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MECI

1000:2005

MANUAL DE
AUDITORIA

2009

MANUAL DE AUDITORIA
Alcaldía Municipal de Villanueva
Santander - Colombia

1. INTRODUCCION
La auditoria interna ha sido un mecanismo utilizado como método de control,
el cual se ve fortalecido dentro de los entes Nacionales, Departamentales,
Municipales y todos los además entes con la aplicación del Control Interno,
enunciado en la Ley 87 de 1993. Este manual permite que en cualquier
momento el funcionario o los funcionarios que estén ejerciendo el Control
Interno dentro de la Alcaldía de Villanueva, puedan aplicar métodos de
evaluación y medición para observar la adecuada aplicación de la
normatividad vigente.
El manual de auditoria interna, a diferencia de los papeles de trabajo o
formatos establecidos por el Encargado del Control Interno. Es un documento
que de improviso permite evaluar un área o labor especifica con o sin
conocimiento de la misma y del Gerente de la Entidad.
El Control Interno como tal, que se expresa con medidas de autocontrol, debe
tener las herramientas necesarias, por eso en cada dependencia se podrá
implementar los mecanismos de control requeridos, siempre y cuando ello no
perjudique el normal desarrollo y desempeño del área. Es importante tener
claridad en que estos controles deben estar ajustados a las leyes vigentes que
dentro de la materia existan para todo el territorio Nacional, sus Entes
Territoriales.
La planeación ha sido una de las bases para el correcto desarrollo de la
Entidad, de ahí se desprende una serie de proyectos destinados al
cumplimiento de los objetivos trazados en la transformación institucional y en
aspectos tales como el beneficio de la comunidad. Debido a que los proceso
se ejecutan a diario y de forma constante evaluación y seguimiento al
desarrollo de los mismos, logrando con esto exactitud, veracidad y legalidad
en cada una de las actividades de los funcionarios públicos, personal,
particular y terceros involucrados en las actividades de la Entidad.
El Manual de Auditoria permite que el funcionario encargado de ejercer el
Control Interno en la Entidad, aplique los controles necesarios en el momento
indicado y más aun, que sea un órgano asesor, más no decisorio, de las
actuaciones cotidianas de la Alcaldía de Villanueva.

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observando para ello los requerimientos hechos por las entidades de control tales como: Contraloría. decretos y demás normas que se deben aplicar en cada actividad desarrollada. así como en las labores desarrolladas por cada uno de los funcionarios de la Entidad. sugerir e informar al Alcalde sobre el desarrollo y aplicación de los procesos establecidos.Colombia 2.  Cumplir exactamente con lo establecidos en las leyes. el estado actual de las labores realizadas en cualquiera de las áreas de trabajo de la entidad. Junta Directiva y demás que por la ley participen en la vigilancia y control de la Alcaldía de Villanueva. Procuraduría. OBJETIVOS  Apreciar en el momento y lugar.  Recomendar. Carrera 15 No.MANUAL DE AUDITORIA Alcaldía Municipal de Villanueva Santander . 13 – 27 Telefax 097-7166262 Página 3 .  Fortalecer las actuaciones internas en los procesos. la aplicación óptima y exacta estipulado en los mismos y recibir de igual forma las recomendaciones necesarias para los posibles ajustes a ellos.  Recomendar y asesorar a los responsable de las actividades desarrolladas dentro del cotidiano funcionamiento de la Alcaldía de Villanueva. Veedurías.  Exigir al responsable de los procedimientos.

sino de toda la organización. financieros. así como propender por el mejoramiento de la gestión de la entidad. debe tener el reconocimiento y aceptación. cuya finalidad es examinar las operaciones ordinarias de la entidad para determinar que los procedimientos aplicados se ajusten a las normas en cuanto a la documentación requerida. Debido a su contacto con el personal de la entidad y al conocimiento de los detalles de las operaciones. por lo cual la dirección tiene que contar con una unidad funcional especializada que coordine y evalúe el Carrera 15 No. su labor didáctica y el beneficio para la entidad como consecuencia de sus actividades. En la mayoría de las entidades del sector público a pesar de la normatividad existente. el Encargado de Ejercer el Control Interno. 13 – 27 Telefax 097-7166262 Página 4 . no sólo de los altos niveles jerárquicos. En otras palabras es un control integral de gestión que funciona sobre la evaluación de otros controles.1 CONCEPTOS SOBRE LA AUDITORÍA INTERNA La Auditoría Interna. Es una actividad independiente dentro de la organización. se presentan numerosos y complejos problemas administrativos. etapas dentro del proceso y vigilancia de las áreas sobre los puntos de control correspondientes. La responsabilidad del Encargado de Ejercer el Control Interno. para garantizar su independencia. Necesariamente el Encargado de Ejercer el Control Interno. ASPECTOS GENERALES 3. constituye su principal contribución al propósito de evitar errores o desviaciones. operarios y técnicos. mantenimiento y evaluación de las funciones de Control Interno. sometiéndose a consideración de la Alcalde.Colombia 3. los cuales debe estudiar y documentar. el Encargado de Ejercer el Control Interno. es fundamentalmente un control de controles.MANUAL DE AUDITORIA Alcaldía Municipal de Villanueva Santander . en el desarrollo. para su aprobación. debe estar en capacidad de asesorar y recomendar los ajustes que se consideren necesarios para el eficiente funcionamiento de los procesos. contables. debe servir de receptor de sugerencias para cambios en los procedimientos de Control Interno. Así mismo.

recomendaciones y seguimiento a los informes. Carrera 15 No. y supone la condición de independencia del auditor.1. respecto a las actividades a realizar. indagaciones. 3. c). El Encargado de Ejercer el Control Interno. e incrementando la eficiencia y la productividad. a fin de disminuirle el riesgo de ocurrencia de tales problemas. Cubre los procedimientos y sistemas de Control Interno establecidos. Es dirigida por un auditor profesional o equivalente. para tener información sobre la regularidad en los procedimientos ordinarios y sobre los sucesos que se detecten. La gestión de la Auditoría Interna es objetiva. b). Se efectúa de manera perceptiva o posterior a la ejecución de las operaciones. e).1 CARACTERÍSTICAS DE LA GESTIÓN AUDITORÍA a). es un medio asesor del Alcalde. La gestión de Auditoría Interna. permite una clara identificación de los problemas y de sus probables soluciones. es un examen que incluye evaluaciones. disminuyendo costos. diagnósticos. análisis. El Alcalde. d). debe mantenerse permanentemente acerca de lo que esté ocurriendo en la entidad en sus distintos niveles.MANUAL DE AUDITORIA Alcaldía Municipal de Villanueva Santander .Colombia sistema de Control Interno. revisiones. mejorando así el funcionamiento de la entidad. f). Es sistemáticamente planeada. en consecuencia el auditor debe mantener una actitud mental no comprometida. 13 – 27 Telefax 097-7166262 Página 5 . de acuerdo con las normas de auditoría generalmente aceptadas. La información proporcionada por el Encargado de Ejercer el Control Interno al Alcalde.

1.2.2. rendimiento. el Auditor puede obtener la certeza de que los inversionistas fueron tomados de manera satisfactoria.3 REVISIÓN SELECTIVA: Constituye una técnica frecuentemente aplicada a áreas que por su volumen y otras circunstancias no pueden estar comprendidas en la revisión o constatación más detenida o profunda.1. 3. de manera abierta o discreta cómo el personal realiza las operaciones.1. TÉCNICAS DE VERIFICACIÓN OCULAR 3. 13 – 27 Telefax 097-7166262 Página 6 .2 TÉCNICAS Y MÉTODOS DE EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO..2 OBSERVACIÓN: Es considerada la más general de las técnicas de Auditoría y su aplicación. 3. Una gran parte de la Auditoría se fundamenta en la comparación de resultados o realidades contra criterios aceptables. etc. facilitando de esta forma la evaluación por el Auditor y la formulación de las conclusiones y recomendaciones.MANUAL DE AUDITORIA Alcaldía Municipal de Villanueva Santander .1. En la aplicación de esta técnica. es de utilidad en casi todas las fases del examen. observando la manera como se realiza la toma física del mismo. Por medio de ellas el Auditor se cerciora de ciertos hechos y circunstancias. normas de calidad. cobertura en la prestación de servicios. Frecuentemente es útil comparar precios de compra.2. principalmente lo relacionado con la forma de ejecución de las operaciones al darse cuenta personalmente. grados de utilización de equipos. En su aplicación más común. entre dos o más dependencias. el Auditor debe prestar especial atención a la identificación de operaciones o transacciones fuera de lo común en el aspecto sujeto a revisión. En dicha operación el Auditor observa las actividades del personal de la entidad en lugar de efectuar la toma física del inventario. indicadores de gestión.1 COMPARACIÓN: Observar la similitud o diferencia de dos o más conceptos. Carrera 15 No.Colombia 3.

7 LA ENTREVISTA: Se utiliza fundamentalmente para recolectar información cualitativa y se debe realizar con las personas responsables e involucradas en el proceso. El empleo cuidadoso de esta técnica puede determinar la obtención de información valiosa que sirve más como apoyo que como evidencia directa en el juicio definitivo del auditor.4 PRUEBA DE RECORRIDO: Seguir una operación de un punto a otro dentro de su procesamiento. activos fijos y similares. con el objeto de hacer seguimiento desde su inicio hasta el fin de los procesos normales. típicas de cada clase o grupo. 3. es muy común que el Auditor. seleccione algunas operaciones o transacciones representativas.6 INDAGACIÓN: Consiste en averiguar o inquirir sobre un hecho.Colombia 3. se efectúa mediante la técnica de inspección.2.1.1. Pueden realizarse mediante cuestionarios o preguntas abiertas que permitan conocer las características del procedimiento estudiado o mediante preguntas que brinden información más detallada. constituye la aplicación de esta técnica. TÉCNICAS DE VERIFICACIÓN FÍSICA 3. Cualquier pregunta dirigida al personal de la entidad o hacia terceros que puedan tener conocimiento sobre las operaciones de la misma.1. Al revisar y evaluar el Sistema de Control Interno. La verificación de activos tales como documentos por cobrar.2.2.5 INSPECCIÓN Y VERIFICACIÓN: La inspección involucra el examen físico y ocular de algo.2. Carrera 15 No. documentos que evidencien valores. 13 – 27 Telefax 097-7166262 Página 7 . acciones y otros similares. La aplicación de esta técnica es sumamente útil en lo relacionado a la constatación de dinero en efectivo. títulos. TÉCNICAS DE VERIFICACIÓN VERBAL 3.MANUAL DE AUDITORIA Alcaldía Municipal de Villanueva Santander .1.

Obtener una razonable seguridad respecto a la autenticidad del documento.11 COMPROBACIÓN: Examinar verificando la evidencia que respalda una operación o acto. pasivos.MANUAL DE AUDITORIA Alcaldía Municipal de Villanueva Santander .2.2. Se debe examinar que la operación se realice en interés de la Alcaldía de Villanueva.2. propiedad.. siempre que existan las fuentes independientes de datos organizados dela misma base. que consiste en identificar las diferencias entre el saldo del extracto bancario.9 SINOPSIS: Es la esquematización.1. en este caso. para demostrar su autenticidad. clasificación o resumen escrito que permiten una mayor percepción y claridad de los distintos elementos significativos de un proceso. agrupación. Para que el elemento de juicio obtenido mediante la aplicación de esta técnica tenga valor. certidumbre. Carrera 15 No.Colombia TÉCNICAS DE VERIFICACIÓN ESCRITA 3. operaciones. la técnica de conciliación puede ser aplicada. legalidad. mediante la afirmación escrita de una persona o instrucción independiente de la entidad y que se encuentre en condiciones de conocer la naturaleza y requisitos de la operación consultada.1. TÉCNICAS DE VERIFICACIÓN DOCUMENTAL 3. etc.2.8 CONCILIACIÓN: Significa poner de acuerdo o establecer la relación exacta entre los conceptos interrelacionados. 3.1. dicho examen debe cubrir los siguientes puntos: a. etc. 13 – 27 Telefax 097-7166262 Página 8 . El ejemplo más común de esta técnica es la conciliación bancaria.1. 3. Es indudable que el auditor debe estar alerta para detectar cualquier documento fraudulento. es indispensable que el auditor mantenga un control completo y directo sobre los medios para efectuar la confirmación.10 CONFIRMACIÓN: Consiste en cerciorarse de la autenticidad de activos. b.

MÉTODOS 3. mediante firmas autorizadas en los documentos que las fundamentan.1. d. 3. es un requisito indispensable en una auditoría. En general. Es conveniente resaltar que esta técnica. se requerirán de otras pruebas para determinar la validez de las cifras incluidas en una determinada transacción. diseñados para las distintas áreas mencionando los registros y formularios que intervienen en el proceso. por lo tanto.2. la verificación selectiva o global de dichas operaciones. cualquier operación matemática puede ser sujeta a error humano. Se debe determinar. y una respuesta negativa indique la ausencia de la misma.13.1.2. Carrera 15 No. las personas que pueden brindar esa información y definir las preguntas indispensables. Los cuatro puntos mencionados son considerados por el auditor al examinar los documentos originales y al aceptar estos como elementos de juicio de una operación. prueba solamente la exactitud aritmética de un cálculo. Se debe tener la seguridad de que la operación ha sido aprobada por el funcionario competente. 3. de tal manera que una respuesta afirmativa indique la existencia y observación de la norma. Es utilizado cuando se requiere obtener información de un número representativo de personas. MÉTODO DE CUESTIONARIO: Este consiste en convertir en pregunta todas las normas de Control Interno. si las operaciones han sido registradas en forma correcta.12 COMPUTACIÓN: Hace referencia al cálculo o conteo de datos numéricos con el objeto de asegurar que las operaciones matemáticas previamente efectuadas sean correctas.MANUAL DE AUDITORIA Alcaldía Municipal de Villanueva Santander . La elaboración del cuestionario requiere determinar exactamente la información que se necesita.1. MÉTODO DE NARRACIÓN: Consiste en la descripción más detallada de los procedimientos más importantes de la administración y las características del Control Interno. dándole un orden lógico.Colombia c.14.2. 13 – 27 Telefax 097-7166262 Página 9 . por lo tanto.

15: DIAGRAMA DE MOVIMIENTOS.Colombia La aplicación del cuestionario.1 NORMAS GENERALES El examen debe llevarse a cabo por una persona o personas que tengan el entrenamiento técnico y la capacidad profesional como auditores. Carrera 15 No. 3. de manera secuencial los procedimientos. NORMAS DE AUDITORÍAS GENERALMENTE ACEPTADAS Las normas de auditorías generalmente aceptadas son: 3.1. por cuanto permiten visualizar fácilmente la totalidad del sistema o procedimiento analizado. Este método presenta múltiples ventajas que van desde un conocimiento más amplio de los procedimientos empleados y de la desviación de los mismos.4.MANUAL DE AUDITORIA Alcaldía Municipal de Villanueva Santander . el auditor normalmente aplica un conjunto de técnicas y prácticas. Consiste en describir objetiva y gráficamente. de acuerdo con las circunstancias que le rodean en un determinado momento de trabajo. eficientes y económicas de éstas herramientas de auditorías.1. hasta la identificación clara de la existencia o ausencia de controles financieros y operativos.3 DETERMINACIÓN DE LAS TÉCNICAS Y PRÁCTICAS APLICABLES.4. que le proporcionen la evidencia necesaria y suficiente certeza para fundar sus opiniones y conclusiones de tal manera que estas sean objetivas y profesionales. 3.1. área o rubro. actividad.1. 3. facilitando la preparación de las cartas de Control Interno. En el caso de cualquier operación. mediante la utilización de símbolos convencionales y de aplicaciones que den una idea completa de los mismos. Es el criterio profesional del auditor. permite servir de guía para relevar y determinar las áreas críticas de una manera uniforme. 13 – 27 Telefax 097-7166262 Página 10 . el que debe determinar la combinación de las técnicas o prácticas más adecuadas. juicio y prudencia de escoger las más efectivas. Es lógico que él posea la habilidad.2.

lo cual se logrará mediante la consecución y consulta de documentos. 3. 1: CONOCIMIENTO PRELIMINAR: a.MANUAL DE AUDITORIA Alcaldía Municipal de Villanueva Santander .  Definir el alcance general del trabajo a realizar. de análisis de situaciones. comprende cinco fases. cuyas secuencias no necesariamente deben seguir con absoluta rigidez. de reconocimiento y seguimiento. en donde se registra la información completa y suficiente obtenida durante la etapa de conocimiento preliminar.ACCIONES BÁSICAS:  Recoger información y conocer. los cuales están constituidos por formatos y documentos. el cual debe fundamentarse en las circunstancias que motivaron su realización y el conocimiento general que se haya adquirido del área o proceso. en general. Las fases son las siguientes: FASE No.1.  Determinar el objetivo general de las labores a realizar. si las características especiales de trabajo así lo requieran. la realización de entrevistas. Se ejercerá el cuidado profesional en la ejecución del examen y en la preparación del informe. se procederá a su conocimiento global y a definir el objetivo general del trabajo a realizar. Para el cumplimiento de estas fases se utilizarán papeles de trabajo. su alcance general básico de personas que lo ejecutarán. b. Carrera 15 No.4. encuestas y cualquier otra técnica que se considere pertinente. 13 – 27 Telefax 097-7166262 Página 11 . OBJETIVO: Una vez seleccionada el área o proceso de análisis. de tal manera que pueda ser posible adelantar alguna de ellas en forma simultánea e inclusive fusionar las dos primeras fases. el área o proceso que se va a analizar.Colombia En todos los asuntos relacionados con el examen del trabajo encomendado. fijar los recursos necesarios y el tiempo estimado para desarrollar las acciones.2 NORMAS RELATIVAS A LA EJECUCIÓN DEL TRABAJO: El proceso metodológico del Encargado de Ejercer el Control Interno de la Alcaldía de Villanueva. inspecciones. él o los auditores auxiliares mantendrán una actitud mental independiente.

Carrera 15 No. la ubicación geográfica del área objeto de análisis.  Determinar los criterios que servirán de base para el trabajo. a juicio de quienes vayan a realizar el análisis del área o proceso. a políticas.  El alcance se definirá teniendo en cuenta. b. el contenido del trabajo. estándares. indicadores. presenten inconvenientes o problemas. definir con precisión los parámetros que permitirán confrontar en el análisis de situaciones. poder identificar las desviaciones existentes en cada caso. además por la experiencia y buen juicio de quienes realicen el análisis. los puntos que se consideren críticos con el fin de determinar los objetivos y alcances específicos del trabajo. PRODUCTOS: Resumen de la información básica del área o proceso analizada. programas. metas. esto es. el tamaño de la muestra que se va a analizar. 13 – 27 Telefax 097-7166262 Página 12 .MANUAL DE AUDITORIA Alcaldía Municipal de Villanueva Santander . entre otros aspectos. Estos criterios están constituidos por normas internas y externas aplicables la Alcaldía de Villanueva. sus aspectos claves. por su importancia dentro de los planes y programas establecidos o porque implican decisiones o tienen injerencia en ellas. FASE No. es decir. y el número de recursos disponibles para su ejecución. ACCIONES BÁSICAS:  Seleccionar y analizar la información específica del área o proceso de acuerdo con el conocimiento adquirido en la primera fase. 2: PLANEAMIENTO DEL TRABAJO: a. objetivos. lo que está sucediendo con lo que debe ser así. planes.Colombia c.  Precisar los aspectos claves y los puntos críticos del área o proceso.  Definir los objetivos y alcances específicos del trabajo con fundamento en el resultado del análisis de la información específica. OBJETIVO: Con base en el análisis de la información general obtenida del área proceso de identificación. aquellos que merezcan especial atención por su incidencia en los resultados de la gestión. También se identifican aquellos aspectos relevantes que.

etc. las situaciones significativas y relevantes con fundamento en los criterios establecidos e identificar sus causas y efectos para presentar recomendaciones tendientes a mejorar la gestión. sistema de información (aplicaciones sistematizadas.) y sistema de verificación (prácticas sanas de control). idoneidad del recurso humano.  Listado de criterios para el análisis a realizar. Carrera 15 No.  Analizar conjuntamente con las personas responsables de la ejecución de actividades. 3 EVALUACIÓN DE LOS CONTROLES INTERNOS ESTABLECIDOS Y ANÁLISIS DE SITUACIONES: a.Colombia  Elaborar el plan de trabajo específico en el cual deberá consignarse los resultados de las acciones señaladas en esta fase y el correspondiente programa de trabajo. proceso o dependencia objeto de análisis. con el fin de identificar.  Listado de aspectos claves y puntos críticos. organización (funciones. para proponer recomendaciones y alternativas de soluciones orientadas a eliminar las causas detectadas y mejorar el sistema de control interno.  Identificar las amenazas. PRODUCTOS:  Plan y programa de trabajo específico. formas pre impresas.). etc. tanto las situaciones positivas como críticas. debilidades y fortalezas del área. normas. procedimientos. la gestión en el área o proceso objeto de análisis. 13 – 27 Telefax 097-7166262 Página 13 . flujo de correspondencias. FASE No. c. oportunidades. OBJETIVO: Evaluar la idoneidad y efectividad de los controles establecidos y aplicados a las diferentes dependencias como parte integrante del Sistema de Control Interno. sistema de planeación existente. analizando sus causas y efectos. consecuencialmente. Las acciones son:  Examinar los aspectos relacionados con la misión de la entidad y de cada una de las dependencias.MANUAL DE AUDITORIA Alcaldía Municipal de Villanueva Santander .

 Listado de recomendaciones. ACCIONES BÁSICAS  Dar informe de avances verbales o escritos al señor Alcalde y a los responsables del proceso. los siguientes procesos: 1. . 2. fundamentalmente. c. Su redacción debe ser clara sin ambigüedades y evitando la utilización de expresiones que puedan generar hostilidades y fricciones. suministrando información importante y de trascendencia para la toma de decisiones. OBJETIVOS: Suministrar a la Administración Municipal información útil. b.  Listado de las fortalezas. PRODUCTOS:  Listado de las situaciones. recomendando acciones preventivas y correctivas para mejorar la gestión. en relación con los resultados del trabajo que se hubiere llevado a cabo.Información básica del área o proceso objeto de análisis. procesos y operaciones analizadas y el período que fue objeto de análisis). amenazas y oportunidades. 4: COMUNICACIÓN DE RESULTADOS: a. veraz y oportuna. PRODUCTOS: Informe final Contenido del informe final: El informe debe constituirse en un instrumento base de gestión. de sus causas y efectos. FASE No.Colombia c.  Presentar el informe final al señor Alcalde y a las demás dependencias que tengan relación con el área o proceso analizado. Presentación: .Antecedentes y objetivos del trabajo realizado.Alcance o cobertura del trabajo realizado (se precisarán las áreas. .MANUAL DE AUDITORIA Alcaldía Municipal de Villanueva Santander .Metodología y técnicas empleadas. . 13 – 27 Telefax 097-7166262 Página 14 . Situaciones encontradas: Carrera 15 No. área o dependencia que se hubiera analizado. El informe contendrá. debilidades.

por cuanto podría distraer la atención de sus destinatarios. 3. Este plan será elaborado por los responsables de la ejecución de las actividades en él señaladas y concertados con el Encargado de Ejercer el Control Interno. pues debe realizar el seguimiento a las acciones señaladas en el plan de mejoramiento para determinar su efectivo cumplimiento. Recomendaciones: Deberán describirse con precisión. si fuere pertinente. OBJETIVOS: La labor el Encargado de Ejercer el Control Interno.  Elaborar informes escritos sobre el resultado de las acciones de seguimiento adelantadas. el tiempo estimado para lograrlos y los funcionarios responsables de la ejecución de cada actividad.Colombia Se indicarán las situaciones positivas encontradas y las que presentaron desviación. b. el informe los incluirá y en ellos se consignarán los datos que resultaron inconvenientes introducir en el texto del informe.MANUAL DE AUDITORIA Alcaldía Municipal de Villanueva Santander . de tal manera que del contenido de ellas surja la elaboración del respectivo plan de mejoramiento. Carrera 15 No. Anexos: Cuando en aras de mayor claridad se justifican los anexos. 13 – 27 Telefax 097-7166262 Página 15 . no concluye con la producción y remisión del informe final. FASE No. En su contenido se indicarán los resultados esperados. También podrá señalarse nuevas recomendaciones. identificando sus causas y efectos con claridad. PRODUCTOS: Informes en cuyo texto se describirá el estado actual de las situaciones que fueron observadas en el trabajo objeto del seguimiento. 4. c. ACCIONES BÁSICAS:  Efectuar seguimientos periódicos a través de visitas en las áreas que fueron objeto de análisis o mediante solicitudes escritas de información dirigida a los directivos responsables de la ejecución de las acciones de mejoramiento. 5: SEGUIMIENTO A LOS PLANES DE MEJORAMIENTO: a.

establece el marco de referencia de las actividades el Encargado de Ejercer el Control Interno. y su independencia respecto a las demás áreas y estimulando la necesaria cooperación de todo el personal para la normal realización de sus funciones. el estudio de sus sugerencias y la asignación de revisiones especiales que se consideren prudentes en casos puntuales. previos los estudios sobre conveniencias y factibilidad de las soluciones propuestas por el Encargado de Ejercer el Control Interno. además le suministra información de carácter general sobre políticas gubernamentales relativas a este ramos que afecte a la Alcaldía de Villanueva. 5.Colombia 3. físicos y financieros que requiere el Encargado de Ejercer el Control Interno para garantizar el buen éxito de sus funciones. Determinar las políticas a seguir: El Alcalde define mediante instrucciones específicas a el Encargado de Ejercer el Control Interno.MANUAL DE AUDITORIA Alcaldía Municipal de Villanueva Santander . Atender las recomendaciones el Encargado de Ejercer el Control Interno: El Alcalde. 3. Proporcionar los recursos para el cumplimiento de las funciones el Encargado de Ejercer el Control Interno: El Alcalde. Determinar las actividades a realizar: El Alcalde. la recepción de sus informes. aprueba el suministro oportuno de los recursos humanos. destacando su relación de dependencia directa del Alcalde.3 RELACIÓN EL ENCARGADO DE EJERCER EL CONTROL INTERNO CON LA ENTIDAD.1 RELACIÓN DE LA OFICINA ASESORA DE CONTROL INTERNO CON EL ALCALDE: La relación del señor Alcalde con el Encargado de Ejercer el Control Interno. debe Carrera 15 No. 13 – 27 Telefax 097-7166262 Página 16 . Respaldar las actividades el Encargado de Ejercer el Control Interno: El Alcalde establece ante las diferentes dependencias de la Alcaldía de Villanueva. 4. 2. la importancia de las actividades que ejecuta el Encargado de Ejercer el Control Interno. 3. las políticas de administración en materia de Control Interno. está dirigida a: 1. mediante la aplicación de sus programas de trabajo.3.

las políticas y procedimientos que deben atender en el cumplimiento de sus funciones. La existencia el Encargado de Ejercer el Control Interno. para lo cual deben proceder a revisar que la exactitud y oportunidad de sus propias acciones correspondan a la calidad y resultados de los que son particularmente responsables. y por lo tanto. Igualmente. para poder mantener su independencia. Todos los funcionarios deben tener pleno conocimiento de los aspectos de control involucrados en los procesos que ellos ejecutan en la administración. correcciones y modificaciones a los procedimientos se apliquen en beneficio de la administración. cada funcionario es responsable por los bienes y activos de la Alcaldía de Villanueva. sin consideración a que tales acciones y resultados sean revisados y aprobados por otro funcionario.Colombia tomar las disposiciones necesarias para que los ajustes. a un cuando si debe proporcionar información sobre procedimientos de control cuando le sea requerido.2 RELACIÓN EL ENCARGADO DE EJERCER EL CONTROL INTERNO CON LAS DEMÁS DEPENDENCIAS DE LA ALCALDÍA DE VILLANUEVA. 13 – 27 Telefax 097-7166262 Página 17 .MANUAL DE AUDITORIA Alcaldía Municipal de Villanueva Santander . Además el Encargado de Ejercer el Control Interno no puede participar en ningún momento en las operaciones de la administración. no está obligado a dar cuenta de sus acciones a otras dependencias. El auditor es responsable ante el señor Alcalde. que se tomen las medidas necesarias para que sus hallazgos produzcan las acciones correctivas y los ajustes recomendados Carrera 15 No. independientemente de que otros funcionarios practiquen los controles respectivos. 3. confiados a su cuidado. depende para su eficacia del apoyo total del señor Alcalde. del acceso directo al despacho del mismo. El Encargado de Ejercer el Control Interno.3. no puede exonerar a los funcionarios de responsabilidad sobre las funciones de control que se le han asignado.

si es del caso de las necesidades de regulación interna o de ajustes a la misma para el mejoramiento de la gestión (Control de gestión). 13 – 27 Telefax 097-7166262 Página 18 . el acatamiento de las normas. financieros y físicos de la administración. el cumplimiento de los procedimientos establecidos. la legalidad y confiabilidad de la información financiera. deberá ser igual que sobre los resultados o producto finales o aún mayores. Su interés sobre los procedimientos de control.1 MARCO LEGAL La labor el Encargado de Ejercer el Control Interno. Carrera 15 No. Es evidente que si los controles han sido apropiadamente establecidos y aplicados. así como su efectividad y cumplimiento.2. procurando identificar las dificultades existentes para su uso y los ajustes que sean necesarios para su mejoramiento (Controles y gestión y de legalidad). ACTIVIDADES EL ENCARGADO DE EJERCER EL CONTROL INTERNO 4. el cumplimiento de los requisitos documentarios y la seguridad aplicada en los bienes y valores.2 FUNCIONES DEL ENCARGADO DE EJERCER EL CONTROLINTERNO 4. Evaluar la ejecución de la normatividad. el Encargado de Ejercer el Control Interno. a las diferentes Secretarías y demás Oficinas a través de: a. y determinar.Colombia 4. le corresponde de manera general comprobar la eficiencia de las operaciones. los resultados finales o productos habrán de ser correctos.MANUAL DE AUDITORIA Alcaldía Municipal de Villanueva Santander . de manera selectiva.1 FUNCIONES GENERALES: A efectos de alcanzar los objetivos indicados en el punto anterior. 4. c. se relaciona directamente con la organización misma y con los controles de su gestión. b. Evitar y verificar. Evaluar la eficiencia. eficacia y economía en el manejo de los recursos humanos. Al Encargado de Ejercer el Control Interno. aplicables a los procedimientos adoptados para llevar a cabo los procesos de gestión. le compete adelantar acciones de apoyo y asesoría al Alcalde.

 Evaluar la eficiencia y eficacia de los procedimientos aplicados para las adquisiciones. Valorar la rentabilidad pública de la gestión en la Alcaldía Municipal. objetivos. e. FUNCIONES POR ÁREA a. conforme a las pautas que para este efecto. seguridad y oportunidad de la información y sistemas computarizados. Verificar la confiabilidad.2. señale y desarrolle la Contraloría (Control de gestión). almacenamiento e inventario de bienes y contratación de servicios de conformidad con la normatividad vigente. con sus ajustes y ejecución.MANUAL DE AUDITORIA Alcaldía Municipal de Villanueva Santander . evaluación y autorización de novedades de personal.  Analizar los programas de desarrollo y bienestar y evaluar su ejecución. presupuestales y de tesorería de conformidad con la normatividad vigente.Colombia d. Área de Hacienda:  Evaluar la eficiencia y eficacia de los procedimientos aplicados en las operaciones contables. Área Administrativa:  Evaluar la eficiencia y eficacia de los procedimientos aplicados para la selección.  Evaluar la razonabilidad y oportunidad de adquisiciones y contratación de servicios. A continuación se definen. 13 – 27 Telefax 097-7166262 Página 19 . f. programas y la economía y eficiencia en su ejecución (Controles de gestión y resultados). Evaluar el cumplimiento de las políticas.  Evaluar la rentabilidad de las operaciones financieras. planes.  Evaluar el presupuesto programado para cada vigencia. b. por áreas en la administración.  Evaluar la oportunidad para la autorización de las diferentes situaciones administrativas para el reconocimiento de salarios y prestaciones sociales de conformidad con la normatividad vigente.2. las acciones de control que corresponden ejecutar a el Encargado de Ejercer el Control Interno. Carrera 15 No. ACTIVIDADES EL ENCARGADO DE EJERCER EL CONTROL INTERNO 4.

son específicas. evaluando los procedimientos utilizados. actualización y seguridad física de los archivos de respaldo. 13 – 27 Telefax 097-7166262 Página 20 .  Evaluar la aplicabilidad y funcionalidad de los instrumentos metodológicos utilizados para el cumplimiento de la gestión.  Evaluar la existencia.MANUAL DE AUDITORIA Alcaldía Municipal de Villanueva Santander .  Evaluar la eficiencia y eficacia en la utilización de los equipos de cómputos y de las aplicaciones sistematizadas. documentos. Aún cuando las funciones asignadas al Encargado de Ejercer el Control Interno. su ejecución y conformidad con las políticas establecidas en esta materia. Área Operativa:  Analizar la eficiencia. Carrera 15 No. aplicación y funcionalidad de la documentación. deben tener una amplia divulgación en todas las dependencias de la Alcaldía de Villanueva. Área de Sistemas:  Analizar el programa de sistematización de la entidad. c. así como los provenientes de los créditos.Colombia  Verificar la oportunidad y confiabilidad de los pagos que se hacen por concepto de adquisición de bienes y servicios. para que su naturaleza sea conocida por todos los niveles. eficacia y legalidad de las acciones desarrolladas por la administración. 4. con el propósito de que en caso necesario pueda ampliar el radio de sus acciones al cubrimiento de eventos.3 ALCANCE Y ATRIBUCIONES DE LAS LABORES EL ENCARGADO DE EJERCER EL CONTROL INTERNO Las funciones establecidas para el Encargado de Ejercer el Control Interno. productos o resultados que pudieran aportar claridad a sus revisiones.  Evaluar los recursos patrimoniales de la entidad. y del soporte técnico. necesario para el manejo de los sistemas de información y de los equipos de cómputos.  Verificar la existencia. el alcance de sus actividades no debe estar limitado. d.  Evaluar las seguridades de los equipos de cómputos y el sistema de acceso a las aplicaciones computarizadas.

Estos programas son planes que se hacen previamente a los trabajos que han de efectuarse y deben responder a la recopilación razonable metódica y pormenorizada de prácticas comunes de auditorías y evaluación de Control Interno.5 PROGRAMAS DE AUDITORÍAS: 4. El Encargado de Ejercer el Control Interno. dispondrá que ocasionalmente se varíe la extensión de algunos de los objetivos de las visitas regulares. Cualquier variación en la extensión de alguna visita y su énfasis requerirá de instrucciones especiales en la correspondiente asignación de tareas. basada en preceptos oficiales de cumplimientos obligatorios y en procedimientos técnicos generalmente aceptados. valores y demás activos de la Alcaldía de Villanueva. 4. determinará la mayor o menor intensidad y frecuencia con que cada dependencia se revisa. 4. el Encargado de Ejercer el Control Interno.5. De conformidad con los resultados obtenidos en las visitas precedentes. de los procedimientos a aplicar y de los recursos involucrados. 13 – 27 Telefax 097-7166262 Página 21 . aplicables total o parcialmente a todas las actividades y procedimientos de la administración. El programa de auditoría es un esquema detallado del trabajo por realizar. en el que se Carrera 15 No. así como los puntos del programa en los que habrá de ponerse particular énfasis. registros y documentos. tendrá libre acceso a las diferentes dependencias de la Administración Municipal y podrán examinar el contenido de todos los libros.MANUAL DE AUDITORIA Alcaldía Municipal de Villanueva Santander .1 CONTENIDO DE LOS PROGRAMAS DE TRABAJO: Toda la labor de auditoría debe ser controlada por medio de la utilización de programas de trabajo. con el propósito de que se exploren especialmente algunos aspectos que se consideren de importancia.Colombia El Encargado de ejercer el Control Interno. así como verificar la existencia de bienes.4 FRECUENCIAS Y EXTENSIÓN DE LAS REVISIONES EL ENCARGADO DE EJERCER EL CONTROL INTERNO.

pero sin limitar sus acciones al simple diligenciamiento de formularios. sugerencias y recomendaciones que de él resulten. con disposición positiva y deseo de mejorar la administración Municipal. no tienen el carácter de ser único y rígidos para el cumplimiento de los propósitos buscados. Las acciones sugeridas y los procedimientos recomendados representen las experiencias que resultan útiles para lograr los objetivos de verificación.5. seleccione los procedimientos que a su criterio se requieran en las verificaciones sobre el control. 13 – 27 Telefax 097-7166262 Página 22 . observaciones. utilizando los procedimientos indicados en la presente guía. El resultado de la planificación adecuada y ha de ser una orientación para el funcionario que realiza la auditoría y una guía para la eficaz realización de su trabajo. Se espera que el funcionario el Encargado de Ejercer el Control Interno. los procedimientos. formularios y papeles de trabajo deben ser actualizados y modificados de acuerdo a nuevas circunstancias. Carrera 15 No. Los planes y programas de auditoría deben ser flexibles. el funcionario tendrá que justificar en su informe cualquier variación importante que haya juzgado en los programas que se ha confiado. En el desarrollo del trabajo de auditoría.2 SEGUIMIENTO DEL PROGRAMA DE AUDITORÍA: Los objetivos y procedimientos de auditoría detallados para las diferentes áreas de la administración. 4. Dentro de estos criterios de flexibilidad. completándolos con otros procedimientos para lograr los objetivos previstos.Colombia determina la extensión y oportunidad. así como los papeles de trabajo que deben ser elaborados. El auditor es ante todo un profesional que aplica su conocimiento y criterios al mejor resultado de su trabajo.MANUAL DE AUDITORIA Alcaldía Municipal de Villanueva Santander . el fin del presente documento es proporcionar una guía de carácter general que oriente las actividades del funcionario encargado de la Oficina Asesora que ejercerá el Control Interno.

Por consiguiente. deben utilizar como guía el Manual de Control Interno en el cual se cita la normatividad pertinente a cada proceso. Carrera 15 No. se verá precisado a consultar frecuentemente las regulaciones internas sobre procedimientos y políticas generales de la administración. circulares y demás disposiciones vigentes. además de las autorizaciones necesarias y seguridades con que deben manejarse los procedimientos y bienes de la Alcaldía de Villanueva.Colombia 4. actas. además de mantener un conocimiento al día en las leyes. decretos.5. reglamentos. 13 – 27 Telefax 097-7166262 Página 23 .3 ACCIONES OBLIGATORIAS: En el desempeño normal de sus actividades.MANUAL DE AUDITORIA Alcaldía Municipal de Villanueva Santander . el funcionario de la auditoría.