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UNIVERSIDAD POLITCNICA SALESIANA

SEDE QUITO
CARRERA: CONTABILIDAD Y AUDITORA

Tesis previa a la obtencin del ttulo de:


INGENIERO EN CONTABILIDAD Y AUDITORA

TEMA:
DISEO DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVO
CONTABLE PARA LAS EMPRESAS COMERCIALIZADORAS DE GAS:
CASO COMERCIALIZADORA MAYORISTA DIGAS

AUTOR:
JORGE ALEXANDER NIETO ECHEVERRA

DIRECTORA:
ING. JASLY MARIBEL SOTO

QUITO, MAYO DEL 2012

Los conceptos desarrollados, anlisis realizados y las conclusiones del presente


trabajo, denominado DISEO DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO
ADMINISTRATIVO

CONTABLE
PARA
LAS
EMPRESAS
COMERCIALIZADORAS
DE GAS: CASO COMERCIALIZADORA
MAYORISTA DIGAS son de exclusiva responsabilidad de Nieto Echeverra Jorge
Alexander, los datos tomados cuentan con las respectivas citas textuales.

Quito, Mayo 24 del 2012.


(f)_____________

DEDICATORIA

Este arduo trabajo le dedico a mi jefe, amigo y padre de corazn Mauricio


Egas, quien me apoy en mis momentos buenos y me sostuvo en mis momentos
malos y siempre crey en m a pesar de todos mis defectos, con mi corazn le
agradezco por cada grada que me ayud a subir en mi vida profesional y personal.

NDICE DE CONTENIDO

DEDICATORIA ...................................................................................................................... 3
NDICE DE CONTENIDO ..................................................................................................... 4
INTRODUCCIN ................................................................................................................... 7
CAPTULO I ........................................................................................................................... 9
1. EL SISTEMA DE CONTROL INTERNO .......................................................................... 9
1.1 Concepto .........................................................................................................................9
1.2 Objetivos del Control Interno .......................................................................................10
1.3 Definicin de los Principios ..........................................................................................11
1.4 Definicin de polticas ..................................................................................................11
1.5 El control interno como SISTEMA ...........................................................................12
1.6 Caractersticas del Sistema de Control Interno .............................................................13
1.7 Tipos de Control Interno ...............................................................................................14
1.7.1 Control Interno Administrativo ............................................................................ 14
1.7.2 Control Interno Contable ..................................................................................... 15
1.8 Diferencias entre el Control Interno Administrativo y Contable ..................................17
1.9 Principios del Control Interno .......................................................................................17
1.10 Componentes del Control Interno ...............................................................................19
1.10.1 Primer componente: Ambiente de Control ......................................................... 19
1.10.2 Segundo componente: Evaluacin de Riesgo .................................................... 21
1.10.3 Tercer componente: Actividades de Control ...................................................... 24
1.10.4 Cuarto componente: Informacin y comunicacin ............................................. 26
1.10.5 Quinto componente: Monitoreo o Supervisin ................................................... 28
CAPTULO II ........................................................................................................................ 30
2. DIAGNSTICO DE LA COMERCIALIZADORA MAYORISTA DE GAS DIGAS. 30
2.1 Antecedentes .................................................................................................................30
2.2 Cultura Organizacional .................................................................................................32
2.2.1 Misin ................................................................................................................... 32
2.2.2 Visin .................................................................................................................... 32
2.2.3 Objetivos ............................................................................................................... 32
2.2.4 Polticas ................................................................................................................. 33
2.2.5 Valores de la empresa ......................................................................................... 34
2.3 Estructura Organizacional .............................................................................................35
2.3.1 Organigrama Estructural por cargos ..................................................................... 36
2.3.2 Organigrama Estructural por departamentos ........................................................ 37
2.3.3 Organigrama Funcional......................................................................................... 38
2.4 Factores Internos ...........................................................................................................39
4

2.4.1 Clientes ................................................................................................................. 39


2.4.2 Proveedores ........................................................................................................... 41
2.4.3Competencia .......................................................................................................... 42
2.5 Factores Externos ..........................................................................................................43
2.5.1 Factor Poltico ....................................................................................................... 43
2.5.2 Factor Econmico ................................................................................................. 43
2.5.3 Factor Social ......................................................................................................... 44
2.5.4 Factor Cultural ...................................................................................................... 45
2.5.5 Factor Legal .......................................................................................................... 45
2.6 F.O.D.A.........................................................................................................................47
2.6.1 Fortalezas .............................................................................................................. 47
2.6.2 Oportunidades ....................................................................................................... 48
2.6.3 Debilidades ........................................................................................................... 48
2.6.4 Amenazas .............................................................................................................. 49
CAPTULO III ....................................................................................................................... 52
3. DISEO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVO .................. 52
3.1 Control Interno Administrativo .....................................................................................52
3.1.1 Importancia control interno administrativo en la empresa .................................... 52
3.2 Componentes fundamentales del Control Interno Administrativo ...............................52
3.2.1 Disponibilidad de informacin.............................................................................. 52
3.2.2 Costo contra ahorros ............................................................................................. 52
3.2.3 Medida de desempeo .......................................................................................... 53
3.2.4 Comprensin y apoyo ........................................................................................... 53
3.3 Medicin de Riesgo de Control ....................................................................................53
3.3.1 Aplicacin de Cdulas Narrativas ........................................................................ 53
3.3.2 Formato del Cuestionario de control interno administrativo ................................ 61
3.3.3 Aplicacin de los Cuestionario de Control Interno Administrativo ..................... 66
3.4 Resultado de la Evaluacin ...........................................................................................71
3.4.1 Matriz de Resultados de la Evaluacin del Control Interno................................. 71
3.4.2 Matriz de Evaluacin de Control Interno ............................................................ 76
3.4.3 Hoja de hallazgos del Control Interno Administrativo ....................................... 81
3.5 Flujogramas Actuales...................................................................................................87
Flujograma Actual - Bodega ...............................................................................................87
3.6 Flujogramas propuestos ................................................................................................94
3.7 Sistema Propuesto de Control Interno Administrativo ...............................................109
3.7.1 Diseo del Ambiente de Control. ........................................................................ 109
3.7.2 Diseo de la evaluacin de riesgos administrativos ............................................ 123
3.7.3. Diseo de las actividades de control para el rea administrativa ....................... 125
3.7.4 Diseo de la informacin y comunicacin administrativa .................................. 140

3.7.5 Diseo de supervisin o monitorio administrativo ............................................. 141


CAPTULO IV..................................................................................................................... 142
4. DISEO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO CONTABLE ............................. 142
4.1 Control Interno Contable ...........................................................................................142
4.1.1 Importancia del control interno en la empresa ................................................... 142
4.2 Componentes fundamentales del control interno contable .........................................142
4.2.1 Proteccin de los recursos ................................................................................... 143
4.2.2 Utilizacin de los recursos .................................................................................. 143
4.3 La contabilidad como medio de control ......................................................................143
4.3.1 Plan de cuentas .................................................................................................... 143
4.3.2 Presupuestos ........................................................................................................ 144
4.3.3 Salvaguarda de Activos ....................................................................................... 144
4.3.4 Entrega oportuna de Informes Financieros ......................................................... 144
4.4 Medicin del Riesgo de Control ................................................................................145
4.4.1 Aplicacin de Cdulas Narrativas ....................................................................... 145
4.4.2 Formato del cuestionario del control interno contable ........................................ 148
4.4.3 Aplicacin de los cuestionarios de Control Interno Contable ............................ 161
4.5 Evaluacin de los Riesgos del Control Interno Contable............................................175
4.5.1 Matriz de resultados de la evaluacin del control interno contable .................... 175
4.5.2 Resultados de la Evaluacin del control interno contable.................................. 188
4.5.3 Hoja de Hallazgos del Control Interno Contable ................................................ 193
4.6 Flujogramas Actuales para el rea contable ................................................................203
4.7 Sistema propuesto de control interno contable ...........................................................207
4.7.1Diseo del Ambiente de Control. ......................................................................... 207
4.7.2 Diseo de la valoracin de riesgos del rea Contable ........................................ 225
4.7.3 Diseo propuesto del componente Actividades de Control contable .................. 227
4.7.4 Diseo propuestos del componente de Informacin y Comunicacin Contable 229
4.7.5 Diseo propuestos del componente de supervisin contable ............................. 232
CAPTULO V ...................................................................................................................... 234
5.1 Conclusiones ...............................................................................................................234
5.2 Recomendaciones .......................................................................................................235
Referencia Bibliogrfica .................................................................................................... 236

INTRODUCCIN
Los cambios en los negocios, en su entorno interno y externo han obligado a todas
las organizaciones con fines o sin fines de lucro, a buscar medios para solucionar los
problemas que se vayan presentando, razn por la cual se necesita mecanismos que
ayuden a tomar decisiones bajo planificacin previa.
Una de las herramientas administrativas ms importantes es el sistema de control
interno, la misma es de gran ayuda para afrontar los problemas de manera ordenada
y sistemtica sin desviarse de los objetivos de la empresa.
El control interno tiene diferentes enfoques los cuales deben abarcar cada parte de
la organizacin, empieza desde la definicin clara de objetivos por cada centro de
operacin, contina con la creacin de cdigos, normas, polticas y manuales hasta
anexar todos los procesos dentro de la empresa con el fin de emitir informes tales
como: financieros, administrativos y comerciales los mismos que deben ser
confiables para la medicin del cumplimiento de objetivos.
El mayor beneficio que trae a una empresa es la seguridad razonable sobre la
informacin financiera del mismo, la limitante del establecimiento del control interno
son sus altos costos, sin embargo, si la empresa utiliza los recursos internos
(Gerentes departamentales, empleados comprometidos y asesores claves) esto puede
reducirse de gran manera y se lo puede aplicar enfocndose en controles claves.
Los diferentes estudios han dado un gran impulso a la importancia del control
interno, uno de los ms relevantes es el Informe COSO I y COSO II (Committee Of
Sponsoring Organizations) el mismo ha tenido gran aceptacin por parte de muchos
organismos (Aplicado en EEUU y en el Banco Mundial) y le dio la relevancia
necesaria, aunque se determin que no es la nica forma de alcanzar el xito de la
organizacin, si es un pilar para la consecucin de objetivos, as como el celo por sus
recursos, adems de la elaboracin razonable de los estados financieros y adhesin
de las polticas de la administracin.
El Control Interno puede ayudar a obtener informacin administrativa sobre el
progreso de la entidad pero no puede cambiar una administracin ineficiente en
eficiente debe existir niveles de supervisin para la direccin alta, media y baja,
7

todas las empresas tienen controles los cuales la mayora de veces se enfocan en
mantener operativa a su organizacin, pero sin ningn fin especfico ms que el de
producir utilidad sin planificacin.
Se recordar que en una auditora la primera parte y la ms importante es la
evaluacin del control interno, es decir, al poner nfasis en el desarrollo constante y
continuo en el diseo y aplicacin de este se reduce futuros problemas en auditoras
externas.
Hay organizaciones que no tienen conocimiento del control interno o no han
conceptualizado su importancia, muchas poseen sistemas los cuales se han ido
formando a base de experiencias, el resultado no es el mejor; ya que si continan sus
operaciones existe gran prdida de tiempo y recursos, o el tropiezo es fatal y se
quedan en el camino.

CAPTULO I
1. EL SISTEMA DE CONTROL INTERNO
1.1 Concepto
El control interno es estudiado desde hace muchos aos atrs, su significado ha ido
evolucionando hasta llegar a estudios profundos por los diferentes campos en los que
interviene administrativos, contables, legales, etc.
Los siguientes conceptos son los ms importantes:
Es un elemento del control que se basa en procedimientos y mtodos,
adoptados por una organizacin de manera coordinada a fin de proteger sus
recursos contra prdida, fraude o ineficiencia; promover la exactitud y
confiabilidad de informes contables y administrativos; apoyar y medir la
eficacia y eficiencia de sta, y medir la eficiencia de operacin en todas las
reas funcionales de la organizacin.1
La NEA 10 lo define como: Las polticas y procedimientos (controles internos)
adaptados por la administracin de una entidad para ayudar a lograr el
objetivo de la administracin de asegurar, tanto como sea factible, la
conduccin ordenada y eficiente de su negocio, incluyendo adhesin a las
polticas de administracin, la salvaguarda de activos, la prevencin y
deteccin de fraude y error, la precisin e integridad de los registros
contables, y la oportuna preparacin de informacin financiera confiable.2
El control interno es un proceso llevado a cabo por las personas de una
organizacin, diseado con el fin de proporcionar un grado de seguridad
"razonable" para la consecucin de sus objetivos, dentro de las siguientes
categoras:

Eficiencia y eficacia de la operatoria.


Fiabilidad de la informacin financiera.
Cumplimiento de las leyes y normas aplicables.

Por lo mencionado precedentemente se puede definir ciertos conceptos


fundamentales del control interno:

El control interno es un proceso, es un medio para alcanzar un fin.

VALENCIA, Joaqun, Control Interno un efectivo sistema para la Empresa, Editorial Astrillas,
Mxico, 2009, p. 117.
2
POCH, R, Manual de Control Interno. Editorial Gestin 2000. Segunda Edicin. Barcelona Espaa,
1992. p. 201.

Al control interno lo realizan las personas, no son slo polticas y


procedimientos.
El control interno slo brinda un grado de seguridad razonable, no es la
seguridad total.
El control interno tiene como fin facilitar el alcance de los objetivos de
una organizacin.3

Para efectos de esta tesis el control interno es la herramienta administrativa que se


encarga del correcto funcionamiento de una organizacin; protegiendo, controlando
y cuidando, cada uno de sus componentes, adems de sus recursos humanos y
financieros con el fin primario de ayudar a la consecucin de sus objetivos,
estableciendo controles administrativos en cada parte de la organizacin.
El control interno constituye una serie de acciones que se interrelacionan y se
extienden a todas las actividades de una organizacin, stas son inherentes a la
gestin del negocio (actividades de una entidad).
El control interno es parte y est integrado a los procesos de gestin bsicos:
planificacin, ejecucin y supervisin, y se encuentra entrelazado con las actividades
operativas de una organizacin. Los controles internos son ms efectivos cuando
forman parte de la esencia de una organizacin, cuando son "incorporados" e
"internalizados" y no "aadidos".
1.2 Objetivos del Control Interno
Toda organizacin tiene una misin y visin, que determinan los objetivos y las
estrategias necesarias. Los objetivos se pueden establecer para el conjunto de la
organizacin o para determinadas partes dentro de la misma.
Los objetivos del control interno son un refuerzo a dichos objetivos, ya que son
apoyo para la consecucin de los mismos.
Los objetivos del Control Interno son:

El cumplimiento de los objetivos de la organizacin tanto como sea posible,


es decir, todas las actividades son enfocadas a alcanzar lo definido en los
propsitos de la direccin.

MANTILLA, Samuel, Control Interno Informe Coso, Bogot, Editorial ECOE, 2005, p. 14.

10

Proteger los activos de la organizacin evitando prdidas por fraudes o


negligencias.4

El buen manejo del negocio por parte de la administracin, verifica el


cumplimiento de lo establecido por la direccin para el desarrollo correcto de
la organizacin.

La adhesin a las polticas de la empresa, todo control que se establece debe


ser apegado a sus normativas.

La salvaguarda de los activos de la organizacin, es proteger sus bienes ante


riesgos o peligros que los puedan afectar.

La preparacin oportuna y ordenada de los Estados Financieros, esto ayuda


en el control, y medicin cuantitativa del alcance de objetivos.

Lograr que la empresa cuente con controles eficientes, eficaces y


econmicos para implementarlos de manera consciente y crear un ambiente
de autocontrol.5

1.3 Definicin de los Principios


Los principios del control interno son cinco:
1. Separacin de funciones de operacin, custodia y registro.
2. Dualidad de personas en cada operacin; es decir, en cada operacin de la
empresa, cuando menos deben intervenir dos personas.
3. Ninguna persona debe tener acceso a los registros contables que controlan
su actividad.
4. El trabajo de los empleados ser de complemento y no de revisin.
5. La funcin de registro de operaciones ser exclusiva del departamento de
contabilidad.6
1.4 Definicin de polticas
Son pautas generales para que el personal de la organizacin pueda desarrollar sus
actividades con base a los objetivos de la misma, de estas pautas y de lo establecido
en los principios se especifican las normas o procedimientos.

http://www.tuobra.unam.mx/publicadas/040115082454-2_2_.html
ESTUPIAN, Rodrigo, Control Interno Y Fraudes Con Base En Los Ciclos Transaccionales:
Anlisis de Informe COSO I y II, Bogot: Ed. Ecoe, 2006, p. 12.
6
MORENO, Abraham, Fundamentos de Control Interno, Novena Edicin, p. 3.
5

11

Una poltica define lo que se puede realizar dentro de la organizacin, es decir, lo


permitido y de la misma forma defino lo que no es permitido, lo que daa a la
empresa.
Las polticas deben ser realizadas por escrito para cada actividad o rea de la
empresa y deben ser comunicadas oportunamente a los integrantes de la
organizacin.
1.5 El control interno como SISTEMA
El sistema es un conjunto de partes ordenadas e interrelacionadas para llegar
a un propsito o fin determinado, el cual debe cumplir condiciones tales como:
el desempeo de cada una de las partes que conforman el sistema, afecta la
totalidad del conjunto; el desempeo de las partes, as como sus efectos sobre
la totalidad del Sistema son interdependientes; ninguno de los efectos
causados por el desempeo de alguna de las partes, tiene efectos
independientes hace de ello que se desprendan7 dos propiedades esenciales de
todo Sistema:
1. Cada parte posee caractersticas que se pierden cuando se separa del Sistema.
2. Cada Sistema tiene rasgos distintivos que no posee ninguna de sus partes.
As, cuando una de las partes se transforma o se elimina, cambia la totalidad del
sistema y, por lo tanto, se pierde su esencia. Un punto focal de esta concepcin es la
relacin de dependencia entre las diferentes partes del sistema, y entre ste y el
ambiente que los rodea.
De all que es posible estructurar un Sistema en diferentes partes de distintos
niveles, debidamente interrelacionadas, as:

En Subsistemas, pueden constituir un primer nivel de desagregacin, mediante


el cual es posible distinguir las grandes partes que conforman el sistema y sus
caractersticas sin que se afecte su totalidad.

En Componentes, infiriendo un segundo nivel, para a travs de ellos


determinar las partes del subsistema, sin que stas pierdan su caracterizacin
como parte del sistema.8

7
8

BLANCO, Felipe. El Control Integrado de Gestin, Madrid: Ed. APD, 1997, p. 196.
GONZLEZ, Ma. Isabel. rganos autonmicos del control externo, 1999, p. 233.

12

En elementos, establecindolos como aquellos que definen cada una de las partes de
los componentes, que si bien pueden distinguirse separadamente se mantienen
interconectados con otros, con el fin de que el sistema no pierda su esencia.
El concepto bsico de Control Interno, los principios que lo rigen, los fundamentos
sobre los que se soporta, la definicin de sus objetivos y su interrelacin con las
personas remiten a una concepcin de que el Control Interno es un Sistema, al
considerar que:
Existe un objetivo y un propsito comn, el correcto manejo de la organizacin con
el fin de cumplir lo estipulado de la organizacin y su existencia dentro de lo
planeado por la direccin.
El sistema interacta entre varios componentes, internos y externos los cuales son
fundamentales razn por la cual deben ser tomados dentro de la administracin y
anlisis de riesgos, se compone de una serie de partes que se correlacionan entre s,
como un medio para lograr un objetivo o propsito comn.
La intervencin de las personas en el Control Interno, garantiza la coordinacin de
las actuaciones al interior de la entidad y en sus relaciones con otras entidades.
1.6 Caractersticas del Sistema de Control Interno
a) El sistema de control interno forma parte integrante de los sistemas
contables, financieros, de planeacin, de informacin y operacionales de la
respectiva entidad.
b) Corresponde a la mxima autoridad del organismo o entidad, el cual debe
ser adecuado a la naturaleza, estructura y misin de la organizacin;
c) En cada rea de la organizacin, el funcionario encargado de dirigirla es
responsable por el control interno ante su jefe inmediato de acuerdo con
los niveles de autoridad establecidos en cada entidad;
d) La unidad de control interno o quien haga sus veces es la encargada de
evaluar en forma independiente el sistema de control interno de la entidad
y proponer al representante legal del respectivo organismo las
recomendaciones para mejorarlo;
e) Todas las transacciones de las entidades debern registrarse en forma
exacta, veraz y oportuna de forma al que permita preparar informes
operativos, administrativos y financieros.9

PEA, Jess, Control, Auditora y Revisora Fiscal, Bogot, Ed. Ecoe, 2007, p. 13.

13

1.7 Tipos de Control Interno


Varios autores dividen al control interno administrativo del contable tratndoles
como tipos, sin embargo en el Informe COSO se llega a la conclusin que el control
interno contable es parte del Administrativo, pero como su tratamiento es totalmente
diferente el cual se divide para el entendimiento de su aplicacin.
1.7.1 Control Interno Administrativo
El Control Interno Administrativo se enfoca en Mtodos, medidas y procedimientos
que tienen que ver fundamentalmente con la eficiencia de las operaciones y con el
cumplimiento de las medidas administrativas impuestas por la gerencia.10
Existe un solo sistema de control interno, el administrativo, que es el plan de
organizacin que adopta cada empresa, con sus correspondientes procedimientos y
mtodos operacionales y contables, para ayudar, mediante el establecimiento de un
medio adecuado, al logro del objetivo administrativo de:
Mantener informado de la situacin de la empresa;
Coordinar sus funciones;
Asegurarse de que se estn logrando los objetivos establecidos.
Mantener una ejecucin eficiente;
Determinar se la empresa est operando conforme a las polticas
establecidas.
Para verificar el logro de estos objetivos la administracin establece:
El control del medio ambiente o ambiente de control.
El control de evaluacin de riesgo.
El control y sus actividades.
El control del sistema de informacin y comunicacin.
El control de supervisin y monitoreo11
El enfoque de control de rea administrativa abarca a toda la empresa, dentro ella
incluye a cada departamento sin excepcin alguna, para lograr dicho control necesita
tener los componentes de control definidos claramente, un grupo de colaboradores
honestos, capaces y dispuestos a enfocar a la empresa en un camino ptimo para
poder competir en un mercado cada vez ms complejo.

10

http://www.monografias.com/trabajos37/controles-internos/controles-internos.shtml.
LEONARD, W., Auditora Administrativa - Evaluacin de mtodos y Eficiencia administrativa,
Mxico, Editorial, Diana1990. p. 101.
11

14

La administracin ordenada de una organizacin va enfocada directamente a


estableces correctamente controles, en las empresas los controles se van creando
segn la necesidad o experiencia.
Sin embargo contar con un diseo del control interno mejora todo el sistema de
control porque obliga a todos los integrantes o trabajadores a realizar las actividades
eficiente y eficazmente.
En otros conceptos del control interno administrativo enfocan al control de las
actividades operativas o administrativas generales de la organizacin.
1.7.2 Control Interno Contable
Comprenden el plan de la organizacin y todos los mtodos y procedimientos cuya
misin es la salvaguarda de los bienes activos y la fiabilidad de los registros
contables.12
Como consecuencia del control administrativo sobre el sistema de informacin surge,
como un instrumento, el control interno contable, con los siguientes objetivos:

Que todas las operaciones se registren: oportunamente, por el importe


correcto; en las cuentas apropiadas, y, en el periodo contable en que se
llevan a cabo con el objetivo de permitir la preparacin de estados
financieros y mantener el control contable de los activos.
Que las operaciones se realicen de acuerdo con autorizaciones generales y
especficas de la administracin.
Que todo lo contabilizado exista y que lo que exista est contabilizado,
investigando cualquier diferencia para adoptar la consecuente y apropiada
accin correctiva.
Que el acceso de los activos se permita slo de acuerdo con autorizacin
administrativa.13

Cules son las actividades que se deben realizar en los controles contables?

Revisiones de transacciones (asignacin correcta de cuentas, registros en el


debe, en el haber).

Realizar conciliaciones bancarias.

12

LARA, Mara, Manual bsico de revisin y verificacin contable, Madrid, Ed. DYKINSON, 2007,
p. 54.
13
MANTILLA, Samuel, Control Interno Informe Coso, Bogot, Editorial ECOE, 2005, p. 14.

15

Realizar arqueos de cajas.

Corroborar procesos administrativos que afectan al rea contable o financiera


de la empresa.

Verificar la legalidad de la documentacin (proveedores, clientes, etc.).

Cuidar que las obligaciones con las entidades de control sean realizadas a
tiempo.

Dar soporte a la administracin y a la direccin a travs de revisiones


sorpresas a los diferentes componentes de la compaa desde procesos en el
sistema, hasta verificaciones fsicas como en Activos o Inventarios.

Mantener la documentacin en relacin a retenciones, cheques, facturas,


guas al da, no permitir aceptacin de notas de venta ilegales, etc.

Los controles principales que una organizacin requiere del rea contable es la
verificacin del uso de los recursos y bienes de la empresa, para evitar que existan
desvos, es decir, dos de los objetivos principales son:

Verificar que los recursos son usados para las actividades de la empresa y no
hayan desvos.

Cuidar que los activos fijos e inventarios no sean mal utilizados, que estn
siendo utilizados en la empresa y estn en ptimas condiciones, para evitar
que los encargados administrativos de estos recursos los utilicen en
actividades fuera de lo establecido por una organizacin.

Todos estos controles en el rea contable son fundamentales para la elaboracin


razonable de los estados financieros, en definitiva si las actividades administrativas
y contables son revisadas y evaluadas se da una seguridad a la empresa de que los
estados financieros son confiables, que cada cuenta puede ser interpretada de una
manera correcta y permitir a la direccin general evaluar si la organizacin puede
cumplir o est cumpliendo los objetivos que es el fin final de una empresa.

16

1.8 Diferencias entre el Control Interno Administrativo y Contable


Diferencias
Control Interno Administrativo

Control Interno Contable

Plan de organizacin adoptado por la


administracin.

Instrumento del plan de la organizacin.

Controles generales sobre toda la Controles especficos sobre reas que


organizacin.

afectan estados financieros.

Mantener informada a la empresa de la Mantener informada a la administracin


situacin en general.

con Informacin Financiera Oportuna.

Coordinar funciones de la organizacin.

Coordinar funciones del departamento.

Asegurarse de que se logran los Asegurarse


objetivos.

de

que

sus

objetivos

especficos se cumplan.

Sus controles son sobre cada actividad Sus controles son sobre las actividades
rutinaria de la empresa.

realizadas por la administracin.

1.9 Principios del Control Interno


Existen varios criterios para la definicin de los principios del control interno, para
efectos de esta investigacin se tomar en cuenta los siguientes:
Divisin del trabajo: La esencia de ste principio descansa en la separacin de
funciones de las unidades operativas de actividades de forma tal que una persona no
tenga un control completo de la operacin, para lo cual se debe distribuir el trabajo
de modo que una operacin no comience y termine en la persona o departamento
que la inici.14
Autocontrol: el sistema debe realizar el control interno con personas capaces y la
adecuada tecnologa.
De arriba hacia abajo: el control empieza desde la direccin y llega a los
empleados operacionales con el fin de transmitir todo lo requerido por parte de la
administracin.
14

http://www.cubaindustria.cu/contadoronline/control%20interno/Principios%20Control%20Interno.ht
m

17

Costo menor que beneficio: el costo no debe ser ms alto de lo que controla o del
beneficio que puede brindar, razn por lo cual es mejor instalar controles en las reas
estratgicas en el caso de que los costos sean muy altos.
Eficacia: tiene una gran connotacin, y es que si el control interno no asegura el
logro de los objetivos organizacionales, sencillamente no sirve. De ah que la
evaluacin bsica del control interno sea siempre una evaluacin (valoracin) de su
eficacia. Y sta, es sustancialmente diferente del control de gestin y resultados. 15
Instrucciones por escrito: Las instrucciones al personal para el desempeo de
sus funciones debern darse por escrito, en forma de descripcin de cargos.
Esto contribuye a que los empleados cumplan ms eficientemente con su
trabajo, por cuanto las rdenes o instrucciones impartidas verbalmente
pueden olvidarse o malinterpretarse.16
Documentacin: todo control interno deben ser documentado, esto sirve de soporte
para la organizacin, con el objetivo de que en un futuro se pueda evaluar los
controles y analizar sus ventajas, desventajas y del por qu de su aplicacin.
Recursos Humanos: el personal debe ser calificado (especializado) para el puesto
que ocupa, es esencial contar con inducciones y capacitaciones constantes, y ver los
mecanismos para mantener fieles y ligados a la empresa a los empleados claves de la
empresa.
Tecnologa de la informacin: el sistema debe emitir informacin til y exacta, este
es uno de los pilares fundamentales del control interno porque permite reducir
trabajos manuales y estandarizar procesos para luego emitir informes que ayudan a la
direccin de una empresa, adems de verificar si los controles se estn aplicando por
reas especficas de trabajo.
Registro Contable: el registro debe ser oportuno y en base a principios contables, y
el mismo debe ser un respaldo de los controles administrativos para que los estados
financieros sean realizados razonablemente.

15
16

MANTILLA. Samuel, Auditoria del control interno, Editorial Eco, a.2005 p. 37.
http://es.scribd.com/doc/51240428/Principios-de-control-interno

18

1.10

Componentes del Control Interno

Los componentes del control interno realizan una funcin especfica: la de organizar
especficamente los controles y para que de cada uno sea aplicado con un fin
especfico el de reducir los riegos que alejan las actividades de los objetivos de la
empresa.
Los componentes del control interno hacen las veces de criterios generales que
aseguran la preparacin de los estados financieros libre de errores materiales o
fraude, dentro de niveles de riesgo aceptables17.
Los componentes son los siguientes: Ambiente de Control, Evaluacin de Riesgos,
Actividades de Control, Informacin y Comunicacin, y Monitoreo18(los
componentes son el medio para cumplir los objetivos), ellos tienen una relacin
directa con los objetivos de: cumplimiento, informacin financiera

y de

operaciones (los objetivos son los que la empresa desea cumplir).


Relacin entre Objetivos y Componentes
Existe una relacin directa
entre objetivos, los cuales son
aquello que una entidad busca
conseguir, y los componentes,
que representan aquello que se
necesita para conseguir los
objetivos.

El control interno es
relevante par la empresa
en su conjunto, o para
cualquiera
de
sus
unidades o actividades.

Se necesita informacin en las


3 categoras de objetivos para
administrar las operaciones del
negocio, preparar estados
financieros
confiables
y
determinar el cumplimiento.

Los 5 componentes son


aplicables e importantes
para
conseguir
los
objetivos
de
las
operaciones.

Fuente: http://cybertesis.upnorte.edu.pe/upnorte/2010/vazallo_vc/html/TH.2.html
1.10.1 Primer componente: Ambiente de Control
El ambiente de control expresa el tono de una organizacin, influenciando la
conciencia de control de su gente. Es el fundamento de todos los otros
componentes del control interno, proveyendo disciplina y estructura. Los
factores del ambiente de control interno incluyen la integridad, los valores
ticos y la competencia de la gente de la entidad; la filosofa y el estilo de
operacin de la administracin; la manera como la administracin asigna
17

FONSECA, Oswaldo, Sistemas de Control Interno para Organizaciones, Lima, Primera edicin, p.
40.
18
MORENO, Abraham, Fundamentos de Control Interno, novena edicin, 2004, p. 235.

19

autoridad y responsabilidad, y como organiza y desarrollo a su gente; y la


atencin y direccin prestadas por el consejo de direccin.19
Los factores principales que la administracin debe considerar son:

La filosofa y el estilo de la direccin y gerencia: se enfoca en el


comportamiento y manejo de la direccin con respecto a la veracidad de los
estados financieros.

La estructura el plan organizacional, los reglamentos y los manuales de


procedimiento: el plan organizacional es de vital importancia para entender
qu, cmo y cundo se realizan las diferentes actividades y las mismas van
orientadas hacia un objetivo general y varios secundarios, los reglamente y
manuales son directrices escritas para que los diferentes actores que
intervienen en el funcionamiento de la organizacin lo hagan de una manera
armnica y con sentido, es decir, que este enfocado al logro de objetivos.

La integridad y los valores ticos: para un adecuado funcionamiento de la


empresa y que perdure en el tiempo necesita un cdigo de conducta fuerte en
todos los niveles de la organizacin basados en la cultura corporativa, en sus
principios y valores.

Competencia profesional: se necesita el personal adecuado, calificado y


preparado para crear un ambiente de control efectivo, adems de la correcta
capacitacin, entrenamiento y lineamiento bsico por parte de los diferentes
niveles de la organizacin.

Estructura orgnica - Asignacin de autoridad y responsabilidad: Este


factor incluye la manera como se asignan la autoridad y la responsabilidad
por las actividades de operacin y la manera como se establecen las
jerarquas de relacin y autorizacin.20

Poltica de recursos humanos y procedimientos: las polticas y


procedimientos de recursos humanos deben ser por escrito y bien difundidas a
travs de la organizacin para dar un direccionamiento a los empleados, en
estas se deben describir: reclutamiento,

contratacin, recompensas,

promociones, ascensos y un rgimen disciplinario.

19

MANTILLA, Samuel. Control Interno de los Nuevos Instrumentos financieros, Bogot, Ediciones
Ecoe, 1998, p. 49.
20
BLANCO, Yael, Procedimientos de Auditora Integral, Bogot, Ed. ECOE, 2003, p. 97.

20

1.10.2 Segundo componente: Evaluacin de Riesgo


La entidad deber ser consciente de enfrentar los riesgos de origen interno y
externo y previa su valoracin se establecer los objetivos y las medidas
preventivas a los distintos niveles en todos los procedimientos y operaciones
de la entidad relacionados con los ingresos, ventas, servicios, produccin,
mercadeo, finanzas y otras actividades, de manera que operen asociados con
el cambio. Tambin debe establecer mecanismos para planificar analizar y
administrar todos los riesgos.21
En tal sentido, las circunstancias que pueden merecer especial atencin por su
impacto sern:

Cambios en el entorno

Reorganizaciones o reestructuraciones

Ingreso de nuevos empleados o rotacin

Nuevos sistemas y procedimientos

Nuevos productos o servicios, actividades o funciones

Cambios en la aplicacin de los principios contables.

Diseo de objetivos globales y por actividades


Los objetivos globales estn enfocados en la misin, visin y valores que la
organizacin define previamente, en base a estos se realiza la planeacin estratgica,
a mediano y corto plazo. Se estipulan objetivos especficos para cada rea de la
organizacin y a la vez metas por departamentos y por consiguiente las actividades
para alcanzar lo planteado.
Los objetivos segn este componente se pueden dividir en:
Objetivos de operaciones: son la efectividad y eficiencia de las operaciones
de la organizacin, as como la evaluacin del desempeo, salvaguarda de
recursos y rentabilidad. Si estos objetivos no estn bien planteados se puede
asumir que hay un riesgo en el manejo de recursos.
Objetivos de informacin: los estados financieros deben ser veraces,
confiables y se debe prevenir la falsificacin o manipulacin de la
informacin financiera.
21

http://www.virtual.unal.edu.co/cursos/economicas/2006838/lecciones/capitulo7/aplicaciones.htm.

21

Objetivos de cumplimiento: cumplimiento de leyes y normas que afectan a


la organizacin, como: SRI, Municipio, Superintendencias, etc.
Se puede medir el cumplimiento de objetivos mediante factores crticos del xito
para poder verificar el cumplimiento, es decir,

con metas con cantidades o

porcentajes o resultados especficos.


Identificacin y anlisis de los riesgos
Identificar y analizar los riesgos es fundamental para la organizacin con el fin de
disminuir, evitar o ver cmo enfrentar el impacto en la organizacin. Algunos
conceptos errados de los administradores es solucionar el problema cuando este
suceda, mientras tanto no afecta segn su modelo administrativo. Sin embargo esta
accin de no definir el riesgo y realizar las debidas acciones solo en el momento
puede ser muy perjudicial para la organizacin debido a que el impacto puede ser
irreparable ocasionando la quiebra o dejar fuertes prdidas econmicas o humanas.
El anlisis es interno y externo los cuales abarcan dos factores:
Factores externos:

Impacto de los avances tecnolgicos en la naturaleza y evolucin de las


actividades de investigacin y desarrollo en la compaa.
Necesidades y expectativas cambiantes de los clientes que podra influir en
el diseo, produccin y desarrollo de nuevos productos, incluso en la
determinacin de precios.
Aparicin de nuevos competidores en el mercado que podran provocar
cambios en las estrategias de marketing, o en los servicios relacionados.
Surgimiento de nuevas normas y reglamentos que podran provocar
cambios en las polticas y estrategias empresariales.
Desastres naturales que podran alterar los sistemas de operaciones y de
informacin, y provocar modificaciones en los planes de contingencia.

Factores internos:

Fallas en los sistemas informticos en la entidad podran afectar el


desarrollo de las operaciones.
La calidad de los empleados y los mtodos de capacitacin y comunicacin
de valores organizacionales, podra influir en el nivel de concientizacin
de las personas sobre el control interno en la entidad.
Cambios en las atribuciones y responsabilidades asignadas a gerentes y
empleados con facultades especiales podra afectar la forma en que se
ejecutan determinados controles internos.
22

Deficiencias en el nivel de acceso del personal a los activos de la entidad


podran generar situaciones de apropiacin indebida de recursos.
Una junta de directores dbil o inefectiva poda provocar filtracin de
informacin al exterior de la organizacin.22

Una organizacin debe medir los riesgos y su probabilidad de ocurrencia, la mejor


manera es poder cuantificarlos, sin embargo ya que no siempre es posible una
medicin numrica, lo mejor dividir al riesgo en:
Riesgo Alto: debe analizarse inmediatamente y es el primordial, en caso de
ocurrencia el dao es directo con afectaciones catastrficas para la empresa.
Riesgo Mediano: se debe mitigar despus de un riesgo alto, el dao es
moderado.
Riesgo Bajo: puede ser analizado siempre y cuando se hayan solucionado o
evaluado el alto y mediano, el nivel de impacto en la organizacin no es
fuerte.
Ocurrencia Alta: el suceso o probabilidad de que un riesgo se presente es
constante.
Ocurrencia Media: el suceso o probabilidad de que un riesgo se presente se
presente espordicamente.
Ocurrencia Baja: el suceso o probabilidad de que un riesgo se presente se
presente rara vez.
Hay que tomar en cuenta que solo una vez que suceda un evento se puede saber su
impacto real, sin embargo es labor de la direccin de una empresa el determinar
cules pueden ser estos y buscar mecanismos de disminucin de impactos para la
continuidad de la empresa.
Otros factores a evaluar:
Riesgo en la seleccin de polticas contables: el establecimiento de polticas
contables debe realizarse en base a la correcta presentacin de estados financieros,
para lo cual se debe entender a la organizacin y su control interno.
Riesgo de fraude en la evaluacin del riesgo: es preciso tener un cdigo de
conducta fuerte que exprese claramente las sanciones en acciones fraudulentas, como
22

MANTILLA, Samuel, Auditoria del control interno, Editorial Eco, 2005, p. 81.

23

aplicaciones incorrectas de polticas contables para perjudicar o beneficiar a la


entidad, adems de revisiones peridicas para evitar estos inconvenientes.
1.10.3 Tercer componente: Actividades de Control
Las actividades de control abarcan una gran variedad de polticas y los
procedimientos correspondientes de implantacin que ayudan a asegurar que
se siguen las directrices de la direccin. Ayudan a asegurar que se llevan a
cabo aquellas acciones identificadas como necesarias para afrontar los
riesgos y as conseguir los objetivos de la entidad.23
Tipos de actividades de control
Son la descripcin de controles los cuales se enfocan a cada parte de la entidad para
lograr el cumplimiento efectivo del control interno.
Las categoras principales de control pueden ser las siguientes:

Revisiones de alto nivel: son sobre resultados, estos pueden ser


cumplimientos de presupuestos, manejo adecuado de recursos, problemas en
el mercado, competidores, etc.

Funciones directas o actividades administrativas: revisin de actividades


rutinarias directas, es decir, que son especficas e inmediatas para cada
persona de la organizacin.

Procesamiento de informacin: revisin en ingreso corrector de


informacin, permisos, autorizaciones y registros de las diferentes
transacciones.

Controles fsicos: Inventarios, Activos y los diferentes bienes son contados y


verificados peridicamente, el objetivo es verificar que existan fsicamente y
sean cuidados de una manera adecuada.

Indicadores de desempeo: son revisiones tcnicas de procesos las cuales


ayudan a analizar actividades en formas porcentuales y ayudan a emitir
pronsticos.

23

http://www.unap.cl/~setcheve/cdeg/CdeG%20(2)-38.htm

24

Segregacin de responsabilidades: las actividades se dividen a diferentes


empleados para reducir el riesgo de manejos inapropiados y para asegurar la
aplicacin adecuada de las directrices administrativas.

Polticas y procedimientos: son lineamientos claros y especficos que


abarcan todas las actividades de la empresa.

Integracin con la valoracin de riesgos


La valoracin de riesgos sirve para plantear las acciones necesarias para disminuir el
riesgo, y las actividades de control ayudan a verificar acciones oportunas.
Una actividad de control es realizada con un fin primordial consecucin de objetivos.
Control sobre los sistemas de informacin
La informacin financiera, y de toda la organizacin es manejada por un computador
mediante el procesamiento de datos, razn por la cual es de vital importancia el
manejo de controles sobre los sistemas de informacin.
Para verificar el correcto cumplimiento de los sistemas de informacin y validar su
informacin, se tiene principalmente dos controles:
a) Controles Generales: se aplica a todo el sistema en general para asegurar la
operatividad del mismo.
Los controles ms comunes de este son:
Controles a las operaciones del centro de datos: mantenimientos, copias de
respaldo, tecnologa adecuada.
Controles de software del sistema: adquisiciones, mantenimiento y manejo
adecuado del software.
Controles de seguridad de acceso: las claves de acceso sirven para cuidar y
proteger la informacin.
Controles de desarrollo y mantenimiento de aplicaciones del sistema: el
alto costo de los diferentes software obligan a un mantenimiento adecuado y
a un continuo estudio del funcionamiento y aplicabilidad en la entidad.

25

b) Controles de Aplicacin: compete a programas computarizados de revisin


aplicados sobre las diferentes transacciones del sistema.
1.10.4 Cuarto componente: Informacin y comunicacin
Este componente del control interno se enfoca en la recoleccin de informacin, la
identifica y procesa a travs de medios de informacin, la informacin debe ser
interna y externa, hay que identificar, recopilar y comunicar informacin pertinente
en tiempo y forma que permitan cumplir a cada funcionario con sus
responsabilidades.24
El enfoque del manejo de la informacin debe ir hacia arriba y hacia abajo interna y
externamente, esto ayuda a obtener informacin ms confiable, la calidad de la
informacin generada afecta la habilidad de la gerencia para la toma de decisiones
apropiadas en el manejo y control de las actividades de la entidad y para preparar
informes financieros confiables.
Informacin
La informacin, es vital se requiere en cada nivel de la organizacin para un correcto
funcionamiento y operacin del negocio, as como para enfocar los esfuerzos
generales a la consecucin de objetivos.
La informacin debe ser especfica, es decir, cada parte o complemento de la
organizacin necesita informacin confiable, un manejo adecuado de informacin
por cada componente de la entidad nos lleva a la elaboracin de reportes financieros
razonables.
En el proceso de ordenamiento, recoleccin, clasificacin y emisin de informacin
confiable el que juega un papel importante o vital es el sistema de informacin, ya
que se encarga del procesamiento de datos y en emisin comprimida de dicha
informacin, esta informacin llevada por un buen sistema informtico es exacta
ayudando a una evaluacin y entendimiento rpido de lo que sucede en cualquier
parte de la organizacin para la toma de decisiones.
24

http://www.ain.gub.uy/sector_publico/normas_ctrl_interno.pdf

26

Los sistemas de informacin deben ir conjuntamente con los requerimientos de cada


parte de la organizacin desde los estratgicos hasta los operativos, as mismo debe
reducir tiempos y optimizar procesos, tambin deben ser flexibles ante los cambios
que se presentan constantemente.
Calidad de la informacin
Los reportes emitidos deben ser totalmente efectivos y confiables para un control
adecuado del control interno, dicha calidad debe buscar si:

Contenido apropiado. Se necesita la informacin contenida en l?


Informacin oportuna. Est disponible cuando es requerida?
Informacin actual. Est disponible la ms reciente?
Informacin exacta. Los datos son correctos?
Informacin accesible. Pueden obtenerse fcilmente por las partes
apropiadas? 25

Comunicacin
a) Comunicacin Interna
Las actividades de cada individuo deben ser correctamente comunicadas, con el fin
de hacer entender sus responsabilidades a los integrantes de la organizacin dentro
del control interno.
Los integrantes de la organizacin deben comprender los puntos importantes del
sistema de control interno y cul es su rol y responsabilidad en el mismo, los
empleados deben comprender a su vez la relacin que tiene su trabajo con el de los
dems cual es su responsabilidad, que es aceptado, y que no lo es.

El proceso de comunicacin de abajo hacia arriba debe darse ya que el personal


operativo entiende muchas circunstancias que tal vez el gerente o superior no, as a
su vez ayuda a que mejore la toma de decisiones y se siente participe de las mismas.

25

MANTILLA, Samuel, Auditoria del control interno, Editorial Eco, 2005, p. 81.

27

b) Comunicacin Externa
La recepcin de informacin externa es vital para verificar el correcto
funcionamiento del control interno, se debe establecer mecanismos adecuados para
que informacin emitida por clientes, proveedores, organismos de control y otros
ayuden a la organizacin a encontrar debilidades y por consiguiente a su
mejoramiento, adems de que la informacin por ejemplo emitida a organismos de
control sea legal y oportuna.
c) Medios de comunicacin
La manera de comunicacin usualmente debe ser establecida a travs de manuales,
memos, correos electrnicos, se debe recordar que los sistemas de comunicacin son
inmediatos a travs de los correos, u otras fuentes de comunicacin, tambin existe
otros medios de comunicacin como el verbal para establecer puntos o criterios
relevantes.
La comunicacin tambin debe darse a travs del ejemplo no puede existir
incumplimiento de procedimientos por parte de la direccin o administracin y luego
hablar de esto a los empleados porque se crea una mala imagen y desconfianza se
considera que las acciones valen ms que mil palabras.
1.10.5 Quinto componente: Monitoreo o Supervisin
Este componente tiene como objetivo asegurar que el control interno funciona
adecuadamente, a travs de continuas o separadas evaluaciones, para lo cual es
preciso supervisar continuamente los controles internos para asegurarse de que el
proceso funciona segn lo previsto. Esto es muy importante porque a medida que
cambian los factores internos y externos, controles que una vez resultaron idneos y
efectivos pueden dejar de ser adecuados y de dar a la direccin la razonable
seguridad que ofrecan antes.26

26

http://www.degerencia.com/articulo/los_cinco_componentes_del_control_interno

28

Las actividades continuas de vigilancia estn incluidas dentro de las actividades


recurrentes o normales de una entidad e incluyen actividades regulares de gerencia y
supervisin.
En la supervisin es necesario notar desviaciones a los controles y reportar
directamente al responsable.
Actividades comunes de monitoreo:

Comparaciones rutinarias de conciliaciones con los reportes de operaciones.

Corroboraciones externas de la informacin presentada en informes de


clientes, proveedores u otros, por ejemplo una confirmacin de un saldo de
un cliente se enva una carta de confirmacin o se le pide comunicar su saldo
pendiente para verificar exactitud.

La segregacin de funciones ayuda a disminuir irregularidades ya que varias


personas intervienen en un proceso, disminuyendo de gran manera riesgos a
fraudes.

Corroboraciones fsicas con lo registrado en el sistema.

Reuniones, evaluaciones y capacitaciones constantes ayudan a verificar


novedades y a su rpida correccin.

Evaluaciones Separadas
Responsable de la evaluacin: cada responsable de rea se encarga de una
parte de la evaluacin, el gerente financiero revisa la efectividad en relacin a
estados financieros confiables, el gerente de operaciones revisa los controles
de cumplimiento, es decir, cada director es encargado de una parte, de esta
manera se evala objetivamente cada parte y se llega a un control razonable.
Metodologa: las herramientas ms comunes son listas de verificacin,
cuestionarios y tcnicas de diagramas de flujo, en negocios tambin se usan
tcnicas cuantitativas.
Documentacin: los controles pueden ser documentados o no, dependiendo
del tamao de la organizacin.

29

CAPTULO II
2. DIAGNSTICO DE LA COMERCIALIZADORA MAYORISTA DE GAS
DIGAS
2.1 Antecedentes
En la ciudad de Quito las comercializadoras Mayoristas de Gas se encontraban
ubicadas en zonas industriales, sin embargo por el crecimiento poblacional de la
ciudad dichos sitios se han transformado en permetros urbanos. Por esta razn se ha
expedido una reglamentacin por parte de la Direccin Nacional de Hidrocarburos
(DNH) y el Municipio de Quito los que cuales exigen que las Comercializadoras de
Gas se ubiquen fuera de las partes de zonas urbanas debido al riesgo ambiental y
posibles accidentes que se pueden ocasionar en caso de accidentes debido a la alta
volatilidad de este tipo de producto.

La comercializadora DIGAS se encuentra localizada en San Bartolo un sector


populoso en medio de conjuntos habitacionales y casas residenciales.

DIGAS es una empresa fundada por la Seora Rosita vila Albuja y el Seor Anbal
Albuja, inicia sus actividades con alrededor del 90% de pasivos y con un mercado
pequeo en el 2003.

Se registr en el SRI en julio del 2003, el mismo ao fue obligada a llevar


contabilidad por su volumen de ventas ms que por sus activos, al iniciar el negocio
las ventas anuales eran de 400.000 dlares dejando un 10% de utilidad neta despus
de cubrir todas las obligaciones como prstamos, impuestos y gastos.

Desde la fecha de inicio de actividades la empresa ha crecido constantemente hasta


convertirse en la actualidad en la comercializadora con ms clientes minoristas
dentro de Quito, superando a la de San Bartolo la cual pertenece a Eni S.A. (Agip
Gas hace unos aos).

30

Este crecimiento le ayud a cubrir rpidamente todas las deudas y a producir grandes
utilidades llegando al 2010 con una inversin anual del 10% del capital y cubriendo
todas las deudas, manteniendo al 2009 menos el 10% en pasivos.

Desde el 2008 la comercializadora ha sido obligada a realizar nuevos procedimientos


y adquirir requisitos de funcionamiento tales como: auditoras ambientales,
capacitaciones por parte de los bomberos, revisiones sorpresas de la DNH, etc., lo
cual ha ocasionado una alza en el concepto de costo por permisos ambientales,
honorarios profesionales y permisos condicionados por parte del Municipio.

Por estos motivos se decidi comprar un terreno apto para el abastecimiento de este
tipo de producto, sin embargo el terreno super el precio previsto y debido a una
decisin solo gerencial se decidi comprar sin tomar en cuenta proyecciones y la
realidad del negocio.

Para este fin se utiliz todo el flujo de efectivo disponible al momento, el cual cubri
el 48% del costo y se adquiri un prstamo por la diferencia el 52%; este prstamo
ha ocasionada iliquidez en el negocio por las altas cuotas que se deben pagar, sin
embargo a largo plazo la inversin tiene excelentes perspectivas de recuperacin del
costo de inversin.

En los ltimos aos la empresa ha aumentado considerablemente sus ingresos y por


ende sus obligaciones y controles tambin han cambiado exigiendo ms controles
internos y externos de procesos.

La empresa proporciona fundamentalmente los servicios de:


Venta de GLP domstico.
Venta de GLP industrial.
Secundariamente presta los servicios de:
Venta de GLP congas.

31

Estos servicios tienen dos puntos la venta directa al mayorista que tiene su propio
transporte y en segunda instancia para las bodegas a las cuales se realiza los servicios
de venta de GLP y el transporte.
2.2 Cultura Organizacional
La cultura organizacional es lo que diferencia a una empresa de otra y la hace nica e
individual, est compuesta principalmente por la misin, visin, objetivos, polticas y
valores de la empresa los cuales son definidos desde el inicio hasta el fin de una
organizacin para llegar a sus objetivos organizacionales.
2.2.1 Misin
Surtir de Tanques de Gas domstico a todos los habitantes de Quito que lo necesiten,
precautelando tener un stock del mismo para poder cubrir con las exigencias de los
consumidores tomando en cuenta que es un bien de primera necesidad.

2.2.2 Visin

Ser una empresa nacional con centros de distribucin en varias ciudades del Ecuador,
con Capital propio e independiente y ser el mayor centro de distribucin a Bodegas
particulares.
2.2.3 Objetivos
Objetivo General:

Conseguir un posicionamiento estable en el mercado, brindado confianza a


los propietarios para continuar con un crecimiento constante.

Objetivos Secundarios:

Proporcionar todos los requerimientos que los diferentes distribuidores


minoristas necesiten.
Conseguir clientes para los servicios que brinda la entidad.

32

Construir una edificacin adecuada en base en las normas establecidas en la


DNH y el Municipio.
Mantener las ventas de GLP domstico en un promedio de 5000 cilindros
diarios.
2.2.4 Polticas
Las polticas establecidas, se han creado intrnsecamente y la mayor parte son
demasiado flexibles, principalmente son enfocadas a clientes y empleados.
Las principales polticas son:
Clientes:
Los crditos concedidos son de 24 horas.
Los pagos pueden ser en cheque o efectivo.
Para la compra de tanques deben prendar su vehculo y el valor de los tanques
no pueden ser mayor al 80 del vehculo.
Para la venta de tanques deben tener todos los permisos exigidos por las
entidades de control especficas.

Proveedores:
Los pagos a transportistas son cada semana, previa presentacin de factura y
en cheque.
Los pagos a los proveedores pequeos pueden ser en efectivo o en cheque.
Toda compra que supere $50.00 dlares debe tener su respectiva, retencin y
comprobante de egreso.
El servicio o bien es cancelado una vez prestado o entregado.

Empleados:
Todo empleado debe ser afiliado desde el primer da de trabajo.
Los empleados deben presentar la documentacin necesaria que valide su
honestidad y su experiencia.
Cada entrega de uniformes debe ser en un perodo de tiempo razonable,
deben firmar una hoja de recepcin y deben utilizarlos todo el tiempo.

33

Todo permiso de vacaciones debe realizarse de manera escrita y es autorizado


por el asistente de gerencia.
Entidades de Control:
Las declaraciones mensuales de impuestos deben ser entregadas con un da de
anticipacin antes de su vencimiento.
Los impuestos y otras obligaciones con el SRI deben tener primera prioridad
y ser pagados inmediatamente.
Las obligaciones con el Municipio de Quito deben ser realizadas siempre con
un mes de anticipacin antes de su vencimiento.
Los informes a la DNH deben ser entregados en los primeros das de cada
mes obligatoriamente.
2.2.5 Valores de la empresa
DIGAS se enfoca principalmente en la calidad total de servicio, y por consiguiente
sus actividades siempre se enfocan a satisfacer al cliente para lo cual sus valores
principales son:

Respeto: El respeto o reconocimiento es la consideracin de que alguien o incluso


algo tiene un valor por s mismo y se establece como reciprocidad: respeto
mutuo, reconocimiento mutuo. El trmino se refiere a cuestiones morales y ticas, es
utilizado

en filosofa

poltica y

otras ciencias

sociales como

la antropologa,

la sociologa y la psicologa.
Los integrantes de la organizacin, deben mantener una actitud cordial, entre
compaeros de trabajo, superiores y con los clientes, cuando no pueden solucionar
problemas deben pedir ayuda a la direccin no pueden faltar el respeto jams y bajo
ninguna circunstancia a los clientes.

Honestidad: En su sentido ms evidente, la honestidad puede entenderse como el


simple respeto a la verdad en relacin con el mundo, los hechos y las personas; en
otros sentidos, la honestidad tambin implica la relacin entre el sujeto y los dems,
y del sujeto consigo mismo.

34

Los integrantes de la organizacin deben cuidar cada bien de la misma, as como los
bienes de los clientes, y los problemas deben ser expuestos directamente con la
direccin.

Responsabilidad: Promover principios y prcticas saludables para producir, manejar


y usar las herramientas y materiales que al cargo se le confiere.

Por su parte ser responsable tambin significa tratar de que todos nuestros actos sean
realizados de acuerdo con una nocin de justicia y de cumplimiento del deber en
todos los sentidos,

Toda actividad realizada por cualquier integrante de la empresa tiene una


consecuencia razn por la cual se explica claramente responsabilidades y deberes.

Trabajo en Equipo: Conjunto de personas que se organizan de una forma


determinada para lograr un objetivo comn.

Los compaeros deben apoyarse en cada parte de la organizacin, cualquier


problema debe resolverse en ltimo caso con los directores y no frente a clientes.

Puntualidad: El valor de la puntualidad es la disciplina de estar a tiempo para


cumplir nuestras obligaciones: una cita del trabajo, una reunin de amigos, un
compromiso de la oficina, un trabajo pendiente por entregar.

Ningn empleado puede llegar luego de su hora de entrada, sin embargo puede salir
si el trabajo del da ha sido terminado con anterioridad, y no puede pasar el tiempo o
demorar el servicio esperando propinas para realizar su trabajo.
2.3 Estructura Organizacional
Por estructura organizacional se entiende la capacidad de una organizacin de
dividir el trabajo y asignar funciones y responsabilidad en personas y grupos de la

35

organizacin, as como el proceso mediante el cual la organizacin trata de


coordinar su labor y sus grupos27

2.3.1 Organigrama Estructural por cargos

Gerencia
Staff Contable

Administrador

Asistente de Gerencia
Servicio Transporte

Jefe de Despacho

Secretaria 1

Estibador 1

Secretaria 2

Estibador 2

Chofer 1

Estibador 3

Chofer 2

Estibador 4

Estibador 5

Estibador 6

Guardia Noche

Fuente: DIGAS
Elaborado por: Jorge Nieto

27

CHARLES, Lusthaus, Evaluacin Organizacional: Marco para desarrollar el desempeo.

36

2.3.2 Organigrama Estructural por departamentos

Diagrama Estructural por Departamentos

Gerencia

Dpto.
Recursos
umanos

Dpto.
Comercial

Dpto.
Contable

Dpto. de Operaciones

Mantenimiento
Vehicular
Despacho clientes y
transportistas

Bodega

Fuente: DIGAS
Elaborado por: Jorge Nieto

37

2.3.3 Organigrama Funcional

Gerencia
1. Define metas y objetivos.
2. Revisa Estados Financieros.
3. Realiza proyectos financieros.
Staff Contable
1. Declaracin impuestos mensuales y anuales.
2. Elaboracin mensual y anual de Estados
Financieros.
3. Obligaciones con el SRI, formularios
Ministerio de Relaciones Laborales.

Administrador

Asistente de Gerencia
1. Contrato, control y responsable de RRHH.
2. Estudios, planes y Evaluacin de Mercadeo.
3. Envo de informes semanales a la DNH.
4. Revisin y comprobacin de las Estados Financieros
con el STAFF contable.

1. Depsito, registro y cuadre de Bancos.


2. Control Operativo de transporte y
despacho.
3. Verificar y control crditos a Clientes.
4. Realizar el cuadre de Caja con las
secretarias y revisar gastos del da.

Jefe de Despacho
1. Autorizacin ingreso y salida
distribuidores.
2. Autorizacin ingreso y salida
transportistas.
3. Control y manejo del inventario de GLP.

Servicio de Transporte
1. Transporte de GLP domstico e industrial.

de
de

Secretaria 1
Estibador 1

1. Emisin de facturas de ventas y registro en el


sistema.
2. Cobro facturas y crditos pendientes.
3. Elaboracin de comprobantes de
retenciones.

egreso

1. Carga y descarga de cilindros de GLP.

Estibador 2
1. Carga y descarga de cilindros de GLP.

Secretaria 2
Estibador 3

1. Emisin de facturas de ventas y registro en el


sistema.
2. Cobro facturas y crditos pendientes.
3. Elaboracin de comprobantes de egreso y
retenciones.

1. Carga y descarga de cilindros de GLP.

Estibador 4
1. Carga y descarga de cilindros de GLP.

Chofer 1
1. Distribucin y cobro de cilindros de GLP a
bodegas de minoristas.
2. Manejo de camiones y descarga de tanques.
3. Mantenimiento de vehculos.

Estibador 5
1. Carga y descarga de cilindros de GLP.

Estibador 6

Chofer 2
1. Distribucin y cobro de cilindros de GLP a
bodegas de minoristas.
2. Manejo de camiones y descarga de tanques.
3. Mantenimiento de vehculos.

1. Carga y descarga de cilindros de GLP.

Guardia Noche
1. Cuidado y proteccin de los bienes
muebles.
2. Entrega y recepcin de inventario.

Fuente: DIGAS
Elaborado por: Jorge Nieto

38

Notas:

No se pueden intervenir en las decisiones de los directores en relacin a


polticas con respecto a clientes, si se hace esto el nivel de mando se destruye
y no se puede aplicar ningn control y se desautoriza a los directores que son
encargados de la operatividad.
La direccin solo puede mandar sobre los directores y el staff contable, razn
por la cual no debe intervenir en ningn otra parte de la entidad ya que crea
friccin.

Las lneas de mando son confusas, existe doble o triple lnea de mando, los
empleados saltan procesos de comunicacin van donde cualquier superior y
no donde su superior directo, existen desautorizaciones entre superiores.

2.4 Factores Internos


Los factores internos son con los cuales la empresa interacta constantemente en el
da a da, o que su existencia puede ser crucial para el normal funcionamiento de la
empresa.

2.4.1 Clientes

DIGAS es netamente una empresa de servicio, el cliente mira a la entidad como una
empresa reciente, la cual se ha posicionado de una manera fuerte en el mercado de
Quito y que presta valores agregados nicos.

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Fuente: DIGAS
Elaborado por: Jorge Nieto

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Los valores agregados de diferenciacin son el canje de gas (cambio de tanque azul
por otro color), prstamo de tanques sin ningn costo, crditos de corto plazo (1 o 2
das), y venta programada de cilindros.

Esto ayuda a mantener un ptimo clima empresa cliente y en cierta forma de


mantener un grado razonable de fidelidad, ya que el factor fundamental y ltimo
para el cliente en este negocio siempre va a ser el precio.
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Fuente: DIGAS
Elaborado por: Jorge Nieto

El precio de venta es fijo, no puede ser movido es fijado mediante registro oficial. El
crecimiento de venta de gas se dio por cierre de centros cercanos, y la reduccin se
produjo por polticas de Eni para detener el crecimiento de DIGAS.
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Fuente: DIGAS
Elaborado por: Jorge Nieto
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2.4.2 Proveedores
El proveedor es el que satisface las necesidades de la empresa, el principal en
DIGAS es Eni S.A., el mismo maneja todo inclusive la concesin para el normal
trabajo de DIGAS y de todos los centros de distribucin.

En los ltimos aos debido al aumento de mercado de DIGAS inclusive superando a


su centro mayorista de San Bartolo el proveedor toma la decisin de reducir el cupo
de gas al centro, ocasionando una reduccin de 1000 tanques diarios lo cual ha
mermado en alrededor del 20% de las ventas diarias y por consiguientes anuales y
aumento este cupo a otros centros de distribucin.
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Fuente: DIGAS
Elaborado por: Jorge Nieto

Eni maneja todo el abastecimiento del centro el 98%, ya que es la nica empresa en
el Ecuador concesionada con esta opcin por parte del estado, la empresa Congas el
2% por otro lado maneja cilindros de color lo cual no es el negocio ptimo para la
ciudad de Quito.
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Fuente:DIGAS
Elaborado por: Jorge Nieto

El precio de compra se ha mantenido estable desde el 2008 hasta la fecha.


2.4.3

Competencia

El mercado econmico en el que se desarrolla DIGAS es de un monopolio y a su vez


de un oligopolio, ya que la que maneja todo es Eni Gas, y a la vez Eni concede a
alrededor de 9 centros mayoristas en todo Quito.
Los centros tienen sus clientes fijos, sus cupos de venta diarios, y su precio de venta
definido mediante ley, un punto a favor de la empresa es que la clientela establecida
no puede cambiarse si el centro no lo permite dando una estabilidad en el nmero de
venta diaria y anual.
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Fuente: DIGAS
Elaborado por: Jorge Nieto

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2.5 Factores Externos


Los factores externos son los que afectan directa o indirectamente a una organizacin
y no pueden ser controlados por la misma pero se deben tener muy en cuenta ya que
pueden ser una oportunidad o una amenaza para el crecimiento, estancamiento o
deterioro de la empresa y juegan un papel importante para la supervivencia de la
organizacin.
2.5.1 Factor Poltico
En el negocio de la venta de GLP las empresas estn inmersas directamente con el
Gobierno ya que el precio del Gas es establecido segn registro oficial. Por
consiguiente el precio es muy difcil de modificar por las restricciones que pone el
gobierno como perdidas de concesiones o multas as se ha mantenido congelado
tanto el precio de venta como el de compra durante cuatro aos seguidos.
Los centros mayoristas han realizado estudios de variacin de costos anuales como
sueldos, costos operacionales, auditoras ambientales, etc., y han presentado dicha
informacin al Municipio de Quito a la Direccin Nacional de Hidrocarburos y a Eni
S.A. para tratar de alzar en al menos US$0.08 centavos de dlar el precio en los
centros mayoristas, sin embargo a pesar de la unificacin de estudios y criterios por
parte de los organismos de control el Gobierno decidi que cualquier intento por
parte de los centros de distribucin inclusive Eni S.A en relacin a precios perder
automticamente la concesin.
Esta decisin por parte del gobierno pone en jaque a los centros ajustando ms sus
ingresos y obligando a tomar decisiones que afectan internamente a las operaciones
de la empresa.
2.5.2 Factor Econmico
A la empresa le afecta directamente la inflacin ya que esto acarrea la subida de los
diferentes costos y gastos que tiene una empresa como sueldos y salarios los cuales

43

suben cada ao, pero en este tipo de negocio no se puede mover el precio reduciendo
la utilidad ao tras ao.
No se puede aumentar los precios debido a que es un precio fijo que solo lo puede
mover el gobierno.
Las altas tasas de inters tambin han mermado la utilidad anual, ya que se adquiri
un terreno con un elevado costo financiero al mismo esto ha generado iliquidez.
El aumento de todos los costos adems de las tasas de inters altas golpea de una
manera directa al negocio reduciendo su flujo de efectivo, lo que ha producido las
siguientes decisiones o medidas gerenciales para cubrir dicha iliquidez:
Eliminacin de provisin de sueldos, en el momento que se debe pagar se
busca el medio de financiamiento, el ms usado en el momento es la venta
de activos fijos cubrir estos pagos, adems se solicita a los empleados la
comprensin para poder pagar en dos partes.
Venta de activos fijos (para cubrir provisiones, gastos extras y gastos del
terreno).
Despido de dos personas administrativas y una operativa.
2.5.3 Factor Social
Este factor es un riesgo muy alto para la empresa DIGAS ya que las personas que
habitan el sector ven a este centro como un sitio potencial de riesgo, debido a varios
accidentes, tales como choque de plataformas con casas, obstruccin del trafico, etc.
La miran con desconfianza agravando este tema que no se les puede vender
directamente debido a polticas de la empresa Eni S.A., as las acciones que se
pueden tomar es colaborar con cualquier iniciativa que se tome en el sector para
mantener una buena imagen corporativa, como donaciones al barrio, apoyos a clubes
barriales.
Uno de los inconvenientes principales y que hacen quedar muy mal a la empresa es
el trfico que ocasiona en el sector, las calles son angostas lo cual dificulta la entrada
y salida de las plataformas tambin se debe tomar en cuenta que los clientes

44

parquean sus camiones en las veredas dejando un espacio mnimo para la circulacin
de vehculos.
2.5.4 Factor Cultural
La manera de pensar de los proveedores y empleados es muy difcil de determinar,
sin embargo se ha notado que a pesar de todos los esfuerzos que ha hecho la entidad
para satisfacer a los empleados y proveedores no se tiene un resultado efectivo ya
que no se sienten satisfechos.
Los clientes y proveedores sienten que la cultura que se aplica es sola en beneficio
del centro mayorista y no se piensa en sus necesidades, son celosos entre s, no
acatan disposiciones y falta el respeto a las personas administrativas y operativas.
El ambiente que circula en el negocio es de desconfianza ya que existe tratamiento
separados o diferenciados por parte de los estibadores y choferes dependiendo de
propinas.
Las disposiciones tomadas o adoptadas por la administracin son muy flexibles lo
que ocasiona indisciplina, abuso y friccin entre los clientes, as se ha dado paso una
cultura de facilismo entre los clientes y trabajadores, porque quieren mutuamente
evitar los procesos de control.
2.5.5 Factor Legal
Las reformas legales han afectado considerablemente a la entidad en los ltimos tres
aos, estas reformas han sido principalmente laborales, municipales y fiscales.
Reformas Laborales:

Mayores controles por parte del IESS y el Ministerio de relaciones laborales como
las siguientes:

Ingresos en lnea de liquidaciones, lo que dificulta el trabajo adems de


aumentarlo y ocasiona incomodidad en el trabajo rutinario de la persona

45

encargada, ahora se debe acercar la persona obligatoriamente al ministerio para


pagar liquidaciones aunque sea por renuncia voluntaria.
La reforma a lo pertinente del riesgo del trabajo dictaminado por el IESS ha
obligado a contratar una consultora para la elaboracin de los riesgos que existen
en DIGAS con un costo de US$1000.00, aumentando los costos rutinarios.
El aumento exagerado de los sueldos bsicos ocasiona que el sueldo de un
estibador en el 2010 pase de US$325.00 a US$450.00 incluidas horas extras, as
como el sueldo de los choferes de US$350.00 a US$500.00. Aumentando el costo
de sueldo de 5100 en el 2010 a 5800 en el 2011.

Reformas Municipales:
Las reformas municipales han ocasionada un aumento de costos de operacin desde
el 2007, ya que han determinado las siguientes obligaciones anuales:
Auditoras Ambientales.
Permiso de uso de suelo.
Charlas y capacitaciones brindadas por los bomberos.
Aumento de extintores en el centro.
Una de las reformas municipales ms severas consiste en que si algn centro no
cumple los requisitos legales establecidos as como usos de suelos, permisos de
bomberos, permisos ambientales entre otros, debe ser cerrado.
Reformas fiscales:

Existan dos maneras de calcular el impuesto a la renta este se elimin y se cre el


clculo nico de anticipo de impuesto a la renta pagadero en julio y septiembre, esta
reforma no permite dar de baja las retenciones efectuadas durante el periodo y el
anticipo debe ser pagado directamente, el monto que pagaba DIGAS al 2009 era
aproximadamente de $3000,00 el monto actual es de US$18.000,00. Esta cantidad es
exorbitante y va ms all del impuesto a la renta generado anualmente, lo que
ocasiona ms iliquidez al negocio.

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2.6 F.O.D.A.
El anlisis FODA es una herramienta que permite conformar un cuadro de la
situacin

actual

de la

empresa,

permitiendo

de

esta

manera

obtener

un diagnstico preciso que permita en funcin de ello tomar decisiones acordes con
los objetivos y polticas formulados.

De entre estas cuatro variables, tanto fortalezas como debilidades son internas de la
organizacin, por lo que es posible actuar directamente sobre ellas.

En cambio las oportunidades y las amenazas son externas, por lo que en general
resulta muy difcil poder modificarlas.
2.6.1 Fortalezas
Son las capacidades especiales con que cuenta la empresa, y por los que cuenta con una
posicin privilegiada frente a la competencia. Recursos que se controlan, capacidades y
habilidades que se poseen, actividades que se desarrollan positivamente, etc.

Fortalezas de DIGAS:
Realiza canje de Gas (cambio de gas azul por el de colores), asumiendo el
costo adicional.
No existen prdidas de inventario ya que est en constante movimiento.
Se da crditos de 1 o 2 das motivando a los clientes a trabajar con DIGAS.
La empresa se enfoca en complacer al cliente en lo que se pueda.
Se presta tanques de gas a los minoristas para que puedan realizar mayores
ventas con la debida documentacin.
Se vende tanques de Gas a cmodas cuotas y con una ganancia considerable
para el negocio.
Realiza venta a las bodegas mediante transporte privado.
Cuenta con el personal exacto para su correcto desenvolvimiento.
Se cuenta con un terreno propio para la construccin de un centro de
distribucin mayorista autorizado.

47

Los activos son propios, la mayor parte han sido totalmente cancelados y ya
son patrimonio de la empresa.
2.6.2 Oportunidades
Son aquellos factores que resultan positivos, favorables y explotables, que se deben
descubrir en el entorno en el que acta la empresa.
El bien es de consumo primario siempre existe demanda constante.
ENI la encargada nacional ya tiene establecidos cupos a los mayoristas y
sectorizados los centros, no permitiendo el ingreso de nuevos mayoristas.
Una poblacin en constante crecimiento.
Buen estado crediticio para poder contraer deuda.
2.6.3 Debilidades
Son aquellos factores que provocan una posicin desfavorable frente a la
competencia debido a recursos de los que se carecen.
Falta de difusin de polticas y normas.
No existe participacin por parte del personal en el planteamiento de
estrategias o toma de decisiones relativas a sus actividades.
No se cumple con la normativa laboral.
El flujograma no es claro, por consiguiente la segregacin de funciones es
incorrecta.
Inconformidad de los clientes por el trato del administrador.
No existen manuales de trabajo especficos por rea.
Entrega tarda de los Estados Financieros.
Incumplimientos tributarios, retenciones, facturas, mal elaborados.
La administracin es dirigida por familiares lo que dificulta la comunicacin
por la prdida de objetividad de herir susceptibilidades
Preferencias por trabajadores, segn su trato con la administracin no por su
desempeo laboral.
Manejo de efectivo, que ha ocasionado varias veces robos y peligro por
posibles prdidas de vidas humanas.

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No existe una retroalimentacin con respecto a decisiones para mejorar las


operaciones.
El sistema contable es obsoleto, razn por la cual se duplican todos los
procesos.
Los transportistas de GLP condicionan el trabajo obligando a entrega de
anticipos y subida de precios del servicio.
2.6.4 Amenazas
Son aquellas situaciones que provienen del entorno y que pueden llegar a atentar
incluso contra la permanencia de la organizacin.
Controles innecesarios de la DNH con reportes y documentacin necesaria
del trabajo de la empresa.
El sitio actual de trabajo est condicionado para su funcionamiento.
Permisos de funcionamiento cada vez ms altos.
Existe un lmite del precio de venta al minorista por parte del gobierno.
Presin por parte de Eni para la compra de ms tanques de gas.
Obligacin de controlar que los clientes se encuentren al da con Eni, la DNH
y el SRI, y si no se encuentran no permitir cargar los GLP.
Matriz de Estrategias F.O.D.A
Esta matriz se realiza de la siguiente manera, una vez determinadas las
Oportunidades, Amenazas, Debilidades y Fortalezas, se realizan estrategias
combinando Oportunidades con Fortalezas (FO), Amenazas con Fortalezas (FA),
Debilidades con Oportunidades (DO) y Debilidades con Amenazas (DA).
Matriz Ponderada F.O.D.A
Una vez determinadas las Oportunidades, Amenazas, Debilidades y Fortalezas, se
califica cada una con la siguiente ponderacin:

Alto: cuando afecta de una manera buena o mala, significativamente.

Medio: cuando afecta de una manera buena o mala, no tan significativa.

Bajo: cuando no afecta de una manera buena o mala, significativamente.


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50

Matriz Pondera FODA


Anlisis Interno

Impacto

Anlisis Externo

Debilidades ( D )

Alto Medio Bajo

Amenazas ( A )

D1) Falta de polticas y normas.


D2) No existe participacin por parte del personal.

D4) No existen manuales de trabajo especficos.

Medio

Bajo

A3) Permisos de funcionamiento cada vez ms altos.


A4) Existe un lmite del precio de venta al minorista por
parte del gobierno.
A5) Presin por parte de Eni para la compra de ms tanques
de gas.

D5) Incumplimientos por parte del Staff contable.

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D6) Se coge efectivo sin la seguridad pertinente.


D7) El sistema contable es obsoleto.
D8) Los transportistas de GLP condicionan el
trabajo.

Anlisis Interno

Impacto

Anlisis Externo

Fortalezas ( F )

Alto Medio Bajo

Oportunidades ( O4 )

F2) Terreno propio.


F3) Se ayuda a los minoristas en trmites para
agilitar permisos.

O1) Los tanques son de consumo primario siempre existe


una demanda constante.
O2) Eni tiene establecidos cupos a los mayoristas y
sectorizados los centros, no permitiendo el ingreso de nuevos
mayoristas.

F4) Cuentas con medios de transporte propios.

O3) Buen estado crediticio.

F5) Prstamo de tanques a minoristas.

O4) Una poblacin en constante crecimiento.

F6) Venta de gas a las bodegas.


F7) Realiza canje de Gas

O5) Solo dos centros de Quito prestan el servicio de venta a


bodegas.

F8) Crditos de 1 o 2 das a los clientes.

O6) Clientes con pocos cilindros.

F9) Venta de tanques de gas en cmodas cuotas

O7) Mercado laboral competitivo

F10) Equipo de trabajo suficiente.

Alto

A1) Informes a la DNH que no son realizados


ntegramente por el sistema.
A2) El sitio actual de trabajo est condicionado para su
funcionamiento.

D3) Flujograma deficiente.

F1) Clientes y cupo de venta estables.

Impacto

Impacto
Alto

Medio

Bajo

CAPTULO III
3. DISEO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVO
3.1 Control Interno Administrativo
El sistema de control interno administrativo es la base de la consecucin de objetivos
y cumplimientos de todos los departamentos de la entidad, se basa en un control
general de la empresa.
3.1.1 Importancia control interno administrativo en la empresa
La importancia radica en que da a la organizacin una estructura formal de control
concisa y

medible, lo cual ayuda a optimizar tiempo y recursos, y ayuda a la

consecucin de objetivos ya que si esto no se da no tiene sentido el sistema de


control interno.
3.2 Componentes fundamentales del Control Interno Administrativo
3.2.1 Disponibilidad de informacin
La disponibilidad de la informacin es totalmente necesaria para la

correcta

aplicacin de correctivos o de controles en cada uno de los componentes de la


administracin, la informacin debe ser inmediata y oportuna para poder tomar
decisiones gerenciales as como para verificar la aplicacin de controles en la
organizacin.
3.2.2 Costo contra ahorros
La implementacin del control interno puede ser muy costosa en algunas
organizaciones el costo es mayor al beneficio, razn por lo cual es necesario primero
la realizacin de un presupuesto, un estudio previo del impacto del sistema de control
interno y de los recursos que se necesitan tanto cuantitativos como cualitativos para
mirar las ventajas y desventajas que puede traer el sistema, una decisin inteligente
al disear el control interno es crear controles en las partes fundamentales de la
empresa, para que esta se vuelva filtro y no se tenga que crear en cada parte de la
organizacin controles y no aumente el costo del diseo.
52

3.2.3 Medida de desempeo


Se debe establecer medidas de desempeo para evaluar de una manera cuantitativa o
cualitativa si no todos los controles, los ms importantes del sistema de control
interno se estn aplicando correctamente, as como deben ser evaluados los controles
externos y los internos de una manera tcnica para verificar la funcionalidad del
control aplicado, esto debe ser a todos los niveles de la organizacin.
3.2.4 Comprensin y apoyo
La comprensin empieza desde la parte ms alta de la entidad, y desde la
direccin se debe dar el apoyo a la implementacin, este apoyo debe ser desde la
aplicacin de controles en la direccin y cumplimiento claro de los controles que les
corresponden de esta manera los dems miran y entienden la importancia dndoles
un parmetro a seguir y no solo guas o palabras sin valor.
3.3 Medicin de Riesgo de Control
En el sistema de control interno es fundamental tener una manera clara de conocer
cmo se encuentra el control interno actual, esta evaluacin se da a travs de las
siguientes herramientas:
Cdulas Narrativas
Cuestionarios de control interno
Listas de verificacin
Flujo-gramas.
3.3.1 Aplicacin de Cdulas Narrativas
Las cdulas narrativas describen todo un control o proceso de principio a fin indican
quien interviene en la actividad y permiten entender de una manera especfica el
proceso.

53

Empresa Mayorista DIGAS


Cdula Narrativa
rea Administrativa - Bodega
Proceso: Control de inventarios
En el control de la administracin en relacin a inventarios se explica el proceso
desde la entrada y salida de todos los tanques y sus diferentes actores.
Ingreso de tanques al centro y por consiguiente al inventario:
a) Ingreso de plataforma al centro de distribucin.
El transportista informa el nmero de tanques y tipo de los mismos, y cuenta
confirma con el jefe de despacho.
En caso de confirmar el conteo:
Permite continuar con el proceso
Informa la novedad a la administracin para que descuenten en el pago mensual
el nmero de tanques faltantes.
El jefe de despacho registra el nombre del transportista y la cantidad trada en el
formato brindado por la empresa de una manera manual.
Para la recepcin de la documentacin:
El transportista trae la factura y la gua.
El transportista trae la factura y la gua das despus.
La documentacin es archivada en base a la fecha y por factura o gua de
remisin.
La asistente de gerencia registra el nmero de cargas ingresadas en un formato
de Excel, si est la documentacin con el nmero de factura y gua caso
contrario solo la cantidad y el nombre del transportista.
b) Ingreso de los sub-distribuidores al centro.
El jefe de despacho verifica cantidad de tanques y tipo de los mismos, por
consiguiente emite un papel con la cantidad de tanques que se requieren, con una
firma en la parte posterior.
El cliente recibe el papel del nmero de tanques.
El jefe de despacho registra en el formato de control de inventarios el cliente y la
cantidad de tanques vacios recibidos.
Salida de tanques del centro:
c) Salida de los clientes:
Los clientes al salir son chequeados por el jefe de despacho en base a las
cantidades registradas en su hora de despacho y contra las cargas facturadas y
cargadas.
Si el jefe de despacho no encuentra irregularidades permite salida caso contrario
avisa a la secretaria novedades para su solucin.
d) Salida de los transportistas:
Las plataformas para salir son contadas con el nmero de tanques vacios que
llevan para cargar nuevamente en Eni, para lo cual el administrador registra en
manualmente el transportista y la cantidad.
La asistente de gerencia al siguiente da revisa, y registra en el inventario
realizado en Excel.

54

Empresa Mayorista DIGAS


Cdula Narrativa
rea Administrativa
Proceso: Ventas
1. El cliente ingresa al centro de distribucin, en su respectivo vehculo de
carga, se verifica el nmero de tanques, el jefe de despacho verifica el
nmero de tanques o cargas que necesita el cliente.
2. Despus del conteo fsico se realiza una orden de emisin de factura, la
cual se realiza en un papel pequeo simple por parte del jefe de despacho
con una firma suya de y el nmero de tanques y tipo de tanques que el
cliente necesita.
3. El cliente aprueba el nmero de tanques contados y recibe el papel de
orden de despacho para facturar y se dirige a caja.
4. El cliente debe entregar en caja:
a) Orden de despacho.
b) Cheque, depsito o efectivo.
5. La secretaria de turno revisa el papel entregado por el jefe de despacho,
revisa saldos pendientes y no cancelarlos parcial o totalmente el cliente
debe hablar con el administrador o asistente de gerencia para solicitar
crdito.
6. La secretaria procede a emitir la factura, firma y pone un sello de
cancelado, y entrega la factura para su revisin.
7. El cliente revisa su factura si est de acuerdo firma caso contrario pide
rectificacin, si es el caso realiza la retencin respectiva.
8. La factura se pone en un costado grapada con la orden de despacho y se
archiva la retencin en su respectiva carpeta.
9. El cliente muestra la factura al jefe de despacho.
10. El jefe de despacho confirma el nmero facturado con lo autorizado y
registra en el inventario.
11. El jefe de despacho autoriza la salida del vehculo del centro.
55

Empresa Mayorista DIGAS


Cdula Narrativa
rea Administrativa - Compras
Proceso de prestacin de servicios, facturacin y pago de los transportistas
El concepto de transportistas es uno de los rubros ms significativos del negocio, razn
por la cual debe tener un tratamiento claro, oportuno y efectivo para mantener buenas
relaciones con los transportas los cuales son tercerizados.
Los transportistas de plataformas son calificados por Eni Gas S.A., y son enviados al
centro, estos tienen un rastreo satelital y los tanques que transportas estas plataformas
son 944, en trminos econmicos es muy delicado este transito ya que el valor en
tanques es de US$47.200,00.
Proceso de compra(carga):
1. Una vez cargadas las plataformas, se dirigen a la planta en Pifo, para lo cual se
enva una gua de remisin y un cheque a cada transportista, el cheque es
firmado y cruzado previamente por la gerencia, sin embargo el cheque va en
blanco.
2. Una vez llega el transportista a Eni Gas S.A., debe aguardar su turno.
3. En su turno ingresa y la plataforma es cargada con tanques llenos en vez de los
vacios, el transportista antes y despus cuenta los tanques, ya que si pierde un
tanque es descontado directamente al dueo de la plataforma.
4. Mientras la plataforma es cargada, el transportista va a caja deja el cheque y la
cajera realiza la factura, a nombre de DIGAS, en una de las partes inferiores
registra el nombre del chofer y el mismo firma.
5. El chofer toma, la factura y la gua de remisin para poder salir de Eni Gas S.A.
6. Indica esto al jefe de despacho y el mismo le autoriza a salir del centro.
7. Se dirige a DIGAS inmediatamente, constantemente la distribuidora llama para
saber su hora de llegada por dos puntos:
a) Saber que todo est bien con la plataforma.
b) Despachar adecuadamente a los clientes que estas esperando la llegada de la
plataforma
8. Al llegar a DIGAS el transportista parquea donde el jefe de despacho le indica.
9. Antes de descargar el jefe de despacho cuenta los tanques de gas, si todo est
bien se procede inmediatamente al descargue, caso contrario si hay novedades el
chofer y el jefe de despacho coordinan si es un faltante se comunica a la
administracin para que solucione el problema.
Acciones de la Administracin:
En caso de que esto suceda la administracin le informa al dueo de la plataforma.
El dueo de la plataforma tiene dos opciones:
a) Devolver los tanques.
b) Permitir el descuento de los tanques para que la distribuidora los reponga,
este descuento se lo realiza de la factura semanal.
Una vez suceda esto, inmediatamente, es decir, al siguiente da o a ms tardar la semana
56

prxima se reponen los tanques.


10. Una vez terminado este proceso si el transportista llego en el horario de
facturacin entrega la factura y la gua de remisin en caja, a la vez guarda una
copia de la gua de remisin como su respaldo del viaje realizado.
11. La secretaria recibe y archiva esta documentacin.
Proceso de anticipos:
Los transportistas cobran las facturas semanalmente, estas son pagadas pasando dos
semanas, lo cual afecta la liquidez de los mismos, razn por la cual se permiten
anticipos.
1. El transportista solicita a uno de los propietarios, al administrador, al asistente de
gerencia o a la secretaria de turno.
2. Si el monto no es muy alto a excepcin de los propietarios solicitan autorizacin
a la asistente de gerencia.
3. Si el monto es bajo se autoriza directamente el anticipo, la mayora de estos
realizado en efectivo, cuando son montos altos se los realiza en cheque, en caso
de autorizar el anticipo se realiza un comprobante de egreso.
4. Si el anticipo se lo realiza en cheque, la asistente de gerencia revisa el banco
previamente para ver cual tiene la disponibilidad inmediata.
5. Al final del da el anticipo se registra en la liquidacin que se realiza en el libro
de Excel, en la factura prxima a cancelarse.
Proceso de facturacin:
La asistente de gerencia es la encargada directa de realizar las liquidaciones de los
transportistas, a continuacin se explica el cmo realiza esta actividad:
1. Crea un archivo en Excel con cada transportista.
2. Divide por semanas del mes al que corresponde.
3. Copia y pega un formato preestablecido el cual contiene:
a) Las fechas de los viajes
b) La gua de remisin
c) La cantidad de tanques transportados
d) Los anticipos, las fechas de los mismos y as como sus valores y el
beneficiario.
e) En la parte inferior el valor total, menos anticipos totales y menos retencin.
4. Llena este formato segn van llegando las guas de remisin, y si es el caso
segn los anticipos que solicite el transportista.
5. Una vez revisada la liquidacin procede a imprimir dos copias.
6. Entrega las mismas a la secretaria para que realice la factura, la retencin, el
cheque y el comprobante de egreso.
7. La secretaria, realiza toda la documentacin mencionada, firma el comprobante,
la retencin y llena uno de los cheques, los cuales han sido dejados firmados en
blanco para ahorrar tiempo, adems tambin llena la factura del transportista el
cual en el transcurso de la semana debi dejar la factura o dejo previamente
varias facturas.
8. El da lunes de cada semana se cancela este rubro.
57

Empresa Mayorista DIGAS


Cdula Narrativa
rea Administrativa Recursos Humanos
Proceso: Contratacin de personal.
En el caso de contratacin de nuevo personal se realiza por los motivos:
a) Creacin de un nuevo puesto de trabajo.
b) Renuncia de uno de los empleados actuales.
c) Cuando se ha decidido despedir al empleado y cubrir esa vacante.
Una vez que existe la vacante se realiza lo siguiente:
1. La asistente de gerencia se rene con el gerente y analiza si es necesaria la
contratacin.
2. Una vez de acuerdo se procede con el proceso de contratacin el cual es la
encargada la asistente de gerencia.
3. Si es seleccin interna se comunica la existencia de la vacante de una manera
verbal, si no hay muchos vacantes al menos treinta, se procede a realizar una
convocatoria en el comercio.
4. Esta convocatoria la realiza la asistente de gerencia pblica los requerimientos y
paga directamente.
5. Las carpetas de las personas interesadas son recibidas por la secretaria de turno y
son entregadas segn van entregando.
6. Las carpetas van siendo analizadas por la asistente de gerencia, selecciona al
menos diez carpetas segn su criterio y las exigencias.
7. La asistente de gerencia llama a los candidatos seleccionados y los entrevista
uno por uno.
8. Una vez seleccionado al ms apto le solicita la carpeta con:

Hoja de vida.
Copia de cdula y papeleta de votacin.
Documentacin soporte de estudios.
Record Policial.
Referencias personales y laborales.

9. Esta documentacin es archivada en una carpeta general de empleados.


10. La persona contratada es afiliada, en el primer o segundo mes, y se realiza su
aviso de entrada al IESS.
11. La asistente de gerencia realiza un contrato por un ao, el cual lee el empleado
firma y es enviado al ministerio para su legalizacin.
12. El contrato es retirado por la asistente de gerencia y es archivado.

58

Empresa Mayorista DIGAS


Cdula Narrativa
rea Administrativa - Mantenimientos
Proceso: Control y mantenimiento de vehculos.

1. Los choferes notan la irregularidad o necesidad de mantenimiento del


camin, basados en su experiencia.

2. Comunican a la secretaria esta necesidad verbalmente, y esta entrega el


dinero estimado requerido al chofer.

3. El chofer lleva el vehculo al mecanico de confianza de la empresa.

4. La secretaria informa la novedad verbalmente al administrador.

5. El administrador queda pendiente de la hora de salida y de regreso del


vehculo.
6. El mecnico atiende el requerimiento inmediatamente, y cobra el
dinero al chofer.

7. Dependiendo del monto el mecnico entrega una factura, un recibo o


algn documento de respaldo.

8. El chofer firma y recibe la documentacin.

9. Luego revisa el arreglo, revisin o mantenimiento del vehculo.

10. Regresa al centro de distribucin y entrega la documentacin en caso


de existir a la secretaria para que realice el comprobante de egreso.

11. Con esto termina el proceso de revisin y dems de los vehculos.

59

Empresa Mayorista DIGAS


Cdula Narrativa
rea Administrativa - Gerencia
Proceso: Tratamiento de la informacin financiera.

La Asistente de Gerencia cruza con el staff contable el valor de cada cuenta y


en el caso de existir diferencias, lo corrigen.

La informacin financiera es elaborada mensualmente por el staff contable


entregando a la Gerencia los siguientes estados financieros:

1. Estado de resultados.
2. Flujo del efectivo.

Esta informacin es otorgada al Gerente General y de esta manera se termina


el proceso de anlisis

60

3.3.2 Formato del Cuestionario de control interno administrativo


El cuestionario para tener una mayor efectividad debe enfocarse en cada componente
del control interno, es decir, que deben existir 5 cuestionarios 1 por componente.
Cuestionario Ambiente de Control correspondiente al rea Administrativa
Empresa Mayorista "DIGAS"
Cuestionario de Control Interno Administrativo
Componente: Ambiente de Control
N
1

10

11

Pregunta

Si No Observaciones

La direccin conoce: la
misin, visin y objetivos?
La organizacin cuenta con
un cdigo de tica, o normas
de conducta?
El cargo asignado a cada
empleado es en base a un
proceso de seleccin?
Las metas, polticas y
objetivos
departamentales
son definidos con apoyo de
todo el personal?
Existe un procedimiento de
llamado
de
atencin
establecido,
cuando
se
incumplen las normas de
comportamiento?
Los
valores
que
la
organizacin desea inculcar
son transmitidos por parte de
la direccin?
Se
estimula
a
los
trabajadores
mediante
incentivos, cualitativos o
cuantitativos?
La direccin tiene continuas
capacitaciones, para que
puedan tomar decisiones de
una manera inmediata?
Dentro de la estructura
organizacional
se
tiene
definida claramente la lnea
de mando?
La organizacin cuenta con
un
manual
de
procedimientos?
El manual de procedimientos
fue elaborado en base a los
objetivos de la empresa?
61

Calificacin
Bajo

Medio

Alto

Ref. Impacto

Cuestionario Valoracin de Riesgos correspondiente al rea Administrativa

Empresa Mayorista "DIGAS"


Cuestionario de Control Interno Administrativo
Componente: Valoracin de Riesgos
Calificacin

10

Pregunta

Si

No Observaciones

Se realiza un estudio de los


riesgos internos y externos los
cuales afectan la consecucin
de objetivos?
La entidad ha establecido
criterios para analizar los
riesgos identificados?
La empresa ha implantado
tcnicas para la identificacin
de riesgos presentes?
Se analizan los impactos de
situaciones anteriores que han
desviado a la empresa de sus
objetivos?
El anlisis de riesgos es
basado en tcnicas de
evaluacin administrativas?
Los riesgos detectados tienen
un seguimiento y son tratados
segn su importancia?
Existe
un
plan
de
contingencia en el caso de
imprevistos relevantes, que
afecten de una manera severa
su funcionamiento?
Se tiene un estndar sobre
medicin de riesgos?
Se realiza reuniones de
direccin planificadas con el
fin de tratar los
riesgos
detectados?
La gerencia ha establecido
quienes participarn en el
anlisis de riesgos internos y
externos?

62

Bajo

Medio

Alto

Ref. Impacto

Cuestionario Actividades de Control correspondiente al rea Administrativa

Empresa Mayorista "DIGAS"


Cuestionario de Control Interno Administrativo
Componente: Actividades de control

4
5

10

11
12

13

14

15

Pregunta

Si

Existen
procedimientos claros y
detallados de una manera escrita para su
correcta aplicacin en relacin a los
objetivos?
La
empresa
ha
desarrollado
procedimientos para autorizar o aprobar
las operaciones?
Existe el manejo de un presupuesto para
las
diferentes
actividades
de
la
organizacin?
Los procedimientos aplicados estn
siendo medidos bajo algn indicador?
Se establecen los procesos en base a un
anlisis y planificacin previa?
Los
procesos
son
mejorados
constantemente segn los objetivos de la
organizacin?
Existe una persona encargada de evaluar
los procesos, normas y dems polticas que
afectan el desenvolvimiento del negocio?
Se realiza controles especficos sobre las
actividades del staff contable?
La informacin contable es evaluada
peridicamente para verificar la veracidad
de la informacin?
Se han realizado anlisis que permitan
determinar la existencia de actividades
improductivas?
Existe la designacin de funcionarios
para ejercer tareas de supervisin?
Cada responsable cumple con sus
funciones establecidas?
Los
procedimientos
establecen
actividades de control para asegurar que se
evalu la eficiencia y eficacia operativa?
Se cuenta con un cronograma de
reuniones de direccin para analizar los
diferentes de temas de la empresa?
Los Activos Fijos y consumibles tienen
asignados responsables de su custodia?

16

Los procedimientos incluyen actividades


de control para identificar Activos Fijos
que no estn en condicin de utilizacin?

17

Existe un manejo adecuado del archivo


de la documentacin de la empresa?

18

Existen responsables de la custodia de los


documentos clave?

63

No

Observacio
nes

Calificacin
Ref.
Bajo

Medio

Alto

Impacto

Cuestionario Informacin y comunicacin correspondiente al rea Administrativa

Empresa Mayorista "DIGAS"


Cuestionario de Control Interno Administrativo
Componente: Informacin y Comunicacin

Calificacin
N

Preguntas

Si No Observaciones

Ref. Impacto
Bajo Medio Alto

Dentro de la organizacin hay


mecanismos establecidos dentro de los
1
cuales se pueda procesar y recopilar la
informacin externa e interna?
Cundo se determina un problema, queja
2 o molestia dentro de la organizacin se
realiza un seguimiento documentado?
Se informa las posibles irregularidades
3 significativas oportunamente a los
directivos?
4

La comunicacin entre la direccin y la


parte operativa es horizontal?

Existe un seguimiento a los clientes para


5 conocer su satisfaccin con el servicio
prestado?
Cundo se presentan quejas de los
clientes, se realiza una evaluacin y se
6
toma una decisin para corregir dicha
falencia?
7

Toda notificacin o comunicacin es


realizada con un objetivo especfico?

El sistema utilizado por la empresa


entrega informacin confiable?

La informacin
objetivamente?

interna

es

filtrada

Se mantiene una comunicacin adecuada


10 entre los directores y los dueos antes de
tomar una decisin?
11

Se realiza un acta de reunin de la


direccin?

Las decisiones importantes son tomadas


12 en conjunto con la direccin y los dueos
de la empresa?

64

Cuestionario Monitoreo o Supervisin correspondientes al rea Administrativa

Empresa Mayorista "DIGAS"


Cuestionario de Control Interno Administrativo
Componente: Monitoreo o Supervisin

Preguntas

Si No Observaciones

Se utiliza tcnicas de supervisin, las


cuales evalen la parte cuantitativa y
1
cualitativa de cada proceso de la
organizacin?
Se comprueba saldos pendientes a
2 clientes, proveedores o empleados de una
manera escrita regularmente?
Los activos fijos son revisados
3 peridicamente, por personas externas al
departamento que corresponden?
Los
datos
registrados
en
las
4 transacciones de inventarios se comparan
con los fsicos?

Se conocen herramientas para evaluar el


correcto funcionamiento de la empresa?

Los informes emitidos por el sistema


sirven para determinar con facilidad el
6 cumplimiento
de
los
objetivos
establecidos en cuanto a una parte
cuantitativa?
En las auditoras ambientales anuales se
establecen ciertas normas de seguridad las
7
cuales deben aplicarse estas son evaluadas
peridicamente por la organizacin?
Un control que demuestra deficiencias es
evaluado tcnicamente y luego corregido
8
para disminuir en el menor tiempo posible
su impacto?
9 Existe un encargado del monitoreo?
10

Se realiza pruebas documentadas de la


efectividad de los controles establecidos?

11

La ineficiencia de un control detectado


es informada de manera inmediata?

65

Calificacin

Bajo Medio Alto

Ref. Impacto

3.3.3 Aplicacin de los Cuestionario de Control Interno Administrativo


Una vez se han definido las preguntas especficas para cada componente se procede a
realizar la aplicacin del mismo en la empresa
Cuestionario Ambiente de Control correspondiente al rea Administrativa
Empresa Mayorista "DIGAS"
Cuestionario de Control Interno Administrativo
Componente: Ambiente de Control
N

Pregunta

Si No

La direccin conoce: la
misin,
visin
y 2
objetivos?

La organizacin cuenta
con un cdigo de tica, o 2
normas de conducta?

El cargo asignado a
cada empleado es en
base a un proceso de
seleccin?
Las metas, polticas y
objetivos son definidos
con apoyo de todo el
personal?
Existe
un
procedimiento
de
llamado de atencin
establecido, cuando se
incumplen las normas de
comportamiento?
Los valores que la
organizacin
desea
inculcar son transmitidos
por
parte
de
la
direccin?
Se estimula a los
trabajadores
mediante
incentivos, cualitativos o
cuantitativos?
La direccin tiene
continuas
capacitaciones, para que
puedan tomar decisiones
de
una
manera
inmediata?
Dentro de la estructura
organizacional se tiene
definida claramente la
lnea de mando?

Observaciones

Calificacin
Bajo Medio Alto

Los objetivos, misin y


visin no estn definidos
claramente.
Hay polticas generales de
comportamiento pero no
un cdigo de conducta
especfico.

Ref.

Impacto

H1
Muy
Pg.81 Significativo

10

H2
Significativo
Pg.81

La empresa no posee un
sistema
tcnico
de
seleccin.

H3
Significativo
Pg.81

Estos componentes se van


dando segn la necesidad
y la participacin de
empleados es nula.

H4
Significativo
Pg.81

La administracin no
difunde los valores de la
empresa.

No existe una cultura de


motivacin
para
el
personal.

H6
Significativo
Pg.81

Las capacitaciones no
estn dentro de los puntos
de la empresa.

H7
Significativo
Pg.81

Las decisiones de los


directores o superiores son
contrariadas por el otro.

La organizacin cuenta
10 con un manual de 4
procedimientos?

El
manual
de
procedimientos
fue
11
1
elaborado en base a los
objetivos de la empresa?

Poco
significativo

Total:

66

Muy
Significativo

H9
Significativo
Pg.81

6
3

H8
Pg.81

Muy
Significativo

Poco
significativo

No se realiz de manera
tcnica, sino basada en
experiencia.

H5
Pg.81

32

36

Cuestionario Valoracin de riesgos correspondiente al rea Administrativa


Empresa Mayorista "DIGAS"
Cuestionario de Control Interno Administrativo
Componente: Valoracin de Riesgos

Pregunta
Se realiza un estudio de
los riesgos internos y
externos
los
cuales
afectan la consecucin de
objetivos?
La
entidad
ha
establecido criterios para
analizar
los
riesgos
identificados?

Calificacin

Si

No

Observaciones

No hay estudios de
riesgos.

Los criterios no han


sido planteados.

10

H12
Pg.
82

Muy
significativo

H13
Pg.
82

Muy
significativo

H14
Pg.
82

Muy
significativo

No
existe
un
seguimiento a ningn
riesgo, ya que no existe
un
encargado
especfico.

H15
Pg.
82

Muy
significativo

Los
planes
de
contingencia
se
realizan en el momento
del problema.

La
empresa
ha
implantado tcnicas para
la
identificacin
de
riesgos presentes?

La administracin no
ha
establecido
mecanismos
de
recoleccin
de
informacin.

Se analizan los impactos


de situaciones anteriores
que han desviado a la
empresa de sus objetivos?

Los riesgos tomados en


cuenta para anlisis son
los actuales.

El anlisis de riesgos es
basado en tcnicas de
evaluacin
administrativas?

Los riesgos detectados


tienen un seguimiento y
son tratados segn su
importancia?

Existe un plan de
contingencia en el caso de
imprevistos
relevantes,
que afecten de una
manera
severa
su
funcionamiento?

Se tiene un estndar
sobre
medicin
de
riesgos?

El personal no est
calificado para realizar
este trabajo y no se ha
establecido
la
necesidad el mismo.

Se realiza reuniones de
direccin planificadas con
el fin de tratar los riesgos
detectados?

No existen reuniones
planificadas,
los
riesgos no son tratados.

La
gerencia
ha
establecido
quienes
10 participarn en el anlisis
de riesgos internos y
externos?

El personal encargado
de estas actividades
no ha sido establecido.

Total:

67

Bajo Medio Alto

10

Ref.

Muy
H10
Pg.82 significativo

H11
Significativo
Pg.82

Muy
significativo

H16
Pg.
82

11

Muy
significativo

Significativo

Impacto

70

H17
Pg.
82

Muy
significativo

Cuestionario Actividades de Control correspondiente al rea Administrativa


Empresa Mayorista "DIGAS"
Cuestionario de Control Interno Administrativo
Componente: Actividades de control
Calificacin
N

Pregunta

Si

No

Observaciones

Ref.
Bajo

Existen
procedimientos claros y
detallados de una manera escrita para
su correcta aplicacin en relacin a los
objetivos?

La
empresa
ha
desarrollado
procedimientos para autorizar o aprobar
las operaciones?

Existe el manejo de un presupuesto


para las diferentes actividades de la
organizacin?

Los procedimientos aplicados estn


siendo medidos bajo algn indicador?

Se establecen los procesos en base a


un anlisis y planificacin previa?

Los
procesos
son
mejorados
constantemente segn los objetivos de
la organizacin?
Existe una persona encargada de
evaluar los procesos, normas y dems
polticas
que
afectan
el
desenvolvimiento del negocio?

Se realiza controles especficos sobre


las actividades del staff contable?

La informacin contable es evaluada


peridicamente
para
verificarla
veracidad de la informacin?

Se han realizado anlisis que permitan


10 determinar la existencia de actividades
improductivas?
11

Existe la designacin de funcionarios


para ejercer tareas de supervisin?

Cada responsable cumple con sus


12
funciones establecidas?

Los procedimientos establecen


13 actividades de control para asegurar
que se evalu la eficiencia operativa?

Se cuenta con un cronograma de


14 reuniones de direccin para analizar los
diferentes temas de la empresa?
Los Activos Fijos y consumibles
15 tienen asignados responsables de su
custodia?
Los
procedimientos
incluyen
actividades de control para identificar
16
Activos Fijos que no estn en condicin
de utilizacin?
Existe un manejo adecuado del
17
archivo de la empresa?
18

Existen responsables de la custodia de


los documentos clave?

Medio

Los
procedimientos
no son enfocados
a
objetivos
especficos

10

H18
Significativo
Pg.83

Poco
significativo

1
No
hay
un
presupuesto solo
hay restriccin
de gastos.
No
se tiene
ningn estndar
o indicador.
Ningn proceso
ha
sido
planificado
previamente.
No se trabaja en
una
mejora continua.
Las funciones no
estn estipuladas
en el manual de
procedimientos.
No hay un
encargado del
seguimiento.

10

10

H21
Significativo
Pg.83

H22
Pg.83

10

significativo

H23
Muy
Pg.84 significativo
Poco
significativo

Existen
actividades las
cuales no son
productivas.

Muy
significativo
Poco
significativo

68

Poco

Poco
significativo

H19
Significativo
Pg.83
H20
Significativo
Pg.83

Se cumple a
medias
las
funciones
asignadas.
No
existe
evaluacin dela
eficiencia
y
eficacia
operativa.
No
hay
un
cronograma
de reuniones.
Esta funcin no
ha
sido
sido asignada.
No
hay
responsable
directo
de
Activos.
Es
manejado
arbitrariamente.
Est a
disposicin de
todos.
Total:

Impacto

Alto

H24
Muy
Pg.84 significativo

Muy
significativo

10

H25
Muy
Pg.84 significativo

Muy
significativo

10

H26
Muy
Pg.84 significativo

10

H27
Muy
Pg.84 significativo

10

H28
Muy
Pg.84 significativo

124

Cuestionario Informacin y comunicacin correspondiente al rea Administrativa


Empresa Mayorista "DIGAS"
Cuestionario de Control Interno Administrativo
Componente: Informacin y Comunicacin
Calificacin
N
Preguntas
Si No
Observaciones
Bajo Medio Alto
Dentro de la organizacin
Las
polticas
de
hay
mecanismos
recepcin
de
establecidos dentro de los
1
0 4 informacin no han
8
cuales se pueda procesar y
sido establecidas por
recopilar la informacin
la direccin.
externa e interna?
Cundo se determina un
El seguimiento se
problema, queja o molestia
realiza solo si es
2 dentro de la organizacin se 0 4
9
totalmente grave y no
realiza
un
seguimiento
es documentado.
documentado?
Se informa las posibles
irregularidades
Se informa de una
3 significativas
4 0
5
manera verbal.
oportunamente
a
los
directivos?
La comunicacin entre la
4 direccin
y
la
parte 4 0
1
operativa es horizontal?
Existe un seguimiento a los
clientes para conocer su
Se realizan encuestas
5
4 0
3
satisfaccin con el servicio
y preguntas directas.
prestado?
Se trata de satisfacer al
Cuando se presentan quejas
cliente demasiado a
de los clientes, se realiza
veces
se
violan
6 una evaluacin y se toma 0 4
9
estatutos
o
una decisin para corregir
reglamentos por dicho
dicha falencia?
hecho.
Toda
notificacin
o
7 comunicacin es realizada 4 0
1
con un objetivo especfico?
El sistema es el TEl sistema utilizado por la
max, los informes
8 empresa
entrega 2 2 entregados
son
3
informacin confiable?
precisos
cuantitativamente.
La
informacin
La informacin interna es
obtenida depende del
9
0 4
7
filtrada objetivamente?
juicio de los directores
o empleados.
Se
mantiene
una
comunicacin
adecuada
La participacin del
10 entre los directores y los 0 4 personal en toma de
9
dueos antes de tomar una
decisiones es nula.
decisin?
11

Se realiza un acta de
0
reunin de la direccin?

Las decisiones importantes


son tomadas en conjunto
12
1
con la direccin y los
dueos de la empresa?

Ningn documento es
elaborado
en
las
reuniones.
Los dueos escuchan
recomendaciones pero
la decisin es segn su
criterio.
Total:

69

8
18

Impacto

H29
Significativo
Pg. 85

Muy
H30
Pg. 85 significativo

H31
Significativo
Pg. 85

Poco
significativo
Poco
significativo

H32
Significativo
Pg. 85

Poco
significativo

Poco
significativo

H33
Significativo
Pg. 85

H34
Muy
Pg. 85 significativo

H35
Significativo
Pg. 85

Ref.

43

H36
Muy
Pg. 85 significativo

Cuestionario Monitoreo o Supervisin correspondientes al rea Administrativa


Empresa Mayorista "DIGAS"
Cuestionario de Control Interno Administrativo
Componente: Monitoreo o Supervisin
N

Preguntas

Se utiliza tcnicas de
supervisin,
las
cuales
evalen la parte cuantitativa
y cualitativa de cada
proceso de la organizacin?

Se
comprueba
saldos
pendientes
a
clientes,
proveedores o empleados de
una
manera
escrita
regularmente?
Los activos fijos son
revisados peridicamente,
por personas externas al
departamento
que
corresponden?
Los datos registrados en
las
transacciones
de
inventarios se comparan con
los fsicos?
Se conocen herramientas
para evaluar el correcto
funcionamiento
de
la
empresa?
Los informes emitidos por
el sistema sirven para
determinar con facilidad el
cumplimiento del objetivo
establecido en cuanto a una
parte cuantitativa?
En
las
auditoras
ambientales anuales se
establecen ciertas normas de
seguridad las cuales deben
aplicarse
estas
son
evaluadas peridicamente
por la organizacin?
Un control que demuestra
deficiencias es evaluado
tcnicamente
y
luego
corregido para disminuir en
el menor tiempo posible su
impacto?
Existe un encargado del
monitoreo?

Se
realiza
pruebas
documentadas
de
la
10
efectividad de los controles
establecidos?
La ineficiencia de un
control
detectado
es
11
informada
de
manera
inmediata?

Si

Calificacin

No

Observaciones

No se evala la parte
cuantitativa y cualitativa
de le empresa, ya que la
supervisin
est
enfocada en el control y
no en resultados.

Los saldos
verificados.

Aunque est establecida


esta actividad por escrito
no hay un responsable
directo.

no

Bajo Medio Alto

10

son

En el sistema se trabaja
con un valor y el conteo
fsico
con
otro.
(Inventarios)
No
se
tienen
herramientas
establecidas
por
la
administracin
para
realizar evaluaciones.

Ref.

Impacto

H37
Muy
Pg.
significativo
86

H38
Pg. Significativo
86

H39
Pg. Significativo
86

H40
Muy
Pg.
significativo
86
H41
Pg. Significativo
86

Poco
significativo

Las recomendaciones o
control de las auditoras
ambientales solo se
realizan en los meses de
revisin.

H42
Muy
Pg.
significativo
86

Ningn
control
o
correccin al mismo es
realizado de una manera
tcnica, sino en base a la
experiencia.

H43
Muy
Pg.
significativo
86

El monitoreo solo es
realizado por el asistente
de gerencia.

10

H44
Muy
Pg.
significativo
86

Los controles cuando ya


no soportan el estado
actual son cambiados.

Muy
significativo

Poco
significativo

1
Total:

70

17

54

3.4 Resultado de la Evaluacin


3.4.1 Matriz de Resultados de la Evaluacin del Control Interno
Empresa Mayorista DIGAS
Matriz de resultados de la Evaluacin de Control Interno
Componente: Ambiente de Control
Pregunta

Encuestas

La direccin conoce: la
misin, visin y objetivos?

10

La organizacin cuenta con


un cdigo de tica, o normas
de conducta?

10

10

El cargo asignado a cada


empleado es en base a un
proceso de seleccin?

10

Las metas, polticas y


objetivos
departamentales
son definidos con apoyo de
todo el personal?

10

Existe un procedimiento de
llamado
de
atencin
establecido,
cuando
se
incumplen las normas de
comportamiento?

10

Los
valores
que
la
organizacin desea inculcar
son transmitidos por parte de
la direccin?

10

Se
estimula
a
los
trabajadores
mediante
incentivos, cualitativos o
cuantitativos?

10

La direccin tiene continuas


capacitaciones, para que
puedan tomar decisiones de
una manera inmediata?

10

10

10

10

44

71

110

18

26

Dentro de la estructura
organizacional
se
tiene
9
definida claramente la lnea
de mando?
La organizacin cuenta con
10 un
manual
de
procedimientos?
El
manual
de
procedimientos fue elaborado
11
en base a los objetivos de la
empresa?
Total:

Calificacin Ponderacin

Respuesta
Si
No

71

Empresa Mayorista DIGAS


Matriz de resultados de la Evaluacin de Control Interno
Componente: Valoracin de Riesgos

Pregunta

Encuestas

Calificacin Ponderacin

Respuesta
Si
No

Se realiza un estudio de los


riesgos internos y externos los
1
cuales afectan la consecucin
de objetivos?

10

10

La entidad ha establecido
criterios para analizar los
riesgos identificados?

10

La empresa ha implantado
tcnicas para la identificacin
de riesgos presentes?

10

10

Se analizan los impactos de


situaciones anteriores que han
4
desviado a la empresa de sus
objetivos?

10

El anlisis de riesgos es
basado en tcnicas de
evaluacin administrativas?

10

Los riesgos detectados tienen


un seguimiento y son tratados
segn su importancia?

10

Existe
un
plan
de
contingencia en el caso de
7 imprevistos relevantes, que
afecten de una manera severa
su funcionamiento?

10

Se tiene un estndar sobre


medicin de riesgos?

10

Se realiza reuniones de
direccin planificadas con el
9
fin de tratar los
riesgos
detectados?

10

La gerencia ha establecido
quienes participarn en el
10
anlisis de riesgos internos y
externos?

10

30

81

100

25

Total:

72

Empresa Mayorista DIGAS


Matriz de resultados de la Evaluacin de Control Interno
Componente: Actividades de Control
N

3
4
5
6

8
9

10
11
12

13

14
15

16

17
18

Pregunta

Encuestas Calificacin Ponderacin

Existen
procedimientos claros y
detallados de una manera escrita para su
correcta aplicacin en relacin a los
objetivos?
La
empresa
ha
desarrollado
procedimientos para autorizar o aprobar
las operaciones?
Existe el manejo de un presupuesto para
las diferentes actividades de la
organizacin?
Los procedimientos aplicados estn
siendo medidos bajo algn indicador?
Se establecen los procesos en base a un
anlisis y planificacin previa?
Los
procesos
son
mejorados
constantemente segn los objetivos de la
organizacin?
Existe una persona encargada de evaluar
los procesos, normas y dems polticas
que afectan el desenvolvimiento del
negocio?
Se realiza controles especficos sobre
las actividades del staff contable?
La informacin contable es evaluada
peridicamente
para
verificar
la
veracidad de la informacin?
Se han realizado anlisis que permitan
determinar
la
existencia
de
actividades improductivas?
Existe la designacin de funcionarios
para ejercer tareas de supervisin?
Cada responsable cumple con sus
funciones establecidas?
Los
procedimientos
establecen
actividades de control para asegurar que
se evalu la eficiencia y eficacia
operativa?
Se cuenta con un cronograma de
reuniones de direccin para analizar los
diferentes de temas de la empresa?
Los Activos Fijos y consumibles tienen
asignados responsables de su custodia?
Los
procedimientos
incluyen
actividades de control para identificar
Activos Fijos que no estn en condicin
de utilizacin?
Existe un manejo adecuado del archivo
de la documentacin de la empresa?
Existen responsables de la custodia de
los documentos clave?

Respuesta

Si

No

10

10

10

10

10

10

10

10

10

10

10

10

10

10

10

10

10

10

10

10

10

10

10

10

10

10

54

138

180

13

41

73

Empresa Mayorista DIGAS


Matriz de resultados de la Evaluacin de Control Interno
Componente: Informacin y Comunicacin
Respuesta
Si
No

Pregunta

Encuestas

Calificacin

Ponderacin

Dentro de la organizacin hay


mecanismos establecidos dentro de los
cuales se pueda procesar y recopilar la
informacin externa e interna?

10

Cundo se determina un problema,


queja o molestia dentro de la
organizacin se realiza un seguimiento
documentado?

10

Se
informa
las
posibles
irregularidades
significativas
oportunamente a los directivos?

10

La comunicacin entre la direccin y


la parte operativa es horizontal?

10

Existe un seguimiento a los clientes


para conocer su satisfaccin con el
servicio prestado?

10

Cuando se presentan quejas de los


clientes, se realiza una evaluacin y se
toma una decisin para corregir dicha
falencia?

10

Toda notificacin o comunicacin es


realizada con un objetivo especfico?

10

El sistema utilizado por la empresa


entrega informacin confiable?

10

La informacin interna es filtrada


objetivamente?

10

Se mantiene una comunicacin


10 adecuada entre los directores y los
dueos antes de tomar una decisin?

10

Se realiza un acta de reunin de la


direccin?

10

Las decisiones importantes son


12 tomadas en conjunto con la direccin y
los dueos de la empresa?

10

Total:

48

69

120

19

29

11

74

DIGAS
Matriz de resultados de la Evaluacin de Control Interno
Componente: Monitoreo
Respuesta

Pregunta

Encuestas

Calificacin

Ponderacin

Se utiliza tcnicas de supervisin, las


cuales evalen la parte cuantitativa y
cualitativa de cada proceso de la
organizacin?

10

10

Se comprueba saldos pendientes a


clientes, proveedores o empleados de
una manera escrita regularmente?

10

Los activos fijos son revisados


peridicamente, por personas externas
al departamento que corresponden?

10

Los datos registrados en las


transacciones de inventarios se
comparan con los fsicos?

10

Se conocen herramientas para


evaluar el correcto funcionamiento de
la empresa?

10

Los informes emitidos por el sistema


sirven para determinar con facilidad el
cumplimiento del objetivo establecido
en cuanto a una parte cuantitativa?

10

En las auditoras ambientales anuales


se establecen ciertas normas de
seguridad las cuales deben aplicarse
estas son evaluadas peridicamente
por la organizacin?

10

Un
control
que
demuestra
deficiencias es evaluado tcnicamente
y luego corregido para disminuir en el
menor tiempo posible su impacto?

10

Existe un encargado del monitoreo?

10

10

10

10

44

73

110

Se realiza pruebas documentadas de


10 la efectividad de los controles
establecidos?
La ineficiencia de un control
11 detectado es informada de manera
inmediata?
Total:

75

Si

No

14

30

3.4.2 Matriz de Evaluacin de Control Interno

Resultado de la Evaluacin de Control Interno


Componente: Ambiente de Control
rea Administrativa
Calificacin del Riesgo:
CR = Calificacin del Riesgo
CT = Calificacin Total
PT = Ponderacin Total
CALIFICACIN DEL
RIESGO (No)
CALIFICACIN DEL
RIESGO (No)

CT

X
PT
71

CR =

Nivel de Riesgo
0% al 33%
34% al 66%
67% al 100%

100 - CR(No)

CR =

100,00

CR (Si) =

35,45

No

64,55

Si
Riesgo
Bajo
Moderado
Alto

35,45%

Nivel de Riesgo =

Moderado

Nivel de Confianza =

Moderado

76

100

64,55

CR =

64,55%

X
110

CR (No) =

CALIFICACIN DEL
RIESGO (Si)

100

Confianza
Alto
Moderado
Bajo

Resultado de la Evaluacin de Control Interno


Componente: Valoracin de Riesgos
rea Administrativa
Calificacin del Riesgo:
CR = Calificacin del Riesgo
CT = Calificacin Total
PT = Ponderacin Total

CALIFICACIN DEL
RIESGO (No)

CR =

CR (No)=

CALIFICACIN DEL
RIESGO (Si)

Nivel de Riesgo

CT

X
PT

100

81

X
100

100

81,00

100 - CR(No)

CR =

CR =

100,00

CR (Si) =

19,00

No
0% al 33%
34% al 66%
67% al 100%

81%

Si
Riesgo
Bajo
Moderado
Alto

19%

Nivel de Riesgo =

Alto

Nivel de Confianza =

Alto

77

81,00

Confianza
Alto
Moderado
Bajo

Resultado de la Evaluacin de Control Interno


Componente: Actividades de Control
rea Administrativa
Calificacin del Riesgo:
CR = Calificacin del Riesgo
CT = Calificacin Total
PT = Ponderacin Total

CALIFICACIN DEL
RIESGO (No)

CALIFICACIN DEL
RIESGO (No)

CT

X
PT

138

CR =

Nivel de Riesgo

100

180

CR (No) =

CALIFICACIN DEL
RIESGO (Si)

100

76,67

CR =

100 - CR(No)

CR =

100,00

CR (Si) =

23,33

No

76,67

Si
Riesgo

Confianza

0% al 33%

Bajo

34% al 66%

Moderado

Moderado

Alto

Bajo

67% al 100%

76,67%

23,33%

Nivel de Riesgo =

Alto

Nivel de Confianza =

Alto

78

Alto

Resultado de la Evaluacin de Control Interno


Componente: Informacin y Comunicacin
rea Administrativa
Calificacin del Riesgo:
CR = Calificacin del Riesgo
CT = Calificacin Total
PT = Ponderacin Total

CALIFICACIN DEL
RIESGO (No)

CR =

CR (No)=

CALIFICACIN DEL
RIESGO (Si)

Nivel de Riesgo

CT

X
PT

100

69

X
120

100

57,50

100 - CR(No)

CR =

CR =

100,00

CR (Si) =

42,50

No
0% al 33%
34% al 66%
67% al 100%

57,50%

Si
Riesgo
Bajo
Moderado
Alto

42,50%

Nivel de Riesgo =

Moderado

Nivel de Confianza =

Moderado

79

57,50

Confianza
Alto
Moderado
Bajo

Resultado de la Evaluacin de Control Interno


Componente: Monitoreo
rea Administrativa
Calificacin del Riesgo:
CR = Calificacin del Riesgo
CT = Calificacin Total

CALIFICACIN DEL
RIESGO (No)

CT

X
PT

100

73

X
110

100

PT = Ponderacin Total
CR =

CR (No)=

CALIFICACIN DEL
RIESGO (Si)

Nivel de Riesgo

66,36

100 - CR(No)

CR =

CR =

100,00

CR (Si) =

33,64

No
0% al 33%
34% al 66%
67% al 100%

61,67%

Si
Riesgo
Bajo
Moderado
Alto

38,33%

Nivel de Riesgo =

Moderado

Nivel de Confianza =

Moderado

80

66,36

Confianza
Alto
Moderado
Bajo

3.4.3 Hoja de hallazgos del Control Interno Administrativo


Empresa Mayorista "DIGAS"
Hoja de Hallazgos
rea Administrativa
Componente: Ambiente de Control
Ref.
P1
Pg.66

P2
Pg.66

P3
Pg.66

81
P4
Pg.66

P6
Pg.66
P7
Pg.66
P8
Pg.66
P9
Pg.66
P11
Pg.66

Condicin
Criterio
La direccin de la empresa debe
La misin, visin y objetivos
establecer claramente y por escrito
generales no han sido definidos
la misin, visin y objetivos
claramente.
generales.
El
comportamiento
de
los
empleados debe ser normado por
El cdigo de conducta no ha sido
un cdigo de conducta aprobado
elaborado.
legalmente. (Art.64 Cdigo de
Trabajo)
El manual de proceso de La seleccin del personal debe ser
seleccin de personal no ha sido normado por escrito y aplicado en
elaborado.
el momento de seleccin.
La
participacin
del
nivel
La definicin de objetivos, operativo en definicin de
metas y polticas por reas no es objetivos, metas y objetivos es
imperante para su colaboracin en
participativa.
su cumplimiento.
Los valores de la empresa deben
No existen valores dentro del
ser definidos a nivel de direccin
comportamiento organizacional.
general y media.
El trabajo no tiene ninguna Se deben plantear recompensas
recompensa ni motivacin por el econmicas y verbales para
motivar el trabajo del personal.
cumplimiento de objetivos.
Deben
existir
capacitaciones
Los empleados de la empresa no
constantes, al menos para los
tienen conocimientos slidos.
trabajadores claves.
El diagrama
estructural es El diagrama estructural y funcional
confuso.
debe ser claro y aplicable.
El manual de procedimientos debe
El manual de procedimientos
ser general y especfico y debe ser
tiene muchos errores y no cubre
revisado porcada jefe de rea y por
todas las reas de la empresa.
un responsable especfico.

Causa

Efecto

Recomendacin

La direccin no ha puesto nfasis en Las acciones realizadas por la direccin El gerente debe definir y establecer por escrito la
la elaboracin de la misin, visin y son confusas y mecnicas sin un enfoque misin, visin y objetivos generales con la
objetivos.
claro.
direccin media.
Ninguno de los encargados de la
administracin ha puesto sus
esfuerzos en elaborar normas de
conducta especficas.

Faltas de respeto a clientes, por parte de


los
empleados
y
viceversa, Realizar un cdigo de conducta y con la asesora de
comportamientos indebidos de los un abogado legalizar su aplicacin en la empresa.
empleados.

La seleccin del personal est dada En la contratacin se emplea a personal Elaborar un manual especfico de contratacin
por el criterio del asistente de no capacitado, con falta de referencia y analizando el proceso y establecer una persona
gerencia por la experiencia.
experiencia.
encargada de este proceso y una que lo supervise.
Los empleados no conocen los objetivos, Establecer metas generales y segn estas establecer
Las metas, y dems son definidos por
metas o polticas, y en caso de conocerlas metas, objetivos y polticas especficas con la
la asistente de gerencia y el gerente.
no cumplen, y no participan activamente. direccin alta media, baja y operativa.
Los integrantes de la empresa no saben
Los valores organizacionales no han
qu valores seguir y por consiguiente no
sido definidos.
hay valores ticos.
Los incentivos no han sido
Falta de colaboracin, no ayudan al
planteados dentro del modelo
cumplimiento de metas y objetivos.
administrativo actual.
Las actividades realizadas dentro de la
Las capacitaciones solo se dan si son
empresa son realizadas por experiencia
obligatorias.
y tienen muchas falencias.
El diagrama estructural no ha sido Duplicidad de funciones, carga de
elaborado tcnicamente.
trabajo, no se conoce la lnea de mando.
Duplicidad de funciones, prdida de
El manual no se ha sido revisado ms tiempo y recursos, malestar en el personal
que por el asistente de gerencia.
por el desconocimiento de su trabajo
especfico.

Definir valores generales y especficos, a su vez


empezar con la direccin media y alta y que ellos
trasmita con palabra y ejemplo.
Realizar una lista en base a qu tipo de incentivos
se pueden dar y asignar un presupuesto a dicha
actividad.
Brindar capacitaciones especficas a los empleados
clave de la empresa con condiciones claras para que
luego transmitan los conocimientos a los dems.
Reestructurar el diagrama funcional y estructural y
verificar su correcta aplicacin.
Asignar la elaboracin de manuales a cada jefe de
departamento y realizar pruebas para verificar su
aplicacin.

Empresa Mayorista "DIGAS"


Hoja de Hallazgos
rea Administrativa
Componente: Valoracin de riesgos
Ref.
P1
Pg.
67

Condicin

Efecto

Recomendacin

Se debe realizar un estudio de


Incumplimiento de objetivos
riesgos anteriores, actuales, y
y metas determinados por la
posibles que se puedan dar para
administracin.
tomar decisiones acertadas.

Establecer por escrito tcnicas de


Falta de medicin de riesgos,
evaluacin de riesgos y que cada
por consiguiente impactos
responsable las estudie, corrija y
duros para la empresa.
aplique segn corresponda.
No
se
pueda
medir
el
P4
Se deben establecer metas por
desempeo de cada rea
Pg.
escrito basados en los objetivos
de Digas ni si se est
67
especficos.
trabajando ptimamente.
P7
Perdida de recursos, tiempo, Tener un registro documentado del
Pg.
nfasis
en
actividades seguimiento y acciones realizadas
67
intiles.
que se hayan aplicado al riesgo.
Estudio y diseo de planes de
Los riesgos relevantes deben tener La direccin enfoca sus Impactos directos a Digas
P8 No hay estndares que
contingencia por escrito para cada
prioridad, y tener un plan de actividades al desarrollo de causando
prdidas
Pg. dictamen lo que aceptable
riesgo relevante, estos deben ser
contingencia real para disminuir planes de disminucin de econmicas y alejamiento de
tratados antes que cualquier
67 y no de un riesgo.
sus impactos.
riesgo solo cuando suceden.
los objetivos.
otro riesgo en reuniones.
P3
Pg.
67

82

Criterio
Causa
Se debe analizar constantemente
Constantes impactos que los riesgos del negocio para Falta de estudio continuos para
suceden
interna
y disminuir el impacto y poder el anlisis y disminucin de
externamente.
cumplir los objetivos y metas riesgos.
propuestos.
La gerencia y los niveles
No se han hecho estudios Los integrantes del nivel de
medios
desconocen
los
reales y medibles de los direccin deben conocer y aplicar
mtodos de evaluacin de
riesgos de empresa.
tcnicas de evaluacin de riesgos.
riesgos.
Las metas deben ser claras y
Desviacin de objetivos por
Las metas son generales y no
medibles para cada parte clave de
impactos
repetitivos
especficas,
tampoco
son
Digas basndose en los objetivos
internos y externos.
medibles.
especficos.
No
hay
planes
de Todo riesgo debe ser evaluado,
Falta de seguimiento de riesgos
contingencia en caso de documentado
y
disminuido
que se han dado.
impactos a la empresa.
mediante acciones especficas.

P9 Reuniones espordicas para Los riesgos deben ser medidos en


Pg. tratar
riesgos
a
la base de estndares definidos por
cada jefe y director.
67 desviacin de objetivos.

La
direccin
no
ha
Establecer estndares segn de una
No tener mtodos tcnicos de
establecido tcnicas claras de
manera tcnica por cada uno
evaluacin de los riesgos.
evaluacin de riesgos.
de los responsables de la empresa.

Se debe establecer un cronograma


P10 El estudio de riesgos es
de actividades regular en el que
Pg. solo dado por la asistente
uno delos puntos especficos sea
67 de gerencia.
el anlisis de riesgos.

Las
reuniones
no
son
planificadas y
no hay
participacin general para el
anlisis de riegos.

Que
no
haya
un
Realizar reuniones mensuales con
seguimiento de los riesgos y
toda la direccin alta y media para
por consiguiente impactos
analizar los riesgos.
directos a Digas.

Empresa mayorista de gas "Digas"


Hoja de Hallazgos
rea Administrativa
Componente: Actividades de Control
Ref.

Condicin

Criterio

Causa
La asistente de gerencia ha
puesto sus esfuerzos en
Los procedimientos deben ser
P.1 Las
polticas
y
realizar
procedimientos
realizados por la direccin alta
Pg. procedimientos no son
generales, y no ha tenido
y media de la empresa de una
68 detallados ni especficos.
apoyo
de
los
dems
manera detallada y especfica.
integrantes del nivel alto y
medio.

83

Se
debe
manejar
un
presupuesto y segn este
P.3 No hay una planificacin analizar la necesidad del bien No existe una planificacin
Pg. para el manejo de los ya que se debe brindar los de
gastos
mensuales,
68 recursos de la empresa.
bienes necesarios para el trimestrales o anuales.
cumplimiento de objetivos de
la empresa.

Efecto

Recomendacin

Que muchos comportamientos


no
permitidos
sucedan, Los procedimientos deben ser redactados
adems que existan muchos por escrito, por la direccin alta y media,
errores en el momento de abarcando toda la empresa.
efectuar un procedimiento.
Las decisiones se toman
arbitrariamente, es decir, solo
se enfocan en lo que es
indispensable afectando al
trabajo de empleados ya que
no se brinda los insumos
necesarios.

Se debe trabajar con presupuestos


establecidos para el ao y en base a esto
realizar el plan de trabajo de cada
departamento.

No se conoce la efectividad
Los procesos de cada rea de
P.4
Se debe asignar un responsable a cada
Los procesos actuales no la
empresa
deben
ser No existen indicadores de de un proceso, ya que no
Pg.
proceso y definir los indicadores
existe un control de medicin
se pueden medir o evaluar. evaluados bajo indicadores gestin.
necesarios.
68
especficos.
sobre ellos.
Los
procesos
y Los procesos o procedimientos
P.5
procedimientos
se deben
establecerse
Pg.
desarrollan en base a la previamente al desarrollo de
68
necesidad del momento.
una actividad.

Ningn
proceso
procedimiento
ha
establecido
planificadamente.

o Existen muchos errores y


Los procedimientos o procesos deben ser
sido desorden en las actividades,
realizados por escrito, y tener un periodo
provocando prdida de tiempo
de prueba, para verificar su efectividad.
y recursos.

P. 6 Los
procesos
tienen Todo procedimiento debe ser No existe una planificacin Errores en los procesos, por Realizar
reuniones
participativas
Pg. errores y an as se evaluado semestralmente para enfocada a la mejora consiguiente
prdida
de trimestrales, y se evala los indicadores
68 contina con los mismos. mejorarlo.
continua.
tiempo y recursos.
asignados a cada proceso.

Empresa mayorista de gas "Digas"


Hoja de Hallazgos
rea Administrativa
Componente: Actividades de Control
Ref.

Condicin

Criterio
Los procesos claves del Staff
P.8
La informacin contable no es contable deben ser verificados
Pg. 68 confiable.
por el rea administrativa
mensualmente.
Los empleados del nivel alto
Ningn empleado del nivel
P. 12
y medio deben ser evaluados
medio y alto cumple con sus
Pg. 68
bajo una evaluacin de
funciones especficas.
desempeo.

Causa

Efecto
Recomendacin
Estados financieros y procesos
No existe verificacin de los
Establecer controles aplicables y
que no tienen un respaldo y
procesos dentro del staff
medibles sobre los procesos
pueden
ser
manipulados
contable.
realizados por el staff contable.
fcilmente.
La evaluacin por desempeo Los empleados no cumplen con Establecer controles claros sobre
no existe en estos niveles.
sus funciones establecidas.
la direccin media y alta.

84

Las reuniones no tienen un


P. 14
fruto claro, no se evala el
Debe haber un cronograma de
Pg. 68 Las reuniones se realizan actividades
anuales, Falta de un cronograma de cumplimiento de objetivos y
espordicamente sin un fin
trimestrales y mensuales con reuniones de direccin.
por consiguiente no se sabe
claro.
los diferentes temas a tratar.
claramente los logros o fracasos
de la empresa.

Realizar un cronograma de
actividades
y
definir
los
principales puntos a tratar en cada
uno de estos y quien va a
intervenir en ellos.

Establecer un inventario de todos


Los activos estn deteriorados y Cada activo fijo de la empresa Falta de un custodio para cada Prdida de recursos, prdida de
P. 16
los activos de la empresa y
solo son cambiados cuando son debe ser revisado por un activo y una revisin tcnica activos y falta de equipo de
Pg. 68
asignar un grupo a cada jefe de
inservibles.
custodio especfico.
de los mismos.
trabajo para el personal.
rea.
Los archivos de la empresa
Desorden
y
prdida
de
deben
ser
guardados Falta de un plan de archivo
Establecer un manual de archivo
P. 17 Los documentos de la empresa
documentacin. Dificultad en
ordenadamente y los del rea ordenado que permita revisin
especfico el cual lo debe realizar
Pg. 68 son apilados arbitrariamente.
caso de una revisin toca sacar
contable 7 aos. (art.94y96 de documentacin.
cada responsable de rea.
todo para buscar un papel.
cdigo tributario).
Confianza excesiva en los La documentacin clave debe
La documentacin clave esta a
trabajadores y falta de un ser guardada bajo llave y solo
P.18
manos de todo el personal
Pg. 68
manual de tratamiento de debe ser manejada por un
administrativo y contable.
archivo.
responsable especfico.

Sustraccin de documentacin,
Definir un rea especfica para el
prdida de documentacin y el
archivo de documentos claves y
riesgo de manipulacin de la
asignar responsables directos.
informacin por empleados.

Ref.

Condicin

Los medios externos e


P.1
internos que generan
Pg.
informacin
no
son
69
tratados o procesados.

Criterio

Empresa mayorista de gas "Digas"


Hoja de Hallazgos
rea Administrativa
Componente: Informacin y Comunicacin
Causa

Toda informacin proveniente del


interior y exterior debe ser procesada,
analizada y evaluada para tomar
decisiones adecuadas.

P.2 Los problemas internos Todos los problemas deben


Pg. no son solucionados o son documentados,
analizados
69 repetitivos.
solucionados.

El sistema de informacin, y
dems mecanismos no filtran
la informacin interna y
externa.

Efecto

Recomendacin

Que
se
cometan
errores
constantemente y no se aprovechen
los
recursos
generados
de
informacin interna y externa.

Establecer
mecanismos
claros
de
recepcin, que filtren la informacin para
poder tomar decisiones que ayuden al
cumplimiento de objetivos.

Los problemas no son corregidos,


ser Los problemas de la empresa
Determinar un proceso de seguimiento del
o corregidos momentneamente,
y (internos), no tienen un
manejo de problemas, ya que estos ayudan
adems se comete el mismo error
seguimiento documentado.
a la mejora continua de la empresa.
varias veces.

P.3 Las irregularidades se Las


irregularidades
deben
ser Comunicacin
verbal
Pg. mantienen sin solucin a realizadas formalmente para sustentar irregularidades y falta
69 pesar del comunicado.
su comunicacin.
tratamiento documentado.

85

Las quejas de los clientes


P.6
son atendidas violando
Pg.
polticas y procesos
69
establecidos.

Todo empleado debe realizar los


esfuerzos necesarios por solucionar las
quejas.

de Que la responsabilidad del Realizar documentos escritos con copia


de tratamiento de irregularidades no para el que informa y el que recibe el
es asumida por los jefes de rea.
informe para sustentar el comunicado.
Las quejas deben ser tomadas por escrito,
Por solucionar quejas se pasan por
Las quejas son orales, y
para evaluar a los responsables, si la queja
alto las lneas de mando, procesos
directamente a la secretaria o
no es muy grave se debe solucionar
y se crea malestar entre los
directores.
inmediatamente caso contrario poner en
empleados.
consideracin del responsable.
El criterio de los directores es
Toda informacin obtenida no es Realizar seguimientos documentados de la
aplicado sobre la informacin
utilizada adecuadamente.
informacin relevante obtenida
obtenida y no es documentada.
Falta de participacin de los
Realizar reuniones para tratar estos temas
La asistente de gerencia toma empleados de nivel medio en las
segn un cronograma para crear un
la mayor parte de decisiones. decisiones
tomadas
por
la
ambiente participativo.
gerencia.
Las reuniones que se han dado No existe una consecucin de
Realizar un acta de reunin numerada y
no han sido planificadas y no temas tratados en cada reunin y
crear un archivo para guardar dicha
cuentan con un plan de temas a no se conoce que se ha realizado y
informacin.
tratar.
que no se ha realizado o cumplido.

P.9
Toda informacin relevante debe ser
Elaboracin de informes
Pg.
filtrada para realizar un seguimiento o
no objetivos.
69
utilizar la misma adecuadamente.
La toma de decisiones gerencial debe
P.10 La comunicacin entre
ser fundamentada en una reunin
Pg. gerencia
y
direccin
donde se establezcan las mejores
69 media no es buena.
opciones.
Las reuniones de direccin deben
P.11
Las reuniones de gerencia realizarse
peridicamente
segn
Pg.
no tienen seguimiento.
calendario establecido al inicio del ao
69
y deben tener su correspondiente acta.
Las decisiones deben ser tomadas por
Las
decisiones
P.12
el responsable directo segn su No se trata los temas
significativas son tomadas
importancia, las significativas deben importantes antes de tomar una
Pg.
solo
por
ser tomadas en conjunto gerencia y decisin.
69
gerencia.
direccin media.

La direccin media no est de


acuerdo con las
decisiones
tomadas y por con siguiente
deslinda responsabilidades.

Crear una poltica participativa escuchando


y permitiendo participar al menos a los
empleados
de la direccin media.

Empresa Mayorista "DIGAS"


Hoja de Hallazgos
rea Administrativa
Componente: Monitoreo
Ref.

Condicin
Criterio
Causa
Efecto
La empresa no cuenta con
P1
Es necesario definir tcnicas de
Que no se tenga una idea clara de
tcnicas
de
evaluacin
No se han definido mtodos o
Pg.
evaluacin para verificar el
que controles son correctamente
enfocadas en la correcta
tcnicas de evaluacin.
70
cumplimiento de los controles.
aplicados y cules no.
aplicacin de controles.
Que las secretarias, administrador
P2
Se debe realizar pruebas externas a
o asistente de gerencia pudiesen
Los saldos no son verificados
Confianza absoluta en el control de
Pg.
las
cuentas
por
cobrar
desviar tranquilamente fondos (lo
a los clientes.
la administracin.
70
peridicamente.
cual sucedi con una empleada
aos atrs).

86

Los activos fijos no son


P3
chequeados por una persona
Pg.
externa al departamento que
70
pertenece el activo.

Todos los activos fijos deben ser


revisados al menos trimestralmente
por un externo independiente del
departamento o rea revisada.

La gerencia no ha definido esta


actividad como importante, y no se
ha asignado a un encargado de esta
funcin.

El sistema trabaja con saldos con


P4 Los inventarios fsicos de El valor registrado en el sistema de
saldos negativos, y no hay exigencias
Pg. tanques no son comprobados inventarios debe ser exactamente
administrativas ni contables para
70 con los archivos en el sistema. al del realizado fsicamente.
arreglar este problema.
La direccin debe establecer las La direccin en general no ha
P5 No hay herramientas de
herramientas necesarias para la definido o estudiado herramientas
Pg. evaluacin establecidas para
correcta
evaluacin
de
los para verificar la correcta aplicacin
70 el negocio.
controles de la empresa.
de controles.
Las
recomendaciones Las
recomendaciones
y
P7
Se cumple con las especificaciones
establecidas por las auditoras sugerencias establecidas por la
Pg.
de las auditorias solo para obtener el
ambientales son aplicadas auditora ambiental deben ser
70
permiso ambiental.
solo en meses de revisin.
aplicadas constantemente.
P8 Los
controles
no
son
Los controles son modificados por la
Todo error en un control debe ser
Pg. corregidos en base a un
experiencia y cuando ya no pueden
corregido y documentado.
70 estudio tcnico.
sostenerse.
P9 No existen evaluaciones de la Se debe evaluar peridicamente los No hay una documentacin de la
Pg. efectividad de los controles controles en cada rea para efectividad
de
los
controles
70 actuales.
verificar la efectividad del control. aplicados.

Recomendacin
Definir por escrito un responsable de
la
evaluacin
general
del
cumplimiento del control interno, y
poner un encargado para cada rea.
El nmero de clientes es de al menos
100 se puede realizar cartas de
confirmacin de saldos al menos de
5 cada mes.

Establecer un archivo con una hoja


No se conoce el estado de los
de responsable de revisin de los
activos fijos y si son reales los
activos, que el encargado de revisin
saldos en libros, tambin puede
sea definido por la administracin
causar un mal uso de bienes.
media.
Que existan desfases entre los
No trabajar con saldos que no sean
inventarios fsicos diarios y el
iguales a los fsicos diarios.
sistema no trabaje adecuadamente.
El desconocimiento ocasiona
Estableces en los manuales de la
desvos de los objetivos ya que no
empresa herramientas generales y
se conoce hacia donde se dirigen
especificas de evaluacin.
los controles actuales.
Asignar
un
responsable
del
Riesgo en revisiones ambientales,
seguimiento de las auditoras
adems de posibles multas y
ambientales y que el mismo realice
accidentes.
controles regulares sobre este tema.
Disear un formato de "correccin
Las
correcciones
son
de un control" en base a un acuerdo
momentneas y muchos se repiten.
entre los responsables.
Que los controles aplicados no Realizar evaluaciones trimestrales de
cubran las necesidades de DIGAS la efectividad de los procesos,
y algunos sean obsoletos.
mediante pruebas de cumplimiento.

3.5 Flujogramas Actuales


Flujograma Actual - Bodega
Empresa Mayorista DIGAS
Proceso Control de Inventarios (Ingreso y Salida del Centro)
N

Descripcin
Ingreso de plataforma al centro de
distribucin.
El transportista informa el nmero de
tanques y tipo de los mismos, y cuenta
confirma con el jefe de despacho.
En caso de confirmar el conteo:
a)
Permite continuar con el
proceso
b)
Informa la novedad a la
administracin para que realice
el descuento.

Operaciones

Operaciones

Inicio

Secretaria

Ingreso
Plataforma
Conteo Tanques
No
Registro novedad
y descuento

Aprobar?
Si

El jefe de despacho registra el nombre


del transportista y la cantidad
manualmente.

Registro
transportista y
cantidad

Recepcin de la documentacin:
a)
El transportista trae la factura y
la gua.
b)
El transportista trae la factura y
la gua das despus.

Recepcin
Factura y Gua

Archivo

La documentacin es archivada en
base a la fecha y por factura o gua de
remisin, la asistente de gerencia
registra el nmero de cargas
ingresadas en un formato de Excel.

Registro hoja
de Excel

El cliente recibe el papel del nmero


de tanques.

El jefe de despacho registra en el


formato de control de inventarios el
cliente y la cantidad de tanques vacios
recibidos.

El jefe de despacho verifica cantidad


de tanques y tipo de los mismos, por
consiguiente emite un papel con la
cantidad de tanques que se requieren,
con una firma en la parte posterior.

Conteo
Tanques

10

11

Emisin orden
de facturacin
Recibe
documento

Registra en
Excel.
Verificacin
jefe de despacho

Salida de los clientes:


El jefe de despacho confirma cantidad
facturada con registrada en su control
y permite salida.

No

Si el jefe de despacho no encuentra


irregularidades permite salida caso
contrario avisa a la
secretaria
novedades para su solucin.

Solucin
problemas
Si

Salida del
centro

Salida de los transportistas:


Las plataformas son contadas con el
nmero de tanques vacios, el jefe de
despacho registra manualmente el
transportista y la cantidad en el control
de inventarios.

La asistente de gerencia al siguiente


da revisa, y registra en el inventario
realizado en Excel.

Ingreso
distribuidor

Aprobar?

Cliente

Ingreso de los sub-distribuidores al


centro.

Operaciones

Registra
plataforma
Confirma
cantidad
con
factura y cargas
fsicas

Registra Subdistribuidor,
transportista y
cantidad

87

Fin

Flujograma Actual - Comercial


Empresa Mayorista DIGAS
Proceso Compra y Pago a Proveedores Varios
N

Descripcin

Al terminarse el insumo o
servicio, se informa la
novedad a la Asistente de
gerencia.

Secretaria

Dpto.
Comercial

Proveedor

Gerencia

Dpto.
Comercial

Inicio

Notificacin
insumo
o
servicio.

Revisa y realiza el pedido a


un proveedor segn el
precio,
se
acuerda
condiciones y fecha de
entrega.

Pedido
Insumo
servicio.

de
o

Confirma,
precio, valor y
fecha de
entrega.

Si
Llega a
acuerdo?
No

El proveedor entrega en
caja a la secretaria la
documentacin respectiva,
y el bien se entrega en
bodega o directamente en
oficinas dependiendo del
origen del mismo, este es
confirmado por uno de los
directores.

Una vez verificado el


traspaso del bien o servicio
segn los requerimientos
establecidos el asistente de
gerencia o administrador
ordena su Pago inmediato.

Se busca
otro
proveedor.

Factura y
gua
de
remisin.

Recibe
factura
y
gua
de
remisin.

Confirma las
condiciones
del
requerimiento

Entrega de
bien
o
servicio.

Conforme
?

La secretaria realiza, la
retencin, el comprobante
de ingreso, el cheque o
cuenta el dinero y paga al
proveedor, utiliza uno de
los cheques firmados en
blanco por el gerente.

No

Si
Autoriza pago
en efectivo o
crdito.

Autoriza pago en
efectivo o crdito.

El
gerente
firma cheques
en blanco para
ahorrar
tiempo.

Retencin
Cheque
Comprobante
Egreso

El proveedor revisa, firma


el comprobante y la
retencin y la secretaria
procede a realizar el
archivo respectivo.

Firma retencin
y comprobante
Archivo
Registra
Excel
respectivo
pago.

El administrador registra el
valor del Pago en un libro
de Excel para controlar el
costo o gasto.

Fin

88

en
el

Flujograma Actual - Comercial


Empresa Mayorista DIGAS
Proceso Uso de las Tarjetas de Crdito
N

Descripcin

La tarjeta de crdito es usada en los


siguientes casos:
a) Compra de llantas
b) Pequeos prstamos
c) Repuestos y mantenimientos
vehculos
d) Compras personales de los
dueos.

Departamento
requirente

Dpto.
Comercial

Gerencia

Inicio

Requisicin
verbal

El departamento que requiere solicita


uno de estos conceptos verbalmente.
Constatan
requisicin

Los
propietarios
constatan
el
requerimiento y compran el bien, por
consiguiente reciben factura

Adquieren
el
bien o servicio

Adquieren el bien o servicio, por lo


cual reciben factura y voucher.

Reciben
factura
Voucher

Entregan la factura con o sin Voucher


a la asistente de gerencia, o no
entregan ninguno de los dos
documentos.

Entregan
documentacin
Si

Entregan?

La asistente de gerencia recibe la


factura y el Voucher.
Para terminar el proceso de compra
con tarjeta de crdito en el caso que se
entrega documentacin se realiza lo
siguiente:
Registro en Excel
Archivo documentacin.

Recibe
factura
Voucher

Registra en
Excel.

Archivo
No

Llegada estado
de cuenta

En el caso de que no entreguen la


documentacin se realiza o siguiente:
Si

Se espera la llegada del estado de


tarjetas de crdito, si se encuentra un
gasto relacionado al negocio, se pide
la factura y voucher a los propietarios
si encuentran entregan caso contrario
igual se registra el gasto en Excel.

Encuentra?

Solicita
documentacin

No

Registro en
Excel gastos
sin
documentos

Fin

89

Flujograma Actual - Comercial


Empresa Mayorista DIGAS
Proceso Ventas
N

Descripcin

El cliente ingresa al
Centro de distribucin, en
su respectivo vehculo de
carga, se verifica el
nmero de tanques y que
tanques o cargas necesita.

Despus del conteo fsico


se realiza una orden en un
pedazo de papel.

Bodega

Secretaria

Dpto.
Comercial

Operaciones

Autorizaciones
Especiales.

Autorizaciones
Especiales.

Inicio
Ingreso
DIGAS
Revisin
conteo

Orden de
despacho

El cliente aprueba el
nmero
de
tanques
contados por el jefe de
despacho y recibe el papel
de orden de despacho con
la firma de autorizacin
para facturar y se dirige a
caja.

Recibe la orden y
aprueba el conteo.

Recibe y verifica
la orden de tanques
y cargas.

El cliente debe entregar en


Caja:
Orden de emisin.
Cheque,
depsito
o
efectivo.

Entrega orden y
comprobante de
pago o efectivo.

Verificacin de
crditos o convenios.

Saldos
en 0?

La secretaria de turno
revisa el papel entregado
por el jefe de despacho,
revisa saldos pendientes
del cliente, en el caso de
tener saldos pendientes y
no cancelarlos parcial o
totalmente el cliente debe
hablar
con
el
administrador o asistente
de gerencia para solicitar
crdito.

No

Si
Si

Factura, firma
y sello

Acepta?

No

Se cancela
la venta

Revisa factura

No
Acepta?

La secretaria procede a
emitir la factura, firma y
pone
un
sello
de
cancelado, y entrega la
factura para su revisin, la
factura se pone en un
costado grapada con la
orden
del
jefe
de
despacho, se archiva la
retencin.
El cliente revisa su factura
si est de acuerdo firma
caso
contrario
pide
rectificacin, si es el caso
realiza
la
retencin
respectiva.

Cliente

Grapa y se pone
sobre el escritorio.

Si
Firma
elabora
retencin.

Archivo

Muestra al jefe
de despacho.
Verifica y registra
inventario.

Muestra la factura al jefe


de despacho.

Confirma
el
nmero
facturado
con
lo
autorizado y registra en el
inventario

Autoriza
salida.

10

Autoriza la salida del


vehculo.

Fin

90

Flujograma Actual - Recursos Humanos


Empresa Mayorista DIGAS
Proceso Contratacin de personal.
N

Descripcin

RR.HH.

Una vez existe una vacante se realiza lo


siguiente:

Inicio

La asistente de gerencia se rene con el


gerente y analiza si es necesaria la
contratacin.

Una vez de acuerdo se procede con el


proceso de contratacin el cual es la
encargada la asistente de gerencia, en caso
de no existir acuerdo se termina el
proceso.

Si es seleccin interna se comunica la


existencia de la vacante de una manera
verbal, si no hay muchos vacantes al
menos treinta, se procede a realizar una
convocatoria en el comercio.
Esta convocatoria la realiza la asistente de
gerencia pblica los requerimientos y paga
directamente, la factura la entrega para el
archivo a la secretaria.
Las carpetas de las personas interesadas
son recibidas por la secretaria de turno y
son entregadas segn van llegando.
Las carpetas van siendo analizadas por la
asistente de gerencia, selecciona al menos
diez carpetas segn su criterio y las
exigencias del puesto.

La asistente de gerencia llama a los


candidatos seleccionados y los entrevista
uno por uno.

Una vez seleccionado al ms apto le


solicita la carpeta con:
Hoja de vida.
Copia de cdula y papeleta de votacin.
Documentacin soporte de estudios.
Record Policial.
Referencias personales y laborales.

Esta documentacin es archivada en una


carpeta general de empleados.

10

Luego la persona seleccionada empieza a


trabajar despus de unas horas de
induccin.

11

La persona contratada es afiliada desde el


primer da de trabajo y se realiza su aviso
de entrada al IESS.

Gerencia

Analizan
contratacin

13

La asistente de gerencia realiza un


contrato por un ao, el cual lee el
empleado firma y es enviado al ministerio
para su legalizacin.

Persona
Seleccionada

Analizan
contratacin
No

Acuerdan?

Si
Comunica
internamente
Si
Carpetas?

No

Entrega dinero

Recepcin de
carpetas

Entrega
de vida.

Publica en el
comercio
Paga, firma y
recibe factura

hoja

2
Analiza
candidatos
selecciona

y
Comprobante
de egreso

Llama a los
candidatos.
Archivo

Entrevista a los
candidatos.

Selecciona
Solicita carpeta
completa.
Entrega carpeta
completa

Archivo

Empieza
trabajar

Genera
comprobante
de Ingreso en
el IESS
Genera contrato

12

Secretaria

Legaliza
contrato
Retira contrato
Archivo

El contrato es retirado por la asistente de


gerencia y es archivado.
1

Fin

91

Flujograma Actual Operaciones


Empresa Mayorista DIGAS
Proceso Control y Mantenimiento de los vehculos
N

Descripcin

Operaciones

Los
choferes
notan
la
irregularidad o necesidad de
mantenimiento del camin,
basados en su experiencia,
comunican la irregularidad a la
secretaria.

Comunican a la secretaria esta


necesidad verbalmente, y esta
entrega el dinero estimado
requerido al chofer.

El chofer lleva al vehculo al


mecanico de confianza de la
empresa.

La secretaria informa
novedad
verbalmente
administrador.

El
administrador
queda
pendiente de la hora de salida y
de regreso del vehculo.

El
mecnico
atiende
el
requerimiento inmediatamente,
y cobra el dinero al chofer.

El chofer firma y recibe la


documentacin.

Luego revisa el arreglo,


revisin o mantenimiento del
vehculo y retira el vehculo.

10

Regresa
al
centro
distribucin y entrega
documentacin en caso
existir a la secretaria para
realice el comprobante
egreso.

de
la
de
que
de

Operaciones

Inicio

Notan
irregularidad
Comunican
verbalmente
Entrega dinero
estimado

Lleva vehculo

Informa
novedad

Controla
hora salida y
de reingreso

Atiende
inmediatamente
el requerimiento

Dependiendo del monto el


mecnico entrega una factura,
un recibo o algn documento de
respaldo.

11

Secretaria

la
al

Proveedor

No
Tiene
documentos?

Si
Factura, nota de
venta o recibo

Firma y recibe
documentos

Revisa y retira
vehculo

Regresa al
centro
Entrega
documentos

Con esto termina el proceso de


revisin y dems de los
vehculos.

Comprobante
de Egreso
Archivo

Fin

92

Flujograma Actual - Contabilidad


Empresa Mayorista DIGAS
Proceso Tratamiento de la informacin financiera

Descripcin

El staff contable y la
asistente de gerencia revisan
cuenta por cuenta cada fin de
mes.

Una vez revisada el staff


contable
entrega
los
siguientes informes:

Estado de Resultados.
Flujo del Efectivo
Anexos
de
cuentas
materiales.

Dpto.
Contable

Gerencia

Gerencia

Inicio

Revisin
previa
entrega

Estado
Resultados.
Flujo
Efectivo.

El gerente analiza y si no
entiende algn valor pregunta
a la asistente de gerencia

Revisin
previa
entrega

Recibe informes

Analiza
pregunta dudas

Con esto termina el proceso


de revisin de informacin
financiera.

Fin

93

3.6 Flujogramas propuestos


Flujograma Propuesto - Bodega
Empresa Mayorista DIGAS
Proceso Control de Inventarios (Ingreso y Salida del Centro)
N

94

Procedimiento

Operaciones

Ingreso de la plataforma al centro de


distribucin.

Inicio

El transportista informa el nmero de


tanques y tipo de los mismos, y cuenta
confirma con el jefe de despacho.
En caso de confirmar el conteo:
c) Permite continuar con el proceso
d) Informa la novedad al director 2 para
que descuenten en el Pago mensual el
nmero de tanques faltantes.

Ingreso centro

Operaciones

El transportista debe entregar la


documentacin al jefe de despacho y el
debe entregar a la secretaria con firma en la
factura, si el transportista no entrega en el
momento que llega se enva un memo de
documentacin no entrega y por
consiguiente retraso en su Pago de un da.
El jefe de despacho registra el nombre del
transportista y la cantidad trada en el
formato brindado por la empresa de una
manera manual.
El jefe de despacho debe registrar en un
programa de control de inventarios, debe
registrar, nmero de factura, liquidacin, el
transportista que realiza el viaje la cantidad
y el costo de la compra.

Despus del registro debe entrega


inmediatamente la documentacin a la
secretaria de turno.

Dpto. Comercial

Conteo de
tanques
No
Conforme?

Operaciones

Si

Informe
novedad

Memo

Entrega
documentacin
No

Memo

Completa?

Si

Registro datos
manuales.
Registro sistema
Orden
despacho

de

Entrega
documentacin

Secretaria

Cliente

Dpto. contable

95
10

11

12

13

14

15

La secretaria de turno debe ingresar la


informacin en el control de guas de
remisin, luego del registro debe archivar
la documentacin en sus respectivas
carpetas.

Ingresa
informacin

La secretaria de turno debe ingresar la


informacin en el control de guas de
remisin, luego del registro debe archivar
la documentacin en sus respectivas
carpetas.

Archivo

Firma y
revisin

La directora 2 debe revisar que todas las


facturas de compra estn pasadas al
sistema correctamente.
El staff contable debe verificar que se est
trabajando con saldos reales en el sistema
diariamente, firmando la hoja de control de
inventarios lo cual respalda esta accin.
Ingreso de los sub-distribuidores al
centro:
Los minoristas ingresan al centro el jefe de
despacho en la puerta verifica que el
cliente tenga el comprobante de Pago,
cheque o efectivo antes de dejarlo pasar.
Luego cuenta los tanques con ayuda de un
estibador y verifican nmero de tanques
llenos y vacos.
Confirma el nmero de tanques e ingresa
los datos del cliente al sistema indicando
fecha, cantidad y nmero de tanques a
comprar.
La orden se procesa automticamente en el
sistema, por lo cual no es necesario ningn
otro registro por parte del jefe de despacho,
as que procede a imprimir.

Ingresa al
centro
Verifica documentacin
No

Completa?

Autori
za?

No

Si

Conteo de
tanques

Si

Ingresa
informacin
Orden de
despacho
Verifica cantidad
pagada con orden

Trae
factura

Autoriza descargue y
cargue

Conteo tanques
Una vez el cliente ha cancelado o

Conteo
tanques

solicitado crdito de la factura, trae la


misma para el descargue de los tanques,
con lo cual el jefe de despacho autoriza el
descargue y cargue.

16

Cuentan los tanques llenos con los clientes


para salir del centro.

17

Salida de clientes del centro:

Pone sello
despachado

Conteo
tanques

Conteo
tanques

Al salir el jefe de despacho pone un sello


en la factura de los clientes con
despachado.

18

Salida de transportistas del centro:

Entrega orden
de despacho

96

Una vez cargada la plataforma el jefe de


despacho cuenta con el transportista los
tanques.

19

20

21

22

23

24

El jefe de despacho notifica a la secretaria


verbalmente el nmero de tanques con los
que sale el transportista.

Gua de
remisin

Muestra gua

Sella
Archivo

La secretaria emite una gua de remisin


con el nmero de tanques y entrega al
transportista, archiva la copia.

Archivo

El transportista para salir muestra la gua y


el jefe de despacho pone un sello de
despachado.

Conteo

Control
de
inventarios

El jefe de despacho registra en el sistema


la cantidad de tanques que salen y emite
un documento al respecto y archiva.
Al final del da el jefe de despacho y el
director 2 realizan el conteo y la hoja de
control de inventarios.
El director 2 registra los datos en un libro
de Excel y verifica que esto cuadre con el
control del sistema por parte del jefe de
despacho y las existencias actuales.

Conteo

Firma

Firma
Registra
y
verifica datos
Fin

Flujograma Propuesto - Comercial


Empresa Mayorista DIGAS
Proceso de Compras y Pagos Proveedores Varios
N
1

97
3

Descripcin
Al terminarse el insumo o servicio, se
llena una orden de requisicin de
servicio o producto.

rea
Requirente

Secretaria

Dpto.
Comercial

Proveedor

Direccin
General

Inicio
Requisicin
de insumos o
servicios.

Esta novedad se informa a la Directora 2


mediante una orden de requisicin de
insumos con firma del responsable del
rea requirente y firma del director 2,
con copia para cada uno.

Recibe
y
firma la orden

El director 2 informa al director1 el cual


debe verificar la necesidad del bien o
servicio, si no existe termina el proceso,
se lo hace por escrito informando la
novedad con copia al requirente y al
director 2(mediante un memo).
Se realiza una cotizacin, mnimo de
tres propuestas analizando calidad y
precio aceptable.
Selecciona el mejor precio y calidad
aceptable conforme al presupuesto, si el
precio es muy alto se debe discutir con
la direccin.

Dpto.
Comercial

Revisa y verifica.
No

Memo
de
comunicacin

Necesidad?

Si
4

Archivo

Anlisis
cotizaciones

Seleccin precio
y calidad.
No
Revisin
consejo.

Conforme?

Si
1

en

Dpto.
Contabilidad

Se habla con el proveedor, aclarando


polticas, tiempos y fecha de entrega,

Si el proveedor acepta (se realiza un


contrato previo con lo acordado) las
condiciones se realiza el pedido caso
contrario se habla con otro proveedor.

Condiciones
y
polticas de pago.

Aceptan?

98
8
9

Se confirma condiciones de entrega, en


base a lo establecido previamente, sino
cumple se pide correccin o arreglo de
faltas al convenio.

Contrato de
condiciones
electrnico o
escrito

Si

No
Acepta?

Acepta
firma
contrato

El proveedor entrega el bien o servicio.

No

Si
3

Orden de
compra

Firma y enva

Firma y enva
copia
Entrega bien
o servicio

Confirma
condiciones
previas.

No
Conforme?

10

El proveedor entrega en caja, a la


respectiva
secretaria
toda
la
documentacin.

11

Recibe
factura
documentacin.

dems

Entrega en caja
documentacin
Recibe factura y
documentacin.

12
La secretaria firma, sella y entrega la
copia de documentos originales al
proveedor.

Firma, sella y
entrega
documentos

Si

13

El proveedor
documentos.

recibe

copias

de

14

La secretaria archiva la documentacin


en la carpeta de facturas por Pg.ar.

15

El staff contable debe revisar la


documentacin,
respecto
a
documentacin completa, legalidad de
la misma, sumilla la documentacin
para la elaboracin de la retencin, si la
docuemntacin es incorrecta se llama
al proveedor y se informa la novedad
para que traiga nuevamente la
documentacin.

Recibe
documentos
copias

Archivo

Revisin
documentacin y
sumilla

Si
Elabora retencin

99

Aprueba?

No

16

17

18

19

La secretaria archiva la documentacin


completa.
El da jueves a ms tardar
administradora revisa las facturas
pendientes de Pago sumilladas y con
retencin, determina valor del Pago y
realiza el cheque.
Registro de datos en la chequera, valor,
beneficiario y saldo actual de chequera,
adems de sumillar la factura de Pago
con el valor a pagar.
El gerente responsable revisa firmas de
responsabilidad de revisin y firma el
cheque

Archivo

Autoriza Pago

Tarjeta?

Cheque?

Elaboracin del
cheque

Registro de datos
y valor en la
chequera

Llama al
proveedor

Realiza Pago
Voucher

Enva copia de
orden
de
compra
Recibe
documentos
Registro
Asiento

Firma el cheque
8

Comprobante
de Egreso

20

21

100
22

El director 1 revisa la documentacin


completa y autoriza la elaboracin del
comprobante
de
egreso,
el
comprobante debe ser realizado por el
staff contable y debe contener el
asiento contable.

Revisa
documentacin
completa
Registro
Asiento

El responsable del asiente pone su


firma en el rea de realizado por, y
contabilizado y procede a pasar la
documentacin al director 1 para su
revisin el mismo firma y archiva en la
carpeta de Pago a proveedores.

El da viernes la secretaria debe


entregar toda la documentacin
separando:
La documentacin del negocio y la del
proveedor.

Elabora
Comprobante
de Egreso

Archivo

Entrega
documentaci

No
Confor
me?

Verifi
ca?

Si

No
Si

23

El proveedor revisa, firma el


comprobante y la retencin y la
secretaria procede a realizar el archivo
respectivo.

Firma retencin
y comprobante

Archivo

Fin

Flujograma Propuesto - Comercial


Empresa Mayorista DIGAS
Proceso Ventas
N

Proceso

Luego de recibir la orden


de facturacin del jefe de
despacho, el cliente se
acerca a caja.
El cliente debe entregar
en caja:
1) Orden de
facturacin.
2) Cheque o
depsito.

La
secretaria
revisa
saldos pendientes del
cliente, si este excede el
permitido o asignado por
la gerencia se solicita un
abono o Pago completo
caso contrario no se
procede
con
la
facturacin.
Si el cliente no tiene
saldos pendientes se
calcula previamente el
valor a Pagar, y se lo
solicita al cliente, si no
cubre el valor completo
de la factura se verifica
su saldo de crdito y si
no excede se continua
con el proceso.
La secretaria
ingresa los
cliente en el
procede a la
del mismo.

Bodega

Cliente

Revisin
documentacin

No

No
Completa?

Solicita
Crdito

Si

Conteo de
tanques

Autoriza?

Si

Permiso ingreso
Conteo de
tanques

Orden de
despacho
Archivo

Recibe
entrega
caja

Verifica en el
sistema saldos

y
en

Saldos?
No

Si

Llena datos y
valores
Revisa
virtualmente
en el banco

Si
Cruza saldos
pendientes
Ingresa
y
forma de pago
al sistema

Cheque?
No

Si

No

Depsito?
No

Crdito?

La secretaria firma y
pone
un
sello
en
elaborado y entrega al
cliente.

La secretaria solo si la
factura es totalmente
cancelada se le pone un
sello de cancelado caso
contrario no se lo pone, y
despus de verificar la
firma del cliente.

Secretaria

Inicio

de turno
datos del
sistema y
impresin

El cliente revisa su
factura si est de acuerdo
firma caso contrario pide
rectificacin, si es el caso
realiza
la
retencin
respectiva.

Dept.
Comercial

Si

Factura
No

Aprueba?

Entrega
al
cliente para que
revise

Si
Retencin
Firma
documentos
Entrega
documentos

Archivo
retencin

101

10

La copia se archiva en
una carpeta de forma
ordenada e inmediata,
junto a la orden de venta.

Si el saldo del cliente


es 0 la secretaria sella
la factura y firma caso
contrario solo firma.

Saldo 0?

No

Si
Sella y firma
Recibe
documentos

Firma
Adjunta factura con
orden de despacho

Adjunta la orden de
despacho a la factura y
la archiva.

Archivo

Fin

102

Flujograma Propuesto - Recursos Humanos


Empresa Mayorista DIGAS
Proceso Contratacin de personal.
N

Descripcin
Una vez existe una vacante se realiza lo siguiente:

El departamento solicitante comunica la existencia de la vacante al director 1,


con doble copia, el mismo hace firmar y archiva.

Departamento
Solicitante

RR.HH.

Direccin General

Candidatos

Inicio
Recibe y firma

Informe
Vacante

Archivo

Entrega copia
firmada

Archivo

103

El director 1 y el director general se renen y analiza si es necesaria la


contratacin.

Realiza reunin

Estos analizan segn el organigrama, el presupuesto y firman la solicitud de


contratacin de personal, lo aceptan o lo niegan.

Analizan

En cualquier de los dos casos se procede a informar la resolucin al


departamento solicitante explicando los motivos de la decisin tomada.

Memo de
resolucin

En primera instancia el reclutamiento para la nueva vacante se empieza en


la parte interna de la empresa.

Secretaria

Analizan
Archivo

No

Recibe
resolucin

Aprueban?

Si
5

Seleccin Interna:
Se comunica la existencia de la vacante mediante un comunicado en la cartelera
corporativa.

Las carpetas de las personas interesadas son recibidas por la secretaria de turno y
son entregadas al final del al director 1.

El director 1rene las carpetas recibidas y revisa:


Actitudes que habiliten al cargo.
Capacitacin y Educacin.
Experiencia

Comunicado en
cartelera

Archivo

Recepcin
de carpetas

Recibe Carpetas
2

Analiza requerimientos
Llena las hojas de
datos generales

Entregan en
Secretaria

1
8

El director 1 califica todas las carpetas segn los datos generales si obtiene una
calificacin menor a 7 se termina el proceso, si no hay al menos 10 carpetas se
procede a realizar una seleccin externa.

Seleccin externa:
Si no se encuentran los candidatos suficientes, o no hay candidatos se procede
comunicar la vacante mediante portales de bolsas de empleo va web gratuitas y
en la Bolsa de Empleo del Municipio.

Verificacin datos
generales

Candidatos?

Si

No
Comunicacin
externa
Recibe mails

10

Las personas seleccionadas pasan a ser llamadas para tener una reunin con el
director 1.

104

Confirma hora,
fecha de entrevista y
prueba

Realiza llamada
11

12

13

El director 1 recibe uno por uno a los candidatos y llena la hoja de verificacin
de datos y pone una calificacin al final de la misma.

Las personas seleccionadas acuden a la entrevista con el Director 1, las personas


que pasen la entrevista debern realizar:
Una prueba prctica
Una prueba psicolgica.

Asiste
a
entrevista

Verificacin de
datos

Realiza exmenes

Entrega exmenes
Retira y califica
exmenes

Al terminar la revisin de los exmenes llena la hoja de proceso de seleccin.


Hoja de proceso
de seleccin

14

Luego se llama a verificar las referencias de las personas seleccionadas, para lo


cual se llena la hoja de verificacin de referencias.

Llama a las referencias


Verificacin
Referencias

15

Obtenidas las calificaciones de las respectivas pruebas, entrevista y referencias


se procede a trasladar toda la informacin al informe final de seleccin.

de

Pasa calificaciones
Informe final de
proceso de seleccin

la

3
16

Los tres candidatos con las ms altas calificaciones generales son seleccionados.
Selecciona a los 3
mejores puntuados

17

105

18

Se procede a llamar a una entrevista final y se solicita que los mismo traigan son
sigo las carpetas completas con:
Hoja de Vida
Copia de cdula.
Copia papeleta de votacin
Certificado mdico emitido por un centro de salud.
Certificados de honorabilidad.
Certificados laborales.
Certificados de cursos realizados.
Etc.
La entrevista final es realizada por el jefe del departamento que solicita la
vacante el selecciona al ms idneo para el puesto.

Llama a una
entrevista final
Confirman da y
fecha

Solicita carpeta completa

6
Entrevista final y
decide el mejor
candidato

Informa
descalificacin

Informa candidato
seleccionado

19

El jefe del departamento solicitante informa al Director 1 la persona


seleccionada, y la misma entrega la carpeta con toda la documentacin.

5
4

Completa?

Entrega carpeta al
director 1

Si
20

Si la carpeta est completa se procede con el ltimo paso de contratacin que es


la orden de redaccin de contrato, en caso de no tener completa la carpeta se le
otorga el periodo de un da para traer la informacin caso contrario se llama al
candidato mejor puntuado que le prosigue.

Llama al candidato
con mejor opcin

Solicita
informacin

Cumple?

No

Procede a la fase de
realizacin del contrato.

6
Fin

Flujograma Propuesto - Contabilidad


Empresa Mayorista DIGAS
Proceso Tratamiento de la informacin financiera
N

Descripcin

Dpto. Contable

Dir. Adm.
Financiera

Direccin
Operativa

El gerente determina los puntos a tratar previamente a la reunin, estos son:

Cumplimiento de presupuestos.
Cumplimiento de metas y objetivos.
Constatacin de los valores de los Estados Financieros.
Novedades o desviaciones administrativas o contables.
Valoracin de riesgos administrativos y contables.

Determina
tratar

Reunin.

Reunin.

Reunin.

El 15 de cada mes se reune toda la direccin media y alta, as como el staff contable y la
secretaria.

puntos

Reunin.

Reunin.

Si
Todos?

106

No
3

En caso de que uno de los participantes no asista se le envia un memo, y no justifica su


inasistencia tendr una multa.

La secretaria lee el acta anterior, y los diferentes puntos a tratar en la reunin actual.

Cada director explica en que ha utilizado el presupuesto asignado para el mes.

El staff contable verifica la veracidad de la informacin presentada.

Cada uno explica cumplimientos y riesgos detectados, tratados o posibles.

Gerencia determina los riesgos altos para tratarlos en conjunto.

Secretaria

Inicio

Direccin General

Realiza Memo

Metas, objetivos y
riesgos

Utilizacin
recursos

Utilizacin
recursos

Metas, objetivos
y riesgos

Metas, objetivos
y riesgos

Lectura
acta
anterior
y
puntos a tratar

Determina y trata
riesgos altos
Evala desempeo

Establece
nuevas
metas

El gerente evala el desempeo de los diferentes actores en caso de notar desviaciones


significativas pide explicacin del por qu y se establecen metas con tiempos.

10

El gerente analiza con los presentes la veracidad de los estados financieros.

11

La secretaria redacta todo lo tratado durante la reunin al terminarse pasa el acta para
que revisen y firmen todos los participantes.

12

La secretaria archiva el acta en su carpeta con esto termina el proceso.

No
Adecuado?

Si
Evala veracidad
estados financieros

Firma

Firma

Firma

Firma

Redacta todo
lo tratado en
una nueva acta
Firma
Fin

Flujograma propuesto - Operaciones


Empresa Mayorista DIGAS
Proceso control y mantenimiento de los vehculos
N

Descripcin

En la maana el director 2, revisa las condiciones de los camiones llenando la


hoja de control de unidades en conjunto con el chofer.

107

Ambos revisan:
Estado de las llantas.
Nivel de Aceite.
El refrigerante.
El combustible disponible.
Nmero de Kilometraje.
Estado general del vehculo, rayaduras, golpes, u otros.
Estado del extintor.

Al terminar la revision ambos firman el documento.

El director 2 debe verificar con la hoja estndar del control de unidades y


determinar los mantenimientos o controles necesarios.

Si existe algn mantenimiento o control para el respectivo da se deben tomar


dos acciones:
a) En el caso de ser un problema urgente, se debe evaluar el tipo de problema
con el chofer y determinar lo solucin inmediata.

Operaciones

Proveedor

Dpto.
Contable

Dpto.
Comercial

Operaciones

Inicio
Revisa
Condiciones

Revisa
Condiciones
Control de unidades:
- Llantas
- Estado general
- Extintores y otros

Firma
documento
do

Firma
documento
do
Revisa hoja
estndar

Control
inmediato?

No

Si
Evala
solucin

Evala
solucin
Planifica revisin

b) En el caso de ser una revisin rutinaria se planifica, se lo realiza el da de


anterior a pico y placa o el fin de semana.
5

Una vez determinada la necesidad se realiza la requisin de bienes o servicios.

El director 1 recibe la requisin y el control de unidades revisa y firma

Requisicin
de
bienes o servicios

No

Aprueba?

Si

aprobando o negando la misma.

Acuerdan
hora, obra y
dems.

Acuerdan
hora, obra y
dems.

El director 1 acuerda con la mecnica la hora de recepcin, salida y tipo de


revisin o mantenimiento.

El staff contable enva la orden de compra al director para que firme el y


tambin el jefe de rea.

Informa
mediante mail
Orden
compra

108

El director 1 informa mediante mail este requerimiento al staff contable y el


mismo realiza una orden de compra.

10

El director 2 entrega al chofer la orden para que lleve el camin y entregue al


proveedor la orden para que realice lo especificado y acordado en la misma.

14

Firma
documento
do

Lleva
y
entrega carro
y orden
Realiza
lo
estipulado en la
orden

El proveedor realiza solo lo estipulado en la orden.

13

de

Firma
documento
do

11
12

Memo
de
respuesta

La directora 1 llama al proveedor a confirmar fecha y hora de retiro del


vehculo.

Revisa
trabajo
realizado y retira

Una vez terminado el trabajo de la mecnica el camin es retirado por el


chofer, mismo debe revisar el trabajo realizado estipulado en la orden de
compra.

Regresa
y
firma hora de
ingreso

Una vez retirado el vehculo el chofer debe regresar inmediatamente al centro


de distribucin y debe firmar la hoja de ingreso del vehculo.

Fin

Llama
a
confirmar obra

3.7 Sistema Propuesto de Control Interno Administrativo


3.7.1 Diseo del Ambiente de Control.

Sistema actual

No existe un
cdigo de
conducta.

1. Establecimiento del cdigo de conducta.


Componente: Ambiente de Control
rea: Administracin
Sistema Propuesto
1. Cdigo de Conducta de DIGAS - Administrativo
1.1 Introduccin
Es un elemento del ambiente de control el cual hace conocer
a los empleados el cmo comportarse y qu deben demostrar
ante los dems como representantes de DIGAS.
El cdigo hace nfasis en que toda accin que no est dentro
del mismo o no este clara antes de ser realizada deben ser
consultadas y si se tiene alguna duda de que no es correcto o
va contra el cdigo de conducta es mejor no realizarla.
1.2 Uso de los bienes
El uso de los bienes de la empresa deben realizarse bajo
autorizacin de uno de los directores, sin embargo se debe
realizar un documento por escrito y sustentar la autorizacin
con un documento legal como un cheque o una letra de
cambio, ya que la prdida del bien debe llevar un tratamiento
legal y si no existe documentacin es responsabilidad directa
del director.
1.3 Comportamiento con los clientes
Empleados hacia clientes:
Los clientes son la parte ms importante de la empresa, todo
empleado debe tratar amablemente al cliente, debe trabajar
segn el tiempo estndar determinado, si el cliente decide dar
una propina al empleado, la misma es voluntaria, el empleado
la puede recibir pero no puede exigir un valor especfico, ni
trabajar en contra de los estndares y calidad establecidos
dicho comportamiento ser tratado como falta leve con
llamada de atencin la primera vez, en segunda vez con
descuento del 8% del rol y memo al ministerio de trabajo y la
tercera puede ocasionar el despido del empleado.
Si el cliente tiene una queja acerca del trabajo de un
empleado, el empleado involucrado no puede discutir con el
109

cliente, debe hablar con la direccin y solo la direccin puede


arreglar el problema, esta debe investigar y evaluar
justamente la queja, si esta tiene fundamento se procede a
enviar un memo el cual puede ser leve, medio o grave.
El empleado no puede insultar ni agredir fsicamente al
cliente, dicha accin amerita despido inmediato.
Direccin hacia clientes:
La direccin debe respetar, cuidar y tratar amablemente al
cliente, ya que es uno de los pilares de la empresa perder
a un cliente es alejarse de los objetivos de la empresa.
Las quejas directas deben ser tratadas en la sala de
reuniones directamente con el cliente, no en exteriores.
Los directores no pueden gritar, hablar malas palabras,
insultar o agredir fsicamente a un empleado.
El director 1 es el encargado directo de solucionar
problemas en conjunto con el director 2.
La Direccin general no puede influir, ni emitir criterio
sobre las decisiones tomadas por la direccin sin antes
analizar el caso con ambos directores.
En discusiones con la direccin, se debe investigar el
inconveniente y segn la gravedad se debe enviar el
memo o la respectiva amonestacin.
El incumplimiento por parte de los directores, amerita
memo, descuento del 8% del sueldo y el mismo
tratamiento que cualquier otro empleado.
1.4 Las funciones de los directores:
Los directores son los encargados de difundir el cdigo de
comportamiento a cada componente de la empresa, sus
funciones principales son:
Cumplimiento integro del cdigo de comportamiento y
polticas generales.
Siempre actuar o dar instruccin en base a normas de
comportamiento.
Impedir las violaciones al cdigo de conducta, polticas o
leyes y fomentar un ambiente de trabajo participativo y
con amplia comunicacin y solucin de inquietudes de
posibles acciones que violen lo estipulado en el cdigo,
polticas o leyes.
110

1.5 Las atribuciones a los empleados:


Los empleados son fundamentales en el funcionamiento de la
organizacin, se debe tratar a los mismos de una manera
cordial y respetuosa.
1.5.1 Los empleados deben:
Comunicar inmediatamente cualquier irregularidad que
observen en cualquier proceso de la organizacin al superior
inmediato.
No pueden saltar la cadena de mando en ningn momento, a
menos que el problema sea totalmente grave y lo amerite.
Cualquier acusacin debe ser real, no se acepta acusaciones
falsas esto es una falta grave a la integridad de las personas y
si esto se da el empleado es amonestado con un memo de
falta grave y con multa del 8% del sueldo.
El trato con los compaeros de trabajo debe ser de respeto,
las agresiones personales ameritan al despido inmediato del
responsable, agresiones verbales a un memo de falta grave;
cualquier problema o abuso de un superior o trabajador debe
ser comunicado a la direccin general para su respectiva
investigacin.
Usar el manual de funciones, en cualquier actividad que
realicen, las actividad que no estn, estipuladas deben ser
informada al superior inmediato.
Cuidar su imagen y la de la empresa, lo contrario queda
totalmente prohibido con derecho a despido:
Llegar en estado etlico al puesto de trabajo.
Faltar el respeto verbal o fsicamente a los dueos o
directores.
Difundir informacin confidencial de la empresa.
Utilizar los bienes de la empresa sin previa
autorizacin.
Sustraer bienes de la empresa.
Tomar, fumar, o usar estupefacientes ilegales dentro
de la empresa.
Agredir verbal o fsicamente a un cliente.
111

2. Organigrama propuestos para DIGAS

2.1 Organigrama estructural propuestos para DIGAS por cargos

Director General

Director 2

Director 1
Staff Contable

Servicio Transporte
Jefe de Despacho

Secretaria 1
Secretaria 2

Estibador 1
Chofer 1
Estibador 2
Chofer 2
Estibador 3

Estibador 4

Estibador 5

Estibador 6

Guardia Noche

El objetivo principal en el organigrama estructural es definir un jefe directo, y


responsable de cada rea para que los empleados tengan clara su lnea de mando y se
pueda controlar a cada uno de ellos.
112

2.2 Organigrama estructural propuestos para DIGAS por departamentos

Diagrama Estructural por Departamentos Propuesto


DIRECCIN GENERAL

DIRECCIN ADMINISTRACION
Y FINANCIERA

DIRECCIN OPERATIVA

Dpto. de Operaciones
Dpto. Recursos
Humanos

Dpto.
Comercial

Dpto.
Contable
Mantenimiento Vehicular

Ventas
Despacho clientes y
transportistas
Adquisiciones
Bodega

3. Reestructuracin de las funciones principales de DIGAS


Funciones principales de los integrante de DIGAS
Direccin General
Situacin Actual
Situacin Propuesta
Realizar reuniones con el staff
Se mantiene.
contable y el servicio de transporte.
Comprar los bienes con tarjetas de

Se elimina.

crdito a su discrecin.
Cumplir los acuerdos en juntas

No existe.

administrativas.
No existe.

Desarrollar en conjunto con el nivel


medio objetivos y metas.

No existe.

Revisar cumplimiento de objetivos


113

generales.
No existe.

Verificar cumplimiento de metas de


los diferentes departamentos.

No existe.

Desarrollar un manejo ordenado de


administracin.

No existe.

Controlar las

acciones

de los

directores del nivel medio.


Negociar prstamos con los bancos.

Se mantiene.

Negociar con Eni S.A, transportistas,

Se mantiene.

y otros proveedores principales.


No existe.

Preparar las reuniones de gerencia.


Director 1

Situacin Actual
Contrato, control y responsable de

Situacin Propuesta
Se mantiene.

RRHH.
No existe

Estudios, planes y evaluacin de


mercadeo.

Envo de informes semanales a la

Se mantiene.

DNH.
Revisin y comprobacin de los

Se mantiene.

estados financieros con el Staff


contable.
Elaboracin, revisin y control de
los

Pagos

los

Se elimina.

transportistas,

proveedores, anticipos empleados,


anticipos

propietarios

dems

manejos de Pagos.
No existe.

Seleccin y aprobacin de las


cotizaciones,

requisiciones

evaluacin de los presupuestos por


reas.
No existe.

Evaluacin del control y evaluacin


del control interno general.

Revisin de los arqueos de caja del


114

Control sobre la evaluacin del

primer turno.

control interno contable.

Revisin de los inventarios diarios.

Se elimina.

Revisin de los crditos, gastos,

Se elimina.

ingreso en el sistema de las facturas


de compras, facturacin de ventas.
Responsable de la compra y control

Se elimina.

de los suministros de la empresa.


Director 2
Situacin Actual
Depsito, registro y cuadre de

Situacin Propuesta
Se mantiene.

bancos.

Arqueo de caja del medio da y

Arqueo de caja final.

final.

No existe.

Control operativo de transporte y


despacho.

Revisin de los gastos del da en el

Revisin de gastos del da con los

cuaderno.

comprobantes de egreso.

No existe.

Revisin de los arqueos de caja del


primer turno.

No existe.

Revisin de los inventarios diarios.

No existe.

Revisin de los crditos, gastos,


ingreso en el sistema de las facturas
de compras, facturacin de ventas.

No existe

Responsable del control de los


suministro de la empresa.

No existe.

Diseo de estndares para las reas


operativas de relevancia.

No existe.

Evaluacin del cumplimiento de los


estndares del rea operativa.
Control sobre el jefe de despacho,

No existe.

revisin

quincenal

de

los

inventarios fsicos.
No existe.

Control de los vehculos y la


realizacin
supervisin.
115

de

sus

hojas

de

Jefe de despacho
Situacin Actual
Autorizacin ingreso y salida de

Situacin Propuesta
Se mantiene.

distribuidores.
Autorizacin ingreso y salida de

Se mantiene.

transportistas.
Control y manejo de inventarios de

Se mantiene.

GLP.
No existe.

Control, sancin y permisos sobre


los estibadores y choferes.

Elaboracin de las autorizaciones de

Elaboracin de las ordenes de

despacho.

despacho pre numeradas.

No existe.

Ingreso en el sistema de las facturas


de compras.

Departamento contable
Situacin Actual
Situacin Propuesta
Elaboracin mensual de los estados
Se mantiene.
financieros.
Declaracin impuestos mensuales y

Se mantiene.

anuales.
Cumplimientos
formularios

con

del

el

ministerio

SRI,

Se mantiene.

de

relaciones laborales.

Cumplimiento

No existe.

polticas contables.
Elaboracin

No existe

de

de

normas

las

polticas

contables para cada cuenta.


Elaboracin de presupuestos.

No existe.

Elaboracin de informes anuales y

No existe.

mensuales

de

evolucin

de

presupuestos.
Diseo del sistema de control
No existe.

interno contable.
Evaluacin y control del sistema de
control interno contable.

No existe.

116

Constataciones fsicas de activos e


inventarios.

No existe.

Apoyo

sobre

las

actividades

administrativas.

No existe.

4. Polticas de contratacin actuales y propuestas


Polticas de Contratacin
Situacin Actual
Situacin Propuesta
Los empleados son en su mayora
Se mantiene.
recomendaciones.
El ingreso de los empleados es en

El ingreso de los empleados debe

base a criterio de la asisten de

ser en base al cumplimiento de los

gerencia.

requerimientos del puesto, sin


discriminacin y objetivamente.
Se mantiene

Los empleados para su contratacin


deben traer su carpeta con:

Se mantiene.

Hoja de vida con foto.

Se mantiene

Record Policial.

Se mantiene.

Tres referencias de honorabilidad.

Se mantiene.

Tres referencias laborales.

En el caso de los directores, deben

No existe.

tener ttulo de tercer nivel o al


menos

haber egresado

de la

universidad, en el caso de los


estibadores, secretarias y choferes
deben ser bachilleres, o en su
defecto tener un nivel profesional
alto

en

el

Exmenes mdicos a la fecha por un

desempean.

centro de salud.

Se mantiene.

campo

que

se

No existe.
Se llama a todas las referencias, se
pregunta nivel de honorabilidad,
cumplimiento, compromiso con el
117

puesto de trabajo, puntualidad,


efectividad en su trabajo.

No existe.

Se da tres das de induccin


remunerada

para

verificar

capacidades y conformidad del


empleado con el puesto.

No existe.

Para los puestos de: direccin, jefe


de despacho y secretarias se debe
constatar

lugar

de

residencia

visitando su domicilio y para los


Se elabora un contrato de trabajo

dems solo telefnicamente.

inmediatamente a travs del staff

Se mantiene.

contable.
La asistente de gerencia ingresa al
empleado al IESS con el respectivo

Se mantiene.

puesto en el que se desempea desde


el primer da de trabajo.
No existe.
El staff contable debe firmar el
aviso de ingreso del empleado,
verificando exactitud en puesto,
inicio, y sueldo.
5. Acciones disciplinarias, controles y motivaciones para la Direccin

Acciones disciplinarias y de control para la Direccin


Situacin Propuesta
No existe.
Los directores deben cumplir a cabalidad sus funciones.

Situacin Actual

En caso de incumplimiento a las disposiciones se procede a


la emisin de un memo, este lo deben contestar
especificando porqu no han cumplido sus funciones.
Los directores no pueden realizar otras funciones diferentes
a las establecidas por la direccin general.
La primera desviacin a lo establecido en el cdigo de
conducta y en sus funciones es una amonestacin verbal, la
118

segunda una amonestacin con memo y 8% de descuento al


sueldo, al igual que la tercera, en caso de una cuarta
dependiendo de la gravedad se procede a descuento y visto
bueno.
Semestralmente se debe tomar pruebas para saber si los
directores conocen en profundidad sus funciones, los
aspectos generales de las actividades que controlan, adems
de preguntas sobre los cursos realizados durante el ao, en
caso de tener una calificacin inferior a 7 tendrn una
segunda oportunidad y ltima oportunidad siendo esto
motivo de despido.
Situacin Actual

No existe.

Motivaciones para la Direccin


Situacin Propuesta
El cumplir con lo dispuesto a la direccin y el cumplimiento
de las metas y objetivos tiene los siguientes bonos.

No existe.

Situacin Actual

No existe.

Para objetivos y metas mensuales

US$200.00

Para objetivos y metas trimestrales

US$500.00

Para objetivos y metas anuales

US$1000.00

La direccin media y alta debe tener por lo menos tres


capacitaciones al ao las cuales cubre el 100% la empresa.
Los costos deben ser mximo de US$1000.00 para las tres
capacitaciones. Los cursos deben ser buscados por los
directores medios y aprobados por la direccin general.
Cronograma de direccin y control general
Situacin Propuesta
Las reuniones deben realizarse trimestralmente para
analizar:
Cumplimiento de objetivos y metas mensuales.
Cumplimiento de objetivos y metas trimestrales.
Evaluacin de presupuestos.
Evaluacin de estados financieros mensuales, trimestrales y
anuales.
Las reuniones deben ser entre el 15 y 18 despus del tercer
mes.
Las actas deben ser realizadas por la secretaras y firmada
119

por todos los asistentes.


La asistencia es obligatoria para la direccin general,
direccin media, staff contable y secretaria.
El responsable de la asamblea es el gerente general.
6. Definicin de objetivos y estrategias
Objetivos Generales
Situacin Actual
Objetivo general:
Conseguir

un

Situacin Propuesta
Se mantiene

posicionamiento

estable en el mercado, mismo que


de una confianza a la empresa para
continuar

con

un

crecimiento

constante.
No existe.

Estrategias:
Definir los objetivos por nivel de
actividad y operacionales para el
cumplimiento del objetivo general.

No existe.

Objetivo secundario:
Mejorar procedimientos y
optimizar el uso de recursos de

No existe.

DIGAS.
Estrategias:
Obtener

un

grupo

de

trabajo

profesional, competente y confiable


para trabajar en equipo y que cada
uno se encargue de difundir lo que
No existe.

necesita la empresa.
Objetivo secundario:
Proporcionar

todos

los

requerimientos que los diferentes


distribuidores

minoristas

necesiten, sin que estos desven los


No existe.

objetivos organizacionales.
Estrategias:
120

Establecer

los

requerimientos

primarios, medios y bajos, analizar


cuales se pueden lograr y no afectan
negativamente al trabajo normal de
DIGAS.

Objetivos secundarios:
Conseguir

clientes

los Estrategias:

para

Realizar

servicios que brinda la entidad.

una

mercado,

investigacin

determinar

de

posibles

clientes, asignar un responsable y


visitar para ofrecer los servicios de

Objetivo secundario
Construir

una

edificacin

la entidad.

adecuada en base en las normas Estrategias:


establecidas en la DNH y el

Conseguir un arquitecto certificado,

Municipio.

realizar

varias

cotizaciones

del

trabajo que se necesita y conseguir


los recursos para la construccin.

Objetivo secundario
Mantener las

ventas

de GLP Estrategias:

domstico en un promedio de 5000

Adquirir una plataforma de medio

cilindros diarios.

uso calificada por la DNH.


Adquirir

1000

tanques

para

abastecer la demanda y el trnsito de


los GLP.
Trabajar con

la

asociacin

de

minoristas para implementar valores


agregados al servicio de venta de
Gas a domicilio y en Bodega.

Definicin de los objetivos por nivel


Situacin Actual
Situacin Propuesta
Definicin de los objetivos por nivel.
No existe.

Nivel alto (Direccin General)


Establecer un control efectivo sobre los
directores.
Estrategias:
121

o Establecer metas cuantitativas y cualitativas a los


directores.
o Realizar

evaluaciones

trimestrales

para

verificar

cumplimiento de objetivos y metas.


Enfocar

los

esfuerzos

de

DIGAS

al

cumplimiento de estrategias generales.


Estrategias:
o Establecer un presupuesto con el fin de asignar recursos
para cumplir las estrategias establecidas por la direccin.
o Establecer lmites de tiempo para el cumplimiento de
estrategias generales.

No existe.

Objetivos operacionales:
Proteger celosamente los activos o bienes de la
empresa.
Estrategias:

o Establecer un responsable para realizar revisiones


espordicas de inventarios y bienes de la empresa.
Verificar que los procesos aplicados en cada
departamento conduzcan a los objetivos de la
empresa.
Estrategias:
o Establecer metas para cada departamento de la empresa.
o Disear medidas de desempeo.
o Definir estndares de aceptacin.
No existe.

Objetivos de cumplimiento:
Mantener

las

obligaciones

tributarias,

laborales y municipales al da.


Estrategias:
o Realizar una planificacin de pagos y poner das lmites
para su realizacin.
o Mantenerse en constante actualizacin legal para
conocer todos los cambios y obligaciones del negocio a
tiempo.

122

3.7.2 Diseo de la evaluacin de riesgos administrativos


Establecimiento de riesgos externos.
Situacin
Actual
No existe.

Situacin Propuesta
La administracin va a definir y a calificar el riesgo de la siguiente
manera, y luego asignar el responsable para analizar y crear planes
para disminuir el impacto en DIGAS:
Riesgo

Calificacin

Alto

7-10

Medio

4-6

Bajo

1-3

Instructivo para llenar y evaluar la matriz de riesgos externos

En el campo Riesgo se coloca el riesgo detectado.

En el campo Calificacin se coloca en base a la siguiente escalafn:


o Bajo.- De 1 a 3
o Medio.- De 4 a 6
o Alto.- De 7 a 10

En el campo Responsable se coloca la persona encargada de


realizar las estrategias para reducir el posible impacto del riesgo
detectado.

Formato de Matriz de riesgos externos:


Riesgo

Calificacin

Responsable

Ejemplo de cmo llenar la matriz de riesgos externos


Riesgo
El negocio se encuentra
condicionado por Eni Gas
S.A
DNH controles progresivos
e informes diarios
y
mensuales.

123

Calificacin

Responsable

Director 1

Director 1

Establecimiento de riesgos interno


Situacin

Situacin propuesta

actual
No existe.

Los riesgos internos se van a medir de la misma forma que los riesgos
externos.
Instructivo para llenar y evaluar la matriz de riesgos internos

En el campo Riesgo se coloca el riesgo detectado.

En el campo Calificacin se coloca en base a la siguiente escalafn:


o Bajo.- De 1 a 3
o Medio.- De 4 a 6
o Alto.- De 7 a 10

En el campo Responsable se coloca la persona encargada de


realizar las estrategias para reducir el posible impacto del riesgo
detectado.
Propuesta de matriz de riesgos internos:
Riesgo

Calificacin

Responsable

Ejemplo de matriz de riesgos internos


Riesgo
Normas

polticas

no

comunicadas.

Calificacin

Responsable

Director 2

Director 1

Doble mando, no se respeta la


lnea de mando debido a la
falta de comunicacin.

Las estrategias deben ser realizar en un periodo de tiempo no mayor a


1 mes, se las deben tratar en una reunin con la direccin general,
media y staff contable; analizar en profundidad las propuestas y elegir
las mejores o dar ms posibilidades de disminucin de impacto.

124

3.7.3. Diseo de las actividades de control para el rea administrativa


Controles sobre la Direccin General
Control Actual

No existen.

Control Propuesto

Establecer planes de trabajo los cuales deben ser tratados


en las reuniones de gerencia.
Controlar fechas y cumplimientos del staff contable en
relacin a obligaciones tributarias, aplicacin del control
interno contable y presentacin oportuna de los estados
financieros.
Definir cronogramas de trabajo sobre las actividades de
todos los directores.
Realizar listas de chequeo para verificar el cumplimiento
de las metas y objetivos departamentales.
Establecer metas cuantificables en valores o porcentajes
para verificar la efectividad del trabajo realizado por la
direccin.
Hacer seguimientos documentos sobre los acuerdos de
cumplimiento de cada rea y medir peridicamente su
avance.
Verificar cumplimientos generales del departamento
contable a travs de una lista de chequeo.

Para el control del staff contable el Director 1 debe llenar la Lista de Chequeo del
Departamento Contable como se detalla en el instructivo.

125

Empresa Mayorista "DIGAS"


Lista de chequeo del Departamento Contable
N
MENSUAL
Nro.

Detalle

Fecha
Mxima

126

Elaboracin del formulario 103

8 de cada mes

Elaboracin del formulario 104

8 de cada mes

Elaboracin del Estado de Situacin Econmica

10 de cada mes

4
5

Elaboracin del Estado de Flujo del Efectivo

10 de cada mes

Elaboracin del Estado de Situacin de Financiera

10 de cada mes

Elaboracin del Balance de Comprobacin

10 de cada mes

Rol de Pagos Acumulados

10 de cada mes

Rol de Provisiones Acumulados

10 de cada mes

Roles Individuales

31 de cada mes

10

Anexos REOC

8 de cada mes
ANUAL

Nro.

Detalle

Fecha
Mxima

11

Elaboracin Formulario del Dcimo Cuarto

10 de agosto

12

Elaboracin Formulario del Dcimo Tercero

10 de diciembre

13

Elaboracin Formulario de Utilidades

10 de abril

14

Anexo ROC

9 de enero

15

Formulario 102
Observaciones:

10 de febrero

Si

No

Fecha
Presentacin

Firma
Responsable

Firma
Revisin

Si

No

Fecha
Presentacin

Firma
Responsable

Firma
Revisin

Instructivo dela Lista de Chequeo del Departamento Contable


1. En la seccin de controles mensuales el Director 1 debe marcar con una X, Si en
el caso del cumplimiento de la fecha de presentacin caso contrario marcar No.
2. Si marca No debe llenar en el campo Fecha de Presentacin el da en que fue
entregado el trabajo.
3. En el campo firma del responsable debe firmar el encargado del rea Contable.
4. En el campo firma de revisin debe firmar el Director 1.
5. El mismo procedimiento se replicar a los controles anuales.
6. En el campo observaciones se debe registrar las novedades o irregularidades por
parte de cualquiera de las dos reas.
Revisiones directas o administrativas
Cobranzas
Control Actual

Control Propuesto

Mientras el cliente no cancele, no

Se mantiene.

se coloca el sello de cancelado.


Verificacin del archivo ordenado

Se mantiene.

de facturas de compras segn


nmero de cheque.
Elaboracin de un archivo respaldo
de confirmacin

de

Se mantiene.

suma de

cheques pagados a Eni.


Firmas de responsabilidades en

Verificacin

de

las

firmas

de

algunos comprobantes.

responsabilidad en los comprobantes


de egreso.

Confirmar

la

elaboracin

de

Confirmar

la

elaboracin

de

comprobantes de ingresos solo para

comprobantes de ingreso para todos

transferencias entre bancos.

los depsitos, transferencias y dems


ingresos en las cuentas bancarias.

Comprobar

elaboracin

comprobantes

de

egreso

de

Se mantiene.

para

cheques, efectivo o transferencias.

Se mantiene.

Cotejar exactitud matemtica del

Se mantiene
127

arqueo de caja.
Comprobar el registro manual de

Contrastar estados de cuenta bancarios

los ingresos por concepto de venta

con depsitos realizados y recibos de

gas (activos).

venta de tanques de gas (activos).

Depsitos ntegros cada dos das

Verificar el registro en el cuaderno de

sobre las ventas de gas (activos).

los gastos pequeos como control de


caja chica.

Verificar el registro en el cuaderno


de todos los gastos pequeos.

Recursos Humanos
Control Actual

Control Propuesto

No existe.

Las convocatorias de seleccin interna


deben ser realizadas en las carteleras
de la institucin.

Se solicita los documentos que

Se mantiene.

respalden la hoja de vida de los


trabajadores.
No existe.

Se

debe

diligenciar

la

hoja

de

verificacin de referencias.
No existe.

Se debe tomar pruebas tcnicas y


psicolgicas.

No existe.

El departamento que requiere el


personal debe realizar una solicitud
por escrito al Director 1.
Antes de la aceptacin se debe realizar

El Gerente General decide la

una reunin entre el Director 1 y el

contratacin segn su criterio.

Director

Gerencial

verificando

la

necesidad del puesto y el presupuesto


para el mismo.

128

La verificacin de referencias se debe realizarse en base al siguiente documento:


Departamento de Recursos
Humanos

Empresa
Mayorista DIGAS

Verificacin de Referencias

Fecha: ______________________________________________________________
Nombre del candidato: _______________________________________________
Datos de quien suministra las referencias:
Nombre:
_________________________________________________________________
Cargo:
________________________________________________________________
Empresa:
________________________________________________________________
Telfono: ________________________________________________________________
Datos generales:
Fecha de ingreso: __________________ Fecha de retiro: __________________
Cargo desempeado: ______________________________________________
Motivo de Retiro: ___________________________________________________
Concepto General:
Desempeo: B ________
R _________
M _________
Explique: ___________________________________________________________
Relaciones con superiores:
B ________
R _________ M __________
Explique: __________________________________________________________
Relaciones con compaeros: B ________
R _________
M _________
Explique:___________________________________________________________
Calidad de trabajo:
B ________
R _________
M__________
Explique: __________________________________________________________
Cumplimiento responsabilidades: B _______ R _________
M _________
Explique: ___________________________________________________________
Observaciones:_______________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
Aspectos a mejorar: _________________________________________________
Lo volvera a contratar:
SI: _________ NO: __________
Explique: __________________________________________________________
Instructivo de documento: Verificacin de Referencias
1. El Director 1 es el encargado de llenar manualmente este formulario.
2. En el campo fecha se registra el da que se inicia las llamadas de verificacin de
referencias.
129

3. En el campo Nombre se registra el nombre del aplicante a la vacante existente.


4. En el campo Datos de quien suministra la informacin, se coloca llena los
campos: Cargo, Empresa y Telfono de quien nos proporciona la informacin.
5. En el Datos generales se registra toda la informacin del trabajo anterior,
contempla: Fecha de ingreso, Fecha de retiro, Cargo desempeado y Motivo de
Retiro.
6. En el campo Concepto General se registra la informacin correspondiente al
desempeo profesional del aplicante, se debe llenar los campos de: Desempeo
se lo califica:
Bueno.- el trabajo desempeado fue excelente, es decir, que es recomendable
para el puesto.
Regular: el trabajo desempeado no fue malo, pero no supera las
expectativas.
Malo: el trabajo desempeado no cumpli las expectativas esperadas.
7. En el campo Relaciones con superiores se registra cual fue el trato con sus
superiores, se califica de acuerdo a Bueno, Malo y Bueno manteniendo el criterio
del punto 6.
8. En el campo Relaciones con compaeros se coloca el tipo de relacin que llevaba
el aplicante con sus compaeros.
9. En el campo Calidad de trabajo se coloca la calidad el trabajo desempeado.
10. En el campo Cumplimiento responsabilidades se coloca si el aplicante cumpla
con las funciones asignadas.
11. En el campo Explique se coloca mayor explicacin acerca del campo que se
solicito informacin.
12. En el campo Observaciones se coloca las irregularidades o comentarios
novedosos que haya proporcionado el consultado.
13. En el campo Aspectos a mejorar se coloca las recomendaciones que puede
entregar el consultado en relacin al aplicante.
14. En el campo Lo volvera a contratar se registra si el consultado vinculara
nuevamente al aplicante a su empresa.

130

Controles Vehculos
Control Actual

Control Propuesto

El chofer verifica diariamente el

El Director 2 revisa las condiciones con

estado del camin.

el chofer y llena la hoja de control de


unidades.

El chofer lleva el vehculo a donde

El Director 1 acuerda previamente

prefiere o le resulta ms cmodo.

condiciones de Pago y dems con una


mecnica calificada.
Antes de llevar al mantenimiento se

No existe

debe realizar la orden de requisicin


bienes o servicios.
El control vehicular se debe realizarse en base a la Lista de Chequeo Vehicular.
Empresa Mayorista "DIGAS"
Lista de Chequeo Vehicular
Control de Unidades

N________

Malo

Observaciones

Camin (Placa):
Chofer:
Responsable:
Fecha:
Detalle

Bueno

Regular

Llantas
Carrocera
Pintura
Permisos
Placa
Extintor
Limpieza del Vehculo
Estado del Aceite
VARIOS

Kilometraje

Valor Inicial

Detalle Varios
Nivel del Calentamiento del motor
Nivel del Aceite
Nivel del Agua
Nivel del Refrigerante

Valor Final
Bajo

Medio

Observaciones:

Chofer

131

Director 2

Alto

Instructivo del documento: Lista de Chequeo Vehicular


1.
2.
3.
4.
5.
6.

7.
8.
9.

Este documento se debe llenar manualmente.


En el campo camin se registra la placa del vehculo a inspeccionar.
En el campo chofer se registra el nombre del chofer asignado para la ruta del da.
En el campo responsable se registra el nombre del Director 2, o persona que
inspeccione.
En el campo fecha se registra el da que se realiza la inspeccin.
En el listado en contrato en la columna Detalle, se califica con una X las
siguientes condiciones:
a. Bueno.- cuando el estado es ptimo.
b. Malo.- cuando el estado es crtico y necesita revisin inmediata.
c. Regular.- cuando el estado no es crtico y necesita pronta revisin.
En el campo kilometraje se registra el valor con el que inicia y finaliza el da.
En la seccin de firmas siempre debe el Chofer y el Director 2.
En la seccin de detalle varios se registra los siguientes niveles: Bajo, Medio y
Alto.
Compras
Control Actual
La

adquisicin

de

Control Propuesto
bienes

La adquisicin de bienes o servicios se

servicios es realizada cuando est a

da en un punto medio basado en las

punto de terminarse.

fechas

Las compras son pagadas en

cumplimiento.

efectivo o cheque inmediatamente.

Las compras son pagadas solo en

cantidades

mnimas

de

cheque y deben ser revisadas por los


diferentes actores que intervienen y
La

documentacin

se

realiza

tener las firmas respectivas de revisin

inmediatamente.

de documentacin.

Los Pagos son aprobados por

La se realiza por pasos segn los

cualquier persona que est en caja.

niveles de revisin.
Los Pagos solo pueden ser aprobados

No existe.

por el director1.

Antes de realizar una compra se deben


No existe.

realizar al menos tres cotizaciones del


bien o servicio.
Las compras se realizan solo bajo una
132

No existe.

orden de requisicin aprobada por el


director 1.
El proveedor debe realizar solo lo
indicado en la orden de compras
acordando fecha, tipo de servicio o
producto, valor y formas de Pago.

Las compras se realizan en base a los documentos: Requisicin de Bienes y


Servicios, y Orden de Compras.

Empresa Mayorista "DIGAS"


Requisicin de Bienes o Servicios

Departamento:
Fecha:
Cantidad

N
_____________________________________________
_____________________________________________
Producto o Servicio

Detalle

Observaciones:

Jefe de rea

Director 1

Instructivo Requisicin de Bienes o Servicios


1. Este documento se llena de manera manual por el Jefe de rea del departamento
solicitante
2. En el campo Departamento se coloca el nombre del rea solicitante.
3. En el campo fecha se coloca el da en que se efecta la Requisicin.
4. En el campo cantidad se coloca el nmero de unidades o servicios que se
requieren.

133

5. En el campo producto o servicio se selecciona en el sistema el tipo de producto o


servicio que se requiere.
6. El campo detalle se explica la necesidad de la requisicin.
7. En el campo observaciones se registra cualquier irregularidad o novedad.
8. En la seccin de firmas siempre debe el Jefe de rea y el Director 1.

Empresa Mayorista "DIGAS"


Orden de Compra
N
Informacin del Proveedor
Nombre:
Fecha:
Ruc:
Direccin:
Telfono:
Anticipos:

Cantidad

Producto o
Servicio

Detalle

Valor Unitario

Valor Total

Subtotal
IVA 0%
IVA 12%
Total
Director 1

Contabilidad

Instructivo Orden de Compra


1. En el campo Nombre se selecciona el proveedor en el sistema.
2. Una vez seleccionado el Nombre del proveedor se genera de manera automtica
toda la informacin del proveedor y la fecha.
3. En el campo anticipos se registra los anticipos que se ha otorgado al proveedor.
4. En el campo cantidad se coloca el nmero de unidades o servicios que se
contratarn.
134

5. En el campo producto o servicio se selecciona en el sistema el tipo de producto o


servicio que se requiere.
6. El campo detalle se genera de manera automtica.
7. En el campo Valor Unitario se registra el valor acordado en la proforma o
cotizacin.
8. El campo Valor Total se genera de manera automtica, as como los campos
restantes.
9. En la seccin de firmas siempre debe firmar el Director 1 y Contabilidad.

Ventas
Control Actual

Control Propuesto

La venta se realiza solo si se

La venta se realiza solo con la orden de

entrega

despacho pre numerada.

el

papel

de

orden

despacho.

Se mantiene.

El Pago puede ser en efectivo,


cheque o solicitar crdito.

Las

facturas

canceladas

En la factura en ocasiones se sella

obligatoriamente deben tener el sello de

y en otras ocasiones no, depende

cancelado, las que posean crdito no.

del cliente.

Se elimina.

La secretaria registra los datos de


la venta en un libro de Excel.

Las ventas se realizan en base al documento Orden de Despacho y se controla el


reparto a travs del documento Control de horas de reparto de carga.

135

Empresa Mayorista "DIGAS"


Orden de Despacho
N
Cliente o Chofer:
Fecha:
Cantidad

Producto

Detalle

Costo Unitario

Costo Total

Subtotal
IVA 0%
IVA 12%
Total
Observaciones:

Jefe de
Despacho

Cliente/Chofer

Instructivo Orden de Despacho


1. El Jefe de despacho ingresa al sistema con su clave.
2. Selecciona el cdigo del cliente o chofer que acuda al despacho.
3. La fecha se coloca de manera automtica, en caso de estar otra fecha se modifica
en la opcin propiedades.
4. En el campo cantidad ingresa el nmero de tanques a comprar o despachar.
5. En el campo producto selecciona el tipo de artculo que se despachar.
6. El campo detalle se llena automticamente.
7. En el campo observaciones se registra cualquier novedad.
8. En la seccin de firmas siempre debe firmar el Jefe de Despacho y el Cliente o
Chofer, despus del conteo fsico de las unidades.

136

Empresa Mayorista "DIGAS"


Control de horas de reparto de carga
N

Datos para que llene el chofer


Fecha

Placa

Datos para que llene el cliente


Firma
Hora
Hora N Tanques
Chofer Cliente
Llegada Salida Entregados
Cliente

Chofer

Observaciones

Director 1

Instructivo Control de horas de reparto de carga


1. Este formato es llenado de manera manual.
2. En el campo Datos chofer, el chofer es el encargado de llenar los mismos.
3. En el campo Datos cliente, el clientes es el encargado de llenar esta seccin.
4. En el campo fecha se registra el da del reparto de cargas.
5. En el campo placa se registra el nmero de la misma.
6. En el campo chofer se registra el nombre del conductor que entrega las cargas.
7. En el campo cliente se registra el nombre a quien se le ha entregado la carga.
8. En el campo Hora de llegada, se registra la hora en la que llego en chofer donde
el cliente.
9. En el campo Hora de Salida, se registra la hora en la que dejo las instalaciones
del cliente.
10. En el Nro. De Tanques entregados se registra el nmero de cargas entregadas.
11. En el campo firma del cliente se registra la rbrica del mismo.
12. En el campo observaciones se coloca las irregularidades que se hayan presentado
Al final del da entrega este documento el Chofer responsable al Director 2, los dos
firman el mismo

137

Controles fsicos
Bodega
Control Actual

Control Propuesto

Control de los inventarios diarios

El control se debe dar a travs del

segn lo registrado en ingresos y

sistema

egresos

ingresada directamente e impresa.

en

la

hoja

formato

la

informacin

debe

ser

entregada por la administracin.


No existe.

Los controles fsicos se deben hacer de


la siguiente manera:
o Se puede realizar el inventario cada
15 das, el mismo debe ser realizado
por el director 2 que es el encargado
del

control

operativo,

con

un

documento de respaldo.

El control de inventarios debe realizarse en base al documento Control de Inventarios


Fsicos.

Empresa Mayorista "DIGAS"


Control de Inventarios Fsicos
Responsable:
Fecha:
Artculo
GLP domstico
GLP industrial 15 kilos
GLP industrial 45 kilos
GLP domstico Congas

Cantidad

Observaciones:

Jefe de Despacho

Director 2

138

Instructivo Control de Inventarios Fsicos

1. En el campo Responsable se coloca el nombre del Jefe de Despacho.


2. En el campo fecha se registra el da y lugar en que se realiza el inventario.
3. En el campo cantidad se registra el nmero contado por el Jefe de Despacho y
confirmado por el Director 2.
4. En el campo observaciones se registra cualquier irregularidad que se presente en
el inventario.
5. En la seccin de firmas siempre debe firmar el Jefe de Despacho y el Director 2,
o en su defecto el responsable que realiz la confirmacin del conteo fsico.

En el caso de faltantes, el responsable directo es el jefe de despacho, si la prdida es


de hasta 3 tanques el responsable directo es el jefe de despacho, sin embargo si es
mayor a esto todos los empleados son responsables, a fin de mes es descontado del
sueldo para reponer inmediatamente. Este documento debe ser archivado en su
correspondiente carpeta y el mismo debe ser verificado mensualmente por la
direccin general.

139

3.7.4 Diseo de la informacin y comunicacin administrativa


Diseo de la informacin y comunicacin del sistema de control interno
Situacin
Actual

Situacin Propuesta

Informacin
La recoleccin de la informacin debe estar dada por el sistema

No existe.

de informacin, el actual solo cumple funciones bsicas como


facturacin, ventas diarias, reportes mensuales, reportes a la
DNH y estados financieros.
Las auditoras ambientales deben ser llevadas en una carpeta
separada, y hacer un seguimiento ao a ao para ver avances o
retrocesos en las sugerencias de la auditora.

Comunicacin

Comunicacin interna

No existe.

Se debe comunicar a los empleados las dificultades o logros de


la empresa y cmo ellos son parte del mismo, mediante
reuniones trimestrales, para evaluacin de alcance de metas y
objetivos.

La administracin debe reunirse constantemente con la


direccin general para verificar logros, dificultades y toma de
decisiones importantes.

Todas estas acciones deben ser realizadas mediante actas,


aclarando lo tratado en cada reunin, el objetivo de la misma y
los resultados obtenidos para no desperdiciar tiempo ni recursos
y poder realizar comparaciones entre reuniones.
No existe.

Comunicacin externa
Todo trmite con entidades externas debe ser llevado de forma
escrita, reuniones, peticiones, cada una de estos mediantes
memos, oficios u otros medios escritos segn lo amerite.
Toda esta informacin debe ser archivada adecuadamente.

140

3.7.5 Diseo de supervisin o monitorio administrativo

Situacin
actual
No
Existe

Diseo de supervisin o monitorio


Situacin propuesta
Responsable del monitoreo en general:
El encargado directo del monitoreo ser el Director 1.
Responsables del monitoreo:

No
Existe

o Director 1 se encargar del monitoreo en general.


o Director 2 se encargar de monitorear el funcionamiento de
la parte operativa y de las funciones asignadas por la
direccin general.
o Staff contable se encargar de evaluar todo lo que afecte a
la parte contable, incluyendo actividades administrativas.

No
Existe

El medio de evaluacin debe ser establecido por cada


responsable y debe realizar el manual de procedimientos.
Las evaluaciones sern trimestrales, se realizar una
reunin y de la misma una acta de reunin con toda la
informacin del trimestre, la misma ser archivada por el
responsable Director 1.

No
Existe

Cada ao el Director 1 y el Staff contable deben hacer un anlisis


del sistema de control interno y presentar un informe general a la
direccin.
Las herramientas a utilizar son:
Cuestionarios
Lista de chequeo
Flujo-gramas
Narrativas
Diagramas de flujo
Una vez terminada la evaluacin los dos responsables
deben presentar un borrador a la direccin general y
elaborar un informe final de cmo se encuentra el sistema
de control interno mediante una matriz de riesgos y las
posibles soluciones.
141

CAPTULO IV
4. DISEO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO CONTABLE
4.1 Control Interno Contable
El control interno contable es una herramienta de la administracin de la empresa, la
cual ayuda dentro del control interno de la empresa especficamente a:
Presentacin oportuna de los estados financieros.
Salvaguarda de los activos.
Dar soporte a las actividades econmicas que realiza la empresa.
Dar una seguridad razonable de la veracidad de los estados financieros.
Los sistemas contables y de informacin deben disearse para informar a la direccin,
tanto general, como financiera de los resultados de las actividades de los ingresos y
de las productivas, y para alertarla ante las desviaciones inusuales. Los sistemas
deben incluir normas para el registro, clasificacin y resumen de los ingresos y
su informe peridico a la direccin.
4.1.1 Importancia del control interno en la empresa
El objetivo primario de todo control es verificar que las actividades realizadas en
cada actividad de la empresa sean en base a lo que estipula la administracin de la
empresa, en relacin a la importancia del control interno dentro del rea contable se
enfoca en las mismas condiciones solo que se direcciona a su rea especfica.
Es decir, es de vital importancia ya que permite verificar la exactitud de los estados
financieros, direccionar a que todas las transacciones sean registradas al momento
que perteneces y dar un soporte a las actividades financieras que realiza la empresa.
4.2 Componentes fundamentales del control interno contable
Los componentes fundamentales del control interno contable son los recursos que
vigila el rea, y que los mismos sean utilizados eficaz y eficientemente.

142

4.2.1 Proteccin de los recursos


El rea contable enfoca sus controles con el fin de proteger los recursos tangibles e
intangibles de la empresa, evita con sus procesos que se puedan dar hechos ilcitos
dentro de la empresa, que exista cohecho entre sus integrantes, adems ayuda a
delimitar los usuarios de los recursos.
4.2.2 Utilizacin de los recursos
Cada recurso humano y econmico de la empresa deben ser direccionados
objetivamente hacia los fines de la direccin, el rea contable ejerce el soporte que
permite determinar si el uso de dichos recursos es enfocado en el cumplimiento de
los objetivos o son acciones despejadas sin un fin especfico.
4.3 La contabilidad como medio de control
Las herramientas o medios de control que dispone la contabilidad ayudan a la
administracin de una empresa a tomar decisiones de control e inversin, adems de
facilitar el anlisis de que procedimientos son ms convenientes y cules no, por sus
costos o utilidad.
4.3.1 Plan de cuentas
El plan de cuentas ayuda al control interno contable a delimitar todas las acciones
financieras de la empresa, ya que las clasifica por actividades y por reas, en la
definicin de la codificacin tambin se define polticas de aplicacin de cada una de
las cuentas.
La clasificacin de cuentas debe cumplir varios principios:
Estar en base a los principios de contabilidad generalmente aceptados.
Debe contener todas acciones de la empresa.
Las polticas de cada cuenta deben estar en base a lo que solicita la
administracin, lo legal y con el propsito final de presentar la
informacin financiera razonable.
Las cuentas y el nombre de algunas cuentas, estar en funcin a la
naturaleza de la empresa y en funcin al tipo de empresa.
143

4.3.2 Presupuestos
El presupuesto es una herramienta bsica del control administrativo y contable ya
que es un plan de accin dirigido a cumplir una meta prevista, expresada en valores y
trminos financieros que, debe cumplirse en determinado tiempo y bajo ciertas
condiciones previstas, este concepto se aplica a cada centro de responsabilidad de la
organizacin.
Existen varios modelos de presupuestos el fin mismo de un presupuesto es ayudar a
determinar los posibles ingresos y egresos de que una empresa puede tener con esto
se ayuda a la toma de decisiones, es decir, saber en base a hechos histricos y
proyecciones los momentos exactos de inversin o de aguardar por flujos de
efectivos cortos.
Ayuda tambin a mantener los rangos de los gastos dentro un marco referencial y
evaluar rpidamente cualquier subida excesiva en relacin a aos anteriores, esto
evita que exista mal versacin de fondos.
4.3.3 Salvaguarda de Activos
Que permite la salvaguarda de activos en relacin al control interno contable:

En relacin a salvaguarda de activos el sistema contable registra todos los


bienes que ingresan o salen de la empresa, lo cual permite comparar si los
mismos son utilizados para actividades rutinarias.

Permite comparar los registros con las existencias fsicas.

Facilita crear normas de control sobre los activos como permitiendo su


acceso con autorizacin.

Documentacin de salida y entrada para responsables.

4.3.4 Entrega oportuna de Informes Financieros


Dentro de los principios del control interno se encuentra la presentacin oportuna de
informes financieros, estos se pueden realizar en fechas especficas si todas las
operaciones financieras son realizadas adecuadamente cumpliendo las disposiciones

144

del rea administrativa y contable razn por la cual se debe vigilar el ingreso
oportuno de las transacciones contables.
4.4 Medicin del Riesgo de Control
4.4.1 Aplicacin de Cdulas Narrativas
Empresa Mayorista DIGAS
Cdula Narrativa
rea Contable
Cuenta: Caja General
Una vez archivada la caja general del da, al da siguiente el asistente contable realiza
lo siguiente:
9. Realiza un resumen general de la caja en un libro de Excel para constatar
exactitud de:

Ventas
Cancelacin de crditos
Crditos
Retenciones
Depsitos del da
Depsitos del siguiente da
Gastos

Pasa todos los datos, verifica sumas y exactitud del arqueo de caja.
Si un valor no cuadra se solicita al administrador que corrija o verifique el
arqueo de caja.
10. Registra todos los comprobantes de egreso del da anterior en un libro digital,
para constatar exactitud con lo registrado en el arqueo, si esto no cuadra
revisa el cuaderno para registrar gastos sin comprobante.
11. Una vez termina esta accin se realizar dos asientos contables:
a) El de la venta del da, contra todos los componentes anteriormente
indicados y se detalla los depsitos del da por banco.
b) Se registra el asiento de los gastos del da.
12. Se imprime los asientos digitales y se pone el nmero de asiento
correspondiente a dicha transaccin.
13. Con esto termina el registro y control del rea contable.

145

Empresa Mayorista DIGAS


Cdula Narrativa
rea Contable
Cuenta: Inventarios
Sobre la cuenta de inventarios no existe ningn proceso realizado por el rea contable, es
decir, no hay confirmaciones fsicas, el sistema no funciona al paralelo del control del rea
administrativa.

Empresa Mayorista DIGAS


Cdula Narrativa
rea Contable
Cuenta: Cuentas por Pg.ar Proveedores
El rea contable no realiza ninguna funcin en cuanto a realizacin de comprobantes o alguna
actividad administrativa las funciones que aplica o realiza son las siguientes:
12. En el rea contable, en el caso de los proveedores pequeos o espordicos se mantiene una
sola cuenta a diferencia de los grandes proveedores.
13. En el caso de los proveedores grandes como:
Eni Gas S.A
Congas
Se mantiene una cuenta independiente, como se presenta en el Plan de Cuentas
14. El proceso contable en relacin a compras y proveedores se da de la siguiente manera:
a) El asistente contable revisa factura, que la factura se encuentre de acuerdo a lo
establecido en el reglamento de comprobantes de venta.
b) Se realiza el asiento mandando al gasto o costo en el debe y en el haber registra la
cuenta por Pg.ar.
c) El siguiente paso es cruzar el pago con la cuenta por Pg.ar, ha existido casos en que
el valor no es el mismo ya que no se ha deducido la retencin aunque esta si ha sido
realizada.
d) Para el Pago se cierra la cuenta por Pg.ar en el haber y se cruza con el cheque o
efectivo.
e) Todo Pago tiene su correspondiente comprobante de egreso, el cual es la base para
realizar el asiento contable, el mismo despus de ser registrado en el mayor es firmado
por el staff contable.
15. En caso de anticipos a los proveedores :
a) Si ha dejado la factura se realiza el anticipo en el debe contra cuentas por Pg.ar
proveedores y en el haber con la forma de Pago.
b) En el caso de que el proveedor no haya trado la factura se registra como anticipo en
una cuenta especial anticipo proveedores.
16. Cruces al final del mes:
Al final del mes se cruza cada sub cuenta de la principal cuentas por Pg.ar proveedores
de la siguiente manera:
a) Se imprime el mayor de las subcuentas
b) Se verifica valores negativos y positivos nunca pueden estar en positivo si esto sucede
se sabe de antemano que el asiento fue realizado incorrectamente.
c) Se verifica cada cuenta.
d) Si hay algn error en Pagos o no se ha descontado algn anticipo se comunica
verbalmente a la asistente de gerencia para que la misma solucione el inconveniente y
el staff contable corrija el asiento.
17. La revisin de este proceso es decir si es realizado o no, no es confirmada por nadie.

146

Empresa Mayorista DIGAS


Cdula Narrativa
rea Contable
Cuenta: Tarjetas de crdito por Pagar
El proceso que realiza el rea contable sobre esta cuenta es el siguiente:
1. Verifica la factura de compra y el voucher en la carpeta de tarjetas de
crdito.
2. Si se encuentra la factura y la forma de Pago se registra el valor como gastos
y el inters en caso de tenerlo como Gasto inters en un libro digital en
Excel.
3. El asistente contable verifica el Pago de tarjetas de crdito.
4. Revisa el comprobante y el detalle.
5. Confirma los valores pagados confirmando los clculos matemticos.
6. Si existe un Pago de tarjeta que no tiene factura pregunta a la asistente de
gerencia confirma de que es el gasto y lo registra.
7. Con el Pago realiza el asiento manda a la cuenta por Pg.ar contra el banco.
8. Registra el asiento digitalmente y firma el comprobante de egreso
9. Con esto termina el proceso de tarjetas de crdito.

147

4.4.2 Formato del cuestionario del control interno contable


Cuestionario de Ambiente de Control correspondiente al rea Contable
Empresa Mayorista "DIGAS"
Cuestionario de Control Interno - Contable
Componente: Ambiente de Control
N

1
2

4
5
6
7

10

11

12

13

14

15
16
17

Pregunta

Si

No

Observaciones

Existe un cdigo de conducta


para el staff contable?
Los profesionales encargados de
la elaboracin de estados
financieros son competentes?
El staff contable conoce la
misin, visin y objetivos de la
empresa?
El departamento contable cuenta
con
un
manual
de
procedimientos?
Existen normas de conducta
aplicadas al staff contable?
La elaboracin de estados
financieros est en base a los
principios contables?
La
informacin
financiera
presentada es integra?
En la elaboracin de estados
financieros se aplican normas
tcnicas contables establecidas en
el Ecuador?
La elaboracin de estados
financieros es influenciada por la
direccin?
La administracin conoce las
funciones realizadas por el staff
contable?
El staff contable es totalmente
independiente de la direccin y
resto de la empresa?
Los
principios
contables
aplicados
dificultan
una
presentacin
exacta
de la
informacin contable?
La responsabilidad del staff
contable esta en base de las
necesidades de la organizacin?
En caso de incumplimientos a
normas o polticas se ha
establecido sanciones por escrito?
Existen polticas, y estas estn
dadas por escrito para el rea
contable?
Existen objetivos especficos
para el staff contable?
El personal encargado de la
realizacin de estados financieros
es calificado?

148

Calificacin
Bajo Medio Alto

Ref
Impacto
.

Cuestionario de Valoracin de Riesgos correspondiente al rea Contable

Empresa Mayorista "DIGAS"


Cuestionario de Control Interno - Contable
Componente: Valoracin de riesgos
N

Pregunta

Si No

Observaciones

Se realiza un estudio de
los riesgos anteriores,
actuales y los futuros que
se puedan presentarse en
el rea contable?
El anlisis de riesgos es
basado en tcnicas de
evaluacin del sistema
contable?
Los riesgos detectados
por el staff contable son
comunicados
inmediatamente?
Los riesgos que tienen
afectacin
a
la
presentacin de estados
financieros, tienen un
tratamiento especial por
el staff contable?
Existen
copias
de
respaldo
de
la
informacin del sistema
informtico en caso de
prdida de equipos?
Existen
reuniones
peridicas con direccin
con el fin de tratar
desviaciones posibles a
los controles contables?
Se deja constancia de
los temas tratados en las
reuniones y las posibles
soluciones
para
las
desviaciones
encontradas?

149

Calificacin
Bajo Medio Alto

Ref
Impacto
.

Cuestionario de Actividades de Control correspondiente al rea Contable

Empresa Mayorista "DIGAS"


Cuestionario de Control Interno - Contable
Componente: Actividades de Control

N
1
2

6
7

10
11

12

Pregunta

Si No Observaciones

Se realiza un presupuesto anual


y mensual?
Existen controles aplicados al
rea contable por parte de la
administracin?
Los controles aplicados por el
staff contable son comunicados
a la direccin?
La revisin de la veracidad de
los estados financieros es
revisada con la direccin?
Para verificar el cumplimiento
de funciones del rea contable
el rea administrativa requiere
constataciones
fsicas
o
virtuales de procesos?
Existe un encargado de la
revisin del servicio contable?
La presentacin de estados
financieros es peridica y
exacta?
La constatacin de activos fijos
o inventarios son cotejados con
la informacin contable?
La presentacin de impuestos y
otras obligaciones del rea
contable tienen un cronograma
de cumplimiento?
Se analizan los estados
financieros mensualmente?
Existen claves para el manejo
de archivos contables y
restricciones para los mismos?
El
archivo
de
la
documentacin
del
departamento contable se tiene
en adecuado ordenamiento?

150

Calificacin
Bajo

Medio Alto

Ref. Impacto

Cuestionario de Actividades de Control correspondiente al rea Contable

Empresa Mayorista "DIGAS"


Cuestionario de Control Interno - Contable
Componente: Actividades de Control
N

Pregunta

Si

No

Observaciones

Efectivo y sus Equivalentes:


Caja:
1 Existen polticas para caja?
Las polticas estn estipuladas por
2
escrito?
Se realiza cuadres diarios en base
3
a un formato establecido?
Los cuadres son revisados por un
4 tercero y tienen firma de
responsabilidad?
Al existir dos turnos en caja
5
existen dos arqueos diarios?
Los faltantes de caja son
6
descontados al responsable?
Los
gastos
pequeos
son
7
manejados desde caja chica?
El sistema una vez ingresada
8 todas
las
facturas
emite
automticamente el cuadre diario?
Existe un archivo ordenado de
9
arqueos diarios?
Los depsitos de las ventas diarias
10
son ntegros?
Los depsitos diarios
son
11
revisados por un tercero?
Se utiliza caja general para
12 realizar Pagos a proveedores u
otros?
Bancos:
Existen conciliaciones bancarias
13
mensuales?
Las conciliaciones son realizadas
14
por un externo al proceso?
Se tiene un archivo ordenado de
15 estados de cuenta fsicos y
conciliaciones bancarias?
Las firmas de cheques se realizan
16 solo cuando estn revisados y
llenos con el soporte respectivo?
En el talonario del cheque se
17 registra, la fecha, el valor, el
beneficiario y el saldo actual?
Los
Pagos
son
generados
18 automticamente por el sistema
contable?
Las copias de cheques son
19
archivadas segn fecha y nmero?

151

Calificacin
Bajo Medio Alto

Ref.

Impact
o

Empresa Mayorista "DIGAS"


Cuestionario de Control Interno - Contable
Componente: Actividades de Control
N

Pregunta

Si No

Observaciones

Efectivo y sus Equivalentes:


Las cuentas que se
manejan
estn
a
20
nombre
del
representante legal?
Existen prohibiciones
21 de firmar cheques en
blancos?
Las
conciliaciones
bancarias
son
22
archivadas
ordenadamente?
Transferencias Bancarias:
a) Existen montos
mximos
23
permitidos
por
la
direccin?
b) Son realizadas por
24
el represente legal?
c) Cada transferencia
lleva
consigo
la
25 realizacin
de
un
comprobante
de
egreso?
d) Existen conceptos
26 especficos
para
utilizar transferencias?
Depsitos Diarios:
a) Existe una persona
de
los
27 encargada
depsitos?
b) Las papeletas de
depsito son realizadas
28 por
una
persona
diferente a la que
realiza el mismo?
c) Los depsitos son
29 archivados
ordenadamente?
d) Los depsitos de
cada banco tienen su
30 respectivo
comprobante
de
ingreso?

152

Calificacin
Bajo Medio

Alto

Ref. Impacto

Empresa Mayorista "DIGAS"


Cuestionario de Control Interno - Contable
Componente: Actividades de Control
N

Pregunta

Si

No

Observaciones

Exigibles
Cuentas por cobrar:
Empleados
Existen
polticas
para
1
prstamos y anticipos?
Cada empleado tiene su
2
subcuenta?
Las cuentas son conciliadas
3
cada mes?
Clientes
Existen
polticas
para
4
prstamos o crditos?
Cada
cliente
tiene
su
5
subcuenta?
Las cuentas son conciliadas
6
cada mes?
Existe un tratamiento especial
en
la factura del cliente cuando
7
este
no cancela el valor o abona una
parte?
Propietarios
Existen
polticas
para
8
prstamos y anticipos?
Proveedores - Transportistas
Existen
polticas
para
9
prstamos y anticipos?
Cada transportista tiene su
10
subcuenta?
Las cuentas son conciliadas
11
cada mes?
Obligaciones tributarias
Anticipos, retenciones y declaraciones
Existen polticas sobre estas
12
cuentas?
Los valores son cancelados en
las fechas correspondientes al
13
reglamento LRTI para evitar
multas y suspensiones?
Los valores son calculados
14
segn lo establecido la LRTI?
El registro en el sistema es
15 verificado
con
la
documentacin fsica?
El archivo es llevado de una
16
manera ordenada?
Existe Conciliaciones entre
17 anexos,
declaraciones,
y
contabilidad?
La empresa posee archivos o
18 libros de informacin tributaria
actualizada?

153

Bajo

Calificacin
Medio Alto

Ref.

Impacto

Empresa Mayorista "DIGAS"


Cuestionario de Control Interno - Contable
Componente: Actividades de Control
N

Pregunta

Si

No

Observaciones

Realizables
Inventarios:
Existen polticas para estas
1
cuentas?
Se lleva un mtodo contable
2
de Kardex?
El registro contable es
3 constatado con el registro
fsico?
Se trabaja con saldos reales
4
del sistema?
Los
inventarios
son
realizados
peridicamente
5 por personas del staff
contable
o
del
rea
administrativa?
Existen polticas aplicadas a
6 los faltantes de tanques de
gas?
Cundo existen faltantes en
los inventarios el descuento
se aplica a:
a)Jefe
de
despacho(responsable)
7
b) Estibadores(trabajadores
directos)
c)Choferes(trabajadores
indirectos)
d)Todas las anteriores
En los casos de prstamos a
clientes de tanques de gas se
solicita:
a)
Documento
de
autorizacin
8 b) Cheque
c)Pg.are
d) Documento legal de
respaldo
e) Autorizacin verbal sin
respaldo
El formato del ingreso de
inventarios cubre el nmero
9 de facturas de compras y
ventas,
y
dems
requerimientos?

154

Calificacin
Bajo Medio Alto

Ref.

Impacto

Empresa Mayorista "DIGAS"


Cuestionario de Control Interno - Contable
Componente: Actividades de Control
N

Pregunta

Si No Observaciones

Propiedad Planta y Equipo y Otros Activos


Activos Fijos
Existen
polticas
para
el
1 tratamiento de esta cuenta?
El mantenimiento de los activos
fijos se los realiza en base a un
2 cronograma y con un responsable?
Se realiza una constatacin fsica
sobre el funcionamiento
y
mantenimiento adecuado de los
3 activos de la empresa?
Los bienes de la empresa para ser
utilizados fuera de las actividades
de la misma constan con las
4 autorizaciones respectivas?
Existe un registro del valor inicial
y su evolucin a travs del tiempo
5 en relacin a su desgaste?
Se mantiene un archivo adecuado
(Facturas, retenciones, contratos,
6 etc.)?
Depreciaciones Acumuladas
Existen polticas claras de
aplicacin
para
las
7 depreciaciones?
Se mantiene un registro ordenado
8 de las depreciaciones?
Se aplica un mtodo de
9 depreciacin permitido?
Seguros
1 Existen polticas aplicadas a los
0 seguros de la empresa?
1 Existe un responsable de los
1 contratos de seguros?
1 Todos los bienes de la empresa se
2 encuentran asegurados?
Se mantiene un cronograma de
1 duracin de los diferentes seguros
3 que son contratados?
Amortizaciones Acumuladas
1 Existen polticas de aplicacin
4 para las amortizaciones?
Las
amortizaciones
son
1 realizadas bajo el principio de
5 devengado?
Se
mantiene
un
archivo
1 actualizado
de
los
valores
6 devengados?

155

Calificacin
Bajo Medio Alto

Re
Impacto
f.

Empresa Mayorista "DIGAS"


Cuestionario de Control Interno - Componente
Componente: Actividades de Control
N

Pregunta

Si No Observaciones

Obligaciones por Pagar a corto plazo


Existen polticas de tiempos,
Pagos
y
contratos
con
proveedores?
Los proveedores pequeos
2
tienen su cuenta por Pagar?
Se mantiene un trato adecuado
3 con los proveedores para tener
su servicio permanentemente?
Se genera en primera instancia
4 la cuenta por Pagar y luego el
Pago?
Las cuentas por Pagar son
5
conciliadas mensualmente?
Los Pagos a proveedores se
6 respaldan con comprobante,
retencin y cheque?
Obligaciones con los empleados
1

Existen polticas de cuentas por


Pagar a los empleados?
Se ha definido un da mximo
8 de Pago, se cumple con el
mismo?
El rol de Pagos y provisiones
9 es realizado mensualmente en
base a un formato definido?
Las cuentas por Pg.as son
10
conciliados con los roles?
Obligaciones con el IESS
7

Existen polticas aplicar las


leyes correspondientes al IESS?
Los empleados son afiliados
desde su primer da de trabajo,
12
segn su puesto y sus ingresos
reales?
El rol de Pagos es cruzado con
13
las cuentas por Pagar IESS?
Existe un registro ordenado de
planillas de fondos de reserva,
14
planillas generales y prstamos
de empleados?
11

156

Calificacin
Bajo Medio Alto

Ref
Impacto
.

Empresa Mayorista "DIGAS"


Cuestionario de Control Interno - Contable
Actividades de Control
N

Pregunta

Si No

Observaciones

Calificacin
Bajo Medio Alto

Ref
Impacto
.

Obligaciones con tarjetas de crdito


Las tarjetas de crdito tienen
15
polticas de aplicacin o uso?
Las tarjetas estn a nombre de
16
la representante legal?
El uso de la tarjeta de crdito es
17
de uso exclusivo del negocio?
Se tiene un archivo ordenado de
compras con tarjeta de crdito y
18
de sus estados de cuentas y Pagos
mensuales?
Obligaciones con los propietarios
Las obligaciones con los dueos
19 estn definidas en las polticas de
la empresa?
La reparticin de utilidades se
20
de al final del periodo contable?
Obligaciones por Pagar a largo plazo
Los prstamos a largo plazo son
21
llevados en un archivo ordenado?
La documentacin es sustentada
22 con copia o documentos de
respaldo?
El valor total de los prstamos es
23 registrado en su valor total y
devengado mensualmente?
Los asientos son realizados
24
descontado el capital y el inters?
Son conciliados los valores de
25
los prstamos mensualmente?
Empresa Mayorista "DIGAS"
Cuestionario de Control Interno - Contable
Actividades de Control
N

Pregunta

Si

No

Observaciones

Patrimonio
Existen
polticas
del
1 tratamiento del patrimonio de la
empresa?
Se ha definido las maneras de
2
Pago de las utilidades anuales?
Se reparte totalmente la utilidad
3
anual o se ahorra una parte?
Los anticipos a las utilidades
anuales son en base a un
4 presupuesto sin afectar las
operaciones
normales
del
negocio?
Se presenta un informe anual
5
de evaluacin de patrimonio?

157

Calificacin
Bajo Medio Alto

Ref
Impacto
.

Empresa Mayorista "DIGAS"


Cuestionario de Control Interno - Contable
Actividades de Control
N

Pregunta

No

Si

Observaciones

Calificacin
Bajo Medio Alto

Ref
Impacto
.

Ventas normales:
1
2
3

Los ingresos de la empresa son


definidos mediante polticas para su
tratamiento?
El asiento de registro de ventas diarias
es generado automticamente?
En las ventas diarias de cargas de
cilindros se realiza un solo cuadre de
caja?

Ventas especiales:
4
5
6
7
8

En casos especiales de ventas de tanques


fsicos (activos) se realiza un arqueo
diferente o se incluye en los mismos?
Se
realizan
facturas
en
el
momento de la venta de cilindros?
El valor de las ventas de tanques de gas
del IVA es declarado al final de perodo?
Existe un asiento tipo de registro de
ventas de tanques de gas?
La empresa dispone de ingresos
adicionales a los de tanques?

Empresa Mayorista "DIGAS"


Cuestionario de Control Interno - Contable
Actividades de Control
S
i

Pregunta

N
Observaciones
o

Egresos:
Existen polticas para el tratamiento de las

1 cuentas de egresos?

Nmina
Los
empleados
son
afiliados
en
2 el momento de su ingreso al negocio?
El
valor
registrado
en
el
IESS
3 es de los ingresos totales?
4 El cargo asignado en el IESS es el correcto?
Los roles de Pagos son generados
5 mensualmente, un general y un individual?
7 El rol es revisado por el rea contable?
Existe un control de las horas extras, el clculo
8 de las mismas es revisado por el rea contable?
El clculo de los dcimos es en base a tiempo
9 e ingresos mensuales totales?
Transportistas
10 Se tiene polticas para la cuenta?
Las polticas son cumplidas por la
11 administracin?
Antes del registro del gasto se verifica la
12 documentacin completa y esta es sumillada?
Existe un mximo y un mnimo permitido de
13 anticipos a los transportistas?
Compra de GAS (Gasto)

14 Se tiene polticas para la cuenta?


Las

polticas

son

cumplidas

por

15 administracin?
16 El cheque enviado a Eni es con el valor?

la

Los transportistas entregan la documentacin

17 oportunamente?

158

Calificacin
Bajo

Medio

Alto

Ref
Impacto
.

Cuestionario de Informacin y Comunicacin correspondiente al rea Contable


Empresa Mayorista "DIGAS"
Cuestionario de Control Interno - Contable
Componente: Informacin y Comunicacin

Pregunta

La informacin obtenida por el


sistema informtico cubre todas
las actividades del rea contable?

Si No Observaciones

Cundo se determina un
problema, queja o molestia
dentro del rea contable se
realiza
un
seguimiento
documentado?
Se
investiga
cualquier
movimiento extrao al negocio y
el mismo se comunica a la
direccin?
La comunicacin entre la
direccin y el staff contable es
horizontal?
Cundo se presentan quejas de
la
direccin
respecto
de
incumplimientos
a
responsabilidades contables se
realiza un seguimiento para no
repetir dicha novedad?
Las
notificaciones
de
desviaciones administrativas que
afectan el resultado contable o lo
demoran son realizadas de
manera escrita?
El sistema contable cuenta con
las respectivas licencias o
permisos para su utilizacin
legal?
Las notificaciones que emite el
SRI a la empresa tienen un
seguimiento para su correccin?

La comunicacin entre la
direccin, los dueos y el staff
contable, es constante?
Se realiza un acta de la reunin,
10 respecto de los temas tratados en
la reunin?
Los
procedimientos
administrativos que
afectan la
realizacin oportuna de los
11
estados
financieros
son
notificados a la direccin de
manera escrita?
Las sugerencias hechas por el
12 rea contable son realizadas por
la direccin?
9

159

Calificacin
Bajo Medio Alto

Ref. Impacto

Cuestionario de Monitoreo o Supervisin correspondiente al rea Contable

Empresa Mayorista "DIGAS"


Cuestionario de Control Interno - Contable
Componente: Monitoreo o Supervisin

Pregunta

Si No Observaciones

Calificacin
Bajo Medio Alto

Se corrobora espordicamente
la emisin de facturas con el
cliente para verificar exactitud
del sistema?
El que analiza los riesgos del
sistema est capacitado para el
anlisis?
La documentacin de los
riesgos,
notificaciones
o
cambios es la adecuada?
El rea contable tiene un
respaldo documentado de la
notificacin
de
riesgos
significativos?
Los resultados importantes de
la
evaluacin
del
funcionamiento del control
interno contable son notificados
a la direccin?
Existe un responsable del
monitoreo del rea contable?
Se realiza un monitoreo
constante del funcionamiento de
los controles contables y sus
desviaciones?
Existen
seminarios
de
evaluacin general de si los
controles son efectivos y cubren
todos los requerimientos del
rea contable?

160

Ref. Impacto

4.4.3 Aplicacin de los cuestionarios de Control Interno Contable


Cuestionario del Ambiente de Control correspondientes al rea Contable

N
1
2
3

Pregunta

Empresa Mayorista "DIGAS"


Cuestionario de Control Interno - Contable
Componente: Ambiente de control
Calificacin
Si No Observaciones

Bajo Medio Alto

Existe un cdigo de conducta


0
para el staff contable?
Los profesionales encargados de
la elaboracin de estados 2
financieros son competentes?
El staff contable conoce la
misin, visin y objetivos de la 2
empresa?

Poco
Significativo

Existen normas de conducta


1
aplicadas al staff contable?

9
10
11

12

13

Existen polticas por escrito para

Muy
significativo

Poco
Significativo

Poco
Significativo

Poco
Significativo

Poco
Significativo

Poco
Significativo

Poco
Significativo

17 realizacin estados financieros es 2

especficos

Muy
significativo

Poco
Significativo

objetivos

H2
Pg.
194

Existen

10

16 para el staff contable?

No
se
ha
solicitado
el
manual.
No
han
sido
establecidas.

En caso de incumplimientos a
14 normas o polticas se ha 1
establecido sanciones por escrito?

15 el rea contable?

Significativo
Poco
Significativo

H1
Pg.
194

El departamento contable cuenta


0
con manual de procedimientos?

La elaboracin de estados
financieros est en base a
principios contables?
La
informacin
financiera
presenta es integra?
En la elaboracin de estados
financieros se aplican normas
tcnicas contables establecidas en
Ecuador?
La elaboracin de estados
financieros es influenciada por la
direccin?
La administracin conoce las
funciones realizadas por el staff
contable?
El staff contable es totalmente
independiente de la direccin y
resto de la empresa?
Los
principios
contables
aplicados
dificultan
una
presentacin exacta de la
informacin contable?
La responsabilidad del staff
contable esta en base de las
necesidades de la organizacin?

Impacto

No existe.

Ref.

La administracin
no conoce los
procesos.

No
se
establecido
sanciones
escrito.

No
han
definidos.

10

ha
por

sido

H4
Pg.
194

Muy
significativo

10

H5
Pg.
194

Muy
significativo

10

calificado?

161

Muy
significativo
Poco
significativo

1
10

Muy
significativo

10

El personal encargado de la

Total:

H3
Pg.
194

58

Cuestionario de Valoracin de Riesgos correspondiente al rea Contable

Empresa Mayorista "DIGAS"


Cuestionario de Control Interno Contable
Componente: Valoracin de riesgos

Pregunta
Se realiza un estudio
de
los
riesgos
anteriores, actuales y
los futuros que se
puedan presentarse en
el rea contable?
El anlisis de riesgos
es basado en tcnicas
de evaluacin del
sistema contable?
Los
riesgos
detectados por el staff
contable
son
comunicados
inmediatamente?
Los riesgos que
tienen afectacin a la
presentacin
de
estados
financieros,
tienen un tratamiento
especial por el staff
contable?
Existen copias de
respaldo
de
la
informacin
del
sistema informtico en
caso de prdida de
equipos?
Existen
reuniones
peridicas
con
direccin con el fin de
tratar
desviaciones
posibles
a
los
controles contables?
Se deja constancia de
los temas tratados en
las reuniones y las
posibles
soluciones
para las desviaciones
encontradas?

Si No

Observaciones

Calificacin
Bajo Medio Alto

Ref.

Impacto

H6
Pg.
195

Muy
Significativo

H7
Pg.
195

Significativo

H8
Pg.
195

Muy
Significativo

Solo se estudian
los
riesgos
actuales y no se
evalan del rea
contable.

No se da mucha
importancia a los
problemas en el
rea.

Los riesgos
son
comunicados
el momento.

Las copias no son


realizadas en base
a un calendario.

10

Poco
Significativo

Se tratan riesgos
administrativos.

10

Muy
Significativo

Despus
del
anlisis de los
problemas toda
responsabilidad se
asigna
a
la
directora.

10

10

no
10

en

Poco
Significativo

Total:

162

50

H9
Pg.
195

Muy
Significativo

Cuestionario de Actividades de Control correspondiente al rea Contable


Empresa Mayorista "DIGAS"
Cuestionario de Control Interno Contable
Componente: Actividades de Control
N
1

Pregunta

Si No

Se
realiza
un
presupuesto
anual
y 0
mensual?
Existen
controles
aplicados al rea contable
2
por
parte
de
la
administracin?
Los controles aplicados
por el staff contable son
0
comunicados
a
la
direccin?
La revisin de la
veracidad de los estados
4
financieros es revisada
con la direccin?
Para
verificar
el
cumplimiento
de
funciones
del
rea
contable
el
rea 0
administrativa requiere
constataciones fsicas o
virtuales de procesos?
Existe un encargado de
la revisin del servicio 4
contable?
La presentacin de
estados financieros es
peridica y exacta?
La constatacin de
activos fijos o inventarios
son cotejados con la
informacin contable?
La presentacin de
impuestos
y
otras
obligaciones del rea
contable
tienen
un
cronograma
de
cumplimiento?

Se analizan los estados


10 financieros
0
mensualmente?

Los controles no
son
comunicados.

Existen claves para el


manejo
de
archivos
11
contables y restricciones
para los mismos?

12 El archivo del rea


contable es adecuado?

Ref.

Impacto

H10
Pg.
196

Muy
significativo

H11
Pg.
196

Significativo

Poco
significativo

Poco
significativo

La
direccin
debido
a
la
sobrecarga
de
trabajo no pide
constataciones
fsicas
o
virtuales.

Calificacin
Bajo Medio Alto

No
se
ha
establecido como
una necesidad.
Los controles son
basados
en
cumplimientos
tributarios.

Observaciones

H12
Pg.
196

Poco
significativo

1
El
sistema
contable impide
una informacin
exacta.
El staff contable
no realiza ningn
trabajo
de
campo.

10

H13
Pg.
196

Significativo

10

H14
Pg.
196

163

H15
Pg.
196

Muy
significativo

Poco
significativo

1
Es confuso y de
difcil manejo.
Total:

Muy
significativo

Muy
significativo

10

Las
fechas
lmites son
el
cronograma que
regula
las
obligaciones.
La presentacin
es mensual pero
no
hay
un
anlisis.

Muy
significativo

18

45

Significativo

Empresa Mayorista "DIGAS"


Cuestionario de Control Interno - Contable
Componente: Actividades de Control
Calificacin
N
Pregunta
Si No Observaciones

Bajo Medio Alto

Ref.

Impacto

Efectivo y sus Equivalentes:


Caja:
Existen polticas para
1
caja?
2

Las
polticas
estn
estipuladas por escrito?

Se
realiza
cuadres
diarios en base a un
formato establecido?
Los
cuadres
son
revisados por un tercero y
4
tienen
firma
de
responsabilidad?
Al existir dos turnos en
5 caja existen dos arqueos
diarios?
Los faltantes de caja son
6 descontados
al
responsable?
Los gastos pequeos son
7 manejados desde caja
chica?
El sistema una vez
ingresada
todas
las
8 facturas
emite
automticamente
el
cuadre diario?
Existe
un
archivo
9 ordenado de arqueos
diarios?
Los depsitos de las
10 ventas
diarias
son
ntegros?
Los depsitos diarios
11 son revisados por un
tercero?
Se utiliza caja general
12 para realizar Pagos a
proveedores u otros?
Bancos:
Existen conciliaciones
13
bancarias mensuales?
Las conciliaciones son
14 realizadas por un externo
al proceso?
Se tiene un archivo
15 ordenado de estados de
cuenta y conciliaciones?
Las firmas de cheques
se realizan solo cuando
16
estn revisados y llenos
con el soporte?
3

Poco
significativo

1
Se
aplican
polticas pero no
estn por escrito.

Muy
significativo

10

Poco
significativo

No existen firmas
de
responsabilidad.
Solo se imprime
un arqueo final
pero existen dos.
Los faltantes son
cargados
como
gasto.
No existe
chica.

caja

Significativo

Muy
significativo

10

Muy
significativo

10

El
cuadre
es
realizado en Excel
bajo un formato
establecido.

H16
Pg.
196

Muy
significativo

Muy
significativo

Poco
significativo

1
Todos los das
tienen gastos de
caja

Muy
significativo

10

Poco
significativo

1
Existen todo tipos
de
pagos
en
efectivo.

Muy
signifi
cativo

10

Muy bajo

Muy bajo

Estn
desordenados.

Se firman cheques
en blanco.

164

H17
Pg.
196

10

H18
Pg.
196

Significativo

Muy
significativo

Empresa Mayorista "DIGAS"


Cuestionario de Control Interno - Contable
Componente: Actividades de Control
Calificacin
N
Pregunta
Si No Observaciones

Bajo Medio Alto

Ref.

Impacto

Efectivo y sus Equivalentes:


En el talonario del
cheque se registra, la
17 fecha, el valor, el
beneficiario y el saldo
actual?
Los
Pagos
son
generados
18
automticamente por el
sistema contable?
Las copias de cheques
19 son archivadas segn
fecha y nmero?
Las cuentas que se
20 manejan estn a nombre
del representante legal?
Existen prohibiciones de
cheques
en
21 firmar
blancos?
Las
conciliaciones
22 bancarias son archivadas
ordenadamente?
Transferencias Bancarias:

Los Pagos se
generan
de
manera
manual.

Poco
significativo

Poco
significativo

b) Son realizadas por el


represente legal?

c) Cada transferencia
lleva
consigo
la
25
realizacin
de
un
comprobante de egreso?

Se deja cheques
en blanco para
ahorrar tiempo.

10

Debido al alto
grado
de
confianza no hay
restriccin.
Son realizadas
por la asistente
de gerencia.

Poco
significativo

10

H21
Pg.
197

Significativo

Las polticas de
transferencias,
no estn dadas
por escrito.

Poco
significativo

6
Significativo

Poco
significativo

El encargado del
cuadre tambin
lo realiza.
Los depsitos no
son ordenados.

165

Muy
significativo

Se obvia
archivo.
Total:

Muy
significativo

Muy
significativo

10

H20
Pg.
197

Depsitos Diarios:
a) Existe una persona
27 encargada
de
los
depsitos?
b) Las papeletas de
depsito son realizadas
28
por una persona diferente
a la que realiza el mismo?
c) Los depsitos son
29 archivados
ordenadamente?
d) Los depsitos de cada
banco
tienen
su
30
respectivo comprobante
de ingreso?

Poco
significativo

d) Existen conceptos
26 especficos para utilizar
transferencias?

a)
Existen
montos
23 mximos permitidos por
la direccin?
24

No se lleva en
saldo
en
el
talonario.

H22
Pg.
197

10

H23
Pg.
197

10

el
14

24

133

Muy
significativo
Muy
significativo

Muy
significativo

Empresa Mayorista "DIGAS"


Cuestionario de Control Interno - Contable
Componente: Actividades de Control
Calificacin
Si No
N
Pregunta
Observaciones
Ref.
Bajo Medio Alto
Exigibles
Cuentas por cobrar:
Empleados
1
2

Existen polticas para


prstamos y anticipos?
2
Cada empleado tiene su
subcuenta?
4

Las
cuentas
son
conciliadas cada mes?
Clientes
Existen polticas para
4
prstamos o crditos?
Las
cuentas
son
5
conciliadas cada mes?
Existe un tratamiento
especial en la factura del
6 cliente cuando este no
cancela el valor o abona
una parte?
Propietarios
Existen polticas para
7
prstamos y anticipos?
Proveedores Transportistas
Existen polticas para
8
prstamos y anticipos?
Cada transportista tiene
9
su subcuenta?
3

Las polticas estn


2 incompletas.
0

H24
Pg.
197

10

H25
Pg.
197

Son conciliadas
2 anualmente.

Las polticas estn


2 incompletas.
Las cuentas no se
4 pueden conciliar.

4 No existen.

10

Las polticas estn


2 incompletas.

10

10

16 El archivo es llevado de
una manera ordenada?
0
Existe Conciliaciones entre
17 anexos, declaraciones, y
0
contabilidad?
La empresa informacin
18
tributaria actualizada?
3

Muy
significativo

Poco
significativo

Muy
significativo
Muy
significativo
Poco
significativo

11 Las
cuentas
son
conciliadas cada mes?
2
Obligaciones tributarias
Anticipos, retenciones y declaraciones
Existen polticas sobre
Las polticas estn
12
estas cuentas?
2 2 incompletas.

Los
valores
son
14 calculados
segn
lo
establecido la LRTI?
4
El registro en el sistema
15 es verificado con la
documentacin fsica?
0

Muy
significativo
Poco
significativo

Muy
significativo
Muy
significativo

10

Solo
administrativamente
2 .

Los valores son cancelados


en las fechas establecidas en
13 el reglamento LRTI para
evitar multas y suspensiones? 4

Impacto

Muy
significativo

Muy
significativo

Poco
significativo

Poco
significativo

El staff no cuadra la
informacin con el
4 sistema.

10

Retenciones
4 elaboradas sin orden
Los
anexos
no
cuadran
con las
4 declaraciones.
1
Total:

166

10

10
3
8

114

H26
Pg.
197
H27
Pg.
197

Muy
significativo
Muy
significativo
Muy
significativo
Poco
significativo

Empresa Mayorista "DIGAS"


Cuestionario de Control Interno - Contable
Componente: Actividades de Control
Calificacin
N
Pregunta
Si No
Observaciones
Bajo Medio

Realizables
Inventarios:
Existen polticas para
1
2
estas cuentas?
Se lleva un mtodo
2
4
contable de Kardex?
El registro contable es
3 constatado con el registro 0
fsico?
4

Se trabaja con saldos


reales del sistema?
0
Los
inventarios
son
realizados peridicamente
por personas del staff 0
contable o del rea
administrativa?
Existen
polticas
aplicadas a los faltantes de 2
tanques de gas?
Cundo existen faltantes
en los inventarios el
descuento se aplica a:
a)Jefe de
despacho
(responsable)
b)
Estibadores
(trabajadores directos)
c)Choferes (trabajadores
indirectos)
d)Todas las anteriores
4
En los casos de prstamos
a clientes de tanques de
gas se solicita:
a)
Documento
de
autorizacin
b) Cheque
c) Pagare
d) Documento legal de
respaldo
e) Autorizacin verbal sin
respaldo
El formato del ingreso de
inventarios
cubre
el
nmero de facturas de
compras y ventas, y dems
requerimientos?

2
0
4

4
4

0
0

Ref.

El registro no es
verificado con el
mayor contable.
El sistema trabaja
con saldos en
contra
Los inventarios no
son
constatados
por nadie externo.

10

10

Muy
significativo
Muy
significativo

H29
Pg.
198
H30
Pg.
198

Muy
significativo

Muy
significativo

Poco
significativo

Poco
significativo

No cubre todos los


parmetros y es
manual

10

167

H2
8
Pg.
197

10

No
estn
completas
ni
escritas.
Todos reciben el
descuento.

Total:

Impacto

Poco
significativo
Poco
significativo

6
1

Las polticas estn


incompletas.

Alto

48

H31
Pg.
198

Muy
significativo

Empresa Mayorista "DIGAS"


Cuestionario de Control Interno - Contable
Componente: Actividades de Control
N

Pregunta

Si No

Calificacin
Bajo Medio Alto

Observaciones

Ref.

Impacto

H32
Pg.
199

Muy
significati
vo

Propiedad Planta y Equipo y Otros Activos


Activos Fijos
1

Existen polticas para el


tratamiento de esta cuenta?
El mantenimiento de los
activos fijos se los realiza en
base a un cronograma y con
un responsable?
Se realiza una constatacin
fsica
sobre
el
funcionamiento
y
mantenimiento adecuado de
los activos de la empresa?
Los bienes de la empresa
para ser utilizados fuera de
las actividades de la misma
constan
con
las
autorizaciones respectivas?
Existe un registro del valor
inicial y su evolucin a
travs del tiempo en relacin
a su desgaste?

Polticas estn incompletas


0

Los mantenimientos se
realizan cuando el activo
se avera.

Muy
significati
vo

10

No existe una revisin


peridica
del
funcionamiento de los
equipos.

10

H33
Pg.
199

Muy
significati
vo

Poco
significati
vo

0
1

Se mantiene un archivo
1
adecuado
(Facturas,
retenciones, contratos, etc.)?
Depreciaciones Acumuladas
Existen polticas claras de
aplicacin
para
las
7 depreciaciones?
1
Se mantiene un registro
ordenado
de
las
8 depreciaciones?
0
6

Se aplica un mtodo de
9 depreciacin permitido?
2
Seguros
Existen polticas aplicadas
10 a los seguros de la empresa? 1
Existe un responsable de
11 los contratos de seguros?
Todos los bienes de la
empresa se encuentran
12 asegurados?
Se
mantiene
un
cronograma de duracin de
los diferentes seguros que
13 son contratados?
Amortizaciones Acumuladas
Existen
polticas
de
14 aplicacin
para
las
amortizaciones?
Se mantiene un archivo
16 actualizado de los valores
devengados?

No existe un anexo de
depreciacin de activos
fijos.
Algunas
facturas
son
guardadas pero otras son
puestas en cajas y es difcil
buscarlas.

10

6
Significati
vo

5
H36
Pg.
9 198
1

Muy
significati
vo
Poco
significati
vo

Muy
significati
vo
Poco
significati
vo

Poco
significati
vo

No hay ningn documento


2 respaldo.
0
no

tiene
10

Se espera la notificacin
de la finalizacin para
2 contratarlos.

Muy
significati
vo

Significati
vo

Son en base a normativa


contable no se tiene por
1 escrito.

La cuenta
1 polticas.

H34
Pg.
198

H37
Pg.
198

Significati
vo

No existen polticas por


escrito pero si se aplica lo
legal.

Significati
vo

No existen registros de
valores devengados.

Significati
vo

Total:

168

29

57

Empresa Mayorista "DIGAS"


Cuestionario de Control Interno - Contable
Componente: Actividades de Control
Calificacin
N
Si No
Pregunta
Observaciones

Ref.

Impacto

Obligaciones por Pagar a corto plazo


Existen
polticas
de
1 tiempos, Pagos y contratos 2 2
con proveedores?

Bajo Medio

2 Los proveedores pequeos 0


tienen su cuenta por Pagar?
Se mantiene un trato
adecuado
con
los
3
4
proveedores para tener su
servicio permanentemente?
Se genera en primera
4 instancia la cuenta por
Pagar y luego el Pago?
Las cuentas por Pagar son
5
conciliadas mensualmente?
Los Pagos a proveedores
se respaldan con
6
comprobante, retencin y
cheque?
Obligaciones con los empleados
Existen
polticas
de
7 cuentas por Pagar a los
empleados?
Se ha definido un da
8 mximo de Pago, se cumple
con el mismo?
El rol de Pagos y
provisiones es realizado
9
mensualmente en base a un
formato definido?
10 Las cuentas por Pg.as son
conciliados con los roles?
Obligaciones con el IESS
Existen polticas aplicar las
11 leyes correspondientes al
IESS?
Los
empleados
son
afiliados desde su primer
12 da de trabajo, segn su
puesto y sus ingresos
reales?
El rol de Pagos es cruzado
13 con las cuentas por Pagar
IESS?
Existe un registro ordenado
de planillas de fondos de
14
reserva, planillas generales
y prstamos de empleados?

Difieren
proveedor
proveedor.
Se maneja
general

Alto

de
a

H38
Pg.
199

Significativo

una

H39
Pg.
199

Significativo

Poco
significativo

Poco
significativo

Poco
significativo

Son pagadas en
efectivo, otras en
cheque,
sin
retencin.

Muy
significativo

Poco
significativo

Poco
significativo

Poco
significativo

Poco
significativo

Poco
significativo

Aunque no estn
por escrito.
Hay un da de Pago
pero solo para
transportistas.

10

H40
Pg.
199

La direccin media
es afiliada con un
valor menor.

169

Poco
significativo

H41
Muy
Pg.
significativo
199

Muy
significativo

Empresa Mayorista "DIGAS"


Cuestionario de Control Interno Contable
Componente: Actividades de Control
N

Pregunta

Si No

Observaciones

Calificacin
Ref.
Bajo Medio Alto

Impacto

Obligaciones con tarjetas de crdito


15 Las tarjetas de crdito tienen
polticas de aplicacin o uso?
2
Las tarjetas estn a nombre de
16
la representante legal?
4
La tarjeta de crdito es de uso
17
exclusivo del negocio?
0
Se tiene un archivo ordenado de
compras con tarjeta de crdito y
2
18
de sus estados de cuentas y
Pagos mensuales?
Obligaciones con los dueos
Las obligaciones con los dueos
19 estn correctamente definidas en
las polticas de la empresa?

20 La reparticin de utilidades se
da al final del periodo contable?
0
Obligaciones por Pagar a largo plazo
21 Los prstamos a largo plazo son
llevados en un archivo ordenado?
La documentacin es sustentada
22 con copia o documentos de
respaldo?
El valor total de los prstamos
23 es registrado en su valor total y
devengado mensualmente?
24 Los asientos son realizados
descontado el capital y el inters?
Son conciliados los valores de
25
los prstamos mensualmente?

H42
Pg.
10 199

Si, tambin se utilizan


para gastos personales.

10

Significativo
Poco
significativo
Muy
significativo

H43
Pg.
10 199

Muy
significativo

H44
Pg.
199

Significativo

Se utiliza para gastos


4 personales
Las
compras
son
realizadas
por
los
propietarios a veces no
2 entregan comprobantes.
Las obligaciones son
claras sin embargo no
2 estn por escrito.
La
reparticin
es
anticipada
se
reparte
4 mensualmente.

No aunque si se tiene
alguna documentacin.

Alguna documentacin se
4 tiene no se guardan copias.

H45
Pg.
200

1
4

Total:

Muy
significativo

10

Significativo

Significativo
Poco
significativo
Poco
significativo
Poco
significativo

17

40

Empresa Mayorista "DIGAS"


Cuestionario de Control Interno - Contable
Componente: Actividades de Control
N

Pregunta

Si

No

Observaciones

Existen polticas sobre el


patrimonio de la empresa?

Las polticas para esta


partida no existen.

Calificacin
Medi
Bajo
Alto
o

Ref.

Impacto

Patrimonio
1

Se ha definido las
maneras de Pago de las
utilidades anuales?
Se realiza un ahorro antes
de repartir las utilidades
mensuales?

Los anticipos a las


utilidades anuales son en
base a un presupuesto?

Se presenta un informe
anual de evaluacin de
patrimonio?

10

Se paga mensualmente,
se entrega toda la
utilidad a los dueos.
Los dueos tienen la
certeza de una utilidad
constante.
Hay suposicin
de
utilidad
constante
basada
en
aos
anteriores.

10

10

No hay evaluaciones del


patrimonio.
Total:

170

Muy
significativo
Muy
significativo
Muy
significativo

Significativo

10
0

H46
Pg.
200
H47
Pg.
200
H48
Pg.
200

40

Muy
significativo

Comercializadora de Gas "Digas"


Cuestionario de Control Interno - Contable
Actividades de Control
N

Pregunta

Si

Ventas normales:
El tratamiento de
esta partida es en
1 base
a
una 2
normativa
o
poltica?
El
asiento
de
registro de ventas
0
2
diarias es generado
automticamente?
En
las
ventas
diarias de cargas de
3 cilindros se realiza 4
un solo cuadre de
caja?
Ventas especiales:
En casos especiales
de ventas de tanques
4 fsicos (activos) se 4
realiza un arqueo
diferente?
5

Se realizan facturas
4
en el momento de la
venta de cilindros?

El valor de las
ventas de tanques de
6
0
gas del Iva es
declarado al final de
perodo?
Existe un asiento
tipo de registro de
7
4
ventas de tanques de
gas?
La
empresa
dispone de ingresos
8
0
adicionales a los de
tanques?

Calificacin

No

Observaciones

No est dada por


escrito.

El
asiento
realizado
manualmente.

Bajo Medio Alto

es

Impacto

H49
Pg.
200

Muy
significativo

H50
Pg.
200

Significativo

Poco
significativo

No se tiene ningn
documento
de
respaldo
de un
arqueo.

Ref.

10

Muy
significativo

Poco
significativo

1
No se informa la
novedad al staff
contable y tampoco
el
staff
pone
atencin a esta
novedad.

H51
Pg.
200

10

Muy
significativo

Poco
significativo

Poco
significativo

171

Comercializadora de Gas "DIGAS"


Cuestionario de Control Interno - Contable
rea Contable
N

Pregunta

Si No

Egresos:
Existen polticas para el
1 tratamiento de las cuentas de 1
egresos?
Nmina
Los empleados son afiliados en
2 momento de su ingreso al 4
negocio?

Calificacin
Bajo Medio Alto

Observaciones

Las
polticas
generales.

son

10

Poco
significativo

El valor registrado en el IESS es 2


de los ingresos totales?

Los operativos si, los


de direccin no.

El cargo asignado en el IESS es 2


el correcto?
Los roles de Pagos son
generados mensualmente, un 4
general y un individual?

Existen algunos que


no.

10

Los roles de Pagos son firmados


por los empleados y por el 4
administrador y se archiva los
mismo de una manera ordenada?
El rol de Pagos es revisado por
4
el rea contable?

Existe un control de las horas


extras, el clculo de las mismas 0
es revisado por el rea contable?
El clculo de los dcimos es en
9 base a tiempo e ingresos 3
mensuales totales?
Transportistas
8

Poco
significativo

Poco
significativo

Poco
significativo

La nica que realiza y


revisa es la asistente de
gerencia.

H55
Pg.
201

Existen polticas, no
por escrito.

11 Las polticas son cumplidas por


la administracin?
Antes del registro del gasto se
verifica
la
documentacin
12
completa, y la misma es
sumillada por el responsable?
Existe un mximo y un mnimo
permitido de anticipos, en
13
valores y cantidades a los
transportistas?
Compra de GAS (Gasto)
Se tiene polticas para la cuenta
14
y el concepto?
Las polticas son cumplidas por
15
la administracin?

Hay desviaciones
este concepto.

El cheque enviado a Enigas es


2
con el valor y cruzado?

Los transportistas entregan la


1
documentacin oportunamente?

en

Nadie
firma,
el
responsable directo es
la asistente de gerencia.
No
especificaciones
respecto.

hay
al

Muy
significativo

Significativo

Significativo

En blanco.

172

Muy
significativo

6
6

Muy
significativo

Significativo

7
Entregan tardamente.
Total:

H56
Pg.
201

Las
polticas
son
generales.
Hay confusin en las
decisiones.

Muy
significativo
Poco
significativo

17

H53
Muy
Pg.2
significativo
01
H54
Muy
Pg.
201 significativo

10 Se tiene polticas para la cuenta 2


y el concepto?

16

Impacto

H52
Muy
Pg.2
significativo
01

Ref.

24

H57
Pg.
201

Muy
significativo
Significativo

66

Cuestionario Informacin y Comunicacin correspondientes al rea Contable

Empresa Mayorista "DIGAS"


Cuestionario de Control Interno - Contable
Componente: Informacin y Comunicacin
N

Pregunta
La informacin obtenida por
el sistema informtico cubre
todas las actividades del rea
contable?
Cundo se determina un
problema, queja o molestia
dentro del rea contable se
realiza
un
seguimiento
documentado?
Se
investiga
cualquier
movimiento
extrao
al
negocio y el mismo se
comunica a la direccin?
La comunicacin entre la
direccin y el staff contable es
horizontal?
Cundo se presentan quejas
de la direccin respecto de
incumplimientos
a
responsabilidades contables se
realiza un seguimiento para
no repetir dicha novedad?
Las
notificaciones
de
desviaciones administrativas
que afectan el resultado
contable o lo demoran son
realizadas de manera escrita?
El sistema contable cuenta
con las respectivas licencias o
permisos para su utilizacin
legal?
Las notificaciones que emite
el SRI a la empresa tienen un
seguimiento
para
su
correccin?
La comunicacin entre la
direccin, los dueos y el staff
contable, es constante?

Impacto

El sistema no realiza
actividades
automticamente.

10

H58
Pg.
202

Muy
significativo

No
existe
un
responsable encargado
de este tema.

10

H59
Pg.
202

Muy
significativo

Observaciones

Poco
significativo

Poco
significativo

Bajo Medio

Existe
gran
flexibilidad y no hay
una normativa fuerte
en cuanto al control
del staff contable.

10

Las notificaciones son


realizadas
verbalmente y algunas
por escrito.

No se han Pg.ado
derechos por el uso
del sistema,

10

Muy
significativo

H60
Pg.
202

Muy
significativo

Muy
significativo

Poco
significativo
H61
Pg.
202

Poco
significativo

H62
Pg.
202

Muy
significativo

No existe seguimiento
a
las
reuniones
realizadas, no existe
actas.

10

Son comunicados de
forma
verbal o no se lo hace.

Muy
significativo

No se ha hecho un
seguimiento a las
sugerencias
realizadas.

10

Muy
significativo

Los
procedimientos
administrativos que afectan
la realizacin oportuna de los
11 estados
financieros
son
notificados a la direccin de
manera escrita?
Las sugerencias hechas por
por la direccin?

Ref.

No

Se realiza un acta de la
de los
10 reunin, respecto
temas tratados en la reunin?

12 el rea contable son realizadas

Calificacin
Alto

Si

Total:

173

89

Cuestionario Monitoreo o Supervisin correspondientes al rea Contable


Empresa Mayorista "Digas"
Cuestionario de Control Interno - Contable
Componente: Monitoreo
N

Pregunta

Si No

Se
corrobora
espordicamente
la
1 emisin de facturas con el 4
cliente
para
verificar
exactitud del sistema?
El que analiza los riesgos
2 del sistema est capacitado 4
para el anlisis?

La documentacin de los
3 riesgos, notificaciones o
cambios es la adecuada?

El rea contable tiene un


respaldo documentado de
4
la notificacin de riesgos
significativos?
Los resultados
importantes de la
evaluacin del
5
funcionamiento del control
interno contable son
notificados a la direccin?
Existe un responsable del
6 monitoreo
del
rea
contable?

Observaciones

Ref.

Impacto

Poco
significativo

Poco
significativo

El seguimiento no
es constante, ni
por escrito.

Se realiza un monitoreo
constante
del
7 funcionamiento de los 0
controles contables y sus
desviaciones?
Existen seminarios de
evaluacin general de si
los controles son efectivos
8
0
y cubren todos los
requerimientos del rea
contable?

Alto

Bajo Medio

El nfasis no es el
necesarios
se
comete una y otra
vez errores y no se
disminuye
significativamente
el riesgo.

Calificacin

H63
Pg.
203

Poco
significativo

10

H64
Pg.
203

Muy
significativo

La evaluacin no
es profunda ya
que la direccin
no pone nfasis a
las sugerencias.

10

H65
Pg.
203

Muy
significativo

Hay
nfasis
tributario y dems
obligaciones con
organismos
de
control y no en el
servicio.

10

H66
Pg.
203

Muy
significativo

No
se
establecido
objetivo
actividad.

10

H67
Pg.
203

Muy
significativo

El responsable no
ha sido definido
debido
al
desconocimiento
de la importancia
del mismo.

10

H68
Pg.
203

Muy
significativo

Total:

174

ha
este
o

50

4.5 Evaluacin de los Riesgos del Control Interno Contable


4.5.1 Matriz de resultados de la evaluacin del control interno contable
DIGAS
Matriz de resultados de la Evaluacin de Control Interno
Componente: Ambiente de Control
N

Pregunta

Encuestas

Calificacin

Ponderacin

El cdigo de conducta de la empresa es


trasmitido al Staff contable?
Los profesionales encargados de la
elaboracin de estados financieros son
competentes?
El staff contable conoce la misin,
visin y objetivos de la empresa?
El departamento contable cuenta con
un manual de procedimientos?
Existen normas de conducta aplicadas
al staff contable?

2
3
4
5
6
7
8
9
10

11

12

13

14
15
16
17

Respuesta
Si

No

10

10

10

10

10

10

La elaboracin de estados financieros


est en base a los principios contables?
La informacin financiera presenta es
integra?
En la elaboracin de estados
financieros se aplican normas tcnicas
contables establecidas en el Ecuador?

10

10

10

La elaboracin de estados financieros


es influenciada por la direccin?
La
administracin
conoce
las
funciones realizadas por el staff
contable?
El staff contable es totalmente
independiente de la direccin y resto de
la empresa?
Los principios contables aplicados
dificultan una presentacin exacta de la
informacin contable?
La responsabilidad del staff contable
esta en base de las necesidades de la
organizacin?
En caso de incumplimientos a normas
o polticas se ha establecido sanciones
por escrito?
Existen polticas, y estas estn dadas
por escrito para el rea contable?
Existen objetivos especficos para el
staff contable?
El personal encargado de la realizacin
de estados financieros es calificado?

10

10

10

10

10

10

10

10

10

10

10

10

10

34

72

170

21

15

175

DIGAS
Matriz de resultados de la Evaluacin de Control Interno
Componente: Valoracin de Riesgos
N
1
2
3

Pregunta

Encuestas Calificacin Ponderacin

Se realiza un estudio de los riesgos


anteriores, actuales y los futuros que se
puedan presentarse en el rea contable?
El anlisis de riesgos es basado en
tcnicas de evaluacin?
Los riesgos detectados por el staff
contable
son
comunicados
inmediatamente?
Los riesgos que tienen afectacin a la
presentacin de estados financieros,
tienen un tratamiento especial?
Existen copias de respaldo de la
informacin del sistema informtico en
caso de prdida de equipos?
Existen reuniones peridicas con
direccin con el fin de tratar desviaciones
posibles a los controles contables?
Se deja constancia de los temas tratados
en las reuniones y las posibles soluciones
para las desviaciones encontradas?
Total:

Respuesta
SI

NO

10

10

10

10

10

10

10

10

10

10

10

10

28

58

70

21

DIGAS
Matriz de resultados de la Evaluacin de Control Interno
Componente: Actividades de Control
N

Pregunta

Calificacin

Ponderacin

10

10

10

10

10

10

10

10

10

10

10

10

10

10

10

48

69

120

16

32

1 Se realiza un presupuesto anual y mensual?


2
3
4
5

6
7

Existen controles aplicados al rea contable por


parte de la administracin?
Los controles aplicados por el staff contable son
comunicados a la direccin?
La revisin de la veracidad de los estados
financieros es revisada con la direccin?
Para verificar el cumplimiento de funciones del
rea contable el rea administrativa requiere
constataciones fsicas o virtuales de procesos?
Existe un encargado de la revisin del servicio
contable?
La presentacin de estados financieros es
peridica y exacta?
La constatacin de activos fijos o inventarios

8 son cotejados con la informacin contable?


9

Respuesta
Si
No

Encuesta
s

La presentacin de impuestos y otras


obligaciones del rea contable tienen un
cronograma de cumplimiento?
Se
analizan
los
estados
financieros
mensualmente?

1
0
1 Existen claves para el manejo de archivos
1 contables y restricciones para los mismos?

El archivo de la documentacin del


12 departamento contable se tiene en adecuado
ordenamiento?

Total 1:

176

DIGAS
Matriz de resultados de la Evaluacin de Control Interno Contable
Componente: Actividades de Control
N Pregunta

Encuestas Calificacin Ponderacin Respuesta

Si

No

Caja
1
2

Existen polticas para caja?


Las polticas estn estipuladas por escrito?
Se realiza cuadres diarios en base a un formato
3
establecido?
Los cuadres son revisados por un tercero y tienen
4
firma de responsabilidad?
Al existir dos turnos en caja existen dos arqueos
5
diarios?
Los faltantes de caja son descontados al
6
responsable?
Los gastos pequeos son manejados desde caja
7
chica?
El sistema una vez ingresada todas las facturas
8
emite automticamente el cuadre diario?
9 Existe un archivo ordenado de arqueos diarios?
10 Los depsitos de las ventas diarias son ntegros?
Los depsitos diarios son revisados por un
11
tercero?
Se utiliza caja general para realizar Pagos a
12
proveedores u otros?

4
4

1
10

10
10

4
0

0
4

10

10

10

10

10

10

10

10

4
4

1
10

10
10

4
0

0
4

10

10

10

10

10

10

10

10

10

10

10

10

10

10

10

10

10

10

10

10

10

10

10

10

10

10

10

120

171

300

62

58

Bancos
13 Existen conciliaciones bancarias mensuales?
Las conciliaciones son realizadas por un externo
14
al proceso?
Se tiene un archivo ordenado de estados de
15
cuenta fsicos y conciliaciones bancarias?
Las firmas de cheques se realizan solo cuando
16
estn revisados y llenos con el soporte respectivo?
En el talonario del cheque se registra, la fecha, el
17
valor, el beneficiario y el saldo actual?
Los Pagos son generados automticamente por el
18
sistema contable?
Las copias de cheques son archivadas segn
19
fecha y nmero?
Las cuentas que se manejan estn a nombre del
20
representante legal?
Existen prohibiciones de firmar cheques en
21
blancos?
Las
conciliaciones
bancarias
son
22
archivadas ordenadamente?
Existen montos mximos permitidos por la
23
direccin?
24 Son realizadas por el represente legal?
Cada transferencia lleva consigo la realizacin de
25
un comprobante de egreso?
Existen conceptos especficos para utilizar
26
transferencias?
27 Existe una persona encargada de los depsitos?
Las papeletas de depsito son realizadas por una
28
persona diferente a la que realiza el mismo?
29 Los depsitos son archivados ordenadamente?
Los depsitos de cada banco tienen su respectivo
30
comprobante de ingreso?
Total 2:

177

DIGAS
Matriz de resultados de la Evaluacin de Control Interno
Componente: Actividades de Control
N

Pregunta

Encuestas

Existen polticas y procedimientos


escritos para el rea contable?
Se realiza un presupuesto anual y
2
mensual?
Existen controles aplicados al rea
3
contable por parte de la administracin?
Los controles aplicados por el staff
4
contable son comunicados a la direccin?
1

Calificacin Ponderacin

Respuesta
Si

No

10

10

10

10

10

Los procedimientos que


afectan la
realizacin oportuna de los estados
5
financieros son notificados a la direccin
de manera escrita?

10

La revisin de la veracidad de los estados


financieros es revisada con la direccin?

10

Para verificar el cumplimiento de


funciones del rea contable el rea
7
administrativa requiere constataciones
fsicas o virtuales de procesos?

10

Existe un encargado de la revisin del


servicio contable?

10

Las desviaciones sobre procedimientos


contables tienen un seguimiento?

10

10

10

La presentacin de estados financieros es


peridica y exacta?

10

10

La constatacin de activos fijos o


11 inventarios
son cotejados con la
informacin contable?

10

10

12

Existe un plazo lmite para la presentacin


de informacin financiera?

10

13

El personal encargado de la realizacin de


estados financieros es calificado?

10

10

10

10

10

10

10

72

104

180

26

46

La presentacin de impuestos y otras


14 obligaciones del rea contable tienen un
cronograma de cumplimiento?
Se analizan los estados financieros
15
mensualmente?
Existen claves para el manejo de archivos
16
contables y restricciones para los mismos?
El archivo de la documentacin del
17 departamento contable se tiene en
adecuado mantenimiento?
El acceso a la documentacin de la
18 empresa es ordenado y mantienen un grado
razonable de seguridad?
Total 3:

178

DIGAS
Matriz de resultados de la Evaluacin de Control Interno Contable
Componente: Actividades de Control
N

Pregunta

Encuestas

Calificacin

Ponderacin Respuesta
Si
No

10

10

10

10

10

10

5 Cada cliente tiene su subcuenta?

10

10

Las cuentas son conciliadas cada


6 mes?
Existe un tratamiento especial en
la factura del cliente cuando este
7 no cancela el valor o abona una parte?

10

10

10

10

10

10

10

su

10

Las cuentas son conciliadas cada


11 mes?

10

10

10

10

10

10

10

10

Existe Conciliaciones entre anexos,


17 declaraciones, y contabilidad?
La empresa posee archivos o libros
18 de informacin tributaria actualizada?

10

10

10

Total 4:

72

120

180

35

37

Cuentas por Cobrar


Empleados
Existen polticas para prstamos y
1 anticipos?
2 Cada empleado tiene su subcuenta?
Las cuentas son conciliadas cada
3 mes?
Clientes
Existen polticas para prstamos o
4 crditos?

Propietarios
Existen polticas para prstamos y
8 anticipos?
Proveedores y transportistas
Existen polticas para prstamos y
9 anticipos?
Cada
transportista
10 subcuenta?

Obligaciones tributarias
Existen polticas
12 cuentas?

13
14

15
16

tiene

sobre

estas

Los valores son cancelados en las


fechas
correspondientes
al
reglamento LRTI para evitar multas y
suspensiones?
Los valores son calculados segn lo
establecido la LRTI?
El registro en el sistema es
verificado con la documentacin
fsica?
El archivo es llevado de una
manera ordenada?

179

DIGAS
Matriz de resultados de la Evaluacin de Control Interno Contable
Componente: Actividades de Control
N

Pregunta

Encuestas

Calificacin

Ponderacin

Respuesta
Si

No

10

Inventarios
1

Existen
cuentas?

Se lleva un mtodo contable de


Kardex?

10

El registro contable es constatado


con el registro fsico?

10

10

Se trabaja con saldos reales del


sistema?

10

10

Los inventarios son realizados


peridicamente por personas del
5
staff contable
o
del
rea
administrativa?

10

10

Existen polticas aplicadas a los


faltantes de tanques de gas?

10

Cundo existen faltantes en los


inventarios el descuento se aplica a:

10

10

El formato del ingreso de


inventarios cubre el nmero de
9
facturas de compras y ventas, y
dems requerimientos?

10

10

Total 5:

36

60

90

18

18

polticas

para

estas

a)Jefe de despacho(responsable)
b)Estibadores(trabajadores directos)
c)Choferes(trabajadores indirectos)

d)Todas las anteriores


En los casos de prstamos a
clientes de tanques de gas se
solicita:
a) Documento de autorizacin
b) Cheque
c) Pagare
d) Documento legal de respaldo
e) Autorizacin verbal sin respaldo

180

DIGAS
Matriz de resultados de la Evaluacin de Control Interno
Componente: Actividades de Control
N

Pregunta

Encuestas

Calificacin

Propiedad Planta y Equipos y otros activos


Existen polticas para el tratamiento
1
2
8
de esta cuenta?
El mantenimiento de los activos fijos
2 se los realiza en base a un cronograma
y con un responsable?
Se realiza una constatacin fsica
sobre
el
funcionamiento
y
3
mantenimiento adecuado de los
activos de la empresa?
Los bienes de la empresa para ser
utilizados fuera de las actividades de
4
la
misma
constan
con
las
autorizaciones respectivas?
Existe un registro del valor inicial y
5 su evolucin a travs del tiempo en
relacin a su desgaste?
Se mantiene un archivo adecuado
6 (Facturas, retenciones, contratos,
etc.)?
Depreciaciones Acumuladas
Existen polticas claras de aplicacin
7
para las depreciaciones?
Se mantiene un registro ordenado de
8
las depreciaciones?
Se aplica un mtodo de depreciacin
9
permitido?
Seguros
Existen polticas aplicadas a los
seguros de la empresa?
Existe un responsable de los
11
contratos de seguros?
Todos los bienes de la empresa se
12
encuentran asegurados?
Se mantiene un cronograma de
13 duracin de los diferentes seguros que
son contratados?
Amortizaciones Acumuladas
Existen polticas de aplicacin para
14
las amortizaciones?
Las amortizaciones son realizadas
15
bajo el principio de devengado?
Se mantiene un archivo actualizado
16
de los valores devengados?
Total 6:
10

Ponderacin

Respuesta

Si

No

10

10

10

10

10

10

10

10

10

10

10

10

10

10

10

10

10

10

10

10

32

91

160

14

18

181

DIGAS
Matriz de resultados de la Evaluacin de Control Interno Contable
Componente: Actividades de Control
N Pregunta

Encuestas Calificacin

Ponderacin

Respuesta
Si

No

Obligaciones por Pagar a corto plazo


1

Existen polticas de tiempos, Pagos


y contratos con proveedores?

10

Los proveedores pequeos tienen su


cuenta por Pagar?

10

Se mantiene un trato adecuado


3 con los proveedores para tener
su servicio permanentemente?

10

Se genera en primera instancia


4 la cuenta por Pagar y luego el
Pago?

10

10

10

10

Las cuentas por Pagar


conciliadas mensualmente?

son

Los Pagos a proveedores se


6 respaldan
con
comprobante,
retencin y cheque?
Obligaciones con los empleados
7

Existen polticas de cuentas por


Pagar a los empleados?

10

Se ha definido un da mximo de
Pago, se cumple con el mismo?

10

El rol de Pagos y provisiones


9 es realizado mensualmente en
base a un formato definido?

10

10

Existen polticas aplicar las leyes


correspondientes al IESS?

10

Los empleados son afiliados


desde su primer da de trabajo,
12
segn su puesto y sus ingresos
reales?

10

El rol de Pagos es cruzado con


las cuentas por Pagar IESS?

10

Existe un registro ordenado de


planillas de fondos de reserva,
14
planillas generales
y prstamos
de empleados?

10

10

Las cuentas por Pg.as


conciliados con los roles?

son

Obligaciones con el IESS


11

13

182

DIGAS
Matriz de resultados de la Evaluacin de Control Interno Contable
Componente: Actividades de Control
N

Encuestas

Pregunta

Calificacin

Ponderacin

Respuesta

Si

No

Obligaciones con tarjetas de crdito


15

Las tarjetas de crdito


polticas de aplicacin o uso?

16
17

tienen

10

10

Las tarjetas estn a nombre de


la representante legal?

10

El uso de la tarjeta de crdito es


de uso exclusivo del negocio?

10

10

Se tiene un archivo ordenado de


compras con tarjeta de crdito y
18
de sus estados de cuentas y Pagos
mensuales?

10

10

Las obligaciones con los dueos


19 estn correctamente definidas en
las polticas de la empresa?

10

La reparticin de utilidades se
da al final del periodo contable?

10

10

Los prstamos a largo plazo son


llevados en un archivo ordenado?

10

La documentacin es sustentada
22 con copia o documentos de
respaldo?

10

El valor total de los prstamos es


23 registrado en su valor total y
devengado mensualmente?

10

24

Los
asientos
son
realizados
descontado el capital y el inters?

10

25

Son conciliados los valores de


los prstamos mensualmente?

10

Total 7:

100

109

250

68

32

Obligaciones con los dueos

20

Obligaciones por Pagar a largo plazo


21

183

1
2
3

DIGAS
Matriz de resultados de la Evaluacin de Control Interno
Componente: Actividades de Control
Encuestas Calificacin
Ponderacin
Pregunta
Existen polticas del tratamiento
del patrimonio de la empresa?
Se ha definido las maneras de
Pago de las utilidades anuales?
Se realiza un ahorro antes de
repartir las utilidades mensuales?
Los anticipos a las utilidades
anuales son en base a un
presupuesto
sin
afectar
las
operaciones normales del negocio?
Se presenta un informe anual de
evaluacin de patrimonio?
Total 8:

Respuesta
Si
No

10

10

10

10

10

10

10

10

10

20

46

50

16

DIGAS
Matriz de resultados de la Evaluacin de Control Interno Contable
Componente: Actividades de Control
N

Pregunta

Ventas Normales
El tratamiento de esta partida
1 es en base a una normativa o
poltica?

Respuest
a
Si No

Encuestas

Calificacin

Ponderacin

10

El asiento de registro de ventas


diarias
es
generado
automticamente?

10

En las ventas diarias de cargas


de cilindros se realiza un solo
cuadre de caja?

10

Ventas Especiales

En casos especiales de ventas


de tanques fsicos (activos) se
realiza un arqueo diferente?

10

10

Se realizan facturas en el
momento de la venta de
cilindros?

10

El valor de las ventas de


tanques de gas del IVA es
declarado al final de perodo?

10

10

10

10

32

37

80

18

14

Existe un asiento tipo de


registro de ventas de tanques de
gas?
La empresa dispone de
ingresos adicionales a los de
tanques?
Total 9:

184

DIGAS
Matriz de resultados de la Evaluacin de Control Interno Contable
Componente: Actividades de Control
Encuesta
Ponderaci
Pregunta
Calificacin
s
n

Egresos
Existen polticas para el tratamiento de las
1
cuentas de egresos?
Nmina
Los
empleados
son
afiliados
en
2
momento de su ingreso al negocio?
El
valor
registrado
en
el
IESS
3
es de los ingresos totales?
4 El cargo asignado en el IESS es el correcto?
Los roles de Pagos son generados
5
mensualmente, un general y un individual?
Los roles de Pagos son
firmados
6 por los empleados y por el administrador y se
archiva los mismo de una manera ordenada?
7 El rol es revisado por el rea contable?
Existe un control de las horas extras, el clculo
8
de las mismas es revisado por el rea contable?
El clculo de los dcimos es en base a tiempo e
9
ingresos mensuales totales?
Transportistas
10 Se tiene polticas para la cuenta y el concepto?
11 Las polticas
administracin?

son

cumplidas

por

la

Antes del registro del gasto se verifica la


12 documentacin completa, y la misma es
sumillada por el responsable?
Existe un mximo y un mnimo permitido de
13 anticipos, en valores y cantidades a los
transportistas?
Compras de Gas
14 Se tiene polticas para la cuenta?
Las polticas son cumplidas por la
15
administracin?
El cheque enviado a Eni es con el valor y
16
cruzado?
Los
transportistas
entregan
la
17
documentacin oportunamente?

Total10:

Respuesta
Si

No

10

10

10

10

10

10

10

10

10

10

10

10

10

10

10

10

10

10

10

68

96

170

37

31

Calificacin total Actividades de Control Contables


Respuesta
Encuestas Calificacin
Ponderacin
Si
No
Total 1
Total 2
Total 3
Total 4
Total 5
Total 6
Total 7
Total 8
Total 9
Total 10

48
120
72
72
36
32
100
20
32
68

69
171
104
120
60
91
109
46
37
96

120
300
180
180
90
160
250
50
80
170

16
62
26
35
18
14
68
4
18
37

32
58
46
37
18
18
32
16
14
31

Total General:

600

903

1580

298

302

185

DIGAS
Matriz de resultados de la Evaluacin de Control Interno
Componente: Informacin y Comunicacin
N

3
4

8
9
10
11
12

13

14

Pregunta

Encuestas Calificacin Ponderacin

La informacin obtenida por el sistema


informtico cubre todas las actividades del
rea contable?
Cundo se determina un problema, queja
o molestia dentro del rea contable se
realiza un seguimiento documentado?
Se investiga cualquier movimiento
extrao al negocio y el mismo se
comunica a la direccin?
La comunicacin entre la direccin y el
staff contable es horizontal?
Cundo se presentan quejas de la
direccin respecto de incumplimientos a
responsabilidades contables se realiza un
seguimiento para no repetir dicha
novedad?
Las notificaciones de desviaciones
administrativas que afectan el resultado
contable o lo demoran son realizadas de
manera escrita?
El sistema contable cuenta con las
respectivas licencias o permisos para su
utilizacin legal?
Las notificaciones que emite el SRI a la
empresa tienen un seguimiento para su
correccin?
La comunicacin entre la direccin, los
dueos y el staff contable, es constante?
Los informes contables son evaluados
mensualmente para estudiar cambios
drsticos de gastos?
Se realiza un acta de la reunin, respecto
de los temas tratados en la reunin?
Las decisiones importantes son tomadas
en conjunto con los dueos, la direccin y
el staff contable?
Los procedimientos administrativos que
afectan la realizacin oportuna de los
estados financieros son notificados a la
direccin de manera escrita?
Las sugerencias hechas por el rea
contable son realizadas por la direccin?

186

Respuesta
Si

No

10

10

10

10

10

10

10

10

10

10

10

10

10

10

10

10

10

10

10

10

28

93

140

11

17

Digas
Matriz de resultados de la Evaluacin de Control Interno
Componente: Monitoreo
N

Pregunta

Se corrobora espordicamente la
emisin de facturas con el cliente
para verificar exactitud del
sistema?
El que analiza los riesgos del
sistema esta capacitado para el
anlisis?
La documentacin de los riesgos,
notificaciones o cambios es la
adecuada?
El rea contable tiene un respaldo
documentado de la notificacin de
riesgos significativos?
Los resultados importantes de la
evaluacin del funcionamiento del
control interno contable son
notificados a la direccin?
Existe un responsable del
monitoreo del rea contable?
Se realiza un monitoreo constante
del funcionamiento de
los
controles
contables
y
sus
desviaciones?
Existen seminarios de evaluacin
general de si los controles son
efectivos y cubren todos los
requerimientos del rea contable?

Total:

Respuest
a
Si
No

Encuestas

Calificacin

Ponderacin

10

10

10

10

10

10

10

10

10

10

10

10

10

32

58

80

23

187

4.5.2 Resultados de la Evaluacin del control interno contable

Resultado de la Evaluacin de Control Interno


Componente: Ambiente de Control
rea Administrativa
Calificacin del Riesgo:
CR = Calificacin del Riesgo
CT = Calificacin Total
PT = Ponderacin Total

CALIFICACIN DEL
RIESGO (No)

CALIFICACIN DEL
RIESGO (No)

CALIFICACIN DEL
RIESGO (Si)

Nivel de Riesgo

CT

X
PT

72

CR =

100

170

CR (No) =

42,35

CR =

100 CR(No)

CR =

100,00

CR (Si) =

57,65

No
0% al 33%
34% al 66%

100

42,35%

Si
Riesgo
Bajo
Moderado

67% al 100%

57,65%

Alto

Confianza
Alto
Moderado
Bajo

Nivel de Riesgo =

Moderado

Nivel de Confianza =

Moderado

188

42,35

Resultado de la Evaluacin de Control Interno


Componente: Valoracin de Riesgos
rea Contable
Calificacin del Riesgo:
CR =
Riesgo

Calificacin

del

CT = Calificacin Total

CALIFICACIN DEL
RIESGO (No)

CT

100

PT

PT = Ponderacin Total
58

CR =

100

70

CR (No)=

CALIFICACIN DEL
RIESGO (Si)

Nivel de Riesgo

82,86

CR =

100 - CR(No)

CR =

100,00

CR (Si) =

17,14

No

82,86

Si
Riesgo

Confianza

0% al 33%

Bajo

34% al 66%
67% al
100%

Moderado

Moderado

Alto

Bajo

82,86

17,14%

Nivel de Riesgo =

Alto

Nivel de Confianza =

Alto

189

Alto

Resultado de la Evaluacin de Control Interno


Componente: Actividades de Control
rea Contable
CR = Calificacin del Riesgo
CT = Calificacin Total
PT = Ponderacin Total

Calificacin del Riesgo:

CALIFICACIN DEL
RIESGO (No)

CALIFICACIN DEL
RIESGO (No)

CALIFICACIN DEL
RIESGO (Si)

Nivel de Riesgo
0% al 33%
34% al 66%
67% al 100%

CT

100

PT
903

CR =

100

1580
CR (No) =

57,15

CR =

100 - CR(No)

CR =

100,00

CR (Si) =

42,85

No

57,15

Si

57,15%

Riesgo
Bajo
Moderado
Alto

42,85%

Nivel de Riesgo =

Moderado

Nivel de Confianza =

Moderado

190

Confianza
Alto
Moderado
Bajo

Resultado de la Evaluacin de Control Interno


Componente: Informacin y Comunicacin
rea Contable
CR = Calificacin del Riesgo
CT = Calificacin Total
PT = Ponderacin Total

CALIFICACIN DEL
RIESGO (Si)

CALIFICACIN DEL
RIESGO (No)

CALIFICACIN DEL
RIESGO (Si)

Nivel de Riesgo

CT

100

PT

93

CR =

X
140

CR (No) =

66,43

CR =

100 CR(No)

CR =

100,00

CR (Si) =

33,57

No

Riesgo
Bajo
66,43%

Confianza
33,57

Alto

Moderado

Moderado

Alto

Bajo

Nivel de Riesgo =
Nivel de Confianza =

191

66,43

Si

0% al 33%
34% al 66%
67% al
100%

100

Moderado
Alto

Resultado de la Evaluacin de Control Interno


Componente: Monitoreo o Supervisin
rea Contable
Calificacin del Riesgo:
CR = Calificacin del Riesgo
CT = Calificacin Total
PT = Ponderacin Total

CT

CALIFICACIN DEL
RIESGO (No)

CALIFICACIN DEL
RIESGO (No)

CALIFICACIN DEL
RIESGO (Si)

Nivel de Riesgo

100

PT

86

CR =

100

110

CR (No) =

78,18

CR =

100 - CR(No)

CR =

100,00

CR (Si) =

21,82

No

78,18%

21,82%

Confianza
Alto

Moderado

Moderado

Alto

Bajo

Nivel de Riesgo =

Alto

Nivel de Confianza =

Alto

192

78,18

Si
Riesgo
Bajo

0% al 33%
34% al 66%
67% al
100%

4.5.3 Hoja de Hallazgos del Control Interno Contable


Empresa Mayorista "DIGAS"
Hoja de Hallazgos
rea Contable
Componente: Ambiente de Control
Ref.

Condicin

Criterio

P1 No existen normas de El rea contable debe tener un


Pg. conducta para el staff cdigo de conducta especfico
162 contable.
adems del genera.

193

P4 La
administracin
no
Pg. conoce los procesos que se
162 efectan en el rea
contable.

Debe existir un manual de


procedimientos para cada una
de las partes fundamentales de
DIGAS.

El
procedimiento
de
P10
elaboracin de Estados
P162
Financieros no es conocido
por la Administracin.

La
administracin
debe
conocer en profundidad el
proceso de elaboracin de
Estados Financieros.

Causa
El rea contable no es
manejada dentro de la
empresa sino externamente,
no se ha solicitado al staff este
requerimiento.
La administracin no ha
indagado en el trabajo
realizado por el staff contable
y
lo
ha
tercerizados
complemente.
El desconocimiento de la
importancia del proceso de
elaboracin
de
estados
financieros.

Efecto

Recomendacin

Las actividades que realiza el


rea contable no se enfoquen
en el control que se deseara
tener.

Pedir al rea contable la elaboracin de


su cdigo de conducta especfico y que
la administracin lo evalu, lo apruebe
o lo corrija.

El desconocimiento de los Requerir un manual de procedimientos


procedimientos aplicados y por escrito evaluarlo, corregirlo y
subestimacin de los mismos. probarlo.
La administracin no sepa si
se estn realizando los estados
financieros de una manera
adecuada.

Una vez establecido el manual de


procedimientos este debe ser estudiado
y analizado por la administracin para
su conocimiento ntegro.

Las obligaciones del staff


contable deben ser claras y Las obligaciones del staff
P14 Existen obligaciones que el
precisas, por escrito y deben contable no son claras, ni
P162 staff contable no cumple.
ser cumplidas bajo pena de estn dadas por escrito,
sancin.

Incumplimientos por parte del


rea contable, atrasos de Realizar un nuevo contrato con los
informes, presentacin tarda requerimientos actuales, con deberes y
en el ministerio y otros obligaciones por escrito.
incumplimientos regulares.

Deben existir sanciones por No se han definido sanciones


No existen sanciones en el
P15
escrito
en
caso
de por escrito debido a que no
caso de incumplimientos
P162
incumplimiento
hay un responsable directo de
del staff contable.
control del staff contable.
del rea contable.

Al no existir sanciones
Definir claramente sanciones por
por escrito ni consensuadas
escrito con el staff contable para que
entre el staff contable estos
estas sean cumplidas a cabalidad.
se repiten.

Empresa Mayorista "DIGAS"


Hoja de Hallazgos
rea Contable
Componente: Valoracin de riesgos

194

Ref.
Condicin
Criterio
P1
Los riesgos del rea contable deben
Pg.
163 No se conocen los riesgos ser establecidos por el responsable
del rea, sin embargo debe haber un
del rea contable.
apoyo por parte de la direccin alta
y media.

Causa

Efecto

La administracin enfoca su
direccin
al
manejo
administrativo y deslinda su
control sobre el rea contable.

El no realizar estudios de
riesgos de esta rea ocasiona
desviaciones a normativas
legales e internas.

P2 No existen tcnicas de El rea contable debe definir El rea contable no tiene


El no poder conocer los riesgos
Pg. evaluacin de riesgos del medidas de evaluacin de riesgos definida esta actividad dentro
significativos del rea contable.
163 rea contable.
para su rea.
de sus actividades contratadas.

Los riesgos detectados por el


P3
staff contable no son
Pg.
comunicados
163
inmediatamente.

Los riesgos detectados en el rea


contable deben ser comunicados por
escrito y tener el seguimiento Los riesgos no son tratados en
respectivo por parte del staff ningn momento.
contable con apoyo de la direccin
media.

No se ha definido un
P7
Todo riesgo debe ser evaluado,
El seguimiento a los riesgos
responsable del seguimiento
Pg.
documentado
y
disminuido
detectados no existe.
de
riesgos
y
acciones
mediante acciones especficas.
163
para su disminucin.

Que existan riesgos latentes,


los cuales no son corregidos a
tiempo, y que afectan a la
elaboracin rpida de estados
financieros.

Recomendacin
Se debe realizar un estudio
de
riesgos
anteriores,
actuales, y posibles que se
puedan dar para en esta rea
para
tomar
decisiones
acertadas.
Definir por escrito tcnicas
de evaluacin las cuales
deben ser elaboradas por el
rea contable.

Realizar un formato de
seguimiento de riesgos, para
evaluar su importancia, y
como disminuir su impacto.

Tener
un
registro
La falta de seguimiento de los
documentado
del
riesgos aleja gravemente a la
seguimiento
y acciones
empresa del cumplimiento de
realizadas que se hayan
sus objetivos.
aplicado al riesgo.

Empresa Mayorista "DIGAS"


Hoja de Hallazgos
rea Contable
Componente: Actividades de Control
Ref.

Condicin

P1
Pg.
164

La empresa por el momento


gasta en todo concepto y no
existe una liquidez ptima.

P2
Pg.
164

No hay revisin sobre el


cumplimiento
de
las
actividades contables.

P9
Pg.
164

195

Las obligaciones del rea


contable son presentadas
tardamente.

P10
Pg.
164

No
hay
peridicas de
financieros.

P12
Pg.
164

Los archivos contables estn a


disposicin de todos los
empleados administrativos.

P7
Pg.
165

Existen Pagos directos de las


ventas diarias de valores
pequeos y grandes.

P15
Pg.
165

Archivo desordenado de las


conciliaciones bancarias.

P16
Pg.
165

evaluaciones
los estados

Cheques firmados en blanco

Criterio
Los gastos de la empresa deben
ser evaluados y aprobados
segn el presupuesto anual y
mensual.
Las actividades realizadas por
el staff contable deben ser
revisadas por el departamento
administrativo.
Debe existir un cronograma de
cumplimientos para todos los
requerimientos
sobre el rea contable.
Los
balances
deben
ser analizados mensual y
trimestralmente.
La documentacin clave del
negocio debeser archivada
ordenadamente y con acceso
restringido
apersonal
autorizado.
Los depsitos diarios deben ser
ntegros, cualquier Pago debe
realizarse en base a los
procedimientos estipulados en
las polticas y procedimientos.
Los
documentos
deben
estar correctamente archivados
en su carpeta especfica.
Ningn cheque debe ser
firmado en blanco, estos
deben ser firmados con
la documentacin de respaldo.

Causa

Efecto

Recomendaciones

Se cubren gastos que no son vitales, y se


El desembolso para gastos no es
El departamento contable debe
merma el trabajo normal del negocio por
basado en presupuestos.
realizar un presupuesto maestro.
la falta de liquidez.
Sobrecargo de trabajo sobre la
Que no se conozca por parte de la
asistente gerencia as como que esta
administracin si todas las obligaciones
funcin no ha sido definida por parte
del rea contable se estn cumpliendo.
de la direccin.

La administracin debe leer el


manual de procedimientos del
staff contable y realizar pruebas
de control sobre este.

El no disponer de un responsable
Se
debe
Pago de multas, presentacin tarda de
directo de revisiones de estos tipos,
cronograma
balances, notificaciones del SRI.
ni sanciones por incumplimientos.
actividades.

establecer
especfico

un
de

No
hay
anlisis
de Los estados financieros deben
Los estados financieros no son
la evolucin del negocio y la utilidad es ser revisados en la reunin de
revisados en forma conjunta.
repartida sin ningn ahorro.
gerencia.
Cualquier personapuede tomar los
La informacin importante debe
Debido al alto gradode confianza con
documentos cuales quiera que estos
ser tratada nicamente con el
losempleados se mantiene la
sean y no se sabeluego quien fue el que
documentacin a manos de todos.
personal indicado.
los tomo.
La facilidad o el evitar el manejo de
mucho efectivo en depsitos hacen
que sea fcil utilizar el dinero de
caja.

Faltantes,
sobrantes,
Debe ser una falta grave al
descuadres de caja diarios, Pagos sin
reglamento la utilizacin directa
retenciones, Pagos sin comprobantes,
del efectivo de caja.
caos en horarios de Pagos.

No existe ningn control sobre este Dificultad


en
proceso.
de saldos bancarios.
Comodidad para que la gerencia no
venga a la oficina y confianza
excesiva en los que manejan los
cheques.

la

revisin Las conciliaciones deben estar


ordenadas de manera mensual.

Un riesgo altsimo ya que cualquier


Los cheques bajo ningn
empleado administrativo o del staff
concepto deben ser firmados en
contable
puede
tomar
un
blanco.
cheque y cambiarlo.

Empresa Mayorista "DIGAS"


Hoja de Hallazgos
rea Contable
Componente: Actividades de Control
Ref.
P18
Pg.
166
P23
Pg.
166

196

P28
Pg.
166
P29
Pg.
166
P1
Pg.
167
P3
Pg.
167
P15
Pg.
167
P16
Pg.
167
P3
Pg.
168

Condicin
Los Pagos son
manualmente.

Criterio

Causa

Efecto

Recomendaciones

Todo proceso de compra o gasto El sistema no ha sido Documentacin


mal
llenada,
realizados
Los Pagos deben ser realizados
debe ser parametrizado en el parametrizado para generar los duplicacin
de
actividades,
utilizando el sistema contable.
sistema.
Pagos y documentacin.
dificultad para revisar transacciones.

El manejo de las cuentas


Alto riesgo en posibles desviaciones
Transferencia sin supervisin
Falta de polticas escritas para
Las transferencias bancarias deben
bancarias debe estar regido por las
de dinero y Pago de cualquier
ni lmites.
manejo de las cuentas bancarias.
tener lmites de autorizacin.
polticas y con restricciones.
concepto.
El proceso del cuadre de caja El arqueo y toda actividad que ha
hasta el depsito es realizado este le incumba debe ser dividido
por la misma persona.
entre empleados administrativos.
Todos los depsitos deben ser
El archivo de los depsitos respaldados por su documento de
diarios no es ordenado.
soporte y deben estar ordenados
cronolgicamente
Las polticas para prstamos y Las polticas de cada partida deben
anticipos varios no estn por estar dadas por escrito y deben ser
escrito.
cumplidas a cabalidad.

Los arqueos de caja deben ser


Asignacin errnea de funciones Alto riesgo en posibles desviaciones
realizados por una persona diferente
administrativas a los directores.
de dinero o malversacin de fondos.
al que realizan el proceso habitual.
Debido a la gran cantidad de
depsitos se omite un archivo No se puede verificar ningn Los depsitos deben tener su
ordenado y se pone en cajas sin depsito de meses anteriores.
comprobante de ingreso respectivo.
orden
Decisiones
administrativas
en Las polticas deben estar por escrito
No se ha requerido por parte del
relacin a prstamos sin bases y y deben ser realizadas por el staff
rea administrativa.
deudas a largo plazo innecesarias.
contable.

Las cuentas por cobrar en Las cuentas deben ser conciliadas


general no son conciliadas cada fin de mes antes de
cada mes
presentar los estados financieros
Los impuestos y la informacin
La informacin contable de
contable en el sistema deben
impuestos no es verificada con
ser cotejados con un muestreo
la documentacin fsica.
fsico de facturas
El archivo de anticipo Las retenciones deben ser llevados
retenciones es llevado de cronolgicamente y tener un
manera desordenada.
archivo ordenado.

El
sistema
no
registra
automticamente los crditos, el
control es manual y en Excel.
Debida a la gran cantidad de
facturas
no se confirma la
informacin con
documentos
sino solo con el sistema
El control sobre el archivo es
deficiente por la parte contable.

El control en el sistema es mal


El registro contable de El registro contable del sistema
llevado y se lleva un control
inventarios no cuadra con el debe ser exacto al fsico y debe
externo en Excel para poder
registro en fsico.
cuadrarse diariamente.
verificar saldos reales.

Saldos
pendientes
de
cobro Se debe automatizar las cuentas de
encontrados a fin de ao, desfases clientes y trabajar en base al reporte
en el flujo del efectivo.
en el sistema.
El sistema contable debe ser
No existe un cuadre entre los anexos parametrizado de forma tal que emita
presentados y las facturas.
los anexos e impuestos exactamente
iguales.
Riesgos en posibles inspecciones por El archivo debe ser llevado
descuadre entre lo declarado y lo ordenadamente segn la fecha de
enviado en anexos.
emisin y al mayor de la cuenta.
Se ha dado manipulaciones entre los Ningn inventario se puede trabajar
que controlan los cuadres fsicos, con negativo, si esto sucede se debe
razn por la cual fue despedida una realizar
una
revisin
empleada.
inmediatamente.

Empresa Mayorista "DIGAS"


Hoja de Hallazgos
rea Contable
Componente: Actividades de Control
Ref.
P5
Pg.
168
P6
Pg.
168

197

P9
Pg.
168
P1
Pg.
169
P3
Pg.
169
P5
Pg.
169
P8
Pg.
169
P13
Pg.
169

Condicin

Criterio

Causa

Los
inventarios
deben
ser
No existe un control peridico
No ha sido solicitado este
realizados diariamente por los
de inventarios por parte del staff
servicio, en el contrato de los
encargados
administrativos y
contable
honorarios profesionales
constatados por el staff contable.
En caso de prdida de tanques
Falta de inters por parte de la
Deben existir polticas escritas para
no hay polticas claras de
administracin y del rea
el manejo adecuado de todo el
manejo de estas circunstancias
contable por normar esta
concepto de inventarios.
ni por escritas.
actividad.
El control de inventarios no es El sistema debe estar parametrizado Debido a falta de controles
parametrizado en el sistema, no para trabajar con saldos reales no se contables y administrativos se ha
se utiliza el
sistema para debe trabajar con saldos negativos trabajado desde hace aos con
controlar el flujo de tanques.
o irreales.
saldos negativos en el sistema.
No existen polticas por escrito Toda partida del estado financiero La administracin ha delegado
del tratamiento de Propiedad debe tener sus polticas contables totalmente
las funciones
Planta
y
Equipo
o las cuales deben ser aplicadas por contables al staff y esto no se ha
depreciaciones.
la administracin.
solicitado
Todo activo debe ser cuidado No existe un cronograma de
Los activos fijos no son adecuadamente en base a un revisin, ni una constatacin
cuidados adecuadamente.
cronograma y un estndar de tcnica del funcionamiento de
mantenimientos mnimos.
los activos.
La partida de propiedad planta y
Los costos histricos de los
No se ha elaborado un anexo de
equipo debe ser presentada con un
activos finos no tienen un
los activos fijos de la empresa
anexo
de
los
bienes
de
respaldo documentado.
para su debido control
la empresa.
Las
depreciaciones
y No se ha desarrollado por parte
No existen notas de respaldo a
amortizaciones deben presentar del staff contable un control
las
depreciaciones
ni
trimestralmente notas de sustento a ordenado
de
las
amortizaciones de la empresa.
la informacin contable.
depreciaciones de la empresa.
La persona encargada de esto es
No existen cronogramas de Los
seguros
deben
estar
la asistente de gerencia y no
duracin de
los seguros al da, deben ser aplicados a cada
tiene como funcin o poltica
contratados por DIGAS
parte de la empresa.
realizar esta actividad.

Efecto

Recomendaciones

Trabajar con saldos errados en los


libros contables y no saber si
lo indicado por el rea administrativa
es vers.
Descuentos directos a todos los
empleados tengan o no que ver en
el asunto, por consiguiente se crea
desconfianza en el ambiente laboral.

El staff contable debe realizar una


revisin de activos sorpresiva
peridicamente y general un
documento de trabajo.
Deben existir polticas en el caso
de prdidas de tanques.

El inventario del sistema debe ser


Dificultad en el control de manejo de
siempre el mismo que el fsico
cargas, prdida de cargas, que
diario y no se debe manejar
no cuadran al final de mes y ajustes.
externamente.
Polticas incompletas, que no permiten Las polticas deben estar dadas por
una valoracin objetiva de lo permitido escrito en base a los principios
o no en relacin al manejo de Activos. contables.
Trabajo con activos poco funcionales,
que no estn en ptimas condiciones,
costos altos de mantenimiento y
continan los problemas.
El valor en los balances no se conoce
si es un valor real o un valor ficticio,
afectando a la presentacin real de los
estados financieros
Falta
de
credibilidad
de
la
informacin presentada en relacin a
estas partidas en los estados
financieros.

Todo activo debe tener su hoja


estndar de mantenimiento.
La documentacin de los activos
fsicos debe ser manejada en una
carpeta individual con restriccin a
su acceso.
El staff contable debe realizar
tablas de amortizacin basadas en
el estado real del activo fijo.

Los contratos deben tener una lista


Que no se tenga en cuenta valores a
de chequeo para verificar sus
cancelar por primas de alto valor por
vencimientos y analizar costos.
la situacin actual del negocio.

Empresa Mayorista "DIGAS"


Hoja de Hallazgos
rea Contable
Componente: Actividades de Control
Ref.

Condicin

Criterio

Causa

Efecto

Recomendaciones

Pagos en efectivo a unos


P1 Las polticas de proveedores Las polticas a proveedores Tanto la administracin como el staff
Las polticas deben ser especficas
proveedores, en el momento, no
en base a los principios y normas
Pg. difieren
de
proveedor
a deben ser especficas y por contable no han definido polticas claras
hay cronogramas de pagos faltas a
sobre este concepto.
contables.
170 proveedor y no estn por escrito. escrito.
contratos.
P2 Los proveedores pequeos no
Dificultad enorme al conciliar las Se debe tener un plan de cuentas
Los proveedores permanentes Se maneja de forma general en una sola
Pg. tienen cuentas especficas ni se
cuentas de los proveedores y especfico para el tratamiento de
deben tener su propia.
cuenta que agrupa todos los proveedores
170 divide por actividades.
ajustes a fin de periodo.
proveedores.

198

P6
Existen Pagos a proveedores sin
Pg.
retenciones o documentacin
170
legar obligatoria y en efectivo
de caja general.
Las polticas de cuentas por
P8 Pagar empleados no son claras
Pg. en fechas de Pagos y se manejan
170 diferentes criterios por la parte
administrativa
P15 Las polticas de uso de tarjetas
Pg. crdito no estn definidas por
171 escrito.

Pagos sin documentacin lo que


Los Pagos a proveedores deben
Pagos inmediatos, no existe periodos de transforma a los gastos en no
realizarse previa presentacin
revisin de documentacin ni existen deducibles, adems de cargar
de la documentacin. (art.50
sanciones en caso de errores.
gastos que no pertenecen al
LRTI).
negocio.
Se debe establecer fechas y No se han realizado por escrito las
Inconformidad por parte de los
tratamientos especficos para polticas y
no se han puesto de
empleados cuando se les paga a
Pagos
a
empleados
y acuerdos los encargados de la direccin
destiempo,
por
partes
sin
tratamiento de los diferentes en las polticas a aplicar en este
explicacin alguna.
conceptos de esta partida.
concepto.
Las tarjetas de crdito deben
tener polticas de uso y ser Debido a que es un negocio de personas Uso de tarjetas de crdito para
cumplidas por la administracin naturales es usual el uso de tarjetas de conceptos diferentes del negocio
incumpliendo leyes tributarias.
y revisadas por el staff crdito aunque no sean necesarias.
contable.

Ningn Pago debe realizarse sin


una revisin previa de la
documentacin completa por parte
del staff contable.
La unificacin de criterios se
brinda al establecer polticas en
conjunto con la administracin y
estas deben estar dadas por escrito.

Manejar una sola tarjeta de crdito


para compras respecto al negocio.

Los Pagos con tarjetas de


Toda compra de tarjeta de crdito
P18
Compras directas sin autorizacin del Falta de facturas, datos mal
El archivo de tarjetas de crdito crdito
deben
tener
un
debe ser aprobada por la direccin
Pg.
administrador o la asistente de gerencia registrados de los
dueos, y
es inconsistente.
comprobante de egreso, factura
media. .
171
responsables directos.
aumento de gastos no deducibles.
y Voucher.
P19 Las obligaciones por pagar con Los propietarios debentener Se permite cualquier manejo bueno o Manejos inadecuados de efectivo y Se debe establecer en conjunto
y
obligaciones malo de recursos de la empresa por la por consiguiente afectacin sobre polticas aplicables para el manejo
Pg. los dueos no estn dadas por derechos
estipuladas por escrito.
parte administrativa o contable.
la liquidez del efectivo.
de las cuentas por pagar.
171 escrito.

Empresa Mayorista "DIGAS"


Hoja de Hallazgos
rea Contable
Componente: Actividades de Control
Ref.

Condicin

Criterio

El registro de las deudas de


P21
Falta de polticas y del control
largo plazo no es correcto no se
Pg.
del archivo delos prstamos a
registran los intereses a largo
171
largo plazo.
plazo.
El patrimonio de la empresa
P1 Las polticas en relacin del debe ser cuidado, evaluado y
Pg. tratamiento del patrimonio no estudiado peridicamente y sus
171 existen
polticas deben estar por
escrito.

Causa

Efecto

No se puede confirmarlos saldos


Los prstamos a largo plazo deben tener
pendientes y clculos correctos de
un archivo ordenado y polticas por
los Pagos de prstamos a largo
escrito.
plazo.

Recomendaciones
El registro de las cuentas por pagar
a largo plazo debe ser en base a las
normas contables y lineamientos
tributarios establecidos.

El tratamiento en relacin a las polticas Descuido en el manejo del Se debe elaborar las polticas en
del patrimonio no han sido dadas ni por patrimonio de la empresa, desvi conjunto con la administracin y
la administracin ni por el staff contable de fondos para gastos personales.
en base al lineamiento contable.

199

El negocio presenta una utilidad


P2 La reparticin de utilidades del
constante lo cual ha permitido poder
La utilidad se debe repartir
Pg. ejercicio
se
realiza
pronosticar la utilidad razn por lo cual
mensualmente.
171 mensualmente.
se ha establecido un valor muy alto de
reparticin mensual de utilidad

Iliquidez en el negocio debido a


que se est trabajando en base a Las utilidades deben ser repartidas
reparticiones
sobre
utilidad anualmente.
mensual sobre la real.

Se debe presentar anualmente


P3 No existe un informe de
El staff contable no ha presentado un
un informe de evaluacin del
Pg. evaluacin del patrimonio de la
informe de la evaluacin del patrimonio
patrimonio como parte de los
171 empresa.
ni tampoco se les ha exigido esto.
estados financieros.

La direccin de la empresa no
Se debe realizar estados de
puede evaluar el cmo ha
evaluacin del patrimonio para
evolucionado el patrimonio de un
conocer la evolucin del mismo.
periodo a otro.

P1
Las polticas de tratamiento de
Las polticas de ventas son
Pg.
ventas deben ser especficas y
variables y no estn por escrito.
172
estar por escrito.
Las ventas deben generar todo
P2
Los asientos de ventas no son su proceso automtico con el
Pg.
generados automticamente.
fin agilitar el proceso y su
172
revisin.

Falta de especificacin de las polticas Tratamiento de las ventas


de Las polticas de ventas deben ser
por parte del rea contable y diferente manera segn los clientes tratadas con la administracin y
administrativa.
en relacin a sus cobros.
especificarse por escrito.
Los asientos de ventas deben ser
El staff contable no ha exigido al Descuadre en ventas, a finales de
generados automticamente por el
encargado
de
sistemas
la mes dificultad para revisiones y
sistema y solo deben poder
parametrizacin de las ventas.
doble trabajo para el encargado.
cambiar por el responsable.
Riesgos de desvi de fondos, falta
Se maneja afuera de las Las ventas de activos, no debenser
La venta de tanques debe ser
P4 Las ventas de activos fijos
de
contabilizacin
de
las
registrada en el negocio, ya que se
actividades
rutinarias
del separadas del movimiento normal del
Pg. (tanques) no tienen un arqueo
transacciones realizadas por la otra
negocio y se separa a otra negocio y debenser manejadas en las
podra tomar como evasin de
cuenta, el IVA de las este estas
172 diario.
cuenta.
cuentas principales.
impuestos por parte del SRI.
ventas no es declarado.

Empresa Mayorista "DIGAS"


Hoja de Hallazgos
rea Contable
Componente: Actividades de Control
Ref.

Condicin

Criterio
Causa
Efecto
Toda cuenta debe tener
aplicables que Falta de conocimiento por parte del
P1 Las cuentas de egresos no polticas
Pg. tienen sus polticas por permitan
el
mejor rea administrativa y del staff Incumplimientos tributarios.
173 escrito.
desenvolvimiento de cada contable.
partida del plan de cuentas.

Recomendaciones
Cada cuenta de egreso debe
tener su poltica basada en la
normativa tributaria actual.

200

P3
Los empleados deben estar La asistente de gerencia asigna o Incumplimientos con el IESS,
Pg. El valor registrado de los afiliados al IESS con su ingresa estos datos en el IESS, ella posibles sanciones en caso de Las horas extras o beneficios
deben ser registrados en el
173 empleados en el nivel medio

no es el total en el IESS.

P4 Los cargos asignados de


Pg. algunos empleados no son
173 los correctos en el IESS

P8 El clculo de horas extras es


Pg. realizado por la asistente de
173 gerencia.

En relacin a las polticas de

P10
los transportistas existen
Pg.
173 muchas desviaciones en su

tratamiento.

sueldo base ms ingresos es del nivel medio por ser familiar revisiones y descontento de los
IESS obligatoriamente.
permanentes mensuales.
se perjudica.
empleados.

Los cargos en el IESS deben


ser asignados segn el
puesto real que ocupa un
empleado en la empresa y
ser registrados en el IESS.
(art. 31 Cdigo del trabajo).
El clculo de horas extras
debe ser realizado por el
staff contable y revisado por
la asistente de gerencia.
Las
polticas
de
los
transportistas deben estar
por escrito para la correcta
aplicacin
de
procedimientos.

Incumplimientos con el IESS,


Desconocimiento de lo efectos que
posibles sanciones en caso de
tiene en caso de revisiones o
revisiones y un riesgo alto de
demanda de un empleado.
multas.
El clculo de horas extras no es
La funcin de realizacin de roles
verificado por un extra, y
de Pago, la asumi la asistente de
tampoco son registrados en el
gerencia.
IESS.
Abusos por parte de los
transportistas en relacin a
Falta de polticas para el
anticipos,
permisos
o
tratamiento de esta partida.
incumplimientos
en
sus
servicios.

Los cargos desempeados por


los empleados deben ser los
mismos que constan en el IESS
obligatoriamente.
El clculo de horas extras debe
ser realizado por el staff
contable.
Los transportistas deben tener
polticas
especficas
por
escrito.

Ref.

Condicin
Las actividades diarias en
son efectuadas
P1 general
Pg. manualmente el sistema no
174 realiza ninguna actividad
automticamente.

Criterio

Empresa Mayorista "DIGAS"


Hoja de Hallazgos
rea Contable
Componente: Informacin y Comunicacin
Causa

Efecto

El sistema de informacin debe


Que exista doble o triple
El sistema de informacin no ha
procesar toda la informacin de
realizacin del mismo trabajo
sido optimizado, y tampoco se ha
la empresa de una manera
y no se utilice el sistema sino
visto la necesidad de hacerlo.
eficiente y eficaz.
Excel.

P2
Pg. Los problemas o molestias Los problemas que requieran La administracin y nivel medio Los problemas no son
seguimiento deben realizar el
corregidos, o corregidos
174 no
tienen
ningn
no
tienen
definidos
estos

201

seguimiento.

mismo
de
documentada.
La

una

forma

notificacin

de

procedimientos.

momentneamente,
se repiten errores.

adems

Recomendacin
Conseguir un nuevo sistema de
informacin con permisos y
dems, en el peor de los casos
parametrizar las actividades de
la empresa en el sistema actual.
Determinar un proceso de
seguimiento de solucin de
problemas, ya que estos ayudan
a ver evolucin y a poder
estandarizar los problemas.

Que las irregularidades no

debe
ser
P6 Las irregularidades no son irregularidades
La falta de un cdigo de conducta sean
notificadas Definir mtodos escritos de
Pg. comunicadas objetivamente objetiva en base a pruebas y
fuerte.
objetivamente
y
queden
como comunicacin de irregularidades.
174 a la direccin.
segn lo establecido en el
especulaciones.

cdigo de conducta.

Realizar reuniones para tratar


un
un
ambiente participativo.

Falta de participacin de los


P9 La comunicacin entre la Debe existir una comunicacin
La asistente de gerencia toma la
estos
temas
segn
Pg. gerencia y la direccin rpida y eficiente entre los
empleados en las decisiones
mayor
parte
de
decisiones.
cronograma
para
crear
174 media no es buena.
integrantes de la empresa.
tomadas por la gerencia.
Las reuniones de la
P10 gerencia con el nivel
Pg. medioson
realizadas
174 espordicamente sin un
acta.

Las
reuniones
de
direccindeben
realizarse
peridicamentesegn
calendario establecidoal inicio
del ao y debentener su
correspondiente acta.

La toma de decisiones de nivel


gerencial debe ser fundamentada
en una
reunin donde se
establezcan las mejores opciones.

No existe una consecucin de


Realizar un acta dereunin
temas tratados en cada
numerada y crearun archivo para
reunin y se desconoce lo
guardar dicha informacin.
realizado o aplicado de estas.

Ref.

Condicin

Criterio

Empresa Mayorista "DIGAS"


Hoja de Hallazgos
rea Contable
Componente: Monitoreo
Causa

Recomendacin

Definir por escrito un responsable de


Al no encontrarse las firmas en los
la
evaluacin
general
del
comprobantes no se sabe quien
cumplimiento del control interno, y
realiz y no se puede asignar una
cada persona encargada debe realizar
responsabilidad sobre los mismos.
tcnicas de su rea de aplicacin.

202

P3
Pg.
175

Los comprobantes de egreso deben ser


Los comprobantes de egreso no
utilizados por la administracin para
cuentas con las firmas de
respaldar salidas de dinero o efectivo y
responsabilidad,
o
estn
tener las respectivas firmas de
incompletas.
autorizacin.

P4
Pg.
175

La documentacin una vez realizada y


La
documentacin
de
los
Pagos sin descuento de retencin,
evaluada por la administracin debe Cargo
excesivo
de
proveedores no es chequeada por
recepcin de facturas caducadas o
ser respaldada por una firma de responsabilidad sobre la
el staff contable para verificar
Pagos sin facturas, adems de
responsabilidad del staff contable para asistente de gerencia.
valores, documentacin y otros.
retenciones mal efectuadas.
el Pago.

Establecer un da de revisin de
documentacin por parte del staff
contable el cual debe simillar la
revisin de la documentacin.

P5
Pg.
175

El staff contable trata todos los


problemas con la asistente de
gerencia, sin tomar en cuenta a la
gerencia o al administrador.

Descentralizar el tratamiento del


problema
hacia
los
dems
empleados, y esto ser realizado
mediante un memo con tres
copias(Gerencia, Responsable y
Contabilidad)

P6
Pg.
175
P7
Pg.
175
P8
Pg.
175
P9
Pg.
175

El staff contable debe dirigirse a los


responsables
directos
de
los
problemas, comunicando el mismo de
una manera escrita con copia.

No hay un responsable
nico de la realizacin de
comprobante de egreso y
existe un desorden para el
uso de los mismos.

Efecto

Falta de lnea de mando


Los problemas no son resueltos,
hacia el staff contable por
no se hace nfasis en lo sucedido
parte de la administracin
y el error o problema contina.
de la empresa.

No se ha utilizado el
Los inventarios fsicos de tanques El valor registrado en el sistema de
sistema como control del
son comprobados con los archivos inventarios debe ser exactamente al del
inventario se trabaja con
en el sistema.
realizado fsicamente.
saldos negativos.
El staff contable debe realizar
El staff contable no chequea
Confianza en los datos
constataciones fsicas bimestralmente
fsicamente lo registrado en el
presentados
por
la
y respaldar el mismo mediante un
sistema con lo fsico.
administracin
documento.
Se
cumple
con
las
Las recomendaciones realizadas Las recomendaciones y sugerencias
recomendaciones
por el staff contable no tienen un establecidas por el staff contable deben
espordicamente, pero se
seguimiento
y
aplicacin tener un seguimiento y un archivo para
vuelve a caer en el mismo
constante.
que no vuelvan a suceder.
error.
El responsable del monitoreo no ha
La administracin no ha
DIGAS debe tener un responsable del
sido asignado para el staff contable
dispuesto un responsable
monitoreo del staff contable.
ni por parte de l.
directo del monitoreo.

Que existan desfases entre los


No trabajar con saldos que no sean
inventarios fsicos diarios y el
iguales a los fsicos diarios.
sistema no trabaje adecuadamente.
Hay desconfianza por parte del Definir un formato para la
staff
contable
y
de
la realizacin de inventarios fsicos
administracin si los datos del para el staff y realizarlos en base a la
sistema son veraces.
norma.
Asignar
un
responsable
del
Riesgos continuos en el control
seguimiento de las recomendaciones
del rea contable y desinters del
y realizar un archivo documentado
mismo por falta de aplicacin
del avance o retroceso.
No hay un responsable de saber si
Asignar
un
responsable
los controles aplicados en el
monitoreo del staff contable.
departamento son efectivos o no.

del

4.6 Flujogramas Actuales para el rea contable


Flujograma
Empresa Mayorista DIGAS
Procedimiento Revisin y registro Contable de Gastos.
N

Descripcin

Revisin de comprobantes
de
Egreso,
con
sus
respectivos documentos de
soporte,
si
falta
un
documento se pide respaldo
sin embargo aprueba el
comprobante.

Secretaria

Contador

Asistente de
Gerencia

Inicio

Revisin
documentos

Solicitud de
documentos
faltantes.

Registra en el sistema
detallando lo registrado en
el comprobante de egreso.

No
Completos
Si

Ingresa
sistema.

Firma el comprobante de
egreso.

al

Firma
comprobante

Procede a imprimir un
estado de resultados previo
con el fin de verificar los
saldos finales con los del
control de Excel.

Impresin
Estado
Resultados
previo

de
de

Comparacin
con
saldos
finales Excel.

Se imprime o se verifica
con el mayor de la cuenta
de diferencia, se verifica
con la documentacin para
corregir
la
diferencia
dependiendo donde se haya
originado.

Diferencias
Sistema

Si

Las
diferencias
son
cotejadas y se cierra la
revisin cuando los gastos
del sistema contable son
exactos a los del libro de
Excel.

Verifica
y
corrige en el
sistema

Fin

203

No

Verifica
y
corrige el libro
de Excel.

Flujograma Actual Contable


Empresa Mayorista DIGAS
Cuenta: Caja
N

Proceso

Asistente Contable

Administrador

Inicio

Revisa el arqueo de caja del da


anterior, si no se encuentra
archivado lo solicita al
administrador.

Realiza un resumen en Excel


detallado de todo lo que
contiene el arqueo.

Revisa sumas de cada parte si


algo no cuadra se pregunta al
administrador, si hay algo que
corregir el administrador lo
realiza e imprime nuevamente
el arqueo de caja.

El administrador explica o
entrega el arqueo corregido al
asistente contable.

Registra
todos
los
comprobantes de ingreso del
da anterior en una hoja de
Excel, y firma cada uno en el
rea contabilizado.

6
Compara exactitud matemtica
entre anticipos, Pagos y otras
salidas de efectivo con el
registro realizado.
7

Revisa archivo de
arqueo
Resumen en
Excel

Comprueba exactitud
matemtica
Pregunta

Verifica novedad

Explica o corrige

Registro comprobantes
de egreso

Comprueba sumas
con de egresos con
comprobantes

Revisa cuaderno

Si no cuadra solicita revisa el


cuaderno
y
registra
directamente
los
gastos
pequeos que no tienen
comprobante de egreso.

Revisa los depsitos en el libro


de control de bancos de la
empresa, y copia los depsitos
para realizar el asiento contable
con este detalle.

10

Una vez cuadrado todo realiza


el asiento de las ventas.

11

Se registra el nmero de
asiento emitido por el T-Max
en el diario digital.

Registro
nmero de
asiento

Con esto se termina el proceso


de caja.

Fin

Registra gastos
pequeos
Corrige
comprobantes
Revisa y copia
depsitos

Registro
asiento ventas

204

Flujograma Actual Contable


Empresa Mayorista DIGAS
Cuenta: Proveedores varios

Asistente
Contable

Proceso
Registro anticipos:
Se registra diariamente los
asientos de cheques o
salida de efectivo por
anticipos.
Firma comprobante.

Inicio

Asiento
anticipo

Firma
comprobante

Registro Asiento Pago:


3

El asistente contable revisa


factura
datos
(fecha,
validez, etc.).

Revisa
factura

Registra el asiento como


cuenta por pagar.

Registra
asiento

Cruza el asiento con la


cuenta por pagar y
anticipos.

Al finalizar el asiento se
firma el comprobante de
egreso en el rea de
contabilizado.

205

Cruza
asiento

Firma
comprobante

Fin

Flujograma Actual Contable


Empresa Mayorista DIGAS
Cuenta: Transporte
N

Proceso

Asistente Contable

En caso de existir anticipos se


registra el anticipo en la cuenta
del transportista y firma el
comprobante.

Inicio

Registro
anticipos

En cada cobro por parte de los


transportistas luego del Pago se
realiza lo siguiente:

Firma
del
comprobante

Revisin de factura, retencin y


comprobante, en caso de no tener
algn documento se solicita a la
administracin de manera verbal.

Revisin
de
factura
y
documentos de
respaldo

Registro del asiento contable del


gasto y cruza los anticipos.

Registro asiento
contable

A fin de mes algunas facturas no


estn facturadas para lo cual se
solicita un corte del valor a
cancelar a la asistente de gerencia.

Solicita corte de
gasto transporte

La asistente de gerencia entrega el


corte de manera virtual en hoja de
Excel.

Registra
los
asientos
documentacin de respaldo.

Imprime el saldo de gastos


transporte y lo coteja con la
administradora.

La asistente de gerencia y el staff


contable confirman el total.

10

Con esto termina el proceso

sin

Asistente
Administrativa

Entrega corte en
Excel
Registra
asientos
contables
Imprime
saldo del TMax

Confirman
anticipos
y
gastos generales

Fin

206

Confirman
anticipos
y
gastos generales

4.7 Sistema propuesto de control interno contable


4.7.1

Diseo del Ambiente de Control.


1. Establecimiento de un cdigo de conducta.
Componente: Ambiente de Control
rea: Contable
Sistema actual
Sistema Propuesto
No existe un
1. Cdigo de Conducta de DIGAS Contable
cdigo de
conducta.
1.1 Introduccin
El cdigo de conducta contable est en base a los principios
contables y cdigo de tica del contador, hay normas bsicas
que debe tener el staff contable lo cual se trata a continuacin.
1.2 Comportamiento con la administracin
Staff contable hacia los integrantes de la organizacin
Los empleados y directores de la empresa merecen respeto y
consideracin a dems de ser parte de la funcionalidad de la
misma.
El staff contable no puede insultar ni agredir fsicamente al
empleado, dicha accin amerita terminacin del contrato de
servicios inmediatamente.
Los empleados de la consultora de contabilidad:
Deben saludar cordialmente, trabajar amigablemente con la
administracin del negocio con el fin de facilitar su trabajo.
Deben pedir respetuosamente la informacin necesaria para
su trabajo, si la informacin es primordial deben hacer
memos de requerimiento.
El staff debe cumplir fechas, horarios, obligaciones y dems
segn lo estipulado por la administracin en el contrato de
prestacin de servicios.
El incumplimiento por parte del staff contable amerita
descuento del 8% de sus honorarios.
Direccin hacia el staff contable:
La direccin debe respetar, cuidar y tratar amablemente los
integrantes de la consultora.
Las quejas directas deben ser tratadas en la sala de reuniones
directamente con la direccin, no en exteriores.
Los directores no pueden gritar, hablar malas palabras, insultar
207

o agredir fsicamente a un empleado de la consultora.


El director 1 es encargado directo de solucionar problemas en
conjunto con el director 2.
La Direccin general no puede influir, ni emitir criterio sobre
las decisiones tomadas por el staff contable.
El incumplimiento por parte de los directores, amerita memo,
descuento del 8% del sueldo y el mismo tratamiento que
cualquier empleado.
Las comunicaciones deben ser realizadas por medio escrito ya
que ninguna notificacin verbal tendr peso en caso de
inconvenientes.
La direccin puede requerir cualquier servicio estipulado en el
contrato de servicios previa notificacin por escrito cualquier
otro requerimiento debe ser solicitado como servicio extra.
1.3 Las funciones de los integrantes del staff contable:
Los integrantes del staff son los encargados de:
Cumplimiento integro del cdigo de comportamiento y
polticas generales.
Siempre actuar o dar instruccin en base a normas de
comportamiento.
Impedir las violaciones al cdigo de conducta, polticas o
leyes y fomentar un ambiente de trabajo participativo y con
amplia comunicacin y solucin de inquietudes de posibles
acciones que violen lo estipulado en el cdigo, polticas o
leyes.
1.4 Las atribuciones a los empleados hacia el staff:
Los empleados que pueden tratar directamente con el staff
contable son la direccin media y la direccin general.
Los empleados deben:
Comunicar inmediatamente cualquier irregularidad que
observen en cualquier proceso de la organizacin al superior
inmediato.
No pueden saltar la cadena de mando en ningn momento, a
menos que el problema sea totalmente grave y lo amerite.
Cualquier acusacin debe ser real, no se acepta acusaciones
falsas esto es una falta grave a la integridad de las personas y si
esto se da el empleado es amonestado con un memo de falta
grave y con multa del 8% del sueldo.
208

1.5 Principios que rigen al rea contable


Los estados financieros deben ser sobre los PCGA (Principios de Contabilidad
Generalmente Aceptados. Los PCGA constituyen parmetros para que la confeccin de
los estados financieros sea sobre la base de mtodos uniformes de tcnica contable, en
general los principios aplicados son:
Postulados bsicos que se deben cumplir dentro de la contabilidad general:
Equidad
En toda entidad se hallan diversos intereses que deben estar reflejados en los
estados contables. Al crear stos, deben ser equitativos con respecto a los
intereses de las distintas partes.
Por ello no se deben reflejar datos que afecten intereses de unos, prevaleciendo
los de otros.

Equidad Contable

La equidad se define en el campo de la contabilidad como la justicia natural


que acta all donde el derecho positivo no ha establecido norma alguna.
Valuacin al costo.
Es el costo que surge de la suma del precio de adquisicin ms todos los
esfuerzos necesarios para incorporarlo al activo. (Precio de contado + gastos de
adquisicin + gastos de puesta en marcha).

Realizacin

La contabilidad cuantifica en trminos monetarios las operaciones que realiza


una entidad con otros participantes en la actividad econmica y ciertos eventos
econmicos que la afectan.
Las operaciones y eventos econmicos que la contabilidad cuantifica, se
consideran por ella realizados:
Cuando ha efectuado transacciones con otros entes econmicos.
Cuando han tenido lugar transformaciones internas que modifican la
estructura de recursos o de sus fuente

Periodo contable

Las operaciones y eventos as como sus efectos derivados, susceptibles de ser


cuantificados, se identifican con el periodo en que ocurren, por tanto cualquier
informacin contable debe indicar claramente el periodo a que se refiere, o
bien no se debe incluir una operacin, en un ejercicio o periodo en la cual no
correspondan.
Valor histrico original
Las transacciones y eventos econmicos que la contabilidad cuantifica se
registran segn las cantidades de efectivo que se afecten o su equivalente o la
estimacin razonable que de ellos se haga al momento en que se consideren

209

realizados contablemente.
Estas cifras debern ser modificadas en el caso de que ocurran eventos
posteriores que les hagan perder su significado, aplicando mtodos de ajuste en
forma sistemtica que preserven la imparcialidad y objetividad de la
informacin contable.
Negocio en marcha
La empresa se presume en existencia permanente salvo especificacin en
contrario, por lo que las cifras de sus estados financieros representarn valores
histricos o modificaciones de ellos, sistemticamente obtenidos.
Cuando las cifras representen valores estimados de liquidacin, esto deber
especificarse claramente y solamente sern aceptables para informacin
general cuando la entidad est en liquidacin.
Dualidad econmica
Principio fundamental en que se basa la contabilidad, el cual nos dice, que la
contabilidad descansa sobre la partida doble y que est constituida por los
recursos disponibles y la fuente de esos recursos, ambos constituyen la
igualdad del inventario.
Revelacin suficiente
La informacin contable presentada en los estados financieros debe contener en
forma clara y comprensible todo lo necesario para juzgar los resultados de
operacin y la situacin financiera de la entidad.
Importancia relativa
La informacin que aparece en los estados financieros debe mostrar los
aspectos importantes de la entidad susceptibles de ser cuantificados en
trminos monetarios. Tanto para efectos de los datos que entran al sistema de
informacin contable como para la informacin resultante de su operacin, se
debe equilibrar el detalle y multiplicidad de los datos con los requisitos de
utilidad y finalidad de la informacin. Cuando su omisin o presentacin
errnea pueden influir en las decisiones econmicas que los usuarios tomen a
partir de los estados financieros.

210

2. Reestructuracin de las funciones principales del Staff contable

Funciones principales de los integrante del staff contable


Situacin Actual
Situacin Propuesta
Realizar reuniones con el staff
Participacin en las reuniones de
contable y el servicio de transporte.

gerencia en base a lo que ella


especifique.

No existe.

Cumplir los acuerdos en juntas


administrativas.

No existe.

Desarrollar en conjunto con el nivel


medio objetivos y metas.

No existe.

Revisar cumplimiento de objetivos


generales.

No existe.

Desarrollar un manejo ordenado en


conjunto

de

administracin

que

cumpla con los parmetros contables.


No existe.

Realizar las rdenes de compra.

No existe.

Autorizar el Pago a proveedores


despus de realizar la documentacin
respectiva.

No existe.

Evaluar tablas de amortizacin de los


diferentes prstamos antes y despus
de su contratacin.

Presentacin oportuna de estados

Se mantiene

financieros.
Declaracin

de

impuestos

Se mantiene.

mensuales y anuales.
Obligaciones con el SRI, Ministerio

Se mantiene

de Trabajo y Relaciones Laborales.


No existe.

Verificacin peridica de activos.

No existe.

Controlar

las

acciones

de

los

directores del nivel medio.


No existe.

Evaluacin

del

control

aplicado al rea contable.

211

interno

3. Diseo de polticas para cada cuenta contable.


3.1 Polticas para las cuentas de efectivo y sus equivalentes
Caja
Polticas Actuales
Los depsitos no son depositados

Polticas Propuestas
Los depsitos deben ser depositados

ntegramente.

ntegramente.

Los arqueos de caja del primer turno

Los arqueos de caja del primer turno

deben ser cuadrados digitalmente.

deben ser cuadrados digitalmente y


deben ser impresos.

Los arqueos son realizados por el

Se mantiene.

administrador, las secretarias y la


asisten de gerencia.
No existe.

Los arqueos deben tener firmas de


responsabilidad.

Cualquier Pago puede ser realizado

Se elimina.

de Caja General.
Caja es cerrada al final del da

Caja es cerrada en cada turno y se

adjuntado el arqueo digital de la

realiza los depsitos ntegros de

maana

cada uno por separado.

y se

realiza

un

solo

depsito.
Caja Chica
Polticas
Actuales
No
existen.

Polticas Propuestas
La caja chica se debe crear y reponer con cheque, el valor es de
US$150.00.
Los gastos que se pueden cancelar con caja chica deben ser
inferiores a los US$20.00
El saldo mnimo de caja es US$30.00.
Se debe llevar un archivo ordenado de respaldo de los Pagos de
caja chica, y entregarlos cuando este por terminarse el saldo.
No pueden ser para anticipos a proveedores, a empleados u
otros, solo para Pagos pequeos y necesarios como: taxis,
copias, suministros de limpieza u oficina de inmediato uso,
peajes, mantenimientos pequeos del centro y todo dems gasto
pequeo en el cual no se pueda utilizar cheque.
212

Bancos
Polticas Actuales

Polticas Propuestas

Los depsitos realizados por los

Los depsitos deben ser registrados

clientes

en el sistema contable, poniendo

son

registrados

independientemente en el auxiliar de

todos los datos del mismo.

bancos en Excel.
Las papeletas de depsitos son

Las papeletas de depsito son

archivadas en cajones segn la fecha

archivadas con un comprobante de

y el banco.

ingreso con los totales de cada


banco, todas grapadas y con un
detalle adjunto.

No existe.

Cada comprobante de ingreso debe


ser revisado por el staff contable y
verificar que los depsitos sean
realizados segn las papeletas con
el auxiliar de bancos del sistema y
luego firmar el comprobante.

No existe.

Las conciliaciones bancarias deben


ser elaboradas hasta los 15 das
despus de la finalizacin de cada
mes, y deben tener la firma del
responsable y firma del director 1
de revisin de la misma.

No existe.

El archivo de las conciliaciones


debe ser ordenado conteniendo,
estado fsico del banco y mayor
general y copia de cheques.

Las chequeras deben ser manejadas

Las chequeras deben ser manejadas

por las secretarias.

por el director 1, cada vez que se


realice un cheque debe poner todos
los datos en el talonario y mantener
al da el saldo promedio.

Los cheques deben ser firmados con

213

Los cheques deben ser firmados

anterioridad por los propietarios en

llenos, revisados y aprobados por el

blanco para agilitar tiempos.

director 1 y el staff contable y con


la documentacin soporte, no se
puede dejar cheques firmados en

Los cheques en blanco deben ser

blanco.

enviados con los transportistas para

La excepcin de los cheques en

la facturacin de Eni.

blanco es en el caso de Eni que


exige cheques en blanco para luego
llenarlos y facturar, se permite esto
pero se debe hacer una carta de
entrega de los cheques entregados

Las transferencias bancarias son

cada vez que se lo haga, esto lo

manejadas

realiza la gerencia.

por

la

asistente

de

gerencia.

Las transferencias bancarias son

No existe

manejadas exclusivamente por la


gerencia.
Los conceptos para transferencias
son:

anticipo

propietarios,
No existe

utilidades

transferencia

entre

cuentas, Pago de prstamos a


terceros, Pago de impuestos, Pago
de tarjetas de crdito.
Los

montos

transferencias
US$2500.00.

214

mximos
diarias

es

de
de

3.2 Polticas de las cuentas de Exigibles.


Exigibles
Cuentas por cobrar empleados
Polticas Actuales
Polticas Propuestas
Todo empleado puede pedir cualquier

Los empleados pueden percibir un

valor de anticipo desde US$1.00

anticipo no mayor al 20% de su

hasta su sueldo completo en cualquier

sueldo mensual una sola vez al mes.

momento del mes.


El anticipo se lo solicita verbalmente

El anticipo se lo solicita mediante

el

solicitud de anticipo de sueldo, con

administrador, los propietarios o la

fecha en que lo necesita y valor

asistente de gerencia.

exacto de anticipo, esto lo aprueba el

lo

Todo

aprueba

la

anticipo

secretaria,

debe

tener

un

director 1 con firma y fecha de

comprobante de egreso.

autorizacin.

El anticipo al empleado se lo da en

El anticipo al empleado se lo da en

efectivo.

cheque.

El anticipo es totalmente descontado

Se mantiene.

al final del mes.


Cuentas por cobrar clientes
Polticas Actuales
Polticas Propuestas
Los crditos permitidos a los sub-

Se mantiene.

distribuidores son de un da al otro.


La cancelacin del crdito es en

Los

crditos

solo

pueden

ser

efectivo, cheque o depsito.

cancelados con cheque o depsito.

El control de crditos se lo realiza a

El control de crditos se lo debe

travs de un cuaderno.

realizar a travs del sistema contable.

La cuenta de clientes es conciliada

La cuenta clientes debe ser conciliada

anualmente.

semanal, mensual y anualmente.

Se maneja una cuenta contable

Se debe manejar una cuenta contable

general de crditos.

individual y general de crditos.

No existe.

Al cancelar el cliente la factura se


pone cancelado solo en el momento
del Pago total, si existe abonos se
entrega un recibo del Pago.
215

Cuentas por cobrar propietarios


Polticas Actuales
Polticas Propuestas
No existe.

Los anticipos mensuales deben ser en


un mximo del 60% por ciento de las
utilidades proyectadas del mes.

Los anticipos se realizan mediante

Debe hacerse los anticipos mediante

cheque, transferencia o depsito.

transferencia o cheque.

Se hacen comprobantes de egreso de

Cada

los anticipos representativos.

comprobante de egreso.

anticipo

debe

tener

su

Cuentas por cobrar transportistas


Polticas Actuales
Polticas Propuestas
Cada transportista tiene su subcuenta.

Se mantiene.

Los anticipos pueden ir de US$1

Los

hasta el valor total de la factura

US$50.00 a US$400.00.

anticipos

pueden

ser

de

pueden

ser

pendiente de Pago.
Los anticipos pueden ser cancelados

Los

en efectivo o cheque.

cancelados en cheque.

Los

anticipos

son

anticipos

solo

solicitados

Los anticipos deben ser realizados

verbalmente por los choferes o los

bajo solicitud de anticipo, firmada

dueos y se realizan inmediatamente.

por el dueo del transportista con


valor

fecha.

Esto

debe

ser

aprobando por el director 2.


No existe

En el caso de ser un anticipo mayor o


totalmente necesario se realiza la
solicitud y se realiza el cheque
inmediatamente bajo aprobacin de
gerencia con su firma en la solicitud.

Todo anticipo tiene su comprobante

Se mantiene.

de egreso.
Cuentas por cobrar tributarias
Polticas Actuales
Polticas Propuestas
Las retenciones realizadas a DIGAS

Se mantiene.

son archivadas ordenadamente.


No existe.

El nmero de retencin efectuada es


216

registrado en el asiento del da.


No existe.

En fin de mes se debe verificar la


suma de las retenciones efectuadas a
la empresa con el valor en el mayor.

El anticipo del impuesto a la renta es

El anticipo del impuesto a la renta es

determinado diez das antes del Pago.

determinado y mes antes del Pago.

El anticipo se realiza sobre lo

Se mantiene.

especificado en las leyes tributarias


pertinentes.
El asiento del anticipo es realizado en

Se mantiene.

el momento del Pago.


3.3 Polticas para las cuentas de Realizables.
Realizables
Inventarios
Polticas Actuales

Polticas Propuestas

Se puede trabajar con el control del

El control de libro de Excel debe ser

libro de Excel aunque en el sistema

exacto al del sistema contable.

se trabaje con saldos negativos.


La constatacin fsica por parte de la

El staff contable debe constatar el

administracin o terceros no es

inventario con el fsico cada 15 das

necesaria.

inesperadamente.

En caso de que se pierdan tanques de

En caso de prdida de tanques de

gas se debe descontar a todos los

gas se debe descontar al jefe de

empleados operativos.

despacho.

En el caso de prstamo de tanques se


autoriza la salida verbalmente.

En el caso de prstamo de tanques


se autoriza la salida mediante un
memo de permiso de salida de

El formato de control de inventarios

tanques con firma de responsables.

se debe realizar a travs de una hoja

El control de inventarios se debe

de control manualmente.

realizar
contable.

217

travs

del

sistema

3.4 Polticas para el grupo de Propiedad Planta y Equipo


Propiedad Planta y Equipo
Activos Fijos
Polticas Actuales
Polticas Propuestas
El mantenimiento de los activos se lo

El mantenimiento de los activos se

realiza

lo realiza bajo un control de calidad,

cuando

sea

totalmente

necesario.

bajo un estndar tcnico.

No existe.

Se debe constatar peridicamente el


funcionamiento de los activos fijos,
y que su mantenimiento se est
realizando.

Los bienes no pueden ser usados por

Se mantiene.

razones personales, ni salir de la


empresa.
En casos especiales para utilizar los

En casos especiales de salida de

bienes de la empresa se solicita

bienes se debe realizar un memo de

verbalmente la autorizacin de la

autorizacin de bienes de la empresa

salida.

y salida de los mismos.

No existe.

Debe existir un control peridico de


la evolucin de los activos fijos,
costo

histrico,

depreciacin,

amortizacin, fechas de compra, etc.


Se

archiva

los

activos

ms

importantes de forma separada.

Toda la documentacin en relacin a


los activos fijos debe ser archivada
de forma especial en una carpeta de
control especfico.

Los seguros deben ser devengados

Los seguros deben devengarse segn

segn su contratacin.

el principio de devengado

No existe.

Se debe mantener un cronograma y


15 das antes de su vencimiento
solicitar

cotizaciones

de

varios

seguros para la mantener o contratar


un nuevo seguro.

218

3.5 Polticas para las cuentas de Obligaciones por Pagar


Obligaciones por Pagar
Cuentas por Pagar proveedores varios
Polticas Actuales
Polticas Propuestas
Se cancela inmediatamente de caja el

La cancelacin de los proveedores

da que el proveedor viene o presta el

es los das viernes de 3 a 5 de la

servicio.

tarde sin excepcin alguna.

Se cancela a los proveedores el total

Los anticipos a un proveedor sin

o parte de los servicios sin factura.

factura pueden ser mximo del 50%


del valor total.

La retencin solo se realiza a algunos

La

retencin

se

realiza

proveedores por cuestin de tiempos.

obligatoriamente en base a la ley de


Rgimen Tributario Interno.

El Pago a un proveedor debe ser

Se mantiene.

siempre con comprobante de egreso.


No existe.

Antes de la cancelacin de las


facturas de proveedores debe haber
una revisin previa por parte del
director 1 y del staff contable, los
dos deben firmar las autorizaciones
en el comprobante de egreso.

No existe.

Las facturas de proveedores sin


cancelar deben estar archivadas
ordenadamente segn la fecha de su
llegada.

Cuentas por Pagar empleados


Polticas Actuales
Polticas Propuestas
Los sueldos por pagar pueden ser

Los sueldos por pagar deben ser

cancelados al inicio del mes.

cancelados el 31 o 1ro de cada mes.

Los sueldos por pagar son cancelados

Los sueldos deben ser cancelados

en efectivo de caja general.

con cheque.

Se debe genera un rol de Pagos

Se mantiene.

general y un individual y ser firmado


por cada empleado.
219

Cuentas por Pagar IESS


Polticas Actuales
Polticas Propuestas
Las obligaciones por pagar deben ser

Las obligaciones por pagar deben ser

canceladas el ltimo da de plazo de

canceladas el 12 mximo de cada

periodo de Pago 15 de cada mes.

mes.

La planilla debe ser emitida por la

La planilla debe ser emitida por el

asistente de gerencia.

encargado del staff contable.

No existe.

Se

debe

verificar

exactitud

matemtica por empleado y en el


total de la planilla con el rol generado
del mes.
No existe.

Los cruces deben cada mes quedar en


0 caso contrario se debe comunicar
por escrito la novedad al rea
administrativa.
Tarjetas de crdito

Polticas Actuales

Polticas Propuestas

Las tarjetas son canceladas el ltimo

Las obligaciones por pagar deben ser

da del plazo de periodo de Pago.

canceladas con 3 das de anticipacin.

Todo Pago de tarjeta de crdito debe

Todo Pago de tarjeta de crdito debe

tener de respaldo el detalle de lo

tener copia del estado de cuenta

pagado.

subrayado los tems pagados.

La utilizacin de las tarjetas de

La utilizacin de las tarjetas de

crdito es del negocio y personal.

crdito es solo del negocio.


Las tarjetas deben estar a nombre del

Las tarjetas estn a nombre de los

representante legal.

dos dueos.

Antes de la utilizacin de la tarjeta de

La utilizacin queda a discrecin de

crdito se debe realizar cotizaciones,

los dueos.

acuerdos, y proveer datos completos.


Debe existir un cruce mensual de

No existe.

cada cuenta y el saldo debe quedar


igual al pendiente de la tarjeta de
crdito si no es de esta manera se
debe informar al director 1.
220

Cuentas por Pagar propietarios


Polticas Actuales
Polticas Propuestas
No existe.

En caso de prstamos directos de los


propietarios se debe realizar dicho
registro al momento, al igual que un
acta.

No existe.

Los Pagos deben ser realizados segn


lo estipulado en las condiciones del
acta. , quedando a consideracin de la
direccin.

Cuentas por Pagar a largo plazo


Polticas Actuales
Polticas Propuestas
Los prstamos a largo plazo deben

Se mantiene.

registrar el total del prstamo en el


asiento contable.
No existe.

Se

debe

ordenado

mantener
de

las

un

archivo

tablas

de

amortizacin y documentos legales


No existe

del prstamo.
Los prstamos deben ser depositados
directamente en las cuentas de la
empresa.

No existe

La carga financiera debe ser cargada


mensualmente

segn

el

Pago

realizado y descargado el valor del


capital de la cuenta por parar.

221

3.6 Polticas para el Patrimonio


Patrimonio
Polticas Actuales

Polticas Propuestas

La utilidad mensual es repartida en

Repartir solo el 75% de la utilidad del

su totalidad a los propietarios.

periodo y lo dems ahorrar, e invertir.

Pago de utilidades antes de la

Pago de utilidades al finalizar el mes.

finalizacin del mes.

Se debe presentar un informe anual

No existe.

con los estados financieros de la


evolucin del patrimonio.

3.7 Polticas para las cuentas de Ingresos


Ingresos
Ventas Normales
Polticas Actuales

Polticas Propuestas

Las ventas deben generarse con un

Las ventas deben generar el asiento

asiento manual.

automticamente.

Las ventas deben ser cuadradas en el

Se mantiene.

arqueo de caja.
Las ventas deben presentar un anexo

Se mantiene.

de a quien se realiz la venta


mensual.

Se mantiene.

Las ventas deben ser cotejadas entre


la administracin y el staff contable.
Ingresos
Ventas Especiales
Polticas Actuales

Polticas Propuestas

Las ventas de activos fijos son

Las ventas de activos fijos deben ser

llevadas separadamente del negocio.

obligatoriamente llevadas dentro del


negocio.

Las ventas de activos fijos no tienen

Las ventas de activos fijos deben

un arqueo.

tener un arqueo diario.

Las ventas de activos fijos se

Las ventas de activos fijos se

depositan en una cuenta fuera del

depositan en las cuentas de la

negocio.

empresa.

222

No existe.

El anticipo de Pago de tanques se


debe registrar en un asiento y a
nombre del cliente.

No existe.

Se debe declarar mensualmente las


ventas en el formulario 104.

4. Objetivos propuestos para el rea Contable.

Objetivos del rea Contable


Situacin Actual
No existe.

Situacin Propuesta
Objetivo General:
Es

proporcionar

seguridad

razonable

sobre

la

elaboracin de los Estados Financieros.


o Estrategia:
Disear e implementar el control interno contable.
Apoyar

en

la

evaluacin

del

control

interno

administrativo.
No existe.

Objetivos Secundarios:
Presentacin oportuna de la informacin financiera.
o Estrategia:
Brindar la capacitacin adecuada a cada uno de los
integrantes de la administracin del negocio y del staff
contable.
Evitar la malversacin de fondos y cohecho dentro de la
empresa.
o Estrategia:
Aplicar las normas, polticas y cdigo de conducta.
Salvaguardar los activos de la empresa y que sus usos
sean para beneficio de la misma.
o Estrategia:
Establecer controles especficos sobre cada uno de los
activos y sus componentes.

No existe.

Definicin de los objetivos por nivel


Nivel Alto (Direccin)

223

Fortalecer el control interno y su aplicacin en todos los


niveles de la organizacin.
o Estrategia:
Establecer mecanismos de apoyo al staff contable para
el desarrollo adecuado del control interno contable.
Se mantiene.

Objetivos
operacionales:
Presentar
impuestos

los
y

dems
obligaciones
tributarias

antes

dos das antes de


la

fecha

de

vencimiento.
No existe.

o Estrategia:
Establecer un cronograma de Pagos, el cual debe
cumplirse obligatoriamente y poner sanciones en caso
de no suceder esto.

Presentar
mensualmente los

Se mantiene.
o Estrategia:

estados

Trabajar en equipo con los diferentes actores que

financieros

influyen en la realizacin de los estados financieros para


agilitar su presentacin.

No existen.

Objetivos de cumplimiento
Realizar todas las actividades en base a la normativa
legal presente en el Ecuador.
o Estrategia:
o Tener los respaldos de las actualizaciones tributarias al
da.

o Invertir

en

capacitaciones

actualizaciones tributarias.

224

trimestrales

de

4.7.2 Diseo de la valoracin de riesgos del rea Contable


Establecimiento de riesgos externos contables
Situacin Actual

Situacin Propuesta

No existe

El staff contable va a definir y calificar el riesgo de la siguiente


manera va a calificar y asignar los responsables para analizar y
crear planes para disminuir el impacto en los estados
financieros de DIGAS.
Instructivo para llenar y evaluar la matriz de riesgos
externos

En el campo Riesgo se coloca el riesgo detectado.

En el campo Calificacin se coloca en base a la siguiente


escalafn:
o Bajo.- De 1 a 3
o Medio.- De 4 a 6
o Alto.- De 7 a 10

En el campo Responsable se coloca la persona encargada de


realizar las estrategias para reducir el posible impacto del
riesgo detectado.
Propuesta para la Matriz de riesgos externos:
Riesgo

Calificacin Responsable

Ejemplo:
Riesgo

Calificacin Responsable

Las nuevas leyes tributarias en


constante actualizacin.

10

Subida de sueldos
inflacin anual.

por

Disminucin de ventas por


apertura de nuevos centros de
distribucin.
225

10

Staff
contable
Staff
contable
Staff
contable.

Establecimiento de riesgos interno


Situacin

Situacin propuesta

actual
No

Los riesgos internos se van a medir de la misma forma que los riesgos

existe.

externos.
Instructivo para llenar y evaluar la matriz de riesgos internos

En el campo Riesgo se coloca el riesgo detectado.

En el campo Calificacin se coloca en base a la siguiente


escalafn:
o Bajo.- De 1 a 3
o Medio.- De 4 a 6
o Alto.- De 7 a 10

En el campo Responsable se coloca la persona encargada de


realizar las estrategias para reducir el posible impacto del riesgo
detectado.
Propuesta para la Matriz de riesgos internos:
Riesgo

Calificacin

Responsable

Ejemplo:
Riesgo

Calificacin

Responsable

Falta de cuadre de cuentas


mensuales.

10

Staff Contable

Falta de elaboracin
retenciones en la fuente.

de

Staff Contable

El
contrato
actual
de
prestacin de servicios est
enfocado en cumplimientos
tributarios.

Staff Contable

Las estrategias deben ser realizar en un periodo de tiempo no mayor a


1 mes, se las deben tratar en una reunin con la direccin general,
media y staff contable; analizar en profundidad las propuestas y
elegir las mejores o dar ms posibilidades de disminucin de impacto.

226

4.7.3 Diseo propuesto del componente Actividades de Control contable


Diseo de las Actividades de Control Contables
Situacin Actual
Situacin Propuesta
En relacin a caja.
Los arqueos deben ser realizados tres veces al
mes por los empleados del staff de sorpresa.
No existe

Los arqueos de caja deben ser revisados por


el director responsable y tener la firma
respectiva.

En relacin a caja chica

Los valores de caja chica deben tener un


respectivo soporte y la diferencia debe ser
siempre manejadas en el negocio no pueden
llevar el dinero fuera de DIGAS.

No existe.

La reposicin de caja chica debe darse a


travs de un cheque con el respaldo de los
gastos.

En

relacin

presupuestos de DIGAS.

los

Los presupuestos van a ser realizados bajo el


mtodo del presupuestos maestro que indica
que:

No existe.

o Es una expresin utilizada en algunas


organizaciones cuando se habla de los
planes operativos y financieros a
futuro para un periodo de (1) ao, las
cuales se materializan en el
presupuesto anual.
Beneficios:
o Determina la autoridad para cada una
de las generaciones.
o Permite realizar un auto anlisis de
cada periodo.
La mejor manera de realizar un presupuesto
de este tipo es utilizando los tres aos
anteriores para las estimaciones.
El presupuesto debe ser realizado por el staff
contable y ser presentado los 10 primero das
de cada ao, se debe analizar sus partidas y
aprobar los presupuestos individualmente a
227

travs de un acta y aprobacin de la junta.


En relacin a las ventas que

Las ventas de tanques de gas activos deben

se

ser obligatoriamente registradas dentro de las

manejan

fuera

del

negocio.

operaciones de la empresa ya que por ley toda


venta de activo debe ser declarada.

Las ventas de tanques de gas

Adems los depsitos de este tipo de venta

(activos) son controlados por

deben ser llevados dentro de las cuentas del

la asistente de gerencia y no

negocio y estas deben ser conciliadas por el

tienen conciliacin bancaria

staff contable.

ni

detalle

de

las

transacciones que se realiza a


travs de esta.

228

4.7.4 Diseo propuestos del componente de

Informacin y Comunicacin

Contable
Diseo de la informacin y comunicacin del sistema de control interno
Situacin Actual

Situacin Propuesta

Informacin:
El sistema contable T-Max

El sistema contable propuesto


Se debe conseguir un sistema con los
permisos necesarios para que haya
problemas legales.
El sistema Bones es el sistema
propuesto con un solo costo de
US$3.000,00.

Manejo actual del archivo.

Manejo propuesto del archivo.

Los documentos son archivados

Establecer una bodega para el archivo

segn su importancia y su naturaleza

ordenado de la documentacin.

en carpetas cada una con su nombre

Establecer un mecanismo de archivo

cada mes o ao los documentos son

el cual permita la bsqueda en caso de

guardados en una caja especfica con

revisiones externas y necesidad de

su nombre y apilados en unas

documentacin de aos anteriores.

estanteras.

Asignar un pequeo presupuesto para


la adquisicin de archivadores y
manejo

Comunicacin:
Comunicacin interna:

reservado

de

la

Contrato de prestacin de

pertinente

como

servicios contable:

conciliaciones

El contrato es una herramienta para

contables

conocer los derechos y obligaciones

personal autorizado.

documentacin
contratos,

bancarias,

con

IESS,
asientos

restricciones

para

que tiene una entidad que presta


servicios en este caso los de la

reservado

de

consultora contable, sin embargo en

pertinente

como

relacin a la compaa Egas Daza

conciliaciones

Ca. Ltda. el contrato ha sido

contables

extraviado.

personal autorizado.
229

con

la

documentacin
contratos,

bancarias,

IESS,
asientos

restricciones

para

No existe.

Contrato de prestacin de servicios


propuestos:
Se debe establecer un nuevo contrato
de prestacin de servicios en relacin
del staff contable con los nuevos
requerimientos que el control interno
la

exige, especificando detalladamente

administracin y el staff contable es

lo que DIGAS necesita para la

verbal.

correcta implementacin del mismo.

La

comunicacin

entre

Si la empresa no puede manejar los


requerimientos establecidos por la
No existe.

administracin no se renueva el
contrato de servicios.
Se

debe

realizar

reuniones

informativas y de capacitacin en
relacin del cdigo de conducta
Comunicacin Externa:

administrativo

contable

para

Las comunicaciones o notificaciones

conocimiento general de lo que

no son archivadas.

cualquier persona que tenga relacin


directa o indirecta puede o no realizar
dentro de la empresa.
La

comunicacin

entre

la

administracin y el staff contable debe


ser verbal, sustentada siempre por
escrito

para

verificar

avances,

novedades, logros a travs de memos

230

de comunicacin numerados.
No existe.

Las reuniones deben ser planificadas a


principios

de

ao,

de

carcter

obligatorio para la direccin media el


staff contable y direccin general.

No existe.

Toda notificacin externa debe ser


llevada en orden, archivada, y debe
contener una explicacin del por qu
de dicha comunicacin, la misma
debe ser sacada copia y presentada
con la justificacin respectiva a la
administracin ya que esto es un
riesgo alto y amerita sancin por
incumplimientos en el trabajo del staff
contable y puede ocasionar problemas
graves a DIGAS.

231

4.7.5 Diseo propuestos del componente de supervisin contable


Diseo de supervisin o monitorio
Situacin actual
Situacin propuesta
Toda evaluacin de
Las evaluaciones deben ser presentadas al responsable
controles actuales es

director al cual pertenecen o responsable.

enviada a la asistente
de gerencia.
No existe.

El

staff

contable

debe

analizar

evaluar

peridicamente sustentando dicha evaluacin con


documentos por escrito para verificar avance o
deterioro en la aplicacin de controles.
No existe.

Responsable del monitoreo en general:


El encargado directo del monitoreo del control interno
contable ser el Staff contable.

No existe.

Responsables del monitoreo:


o Staff contable o contador se encargar de evaluar
todo lo que afecte a la parte contable, incluyendo
actividades administrativas.
o El medio de evaluacin debe ser establecido por
cada responsable y debe realizar el manual de
procedimientos

de

cmo

debe

evaluar,

que

herramientas, estndares, etc.


No existe.

Las evaluaciones sern trimestrales, se realizar una


reunin y de la misma una acta de reunin con toda la
informacin del trimestre, la misma ser archivada por
el responsable Director 1.

Cada ao el DIRECTOR 1 y el Staff contable deben hacer


un anlisis del sistema de control interno y presentar un
informe general a la direccin.

No existe.

Las herramientas a utilizar son:


o Cuestionarios

232

o Lista de chequeo
o Flujo-gramas
o Narrativas
o Diagramas de flujo

No existe.

Una vez evaluado deben presentar un borrador a la


direccin general y elaborar un informe final de cmo
se encuentra el sistema de control interno mediante una
matriz de riesgos y las posibles soluciones.

233

CAPTULO V
5.1 Conclusiones
El control interno contable, se encontraba enfocado a cumplimiento tributarios y
no ayudaba al control interno administrativo lo cual ha ocasionado en el negocio,
que muchos procesos, actividades, y controles sean superficiales para salir de
apuros inmediatos, ocasionando desvos a muchos principios contables y por
ende un alto riesgo de mala elaboracin de estados financieros.

El rea administrativa ha llevado ms del 90% de controles actuales, a travs del


asistente de gerencia,

estos es por una deficiencia en la asignacin de

responsabilidades y una sobre carga de las actividades del manejo del negocio.

El sistema contable actual trabaja con muchas deficiencias como: falta de


asientos parametrizados, falta de trabajo directo con las actividades rutinarias, los
inventarios son manejados en saldo negativo, ningn componente del arqueo de
caja es generado automticamente por el sistema a excepcin de las ventas, y las
transacciones no son parametrizadas.

Uno de los principales obstculos que tiene la empresa es la falta de


segregaciones de funciones de gerencia y de nivel medio, esto es por no tener
controles, evaluaciones, definicin de objetivos y metas especficas para las reas
de responsabilidad, adems de no tener

ninguna motivacin cuantitativa y

cualitativa por consiguiente dificulta lo que asigna la gerencia.

Unos de los principales problemas que tiene la empresa es que no hay un alinea
demando definida y por lo cual los empleados no cumplen el respeto a estas.

Unos de la dificultades que presenta es que tanto sus polticas, normas y


procedimientos no estn dadas por escrito, por lo cual su manejo es verbal. Esto
da como resultado informalidad sobre los controles que deben realizarse sobre los
empleados operativos, nivel medio y de gerencia, dando un resultado final de
conocimiento de que pueden, que debe y que no pueden hacer.
234

5.2 Recomendaciones
Aplicar el control interno en base de sus cinco componentes para cubrir todas las
actividades que realiza la empresa, enfocando cada uno de sus recursos humanos
y financieros, en la consecucin de los objetivos que tiene la empresa.

Invertir en un sistema contable el cual ayudara a un trabajo ms efectivo y as la


direccin media puede enfocar sus actividades a la direccin y no a realizar
actividades operativas innecesarias.

Asignar un presupuesto con los valores necesarios para poder cumplir todos los
requerimientos de un buen control interno, y este pueda aplicarse correctamente
dando como resultado beneficios enormes a la empresa dentro de un periodo de
tiempo adecuando reduciendo tiempos, costos e inconvenientes internos.

Realizar un nuevo contrato con todo el personal de contabilidad, para que


cumplan con todos los requerimientos que exige el control interno, o en caso de
no poder cumplir con los requerimientos del control interno crear un
departamento propio de la empresa.

Realizar una capacitacin acerca de los beneficios que tiene el control interno
para la empresa y lograr generar un compromiso en su aplicacin y ejecucin

235

Referencia Bibliogrfica
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2. BLANCO, Felipe. El Control Integrado de Gestin, Madrid: Ed. APD, 1997.
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2003.
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el desempeo.
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Transaccionales: Anlisis de Informe COSO I y II, Bogot: Ed. Ecoe, 2006.
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Eficiencia administrativa, Mxico, Editorial, Diana1990.
10. MANTILLA, Samuel, Auditoria del control interno, Editorial Eco, 2005.
11. MANTILLA, Samuel, Control Interno Informe COSO, Bogot, Editorial
ECOE, 2005.
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Manual de Control Interno. Editorial Gestin 2000. Segunda

Edicin. Barcelona Espaa, 1992.


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Editorial Astrillas, Mxico, 2009.

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