LOGO DE LA

EMPRESA

SPA EXSTRESS
Versin 1.8

Plan de Direccin del

Proyecto
Versin 1.8 05 JUNIO 2015

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Profundizacin Direccin Tcnica de Proyectos de ingeniera - Estndar PMI

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CONTENIDO

1. ORGANIZACIN DEL PROYECTO E INTEGRANTES

1.1 Lderes del Proyecto: Equipo del proyecto.
1.2 Roles
2. DESCRIPCIN DEL PROYECTO
2.1 Planteamiento del Problema
2.2 Justificacin
2.3 Objetivo General
2.4 Objetivos Especficos
3. INTERESADOS (STAKEHOLDER)
3.1 Los interesados internos y externos, sus necesidades y requerimientos.
4. GESTIN DEL ALCANCE DEL PROYECTO
4.1 Enunciado del Alcance del Proyecto
4.2 Entregables del Proyecto
4.2.1 Tabla de entregables
4.2.2 Exclusiones
4.2.3 Restricciones
5. EDT DEL PROYECTO
5.1 Estructura de desglose del trabajo
5.2 Supuestos
5.3 Diccionario de la EDT
6. PLAN DE GESTIN DE TIEMPOS
6.1 Cronograma
7. PLAN DE GESTIN DE COSTOS
7.1 Presupuesto
8. PLAN DE GESTIN DE LA CALIDAD
9. PLAN DE GESTIN DE RECURSO HUMANO
10. PLAN DE GESTIN DE LAS COMUNICACIONES
11. PLAN DE GESTIN DE LOS RIESGOS
12. PLAN DE GESTIN DE LAS ADQUISICIONES
13. PLAN DE GESTIN DE LOS INTERESADOS

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Nombre del
proyecto:

CREACIN Y PUESTA EN MARCHA DEL SPA EXSTRESS

Preparado por:

Claudia Carranza-Silvia Ramrez-Mara Alejandra Aguas-Samara

Castaeda-Natalia Diaz

Fecha
(dd/mm/aaaa):

12/08/2016

Versin histrica
Fecha
Versi
n
(dd/mm/aaaa)

Comentarios

1.0

12 AGOSTO
2016

PREPARACIN DEL ACTA DE CONSTITUCIN

2.0

1 SEPTIEMBRE
2016

PREPARACIN DEL ACTA DE CONSTITUCIN

ORGANIZACIN DEL PROYECTO E INTEGRANTES

Lderes del Proyecto: Equipo del proyecto.
GERENTE GENERAL: Silvia Ramirez
DIRECTOR DE PROYECTO: Claudia Carranza
GERENTE FINANCIERO: Alejandra Aguas
GERENTE DE VENTAS: Samara Castaeda
GERENTE OPERATIVO:Natalia Diaz
Roles

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DESCRIPCIN DEL PROYECTO

Planteamiento del Problema
El aumento de los niveles de estrs observados en la poblacin de Bucaramanga y su
rea metropolitana, as como, la poca oferta de establecimientos con nfasis en la
relajacin del cuerpo y mente.
Justificacin
Las personas constantemente buscan espacios en donde puedan relajar su cuerpo y
mente. Debido al aumento de los niveles de estrs causados por la vida cotidiana,
estos momentos de esparcimiento no sern buscados solo por gusto sino tambin por
necesidad.
Los beneficios de un spa incluyen la reduccin del estrs y la ansiedad, y al mismo
tiempo ayuda a aliviar dolores musculares y articulares.
Objetivo General
Crear y poner en marcha un spa en la ciudad de Bucaramanga, antes del 12/08/2017,
a un costo de 1.000 millones de pesos.
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Objetivos Especficos
Realizar Plan de Direccin de proyectos
Obtener el capital para financiar el proyecto con entidades bancarias.
Obtener la documentacin legal requerida para el funcionamiento del spa.
Adecuar las instalaciones de acuerdo a los requerimientos de espacio y
diseo del spa.
Adquirir los equipos (jacuzzi, mesas, turco, masajeadoras,etc) necesarios
para el funcionamiento del spa.
Adquirir los insumos (toallas, aceites, esencias, guantes, gorros,
accesorios,etc) necesarios para el funcionamiento del spa.
Elaborar el plan de mercadeo que incluye la identificacin de clientes,
plan de medios, publicidad, servicios y tarifas.
Contratar el personal requerido que cuente con las habilidades y
competencias necesarias para trabajar en el spa.
INTERESADOS (STAKEHOLDER)
Los interesados internos y externos, sus necesidades y requerimientos.
Interesados

Rol o tipo de
interesado

Necesidades
(expresadas por el
interesado relacionadas
con su inters en el
proyecto)

Requerimientos (requisitos) del

proyecto y del producto. Pueden
ser funcionales, no funcionales
o de seguridad. (relacionados
con las necesidades)

INTERNOS
Director del
proyecto
Gerente general
Gerente operativo
Gerente
financiero
Gerente de ventas
Propietarios

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EXTERNOS

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Proveedores
Bancos
Clientes
Comunidad

GESTIN DEL ALCANCE DEL PROYECTO

Enunciado del Alcance del Proyecto
Descripcin del proyecto: El propsito de este proyecto es la apertura de un spa
enfocado en el tratamiento y relajacin de cuerpo y mente. Para esto es requerido una
serie de pasos tales como: Direccin del proyecto, cuyo objetivo es la planeacin y
organizacin del proyecto, Capital: que consiste en la consecucin del dinero necesario
para la puesta en marcha del plan, Documentacin: Son los trmites a realizar para
adquirir los documentos que legalicen al spa, Adecuacin e instalaciones, trata acerca
de las modificaciones necesarias del lugar escogido anteriormente para obtener el
espacio deseado y requerido, Equipos, es la compra e instalacin de los equipos
necesarios para el funcionamiento del spa, Insumos, son los materiales tales como
aceites, cremas, toallas, y dems que sern requeridos para prestar los servicios
ofertados, Plan de mercadeo, consiste en toda la parte de la publicidad, tal como
contratacin de los medios, diseo del logo, y todo los dems necesario para dar a
conocer el spa, Personal Contratado, el objetivo de este entregable es encontrar al
personal capacitado que dar apoyo a los servicios brindados por parte del spa, el spa
no capacitar a las personas.
Descripcin del producto: Nuestro propsito es la construccin y puesta en marcha
de un spa que est equipado de jacuzzis, camas de masaje hidrulicas, sillones,
mesas auxiliares, equipos de aparatologa, productos de belleza, aceites, esencias y
cremas con los que se brindarn servicios que estn enfocados a la relajacin de
cuerpo y mente. El lugar escogido se encuentra en el centro recreacional Lomas de
vientos, ya que a pesar de que no se encuentre en una parte centrada de la ciudad,
cuenta con paisajes que ayudan al proceso ofertado.
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Entregables del Proyecto

Tabla de entregables
No.
Entrega
ble

Descripcin de los Entregables

Nombre del
Entregable

Plan de Direccin
de proyectos .

Capital

Documentacin
legal

Adecuacin de
instalaciones

Breve descripcin

Se basa en la conformacin de
toda la estructura, planificacin,
control, seguimiento, alcance,
donde se establecen las
normas, politicas basicas para la
puesta en marcha.
Se realizan cotizaciones a las
diferentes entidades bancarias,
con el fin de obtener tasas mas
bajas, requisitos a nuestro
alcance y facilidad en el tramite,
ya que somos una empresa que
esta iniciando su negocio.

Mtricas (criterios de
aceptacin de acuerdo a
los requerimientos de
los interesados)

Plan de direccin
completo.

Obtencin de crdito

Es muy importante realizar el

tramite ante las entidades
especificas, ya que de este
tramite y que todo quede muy
bien definido, depende que se
inicie legalmente nuestra
empresa, docuementos como la
licencia de funcionamiento,
constitucin de la empresa ante
la camara de comercio y Dian,
haran que este todo conforme a
lo que indique la Ley.

Aprobacin de
documentos y
licencias

Es muy importante los trabajos

de adecuaciones del lugar
donde va ha operar nuestro Spa

Cumplimiento de las
especificaciones y
requisitos

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ya que de la presentacin inicial

dependeran las proximas visitas
de todo el publico, esto se hara
con un buen diseo, buenos
elementos etc,.

Instalaciones y
adecuaciones

De acuerdo con lo anterior, se

debe cumplir con los standeres
establecidos para un negocio
como es un Spa, ya sea de tipo
legal, ambiental y de salud,
entonces es indispensable que
tanto las instalaciones de los
equipos como la adecuacin del
lugar se encuentre en perfectas
condiciones para el correcto
funcionamiento de estos.

Cumplimiento de las
especificaciones y
requisitos de diseo y
espacio

Equipos

Contar con proveedores que

esten la capacidad de suplir las
necesidades de equipos de
acuerdo a lo requerido, es por
esto, que buscamos siempre
calidad, precio, tiempo de
entrega y trayectoria en el
campo a utilizar estos, ya que la
idea es contar siempre con el
buen funcionamiento de cada
uno de los equipos adquiridos.

Compra e instalacin
de equipos

Insumos

Como ocurre en el item anterior,

es importante contar con
proveedores especializados en
todos los tipos de insumos
necesarios para prestar un buen
servicio, es por esto que
buscamos calidad, precio,
tiempo de entrega y trayectoria
en el mercado

Compra de insumos

Plan de mercadeo

Con base en la identificacin del

publico objetivo y definir el plan

Identificacin
clientes,
plan

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de
de

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Personal
Contratado

de medios por medio del cual se

va ha realizar toda la publicidad
necesaria para cubrir con la
expectativa de la apertura y con
la satisfaccion de cada cliente,
se realizaran campaas
agresivas inicialmente para dar
a conocer nuestro portafolio y
servicios.

medios,
publicidad,
servicios y tarifas.

Se contratara personal idoneo

que cumpla con los requisitos
basicos necesarios para cada
cargo, ya que es fundamental
que no solo tengan la
experiencia, sino las
competencias, el servicio al
cliente y las normas legales.

Todas las vacantes

contratadas

Exclusiones

Capacitacin del personal

Tratamientos de belleza como arreglo de uas, cabello, etc.
Restricciones

Presupuesto: Solamente contamos con $1.000 MM

Tiempo de ejecucin del proyecto que no sobrepase los dos meses
despus de haber terminado la fecha lmite.
Los documentos ya estn tramitados para el cierre del proyecto.
Que los insumos y equipos cumplan con todas las normas de calidad
exigidas.

EDT-ESTRUCTURA DE DESGLOSE DEL TRABAJO

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Supuestos
Entrega de equipos a una fecha determinada: Retraso en la apertura del
Spa
Entrega de los documentos legales: Riesgo de trabajar en la ilegalidad.
Alta calidad en los productos y equipos a utilizar: Clientes insatisfechos,
riesgos en la salud y posibles demandas.
Diccionario de la EDT
Cdigo
Entrega PAQUETE DE TRABAJO
ble.
1.0

DESCRIPCIN DE CADA ACTIVIDAD

Direccin de proyectos

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1.1

Escoger
el
directivo
capacidades

equipo En base a las caractersticas que se

segn necesitan para la prestacin del servicio, se
tienen en cuenta las competencias de cada
una de las personas que pertenecen al
equipo directivo y a cada uno se le asignar
un rol para que lo desempee de acuerdo
con la experiencia laboral y profesional que
se tenga.

1.2

Realizar
reunin
de Teniendo el equipo directivo constituido se
directivos
para procede a realizar tantas reuniones como
planeacin
sean necesarias para la realizacin de la
planeacin y puesta en marcha del spa.

1.3

Realizar
ejecucin

2.0

Capital

2.1

Preparar
documentos Diligenciar los formularios de solicitud de
exigidos por el banco
crdito para 3 bancos y preparar los
documentos exigidos por cada entidad
financiera.

2.2

Presentar
las Enviar formalmente la solicitud de crdito a
solicitudes a los bancos los bancos, con las firmas autorizadas.

3.0

Documentacin legal

3.1

Conseguir licencia de Realizar el trmite en la alcalda de

funcionamiento
bucaramanga para obtener la licencia de
funcionamiento propia de nuestro negocio.

3.2

Conseguir autorizacin Realizar la apertura de constitucin de la

por
Cmara
de empresa ante la cmara de comercio de
Comercio
bucaramanga junto con los documentos
requeridos segn consta en el acta de
constitucin de la empresa.

3.3

Tramitar
documentos Despus del trmite ante la cmara de
requeridos por la DIAN
comercio de bucaramanga, realizar el
respectivo trmite ante la Dian, de acuerdo

plan

de Despus de elaborar la planeacin, se cuenta

con el plan a ejecutar el proyecto, debe estar
bien definido, ya que de este plan se
realizar toda la puesta en marcha.

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con el tipo de sociedad que se haya

constituido, as mismo, tener presentes las
fechas de pago de impuestos.
4.0

Adecuaciones e instalaciones

4.1

Disear interiores

4.2

Realizar cotizacin de El Gerente Operativo con ayuda del

materiales
arquitecto y los ingenieros cotizarn los
materiales que se necesitan para la obra

4.3

Comprar materiales

Despus de realizadas las cotizaciones

escoger al mejor proveedor teniendo
cuenta la calidad, tiempo y capacidad
cumplimiento, y se realizar la compra de
materiales

4.4

Remodelar el espacio

El personal de obra dirigido por el arquitecto

y el ingeniero, realizar la remodelacin del
espacio que incluye cambio de pisos, pintura,
adecuacin de cada espacio del spa, y
tambin se harn las remodelaciones
exteriores.

5.0

Equipos

5.1

Establecer
requerimientos

Consiste en precisar qu equipos se deben

adquirir, as como las especificaciones que
debe cumplir cada uno

5.2

Realizar cotizaciones

Cotizar los equipos que se requieren con

diferentes
proveedores
nacionales
e
internacionales

5.3

Comprar equipos

Escoger el proveedor de acuerdo a la

calidad, precio, garantia y cumplimiento y
realizar la compra y el proceso de
importacin en caso de ser necesario.

5.4

Instalar equipos

Consiste en la instalacin de los equipos

teniendo en cuenta las indicaciones dadas
por el proveedor.

Diseo del interior del establecimiento por

parte de un arquitecto externo contratado.

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se
en
de
los

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6.0

Insumos

6.1

Establecer
requerimientos

Determinar qu insumos se necesitan para el

funcionamiento del spa, as como la cantidad
requerida de cada uno. Los insumos incluyen
aceites, toallas, esencias, velas, entre otros.

6.2

Realizar cotizaciones

Cotizar con al menos cinco proveedores de

cada insumo a nivel local y nacional

6.3

Seleccionar
proveedores

Realizar convocatorias para tener una

disponibilidad global de diferentes empresas
que nos proveern nuestros productos.

6.4

Comprar insumos

Teniendo la lista de proveedores disponibles

y los que hayan tenido buenos precios de
acuerdo con cotizaciones establecidas,
compramos los insumos a los proveedores
seleccionados, teniendo en cuenta que
cumplan con las normas legales y de salud
segn corresponda

7.0

Estudio de mercados

7.1

Identificar los clientes

7.2

Definir plan de medios y Esta actividad consiste en la difusin de

publicidad
campaas publicitarias elaboradas por el
publicista externo y realizndole seguimiento
la encargada de marketing, los cuales se
encargaran de crear, analizar y seleccionar
los canales por los que transmitiremos la
informacin a la poblacin apropiada en el
momento indicado.

7.3

Definir
tarifas

servicios

Se debe realizar de acuerdo con la ubicacin

del Spa una muestra aleatoria de posibles
clientes al rededor del establecimiento para
as al momento de realizar la publicidad
contar con la cantidad de clientes necesarios
para la puesta en marcha.

y En reunin con el equipo directivo, y en base

a los estudios de mercado para definir los
servicios a prestar, y las tarifas a cobrar, se
deben
establecer
tarifas
altamente

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competitivas con el mercado, teniendo en

cuenta que cada servicio va a contar con
tratamientos diferentes y valores agregados
adicionales para que la poblacin a utilizar
nuestro portafolio
7.4

Realizar
evento
inauguracin

de Consiste en la apertura del spa, se realizar

un evento dentro del establecimiento dando a
conocer el lugar, los espacios, el personal,
previa fijacin del da y la hora del evento a
realizar.

CREACIN Y PUESTA Este paquete de trabajo se elabora ante la

EN MARCHA DEL SPA necesidad de disminuir los niveles de estrs
EXTRESS
en la poblacin en general buscando tcnicas
que permitan la relajacin y la buena salud
CREAR ESTRATEGIAS Esta actividad consiste en disear una
DE PUBLICIDAD
campaa que nos permita lograr a la
poblacin objetivo una respuesta positiva,
una vez se tenga claro que vamos a publicitar
(mensaje), se necesita encontrar la forma en
la que lo vamos a comunicar y los medios
que utilizaremos para llegar hasta el pblico
objetivo que deseamos llegar.
DISEAR LOGO

Es un signo grfico que nos va ha identificar

como empresa especializada en tcnicas de
relajacin a travs de un espacio adecuado
llamado Spa Extress

REALIZAR CAMPAAS Esta actividad tiene como objetivo dar a

DE PUBLICIDAD
conocer el servicio del Spa Extress. De
acuerdo a lo anterior se realizar a travs de
anuncios publicitarios, cuas radiales,
publicidad en peridicos, volantes los cuales
aparecern en uno o varios medios de
comunicacin durante un periodo de tiempo
definido con el encargado de marketing
previamente.
8.0

Contratacin de personal

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8.1

Publicar vacantes

Consiste en la publicacin de las vacantes en

las bolsas de empleo del personal necesario
para poder poner en marcha el spa. Se
especificarn los requisitos de cada cargo.

8.2

Seleccionar personal

Incluye la preseleccin de las hojas de vida,

la entrevista y pruebas psicotcnicas, para al
final seleccionar a las personas que cumplan
con el perfil necesario.

8.3

Realizar induccin

El proceso de induccin se realizar a todo el

personal contratado, se explicar cmo ser
el funcionamiento del spa y todos los
procesos internos de este. Todos los
gerentes participarn en este proceso.

PLAN DE GESTIN DE TIEMPOS

Cronograma
Incluye todas las actividades del proyecto secuenciadas, con su duracin y con los
recursos asignados. Debe presentarse en Project. Debe estar alineado con la EDT.

PLAN DE GESTIN DE COSTOS

Presupuesto
Incluye el costo de todas las actividades del proyecto. Para las actividades o entregables ms
importantes debe incluir anlisis de precios unitarios. Debe estar alineado con la EDT. (se puede
presentar en Excel, Project, OPUS o en otra herramienta)

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PLAN DE GESTIN DE LA CALIDAD

PLAN DE GESTIN DE RECURSO HUMANO
PLAN DE GESTIN DE LAS COMUNICACIONES
PLAN DE GESTIN DE LOS RIESGOS
PLAN DE GESTIN DE LAS ADQUISICIONES
PLAN DE GESTIN DE LOS INTERESADOS

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