitrs privadas. Tres
ofrecen titulaciones con carcter no presencial (Universidad Nacional de Educacin
a Distancia, Universitat Oberta de Catalunya y Universidad a Distancia de Madrid)
y otras dos se dedican bsicamente a la organizacin de cursos no reglados (Universidad Internacional Menndez Pelayo y Universidad Internacional de Andaluca).
Buena parte de stas son de reciente creacin, puesto que cuarenta de ellas han sido
puestas en marcha en los ltimos veinte aos. Desde el plano ms actual podemos
constatar que nuestro sistema universitario ha estado (y sigue) sometido a fuertes
cambios, algunos de los cuales podemos resumir en4:
a). Cambios normativos: La adaptacin al Espacio Europeo de Educacin Superior (EEES) requiri la modificacin de la normativa en materia de universidades. Entre stas destacamos est la Ley Orgnica 4/2007, de 12 de abril,
por la que se modific la Ley Orgnica 6/2001, de 21 de diciembre, de Universidades; as como el Real Decreto 1393/2007, de 29 de octubre, que estableci la ordenacin de las enseanzas universitarias oficiales.

2. Puede consultarse al respecto algunas ponencias presentadas al V Encuentro interadministrativo


sobre modernizacin de los servicios pblicos, Len, 23 y 24 de marzo de 2004. Mesa VI: Calidad en
las Universidades. Como son Ganda Balaguer, R. Bolufer Pascual, J.J. Y otros. Sistema de gestin de
calidad de la Universidad Miguel Hernndez de Elche; o Vidal, J. Evaluacin y Calidad de las enseanzas universitarias. http://www.jcyl.es/scsiau/Satellite/up/es/Institucional/Page/PlantillaDetalleContenid
o/1140103268858/Comunicacion/1149097873755/_?asm=jcyl [Sept. 2009]
3. Unidad Tcnica de Calidad de la Universidad de Alicante. http://www.ua.es/es/servicios/upec/presentacion.html [octubre 2009]
4. ANECA et al. Informe sobre el estado de la evaluacin...Op. Cit. Pgs. 13-20

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b). Cambios estructurales: los citados cambios normativos han comportado


transformaciones en la estructura universitaria. Las tradicionales enseanzas
divididas en ttulos de primer, segundo y tercer ciclo han tenido que adaptarse al nuevo esquema de grado, master y doctorado, de tal suerte que en
el curso acadmico 2010-11 no podrn impartirse enseanzas universitarias
bajo el antiguo esquema. La puesta en marcha de las nuevas titulaciones ha
ido precedida de un informe por parte de la Agencia Nacional de Evaluacin
y Acreditacin (ANECA), as como su posterior verificacin por el Consejo
de Universidades y ulterior implantacin tras su aprobacin por las Comunidades Autnomas. El seguimiento de las titulaciones es responsabilidad de la
ANECA y de las Agencias de Calidad autonmicas quienes, igualmente, debern realizar procedimientos de renovacin de acreditacin de las titulaciones a los seis aos de su implantacin.
c). Cambio de espritu: los cambios normativos y estructurales slo estarn
justificados si tienen como trasfondo el espritu que impulsa la Declaracin de
Bolonia. As, la igualacin europea de ttulos, el fomento de la movilidad de
los estudiantes, un proceso de aprendizaje centrado en el alumno, la adquisicin de competencias y la formacin a lo largo de la vida (sic) son, entre
otros, elementos clave que impregnan el nuevo sistema universitario.
d). Cambios demogrficos: la recesin demogrfica producida en las personas
en edad de acceso a la universidad (18 aos) ha producido un descenso en el
nmero de estudiantes matriculados. Esta circunstancia debera permitir, a
priori, reducir la masificacin de las aulas y mejorar en consecuencia la calidad de la enseanza. Pero no slo crea desajustes en algunas de las universidades que han tenido un gran nmero de alumnos en sus aulas durante los
ltimos aos, sino que hasta la definitiva implementacin y adecuacin de
las plantillas docentes a las nuevas titulaciones, no podremos conocer la realidad de las aulas, mxime cuando la mayora de dichos cambios se efectan
bajo el lema crecimiento cero.
e). Cambios sociales: la Universidad no es ni debe ser ajena al contexto social
en que se ubica, por lo que debe estar en un proceso de adaptacin continua
que facilite la tercera misin: contribuir al desarrollo econmico y social del
territorio sobre el que se asienta. Por otra parte, aspectos tales como la conciliacin de la vida familiar y laboral, la introduccin de las nuevas tecnologas
de la informacin y la comunicacin (TIC) o la flexibilizacin de horarios,
son slo una muestra de la permanente y deseable adaptacin que tambin
deben buscar estas instituciones educativas.

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II) el sistema universitario: garanta de la calidad, evaluacin de la calidad.


La conciencia real sobre la importancia de la calidad no se asent en Occidente
hasta los aos 80. Los nuevos marcos jurdicos otorgados por los gobiernos a las universidades, les permitieron tener una mayor autonoma para conseguir los objetivos
de calidad y progreso en educacin superior, necesarios para una reforma efectiva de
las universidades. En contrapartida, los gobiernos exigan a stas una rendicin de
cuentas a fin de demostrar que sus polticas estaban encaminadas a la mejora de la
calidad de la institucin. Podemos entender la calidad como <<la satisfaccin de las
necesidades y expectativas de los clientes, cumpliendo con las exigencias de los distintos
grupos que se relacionan con la Universidad>>; pero por qu es necesario evaluar la
calidad universitaria? Podemos indicar las siguientes razones:
Responder a las exigencias internas de mejorar la calidad
Proporcionar elementos de juicio para la toma de decisiones en poltica universitaria
Dar cuenta ante la sociedad del rendimiento acadmico y cientfico de los recursos que sta pone a su disposicin
Facilitar la movilidad y la cooperacin entre las diferentes universidades,
tanto nacionales como europeas

Se puede evaluar tanto una titulacin como un departamento o un servicio a travs de unas guas de evaluacin. De este modo, la evaluacin institucional abarca a
toda la Universidad y puede evaluar la docencia, la investigacin y los servicios a travs de un modelo basado en una evaluacin interna y otra externa5.
Uno de los aspectos en los que ms se ha incidido en el proceso de acomodo al
EEES es el de la Garanta de la Calidad. Dentro de la pluralidad de estrategias existentes para refrendar esta condicin en la educacin superior, observamos una tendencia hacia frmulas que incorporan la garanta interna per se y que se cimientan
en la responsabilidad de las universidades; junto a procesos de garanta externa de
la calidad, cuya responsabilidad recae en las agencias de evaluacin6. Estas, a su vez,
adems de las certificaciones ISO de que disponen, se sometieron a una evaluacin
externa por la Asociacin Europea para la Garanta de la Calidad de la Educacin

5. UTC de la U.A. http://www.ua.es/es/servicios/upec/presentacion.html Op. Cit. [octubre 2009]


6. Entre otras, la Agencia de Calidad y Prospectiva Universitaria de Aragn (ACPUA); Agencia para la
Calidad del Sistema Universitario de Castilla y Len (ACU CyL); Agencia Canaria de Evaluacin de
la Calidad y Acreditacin Universitaria (ACECAU); Axencia para a Calidade do Sistema Universitario
de Galicia (ACSUG); Agencia Valenciana dAvaluaci i Prospectiva (AVAP) o la Agencia Andaluza de
Evaluacin (AGAE).

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Superior7 (ENQA), y ya desde 2007 fueron acreditadas AQU8, ANECA9 o AGAE,


entre otras10.
Por qu son necesarias estas agencias? Tal y como sealaba la exposicin de motivos del Real Decreto 1393/2007, de 29 de octubre, por el que se estableca la ordenacin de las enseanzas universitarias oficiales, <<la autonoma en el diseo del ttulo
se combina con un adecuado sistema de evaluacin y acreditacin, que permitir supervisar la ejecucin efectiva de las enseanzas e informar a la sociedad sobre la calidad de las
mismas>>. En consecuencia con dichas atribuciones, en 2009 se hizo pblico el Informe sobre el estado de la evaluacin externa de la calidad en las universidades espaolas, en funcin de una actuacin coordinada por las citadas agencias y la informacin
recopilada sobre los programas o actividades desarrollados en cada comunidad autnoma y en sus universidades, hasta mayo de 200811.
Pero la preocupacin por la calidad en el mbito universitario haba comenzado
de una manera formal con dos actividades de evaluacin: el Programa Experimental
de Evaluacin de la Calidad del Sistema Universitario (1992-1994), con el objetivo
de ensayar una metodologa de evaluacin institucional inspirada en las experiencias
internacionales, y el Proyecto Piloto Europeo (1994-1995) con el que se impuls la
7. La Agencia Nacional de Evaluacin y Acreditacin (ANECA) fue admitida en el Registro Europeo de
Garanta de Calidad para la Educacin Superior (EQAR), organismo creado por la Asociacin Europea
para la Garanta de la Calidad de la Educacin Superior (ENQA), la Unin de Estudiantes Europeos
(ESU), la Asociacin Europea de Universidades (EUA) y la Asociacin Europea de Instituciones de
Educacin Superior (EURASHE). Para formar parte de este registro es necesario haber superado una
evaluacin externa independiente conforme a los criterios y directrices para la garanta de calidad en el
Espacio Europeo de Educacin Superior, tal y como logr ANECA en 2007. La finalidad de EQAR es
aumentar la transparencia en el mbito de la garanta de calidad de las universidades, proporcionando
a la sociedad en general informacin fiable y clara sobre las agencias presentes en Europa. El registro es
de libre acceso a travs de la web http://www.eqar.eu/. ANECA fue una de las tres primeras agencias en
formar parte del registro, junto con la Agencia de Catalua (AQU) y la de los Pases Bajos (NVAO).
8. http://www.aqu.cat/doc/doc_16557059_1.pdf [septiembre 2009]
9. Sobre esta agencia concreta, adems de su Web, http://www.aneca.es, resulta muy clarificadora la
aportacin de Garca de Elas, C. Perspectiva de la Calidad en las Universidades espaolas en V Encuentro interadministrativo... Op. Cit
10. European Association for Quality Assurance in Higher Education (ENQA), define los criterios
europeos para la garanta de calidad interna y externa de la educacin superior. El Registro Europeo
de Calidad (EQAR) tiene por objetivo aumentar la transparencia en temas de garanta de calidad para
educacin superior y as promover la confianza mutua en el Espacio Europeo de Educacin Superior
(EEES). EQAR incluye aquellas agencias de calidad europeas que han sido capaces de mostrar una
credibilidad satisfactoria en el examen que se les realiza (a sus procesos de evaluacin, acreditacin)
frente los European Standards and Guidelines for Quality Assurance (ESG), una coleccin de mnimos que los pases firmantes de la Declaracin de Bolonia acordaron.
11. http://www.aneca.es/media/339105/informe_calidadenunis08_090623.pdf [sept. 2009]

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evaluacin en la educacin superior europea en torno a una metodologa de evaluacin comn, donde participaron 17 pases. Este Proyecto Piloto Europeo hizo posible
la creacin del primer Plan Nacional de Evaluacin de la Calidad de las Universidades (PNECU) en 1995. En este sentido, en diciembre de 1995, el entonces Consejo
de Universidades aprob el I PNECU que estuvo vigente entre 1995 y 2000. Este
primer plan impuls el desarrollo de la evaluacin de la calidad en las universidades
espaolas y tuvo su continuacin en el ao 2001 con el II Plan de la Calidad de las
Universidades (PCU), ya derogado.Estos planes permitieron desarrollar la evaluacin
de la calidad en las universidades espaolas, elaborndose una metodologa comn
para estos procesos, con el objetivo ltimo de la mejora continua y la rendicin de
cuentas a la sociedad a travs de la publicacin de los informes de evaluacin.
En el ao 2003 el Gobierno puso en marcha el Programa de Evaluacin Institucional (PEI) de la ANECA, con el objetivo fundamental de disear y llevar a cabo los
procesos de evaluacin externa de los programas y servicios que previamente haban
superado el proceso de evaluacin interna, o autoevaluacin, por iniciativa de la propia Universidad. El programa evaluaba las enseanzas universitarias conducentes a la
obtencin de ttulos de carcter oficial y validez en todo el territorio nacional, utilizando los mismos criterios e indicadores que seran requeridos para la acreditacin
de titulaciones. La primera convocatoria del PEI comprendi los cursos 2003-2004
y 2004-2005 y se podan presentar titulaciones que hubieran completado como mnimo tres promociones con el plan de estudios vigente. Las siguientes convocatorias
del PEI comprendieron los cursos 2005-2006 y 2006-2007; en tanto que en 2008
ya no hubo convocatoria, para dar paso a los nuevos programas ANECA, como ms
adelante desarrollaremos.

As las cosas, a mediados de los aos noventa se puso en marcha la Evaluacin de los ttulos universitarios para la mejora, que evolucion hacia un
reconocimiento cuyos resultados han pasado a tener consecuencias para la autorizacin de las titulaciones diseadas e implantadas por las propias universidades. Este proceso posibilit que la cultura de la calidad se fuera extendiendo
al conjunto del sistema universitario, en sintona con las demandas para la consecucin del EEES.

Tras la evaluacin para la mejora, se acometi la evaluacin de los ttulos oficiales


para su autorizacin, que comenz a desarrollarse a partir de 2005 con la evaluacin
de los programas oficiales de posgrado. Se trataba de una primera valoracin de ttulos, que supuso un notable avance en el cumplimiento de criterios y directrices para
garantizar la calidad en el EEES, acordados por los pases participantes en el Proceso de
Bolonia. Al mismo tiempo, signific la primera iniciativa conjunta de las agencias de
evaluacin europeas a travs de la Red Espaola de Agencias de Calidad Universitaria
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(REACU), en la aplicacin de criterios y directrices de evaluacin. Con la publicacin del R.D. 1393/2007 se dio paso a una segunda fase de evaluacin de titulaciones
para su autorizacin. Dos cambios debemos resaltar en estos momentos; por un lado,
la evaluacin de los nuevos ttulos oficiales de grado, ya adaptados al EEES, al tiempo
que se acord que todas las titulaciones oficiales que se presentaran ante el Consejo
de Universidades deberan superar un proceso de verificacin previo.
III) A las puertas del eees por los procedimientos de calidad: audit y
docentia
En el contexto de una sociedad del conocimiento y de creciente internacionalizacin de la oferta universitaria, asegurar la calidad de la formacin en los diferentes estudios se plantea como un reto ineludible; mxime cuando la sociedad ha depositado
su confianza y ha aportado recursos considerables para que las universidades cumplan con dicha funcin. En correspondencia al crdito que la sociedad deposita en
la gestin autnoma de las universidades y a la transparencia exigida en el marco del
EEES, estas instituciones han de garantizar que sus actuaciones estn en la direccin
apropiada, con el fin de lograr los objetivos asociados a las enseanzas que imparten.
Para ello, las universidades deben contar con polticas y sistemas de garanta interna
de calidad (SGIC) formalmente establecidos y dados a conocer pblicamente. As, la
reforma de la LOU recoge en su articulado la necesidad de establecer criterios de garanta de calidad que faciliten la evaluacin, certificacin y acreditacin, a la par que
considera la garanta de calidad como un fin esencial de la poltica universitaria12.
Los nuevos ttulos acadmicos que se han ido planificando en el marco del EEES,
desde su diseo hasta su revisin y mejora, deben adoptar sistemas de garanta interna de su calidad. A travs de estos procedimientos, las universidades se convierten
en las responsables ltimas de la calidad de su oferta formativa. Dos son los procedimientos garantes de la calidad de las enseanzas universitarias: los Sistemas de Garanta Interna de la Calidad de los Centros Universitarios y los Sistemas de Evaluacin
12. LEY ORGNICA 4/2007, de 12 de abril, por la que se modifica la Ley Orgnica 6/2001, de 21 de diciembre, de Universidades. Artculo 32. Agencia Nacional de Evaluacin de la Calidad y Acreditacin>
1. Se autoriza la creacin de la Agencia Nacional de Evaluacin de la Calidad y Acreditacin, de acuerdo con las previsiones de la Ley de Agencias Estatales para la mejora de los servicios pblicos, a la que
corresponden las funciones que le atribuye la presente Ley y la de elevar informes al ministerio competente en materia de universidades y al Consejo de Universidades sobre el desarrollo de los procesos de
evaluacin, certificacin y acreditacin en Espaa, a cuyos efectos podr solicitar y prestar colaboracin
a los rganos de evaluacin que, en su caso, existan en las Comunidades Autnomas.
2. La Agencia Nacional de Evaluacin de la Calidad y Acreditacin desarrollar su actividad de acuerdo
con los principios de competencia tcnica y cientfica, legalidad y seguridad jurdica, independencia y
transparencia, atendiendo a los criterios de actuacin usuales de estas instituciones en el mbito internacional.

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de la Actividad Docente de las Universidades, que cuentan con sendos programas


de evaluacin a nivel nacional: AUDIT y DOCENTIA, respectivamente.

El programa AUDIT13 integra los procedimientos de evaluacin de la calidad que


ya tenan las universidades en esta materia, los normaliza en un documento con unas
directrices comunes que permite la planificacin de la oferta formativa, la evaluacin
y revisin de su desarrollo, as como la toma de decisiones para la mejora de la formacin. Por otro lado, esta iniciativa establece que las agencias de evaluacin elaboren
otras pautas por medio de las cuales poder supervisar el proceso de manera externa;
de esta suerte, el procedimiento de evaluacin se lleva a cabo desde tres puntos diferentes: garanta interna de calidad, garanta externa y acreditacin. La integracin y
el equilibrio entre los sistemas de garanta de calidad desarrollados por las universidades espaolas y europeas, los realizados por el Ministerio de Educacin y Ciencia
y los procedimientos de garanta externa promovidos por las agencias de evaluacin
configuran el Sistema de Garanta Interna de Calidad (SGIC)14.
Otro de los pilares en los que descansa la garanta de calidad es en la competencia de su profesorado. Evaluar dicha competencia y, a partir de ello, adoptar las decisiones necesarias para incentivarla y mejorarla, son algunas de las medidas que las
universidades deben adoptar. Para esto, resulta fundamental que las instituciones
puedan disponer de sistemas de evaluacin de la actividad docente de su profesorado.
13. AUDIT es el primer programa a nivel nacional que trata sobre la garanta interna de la calidad de
los centros universitarios, si bien a nivel autonmico se pusieron en marcha programas de caractersticas
similares. Gracias a estas iniciativas, las universidades empiezan a contar con sistemas que les permiten
avalar la excelencia de la formacin que imparten. El programa AUDIT qued estructurado en varias
etapas, que se iran desarrollando durante el periodo comprendido entre julio de 2007 hasta finales de
2009. Durante la primera fase, las agencias de evaluacin realizaron el diseo de mecanismos de garanta interna de calidad de los centros y las universidades. La segunda fase, que se llev a cabo desde las
agencias de evaluacin a primeros de ao de 2008, fue la verificacin del diseo y la valoracin de los
procedimientos de recogida y anlisis de informacin para la revisin y mejora de los planes de estudio
Uno de los elementos objeto de la evaluacin en las propuestas presentadas fue el Sistema de Garanta
Interna de la Calidad de los Ttulos Universitarios. Para apoyar a las universidades en el diseo de dichos
sistemas adems de ANECA, ACSUG y AQU tambin colaboraron otras agencias autonmicas. La
primera convocatoria de dicho programa cont con participacin de tres de cada cuatro universidades
espaolas, con al menos, uno de sus centros. En 16 de septiembre de 2009, las citadas agencias junto
con la CRUE entregaron los certificados AUDIT, en reconocimiento al diseo de sistemas de garanta
interna de calidad por parte de las distintas universidades. En esa primera convocatoria recibieron el
certificado AUDIT de calidad un total de 117 centros, correspondientes a 49 universidades, entre ellos
la Facultad de Filosofa y Letras de la Universidad de Alicante, centro al cual estoy adscrita en la actualidad, y que present su proyecto en 30/04/2008. La ltima etapa de certificacin de los mecanismos
tendr lugar en el ltimo trimestre de 2009.
14. Un buen y clarificador resumen de estas cuestiones puede seguirse en: http://universidades.universia.es/listadoEspeciales.jsp?idAntetitulo=74&idSeccion=3 [septiembre 2009]

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Con la intencin de favorecer primero el diseo, y despus la implantacin y certificacin de tales sistemas, las agencias de evaluacin promovieron el programa DOCENTIA. Su objetivo no es otro que el de garantizar la cualificacin del profesorado
mediante el cumplimiento de unos requisitos curriculares mnimos, en el caso de la
acreditacin nacional para el acceso a los cuerpos docentes universitarios y de los programas de evaluacin previos a la contratacin15, o el de reconocer la labor realizada
por los docentes, por ejemplo, a la hora de asignar complementos retributivos autonmicos o de otra naturaleza. El programa DOCENTIA, respaldado de manera coordinada por la totalidad de las agencias de evaluacin existentes en Espaa, facilita
un marco de referencia, un modelo y unas orientaciones bsicas para que las universidades desarrollen procedimientos propios de evaluacin de la actividad docente,
ajustados a sus necesidades16. Si bien hasta la fecha el diseo en los procedimientos
evaluadores se ha llevado a cabo con una anuencia extraordinaria (fundamentos y objetivos de la evaluacin docente, a las dimensiones, criterios y fuentes para la recogida
de informacin o al procedimiento seguido por la universidad para realizar la evaluacin), peor valorados han sido los aspectos relativos a las frmulas planteadas por la
Universidad para la toma de decisiones derivadas de dicha valoracin 17.
IV. Estrategias de calidad y modernizacin: la Universidad de Alicante
Como apuntbamos ms arriba, los SGIC de las universidades deben acreditar,
asimismo, la gestin y la transparencia administrativa, al igual que garantizar que

15. La entrada en vigor del Real Decreto 1312/2007, de 5 de octubre, estableci la acreditacin nacional
para el acceso a los cuerpos docentes universitarios. La finalidad de este procedimiento es la obtencin
del correspondiente certificado de acreditacin de acuerdo con lo regulado en la mencionada norma, y
en consonancia con los estndares internacionales de evaluacin de la calidad docente e investigadora.
Dicho Real Decreto encomienda a ANECA diversos cometidos en el procedimiento de acreditacin. A
tal fin, esta agencia puso en marcha el programa ACADEMIA con unas normas de actuacin pblicas
y objetivas que garantizaran la imparcialidad y eficacia del procedimiento de acreditacin de los solicitantes en todas sus etapas.
16. http://profesores.universia.es/carrera-academica/evaluacion/docentia/index.htm [octubre 2009]
17. No es ste el lugar para adentrarnos en estas cuestiones que, por otra parte, requeriran de un detenido y pormenorizado anlisis. Pero no por ello dejaremos de recomendar algunos artculos relacionados,
tales como Murillo Torrecilla, J. <<La evaluacin del profesorado universitario en Espaa>> en Revista
Iberoamericana de Evaluacin Educativa 2008 - Volumen 1, Nmero 3; Tejedor, F. J. y Jornet, J. M.
<<La evaluacin del profesorado universitario en Espaa>>. Revista Electrnica de Investigacin Educativa, Especial. (2008) http://redie.uabc.mx/NumEsp1/contenidotejedorjornet.html [agosto 2009];
Madrid Izquierdo, J.M <<La formacin y la evaluacin docente del profesorado universitario ante el
espacio europeo de educacin superior>> Educatio, n. 23 (2005); I foro ANECA sobre el profesorado
universitario (2004) http://www.aneca.es/media/21516/publi_1foro_abr05.pdf [agosto 2009]; Miguel
Daz, M de. <<Evaluacin y mejora de la actividad docente del profesorado universitario>>. Educ. Md.
(2003), Vol.6, n.3, pp. 22-25 http://scielo.isciii.es/pdf/edu/v6n3/ponenciaiv_2.pdf ] [agosto 2009]

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sus actuaciones van en la direccin adecuada para lograr los objetivos asociados a las
enseanzas que imparten.
En lo concerniente a la Universidad de Alicante, el Vicerrectorado de Calidad
y Armonizacin Europea (VRCAE), a travs de su Secretariado y Unidad Tcnica
de Calidad, elabor un documento marco de SGIC que fue personalizado para
cada centro de la UA, en funcin de sus particularidades, garantizando el cumplimiento de los requisitos contenidos en la propuesta de acreditacin elaborados por la
ANECA. El documento bsico del MSGIC implementado en la UA es el Manual de
Gestin Interna de la Calidad (MSGIC), ligado al programa AUDIT, donde se definen las caractersticas generales del sistema, los requisitos que atiende, su alcance y las
referencias a la documentacin genrica de la que se parte y los procedimientos que
lo desarrollan. La documentacin del SGIC se completa con un Manual de Procedimientos, compuesto por una serie de documentos a los que se alude en el MSGIC;
en dichos procedimientos se hace referencia a las evidencias o registros que se originan como consecuencia de su aplicacin y que constituyen evidencia de la misma18.
El citado repertorio, sin embargo, no es ms que una de las piezas que forman parte
de un entramado de mayores dimensiones y ambiciones: el Plan Estratgico de la Universidad de Alicante19. Un ejercicio de planificacin que analiza la situacin actual y
reflexiona sobre dnde nos gustara estar en un futuro cercano, con la finalidad de disear los pasos que nos permitan ir en la direccin adecuada. El hecho de elaborar un Plan
tiene como objetivo facilitar y/o garantizar20:
La mejor delimitacin y alcance de las actuaciones, as como el posterior
cumplimiento de lo planificado y especificado. Evitar desviaciones ms o
menos interesadas.
Su despliegue y desarrollo sistemtico, buscar la necesaria continuidad a
medio plazo de un proyecto de este tipo.

18. Presentacin del Manual del Sistema de Garanta Interna de la calidad de la Universidad de Alicante.
Ejemplar de trabajo sin publicar. Desde estas lneas quiero agradecer la cesin de una copia para consulta a Carmen Puche Lpez, Vicedecana de Calidad y Armonizacin Europea de la Facultad de Filosofa y
Letras, as como a Cecilia Gmez Lucas, Vicerrectora de Planificacin estratgica y Calidad de la UA.
19. http://www.ua.es/es/presentacion/pe/plan/index.html [octubre 2009]; y Marco para el Plan Estratgico de la Universidad de Alicante (Horizonte 2012). Planificacin Estratgica de la Universidad de Alicante. 28 de febrero de 2007. BOUA - Boletn Oficial de la Universidad de Alicante, 13 de marzo de
2007.
20. Grupo de Trabajo de la Comisin de Modernizacin y Calidad de la FEMP. Una gua-itinerario de
inicio del proyecto cmo abordar un plan de calidad y modernizacin en la administracin local? (PCM).
Octubre 2008.http://www.femp.es/index.php/femp/content/download/8028/75255/file/FEMP%20
FINAL.pdf. [agosto 2009]

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Educar en calidad, gestionar la calidad: de la Universidad al Archivo

La coordinacin de actuaciones y reduccin de costes, evitando duplicidades,


sobreesfuerzos, competencias intiles,...
Su agilizacin o, al menos, el cumplimiento de plazos, <<mucho hemos de mejorar y cuanto antes mejor, la sociedad as nos lo demanda>>.
El impacto y resultados esperados. Se debe evitar por encima de todo la bsqueda de objetivos formales o publicitarios, vacos de contenido o particularistas, que no impacten realmente en la mejora de los servicios

En palabras del Consejo de direccin de la UA, para que el Plan Estratgico responda a la riqueza y pluralidad de esta institucin, <<es necesario la participacin
activa, la implicacin y la complicidad de toda la comunidad universitaria>>. Conscientes de que no hay excelencia sin liderazgo y coherencia desde el equipo rectoral,
ste incorpor el plan estratgico como herramienta de direccin, con el fin de llevar
a cabo el desarrollo de una cultura de la calidad en todos los sectores y unidades de la
administracin y servicios, as como de docencia e investigacin.
En lneas generales, los ejes estratgicos y operativos sobre los que se cimienta el
citado Plan Estratgico General de la UA son los siguientes21:
Eje 1: componente humano (chu)
1. Conseguir una plantilla competente, satisfecha y eficiente, comprometida con
los valores de la Universidad
1.1. Gestionar de manera eficaz y eficiente el componente humano de la UA
1.2. Aplicar el Plan de Ordenacin Integral al mximo de sus posibilidades
en 3 aos.

2. Lograr que los estudiantes compartan la misin de la Universidad y sean sujetos activos en el cumplimiento de la visin de la Universidad
2.1. Alcanzar el compromiso de los estudiantes en todos los procesos universitarios mediante la creacin de un ambiente atractivo que facilite su implicacin.
2.2. Facilitar la integracin de los titulados en el mercado laboral.

21. Los diseos de los SGIC suelen estructurarse en las siete directrices siguientes, que han sido valoradas por los Comits de Evaluacin:
Poltica y objetivos de calidad.
Diseo y garanta de la oferta formativa.
Desarrollo de la enseanza y otras actuaciones orientadas a los estudiantes.
Garanta y mejora del personal acadmico y de apoyo a la docencia.
Gestin y mejora de los recursos materiales y servicios.
Anlisis y tratamiento de los resultados de la formacin.
Difusin pblica de las titulaciones.

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Eje 2: formacin (for)


(Vase Plan Estratgico Sectorial de Formacin)
Eje 3: i+d+i (inv)

(Vase El Plan Estratgico Sectorial de Investigacin, Desarrollo e Innovacin)

EJE 4: DIRECCIN Y ORGANIZACIN (DOR)


1. Conseguir una gestin gil y eficiente por medio de la implantacin de un sistema de direccin estratgica en todos los niveles y de la adecuacin de la estructura
organizativa
1.1 Establecer, en todos los niveles de la organizacin, un sistema de direccin estratgica.
1.2 Organizar una estructura de la UA (rganos de gobierno, centros, departamentos, institutos, unidades de gestin,...) que permita una gestin gil y
eficiente.
1.3 Desarrollar un sistema de informacin integral como soporte de la toma de
decisiones (SIUA = Sistema de Informacin de la Universidad de Alicante).
1.4 Conseguir financiacin suficiente y una mayor diversificacin de la
misma.
1.5 Instituir un sistema de asignacin interna de recursos basado en el cumplimiento de objetivos estratgicos.

EJE 5: INFRAESTRUCTURA (INF)


1. Disponer de espacios, infraestructuras y servicios adecuados.
1.1 Ampliar el campus siguiendo criterios de calidad y funcionalidad.
1.2. Optimizar la gestin de espacios, infraestructuras y servicios

(Vanse, asimismo, los compromisos adoptado en el plan Agenda 21)


2. TIC.
(Vase Plan estratgico sectorial de las Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones)
EJE 6: COMUNICACIN Y PROYECCIN SOCIAL (COM)
1. Conseguir que el entorno social perciba a la UA como un referente de calidad
y excelencia y comparta y haga suyos los objetivos de sta.
1.1 Conseguir una buena imagen de la UA, especialmente en mbitos estratgicamente seleccionados.
1.2 Garantizar las buenas relaciones de la UA con los agentes sociales.
1.3. Lograr que la UA sea un referente cultural y de formacin mediante sus
actividades de extensin universitaria.
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1.4. Avalar la promocin de la UA para atraer a los mejores estudiantes.

2. Disponer de una comunicacin interna fluida, eficaz y positivamente valorada,


que tenga en cuenta todos los aspectos relevantes del conjunto de la comunidad universitaria.
2.1 Establecer sistemas de comunicacin que faciliten y favorezcan la participacin y la implicacin de todos los miembros de la comunidad universitaria.
2.2. Conseguir el reconocimiento del trabajo de los miembros de la UA haciendo llegar a toda la comunidad universitaria las aportaciones positivas y los
logros relevantes conseguidos por stos.
2.3 Garantizar la coordinacin transversal entre las diferentes entidades que
constituyen y articulan la comunidad universitaria.

EJE 7: INTERNACIONALIZACIN (INT)


(Vase Plan Estratgico Sectorial de Internacionalizacin)
El Plan Estratgico de la Universidad de Alicante se concreta a travs de dos grandes lneas de actuacin; por un lado el Plan Estratgico de Gestin22, que comprende

administraciones de centros, servicios y unidades; y por otro, los Planes Sectoriales. Sobre este ltimo aspecto, el Vicerrectorado de Calidad expresaba lo
siguiente:
<<Para que la planificacin sea efectiva, no puede limitarse slo a la elaboracin de un Plan Estratgico, sino que debe llevarse a la prctica al tiempo que realizar un seguimiento peridico. Por otra parte, para asegurar que llega hasta el
ltimo rincn de la Universidad se estn elaborando una serie de planes sectoriales que poco a poco se van concretando las lneas de actuacin en las distintas actividades y unidades de la Universidad de Alicante>>.
Por lo que respecta a los planes parciales, hasta la fecha se han desarrollado los siguientes:
1) El Plan Estratgico de Formacin.
<<Una de las primeras iniciativas para desarrollar un rea clave para el cumplimiento de la misin que tiene la Universidad de Alicante>>, segn qued definida en
su Plan Estratgico. El Plan Sectorial de Formacin est concebido para el periodo
2007-2012 y especifica de manera coherente con el marco global del Plan Estratgico
los ejes, los objetivos y las acciones necesarias para articular una oferta formativa de

22. http://www.ua.es/es/presentacion/gerencia/peg2005/presentacion/index.html [octubre 2009]

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calidad dirigida al conjunto de la sociedad y, singularmente, a todos los miembros de


la comunidad universitaria: estudiantes, PDI y PAS. En definitiva, pretende ofrecer
una formacin contextualizada en el Espacio Europeo de Educacin Superior, que
responda de forma viable a la demanda social, que atienda de una manera integral y
flexible a las personas participantes a lo largo de la vida y que facilite su empleabilidad y su movilidad. Para ello, dispone de una estructura organizativa y de gestin
que lidere, impulse y coordine las acciones, a la vez que se implanta un sistema de garanta de la calidad que asegure la evaluacin y el seguimiento de los programas formativos y facilite su acreditacin.
Sus ejes estratgicos y operativos son:
EJE 1: COMPONENTE HUMANO (CHU)
1. Alcanzar una plantilla de PDI y PAS con la formacin y experiencia adecuadas al EEES
2. Conseguir un alto porcentaje de profesores doctores
EJE 2: INVESTIGACIN E INNOVACIN EDUCATIVA (INV)
1. Disponer de programas de investigacin aplicada a la innovacin educativa,
para conseguir que un mayor nmero de PDI participe en proyectos de investigacin e innovacin
EJE 3: DIRECCIN Y ORGANIZACIN (DOR)

1. Garantizar la coordinacin y la calidad de la informacin


2. Adecuar y optimizar los recursos a las exigencias del EEES
EJE 4: COMUNICACIN Y PROYECCIN SOCIAL (COM)
1. Conseguir unas comunicaciones internas y externas fluidas para mejorar la credibilidad de la formacin impartida.
2. Establecer una buena comunicacin entre la Universidad y la Educacin Secundaria
EJE 5: PLANIFICACIN DE LA OFERTA FORMATIVA (PLA)
1. Disponer de una oferta educativa de calidad, viable, orientada a la formacin
integral de los estudiantes y que satisfaga la demanda social
EJE 6: DESARROLLO DE LA FORMACIN (DES)
1. Obtener la mejora del rendimiento acadmico y la formacin integral de los
estudiantes

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2. Lograr la identificacin de los estudiantes con su titulacin y la interaccin con


el profesorado
EJE 7: EVALUACIN Y ACREDITACIN (EVA)
1. Conquistar la mejora de la calidad docente y la acreditacin de los programas
formativos
2) El Plan Estratgico de Investigacin, Desarrollo e Innovacin.
Surge como una de las oportunidades estratgicas detectadas a travs de los ejes
del Plan General de la Universidad de Alicante. En el plan de I+D+I se establecen
una serie de ejes principales con identidad propia que deben desarrollarse. El objetivo de este Plan Estratgico de Investigacin, Desarrollo e Innovacin es establecer un
marco de actuacin en el que se potencie la I+D+I de la Universidad de Alicante; poniendo el acento en la i de innovacin por el necesario papel que juega, dado que
el ciclo de la investigacin no se cierra del todo si no se pasa por la innovacin. Reflejo de todo esto es el desafo que para la Universidad de Alicante supone la puesta
en marcha de su Parque Cientfico de Alicante.
De igual modo, en este plan estratgico se contempla un conjunto de acciones encaminadas a mejorar, potenciar y posicionar la I+D+I de la UA, tanto a nivel nacional como internacional, en tanto que las acciones que se emprenden priman tanto el
aspecto cualitativo como los cuantitativos. Como se ha evidenciado, la I+D+I est relacionado con varios ejes, como es el de internacionalizacin, formacin y sobre todo
RRHH. Y es en este ltimo donde el plan debe incidir especialmente, con el fin de
incentivar, fomentar y formar la figura investigadora en la Universidad de Alicante.
Los ejes estratgicos y operativos del Plan Estratgico Sectorial de I+D+I son:
EJE 1: INVESTIGACIN BSICA Y APLICADA (IBA)
1. Desarrollar una investigacin de calidad, competitiva y de referencia internacional.
2. Implantar y difundir un plan de I+D+i estable, ampliamente consensuado y
convergente con las lneas prioritarias de planes plurianuales nacionales e internacionales.
EJE 2: TRANSFERENCIA / COMERCIALIZACIN DE CONOCIMIENTO Y
TECNOLOGA (TCT)
1. Instituir una estructura flexible que permita la interaccin entre el entorno socioeconmico y el conocimiento y know how generado en la UA.
2. Establecer mecanismos efectivos de valoracin del conocimiento y la tecnologa desarrollados.
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EJE 3: PARQUE CIENTFICO (PAR)


1. Construir y consolidar el Parque Cientfico.
2. Lograr la instalacin de empresas e instituciones innovadoras, as como el establecimiento de alianzas estratgicas con las mismas.
EJE 4: DIRECCIN, ORGANIZACIN Y DESARROLLO HUMANO EN
I+D+i (DOR)
1. Conseguir una plantilla investigadora y de apoyo cualificada, emprendedora,
predispuesta al trabajo en equipo y satisfecha.
2. Consolidar los grupos competitivos para la cooperacin entre ellos mediante
los institutos de investigacin y otro tipo de alianzas.
EJE 5: FORMACIN INTEGRAL CIENTFICO-TECNOLGICA DE LAS PERSONAS (FOR)

1. Informar y preparar a los estudiantes para el desarrollo de actividades cientfico-tecnolgicas con un alto ndice de calidad.
2. Disponer de una oferta amplia y flexible de programas de formacin continua
y especializada en la investigacin, la transferencia/comercializacin de tecnologa, y
gestin del conocimiento.
EJE 6: COMUNICACIN Y DIVULGACIN CIENTFICA Y TECNOLGICA
(COM)
1. Divulgar los avances y descubrimientos cientficos y tecnolgicos a la sociedad.
2. Aumentar el posicionamiento de la produccin cientfica y tecnolgica en los
principales ranking internacionales de reconocimiento cientfico.
EJE 7: INFRAESTRUCTURA CIENTFICA Y TECNOLGICA (INF)
1. Disponer de infraestructuras, espacios e instrumentacin cientficos adecuados
para el desarrollo de actividades de I+D+i.
2. Garantizar los equipos de apoyo necesarias para llevar a cabo una investigacin puntera.
c) Plan Estratgico Sectorial de las Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones (TIC)
En palabras del Vicerrector que asume estas competencias, Faran Llorens, <<ste
se haconvertido en una apuesta estratgica de las Universidades que, como la de Alicante, quieren jugar un papel destacado en el siglo XXI. No estamos ante el Plan Estratgico de un Vicerrectorado o un Equipo de Gobierno, sino ante el de la Universidad en
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su conjunto, pues abarca todas las reas de la misma (docencia, investigacin y gestin)
y plantea estrategias conjuntas para la implantacin de las nuevas tecnologas en el entorno universitario>>. Emana del Plan Estratgico de la Universidad de Alicante, complementndolo en aras a cumplir con su misin, que debe llevar a despuntar en la
sociedad del conocimiento, en un mundo marcado claramente por las tecnologas digitales. Este Plan Estratgico Sectorial TIC est diseado para trazar las lneas de trabajo del periodo comprendido entre 2007-2012. Para la Universidad de Alicante,
pionera en el uso de las TIC, el desafo es an mayor ya que como mnimo debe
mantener el posicionamiento alcanzado hasta ahora, con el reto de mejorarlo. Dicha
tarea puede afrontarse gracias a la fortaleza de su equipo humano: personal tcnico
cualificado, profesorado implicado y preparado, equipo de gestin profesional competente y unos directivos convencidos. La labor conjunta de debate y reflexin de
todos estos colectivos, es un logro en s mismo tan importante como la consecucin
del producto final.
d) Plan Estratgico Sectorial de Internacionalizacin
Su diseo se proyecta como elemento clave para cumplir con la misin asumida
por la Universidad de Alicante en su Plan Estratgico General. Este Plan Sectorial
de Internacionalizacin trazar, igualmente, las lneas de trabajo para el periodo comprendido entre 2007-2012. Sus actuaciones irn encaminadas a consolidar y desarrollar las relaciones con universidades y centros de investigacin de prestigio y la
participacin en programas internacionales, as como garantizar que las acciones de
cooperacin de la UA produzcan el impacto deseado en el desarrollo econmico y social. Como vemos, la internacionalizacin no es en absoluto ajena a la interrelacin
con otras reas como las concernientes a de formacin, I+D+I, recursos humanos,
comunicacin y proyeccin social. En este sentido, pretende plantear las acciones
necesarias para una internacionalizacin de la Universidad de Alicante que incida en
la formacin integral de todos los miembros de la comunidad universitaria, contribuya al avance y mejora de la sociedad, y al desarrollo cultural, cientfico y tecnolgico.
e) Desde el Vicerrectorado de Infraestructuras, Espacios y Medio Ambiente se llevan a cabo los compromisos adoptados en el plan Agenda 21; programa de las Naciones Unidas para promover el desarrollo sostenible, entendido como mejora de la
calidad de vida de la comunidad, en equilibrio con el capital natural y con las capacidades econmicas locales (desarrollo econmico, equidad social y sostenibilidad ambiental).
Se trata de un plan detallado de acciones que permite analizar la situacin actual y
elaborar propuestas de mejora a los problemas sociales, econmicos y ambientales actuales a nivel local, con la finalidad de resolverlos y realizar previsiones para el futuro;
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su mxima podra ser: <<hemos de resolver los problemas locales, para acabar mejorando
la totalidad del planeta>>.
Desde el ao 2007 la Universidad de Alicante adquiere su compromiso particular con el desarrollo sostenible, gracias a la aprobacin del programa de la Agenda 21,
con el objetivo de minimizar el impacto de la actividad diaria de nuestro campus. La
Agenda 21 supone, pues, el compromiso de una comunidad por estimular de forma
estructurada y planificada el desarrollo de medidas encaminadas a hacer compatible
el respeto al medio ambiente, con el desarrollo social y econmico.
V. Modelo de buenas prcticas. la calidad y el servicio de archivo y registro.
Queda dicho que Plan Estratgico de Gestin nace de la voluntad del equipo rectoral de iniciar por el mbito de la gerencia el proceso de elaboracin formal de planes
estratgicos en la Universidad de Alicante. Al hablar de la gerencia lo hacemos en un
sentido amplio, ya que abarca todo el entramado administrativo y de servicios de la
Universidad. Dicho plan estratgico inicialmente se concibi para el periodo 20062009 y planteaba los objetivos a alcanzar en cada una de las reas dependientes que se
han considerado estratgicas, los criterios para medir el grado de consecucin de los
mismos, as como las acciones necesarias para alcanzar las metas propuestas.
Es en el contexto de este Plan Estratgico de Gestin donde situamos el Plan Estratgico del Servicio de Archivo y Registro (PEGE-SAR), el cual incluye actuaciones
directamente relacionadas con la gestin documental de la UA, como la accin de
establecer una poltica de gestin integral de los documentos a lo largo de su ciclo de vida,
siguiendo la norma ISO 15489. Tal y como concreta su directora, Mercedes Guijarro, <<la implantacin del Plan Estratgico ha constituido para este servicio una excelente
oportunidad para su consolidacin y desarrollo, en la medida en que ha proporcionado
una metodologa para la mejora continua de la gestin interna y de los servicios que se
ofrece a la comunidad universitaria y a la sociedad en general, al tiempo que incorpora
mecanismos para impulsar polticas y procedimientos para normalizar la gestin documental en el conjunto de la Universidad de Alicante>>23.
Con la elaboracin de este Plan, se pone a disposicin de la comunidad universitaria un instrumento de referencia, en cuanto a la poltica que en materia archivos
y gestin documental desarrollar la UA para los prximos aos. Su misin, lgicamente, queda enmarcada por la institucin a la que sirve y productora de la documentacin que custodia. Su compromiso de servicio a la misma, y a la sociedad en
general, viene precedida por una no menor responsabilidad para disear, implantar
y mantener un sistema integral de documentos que abarca todo el ciclo vital de los
mismos, puesto que este servicio integra dos unidades perfectamente cohesionadas:
la unidad de Registro General y la unidad de Archivo General, propiamente dicho.
23. http://www.ua.es/es/servicios/ayr/plan_estrategico/pdf/plan_estrategico_sar.pdf [octubre 2009]

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El Servicio de Archivo y Registro realiza, pues, una doble funcin: por un lado,
gestiona la documentacin administrativa activa de la UA, de acuerdo con procedimientos uniformes de tratamiento que facilitan su organizacin y acceso. Dentro de
esta funcin se enmarca la actividad del Registro General y de los archivos de oficinas, que organizan, conservan y hacen accesible la documentacin en su etapa activa. Por otro, el Archivo General custodia la documentacin semiactiva e histrica
de la Universidad, organizando y poniendo a disposicin la documentacin que an
pueda servir de apoyo a la actividad administrativa, al tiempo que conserva y facilita el acceso a la documentacin de valor histrico, para que pueda ser consultada
con fines de estudio e investigacin24. En buena lgica, entre los valores reseados en
su PEGE sobresale la coordinacin, tanto en lo referente a la normalizacin y la gestin documental, como a la actividad de las unidades que componen el servicio. Se
insiste en el respeto a la legislacin vigente, como elemento garante de todos los procesos y procedimientos, as como la consulta documental. De nuevo se ensalza su vocacin y compromiso de servicio con los usuarios en general, y la comunidad UA en
particular, a quienes van encaminadas la mayor parte de las acciones que ejecuta en
materia de calidad.
Los ejes estratgicos del citado PEGE-SAR pivotan sobre la direccin, organizacin y normativa, el elemento humano, las instalaciones, la tecnologa, la formacin
y la comunicacin, as como los servicios al usuario y la gestin de los documentos.
Por lo que se refiere a la adecuacin del trinomio visin-objetivos estratgicos- objetivos operativos, cabe sealar en primer lugar el establecimiento de un sistema de
direccin estratgica y por objetivos, apoyado en unos procedimientos normalizados, que incorporen mecanismos de mejora continua y evaluacin de procesos claves del servicio, as como en una normativa aprobada por la Universidad y conocida
por toda la comunidad universitaria. Este modelo de gestin por objetivos ya se puso
en marcha en el ao 2007, a partir del plan de mejoras del Informe de Autoevaluacin de calidad del Plan Estratgico del Servicio, ambos redactados en 2006, as como
de los compromisos de calidad recogidos en su Carta de Servicios25, cuya primera edicin tuvo lugar en junio de 2007. Tras la motivacin que supuso el grado de cumplimiento de los deberes adquiridos en dicho documento, el SAR se plante como
objetivo inmediato establecer procedimientos de gestin y mecanismos de evaluacin de la calidad, as como disponer del marco normativo necesario para el cumplimiento de la misin del servicio.
Un equipo humano cohesionado, motivado y comprometido es una de las fortalezas, si atendemos a los Parmetros DAFO; (Debilidades, Amenaza, Fortalezas y
24. http://www.ua.es/es/servicios/ayr/index.html [octubre 2009]
25. http://www.ua.es/es/servicios/ayr/autoevaluacion/pdf/carta_servicios.pdf [octubre 2009]

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Oportunidades), consolidar la plantilla, el acceso a un sistema de formacin continua que garantice su actualizacin profesional, el compromiso total con el cumplimiento de los objetivos y desarrollar su trabajo en un ambiente laboral que permita
alcanzar un alto grado de satisfaccin, su visin.
Por lo que respecta a las instalaciones, es indispensable disponer de unas infraestructuras que garanticen las condiciones adecuadas para el tratamiento y conservacin de la documentacin, para el correcto desempeo de las tareas propias del
personal del servicio y la atencin de los usuarios; por ello, y tal y como ya se recoga en la Memoria General del Servicio de Archivo y Registro para el ao 2007, desde
entonces se han mantenido diversas reuniones con el vicerrectorado encargado de las
edificaciones del campus, con el fin de acordar espacios alternativos para la futura
instalacin del Archivo General. En el PEGE-SAR se anota como una de las debilidades del anlisis DAFO las instalaciones inadecuadas del Archivo General, su incorrecta ubicacin, as como la falta de visibilidad del mismo y de algunas oficinas
auxiliares de Registro.
Respecto a la tecnologa, se apuesta por implantar los sistemas tecnolgicos necesarios para garantizar los servicios documentales de la comunidad universitaria y su
entorno. Pero, sobre todo, se trabaja con la visin de la implantacin de un sistema
informtico integral de gestin de los documentos, capacitando a la administracin
universitaria en su utilizacin, a la par que se conozcan y apliquen las innovaciones
tecnolgicas adecuadas a los servicios documentales. Se destaca como oportunidad
la participacin del archivo en la implantacin de la administracin electrnica en la
Universidad, pese a la poca presencia en la actualidad en proyectos o actividades de
la UA en los que se presupone su competencia, y an con la ausencia de un modelo
de gestin de documentos electrnicos de referencia en Espaa.
La mejora, ampliacin y difusin de los servicios documentales ofrecidos a la comunidad universitaria y la sociedad en general, aplicando las TIC e incorporando un
sistema de evaluacin en los servicios, conocidos y utilizados por los usuarios de la citada comunidad, con la respuesta de un alto grado de satisfaccin, es otro de los retos
que se plantea el SAR. Pero, pese a los esfuerzos, hoy por hoy todava se echa en falta
un programa informtico integrado de gestin de los documentos, as como una ausencia de gestin por objetivos y de indicadores de evaluacin del servicio.
Para que el SAR se convierta en el referente de la gestin documental de la UA, ha
de disearse e implantarse un plan de comunicacin interna y externa, con lo cual el
servicio tendr la oportunidad de evidenciarse como la unidad administrativa especializada en la gestin de documentos y archivos, as como en la formacin de la comunidad universitaria en dichas tcnicas. Finalmente, resulta del todo indispensable
asegurar los apoyos institucionales, insuficientes de manera explcita y continuada.
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En este sentido, no conviene olvidar que la clave de la calidad y de la modernizacin


radica y comienza de la mano de los altos directivos y/o cargos de una empresa,
institucin u organizacin, que pueden estar o no familiarizados con la ventajas de
una buena gestin para la entidad, o no ser conscientes de las consecuencias de su
inexistencia; no obstante, sus atenciones, e incluso desvelos, son absolutamente necesarios para que cualquier servicio, y en este caso el SAR, puede llevar adelante su
misin:
<<Organizar y coordinar la gestin de los documentos de la Universidad y garantizar la conservacin y difusin de su patrimonio documental, mediante el diseo, implantacin y mantenimiento de un sistema corporativo e integral de gestin de los documentos
de la UA durante todo su ciclo de vida, cualquiera que sea su soporte y el rgano que los
haya producido o reunido, basndose en valores de calidad, respeto a la legislacin vigente
y servicio a la comunidad universitaria y a la sociedad>>26.

26. http://www.ua.es/es/servicios/ayr/plan_estrategico/pdf/plan_estrategico_sar.pdf Pg. 1

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miscelnea

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DIGITALIZACIN DEL PATRIMONIO


DOCUMENTAL
Luis Torres Freixenet
Jefe de Unidad de Sistemas de Reproduccin de Documentos
Ayuntamiento de Zaragoza
lfreixinet@gmail.com

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I.S.S.N. 1134-1602 - Pags. 241-298

DIGITALIZACIN DEL PATRIMONIO DOCUMENTAL


Luis Torres Freixenet

Jefe de Unidad de Sistemas de Reproduccin de Documentos


Ayuntamiento de Zaragoza
lfreixinet@gmail.com

Introduccin
En primer lugar dar las gracias a la Asociacin Andaluza de Archiveros por la
oportunidad que nos brinda de establecer contacto.
Es materialmente imposible el poder resolver todas las dudas referidas a la digitalizacin del Patrimonio Documental. Pero la intencin es que la informacin que
estos das manejaremos por lo menos nos tiene que servir para iniciarnos de una manera correcta en este entorno tan atractivo como exigente.
Para ello realizaremos una aproximacin terica que os sirva para adentraros y
posteriormente en el foro podamos establecer un debate lo ms enriquecedor posible. No os dejis nada en el tintero.
No puedo terminar esta introduccin sin recordar que cada vez son ms necesarios los conocimientos en diferentes campos tecnolgicos, o lo que sera mejor, el
trabajo en equipo y de manera multidisciplinar. Los conocimientos de informtica,
fotografa, archivstica, documentacin, etc. convierten en una tarea ms complicada
el poder controlar todos los aspectos relacionados con la digitalizacin.
La realizacin de cursos de digitalizacin prcticos suelen ser complicados de
organizar: es realmente difcil encontrar lugares con la infraestructura necesaria para
de manera prctica abordar estas materias.
1. Digitalizacin de documentos
1.1. La imagen digital
Las IMGENES DIGITALES son fotos electrnicas tomadas de una escena o escaneadas de documentos fotografas, manuscritos, textos impresos e ilustraciones. Se
realiza una muestra de la imagen digital y se confecciona un mapa de ella en forma
de cuadrcula de puntos o elementos de la figura (pxeles). A cada pxel se le asigna

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Luis Torres Freixenet

un valor tonal (negro, blanco, matices de gris o color), el cual est representado en
un cdigo binario (ceros y unos).
Los dgitos binarios (bits) para cada pxel son almacenados en un ordenador en
una secuencia, y con frecuencia se los reduce a una representacin matemtica comprimida. Luego el ordenador interpreta y lee los bits para producir una versin analgica para su visualizacin o impresin.
Pero qu es un bit? Un bit no tiene color, tamao ni peso y viaja a la velocidad de
la luz. Es el elemento ms pequeo en el ADN de la informacin (1)
Por razones prcticas hemos de considerar que un bit es un 1 o un 0. El significado del 1 o el 0 es una cuestin aparte. En los inicios de la informtica, una cadena
de bits representaba por lo general informacin numrica. Hoy en da hemos conseguido digitalizar cada vez ms tipos de informacin, auditiva y visual, por ejemplo,
reducindolos de igual manera a unos y ceros.
Digitalizar una seal es tomar muestras de ella de modo, que poco espaciadas,
puedan utilizarse para producir una rplica aparentemente perfecta. En un CD de
audio, por ejemplo, el sonido se ha sometido a muestreo 44,1 mil veces por segundo.
La forma de onda de audio (nivel de presin de sonido medido como voltaje) se
graba como nmeros discretos (que, a su vez, se convierten en bits). Estas cadenas de
bits, cuando se reproducen 44,1 mil veces por segundo, nos proporcionan una versin en sonido continuo de la msica original. Las medidas sucesivas y discretas estn
tan poco espaciadas en el tiempo que no las omos como una sucesin de sonidos separados, sino como un tono continuo.
Lo mismo sucede con una fotografa en blanco y negro. Imaginemos una cmara
electrnica que extiende una fina trama sobre una imagen y luego graba la gradacin de gris que capta en cada clula. Si le damos al negro un valor de 0 y al blanco
un valor de 255, los distintos matices de gris se situarn entre estos dos valores. Una
cadena de 8 bits se llama byte, y tiene 256 permutaciones de unos y ceros, empezando por 00000000 y terminando con 11111111. Con gradaciones tan sutiles y
una trama tan fina, la fotografa se puede reconstruir perfectamente. Tan pronto
como se usa una plantilla ms gruesa o una escala insuficiente de grises, uno empieza
a ver intervenciones artificiales digitales, como contornos y volmenes.
Cuando usamos bits para describir sonido e imagen, existe una ventaja natural en usar tan pocos bits como sea posible. Hay una cierta analoga con la conservacin de la energa. Sin embargo, el nmero de bits que se emplean por segundo o
por centmetro cuadrado est directamente relacionado con la fidelidad de la msica
o la imagen. Normalmente interesa digitalizar con una resolucin muy alta y luego
usar una versin de menos resolucin. La economa de bits la determinan en parte
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las restricciones del medio en que se almacena la imagen o el sonido o el medio por
el cual se difunde.
Conceptos bsicos para la digitalizacin documental: del libro al pxel.
El nmero de bits que se transmiten por segundo a travs de un canal determinado es el ancho de banda de este canal. Es la medida del nmero de bits que
pueden desplazarse por una tubera. Ese nmero o capacidad tiene que igualarse cuidadosamente con el nmero de bits que se necesitan para reproducir un tipo determinado de datos (voz, msica, vdeo):
64.000 bits/segundo vlido para reproducir la voz.
1,2 mll bits/s para la msica de alta fidelidad.
45 mll bits/s para reproducir imgenes.

Aqu es donde estn apareciendo continuos avances con ms y mejores sistemas


para comprimir estos bits (por ejemplo el LTW - software de compresin de imgenes del Grupo GATCOM- Universidad Miguel Hernndez presentado en Madrid el
12 de Noviembre del 2008). Adems se esta consiguiendo a bajo coste y con alta calidad. Es como si furamos capaces de hacer cubitos de capuchino y, al aadir agua,
ste apareciera ante nosotros tan rico y aromtico como si estuviera recin hecho.
De forma paralela al avance en la compresin de la informacin digital se ha
avanzado en sofisticadas tcnicas para la correccin de errores. En un CD de audio
un tercio de los bits se usan para la correccin de errores.
Resolucin
La resolucin es la capacidad de distinguir los detalles espaciales finos. Por lo general, la frecuencia espacial a la cual se realiza la muestra de una imagen digital (la
frecuencia de muestreo) es un buen indicador de la resolucin. Este es el motivo por
el cual dots-per-inch (puntos por pulgada) (dpi) o pixels-per-inch (pxeles por pulgada) (ppi) son trminos comunes y sinnimos utilizados para expresar la resolucin
de imgenes digitales.
Generalmente, pero dentro de ciertos lmites, el aumento de la frecuencia de
muestreo tambin ayuda a aumentar la resolucin.
Dimensiones de Pxel
Las dimensiones de pxel son las medidas horizontales y verticales de una imagen, expresadas en pxeles. Las dimensiones de pxel se pueden determinar multiplicando tanto el ancho como la altura por el dpi. Una cmara digital tambin tendr
dimensiones de pxel, expresadas como la cantidad de pxeles en forma horizontal y
en forma vertical que definen su resolucin (por ejemplo: 2.048 por 3.072).
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La profundidad de bits
La PROFUNDIDAD DE BITS es determinada por la cantidad de bits utilizados para definir cada pxel. Cuanto mayor sea la profundidad de bits, tanto mayor
ser la cantidad de tonos (escala de grises o color) que puedan ser representados. Las
imgenes digitales se pueden producir en blanco y negro (en forma bitonal), a escala
de grises o a color.
Una imagen bitonal est representada por pxeles que constan de 1 bit cada uno,
que pueden representar dos tonos (tpicamente negro y blanco), utilizando los valores 0 para el negro y 1 para el blanco o viceversa.
Una imagen a escala de grises est compuesta por pxeles representados por mltiples bits de informacin, que tpicamente varan entre 2 a 8 bits o ms.
Una imagen a color est tpicamente representada por una profundidad de bits
entre 8 y 24 o superior a sta. En una imagen de 24 bits, los bits por lo general estn
divididos en tres grupos: 8 para el rojo, 8 para el verde, y 8 para el azul. Para representar otros colores se utilizan combinaciones de esos bits. Una imagen de 24 bits ofrece
16,7 millones (2 24 ) de valores de color. Cada vez ms los escneres estn capturando
10 bits o ms por canal de color y por lo general imprimen a 8 bits para compensar
el ruido del escner y para presentar una imagen que se acerque en el mayor grado
posible a la percepcin humana.
Clculos binarios para la cantidad de tonos representados por profundidades de
bits comunes:

1 bit (21) = 2 tonos


2 bits (22) = 4 tonos
3 bits (23) = 8 tonos
4 bits (24) = 16 tonos
8 bits (28) = 256 tonos
16 bits (216) = 65.536 tonos
24 bits (224) = 16,7 millones de tonos

Destacaramos de la tecnologa digital frente a la analgica:


A favor
yy
Imbatible como elemento de difusin: a una imagen digital puede tener acceso hoy en da prcticamente toda la poblacin y adems de una manera cmoda y rpida.
yy
Posibilidad de adaptar las imgenes a otros patrones: artsticos, de restauracin,
acadmicos, etc.
yy
Posibilidad de capturar en color, y as conseguir la imagen conforme a nuestras
necesidades: binaria o grises.

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En contra
yy
Normalizacin cambiante
yy
Necesidad de hardware que interprete los datos.
yy
Estabilidad fsica muy limitada, se habla en los CDs de 50 aos, pero pruebas
independientes sobre CDs han disparado la alerta al constatar que en periodos
de 2 y 3 aos hay altos % de problemas. Y esto se puede hacer extensible a la reciente implantacin de los DVD
yy
Peligrosa obsolescencia: quien no recuerda los disquetes de 5 , o las fichas
perforadas...? Incluso no es necesario retroceder tanto en el tiempo, actualmente ya tenemos que estar realizando migraciones de soporte CD-ROM a
DVD, es decir, el Refreshing (recopia).
yy
El reto del futuro es la preservacin digital, y entre los muchos problemas que
nos podemos encontrar est el alto coste.

1. Infraestructura Tcnica

A la hora de enfrentarse a un proyecto de digitalizacin es necesario plantearse


una infraestructura tcnica que nos permitan hacer viable el proyecto con unos niveles de calidad lo suficientemente contrastados.
De forma general cuando nos estamos refiriendo a la infraestructura tcnica estamos haciendo hincapi en la cadena o flujo de trabajo. Aunque la vamos representar
lineal muchas veces presenta ramificaciones laterales, y/o pasos recurrentes.
La cadena de digitalizacin y la infraestructura tcnica que la sostiene se dividen
en tres componentes fundamentales:
Creacin
Gestin
Entrega.

La Creacin de imgenes se ocupa de la captura o conversin inicial de un documento u objeto a la forma digital, por lo general con un escner o cmara digital. A
la imagen inicial se le pueden aplicar uno o ms pasos de procesamiento de archivo o
de imagen, que pueden alterar, agregar o extraer datos. Las clases generales de procesamiento incluyen la edicin de la imagen (escalarla, comprimirla, otorgarle nitidez,
etc.) y la creacin de metadatos (2)
La Gestin de archivos se refiere a la organizacin, almacenamiento y mantenimiento de imgenes y metadatos relacionados.
La Entrega de la imagen comprende el proceso de hacer llegar las imgenes al
usuario y abarca redes, dispositivos de visualizacin e impresoras.
Los ordenadores y sus interconexiones de red son componentes integrales de la cadena de digitalizacin. Cada eslabn de la cadena comprende uno o ms ordenadores
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y sus diversos componentes (RAM, CPU, bus interno, tarjetas de expansin, soporte
de perifricos, dispositivos de almacenamiento y soporte de red). Los requisitos de
configuracin cambiarn, dependiendo de las necesidades informticas especficas de
cada componente. Por lo tanto volveremos sobre las necesidades informticas a cada
paso del camino.
A medida que revisemos cada paso, hay que considerar si estamos preparados
para llevarlo a cabo nosotros mismos o si trasladaremos el trabajo a un proveedor externo.
Las tareas que se llevan a cabo en nuestros centros requieren la mayor atencin,
aunque la externalizacin no reduce la necesidad de un programa de control de calidad planeado de forma sumamente cuidadosa.
Es fundamental para evaluar y negociar con xito los servicios externos desarrollar
una base de conceptos y procedimientos consensuados tanto en su desarrollo como
en su compresin. Es decir, que cuando nosotros nos estemos refiriendo a imgenes a 300 dpi en jpg nivel 9 hay que procurar que ellos y nosotros entendamos lo
mismo.
La tecnologa necesaria para navegar desde un extremo de la cadena de digitalizacin al otro consta principalmente de: hardware, software y redes. stos son el centro
de esta seccin. Una perspectiva integral de la infraestructura tcnica tambin incluye
protocolos y normas, polticas y procedimientos (para el flujo de trabajo, mantenimiento, seguridad, actualizaciones, etc.) y los niveles de habilidad y responsabilidades del trabajo del personal de una organizacin.
Sin embargo, ni siquiera los aspectos bsicos de la infraestructura tcnica se pueden evaluar en forma completamente aislada. Las acciones y consideraciones relacionadas que afectarn las decisiones respecto de la infraestructura tcnica incluyen:
Determinacin de los requisitos de calidad basndose en los atributos de los
documentos (Patrn de referencia).
Valoracin de las virtudes y defectos institucionales, los horarios y el presupuesto (Gestin).
Comprensin de las necesidades del usuario (Presentacin)
Valoracin de planes a largo plazo (Preservacin digital).

Las decisiones en lo que respecta a la infraestructura tcnica requieren una planificacin cuidadosa debido a que la tecnologa de la digitalizacin de imgenes cambia
rpidamente. El mejor modo de minimizar el impacto de la depreciacin y la obsolescencia es a travs de la evaluacin cuidadosa, y evitando las soluciones nicas y patentadas. Si los equipos elegidos son los indicados para los usos previstos y los resultados
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esperados, y estn sincronizados con horarios realistas, el rendimiento de las inversiones se maximizar.
Cinco recomendaciones prcticas:
I. Se puede llegar a considerar el uso de un integrador de sistemas que pueda garantizar
que todos los componentes interoperan entre s sin dificultad. Aunque la realidad me
ha demostrado que esto es prcticamente imposible. Por eso tendremos que realizar la
seleccin de componentes nosotros mismos, aunque eso si manteniendo la cantidad
de dispositivos en el mnimo posible.
II. Elegir productos que cumplan con las normas y que tengan una amplia aceptacin en
el mercado y un fuerte apoyo por parte del proveedor.
III. No somos, todava, un referente para la industria con lo que siempre tendremos
que estar realizando adaptaciones, en algunos casos de bricolaje. A pesar de todos
nuestros esfuerzos hay que estar preparados para los problemas tpicos: el plug and
play no siempre funciona y muchas veces tendremos que recurrir al famoso reset.
IV. Siempre que se pueda es conveniente comprar productos de calidad y adems hay que
preparar presupuestos para, de forma peridica, realizar actualizaciones y reemplazos.
No hay que esperar hasta el ltimo momento ya que ello puede acarrear problemas de
prdida de tiempo y dinero.
V. La digitalizacin es un trabajo multidisciplinar y de mxima cooperacin. Mi
experiencia me indica que los resultados a la larga son mejores en los sitios donde se han
configurado equipos de trabajo abiertos donde el personal tcnico puede participar en
las discusiones desde el comienzo y con frecuencia. Como hemos indicado al principio
la cadena de digitalizacin en realidad no es lineal sino que en realidad presenta una
forma compleja. Seremos tan fuertes como el ms dbil de los eslabones, y el mejor
remedio es tener localizado siempre el eslabn ms dbil.

En el momento de elegir el dispositivo de captura para nuestra digitalizacin se


nos abre un panorama muy amplio de opciones. La realidad es que casi ninguno est
pensado para aplicaciones de archivos y bibliotecas sino para grandes mercados como
por ejemplo los segmentos de negocios y de artes grficas. Cuando nuestro trabajo
se centra en Archivos, Bibliotecas y Hemerotecas la diversificacin de sus fondos da
como resultado que muy pocas mquinas puedan servir para cubrir todas las necesidades. Y las pocas que existen tienen un coste muy alto.
Podemos hacernos una serie de preguntas iniciales acerca de cualquier escner*
*Nota: Utilizamos el trmino escner para referirnos a todos los dispositivos de
captura de imgenes, incluyendo las cmaras digitales.
I. Es este escner compatible con mis documentos? Puede manejar la variedad de
tamaos, tipos de documentos (hojas simples, volmenes encuadernados), medios
(opacos, transparentes), y el estado de conservacin de los originales?
II. Puede este escner producir la calidad requerida para satisfacer mis necesidades?
Siempre es posible obtener una imagen de calidad inferior partiendo de una de
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calidad superior, pero por ms magia digital que se utilice, no se podrn restablecer
con exactitud detalles que, para empezar, nunca se han capturado. Entre los
factores a considerar se incluyen la resolucin ptica (opuesta a la interpolada), la
profundidad de bits, el rango dinmico (la habilidad de registrar detalles a lo largo
del mayor rango de tonos desde las sombras a los puntos de luz), y la relacin sealruido.
III. Puede este escner soportar mi programa de produccin y presupuesto de
conversin? (Prestar atencin a las afirmaciones de rendimiento - con frecuencia un
factor de suma importancia en el costo del escner). Cules son las capacidades de
manejo de documentos del mismo? Su ciclo de servicio y de vida til? Que tipo
de contratos de mantenimiento nos ofrecen? Tiene servicio tcnico en la ciudad?
Cul es su tiempo de respuesta? Etc.
IV. En el caso de ser necesario (aunque no forma parte del tema) puede este escner
integrarse en un sistema de Digitalizacin Certificada.

En nuestro caso uno de los factores que ms va a influir en la adquisicin del dispositivo ser el precio. Adems con un agravante. Por ejemplo, en la Unidad de Sistemas de Reproduccin de Documentos (en adelante USRD) del Ayuntamiento de
Zaragoza contamos con una cmara de microfilme de 1988 que todava sigue prestando servicio. Su coste de adquisicin en 1988 entre la cmara y el resto de los
componentes fue de diez millones de pesetas. Esto hoy en da es impensable con
la tecnologa digital. Hay que tener en cuenta que la capacidad de amortizacin de
equipos se tiene que producir en un periodo de cinco aos como mximo puesto que
nos podemos encontrar en ese plazo de tiempo con la imposibilidad de poder continuar realizando la captura con unos niveles de calidad/precio asumibles por nuestra institucin.
Una breve Tipologa
Los escneres planos son el tipo de escner en el que todos pensamos en seguida.
Es el ms popular, y esta popularidad ha llevado consigo una amplia variedad de modelos, fabricantes y precios. Desde 99 hasta 1900 Precisamente es un tipo de escner no muy apropiado para nuestros centros, teniendo su uso muy limitado a una
tipologa muy concreta de documento: aquellos que no estn encuadernados.
Podemos encontrar algunas variaciones en estos escneres, por no extenderme, indicar que los modelos sin ADH (alimentadores automticos) y con posibilidad de
capturar originales no opacos en toda la superficie del escner son los ms verstiles
para un entorno de Archivo/ Biblioteca/ Hemeroteca.
Repito que la diversidad de nuestro patrimonio documental impide en la mayora de los casos el contar con un dispositivo de captura nico e ideal, sino que contaremos con herramientas ms o menos especializadas para as conseguir los mejores resultados.
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Una variacin que proviene de la experiencia acumulada en los entornos de la microfilmacin son los escneres de columna area (=cmara planetaria de microfilmar).
En este tipo de escner el sensor se coloca en un brazo o columna vertical mientras
que el documento (normalmente encuadernado) esta justo debajo. De esta manera el
original no sufre ningn tipo de presin y su manipulacin es ms sencilla.
He llegado a ver desde los dispositivos industriales de gran calidad (y alto precio)
a soluciones de bricolaje con escneres planos que se han colocado en una columna
de manera invertida, con unos contrapesos de forma que subiendo y bajando el escner sobre una cuna o mesa prensa-libros se realizan las capturas.
Los escneres de tambor slo los nombramos pero tienen su aplicacin fundamentalmente en los entornos de artes grficas.
Los escneres de microfilme son el complemento ideal para trasladar todos nuestros fondos microfilmados a entornos digitales. Actualmente el avance que presenta
este tipo de dispositivos garantiza una fiabilidad y calidad muy alta. Su gran ventaja
es el alto volumen de produccin que pueden llegar a producir (un rollo de microfilme de 35mm en un hora). Su mayor inconveniente es el precio rondando en muchos casos los 40.000 .
Dejo para el final dos dispositivos, por su trascendencia y accesibilidad: las cmaras digitales de alta resolucin y las fotocopiadoras de ltima generacin.
Las Cmaras Digitales
La evolucin que en los ltimos dos aos han tenido este tipo de dispositivos
ha dado como resultado herramientas muy verstiles y que cubren buena parte de
nuestras necesidades. Adems la evolucin contina a un ritmo imparable proporcionando dispositivos cada vez ms potentes y con precios ms asequibles. Cmo es
lgico nos estamos refiriendo a las cmaras digitales de la gama profesional que son
las que por prestaciones y recursos aadidos mejor nos pueden servir.
Actualmente en la USRD contamos con cuatro cmaras:
Una Canon EOS 1Ds reflex de 11,5 mll de pxeles, lo que nos permite capturar en su tope de calidad documentos de hasta DINA2 (42cmx59,4cm).
Esta cmara nos ofrece un fichero tif plano en RGB de 27 Mb. Documentos
de superficie mayor pueden ser capturados pero no con los parmetros de calidad que para nuestros fines de conservacin necesitamos
Dos Canon EOS 5D reflex de 12,5 mll de pxeles. Ambas dotadas de objetivos de 50mm. Su uso ms inmediato ser para los documentos que o bien
por el tamao del volumen o por el tamao de la tipografa no podemos capturar a doble pgina con la CANON EOS 1Ds. Para esta captura a pgina
sencilla tenemos podemos usar dos dispositivos:
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yy
Columna KAISER con adaptador para dos cmaras conectado a dos CPUs.
yy
De la casa ATYZ el llamado BOOKDRIVE DIY adquirido en noviembre del
2008.

Una Canon EOS 350D de 8,5 mll de pxeles. Fundamentalmente la usamos


para las peticiones puntuales que nos realizan los usuarios. Dejando la Canon
1Ds y las EOS 5D para la digitalizacin programada.

En el segmento de las cmaras digitales podemos encontrar diferentes opciones,


todas ellas vlidas, y limitadas por nuestro presupuesto: cmaras reflex equivalentes
a las antiguas de 35mm; de medio y gran formato con respaldo digitales; especficas
para capturar fondos documentales, etc.
Estas cmaras tienen varios elementos a destacar:
Cuentan con un sensor de mayor tamao lo que posibilita que la distancia focal de su ptica sea la real y no haya que realizar ningn tipo de conversin. Por ejemplo en otros modelos que cuentan con menos resolucin
cuando se usaba un zoom de 28-135mm en realidad estbamos usando un
zoom de 44,8-216mm.
El software con el que viene la cmara permite trabajar en modo remoto.
Esto quiere decir que podremos realizar los ajustes, las pruebas, las correcciones, los disparos y el almacenamiento directamente en el ordenador. De
manera que en combinacin con una columna de reproduccin y una mesa
prensa-libros contamos con una unidad digital muy verstil para los entornos de Archivo, Bibliotecas y Hemerotecas.
El ritmo de produccin es muy alto puesto que la cmara realiza las capturas con las velocidades de una cmara fotogrfica y si contamos con un ordenador potente podremos realizar una alta cadencia de capturas. Precisamente
esta alta cadencia tambin es su punto dbil: el obturador no est pensado
para realizar trabajos tan intensivos aproximadamente con 300 500 mil
disparos el obturador suele fallar, por lo que suele ser conveniente tener preparado un segundo cuerpo sino queremos parar mientras se realiza la reparacin
Nos permite capturar en color, lo que para muchos documentos es un valor
aadido muy importante y en algn caso fundamental.
Las imgenes capturadas digitalmente con una cmara son salidas digitales
puras, mientras que una imagen escaneada de alto nivel registrada desde una
imagen intermedia de pelcula no lo es. Estas ltimas siempre van a contener
algunas impurezas electrnicas o fsicas en la superficie de la pelcula o en el
grano de la imagen de la pelcula (para el caso de la digitalizacin de artefactos fotogrficos en soporte papel o negativo).

El ritmo que la industria fotogrfica est incorporando al entorno digital me


obliga siempre a tener que retocar este apartado por las continuas novedades que
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van apareciendo. No obstante en el campo de las cmaras digitales podemos citar la


opinin de Niels Ohrgaard, directivo de Hasselblad en Europa, que recientemente
afirm que el lmite de los sensores de formato completo en 35 milmetros es de unos
18 20 megapxeles, mientras que Hasselblad puede alcanzar en un futuro cercano
los 30 (3).
Por ejemplo:
CANON EOS 5D Mark I: Cmara con un CMOS de 35,8X23,9mm, por lo
que necesita realizar conversin en la distancia focal de sus objetivos. Como
elementos ms destacables tendramos que ofrece 20 Megapxeles de resolucin. En formato raw la imagen tendr un tamao de 4368x2912 pxeles. La
podemos encontrar por unos 2700 (slo el cuerpo)
CANON EOS 1Ds MARK III: Con 22,5 Megapxeles o la demostracin
palpable de que Ohrgaard no acert en su previsin de futuro
Hasselblad H2D: Tamao del sensor 36,7x49mm. Una resolucin de 22
Megapxeles. Como elemento novedoso que utiliza como formato el DNG
de Adobe. Cuyo precio puede rondar los 22.300 .(4) Acaba de presentar el
CFH 39 con 39 mll de pxeles

Fotocopiadoras de ltima generacin: digitales


Me estoy refiriendo a las fotocopiadoras digitales que ya empiezan a verse, incluso
en nuestros centros. Estos dispositivos son plataformas que permiten, fotocopiar, imprimir y escanear. Han unido las estructuras robustas de las fotocopiadoras analgicas a la tecnologa digital. En nuestro caso esto puede ser muy interesante puesto que
nos puede permitir capturar con velocidades muy altas y con niveles de calidad ms
que aceptables fondos documentales no crticos. Por ejemplo, expedientes administrativos que deben ser digitalizados con el nico fin de mejorar su consulta y accesibilidad, y no con criterios de conservacin/sustitucin. Se han realizado algunas
experiencias con resultados altamente satisfactorios y son unos dispositivos muy polivalentes que incluso permiten realizar capturas en DINA3.
Estas fotocopiadoras pueden trabajar en red de manera que todos los integrantes
de un centro pueden hacer uso de sus potencialidades.
En la USRD hemos comenzado a trabajar con un modelo de la marca CANON
la IR3570 que nos fue instalada el pasado 24 de diciembre de 2004. Las expectativas creadas nos pueden permitir iniciar un nuevo enfoque de trabajo muy atractivo:
podramos, estableciendo un protocolo preciso, que los documentos conforme vayan
siendo solicitados para ser fotocopiados en su lugar digitalizarlos, imprimirlos y almacenar la informacin digital. La prxima vez que se realizara una consulta de ese
expediente los usuarios podran hacerlo directamente en pantalla e imprimirse ellos
mismos las hojas necesarias.
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En todos los casos lo ms difcil es tomar la decisin de cuando empiezas a aplicar


estas tecnologas y de cmo resuelves lo ya almacenado. Un criterio vlido es actuar
sobre los fondos ms crticos (o por nivel de consultas o por estado de conservacin)
y adems comenzar por lo que empieza a entrar en la institucin.
Esto ltimo permite presentar resultados a nuestros responsables polticos muchas veces ms atractivos por su nivel de comprensin y cercana: al ser documentacin ms actual la comprenden mejor y afecta a un colectivo de ciudadanos ms
cercano a sus intereses (votos).
Para la digitalizacin de procesos documentales administrativos elegiremos el dispositivo en funcin de la velocidad de captura, capacidad de captura a doble cara, eficacia del alimentador automtico ante atascos, interoperabilidad con programas de
gestin, posibilidad de ser admitido para una digitalizacin certificada, etc.
1.1 Retos ante el documento a digitalizar
Ya tenemos nuestros equipos, tanto de software como de hardware, seleccionados
y adquiridos. Nos hemos ledo, estudiado y comprendido todos los manuales de instrucciones, ahora podemos empezar (si nos quedan ganas) a digitalizar nuestro patrimonio documental.
Cmo lo hacemos? Con que resolucin? Con que hardware?...
Estas y muchas otras preguntas son las que continuamente me preguntan, y desgraciadamente siempre me veo obligado a decir que no hay una solucin comodn
valida para todas las tipologas. La realidad me ha demostrado que la mejor receta
es:
evaluar el fondo de manera individual (anlisis).
pensar que es lo que queremos conseguir (usos)
y que es lo que queremos ofrecer (soluciones).

Anlisis
A la hora de enfrentarse a la digitalizacin de una coleccin hay que tener en
cuenta varios factores.
Tipologa:
yy
Materiales opacos o no (negativos, diapositivas, placas de vidrio, radiografas,
papel vegetal, etc).
yy
Tamaos normalizados (DIN) o no. Que estn dentro de nuestras posibilidades tcnicas o no.
yy
Estado de conservacin: riesgo Alto, Medio, Bajo o nulo.
yy
Encuadernado o no.
yy
Aspectos legales a tener en cuenta: copyright, acceso a datos personales, etc.

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yy
Porcentaje de mezcla de los factores antes mencionados. Es decir, podemos encontrar un fondo con un 18% de placas de vidrio de 9cmx11cm, un 45% de
folios no encuadernados, y un 37% de planos DIN A1 encuadernados. Este
fondo tendr unas necesidades totalmente diferentes, a la hora de digitalizar,
que un fondo 100% de negativos 35mm en tiras de 6 unidades.

El tener claro desde el principio del proyecto cuales van a ser los retos a los que
nos vamos a enfrentar nos ayudar a tomar una decisin, y sobre todo, a elegir las
mejores opciones tcnicas de cara a la digitalizacin de los fondos.
Las mayores dificultades se presentan a la hora de trabajar con fondos que presentan poca o ninguna homogeneidad. Cuando hablamos de la homogeneidad nos estamos refiriendo a tres variables:
En relacin al tamao.
En relacin al material (opaco o no, y sus correspondientes apartados o subdivisiones)
En relacin a su accesibilidad (encuadernado, enmarcado, grapado, cosido,
plegado, etc.)

La experiencia me demuestra que no existe el fondo idlico, y siempre nos van a


aparecer este tipo de problemas
En funcin de estas tres variables y de nuestro presupuesto, tendremos que usar
un dispositivo de captura u otro:
Cmara digital (mnimo 11,5 mll pxeles) sobre columna de reproduccin y
a ser posible con prensalibros.
Escner plano de mesa.
Escner de negativos/diapositivas (35mm)
Escner de rodillo para planos.
Escner areo profesional.
El orden en el que cito estos equipos no es aleatorio, sino que se corresponde a la
idoneidad/precio/versatilidad, tres factores difciles de conjugar en nuestros centros.

Usos
Una cuestin que no dejo de repetir siempre que tengo ocasin de hacerlo es
COMO OFRECEMOS EL ACCESO A LA IMAGEN DIGITAL. Este es uno de
los elementos ms importantes de todo proyecto digital.
Y si vamos a realizar un proyecto de digitalizacin, antes deberamos hacernos varias preguntas:
a). Ser un proyecto aislado o estar dentro de una visin global de digitalizacin a largo plazo?

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b). Digitalizamos como herramienta de conservacin?


c). Digitalizamos como herramienta de conservacin y de difusin.
a) Los proyectos de digitalizacin en realidad no tienen fin. Esa es la trampa de esta
tecnologa tan nueva. Se deben realizar previsiones para comprobar o monitorizar
la salud de los archivos digitales y para garantizar que en el futuro van a ser
accesibles de una manera continua. Los proyectos se pueden realizar desde la misma
institucin o con proveedores externos, pero cuando vayan llegando a su etapa final
los productos digitales sern de nuestra responsabilidad.
Si puedo aadir tres sentencias:
yy
los proyectos piloto no son proyectos de produccin.

yy
es fcil comenzar un proyecto digital; es difcil implementar un programa de
forma continuada.
yy
una serie de proyectos digitales no constituye un programa de digitalizacin.

b) Mantener colecciones digitales es ms difcil de lo que podemos pensar, sobre todo


si acogemos seriamente la siguiente idea: La meta fundamental de la preservacin
digital es la de mantener el acceso continuo a los datos digitales durante el tiempo
que dicha informacin sea de inters.
c) Si adems de herramienta de conservacin es herramienta de difusin tenemos que
pensar en nuevos formatos y resoluciones. Esto es debido a que normalmente las
resoluciones y formatos destinados a conservacin generan unos ficheros de un
tamao considerable, y estos tamaos no los hacen prcticos para su difusin.
Esta difusin habitualmente se realiza mediante intranet o Internet y las necesidades
de velocidad de descarga son fundamentales. Para solucionar este problema surgen
formatos como DjVu. El tipo de fondo digitalizado es un factor fundamental en el
tratamiento de las imgenes para su difusin. Por ejemplo, una coleccin de postales
puede ser reducida a ficheros JPG, comprimidas al 50% y con una resolucin de 90
dpi, estos valores seran impensables para una coleccin de documentos capturados
a doble pgina y que su escala real es casi cercana al DINA2. Con este material los
usuarios lo que quieren es poder leer y para poder lograrlo no podemos convertir las
letras en artefactos digitales ilegibles. Ms adelante veremos en las sesiones prcticas
las diferentes soluciones que se pueden aplicar.

Soluciones
Las imgenes las tenemos que capturar teniendo en cuenta los parmetros anteriormente expuestos.
Podemos usar la tabla contenida en el cuadro comparativo (al final del texto)
como referencia de cara la conservacin de los fondos digitalizados.
Nosotros en la USRD acabamos de optar, al igual que otros organismos, por
DjVu. Tenemos que aclarar que este formato lo vamos a destinar a las aplicaciones de
difusin por la facultad que tiene de comprimir las imgenes (con tecnologa propia,
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tipo wavelet) pero permitiendo uno niveles de detalle inimaginables. De esta manera
hemos conseguido que un libro de actas pasara de ocupar 630 Mb a 33 Mb, con unos
niveles de detalle superior a los formatos JPG o similar.
Nuestro sistema sera de dos o tres niveles, variando en funcin de los fondos o
de nuestros intereses:
TIF sin comprimir, como fichero de conservacin, o TIF con compresin
sin perdida LZW
JPEG como fichero de difusin.
DjVu como fichero de difusin.

El uso de una tecnologa u otra (JPEG/DjVu) depender en buena parte de los


resultados que podamos ofrecer. El usuario para ver los ficheros DjVu tiene que descargarse un plug-gin (gratuito) de 930 Kb y a cambio de esto puede tener una velocidad de descarga rpida y un muy alto nivel de calidad y de detalle. De nada sirve el
ofrecer una imagen que se descarga muy rpidamente pero que no sirve a los mnimos intereses del usuario, en nuestro caso mayoritariamente poder leer.
1.1.Formatos: tiff, jpeg/jpeg2000, pdf, mrsid, djvu.
La tipologa de los formatos digitales es una demostracin prctica del fenmeno
de la obsolescencia digital pero remarcado por un elemento clave: no siempre la supervivencia de un formato se debe a su grado de eficacia o efectividad tcnica.
El mercado acaba mandando al rincn ms olvidado a aquellos formatos que no
han tenido la gracia de recibir la bendicin del apoyo de los usuarios.
Aunque nos vamos a centrar mayoritariamente en unos cuantos formatos no podemos dejar de mostrar una sucinta recopilacin de los formatos de imagen (formatos de archivo grficos) ms habituales.

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PRINCIPALES FORMATOS DE ARCHIVOS GRFICOS RASTERIZADOS

Extensin

Tipo MIME

.art

Detalles
Formato propietario. Software cliente de AOL
soportando normalmente una nica imagen fija
muy comprimida.

.bmp

image/bmp

Formato de Windows puede recibir compresin


sin prdidas pero no todos los programas pueden
abrirlos.Windows Bitmap

.cin

image/cineona

Es desarrollado por ANSI (Instituto Nacional


Estadounidense de Estndares) y contiene cabeceras
fijas. Es un subconjunto del ANSI/SMPTE DPX.
CINEON

.cpt

.dng

Sera el equivalente al formato pds (Adobe


Photoshop) pero con un menor peso. Poca
compatibilidad. Corel Photo-Paint Image
Application/dng
DNG 1.1 Adobe Digital Negative

.dpx

image/dpx

.djvu

Application/.djvua Formato de tecnologa wavelet. es un estndar abierto.

.exr

image/exr

Desarrollado por Kodak con cabeceras de imagen


flexibles y variables. Digital Picutre eXchange file
format
La especificacin de formato de archivo, as como una de
las implementaciones de cdigo abierto el decodificador
(y parte del codificador) estn disponibles.

OpenEXR es el formato en cdigo libre que sirve


para las imgenes de alto rango dinmico (HDR).
Extended Dynamic Range Image File Format

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.fpx

image/vnd.fpx

Desarrollado por Kodak y HP permite varias


resoluciones de una imagen. Con y sin compresin
de 8 a 24 bits de profundidad de color (o bits por
pixel). Flaxhpix

Extensin

Tipo MIME

Detalles

.gif

image/gif

.jpg/.jpeg

image/jpeg

.Jpg2/.jpg2

.sid

.pcx

Usado ampliamente en internet. Comprime con prdida


pero esta puede ser ajustada. Hablaremos de l ms
adelante. Joint Photographic Experts Group
Podemos hablar del formato del futuro. Entramos
en los formatos basados en la tecnologa wavelet o de
segmentacin. Joint Photographic Experts Group

Application/sid

.pbm

.pcd

Su popularidad reside en su uso masivo en internet.


Es un formato de 8 bits que adems puede darnos
animacin mediante frames. Como compresin usa el
LZW. Graphics Interchange Format

El formato MrSID (pronunciado Mister SID) es un


estndar abierto de compresin de imgenes raster
desarrollado por Los Alamos National Laboratory, un
centro pblico de I+D de los EE.UU., y comercializado
por la empresa LizardTech. Su acrnimo proviene de
Multi-resolution Seamless Image Database y permite
mostrar archivos digitales de gran tamao con un tiempo
de carga mnimo gracias a la tecnologa wavelet. Cumple
los requisitos del OGC
Es un formato simple para grficos en blanco y negro.
Puede contener texto modificable por un procesador de
texto. Est relacionado con los formatos .PGM (grises) y
.PPM (color). Portable Pixmap

image/pcd

Propietario de KODAK (Photo Cd) compresin con


perdidas y 24 bit color. ImagePac Photo CD
Paintbrush. Compresin sin perdida. Picture eXchange

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.pgm

.png

Es un formato simple para escala de grises. Puede


contener texto modificable por un procesador de texto.
Est relacionado con los formatos .PBM (binario) y
.PPM (color). Portable Pixmap

image/png

.ppm

.psd

Formato desarrollado para intentar sustituir al .GIF en


internet
Es un formato simple para color. Puede contener texto
modificable por un procesador de texto. Est relacionado
con los formatos .PBM (binario) y .PGM (gris). Portable
Pixmap

Ap p l i c a t i o n / x - Formato de Adobe Photoshop con capas y poco


photoshop
compatible fuera del programa original.

.tiff/.tif

TIFF es definido comnmente como el formato ideal para


guardar los originales digitales. El formato es propietario
de Adobe Actualmente va por la versin 6 (ao 1992),
aunque presenta problemas de compatibilidad en alguno
de los subconjuntos. Tagged Image File Format

.CR2 /.CRW
.DCR/.KDC
.MRW
.NEF
.ORF
.PEF
.RAF
.SRF
.X3F

Formatos que incluiramos en el grupo de los


denominados CAMERA RAW. Perteneciendo a los
diferentes fabricantes. En el mismo orden:
CANON
KODAK
MINOLTA
NIKON
OLYMPUS
PENTAX
FUJI
SONY
SIGMA

OTROS FORMATOS
.eps

image/eps

Como salida de los dispositivos PostScript (.ps). Es un


formato de documentos, creado por la empresa Adobe ,
para describir documentos listos para imprimir, es decir,
documentos que ya estn maquetados y preparados
para ser impresos, pero que ya no podemos editar. Hay
impresoras que entienden directamente este formato
(impresoras PostScript). El formato Postscript se ha
convertido, junto con el PDF, en un estndar para el
almacenamiento de documentos listos para imprimir.
Encapsulated PstScript

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.dxf

image/vnd.dwg

.pdf

application/pdf

.svg/.svgz

259

Formato normalizado de texto ASCII usado para


almacenar datos de programas CAD
Realmente no es un formato grfico. En realidad es una
versin que nace del PostScript pero que actualmente,
con sus continuas mejoras y actualizaciones ha superado
(por la difusin) a ste. Propietario de ADOBE. Portable
Document Format
Formato vectorial basado en XML definido por W3C
para ser usado en navegadores web. Scalable Vector
Graphics

Aspectos a tener en cuenta desde la ptica de la preservacin digital


Siguiendo las recomendaciones de la Library of Congress (EE.UU.) los podramos resumir en siete puntos:
1. Divulgacin. (Disclosure) El grado en el que las especificaciones y herramientas de validacin de la integridad tcnica existen y son accesibles. Un espectro de los
niveles de divulgacin se debe tener en cuenta para los formatos digitales. No es ms
importante la aprobacin por un organismo de normalizacin reconocido, lo es la
existencia y accesibilidad ilimitada de toda la documentacin referida.
2. Aprobacin. (Adoption) Grado en que el modelo ya es utilizado por los principales creadores, divulgadores, o usuarios de los recursos de informacin. Esto incluye utilizar como un formato maestro, para su entrega a los usuarios finales, y como
medio de intercambio entre sistemas.
3. Transparencia (Transparency). Grado en el que la representacin digital est
abierta a un anlisis directo con herramientas bsicas, como por un editor de texto.
4. Auto-documentacin.(Self-documentation) Auto-documentacin de los objetos digitales. Contienen elementos descriptivos bsicos, tcnicos, administrativos y
otros metadatos.
5. Dependencias externas. (External Dependencies) Grado en el que un formato
particular depende de hardware, sistema operativo, o software para la prestacin o el
uso previsto y la complejidad de tratar con esas dependencias externas en el futuro
desde entornos tcnicos.
6. Impacto de las patentes. (Impact of Patents) Grado en que la capacidad de
las instituciones de archivo para mantener el contenido en un formato que se inhibi por patentes.
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7. Tcnicas de mecanismos de proteccin. (Technical Protection Mechanisms) Aplicacin de mecanismos como la encriptacin que impiden a la preservacin de los contenidos por un depsito de confianza.
No obstante existe una lnea de trabajo americana muy importante de cara a la
preservacin seguida a travs del Global Digital Formato de Registro (GDFR), una
actividad de colaboracin inicialmente estimulada por el inters comn de en Harvard y en el MIT. El GDFR pretende con este esfuerzo mantener un registro activo
que apoyar la ejecucin de las operaciones sobre los formatos de archivos, para identificar, validar, e incluso poder llegar a transformarlos. Pero a partir de 2006, el mayor
peso del desarrollo en el GDFR se est llevando a cabo en OCLC, utilizando fondos
de la Fundacin Andrew Mellon. El GDFR est relacionado con el desarrollo de la
JHOVE conjunto de herramientas para la caracterizacin y validacin de los formatos, y la propia Library of Congress no est exenta del mismo proyecto junto con las
principales bibliotecas del mundo.
Formatos RAW, TIFF y JPEG
Habitualmente en mis cursos cuando hablo del formato RAW lo suelo denominar el FORMATO NO FORMATO.
En realidad estamos accediendo a los datos en bruto del sensor de la cmara. Y
digo cmara porque actualmente este formato con sus diferentes extensiones (en funcin del fabricante/modelo) est restringido al uso de las cmaras fotogrficas digitales.
Si disparamos dos fotos del mismo motivo, una en jpg con baja compresin (alta
calidad) y otra en raw, seguramente se ver mejor la tomada en jpg: mejor nitidez/enfoque, mejor contraste, mejor iluminacin, mejores colores,...
Esto es debido a que una cmara digital suele aplicar distintos filtros digitales
para mejorar la imagen. Sin embargo, el formato raw nos muestra la foto tal y como
el sensor la captur, sin ningn filtro de mejora. Se vern unos colores ms neutros,
menos saturados, un enfoque ms blando y una iluminacin que depender ms de
la exposicin que hicimos, ms visiblemente sobre o subexpuesta si fuera el caso.
Sin embargo, una foto en jpg tiene 24 bits/pixel frente a 36 bits/pixel que suele
contener el modo raw. 24 bits sern suficientes para ver toda la gama de colores posible, pero sern claramente insuficientes cuando queramos realizar ciertos ajustes (iluminacin, correccin de tonalidades,...) a la imagen. Por otro lado, una imagen en
formato raw, aunque en apariencia parezca ms pobre, contiene muchsima ms informacin y ser posible ajustar todos los parmetros sin perder la informacin inicial dado que una vez revelado el fichero raw con el programa adecuado podremos
guardar el resultado obtenido en el formato que deseemos.
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Habitualmente se dice que RAW presenta un problema de mayor peso pero


esto es si lo comparamos con jpeg, porque si lo comparamos con Tiff la cuestin se
invierte. Por ejemplo nosotros en Zaragoza debido a los problemas de espacio de almacenamiento (ya vamos por los 5 Tb y seguimos creciendo) un tiff a color de una
CANON EOS 1Ds genera casi 31 Mb, mientras que su equivalente RAW pesa 10
MB. Estamos hablando de casi el triple de ahorro y en altos volmenes de produccin es un factor interesante a tener en cuenta.
Tomar la decisin de usar este formato como formato master conlleva un riesgo
que se puede asumir siempre que uno sea consciente del mismo. El problema es realmente cuando se una toma decisin desconociendo los riesgos que esta implica.
Uno de los mayores problemas que presenta RAW es precisamente su normalizacin. Esta falta de normalizacin lo podemos incluso comprobar al ver como Photoshop tiene que ir publicando continuos pluggins para actualizar su programa y
que pueda abrir los ficheros RAW de las cmaras fotogrficas que van saliendo. En
esta lnea de actuacin surge una iniciativa internacional para intentar conseguir que
los fabricantes unifiquen (normalicen) y presenten un nico formato RAW, nos estamos refiriendo a OPENRAW
Precisamente un primer intento de mitigar esta falta de normalizacin surgi de
Adobe con el formato DNG que no deja de ser en realidad de un smil del formato
RAW, llegando incluso a tener la posibilidad de generar un fichero DNG que contenga el fichero RAW del que ha surgido.
Desgraciadamente la iniciativa de Adobe se encontr con el rechazo de los grandes fabricantes de cmaras fotogrficas (CANON y Nikn, fundamentalmente) contrarias a dejar ms trozo del pastel en manos de Adobe.
Es interesante leer el artculo de Michael Reichmann and Juergen Specht The
RAW Flaw Para tener una aproximacin ms exacta a las particularidades de este
formato que presenta unos niveles de excelencia tan altos como para que prestigiosos
fotgrafos de todo el mundo lo consideren el verdadero negativo digital.
Una de las cuestiones ms interesantes a la hora de trabajar con el formato RAW
es el comprender la diferencia entre las imgenes capturadas con las cmaras fotogrficas de sales de plata y las digitales. Para poder entender mejor esta cuestin voy a
trasladar el intercambio de pareceres (traducido) que destacados tcnicos anglosajones tuvieron en un foro sobre el tema en cuestin (y que me perdonen mis amigos
los fillogos ingleses)

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Fichero raw de 12 Bit


Dentro del primer F/Stop, que
contiene los tonos ms brillantes

2048 niveles
disponibles

Dentro del segundo F/Stop, que


contiene tonos brillantes

1024 niveles
disponibles

Dentro del tercer F/Stop, que


contiene los Medios tonos

512 niveles
disponibles

Dentro del cuarto F/Stop, que


contiene los tonos oscuros

256 niveles
disponibles

Dentro del quinto F/Stop, que


contiene los tonos ms oscuros

128 niveles
disponibles

Fichero JPG de 8 Bit


Dentro del primer F/Stop, que
contiene los tonos ms brillantes

69 niveles
disponibles

Dentro del segundo F/Stop, que


contiene tonos brillantes

50 niveles
disponibles

Dentro del tercer F/Stop, que


contiene los Medios tonos

37 niveles
disponibles

Dentro del cuarto F/Stop, que


contiene los tonos oscuros

27 niveles
disponibles

Dentro del quinto F/Stop, que


contiene los tonos ms oscuros

20 niveles
disponibles

Estuvimos bastante tiempo charlando sobre temas digitales a lo largo de nuestro


viaje de 3000km por Islandia, y Thomas se extendi en uno en el que no haba cado
antes; no obstante en cuanto empec a pensar en ello, observ que tena mucho sentido.
Empecemos: rango dinmico Supongamos (para los propsitos de esta disertacin) que una cmara digital SLR (N. del T: DSLR a partir de ahora) tiene un rango
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dinmico o latitud de 5 puntos (normalmente se acerca ms a los 6, pero no divaguemos). Cuando trabajamos en modo RAW, en el que debera, la mayora de las
cmaras registran una imagen de 12 bits. (S, decimos que en modo 16 bits, pero la
realidad es que slo est registrando 12 en un espacio de 16. Mejor que 8, pero no
tanto como lo seran 16 bits de verdad.)
Una imagen de 12 bits es capaz de almacenar 4.096 (212) valores tonales diferenciados. Uno podra pensar que por tanto, cada punto o f-stop de los 5 que
conforman dicho rango ser capaz de guardar unos 850 (4096/5) de dichos valores
correlativos. Pero desgraciadamente, no es ste el caso. Lo que realmente sucede es
que los datos pertenecientes al primer punto (el ms brillante) consumirn 2048 del
total de estos pasos; una mitad completa de los disponibles.
Por qu? Debido a que los chips CMOS y CCD son dispositivos lineales. Y por
supuesto, cada f-stop registra la mitad de luminosidad que el anterior, y por tanto la
mitad del espacio que resta.
Esta tabla lo ilustra:
Primer f-stop (tonos ms brillantes) 2048 niveles Segundo f-stop (tonos brillantes) 1024 niveles disponibles
Tercer f-stop (tonos medios) 512 niveles disponibles
Cuarto f-stop (sombras) 256 niveles disponibles

Quinto f-stop (tonos ms oscuros) 128 niveles disponibles.

Exposicin Normal
Histograma Centrado

Histograma a la Derecha

Este descubrimiento trae consigo una serie de lecciones importantes, siendo la


ms notable que si no utiliza el ltimo quinto de la parte derecha del histograma para
registrar parte de su imagen, estar desperdiciando de hecho una mitad de los niveles registrables por su cmara.
No obstante, como todos sabemos (o Vd. debera saber a estas alturas) lo peor
que hay en imagen digital es quemar las luces; tanto como si estuviese tirando

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con diapositiva. Una vez que los ha quemado (ha sobrepasado la parte derecha del
histograma) esos datos se han ido para nunca volver.
La Leccin
Lo que ha de extraer de esta pequea leccin es que debe tender a calcular sus
exposiciones de modo que apriete el histograma hacia la derecha, pero no hasta el
punto de quemar los altos. Esto suele mostrarse como una alerta parpadeante en las
pantallas de revisin de la mayora de las cmaras. En ese caso, vaya un poco hacia
atrs hasta que desaparezca.
Lgicamente, cuando abra el fichero RAW en su programa de proceso RAW favorito, como Adobe Camera Raw, la imagen ser demasiado clara. No hay problema.
Utilice los controles deslizantes para modificar el nivel de brillo y contraste hasta que
los datos del histograma se repartan equitativamente, y la imagen se vea bien. Con
esto conseguir una serie de cosas. La primera, maximizar la relacin seal/ruido.
La segunda, minimizar la posterizacin y el ruido que potencialmente pudiera aparecer en las regiones ms oscuras de la imagen.
Tenga en cuenta que para obtener los resultados apropiados deber llevar a cabo
dichas correcciones mientras trabaja en el espacio 16 bits (12 bits) de un conversor
RAW. A diferencia de lo que algunos piensan, en modo RAW la cmara no realiza
ningn proceso no-lineal. Todo el proceso no-lineal lo lleva a cabo el conversor RAW.
sta es la razn por la que deber tirar en RAW y reajustar despus la imagen en el
conversor RAW antes de exportarla a Photoshop. Haciendo esto estar maximizando
el ancho de banda disponible del sistema completo. Otra de las razones para tirar en
RAW siempre que sea posible.
Tenga tambin en cuenta que al hacer esto estar reduciendo la sensibilidad ISO
efectiva empleada para capturar la imagen, precisando de tiempos de obturacin ms
lentos, o de mayores aperturas. Si est sosteniendo la cmara a mano, o fotografiando
sujetos mviles, este inconveniente puede no valer la pena frente al nivel menor de
ruido.
Un experimento
Esta tcnica no es algo que tenga que emplear a diario necesariamente. Requiere
un esfuerzo extra al fotografiar, y tanto esfuerzo como tiempo adicionales al postprocesar en el conversor RAW. Pero si le interesa asegurar el mayor ratio de seal/
ruido en una foto en particular, puede valer la pena. Si a pesar de todo piensa que
esta tcnica es ilgica, o algo vaga, he aqu una idea innovadora: comprubelo usted
mismo.

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Prepare una fotografa con trpode; digamos que una escena estival tpica, que
incluya un cielo azul, nubes algodonosas y hierba verde. Mida como hace habitualmente y haga una foto. Revise el histograma. Ahora haga otro disparo sobreexponiendo a +1 o as, pero de modo que no sobreexponga los altos (las nubes por
ejemplo). Asegrese de que no haya nada en el fotograma que parpadee por sobreexposicin, y que al mismo tiempo el histograma est todo lo desplazado a la derecha como sea posible.
Cargue la fotografa expuesta correctamente en un conversor RAW, haga sus correciones habituales y mndelo a Photoshop. Cargue despus su exposicin-desplazada-hacia-la-derecha y haga lo mismo. Asegurese no obstante de que utiliza primero
los controles de gamma, brillo y contraste del conversor RAW para normalizarlos.
Cargue esta foto en Photoshop.
Compare ambos. Fjese en las reas de sombra ms oscura, buscando ruido o posterizacin. Compruebe si nota alguna diferencia. Si no la nota, no ha perdido nada
con experimentar. Pero si s lo percibe, acaba de aprender una nueva tcnica que
puede resultarle til el da de maana.
Reflexiones posteriores
Este artculo ha generado bastante discusin en la red, as como en el foro de discusin de Luminous Landscape. Uno de los peros que han surgido es que con la
posible excepcin de la Fuji S2 Pro, todas las dems DSLR actuales solo muestran
histogramas globales basados en luminosidad, y no el brillo individual por canal.
Esto es lo que Thomas Knoll tiene que decir al respecto...
Thomas Knoll:
Slo uno o dos de los canales quemados (clipped) resulta problemtico a veces.
Con captura RAW no es tan pernicioso como con JPEG, dado que con RAW lo que
debe importarle es quemar (clip) en el espacio de color nativo de la cmara, y no en
el espacio de trabajo RGB (puesto que la conversin a espacio de trabajo tiene lugar
despus de los ajustes tonales en el conversor RAW). Hay muchos colores que saturan (clip) en RGB o incluso en Adobe RGB que no lo hacen en el espacio de color
nativo de la cmara.
La solucin ideal sera que los fabricantes modificasen el indicador de sobreexposicin de modo que parpadease en un color basado en alguno de los que constituyen
el espacio de color nativo de la cmara, mejor que en la luminosidad. Esta es una de
las razones por las que el histograma de Adobe Camera Raw est constituido por la
superposicin de los canales de color y no est basado nicamente en luminosidad.

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En la prctica, este problema no es tan serio, dado que los objetos ms brillantes
de una escena suelen ser neutros (muchas veces nubes blancas). Cuando no lo tenga
claro, siempre podr recurrir al bracketing y comprobar los histogramas de color resultantes para elegir con cul trabajar.
El gur digital Ian Lyons tiene tambin algunos comentarios para esta tcnica,
profundizando en la comparacin de la fotografa digital frente a ciertos aspectos de
la exposicin que damos por sentado y que tienen su origen en el trabajo con pelcula.
Ian Lyons:
Bsicamente, la exposicin ideal es la que describe Michael: procure que el histograma est todo a la derecha que sea posible sin que el indicador de sobreexposicin parpadee en las zonas quemadas. La exposicin ideal garantiza que contar con
el mximo de niveles disponibles para describir su imagen sin perder detalles relevantes en las luces. Cuanto ms se acerque a este ideal, ms de estos niveles estarn emplendose en describir las sombras. Si subexpone una imagen hasta el punto de que
las sombras se bloquean, que es lo que muchos hacen para proteger sus luces, necesitar abrirlas nuevamente para asegurar que la imagen final resulta como usted quiere.
El problema con esta tcnica es que slo contamos con 128 niveles para las sombras.
Necesitar emplearse a fondo en las curvas para abrir las sombras, encontrndose entonces con posterizacin, etc.
Necesitamos desprendernos de los conceptos sobre exposicin que tan bien nos
has servido con los carretes. Un CCD/CMOS no es pelcula, y no reacciona como
tal en las regiones de luz/sombra. La exposicin con pelcula tiende a sobrepasar los
lmites (roll off) de las sombras o luces con suavidad. En el mundo digital, la captura
es lineal, y no hay tal suavizado. Desafortunadamente (como Thomas ha sealado)
el comportamiento de estos sensores no es perfecto, y podemos (lo hacemos con frecuencia) saturar uno o dos canales (quemndolos). Esto era un problema serio con la
Canon D30; y la versin actual de Adobe Camera Raw simplemente no poda con
estas tomas. Thomas sabe cules son mis pensamientos, y yo conozco los suyos.
Merece la pena sealar que no he visto todava una imagen RAW lineal de una
Canon EOS D30/D60 o 10D que ocupase toda la escala, las he visto que casi, pero
nunca toda. Esto significa que a pesar de todo, los programas existentes de conversin RAW pueden no cumplir sus necesidades. En cuanto a estas aplicaciones, tengo
la seguridad de que las cosas mejorarn; en el nterim urjo a la gente a examinar esta
tcnica. Recuerde que es muy probable que conserve el fichero CRW durante bastante tiempo. En realidad, es su anlogo del negativo; no lo tire a la basura. Incluso si
la oferta actual de programas de conversin no es capaz de tratar las luces quemadas,
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las aplicaciones futuras s lo harn. No obstante, NADA le permitir recuperar el detalle perdido en las sombras.
En este ejemplo, podr ver cunta informacin existe todava en las luces altas de
una imagen que los conversores actuales RAW dicen que est quemada. Esta tcnica
es prcticamente redundante, pero an as debera facilitar su comprensin de qu
cantidad de informacin retienen las zonas de luces.
Hay quien piensa en la imagen digital como pelcula transistorizada. No es este el
caso. La explicacin que sigue, de Bruce Lindbloom, le puede ayudar a comprender
qu es lo que sucede realmente cuando emplee la tcnica anterior...
Bruce Lindbloom :
En la fotografa basada en pelcula, la parte de la escala correspondiente a las
luces, est comprimida por la zona del hombro de la curva D/log E. A medida que
se fotografan objetos ms y ms brillantes, el detalle de las luces se comprime ms y
ms hasta que finalmente la pelcula satura. Pero hasta ese punto, la compresin de
las luces tiene lugar en una progresin gradual.
Los sensores de estado slido de las cmaras digitales se comportan de un modo
distinto. Conforme la luz incide sobre un sensor, este responde acumulando o disipando una carga (dependiendo de la tecnologa del sensor). Su comportamiento
es aceptable justo hasta el punto de saturacin mximo, en el que la respuesta cesa
abruptamente. Los sensores no perdonan con un cese de respuesta gradual y progresivo como hace la pelcula.
Debido a esta diferencia, calcular la exposicin empleando una tarjeta de 18% de
gris (como se hace habitualmente con pelcula) no funciona tan bien con una cmara
digital. Obtendr mejores resultados si expone de modo que el blanco ms blanco de
la escena se acerca, pero no llega, a la escala digital completa (255 para captura a 8bit,
65535 para captura a 16bit). Base la exposicin en las luces con cmaras digitales, y
en un tono medio (p. ej. tarjeta 18% de gris) con las de pelcula.
TIFF responde a la denominacin en ingls Tagged Image File Format (formato de archivo de imgenes con etiquetas) se debe a que los ficheros TIFF contienen, adems de los datos de la imagen propiamente dicha, etiquetas (metadatos)
en las que se archiva informacin sobre las caractersticas de la imagen, que sirve para
su tratamiento posterior.
El formato TIFF fue desarrollado por Aldus y Microsoft, y es actualmente propiedad de Adobe Systems. La ltima revisin del formato es la nmero 6, del ao 1992.
Hay algunas extensiones, como las anotaciones que utiliza el Imaging de Microsoft,
pero ninguna puede considerarse estndar.
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Podramos decir que tenemos actualmente los siguientes grupos:


TIFF para la revisin 6.0
TIFF G4, que es un tiff bitmap con la compresin establecida, limitada a
imgenes bitonales. Por ejemplo indicar que el Government Printing Office
(GPO) de EE.UU lo tiene como formato master para los ficheros bitonales.
TIFF LZW que es un tiff bitmap con la compresin LZW hasta hace muy
poco compresin sometida a patente (al igual que el .gif )
TIFF UNC que es un tiff bitmap sin compresin. Por ejemplo indicar que es
considerado como master de conservacin por el Florida Digital Archive
TIFF/IT para imgenes de pre-impresin. Viene definido por la norma ISO
12639:2004 (es decir: Tagged Image File Format / Image Technology) es
un estndar para el intercambio y envo de anuncios digitales y de pginas
completas. Los ficheros TIFF/IT slo contienen datos en mapa de bits (bitmap data), sin datos vectoriales. Los ficheros no han sido interpretados (rasterized) aunque podran haberlo sido pero contienen 256 niveles de gris
por canal.

Ahora bien lo habitual que podemos leer es el considerar el formato TIFF como
el formato definido como master digital por excelencia. En una comparacin con
el formato tiff podramos resumirla mediante el siguiente cuadro:
RAW

TIFF

MXIMA CALIDAD DE IMAGEN

ALTA CALIDAD DE IMAGEN

ALTA CAPACIDAD DE MANIPULACIN POCA CAPACIDAD DE MANIPULACIN


SIN PRDIDAS
SIN PRDIDAS
ALTA PROFUNDIDAD DE COLOR

PROFUNDIDAD DE COLOR ESTNDAR

ARCHIVOS DE TAMAO MEDIO

ARCHIVOS DE GRAN TAMAO

VELOCIDAD DE ALMACENAMIENTO
MEDIA

VELOCIDAD DE ALMACENAMIENTO
LENTA

Todas las cmaras disparan en RAW pero no todas las cmaras nos ofrecen la posibilidad de acceder a estos ficheros (recordemos que son los datos en bruto capturados por el sensor).
De esta comparacin, y de los datos aportados anteriormente podemos llegar a
comprender porque los fotgrafos profesionales cuando tienen que realizar trabajos

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de calidad con la tecnologa digital optan sin ningn tipo de dudas por capturar en
formato RAW.
El debate de guardar como master digital el RAW o el TIFF se puede decidir (y
eso lo debe hacer cada uno) preguntndose como responden estos formatos a los siete
puntos enunciados al principio y luego en las posibilidades que su trabajo puede rendir segn su organismo o entidad.
No obstante la estabilidad del TIFF, la posibilidad de incrustar metadatos no
fotogrficos convierten al TIFF sin comprimir como el formato por excelencia para
ser usado como master digital, pero siempre teniendo en cuenta las posibilidades de
almacenamiento. El debate se podra retomar, por ejemplo, en el caso de una FOTOTECA que compra o recibe el legado de un fotgrafo actual (mayoritariamente digital). Guardas el RAW o el TIFF?...
Dentro de este mbito la industria se encontr pronto con la necesidad de que los
ficheros en color fueran ligeros y con una capacidad de representacin visual de los
colores (o grises) significativa y sobre todo escalable a voluntad por el usuario. En ese
instante surgi el formato JPEG (Joint Photographic Experts Group).
El uso de diferentes algoritmos para realizar la compresin permiti un rpido desarrollo de este formato. JPEG es abreviado muchas veces por JPG debido a que algunos sistemas operativos que no permiten extensiones de fichero con ms de tres letras.
Realiza una compresin con prdida, de manera que al descomprimir la imagen
no obtenemos exactamente la misma imagen que tenamos antes de la compresin.
Cmo trabaja jpeg? Una explicacin sencilla sera el observar un paisaje de un
bosque en el que podemos tener (por poner una cifra) 100 niveles de verdes diferentes. Si quisiramos un jpeg muy comprimido tendramos una imagen en lugar de con
100 niveles de verdes con 10. Cuanto ms comprimamos ms se reduciran los niveles de verde. El motivo no es otro que sustituir elementos que considera repetidos
y que sean sustituidos por otros.
Lgicamente no es una explicacin cientfica pero sirve para que se pueda entender el funcionamiento interno del proceso de jpeg.
Dicho de otra manera el sistema de compresin que usa JPEG se basa en reducir
informacin promedindola en las zonas de degradado.
Es decir que se calcula el valor de color de algunos pxeles en funcin del color de
los pxeles que les rodean. Por esas caractersticas este formato es muy eficiente a la
hora de almacenar imgenes que posean muchos degradados y matices de color.
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Aunque tambin es preciso tener en cuenta que es casi intil cuando queremos
guardar con este formato dibujos con grandes extensiones de colores planos y uniformes o con bordes muy definidos, definitivamente no se recomienda.
Ese es uno de los motivos por el que una imagen bitonal (mapa de bits) no puede
convertirse nunca en jpeg.
El algoritmo de compresin JPEG se basa en dos defectos visuales del ojo humano, uno es el hecho de que es mucho ms sensible al cambio en la luminancia que
en la crominancia, es decir, notamos ms claramente los cambios de brillo que de
color. El otro es que notamos con ms facilidad pequeos cambios de brillo en zonas
homogneas que en zonas donde la variacin es grande, por ejemplo en los bordes de
los cuerpos de los objetos.
El algoritmo JPEG, transforma la imagen en cuadrados de 88 y luego almacena cada uno de estos como una combinacin lineal o suma de los 64 recuadros
que forman esta imagen, esto permite eliminar detalles de forma selectiva, por ejemplo, si una casilla tiene un valor muy prximo a 0, puede ser eliminada sin que afecte
mucho a la calidad.
Para comparar las diferencias entre el bloque original y el comprimido, se halla la
diferencia entre ambas matrices, la media de sus valores absolutos, da una ligera idea
de la calidad perdida.
No dejan de ser la aplicacin de unas frmulas matemticas u otras, por lo que siguiendo los principios establecidos en la normalizacin del jpeg podemos encontrar
programas (frmulas) ms eficientes que otros.
La gran ventaja de JPEG frente a otros formatos similares es el alto grado de homogeneidad conseguido y sobre todo en su escalabilidad.
Pero todo avanza y JPEG no poda ser menos. El avance que est teniendo el llamado JPEG XR (JPEG 2000) est siendo tan importante que ya est planteando que
esta evolucin del jpeg podra convertirse en un interesante formato como master de
conservacin
Pero Cul es la diferencia fundamental del JPEG2000? JPEG 2000 puede trabajar con niveles de compresin mayores a los de JPEG sin incurrir en los principales defectos del formato anterior con altas tasas de compresin: Generacin de
bloques uniformes y aspecto borroso. Tambin se adapta mejor a la carga progresiva
de las imgenes. Sus principales desventajas estn en que tiende a emborronar ms la
imagen que JPEG incluso para un mismo tamao de archivo (pero sin formar bloques), y que elimina algunos detalles pequeos y texturas, que el formato JPEG normal s llega a representar. No obstante esto ltimo el desarrollo mediante diferentes
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patentes nos ofrece diferentes soluciones algunas con ms calidad que otras. Y esto
si que por ahora puede resultar un problema, debido a que no todos los programas o
navegadores son capaces de trabajar/visionar estos ficheros.
El formato JPEG2000 ha sido publicado como norma ISO/IEC 15444-1:2000
Un ejemplo del desarrollo sera el formato Musid. MrSID son las siglas de Multiresolution Seamless Image Database. MrSID se basa en poderosos algoritmos wavelet
de codificacin y potentes capacidades de descompresin. Est diseado especialmente para que los profesionales de los GIS consigan plena portabilidad de imgenes masivas, gigantes. MrSID permite la visualizacin y manipulacin instantnea de
imgenes, tanto en local como en red, sin sacrificar la calidad de la imgen. Incluye
caractersticas como multiresolucin, descodificacin selectiva, mosaicado y navegacin en Internet.
Precisamente este es el formato ideal para representar los fondos de las cartotecas, como por ejemplo la de la Library of Congress o el Instituto Cartogrfico de Catalua

MrSID se basa en una arquitectura plana, que maneja bitplanes. Un bitplane es la representacin de un subconjunto de la imagen, codificada de forma ptima para un grado de calidad y resolucin determinados.
Una imagen MrSID es un conjunto de bitplanes.
Todos los bitplanes son opcionales y combinables. Es posible conseguir
una imagen de alta calidad incluso sin disponer de todos sus bitplanes.
Una transaccin de una imagen MRSID consiste en extraer y entregar slo
y unicamente los bitplanes necesarios para construir la vista requerida por
el usuario (escena, escala y calidad visual), independientemente de las restricciones del ancho de banda.

Dejamos para el final dos formatos que pueden funcionar inicialmente con los
mismos destinos: PDF y DjVu
El formato de documento porttil (PDF) de Adobe fue inventado por Adobe Systems y perfeccionado durante 15 aos, gracias a lo que le permite obtener y visualizar
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informacin desde cualquier aplicacin y en cualquier sistema informtico. Actualmente se ha convertido en un estndar de facto, de manera que enviar un fichero en
formato pdf garantiza que el receptor del mismo, est donde est podr abrirlo.
Que dice Adobe del PDF? Veamoslo:
Es un Formato abierto: es un estndar para el intercambio de informacin electrnico fiable, reconocido internacionalmente por empresas y organismos gubernamentales. Compatible con estndares de la industria, como PDF/A, PDF/X y
PDF/E.
Multiplataforma: se puede ver e imprimir en cualquier plataforma Macintosh,
Microsoft Windows, UNIX y mltiples plataformas mviles.
Extensible: ms de 1.800 vendedores en todo el mundo ofrecen soluciones basadas en PDF, que incluyen plug-in, consultoras, formacin y herramientas de soporte.
Fiable y robusto: el hecho de que haya ms de 200 millones de documentos PDF
circulando en la red hoy en da es la prueba de la cantidad de empresas que confan
en este formato para obtener informacin.
Mantenimiento de la integridad de la informacin: los archivos PDF de Adobe
tienen el mismo aspecto y muestran la misma informacin que los archivos originales, como, por ejemplo, texto, dibujos, 3D, grficos en color, fotos e incluso lgica
empresarial, independientemente de la aplicacin utilizada para crearlos.
Seguridad de la informacin: firme electrnicamente o proteja con contrasea
los documentos PDF de Adobe creados mediante el software Adobe Acrobat 7.0 o
Adobe LiveCycle.
Capacidad de bsqueda: Con funciones de bsqueda de texto para encontrar
palabras, marcadores y campos de datos en los documentos.
Accesible: los documentos PDF de Adobe colaboran con las tecnologas de asistencia para facilitar el acceso a la informacin a personas con discapacidades.
Hasta aqu todo son bondades pero PDF presenta tambin algunos inconvenientes:
El tratamiento que realiza de las imgenes (en jpeg) hace que para conseguir que
el mismo pese poco la ratio de compresin tenga que ser muy alta, y esto en algunos
entornos es conflictivo, por ejemplo en el campo del patrimonio documental y bibliogrfico.

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Adobe present a principios del 2007 la especificacin completa de su formato


PDF en versin 1.7 a la Association for Information and Image Management, que se
est poniendo manos a la obra para liberarla como un estndar ISO
La medida de Adobe supone un verdadero impulso para uno de los formatos ms
utilizados actualmente a la hora de transmitir todo tipo de documentos: su Portable
Document Format ya est en manos del organismo que se encargar de su publicacin como un formato ISO abierto.
La medida, segn sealan en DesktopLinux, es la evolucin lgica de una migracin gradual de diversas versiones especficas del formato a estndares ISO, ya que
PDF/Archive y PDF/Exchange ya lo son, mientras que PDF For Engineering y PDF
for Universal Access estn en vas de serlo muy pronto.
Segn Sarah Rosenbaum, directora de gesin de productos en Adobe, esto permitir la adecuacin de PDF en todo tipo de entornos de produccin y archivado. En
este importante anuncio Rosenbaum afirm que el creciente aumento del inters por
el formato abierto de documentos (ODF) ha sido tambin clave: hay una tendencia
cada vez mayor en el mercado hacia la normalizacin en formatos abiertos
No obstante, segn ella esta medida no tiene nada que ver con el formato rival
de Microsoft, el llamado Metro, ms conocido por sus siglas: XPS (XML Paper Specification), y que est muy presente tanto en Windows Vista como en Office 2007,
los dos desarrollos que se presentarn maana de forma global, y no solo para usuarios empresariales.
La evolucin del mercado y de las necesidades propici la aparicin del otro formato comentado: DjVu
La tecnologa de DjVu fue originalmente desarrollada por Yann Le Cun, Lon
Bottou, Patrick Haffner y Paul G. Howard en los laboratorios de AT&T en 1996.
DjVu es un formato fichero abierto Las especificaciones del formato y el cdigo
fuente de la biblioteca de referencia estn publicadas y se encuentran disponibles.
La propiedad de los derechos para el desarrollo comercial del software de codificacin ha sido transferido a distintas compaas a travs de los aos, incluyendo AT&T
y LizardTech. Los autores originales mantienen una implementacin GPL llamada
DjVuLibre.
El el ao 2002 el formato DjVu ha sido elegido por Internet Archive como formato en el cul su proyecto Million Book Project proporciona libros escaneados de
dominio pblico de forma online (conjuntamente con TIFF y PDF).
DjVu trabaja dentro de un entorno wavelet por el que genera diferentes capas del
documento digitalizado. A cada una de estas capas le aplica un formato de compresin determinado.
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Lgicamente el quid de la cuestin es lo que el formato interpreta que debe ir en


cada capa. As tenemos (como ms importantes) la capa de visin global, la capa de
texto y la capa de fondo.
Una traslacin completa de la complejidad del formato DjVu la podemos obtener
en el documento elaborado por Leon Bottou..
Es necesario tener instalado el plugo de DjVu para poder acceder al documento,
bien el de Lizardtech o bien el desarrollado por la comunidad open source llamado
DjView 4.3
No obstante finalizo el debate entre PDF y DjVu con un ejemplo.
Dov Isaacs, uno de los mayores expertos de Adobe cre (ao 2001) un pdf con
las siguientes caractersticas:

84 slides from PowerPoint


Color graphics on every page
30 font faces subset embedded
17 line art drawings
30 screen shots
28 bitmaps (in addition to the screen shots)
Four languages
Looks great on-screen
Prints like a champ

... y un tamao de 1,14 Mb


En febrero del 2002 Leon Bottou usando el mismo documento lo dej en Djvu
en 0,88 MB, conservando las mismas caractersticas.
Tengo claro que PDF mantiene la delantera sobre Djvu un muchos aspectos, por
ejemplo su uso e implantacin masivo, pero no podemos desdear la grandes posibilidades que nos presenta DjVu gracias a la compresin wavelet.
DjVU vs JPEG?
El uso intenso de jpeg nos hace olvidar muchas veces que DjVu no deja de ser un
tipo de jpeg pero mejorado.
Uno de las cuestiones ms prcticas es la conversin de documentos a Djvu asignndole el perfil photo de manera que perderemos las capas (si es una foto no tiene
sentido crear una capa de texto, de fondo, etc).
De esta manera obtenemos unas imgenes en Djvu (es decir en jpeg mejorado)
con:
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Calidad mucho ms alta que JPEGs realizados de modo similar, o aproximadamente con la mitad de tamao para una calidad similar.
Calidad superior en altas relaciones de compresin. Con degradados ms
realistas, sin los tpicos artefactos digitales de bloque, y ninguna solarizacin del color.
Aparece de manera muy rpida la imagen con alta progresividad.
Muy rpido para mostrar el zoom o la decodificacin.
Uso de poca cantidad de memoria para la descompresin lo que facilita el visionado de las imgenes en ordenadores poco potentes.

Como las imgenes valen ms que mil palabras os animo a comprobarlo directamente en este enlace
Cual puede ser el futuro? Las ltimas tendencias nos muestran PDFs que en
realidad son DjVu. Es decir, creas un DjVu con su estructura de segmentacin ( o
capas) y mantenindolas obtenemos un fichero con extensin PDF
Algunos piensan que significar la desaparicin de DjVu pero otros muchos pensamos que obtendremos toda la potencia en el tratamiento de los textos y de las imgenes de DjVu con toda la UNIVERSALIZACIN de PDF.
Estaremos expectantes al resultado final. Por ahora los intentos comerciales existentes no logran dar el 100% de la potencia de DjVu en su traslacin a PDF y presentan adems un gran incoveniente ( a mi entender). Pretenden vendernos licencias de
software limitadas por nmero de ficheros realizados, algo por lo que nunca pasar.
Lo bueno es que el futuro ya est aqu.
1. La Captura

Antes de comenzar decir que el proceso de captura debe estar tan normalizado
que la nica variable sea el documento. De manera que luces, factores de exposicin, equilibrio de color, etc. est siempre registrado para poder ofrecer y conseguir
el mismo resultado independientemente del momento del da en el que realizamos la
captura o del operador que ha intervenido.
Dentro de unos principios generales (que sern los que aqu veremos) estn las
particularidades de cada dispositivo (hardware), de cada software, de cada operador
y de cada institucin.
La tipologa de los dispositivos de captura, en el caso de nuestras instituciones, la
podramos limitar a:

Cmaras digitales.
Escner plano (para opacos y translcidos).
Escner de diapositivas/35mm
Escner vertical
Escner de microfilme.
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Teniendo en cuenta la limitacin de tiempo y la adecuacin prctica que se pretenda del curso nos centraremos fundamentalmente en los dos primeros.
Cundo usamos un dispositivo u otro? El criterio siempre tiene que ser: USAR
EL MEDIO QUE ME OFREZCA MEJORES RESULTADOS SIN DAAR O
PONER EN PELIGRO EL ORIGINAL
En la mayora de los casos la cmara digital se nos presenta como el elemento ms
verstil, sobre todo en combinacin con una mesa prensa-libros.
En su contra hay que decir que se deben tener unos conocimientos mnimos de
fotografa, sobre todo para solventar los problemas de iluminacin que se pueden
presentar.
Vamos a enumerar una serie de cuestiones a tener en cuenta.
a) Usar siempre que se pueda distancias focales igual o superiores a los 50mm.
b) Las pticas siempre debern ser de calidad. Recordad que es el elemento que filtra la
informacin sobre el que podemos actuar. El sensor digital ser el que lleve la cmara,
mientras que la ptica podremos intercambiarla.
c) Como regla general evitar los zoom.
d) Normalizar el trabajo. Todas las fases de la captura debern ser parametrizadas, slo as
podemos garantizar un trabajo continuo y de calidad.
e) La luz debe controlarse para garantizar una correcta iluminacin, pero tambin para
proteger los originales.
f ) La captura la realizaremos siempre en formato RAW., esto slo es posible con las
cmaras digitales puesto que los escneres no contemplan este formato.
g) Incorporar en el inicio de la secuencia de la captura una cartela normalizada para
control de color o niveles de grises. Gretamacbeth colorcheck, la de Kodak o la de
Qcard
h) Siempre que se pueda garantizar la captura del documento dentro de unas medidas
fijas para facilitar posteriormente la funcin recortar de manera automtica.

El uso del escner plano, salvo modelos de alta gama, es mejor usarlos desde la
ventana de PhotoShop y puede quedar limitado a:

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Fondos (opacos o no) de tamaos adecuados al escner y sin encuadernar.

Podramos establecer, de manera resumida, el proceso de digitalizar de la siguiente


manera, aunque es posible no tener que realizar todos estos pasos cada vez:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.

Insertar el original.
Previsualizar.
Recortar, rotar y voltear.
Fijar la resolucin y dimensiones de salida.
Fijar el rango tonal y profundidad de bits.
Ajustar el espacio de color y el equilibrio de color.
Aplicar restauracin y mejoras digitales.
Realizar la digitalizacin final

De todas las maneras hay que acostumbrarse a realizar lo que yo denomino Flujo
de trabajo independiente de medios El esquema sera el siguiente:

El esquema sera el siguiente:


La motivacin usual para crear imgenes maestras a gama completa es conservar
la flexibilidad para mltiples medios, pero construir un archivo de imgenes maestras bien digitalizadas es una forma de prepararse para el futuro.
Al no tener que volver a digitalizar las imgenes, estaremos listos para aprovechar
nuevos enfoques o tratamientos que puedan surgir o podamos necesitar.
Qu es lo que podemos considerar una imagen maestra? Aquellas que tienen los
ajustes necesarios, independientemente del medio o fin al que vayan a ser destinadas.
Podemos apreciarlo mejor observando el siguiente esquema, en el que podemos
ver los pasos mnimos e imprescindibles que deben ser ejecutados para considerar la

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imagen como maestra. En alguna bibliografa podemos encontrar referencias a estos


ficheros como master.
De una forma ms concreta podemos comentar que la valoracin de los equipos
de digitalizacin disponibles en el mercado se debe realizar teniendo en cuenta los siguientes parmetros:
Precio de adquisicin.
Coste de mantenimiento.
Independencia de proveedor, es decir, el estar lo menos posible atado a un
nico proveedor.
Niveles de calidad obtenidos (resolucin, fiabilidad, etc.)
Versatilidad de los equipos, teniendo en cuenta los fondos a trabajar.

La ponderacin de cada punto depender mucho de cada institucin. De nada


sirve ponerse unos niveles muy altos de calidad si eres incapaz de adquirir los instrumentos, pero tampoco sirve el realizar un trabajo muy amplio pero con unos niveles
de calidad muy bajos. El grado de compromiso lo deber concretar cada uno, pero
siempre es preferible poco y bueno que mucho y malo.
En nuestro caso hemos optado por:

una cmara Canon EOS 1Ds (11,5 mll pxeles).


Objetivo Canon 50mm USM +macro.
Columna Kaiser
Prensa Libros Zeucthel
Juegos de focos de Luz fra Tri-Lite
Carta Kodak de escala de grises y/o color (Q-13 Q-14); Qpcard101 y Qpcard501.
Espectrofotmetro EYE ONE de GretagMacbeth
ColorChecker DC, de GretagMacbeth. (5)

Con estos equipos, y tras las pruebas pertinentes, hemos determinado que podemos realizar capturas con un tamao mximo de DINA2. La cmara permite realizar capturas de documentos mayores, pero las exigencias de resolucin y calidad que
nos hemos marcados establecen el tope en el mencionado DINA2
El avance de la tecnologa digital es por todos comprendida. Por ejemplo, la cmara mencionada fue adquirida en diciembre del 2003, y era el tope de resolucin
dentro del segmento de las cmaras reflex. Hoy el mismo fabricante ha aumentado la
resolucin un 100% y ha mantenido el precio de adquisicin. Y la tendencia es seguir aumentando la resolucin...

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Un instrumento muy importante es el uso de un espectrofotmetro digital. Este


dispositivo nos permite calibrar de manera normalizada equipos de captura y de salida, estableciendo un perfil de color (ICC) que puede ser interpretado de forma
correcta tanto para su uso en instrumentos de visualizacin (RGB) como en instrumentos de salida (CMYK). Es importante insistir en que el dispositivo que se adquiera sea un espectrofotmetro y no un colormetro. El colormetro slo ofrece los
datos de los colores, mientras que el espectrofotmetro realiza una curva espectral de
los colores, los interpreta y ofrece una lectura ms completa sobre las posibles desviaciones en cada color.
Precisamente con estos materiales valiosos garantizar la fidelidad de color tanto
para nuestros actuales usos como para los usos futuros es primordial si en algn momento queremos afrontar el tema que nosotros denominamos facsmile digital
Este es uno de los campos en los que vamos a seguir trabajando ms a fondo en
los prximos aos, puesto que actualmente en las tecnologas digitales el gran reto es
el de la fidelidad del color.
Pero tambin tenemos dos opciones ms econmicas:
Usar cartas de color calibradas (IT8) y mediante software open source poder
calibrar nuestros equipos y conseguir perfiles de color (ICC) de una manera
ms econmica. (interesante ver el proyecto DOHM de la National Library
of Australia).
Usar las QPCARD 201 y el software gratuito que puedes descargar desde Internet

Tcnicas y protocolos de actuacin para la resolucin de los diferentes problemas que la tipologa de los documentos a capturar nos presentan.
En el campo de la normalizacin ya hemos comentado como es posible, y creo
que recomendable el trasladar lo ya establecido en los entornos de la microfilmacin.
Voy a relatar el protocolo de captura, con sus diferentes niveles. Aunque no de
una manera exhaustiva creo que dar una idea de nuestra lnea de trabajo.
1.1. Cuando tenemos en la Unidad de Sistemas de Reproduccin de Docuementos (en adelante USRD) el original que va ha ser digitalizado ste llega a nuestro
poder con los datos de identificacin especficos. El documento ha tenido que ser revisado por la unidad a la que pertenece, trasladando toda la informacin relativa al
mismo y a su estado de conservacin: faltan hojas, ejemplar con problemas de conservacin, etc.

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1.2. El operador realiza un repaso rpido del documento en el que determina fundamentalmente la escala de captura y las posibles dificultades que se va a encontrar.
1.3. Al igual que en la microfilmacin se reducen las variables al mximo. En este
caso la nica variable es el documento. Esto quiere decir que disparamos siempre con
las mismas condiciones de luminosidad, con el mismo diafragma, misma velocidad
y mismo valor ISO de sensibilidad. El mantener estos parmetros fijos nos garantiza fiabilidad en los resultados. Una vez realizados los ajustes de foco, escala, iluminacin procederamos a realizar el primer disparo. El entorno digital, a diferencia de
la microfilmacin, no es obligatoriamente secuencial. Esto quiere decir que en cualquier momento podemos intercalar una captura (por repeticin, por ausencia, etc.)
sin tener que realizar complicadas actuaciones.
1.4. El primer disparo (n 0000), junto con la cubierta, contiene la siguiente
informacin:
1.4.1. Carta QPCARD101 QPCAR501 Carta de grises de Kodak (Q-13
Q-14) Mini-ColorChecker.
1.4.2. Escala grfica.
1.4.3. Ficha del documento
1.5. El segundo disparo (n 0001) sera el lomo
1.6. El tercer disparo (n 0002) sera ya la cubierta sin los elementos de informacin antes descritos
1.7. El cuarto disparo (n 0003) el resto del documento propiamente dicho hasta
el final del mismo.
Es fundamental el realizar la captura lo ms precisa posible, todo lo que normalicemos en este momento nos evitar trabajo posterior de tratamiento. Actualmente
con un operador experto estamos consiguiendo una media de 1000 disparos diarios
a doble pgina. Esta cifra es slo una orientacin porque el patrimonio documental
que estamos trabajando se caracteriza por ofrecernos pocas posibilidades de improvisacin. Adems hay que tener en cuenta que mantenemos la premisa de CALIDAD
antes que cantidad.
Por qu capturamos la ficha del documento, la escala y la carta de grises? Todos
los aqu presentes hemos odo hablar de los metadatos, y estaremos de acuerdo que
estos son esenciales, pero pensamos que no es suficiente. Nuestro documentos digitales ya llevan incrustados todos los metadatos tcnicos necesarios: fecha y hora de
realizacin; diafragma, velocidad, sensibilidad ISO; objetivo, cmara, perfil de color,
etc (EXIF). Pero nos inclinamos por la solucin en la que cada documento digital de
forma aislada, pueda contener en s mismo toda la informacin necesaria como para
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que pueda ser identificado sin tener que recurrir a elementos ajenos. Es la teora del
exceso de informacin que ya aplicamos en los rollos de microfilme de 35mm, por el
que este exceso nunca es perjudicial.
Ahora bien cuando estamos trabajando con nuestro Patrimonio Documental nos
van surgiendo multitud de problemas que deben ser resueltos durante el proceso de
la digitalizacin, pero de una manera normalizada, por ejemplo:
Descubrimos que falta una pgina (o folio) en la secuencia original.
Nuestra opcin es incluir en el campo inferior de la captura el smbolo
ISO 9878/1990 de microfilmacin que nos indica esta incidencia. Lo
contrario puede llevar al usuario final que est observando en el futuro
la digitalizacin que el operador ha podido tener un despiste y se ha olvidado de digitalizar una pgina.
El documento presenta zonas de rotura. En primer lugar se debe colocar una hoja o cartulina blanca debajo. Con esto conseguimos dos cosas:
por un lado mostrar claramente la zona degradada y por otro lado que la
zona de texto posterior no dificulte la lectura. Se podra colocar el smbolo ISO adecuado.
Capturamos siempre que es posible en lo que se denominara estructura de COMIC o doble pgina. En esta secuencia normalizada de hojas, por ejemplo pasamos de un DINA3 a un DINA2
debido a la presencia de una carta real o de un mapa. La solucin pasa por realizar la captura normalizada al tamao que se
estaba trabajando (DINA3), en el que se aprecia que el documento desplegado queda visualmente fuera de campo (cortado).
Posteriormente se realiza una captura especfica del documento
desplegado junto con una escala. Lgicamente esta segunda captura se insertar en su lugar correspondiente. Como es fcil de
comprender esto es imposible de realizar en el microfilme por su
estructura secuencial. Adems para poder realizar esto hay que
garantizar la estabilidad del color en todas las capturas.

Podramos indicar ms ejemplos pero creo que la intencin se observa como clara.
Hemos de dar al usuario final toda aquella informacin que no puede obtener debido
a que no establece un contacto directo y fsico con el original.
Nuestro trabajo es proteger y difundir, y pienso que ninguna de estas dos funciones debe materializarse por separado.
La conversin y el tratamiento.
El software que usaremos ser Photoshop vCS2 con los plug-gin para reconocer
JPEG-2000y los ficheros RAW de las cmaras CANON comentadas.
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Un programa especifico para la funcin de recorte automtico, creado por el propio Ayuntamiento.
El software creado por CELARTEM (antes Lizardtech) para trabajar los djvu.
Y por supuesto la capacidad permanente de ir buscando y probando todos los
programas que localizamos va Internet y que pensamos nos pueden ser tiles.
Escner Plano:
Este tipo de dispositivos no pueden capturar en formato RAW. Deberemos tener
creados perfiles para los diferentes tipos de documentos que tenemos que trabajar.
La creacin de perfiles es conveniente realizarlos junto con la calibracin del equipo.
El uso de un espectrofotmetro es primordial para un trabajo de calidad que pueda
ser parametrizado.
Es fundamental dedicar todo el tiempo necesario en un principio para ajustar detalles (balance de blancos, filtros de mejora, etc.), a la larga es tiempo ganado.
Una buena opcin es desactivar los controles del escaner y capturar con una de
las cartas de color aqu comentadas. Posteriormente realizar todos los tratamientos y
ajustes usando los valores de las cartas mencionadas.
A la hora de preparar una secuencia de trabajo los primeros
pasos debern ser los relativos a recorte, giro y todos aquellos
que no tengan que ver con tareas subjetivas (niveles, brillo, contraste, saturacin, correccin de color, etc.)
Salvo lo comentado todos los dems tratamientos con las
imgenes son iguales a los que explicaremos en el apartado de
cmara digital.
Cmara Digital:
Ya tenemos las imgenes capturadas y estn en nuestro PC.
El paso siguiente es trabajar con ellas para dejarlas de forma adecuada para su almacenamiento final (punto 7) o para su difusin (punto 8).

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Tenemos los ficheros RAW. La particularidad que estos tienen es que nos permiten crear fcilmente una serie de perfiles aplicables, de manera repetida y controlada.
As conseguiremos siempre el mismo resultado, y lo que es mejor de manera automatizada.
Una vez abiertos en Photoshop procederamos a realizar, si se cree conveniente,
los ajustes en NIVELES. Estos ajustes los realizaramos dentro de una ACCIN
(macro de Photoshop) de manera que luego podamos ejecutar lotes sobres las carpetas de ficheros o sobre los ficheros abiertos.
Siempre es muy recomendable no eliminar los ficheros RAW hasta el final de la
conversin-tratamiento, puesto que el momento que lleva ms trabajo y complejidad
es el de la captura. Actualmente nosotros nos inclinamos por no eliminar los ficheros
RAW por considerarlos los verdaderos negativos digitales.
A la hora de preparar una secuencia de trabajo los primeros pasos debern ser los
relativos a recorte, giro y todos aquellos que no tengan que ver con tareas subjetivas
(niveles, brillo, contraste, saturacin, correccin de color, etc.)
Para poder corregir el color de manera uniforme en una secuencia de captura de
un documento deberemos usar una referencia, tal y como ya habamos comentado.
En funcin del material de referencia podemos usar un mtodo u otro.
1. KODAK: En primer lugar deberemos garantizar que la escala ha sido fotografiada en las mismas condiciones de luz que el/los documentos a corregir.
Despus crearemos una capa de ajuste (de curva o de niveles) y aplicaremos
el cuentagotas blanco sobre el rectngulo blanco (A), luego con el cuentagotas negro sobre el rectngulo negro (19) y por ltimo con el cuentagotas gris
sobre el rectngulo gris medio (M). En algunos casos, sobre todo si no tenemos calibrado el monitor slo usaremos el cuentagotas blanco y negro puro,
no ejecutando el gris medio (M).
2. QCARD-101:
2.1 Colocar la QpCard 101 sobre el motivo asegurndonos que recibe el
mismo tipo de luz que el sujeto principal y de que no haya brillos sobre
la carta.
2.2 Seleccionar un balance de blancos adecuado al tipo de luz en la cmara.
Evitar el modo Auto puesto que de lo contrario no podramos garantizar los ajustes para todas las fotos de la secuencia. Esto es debido a que en
modo auto la cmara seleccionara cada vez una temperatura de color
diferente.
2.3 Tome una imagen de referencia con la Qpcard sobre el motivo. Normalmente la primera foto de la serie.
2.4 Quite la Qpcard y tome las imgenes restantes en las mismas condiciones de luz. Por ejemplo, en el caso de un libro nosotros el disparo denominado 0 (cero) contiene la Qpcard101, una escala grfica, la ficha del
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documento y todo colocado sobre la portada del libro. El disparo 1 sera


la portada ya sin ningn elemento de referencia.
2.5 Abra la imagen de referencia en Photoshop. Seleccione un trozo del cuadrado gris usando la herramienta de seleccin. Aplique un desenfoque
gaussiano. Escoja Filtro>Desenfoque Gaussiano. Escoja radio 10. Deseleccione la imagen. Seleccione una medida de muestra de 5x5 pixels en la
herramienta cuentagotas.
2.6 Seleccione en el men Imagen> Ajustes > Curvas. Seleccione el cuentagotas gris. Pinche en la referncia gris de la Qpcard. La imagen se corregir,
siendo entonces los canales rojo, verde y azul de igual valor en el gris. Corrigindose automticamente los dems colores.
2.7 Guardamos la curva creada seleccionando Guardar en el cuadro Curvas. Abra entonces el resto de imgenes pendientes y las corregiremos cargando la curva creada y aplicndola, bien de una en una, bien usando una
accin creada para tal efecto.

El ltimo paso puede ser el de aplicar una mscara de enfoque, pero debe quedar claro que su uso queda restringido al final del tratamiento. Si posteriormente a
su uso realizamos ajustes del tipo NIVELES o CURVAS los resultados seran peores
que los obtenidos inicialmente.
Unos valores de Photoshop en la mascara de enfoque pueden ser los siguientes:
A la izquierda el men que encontraremos en Photoshop.
Radio: Podemos empezar por usar la resolucin de captura
partida por dos. De manera que para 300 dpi usaramos un
Radio de 1,5.
Cantidad: Entre 150 y 200.

Umbral: Este valor especifica a cuntos pasos tonales de


distancia, en una escala de 0 a 255, tienen que estar esas
muestras adyacentes antes de que el filtro las ajuste. Si el
Umbral se fija en 3, por ejemplo, y los valores de punto de
muestreo adyacentes son 122 y 124 (una diferencia de dos), no se vern afectados por
el enfoque. As que zonas de bajo contraste, aquellas con gradacin suave, no se ven
afectadas. La gradacin permanece suave.
El ajuste UMBRAL es fundamental para evitar los problemas relacionados con el
moteado, el punteado y los artefactos que puede causar el enfoque.
El almacenamiento
La evolucin de los dispositivos de almacenamiento en estos ltimo dos aos ha
sido (y sigue siendo) de un mpetu arrollador.
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Por este motivo me inclino por dar un nico consejo: Realizar las copias de seguridad en dos (o tres) tipos diferentes de soportes.
En la USRD damos servicio a diferentes unidades:
Archivo Municipal.
Biblioteca Municipal.
Hemeroteca Municipal.

El Archivo Municipal de Zaragoza hasta hace bien poco trabajaba con BRS, pero
en diciembre del ao 2004 adquiri el sistema ARCHIVO 3000. La biblioteca y la
Hemeroteca funcionan con ABSYS.
Esta disparidad de sistemas impide que la USRD pueda tener un nico sistema
integral de captura, dando lugar como se puede comprender a un mayor grado de
dificultad.
La estructura del Ayuntamiento de Zaragoza nos hace depender en todas las cuestiones tecnolgicas del Centro Municipal de Informtica (en adelante CMI). Este
Centro es el que supervisa todas las adquisiciones de materiales informticos (hardware y software).
Recientemente hemos conseguido que el CMI ponga a nuestra disposicin:
un disco (unidad G:\) en red de 1 Tb con diferentes particiones. Las cuatro
principales son:
yy
Archivo
yy
Biblioteca
yy
Hemeroteca
yy
USRD

un disco (unidad H:\) en red de 1 Tb para usarlo como depositario temporal


mientras realizan las copias de seguridad a cinta digital.
Disco externo de 6 Tb para copias de seguridad intermedias. (Lacie 4big
Quadra, 1600)

En las tres primeras del disco G:\ se encuentran lo que denominamos los ficheros
de visualizacin (baja resolucin y alta velocidad de visionado) y en la ltima carpeta
se encuentran los originales (alta resolucin).
Antes de terminar el 2005 ya carecamos de espacio en este disco duro, por lo que
hemos procedido a la adquisicin de dos discos intermedios: uno de 1,6 Tb y otro
de 1 Tb. En febrero del 2008 se adquiri un sistema NAS con capacidad de 2,5 Tb.
Todos estarn en la USRD pero no en RED. Esto es una solucin temporal hasta que
el CMI nos aporte una solucin integral.

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Desde el CMI se est trabajando en darnos solucin a este problema por lo que
la lnea a seguir es la que denominan Soluciones de almacenamiento Jerarquizado
(HSM).
Como ficheros de visualizacin nos hemos decantado mayoritariamente por el
formato DjVu. Esto nos garantiza un alto nivel de compresin, un buen nivel de detalle y sobre todo una plataforma de visualizacin nica para las diferentes unidades
a las que damos servicio (archivo, biblioteca y hemeroteca).
El CMI se encarga de realizar segn sus propios protocolos de seguridad copia en
DAT (cinta digital).
Actualmente nuestros masters los tenemos en los siguientes formatos:
JPG, escala de grises, nivel de compresin 9 (usando Photoshop vCS2) mayoritariamente para todos aquellos documentos provenientes de la digitalizacin del microfilme.
RAW, color, para todos los documentos capturados con la estacin digital comentada en este texto.
TIFF grupo 6, color

Es muy interesante el atender a las recomendaciones sobre imagen esttica, vectorial como de mapa de bits, del National Digital Information Infrastructure and Preservation Program de los Estados Unidos y liderado por la Biblioteca del Congreso.
Aunque la mayora de las veces la realidad de nuestros centros nos enfrenta ante un
duro panorama.
Todos estamos recibiendo en los ltimos aos una presin por lo digital que en
algunos casos puede provocar situaciones irreversibles.
Centrndonos en el apartado que estbamos comentando el plantear la creacin
de un archivo virtual requiere adems de tener controlados los procesos de creacin
el disponer de la suficiente capacidad para almacenar toda esa informacin.
Antes necesitbamos metros lineales de estanteras, ahora adems necesitamos Gigabytes, Terabytes. Cuando planteamos las necesidades futuras no solemos encontrar
respuestas demasiado generosas.
Esto nos lleva a tener que adoptar decisiones en las que no te queda ms remedio
que sacrificar calidad final o asumir riesgos junto con mayores cargas de trabajo. Por
este motivo nosotros actualmente estamos estableciendo como nuestro archivo master en los casos de fondos valiosos los ficheros en formato RAW.
El RAW es un formato de archivo flexible, muy difundido en los entornos de fotografa digital. En el se utiliza un flujo de bytes que describen la informacin sobre
el color de la imagen; cada pxel se describe en formato binario. Para entenderlo ms
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claramente, el formato RAW graba las imgenes en bruto, exactamente como llegan
al sensor de la cmara digital, y no aplica ningn tipo de compresin ni modificacin.
Su mayor ventaja es que al no estar procesada la imagen ocupa aproximadamente
la mitad que el TIFF. Adems nos permite conseguir un equilibrio de color muy
exacto, reducir el ruido y corregir errores de exposicin (diafragma o velocidad). Adems este formato captura en 12 bits (ni 8 ni 16) frente a los 8 bits de JPEG.
Yo denomino al RAW como el formato no formato. Como era de esperar no
todo son ventajas. (6)
Su mayor inconveniente proviene de su naturaleza. Como hemos dicho captura
lo datos en bruto tal y como llegan al sensor de la cmara. Esto quiere decir que estos
ficheros deben ser procesados por un software que los reconozca. Adems existe actualmente una guerra soterrada entre los grandes fabricantes de cmaras y los de
software con el tema de los ficheros RAW. De este riesgo somos conscientes pero la
realidad de nuestros recursos ha terminado por imponerse. Afortunadamente no estamos solos en este dilema y la comunidad internacional est movindose para intentar conseguir que los fabricantes no vayan cada uno por su lado (7).
El trabajar con el formato RAW nos aporta tambin una serie de ventajas intrnsecas al propio formato. Por no alargarme en exceso recomiendo el acceso a la web
de Michael Reichmann, de Luminous Landscape,en el cual colaboran Thomas Knoll
(el de photosop) e Ian Lyons.
De todas las maneras incorporo un documento word con la traduccin de una
discusin en el foro sobre la tcnica de exponer con el histograma a la derecha.
http://www.luminous-landscape.com/tutorials/understanding-series/u-raw-files.
shtml Cmo es lgico el formato RAW es reconocible por el software que viene con la pro-

pia cmara, pero voy a citar otros programas de reconocido prestigio para trabajar con este
formato:

Adobe
Capture One http://www.phaseone.com/
Bibble http://www.bibblelabs.com/
Silverfast DCPro http://www.silverfast.com/show/silverfast-dcpro/en.html
Pixmantec Raw Shooter http://www.outbackphoto.com/artofraw/raw_19/
essay.html
dcRAW http://www.cybercom.net/~dcoffin/

Por ejemplo, ya he comentado que en la USRD disponemos de una Canon 1Ds


de 11,5 mll de pxeles. Recientemente para trabajos de menos exigencia hemos adquirido una CANON 350 Ds de 8,5 mll de pxeles. Antes los ficheros RAW de la
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primera cmara los trabajamos con Photoshop v.7.01, pues bien los ficheros RAW de
la nueva cmara no pueden ser abiertos con esta versin de Photoshop tendramos
que actualizarnos a CS2 o bien usar el software especfico que viene con la cmara.
He comentado esto como ejemplo de la complejidad que supone trabajar con el
formato RAW.
Aunque ahora nos est permitiendo realizar ms capturas, al disponer de espacio
para poder ser guardadas, debemos tener bien establecido el protocolo de actuacin
para su conversin en los planes de seguridad a largo plazo. Y con esto entramos en
el ltimo punto de esta comunicacin
Si es importante el realizar las copias de seguridad no lo es menos llevar una poltica de vigilancia extrema de cara a la obsolescencia.
Nos estamos refiriendo a la necesidad de migracin de los datos de un tipo de soporte a otro. Con el paso del tiempo, los soportes de almacenamiento ms novedosos
siempre son ms voluminosos y baratos en trminos de megabytes que los soportes
que reemplazan, dejando obsoletos a los antiguos soportes. Al final, y esto es lo que
hay que evitar, podra llegar a ser imposible contratar servicio, soporte y suministros
para el dispositivo que estamos utilizando. Podra llegar a convertirse en un gran problema si el hardware de ficheros tiene un problema o falla en el acto.
Uno de los ejemplos ms significativos son los inmensos ficheros de datos cientficos de la NASA en la dcada de los 60. Almacenados en grandes bobinas de cinta
magntica, los datos son ilegibles porque no existe ningn ordenador funcional que
pueda leer las cintas, y los datos nunca se copiaron a un soporte ms moderno.
Hay que tener en cuenta que el problema de la obsolescencia digital se centra en
tres cuestiones:

Sobre el propio hardware.


Sobre los sistemas de almacenamiento.
Sobre los formatos digitales.
Control de calidad.

Una vez superada la ltima revisin pueden pasar al disco de red de 1Tb controlado desde el Centro Municipal de Informtica (en adelante CMI). Con la serie de
documentos valiosos realizamos una copia intermedia en DVD, a la que denominamos desde la USRD como copia de trabajo. Presenta las siguientes caractersticas:
JPEG, color, nivel 10 de compresin (segn Photoshop v.7.01).

Si es importante el realizar las copias de seguridad no lo es menos llevar una poltica de vigilancia extrema de cara a la obsolescencia.
Hay que tener en cuenta la necesidad de migracin de los datos de un tipo de soporte a otro. Con el paso del tiempo, los soportes de almacenamiento ms novedosos
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siempre son ms voluminosos y baratos en trminos de megabytes que los soportes


que reemplazan, dejando obsoletos a los antiguos soportes. Al final, y esto es lo que
hay que evitar, podra llegar a ser imposible contratar servicio, soporte y suministros
para el dispositivo que estamos utilizando. Podra llegar a convertirse en un gran problema si el hardware de ficheros tiene un problema o falla en el acto.
Desde la USRD en colaboracin con el CMI establecemos un tope de tres aos
para realizar un repaso pormenorizado del estado en el que se encuentran nuestros
fondos digitales (se entiende que los denominados masters). Tanto en su vertiente de
software como de hardware.
Actualmente la lnea a seguir para el almacenamiento de los documentos digitales generados es la denominada Soluciones de Almacenamiento Jerarquizado (HSM)
que permite en funcin de su nivel de acceso jerarquizar los dispositivos y las copias
de seguridad.
Que a nivel internacional se estn haciendo esfuerzos para encontrar una solucin
al tema de la obsolescencia todos somos conscientes, citare dos ejemplos por su inters como por su tratamiento tan dispar:
Por un lado tenemos el intento de crear un PDF permanente. Sera formato
comprimido basado en PDF pero autocontenido, es decir, no necesita de un
visor concreto (como el Acrobat Reader u otros similares). No permite encriptar y soporta metadatos. Todava est en discusin --ISO/CD 19005-1- Por otro lado el artculo ttulado Ending Digital Obsolescente de Ken
Quick & Mike Maxwell, en el cual se plantea el uso del microfilme como
elemento sustentador de la poltica de conservacin de los ficheros digitales.
Su trabajo aunque es sumamente interesante creo que no ha encontrado un
desarrollo posterior.

Las exigencias de digitalizacin del Patrimonio Documental difieren en gran medida de las de entornos de oficinas y similares. Adems de poder garantizar la mayor
fidelidad de la imagen reproducida debemos garantizar que en el futuro stas sean
accesibles. Existe una necesidad imperiosa de trabajar de manera multidisciplinar sabiendo que la tecnologa digital nos abre muchas puertas, pero que tambin nos convierte en esclavos de su propia evolucin tecnolgica. Evolucin que por el ritmo que
lleva bien podramos denominar revolucin.
Anticiparse y planificar son las palabras claves, y naturalmente vale la pena, ya que
de lo contrario se perdera todo lo realizado hasta ese momento.
Estoy de acuerdo con vosotros en que es un problema, pero sabiendo la naturaleza
del problema es ms fcil solucionarlo. Toda institucin que crea ficheros digitales
tiene que tener una forma de migrar continuamente sus archivos de soportes obsoletos y sin soporte al soporte actual.
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En lugar de pensar en los ficheros de imgenes como un almacn de datos estacionario, podemos pensar en ellos como en una tribu nmada que puede sobrevivir al
paso de los aos slo si sabe moverse en busca de mejores territorios de caza.
4 La Difusin
Estamos llegando al final y he dejado de una manera intencionada este apartado.
El motivo principal de esto es que muchas veces se pasa por alto la importancia que
tiene lo que yo denomino la difusin.
En la USRD siempre hemos dicho que nuestra misin es conservar y difundir, y
por este orden. Y precisamente el entorno digital ayuda de manera muy importante
a que esta difusin pueda llegar a todos los ciudadanos.
Antes de continuar quiero citar un texto:
En una democracia, los registros y documentos que constituyen nuestros
archivos pertenecen a los ciudadanos, dar acceso rpido y eficaz a los mismos
no es un servicio anecdtico. Cuando se consigue gestionar esta documentacin eficazmente, estamos dando la oportunidad a ciudadanos concretos, a
instituciones educativas, a las administraciones pblicas a que los utilicen. Debemos implicarnos agresivamente en educar e informar a nuestros usuariosclientes sobre los servicios que ofrecemos y sobre los fondos a los que debemos
dar acceso. Las nuevas tecnologas estn facilitando poder acercarnos a todos
los posibles usuarios en sus casas, escuelas, universidades, y puestos de trabajo,
estn donde estn. En colaboracin con las diferentes administraciones a todos
los niveles, con las universidades, con corporaciones y colectivos, utilizaremos
estos nuevos medios para hacer llegar nuestros archivos a la gente sin importar
donde se encuentren y promoveremos el valor educativo y cientfico de nuestros fondos documentales hasta el punto de conseguir que los integrantes de la
comunidad educativa y cientfica se impliquen en un proyecto comn.
Traduccin libre de la introduccin al objetivo estratgico n 2 del documento Ready access to Essential evidence: The strategic Plan of the National
Archives and Records Administration (NARA): 1997-2007 .- http://www.archives.gov/

Este texto resume de una manera muy grfica lo que pienso debe ser nuestro planteamiento. Desde el momento en que pongamos a disposicin de todos los ciudadanos, sin ningn tipo de distincin, el patrimonio documental que salvaguardamos
estaremos haciendo honor al trmino de funcin pblica. Se deben desterrar las polticas que yo denomino de cortijo en relacin al acceso de los fondos documentales.
Es triste comprobar como todava permanecen en activo comportamientos de esto
no lo difundo porque si lo hago alguien lo descubrir y se llevar la gloria, y esta debe ser
slo ma.
No obstante lo comentado del proyecto NARA tambin hay que defender la trazabilidad de los documentos digitales realizados por nuestras institucin, de manera
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que en todo momento se pueda saber que esas imgenes han sido realizadas por nosotros. Un elemento muy interesante para esa funcin es la incorporacin de marcas de agua o filigranas (watermarks) en las imgenes. Estas garantizan la integridad
del documento unitario
Teniendo en cuenta todo lo expuesto resultar obvio el comentar que si son importantes todos los pasos anteriores el de la difusin no lo es menos. De este ltimo
paso depender en buena parte la valoracin final que los usuarios realicen de nuestra
tarea. Si pensamos en una difusin destinada a ellos, tambin ser lgico que la manera de difundirlos cubra sobre todo sus necesidades. Un planteamiento muy til es
contar con la colaboracin de los propios usuarios, ya que muchas veces no coincidimos institucin y usuarios en dar el mismo significado a la palabra utilidad.
Todos los esfuerzos que realicemos para ofrecer una imagen ntida, fidedigna y
til (entre otros muchos parmetros) sern pocos.
Desde la USRD hemos apostado por el uso de nuevos formatos (DjVu) que creemos ofrecen rapidez de consulta, calidad y versatilidad. Slo el tiempo nos dir si
hemos acertado o errado en la solucin adoptada.
A pesar de las innegables ventajas que presenta el formato DjVu para su uso en
Internet e intranet, seguimos trabajando para que el mismo adopte elementos que a
nuestro juicio pueden facilitar la consulta. Por ejemplo, mejoras en las opciones de
impresin, en las de retoque pre-programadas, etc. Estas mejoras son, por ejemplo,
visibles en el visor desarrollado de manera independiente (recordemos que el formato
es open source) y se denomina WinDjView-0.5. La traduccin a este estupendo
visor se puede encontrar en Comics en formato Djvu
La Biblioteca Digital
Intentar abarcar toda la problemtica de las bibliotecas digitales rebasara con
mucho la pretensin de este documento. Fundamentalmente por dos motivos:
Por el espacio que necesitaramos.
Por no ser mi especialidad.

De una manera sencilla podramos indicar que las tendencias presentes en el panorama internacional de Bibliotecas Digitales se decantan por dos opciones:
Visualizacin de las imgenes que conforman el libro, es decir, fotos
Visualizacin de la transcripcin del texto que forma el libro. Como ejemplo
TEI (Text Encoding for Interchange).
Tendramos la opcin intermedia que nos ofrece el acceso a ambas posibilidades.

Pero qu es TEI? Las Normas del Text Encoding Initiative (TEI) estn dirigidas
a cualquier persona que quiera intercambiar informacin almacenada en un formato
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electrnico. En ellas se enfatiza el intercambio de informacin textual, pero tambin


se hace referencia a otras formas de informacin como son las imgenes y el sonido.
Las Normas son del mismo modo aplicables a la creacin de nuevos recursos y al intercambio de los ya existentes (8)
El esquema METS es un estndar para la codificacin de los metadatas descriptivos, administrativos, y estructurales con respecto a objetos dentro de una biblioteca
digital, usando el XML schema language de la World Wide Web Consortium. Este
estndar es mantenido por Network Development and MARC Standards Office de
la Biblioteca del Congreso (EE.UU.) y est siendo aceptado como una iniciativa de
la Digital Library Federation.
5. Conclusiones
La primera, y espero que comprensible, es que resulta muy difcil comprimir ms
de 20 aos de experiencia. He intentado dar los datos suficientes sobre todos los
pasos que integraran una cadena de digitalizacin, como es lgico no estn todos ni
estn del todo desarrollados. Vuestra iniciativa, pruebas y tentativas sern las que os
ofrezcan los mayores avances.
Slo os puedo comentar tres cosas:
En entornos digitales aquello que no se practica se olvida muy rpidamente.
Es muy importante el control de calidad en las imgenes digitales obtenidas.
Cuando se externaliza la digitalizacin sta debe ser lo que yo denomino
un producto cerrado. Es decir, que el trabajo resultante nos llegue ya finalizado de manera que (por ejemplo) slo tengamos que trasladar los ficheros de visualizacin al entorno web y los master a su lugar correspondiente.
Es una trampa conseguir ms ficheros a costa de realizar nosotros sobre ellos
tratamientos posteriores. Normalmente el volumen de trabajo nos acabara
desbordando.
Estoy a vuestra disposicin, mi direccin de correo electrnico es
repro-documentos@zaragoza.es

Espero que el resultado final del aprendizaje de este tema sea que bullan en vuestros pensamientos mil y una aplicaciones de lo aqu visto.
Todos los enlaces que aparecen a continuacin han sido revisados a 7 de octubre
del 2008.

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Podemos apreciar un detalle del Libro de Actas n 5, folio 5 recto

Detalle en bruto tras salir del escner de microfilme.


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Detalle tras aplicarle la mascara de enfoque segn los parmetros marcados en el


texto: Radio; 1,5/Cantidad: 200/ Umbral: 2
Notas:
1.- Negroponte, Nicholas.- , El mundo digital
2.- Metadata Encoding & Transmisin Standard (Mets)
www.loc.gov/standards/mets
3.-.http://www.quesabesde.com/noticias/1_2023
4.-http://www.adobe.com/products/dng/main.html
HASSELBLAD PRESENTA SU PRIMER RESPALDO DIGITAL DE 39 MEGAPXELES
39 Millones de pxeles parecen haberse convertido en una nueva meta y Hasselblad ha querido en la carrera con su nuevo CFH-39, el nuevo respaldo de la saga
CFH se presenta en dos versiones: como dispositivo independiente que puede
ser empleado con diferentes cuerpos de formato medio, o bien integrado con la
cmara H2D.
Al igual que el resto de respaldos, el CFH-39 asume las
caractersticas propias del Sistema H. As, tanto el respaldo
como la cmara disponen de las prestaciones necesarias para
asegurar su portabilidad: pantalla de 2,2 pulgadas, ranura
para tarjetas CompactFlash y batera.
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297

Las imgenes en formato RAW de 16 bits capturadas por el dispositivo pueden


almacenarse tambin en un disco externo de hasta 80 GB o descargarse directamente
en un ordenador. Entre las opciones que se incluyen en el nuevo modelo, destaca la
funcin denominada Digital APO Correction (DAC). Basndose en los metadatos
registrados durante la toma, es posible realizar una correccin automtica de la imagen de modo que -segn Hasselblad- se optimiza el rendimiento de la ptica empleada y se minimizan las posibles aberraciones cromticas.
5.- http://intl.i1color.com/ y http://www.gretagmacbeth.com/
6.- http://www.luminous-landscape.com/tutorials/understanding-series/u-rawfiles.shtml
7- http://www.openraw.org/
8.- TEI lite: Una introduccion al Text Encoding for Interchange.- Documento no:
TEI U 5.- Traducido por Manuel Snchez Quero, Universidad de Alicante http://
www.tei-c.org/Lite/teiu5_sp.html

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Archivo y Gestin de Imgenes Digitales


Javier Trujillo Gimnez
Consultor en Gestin Documental
digdoc@gmail.com

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I.S.S.N. 1134-1602 - Pags. 301-334

Archivo y Gestin de Imgenes Digitales


Javier Trujillo Gimnez

Consultor en Gestin Documental


digdoc@gmail.com

1. Introduccin
Hoy en da, la mayora de los organismos, instituciones y empresas utilizan para
su trabajo diario un nmero cada vez mayor de documentos, en muchos casos, en
papel. Los sistemas de archivo tradicionales a veces no dan abasto, son difciles de
mantener y, sobre todo, incmodos de manejar para la bsqueda y recuperacin de
informacin. La sobrecarga de documentacin impresa sobre las mesas de trabajo,
archivos intermedios y su difcil y limitada capacidad para ser compartida por varios usuarios, hacen casi inevitable el hecho de que se reproduzcan de varias formas
los mismos documentos, dificultando sobremanera su control, bsqueda, recuperacin y gestin.
Ms an, en el mundo de los archivos (y tambin, en bibliotecas) es ya casi inconcebible no contar con algn sistema de gestin documental para el desarrollo y mejora
de (al menos) ciertos procesos, en muchos casos tediosos, y a veces tambin bastante
complejos.
La tecnologa de digitalizacin de imgenes proporciona a las organizaciones en general, y a los archivos en particular, de una forma relativamente sencilla, un medio
poderoso de gestionar la informacin impresa a travs del tratamiento de la documentacin va imagen. La digitalizacin de documentos impresos de todo tipo (expedientes, cartas, informes, facturas, albaranes, libros, fotografas) y su posible,
rpida y (relativamente) fcil recuperacin a travs de sistemas de archivo electrnico, implican enormes ventajas competitivas en todo tipo de organizaciones: mayor
acceso y movilidad a los documentos, seguridad y control de los documentos, ahorro
de espacio fsico, de fotocopias... y un largo etctera.
Adems, la implantacin de estas tcnicas y sistemas es ms fcil y econmica de
lo que a veces se pueda creer. Con una formacin bsica pero orientada a la prctica
y unos mnimos recursos hardware y software generalmente accesibles para muchos

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organismos, se puede empezar a construir un sistema de gestin electrnica de documentos basado en imgenes digitales de documentos fsicos que ofrece enormes ventajas
y ahorro de costes frente a los tradicionales mtodos de archivo, gestin y distribucin de documentos basados en papel.
El proceso de digitalizacin de documentos constituye, por tanto, una de las primeras fases dentro de un proyecto global digitalizacin y automatizacin de un archivo.
Una vez se han digitalizado los documentos, se hace necesario el diseo e implantacin de un verdadero sistema de gestin documental que nos permita una buena gestin electrnica de documentos.
Por tanto, por una parte existe un proceso previo de captura y conversin a formato digital de documentos, fundamentalmente en papel, y a veces en otros soportes
fsicos (pelcula fotogrfica, microfilm, etc.) que hay que conocer; por otra, existen
tambin una serie de tcnicas ms orientadas a la mejora, tratamiento, gestin y explotacin de las imgenes digitales obtenidas. Este artculo se centra ms en esta fase
posterior, por lo que en gran parte se asume que el lector ya ha realizado esa primera
fase de digitalizacin de documentos, est actualmente en ello, o al menos, cuenta
con los medios y conocimientos bsicos para ello. Adems, tambin se analizan aqu
los principales modelos de sistemas de archivo y gestin electrnica de documentos, incidiendo en sus caractersticas bsicas, ventajas y limitaciones, y tratando de ofrecer
una orientacin de cara a la posible eleccin de alguno.
2. Las Imgenes Digitales
2. 1. La informacin digital
En mi opinin, uno de los conceptos que ms confusin produce en general a la
gente respecto a la informtica, viene derivado del hecho de que un ordenador no
ordena, sino que computa: es decir, es capaz de realizar determinadas operaciones lgicas y aritmticas con informacin codificada en un sistema binario (0s y 1s).
Computer debi ser traducido como computadora (y de hecho es la traduccin
del ingls), aunque en Espaa (no as en Latinoamrica) el trmino adoptado ha
sido ha sido ordenador, ya que se tradujo del francs ordinateur. Y (aunque nosotros seguiremos llamndolo as) hay que darse cuenta de que un ordenador no ordena
nada por s mismo, si bien el resultado de computar unos determinados datos puede
dar lugar a una determinada secuencia ms o menos ordenada. No hay ms que ver
cmo mucha gente tiene organizado su disco duro, cmo a veces todos pasamos ms
tiempo del esperado buscando archivos en nuestro ordenador, como para comprobar
que, efectivamente, el ordenador no ordena nada.
Todo ha de ser representado por 0s y 1s (lo nico que entiende un ordenador)
por lo que cualquier archivo (documento) legible por un ordenador es por tanto un
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archivo digital. Es muy importante distinguir bien qu es procesable por un ordenador


(la informacin que contiene un archivo grfico de una imagen digital no son datos
tal y como lo entendemos, sino cdigos binarios que slo entiende un ordenador).
Lo analgico es siempre algo percibido a travs de los sentidos, mientras que lo digital es una representacin de algo analgico mediante su codificacin a travs de un
sistema binario que slo es legible por un ordenador. Por tanto, todo lo que podemos
ver y or puede ser representado, es decir, es susceptible de ser digitalizado.
2. 2. La imagen digital: definicin
Podemos definir digitalizar como el proceso mediante el cual se transforma algo
analgico (algo fsico, real y de una precisin infinita) en algo digital (algo legible por
un ordenador, un conjunto finito y de precisin determinada de unidades binarias).
Por tanto, una imagen digital es aquella (proveniente o no de una imagen analgica) que puede ser representada mediante un sistema binario (0/1) y es legible por un
ordenador.
La unidad mnima de informacin en un archivo de texto es el carcter, es decir,
un carcter alfanumrico individual (ej.: la letra a). Pero la unidad mnima de informacin en un archivo de imagen es el pxel, es decir, cada uno de los puntos en los
que est divida una imagen (digitalizada).
Cada pxel est codificado por una serie de valores (0s y 1s). A la sucesin ordenada de 0s y 1s que forman una imagen digital se le denomina mapa de bits.
Definicin de pxel (Picture Element): La pantalla de un ordenador est formada
por miles o millones de puntos que forman una red. Cada uno de estos puntos es un pxel.
Es decir, que pxel es la unidad mnima de informacin de imagen en la pantalla del ordenador [...]
En un archivo grfico (que representa una imagen digital), la informacin contenida en l no es sino la codificacin de los valores de cada uno de los pxeles que a
travs de posiciones de memoria- formarn la imagen en pantalla gracias a la tarjeta
grfica del ordenador, la cual la reconstruir en el monitor.
El tratamiento de este tipo de archivos permitir variar su resultado en pantalla,
pero no procesar datos para obtener informacin o realizar bsquedas en ellos (salvo a
travs de metadatos y algunas excepciones, que veremos). Lo mismo ocurre para archivos de audio y video.
En cambio, un archivo de texto (que representa caracteres) es procesable, indizable, marcable, buscable y recuperable parcial o totalmente. Combinar unos y

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otros nos puede permitir aprovechar las ventajas de cada uno salvando sus propias limitaciones.
2. 3. Tipos y caractersticas de la imagen digital
Bsicamente, existen dos tipos de imgenes digitales, es decir, dos formas de representar una imagen (analgica) mediante una imagen digital:
Imagen de barrido (o imagen raster): Este tipo de imagen se obtiene a travs
de un digitalizador, como un escner, el cual realiza un barrido o exploracin
(scan) sobre la imagen que se le ha introducido y cuyo resultado es un mapa de
bits. Consiste en dividir la imagen en puntos mediante la superposicin de una
especie de rejilla o retcula. Cada punto es lo que se denomina pxel, que en el
caso de imgenes en blanco y negro, tendr un valor 1 0 (blanco o negro). En
el caso de las imgenes en escala de grises o en color, se necesitan varios valores
por pxel (bits por pxel) para poder representar un mayor nmero de tonos de
color (aunque esto se explicar con ms detalle ms adelante). Este sistema es
vlido para representar todo tipo de imgenes.
Imagen vectorial (o imagen vector): Este tipo de imagen no se obtiene, sino
que se crea a travs de un programa de software especfico. Dicha imagen est
formada por un conjunto de vectores. Un vector es la lnea que une dos puntos. Consiste por tanto en trazar lneas (vectores) entre uno o varios puntos y
lograr as un dibujo. Lo que el archivo resultante almacena es valores de parejas de nmeros y, si hay color, el valor de ste para cada trazo, as como su grosor y el valor tonal (plano) para zonas o reas determinadas. Este sistema se
usa ms para arquitectura e ingeniera, planos tcnicos, mapas, modelado tridimensional, etc. No es apto pues, para imgenes fotogrficas o de tonos continuos (=tonos de color que varan en intensidad de una zona a otra).

Luego, toda imagen digitalizada es digital, pero no toda imagen digital es digitalizada.
Con esto queremos decir que cualquier imagen legible por un ordenador es digital, pero que unas han podido ser creadas digitalmente (a travs de programas de dibujo o de diseo grfico, como por ejemplo Freehand o AutoCad) y otras han podido
ser obtenidas a partir de un original, por ejemplo a travs de un digitalizador como
un escner de mesa o una cmara digital.
Una diferencia importante entre una imagen raster y una imagen vectorial es que
una imagen raster no es escalable hasta el infinito sin prdida de calidad, mientras que
una imagen vectorial s lo es.
Resumiendo, entendamos que una imagen raster consiste en un mapa de bits,
mientras que una imagen vectorial viene a ser una frmula matemtica que contiene
una serie de valores numricos. Ni que decir tiene que, en caso de poder representar
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con igual calidad la misma imagen de una y otra forma, el archivo resultante de la
imagen raster ocupar mucho ms que el archivo resultante de su imagen vectorial.
Pero sus usos son muy diferentes, y veremos en detalle por qu. Adems, nuestro objetivo aqu ser poder trabajar con facsmiles de documentos originales (analgicos),
no crear imgenes nuevas, cosa ms apropiada en el mundo de la publicidad, el diseo grfico, el modelado tridimensional, etc.
Nos centraremos pues aqu en las imgenes raster, fruto de la digitalizacin de un
original, y sobre todo, de documentos impresos (cartas, informes, facturas, revistas,
libros, fotos, etc.) o incluso de otros como negativos, diapositivas o microfilms.
Pero con esto no queremos decir que no se puedan digitalizar planos, mapas, esquemas o dibujos tcnicos. Cualquier imagen contenida en un soporte fsico (papel,
pergamino, negativos, transparencias, etc.) puede ser digitalizada y convertirse por
tanto en una imagen raster. Lo que queremos decir es que no nos ocuparemos de la
creacin a travs de un sistema informtico de imgenes digitales, sino de su reproduccin facsmil por medio de un dispositivo digitalizador.
2. 4. Caractersticas bsicas de una imagen raster
Tamao del original: Se refiere a las dimensiones del documento original que
va a ser (o ha sido) digitalizado, y se expresa en medidas estndar DIN o en
unidades de longitud, bien en centmetros (cm), bien el pulgadas (inch), indicando alto por ancho.
Ejemplo: Un DIN A4 mide 29,7 cm. (alto) por 21 cm. (ancho) (= 11,69
alto x 8,27 ancho)
Tamao de la imagen: Son las dimensiones de la imagen digital, y stas ya
no se expresan en centmetros o pulgadas, sino en pxeles, indicando alto por
ancho.
Ejemplo: Una imagen puede tener un tamao de 1024 x 768 pxeles.
Dimensiones de pxel: Se refiere al nmero total de pxeles que contiene un
imagen, y en cmaras digitales, es el equivalente a su resolucin (ej.: 5 Megapxeles).
NOTA: En estos casos, slo hablamos de pxeles (no de bits). 1 Megapxel es un
milln de pxeles, por lo que si una imagen tiene 5.200.000 pxeles, tendr 5,2
Megapxeles.
Escala: Es el porcentaje del documento original respecto al cual se ha obtenido su imagen tras el proceso de digitalizacin. Se mide en tantos por ciento
(%).
Ejemplo: Un documento puede ser directamente digitalizado al 50% de su tamao real, por lo que su imagen digital tendr la mitad de tamao. Salvo casos
especiales, lo normal es digitalizar las cosas al su tamao real, es decir, al 100%
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Resolucin: Indica la cantidad de pxeles que contiene por unidad de medida longitudinal, y se indica normalmente en puntos por pulgada (ppp).
Sin embargo, y debido a su uso generalizado, se expresa en ingls: dpi (dots
per inch). Prcticamente es lo mismo que pxeles por pulgada, aunque este
trmino se emplea ms cuando hablamos de la representacin de una imagen por pantalla ms que de las propiedades o caractersticas de la imagen en
s. Normalmente, una imagen digitalizada tendr la misma resolucin horizontal que vertical.
No hay que confundir la resolucin de entrada (o de captura) de una imagen, es
decir, la resolucin a la cual ha sido digitalizada y por tanto la resolucin que
realmente tiene la imagen, con la resolucin de salida, que es la que nos da un
dispositivo como el monitor o la impresora.
Ejemplo: Una imagen puede tener una resolucin de 300 dpi (300 puntos por
pulgada de alto y 300 puntos por pulgada de ancho).
Tonos de color: Se refiere a la cantidad de tonos de color que puede contener
una imagen digital. As, podemos hablar distintos tipos de imgenes digitales en funcin de los tonos de color que contengan:
yy
Imgenes en blanco y negro, bitonales o de arte lineal (line art): Slo contienen
dos tonos de color posibles: blanco y negro.
yy
Imgenes en escala de grises (grey scale): Pueden tener de 4 a 256 tonos de grises, es decir, el valor tonal de sus pxeles vara entre 2 y 8 bits/pxel. En algunos
casos (caso de imgenes radiolgicas de alta calidad) sobrepasan estos valores,
llegando a utilizar hasta 4.096 tonos (12 bits/pxel), aunque en los dems casos
no es lo habitual.
yy
Imgenes de color indexado: Pueden tener de 4 a 256 tonos de color, pudiendo
ser stos diferentes o tonalidades de un mismo color. Son las tpicas imgenes
que tienen tonos discontinuos, es decir, con separaciones de tonos de color muy
claras y colores uniformes. Se les llama de color indexado porque almacenan
ese rango de tonalidades en lo que se denomina una paleta de color (similar a
una caja de lpices de colores con 254 colores, ms el blanco y el negro).
yy
Imgenes de color slido (high color): Pueden contener hasta un mximo de
65.536 tonos de color. Su uso no es excesivamente frecuente.
yy
Imgenes de color real (true color): Pueden contener hasta un mximo de
16.777.216 tonos de color, y son las tpicas imgenes digitales de fotografas,
como paisajes, retratos, etc. Son imgenes que presentan gran variedad de tonos
continuos, es decir, donde los colores varan de una forma tenue y sin separaciones bruscas de un tono de color a otro, es decir, con tonos de color degradados.

Rango dinmico: Es el rango de diferencia tonal que existe entre la parte ms


clara de una imagen y la ms oscura. Cuanto ms alto sea, ms matices se
pueden representar en teora, ya que el rango dinmico no se correlaciona automticamente con la cantidad de tonos de color reproducidos.

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Referido a un sistema como un escner o un monitor, rango dinmico indica


la capacidad de captar o reproducir informacin tonal. Ntese que podemos
digitalizar con un dispositivo que ofrezca un alto rango dinmico y ver dicha
imagen con un dispositivo (monitor) que tenga un rango dinmico inferior.
En una misma imagen con mayor rango dinmico que otra se pueden observar mayores detalles de luz y sombras. Es por tanto, un factor importante a
tener en cuenta en imgenes a color con tonos continuos (tonos que varan
ligeramente).
Profundidad de color (o profundidad de bits): Concepto importante y muy
relacionado con lo anterior. La profundidad de color indica la cantidad de
bits que se necesitan por cada uno de los pxeles de una imagen digital para
poder codificar un determinado nmero de tonos de color.
Se expresa en bits por pxel (bits/pxel). Por tanto, a mayor nmero de tonos
de color que se quieran representar, mayor nmero de bits por pxel se necesitarn.
As, cuando se habla del valor tonal de un pxel, nos estamos refiriendo a la
cantidad de bits necesarios para codificar el tono de color de un pxel.
Tipo de formato grfico y otras peculiaridades: Independientemente del tamao y la resolucin de una imagen (no as en cuanto a su profundidad de
color), una imagen digital estar en un determinado formato grfico, que
podr ser uno u otro en funcin de determinados parmetros. Adems, una
imagen digital podr tener otras caractersticas, como contener o no metadatos, fondos transparentes, ser progresiva y otras peculiaridades en funcin
de su formato.

El concepto de calidad de una imagen es, por tanto, algo muy relativo, y hay
que usar este trmino con precaucin. Es arriesgado, o al menos inexacto, decir que
esta imagen tiene ms calidad que esta otra porque aquella tiene ms resolucin. La
calidad de una imagen no depende exclusivamente del nmero de pxeles que contenga, de su tamao o de su resolucin, sino que es determinante el dispositivo de
salida que se utilice para verla o editarla. Iremos viendo con detalle el porqu de esta
observacin.
Como hemos dicho, la resolucin de una imagen indica la cantidad de puntos (pxeles) por pulgada (lineal) que contiene una imagen. La resolucin viene a
ser la capacidad para captar los detalles espaciales finos. Por tanto, a mayor resolucin,
mayor nitidez (que no calidad), pero tambin mayor tamao de imagen y peso de
archivo.
NOTA: A veces hablaremos del peso de una imagen, slo para referirnos al tamao de su archivo y para no confundirnos con el tamao de la imagen. El tamao de una imagen se expresa en pxeles y el tamao del un archivo en bytes.
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Ntese que el tamao de una imagen (sus dimensiones) crece en progresin geomtrica con respecto a su resolucin.
La conclusin clara que hay que sacar de todo esto, es que no debemos digitalizar un documento a cualquier resolucin, o cuanta ms mejor, sino que hay que
hacerlo a la ms adecuada segn su uso y finalidad; que ha mayor resolucin, mayor
peso del archivo (necesidad de mayor espacio de almacenamiento, mayor lentitud al
ser visualizado o editado, mayor tiempo necesario para ser transmitido por una red,
mayor tiempo necesario para su impresin, etc.). Digamos que en principio, cuanto
menos peso tenga el archivo de una imagen, mejor. Por tanto, no da igual digitalizar algo a 300 dpi si con 275 dpi es ms que suficiente ( nos ahorraramos 625
pxeles por pulgada cuadrada ).
De todo esto podemos concluir que el tamao del archivo de una imagen digital
ser mayor cuanto ms grande sea el tamao de la imagen (en pxeles) y su profundidad de color.
Pero ntese que tambin podemos decir que el tamao del archivo de una imagen digital ser mayor cuanto ms grande sea el tamao del original (en pulgadas, o
centmetros), su profundidad de color y la resolucin a la cual se digitalice (siempre
y cuando, se entiende, que el original se digitalice a una escala del 100%, o sea, a su
tamao real).
2. 5. Conclusiones
Un documento digitalizado es un facsmil, es decir, es la representacin mediante
una imagen digital del documento original (una fotografa o dibujo, pginas de un
libro, un manuscrito, etc.). La calidad o validez de ste como facsmil depender del
dispositivo de salida que se emplee y, por supuesto, de la finalidad o uso que se pretenda.
Una imagen digital viene determinada, por tanto, por factores como su tamao,
escala, resolucin, profundidad de bits (y/o tonos de color), modo de compresin,
formato, modo de visualizacin y calidad del dispositivo de salida, entre otras cosas.
Todo ello determinar, adems, el tamao del archivo resultante y el tiempo de transmisin o ejecucin.
En principio, una imagen digital ser tanto mejor para nuestros fines (la gestin
documental) cuanto mayor sea la fidelidad de nuestro facsmil con respecto al original. Esto no slo se consigue digitalizando con los parmetros correctos, sino que
tambin depende en gran medida de la calidad del dispositivo digitalizador que se
emplee.

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Pero en muchas ocasiones, la mxima fidelidad va en detrimento de la prctica (en


principio, por razones meramente tcnicas) por lo que a menudo deberemos crear
nuevas imgenes (copias) a partir de nuestro original, hacer modificaciones o realizar optimizaciones sobre la imagen para conseguir distintos fines (reducciones, metadatos, retoques, etc.).
Las caractersticas ms importantes en cada caso, sern aquellas que vengan determinadas por la finalidad que tenga la imagen, tales como:
Tamao del archivo, modo de visualizacin, versatilidad del formato para
ser transmitido por redes de ordenadores, etc., para el caso de imgenes que
vayan a usarse a travs de redes locales o Internet.
Calidad de la imagen en cuanto a resolucin, tamao (dimensiones), color,
nitidez, definicin, etc., para el caso de imgenes para imprimir.
Brillo, contraste, luminosidad, escala, legibilidad, etc., para el caso de imgenes fotogrficas o textuales para ver o leer en pantalla.

Como a menudo la finalidad es mltiple o incierta, no conviene hacer de nuestras imgenes archivos (originales) poco flexibles o limitados, ya que entonces para
determinados usos no sern ptimos. Veremos continuacin cmo para esto es importante el correcto uso de los distintos formatos grficos.
3. Los formatos Grficos
3.1. Ventajas y limitaciones en gestin documental
En el mbito de la gestin documental y, ms concretamente, para temas de archivo digital y gestin electrnica de documentos, slo unos pocos formatos son usados con frecuencia y de hecho no suelen hacer ninguna falta otros diferentes.
Evidentemente, ninguno es perfecto para todo tipo de usos, pero tampoco hay
porqu utilizar slo uno exclusivamente, pues muchas aplicaciones de gestin documental soportan por igual stos y muchos otros formatos. Sin embargo, cada formato
tiene sus peculiaridades, ventajas e inconvenientes, por lo que conviene fijarse bien
en ellas para utilizar, en cada caso, el ms apropiado.
Tambin a modo de repaso y resumen, veamos las principales ventajas (+) e inconvenientes (-) (mejor decir, limitaciones) de los ms utilizados:
BMP:
++ Gran calidad para imgenes en color (24 bits)
++ Formato estndar y ampliamente soportado
++ Fcil integracin en aplicaciones y entornos Windows
++ No necesidad de una aplicacin externa para su visualizacin en web
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- Imposibilidad prcticamente nula de aplicar compresin, lo que genera tamaos


de archivo demasiado grandes
- Carente de soporte multipgina, transparencia o animacin; ni tampoco metadatos
GIF:
++ Alto grado de compresin
++ Formato estndar, ampliamente soportado y muy usado
++ Capacidad para soportar transparencia y animacin
++ No necesidad de una aplicacin externa para su visualizacin en web
- Profundidad de color mxima de 8 bits, por lo que slo soporta hasta 256 tonos
en color o escala de grises
- Carente de soporte multipgina
PNG:
++ Gran calidad para imgenes en color (48 bits)
++ Alto grado de compresin (como un 10% ms que el GIF)
++ Capacidad para soportar transparencia
++ Formato libre, es decir, libre de patentes
- Formato no soportado por todas las aplicaciones y navegadores
- Carente de soporte multipgina y animacin
- Necesidad (ocasional) de una aplicacin externa para su visualizacin en web
JPEG:
++ Gran calidad para imgenes en color (24 bits)
++ Muy alto grado de compresin, a pesar de la prdida que produce su compresin,
ya que sta no siempre se traduce en prdida visual
++ Formato estndar, ampliamente soportado y muy usado
++ No necesidad de una aplicacin externa para su visualizacin en web
- Formato con prdida, la cual aumenta cada vez que se edita y guarda una misma
imagen, por lo que esta poco a poco, se degrada.
- Poco til para la conservacin de imgenes originales (archivos maestros)
- Carente de soporte multipgina, transparencia o animacin
TIFF:
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++ Gran calidad para imgenes en color (32 bits), escala de grises y blanco y
negro
++ Formato estndar, ampliamente soportado, portable entre aplicaciones y muy
usado
++ Larga trayectoria en el mundo de los formatos grficos (casi 20 aos)
++ Ideal para la conservacin de imgenes originales de todo tipo
++ Capacidad o soporte multipgina
- Grado de compresin ms bien bajo
- Carente de soporte para transparencia o animacin
- Necesidad de una aplicacin externa para su visualizacin en web
3. 2. Criterios para la eleccin del tipo de formato
La eleccin del formato grfico en el cual guardar una imagen digitalizada depende
de varios factores a considerar casi al mismo tiempo, como son, entre otros:
adecuacin del diseo bsico del formato para almacenar una imagen dada
profundidad de bits soportada acorde con el tipo de imagen
necesidad o no de compresin, nivel del ratio de compresin y tipo de algoritmo
a aplicar (si el formato lo permite y los tuviera, respectivamente)
nivel de estandarizacin, compatibilidad, portabilidad y popularidad del formato, y grado en que estas caractersticas se requieren
finalidad, uso y objetivo de la imagen digitalizada, es decir, si en mayor o
menor grado va a ser visualizada, impresa, transmitida, tratada y/o preservada

Hay que hacer notar que, en muchos casos, tendremos que tener la imagen en
varios formatos si queremos lograr siempre los mejores resultados, pues a menudo la
finalidad o uso de la imagen ser mltiple. Esto nos supondr algo ms de trabajo,
tiempo, dinero, espacio de almacenamiento y organizacin general, pero los resultados merecern la pena. Y adems, ello no implica en absoluto que tengamos que digitalizar varias veces o de diversas formas el mismo documento original.
4. Tratamiento y gestin de imgenes digitales
Podemos realizar conversiones de imgenes de un formato a otro con el software
apropiado, pero hay que recordar siempre todas y cada una de las limitaciones que supone el paso de un formato a otro (prdidas, irreversibilidad, etc.).
El tratamiento digital de la imagen ofrece tantas posibilidades que apenas veremos
unas pocas aqu, ya que adems algunos procesos pueden ser realmente complejos y
necesitan adems de programas de software muy especializados (como Photoshop).
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En general, deberamos ser capaces de digitalizar el original de la mejor forma posible y de acuerdo a la finalidad de su imagen y a nuestras necesidades. La imagen
obtenida entonces se debera guardar en un formato flexible y estndar (como por
ejemplo, el TIFF). As, si la digitalizacin se ha realizado con los ajustes y parmetros
adecuados, salvo necesidades especficas, no nos tendra por qu hacer falta realizar
sobre sta ningn tipo de tratamiento o retoque, aunque s conversiones.
Lo usual puede ser convertir una imagen de un tamao grande a otro ms pequeo, de color a escala de grises, de escala de grises a blanco y negro, de un formato
no comprimido a otro comprimido, de uno comprimido sin prdida a otro comprimido con prdida, etc. Tambin podramos necesitar variar el brillo y el contraste
para realizar algn tipo de limpieza de fondos.
Algo muy habitual son los scalings (escalados), es decir, cambios de tamao en una
imagen manteniendo sus dems caractersticas, lo que se suele hacer para reducir las
dimensiones de la imagen, ms que para ampliar (esto ltimo sera una interpolacin
por software, lo que no suele dar buenos resultados).
Otro tratamiento posible y a veces necesario son los cambios de profundidad de
color, bien para reducir colores (para convertir imgenes a paleta de colores, escala
de grises, etc.), bien para aumentar su profundidad de bits. Esto ltimo es mucho
menos frecuente y requiere buenos conocimientos sobre tratamiento digital de imgenes; a veces se utiliza para poder retocar imgenes de 1 a 8 bits con herramientas
exclusivamente aptas para imgenes de 24 bits.
Tambin son frecuentes y tiles los thumbnails (miniaturas), es decir, scalings pero
a un tamao muy reducido respecto de la imagen original (como un 5 10%) y en
ocasiones, con marcos, relieves, anotaciones, etc. Es decir, crear imgenes en miniatura a partir de las originales para as previsualizarlos con mayor rapidez, enlazando
o no posteriormente stas con sus archivos originales (creacin de lbumes, catlogos, etc.).
Con el TIFF, tenemos adems la posibilidad de crear archivos multipgina a partir de archivos monopgina, y viceversa. Esto se hace a travs de un software especfico
con relativa facilidad: se pueden extraer todas o determinadas pginas (imgenes) de
un archivo TIFF multipgina, o bien anexar una tras otra un (en teora) indefinido
nmero de pginas para luego guardar stas en un nico archivo.
Otra tipo de tratamiento que puede ser habitual y necesariamente como proceso post-digitalizacin es la generacin o modificacin de metadatos. Es decir, que si
la aplicacin con la cual posteriormente gestionemos las imgenes lo soporta (si no,
no tendra mucho sentido) podemos describir y catalogar la imagen a travs de informacin embebida en su archivo, o sea, a travs de etiquetas IPTC, EXIF y otras
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similares. Para ello, necesitaremos de una aplicacin especfica o de un programa de


tratamiento de imgenes que soporte la edicin de este tipo de etiquetas.
Otro proceso muy til y bastante utilizado es renombrar archivos en modo batch (o
por lotes). Consiste en asignar automticamente un nombre diferente a cada uno de
los archivos de una serie de acuerdo a un patrn normalizado, generalmente creado
por el usuario o de acuerdo a un modelo predefinido. Se usa sobre todo para renombrar las imgenes digitales procedentes de cmaras fotogrficas digitales, ya que stas
suelen dar nombres estndar a sus archivos (tipo DSC00001.JPG, DSC00002, etc.),
poco identificativos y poco prcticos, cuanto menos.
Conviene tener cuidado con estas operaciones ya que, segn los casos, el texto
puede quedar pegado a la imagen original como parte de ella (es decir, rasterizado o
convertido a mapa de bits) y luego no se podra deshacer. Si la aplicacin lo permite y
se hace como sta indique, las cajas de texto o notas post-it en cualquier momento se
pueden modificar, aadir o borrar, sin modificar en absoluto la imagen original.
Existen aplicaciones que permiten rasterizar un documento, es decir, convertir un
archivo de texto a una imagen raster. La verdad es que, salvo por cuestiones de seguridad donde slo queramos que el usuario final vea la imagen de ese documento
sin poderla editar, modificar o procesar, no tiene mucho sentido. Teniendo un documento en MS-Word, por ejemplo, no necesitamos para nada su imagen raster (salvo
por los motivos mencionados, que adems no excluye el poder proteger estos documentos de muchas otras formas). Adems, el archivo de ese documento Word como
imagen raster pesar muchsimo ms, aparte de las muchas otras limitaciones mencionadas.
Algo similar son las capturas de pantalla. Como ya sabemos, cualquier cosa que
se vea en pantalla es susceptible de ser capturada como una imagen de mapa de bits.
Para ello, basta con pulsar una sola vez la tecla ImpPnt-Pet Sis que suele estar en
todos los teclados a la derecha de la tecla F12. Eso hace que Windows copie lo
que en ese momento se muestra en pantalla al portapapeles. Si despus, abrimos un
programa como PowerPoint (por ejemplo) y en una nueva diapositiva le damos a
Pegar, se incrustar en sta la imagen de la pantalla capturada. Tras los retoques o
encuadres que queramos hacer a travs de las herramientas de imagen correspondientes a esa aplicacin, podemos guardar esa diapositiva como una imagen en un formato grfico como JPG, BMP, etc. Esto, visto as, tambin es una rasterizacin.
Por ltimo, hay ocasiones en las que se puede necesitar vectorizar una imagen raster, es decir, convertir a un formato vectorial un mapa de bits, para luego poderla tratar con un programa de diseo grfico, arquitectura, autoedicin o similar que pueda
trabajar con este tipo de imgenes digitales.
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4. 1. Miniaturas, formatos progresivos, optimizadores y otras utilidades


Entre las muchas opciones, herramientas y utilidades para tratar y mejorar nuestras imgenes, o simplemente para generar otras nuevas a partir de las originales ms
adecuadas para determinados usos, merece la pena comentar al menos las siguientes:
Miniaturas (thumbnails)
Consiste en la generacin manual o automtica de una nueva imagen a partir
del original pero mucho ms pequea, variando o no sus dems propiedades
en cuanto a color, formato y otras caractersticas. Su finalidad principal suele
ser el servir de referencia de la imagen original, mostrando lo suficientemente
el aspecto de sta y evitando as la carga directa del archivo de imagen original, siempre mucho mayor.
Su uso es intensivo en aplicaciones web, donde abunda su utilizacin en bancos de datos de imgenes, colecciones, catlogos y buscadores de imgenes. Su
utilizacin facilita en sumo grado la bsqueda rpida de una o varias imgenes concretas dentro de un conjunto amplio, ya que los tiempos de descarga
de las miniaturas son muchsimo menores que los de sus imgenes originales. La miniatura lleva asociada un hipervnculo a la imagen original, utilizndose incluso en algunos casos con vnculos a imgenes intermedias y de stas
a la original.
Evidentemente, el uso de miniaturas es til slo en el caso de que la visualizacin de sta por parte del usuario le aporte por su nivel de detalle- la suficiente informacin grfica sobre el original. Por tanto, su utilizacin a partir
de imgenes de documentos textuales suele ser improcedente y prcticamente
nula, ya que la miniatura generada sobre este tipo de imgenes no suele permitir al usuario discernir sobre si el contenido de la imagen original ser o no
de su inters. En este ltimo caso, se emplean preferentemente descripciones
textuales del documento en cuestin, quedando ste ltimo enlazado a su descripcin a travs de un hipervnculo (siempre y cuando, se entiende, que el
contenido de la imagen del documento pueda ser ms o menos referenciado
con unas cuantas palabras).
Las miniaturas tambin son muy utilizadas por programas de archivo electrnico de imgenes, tratamiento y generacin de lbumes, tanto en sistemas
locales como en red. Facilitan as la gestin, organizacin y catalogacin de
grandes volmenes de imgenes sin necesidad de que la aplicacin est cargando, visualizando y almacenando los archivos mucho mayores de las imgenes originales, con la consiguiente prdida de tiempo en ello y ralentizacin
general del sistema.
Algunos de estos programas no crean realmente un nuevo archivo grfico
para almacenar la miniatura, sino que crean un archivo mucho ms pequeo
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con determinado cdigo, el cual, al ejecutarse, toma en ese momento algunos puntos (pxeles) concretos y alternos de la imagen original y visualizan
en pantalla el resultado, borrndose de la memoria cuando se cierra la aplicacin. Es frecuente que este tipo de miniaturas creadas al vuelo lleven la extensin .THB (=thumbnail).
Existen muchos programas y utilidades que generan con suma facilidad no
slo las miniaturas, sino tambin todas las pginas web necesarias para su publicacin: ndice, enlaces, pginas intermedias de navegacin y pginas finales
de visualizacin del original (y/o de su imagen intermedia). Algunas permiten adems un buen nmero de opciones en cuanto a su diseo, dimensiones, tipografa, colores, etc., generando toda la estructura de pginas web casi
perfectas y listas para publicar (y si no es as, siempre se pueden retocar con
un editor web).
En cuanto a los formatos utilizados para las miniaturas, son prcticamente
siempre JPEG y GIF (a veces, PNG), pudiendo estar las imgenes originales
en cualquier otro formato, siempre y cuando seamos conscientes de las limitaciones de algunos en cuanto a velocidad de descarga y soporte para su visualizacin en web.
Formatos progresivos
Por otra parte y, muy en relacin con su aplicacin en entornos web, hay algunos formatos grficos que permiten que su descarga y, por tanto, su visualizacin, se produzca de forma diferente a como suele ser lo habitual.
Cuando se est descargando en una pgina web una imagen de un tamao
grande (y cuyo archivo pesa mucho) y, adems, el ancho de banda disponible
por el usuario en ms bien pobre, podemos percibir cmo sta va apareciendo en pantalla poco a poco, de arriba abajo y de forma lineal. Esto implica que si lo que estamos haciendo es hojear diferentes imgenes buscando
alguna en particular o que en alguna aparezca alguna persona, animal o cosa
en concreto, tengamos que esperar a la descarga total (o casi) de toda la imagen para comprobar si sta nos interesa o no.
Sin embargo, algunos formatos como el GIF, el JPEG y el PNG (entre otros)
permiten, si as desea, convertirlos en progresivos (progressive): es decir, aplicar
sobre la imagen que representan una serie de cdigos que hacen que la imagen se muestre al abrirla, no de arriba de abajo y de forma lineal, sino mostrando puntos (pxeles) alternos y adyacentes de forma conjunta y de un modo
progresivo en varias pasadas.
Con este sistema, en cuanto se empieza a descargar la imagen ya podemos
verla en su totalidad, aunque de forma difusa y borrosa; cuando el archivo
ha mostrado su primer boceto (por decirlo as), realiza la segunda descarga,
lo que hace que la imagen cobre ms nitidez y despus, la tercera y as
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sucesivamente hasta que la descarga y se muestra en su totalidad. El nmero


de pasadas ha realizar viene definido por el programa que se use, pudindose
en algunos determinar por el usuario, aunque generalmente no suelen ser ms
de 3 4 pasadas.
Esto, hace que el archivo original ocupe un poquito ms en cuanto a tamao,
pero suele ser poca cosa y a cambio facilita enormemente la navegacin. As, si
por ejemplo estamos buscando una imagen en la que aparezca un perro tumbado y hay una que nos conviene (toda una imagen vertical muy larga con el
perro abajo del todo) y no est en un formato progresivo, tendremos que esperar a su total descarga para ver lo que estamos buscando. Sin embargo, con
un formato progresivo podemos ver rpidamente la imagen total, y comprobar de un primer vistazo si en alguna parte de la imagen puede estar lo que
andamos buscando. Si no es as, seguimos navegando o cancelamos la descarga de inmediato, con el muy considerable ahorro de tiempo en la bsqueda y navegacin.
El formato JPEG soporta bien el modo progresivo, as como la definicin del
nmero de pasadas a realizar en su visualizacin. Un archivo JPEG se convierte en JPEG progresivo marcando esta opcin (si existe) entre las distintas
opciones que ofrece el programa al guardar una imagen (como variacin del
ratio de compresin, conversin a escala de grises, mantenimiento de etiquetas originales, etc.). A un archivo JPEG progresivo se le llama tambin ProJPEG.
El formato GIF tambin soporta esta opcin y, adems, en sus dos versiones
(87a y 89a). La nica diferencia es que al hablar de esta propiedad en un GIF
se habla de modo entrelazado (interlaced) en vez de progresivo, aunque bsicamente, es casi lo mismo. De igual modo, un GIF entrelazado ocupa un poco
ms que uno que no lo est, pero la (pequea) diferencia merece la pena de
cara al usuario.
El formato PNG ofrece por defecto, una visualizacin progresiva y en dos direcciones. Sin embargo su uso no es an tan generalizado ni tan ampliamente
soportado con el GIF o el JPEG.
Por ltimo, sealar que obviamente, un formato progresivo o entrelazado
podr sernos til cuando la imagen a visualizar sea ms bien grande y, adems, cuando el ancho de banda ofrecido por nuestra conexin a internet sea
ms bien pequeo. Si el archivo que ha de descargarse para ser visualizado pesa
poco y/o nuestra velocidad de navegacin es rpida, la imagen se descargar
casi de golpe tanto si es progresiva o entrelazada como si no, por lo que en
muchos casos ni nos daremos cuenta de si es o no de uno u otro tipo.
Optimizadores (crunchers)
Existen tambin programas de software muy especficos que permiten optimizar una imagen. Esto es, realizar sobre ellas determinadas funciones para
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conseguir que el tamao de su archivo sea el menor posible, sin que la calidad
en general de la imagen resultante diste mucho de la de su archivo original.
Su uso principal es de nuevo para su publicacin web, donde el tiempo de descarga de un archivo es vital y donde la percepcin visual de la imagen prima en
la inmensa mayora de los casos sobre su resolucin o calidad en general.
Estas utilidades son programas de software especializados en ello, y algunas
tambin estn operativas on-line a travs de algunas pginas web. Se denominan optimizadores o crunchers y su misin es tan slo una, como hemos
dicho: reducir al mximo el tamao de un archivo sin que se aprecie en exceso
su -en principio evidente y lgica- merma de calidad.
Los optimizadores slo suelen soportar los formatos JPEG y GIF, ya que son
los ms usados (y tambin idneos) para la publicacin de imgenes en entornos web.
Su funcionamiento se basa en lo siguiente: Tras un anlisis de la imagen individual (cada imagen es diferente) y la aplicacin de varios procesos simultneos, presentan como resultado distintas versiones de la misma imagen pero
en archivos de menor peso. Que analicen cada imagen en particular no quiere
decir que no puedan hacerlo tambin en modo batch o por lotes, aunque en
ese caso el resultado puede no ser tan espectacular (como lo es a veces), aunque s mucho ms rpido.
Principalmente, realizan en mayor o menor grado distintas operaciones sobre
el archivo original de la imagen (que, como decimos, ya ha de estar en un formato como JPEG o GIF), en funcin de las caractersticas propias de sta,
tales como: aumento del ratio de compresin aplicado y/o aplicacin de otros
algoritmos de compresin soportados por el formato, reduccin del nmero
de tonos de color no muy significativos y/o disminucin de la profundidad
de bits soportada por el formato, cambio de formato si el resultado del anlisis lo tolera, etc.
Una vez finalizado el proceso (que adems, suele ser muy rpido) la aplicacin
muestra una serie ms o menos amplia de resultados posibles en funcin de
los diversos criterios aplicados, normalmente cuatro, cinco o seis variaciones
distintas, ordenadas de mayor a menor peso (y consecuentemente, de mayor a
menor calidad) y a menudo sugiriendo una de ellas como la ms adecuada.
Otras utilidades
La verdad es que, si se tiene curiosidad y se bucea en pginas web que ofrecen recopilaciones, anlisis y descargas de programas shareware y freeware de
software clasificados por categoras, nos encontraremos con una infinidad de
programillas y pequeas utilidades para su aplicacin en imgenes digitales de todo tipo.
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No tenemos ya tiempo aqu para comentar muchas muy interesantes, pero


baste sealar que casi siempre es ms que probable que exista por ah una herramienta o aplicacin que en mayor o menor medida har eso tan especial
que queremos hacer con nuestras imgenes. Lo nico, claro est, es encontrarla.

4. 2. Etiquetas y metadatos
Los metadatos son datos sobre datos. Es informacin aadida o extra que se
puede incorporar o no sobre un archivo de datos. Hay varios tipos y clasificaciones, y
tampoco son exclusivos de los formatos grficos (por ejemplo, una pgina web tambin puede llevar o no etiquetas-meta o metaetiquetas, para su descripcin y como
elemento extra para su indizacin y recuperacin por buscadores y otros motores de
bsqueda web).
Cada vez es ms frecuente el uso de etiquetas y metadatos para almacenar informacin de inters sobre una imagen dentro del mismo archivo grfico que contiene la
imagen. Esta informacin est pues embebida en la imagen y puede servirnos para su
posterior identificacin y recuperacin a travs de algunas aplicaciones y sistemas de
archivo, edicin, gestin y recuperacin de imgenes digitales.
Podemos mencionar tres posibles tipos de metadatos:
Descriptivos: Contienen informacin que describe, clasifica o cataloga la imagen correspondiente, bien de una forma libre por el usuario, bien conforme
a algunos campos predefinidos por un formato o aplicacin, o bien conforme
a normas ms o menos estndar y reguladas (en este ltimo caso, nos referimos a normas o directrices como las propuestas por el Dublin Core o las ms
conocidas del formato MARC).
Estructurales: Contienen informacin codificada en un lenguaje de marcado
que se refiere a relaciones entre objetos de acuerdo a algn tipo de estructura
concreta, es decir, qu lugar ocupa esa imagen dentro de un documento, qu
relacin tiene con otros archivos, etc. Entre stas, las ms utilizadas son etiquetas tipo SGML y, sobre todo, XML.
Administrativos: Contienen informacin bsica y ms o menos completa
sobre las caractersticas y propiedades de la imagen, como su tipo, tamao,
resolucin, modo de color, peso, etc.

Sin embargo, estos tipos de metadatos no son tipos claros ni definidos, pudiendo en
ocasiones mezclarse la informacin de un tipo y de otro sobre un mismo tipo de etiqueta (=formato o estructura en la cual se almacenan metadatos). Adems, no siempre se usan y suele haber notables diferencias en cuanto a sus posibilidades (o no) de
edicin, visualizacin y recuperacin.

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Por otra parte, ni siquiera todos los formatos grficos soportan todo tipo de metadatos e incluso algunos no soportan ninguno. Sin embargo, hay muchos que s e incluso algunos han sido especialmente diseados para ello (como el TIFF, donde la
T significa tagged, o sea, etiquetado). Algunos tambin requieren su mantenimiento al editar la imagen, ya que entonces pueden variar o perderse al generar un
nuevo archivo de imagen sobre otro anterior, pues hay ciertas caractersticas que pueden cambiar (fecha de creacin del archivo, nombre del usuario, programa que lo ha
creado, etc.).
En ocasiones, las conversiones entre formatos pueden ocasionar su prdida total
(como ocurre al convertir un archivo TIFF a JPEG). Y segn el software con el que
se est editando, pueden incluso utilizar formatos o tipos de metadatos propietarios
(por lo que slo se podrn leer y editar con una aplicacin especfica).
Vemos por tanto, que el uso o no de cierto tipo de metadatos es an un tema confuso y por ello, no excesivamente implantado y desarrollado en el mbito general de
la gestin de imgenes digitales. Sin embargo, en mbitos concretos o especializados
s son a menudo utilizados de forma sistemtica. Su paulatino uso y evolucin har
sin duda que se vayan poco a poco imponiendo uno o varios estndares, bien oficiales, bien de facto.
Entre los distintos formatos de metadatos, hay dos tipos de etiquetas muy usadas
en ciertos mbitos de la gestin de imgenes digitales:
Etiquetas IPTC (International Press Telecommunications Council)
Este tipo de etiquetas surgi de la necesidad de las agencias de prensa de tener
localizadas y descritas de alguna forma las imgenes generadas por sus reporteros grficos. A menudo, stas se intercambian imgenes digitales, lo que
produca cierta confusin para despus saber qu imgenes eran de qu agencia y de qu autor.
As, se estableci un formato etiquetado de datos bsicos a travs del cual poder
realizar una somera descripcin de la imagen y donde poder introducir datos
de referencia, como el nombre del autor, agencia propietaria, ttulo, lugar y
fecha de la imagen, derechos y propiedades sobre la imagen, etc., etc.
Debido a su indudable utilidad en general, las etiquetas IPTC se han ido haciendo ms populares en otros mbitos, y hoy en da cada vez son ms soportadas por software fotogrfico y/o de tratamiento y gestin de imgenes (o
disponen de plugins para ello), tanto para su visualizacin como para su edicin y, a veces, tambin bsqueda y recuperacin.
Dado que son dos de los principales formatos utilizados en el mbito de la fotografa digital, las etiquetas IPTC slo son soportadas por los formatos JPEG
y el TIFF (los cuales adems, los suelen perder al convertirse la imagen de uno
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a otro formato en cualquiera de los dos sentidos, dependiendo del software


empleado).
Etiquetas EXIF (EXchangeable Image Format)
Este tipo de etiquetas fue desarrollado por la empresa Canon para su uso en
cmaras fotogrficas digitales. Otros fabricantes le imitaron y hoy en da muchas las soportan, aunque pueden variar en cuanto al tipo y estructura de informacin que almacenan.
Consta de un conjunto de rtulos o campos predefinidos en los cuales se incluye de forma automtica toda una serie de datos de carcter tcnico sobre la
imagen capturada por la cmara y las propiedades de sta. Datos como marca
y modelo de la cmara, fecha de captura de la imagen, condiciones y parmetros con los que se ha realizado (diafragma, velocidad de obturacin, uso o no
de flash) y otro tipo de informacin que, posteriormente y con un editor
EXIF adecuado, puede modificarse o completarse. Las etiquetas EXIF son soportadas por los formatos de salida habituales en las cmaras fotogrficas digitales, como el JPEG y el RAW (y en ocasiones, TIFF).
Al igual que con las etiquetas IPTC, cada vez hay ms marcas y modelos de
cmaras digitales que las generan, as como software de tratamiento y gestin
de imgenes que las soportan, en mayor o menor medida.

5. Sistemas de OCR (Reconocimiento ptico de Caracteres)


Un OCR (Optical Character Recognition) o ROC (Reconocimiento ptico de Caracteres) es un software que, a base de realizar determinados procesos sobre el archivo
grfico de un documento textual, genera un archivo en modo texto con el texto (valga
la redundancia) ms o menos exacto contenido en el documento representado por el
archivo grfico original. Es decir, trata de traducir a caracteres alfanumricos ASCII
lo que en el archivo grfico viene representado como un mapa de bits. El archivo obtenido es como si nos hubiramos tecleado desde un procesador de textos, por ejemplo, el documento original en papel, slo que ese proceso lo ha realizado de forma
automtica la aplicacin de OCR.
El uso de un programa de OCR para el tratamiento de documentacin textual digitalizada nos permite por tanto, obtener un archivo que es su equivalente en un formato de texto, con las ventajas que ste tipo de archivos aportan en cuanto posibilidad
de ser editados, modificados, indizados y recuperados a texto libre, y sin necesidad de
prescindir de la imagen original, si as se desea.
Bsicamente se basan en tcnicas de reconocimiento de patrones, es decir, en
la comparacin de las formas y figuras que ven (los caracteres, las letras) en
la imagen digitalizada con las que tienen previamente almacenadas en memoria

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(a travs de ciertos archivos que conforman el programa), basadas en vectores y


otros complicados procedimientos eursticos y probabilsticos.
Durante el proceso de reconocimiento, tambin emplean de forma simultnea
diccionarios terminolgicos, gramaticales y sintcticos, gracias a los cuales van descartando caracteres y palabras improbables o imposibles en un idioma de acuerdo los
trminos, construcciones gramaticales y reglas sintcticas propias de ese idioma. Los
OCRs pueden trabajar sobre un idioma concreto o sobre varios a la vez, segn el sistema los soporte y el usuario as lo establezca.
Una vez cargada la imagen raster que representa al documento, la mayora de
los sistemas de OCR realizan todo el resto del proceso de forma automtica e inteligente. Son capaces de reconocer la estructura del texto (texto seguido con prrafos,
textos en columnas, tablas, etc.), el tipo y tamao de la fuente original, los caracteres, palabras o frases subrayadas o en negrita, las notas a pi de pgina y muchas otras
cosas. Adems, si as se desea, mantienen tal cual las posibles imgenes o ilustraciones (no textuales, se entiende) contenidas en el archivo original. Segn la calidad del
programa, el archivo final generado por el OCR ser ms o menos fiel al original en
estos aspectos.
A la vez que el OCR est realizando el proceso de reconocimiento sobre todo el documento (que puede contener varias pginas), el programa suele ir preguntando por
palabras concretas sobre las cuales duda o ignora por completo. Si el usuario cancela
la correccin, el sistema suele mantener como buenas las palabras sobre las que duda
(si no las duda demasiado, por decirlo as) dejando de cualquier forma las palabras
incorrectas que no ha reconocido bien o ignora. Pero si el usuario opta por revisar el
texto, de este modo asistido por el usuario, se puede ir enseando al OCR de qu palabra se trata, lo que para sucesivas veces el programa recordar (siempre y cuando se
encuentre con las mismas formas o lneas que formaban esa determinada palabra).
La eleccin de corregir o no sobre la marcha o a posteriori el resultado del OCR
queda a criterio del usuario, lo que normalmente est en funcin del grado de perfeccin que se pretenda alcanzar. Hoy en da, existen excelentes sistemas de OCR que
producen, en la mayora de los casos, muy pocos errores, por no decir ninguno. Es
posible que un OCR tenga una fiabilidad o un grado de reconocimiento del 98%,
por ejemplo. En ese caso, el usuario puede dedicar cierto tiempo a corregir el 2%
restante errneo o dudoso pero merece la pena? Si una palabra no reconocida es,
por ejemplo, la palabra simplemente merece la pena corregirla a mano si el archivo resultante se va a usar exclusivamente para bsquedas full-text sobre l? Quin
va a buscar sobre un documento tal palabra? Sin embargo, si hay alguna palabra no
reconocida de evidente relevancia para la bsqueda (un nombre propio, una localidad) entonces s merecera la pena una, al menos somera, revisin del texto final.
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Por tanto, un OCR tiene la capacidad de aprender de sus propios errores, los cuales como vemos, pueden ser corregidos. Podemos decir entonces, que un OCR funciona cada vez mejor cuanto ms se use, ya que va aumentando y almacenando cada
vez ms palabras y formas diferentes. Sobre todo cuando se usa con archivos grficos
de documentos iguales o ms o menos similares en cuanto a tipografa, tamao, estructura, etc. (artculos de un mismo ttulo de revista o publicacin, por ejemplo, el
BOE), los resultados pueden ser francamente buenos.
Pese a sus posibles errores (que pueden ser corregidos), el tiempo y esfuerzo para
la generacin del archivo de texto es mnimo y las ventajas pueden ser enormes. Con
ello podemos, por ejemplo, asociar a un registro de una base de datos (siempre y
cuando sta lo soporte, lo que suele ser posible cuando es del tipo documental), tanto
la ficha catalogrfica o descriptiva del documento, su archivo grfico fruto de la digitalizacin y el archivo de texto del mismo documento generado por el OCR. Si el
motor de la base de datos es capaz de indizar el contenido completo de los documentos
en modo texto, tendremos todo indizado automticamente, por lo que podremos recuperar el documento correspondiente a ese registro buscndolo por cualquier palabra (o palabras) que figure en cualquier campo (concreto o no) de su ficha, a travs de
las que se incluyan en el contenido full-text del documento, o por medio de una bsqueda combinada entre los trminos de la ficha y del contenido del documento. Una
vez localizado, tambin podramos visualizar o imprimir tanto el archivo grfico del
documento como su correspondiente archivo de texto.
Este tipo de bases de datos que combinan archivos grficos de documentos digitalizados junto con sus correspondientes archivos de texto generados por sistemas de
OCR son muy frecuentes y muy utilizadas en muchas aplicaciones de gestin documental, y por un buen nmero de empresas, instituciones y/o organismos.
En muchos casos, el archivo de texto generado por el OCR ni siquiera se corrige
o depura, ya que ello conlleva un tiempo y un esfuerzo a veces muy grande, y las posibles ventajas a la hora de la recuperacin full-text del archivo corregido sobre el archivo en bruto o con posibles errores generado por el OCR son a menudo poco o
nada rentables.
En este tipo de aplicaciones de gestin documental, donde la digitalizacin suele
ser masiva y el uso del OCR intensivo, se sacrifican los posibles errores u omisiones
respecto al contenido del documento producido por el OCR a favor de la velocidad
y facilidad en la carga de datos en la aplicacin. Adems, tambin es frecuente que
si el archivo de texto generado por el OCR no va a ser editado o modificado para
otros usos- el formato de archivo utilizado para guardar ste sea de texto plano (extensin .TXT). Este tipo de formato no soporta el almacenamiento de distintos tipos
de letra ni tamaos (slo uno y siempre el mismo), ni guarda propiedades del texto
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como negritas, cursivas, subrayados y dems. Y es que, si la intencin es slo servir de


apoyo a una base de datos de documentos digitalizados para que el motor de sta lo
indice para realizar posteriormente bsquedas full-text, no hace ninguna falta que el
formato del archivo generado por el OCR sea de texto enriquecido (tipo .RTF, .DOC
o similar), ya que los motores de bsqueda no discriminan entre palabras en negrita,
en tal o cual tipo de letra o tamao, subrayadas o no
La conveniencia o no de utilizar un OCR junto con las imgenes digitalizadas en
una aplicacin depender de las necesidades de los usuarios a los cuales se orienta, y
de las capacidades, recursos y tiempo disponible por la entidad productora para su
posible implantacin. En general, suele ser ms til para la posterior generacin de
ndices full-text en documentos largos o muy extensos, sobre los cuales una ficha catalogrfica puede quedarse algo corta o requerir el uso de muchos descriptores y/o
palabras clave para su correcta recuperacin.
NOTA: En general, y como opinin muy personal, yo no soy muy amigo de las
aplicaciones donde la bsqueda es a texto libre. En primer lugar, porque hay que
saber no slo la existencia y manejo de los operadores booleanos, sino las estrategias bsicas para realizar este tipo de bsquedas (cosa que nosotros, los profesionales, podemos saber, pero un usuario medio no). Y en segundo lugar, porque creo
que, donde est una buena ficha catalogrfica, con buenos descriptores o palabras
clave, clara y completa que se quite el texto libre. Las bsquedas a texto libre
en grandes bases de datos suelen producir, si no se saben hacer stas bien e incluso en
esos casos, mucho ruido y/o silencio documental Es decir, que a menudo arrojan resultados no relevantes (=ruido) y/o omiten resultados que s seran relevantes
(=silencio). An as, comprendo que una buena catalogacin y descripcin conlleva invertir en ella bastante tiempo, y que una muy breve y somera apoyada por
el texto fruto del OCR conlleva muchsimo menos, pero el resultado suele ser bien
diferente en uno y otro caso. Creo que en muchas ocasiones hay una solucin casi
perfecta: hacer algo intermedio, mitad y mitad, tener una ficha decente con un
ndice full-text aceptable, y aprovechar conjuntamente y segn los casos (segn
la bsqueda) las ventajas de ambos mtodos. Pero como digo, depende mucho de
la aplicacin, los recursos y las necesidades, cosa que se debe estudiar despacio en
cada caso particular. Y esto es slo una opinin, por lo tanto, siempre podr ser discutible.

Como es evidente, un OCR slo es apto para imgenes grficas de documentos textuales. Pero a veces ni siquiera todos valen: las imgenes digitalizadas de documentos
textuales que adems contienen fondos de color, degradados o no, fuentes tipogrficas demasiado artsticas o modernas y de distintos colores, imgenes o marcas de
fondo y otros elementos grficos similares, suelen producir muchos errores cuando
no la total incapacidad del OCR de realizar reconocimiento alguno sobre ese texto.

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Como mejor funciona un OCR es en imgenes de documentos textuales en blanco y


negro, y bien contrastados, donde slo hay texto bien ntido y bien delimitado.
Por aadidura, ntese que cuanto mayor es la resolucin a la cual se ha digitalizado
un documento textual, menores son los errores ocasionados por su conversin a texto a
travs del OCR, ya que la nitidez y detalle de los trazos de las fuentes que forman el
texto del documento ser proporcionalmente mayor.
Por ello, para aplicaciones en las cuales el uso del OCR es intensivo, existen paquetes de software inteligente que realizan diversas operaciones de tratamiento grfico sobre una imagen previas o posteriores a su digitalizacin, a fin de que la imagen
digitalizada obtenida tenga las mejores caractersticas posibles para su ptimo procesamiento posterior a travs de un OCR (realzados de letras, supresin de fondos, eliminacin de manchas o ruido, etc.).
Por ltimo, comentar que tambin existen un tipo especial de OCRs especiales para imgenes de documentos textuales manuscritos. Estos son los llamados ICR
(Intelligent Character Recognition) y su funcionamiento suele ser diferente y ms
complejo, sobre todo cuando se orientan al reconocimiento de textos manuscritos
caligrficos, donde los trazos de la escritura son seguidos o con poca o nula separacin entre los caracteres que forman las palabras, adems de mantener un aspecto y
alineacin confusa e irregular. En muchos casos, su grado de reconocimiento es desesperadamente bajo, como es lgico, por lo que su uso no est muy extendido (aparte
de que algunos, tienen unos precios desorbitados). Pero para la lectura de formularios manuscritos, en donde el usuario ha de escribir con letras maysculas y en casillas bien delimitadas (y, a menudo, con bolgrafo negro), s son muy usados y los
resultados son generalmente buenos.
5.1. Particularidades y optimizacin de archivos grficos con Adobe Acrobat
Aunque el formato PDF (Portable Document Format) es un formato propietario
de Adobe Corporation y NO es estrictamente ni propiamente un formato grfico
como los anteriormente vistos, s posee altas capacidades grficas, por lo que lo veremos brevemente, tambin debido a su popularidad y amplia utilizacin en sistemas
de gestin documental.
El formato PDF es un formato muy peculiar: fue ideado para el intercambio de
documentos de tipo ofimtico, fundamentalmente, y con el objetivo bsico de su correcta e idntica visualizacin e impresin, con independencia de la plataforma empleada, sistema operativo, entorno o versin del programa ofimtico que gener el
documento original. Es, por as decirlo, la materializacin de la filosofa WYSIWYG
(pronunciado uai-si-uaig: What You See Is What You Get, es decir, que lo que uno
ve en pantalla es exacto a lo que va a salir por la impresora, si se imprime).
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Se basa en un lenguaje descriptor de pginas desarrollado por Adobe Corporation. Adems de sus ya conocidas capacidades hipertextuales, lo que lo hace aqu interesante es que tambin soporta las capacidades grficas del lenguaje PostScript, no tan
flexible como un formato grfico pero muy eficiente en sus resultados (sobre todo,
impresos). Soporta una profundidad de bits variable: de 4 a 8 bits en escala de grises
y hasta 64 bits en color. Puede utilizar compresin sin prdida (CCITT G3 y G4) o
con prdida (JPEG) y adems, puede aplicar distintos ratios de compresin en diferentes partes del mismo archivo. Adems, como ya se sabr, es un formato multipgina. Como otros, necesita tambin su propio visor o editor externo (o plugin) para
su ejecucin web (el Acrobat Reader), que en su caso, es gratuito.
Su editor Adobe Acrobat permite, por ejemplo, convertir una imagen TIFF a
PDF y poderla ver as su visor Acrobat Reader, sin que vare apenas el tamao final
del archivo. Tambin puede hacerlo con muchos otros formatos En realidad, se
puede pasar a PDF cualquier archivo que pueda ser impreso. Ese es realmente, su punto
fuerte, adems de la gratuidad y popularidad de su visor, lo que lo ha convertido en
un estndar de facto.
El editor Adobe Acrobat permite, adems, no slo la importacin y conversin de
imgenes a formato PDF, sino que es capaz de editar y producir documentos usando
lo que se conoce como tecnologa de capas de documentos. Esto consiste en guardar de
forma separable las diversas imgenes que pueden conformar un nico documento,
es decir, varias capas embebidas en un nico archivo. Sera algo as como si bajo (o
sobre) un documento textual impreso en una transparencia colocamos despus otra
(o varias) con una imagen o textura de fondo
Podemos por ejemplo, convertir un documento textual en formato TIFF multipgina a PDF, pasarle el OCR que viene con la aplicacin y guardar el documento
resultante de forma que se visualice la capa grfica o la capa textual, quedando la no
visualizada por debajo o en un segundo plano pero embebida en el mismo archivo.
Esto produce un archivo con distintas capas, cada una con sus caractersticas y capacidades, pero en el caso de la textual reconocida por el OCR, procesable, indizable y
recuperable full-text.
Si sobre un archivo grfico de un documento textual, una vez convertido a PDF,
elegimos tras pasarle el OCR mantener por defecto su visualizacin como un documento grfico o de imagen, tendremos lo que se llama una imagen buscable. Si optamos por mantener por defecto su visualizacin como un documento de texto,
tendremos un documento en modo texto pero con posibles fragmentos de imgenes
grficas correspondientes a las palabras no reconocidas tras el procesamiento de ste
por el OCR, es decir, un documento mixto de texto e imagen, tambin en mayor o
menor grado, procesable, indizable y recuperable full-text.
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Adems, su editor permite la creacin e inclusin en el documento de etiquetas


XML, marcas de agua y sistemas de encriptacin variables, utilidades (adems de las
mencionadas) que lo hacen muy til en muchas aplicaciones de gestin documental.
6. Proyectos de digitalizacin. Sistemas de Gestin Electrnica de Documentos.
6.1. Diseo y gestin de proyectos de digitalizacin
Un proyecto de digitalizacin ha de partir del establecimiento de una determinada poltica de preservacin de las imgenes digitales, as como de la definicin de
ciertos criterios de digitalizacin lo ms concretos posibles.
Por ejemplo, la Library of Congress de EE.UU. establece las siguientes pautas bsicas o criterios de seleccin para la reconversin a formato digital de documentos de
cara a su preservacin:
Valor: Documentos de alto valor histrico, patrimonial o nacional, cuya seguridad e integridad est adems en entredicho.
Condicin: Documentos que no estn en condiciones de ser prestados o consultados debido a su mal estado de conservacin, pero que son susceptibles
de ser digitalizados.
Uso: Documentos con un alto grado de demanda en cuanto a su consulta y
que su recuperacin manual supone un considerable tiempo o esfuerzo.
Caractersticas del original: Documentos que sean ms susceptibles que otros
de ser digitalizados, debido a su tamao, forma, soporte, etc.
Validez o aceptacin del resultado de la digitalizacin: Documentos cuyo resultado al digitalizarse sea bueno y apto para su uso y consulta, ya que no
todos producen los mismos resultados con las mismas tecnologas, formatos
o dispositivos de salida.
Ayuda para su acceso: Documentos que adems ya estn en cierto modo catalogados o referenciados, por lo que su recuperacin resulta ms sencilla que
si an no lo estn.

Cada centro, institucin u organismo es libre de establecer los criterios que considere pertinentes, aunque es evidente que algunos de carcter ms bien tcnico son
menos discutibles que otros de carcter ms estratgico o poltico.
Ante todo, un buen proyecto de digitalizacin debe quedar bien documentado.
Por tanto, en todo proyecto es casi obligado establecer a priori las polticas y criterios de digitalizacin oportunos, de forma que tanto en el proceso de planificacin
como en la fase de implantacin podamos apoyarnos en stas. A menudo, un proyecto grande es tambin largo en el tiempo, y en ocasiones cambian las personas
que lo ejecutan o incluso los recursos y las necesidades, por lo que un buen soporte
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documental sobre el proyecto evitar pasos en falso y servir de apoyo ante posibles
nuevas acciones o reestructuracin de las que ya estn en curso.
La realizacin del documento en el cual se haga constar lo ms detalladamente
posible el proyecto de digitalizacin que se pretende llevar a cabo es la tarea previa
a todo proceso de implantacin, y en l deben explicarse adecuadamente cada uno
de los pasos a seguir, razones y justificaciones para su realizacin y todo tipo de detalles.
Adems de recopilar toda la informacin posible sobre los fondos, su estado, disponibilidad, frecuencia de consulta, etc., etc., hay que procurarse la mayor informacin posible sobre tecnologas, productos y proveedores. Tambin es ms que
conveniente contar con la suficiente informacin sobre la estructura y sistemas informticos actuales o futuros de la organizacin, ya que sern stos los que soporten el
mayor peso del proyecto de digitalizacin.
Tambin conviene tener en cuenta algunos aspectos bsicos en la fase de implantacin:
Operativos: Alcance de la aplicacin, recursos econmicos y humanos, crecimiento del sistema y tiempos de carga, mantenimiento, etc.
Tcnicos: Tipo de sistema operativo y/o entorno, tipo de software y flexibilidad de ste, tipo de base de datos y caractersticas, lenguaje de recuperacin,
soporte de formatos, posibilidades reales de integracin, etc
Psicolgicos: Ergonoma, facilidad de uso, disposicin al cambio por los usuarios, necesidades de formacin, etc.

6.2. Criterios para la eleccin de un Sged


Un buen sistema para gestionar casi todo tipo archivos de imgenes digitales, as
como archivos digitales en general, es la eleccin de un buen Sistema de Gestin Electrnica de Documentos (en adelante, SGED), sobre el cual podemos crear y gestionar
diversos tipos de archivos electrnicos (aqu, archivo en el sentido de sistema para
el almacenamiento, custodia y recuperacin de documentos, que en este caso, sern
documentos electrnicos).
Pero antes de pensar en la posible implantacin de un sistema de archivo electrnico, debemos considerar una vez ms si realmente nuestro fondo documental
es, por sus caractersticas y propiedades, susceptible de ser tratado como tal, ya que
puede ocurrir que, debido a peculiaridades, ste no sea el mejor sistema para su gestin, o incluso que ni siquiera sea fcil o necesaria su automatizacin (podra haber
tcnicas manuales con medios fsicos adecuados que fueran ms vlidas, eficaces y baratas de implantar).

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Bsicamente, los parmetros para la eleccin del tipo de archivo a implantar sobre
un fondo documental de un archivo fsico deben considerar los siguientes aspectos:
Naturaleza y calidad de los documentos a tratar: Tamao de los documentos,
calidad de impresin o legibilidad si son manuscritos, color o niveles de gris,
hojas sueltas o grapadas, texto slo o con imgenes, etc.
Volumen de los documentos a tratar: Nmero de documentos total y nmero
de documentos a escanear por da, posibilidad de incrementos o reducciones, etc.
Duracin de la validez de las informaciones: Obsolescencia de la informacin,
necesidad de actualizaciones, etc.
Duracin requerida para la conservacin de la informacin: Plazos legales para
la conservacin del documento original, etc.
Costo de las inversiones: Equipos necesarios para el sistema, hardware y software, etc.
Costos de captura, de almacenamiento y de acceso: Local y espacio fsico, consumibles, tiempos de trabajo, mano de obra, mantenimiento, etc.
Lugar de consulta y conservacin: Espacio fsico o consulta on-line, condiciones ambientales, espacio disponible, etc.
Frecuencia de consulta: Velocidad del sistema, descargas, ratios de compresin, nmero de accesos simultneos al sistema, etc.
Necesidad de puesta al da: Reemplazar contenidos, necesidad de reescritura,
actualizaciones y back-ups, etc.
Facilidad de uso y ergonoma: Oposicin a trabajar con pantalla, consultas
asistidas, comodidad, integracin con el espacio de trabajo, etc.

Estudiar, en cualquier caso, la ventajas e inconvenientes que suponen la implantacin de un sistema de archivo manual versus un sistema de archivo informatizado. Por
mi experiencia, quiero resaltar la a veces excesiva e irracional tendencia o impulso
a digitalizarlo todo o incluso, a informatizarlo todo. Y si se examina esta cuestin con cuidado y conociendo las ventajas de un archivo manual bien organizado,
podemos llegar a la conclusin de que la respuesta a nuestros problemas de archivo
pueden estar en otra parte. Tambin hay otra opcin no siempre contemplada: la
posibilidad de implantar un tipo de sistema de archivo mixto: es decir, parcialmente
informatizado, parcialmente digitalizado y parcialmente manual. A veces, informatizarlo todo es un error, y la tecnologa no es la panacea.
Si pese a todo, creemos que nuestro sistema de archivo es susceptible de ser informatizado a travs de la digitalizacin de sus fondos, necesitaremos un sistema informtico basado en una aplicacin de software a travs de la cual gestionar y recuperar
nuestras imgenes digitales.
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Un SGED se puede definir como el conjunto de recursos hardware y software que


permite el almacenamiento, gestin y recuperacin de grandes volmenes de documentos, mediante su representacin por una imagen facsmil almacenada en un soporte legible por un ordenador. Tambin soportan otro tipo de archivos digitales,
pero aqu destacamos su aplicacin con archivos grficos de imgenes digitales.
Los SGED provienen de la evolucin de los sistemas basados en papel, que luego
adoptaron sistemas basados en microfilm y luego en sistemas electrnicos sobre soportes pticos.
En general, podramos hablar de tres tipos de sistemas diferentes, en cuanto a la
gestin de un archivo de documentos se refiere:
Sistemas basados en referencias a documentos fsicos desde una base de datos
relacional y/o documental (sistema tradicional)
Sistemas basados en referencias a facsmiles de documentos fsicos y a ficheros de ordenador desde una base de datos relacional y/o documental (sistema
bsico de archivo electrnico)
Archivos electrnicos en red, departamentales o corporativos e integrados
con otras aplicaciones (work-flow, OCR, consulta va web, e-mail, tesauros,
COLD, etc.) (SGED)

En realidad, el tercero es una versin ms sofisticada del segundo, con ms aplicaciones integradas. Pero la diferencia bsica est en tener (o no) el documento que se
describe o referencia en el sistema o fuera del sistema (informtico).
Por otra parte, un SGED se estructura en torno a cuatro subsistemas hardware y
un software:
Subsistema de entrada (scanner u otro dispositivo de digitalizacin)
Subsistema de tratamiento y control (microordenador)
Subsistema de almacenamiento (discos duros y/o discos pticos)
Subsistema de salida (monitor e impresora)
Cada subsistema es modular, pero integrados constituyen un SGED.
6. 3. Caractersticas y funcionalidades bsicas y avanzadas
Los autnticos SGED ofrecen (o pueden ofrecer) las siguientes caractersticas y
funcionalidades:
Imitan un archivo manual (aunque el resultado supone un concepto diferente
de archivo) y suelen ofrecer una estructura arborescente del contenido que
estn soportando

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Al asociar un archivo (electrnico) a una ficha, el sistema copia (no mueve)


el archivo original y lo almacena en su estructura (la aplicacin es duea de
sus propios archivos)
Son sistemas modulares, con una serie de componentes base y otros que se
pueden integrar con posterioridad si as se desea
Se estructuran en torno a una base de datos (a menudo documental o tambin relacional) y suelen tener potentes motores de bsqueda full-text
Suelen soportar la indizacin automtica del contenido completo de la gran
mayora de los ficheros de texto
Integran numerosos visores para evitar la apertura de programas originales y
si no, abren automticamente la aplicacin asociada a la extensin de un archivo
Permiten la captura, catalogacin a travs de un ficha (ms o menos potente), bsqueda booleana combinada (ficha y/o contenido) y diversos sistemas de salida
Capacidad para gestionar al tiempo diferentes unidades lgicas, as como utilidades mnimas para la realizacin de back-ups
Capacidad para crear y gestionar lotes de documentos, es decir, asociar a fichas
tantas carpetas, subcarpetas y documentos como queramos crear
Capacidad para asociar un mismo documento a varios registros de una o diferentes bases de datos
Capacidad para la creacin de listas simples, listas jerrquicas, diccionario de
palabras vacas y uso de combos en las fichas
Capacidad para editar documentos almacenados, realizar revisiones y conservar (o no) cuantas versiones se deseen de un mismo documento
Posibilidad de incluir en los documentos notas post-it
Posibilidad de crear ndices personalizados adicionales en funcin de la combinacin de determinados campos
Suelen ofrecer distintas configuraciones posibles en cuanto a licencias para
poder crecer segn nuestras necesidades (escalabilidad)
Sus mdulos habituales son sistemas de OCR, gestin de usuarios, gestin
de tesauros, mdulos web (servidores y clientes), publicacin en CD, sistemas de work-flow, mdulos de scanning, mdulos de rasterizacin automtica de documentos de texto, herramientas de programacin (APIs), sistemas
COLD, mensajera electrnica y fax, alertas y DSI, etc. (modularidad)

6. 4. Integracin y uso con sistemas de OCR.


El uso de un OCR para documentacin textual digitalizada nos permite obtener
de una forma sencilla un archivo digital que viene a ser su equivalente en formato de
texto, con las ventajas que ste tipo de archivos aportan y sin necesidad de prescindir
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de la imagen original. Recordemos que, frente una imagen textual (estndar), un archivo en modo texto es susceptible de ser indizado por una aplicacin especfica, y por
tanto, buscable y recuperable, adems de poderse modificar y editar si as se desea.
La mayora de los paquetes comerciales de SGED ofrecen entre sus mdulos un
sistema de OCR, a veces propio y otras de un tercero. El grado de integracin que
realmente ofrezca con el resto de la aplicacin es determinante a la hora de optar por
su compra. Si la integracin no ofrece verdaderas ventajas, igual es mejor optar por
otro.
La verdadera integracin supone, por ejemplo, leer zonas concretas de un documento para cortar y pegar el resultado en las fichas, aadir automticamente el archivo de texto al registro, hacer buscables las imgenes contenidas en el sistema en
procesos por lotes, leer y relacionar cdigos de barras con registros de bases de datos,
etc.
Lo habitual es que, si el archivo de texto generado por el OCR slo va a ser usado
para su indizacin y recuperacin a texto libre, ste se guarde en formato de texto
plano (sin formato, con la extensin .txt) ya que el texto enriquecido (o con formato)
no afecta en modo alguno a la recuperacin textual de cadenas de caracteres, adems
de que suele ser ms compatible, estndar y ocupar mucho menos espacio en disco.
6. 5. Ventajas e inconvenientes de los Sgeds
De forma esquemtica, y de un modo muy general, podemos destacar las siguientes ventajas y limitaciones (ms que inconvenientes) en los SGEDs:
Principales ventajas de un SGED:
Gran ahorro de espacio (aunque no es la ms importante)
Integridad de los documentos, mejor conservacin y mayor seguridad
Ubicuidad de la informacin: Posibilidad de mltiples accesos por usuarios
simultneos a la misma o diferente documentacin
Posibilidad de mltiples claves de bsqueda
El nmero de fotocopias se reduce drsticamente (en red)

Mayor productividad (al menos un 20%)


Ventaja competitiva y diferenciacin del producto obtenido
Recuperacin totalmente segura
Ahorro de tiempo en la recuperacin (igual en la introduccin)
Ahorro en desplazamientos (tiempo y energas)
Posibilidad de integracin con otras aplicaciones
Ahorro de mobiliario, archivadores, carpetas, subcarpetas, visores, clips, etc.
Los documentos no se pierden, control de la situacin

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El tiempo de introduccin de un documento puede ser igual al empleado en


un archivo manual, pero no su recuperacin
La tarea del rearchivado desaparece
Posibilidad de vnculos, revisiones, actualizaciones y relaciones entre ficheros y/o documentos
Gestin (ms) integrada de (casi) toda la documentacin de una organizacin
Movilidad y acceso a los documentos (la ms importante)

Principales inconvenientes (o limitaciones) de un SGED:


No necesariamente mejoran la productividad (puede ser muy relativo, y
cuanto menos, sera solo una consecuencia)
Es una tecnologa relativamente cara, por lo que hay que aplicarla donde y
como realmente proceda
Tecnologa no excesivamente implantada y probada, con no demasiados modelos a imitar
Dificultad de valoracin de los beneficios intangibles (aunque cada vez son
ms importantes)
Se basa en la continuidad, requiere un proyecto definido e inversiones graduales
Problemas de estndares y compatibilidades (no exclusivos)
Relativa dificultad de integracin con otras aplicaciones
Su mayor utilidad requiere instalaciones en red y aqu los costes a menudo
se disparan
Ancho de banda requerido y en general, dificultad en las comunicaciones
Monitores, resolucin y posibles ampliaciones y/o actualizaciones aadidas
de hardware y software
Predominio de la ergonoma del papel y problemas de hbitos adquiridos por
los usuarios al trabajar sin papel
Cambios en el modo de trabajar, cambios en ciertos procesos de la organizacin e incluso en ella misma
A menudo, una cierta desconfianza hacia la tecnologa y hacia determinados
desarrollos propietarios pueden dificultar la decisin de compra o implantacin
de un determinado sistema. Pero lo importante son los datos, la informacin,
y basta con que sta pueda ser de nuevo extrada (exportada) del sistema para,
si as se desea, dejar todo como estaba.

6. 6. Particularidades de los Sged en red


La mayora de las redes normales actuales estn diseadas para transmitir datos,
no imgenes, vdeo o sonido. Por ello, si en una red local metemos de golpe muchas
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imgenes y otros archivos multimedia su rendimiento se ver mermado, produciendo


un trastorno a sus usuarios (y administradores). Si una red ya funciona bien, a veces
es mejor dejarla como est y crear redes paralelas (pese a los gastos).
Los conceptos bsicos son el de ancho de banda (la capacidad de una red de comunicaciones para transmitir informacin (bits) a mayor o menor velocidad) y el de velocidad de transferencia (la cantidad de informacin (bits) que un tipo de dispositivo es capaz
de transmitir a travs de un medio en un tiempo determinado).
En ocasiones, es mejor la interconexin entre sistemas pequeos o departamentales independientes que la implantacin de grandes sistemas centralizados.
Al evaluar un paquete de software es importante fijarse, al menos, en que rena en
la mayor medida posible los siguientes requisitos hardware y software (los cuatro parmetros bsicos ms pertinentes que debera cumplir todo sistema informtico):
Compatibilidad con el hardware existente, as como con el software que se
disponga, tanto con el sistema operativo como con los formatos de archivo
utilizados y cualquier otro software operativo o necesario.
Modularidad de sus diversos componentes, para poder ir integrando o aadiendo aplicaciones y otras herramientas sin necesidad de cambiar toda la
aplicacin.
Escalabilidad para poder ir creciendo poco a poco en cuanto a nmero de
usuarios en funcin de nuestras necesidades.
Portabilidad para poder migrar a otro entorno o sistema operativo si es necesario, manteniendo siempre a salvo nuestra informacin

Ante todo, el software debe adaptarse a nuestras necesidades y no al revs, por lo que
hay que conocer bien stas. An as, puede que algunos procesos realizados con anterioridad al proyecto deban cambiar para adaptarse al nuevo sistema, pero cuanto
menos cambiemos los hbitos de trabajo de nuestros operarios y usuarios, mejor.
6. 7. Consejos y estrategias para la implantacin
Por ltimo, quiero expresar aqu una serie de consejos y estrategias (bastante personales) que quizs puedan ayudar a presentar debidamente un proyecto de digitalizacin, as como a conseguir la aprobacin de sus superiores y a llevar a buen trmino
la implantacin. Algunos pueden parecer muy de sentido comn, pero como se suele
decir el sentido comn es el menos comn de los sentidos.
A la hora de convencer a un jefe y/o pedir fondos:
Ir con las ideas generales claras
Tener un proyecto pequeo ya diseado, es decir, una solucin de automatizacin a un problema muy concreto
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Insistir en inversiones graduales pero no necesariamente progresivas, y verlo


como mejora de lo existente, no compra de algo nuevo
Insistir en el ahorro de tiempos y en el control de la situacin ms que en la reduccin del espacio y en el archivo sin fondo
Mostrar la no necesidad de ms personal o ms especializado: ha de ser algo
sencillo (al menos al principio)
Buscar posibles ahorros reales y/o beneficios ocultos, tal vez para otros departamentos (uso de los perifricos, etc.)
Buscar siempre posibles utilidades del sistema para otras aplicaciones no previstas pero probables o cuanto menos, factibles
Buscar el valor aadido de la informacin

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LA EFICACIA DE LAS NUEVAS exposiciones


en ARCHIVOS
Jos Antonio Sainz Varela
Director del Archivo Histrico Provincial de lava
jantonio.sainz@mcu.es

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I.S.S.N. 1134-1602 - Pags. 337-362

LA EFICACIA DE LAS NUEVAS exposiciones


en ARCHIVOS
Jos Antonio Sainz Varela

Director del Archivo Histrico Provincial de lava


jantonio.sainz@mcu.es

1.- Las exposiciones de archivos en Espaa: de los pergaminos enmarcados a la


dinamizacin cultural.
Desde que se crearon los archivos nacionales europeos en el siglo XIX y se abrieron a la consulta pblica los fondos de las desaparecidas instituciones del Antiguo
Rgimen, los archiveros han tratado de dar a conocer, tanto al investigador especialista como al curioso ocasional, los documentos y piezas ms relevantes que custodiaban para publicitar las funciones de los archivos y su importancia. Con este fin, las
exposiciones de documentos han ocupado, desde el principio, un lugar preferente.
En el caso pionero del Archivo Nacional de Francia abierto en Pars en 1808, en
el palacio de Soubisse el guarda general del Archivo, Len de Laborde, ya organizaba
desde 1857 numerosas actividades de difusin sigilogrfica y paleogrfica. Su afn de
apertura del centro al gran pblico entindase, a la clase media urbana y burguesa
culminar en 1867, en el marco de la Exposicin Universal de Pars, con la creacin
de un Museo del Archivo1. La influencia del romanticismo historicista del Segundo
Imperio marcar no slo el carcter y los procedimientos archivsticos de la institucin sino, incluso, la forma de los depsitos que van a construirse a semejanza de las
salas de un museo (Babelon, 1970: 655-657). Laborde disea altas salas forradas de
estanteras, comunicadas entre s y abiertas al transito de los visitantes, a modo de las
capillas de una iglesia, sirviendo tanto de contenedores como de expositores de los
documentos cruciales de la historia de Francia (fotografa 1).
En Espaa, como es sabido, la apertura a la investigacin de los archivos pblicos se demor ms que en el caso francs. En general, toda la primera mitad del siglo
XIX estuvo dominada por el desinters de las autoridades haca la enorme riqueza
1 En 1950 se transform en el actual Museo de Historia de Francia; en lnea: <http://www.archivesnationales.culture.gouv.fr/chan/chan/musee/musee-hdf.htm> [consulta: 21 de marzo de 2009]. ltimamente el presidente Sarkozy ha anunciado la creacin de un nuevo museo dedicado a la historia de
Francia suscitando la polmica en parte de la comunidad archivstica francesa.

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patrimonial conservada en los archivos histricos nacionales. La gran escasez de medios materiales de estos centros impeda su normal funcionamiento y, en consecuencia, la organizacin de cualquier programa de difusin masiva2. As, no ser hasta
1892, con la inauguracin del Palacio de Bibliotecas y Museos de Madrid hoy sede
de la Biblioteca Nacional que Espaa cuente con instalaciones dignas para el establecimiento del Archivo Histrico Nacional, trasladndose desde los insuficientes locales ocupados en la Real Academia de la Historia desde 1850.
Ser precisamente en el marco de esta inauguracin concebida para conmemorar el cuarto centenario del Descubrimiento de Amrica cuando se organice una de
las primeras exposiciones espaolas de documentos: en la magna Exposicin Histrico-Americana celebrada en Madrid en 1892 se van a incluir documentos del Archivo
Histrico Nacional, del General de Simancas, del General de Indias o del General
Central de Alcal de Henares, entre otros. Anteriormente, durante el Congreso Internacional de Americanistas de 1881 celebrado tambin en Madrid ya se haban
mostrado manuscritos, mapas y planos procedentes de varios archivos. En 1883,
dentro de la Exposicin Colonial de msterdam, se publicaban los documentos relativos a la colonizacin de Puerto Rico; en 1907, ocurra otro tanto con la Exposicin
internacional del Toisn de Oro celebrada en Brujas. Ese mismo ao, se organiza en
Compostela otra ms dedicada al Camino de Santiago que tambin incluir documentos de archivo3.
Como vemos, durante toda esta poca y hasta hace bien pocos aos, ser la conmemoracin de eventos destacados la excusa preferida para la celebracin regular
2. No es hasta la publicacin de la Real Orden de 20 de abril de 1844 (Gaceta de Madrid del 24 de abril)
que se permitir a los particulares la investigacin de los documentos anteriores al siglo XVIII conservados en los archivos reales. Por lo dems, para tener una perspectiva certera de la deficiente situacin de
los archivos espaoles en el siglo XIX basta con consultar las exposiciones de motivos del Real Decreto
de 5 de noviembre de 1847 sobre organizacin de los Archivos del Reino (Gaceta de Madrid del 6 de
noviembre) y el Real Decreto de 17 de julio de 1858 que, entre otras disposiciones, crea el cuerpo facultativo de archiveros del Estado y el Archivo General Central del Reino, en Alcal de Henares (Gaceta de
Madrid del 18 de julio). Con la promulgacin de la Ley de Instruccin Pblica de 9 de septiembre de
1857 ms conocida como Ley Moyano la atencin y el fomento de los archivos histricos se sumarn,
por fin, a los cometidos obligatorios del Estado Providencia decimonnico.
3. El catlogo de la primera exposicin fue editado en tres volmenes bajo el ttulo Cuarto centenario
del descubrimiento de Amrica. Catlogo general de la Exposicin Histrico-Americana de Madrid 1892.
Madrid: Sucesores de Rivadeneyra, 1893. Las otras referencias pueden consultarse en: Lista de los objetos
que comprende la exposicin del Congreso Internacional de Americanistas. Madrid: Imp. de M. Romero,
1881; Exposicin colonial de msterdam en 1883: catlogo correspondiente a las provincias ultramarinas de
Espaa. Madrid: Tip. de El Correo, 1883. Los reales decretos con diversas disposiciones para la organizacin de las muestras de Brujas y de Santiago fueron publicadas en la Gaceta de Madrid de 6 de abril de
1907. Lpez Gmez (1990) ha realizado un primer estudio sobre las fuentes documentales de archivo
para el estudio de las exposiciones universales e internacionales en Espaa.

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La Eficacia de las Nuevas Exposiciones en Archivos

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de exposiciones de carcter histrico-documental4. Estos eventos, dirigidos preferentemente a la lite cultural, solan difundir discursos agradecidos al rgimen gobernante, cuando no claramente propagandsticos5 y las tcnicas museogrficas que
empleaban, como puede suponerse, eran de gran sencillez (fotografa 2).
Paralelamente, desde principios del siglo XX, los archivos haban comenzado a
instalar en sus reas de trnsito pblico, vitrinas y muebles acristalados donde mostrar piezas documentales relevantes por su aspecto externo o por su relevancia histrica. As, por ejemplo, Julin Paz, director del Archivo General de Simancas entre
1900 y 1914, dispuso una exposicin permanente de documentos en una sala preparada con vitrinas y expositores (fotografa 3). De la misma forma, el Archivo General
de Indias, con motivo de la celebracin de la Exposicin Iberoamericana de Sevilla de
1929, encarg la fabricacin de vitrinas y peanas expositoras (fotografa 4) que fueron utilizados por el centro hasta hace pocos aos6.
El ejemplo debi cundir en muchos archivos y bibliotecas espaoles que colocaron de forma permanente documentos originales en vitrinas fabricadas ex profeso o
simplemente los enmarcaron y los colgaron en las salas de consulta, en los pasillos o
en otras dependencias, a medio camino entre la exhibicin y la decoracin. Esta prctica causara graves estragos a los documentos (prdidas de pigmentos, craquelados,
rasgaduras, etc.) y oblig al Ministerio de Educacin Nacional a dictar en agosto de
1939 una orden prohibiendo la exposicin de libros y documentos durante ms de
seis meses para evitar su deterioro irreparable. A cambio, recomendaba muestras temporales de dos o tres meses, rotando las piezas escogidas7 No parece que aquella medida fuera cumplida puntualmente: al menos as lo testimonian algunos miembros
4. Tal como se las llamaba en el artculo primero del Decreto de 8 de mayo de 1947 que creaba el Patronato Nacional de Archivos Histricos (BOE de 30 de mayo de 1947).
5. Como ocurra, por ejemplo, con la exposicin Recuerdos de la vida del Gran Capitn celebrada en
1953 en el Torre de la Calahorra en Crdoba, conmemorando el quinto centenario de su nacimiento
y que inclua, entre otras piezas, retratos, armas, y documentos; o con la exposicin El tesoro documental, bibliogrfico y arqueolgico de Espaa, exposicin organizada en 1958 por la Direccin General de
Archivos y Bibliotecas para conmemorar el primer centenario de la creacin del cuerpo facultativo del
archiveros, bibliotecarios y arquelogos (pardo morote, 1958).
6. Estas mismas vitrinas fueron diseadas en 1914 aunque no llegaron a fabricarse entonces para la
exposicin conmemorativa del cuarto centenario del descubrimiento del Ocano Pacfico que se celebro
en el Archivo General de Indias: Cuarto Centenario del descubrimiento del Ocano Pacfico, Boletn
de la Real Academia de la Historia, 64 (1914), p. 124-129. El Cuerpo de Ingenieros del Ejrcito, que
particip en la misma, public su catlogo bajo el ttulo Exposicin del IV Centenario del Descubrimiento
del Ocano Pacfico. Madrid: Imp. del Memorial de Ingenieros del Ejrcito, 1914.
7. Orden disponiendo queden prohibidas las exposiciones por ms de seis meses de material bibliogrfico, etc., en los Archivos, Bibliotecas y Museos, BOE n 218, de 6 de agosto de 1939.

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veteranos del cuerpo facultativo de archiveros que recuerdan haberse enfrentado a


similares situaciones de incuria an hace treinta aos. Por lo dems, la destructora
costumbre se extendi igualmente por los despachos y los recibidores de numerosas
autoridades con nulos conocimientos de conservacin documental pero con acceso a
un depsito de archivo del que tomar prestado algn pergamino o lmina8.
La reinstauracin democrtica de 1978 crea un nuevo escenario social con la universalizacin constitucional del derecho a disfrutar de la Cultura, accesible ahora a
todos los ciudadanos, y la obligacin a los poderes pblicos de preservar y enriquecer el patrimonio cultural del pas. En lo que respecta a los archivos espaoles, durante los aos ochenta experimentarn una sustancial mejora en recursos tcnicos y
humanos que desde entonces hasta hoy han permitido a los profesionales de nuestro
pas desarrollar un corpus terico y prctico moderno, homologando sus mtodos
con los de la comunidad archivstica internacional. Los archivos continuaran organizando exhibiciones de sus documentos o prestndolos para exposiciones oficiales
cada vez ms ambiciosas e influyentes en la opinin pblica9 con nuevos criterios y
metodologa moderna, en especial en lo tocante a las medidas de conservacin de las
piezas (Vias Torner, 1999).
Por entonces, Manuel Ravina (1982) sealaba las claves para la organizacin de
exposiciones en archivos, en sintona con las tendencias internacionales sobre servicios educativos en los equipamientos culturales (Puffin, 1980). As, identificaba al
destinatario natural de una exposicin en un archivo (los usuarios no habituales), las
tipologas (las exposiciones temporales y las permanentes), la importancia de la eleccin de los temas o la necesidad de transmitir al espectador una visin general de
las funciones desarrolladas en los archivos. En su opinin, la falta de locales adecuados y de personal suficiente eran los mayores impedimentos para la organizacin de
estas actividades. Aunque pueda ser arriesgado generalizar al respecto, s que es cierto
que, hoy en da, tal problema parece razonablemente resuelto en aquellos centros de

8. Por ejemplo, el caso de los diecisis privilegios medievales de Tarifa (Cdiz) enmarcados y expuestos
en el Saln de plenos del Ayuntamiento durante cincuenta aos hasta su retirada y restauracin en 2002
(Ravina Martn, 2002).
9. Los aos ochenta son prolficos en cuanto a la organizacin de exposiciones temporales e itinerantes
tanto por las administraciones pblicas (centrales y autonmicas) como por asociaciones profesionales
(Ravina, 1982: 422-423). Marcaron un punto de inflexin las consagradas a las figuras de Ortega (Ortega y su Tiempo. Catlogo de la exposicin, mayo-junio 1983. Madrid: Ministerio de Cultura, 1983) o
de Carlos III (Carlos III y la Ilustracin. Madrid: Ministerio de Cultura, 1988), as como las dedicadas a
la Guerra Civil espaola en 1981 o a la Inquisicin (La Inquisicin: Catlogo de la Exposicin celebrada
en el Palacio de Velzquez del Retiro. Madrid, Octubre-Diciembre 1982. Madrid: Ministerio de Cultura,
1982).

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ms reciente creacin, por su mayor capacidad tcnica para acometer un programa


regular de difusin externa.
Ravina (1982: 420) reconoca asimismo que la difusin era la tarea en la que
menos se aplicaban los profesionales de archivo encerrada quizs en un esplndido
aislamiento y anclada en unos mtodos desfasados con la hora presente. Desde entonces hasta hoy, los archiveros ms reticentes en emplear tiempo y recursos para
organizar exposiciones u otra actividad educativa, han justificado su postura discutiendo sobre la verdadera esencia de los archivos: antes administrativa que cultural,
segn han defendido. Tambin han esgrimido que la teora seala claramente a la difusin como la ltima fase del trabajo archivstico y que esforzarse en ella es superfluo mientras que en el archivo quede un solo legajo que inventariar o una sola serie
por valorar. Las crticas ms acerbas de los profesionales contra la difusin han caminado siempre por esta va, suponiendo que aquel archivo que difunde por encima de
la media posee un plan descriptivo deficiente o bien descuida el resto de obligaciones inaplazables de un archivero (Martnez Garca, 1999: 29-34; Camacho Rueda,
2000: 215).
A pesar de estas opiniones contrarias, el hecho es que, debido sobre todo a la
mayor afluencia de pblico en los ltimos aos, el uso de los archivos se ha asociado
definitivamente al enriquecimiento educativo de la ciudadana. Ello ha aumentado
la necesidad de dinamizar la funcin cultural de los centros con diversas actividades complementarias: conferencias, charlas y otros eventos formativos, visitas guiadas, talleres didcticos para escolares y, por supuesto, exposiciones (Alberch y Boadas,
1991; Iturrate Colomer, 1996; Alberch et al., 2001).
Por ltimo, al mismo tiempo que las exposiciones han adquirido mayor peso en
los planes de trabajo de los centros, algunos profesionales han comenzado a importar estrategias y tcnicas provenientes de la moderna museografa para mejorar sus
recursos comunicativos y su plasticidad (Iturrate Colomer, 1998; Cerd Daz, 2000
y 2008). Como veremos a continuacin, estas dos circunstancias de cantidad y calidad han modificado casi por completo el significado que tiene hoy para los archivos la organizacin de exposiciones.
2.- Los archivos bajo el signo de las musealizaciones.
Desde mediados del siglo XX se ha institucionalizado en todas las sociedades
post-industriales del primer mundo la llamada cultura del ocio. El ocio es ahora un
derecho del ciudadano al igual que el trabajo y un principio bsico de la cultura
occidental contempornea. Por otra parte, la cultura del ocio, como fenmeno sociolgico, est estrechamente ligada al nacimiento y al desarrollo paralelo de la conocida como sociedad de consumo, un sistema avanzado del capitalismo que impone
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la produccin masiva de bienes y servicios que, a su vez, son demandados crecientemente por la poblacin gracias a su mayor capacidad de compra.
Los horarios de trabajo de la poblacin han disminuido y, a la vez, ha aumentado
su poder adquisitivo. En consecuencia, emplea ms tiempo libre en consumir no slo
bienes sino tambin servicios de entretenimiento. En Espaa, la industria dedicada
a la recreacin colectiva ha experimentado un crecimiento espectacular en los ltimos aos: la demanda de cine, de viajes tursticos, de eventos deportivos, de conciertos en directo, etc., es cada vez mayor a pesar de los actuales vaivenes de la economa
mundial10. Esta industria del entretenimiento basa su rentabilidad en la satisfaccin
inmediata del cliente y hace uso de las herramientas del marketing como cualquier
otro sector empresarial: uso agresivo de la publicidad, bsqueda de la espectacularidad, sometimiento a las modas, etc.
Frente a ello, las diversas administraciones tratan de disputar el ocio del ciudadano organizando tambin actividades orientadas al entretenimiento. En stas, sin
embargo, se excluye el lucro y prima el deber de los poderes pblicos de favorecer
la libertad cultural del ciudadano. De esta manera, las polticas culturales pblicas
se centran en la subvencin o en la organizacin directa de eventos que, aunque deficitarios econmicamente, poseen un valor indudable para el enriquecimiento del
tejido socio-cultural de la comunidad: teatro, danza, msica clsica y, tal como podemos imaginarnos, exposiciones.
La importancia de las exposiciones como vehculo de difusin cultural apenas admite minimizaciones:
[Las exposiciones] ocupan en la vida contempornea un lugar cada vez ms
importante, hasta el punto de revelarse muchas veces como un sismgrafo sociolgico destacado a la hora de valorar las repercusiones que las instituciones
culturales, comerciales o del ocio ejercen sobre el pblico de nuestro entorno
(Alonso y Garca Fernndez, 1999: 9-10).

Este auge de las exposiciones como herramienta meditica de primer orden ha


situado a los museos, en tanto que institucin pblica, en el centro privilegiado
de la inversin gubernamental en Cultura, el lugar donde sta alcanza una visibilidad ptima y, por tanto, mayor rentabilidad poltica. Basta echar un ligero vistazo a
los presupuestos, a las estadsticas o a los materiales de difusin editados por los diversas administraciones de nuestro pas para comprobar que, hoy por hoy, los museos son los equipamientos culturales que mayor atencin reciben por parte de los
10. Incluso al contrario, algunos economistas defienden que la actual crisis mundial no hara sino
fomentar la industria del ocio masivo como respuesta a la expansin generalizada de un desnimo depresivo en la sociedad acerca de su futuro.

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responsables polticos. Continuamente se fundan nuevos museos y se inauguran nuevas exposiciones temporales (Ramos Lizana, 2001) amenazando con saturar de contenidos al ciudadano de las grandes capitales; en especial al de Madrid, en donde
parece concentrarse la mayora de la oferta sin que de momento la descentralizacin
estatal haya alcanzado eficazmente al mundo de la promocin cultural.
La asistencia a muchos de estos eventos posee un componente sociolgico ajeno
al estricto disfrute o comprensin de la pieza expuesta. Slo por ello se explica la explosin del turismo cultural y la afluencia masiva a los grandes museos y pinacotecas de visitantes buscando una experiencia que asocian al refinamiento cultural. Tal
como ocurre hoy con algunos monumentos famosos convertidos en modernos centros de peregrinaje secular las piezas de una exposicin pueden acabar convertidas
en fetiches, en objetos que el espectador debe contemplar necesariamente en persona
si quiere prestigiar su bagaje cultural.
Es cierto que, en determinados casos, esta necesidad ha sido incitada con grandes campaas publicitarias por los organizadores de exposiciones: son las llamadas
blockbuster exhibitions. La exposicin Treasures of Tutankhamun, en su itinerancia
por siete ciudades de Estados Unidos entre 1976 y 1979, constituye el ejemplo pionero de esta modalidad y el paradigma que han perseguido sus posteriores imitadoras por su diseo innovador y el xito inaudito de asistencia que obtuvo: 8.251.906
visitas (Alonso y Fernndez, 1999: 202-206). En Espaa, el primer ejemplo similar fue el de la famosa exposicin antolgica Velzquez, en el Museo del Prado que,
entre enero y abril de 1990, atrajo a ms de 500.000 visitantes y vendi 250.000 catlogos.11 Esta exposicin ha quedado registrada en la historia de nuestro pas como
la primera actividad cultural que ha provocado colas multitudinarias, motines populares para obtener una entrada y huelgas de los empleados del Museo por sobrecarga
de trabajo. Algo de esnobismo pareca afectar al fenmeno, como resuma entonces
el periodista Miguel Bayn:
As quien aparezca en un vdeo en la cola de Velzquez, podr exclamar: Yo
estuve all, yo entr, yo vi la Venus, y el Aguador, y Los Borrachos. De eso se
trataba. Porque de los 79 cuadros entonces asediados, 49 siguen en el Prado.
Y el visitante, sin necesidad de dejarse el pellejo en la refriega, tranquilamente,
va y los ve.12
11. El Pas, 2 de abril de 1990 (la exposicin sobre Tutankamn en el Metropolitan Museum de Nueva York recibi 1.300.000 visitantes y vendi 150.000 catlogos). En lnea: <http://www.elpais.com/
articulo/cultura/VELAZQUEZ/_DIEGO_RODRIGUEZ_DE_SILVA_Y/MUSEO_DEL_PRADO/
Protesta/popular/Prado/adelanto/cierre/exposicion/Velazquez/elpepicul/19900402elpepicul_7/Tes>
[consulta: 31 de mayo de 2009].
12. El Pas, 12 de noviembre de 1990. En lnea: <http://www.elpais.com/articulo/cultura/MUSEO_DEL_
PRADO/Kilo/medio/catalogo/elpepicul/19901112elpepicul_3/Tes/> [consulta:31 de mayo de 2009].

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Otro de los ejemplos ms recientes en Espaa de este tipo de fenmenos ha sido


la exposicin itinerante dedicada a los guerreros de terracota del mausoleo de Qin Shi
Huang (China) que, a su paso por el Forum de la Culturas de Barcelona, en 2004,
recibi 1.300.000 visitas en casi cinco meses y en Madrid, otras 430.000 visitas en
tres meses13.
Ante la rotundidad de estos xitos cualquier institucin cultural puede sentir la
tentacin de dar a conocer sus funciones y actividades por la va de la emulacin. Un
caso muy significativo es el del Museo de la Biblioteca Nacional que desde febrero de
2007 se abre con una coleccin permanente de objetos y herramientas multimedia
para divulgar su historia14. Igualmente la Biblioteca posee un completo programa de
exposiciones temporales dedicadas a los temas ms diversos que puede ilustrar con
sus riqusimos fondos bibliogrficos y documentales.
Para definir esta aparente evolucin de funciones se viene utilizando el trmino
musealizacin (Sainz Varela, 2008: 323-325). Originariamente, la musealizacin
se aplic sobre todo a los yacimientos arqueolgicos, espacios abiertos sobre los que
se adaptaba un recorrido y un discurso expositivo que los converta en lugares visitables. Posteriormente, siguiendo estos principios de dinamizacin patrimonial, se han
musealizado tambin espacios cerrados (edificios e inmuebles) que por sus caractersticas arquitectnicas, por la historia que albergaban sus muros o por todo a la vez se
han transformado en exposiciones estables, como si de museos se tratara15.
Si musealizar significa , por lo tanto, hacer efectivo el derecho de todos los ciudadanos a acceder al patrimonio cultural comn, no sera correcto calificar de musealizaciones las actividades de divulgacin organizadas por bibliotecas, archivos u
otras instituciones culturales. Ms exacto sera referirse a ellas en los casos de rescate
para la visita pblica de aquellos archivos cuyo arquitectura excepcional se constituye
como un indudable atrayente. No faltan tampoco los archiveros que critican estas
medidas tildndolas de falso populismo y rechazando que los espacios de un archivo

13. Los datos de las visitas en lnea: <http://www.lukor.com/literatura/noticias/0409/28150944.htm>


[consulta: 12 de abril de 2009] y en <http://www.lukor.com/literatura/noticias/0501/31185022.htm>
[consulta: 12 de abril de 2009]. La pgina oficial del Museo http://www.bmy.com.cn/ [consulta: 25 de
enero de 2009].
14. Tambin puede realizarse la visita virtual al museo en lnea: <http://www.bne.es/esp/actividades/
museobiblioteca.htm#> [consulta: 14 de marzo de 2009].
15. Uno de los primeros ejemplos de yacimiento arqueolgico musealizado con xito en Espaa fue el
de Ampurias; en lnea: <http://www.mac.cat/cat/Seus/Empuries>[consulta: 14 de marzo de 2009]; y
una de las musealizaciones de edificios ms reconocidas actualmente es el de de las obras de restauracin
de la antigua catedral gtica de Vitoria-Gasteiz: < http://www.catedralvitoria.com/home.html > [consulta: 14 de marzo de 2009].

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por ejemplo, el de Simancas sean utilizados para solaz del pueblo en alegre correteo por sus murallas y torreones (Martnez Garca, 1999: 52).
Desde luego, las exposiciones realizadas en tales marcos tienen asegurado el xito
de visitas: las que organiz en 2007 el Archivo General de Indias en sus galeras herrerianas recibieron 100.114 visitantes16. Aunque tambin demuestra que no tienen
nada que ver el inters de un turista con el un investigador. Por ejemplo, el Palacio de
los Virreyes, sede histrica del Archivo de la Corona de Aragn en pleno barrio gtico de Barcelona recibi 1.200.000 visitas en 2007, mientras que el Archivo tan slo
registr 3.267 consultas presenciales en su sede de la calle Almogvares17.
3.- Un nuevo enfoque para las exposiciones en los archivos: exhibition frente a
display. Las claves de una exposicin documental.
Como en otros muchos aspectos del trabajo cotidiano de un archivero, caracterizado por la multidisciplina y la ubicuidad, es ms que probable que el responsable
del servicio de difusin del centro no posea una formacin especfica en gestin cultural que le ayude a planificar y elaborar los materiales de una exposicin. Afortunadamente, podemos recurrir a varias publicaciones que nos guiarn en los conceptos
y criterios museogrficos bsicos. En ese sentido y a modo de iniciacin es especialmente recomendable la lectura de los manuales de Michel Belcher (1997) o de Luis
Alonso e Isabel Fernndez (1999), as como el captulo de Susanna Vela (2001) en el
Manual de dinamizacin de archivos. Tambin es muy til consultar las experiencias
de otros archivos publicadas en abundantes artculos como, por ejemplo, los recogidas en la obra Archivos, ciudadanos y cultura (Varios, 1999) y que amplan nuestros
puntos de vista. Son destacables igualmente los trabajos de Julio Cerd (1997, 2000,
2008), defensor de los valores educativos y culturales que nutren el servicio de archivo pblico e importador de conceptos provenientes de la Teora de la Comunicacin dentro del diseo de exposiciones. O la aportacin de Germn Iturrate (2000)
que investiga tcnicas de promocin de los archivos a travs del turismo cultural y la
industria del ocio. No es intencin de este artculo repetir o sistematizar los contenidos tericos de estos trabajos sino insistir en determinados aspectos concretos que,
en su mayora, ya estn recogidos en esta bibliografa citada.
De acuerdo con Alonso y Fernndez (1999: 15-22), las exposiciones pueden clasificarse en diversos grupos en atencin a varios criterios. La distincin ms significativa viene dada por la finalidad (o funcin) social que posee la exposicin:
16. Tomando los datos de las visitas por inters cultural, artstico o arquitectnico de la Estadstica de
los Archivos Estatales 2007, p. 61; en lnea: <http://www.mcu.es/archivos/docs/MC/estadistica_archivos_2007.pdf> [consulta: 22 de marzo de 2009].
17. Ibid., p. 50 y 61: tomando los datos anteriores y los de usuarios presenciales.

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Simblicas: estn ligadas a la exaltacin religiosa o poltica de las instituciones simbolizadas por los objetos expuestos.
Comerciales: su fin es la venta de las piezas que se muestran al pblico.
Estticas: ligadas a la belleza artstica de las piezas expuestas, que se exhiben
para su admiracin.
Documentales: en ellas prevalece al valor informativo que aportan los objetos, utilizados como ilustracin de un mensaje que se pretende comunicar.

Estas categoras18, se han sucedido unas a otras a lo largo de la historia y no son


incompatibles entre si. Las exposiciones simblicas han pretendido, desde la Antigedad hasta hoy, la sumisin del espectador a una autoridad, sagrada o terrenal,
mostrndole en templos y palacios las armas capturadas al enemigo o los exvotos de
la devocin popular o las decoraciones glorificadoras o las imgenes de las divinidades, etc. Esta modalidad, siendo la primera en registrarse, constituye hoy el ejemplo
ms alejado de nuestra idea actual de exposicin.
Las exposiciones de finalidad comercial pueden estar relacionadas con un pblico
elitista y asociarse a las exposiciones estticas (las galeras de arte) pero los ejemplos
ms cotidianos nos rodean a todos: los escaparates de tiendas y de los comercios que
presentan ante los compradores montajes atractivos de los productos a la venta. En
ingls, a estos montajes se les denomina display, distinguindolos especficamente
del concepto de exposicin (exhibition).
Las dos categoras restantes las estticas y las documentales son las que ms
nos interesan por servir de modelo a la mayora de las exposiciones organizadas actualmente. En las exposiciones estticas el mo