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ADMINISTRACION

Un buen gerente administrador debe ser capaz de tener un:

Pensamiento Creativo
Pensamiento Deductivo
Pensamiento Inductivo
Pensamiento Causativo
Pensamiento Solucionador de problemas:

Administracin: Se define como el esfuerzo coordinado de un grupo social para obtener un fin con la mayor
eficiencia y el menos esfuerzo posible, es decir, es el proceso de crear, disear y mantener un ambiente en el que
las personas, laboran o estn trabajando en grupos, con el propsito de alcanzar con eficiencia las metas
seleccionadas, es decir, las personas realizan funciones administrativas de planeacin, organizacin, integracin
de personal, direccin y control.

Es aplicable en todo tipo de organizacin


Aplicable a todos los administradores en todo los niveles de empresa
La meta es la preocupacin de todos los administradores
Se ocupa del rendimiento; esto implica:
o Eficacia: Cantidad y tiempo
o Eficiencia: Mnimo Costo Mxima Calidad
o Efectividad: Lograr el objetivo o meta.

Caractersticas de La Administracin:
1. Sigue un propsito
2. Es un medio notable para ejercer un verdadero impacto en la vida humana
3. Est asociada usualmente con los esfuerzos de un grupo
4. Se logra por, con y mediante el esfuerzo de otros
5. Es una actividad, no una persona o grupo de personas
6. La efectividad administrativa requiere el uso de ciertos conocimientos, aptitudes y practicas
7. Es intangible
8. Los que practican la administracin no necesariamente son los propietarios
9. Universalidad
10. Valor Instrumental
11. Unidad Temporal
12. Amplitud de ejercicio
13. Especificidad
14. Interdisciplinariedad
15. Flexibilidad
PROCESO ADMINISTRATIVO

FASE
PRE
EJECUTI
VA
FASE
EJECUTIV
A

PLANIFICACIN
ORGANIZACIN
DIRECCIN
CONTROL
EVALUACION

PLANIFICACIN:

Planificar: Es analizar el trabajo antes de proceder a su ejecucin con el fin de prever acontecimientos, eliminar
riesgo o imprevistos y pronosticar el xito del trabajo. Es tomar decisiones anticipadamente. Da respuestas
anticipadamente a interrogantes. Sistematiza
Secuencia Lgica de etapas interrelacionadas:

Diagnostico
Programacin
Ejecucin
Evaluacin

Conceptos fundamentales de la planificacin:

Racionalidad
Conocimiento
Toma de decisiones
Accin

La Planeacin implica:

Contribuir al propsito y a los objetivos


Supremaca en las tareas del administrador (sin planificacin, lo dems carece de sentido)
Generalizacin (Todos los administradores planifican)
Eficiencia de los planes resultantes (Plan facilita la consecucin de objetivos)

La importancia de la planificacin radica en:

Neutralizacin de incertidumbre y del cambio


Concentracin de la atencin en los objetivos
Obtencin de una operacin matemtica
Facilitacin del control

Principios Bsicos de la planificacin:

Contribucin al objetivo
Informacin de la planificacin (llegar a todos los niveles de la institucin)
Eficiencia de los planes (mnima de consecuencia no deseadas y con resultados mayores que los costos
incurridos)
Primaca de la planificacin (base en la que se sustenta la administracin y el proceso administrativo)
Continuidad y oportunidad
Flexibilidad (debe hacer frente a situaciones imprevistas)
Compromiso (Periodos de ejecucin)

Elemento de la planificacin son:

El objetivo: Determina su direccin y orientacin.


Las polticas: Indican lineamientos generales de la accin. (Normas)
Procedimientos: Seala como deben hacer determinados trabajos u operaciones
Programas: Determinan con la mayor precisin posible el desarrollo de las actividades en funcin de dos
elementos esenciales: tiempo y dinero.
Presupuesto: Cuantificacin de los planes.

Ventajas de la planificacin:

o Permite el estudio y anlisis del futuro con relacin a la actividad


o Facilita la accin de la empresa, servicio o unidad hacia el objetivo
o Facilita el control y/o evaluacin final.
Fase que se distinguen:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.

Los fines (Objetivos y metas)


Los medios (Polticas, programas, procedimientos y practicas)
Premisas (Medio ambiente en el que opera la entidad o institucin)
Los recursos (tipos, cantidades y como se adquieren)
La realizacin (disear los procedimientos)
Acciones (activar los planes)
Control (prever o detectar errores)
Retroalimentacin del desempeo (Para replanificar)

Etapas o Metodologia del proceso de planeacin:


1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.

Diagnostico
Determinacin de objetivos
Elaboracin de proyectos alternativos
Evaluacin de lneas o proyectos alternativos
Seleccin del proyecto para cada objetivo
Especificacin del plan
Formulacin de planes derivados o complementarios
Cuantificacin del o los planes

Limitaciones:
o
o
o
o

Inseguridad de las previsiones


Tendencia a la inflexibilidad
Costo de la planificacin
Tiempo requerido

ORGANIZACIN:

Puede variar segn las necesidades que ella satisfaga pero las normas o principios a las cuales debe ceirse para
un funcionamiento eficiente, son los mismos.
Organizacin es una asociacin de individuos entre los cuales tiene lugar un sistema de interaccin orientado al
logro de ciertos fines, cuya consecucin se realiza a travs de una jerarquizacin de status y cuyas actividades
estn reguladas por un conjunto de normas.
Organizar: proveer a la empresa de todo aquello que es til para su funcionamiento (Infraestructura,
maquinarias, RRHH, informacin, capital). Elementos y condiciones requeridas para obtener el resultado
propuesto,
LA ORGANIZACIN ES UN PROCESO DINAMICO Y PERMANENTE
Elementos del Concepto:

Estructura
Sistematizacin
Agrupacin
Jerarqua
Simplificacin de Funcin

Principios de organizacin:
Unidad de Objetivos: Contribuir al logro de objetivos.
Tramo de Administracin: Limite al nmero de personas que pueden manejar una persona, grupos de
actividades con administrador, fomenta coordinacin de las unidades.
Responsabilidad: Mientras ms clara sea la lnea de autoridad, ms clara ser la responsabilidad de
cada individuo en la toma de decisiones y la comunicacin.
Delegacin por resultados esperados: Asegurar capacidad de cumplir y de hacer cumplir.
Carcter Absoluto de la responsabilidad: Responsabilidad no puede ser mayor, ni menor, que la
implcita en la autoridad delegada.
Unidad de Mando: Un solo superior
Nivel de Autoridad: Toda vez que se entrega una tarea a un trabajador, se ejerce la facultad de exigir el
cumplimiento de esa tarea.
Definicin Fundamental: Ms clara la definicin de un puesto y los resultados esperados, el
responsable contribuir en forma ms adecuada al logro de objetivos.
Equilibrio: Hace algo justificando su rentabilidad
Flexibilidad: Toda empresa avanza hacia su meta en un ambiente cambiante, tanto externo como
interno.
Facilitacin del liderazgo: Estructura organizacional contribuya a crear una situacin en la que el
administrador pueda dirigir con mayor eficacia.
Divisin del trabajo: Todos no pueden hacer todo. Ordenar de acuerdo a sus capacidades.
Importancia de la organizacin:

Es de carcter continuo
Es un medio
Suministra los mtodos
Evita la lentitud e ineficiencia
Reduce o elimina la duplicidad de esfuerzos

Factores del proceso organizativo:

Estrategias
Tecnologa
Estabilidad

Etapas de la organizacin:
Determinacin del objetivo: Antes de organizar debemos saber para qu hacerlo.
Divisin del trabajo global en operaciones parciales (Anlisis): Conjunto de trabajos necesarios de
realizar para cumplir los objetivos.
Agrupacin de las operaciones parciales en unidades administrativas (Sntesis): Segn diversos
criterios.
Generalidades de la organizacin:
Como funcin bsica del proceso administrativo pone orden a travs de una estructura que se relacin entre s.
La organizacin se refiere a tres aspectos:
1) Actividades: Son el elemento dinmico que conduce al objetivo. Divisin del Trabajo:
- La concentracin de esfuerzo aumenta la cantidad y calidad del trabajo
- La reduccin de necesidades de conocimiento, disminuye el tiempo de aprendizaje.
2) Personal
3) Lugar de Trabajo
Departamentalizacin contribuye ayudando en la coordinacin, facilita el control, ofrece el beneficio de la
especializacin, colabora a la reduccin de costos y realza las relaciones humanas.
Descripcin del cargo: tareas, responsabilidades, relaciones de informes, condiciones de trabajo y
responsabilidades de supervisin.
Anlisis del Cargo: Naturaleza de los puestos y los tipos de persona que pueden trabajar ah.
Beneficios:
Para los directivos: Saber en detalle las obligaciones y caractersticas de cada puesto.
Para los supervisores: Distinguir con precisin y orden los elementos que integran cada puesto para
explicarlos y exigir ms apropiadamente las obligaciones que supone.
Para los trabajadores: Realizar mejor y con mayor facilidad sus labores.
Como se realiza el anlisis del cargo:
Paso N1
Paso N2
Paso N3
Paso N4
Paso N5
Paso N6

Determinar cmo se reunir la informacin:


Revisar la informacin disponible,
Seleccionar posiciones representativas para analizar
Analizar el puesto. Actividades que involucra, conducta requerida por los empleados, condiciones
de trabajo y requerimientos humanos.
Informacin debe ser verificada con el trabajador que la realiza y un superior inmediato
Elaborar una descripcin y especificacin del puesto.

Autoridad es: Poder legtimo, debe dar rdenes, las cuales se cumplirn si son claras, se sabe de dnde emana la
orden, corresponde a los fines de la organizacin. La autoridad siempre debe estar presente.
Delegacin de Autoridad: Un superior jerrquico confiere deberes a un subalterno y autoridad para
desempearlos.
Pre-requisitos de la delegacin:

Existencia de polticas o normativas definidas


Anlisis previos de los cargos
Entender objetivamente el concepto delegacin.
Tener provisin de control, basada en objetivos y metas.

Ventajas de la delegacin:

Facilita el trabajo en equipo


Permite a todos los niveles participacin en la marcha de la organizacin
Estimula la iniciativa de los colaboradores
Permite al jefe dedicarse a sus labores especificas o creativas
Facilita y estimula el perfeccionamiento del personal
Promueve una alta moral de trabajo.

Coordinacin: Sincronizacin de esfuerzos.


Comunicaciones:

Contribuye a la coordinacin
Debe ser programada cuando se debe comunicar a todo el personal
Debe tener conducto claro y expedito

Tipos de Organizaciones: Formal e informal (La organizacin informal surge dentro de otra de tipo formal,
como respuesta a ciertas necesidades del individuo que la organizacin formal no es capaz de satisfacer)
Esquema Organizacional

Enfoque fisiolgico: Procesos.


Enfoque Anatmico: Partes. Organigrama.

Organigrama: Es la representacin grfica de la estructura orgnica interna de la organizacin formal.


(Muestra canales de comunicacin) (Es un instrumento de la organizacin)
El organigrama seala:

Distribucin del trabajo total


Divisin del funcionamiento
Niveles Jerrquicos
Lneas de autoridad y responsabilidad
Naturaleza lineal o asesoramiento del departamento
Relaciones jerrquicas, de asesora, de coordinacin.
Canales formales de comunicacin: conductos regulares y directos.
Jefes de cada grupo de empleados.
Relaciones que existen entre los diversos puestos de la empresa.

Objetivos del organigrama:

Facilitar conocimiento a los mandos sobre su mbito de competencia


Dar a conocer el personal su posicin dentro de la institucin
Permitir que el pblico conozca cmo est organizada la institucin.
Inconvenientes y Limitaciones:

No refleja como realmente es la organizacin.


Solo muestra las relaciones formales y no las informales.
Son estticas, mientras que las organizaciones cambian siempre, pueden volverse obsoletas.
La representacin grfica puede ser tan compleja, que confunda en vez de informar.
Representacin anterior y no actual
Nunca puede expresar las relaciones humanas que se mantienen en la empresa.
Impone rigidez en las relaciones si se desenvuelven estrictamente por las vas del organigrama
Resulta costosa su elaboracin y mantenimiento.

Requisitos del Organigrama: Exactitud, Realidad, Comprensin, Sencillez


Tipos de Organigrama:

Por el fin: Se distinguen:


o Organigramas informativos: visin general de la estructura (solo comprende grandes unidades)
o Organigramas de anlisis: comprende la totalidad de la estructura. (Para investigacin y estudio)
Por la extensin: Se diferencian:
o Organigrama general: Estructura de toda la entidad, representacin solo comprende los aspectos
principales.
o Organigrama de detalle: nicamente a una dependencia en concreto de la entidad.
Por contenido: Se distinguen:
o Organigrama estructural: representa las diversas unidades que constituyen la respectiva entidad y
las relaciones.
o Organigrama funcional: relaciona cometidos asignados a cada una de las unidades representadas.
o Organigrama de personal: unidades representadas se indica su denominacin, rango y el nombre
del que la dirige.
Por la forma: Se diferencia por las ramificaciones:
o Vertical
o Horizontal
o Radial o circular
o Mixta

Manual de Organizacin: Texto descriptivo en el que se enumeran distintos puestos y unidades que integran
una entidad con expresin de las funciones, atribuciones y responsabilidades que tienen asignadas, como
tambin las relaciones que pueden mantener y las indicacin de las condiciones personales y profesionales que
deben reunir las personas que ocupen esos puestos.
Contenido del Manual:
o Una parte general que informa sobre la empresa
o Una parte esencial que describe, de forma detallada, todas las actividades de cada puesto de trabajo.
o Organigramas generales y de detalle.

DIRECCIN:
Es la accin de lograr que todos los miembros o personal de la institucin se propongan alcanzar determinados
objetivos en concordancia con los planes y organizacin de la empresa. Es la funcin de guiar y supervisar a los
subordinados, motivndolos a la unin de esfuerzos para el logro de los objetivos de la empresa, en base a los
planes establecidos.
A travs de ella se verifica que las actividades se realicen como fueron planeadas y organizadas.
Lograr que todas las reas trabajen de manera coordinada.
Principios de la Direccin:

Principio de armona de objetivos o coordinacin de intereses: Coordinacin para cumplir objetivos.


Impersonalidad de mando: responsabilidad solamente ante un supervisor.
Supervisin directa: recurrir al rea donde se realiza el trabajo
Va jerrquica: conductos regulares.
Resolucin de conflictos: actuar y tomar decisiones oportunas, aunque no sean las ms idneas, evitar la
expansin del problema.
Aprovechamiento del conflicto: sntoma de que algo est fallando, conflicto puede ser constructivo.

Tareas que debe cumplir las personas a cargo de la direccin:


Tomar buenas decisiones
Comunicarlas al personal en forma oportuna
Las ordenes deben ser claras y especificadas en forma verbal y escrita
Niveles de responsabilidad en la direccin:
En organizaciones complejas existen tres niveles de gerencia:
o Alta direccin: Ejecutivos de direccin, vicepresidentes y personal suprior del staff.
o Nivel Medio: Directores, gerentes, supervisores, agentes.
o Nivel Operativo: Directores de departamentos, jefes de secciones.
Elementos Etapas o Elementos o Factores de la funcin de direccin son:

Integracin (personal idneo para el cargo, reclutamiento, seleccin apto, capacitarlo)


Motivacin.
Toma de Decisiones
Supervisin
Comunicacin
Coordinacin

CONTROL:
Es verificar lo realizado, comparar lo realizado con lo planeado. Es un proceso que determina lo que se est
realizado y lo que se ha realizado, valorando la aplicacin de medidas correctivas para reorientar la accin hacia
los objetivos y eventualmente reformar los planes.
Aplicarse en todos los niveles y en todas las reas donde hay actuacin.
Tiene el papel de retroalimentar
El control determina si los resultados obtenidos son acordes a los planes establecidos, caso contrario, establecer
las medidas correctivas pertinentes.
Por medio del control:

Se establecen medidas correctivas


Se determina y analiza las causas que en el futuro pueden originar desviaciones.
Se obtiene informacin respecto de la situacin de los planes (sirve para reinicio del ciclo
administrativo)
Se reducen los costos y tiempos al contrarrestar los errores presentados.
Se hace conciencia

Elementos del control:

Congruencia: verificar el logro de los objetivos que establece la planeacin.


Medicin: cuantificacin de los resultados.
Detectar desviaciones: diferencias que se pudieran presentar entre lo planeado y ejecutado.
Medidas correctivas: establecer.

Principios del control:


Equilibrio: Verificar que la responsabilidad conferida se cumpla
De los objetivos: Comparar lo realizado de acuerdo con los objetivos establecidos.
De la oportunidad: antes que se produzca el error, permite tomar medidas anticipadamente.
De las desviaciones: deber ser investigada las causas que la generaron, para evitar que ocurran en el
futuro
Costeabilidad: Beneficios mayores que los del costo de operacin de los controles
De excepcin: realizar controles en las reas o actividades que representan mayores beneficios a la
empresa.
De la funcin controlada: Determinacin de quienes han de realizar las funciones de controlar.

Etapas del control:

Establecimiento de estndares: Unidad de medida que sirva como gua o patrn.


Medicin de resultados: Medir la ejecucin y los resultados.
Correccin: Cuando se detectan fallas, se debe verificar donde est el problema.
Retroalimentacin: Donde se encuentra la relacin ms estrecha entre planeacin y control

Caractersticas del Control:


Reflejar la estructura de organizacin: sistemas de control adecuarse a las necesidades de la empresa y
rea.

Oportunidad: debe detectar oportunamente las desviaciones, preferentemente antes que se origine.
Accesibilidad: informacin que se obtenga de los controles debe ser accesible para las personas que han
de interpretarlos, evitar al mximo los tecnicismos.
Ubicacin estratgica: Identificar reas estratgicas para implementar los controles. (reas Claves)
Control por reas funcionales: Por cada rea funcional u operacional.
Control de produccin: incrementar eficiencia, reducir costos, mejorar calidad. Se tienen controles de:
o Calidad (Producto terminado con caractersticas deseables)
o Inventarios (Ver disponibilidad de productos, evitar prdidas, etc.)
o Produccin (Todas las medidas encaminadas a lograr un rendimiento ptimo)
o Compras (Seleccin adecuado del proveedor, control de pedidos, comprobacin de precios,
evaluacin de cantidad y calidad por rea solicitante)
Control de Mercadotecnia: Evaluacin de la eficacia del proceso necesario para que el producto llegue al
consumidor.
Control de Finanzas: Se obtiene informacin acerca de la situacin financiera de la empresa.
Control de Recursos Humanos: Evaluacin de la efectividad en la implementacin y ejecucin de todos
los programas del personal y del cumplimiento de los objetivos de este departamento.
Tcnicas de control: Obj: Garantizar que los ejecutivos reciban oportunamente los informes, reportes,
concentraciones, estadsticas, graficas, etc., que habrn de requerir y son las herramientas auxiliares para llevar
a cabo el proceso de control.
Tcnicas de control ms usuales:

Sistemas de informacin (Contabilidad, Auditorias, presupuestos, sistemas computarizados, archivos,


reportes e informes)
Graficas Diagramas (Proceso, procedimientos, carta Gantt.)
Estudios de mtodos. (Tiempo y movimiento, estndares)
Mtodos Cuantitativos. (Modelos matemticos, investigaciones de operaciones, estadsticas, clculos
probabilsticos)
Formas (Transmisin y registro de datos de las actividades inherentes a cada puesto, ej.: tarjetas de
control de asistencia, permisos, plizas de diario, de egresos, tarjetas de almacn)

Actividades de persona que ejerce control:

Comunicar cuales son los instrumentos de medicin


Sugerir acciones correctivas
Informar al personal responsable de la interpretacin.
Comparar resultados con planes en general
Idear medios operativos para medir desempeo
Transferir datos detallados que muestren comparaciones y variaciones
Ajustar el control a la luz de los resultados
Disear instrumentos o registros para realizar el control.

EVALUACION:
Proceso integral, sistemtico, acumulativo y continuo que analiza el cambio o transformacin que se produce
por efecto de la aplicacin de un plan o programa. La evaluacin mide la cantidad y calidad del servicio
prestado.
Implica un juicio sobre una base objetiva de hechos y acontecimientos como resultados de una comparacin con
patrones o estndares especficos.
Que mide la evaluacin: cantidad, calidad y resultados.
Todo lo que se planifique debe ser evaluado al final, siendo el objetivo principal la comprobacin en la
obtencin de logros o no logros.
Tipos de Evaluacin:
Cuantitativa (cantidad de acciones en un plazo dado, investigar causas o motivos de los resultados)
Cualitativa (Mide la calidad, mide como se realizan las acciones o procedimientos, en relacin a la
efectividad, eficiencia y costo)
Cuanti - Cuali
Deben ser considerados para la evaluacin la estructura (mtodo acreditacin), procesos (mtodo auditorio) y
resultados (mtodos estadsticos), esto proporcionara insumos para realizar nuevas planificaciones.
Estructura:

Disponibilidad (nmero de recursos existentes en el servicio)


Accesibilidad (usuario cliente, representa inconveniencias que ocasiona el uso de un servicio)
Capacidad Fsica
Cobertura (uso del servicio, uso vs condiciones del servicio, uso vs calidad de recursos)

Acreditacin: Medida cuantitativa, garantiza la calidad del servicio o producto entregado, considera estndares
mnimos para satisfacer las demandas o necesidades.
Propsito de la acreditacin:
Contribuir al conocimiento de la situacin administrativa del servicio
Estimular el progreso de la administracin.
Objetivos de la acreditacin:

Medir cuantitativamente el nivel administrativo del servicio


Obtener bases para fijar objetivos del servicio y de investigacin.
Establecer marcos de referencia para evaluar progresos y el desempeo de las personas.
Orientar la evaluacin del desarrollo administrativo.

Etapas del mtodo de acreditacin:

Definicin del servicio a evaluar


Definicin pautas mnimas
Diseo del instrumento de acreditacin
Aplicacin del instrumento a la realidad a evaluar
Determinacin cuantitativa del nivel administrativo del servicio acreditado

Anlisis de la informacin recolectada


Emisin diagnostico administrativo.

Proceso:
Productividad (relacin entre lo que se produce y los recursos necesarios para producir)
o Rendimiento Nmero de actividades producidas por unidad de recurso usado
o Utilizacin Relacin existente entre recursos usados en extensin e intensidad y
disponibilidad del servicio.
Uso (relacin entre servicio disponibles y uso de ellos por los usuarios)
o Extensin Nmero de personas que usan un servicio determinado, durante un periodo
especifico de tiempo.
o Intensidad Nmero de unidades de servicio usados por el usuario.
Calidad
o Tcnica
o Oportunidad
o Continuidad
o Satisfaccin
Eficiencia (balance entre productividad calidad costo)
Auditoria: tcnica que mide la calidad de los procedimientos en una atencin prestada o en la elaboracin de
otros a travs del anlisis del registro de lo efectuado en relacin a un modelo. Proceso de control y educacin
contina.
Para la recoleccin de informacin se utilizan diversas tcnicas como la supervisin.
Objetivos:

Conocer la atencin que se est prestando


Conocer la calidad de esa atencin prestada
Conocer los procedimientos utilizados
Mantener el equipo de trabajo con educacin permanente
Mejorar la situacin auditada sobre la base de los resultados.

Resultado: (mide el impacto)


Eficacia (relacin entre resultados reales de acciones del personal sobre la salud o alimentacin y/o
problemas que motiven a las personas a usar el servicio)
Efectividad o impacto (impacto de un servicio sobre una necesidad sentida por la comunidad)
Costo (cantidad de unidad monetaria que una institucin gasta en la prestacin de servicios)
Mtodos para evaluar:

Encuestas
Estadsticas

Finalmente se deber relacionar toda la informacin obtenida, tanto en la acreditacin, auditoria y encuestas o
datos estadsticos, elaborar conclusiones con las cuales se realizara un informe final, mediante este informe se
harn propuestas de plan gestin en reas deficitarias, las que posteriormente sern puestas en prcticas, siendo
supervisadas, para poder volver a evaluar y concluir finalmente.