Taller de Liderazgo y trabajo en equipo

Grupo: Las Guerreras.

Andrea Cur
Alejandra Cceres
Francisca Vidal

Como mejorar el funcionamiento de nuestra empresa

Andrea: Hola Alejandra cmo te ha ido?
Alejandra: Bien y a ti como te ha ido
Andrea: Bien gracias a dios, con ansias de esta reunin para ver los frutos
(afirmacin).
Alejandra: Claro, yo tambin quiero que empiece luego, porque tenemos que
regular varias cosas de la empresa (juicios).
Andrea: Bueno, la empresa no est muy bien, pero s que vamos a poder
mejorarla (juicios), esperemos que llegue Francisca, para poder dar inicio a esta
reunin, y no esperemos ms.
Francisca: 1
Andrea: Ah que bueno, vamos a poder tener los papeles en mano para
evaluarlos.
Andrea: El motivo de esta reunin es con la finalidad de ver y dar ideas de cmo
mejorar el funcionamiento de nuestra empresa. Y as poder tener la aprobacin de
nuestro gerente que se encuentra escuchndonos POR VIDEOLLAMADA
(afirmaciones).
Tenemos que aprender a maximizar los recursos de nuestro negocio y a recortar
gastos innecesarios (peticin).
Francisca: para reducir los gastos es importante analizar los procesos de
diferentes y estar abiertos a perfeccionarlos porque siempre hay alternativas para
mejorar.
Alejandra: Podemos empezar por los viticos, impresiones, tarjetas de
presentacin, papelera, cafetera, insumos de limpieza, mensajera, comidas,

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regalos corporativos y todo lo que se requiere al interior de nuestra compaa

para que funcione (oferta).
Andrea: Si tienes razn esos son algunos gastos de operacin que se encuentran
esparcidos en diversas reas de nuestra compaa (afirmaciones). Por lo tanto
tenemos la obligacin de asegurarnos que estos se utilicen correctamente.
Francisca: Esta reduccin de gastos tiene como objetivo final maximizar recursos
y lograr mayor eficiencia en nuestra empresa.
Alejandra: Tengo una idea para iniciar este proceso debemos seguir algunos
pasos como:

Conocer los gastos de operacin ya que al reducirlos tendremos un

beneficio inmediato en nuestros estados de resultados.
Tambin tenemos que definir nuestra necesidad, es decir establecer que
requiere nuestro negocio y en que rea creemos que se gasta ms.
Andrea: Otra idea es observar el mercado, ya que tenemos que
satisfacerlo y para eso debemos mejorar del interior hacia fuera.

Francisca: Una vez entendido el gasto, el siguiente paso es delegar la

responsabilidad del proceso a la direccin de finanzas o a la direccin general.
Alejandra: Los titulares de estos departamentos sern los encargados de revisar
rea por rea en que se invierten los recursos? Si se est haciendo un mal uso
o no (peticin).
Andrea: Otra herramienta til es contar con las estadsticas semanales y
mensuales del departamento de compras.
Francisca: Creo que para reducir los gastos no hay reglas generales. Por el
contrario, cada caso es diferente y cada proceso es un caso. No podemos aplicar
un ahorro o reduccin de determinado material a toda la empresa en si, porque tal
vez afecte a nuestros vendedores y esto se pueda ver reflejado en nuestros
clientes (juicios).

Visin de ahorro:
Alejandra: en cuanto a la visin de ahorro igual tenemos que dar ideas para poder
mejorar.
Para esto yo veo que un problema de nuestra empresa es la resistencia al cambio,
existen usos y costumbres arraigadas que con el paso del tiempo se convierten en

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mitos como por ejemplo cuando decimos esto no puede ser o siempre se ha
hecho as (declaraciones).
Andrea: Quiero tomar un punto importante, nuestros proveedores son parte de
nuestro equipo pero ojo ellos tambin estn en un mercado competitivo, desean
vender y por lo tanto velan por sus intereses. Yo creo que debemos hacer un
anlisis de nuestros proveedores, y los proveedores que tambin estn en el
mercado, para ver cul de ellos tiene el menos costo, cual de ellos nos permite
pagarle de 30 a 40 das. Ver posibles proveedores que sean ms convenientes y
nos den ms plazo y que estos puedan contar con precios ms bajos (peticin).
Francisca: el uso de la caja chica. Este es un recurso que puede generarnos un
gran ahorro si realizamos compras de economa a gran escala, es decir, al
mayoreo. No olvidemos que la falta de tiempo y las urgencias del da a da elevan
considerablemente nuestros costos de operacin, por lo que siempre hay que
llevar un estricto control sobre las compras.
Alejandra: Si Francisca, me gusta tu idea! (declaracin) De igual manera vale la
pena poner especial atencin en tres reas en donde pueden concretarse gastos
excesivos o fugas de capital que elevan los gastos de operacin. La primera se
refiere al departamento de compras en donde pueden ocurrir fraudes por
adquisicin, la segunda es la malversacin de activos, es decir, el robo de
productos o la mala utilizacin de los servicios (juicios).
Andrea: y, por ltimo, la alteracin de estados financieros que en materia de
gastos de operacin se refleja en vales y bonos
Francisca: Para entrar de lleno al anlisis de estos gastos es importante
familiarizarse y analizar las rdenes de compra, los recibos y las facturas.
Otra recomendacin que doy es asegurarnos que nuestros colaboradores no
perciban la reduccin de gastos como algo negativo; al contrario, tenemos que
hacerles notar que al igual que en una casa, el objetivo de ahorrar en una
empresa es encontrar soluciones para no sacrificar la calidad de vida e
incrementar su rentabilidad (peticin).
Alejandra: Si Francisca. Al final, esto traer beneficios para todos, que pueden
reflejarse, por ejemplo, en utilidades por ventas o bonos de trabajo (declaracin).

Andrea: las salidas fciles a los problemas no sirven, es necesario hacer un

anlisis integral. No se trata de una reingeniera de procesos, simplemente de

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hacer pequeas modificaciones en las prcticas y costumbres para reducir costos

en reas estratgicas de la operacin (declaracin).

TPICOS ERRORES
Francisca: Ver al mercado como el nico factor que afecta la rentabilidad de
nuestro negocio, sin tomar en cuenta razones internas.
No reconocer que toda empresa puede mejorar y hacer ms eficientes sus
procesos.
Alejandra: tambin no poner atencin a los gastos de operacin y considerarlos
a todos como necesarios e imposibles de reducir (juicios).
Andrea: creo que tambin Hacer de algunos gastos y compras leyes no escritas
y no debatibles para su modificacin (juicios).

TIPS PARA ECONOMIZAR

Realizar compras mensuales (o anuales) al mayoreo. Esto evitar desvos de
recursos diaria o semanalmente a travs de la caja chica (juicios).
Francisca: Aprovechar los espacios dentro de nuestra empresa, negocio u
oficina, siempre y cuando los empleados no se encuentren incmodos (juicios).
Analizar la posibilidad de adquirir o renovar maquinaria, vehculos o equipo de
cmputo por medio de arrendamiento (juicios).
Alejandra: Ahora quiero tocar un punto importante que es sobre los trabajadores.
Alejandra: necesitamos Realizaremos ajustes en nuestros empleados, es decir
se harn despidos acorde a nuestras necesidades priorizando maximizar nuestras
utilidades, con las personas justas y necesarias, las cuales fomenten a la
eficiencia de la empresa (declaracin).
Andrea: Totalmente de acuerdo contigo La motivacin, el desempeo laboral de
los trabajadores Y la productividad de una organizacin dependen en gran medida
del buen rendimiento que tengan estos ltimos. Cuanto mayor sea el bienestar
personal mayor rendimiento y mayor productividad repercutir su trabajo en el
buen devenir de la empresa. Es por todo esto que tiene gran importancia

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implementar polticas claras y efectivas de motivacin laboral entre los empleados

(afirmacin).
Francisca: Pues en relacin a lo que mencionas colega , se logr realizar una
reunin con los encargados de cada rea, en donde se pide a cada encargado
realizar un estudio, y verificar en qu puntos estn teniendo falencias e informar
quienes no cumplen con el perfil del cargo, perjudicando estos la productividad de
la empresa (peticin).
Alejandra: Al transcurrir dos semanas de esta reunin, nos lleg a nuestras
manos los informes, en los cuales mi colega y yo.tomamos las decisiones
correspondientes en cada caso, encontrndonos con empleado que muestran
poco inters o atencin en su trabajo diario, al igual en el rea administrativa se
observa a los empleados con Falta de iniciativa a la hora de proponer nuevas
ideas y poca participacin en las mismas(Afirmacin),.
Francisca: Lo cual definitivamente no nos sirve, ya que personas as provocan un
mal ambiente laboral, falta de compaerismo y de trabajo en equipo. La
comunicacin interna resulta clave para la motivacin del personal de una
organizacin, es necesaria para que todos los empleados trabajen enfocados en
los mismos objetivos (declaraciones).
Alejandra: Entonces al ver dicha falencia, se observa que el trabajador Jos
Ramrez y Kevin Rojas, ambos administrativos sern desvinculados, agregndole
a estos su falta de experiencia en el rubro, ya que estos egresaron solo hace un
par de meses, y es por esto que se aprovechara la minimizacin de un sueldo
(juicios).
Andrea sea estamos Pretendiendo contratar a algn personal
experiencia y conocimiento en el rea? (juicios).

con mayor

Francisca: Por supuesto, es por ello que se minimizara un sueldo, ya que una
persona con mayor experiencia podr producir por dos (declaracin).
Andrea: Bueno, nosotras realizamos un estudio en el mercado laboral, en donde
nos encontramos en pleno proceso de reclutamiento con varios candidatos
postulando al cargo, para no perjudicar el rendimiento haciendo que ambos
trabajadores se finiquiten en un plazo de un mes, se har la entrega el da de hoy
de la carta de aviso y procediendo a contratar el nuevo personal en un plazo de
tres semanas ms, aprovechando al mximo al empleado que quede seleccionado
el cual cuenta con las capacidades, experiencia mnima de dos aos y solicitando
adems carta de recomendacin (peticin).

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Francisca: Otra rea en la cual se presenta un informe con problemas es en el

pos venta, (aqu hago entrega de material para cada una, para que puedan
visualizar en detalle) Ya que esta persona se visualiza estresada dando
soluciones que no satisfacen al cliente, y estos han hecho reclamos en varias
ocasiones, por lo que nos deja una mala impresin ante los ojos del cliente al ser
atendida por una persona con poca paciencia, no cumpliendo con el perfil deseado
(juicios).
Alejandra: Es por ello que estamos al igual en proceso de reclutamiento, ya que
la empleada actual cuenta con
la carta de previo aviso de despido.
Procedindose a contratar al nuevo personal en 1 mes de plazo mximo
(promesas).
Andrea: Bueno, Nosotros buscamos un perfil amable y gentil, SIENDO ESTE EL
ROSTRO DE NUESTRA EMPRESA dispuesto a prestar la ayuda al 100% al
cliente, quien acompae el pos venta
preparando y asegurando ventas
posteriores, adems de consolidar las ANTERIORES, y nadie duda de su
integracin en el conjunto del marketing (peticin).
Francisca: Ok. ahora pasaremos al rea de venta en donde se visualizan
problemas con dos de nuestros vendedores, con uno de ellos tenemos quejas de
parte de los clientes, porque su trato hacia ellos no es el adecuado y estos nos
perjudica ya que los clientes van a preferir la competencia, el segundo vendedor
durante tres meses consecutivo ha mostrado un no cumplimiento en sus metas
mensuales (juicios), como jefatura nos hemos acercado para saber porque no ha
alcanzado su meta, nos da excusas y encuentro que tres meses seguidos es
demasiado para nosotros y por lo cual vamos a desistir de sus servicios por que
no est cumpliendo con el perfil que debe tener un vendedor y las expectativas de
nuestra empresa (juicios).
Andrea: BUENO, vamos a tomar todas las medidas necesarias para el
mejoramiento del rea de venta y post venta, ya que tenemos que tener en cuenta
que a las personas que contratemos debemos de darle una induccin, referente a
nuestra empresa, asegurndonos que el perfil de estas personas sea el ideal para
el puesto. Tambin asegurndonos ante la contratacin de que esta persona se
encuentre bien saludablemente, atreves del ts psicolgico realizado por unos
excelentes especialistas (declaraciones).
Alejandra: est bien. Entonces ya que intercambiamos nuestras ideas y
soluciones para la empresa, y as como tambin tenemos un reclutamiento
prximo ya definido, podemos dar fin a esta reunin. Alguna de ustedes tiene
otra idea, o algo ms que acotar a lo ya conversado? (declaraciones).

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Francisca: no, yo pienso que est todo dicho.

Andrea: Bueno, espero que le haiga gustado nuestras soluciones al gerente.
Esperamos pronta aceptacin de lo expuesto para poder ejecutar y empezar la
puesta en marcha. (declaracin).