LIBROS CONTABLES

I. CONCEPTO
Los libros contables son el soporte material en la elaboracin de la informacin
financiera. Pueden ser de carcter obligatorio o voluntario.
Libros obligatorios son:
a) Libro diario
b) Libro de Inventario y Cuentas Anuales
Voluntarios:
a) Libro Mayor
b) Libros Auxiliares.
La regulacin legal de los libros contables esta contenida en el Cdigo de
Comercio (en adelante C.Com) en los artculos del 25 al 33 ambos inclusive.
Las cuestiones legales ms importantes contenidas en dichos artculos son las
siguientes:
El C.Com comienza indicando Todo empresario deber llevar una
contabilidad ordenada, adecuada a la actividad de su Empresa que permita un
seguimiento cronolgico de todas sus operaciones, as como la elaboracin
peridica de balances e inventarios (...) llevar necesariamente (...) un libro de
Inventarios y Cuentas anuales y otro Diario.. (Art. 25)
Los libros contables debern ser legalizados en el Registro Mercantil del
lugar donde tuviera la empresa su domicilio. (Art. 27)
Todos los libros contables deben ser llevados con claridad por orden de
fechas, sin espacios en blanco, tachaduras o raspaduras. No se pueden utilizar
abreviaturas o smbolos. Las anotaciones debern expresarse en la moneda
nacional. (Art.29)
Los empresarios conservarn los libros y la documentacin
correspondiente durante seis aos a partir del ltimo asiento realizado en los
libros. (Art. 30)
El valor probatorio de los libros contables ser apreciado por los
Tribunales conforme a las reglas generales del derecho. (Art. 31)
La contabilidad de los empresarios es secreta, fuera de los casos
especificados por la Ley, como la quiebra, podr decretase la exhibicin de los
libros cuando la persona a quien pertenezcan tenga inters o responsabilidad en
el asunto en que proceda la exposicin. (Art. 32)
II. CONTENIDO DE LOS LIBROS CONTABLES
Dentro del contenido de estos libros destacan los siguientes:
1. Libro Diario
El libro Diario registrar da a da todas las operaciones relativas a la actividad de
la empresa. Ser valida, sin embargo, la anotacin conjunta de los totales de las
operaciones por periodos no superiores al mes, a condicin de que su detalle
aparezca en otros libros o registros concordantes, de acuerdo con la naturaleza de
la actividad de que se trate. (Art. 28)
Tal y como reza el artculo 28 del C.Com, el Libro Diario recoge, por orden
cronolgico, todos los hechos contables que afectan a la empresa desde el punto
de vista econmico o financiero. El objeto de este libro es reunir en l todas las

operaciones realizadas por la empresa para despus trasladarlas al libro Mayor y

recogerlas sintticamente en los estados contables al final del ejercicio.
Todos los asientos contables registrados en el libro Diario se realizan cumpliendo
el principio fundamental de la partida doble, Activo igual a la suma de Pasivo y
Patrimonio Neto.
En el Diario se cumplir necesariamente la igualdad siguiente: las sumas de las
anotaciones realizadas en el Debe sean iguales a las del Haber.
2. Libro de Inventarios y Cuentas anuales
El libro de Inventarios y Cuentas anuales se abrir con el balance inicial detallado
de la empresa. Al menos trimestralmente se transcribirn con sumas y saldos los
balances de comprobacin. Se transcribirn tambin el inventario de cierre del
ejercicio y las cuentas anuales (Art. 28).
Un inventario es una relacin valorada en unidades monetarias de todos los
bienes derechos y obligaciones contradas por la empresa, en una fecha
determinada, para calcular por diferencia el patrimonio neto.
Adems de los inventarios se incluyen en este libro las cuentas anuales que son:
a) El Balance de situacin
b) Cuenta de Resultados
c) La Memoria
d) Estado de Cambios de Patrimonio Neto
e) Estado de Flujos de Tesorera.
3. Libro Mayor
Recoge informacin individualizada de todas las cuentas que intervienen en la
contabilidad de la empresa con todos sus aumentos y sus disminuciones, de esta
forma en cualquier momento podemos ver todos los movimientos de la cuenta y
calcular su valor para una fecha concreta, su saldo (vase: saldo). Este libro
debe ir en total concordancia con el libro Diario. Todas las anotaciones realizadas
en el Diario pasan a su vez al libro Mayor.
En el libro mayor las cuentas aparecen representadas en forma de T donde el
lado izquierdo se denomina DEBE y el derecho HABER.
4. Libros Auxiliares
Las empresas, de acuerdo con el C.Com, pueden llevar adems de los libros
obligatorios todos aquellos libros auxiliares que estimen tiles para su gestin.
Ejemplo de este tipo de libros pueden ser los de caja, bancos, entradas de
almacn, salidas de almacn etc.
Obligacin de Llevar Contabilidad Completa
En Guatemala la obligacin de llevar contabilidad, es para aquellas empresas que
estn constituidas legalmente, conforme lo que indica el Cdigo de Comercio de la
Repblica de Guatemala, decreto 2-70 del Congreso de la Repblica de
Guatemala.

El Artculo 368 de dicho cdigo dicta las especificaciones acerca del tema
contable y los registros indispensables:
a)
Que los comerciantes estn obligados a llevar su contabilidad en forma
organizada (ordenada).
b)

Contabilidad de acuerdo con el sistema de partida doble.

c)

Usar principios de contabilidad generalmente aceptados.

Los libros que debe llevar obligatoriamente el comerciante son los

siguientes:
1. De Inventarios.
2. Libro Diario o de primera entrada.
3. Libro Mayor o centralizador
4. Libro de Estados Financieros
Estos son los libros que exige el cdigo de comercio, pero el empresario puede
usar otros libros o registros auxiliares que estime necesarios para el pleno
desarrollo de sus actividades mercantiles, administrativas o por exigencias
contables.
Actualmente en la mayora de empresas de nuestro medio, la forma de operar la
contabilidad, es de forma computarizada, pero dicho cdigo no obliga a realizarlo
de esta forma sino que da la pauta (o al menos no se ha modificado el texto en
ese sentido desde que se cre) para que los registros contables se hagan de
forma manual en libros empastados, en donde vienen las hojas con diversas
columnas y con nmero de folio. Tambin se permite an el uso de fichas (cardex
por ejemplo), toda vez que permita el anlisis de la informacin y la fiscalizacin
de la misma.
Condiciones para Llevar Contabilidad Completa:
Existen condiciones clasificatorias con respecto a quienes deben llevar
contabilidad completa, y las mismas estn relacionadas con el monto de activos
que posee una empresa. Veamos cuales son:
a)

Comerciantes que tenga activos mayores a Q25,000.00

Si un comerciante tiene en sus activos, una suma mayor a los Q.25, 000.00 est
obligado a llevar la contabilidad como se describi anteriormente.
b)

Comerciantes que tenga activos menores a Q25,000.00

Si un comerciante tiene un total de activos menor a Q.25,000.00 puede omitir el

uso de los libros anteriormente descritos, pero debe tener cuidado de observar
que las leyes tributarias de Guatemala, no le obliguen a llevar alguna, es decir, no
porque el cdigo tributario lo indique, no puede ignorarse, por ejemplo, la ley del
Impuesto Sobre la Renta.

c)

Comerciantes que tenga activos menores a Q2,000.00

Los comerciantes que tengan activos que no exceden de Q.2, 000.00 no estn
obligados a llevar contabilidad completa, nicamente:
-El libro de Inventarios y el libro de estados financieros
En este caso tambin considerar que no deben obviarse las leyes tributarias, sino
que, antes deben revisarse si exigen la presentacin de algn libro o registro no
indicado en el cdigo, por ejemplo el libro de compras y ventas de bienes y
servicios que indica la ley del IVA para los pequeos contribuyentes.
Quien debe operar los Registros Contables?
Muchas personas creen que el iniciar una empresa significa que deben contratar a
un contador, y otras creen que nunca deben contratarlo, debido a que no es
necesario porque el mismo propietario se encarga de realizar las operaciones
administrativas, contables, de negociacin y ventas en el negocio. Para aclarar
este punto, a continuacin se transcribe lo que indica el cdigo de comercio:
Los comerciantes operarn su contabilidad por s mismos o por persona distinta
designada expresa o tcitamente, en el lugar donde tenga su domicilio la
empresa, o en donde tenga su domicilio fiscal el contribuyente, a menos que el
registrador mercantil autorice para llevarla en lugar distinto dentro del pas. Sin
embargo, aquellos comerciantes individuales cuyo activo total exceda de veinte
mil quetzales, (Q. 20,000.00), y toda sociedad mercantil, estn obligados a llevar
su contabilidad por medio de Contadores.
En este prrafo se pueden observar dos condiciones relevantes, que obligan al
empresario a contratar un contador, estas son:

a)
Si la empresa est constituida como sociedad mercantil. (Por ejemplo
Sociedad Annima)
b)
Si la empresa est constituida como Persona Individual, pero que el monto
de los activos supere la suma de Q20,000.00
En caso de que la empresa est constituida como persona individual y el monto de
los activos no supere los Q20, 000.00, solo en este caso, el propietario del negocio
puede operar la contabilidad sin necesidad de contratar contador, y tampoco
necesita la firma del mismo, en los estados financieros.
Autorizacin de Libros Contables:
Para poder operar y registrar la contabilidad, antes debe de realizarse el proceso
de autorizacin de libros. Los libros de Inventarios, libro Diario, Libro de Mayor y
de Estados Financieros, deben ser autorizados por el Registro Mercantil.
Al iniciar operaciones y como mnimo una vez al ao, el empresario o comerciante
tiene obligacin de establecer la situacin financiera de la empresa por medio del
Balance General y el Estado de Prdidas y Ganancias (Resultados), los mismos
debern ser firmados por el propietario del negocio y por el contador designado o
contratado para el efecto.
Cunto Tiempo debe de Conservarse los libros y registros?
El tiempo para conservar los libros, registros y documentos que han servido para
operar los registros contables, es indefinido, porque depende de la vida de la
empresa. Esto implica que si muere el fundador o fundadores de la empresa y la
misma pasa a propiedad de los hijos (herederos) o si venden el negocio y no
cambian las condiciones desde la fundacin ante el registro mercantil, en este
lapso de tiempo debe de resguardarse la informacin contable y sus documentos
de soporte. En pocas palabras debe de conservarse desde la fundacin hasta el
cierre del negocio.