Documentos de Académico
Documentos de Profesional
Documentos de Cultura
SEDE QUITO
CARRERA: CONTABILIDAD Y AUDITORA
TEMA:
DISEO DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVO
CONTABLE PARA LAS EMPRESAS COMERCIALIZADORAS DE GAS:
CASO COMERCIALIZADORA MAYORISTA DIGAS
AUTOR:
JORGE ALEXANDER NIETO ECHEVERRA
DIRECTORA:
ING. JASLY MARIBEL SOTO
CONTABLE
PARA
LAS
EMPRESAS
COMERCIALIZADORAS
DE GAS: CASO COMERCIALIZADORA
MAYORISTA DIGAS son de exclusiva responsabilidad de Nieto Echeverra Jorge
Alexander, los datos tomados cuentan con las respectivas citas textuales.
DEDICATORIA
NDICE DE CONTENIDO
DEDICATORIA ...................................................................................................................... 3
NDICE DE CONTENIDO ..................................................................................................... 4
INTRODUCCIN ................................................................................................................... 7
CAPTULO I ........................................................................................................................... 9
1. EL SISTEMA DE CONTROL INTERNO .......................................................................... 9
1.1 Concepto .........................................................................................................................9
1.2 Objetivos del Control Interno .......................................................................................10
1.3 Definicin de los Principios ..........................................................................................11
1.4 Definicin de polticas ..................................................................................................11
1.5 El control interno como SISTEMA ...........................................................................12
1.6 Caractersticas del Sistema de Control Interno .............................................................13
1.7 Tipos de Control Interno ...............................................................................................14
1.7.1 Control Interno Administrativo ............................................................................ 14
1.7.2 Control Interno Contable ..................................................................................... 15
1.8 Diferencias entre el Control Interno Administrativo y Contable ..................................17
1.9 Principios del Control Interno .......................................................................................17
1.10 Componentes del Control Interno ...............................................................................19
1.10.1 Primer componente: Ambiente de Control ......................................................... 19
1.10.2 Segundo componente: Evaluacin de Riesgo .................................................... 21
1.10.3 Tercer componente: Actividades de Control ...................................................... 24
1.10.4 Cuarto componente: Informacin y comunicacin ............................................. 26
1.10.5 Quinto componente: Monitoreo o Supervisin ................................................... 28
CAPTULO II ........................................................................................................................ 30
2. DIAGNSTICO DE LA COMERCIALIZADORA MAYORISTA DE GAS DIGAS. 30
2.1 Antecedentes .................................................................................................................30
2.2 Cultura Organizacional .................................................................................................32
2.2.1 Misin ................................................................................................................... 32
2.2.2 Visin .................................................................................................................... 32
2.2.3 Objetivos ............................................................................................................... 32
2.2.4 Polticas ................................................................................................................. 33
2.2.5 Valores de la empresa ......................................................................................... 34
2.3 Estructura Organizacional .............................................................................................35
2.3.1 Organigrama Estructural por cargos ..................................................................... 36
2.3.2 Organigrama Estructural por departamentos ........................................................ 37
2.3.3 Organigrama Funcional......................................................................................... 38
2.4 Factores Internos ...........................................................................................................39
4
INTRODUCCIN
Los cambios en los negocios, en su entorno interno y externo han obligado a todas
las organizaciones con fines o sin fines de lucro, a buscar medios para solucionar los
problemas que se vayan presentando, razn por la cual se necesita mecanismos que
ayuden a tomar decisiones bajo planificacin previa.
Una de las herramientas administrativas ms importantes es el sistema de control
interno, la misma es de gran ayuda para afrontar los problemas de manera ordenada
y sistemtica sin desviarse de los objetivos de la empresa.
El control interno tiene diferentes enfoques los cuales deben abarcar cada parte de
la organizacin, empieza desde la definicin clara de objetivos por cada centro de
operacin, contina con la creacin de cdigos, normas, polticas y manuales hasta
anexar todos los procesos dentro de la empresa con el fin de emitir informes tales
como: financieros, administrativos y comerciales los mismos que deben ser
confiables para la medicin del cumplimiento de objetivos.
El mayor beneficio que trae a una empresa es la seguridad razonable sobre la
informacin financiera del mismo, la limitante del establecimiento del control interno
son sus altos costos, sin embargo, si la empresa utiliza los recursos internos
(Gerentes departamentales, empleados comprometidos y asesores claves) esto puede
reducirse de gran manera y se lo puede aplicar enfocndose en controles claves.
Los diferentes estudios han dado un gran impulso a la importancia del control
interno, uno de los ms relevantes es el Informe COSO I y COSO II (Committee Of
Sponsoring Organizations) el mismo ha tenido gran aceptacin por parte de muchos
organismos (Aplicado en EEUU y en el Banco Mundial) y le dio la relevancia
necesaria, aunque se determin que no es la nica forma de alcanzar el xito de la
organizacin, si es un pilar para la consecucin de objetivos, as como el celo por sus
recursos, adems de la elaboracin razonable de los estados financieros y adhesin
de las polticas de la administracin.
El Control Interno puede ayudar a obtener informacin administrativa sobre el
progreso de la entidad pero no puede cambiar una administracin ineficiente en
eficiente debe existir niveles de supervisin para la direccin alta, media y baja,
7
todas las empresas tienen controles los cuales la mayora de veces se enfocan en
mantener operativa a su organizacin, pero sin ningn fin especfico ms que el de
producir utilidad sin planificacin.
Se recordar que en una auditora la primera parte y la ms importante es la
evaluacin del control interno, es decir, al poner nfasis en el desarrollo constante y
continuo en el diseo y aplicacin de este se reduce futuros problemas en auditoras
externas.
Hay organizaciones que no tienen conocimiento del control interno o no han
conceptualizado su importancia, muchas poseen sistemas los cuales se han ido
formando a base de experiencias, el resultado no es el mejor; ya que si continan sus
operaciones existe gran prdida de tiempo y recursos, o el tropiezo es fatal y se
quedan en el camino.
CAPTULO I
1. EL SISTEMA DE CONTROL INTERNO
1.1 Concepto
El control interno es estudiado desde hace muchos aos atrs, su significado ha ido
evolucionando hasta llegar a estudios profundos por los diferentes campos en los que
interviene administrativos, contables, legales, etc.
Los siguientes conceptos son los ms importantes:
Es un elemento del control que se basa en procedimientos y mtodos,
adoptados por una organizacin de manera coordinada a fin de proteger sus
recursos contra prdida, fraude o ineficiencia; promover la exactitud y
confiabilidad de informes contables y administrativos; apoyar y medir la
eficacia y eficiencia de sta, y medir la eficiencia de operacin en todas las
reas funcionales de la organizacin.1
La NEA 10 lo define como: Las polticas y procedimientos (controles internos)
adaptados por la administracin de una entidad para ayudar a lograr el
objetivo de la administracin de asegurar, tanto como sea factible, la
conduccin ordenada y eficiente de su negocio, incluyendo adhesin a las
polticas de administracin, la salvaguarda de activos, la prevencin y
deteccin de fraude y error, la precisin e integridad de los registros
contables, y la oportuna preparacin de informacin financiera confiable.2
El control interno es un proceso llevado a cabo por las personas de una
organizacin, diseado con el fin de proporcionar un grado de seguridad
"razonable" para la consecucin de sus objetivos, dentro de las siguientes
categoras:
VALENCIA, Joaqun, Control Interno un efectivo sistema para la Empresa, Editorial Astrillas,
Mxico, 2009, p. 117.
2
POCH, R, Manual de Control Interno. Editorial Gestin 2000. Segunda Edicin. Barcelona Espaa,
1992. p. 201.
MANTILLA, Samuel, Control Interno Informe Coso, Bogot, Editorial ECOE, 2005, p. 14.
10
http://www.tuobra.unam.mx/publicadas/040115082454-2_2_.html
ESTUPIAN, Rodrigo, Control Interno Y Fraudes Con Base En Los Ciclos Transaccionales:
Anlisis de Informe COSO I y II, Bogot: Ed. Ecoe, 2006, p. 12.
6
MORENO, Abraham, Fundamentos de Control Interno, Novena Edicin, p. 3.
5
11
7
8
BLANCO, Felipe. El Control Integrado de Gestin, Madrid: Ed. APD, 1997, p. 196.
GONZLEZ, Ma. Isabel. rganos autonmicos del control externo, 1999, p. 233.
12
En elementos, establecindolos como aquellos que definen cada una de las partes de
los componentes, que si bien pueden distinguirse separadamente se mantienen
interconectados con otros, con el fin de que el sistema no pierda su esencia.
El concepto bsico de Control Interno, los principios que lo rigen, los fundamentos
sobre los que se soporta, la definicin de sus objetivos y su interrelacin con las
personas remiten a una concepcin de que el Control Interno es un Sistema, al
considerar que:
Existe un objetivo y un propsito comn, el correcto manejo de la organizacin con
el fin de cumplir lo estipulado de la organizacin y su existencia dentro de lo
planeado por la direccin.
El sistema interacta entre varios componentes, internos y externos los cuales son
fundamentales razn por la cual deben ser tomados dentro de la administracin y
anlisis de riesgos, se compone de una serie de partes que se correlacionan entre s,
como un medio para lograr un objetivo o propsito comn.
La intervencin de las personas en el Control Interno, garantiza la coordinacin de
las actuaciones al interior de la entidad y en sus relaciones con otras entidades.
1.6 Caractersticas del Sistema de Control Interno
a) El sistema de control interno forma parte integrante de los sistemas
contables, financieros, de planeacin, de informacin y operacionales de la
respectiva entidad.
b) Corresponde a la mxima autoridad del organismo o entidad, el cual debe
ser adecuado a la naturaleza, estructura y misin de la organizacin;
c) En cada rea de la organizacin, el funcionario encargado de dirigirla es
responsable por el control interno ante su jefe inmediato de acuerdo con
los niveles de autoridad establecidos en cada entidad;
d) La unidad de control interno o quien haga sus veces es la encargada de
evaluar en forma independiente el sistema de control interno de la entidad
y proponer al representante legal del respectivo organismo las
recomendaciones para mejorarlo;
e) Todas las transacciones de las entidades debern registrarse en forma
exacta, veraz y oportuna de forma al que permita preparar informes
operativos, administrativos y financieros.9
PEA, Jess, Control, Auditora y Revisora Fiscal, Bogot, Ed. Ecoe, 2007, p. 13.
13
10
http://www.monografias.com/trabajos37/controles-internos/controles-internos.shtml.
LEONARD, W., Auditora Administrativa - Evaluacin de mtodos y Eficiencia administrativa,
Mxico, Editorial, Diana1990. p. 101.
11
14
Cules son las actividades que se deben realizar en los controles contables?
12
LARA, Mara, Manual bsico de revisin y verificacin contable, Madrid, Ed. DYKINSON, 2007,
p. 54.
13
MANTILLA, Samuel, Control Interno Informe Coso, Bogot, Editorial ECOE, 2005, p. 14.
15
Cuidar que las obligaciones con las entidades de control sean realizadas a
tiempo.
Los controles principales que una organizacin requiere del rea contable es la
verificacin del uso de los recursos y bienes de la empresa, para evitar que existan
desvos, es decir, dos de los objetivos principales son:
Verificar que los recursos son usados para las actividades de la empresa y no
hayan desvos.
Cuidar que los activos fijos e inventarios no sean mal utilizados, que estn
siendo utilizados en la empresa y estn en ptimas condiciones, para evitar
que los encargados administrativos de estos recursos los utilicen en
actividades fuera de lo establecido por una organizacin.
16
de
que
sus
objetivos
especficos se cumplan.
Sus controles son sobre cada actividad Sus controles son sobre las actividades
rutinaria de la empresa.
http://www.cubaindustria.cu/contadoronline/control%20interno/Principios%20Control%20Interno.ht
m
17
Costo menor que beneficio: el costo no debe ser ms alto de lo que controla o del
beneficio que puede brindar, razn por lo cual es mejor instalar controles en las reas
estratgicas en el caso de que los costos sean muy altos.
Eficacia: tiene una gran connotacin, y es que si el control interno no asegura el
logro de los objetivos organizacionales, sencillamente no sirve. De ah que la
evaluacin bsica del control interno sea siempre una evaluacin (valoracin) de su
eficacia. Y sta, es sustancialmente diferente del control de gestin y resultados. 15
Instrucciones por escrito: Las instrucciones al personal para el desempeo de
sus funciones debern darse por escrito, en forma de descripcin de cargos.
Esto contribuye a que los empleados cumplan ms eficientemente con su
trabajo, por cuanto las rdenes o instrucciones impartidas verbalmente
pueden olvidarse o malinterpretarse.16
Documentacin: todo control interno deben ser documentado, esto sirve de soporte
para la organizacin, con el objetivo de que en un futuro se pueda evaluar los
controles y analizar sus ventajas, desventajas y del por qu de su aplicacin.
Recursos Humanos: el personal debe ser calificado (especializado) para el puesto
que ocupa, es esencial contar con inducciones y capacitaciones constantes, y ver los
mecanismos para mantener fieles y ligados a la empresa a los empleados claves de la
empresa.
Tecnologa de la informacin: el sistema debe emitir informacin til y exacta, este
es uno de los pilares fundamentales del control interno porque permite reducir
trabajos manuales y estandarizar procesos para luego emitir informes que ayudan a la
direccin de una empresa, adems de verificar si los controles se estn aplicando por
reas especficas de trabajo.
Registro Contable: el registro debe ser oportuno y en base a principios contables, y
el mismo debe ser un respaldo de los controles administrativos para que los estados
financieros sean realizados razonablemente.
15
16
MANTILLA. Samuel, Auditoria del control interno, Editorial Eco, a.2005 p. 37.
http://es.scribd.com/doc/51240428/Principios-de-control-interno
18
1.10
Los componentes del control interno realizan una funcin especfica: la de organizar
especficamente los controles y para que de cada uno sea aplicado con un fin
especfico el de reducir los riegos que alejan las actividades de los objetivos de la
empresa.
Los componentes del control interno hacen las veces de criterios generales que
aseguran la preparacin de los estados financieros libre de errores materiales o
fraude, dentro de niveles de riesgo aceptables17.
Los componentes son los siguientes: Ambiente de Control, Evaluacin de Riesgos,
Actividades de Control, Informacin y Comunicacin, y Monitoreo18(los
componentes son el medio para cumplir los objetivos), ellos tienen una relacin
directa con los objetivos de: cumplimiento, informacin financiera
y de
El control interno es
relevante par la empresa
en su conjunto, o para
cualquiera
de
sus
unidades o actividades.
Fuente: http://cybertesis.upnorte.edu.pe/upnorte/2010/vazallo_vc/html/TH.2.html
1.10.1 Primer componente: Ambiente de Control
El ambiente de control expresa el tono de una organizacin, influenciando la
conciencia de control de su gente. Es el fundamento de todos los otros
componentes del control interno, proveyendo disciplina y estructura. Los
factores del ambiente de control interno incluyen la integridad, los valores
ticos y la competencia de la gente de la entidad; la filosofa y el estilo de
operacin de la administracin; la manera como la administracin asigna
17
FONSECA, Oswaldo, Sistemas de Control Interno para Organizaciones, Lima, Primera edicin, p.
40.
18
MORENO, Abraham, Fundamentos de Control Interno, novena edicin, 2004, p. 235.
19
contratacin, recompensas,
19
MANTILLA, Samuel. Control Interno de los Nuevos Instrumentos financieros, Bogot, Ediciones
Ecoe, 1998, p. 49.
20
BLANCO, Yael, Procedimientos de Auditora Integral, Bogot, Ed. ECOE, 2003, p. 97.
20
Cambios en el entorno
Reorganizaciones o reestructuraciones
http://www.virtual.unal.edu.co/cursos/economicas/2006838/lecciones/capitulo7/aplicaciones.htm.
21
Factores internos:
MANTILLA, Samuel, Auditoria del control interno, Editorial Eco, 2005, p. 81.
23
23
http://www.unap.cl/~setcheve/cdeg/CdeG%20(2)-38.htm
24
25
http://www.ain.gub.uy/sector_publico/normas_ctrl_interno.pdf
26
Comunicacin
a) Comunicacin Interna
Las actividades de cada individuo deben ser correctamente comunicadas, con el fin
de hacer entender sus responsabilidades a los integrantes de la organizacin dentro
del control interno.
Los integrantes de la organizacin deben comprender los puntos importantes del
sistema de control interno y cul es su rol y responsabilidad en el mismo, los
empleados deben comprender a su vez la relacin que tiene su trabajo con el de los
dems cual es su responsabilidad, que es aceptado, y que no lo es.
25
MANTILLA, Samuel, Auditoria del control interno, Editorial Eco, 2005, p. 81.
27
b) Comunicacin Externa
La recepcin de informacin externa es vital para verificar el correcto
funcionamiento del control interno, se debe establecer mecanismos adecuados para
que informacin emitida por clientes, proveedores, organismos de control y otros
ayuden a la organizacin a encontrar debilidades y por consiguiente a su
mejoramiento, adems de que la informacin por ejemplo emitida a organismos de
control sea legal y oportuna.
c) Medios de comunicacin
La manera de comunicacin usualmente debe ser establecida a travs de manuales,
memos, correos electrnicos, se debe recordar que los sistemas de comunicacin son
inmediatos a travs de los correos, u otras fuentes de comunicacin, tambin existe
otros medios de comunicacin como el verbal para establecer puntos o criterios
relevantes.
La comunicacin tambin debe darse a travs del ejemplo no puede existir
incumplimiento de procedimientos por parte de la direccin o administracin y luego
hablar de esto a los empleados porque se crea una mala imagen y desconfianza se
considera que las acciones valen ms que mil palabras.
1.10.5 Quinto componente: Monitoreo o Supervisin
Este componente tiene como objetivo asegurar que el control interno funciona
adecuadamente, a travs de continuas o separadas evaluaciones, para lo cual es
preciso supervisar continuamente los controles internos para asegurarse de que el
proceso funciona segn lo previsto. Esto es muy importante porque a medida que
cambian los factores internos y externos, controles que una vez resultaron idneos y
efectivos pueden dejar de ser adecuados y de dar a la direccin la razonable
seguridad que ofrecan antes.26
26
http://www.degerencia.com/articulo/los_cinco_componentes_del_control_interno
28
Evaluaciones Separadas
Responsable de la evaluacin: cada responsable de rea se encarga de una
parte de la evaluacin, el gerente financiero revisa la efectividad en relacin a
estados financieros confiables, el gerente de operaciones revisa los controles
de cumplimiento, es decir, cada director es encargado de una parte, de esta
manera se evala objetivamente cada parte y se llega a un control razonable.
Metodologa: las herramientas ms comunes son listas de verificacin,
cuestionarios y tcnicas de diagramas de flujo, en negocios tambin se usan
tcnicas cuantitativas.
Documentacin: los controles pueden ser documentados o no, dependiendo
del tamao de la organizacin.
29
CAPTULO II
2. DIAGNSTICO DE LA COMERCIALIZADORA MAYORISTA DE GAS
DIGAS
2.1 Antecedentes
En la ciudad de Quito las comercializadoras Mayoristas de Gas se encontraban
ubicadas en zonas industriales, sin embargo por el crecimiento poblacional de la
ciudad dichos sitios se han transformado en permetros urbanos. Por esta razn se ha
expedido una reglamentacin por parte de la Direccin Nacional de Hidrocarburos
(DNH) y el Municipio de Quito los que cuales exigen que las Comercializadoras de
Gas se ubiquen fuera de las partes de zonas urbanas debido al riesgo ambiental y
posibles accidentes que se pueden ocasionar en caso de accidentes debido a la alta
volatilidad de este tipo de producto.
DIGAS es una empresa fundada por la Seora Rosita vila Albuja y el Seor Anbal
Albuja, inicia sus actividades con alrededor del 90% de pasivos y con un mercado
pequeo en el 2003.
30
Este crecimiento le ayud a cubrir rpidamente todas las deudas y a producir grandes
utilidades llegando al 2010 con una inversin anual del 10% del capital y cubriendo
todas las deudas, manteniendo al 2009 menos el 10% en pasivos.
Por estos motivos se decidi comprar un terreno apto para el abastecimiento de este
tipo de producto, sin embargo el terreno super el precio previsto y debido a una
decisin solo gerencial se decidi comprar sin tomar en cuenta proyecciones y la
realidad del negocio.
Para este fin se utiliz todo el flujo de efectivo disponible al momento, el cual cubri
el 48% del costo y se adquiri un prstamo por la diferencia el 52%; este prstamo
ha ocasionada iliquidez en el negocio por las altas cuotas que se deben pagar, sin
embargo a largo plazo la inversin tiene excelentes perspectivas de recuperacin del
costo de inversin.
31
Estos servicios tienen dos puntos la venta directa al mayorista que tiene su propio
transporte y en segunda instancia para las bodegas a las cuales se realiza los servicios
de venta de GLP y el transporte.
2.2 Cultura Organizacional
La cultura organizacional es lo que diferencia a una empresa de otra y la hace nica e
individual, est compuesta principalmente por la misin, visin, objetivos, polticas y
valores de la empresa los cuales son definidos desde el inicio hasta el fin de una
organizacin para llegar a sus objetivos organizacionales.
2.2.1 Misin
Surtir de Tanques de Gas domstico a todos los habitantes de Quito que lo necesiten,
precautelando tener un stock del mismo para poder cubrir con las exigencias de los
consumidores tomando en cuenta que es un bien de primera necesidad.
2.2.2 Visin
Ser una empresa nacional con centros de distribucin en varias ciudades del Ecuador,
con Capital propio e independiente y ser el mayor centro de distribucin a Bodegas
particulares.
2.2.3 Objetivos
Objetivo General:
Objetivos Secundarios:
32
Proveedores:
Los pagos a transportistas son cada semana, previa presentacin de factura y
en cheque.
Los pagos a los proveedores pequeos pueden ser en efectivo o en cheque.
Toda compra que supere $50.00 dlares debe tener su respectiva, retencin y
comprobante de egreso.
El servicio o bien es cancelado una vez prestado o entregado.
Empleados:
Todo empleado debe ser afiliado desde el primer da de trabajo.
Los empleados deben presentar la documentacin necesaria que valide su
honestidad y su experiencia.
Cada entrega de uniformes debe ser en un perodo de tiempo razonable,
deben firmar una hoja de recepcin y deben utilizarlos todo el tiempo.
33
en filosofa
poltica y
otras ciencias
sociales como
la antropologa,
la sociologa y la psicologa.
Los integrantes de la organizacin, deben mantener una actitud cordial, entre
compaeros de trabajo, superiores y con los clientes, cuando no pueden solucionar
problemas deben pedir ayuda a la direccin no pueden faltar el respeto jams y bajo
ninguna circunstancia a los clientes.
34
Los integrantes de la organizacin deben cuidar cada bien de la misma, as como los
bienes de los clientes, y los problemas deben ser expuestos directamente con la
direccin.
Por su parte ser responsable tambin significa tratar de que todos nuestros actos sean
realizados de acuerdo con una nocin de justicia y de cumplimiento del deber en
todos los sentidos,
Ningn empleado puede llegar luego de su hora de entrada, sin embargo puede salir
si el trabajo del da ha sido terminado con anterioridad, y no puede pasar el tiempo o
demorar el servicio esperando propinas para realizar su trabajo.
2.3 Estructura Organizacional
Por estructura organizacional se entiende la capacidad de una organizacin de
dividir el trabajo y asignar funciones y responsabilidad en personas y grupos de la
35
Gerencia
Staff Contable
Administrador
Asistente de Gerencia
Servicio Transporte
Jefe de Despacho
Secretaria 1
Estibador 1
Secretaria 2
Estibador 2
Chofer 1
Estibador 3
Chofer 2
Estibador 4
Estibador 5
Estibador 6
Guardia Noche
Fuente: DIGAS
Elaborado por: Jorge Nieto
27
36
Gerencia
Dpto.
Recursos
umanos
Dpto.
Comercial
Dpto.
Contable
Dpto. de Operaciones
Mantenimiento
Vehicular
Despacho clientes y
transportistas
Bodega
Fuente: DIGAS
Elaborado por: Jorge Nieto
37
Gerencia
1. Define metas y objetivos.
2. Revisa Estados Financieros.
3. Realiza proyectos financieros.
Staff Contable
1. Declaracin impuestos mensuales y anuales.
2. Elaboracin mensual y anual de Estados
Financieros.
3. Obligaciones con el SRI, formularios
Ministerio de Relaciones Laborales.
Administrador
Asistente de Gerencia
1. Contrato, control y responsable de RRHH.
2. Estudios, planes y Evaluacin de Mercadeo.
3. Envo de informes semanales a la DNH.
4. Revisin y comprobacin de las Estados Financieros
con el STAFF contable.
Jefe de Despacho
1. Autorizacin ingreso y salida
distribuidores.
2. Autorizacin ingreso y salida
transportistas.
3. Control y manejo del inventario de GLP.
Servicio de Transporte
1. Transporte de GLP domstico e industrial.
de
de
Secretaria 1
Estibador 1
egreso
Estibador 2
1. Carga y descarga de cilindros de GLP.
Secretaria 2
Estibador 3
Estibador 4
1. Carga y descarga de cilindros de GLP.
Chofer 1
1. Distribucin y cobro de cilindros de GLP a
bodegas de minoristas.
2. Manejo de camiones y descarga de tanques.
3. Mantenimiento de vehculos.
Estibador 5
1. Carga y descarga de cilindros de GLP.
Estibador 6
Chofer 2
1. Distribucin y cobro de cilindros de GLP a
bodegas de minoristas.
2. Manejo de camiones y descarga de tanques.
3. Mantenimiento de vehculos.
Guardia Noche
1. Cuidado y proteccin de los bienes
muebles.
2. Entrega y recepcin de inventario.
Fuente: DIGAS
Elaborado por: Jorge Nieto
38
Notas:
Las lneas de mando son confusas, existe doble o triple lnea de mando, los
empleados saltan procesos de comunicacin van donde cualquier superior y
no donde su superior directo, existen desautorizaciones entre superiores.
2.4.1 Clientes
DIGAS es netamente una empresa de servicio, el cliente mira a la entidad como una
empresa reciente, la cual se ha posicionado de una manera fuerte en el mercado de
Quito y que presta valores agregados nicos.
H
I
S
T
O
R
I
C
O
C
L
I
E
N
T
E
S
Fuente: DIGAS
Elaborado por: Jorge Nieto
39
Los valores agregados de diferenciacin son el canje de gas (cambio de tanque azul
por otro color), prstamo de tanques sin ningn costo, crditos de corto plazo (1 o 2
das), y venta programada de cilindros.
Fuente: DIGAS
Elaborado por: Jorge Nieto
El precio de venta es fijo, no puede ser movido es fijado mediante registro oficial. El
crecimiento de venta de gas se dio por cierre de centros cercanos, y la reduccin se
produjo por polticas de Eni para detener el crecimiento de DIGAS.
V
A
R
I
A
C
I
M
E
N
S
U
A
L
P
R
O
M
E
D
I
O
D
E
G
L
P
Fuente: DIGAS
Elaborado por: Jorge Nieto
40
2.4.2 Proveedores
El proveedor es el que satisface las necesidades de la empresa, el principal en
DIGAS es Eni S.A., el mismo maneja todo inclusive la concesin para el normal
trabajo de DIGAS y de todos los centros de distribucin.
Fuente: DIGAS
Elaborado por: Jorge Nieto
Eni maneja todo el abastecimiento del centro el 98%, ya que es la nica empresa en
el Ecuador concesionada con esta opcin por parte del estado, la empresa Congas el
2% por otro lado maneja cilindros de color lo cual no es el negocio ptimo para la
ciudad de Quito.
41
P
R
E
C
I
O
S
D
E
V
E
N
T
A
A
N
U
A
L
E
S
Fuente:DIGAS
Elaborado por: Jorge Nieto
Competencia
Fuente: DIGAS
Elaborado por: Jorge Nieto
42
43
suben cada ao, pero en este tipo de negocio no se puede mover el precio reduciendo
la utilidad ao tras ao.
No se puede aumentar los precios debido a que es un precio fijo que solo lo puede
mover el gobierno.
Las altas tasas de inters tambin han mermado la utilidad anual, ya que se adquiri
un terreno con un elevado costo financiero al mismo esto ha generado iliquidez.
El aumento de todos los costos adems de las tasas de inters altas golpea de una
manera directa al negocio reduciendo su flujo de efectivo, lo que ha producido las
siguientes decisiones o medidas gerenciales para cubrir dicha iliquidez:
Eliminacin de provisin de sueldos, en el momento que se debe pagar se
busca el medio de financiamiento, el ms usado en el momento es la venta
de activos fijos cubrir estos pagos, adems se solicita a los empleados la
comprensin para poder pagar en dos partes.
Venta de activos fijos (para cubrir provisiones, gastos extras y gastos del
terreno).
Despido de dos personas administrativas y una operativa.
2.5.3 Factor Social
Este factor es un riesgo muy alto para la empresa DIGAS ya que las personas que
habitan el sector ven a este centro como un sitio potencial de riesgo, debido a varios
accidentes, tales como choque de plataformas con casas, obstruccin del trafico, etc.
La miran con desconfianza agravando este tema que no se les puede vender
directamente debido a polticas de la empresa Eni S.A., as las acciones que se
pueden tomar es colaborar con cualquier iniciativa que se tome en el sector para
mantener una buena imagen corporativa, como donaciones al barrio, apoyos a clubes
barriales.
Uno de los inconvenientes principales y que hacen quedar muy mal a la empresa es
el trfico que ocasiona en el sector, las calles son angostas lo cual dificulta la entrada
y salida de las plataformas tambin se debe tomar en cuenta que los clientes
44
parquean sus camiones en las veredas dejando un espacio mnimo para la circulacin
de vehculos.
2.5.4 Factor Cultural
La manera de pensar de los proveedores y empleados es muy difcil de determinar,
sin embargo se ha notado que a pesar de todos los esfuerzos que ha hecho la entidad
para satisfacer a los empleados y proveedores no se tiene un resultado efectivo ya
que no se sienten satisfechos.
Los clientes y proveedores sienten que la cultura que se aplica es sola en beneficio
del centro mayorista y no se piensa en sus necesidades, son celosos entre s, no
acatan disposiciones y falta el respeto a las personas administrativas y operativas.
El ambiente que circula en el negocio es de desconfianza ya que existe tratamiento
separados o diferenciados por parte de los estibadores y choferes dependiendo de
propinas.
Las disposiciones tomadas o adoptadas por la administracin son muy flexibles lo
que ocasiona indisciplina, abuso y friccin entre los clientes, as se ha dado paso una
cultura de facilismo entre los clientes y trabajadores, porque quieren mutuamente
evitar los procesos de control.
2.5.5 Factor Legal
Las reformas legales han afectado considerablemente a la entidad en los ltimos tres
aos, estas reformas han sido principalmente laborales, municipales y fiscales.
Reformas Laborales:
Mayores controles por parte del IESS y el Ministerio de relaciones laborales como
las siguientes:
45
Reformas Municipales:
Las reformas municipales han ocasionada un aumento de costos de operacin desde
el 2007, ya que han determinado las siguientes obligaciones anuales:
Auditoras Ambientales.
Permiso de uso de suelo.
Charlas y capacitaciones brindadas por los bomberos.
Aumento de extintores en el centro.
Una de las reformas municipales ms severas consiste en que si algn centro no
cumple los requisitos legales establecidos as como usos de suelos, permisos de
bomberos, permisos ambientales entre otros, debe ser cerrado.
Reformas fiscales:
46
2.6 F.O.D.A.
El anlisis FODA es una herramienta que permite conformar un cuadro de la
situacin
actual
de la
empresa,
permitiendo
de
esta
manera
obtener
un diagnstico preciso que permita en funcin de ello tomar decisiones acordes con
los objetivos y polticas formulados.
De entre estas cuatro variables, tanto fortalezas como debilidades son internas de la
organizacin, por lo que es posible actuar directamente sobre ellas.
En cambio las oportunidades y las amenazas son externas, por lo que en general
resulta muy difcil poder modificarlas.
2.6.1 Fortalezas
Son las capacidades especiales con que cuenta la empresa, y por los que cuenta con una
posicin privilegiada frente a la competencia. Recursos que se controlan, capacidades y
habilidades que se poseen, actividades que se desarrollan positivamente, etc.
Fortalezas de DIGAS:
Realiza canje de Gas (cambio de gas azul por el de colores), asumiendo el
costo adicional.
No existen prdidas de inventario ya que est en constante movimiento.
Se da crditos de 1 o 2 das motivando a los clientes a trabajar con DIGAS.
La empresa se enfoca en complacer al cliente en lo que se pueda.
Se presta tanques de gas a los minoristas para que puedan realizar mayores
ventas con la debida documentacin.
Se vende tanques de Gas a cmodas cuotas y con una ganancia considerable
para el negocio.
Realiza venta a las bodegas mediante transporte privado.
Cuenta con el personal exacto para su correcto desenvolvimiento.
Se cuenta con un terreno propio para la construccin de un centro de
distribucin mayorista autorizado.
47
Los activos son propios, la mayor parte han sido totalmente cancelados y ya
son patrimonio de la empresa.
2.6.2 Oportunidades
Son aquellos factores que resultan positivos, favorables y explotables, que se deben
descubrir en el entorno en el que acta la empresa.
El bien es de consumo primario siempre existe demanda constante.
ENI la encargada nacional ya tiene establecidos cupos a los mayoristas y
sectorizados los centros, no permitiendo el ingreso de nuevos mayoristas.
Una poblacin en constante crecimiento.
Buen estado crediticio para poder contraer deuda.
2.6.3 Debilidades
Son aquellos factores que provocan una posicin desfavorable frente a la
competencia debido a recursos de los que se carecen.
Falta de difusin de polticas y normas.
No existe participacin por parte del personal en el planteamiento de
estrategias o toma de decisiones relativas a sus actividades.
No se cumple con la normativa laboral.
El flujograma no es claro, por consiguiente la segregacin de funciones es
incorrecta.
Inconformidad de los clientes por el trato del administrador.
No existen manuales de trabajo especficos por rea.
Entrega tarda de los Estados Financieros.
Incumplimientos tributarios, retenciones, facturas, mal elaborados.
La administracin es dirigida por familiares lo que dificulta la comunicacin
por la prdida de objetividad de herir susceptibilidades
Preferencias por trabajadores, segn su trato con la administracin no por su
desempeo laboral.
Manejo de efectivo, que ha ocasionado varias veces robos y peligro por
posibles prdidas de vidas humanas.
48
50
Impacto
Anlisis Externo
Debilidades ( D )
Amenazas ( A )
Medio
Bajo
51
Anlisis Interno
Impacto
Anlisis Externo
Fortalezas ( F )
Oportunidades ( O4 )
Alto
Impacto
Impacto
Alto
Medio
Bajo
CAPTULO III
3. DISEO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVO
3.1 Control Interno Administrativo
El sistema de control interno administrativo es la base de la consecucin de objetivos
y cumplimientos de todos los departamentos de la entidad, se basa en un control
general de la empresa.
3.1.1 Importancia control interno administrativo en la empresa
La importancia radica en que da a la organizacin una estructura formal de control
concisa y
correcta
53
54
Hoja de vida.
Copia de cdula y papeleta de votacin.
Documentacin soporte de estudios.
Record Policial.
Referencias personales y laborales.
58
59
1. Estado de resultados.
2. Flujo del efectivo.
60
10
11
Pregunta
Si No Observaciones
La direccin conoce: la
misin, visin y objetivos?
La organizacin cuenta con
un cdigo de tica, o normas
de conducta?
El cargo asignado a cada
empleado es en base a un
proceso de seleccin?
Las metas, polticas y
objetivos
departamentales
son definidos con apoyo de
todo el personal?
Existe un procedimiento de
llamado
de
atencin
establecido,
cuando
se
incumplen las normas de
comportamiento?
Los
valores
que
la
organizacin desea inculcar
son transmitidos por parte de
la direccin?
Se
estimula
a
los
trabajadores
mediante
incentivos, cualitativos o
cuantitativos?
La direccin tiene continuas
capacitaciones, para que
puedan tomar decisiones de
una manera inmediata?
Dentro de la estructura
organizacional
se
tiene
definida claramente la lnea
de mando?
La organizacin cuenta con
un
manual
de
procedimientos?
El manual de procedimientos
fue elaborado en base a los
objetivos de la empresa?
61
Calificacin
Bajo
Medio
Alto
Ref. Impacto
10
Pregunta
Si
No Observaciones
62
Bajo
Medio
Alto
Ref. Impacto
4
5
10
11
12
13
14
15
Pregunta
Si
Existen
procedimientos claros y
detallados de una manera escrita para su
correcta aplicacin en relacin a los
objetivos?
La
empresa
ha
desarrollado
procedimientos para autorizar o aprobar
las operaciones?
Existe el manejo de un presupuesto para
las
diferentes
actividades
de
la
organizacin?
Los procedimientos aplicados estn
siendo medidos bajo algn indicador?
Se establecen los procesos en base a un
anlisis y planificacin previa?
Los
procesos
son
mejorados
constantemente segn los objetivos de la
organizacin?
Existe una persona encargada de evaluar
los procesos, normas y dems polticas que
afectan el desenvolvimiento del negocio?
Se realiza controles especficos sobre las
actividades del staff contable?
La informacin contable es evaluada
peridicamente para verificar la veracidad
de la informacin?
Se han realizado anlisis que permitan
determinar la existencia de actividades
improductivas?
Existe la designacin de funcionarios
para ejercer tareas de supervisin?
Cada responsable cumple con sus
funciones establecidas?
Los
procedimientos
establecen
actividades de control para asegurar que se
evalu la eficiencia y eficacia operativa?
Se cuenta con un cronograma de
reuniones de direccin para analizar los
diferentes de temas de la empresa?
Los Activos Fijos y consumibles tienen
asignados responsables de su custodia?
16
17
18
63
No
Observacio
nes
Calificacin
Ref.
Bajo
Medio
Alto
Impacto
Calificacin
N
Preguntas
Si No Observaciones
Ref. Impacto
Bajo Medio Alto
La informacin
objetivamente?
interna
es
filtrada
64
Preguntas
Si No Observaciones
11
65
Calificacin
Ref. Impacto
Pregunta
Si No
La direccin conoce: la
misin,
visin
y 2
objetivos?
La organizacin cuenta
con un cdigo de tica, o 2
normas de conducta?
El cargo asignado a
cada empleado es en
base a un proceso de
seleccin?
Las metas, polticas y
objetivos son definidos
con apoyo de todo el
personal?
Existe
un
procedimiento
de
llamado de atencin
establecido, cuando se
incumplen las normas de
comportamiento?
Los valores que la
organizacin
desea
inculcar son transmitidos
por
parte
de
la
direccin?
Se estimula a los
trabajadores
mediante
incentivos, cualitativos o
cuantitativos?
La direccin tiene
continuas
capacitaciones, para que
puedan tomar decisiones
de
una
manera
inmediata?
Dentro de la estructura
organizacional se tiene
definida claramente la
lnea de mando?
Observaciones
Calificacin
Bajo Medio Alto
Ref.
Impacto
H1
Muy
Pg.81 Significativo
10
H2
Significativo
Pg.81
La empresa no posee un
sistema
tcnico
de
seleccin.
H3
Significativo
Pg.81
H4
Significativo
Pg.81
La administracin no
difunde los valores de la
empresa.
H6
Significativo
Pg.81
Las capacitaciones no
estn dentro de los puntos
de la empresa.
H7
Significativo
Pg.81
La organizacin cuenta
10 con un manual de 4
procedimientos?
El
manual
de
procedimientos
fue
11
1
elaborado en base a los
objetivos de la empresa?
Poco
significativo
Total:
66
Muy
Significativo
H9
Significativo
Pg.81
6
3
H8
Pg.81
Muy
Significativo
Poco
significativo
No se realiz de manera
tcnica, sino basada en
experiencia.
H5
Pg.81
32
36
Pregunta
Se realiza un estudio de
los riesgos internos y
externos
los
cuales
afectan la consecucin de
objetivos?
La
entidad
ha
establecido criterios para
analizar
los
riesgos
identificados?
Calificacin
Si
No
Observaciones
No hay estudios de
riesgos.
10
H12
Pg.
82
Muy
significativo
H13
Pg.
82
Muy
significativo
H14
Pg.
82
Muy
significativo
No
existe
un
seguimiento a ningn
riesgo, ya que no existe
un
encargado
especfico.
H15
Pg.
82
Muy
significativo
Los
planes
de
contingencia
se
realizan en el momento
del problema.
La
empresa
ha
implantado tcnicas para
la
identificacin
de
riesgos presentes?
La administracin no
ha
establecido
mecanismos
de
recoleccin
de
informacin.
El anlisis de riesgos es
basado en tcnicas de
evaluacin
administrativas?
Existe un plan de
contingencia en el caso de
imprevistos
relevantes,
que afecten de una
manera
severa
su
funcionamiento?
Se tiene un estndar
sobre
medicin
de
riesgos?
El personal no est
calificado para realizar
este trabajo y no se ha
establecido
la
necesidad el mismo.
Se realiza reuniones de
direccin planificadas con
el fin de tratar los riesgos
detectados?
No existen reuniones
planificadas,
los
riesgos no son tratados.
La
gerencia
ha
establecido
quienes
10 participarn en el anlisis
de riesgos internos y
externos?
El personal encargado
de estas actividades
no ha sido establecido.
Total:
67
10
Ref.
Muy
H10
Pg.82 significativo
H11
Significativo
Pg.82
Muy
significativo
H16
Pg.
82
11
Muy
significativo
Significativo
Impacto
70
H17
Pg.
82
Muy
significativo
Pregunta
Si
No
Observaciones
Ref.
Bajo
Existen
procedimientos claros y
detallados de una manera escrita para
su correcta aplicacin en relacin a los
objetivos?
La
empresa
ha
desarrollado
procedimientos para autorizar o aprobar
las operaciones?
Los
procesos
son
mejorados
constantemente segn los objetivos de
la organizacin?
Existe una persona encargada de
evaluar los procesos, normas y dems
polticas
que
afectan
el
desenvolvimiento del negocio?
Medio
Los
procedimientos
no son enfocados
a
objetivos
especficos
10
H18
Significativo
Pg.83
Poco
significativo
1
No
hay
un
presupuesto solo
hay restriccin
de gastos.
No
se tiene
ningn estndar
o indicador.
Ningn proceso
ha
sido
planificado
previamente.
No se trabaja en
una
mejora continua.
Las funciones no
estn estipuladas
en el manual de
procedimientos.
No hay un
encargado del
seguimiento.
10
10
H21
Significativo
Pg.83
H22
Pg.83
10
significativo
H23
Muy
Pg.84 significativo
Poco
significativo
Existen
actividades las
cuales no son
productivas.
Muy
significativo
Poco
significativo
68
Poco
Poco
significativo
H19
Significativo
Pg.83
H20
Significativo
Pg.83
Se cumple a
medias
las
funciones
asignadas.
No
existe
evaluacin dela
eficiencia
y
eficacia
operativa.
No
hay
un
cronograma
de reuniones.
Esta funcin no
ha
sido
sido asignada.
No
hay
responsable
directo
de
Activos.
Es
manejado
arbitrariamente.
Est a
disposicin de
todos.
Total:
Impacto
Alto
H24
Muy
Pg.84 significativo
Muy
significativo
10
H25
Muy
Pg.84 significativo
Muy
significativo
10
H26
Muy
Pg.84 significativo
10
H27
Muy
Pg.84 significativo
10
H28
Muy
Pg.84 significativo
124
Se realiza un acta de
0
reunin de la direccin?
Ningn documento es
elaborado
en
las
reuniones.
Los dueos escuchan
recomendaciones pero
la decisin es segn su
criterio.
Total:
69
8
18
Impacto
H29
Significativo
Pg. 85
Muy
H30
Pg. 85 significativo
H31
Significativo
Pg. 85
Poco
significativo
Poco
significativo
H32
Significativo
Pg. 85
Poco
significativo
Poco
significativo
H33
Significativo
Pg. 85
H34
Muy
Pg. 85 significativo
H35
Significativo
Pg. 85
Ref.
43
H36
Muy
Pg. 85 significativo
Preguntas
Se utiliza tcnicas de
supervisin,
las
cuales
evalen la parte cuantitativa
y cualitativa de cada
proceso de la organizacin?
Se
comprueba
saldos
pendientes
a
clientes,
proveedores o empleados de
una
manera
escrita
regularmente?
Los activos fijos son
revisados peridicamente,
por personas externas al
departamento
que
corresponden?
Los datos registrados en
las
transacciones
de
inventarios se comparan con
los fsicos?
Se conocen herramientas
para evaluar el correcto
funcionamiento
de
la
empresa?
Los informes emitidos por
el sistema sirven para
determinar con facilidad el
cumplimiento del objetivo
establecido en cuanto a una
parte cuantitativa?
En
las
auditoras
ambientales anuales se
establecen ciertas normas de
seguridad las cuales deben
aplicarse
estas
son
evaluadas peridicamente
por la organizacin?
Un control que demuestra
deficiencias es evaluado
tcnicamente
y
luego
corregido para disminuir en
el menor tiempo posible su
impacto?
Existe un encargado del
monitoreo?
Se
realiza
pruebas
documentadas
de
la
10
efectividad de los controles
establecidos?
La ineficiencia de un
control
detectado
es
11
informada
de
manera
inmediata?
Si
Calificacin
No
Observaciones
No se evala la parte
cuantitativa y cualitativa
de le empresa, ya que la
supervisin
est
enfocada en el control y
no en resultados.
Los saldos
verificados.
no
10
son
En el sistema se trabaja
con un valor y el conteo
fsico
con
otro.
(Inventarios)
No
se
tienen
herramientas
establecidas
por
la
administracin
para
realizar evaluaciones.
Ref.
Impacto
H37
Muy
Pg.
significativo
86
H38
Pg. Significativo
86
H39
Pg. Significativo
86
H40
Muy
Pg.
significativo
86
H41
Pg. Significativo
86
Poco
significativo
Las recomendaciones o
control de las auditoras
ambientales solo se
realizan en los meses de
revisin.
H42
Muy
Pg.
significativo
86
Ningn
control
o
correccin al mismo es
realizado de una manera
tcnica, sino en base a la
experiencia.
H43
Muy
Pg.
significativo
86
El monitoreo solo es
realizado por el asistente
de gerencia.
10
H44
Muy
Pg.
significativo
86
Muy
significativo
Poco
significativo
1
Total:
70
17
54
Encuestas
La direccin conoce: la
misin, visin y objetivos?
10
10
10
10
10
Existe un procedimiento de
llamado
de
atencin
establecido,
cuando
se
incumplen las normas de
comportamiento?
10
Los
valores
que
la
organizacin desea inculcar
son transmitidos por parte de
la direccin?
10
Se
estimula
a
los
trabajadores
mediante
incentivos, cualitativos o
cuantitativos?
10
10
10
10
10
44
71
110
18
26
Dentro de la estructura
organizacional
se
tiene
9
definida claramente la lnea
de mando?
La organizacin cuenta con
10 un
manual
de
procedimientos?
El
manual
de
procedimientos fue elaborado
11
en base a los objetivos de la
empresa?
Total:
Calificacin Ponderacin
Respuesta
Si
No
71
Pregunta
Encuestas
Calificacin Ponderacin
Respuesta
Si
No
10
10
La entidad ha establecido
criterios para analizar los
riesgos identificados?
10
La empresa ha implantado
tcnicas para la identificacin
de riesgos presentes?
10
10
10
El anlisis de riesgos es
basado en tcnicas de
evaluacin administrativas?
10
10
Existe
un
plan
de
contingencia en el caso de
7 imprevistos relevantes, que
afecten de una manera severa
su funcionamiento?
10
10
Se realiza reuniones de
direccin planificadas con el
9
fin de tratar los
riesgos
detectados?
10
La gerencia ha establecido
quienes participarn en el
10
anlisis de riesgos internos y
externos?
10
30
81
100
25
Total:
72
3
4
5
6
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
Pregunta
Existen
procedimientos claros y
detallados de una manera escrita para su
correcta aplicacin en relacin a los
objetivos?
La
empresa
ha
desarrollado
procedimientos para autorizar o aprobar
las operaciones?
Existe el manejo de un presupuesto para
las diferentes actividades de la
organizacin?
Los procedimientos aplicados estn
siendo medidos bajo algn indicador?
Se establecen los procesos en base a un
anlisis y planificacin previa?
Los
procesos
son
mejorados
constantemente segn los objetivos de la
organizacin?
Existe una persona encargada de evaluar
los procesos, normas y dems polticas
que afectan el desenvolvimiento del
negocio?
Se realiza controles especficos sobre
las actividades del staff contable?
La informacin contable es evaluada
peridicamente
para
verificar
la
veracidad de la informacin?
Se han realizado anlisis que permitan
determinar
la
existencia
de
actividades improductivas?
Existe la designacin de funcionarios
para ejercer tareas de supervisin?
Cada responsable cumple con sus
funciones establecidas?
Los
procedimientos
establecen
actividades de control para asegurar que
se evalu la eficiencia y eficacia
operativa?
Se cuenta con un cronograma de
reuniones de direccin para analizar los
diferentes de temas de la empresa?
Los Activos Fijos y consumibles tienen
asignados responsables de su custodia?
Los
procedimientos
incluyen
actividades de control para identificar
Activos Fijos que no estn en condicin
de utilizacin?
Existe un manejo adecuado del archivo
de la documentacin de la empresa?
Existen responsables de la custodia de
los documentos clave?
Respuesta
Si
No
10
10
10
10
10
10
10
10
10
10
10
10
10
10
10
10
10
10
10
10
10
10
10
10
10
10
54
138
180
13
41
73
Pregunta
Encuestas
Calificacin
Ponderacin
10
10
Se
informa
las
posibles
irregularidades
significativas
oportunamente a los directivos?
10
10
10
10
10
10
10
10
10
10
Total:
48
69
120
19
29
11
74
DIGAS
Matriz de resultados de la Evaluacin de Control Interno
Componente: Monitoreo
Respuesta
Pregunta
Encuestas
Calificacin
Ponderacin
10
10
10
10
10
10
10
10
Un
control
que
demuestra
deficiencias es evaluado tcnicamente
y luego corregido para disminuir en el
menor tiempo posible su impacto?
10
10
10
10
10
44
73
110
75
Si
No
14
30
CT
X
PT
71
CR =
Nivel de Riesgo
0% al 33%
34% al 66%
67% al 100%
100 - CR(No)
CR =
100,00
CR (Si) =
35,45
No
64,55
Si
Riesgo
Bajo
Moderado
Alto
35,45%
Nivel de Riesgo =
Moderado
Nivel de Confianza =
Moderado
76
100
64,55
CR =
64,55%
X
110
CR (No) =
CALIFICACIN DEL
RIESGO (Si)
100
Confianza
Alto
Moderado
Bajo
CALIFICACIN DEL
RIESGO (No)
CR =
CR (No)=
CALIFICACIN DEL
RIESGO (Si)
Nivel de Riesgo
CT
X
PT
100
81
X
100
100
81,00
100 - CR(No)
CR =
CR =
100,00
CR (Si) =
19,00
No
0% al 33%
34% al 66%
67% al 100%
81%
Si
Riesgo
Bajo
Moderado
Alto
19%
Nivel de Riesgo =
Alto
Nivel de Confianza =
Alto
77
81,00
Confianza
Alto
Moderado
Bajo
CALIFICACIN DEL
RIESGO (No)
CALIFICACIN DEL
RIESGO (No)
CT
X
PT
138
CR =
Nivel de Riesgo
100
180
CR (No) =
CALIFICACIN DEL
RIESGO (Si)
100
76,67
CR =
100 - CR(No)
CR =
100,00
CR (Si) =
23,33
No
76,67
Si
Riesgo
Confianza
0% al 33%
Bajo
34% al 66%
Moderado
Moderado
Alto
Bajo
67% al 100%
76,67%
23,33%
Nivel de Riesgo =
Alto
Nivel de Confianza =
Alto
78
Alto
CALIFICACIN DEL
RIESGO (No)
CR =
CR (No)=
CALIFICACIN DEL
RIESGO (Si)
Nivel de Riesgo
CT
X
PT
100
69
X
120
100
57,50
100 - CR(No)
CR =
CR =
100,00
CR (Si) =
42,50
No
0% al 33%
34% al 66%
67% al 100%
57,50%
Si
Riesgo
Bajo
Moderado
Alto
42,50%
Nivel de Riesgo =
Moderado
Nivel de Confianza =
Moderado
79
57,50
Confianza
Alto
Moderado
Bajo
CALIFICACIN DEL
RIESGO (No)
CT
X
PT
100
73
X
110
100
PT = Ponderacin Total
CR =
CR (No)=
CALIFICACIN DEL
RIESGO (Si)
Nivel de Riesgo
66,36
100 - CR(No)
CR =
CR =
100,00
CR (Si) =
33,64
No
0% al 33%
34% al 66%
67% al 100%
61,67%
Si
Riesgo
Bajo
Moderado
Alto
38,33%
Nivel de Riesgo =
Moderado
Nivel de Confianza =
Moderado
80
66,36
Confianza
Alto
Moderado
Bajo
P2
Pg.66
P3
Pg.66
81
P4
Pg.66
P6
Pg.66
P7
Pg.66
P8
Pg.66
P9
Pg.66
P11
Pg.66
Condicin
Criterio
La direccin de la empresa debe
La misin, visin y objetivos
establecer claramente y por escrito
generales no han sido definidos
la misin, visin y objetivos
claramente.
generales.
El
comportamiento
de
los
empleados debe ser normado por
El cdigo de conducta no ha sido
un cdigo de conducta aprobado
elaborado.
legalmente. (Art.64 Cdigo de
Trabajo)
El manual de proceso de La seleccin del personal debe ser
seleccin de personal no ha sido normado por escrito y aplicado en
elaborado.
el momento de seleccin.
La
participacin
del
nivel
La definicin de objetivos, operativo en definicin de
metas y polticas por reas no es objetivos, metas y objetivos es
imperante para su colaboracin en
participativa.
su cumplimiento.
Los valores de la empresa deben
No existen valores dentro del
ser definidos a nivel de direccin
comportamiento organizacional.
general y media.
El trabajo no tiene ninguna Se deben plantear recompensas
recompensa ni motivacin por el econmicas y verbales para
motivar el trabajo del personal.
cumplimiento de objetivos.
Deben
existir
capacitaciones
Los empleados de la empresa no
constantes, al menos para los
tienen conocimientos slidos.
trabajadores claves.
El diagrama
estructural es El diagrama estructural y funcional
confuso.
debe ser claro y aplicable.
El manual de procedimientos debe
El manual de procedimientos
ser general y especfico y debe ser
tiene muchos errores y no cubre
revisado porcada jefe de rea y por
todas las reas de la empresa.
un responsable especfico.
Causa
Efecto
Recomendacin
La direccin no ha puesto nfasis en Las acciones realizadas por la direccin El gerente debe definir y establecer por escrito la
la elaboracin de la misin, visin y son confusas y mecnicas sin un enfoque misin, visin y objetivos generales con la
objetivos.
claro.
direccin media.
Ninguno de los encargados de la
administracin ha puesto sus
esfuerzos en elaborar normas de
conducta especficas.
La seleccin del personal est dada En la contratacin se emplea a personal Elaborar un manual especfico de contratacin
por el criterio del asistente de no capacitado, con falta de referencia y analizando el proceso y establecer una persona
gerencia por la experiencia.
experiencia.
encargada de este proceso y una que lo supervise.
Los empleados no conocen los objetivos, Establecer metas generales y segn estas establecer
Las metas, y dems son definidos por
metas o polticas, y en caso de conocerlas metas, objetivos y polticas especficas con la
la asistente de gerencia y el gerente.
no cumplen, y no participan activamente. direccin alta media, baja y operativa.
Los integrantes de la empresa no saben
Los valores organizacionales no han
qu valores seguir y por consiguiente no
sido definidos.
hay valores ticos.
Los incentivos no han sido
Falta de colaboracin, no ayudan al
planteados dentro del modelo
cumplimiento de metas y objetivos.
administrativo actual.
Las actividades realizadas dentro de la
Las capacitaciones solo se dan si son
empresa son realizadas por experiencia
obligatorias.
y tienen muchas falencias.
El diagrama estructural no ha sido Duplicidad de funciones, carga de
elaborado tcnicamente.
trabajo, no se conoce la lnea de mando.
Duplicidad de funciones, prdida de
El manual no se ha sido revisado ms tiempo y recursos, malestar en el personal
que por el asistente de gerencia.
por el desconocimiento de su trabajo
especfico.
Condicin
Efecto
Recomendacin
82
Criterio
Causa
Se debe analizar constantemente
Constantes impactos que los riesgos del negocio para Falta de estudio continuos para
suceden
interna
y disminuir el impacto y poder el anlisis y disminucin de
externamente.
cumplir los objetivos y metas riesgos.
propuestos.
La gerencia y los niveles
No se han hecho estudios Los integrantes del nivel de
medios
desconocen
los
reales y medibles de los direccin deben conocer y aplicar
mtodos de evaluacin de
riesgos de empresa.
tcnicas de evaluacin de riesgos.
riesgos.
Las metas deben ser claras y
Desviacin de objetivos por
Las metas son generales y no
medibles para cada parte clave de
impactos
repetitivos
especficas,
tampoco
son
Digas basndose en los objetivos
internos y externos.
medibles.
especficos.
No
hay
planes
de Todo riesgo debe ser evaluado,
Falta de seguimiento de riesgos
contingencia en caso de documentado
y
disminuido
que se han dado.
impactos a la empresa.
mediante acciones especficas.
La
direccin
no
ha
Establecer estndares segn de una
No tener mtodos tcnicos de
establecido tcnicas claras de
manera tcnica por cada uno
evaluacin de los riesgos.
evaluacin de riesgos.
de los responsables de la empresa.
Las
reuniones
no
son
planificadas y
no hay
participacin general para el
anlisis de riegos.
Que
no
haya
un
Realizar reuniones mensuales con
seguimiento de los riesgos y
toda la direccin alta y media para
por consiguiente impactos
analizar los riesgos.
directos a Digas.
Condicin
Criterio
Causa
La asistente de gerencia ha
puesto sus esfuerzos en
Los procedimientos deben ser
P.1 Las
polticas
y
realizar
procedimientos
realizados por la direccin alta
Pg. procedimientos no son
generales, y no ha tenido
y media de la empresa de una
68 detallados ni especficos.
apoyo
de
los
dems
manera detallada y especfica.
integrantes del nivel alto y
medio.
83
Se
debe
manejar
un
presupuesto y segn este
P.3 No hay una planificacin analizar la necesidad del bien No existe una planificacin
Pg. para el manejo de los ya que se debe brindar los de
gastos
mensuales,
68 recursos de la empresa.
bienes necesarios para el trimestrales o anuales.
cumplimiento de objetivos de
la empresa.
Efecto
Recomendacin
No se conoce la efectividad
Los procesos de cada rea de
P.4
Se debe asignar un responsable a cada
Los procesos actuales no la
empresa
deben
ser No existen indicadores de de un proceso, ya que no
Pg.
proceso y definir los indicadores
existe un control de medicin
se pueden medir o evaluar. evaluados bajo indicadores gestin.
necesarios.
68
especficos.
sobre ellos.
Los
procesos
y Los procesos o procedimientos
P.5
procedimientos
se deben
establecerse
Pg.
desarrollan en base a la previamente al desarrollo de
68
necesidad del momento.
una actividad.
Ningn
proceso
procedimiento
ha
establecido
planificadamente.
P. 6 Los
procesos
tienen Todo procedimiento debe ser No existe una planificacin Errores en los procesos, por Realizar
reuniones
participativas
Pg. errores y an as se evaluado semestralmente para enfocada a la mejora consiguiente
prdida
de trimestrales, y se evala los indicadores
68 contina con los mismos. mejorarlo.
continua.
tiempo y recursos.
asignados a cada proceso.
Condicin
Criterio
Los procesos claves del Staff
P.8
La informacin contable no es contable deben ser verificados
Pg. 68 confiable.
por el rea administrativa
mensualmente.
Los empleados del nivel alto
Ningn empleado del nivel
P. 12
y medio deben ser evaluados
medio y alto cumple con sus
Pg. 68
bajo una evaluacin de
funciones especficas.
desempeo.
Causa
Efecto
Recomendacin
Estados financieros y procesos
No existe verificacin de los
Establecer controles aplicables y
que no tienen un respaldo y
procesos dentro del staff
medibles sobre los procesos
pueden
ser
manipulados
contable.
realizados por el staff contable.
fcilmente.
La evaluacin por desempeo Los empleados no cumplen con Establecer controles claros sobre
no existe en estos niveles.
sus funciones establecidas.
la direccin media y alta.
84
Realizar un cronograma de
actividades
y
definir
los
principales puntos a tratar en cada
uno de estos y quien va a
intervenir en ellos.
Sustraccin de documentacin,
Definir un rea especfica para el
prdida de documentacin y el
archivo de documentos claves y
riesgo de manipulacin de la
asignar responsables directos.
informacin por empleados.
Ref.
Condicin
Criterio
El sistema de informacin, y
dems mecanismos no filtran
la informacin interna y
externa.
Efecto
Recomendacin
Que
se
cometan
errores
constantemente y no se aprovechen
los
recursos
generados
de
informacin interna y externa.
Establecer
mecanismos
claros
de
recepcin, que filtren la informacin para
poder tomar decisiones que ayuden al
cumplimiento de objetivos.
85
P.9
Toda informacin relevante debe ser
Elaboracin de informes
Pg.
filtrada para realizar un seguimiento o
no objetivos.
69
utilizar la misma adecuadamente.
La toma de decisiones gerencial debe
P.10 La comunicacin entre
ser fundamentada en una reunin
Pg. gerencia
y
direccin
donde se establezcan las mejores
69 media no es buena.
opciones.
Las reuniones de direccin deben
P.11
Las reuniones de gerencia realizarse
peridicamente
segn
Pg.
no tienen seguimiento.
calendario establecido al inicio del ao
69
y deben tener su correspondiente acta.
Las decisiones deben ser tomadas por
Las
decisiones
P.12
el responsable directo segn su No se trata los temas
significativas son tomadas
importancia, las significativas deben importantes antes de tomar una
Pg.
solo
por
ser tomadas en conjunto gerencia y decisin.
69
gerencia.
direccin media.
Condicin
Criterio
Causa
Efecto
La empresa no cuenta con
P1
Es necesario definir tcnicas de
Que no se tenga una idea clara de
tcnicas
de
evaluacin
No se han definido mtodos o
Pg.
evaluacin para verificar el
que controles son correctamente
enfocadas en la correcta
tcnicas de evaluacin.
70
cumplimiento de los controles.
aplicados y cules no.
aplicacin de controles.
Que las secretarias, administrador
P2
Se debe realizar pruebas externas a
o asistente de gerencia pudiesen
Los saldos no son verificados
Confianza absoluta en el control de
Pg.
las
cuentas
por
cobrar
desviar tranquilamente fondos (lo
a los clientes.
la administracin.
70
peridicamente.
cual sucedi con una empleada
aos atrs).
86
Recomendacin
Definir por escrito un responsable de
la
evaluacin
general
del
cumplimiento del control interno, y
poner un encargado para cada rea.
El nmero de clientes es de al menos
100 se puede realizar cartas de
confirmacin de saldos al menos de
5 cada mes.
Descripcin
Ingreso de plataforma al centro de
distribucin.
El transportista informa el nmero de
tanques y tipo de los mismos, y cuenta
confirma con el jefe de despacho.
En caso de confirmar el conteo:
a)
Permite continuar con el
proceso
b)
Informa la novedad a la
administracin para que realice
el descuento.
Operaciones
Operaciones
Inicio
Secretaria
Ingreso
Plataforma
Conteo Tanques
No
Registro novedad
y descuento
Aprobar?
Si
Registro
transportista y
cantidad
Recepcin de la documentacin:
a)
El transportista trae la factura y
la gua.
b)
El transportista trae la factura y
la gua das despus.
Recepcin
Factura y Gua
Archivo
La documentacin es archivada en
base a la fecha y por factura o gua de
remisin, la asistente de gerencia
registra el nmero de cargas
ingresadas en un formato de Excel.
Registro hoja
de Excel
Conteo
Tanques
10
11
Emisin orden
de facturacin
Recibe
documento
Registra en
Excel.
Verificacin
jefe de despacho
No
Solucin
problemas
Si
Salida del
centro
Ingreso
distribuidor
Aprobar?
Cliente
Operaciones
Registra
plataforma
Confirma
cantidad
con
factura y cargas
fsicas
Registra Subdistribuidor,
transportista y
cantidad
87
Fin
Descripcin
Al terminarse el insumo o
servicio, se informa la
novedad a la Asistente de
gerencia.
Secretaria
Dpto.
Comercial
Proveedor
Gerencia
Dpto.
Comercial
Inicio
Notificacin
insumo
o
servicio.
Pedido
Insumo
servicio.
de
o
Confirma,
precio, valor y
fecha de
entrega.
Si
Llega a
acuerdo?
No
El proveedor entrega en
caja a la secretaria la
documentacin respectiva,
y el bien se entrega en
bodega o directamente en
oficinas dependiendo del
origen del mismo, este es
confirmado por uno de los
directores.
Se busca
otro
proveedor.
Factura y
gua
de
remisin.
Recibe
factura
y
gua
de
remisin.
Confirma las
condiciones
del
requerimiento
Entrega de
bien
o
servicio.
Conforme
?
La secretaria realiza, la
retencin, el comprobante
de ingreso, el cheque o
cuenta el dinero y paga al
proveedor, utiliza uno de
los cheques firmados en
blanco por el gerente.
No
Si
Autoriza pago
en efectivo o
crdito.
Autoriza pago en
efectivo o crdito.
El
gerente
firma cheques
en blanco para
ahorrar
tiempo.
Retencin
Cheque
Comprobante
Egreso
Firma retencin
y comprobante
Archivo
Registra
Excel
respectivo
pago.
El administrador registra el
valor del Pago en un libro
de Excel para controlar el
costo o gasto.
Fin
88
en
el
Descripcin
Departamento
requirente
Dpto.
Comercial
Gerencia
Inicio
Requisicin
verbal
Los
propietarios
constatan
el
requerimiento y compran el bien, por
consiguiente reciben factura
Adquieren
el
bien o servicio
Reciben
factura
Voucher
Entregan
documentacin
Si
Entregan?
Recibe
factura
Voucher
Registra en
Excel.
Archivo
No
Llegada estado
de cuenta
Encuentra?
Solicita
documentacin
No
Registro en
Excel gastos
sin
documentos
Fin
89
Descripcin
El cliente ingresa al
Centro de distribucin, en
su respectivo vehculo de
carga, se verifica el
nmero de tanques y que
tanques o cargas necesita.
Bodega
Secretaria
Dpto.
Comercial
Operaciones
Autorizaciones
Especiales.
Autorizaciones
Especiales.
Inicio
Ingreso
DIGAS
Revisin
conteo
Orden de
despacho
El cliente aprueba el
nmero
de
tanques
contados por el jefe de
despacho y recibe el papel
de orden de despacho con
la firma de autorizacin
para facturar y se dirige a
caja.
Recibe la orden y
aprueba el conteo.
Recibe y verifica
la orden de tanques
y cargas.
Entrega orden y
comprobante de
pago o efectivo.
Verificacin de
crditos o convenios.
Saldos
en 0?
La secretaria de turno
revisa el papel entregado
por el jefe de despacho,
revisa saldos pendientes
del cliente, en el caso de
tener saldos pendientes y
no cancelarlos parcial o
totalmente el cliente debe
hablar
con
el
administrador o asistente
de gerencia para solicitar
crdito.
No
Si
Si
Factura, firma
y sello
Acepta?
No
Se cancela
la venta
Revisa factura
No
Acepta?
La secretaria procede a
emitir la factura, firma y
pone
un
sello
de
cancelado, y entrega la
factura para su revisin, la
factura se pone en un
costado grapada con la
orden
del
jefe
de
despacho, se archiva la
retencin.
El cliente revisa su factura
si est de acuerdo firma
caso
contrario
pide
rectificacin, si es el caso
realiza
la
retencin
respectiva.
Cliente
Grapa y se pone
sobre el escritorio.
Si
Firma
elabora
retencin.
Archivo
Muestra al jefe
de despacho.
Verifica y registra
inventario.
Confirma
el
nmero
facturado
con
lo
autorizado y registra en el
inventario
Autoriza
salida.
10
Fin
90
Descripcin
RR.HH.
Inicio
10
11
Gerencia
Analizan
contratacin
13
Persona
Seleccionada
Analizan
contratacin
No
Acuerdan?
Si
Comunica
internamente
Si
Carpetas?
No
Entrega dinero
Recepcin de
carpetas
Entrega
de vida.
Publica en el
comercio
Paga, firma y
recibe factura
hoja
2
Analiza
candidatos
selecciona
y
Comprobante
de egreso
Llama a los
candidatos.
Archivo
Entrevista a los
candidatos.
Selecciona
Solicita carpeta
completa.
Entrega carpeta
completa
Archivo
Empieza
trabajar
Genera
comprobante
de Ingreso en
el IESS
Genera contrato
12
Secretaria
Legaliza
contrato
Retira contrato
Archivo
Fin
91
Descripcin
Operaciones
Los
choferes
notan
la
irregularidad o necesidad de
mantenimiento del camin,
basados en su experiencia,
comunican la irregularidad a la
secretaria.
La secretaria informa
novedad
verbalmente
administrador.
El
administrador
queda
pendiente de la hora de salida y
de regreso del vehculo.
El
mecnico
atiende
el
requerimiento inmediatamente,
y cobra el dinero al chofer.
10
Regresa
al
centro
distribucin y entrega
documentacin en caso
existir a la secretaria para
realice el comprobante
egreso.
de
la
de
que
de
Operaciones
Inicio
Notan
irregularidad
Comunican
verbalmente
Entrega dinero
estimado
Lleva vehculo
Informa
novedad
Controla
hora salida y
de reingreso
Atiende
inmediatamente
el requerimiento
11
Secretaria
la
al
Proveedor
No
Tiene
documentos?
Si
Factura, nota de
venta o recibo
Firma y recibe
documentos
Revisa y retira
vehculo
Regresa al
centro
Entrega
documentos
Comprobante
de Egreso
Archivo
Fin
92
Descripcin
El staff contable y la
asistente de gerencia revisan
cuenta por cuenta cada fin de
mes.
Estado de Resultados.
Flujo del Efectivo
Anexos
de
cuentas
materiales.
Dpto.
Contable
Gerencia
Gerencia
Inicio
Revisin
previa
entrega
Estado
Resultados.
Flujo
Efectivo.
El gerente analiza y si no
entiende algn valor pregunta
a la asistente de gerencia
Revisin
previa
entrega
Recibe informes
Analiza
pregunta dudas
Fin
93
94
Procedimiento
Operaciones
Inicio
Ingreso centro
Operaciones
Dpto. Comercial
Conteo de
tanques
No
Conforme?
Operaciones
Si
Informe
novedad
Memo
Entrega
documentacin
No
Memo
Completa?
Si
Registro datos
manuales.
Registro sistema
Orden
despacho
de
Entrega
documentacin
Secretaria
Cliente
Dpto. contable
95
10
11
12
13
14
15
Ingresa
informacin
Archivo
Firma y
revisin
Ingresa al
centro
Verifica documentacin
No
Completa?
Autori
za?
No
Si
Conteo de
tanques
Si
Ingresa
informacin
Orden de
despacho
Verifica cantidad
pagada con orden
Trae
factura
Autoriza descargue y
cargue
Conteo tanques
Una vez el cliente ha cancelado o
Conteo
tanques
16
17
Pone sello
despachado
Conteo
tanques
Conteo
tanques
18
Entrega orden
de despacho
96
19
20
21
22
23
24
Gua de
remisin
Muestra gua
Sella
Archivo
Archivo
Conteo
Control
de
inventarios
Conteo
Firma
Firma
Registra
y
verifica datos
Fin
97
3
Descripcin
Al terminarse el insumo o servicio, se
llena una orden de requisicin de
servicio o producto.
rea
Requirente
Secretaria
Dpto.
Comercial
Proveedor
Direccin
General
Inicio
Requisicin
de insumos o
servicios.
Recibe
y
firma la orden
Dpto.
Comercial
Revisa y verifica.
No
Memo
de
comunicacin
Necesidad?
Si
4
Archivo
Anlisis
cotizaciones
Seleccin precio
y calidad.
No
Revisin
consejo.
Conforme?
Si
1
en
Dpto.
Contabilidad
Condiciones
y
polticas de pago.
Aceptan?
98
8
9
Contrato de
condiciones
electrnico o
escrito
Si
No
Acepta?
Acepta
firma
contrato
No
Si
3
Orden de
compra
Firma y enva
Firma y enva
copia
Entrega bien
o servicio
Confirma
condiciones
previas.
No
Conforme?
10
11
Recibe
factura
documentacin.
dems
Entrega en caja
documentacin
Recibe factura y
documentacin.
12
La secretaria firma, sella y entrega la
copia de documentos originales al
proveedor.
Firma, sella y
entrega
documentos
Si
13
El proveedor
documentos.
recibe
copias
de
14
15
Recibe
documentos
copias
Archivo
Revisin
documentacin y
sumilla
Si
Elabora retencin
99
Aprueba?
No
16
17
18
19
Archivo
Autoriza Pago
Tarjeta?
Cheque?
Elaboracin del
cheque
Registro de datos
y valor en la
chequera
Llama al
proveedor
Realiza Pago
Voucher
Enva copia de
orden
de
compra
Recibe
documentos
Registro
Asiento
Firma el cheque
8
Comprobante
de Egreso
20
21
100
22
Revisa
documentacin
completa
Registro
Asiento
Elabora
Comprobante
de Egreso
Archivo
Entrega
documentaci
No
Confor
me?
Verifi
ca?
Si
No
Si
23
Firma retencin
y comprobante
Archivo
Fin
Proceso
La
secretaria
revisa
saldos pendientes del
cliente, si este excede el
permitido o asignado por
la gerencia se solicita un
abono o Pago completo
caso contrario no se
procede
con
la
facturacin.
Si el cliente no tiene
saldos pendientes se
calcula previamente el
valor a Pagar, y se lo
solicita al cliente, si no
cubre el valor completo
de la factura se verifica
su saldo de crdito y si
no excede se continua
con el proceso.
La secretaria
ingresa los
cliente en el
procede a la
del mismo.
Bodega
Cliente
Revisin
documentacin
No
No
Completa?
Solicita
Crdito
Si
Conteo de
tanques
Autoriza?
Si
Permiso ingreso
Conteo de
tanques
Orden de
despacho
Archivo
Recibe
entrega
caja
Verifica en el
sistema saldos
y
en
Saldos?
No
Si
Llena datos y
valores
Revisa
virtualmente
en el banco
Si
Cruza saldos
pendientes
Ingresa
y
forma de pago
al sistema
Cheque?
No
Si
No
Depsito?
No
Crdito?
La secretaria firma y
pone
un
sello
en
elaborado y entrega al
cliente.
La secretaria solo si la
factura es totalmente
cancelada se le pone un
sello de cancelado caso
contrario no se lo pone, y
despus de verificar la
firma del cliente.
Secretaria
Inicio
de turno
datos del
sistema y
impresin
El cliente revisa su
factura si est de acuerdo
firma caso contrario pide
rectificacin, si es el caso
realiza
la
retencin
respectiva.
Dept.
Comercial
Si
Factura
No
Aprueba?
Entrega
al
cliente para que
revise
Si
Retencin
Firma
documentos
Entrega
documentos
Archivo
retencin
101
10
La copia se archiva en
una carpeta de forma
ordenada e inmediata,
junto a la orden de venta.
Saldo 0?
No
Si
Sella y firma
Recibe
documentos
Firma
Adjunta factura con
orden de despacho
Adjunta la orden de
despacho a la factura y
la archiva.
Archivo
Fin
102
Descripcin
Una vez existe una vacante se realiza lo siguiente:
Departamento
Solicitante
RR.HH.
Direccin General
Candidatos
Inicio
Recibe y firma
Informe
Vacante
Archivo
Entrega copia
firmada
Archivo
103
Realiza reunin
Analizan
Memo de
resolucin
Secretaria
Analizan
Archivo
No
Recibe
resolucin
Aprueban?
Si
5
Seleccin Interna:
Se comunica la existencia de la vacante mediante un comunicado en la cartelera
corporativa.
Las carpetas de las personas interesadas son recibidas por la secretaria de turno y
son entregadas al final del al director 1.
Comunicado en
cartelera
Archivo
Recepcin
de carpetas
Recibe Carpetas
2
Analiza requerimientos
Llena las hojas de
datos generales
Entregan en
Secretaria
1
8
El director 1 califica todas las carpetas segn los datos generales si obtiene una
calificacin menor a 7 se termina el proceso, si no hay al menos 10 carpetas se
procede a realizar una seleccin externa.
Seleccin externa:
Si no se encuentran los candidatos suficientes, o no hay candidatos se procede
comunicar la vacante mediante portales de bolsas de empleo va web gratuitas y
en la Bolsa de Empleo del Municipio.
Verificacin datos
generales
Candidatos?
Si
No
Comunicacin
externa
Recibe mails
10
Las personas seleccionadas pasan a ser llamadas para tener una reunin con el
director 1.
104
Confirma hora,
fecha de entrevista y
prueba
Realiza llamada
11
12
13
El director 1 recibe uno por uno a los candidatos y llena la hoja de verificacin
de datos y pone una calificacin al final de la misma.
Asiste
a
entrevista
Verificacin de
datos
Realiza exmenes
Entrega exmenes
Retira y califica
exmenes
14
15
de
Pasa calificaciones
Informe final de
proceso de seleccin
la
3
16
Los tres candidatos con las ms altas calificaciones generales son seleccionados.
Selecciona a los 3
mejores puntuados
17
105
18
Se procede a llamar a una entrevista final y se solicita que los mismo traigan son
sigo las carpetas completas con:
Hoja de Vida
Copia de cdula.
Copia papeleta de votacin
Certificado mdico emitido por un centro de salud.
Certificados de honorabilidad.
Certificados laborales.
Certificados de cursos realizados.
Etc.
La entrevista final es realizada por el jefe del departamento que solicita la
vacante el selecciona al ms idneo para el puesto.
Llama a una
entrevista final
Confirman da y
fecha
6
Entrevista final y
decide el mejor
candidato
Informa
descalificacin
Informa candidato
seleccionado
19
5
4
Completa?
Entrega carpeta al
director 1
Si
20
Llama al candidato
con mejor opcin
Solicita
informacin
Cumple?
No
Procede a la fase de
realizacin del contrato.
6
Fin
Descripcin
Dpto. Contable
Dir. Adm.
Financiera
Direccin
Operativa
Cumplimiento de presupuestos.
Cumplimiento de metas y objetivos.
Constatacin de los valores de los Estados Financieros.
Novedades o desviaciones administrativas o contables.
Valoracin de riesgos administrativos y contables.
Determina
tratar
Reunin.
Reunin.
Reunin.
El 15 de cada mes se reune toda la direccin media y alta, as como el staff contable y la
secretaria.
puntos
Reunin.
Reunin.
Si
Todos?
106
No
3
La secretaria lee el acta anterior, y los diferentes puntos a tratar en la reunin actual.
Secretaria
Inicio
Direccin General
Realiza Memo
Metas, objetivos y
riesgos
Utilizacin
recursos
Utilizacin
recursos
Metas, objetivos
y riesgos
Metas, objetivos
y riesgos
Lectura
acta
anterior
y
puntos a tratar
Determina y trata
riesgos altos
Evala desempeo
Establece
nuevas
metas
10
11
La secretaria redacta todo lo tratado durante la reunin al terminarse pasa el acta para
que revisen y firmen todos los participantes.
12
No
Adecuado?
Si
Evala veracidad
estados financieros
Firma
Firma
Firma
Firma
Redacta todo
lo tratado en
una nueva acta
Firma
Fin
Descripcin
107
Ambos revisan:
Estado de las llantas.
Nivel de Aceite.
El refrigerante.
El combustible disponible.
Nmero de Kilometraje.
Estado general del vehculo, rayaduras, golpes, u otros.
Estado del extintor.
Operaciones
Proveedor
Dpto.
Contable
Dpto.
Comercial
Operaciones
Inicio
Revisa
Condiciones
Revisa
Condiciones
Control de unidades:
- Llantas
- Estado general
- Extintores y otros
Firma
documento
do
Firma
documento
do
Revisa hoja
estndar
Control
inmediato?
No
Si
Evala
solucin
Evala
solucin
Planifica revisin
Requisicin
de
bienes o servicios
No
Aprueba?
Si
Acuerdan
hora, obra y
dems.
Acuerdan
hora, obra y
dems.
Informa
mediante mail
Orden
compra
108
10
14
Firma
documento
do
Lleva
y
entrega carro
y orden
Realiza
lo
estipulado en la
orden
13
de
Firma
documento
do
11
12
Memo
de
respuesta
Revisa
trabajo
realizado y retira
Regresa
y
firma hora de
ingreso
Fin
Llama
a
confirmar obra
Sistema actual
No existe un
cdigo de
conducta.
Director General
Director 2
Director 1
Staff Contable
Servicio Transporte
Jefe de Despacho
Secretaria 1
Secretaria 2
Estibador 1
Chofer 1
Estibador 2
Chofer 2
Estibador 3
Estibador 4
Estibador 5
Estibador 6
Guardia Noche
DIRECCIN ADMINISTRACION
Y FINANCIERA
DIRECCIN OPERATIVA
Dpto. de Operaciones
Dpto. Recursos
Humanos
Dpto.
Comercial
Dpto.
Contable
Mantenimiento Vehicular
Ventas
Despacho clientes y
transportistas
Adquisiciones
Bodega
Se elimina.
crdito a su discrecin.
Cumplir los acuerdos en juntas
No existe.
administrativas.
No existe.
No existe.
generales.
No existe.
No existe.
No existe.
Controlar las
acciones
de los
Se mantiene.
Se mantiene.
Situacin Actual
Contrato, control y responsable de
Situacin Propuesta
Se mantiene.
RRHH.
No existe
Se mantiene.
DNH.
Revisin y comprobacin de los
Se mantiene.
Pagos
los
Se elimina.
transportistas,
propietarios
dems
manejos de Pagos.
No existe.
requisiciones
primer turno.
Se elimina.
Se elimina.
Se elimina.
Situacin Propuesta
Se mantiene.
bancos.
final.
No existe.
cuaderno.
comprobantes de egreso.
No existe.
No existe.
No existe.
No existe
No existe.
No existe.
No existe.
revisin
quincenal
de
los
inventarios fsicos.
No existe.
de
sus
hojas
de
Jefe de despacho
Situacin Actual
Autorizacin ingreso y salida de
Situacin Propuesta
Se mantiene.
distribuidores.
Autorizacin ingreso y salida de
Se mantiene.
transportistas.
Control y manejo de inventarios de
Se mantiene.
GLP.
No existe.
despacho.
No existe.
Departamento contable
Situacin Actual
Situacin Propuesta
Elaboracin mensual de los estados
Se mantiene.
financieros.
Declaracin impuestos mensuales y
Se mantiene.
anuales.
Cumplimientos
formularios
con
del
el
ministerio
SRI,
Se mantiene.
de
relaciones laborales.
Cumplimiento
No existe.
polticas contables.
Elaboracin
No existe
de
de
normas
las
polticas
No existe.
No existe.
mensuales
de
evolucin
de
presupuestos.
Diseo del sistema de control
No existe.
interno contable.
Evaluacin y control del sistema de
control interno contable.
No existe.
116
No existe.
Apoyo
sobre
las
actividades
administrativas.
No existe.
gerencia.
Se mantiene.
Se mantiene
Record Policial.
Se mantiene.
Se mantiene.
No existe.
haber egresado
de la
en
el
desempean.
centro de salud.
Se mantiene.
campo
que
se
No existe.
Se llama a todas las referencias, se
pregunta nivel de honorabilidad,
cumplimiento, compromiso con el
117
No existe.
para
verificar
No existe.
lugar
de
residencia
Se mantiene.
contable.
La asistente de gerencia ingresa al
empleado al IESS con el respectivo
Se mantiene.
Situacin Actual
No existe.
No existe.
Situacin Actual
No existe.
US$200.00
US$500.00
US$1000.00
un
Situacin Propuesta
Se mantiene
posicionamiento
con
un
crecimiento
constante.
No existe.
Estrategias:
Definir los objetivos por nivel de
actividad y operacionales para el
cumplimiento del objetivo general.
No existe.
Objetivo secundario:
Mejorar procedimientos y
optimizar el uso de recursos de
No existe.
DIGAS.
Estrategias:
Obtener
un
grupo
de
trabajo
necesita la empresa.
Objetivo secundario:
Proporcionar
todos
los
minoristas
objetivos organizacionales.
Estrategias:
120
Establecer
los
requerimientos
Objetivos secundarios:
Conseguir
clientes
los Estrategias:
para
Realizar
una
mercado,
investigacin
determinar
de
posibles
Objetivo secundario
Construir
una
edificacin
la entidad.
Municipio.
realizar
varias
cotizaciones
del
Objetivo secundario
Mantener las
ventas
de GLP Estrategias:
cilindros diarios.
1000
tanques
para
la
asociacin
de
evaluaciones
trimestrales
para
verificar
los
esfuerzos
de
DIGAS
al
No existe.
Objetivos operacionales:
Proteger celosamente los activos o bienes de la
empresa.
Estrategias:
Objetivos de cumplimiento:
Mantener
las
obligaciones
tributarias,
122
Situacin Propuesta
La administracin va a definir y a calificar el riesgo de la siguiente
manera, y luego asignar el responsable para analizar y crear planes
para disminuir el impacto en DIGAS:
Riesgo
Calificacin
Alto
7-10
Medio
4-6
Bajo
1-3
Calificacin
Responsable
123
Calificacin
Responsable
Director 1
Director 1
Situacin propuesta
actual
No existe.
Los riesgos internos se van a medir de la misma forma que los riesgos
externos.
Instructivo para llenar y evaluar la matriz de riesgos internos
Calificacin
Responsable
polticas
no
comunicadas.
Calificacin
Responsable
Director 2
Director 1
124
No existen.
Control Propuesto
Para el control del staff contable el Director 1 debe llenar la Lista de Chequeo del
Departamento Contable como se detalla en el instructivo.
125
Detalle
Fecha
Mxima
126
8 de cada mes
8 de cada mes
10 de cada mes
4
5
10 de cada mes
10 de cada mes
10 de cada mes
10 de cada mes
10 de cada mes
Roles Individuales
31 de cada mes
10
Anexos REOC
8 de cada mes
ANUAL
Nro.
Detalle
Fecha
Mxima
11
10 de agosto
12
10 de diciembre
13
10 de abril
14
Anexo ROC
9 de enero
15
Formulario 102
Observaciones:
10 de febrero
Si
No
Fecha
Presentacin
Firma
Responsable
Firma
Revisin
Si
No
Fecha
Presentacin
Firma
Responsable
Firma
Revisin
Control Propuesto
Se mantiene.
Se mantiene.
de
Se mantiene.
suma de
Verificacin
de
las
firmas
de
algunos comprobantes.
Confirmar
la
elaboracin
de
Confirmar
la
elaboracin
de
Comprobar
elaboracin
comprobantes
de
egreso
de
Se mantiene.
para
Se mantiene.
Se mantiene
127
arqueo de caja.
Comprobar el registro manual de
gas (activos).
Recursos Humanos
Control Actual
Control Propuesto
No existe.
Se mantiene.
Se
debe
diligenciar
la
hoja
de
verificacin de referencias.
No existe.
No existe.
Director
Gerencial
verificando
la
128
Empresa
Mayorista DIGAS
Verificacin de Referencias
Fecha: ______________________________________________________________
Nombre del candidato: _______________________________________________
Datos de quien suministra las referencias:
Nombre:
_________________________________________________________________
Cargo:
________________________________________________________________
Empresa:
________________________________________________________________
Telfono: ________________________________________________________________
Datos generales:
Fecha de ingreso: __________________ Fecha de retiro: __________________
Cargo desempeado: ______________________________________________
Motivo de Retiro: ___________________________________________________
Concepto General:
Desempeo: B ________
R _________
M _________
Explique: ___________________________________________________________
Relaciones con superiores:
B ________
R _________ M __________
Explique: __________________________________________________________
Relaciones con compaeros: B ________
R _________
M _________
Explique:___________________________________________________________
Calidad de trabajo:
B ________
R _________
M__________
Explique: __________________________________________________________
Cumplimiento responsabilidades: B _______ R _________
M _________
Explique: ___________________________________________________________
Observaciones:_______________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
Aspectos a mejorar: _________________________________________________
Lo volvera a contratar:
SI: _________ NO: __________
Explique: __________________________________________________________
Instructivo de documento: Verificacin de Referencias
1. El Director 1 es el encargado de llenar manualmente este formulario.
2. En el campo fecha se registra el da que se inicia las llamadas de verificacin de
referencias.
129
130
Controles Vehculos
Control Actual
Control Propuesto
No existe
N________
Malo
Observaciones
Camin (Placa):
Chofer:
Responsable:
Fecha:
Detalle
Bueno
Regular
Llantas
Carrocera
Pintura
Permisos
Placa
Extintor
Limpieza del Vehculo
Estado del Aceite
VARIOS
Kilometraje
Valor Inicial
Detalle Varios
Nivel del Calentamiento del motor
Nivel del Aceite
Nivel del Agua
Nivel del Refrigerante
Valor Final
Bajo
Medio
Observaciones:
Chofer
131
Director 2
Alto
7.
8.
9.
adquisicin
de
Control Propuesto
bienes
punto de terminarse.
fechas
cumplimiento.
cantidades
mnimas
de
documentacin
se
realiza
inmediatamente.
de documentacin.
niveles de revisin.
Los Pagos solo pueden ser aprobados
No existe.
por el director1.
No existe.
Departamento:
Fecha:
Cantidad
N
_____________________________________________
_____________________________________________
Producto o Servicio
Detalle
Observaciones:
Jefe de rea
Director 1
133
Cantidad
Producto o
Servicio
Detalle
Valor Unitario
Valor Total
Subtotal
IVA 0%
IVA 12%
Total
Director 1
Contabilidad
Ventas
Control Actual
Control Propuesto
entrega
el
papel
de
orden
despacho.
Se mantiene.
Las
facturas
canceladas
del cliente.
Se elimina.
135
Producto
Detalle
Costo Unitario
Costo Total
Subtotal
IVA 0%
IVA 12%
Total
Observaciones:
Jefe de
Despacho
Cliente/Chofer
136
Placa
Chofer
Observaciones
Director 1
137
Controles fsicos
Bodega
Control Actual
Control Propuesto
sistema
egresos
en
la
hoja
formato
la
informacin
debe
ser
control
operativo,
con
un
documento de respaldo.
Cantidad
Observaciones:
Jefe de Despacho
Director 2
138
139
Situacin Propuesta
Informacin
La recoleccin de la informacin debe estar dada por el sistema
No existe.
Comunicacin
Comunicacin interna
No existe.
Comunicacin externa
Todo trmite con entidades externas debe ser llevado de forma
escrita, reuniones, peticiones, cada una de estos mediantes
memos, oficios u otros medios escritos segn lo amerite.
Toda esta informacin debe ser archivada adecuadamente.
140
Situacin
actual
No
Existe
No
Existe
No
Existe
No
Existe
CAPTULO IV
4. DISEO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO CONTABLE
4.1 Control Interno Contable
El control interno contable es una herramienta de la administracin de la empresa, la
cual ayuda dentro del control interno de la empresa especficamente a:
Presentacin oportuna de los estados financieros.
Salvaguarda de los activos.
Dar soporte a las actividades econmicas que realiza la empresa.
Dar una seguridad razonable de la veracidad de los estados financieros.
Los sistemas contables y de informacin deben disearse para informar a la direccin,
tanto general, como financiera de los resultados de las actividades de los ingresos y
de las productivas, y para alertarla ante las desviaciones inusuales. Los sistemas
deben incluir normas para el registro, clasificacin y resumen de los ingresos y
su informe peridico a la direccin.
4.1.1 Importancia del control interno en la empresa
El objetivo primario de todo control es verificar que las actividades realizadas en
cada actividad de la empresa sean en base a lo que estipula la administracin de la
empresa, en relacin a la importancia del control interno dentro del rea contable se
enfoca en las mismas condiciones solo que se direcciona a su rea especfica.
Es decir, es de vital importancia ya que permite verificar la exactitud de los estados
financieros, direccionar a que todas las transacciones sean registradas al momento
que perteneces y dar un soporte a las actividades financieras que realiza la empresa.
4.2 Componentes fundamentales del control interno contable
Los componentes fundamentales del control interno contable son los recursos que
vigila el rea, y que los mismos sean utilizados eficaz y eficientemente.
142
4.3.2 Presupuestos
El presupuesto es una herramienta bsica del control administrativo y contable ya
que es un plan de accin dirigido a cumplir una meta prevista, expresada en valores y
trminos financieros que, debe cumplirse en determinado tiempo y bajo ciertas
condiciones previstas, este concepto se aplica a cada centro de responsabilidad de la
organizacin.
Existen varios modelos de presupuestos el fin mismo de un presupuesto es ayudar a
determinar los posibles ingresos y egresos de que una empresa puede tener con esto
se ayuda a la toma de decisiones, es decir, saber en base a hechos histricos y
proyecciones los momentos exactos de inversin o de aguardar por flujos de
efectivos cortos.
Ayuda tambin a mantener los rangos de los gastos dentro un marco referencial y
evaluar rpidamente cualquier subida excesiva en relacin a aos anteriores, esto
evita que exista mal versacin de fondos.
4.3.3 Salvaguarda de Activos
Que permite la salvaguarda de activos en relacin al control interno contable:
144
del rea administrativa y contable razn por la cual se debe vigilar el ingreso
oportuno de las transacciones contables.
4.4 Medicin del Riesgo de Control
4.4.1 Aplicacin de Cdulas Narrativas
Empresa Mayorista DIGAS
Cdula Narrativa
rea Contable
Cuenta: Caja General
Una vez archivada la caja general del da, al da siguiente el asistente contable realiza
lo siguiente:
9. Realiza un resumen general de la caja en un libro de Excel para constatar
exactitud de:
Ventas
Cancelacin de crditos
Crditos
Retenciones
Depsitos del da
Depsitos del siguiente da
Gastos
Pasa todos los datos, verifica sumas y exactitud del arqueo de caja.
Si un valor no cuadra se solicita al administrador que corrija o verifique el
arqueo de caja.
10. Registra todos los comprobantes de egreso del da anterior en un libro digital,
para constatar exactitud con lo registrado en el arqueo, si esto no cuadra
revisa el cuaderno para registrar gastos sin comprobante.
11. Una vez termina esta accin se realizar dos asientos contables:
a) El de la venta del da, contra todos los componentes anteriormente
indicados y se detalla los depsitos del da por banco.
b) Se registra el asiento de los gastos del da.
12. Se imprime los asientos digitales y se pone el nmero de asiento
correspondiente a dicha transaccin.
13. Con esto termina el registro y control del rea contable.
145
146
147
1
2
4
5
6
7
10
11
12
13
14
15
16
17
Pregunta
Si
No
Observaciones
148
Calificacin
Bajo Medio Alto
Ref
Impacto
.
Pregunta
Si No
Observaciones
Se realiza un estudio de
los riesgos anteriores,
actuales y los futuros que
se puedan presentarse en
el rea contable?
El anlisis de riesgos es
basado en tcnicas de
evaluacin del sistema
contable?
Los riesgos detectados
por el staff contable son
comunicados
inmediatamente?
Los riesgos que tienen
afectacin
a
la
presentacin de estados
financieros, tienen un
tratamiento especial por
el staff contable?
Existen
copias
de
respaldo
de
la
informacin del sistema
informtico en caso de
prdida de equipos?
Existen
reuniones
peridicas con direccin
con el fin de tratar
desviaciones posibles a
los controles contables?
Se deja constancia de
los temas tratados en las
reuniones y las posibles
soluciones
para
las
desviaciones
encontradas?
149
Calificacin
Bajo Medio Alto
Ref
Impacto
.
N
1
2
6
7
10
11
12
Pregunta
Si No Observaciones
150
Calificacin
Bajo
Medio Alto
Ref. Impacto
Pregunta
Si
No
Observaciones
151
Calificacin
Bajo Medio Alto
Ref.
Impact
o
Pregunta
Si No
Observaciones
152
Calificacin
Bajo Medio
Alto
Ref. Impacto
Pregunta
Si
No
Observaciones
Exigibles
Cuentas por cobrar:
Empleados
Existen
polticas
para
1
prstamos y anticipos?
Cada empleado tiene su
2
subcuenta?
Las cuentas son conciliadas
3
cada mes?
Clientes
Existen
polticas
para
4
prstamos o crditos?
Cada
cliente
tiene
su
5
subcuenta?
Las cuentas son conciliadas
6
cada mes?
Existe un tratamiento especial
en
la factura del cliente cuando
7
este
no cancela el valor o abona una
parte?
Propietarios
Existen
polticas
para
8
prstamos y anticipos?
Proveedores - Transportistas
Existen
polticas
para
9
prstamos y anticipos?
Cada transportista tiene su
10
subcuenta?
Las cuentas son conciliadas
11
cada mes?
Obligaciones tributarias
Anticipos, retenciones y declaraciones
Existen polticas sobre estas
12
cuentas?
Los valores son cancelados en
las fechas correspondientes al
13
reglamento LRTI para evitar
multas y suspensiones?
Los valores son calculados
14
segn lo establecido la LRTI?
El registro en el sistema es
15 verificado
con
la
documentacin fsica?
El archivo es llevado de una
16
manera ordenada?
Existe Conciliaciones entre
17 anexos,
declaraciones,
y
contabilidad?
La empresa posee archivos o
18 libros de informacin tributaria
actualizada?
153
Bajo
Calificacin
Medio Alto
Ref.
Impacto
Pregunta
Si
No
Observaciones
Realizables
Inventarios:
Existen polticas para estas
1
cuentas?
Se lleva un mtodo contable
2
de Kardex?
El registro contable es
3 constatado con el registro
fsico?
Se trabaja con saldos reales
4
del sistema?
Los
inventarios
son
realizados
peridicamente
5 por personas del staff
contable
o
del
rea
administrativa?
Existen polticas aplicadas a
6 los faltantes de tanques de
gas?
Cundo existen faltantes en
los inventarios el descuento
se aplica a:
a)Jefe
de
despacho(responsable)
7
b) Estibadores(trabajadores
directos)
c)Choferes(trabajadores
indirectos)
d)Todas las anteriores
En los casos de prstamos a
clientes de tanques de gas se
solicita:
a)
Documento
de
autorizacin
8 b) Cheque
c)Pg.are
d) Documento legal de
respaldo
e) Autorizacin verbal sin
respaldo
El formato del ingreso de
inventarios cubre el nmero
9 de facturas de compras y
ventas,
y
dems
requerimientos?
154
Calificacin
Bajo Medio Alto
Ref.
Impacto
Pregunta
Si No Observaciones
155
Calificacin
Bajo Medio Alto
Re
Impacto
f.
Pregunta
Si No Observaciones
156
Calificacin
Bajo Medio Alto
Ref
Impacto
.
Pregunta
Si No
Observaciones
Calificacin
Bajo Medio Alto
Ref
Impacto
.
Pregunta
Si
No
Observaciones
Patrimonio
Existen
polticas
del
1 tratamiento del patrimonio de la
empresa?
Se ha definido las maneras de
2
Pago de las utilidades anuales?
Se reparte totalmente la utilidad
3
anual o se ahorra una parte?
Los anticipos a las utilidades
anuales son en base a un
4 presupuesto sin afectar las
operaciones
normales
del
negocio?
Se presenta un informe anual
5
de evaluacin de patrimonio?
157
Calificacin
Bajo Medio Alto
Ref
Impacto
.
Pregunta
No
Si
Observaciones
Calificacin
Bajo Medio Alto
Ref
Impacto
.
Ventas normales:
1
2
3
Ventas especiales:
4
5
6
7
8
Pregunta
N
Observaciones
o
Egresos:
Existen polticas para el tratamiento de las
1 cuentas de egresos?
Nmina
Los
empleados
son
afiliados
en
2 el momento de su ingreso al negocio?
El
valor
registrado
en
el
IESS
3 es de los ingresos totales?
4 El cargo asignado en el IESS es el correcto?
Los roles de Pagos son generados
5 mensualmente, un general y un individual?
7 El rol es revisado por el rea contable?
Existe un control de las horas extras, el clculo
8 de las mismas es revisado por el rea contable?
El clculo de los dcimos es en base a tiempo
9 e ingresos mensuales totales?
Transportistas
10 Se tiene polticas para la cuenta?
Las polticas son cumplidas por la
11 administracin?
Antes del registro del gasto se verifica la
12 documentacin completa y esta es sumillada?
Existe un mximo y un mnimo permitido de
13 anticipos a los transportistas?
Compra de GAS (Gasto)
polticas
son
cumplidas
por
15 administracin?
16 El cheque enviado a Eni es con el valor?
la
17 oportunamente?
158
Calificacin
Bajo
Medio
Alto
Ref
Impacto
.
Pregunta
Si No Observaciones
Cundo se determina un
problema, queja o molestia
dentro del rea contable se
realiza
un
seguimiento
documentado?
Se
investiga
cualquier
movimiento extrao al negocio y
el mismo se comunica a la
direccin?
La comunicacin entre la
direccin y el staff contable es
horizontal?
Cundo se presentan quejas de
la
direccin
respecto
de
incumplimientos
a
responsabilidades contables se
realiza un seguimiento para no
repetir dicha novedad?
Las
notificaciones
de
desviaciones administrativas que
afectan el resultado contable o lo
demoran son realizadas de
manera escrita?
El sistema contable cuenta con
las respectivas licencias o
permisos para su utilizacin
legal?
Las notificaciones que emite el
SRI a la empresa tienen un
seguimiento para su correccin?
La comunicacin entre la
direccin, los dueos y el staff
contable, es constante?
Se realiza un acta de la reunin,
10 respecto de los temas tratados en
la reunin?
Los
procedimientos
administrativos que
afectan la
realizacin oportuna de los
11
estados
financieros
son
notificados a la direccin de
manera escrita?
Las sugerencias hechas por el
12 rea contable son realizadas por
la direccin?
9
159
Calificacin
Bajo Medio Alto
Ref. Impacto
Pregunta
Si No Observaciones
Calificacin
Bajo Medio Alto
Se corrobora espordicamente
la emisin de facturas con el
cliente para verificar exactitud
del sistema?
El que analiza los riesgos del
sistema est capacitado para el
anlisis?
La documentacin de los
riesgos,
notificaciones
o
cambios es la adecuada?
El rea contable tiene un
respaldo documentado de la
notificacin
de
riesgos
significativos?
Los resultados importantes de
la
evaluacin
del
funcionamiento del control
interno contable son notificados
a la direccin?
Existe un responsable del
monitoreo del rea contable?
Se realiza un monitoreo
constante del funcionamiento de
los controles contables y sus
desviaciones?
Existen
seminarios
de
evaluacin general de si los
controles son efectivos y cubren
todos los requerimientos del
rea contable?
160
Ref. Impacto
N
1
2
3
Pregunta
Poco
Significativo
9
10
11
12
13
Muy
significativo
Poco
Significativo
Poco
Significativo
Poco
Significativo
Poco
Significativo
Poco
Significativo
Poco
Significativo
especficos
Muy
significativo
Poco
Significativo
objetivos
H2
Pg.
194
Existen
10
No
se
ha
solicitado
el
manual.
No
han
sido
establecidas.
En caso de incumplimientos a
14 normas o polticas se ha 1
establecido sanciones por escrito?
15 el rea contable?
Significativo
Poco
Significativo
H1
Pg.
194
La elaboracin de estados
financieros est en base a
principios contables?
La
informacin
financiera
presenta es integra?
En la elaboracin de estados
financieros se aplican normas
tcnicas contables establecidas en
Ecuador?
La elaboracin de estados
financieros es influenciada por la
direccin?
La administracin conoce las
funciones realizadas por el staff
contable?
El staff contable es totalmente
independiente de la direccin y
resto de la empresa?
Los
principios
contables
aplicados
dificultan
una
presentacin exacta de la
informacin contable?
La responsabilidad del staff
contable esta en base de las
necesidades de la organizacin?
Impacto
No existe.
Ref.
La administracin
no conoce los
procesos.
No
se
establecido
sanciones
escrito.
No
han
definidos.
10
ha
por
sido
H4
Pg.
194
Muy
significativo
10
H5
Pg.
194
Muy
significativo
10
calificado?
161
Muy
significativo
Poco
significativo
1
10
Muy
significativo
10
El personal encargado de la
Total:
H3
Pg.
194
58
Pregunta
Se realiza un estudio
de
los
riesgos
anteriores, actuales y
los futuros que se
puedan presentarse en
el rea contable?
El anlisis de riesgos
es basado en tcnicas
de evaluacin del
sistema contable?
Los
riesgos
detectados por el staff
contable
son
comunicados
inmediatamente?
Los riesgos que
tienen afectacin a la
presentacin
de
estados
financieros,
tienen un tratamiento
especial por el staff
contable?
Existen copias de
respaldo
de
la
informacin
del
sistema informtico en
caso de prdida de
equipos?
Existen
reuniones
peridicas
con
direccin con el fin de
tratar
desviaciones
posibles
a
los
controles contables?
Se deja constancia de
los temas tratados en
las reuniones y las
posibles
soluciones
para las desviaciones
encontradas?
Si No
Observaciones
Calificacin
Bajo Medio Alto
Ref.
Impacto
H6
Pg.
195
Muy
Significativo
H7
Pg.
195
Significativo
H8
Pg.
195
Muy
Significativo
Solo se estudian
los
riesgos
actuales y no se
evalan del rea
contable.
No se da mucha
importancia a los
problemas en el
rea.
Los riesgos
son
comunicados
el momento.
10
Poco
Significativo
Se tratan riesgos
administrativos.
10
Muy
Significativo
Despus
del
anlisis de los
problemas toda
responsabilidad se
asigna
a
la
directora.
10
10
no
10
en
Poco
Significativo
Total:
162
50
H9
Pg.
195
Muy
Significativo
Pregunta
Si No
Se
realiza
un
presupuesto
anual
y 0
mensual?
Existen
controles
aplicados al rea contable
2
por
parte
de
la
administracin?
Los controles aplicados
por el staff contable son
0
comunicados
a
la
direccin?
La revisin de la
veracidad de los estados
4
financieros es revisada
con la direccin?
Para
verificar
el
cumplimiento
de
funciones
del
rea
contable
el
rea 0
administrativa requiere
constataciones fsicas o
virtuales de procesos?
Existe un encargado de
la revisin del servicio 4
contable?
La presentacin de
estados financieros es
peridica y exacta?
La constatacin de
activos fijos o inventarios
son cotejados con la
informacin contable?
La presentacin de
impuestos
y
otras
obligaciones del rea
contable
tienen
un
cronograma
de
cumplimiento?
Los controles no
son
comunicados.
Ref.
Impacto
H10
Pg.
196
Muy
significativo
H11
Pg.
196
Significativo
Poco
significativo
Poco
significativo
La
direccin
debido
a
la
sobrecarga
de
trabajo no pide
constataciones
fsicas
o
virtuales.
Calificacin
Bajo Medio Alto
No
se
ha
establecido como
una necesidad.
Los controles son
basados
en
cumplimientos
tributarios.
Observaciones
H12
Pg.
196
Poco
significativo
1
El
sistema
contable impide
una informacin
exacta.
El staff contable
no realiza ningn
trabajo
de
campo.
10
H13
Pg.
196
Significativo
10
H14
Pg.
196
163
H15
Pg.
196
Muy
significativo
Poco
significativo
1
Es confuso y de
difcil manejo.
Total:
Muy
significativo
Muy
significativo
10
Las
fechas
lmites son
el
cronograma que
regula
las
obligaciones.
La presentacin
es mensual pero
no
hay
un
anlisis.
Muy
significativo
18
45
Significativo
Ref.
Impacto
Las
polticas
estn
estipuladas por escrito?
Se
realiza
cuadres
diarios en base a un
formato establecido?
Los
cuadres
son
revisados por un tercero y
4
tienen
firma
de
responsabilidad?
Al existir dos turnos en
5 caja existen dos arqueos
diarios?
Los faltantes de caja son
6 descontados
al
responsable?
Los gastos pequeos son
7 manejados desde caja
chica?
El sistema una vez
ingresada
todas
las
8 facturas
emite
automticamente
el
cuadre diario?
Existe
un
archivo
9 ordenado de arqueos
diarios?
Los depsitos de las
10 ventas
diarias
son
ntegros?
Los depsitos diarios
11 son revisados por un
tercero?
Se utiliza caja general
12 para realizar Pagos a
proveedores u otros?
Bancos:
Existen conciliaciones
13
bancarias mensuales?
Las conciliaciones son
14 realizadas por un externo
al proceso?
Se tiene un archivo
15 ordenado de estados de
cuenta y conciliaciones?
Las firmas de cheques
se realizan solo cuando
16
estn revisados y llenos
con el soporte?
3
Poco
significativo
1
Se
aplican
polticas pero no
estn por escrito.
Muy
significativo
10
Poco
significativo
No existen firmas
de
responsabilidad.
Solo se imprime
un arqueo final
pero existen dos.
Los faltantes son
cargados
como
gasto.
No existe
chica.
caja
Significativo
Muy
significativo
10
Muy
significativo
10
El
cuadre
es
realizado en Excel
bajo un formato
establecido.
H16
Pg.
196
Muy
significativo
Muy
significativo
Poco
significativo
1
Todos los das
tienen gastos de
caja
Muy
significativo
10
Poco
significativo
1
Existen todo tipos
de
pagos
en
efectivo.
Muy
signifi
cativo
10
Muy bajo
Muy bajo
Estn
desordenados.
Se firman cheques
en blanco.
164
H17
Pg.
196
10
H18
Pg.
196
Significativo
Muy
significativo
Ref.
Impacto
Los Pagos se
generan
de
manera
manual.
Poco
significativo
Poco
significativo
c) Cada transferencia
lleva
consigo
la
25
realizacin
de
un
comprobante de egreso?
Se deja cheques
en blanco para
ahorrar tiempo.
10
Debido al alto
grado
de
confianza no hay
restriccin.
Son realizadas
por la asistente
de gerencia.
Poco
significativo
10
H21
Pg.
197
Significativo
Las polticas de
transferencias,
no estn dadas
por escrito.
Poco
significativo
6
Significativo
Poco
significativo
El encargado del
cuadre tambin
lo realiza.
Los depsitos no
son ordenados.
165
Muy
significativo
Se obvia
archivo.
Total:
Muy
significativo
Muy
significativo
10
H20
Pg.
197
Depsitos Diarios:
a) Existe una persona
27 encargada
de
los
depsitos?
b) Las papeletas de
depsito son realizadas
28
por una persona diferente
a la que realiza el mismo?
c) Los depsitos son
29 archivados
ordenadamente?
d) Los depsitos de cada
banco
tienen
su
30
respectivo comprobante
de ingreso?
Poco
significativo
d) Existen conceptos
26 especficos para utilizar
transferencias?
a)
Existen
montos
23 mximos permitidos por
la direccin?
24
No se lleva en
saldo
en
el
talonario.
H22
Pg.
197
10
H23
Pg.
197
10
el
14
24
133
Muy
significativo
Muy
significativo
Muy
significativo
Las
cuentas
son
conciliadas cada mes?
Clientes
Existen polticas para
4
prstamos o crditos?
Las
cuentas
son
5
conciliadas cada mes?
Existe un tratamiento
especial en la factura del
6 cliente cuando este no
cancela el valor o abona
una parte?
Propietarios
Existen polticas para
7
prstamos y anticipos?
Proveedores Transportistas
Existen polticas para
8
prstamos y anticipos?
Cada transportista tiene
9
su subcuenta?
3
H24
Pg.
197
10
H25
Pg.
197
Son conciliadas
2 anualmente.
4 No existen.
10
10
10
16 El archivo es llevado de
una manera ordenada?
0
Existe Conciliaciones entre
17 anexos, declaraciones, y
0
contabilidad?
La empresa informacin
18
tributaria actualizada?
3
Muy
significativo
Poco
significativo
Muy
significativo
Muy
significativo
Poco
significativo
11 Las
cuentas
son
conciliadas cada mes?
2
Obligaciones tributarias
Anticipos, retenciones y declaraciones
Existen polticas sobre
Las polticas estn
12
estas cuentas?
2 2 incompletas.
Los
valores
son
14 calculados
segn
lo
establecido la LRTI?
4
El registro en el sistema
15 es verificado con la
documentacin fsica?
0
Muy
significativo
Poco
significativo
Muy
significativo
Muy
significativo
10
Solo
administrativamente
2 .
Impacto
Muy
significativo
Muy
significativo
Poco
significativo
Poco
significativo
El staff no cuadra la
informacin con el
4 sistema.
10
Retenciones
4 elaboradas sin orden
Los
anexos
no
cuadran
con las
4 declaraciones.
1
Total:
166
10
10
3
8
114
H26
Pg.
197
H27
Pg.
197
Muy
significativo
Muy
significativo
Muy
significativo
Poco
significativo
Realizables
Inventarios:
Existen polticas para
1
2
estas cuentas?
Se lleva un mtodo
2
4
contable de Kardex?
El registro contable es
3 constatado con el registro 0
fsico?
4
2
0
4
4
4
0
0
Ref.
El registro no es
verificado con el
mayor contable.
El sistema trabaja
con saldos en
contra
Los inventarios no
son
constatados
por nadie externo.
10
10
Muy
significativo
Muy
significativo
H29
Pg.
198
H30
Pg.
198
Muy
significativo
Muy
significativo
Poco
significativo
Poco
significativo
10
167
H2
8
Pg.
197
10
No
estn
completas
ni
escritas.
Todos reciben el
descuento.
Total:
Impacto
Poco
significativo
Poco
significativo
6
1
Alto
48
H31
Pg.
198
Muy
significativo
Pregunta
Si No
Calificacin
Bajo Medio Alto
Observaciones
Ref.
Impacto
H32
Pg.
199
Muy
significati
vo
Los mantenimientos se
realizan cuando el activo
se avera.
Muy
significati
vo
10
10
H33
Pg.
199
Muy
significati
vo
Poco
significati
vo
0
1
Se mantiene un archivo
1
adecuado
(Facturas,
retenciones, contratos, etc.)?
Depreciaciones Acumuladas
Existen polticas claras de
aplicacin
para
las
7 depreciaciones?
1
Se mantiene un registro
ordenado
de
las
8 depreciaciones?
0
6
Se aplica un mtodo de
9 depreciacin permitido?
2
Seguros
Existen polticas aplicadas
10 a los seguros de la empresa? 1
Existe un responsable de
11 los contratos de seguros?
Todos los bienes de la
empresa se encuentran
12 asegurados?
Se
mantiene
un
cronograma de duracin de
los diferentes seguros que
13 son contratados?
Amortizaciones Acumuladas
Existen
polticas
de
14 aplicacin
para
las
amortizaciones?
Se mantiene un archivo
16 actualizado de los valores
devengados?
No existe un anexo de
depreciacin de activos
fijos.
Algunas
facturas
son
guardadas pero otras son
puestas en cajas y es difcil
buscarlas.
10
6
Significati
vo
5
H36
Pg.
9 198
1
Muy
significati
vo
Poco
significati
vo
Muy
significati
vo
Poco
significati
vo
Poco
significati
vo
tiene
10
Se espera la notificacin
de la finalizacin para
2 contratarlos.
Muy
significati
vo
Significati
vo
La cuenta
1 polticas.
H34
Pg.
198
H37
Pg.
198
Significati
vo
Significati
vo
No existen registros de
valores devengados.
Significati
vo
Total:
168
29
57
Ref.
Impacto
Bajo Medio
Difieren
proveedor
proveedor.
Se maneja
general
Alto
de
a
H38
Pg.
199
Significativo
una
H39
Pg.
199
Significativo
Poco
significativo
Poco
significativo
Poco
significativo
Son pagadas en
efectivo, otras en
cheque,
sin
retencin.
Muy
significativo
Poco
significativo
Poco
significativo
Poco
significativo
Poco
significativo
Poco
significativo
Aunque no estn
por escrito.
Hay un da de Pago
pero solo para
transportistas.
10
H40
Pg.
199
La direccin media
es afiliada con un
valor menor.
169
Poco
significativo
H41
Muy
Pg.
significativo
199
Muy
significativo
Pregunta
Si No
Observaciones
Calificacin
Ref.
Bajo Medio Alto
Impacto
20 La reparticin de utilidades se
da al final del periodo contable?
0
Obligaciones por Pagar a largo plazo
21 Los prstamos a largo plazo son
llevados en un archivo ordenado?
La documentacin es sustentada
22 con copia o documentos de
respaldo?
El valor total de los prstamos
23 es registrado en su valor total y
devengado mensualmente?
24 Los asientos son realizados
descontado el capital y el inters?
Son conciliados los valores de
25
los prstamos mensualmente?
H42
Pg.
10 199
10
Significativo
Poco
significativo
Muy
significativo
H43
Pg.
10 199
Muy
significativo
H44
Pg.
199
Significativo
No aunque si se tiene
alguna documentacin.
Alguna documentacin se
4 tiene no se guardan copias.
H45
Pg.
200
1
4
Total:
Muy
significativo
10
Significativo
Significativo
Poco
significativo
Poco
significativo
Poco
significativo
17
40
Pregunta
Si
No
Observaciones
Calificacin
Medi
Bajo
Alto
o
Ref.
Impacto
Patrimonio
1
Se ha definido las
maneras de Pago de las
utilidades anuales?
Se realiza un ahorro antes
de repartir las utilidades
mensuales?
Se presenta un informe
anual de evaluacin de
patrimonio?
10
Se paga mensualmente,
se entrega toda la
utilidad a los dueos.
Los dueos tienen la
certeza de una utilidad
constante.
Hay suposicin
de
utilidad
constante
basada
en
aos
anteriores.
10
10
170
Muy
significativo
Muy
significativo
Muy
significativo
Significativo
10
0
H46
Pg.
200
H47
Pg.
200
H48
Pg.
200
40
Muy
significativo
Pregunta
Si
Ventas normales:
El tratamiento de
esta partida es en
1 base
a
una 2
normativa
o
poltica?
El
asiento
de
registro de ventas
0
2
diarias es generado
automticamente?
En
las
ventas
diarias de cargas de
3 cilindros se realiza 4
un solo cuadre de
caja?
Ventas especiales:
En casos especiales
de ventas de tanques
4 fsicos (activos) se 4
realiza un arqueo
diferente?
5
Se realizan facturas
4
en el momento de la
venta de cilindros?
El valor de las
ventas de tanques de
6
0
gas del Iva es
declarado al final de
perodo?
Existe un asiento
tipo de registro de
7
4
ventas de tanques de
gas?
La
empresa
dispone de ingresos
8
0
adicionales a los de
tanques?
Calificacin
No
Observaciones
El
asiento
realizado
manualmente.
es
Impacto
H49
Pg.
200
Muy
significativo
H50
Pg.
200
Significativo
Poco
significativo
No se tiene ningn
documento
de
respaldo
de un
arqueo.
Ref.
10
Muy
significativo
Poco
significativo
1
No se informa la
novedad al staff
contable y tampoco
el
staff
pone
atencin a esta
novedad.
H51
Pg.
200
10
Muy
significativo
Poco
significativo
Poco
significativo
171
Pregunta
Si No
Egresos:
Existen polticas para el
1 tratamiento de las cuentas de 1
egresos?
Nmina
Los empleados son afiliados en
2 momento de su ingreso al 4
negocio?
Calificacin
Bajo Medio Alto
Observaciones
Las
polticas
generales.
son
10
Poco
significativo
10
Poco
significativo
Poco
significativo
Poco
significativo
H55
Pg.
201
Existen polticas, no
por escrito.
Hay desviaciones
este concepto.
en
Nadie
firma,
el
responsable directo es
la asistente de gerencia.
No
especificaciones
respecto.
hay
al
Muy
significativo
Significativo
Significativo
En blanco.
172
Muy
significativo
6
6
Muy
significativo
Significativo
7
Entregan tardamente.
Total:
H56
Pg.
201
Las
polticas
son
generales.
Hay confusin en las
decisiones.
Muy
significativo
Poco
significativo
17
H53
Muy
Pg.2
significativo
01
H54
Muy
Pg.
201 significativo
16
Impacto
H52
Muy
Pg.2
significativo
01
Ref.
24
H57
Pg.
201
Muy
significativo
Significativo
66
Pregunta
La informacin obtenida por
el sistema informtico cubre
todas las actividades del rea
contable?
Cundo se determina un
problema, queja o molestia
dentro del rea contable se
realiza
un
seguimiento
documentado?
Se
investiga
cualquier
movimiento
extrao
al
negocio y el mismo se
comunica a la direccin?
La comunicacin entre la
direccin y el staff contable es
horizontal?
Cundo se presentan quejas
de la direccin respecto de
incumplimientos
a
responsabilidades contables se
realiza un seguimiento para
no repetir dicha novedad?
Las
notificaciones
de
desviaciones administrativas
que afectan el resultado
contable o lo demoran son
realizadas de manera escrita?
El sistema contable cuenta
con las respectivas licencias o
permisos para su utilizacin
legal?
Las notificaciones que emite
el SRI a la empresa tienen un
seguimiento
para
su
correccin?
La comunicacin entre la
direccin, los dueos y el staff
contable, es constante?
Impacto
El sistema no realiza
actividades
automticamente.
10
H58
Pg.
202
Muy
significativo
No
existe
un
responsable encargado
de este tema.
10
H59
Pg.
202
Muy
significativo
Observaciones
Poco
significativo
Poco
significativo
Bajo Medio
Existe
gran
flexibilidad y no hay
una normativa fuerte
en cuanto al control
del staff contable.
10
No se han Pg.ado
derechos por el uso
del sistema,
10
Muy
significativo
H60
Pg.
202
Muy
significativo
Muy
significativo
Poco
significativo
H61
Pg.
202
Poco
significativo
H62
Pg.
202
Muy
significativo
No existe seguimiento
a
las
reuniones
realizadas, no existe
actas.
10
Son comunicados de
forma
verbal o no se lo hace.
Muy
significativo
No se ha hecho un
seguimiento a las
sugerencias
realizadas.
10
Muy
significativo
Los
procedimientos
administrativos que afectan
la realizacin oportuna de los
11 estados
financieros
son
notificados a la direccin de
manera escrita?
Las sugerencias hechas por
por la direccin?
Ref.
No
Se realiza un acta de la
de los
10 reunin, respecto
temas tratados en la reunin?
Calificacin
Alto
Si
Total:
173
89
Pregunta
Si No
Se
corrobora
espordicamente
la
1 emisin de facturas con el 4
cliente
para
verificar
exactitud del sistema?
El que analiza los riesgos
2 del sistema est capacitado 4
para el anlisis?
La documentacin de los
3 riesgos, notificaciones o
cambios es la adecuada?
Observaciones
Ref.
Impacto
Poco
significativo
Poco
significativo
El seguimiento no
es constante, ni
por escrito.
Se realiza un monitoreo
constante
del
7 funcionamiento de los 0
controles contables y sus
desviaciones?
Existen seminarios de
evaluacin general de si
los controles son efectivos
8
0
y cubren todos los
requerimientos del rea
contable?
Alto
Bajo Medio
El nfasis no es el
necesarios
se
comete una y otra
vez errores y no se
disminuye
significativamente
el riesgo.
Calificacin
H63
Pg.
203
Poco
significativo
10
H64
Pg.
203
Muy
significativo
La evaluacin no
es profunda ya
que la direccin
no pone nfasis a
las sugerencias.
10
H65
Pg.
203
Muy
significativo
Hay
nfasis
tributario y dems
obligaciones con
organismos
de
control y no en el
servicio.
10
H66
Pg.
203
Muy
significativo
No
se
establecido
objetivo
actividad.
10
H67
Pg.
203
Muy
significativo
El responsable no
ha sido definido
debido
al
desconocimiento
de la importancia
del mismo.
10
H68
Pg.
203
Muy
significativo
Total:
174
ha
este
o
50
Pregunta
Encuestas
Calificacin
Ponderacin
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
Respuesta
Si
No
10
10
10
10
10
10
10
10
10
10
10
10
10
10
10
10
10
10
10
10
10
10
34
72
170
21
15
175
DIGAS
Matriz de resultados de la Evaluacin de Control Interno
Componente: Valoracin de Riesgos
N
1
2
3
Pregunta
Respuesta
SI
NO
10
10
10
10
10
10
10
10
10
10
10
10
28
58
70
21
DIGAS
Matriz de resultados de la Evaluacin de Control Interno
Componente: Actividades de Control
N
Pregunta
Calificacin
Ponderacin
10
10
10
10
10
10
10
10
10
10
10
10
10
10
10
48
69
120
16
32
6
7
Respuesta
Si
No
Encuesta
s
1
0
1 Existen claves para el manejo de archivos
1 contables y restricciones para los mismos?
Total 1:
176
DIGAS
Matriz de resultados de la Evaluacin de Control Interno Contable
Componente: Actividades de Control
N Pregunta
Si
No
Caja
1
2
4
4
1
10
10
10
4
0
0
4
10
10
10
10
10
10
10
10
4
4
1
10
10
10
4
0
0
4
10
10
10
10
10
10
10
10
10
10
10
10
10
10
10
10
10
10
10
10
10
10
10
10
10
10
10
120
171
300
62
58
Bancos
13 Existen conciliaciones bancarias mensuales?
Las conciliaciones son realizadas por un externo
14
al proceso?
Se tiene un archivo ordenado de estados de
15
cuenta fsicos y conciliaciones bancarias?
Las firmas de cheques se realizan solo cuando
16
estn revisados y llenos con el soporte respectivo?
En el talonario del cheque se registra, la fecha, el
17
valor, el beneficiario y el saldo actual?
Los Pagos son generados automticamente por el
18
sistema contable?
Las copias de cheques son archivadas segn
19
fecha y nmero?
Las cuentas que se manejan estn a nombre del
20
representante legal?
Existen prohibiciones de firmar cheques en
21
blancos?
Las
conciliaciones
bancarias
son
22
archivadas ordenadamente?
Existen montos mximos permitidos por la
23
direccin?
24 Son realizadas por el represente legal?
Cada transferencia lleva consigo la realizacin de
25
un comprobante de egreso?
Existen conceptos especficos para utilizar
26
transferencias?
27 Existe una persona encargada de los depsitos?
Las papeletas de depsito son realizadas por una
28
persona diferente a la que realiza el mismo?
29 Los depsitos son archivados ordenadamente?
Los depsitos de cada banco tienen su respectivo
30
comprobante de ingreso?
Total 2:
177
DIGAS
Matriz de resultados de la Evaluacin de Control Interno
Componente: Actividades de Control
N
Pregunta
Encuestas
Calificacin Ponderacin
Respuesta
Si
No
10
10
10
10
10
10
10
10
10
10
10
10
10
10
10
10
12
10
13
10
10
10
10
10
10
10
72
104
180
26
46
178
DIGAS
Matriz de resultados de la Evaluacin de Control Interno Contable
Componente: Actividades de Control
N
Pregunta
Encuestas
Calificacin
Ponderacin Respuesta
Si
No
10
10
10
10
10
10
10
10
10
10
10
10
10
10
10
su
10
10
10
10
10
10
10
10
10
10
10
10
Total 4:
72
120
180
35
37
Propietarios
Existen polticas para prstamos y
8 anticipos?
Proveedores y transportistas
Existen polticas para prstamos y
9 anticipos?
Cada
transportista
10 subcuenta?
Obligaciones tributarias
Existen polticas
12 cuentas?
13
14
15
16
tiene
sobre
estas
179
DIGAS
Matriz de resultados de la Evaluacin de Control Interno Contable
Componente: Actividades de Control
N
Pregunta
Encuestas
Calificacin
Ponderacin
Respuesta
Si
No
10
Inventarios
1
Existen
cuentas?
10
10
10
10
10
10
10
10
10
10
10
10
Total 5:
36
60
90
18
18
polticas
para
estas
a)Jefe de despacho(responsable)
b)Estibadores(trabajadores directos)
c)Choferes(trabajadores indirectos)
180
DIGAS
Matriz de resultados de la Evaluacin de Control Interno
Componente: Actividades de Control
N
Pregunta
Encuestas
Calificacin
Ponderacin
Respuesta
Si
No
10
10
10
10
10
10
10
10
10
10
10
10
10
10
10
10
10
10
10
10
32
91
160
14
18
181
DIGAS
Matriz de resultados de la Evaluacin de Control Interno Contable
Componente: Actividades de Control
N Pregunta
Encuestas Calificacin
Ponderacin
Respuesta
Si
No
10
10
10
10
10
10
10
son
10
Se ha definido un da mximo de
Pago, se cumple con el mismo?
10
10
10
10
10
10
10
10
son
13
182
DIGAS
Matriz de resultados de la Evaluacin de Control Interno Contable
Componente: Actividades de Control
N
Encuestas
Pregunta
Calificacin
Ponderacin
Respuesta
Si
No
16
17
tienen
10
10
10
10
10
10
10
10
La reparticin de utilidades se
da al final del periodo contable?
10
10
10
La documentacin es sustentada
22 con copia o documentos de
respaldo?
10
10
24
Los
asientos
son
realizados
descontado el capital y el inters?
10
25
10
Total 7:
100
109
250
68
32
20
183
1
2
3
DIGAS
Matriz de resultados de la Evaluacin de Control Interno
Componente: Actividades de Control
Encuestas Calificacin
Ponderacin
Pregunta
Existen polticas del tratamiento
del patrimonio de la empresa?
Se ha definido las maneras de
Pago de las utilidades anuales?
Se realiza un ahorro antes de
repartir las utilidades mensuales?
Los anticipos a las utilidades
anuales son en base a un
presupuesto
sin
afectar
las
operaciones normales del negocio?
Se presenta un informe anual de
evaluacin de patrimonio?
Total 8:
Respuesta
Si
No
10
10
10
10
10
10
10
10
10
20
46
50
16
DIGAS
Matriz de resultados de la Evaluacin de Control Interno Contable
Componente: Actividades de Control
N
Pregunta
Ventas Normales
El tratamiento de esta partida
1 es en base a una normativa o
poltica?
Respuest
a
Si No
Encuestas
Calificacin
Ponderacin
10
10
10
Ventas Especiales
10
10
Se realizan facturas en el
momento de la venta de
cilindros?
10
10
10
10
10
32
37
80
18
14
184
DIGAS
Matriz de resultados de la Evaluacin de Control Interno Contable
Componente: Actividades de Control
Encuesta
Ponderaci
Pregunta
Calificacin
s
n
Egresos
Existen polticas para el tratamiento de las
1
cuentas de egresos?
Nmina
Los
empleados
son
afiliados
en
2
momento de su ingreso al negocio?
El
valor
registrado
en
el
IESS
3
es de los ingresos totales?
4 El cargo asignado en el IESS es el correcto?
Los roles de Pagos son generados
5
mensualmente, un general y un individual?
Los roles de Pagos son
firmados
6 por los empleados y por el administrador y se
archiva los mismo de una manera ordenada?
7 El rol es revisado por el rea contable?
Existe un control de las horas extras, el clculo
8
de las mismas es revisado por el rea contable?
El clculo de los dcimos es en base a tiempo e
9
ingresos mensuales totales?
Transportistas
10 Se tiene polticas para la cuenta y el concepto?
11 Las polticas
administracin?
son
cumplidas
por
la
Total10:
Respuesta
Si
No
10
10
10
10
10
10
10
10
10
10
10
10
10
10
10
10
10
10
10
68
96
170
37
31
48
120
72
72
36
32
100
20
32
68
69
171
104
120
60
91
109
46
37
96
120
300
180
180
90
160
250
50
80
170
16
62
26
35
18
14
68
4
18
37
32
58
46
37
18
18
32
16
14
31
Total General:
600
903
1580
298
302
185
DIGAS
Matriz de resultados de la Evaluacin de Control Interno
Componente: Informacin y Comunicacin
N
3
4
8
9
10
11
12
13
14
Pregunta
186
Respuesta
Si
No
10
10
10
10
10
10
10
10
10
10
10
10
10
10
10
10
10
10
10
10
28
93
140
11
17
Digas
Matriz de resultados de la Evaluacin de Control Interno
Componente: Monitoreo
N
Pregunta
Se corrobora espordicamente la
emisin de facturas con el cliente
para verificar exactitud del
sistema?
El que analiza los riesgos del
sistema esta capacitado para el
anlisis?
La documentacin de los riesgos,
notificaciones o cambios es la
adecuada?
El rea contable tiene un respaldo
documentado de la notificacin de
riesgos significativos?
Los resultados importantes de la
evaluacin del funcionamiento del
control interno contable son
notificados a la direccin?
Existe un responsable del
monitoreo del rea contable?
Se realiza un monitoreo constante
del funcionamiento de
los
controles
contables
y
sus
desviaciones?
Existen seminarios de evaluacin
general de si los controles son
efectivos y cubren todos los
requerimientos del rea contable?
Total:
Respuest
a
Si
No
Encuestas
Calificacin
Ponderacin
10
10
10
10
10
10
10
10
10
10
10
10
10
32
58
80
23
187
CALIFICACIN DEL
RIESGO (No)
CALIFICACIN DEL
RIESGO (No)
CALIFICACIN DEL
RIESGO (Si)
Nivel de Riesgo
CT
X
PT
72
CR =
100
170
CR (No) =
42,35
CR =
100 CR(No)
CR =
100,00
CR (Si) =
57,65
No
0% al 33%
34% al 66%
100
42,35%
Si
Riesgo
Bajo
Moderado
67% al 100%
57,65%
Alto
Confianza
Alto
Moderado
Bajo
Nivel de Riesgo =
Moderado
Nivel de Confianza =
Moderado
188
42,35
Calificacin
del
CT = Calificacin Total
CALIFICACIN DEL
RIESGO (No)
CT
100
PT
PT = Ponderacin Total
58
CR =
100
70
CR (No)=
CALIFICACIN DEL
RIESGO (Si)
Nivel de Riesgo
82,86
CR =
100 - CR(No)
CR =
100,00
CR (Si) =
17,14
No
82,86
Si
Riesgo
Confianza
0% al 33%
Bajo
34% al 66%
67% al
100%
Moderado
Moderado
Alto
Bajo
82,86
17,14%
Nivel de Riesgo =
Alto
Nivel de Confianza =
Alto
189
Alto
CALIFICACIN DEL
RIESGO (No)
CALIFICACIN DEL
RIESGO (No)
CALIFICACIN DEL
RIESGO (Si)
Nivel de Riesgo
0% al 33%
34% al 66%
67% al 100%
CT
100
PT
903
CR =
100
1580
CR (No) =
57,15
CR =
100 - CR(No)
CR =
100,00
CR (Si) =
42,85
No
57,15
Si
57,15%
Riesgo
Bajo
Moderado
Alto
42,85%
Nivel de Riesgo =
Moderado
Nivel de Confianza =
Moderado
190
Confianza
Alto
Moderado
Bajo
CALIFICACIN DEL
RIESGO (Si)
CALIFICACIN DEL
RIESGO (No)
CALIFICACIN DEL
RIESGO (Si)
Nivel de Riesgo
CT
100
PT
93
CR =
X
140
CR (No) =
66,43
CR =
100 CR(No)
CR =
100,00
CR (Si) =
33,57
No
Riesgo
Bajo
66,43%
Confianza
33,57
Alto
Moderado
Moderado
Alto
Bajo
Nivel de Riesgo =
Nivel de Confianza =
191
66,43
Si
0% al 33%
34% al 66%
67% al
100%
100
Moderado
Alto
CT
CALIFICACIN DEL
RIESGO (No)
CALIFICACIN DEL
RIESGO (No)
CALIFICACIN DEL
RIESGO (Si)
Nivel de Riesgo
100
PT
86
CR =
100
110
CR (No) =
78,18
CR =
100 - CR(No)
CR =
100,00
CR (Si) =
21,82
No
78,18%
21,82%
Confianza
Alto
Moderado
Moderado
Alto
Bajo
Nivel de Riesgo =
Alto
Nivel de Confianza =
Alto
192
78,18
Si
Riesgo
Bajo
0% al 33%
34% al 66%
67% al
100%
Condicin
Criterio
193
P4 La
administracin
no
Pg. conoce los procesos que se
162 efectan en el rea
contable.
El
procedimiento
de
P10
elaboracin de Estados
P162
Financieros no es conocido
por la Administracin.
La
administracin
debe
conocer en profundidad el
proceso de elaboracin de
Estados Financieros.
Causa
El rea contable no es
manejada dentro de la
empresa sino externamente,
no se ha solicitado al staff este
requerimiento.
La administracin no ha
indagado en el trabajo
realizado por el staff contable
y
lo
ha
tercerizados
complemente.
El desconocimiento de la
importancia del proceso de
elaboracin
de
estados
financieros.
Efecto
Recomendacin
Al no existir sanciones
Definir claramente sanciones por
por escrito ni consensuadas
escrito con el staff contable para que
entre el staff contable estos
estas sean cumplidas a cabalidad.
se repiten.
194
Ref.
Condicin
Criterio
P1
Los riesgos del rea contable deben
Pg.
163 No se conocen los riesgos ser establecidos por el responsable
del rea, sin embargo debe haber un
del rea contable.
apoyo por parte de la direccin alta
y media.
Causa
Efecto
La administracin enfoca su
direccin
al
manejo
administrativo y deslinda su
control sobre el rea contable.
El no realizar estudios de
riesgos de esta rea ocasiona
desviaciones a normativas
legales e internas.
No se ha definido un
P7
Todo riesgo debe ser evaluado,
El seguimiento a los riesgos
responsable del seguimiento
Pg.
documentado
y
disminuido
detectados no existe.
de
riesgos
y
acciones
mediante acciones especficas.
163
para su disminucin.
Recomendacin
Se debe realizar un estudio
de
riesgos
anteriores,
actuales, y posibles que se
puedan dar para en esta rea
para
tomar
decisiones
acertadas.
Definir por escrito tcnicas
de evaluacin las cuales
deben ser elaboradas por el
rea contable.
Realizar un formato de
seguimiento de riesgos, para
evaluar su importancia, y
como disminuir su impacto.
Tener
un
registro
La falta de seguimiento de los
documentado
del
riesgos aleja gravemente a la
seguimiento
y acciones
empresa del cumplimiento de
realizadas que se hayan
sus objetivos.
aplicado al riesgo.
Condicin
P1
Pg.
164
P2
Pg.
164
P9
Pg.
164
195
P10
Pg.
164
No
hay
peridicas de
financieros.
P12
Pg.
164
P7
Pg.
165
P15
Pg.
165
P16
Pg.
165
evaluaciones
los estados
Criterio
Los gastos de la empresa deben
ser evaluados y aprobados
segn el presupuesto anual y
mensual.
Las actividades realizadas por
el staff contable deben ser
revisadas por el departamento
administrativo.
Debe existir un cronograma de
cumplimientos para todos los
requerimientos
sobre el rea contable.
Los
balances
deben
ser analizados mensual y
trimestralmente.
La documentacin clave del
negocio debeser archivada
ordenadamente y con acceso
restringido
apersonal
autorizado.
Los depsitos diarios deben ser
ntegros, cualquier Pago debe
realizarse en base a los
procedimientos estipulados en
las polticas y procedimientos.
Los
documentos
deben
estar correctamente archivados
en su carpeta especfica.
Ningn cheque debe ser
firmado en blanco, estos
deben ser firmados con
la documentacin de respaldo.
Causa
Efecto
Recomendaciones
El no disponer de un responsable
Se
debe
Pago de multas, presentacin tarda de
directo de revisiones de estos tipos,
cronograma
balances, notificaciones del SRI.
ni sanciones por incumplimientos.
actividades.
establecer
especfico
un
de
No
hay
anlisis
de Los estados financieros deben
Los estados financieros no son
la evolucin del negocio y la utilidad es ser revisados en la reunin de
revisados en forma conjunta.
repartida sin ningn ahorro.
gerencia.
Cualquier personapuede tomar los
La informacin importante debe
Debido al alto gradode confianza con
documentos cuales quiera que estos
ser tratada nicamente con el
losempleados se mantiene la
sean y no se sabeluego quien fue el que
documentacin a manos de todos.
personal indicado.
los tomo.
La facilidad o el evitar el manejo de
mucho efectivo en depsitos hacen
que sea fcil utilizar el dinero de
caja.
Faltantes,
sobrantes,
Debe ser una falta grave al
descuadres de caja diarios, Pagos sin
reglamento la utilizacin directa
retenciones, Pagos sin comprobantes,
del efectivo de caja.
caos en horarios de Pagos.
la
196
P28
Pg.
166
P29
Pg.
166
P1
Pg.
167
P3
Pg.
167
P15
Pg.
167
P16
Pg.
167
P3
Pg.
168
Condicin
Los Pagos son
manualmente.
Criterio
Causa
Efecto
Recomendaciones
El
sistema
no
registra
automticamente los crditos, el
control es manual y en Excel.
Debida a la gran cantidad de
facturas
no se confirma la
informacin con
documentos
sino solo con el sistema
El control sobre el archivo es
deficiente por la parte contable.
Saldos
pendientes
de
cobro Se debe automatizar las cuentas de
encontrados a fin de ao, desfases clientes y trabajar en base al reporte
en el flujo del efectivo.
en el sistema.
El sistema contable debe ser
No existe un cuadre entre los anexos parametrizado de forma tal que emita
presentados y las facturas.
los anexos e impuestos exactamente
iguales.
Riesgos en posibles inspecciones por El archivo debe ser llevado
descuadre entre lo declarado y lo ordenadamente segn la fecha de
enviado en anexos.
emisin y al mayor de la cuenta.
Se ha dado manipulaciones entre los Ningn inventario se puede trabajar
que controlan los cuadres fsicos, con negativo, si esto sucede se debe
razn por la cual fue despedida una realizar
una
revisin
empleada.
inmediatamente.
197
P9
Pg.
168
P1
Pg.
169
P3
Pg.
169
P5
Pg.
169
P8
Pg.
169
P13
Pg.
169
Condicin
Criterio
Causa
Los
inventarios
deben
ser
No existe un control peridico
No ha sido solicitado este
realizados diariamente por los
de inventarios por parte del staff
servicio, en el contrato de los
encargados
administrativos y
contable
honorarios profesionales
constatados por el staff contable.
En caso de prdida de tanques
Falta de inters por parte de la
Deben existir polticas escritas para
no hay polticas claras de
administracin y del rea
el manejo adecuado de todo el
manejo de estas circunstancias
contable por normar esta
concepto de inventarios.
ni por escritas.
actividad.
El control de inventarios no es El sistema debe estar parametrizado Debido a falta de controles
parametrizado en el sistema, no para trabajar con saldos reales no se contables y administrativos se ha
se utiliza el
sistema para debe trabajar con saldos negativos trabajado desde hace aos con
controlar el flujo de tanques.
o irreales.
saldos negativos en el sistema.
No existen polticas por escrito Toda partida del estado financiero La administracin ha delegado
del tratamiento de Propiedad debe tener sus polticas contables totalmente
las funciones
Planta
y
Equipo
o las cuales deben ser aplicadas por contables al staff y esto no se ha
depreciaciones.
la administracin.
solicitado
Todo activo debe ser cuidado No existe un cronograma de
Los activos fijos no son adecuadamente en base a un revisin, ni una constatacin
cuidados adecuadamente.
cronograma y un estndar de tcnica del funcionamiento de
mantenimientos mnimos.
los activos.
La partida de propiedad planta y
Los costos histricos de los
No se ha elaborado un anexo de
equipo debe ser presentada con un
activos finos no tienen un
los activos fijos de la empresa
anexo
de
los
bienes
de
respaldo documentado.
para su debido control
la empresa.
Las
depreciaciones
y No se ha desarrollado por parte
No existen notas de respaldo a
amortizaciones deben presentar del staff contable un control
las
depreciaciones
ni
trimestralmente notas de sustento a ordenado
de
las
amortizaciones de la empresa.
la informacin contable.
depreciaciones de la empresa.
La persona encargada de esto es
No existen cronogramas de Los
seguros
deben
estar
la asistente de gerencia y no
duracin de
los seguros al da, deben ser aplicados a cada
tiene como funcin o poltica
contratados por DIGAS
parte de la empresa.
realizar esta actividad.
Efecto
Recomendaciones
Condicin
Criterio
Causa
Efecto
Recomendaciones
198
P6
Existen Pagos a proveedores sin
Pg.
retenciones o documentacin
170
legar obligatoria y en efectivo
de caja general.
Las polticas de cuentas por
P8 Pagar empleados no son claras
Pg. en fechas de Pagos y se manejan
170 diferentes criterios por la parte
administrativa
P15 Las polticas de uso de tarjetas
Pg. crdito no estn definidas por
171 escrito.
Condicin
Criterio
Causa
Efecto
Recomendaciones
El registro de las cuentas por pagar
a largo plazo debe ser en base a las
normas contables y lineamientos
tributarios establecidos.
El tratamiento en relacin a las polticas Descuido en el manejo del Se debe elaborar las polticas en
del patrimonio no han sido dadas ni por patrimonio de la empresa, desvi conjunto con la administracin y
la administracin ni por el staff contable de fondos para gastos personales.
en base al lineamiento contable.
199
La direccin de la empresa no
Se debe realizar estados de
puede evaluar el cmo ha
evaluacin del patrimonio para
evolucionado el patrimonio de un
conocer la evolucin del mismo.
periodo a otro.
P1
Las polticas de tratamiento de
Las polticas de ventas son
Pg.
ventas deben ser especficas y
variables y no estn por escrito.
172
estar por escrito.
Las ventas deben generar todo
P2
Los asientos de ventas no son su proceso automtico con el
Pg.
generados automticamente.
fin agilitar el proceso y su
172
revisin.
Condicin
Criterio
Causa
Efecto
Toda cuenta debe tener
aplicables que Falta de conocimiento por parte del
P1 Las cuentas de egresos no polticas
Pg. tienen sus polticas por permitan
el
mejor rea administrativa y del staff Incumplimientos tributarios.
173 escrito.
desenvolvimiento de cada contable.
partida del plan de cuentas.
Recomendaciones
Cada cuenta de egreso debe
tener su poltica basada en la
normativa tributaria actual.
200
P3
Los empleados deben estar La asistente de gerencia asigna o Incumplimientos con el IESS,
Pg. El valor registrado de los afiliados al IESS con su ingresa estos datos en el IESS, ella posibles sanciones en caso de Las horas extras o beneficios
deben ser registrados en el
173 empleados en el nivel medio
no es el total en el IESS.
P10
los transportistas existen
Pg.
173 muchas desviaciones en su
tratamiento.
sueldo base ms ingresos es del nivel medio por ser familiar revisiones y descontento de los
IESS obligatoriamente.
permanentes mensuales.
se perjudica.
empleados.
Ref.
Condicin
Las actividades diarias en
son efectuadas
P1 general
Pg. manualmente el sistema no
174 realiza ninguna actividad
automticamente.
Criterio
Efecto
P2
Pg. Los problemas o molestias Los problemas que requieran La administracin y nivel medio Los problemas no son
seguimiento deben realizar el
corregidos, o corregidos
174 no
tienen
ningn
no
tienen
definidos
estos
201
seguimiento.
mismo
de
documentada.
La
una
forma
notificacin
de
procedimientos.
momentneamente,
se repiten errores.
adems
Recomendacin
Conseguir un nuevo sistema de
informacin con permisos y
dems, en el peor de los casos
parametrizar las actividades de
la empresa en el sistema actual.
Determinar un proceso de
seguimiento de solucin de
problemas, ya que estos ayudan
a ver evolucin y a poder
estandarizar los problemas.
debe
ser
P6 Las irregularidades no son irregularidades
La falta de un cdigo de conducta sean
notificadas Definir mtodos escritos de
Pg. comunicadas objetivamente objetiva en base a pruebas y
fuerte.
objetivamente
y
queden
como comunicacin de irregularidades.
174 a la direccin.
segn lo establecido en el
especulaciones.
cdigo de conducta.
Las
reuniones
de
direccindeben
realizarse
peridicamentesegn
calendario establecidoal inicio
del ao y debentener su
correspondiente acta.
Ref.
Condicin
Criterio
Recomendacin
202
P3
Pg.
175
P4
Pg.
175
Establecer un da de revisin de
documentacin por parte del staff
contable el cual debe simillar la
revisin de la documentacin.
P5
Pg.
175
P6
Pg.
175
P7
Pg.
175
P8
Pg.
175
P9
Pg.
175
No hay un responsable
nico de la realizacin de
comprobante de egreso y
existe un desorden para el
uso de los mismos.
Efecto
No se ha utilizado el
Los inventarios fsicos de tanques El valor registrado en el sistema de
sistema como control del
son comprobados con los archivos inventarios debe ser exactamente al del
inventario se trabaja con
en el sistema.
realizado fsicamente.
saldos negativos.
El staff contable debe realizar
El staff contable no chequea
Confianza en los datos
constataciones fsicas bimestralmente
fsicamente lo registrado en el
presentados
por
la
y respaldar el mismo mediante un
sistema con lo fsico.
administracin
documento.
Se
cumple
con
las
Las recomendaciones realizadas Las recomendaciones y sugerencias
recomendaciones
por el staff contable no tienen un establecidas por el staff contable deben
espordicamente, pero se
seguimiento
y
aplicacin tener un seguimiento y un archivo para
vuelve a caer en el mismo
constante.
que no vuelvan a suceder.
error.
El responsable del monitoreo no ha
La administracin no ha
DIGAS debe tener un responsable del
sido asignado para el staff contable
dispuesto un responsable
monitoreo del staff contable.
ni por parte de l.
directo del monitoreo.
del
Descripcin
Revisin de comprobantes
de
Egreso,
con
sus
respectivos documentos de
soporte,
si
falta
un
documento se pide respaldo
sin embargo aprueba el
comprobante.
Secretaria
Contador
Asistente de
Gerencia
Inicio
Revisin
documentos
Solicitud de
documentos
faltantes.
Registra en el sistema
detallando lo registrado en
el comprobante de egreso.
No
Completos
Si
Ingresa
sistema.
Firma el comprobante de
egreso.
al
Firma
comprobante
Procede a imprimir un
estado de resultados previo
con el fin de verificar los
saldos finales con los del
control de Excel.
Impresin
Estado
Resultados
previo
de
de
Comparacin
con
saldos
finales Excel.
Se imprime o se verifica
con el mayor de la cuenta
de diferencia, se verifica
con la documentacin para
corregir
la
diferencia
dependiendo donde se haya
originado.
Diferencias
Sistema
Si
Las
diferencias
son
cotejadas y se cierra la
revisin cuando los gastos
del sistema contable son
exactos a los del libro de
Excel.
Verifica
y
corrige en el
sistema
Fin
203
No
Verifica
y
corrige el libro
de Excel.
Proceso
Asistente Contable
Administrador
Inicio
El administrador explica o
entrega el arqueo corregido al
asistente contable.
Registra
todos
los
comprobantes de ingreso del
da anterior en una hoja de
Excel, y firma cada uno en el
rea contabilizado.
6
Compara exactitud matemtica
entre anticipos, Pagos y otras
salidas de efectivo con el
registro realizado.
7
Revisa archivo de
arqueo
Resumen en
Excel
Comprueba exactitud
matemtica
Pregunta
Verifica novedad
Explica o corrige
Registro comprobantes
de egreso
Comprueba sumas
con de egresos con
comprobantes
Revisa cuaderno
10
11
Se registra el nmero de
asiento emitido por el T-Max
en el diario digital.
Registro
nmero de
asiento
Fin
Registra gastos
pequeos
Corrige
comprobantes
Revisa y copia
depsitos
Registro
asiento ventas
204
Asistente
Contable
Proceso
Registro anticipos:
Se registra diariamente los
asientos de cheques o
salida de efectivo por
anticipos.
Firma comprobante.
Inicio
Asiento
anticipo
Firma
comprobante
Revisa
factura
Registra
asiento
Al finalizar el asiento se
firma el comprobante de
egreso en el rea de
contabilizado.
205
Cruza
asiento
Firma
comprobante
Fin
Proceso
Asistente Contable
Inicio
Registro
anticipos
Firma
del
comprobante
Revisin
de
factura
y
documentos de
respaldo
Registro asiento
contable
Solicita corte de
gasto transporte
Registra
los
asientos
documentacin de respaldo.
10
sin
Asistente
Administrativa
Entrega corte en
Excel
Registra
asientos
contables
Imprime
saldo del TMax
Confirman
anticipos
y
gastos generales
Fin
206
Confirman
anticipos
y
gastos generales
Equidad Contable
Realizacin
Periodo contable
209
realizados contablemente.
Estas cifras debern ser modificadas en el caso de que ocurran eventos
posteriores que les hagan perder su significado, aplicando mtodos de ajuste en
forma sistemtica que preserven la imparcialidad y objetividad de la
informacin contable.
Negocio en marcha
La empresa se presume en existencia permanente salvo especificacin en
contrario, por lo que las cifras de sus estados financieros representarn valores
histricos o modificaciones de ellos, sistemticamente obtenidos.
Cuando las cifras representen valores estimados de liquidacin, esto deber
especificarse claramente y solamente sern aceptables para informacin
general cuando la entidad est en liquidacin.
Dualidad econmica
Principio fundamental en que se basa la contabilidad, el cual nos dice, que la
contabilidad descansa sobre la partida doble y que est constituida por los
recursos disponibles y la fuente de esos recursos, ambos constituyen la
igualdad del inventario.
Revelacin suficiente
La informacin contable presentada en los estados financieros debe contener en
forma clara y comprensible todo lo necesario para juzgar los resultados de
operacin y la situacin financiera de la entidad.
Importancia relativa
La informacin que aparece en los estados financieros debe mostrar los
aspectos importantes de la entidad susceptibles de ser cuantificados en
trminos monetarios. Tanto para efectos de los datos que entran al sistema de
informacin contable como para la informacin resultante de su operacin, se
debe equilibrar el detalle y multiplicidad de los datos con los requisitos de
utilidad y finalidad de la informacin. Cuando su omisin o presentacin
errnea pueden influir en las decisiones econmicas que los usuarios tomen a
partir de los estados financieros.
210
No existe.
No existe.
No existe.
No existe.
de
administracin
que
No existe.
No existe.
Se mantiene
financieros.
Declaracin
de
impuestos
Se mantiene.
mensuales y anuales.
Obligaciones con el SRI, Ministerio
Se mantiene
No existe.
Controlar
las
acciones
de
los
Evaluacin
del
control
211
interno
Polticas Propuestas
Los depsitos deben ser depositados
ntegramente.
ntegramente.
Se mantiene.
Se elimina.
de Caja General.
Caja es cerrada al final del da
maana
y se
realiza
un
solo
depsito.
Caja Chica
Polticas
Actuales
No
existen.
Polticas Propuestas
La caja chica se debe crear y reponer con cheque, el valor es de
US$150.00.
Los gastos que se pueden cancelar con caja chica deben ser
inferiores a los US$20.00
El saldo mnimo de caja es US$30.00.
Se debe llevar un archivo ordenado de respaldo de los Pagos de
caja chica, y entregarlos cuando este por terminarse el saldo.
No pueden ser para anticipos a proveedores, a empleados u
otros, solo para Pagos pequeos y necesarios como: taxis,
copias, suministros de limpieza u oficina de inmediato uso,
peajes, mantenimientos pequeos del centro y todo dems gasto
pequeo en el cual no se pueda utilizar cheque.
212
Bancos
Polticas Actuales
Polticas Propuestas
clientes
son
registrados
independientemente en el auxiliar de
bancos en Excel.
Las papeletas de depsitos son
y el banco.
No existe.
No existe.
No existe.
213
blanco.
la facturacin de Eni.
manejadas
realiza la gerencia.
por
la
asistente
de
gerencia.
No existe
anticipo
propietarios,
No existe
utilidades
transferencia
entre
montos
transferencias
US$2500.00.
214
mximos
diarias
es
de
de
el
asistente de gerencia.
lo
Todo
aprueba
la
anticipo
secretaria,
debe
tener
un
comprobante de egreso.
autorizacin.
El anticipo al empleado se lo da en
El anticipo al empleado se lo da en
efectivo.
cheque.
Se mantiene.
Se mantiene.
Los
crditos
solo
pueden
ser
travs de un cuaderno.
anualmente.
general de crditos.
No existe.
transferencia o cheque.
Cada
comprobante de egreso.
anticipo
debe
tener
su
Se mantiene.
Los
US$50.00 a US$400.00.
anticipos
pueden
ser
de
pueden
ser
pendiente de Pago.
Los anticipos pueden ser cancelados
Los
en efectivo o cheque.
cancelados en cheque.
Los
anticipos
son
anticipos
solo
solicitados
fecha.
Esto
debe
ser
Se mantiene.
de egreso.
Cuentas por cobrar tributarias
Polticas Actuales
Polticas Propuestas
Las retenciones realizadas a DIGAS
Se mantiene.
Se mantiene.
Se mantiene.
Polticas Propuestas
administracin o terceros no es
necesaria.
inesperadamente.
empleados operativos.
despacho.
de control manualmente.
realizar
contable.
217
travs
del
sistema
realiza
cuando
sea
totalmente
necesario.
No existe.
Se mantiene.
verbalmente la autorizacin de la
salida.
No existe.
histrico,
depreciacin,
archiva
los
activos
ms
segn su contratacin.
el principio de devengado
No existe.
cotizaciones
de
varios
218
servicio.
La
retencin
se
realiza
Se mantiene.
No existe.
con cheque.
Se mantiene.
mes.
asistente de gerencia.
No existe.
Se
debe
verificar
exactitud
Polticas Actuales
Polticas Propuestas
pagado.
representante legal.
dos dueos.
los dueos.
No existe.
No existe.
Se mantiene.
Se
debe
ordenado
mantener
de
las
un
archivo
tablas
de
del prstamo.
Los prstamos deben ser depositados
directamente en las cuentas de la
empresa.
No existe
segn
el
Pago
221
Polticas Propuestas
No existe.
Polticas Propuestas
asiento manual.
automticamente.
Se mantiene.
arqueo de caja.
Las ventas deben presentar un anexo
Se mantiene.
Se mantiene.
Polticas Propuestas
un arqueo.
negocio.
empresa.
222
No existe.
No existe.
Situacin Propuesta
Objetivo General:
Es
proporcionar
seguridad
razonable
sobre
la
en
la
evaluacin
del
control
interno
administrativo.
No existe.
Objetivos Secundarios:
Presentacin oportuna de la informacin financiera.
o Estrategia:
Brindar la capacitacin adecuada a cada uno de los
integrantes de la administracin del negocio y del staff
contable.
Evitar la malversacin de fondos y cohecho dentro de la
empresa.
o Estrategia:
Aplicar las normas, polticas y cdigo de conducta.
Salvaguardar los activos de la empresa y que sus usos
sean para beneficio de la misma.
o Estrategia:
Establecer controles especficos sobre cada uno de los
activos y sus componentes.
No existe.
223
Objetivos
operacionales:
Presentar
impuestos
los
y
dems
obligaciones
tributarias
antes
fecha
de
vencimiento.
No existe.
o Estrategia:
Establecer un cronograma de Pagos, el cual debe
cumplirse obligatoriamente y poner sanciones en caso
de no suceder esto.
Presentar
mensualmente los
Se mantiene.
o Estrategia:
estados
financieros
No existen.
Objetivos de cumplimiento
Realizar todas las actividades en base a la normativa
legal presente en el Ecuador.
o Estrategia:
o Tener los respaldos de las actualizaciones tributarias al
da.
o Invertir
en
capacitaciones
actualizaciones tributarias.
224
trimestrales
de
Situacin Propuesta
No existe
Calificacin Responsable
Ejemplo:
Riesgo
Calificacin Responsable
10
Subida de sueldos
inflacin anual.
por
10
Staff
contable
Staff
contable
Staff
contable.
Situacin propuesta
actual
No
Los riesgos internos se van a medir de la misma forma que los riesgos
existe.
externos.
Instructivo para llenar y evaluar la matriz de riesgos internos
Calificacin
Responsable
Ejemplo:
Riesgo
Calificacin
Responsable
10
Staff Contable
Falta de elaboracin
retenciones en la fuente.
de
Staff Contable
El
contrato
actual
de
prestacin de servicios est
enfocado en cumplimientos
tributarios.
Staff Contable
226
No existe.
En
relacin
presupuestos de DIGAS.
los
No existe.
se
manejan
fuera
del
negocio.
la asistente de gerencia y no
staff contable.
ni
detalle
de
las
228
Informacin y Comunicacin
Contable
Diseo de la informacin y comunicacin del sistema de control interno
Situacin Actual
Situacin Propuesta
Informacin:
El sistema contable T-Max
ordenado de la documentacin.
estanteras.
Comunicacin:
Comunicacin interna:
reservado
de
la
Contrato de prestacin de
pertinente
como
servicios contable:
conciliaciones
contables
personal autorizado.
documentacin
contratos,
bancarias,
con
IESS,
asientos
restricciones
para
reservado
de
pertinente
como
conciliaciones
contables
extraviado.
personal autorizado.
229
con
la
documentacin
contratos,
bancarias,
IESS,
asientos
restricciones
para
No existe.
verbal.
La
comunicacin
entre
administracin no se renueva el
contrato de servicios.
Se
debe
realizar
reuniones
informativas y de capacitacin en
relacin del cdigo de conducta
Comunicacin Externa:
administrativo
contable
para
no son archivadas.
comunicacin
entre
la
para
verificar
avances,
230
de comunicacin numerados.
No existe.
de
ao,
de
carcter
No existe.
231
enviada a la asistente
de gerencia.
No existe.
El
staff
contable
debe
analizar
evaluar
No existe.
de
cmo
debe
evaluar,
que
No existe.
232
o Lista de chequeo
o Flujo-gramas
o Narrativas
o Diagramas de flujo
No existe.
233
CAPTULO V
5.1 Conclusiones
El control interno contable, se encontraba enfocado a cumplimiento tributarios y
no ayudaba al control interno administrativo lo cual ha ocasionado en el negocio,
que muchos procesos, actividades, y controles sean superficiales para salir de
apuros inmediatos, ocasionando desvos a muchos principios contables y por
ende un alto riesgo de mala elaboracin de estados financieros.
responsabilidades y una sobre carga de las actividades del manejo del negocio.
Unos de los principales problemas que tiene la empresa es que no hay un alinea
demando definida y por lo cual los empleados no cumplen el respeto a estas.
5.2 Recomendaciones
Aplicar el control interno en base de sus cinco componentes para cubrir todas las
actividades que realiza la empresa, enfocando cada uno de sus recursos humanos
y financieros, en la consecucin de los objetivos que tiene la empresa.
Asignar un presupuesto con los valores necesarios para poder cumplir todos los
requerimientos de un buen control interno, y este pueda aplicarse correctamente
dando como resultado beneficios enormes a la empresa dentro de un periodo de
tiempo adecuando reduciendo tiempos, costos e inconvenientes internos.
Realizar una capacitacin acerca de los beneficios que tiene el control interno
para la empresa y lograr generar un compromiso en su aplicacin y ejecucin
235
Referencia Bibliogrfica
1. ANTILLA, Samuel, Auditoria del control interno, Editorial Eco, 2005.
2. BLANCO, Felipe. El Control Integrado de Gestin, Madrid: Ed. APD, 1997.
3. BLANCO, Yael, Procedimientos de Auditora Integral, Bogot, Ed. ECOE,
2003.
4. CHARLES, Lusthaus, Evaluacin Organizacional: Marco para desarrollar
el desempeo.
5. ESTUPIAN, Rodrigo, Control Interno Y Fraudes Con Base En Los Ciclos
Transaccionales: Anlisis de Informe COSO I y II, Bogot: Ed. Ecoe, 2006.
6. FONSECA, Oswaldo, Sistemas de Control Interno para Organizaciones,
Lima, Primera edicin.
7. GONZLEZ, Ma. Isabel. rganos autonmicos del control externo, 1999.
8. LARA, Mara, Manual bsico de revisin y verificacin contable, Madrid,
Ed. DYKINSON, 2007.
9. LEONARD, W., Auditora Administrativa - Evaluacin de mtodos y
Eficiencia administrativa, Mxico, Editorial, Diana1990.
10. MANTILLA, Samuel, Auditoria del control interno, Editorial Eco, 2005.
11. MANTILLA, Samuel, Control Interno Informe COSO, Bogot, Editorial
ECOE, 2005.
12. MANTILLA, Samuel. Control Interno de los Nuevos Instrumentos
financieros, Bogot, Ediciones Ecoe, 1998.
13. MORENO, Abraham, Fundamentos de Control Interno, Novena Edicin.
14. PEA, Jess, Control, Auditora y Revisora Fiscal, Bogot, Ed. Ecoe, 2007.
15. POCH, R,
236