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    Version Actualizada de La Directiva N 006-2014-CG-APROD RC-56-2015-CG

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    CONTRALORIA GENERAL one, Lima, 16 ABR. 2015 VISTO. la Hoja Informativa N° 00005-2015-CG/GPROD de! Departamento de Gestion de Productos, CONSIDERANDO: Que, el atticulo 14° de la Ley N° 27785, Ley Organica de! Sistema Nacional de Control y de la Contraloria General de la Republica, establece que el ejercicio del control gubernamental por el Sistema en las entidades, se efectiia bajo la autoridad normativa y funcional de la Contraloria General, la que establece los lineamientos, disposiciones y procedimientos técnicos correspondientes a su proceso, en funcién a la naturaleza y/o especializacion de dichas entidades, las modalidades de control aplicables y los objetivos trazados para su ejecucion; Que, mediante Resolucion de Contraloria N° 464-2014.CG publicada en el Diario Oficial “El Peruano” el 14 de octubre de 2014 se aprobé la Directiva N° 006-2014-CG/APROD “Ejercicio del Control Simultaneo", la cual entro en vigencia el 02 de ‘enero de 2015, con la finalidad de regular el servicio de contro| simultaneo a cargo de la Contraloria General de la Republica y los Organos de Control institucional en las entidades Sujetas al ambito del Sistema Nacional de Control; Que, como resultado de fa aplicacién de ia citada directiva se 5)na determinado la necesidad de efectuar algunas precisiones respecto al ejerciclo del servicio J de control simultaneo en ias modalidades de accién simultanea y visita de control, para facilitar ia operatividad de los citados servicios de control; planteandose mejoras en la terminologia utlizada; asi como, en los plazos establacidos para el seguimiento, evaluacion y registro de las. acciones dispuestas por el titular de la entidad, respecto a los riesgos comunicados, asi como actualizar la denominacién de las unidades orgénicas de conformidad a la nueva estructura orgénica establecida por el Reglamento de Organizacion y Funciones de la Contraloria General de la Republica, aprobado por Resolucién de Contraloria N° 022-2018-CG; Que, en ese sentido, conforme al documento de visto, el Departamento de Gestién de Productos propone la modificacion de la mencionada directiva, en el matco de sus funciones establecidas en el inciso 1 del articulo 25° del citado Reglamento de Organizacion y Funciones; En uso de las facultades previstas en el literal |) de! articulo 32° de la Ley N° 27785 - Ley Organica del Sistema Nacional de Control y de la Contraloria General se la Repubiica ‘SE RESUELVE: Articulo Primero.- Modificar el tercer parrafo del literal b. del subnumeral 6.2.2. ‘Etapas’ del numeral 6.2 “Accién Simulténea’ y el subnumeral 6.4.1 “Definicion” del numeral 6.4 “Visita de Control’ del acapite 6. "Disposiciones Especificas”, el acépite 7. ‘Seguimiento, Evaluacion y Registro de las acciones dispuestas por el Titular de la Entidad’; el acdpite 8. “Disposiciones Finales’, as{ como el acapite 9. “Disposiciones Transitorias’ de la Directiva N° 006-2014-CG/APROD “Ejercicio del Control Simuiténec’, conforme al texto que en Anexo forma parte integrante de la presente Resolucion, Articulo Segundo.- Aprobar la version actualizada de la Directiva N° 006-2014-CG/APROD “Ejercicio del Control Simultaneo", que en anexo forma parte integrante de la presente Resolucion = La version actualizada de ta Directiva (° 006-2014-CG/APROD “Ejercicio del Control Simulténeo" entraré en vigencia a partir del dia ae siguiente a la publicacion de la presente Resolucién en el diario oficial El Peruano. f Atticulo Cuarto.- Encargar al Departamento de Tecnologias de Aa Informacion la publicacién de la presente Resolucion y el documento normative aprobado en el Portal del Estado Peruano (www.peru.gob.pe), asi como en el portal web (www.contraloria. gob.pe) y en la intranet de la Contraloria General de la Republica trese, comuniquese y publiquese FUAD KHOURY ZARZAR Contralor General de la Repiblica CONTRALORIA GENERAL nee Resoluciin de Contralerta CNo.158> 2015-6 Anexo Se modifica el tercer pérrafo del literal b. del subnumeral 6.2.2. *Etapas” de! numeral 6.2 “Accién Simultanea” y el subnumeral 6.4.1. “Definicién’ del numeral 6.4 "Visita de Control" del acdpite 6. “Disposiciones Especificas’; el acapite 7. “Seguimiento, Evaluacion y Registro de las acciones dispuestas por el Titular de la Entidad’; el acapite 8. “Disposiciones Finales”: asi como el acépite 9. “Disposiciones Transitorias” de la Directiva N° 006-2014-CG/APROD “Ejercicio del Contro| Simultaneo”, conforme al siguiente texto: .2 Accién Simulténea bd 6.2.2 Etapas d b. Ejecucién Led, Si durante esta etapa, el equipo de contro! simulténeo identifica hechos que, por su naturaieza y trascendencia, requieran la adopcién inmediata de medidas preventivas, estos se comunicarén al Titular de la entidad: sin perjuicio de la posterior remision del Informe de Accion Simulténea (Anexo N° 04). Esta comunicacién debe efectuarta ol responsable del OCI 0 de la unidad organica de la Contraioria, a cargo del servicio de control, excepcionalmente, podré efectuarla el jefe de equipo, cuando existan limitaciones que dificutten a fos mencionados —responsables, _realizarla oportunamente.” “6.4 Visita de contro! 6.4.1 Definicion Es un servicio de control simuiténeo que consiste en presenciar actos 0 hechos en curso relacionados a la entrega de bienes y servicios : publicos a los ciudadanos, asi como al estado y mantenimiento de fa infraestructura publica, constatando que su ejecucién se realice conforms a la normativa plicable, disposiciones internasy estipulaciones contractuales.” “7. SEGUIMIENTO Y EVALUACION DE LAS ACCIONES REALIZADAS POR LA ENTIDAD EI OCI que realiz6 el servicio de control 0 e! OC! designado por la Contraloria, es responsable de efectuar el seguimiento y evaluacién de las acciones realizadas por la entidad, respecto a los riesgos comunicados, como resultado de los servicios de accion simulténea y visita de control. El procedimiento se establece @ continuacién: 2) El Titular de la entidad en un plazo no mayor de 10 dias habiles contados a partir de! dia siguiente de 1a recepcién del respectivo informe, debe remitir al OCI que realiz6 el servicio de control simulténeo 0 al designado, 1a siguiente informacion: las medidas dispuestas con el propésito de mitigar, © de ser el caso, superar los riesgos comunicados; los funcionarios responsables de efectuartas; plazos para su ejecucién; asi como, las acciones realizadas a la fecha de la remisién de dicha informacién. La informaci6n remitida por el Titular, debe ser evaluada y registrada por el OCI respectivo en la herramienta informética establecida por la Contraloria, en un plazo no mayor de 5 dias hébiles contados desde la fecha de recepcién de ésta; en caso el Titular de la entidad no cumpla con remitir dicha informacién. ef OCI deja constancia de la situacién ‘mencionada en la herramienta informética indicada ») EI seguimionto y evaluacién de las acciones realizades por la entidad, segiin la naturaleza del riesgo comunicado, se efectia hasta su mitigacién (© superacién, 0 por el plazo maximo de un afio, contado a partir de la recepcién del informe del servicio de control, cuyo resultado debe ser remitido por el OC! a la Contralorfa, conforme se establece @ continuacion: Los resultados de! seguimiento y evaluacién efectuada en el periodo enero = junio, se envian a mas tardar e! ditimo dia habil del mes de julio. Los resultados de! seguimiento y evaluacién efectuada en el periodo julio — diciembre, se envian a mas tardar el illimo dia habit de! mes de enero de! af siguiente. Si al término del plazo establecido para el sequimiento y evaluacion de las acciones realizadas, la entidad no ha efectuado ninguna accién, no ha mitigacio 0 no ha superado Jos riesgos comunicados, el OCI dejaré constancia de dicha situacién en la herramienta informatica establecida, para los fines de control posterior.” ‘8. DISPOSICIONES FINALES Unica: Consuttas sobre la aplicacion de la directiva Corresponde al Departamento de Gestién de Productos, o la unidad orgénica que haga sus veces, absolver las consultas referidas @ la aplicacién de jas disposiciones contenidas en la presente directive.” "9, DISPOSICIONES TRANSITORIAS Uni Registro de informacion El registro de fa informacién correspondiente al ejercicio de! control simulténeo y, @1 Seguimiento y evaluacién de las acciones realizadas por la entidad, Tespecto a los riesgos comunicados, se hard exigible en el momento en que culmine la implementaci6n de! aplicativo informatica sefaiado en la presente directiva, situaci6n que se haré de conocimiento oportunamente a los OC! y las unidades orgénicas de la Contralorla, a través de la Gerencia Central de Planeamiento Estratégico 0 la unidad orgénica que hage sus veces." Oo LA CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA DIRECTIVA N° 006-2014-CG/APROD “EJERCICIO DEL CONTROL SIMULTANEO” RESOLUCION DE CONTRALORIA N° 156-2015-CG DIRECTIVA N° 006-2014-CG/APROD “EJERCICIO DEL CONTROL SIMULTANEO” invice 4. FINALIDAD 2. OBJETIVO 3. ALCANCE 4, BASE LEGAL 5. DISPOSICIONES GENERALES 54 52 53 ‘Competencia de la Contraloria General de la Repiblica Control externo Control simulténeo 53.1 Origen 5.3.2 Principios 5.3.3 Caracteristicas 5.3.4 Criterios para el ejercicio 5.3.5 Responsabilidades del Titular de la entidad 5.3.6 Comunicacién de situaciones fuera del objetivo de servicio de! control simultaneo 5.3.7 Facultad sancionadora de la Contraloria General de la Republica DISPOSICIONES ESPECIFICAS Modalidades Accién simulténea Orientacion de oficio Visita de control ‘SEGUIMIENTO Y EVALUACION DE LAS ACCIONES REALIZADAS POR LA ENTIDAD. DISPOSICIONES FINALES 9. DISPOSICIONES TRANSITORIAS 10, ANEXOS Pagina SRRRE SB B88 09 10 10 10 4. FINALIDAD, Regular el servicio de control simultaneo a cargo de la Contraloria General de la Republica y_de los Organos del Control institucional en las entidades sujetas al ambito del Sistema Nacional de Control, para contribuir oportunamente con la transparente y correcta utiizacién de los recursos y bienes del Estado. 2. OBJETIVO Establecer los criterios para la aplicacion del servicio de control simultaneo y delimitar sus modalidades ALCANCE, Las disposiciones contenidas en la presente Directiva son de obligatorio cumplimiento para: 3.1 Las unidades organicas de la Contraloria General de la Republica (en adelante Contraloria) y los Organos de Control institucional (en adelante OC!) responsables de ‘ejercer el control gubernamental, segin su ambito de control 3.2 Las entidades sujetas al ambito del Sistema Nacional de Control (en adelante SNC), de acuerdo a lo establecido en el articulo 3° de la Ley N° 27785 (en adelante la Ley). 4, BASE LEGAL Constitucién Politica del Peru. Ley N* 27785 que aprueba la "Ley Organica del Sistema Nacional de Control y de la Contraloria General de la Republica’ y sus modificatorias. + Resolucién de Contraloria N° 273-2014-CG que aprueba las Normas Generales de Control Gubernamental y su modificatoria. ‘+ Resolucién de Contraloria N° 459-2008-CG que aprueba el Reglamento de los Organos de Control institucional y sus modificatorias, ‘© Resolucién de Contraloria N° 276-2014-CG que aprueba el Reglamento de Infracciones y Sanciones. DISPOSICIONES GENERALES 5.1 Competencia de la Contraloria Ger ral de la Republica La Contraloria General de la Republica es el ente técnico rector del Sistema Nacional de Control a cargo de supervisar los actos de las entidades sujetas @ control, que entre otros involucra la facultad de desarrollar el control simultaneo, determinando la oportunidad y modalidades en que éste se puede ejecutar y desarrollar, para lo cual conforme a lo establecido en el articulo 14° de la Ley N° 27785, establece los, lineamientos, disposiciones y procedimientos técnicos correspondientes a su proceso, ‘en funcién a la naturaleza 0 especializacién de las entidades, las modalidades de ‘control aplicables y los objetivos trazados para su ejecucién. Pagina 3 de 28 5.2 Control externo Es el conjunto de politicas, normas, métodos y procedimientos técnicos que compete aplicar a fa Contraloria u otro érgano det SNC, por encargo y designacién de ésta, con el objeto de supervisar, vigilar y verificar la gestidn, captacién y uso de los recursos y bienes del Estado; el cual en concordancia con su rol de supervision y Vigilancia, puede ser simulténeo. 5.3 Control simulténeo Los servicios de control simulténeo son aquellos que se realizan a la(s) actividades) de un proceso en curso, correspondiente a la gestion de la entidad, con el objeto de alertar oportunamente al Titular de la entidad sobre la existencia de hechos que onen en riesgo el resultado 0 el iogro de sus objetivos, a fin de promover la adopcion de fas medidas preventivas pertinentes que contribuyan a mitigar y, de ser el caso, a superar el riesgo identificado. El ejercicio del control simulténeo no supone la conformidad de los actos de gestién de la entidad ni limita el ejercicio del control posterior. En ningun caso, el ejercicio del control simultaneo conlleva a la injerencia en los. procesos de direccion y gerencia a cargo de la administracién de la entidad 5.3.4 Origen La Contraloria 0 el OCI efectian el control simulténeo de manera selectiva, en la modalidad y oportunidad que corresponda, sobre la base de los criterios y caracteristicas establecidas en la presente directiva, y en el marco de los. lineamientos impartidos por la Contraloria en su calidad de ente rector dei Sistema Nacional de Control. 5.3.2. Principios El ejercicio del control simultaneo se rige por los principios establecidos en el articulo 9° de la Ley N° 27785, siendo de especial aplicacion los de autonomia funcional; flexibilidad; objetividad; reserva; legalidad y caracter permanente, selectivo y técnico, 5.3.3 Caracteristicas El control simultaneo se caracteriza por ser: a. Oportuno: Se ejecuta durante el desarrollo de un proceso en curso, promoviendo la adopcién de medidas que aseguren el cumplimiento de sus objetivos. b. Expeditivo: Permite ejercer el control gubemamental y exponer sus resultados, en un breve plazo. . Preventivo: Revela hechos que pueden generar un riesgo, y promueve la adopcién oportuna de medidas preventivas que aseguren el cumplimiento de los objetivos del proceso materia de control. d. Orientado al ciudadano: Presta especial atencién a los procesos que estan orientados a atender las necesidades de los ciudadanos., Pagina 4 de 28 5.3.4 Criterios para el ejercicio Para determinar la ejecucion del control simulténeo se deben considerar, en lo que sea aplicabie, los siguientes criterios: = Materialidad segun la importancia o significancia econémica del proceso, respecto de los abjetivos misionales de la entidad, = Relevancia de la actividad, en relacién al impacto que tendria una desviacién, en el normal desarrollo del proceso a cargo de la entidad, 5.3.8 Responsabilidades del Titular de la entidad a, _Disponer la entrega oportuna de la informacion; asi como la asignacién de los recursos logisticos necesarios y acceso a los lugares o ambientes, en los casos y piazos requeridos por el equipo a cargo del servicio de control b. Disponer las acciones preventivas pertinentes que contribuyan @ mitigar (© Superar los riesgos comunicados, y comunicar el estado de su implementacién al OCI correspondiente, segin lo establecido en el numeral 7 de la presente directiva 5.3.6 Comunicacién de situaciones fuera del objetivo de servicio del control simultaneo Si durante la ejecucién del contra! simulténeo se identifican situaciones que hayan generado un efecto o se encontrasen fuera del objetivo del control ‘simulténeo, éstas se haran de conocimiento a la unidad organica competent del planeamiento de los servicios de control de la Contraloria, 5.3.7 Facultad sancionadora de la Contraloria General de la Republica ‘Ante la ocurrencia de actos u omisiones que afecten o limiten el ejercicio dei contro} simultaneo, tipiicades como infracciones en la Ley o en el Reglamento de Infracciones y Sanciones, se siguen los procedimientos establecidos por la Contraloria para la determinacion de las sanciones que correspondan. 6, DISPOSICIONES ESPECIFICAS 6.1 Modalidades Las modalidades del control simulténeo son: ‘a. Accién Simultanea. b. Orientacion de Oficio. . Visita de Control. Pagina 5 de 28 6.2 Accién simutténea 6.24 6.22 Definicion Es un servicio de control simultaneo que consiste en evaluar el desarrollo de luna 0 mas actividades en ejecucién de un proceso en curso, verificando y revisando documentai y fisicamente que se realice conforme a la normativa aplicable, disposiciones internas y estipulaciones contractuales, Etapas a. Planificacién La unidad organica de la Contraloria 0 el OCI a cargo del servicio, obtene y analiza la informacion sobre la(s) actividad(es) materia de la accién simultanea, a fin de elaborar y aprobar un Pian que contenga fa estrategia ¥ procedimientos a ejecutar, sobre la bases de los objetivos y alcance determinado por la unidad orgénica encargada del pianeamiento de los servicios de control (anexo n° 02) En este mismo documento se consigna los integrantes del equipo a cargo del servicio de control. b. Ejecucion El responsable de la unidad orgénica de la Contraloria 0 del OCI a cargo, acredita a los profesionales encargados de efectuar la accion simultanea, ante el Titular de la entidad (anexo n° 03) En esta etapa se desarrolian los procedimientos contenidos en el Plan de la accién simulténea. De considerarlo necesario, el equipo podra revisar hechos resultantes de actividades ejecutadas, relacionados con la actividad materia de control, para tomar conocimiento integral de la misma. Si durante esta etapa, el equipo de control simulténeo identifica hechos que, por su naturaleza y trascendencia, requieran la adopcion inmediata de medidas preventivas, estos se comunicarén al Titular de la entidad: sin erjuicio de la posterior remision del Informe de Accién Simulténea {anexo n* 04). Esta comunicacion debe efectuarla el responsable del OCI © de la unidad orgénica de la Contraloria, a cargo del servicio de control; excepcionalmente, podré efectuaria el jefe de equipo, cuando existan limitaciones que dificulten a los mencionados responsables, realizarla oportunamente. ¢. Elaboracién del informe Concluida la etapa de ejecucién, se elabora el “Informe de Accion Simulténea” (anexo n° 08) en el que se exponen de manera concreta y objetiva los hechos que, al ser realizados sin observar ias disposiciones establecidas, ponen en riesgo el logro de los objetivos del proceso materia de la accién simulténea. El informe resultante de la accion simultane debe ser remitido al Titular de la entidad (anexo n* 06) y registrado por la unidad organica de la Contraloria 0 el OCI a cargo del servicio de control en ta herramienta informatica establecida por la Contraioria. Pagina 6 de 28 En el caso de los informes emitidos por las unidades orgénicas de la Contraloria, el documento con el cual se remite al Titular de la entidad, debe indicar el OCI que ha sido designado para efectuar el seguimiento, evaluacién y registro de las acciones dispuestas por este (anexo n° 06). El desarrollo de las 3 etapas precedentes, no debe exceder de 20 dias habiles. Excepcionalmente y por la naturaleza de la(s) actividad(es) materia de revision, a unidad organica competente al momento de efectuar el planeamiento de los servicios de control, podra autorizar un mayor plazo. Grafico N° 01 - Accién Simultanea ‘cmmoaoes UECHTADAS scmwoanes roneseCUAR — ——— Patan mac min, i epee Acronaanye) ox esecueIon | ‘AccrOM SimULTAMEA i mtn | ee concn Cregeen Mave te “Sir aipee mean De ag Elaboracion: Departamento de Admiistracion de Productos - Contraloria General de la Republica Orientacion de oficio Es un servicio de control simultaneo que se ejerce cuando la unidad organica de ta Contraloria 0 el OCI a cargo del servicio, toma conocimiento de la presencia de situaciones que puedan conilevar a la gestion a incurrir en errores, omisiones 0 incumplimientos en el desarrollo de una o mas actividades de un proceso. Para tales efectos, la unidad organica de la Contraloria o ei OCI a cargo, de manera selectiva y de oficio: a) Recopila_u obtiene informacién a través de diversas fuentes, que puede ‘comprender entre otros, requerir informacion a la entidad. b) Efectia la revision y el analisis de la informacion obtenida, a fin de identificar situaciones que puedan conllevar a la gestién a incurrir en errores, omisiones © incumplimientos, que puedan generar riesgos a la entidad. 6) Comunica al Titular de la entidad, de manera clara y concisa, las situaciones identificadas y sus posibles riesgos, segin formato establecido en el anoxo n° 07. Pagina 7 de 28 Efectuada la comunicacién, la unidad organica de la Contraloria o el OCI a cargo del servicio de control, debe registrar los resultados de la Orientacién de Oficio en la herramienta informatica establecida por la Contraloria, 6.4 Visita de control 644 6.42 Definicion Es un servicio de control simulténeo que consiste en presenciar actos o hechos ‘en curso relacionados a la entrega de bienes y servicios publicos a los ciudadanos, asi como al estado y mantenimiento de ia infraestructura publica, constatando que su ejecucién se realice conforme a la normativa aplicable, disposiciones internas y estipulaciones contractuales, Etapas a. Planificacin La unidad orgénica de la Contraloria o el OCI a cargo del servicio elabora y aprueba_un esquema de trabajo que contenga la estrategia y Procedimientos a ejecutar, sobre la base de los objetivos y alcance determinado por la unidad organica encargada del planeamiento de los servicios de contro! (anexo n° 08). En este mismo documento se consigna los integrantes del equipo a cargo del servicio de control, b. Ejecucién El responsable de la unidad organica de la Contraloria o del OCI a cargo del servicio acredita a los profesionales encargados de efectuar la visila de control, ante el Titular de la entidad (anexo n* 03) Durante 1a visita de control, el equipo procede a desarrollar los procedimientos establecidos, que comprende entre otros, labores de inspeccion, indagacion, observacién en el lugar donde se desarrolian los actos 0 hechos materia de visita, que le permitan identificar la existencia de hechos que generen riesgos, debiendo constar en actas elaboradas segin el formato establecido en el anexo n° 09, precisando: (i) Lugar, fecha y hora de la visita (ii) Identifcacién de los profesionales de la Contraloria o de! OCI a cargo y de los funcionarios que representan a la entidad, detallando nombre y apellidos, ONI y cargo que ocupa (ii) Deseripcion de los hechos identificados. (iv) Firma de cada uno de los presentes. ¢. Elaboracién del informe Concluida fa etapa de ejecucién, se elabora el “informe de Visita de Control” (anexo n° 10), en el que se expone de manera concisa y objetiva, los hechos que al ser realizados al margen de las disposiciones establecidas, han generado riesgos. Pagina 8 de 28 El informe resultante de la visita de control se remite al Titular de la entidad (anoxo n* 06) y debe ser registrado por la unidad organica de ta Contraloria 0 el OCI a cargo del servicio de control, en la herramienta informatica establecida por la Contraloria. Para el caso, de los informes emitidos por las unidades organicas de a Contraloria, el documento con el cual se remite el informe, debe indicar el OC! que ha sido designado para efectuar el seguimiento, evaluacion y registro de las acciones dispuestas por el Titular de la entidad {anexo n* 06). El desarrollo de las 3 elapas de la Visita de Control no debe exceder el periodo de 7 dias habiles. 'SEGUIMIENTO Y EVALUACION DE LAS ACCIONES REALIZADAS POR LA ENTIDAD EI OCI que realiz6 el servicio de control o el OCI designado por ta Contraioria, es responsable de efectuar el seguimiento y evaluacién de las acciones realizadas por la entidad, respecto a los riesgos comunicados, como resultado de ios servicios de accion simultanea y visita de control. El procedimiento se establece a continuacién: a) EI Titular de la entidad en un plazo no mayor de 10 dias habiles contados a partir del A\ dia siguiente de la recepcién del respectivo informe, debe remitir al OC! que realiz6 el servicio de control simulténeo o al designado, la siguiente informacién: las medidas dispuestas con el propésito de mitigar, o de ser el caso, superar los riesgos comunicados; los funcionarios responsables de efectuarias; plazos para su ejecucion, asi como, las acciones realizadas a la fecha de la remision de dicha informacién. La informacion remitida por el Titular, debe ser evaluada y registrada por el OCI respectivo en la herramienta informatica establecida por la Contraloria, en un plazo no mayor de 5 dias habiles contados desde la fecha de recepcién de ésta; en caso el Titular de Ia entidad no cumpla con remit dicha informacion, el OCI deja constancia de la situacion mencionada en la herramienta informatica indicada. El seguimiento y evaluacién de las acciones realizadas por la entidad, segun la naturaleza del riesgo comunicado, se efectia hasta su mitigacién o superacién, 0 por e! plazo maximo de un afio, contado a partir de la recepcién del informe del servicio de Control, cuyo resultado debe ser remitido por el OCI a la Contraloria, conforme se establece a continuacién: - Los resultados del seguimiento y evaluacién efectuada en el periodo enero — junio, se envian a mas tardar el ultimo dia habil del mes de juli. = Los resultados del seguimiento y evaluacién efectuada en el periodo julio - diciembre, se envian a més tardar el ultimo dia habil del mes de enero del afio siguiente. Si al término del piazo establecido para el seguimiento y evaluacién de las acciones realizadas, la entidad no ha efectuado ninguna accién, no ha mitigado 0 no ha superado los riesgos comunicados, el OCI dejara constancia de dicha situacion en la herramienta informatica establecida, para ios fines de control posterior. Pagina 9 de 28 DISPOSICIONES FINALES Unica: Consultas sobre la aplicacién de la directiva Corresponde al Departamento de Gestién de Productos, o a la unidad organica que haga Sus veces, absolver las consultas referidas a la aplicacién de las disposiciones contenidas en la presente directiva, DISPOSICIONES TRANSITORIAS. Unica: Registro de informacion El registro de la informacién correspondiente al ejercicio del control simultaneo y, el ‘seguimiento y evaluaci6n de las acciones realizadas por la entidad, respecto a los riesgos comunicados, se hard exigible en el momento en que culmine la implementacion del aplicativo informatico sefialado en la presente directiva, situacion que se hara de conocimiento oportunamente a los OCI y las unidades organicas de la Contraloria, a través de la Gerencia Central de Planeamiento Estratégico © la unidad organica que haga ‘sus veces. |. ANEXOS ‘Anexo N° 01: Glosario de términos. ‘Anexo N°02 : Modelo de plan de accion simuiténea. ‘Anexo N°03.: Modelo oficio de acreditacién de accién simultanea / visita de control. ‘Anexo N°04 : Modelo de oficio de comunicacion de hechos que requieren la adopcion inmediata de medidas preventivas. ‘Anexo N°05 : Modelo de informe de accion simultanea, ‘Anexo N°06 : Modelo de oficio de remision de informe de accién simulténea / visita de control. ‘Anexo N°07 : Modelo oficio de remisién de orientacién de oficio. ‘Anexo N° 08 : Modelo de esquema de trabajo de visita de control. ‘AnexoN°09 : Modelo de acta de visita de control ‘Anexo N° 10: Modelo de informe de visita de control Pagina 10 de 28, ANEXO NP 01 Glosario de términos ‘Actividades: Suma de tareas que normalmente se agrupan en un procedimiento para facilitar su gestion, La secuencia ordenada de actividades da como resultado un subproceso 0 un proceso Efecto: Es ei perjuicio identificado, resultado adverso 0 riesgo potencial, ocasionado como ‘consecuencia de haberse producido la condicién. Equipo de accién simulténea o visita de controt: Equipo de profesionaies con experiencia, ‘que en representacién de un Srgano de control, efectia la accién simullénea o visita de control, previa acreditacion ante el Titular de Ia entidad © quien haga sus veces. Gestién publica: Conjunto de acciones mediante las cuales las entidades tienden al logro de sus fines, objetivos y metas, los que estén enmarcados por las pollticas gubernamentales establecidas por el Poder Ejecutivo. Esté orientada a resultados en favor de! ciudadano, Hecho que pone en riesgo el objetivo de un proceso: Es un suceso realizado, en el marco de la(s) actividad(es) de un proceso, que al no haberse ejecutado de acuerdo a la normativa, 1 disposicién interna o estipulacién contractual, pone en riesgo los resultados del proceso. Medidas preventivas: Son ias acciones adoptadas por el Titular de la entidad o el funcionario a cargo, para superar o mitigar riesgos que comprometan el logro de los objetivos del proceso fen curso, asi como para cautelar los recursos publicos y la prestacion de los servicios publicos. QC! designado: Organo de Control institucional que sin haber realizado el servicio de control Bultaneo, es designado por la Contraloria para efectuar el seguimiento, evaluacion y registro las acciones adoptadas por el Titular de Ia entidad, .280: Es el conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactiian, las cuales ansforman elementos de entrada en resultados. De acuerdo a la Politica de Modernizacion del Estado los procesos son definidos como una secuencia de actividades que trasforman una entrada 0 insumo en une salida, afadiéndole valor en cada etapa de la cadena (mejores condiciones de calidad, precio, rapidez, facilidad, comodidad, entre otros) Riesgo: Es la posibilidad de ocurrencia de un evento adverso que afecte el logro de resultados U objetivos de un proceso. Sistema Nacional de Control: Es el conjunto de Srganos de control, normas, métodos y procedimientos, estructurados e integrados funcionalmente, destinados a conducir y desarrollar el ejercicio del control gubernamental en forma descentralizada Titular de la entidad: Es la mas alta autoridad ejecutiva de Ia entidad o quien haga sus veces. Pagina 11 0 28 ANEXO N° 02 Modelo de plan de accién simultanea ACCION SIMULTANEA A “(NOMBRE DE LA ENTIDAD)” “(NOMBRE DE LA(S) ACTIVIDAD(ES) MATERIA DE LA ACCION SIMULTANEA)” 1. ORIGEN La accién simulténea a la ejecucién de (nombre de la(s) actividad(es) a cargo de la (nombre de Ia entidad), es un servicio de control simulténeo (no) programado en el Plan Operative del afto _ del (unidad oraénica de la Contraloria u OCI), la misma que se realiza en el marco de las facultades asignadas a los érganos conformantes del Sistema Nacional de Control mediante Ley N° 27785 y sus modificatorias, y lo dispuesto en la Directiva que regula el *Ejercicio del Control Simulténeo” aprobada mediante Resolucién de Contraloria N de (fecha INFORMACION DE LA ENTIDAD Y DE LAS ACTIVIDADES MATERIA DE LA ACCION ‘SIMULTANEA 2.1 Informacién de la entidad Estructura Oraani (Unicamente las unidades organicas que intervengan en el desarrollo de la actividad materia de la accion simulténea, asi como las unidades superiores y dependientes) Funciones de la(s) uni organicals (Unicamente de las responsables de las actividades materia de la accién simulténea) JALCANCE, (Precisar la(s) actividad(es) materia de accion simuiténea, unidad organica responsable de la(s) actividad(es), ubicacién geografica donde se realiza la(s) actividad(es), asi como el periodo en que se ejecutara la accion simultanea) 4, OBJETIVO (Precisar el{los) objetivo(s) que se pretenden obtener con la ejecucion de la accion simultanea) 5. PROCEDIMIENTOS Los procedimientos minimos que se aplicaran para el cumplimiento de los objetivos establecidos de la accién simulténea, se detallan a continuacion: Pagina 12 de 28 Cuadro N°01 Procedimientos Procesoencurso : Actividad (1) a examinar = Objetivo N* ot ‘Procedimiontos (*) ° 14 12, ‘Actividad (2) a exominar = ‘Objetivo N* 02 Procedimiantos (*) 2a 22, (10s proceamerts que se estabiezcn,deben esta cietadas a camplmente de objetivo establecdo Elaborado por: Eaupo a cargo ce la accén simunénes 6. INFORMACION ADMINISTRATIVA 6.1. Equipo y plazo estimado El personal designado para integrar el equipo responsable de la ejecucion de ta presente accién simulténea, asi como el plazo estimado para el cumplimiento de los objetivos propuestos se muestra a continuacién: ‘Guadro N° 02 Equipo y plazo estimado Cargo NVBFANS SOHEDUPS prtonisn Peet fae {nombres y apellides) Planificacién Ejecucién “HERTS” Total dete de eauipo Iniegranie + Integrante 2 Total Etaborado por: Eauipo a caig deta actin imutines 6.2. Costos directos estimados Los costos directos estimados que demandara la ejecucion de la accién simultanea se detalla en los siguientes cuadros: Pagina 13 de 28 cu 3 Costo horas hombre y asignacién ‘Asignacion Si cate w Cargo Nivel N* dias _Costo ade total Tin Passos vilicoe 888 3 sete ei inept agate 2 roi Elaborado por: Equpo a czgo oe a ecoit smutinea Tal como se muestra en el cuadro precedente, el costo directo total estimado para la ejecucién de la accién simuiténea asciende a S/. (cantidad en nimeros del total de! ‘cuadro N* 3) (cantidad en letras), el cual ha sido registraco en e! Sistema de Control Gubernamental Documentos a emitir Como resultado del presente servicio de control, se emitira un informe, el cual sera elevado a las instancias correspondientes, y comunicado mediante oficio a la entidad, (Lugar de emisién), (fecha) Jefe de equipo Integrante ‘Nombres y Apellidos (Gerente de la Unidad Organica de la Contraloria o Jefe del OC!) Pagina 14 028 ANEXO N° 03 Modelo de oficio de acreditacién de accién simultanea / visita de control OFICIO N° Sefior(a) Nombres y Apellidos Cargo Nombre de fa Entidad Direccién Departamento/ProvincialDistrito ASUNTO —_: Acreditacién de equipo ~ Accién simultanea a (actividad o actividades objeto Vis ntrol a (acto o hecho a presenciar) REF. : a) Articulo 8° de la Ley Organica del Sistema Nacional de Control y de la Contraloria General de ia Republica, Ley N° 27785, : b) Directiva N°___que regula el “Ejercicio del Control Simultaneo” Me dirjo a usted con relacion a la normativa de la referencia, a través de la ‘cual se regula el ejercicio del control simultaneo a cargo de la Contraloria General de la Republica y ios Organos de Control Institucional, con la finalidad de contribuir oportunamente 2 la mejora de la gestién de las entidades sujetas a control Para tal efecto, este despacho ha dispuesto Ia realizacion de (una accion imulténea a “actividad o actividades” / una vis rol al ‘acto o hecho"): habiéndose designado a los sefores como jefe de equipo e integrante(s) espectivamente, a quienes agradeceré se sirva brindar las facilidades del caso, para el logro de los objetivos previstos. Es propicia la oport consideracion. xd para expresarie las seguridades de mi ‘Atentamente, Nombres y Apellidos (Gerente de la Unidad Organica de la Contraloria 0 Jefe del OC!) Pagina 15 de 28, ANEXO N° 04 Modelo de oficio de comunicacién de hechos que requieran la adopcién inmediata de medidas preventivas OFICIO N° __ Seftor(a) Nombres y Apellidos Cargo Nombre de la Entidad Direccién Departamento/Provincia/Distrito ASUNTO —_: Comunicacién de hechos identificados que requieren la adopcién inmediata de medidas preventivas REF. + a) Directiva N° que regula el Ejercicio del Control Simuttaneo* ) Oficio N° Me dinjo 2 usted para expresarle que, en el marco del dispositive de la referencia a), se viene ejecutando la accién simulténea a (actividad o actividades objeto de control), habiéndose acreditado al equipo responsable mediante el documento de la referencia b) Al respecto, durante la ejecucién de la accién simulténea, se han identificado. xxistencia de hechos adversos que pudieran afectar la transparencia, probidad, normativa fable y el cumplimiento de las metas previstas, y que podrian requerir la adopcién diata de medidas preventivas. En tal sentido, nos permitimos recomendarie valorar los riesgos comentados en el anexo adjunto, y de considerario pertinente, disponer las medidas preventivas inmediatas pertinentes. Sin perjuicio de lo expuesto, una vez culminada la accién simulténea, se remitira [os resultados de su ejecucion. Es propicia la oportunidad para expresarle las seguridades de mi consideracién. ‘Atentamente, Nombres y Apelidos. (Gerente de la Unidad Organica de la Contraloria / Jefe del OCI Jefe de Equipo de Accién Simulténea) Pagina 16 de 28 ANEXO AL OFICIO N' De la revision que se viene efectuando a la (sefialar la actividad materia de la accion simulténea) se han identificado los sigu'entes hechos que ponen en riesgo el resultado 0 logro de los objetivos del “(nombre del proceso en curso)” 1. Sumi a) ») °) Sumill a) >) °) (Titulo 0 encabezamiento que identifica el hecho advertido) Hecho advertido: (Revelar el hecho o la situacién detectada que constituya un riesgo). Criterio: (Es la normativa, disposicién interna o estipulacién contractual que rige la situacién advertida, tales como: leyes, reglamentos, contratos, especificaciones técnicas, expedientes técnicos, expedientes de contratacién, entre otros. Se citara preferentemente las normas mas especificas, vinculadas al hecho advertido). Riesgo: (La posibilidad de ocurrencia de un evento adverso que afecte el logro de resultados u objetivos del proceso) (Titulo o encabezamiento que identifica el hecho advertido) Hecho advertido: (Revelar el hecho 0 la situaci6n detectada que constituya un riesgo), Criterio: (Es la normativa, disposicién interna o estipulacion contractual que rige la situaci6n advertida, tales como: leyes, reglamentos, contratos, especificaciones técnicas, expedientes técnicos, expedientes de contratacion, entre otros, Se citara preferentemente las normas mas especificas, vinculadas al hecho advertido). Riesgo: (La posibilidad de ocurrencia de un evento adverso que afecte el logro de resultados u objetivos del proceso) Pagina 17 de 28 ANEXO N° 05 Modelo de informe de accién simuitanea INFORME DE ACCION SIMULTANEA N° “(NOMBRE DE LA(S) ACTIVIDAD/ES) MATERIA DE LA ACCION SIMULTANEA)” |. ORIGEN El presente informe se emite en mérito a lo dispuesto por la_(nombre de la unidad oraénica de la Contraloria General de la Republica | Organo de Control_Institucional), mediante (Cficio_de acreditacién), en et marco de lo previsto en la Directiva N° aprobada mediante Resolucion de Contraloria N°___ de (fecha) OBJETIVO El servicio de control simulténeo se realiz6 teniendo como objetivo (precisar el obietivo de la accion simultanea definido previamente en la etapa de planeamiento). ALCANCE La accién simultanea se efectud 2 (nombre de la(s)_actividad(es) materia de la accion simula) a cual se encuentra «cargo de (nombre dela uniad oraéicacesaonsabl) y ha sido ejecutada entre el ache de inci) y el (esha de {écmind), en (ndcar el ase, direccién, distrito, provinc olla la actividad examinada) INFORMACION RELACIONADA A LAS ACTIVIDADES MATERIA DE CONTROL. (Describir breve y concisamente la(s) actividad(es) a examinar: el objetivo del proceso en curso; unidades organicas que intervengan en su desarrollo, presupuesto de la(s) actividad(es), de considerario relevante; entre otros datos) COMENTARIOS En el desarrollo de la accion simulténea se procedié a revisar (seftalar brevemente los docur revis I ng _se obtuvo acceso; de recisar documentos_no_pudieron_revisarse_o_la_entidad_no_los_proporcion6, as!_como, las limitaciones que impidieron el desarrollo de algun procedimiento). VI ASPECTOS RELEVANTES De la revision efectuada a la (sefialar la actividad materia de la imulténea) se han identificado los siguientes hechos que ponen en riesgo el resultado 0 logro de los objetives del “(nombre del proceso en curso)" 1. Sumilla: (Titulo 0 encabezamiento que identifica e! hecho advertido) a) Hecho advertido: (Revelar el hecho o Ia situacién detectada que constituya un riesgo). Pagina 18 de 28 b)Criterio: (Es la normativa, disposicién interna o estipulacion contractual que rige la situacion advertida, tales como: leyes, reglamentos, contratos, especificaciones técnicas, expedientes técnicos, expedientes de contratacién, entre otros, Se citara preferentemente las normas mas especificas, vinculadas al hecho advertido). ©) Riesgo: (‘2 posibilidad de ocurrencia de un evento adverso que afecte el logro de resultados u objetivos del proceso) 2. Sumilla; (Titulo 0 encabezamiento que identifica el hecho advertido) 2) Hecho advertido: (Revelar el hecho o la situacién detectada que constituya un riesgo) b) Criterio: (Es le normativa, disposicién interna o estipulacién contractual que rige la situacion advertida, tales como: leyes, reglamentos, contratos, especificaciones técnicas, expedientes técnicos, expedientes de contratacién, entre ottos. Se citara preferentemente las normas mas especificas, vinculadas al hecho advertido) ©) Riesgo: (La poshbilidad de ocurrencia de un evento adverso que afecte el logro de resultados u objetivos del proceso) Vil CONCLUSIONES Durante ta ejecucion de la accion simulténea se han advertido (precisa la cantidad de \\ hechos pueden generar un riesgo por actividad evaluada) hechos que ponen en riesgo e! loaro de los objetvos del proceso (precsar el proceso er_cu'so-en el val se-enmatca a accién simulténea) los cuales han sido detallados en el numeral VI RECOMENDACION Hacer de conocimiento al Titular de la Entidad los riesgos identificados como resultado de la accion simulténea efectuada, con la finalidad de que implemente las medidas preventivas pertinentes, dirigidas a mitigar 0 superar los riesgos comentados en el numeral VI (Lugar de emision), (fecha) ‘Jefe de equipo de Accion Simaltanea \mfegrante del Equipo de Accion Simultanea Nomibres y Apelidos (Gerente de la Unidad Organica de la Contraloria o Jefe de! OC!) Pagina 19 e 28, ANEXO N° 06 Modelo de oficio de remisién de informe de accién simultanea / visita de control OFICIO N°__ Seftor(a) Nombres y Apellidos Cargo Nombre de la Entidad Direccion Departamento/Provincia/Distrito ASUNTO —_: Remisi6n de Informe de Accién Simulténea / Visita de Control REF. + a) Directiva N°. que regula el “Ejercicio del Control Simuiténeo’ b) Oficio N° Me dirijo a usted para expresarle que, en el marco del dispositivo de la referencia a), se ha ejecutado la accion simultanea / visita de control a (mencionar la actividad, hecho o acto _en curso materia _de control _simulténeo, segun corresponda), habiéndose acreditade al equipo mediante el documento de la referencia b) ‘Al respecto, como resultado de la acoién simulténea / visita de control se ha identificado hechos que pueden afectar la transparencia, probidad, normativa aplicable y el cumplimiento de las metas previstas, los cuales se exponen en el informe adjunto al presente. En tal sentido, nos permitimos recomendarle valorar los riesgos comentados y ‘oner las acciones preventivas pertinentes, las cuales deben ser comunicadas en un plazo dias habiles, al Organo de Control institucional de (orecisar el nombre del OCI Ja evaluaci6 eaistro) Es propicia la oportunidad para expresarle las seguridades de mi especial consideracion, Atentamente, ‘Nombres y Apalidos (Gerente de la Unidad Organica de la Contraloria o Jefe de! OC!) Pagina 20 de 28, ANEXO N° 07 Modelo de oficio de remisién de orientacién de oficio OFICION’ Sefor(a) Nombres y Apellidos Cargo Nombre de fa Entidad Direccion, DepartamentoiProvincia/Distrito ASUNTO —_: Comunicacion de Orientacién de Oficio REF. : Directiva que reguia el “Ejercicio del Control Simulténeo” Me dirjo a usted en el marco del dispositive de la referencia, que reguia el @jercicio del contro! simultaneo efectuado por la Contraloria General de ia Republica y los Organos de Control institucional, cuyo propésito es alertar a los funcionarios publicos la existencia de situaciones que podrian afectar el cumplimiento de sus objetivos. Sobre el particular, le comunico que como resultado de la revision de la informacion sobre {ingicar Ia actividad o tema evaluado), hemos tomado conocimiento de las situaciones que se detallan en el anexo adjunto. En tal sentido, nos permitimos recomendarle valorar los riesgos comentados y disponer las acciones que estime pertinentes. Es propicia fa oportunidad para expresarle las seguridades de mi consideracién, Atentamente, Nombres y Apellidos (Gerente de la Unidad Organica de la Contraloria 0 Jefe del OC!) Pagina 21 de 28 ANEXO AL OFICIO NW’ De Ia revision de la informacion sobre (indicar_la actividad o tema evaluado) se han identificado las situaciones que se detallan a continuacién 1. ‘Sumilla: (Titulo 0 encabezamiento que identifica la situacién advertida) a) Hecho advertido: (Revelar el hecho 0 Ia situacién detectada que constituya un riesgo). b) _Criterio: (Es la normativa, disposicién interna o estipulacion contractual que rige la situacion advertida, tales como: leyes, reglamentos, contratos, especificaciones técnicas, expedientes tecnicos, expedientes de contratacién, entre otros. Se citara preferentemente las normas mas especificas, vinculadas al hecho advertid). ©) Riesgo: (Le posibilidad de ocurrencia de un evento adverso que afecte el logro de resultados u objetivos dei proceso). ‘Sumilla: (Titulo o encabezamiento que identifica la situacion advertida) a) Hecho advertido: (Revelar el hecho 0 la situacion detectada que constituya un riesgo), b) Criterio: (Es la normativa, disposicién interna o estipulaci6n contractual que rige la situacion advertida, tales como: leyes, reglamentos, contratos, especificaciones técnicas, expedientes técnicos, expedientes de contratacién, entre ottos. Se citara preferentemente las normas mas especificas, vinculadas al hecho advertido) ©) Riesgo: (La posibilidad de ocurrencia de un evento adverso que afecte el logro de resultados u objetivos del proceso). Pagina 22 de 28 ANEXO N° 08 Modelo de esquema de trabajo de visita de control VISITA DE CONTROL A “(NOMBRE DE LA ENTIDAD)” “(NOMBRE DE LO(S) ACTO(S) 0 HECHO(S) MATERIA DE VISITA DE CONTROL)” 1. ORIGEN La presente Visita de Control a (nombre de los actos o hechos a visitar, los bienes 0 servicios a los_que estan relacionados _y en_el ras publicas precisar_el distrito/provincia/departamento donde se encuentra ubicado) a cargo de la (nombre de la entidad), es una actividad de control (no) programada en el Pian Operativo del afio __ de la (nombre de la uni nica de le Contraloria u OCI), que se realiza en el marco de las facultades asignadas a los érganos conformantes del Sistema Nacional de Control mediante Ley N° 27785 y sus modificatorias, y lo dispuesto en la Directiva N° 'Ejercicio del Control Simuitaneo" aprobado mediante Resolucion de Contralorla N° ___ de de 2014 |. OBJETIVO (Precisar el(os) objetivo(s) que se pretenden obtener con Ia ejecucién de Ia visita de contro!) |. ALCANCE (Precisar los actos 0 hechos materia de visita; los bienes, servicios u obras a los que se encuentran relacionados; asi como el periodo en que se ejecutara la visita) 1V. CRITERIOS A UTILIZAR (Precisar la normativa que la entidad debe cumplir para la ejecucién de los actos o hechos materia de la visita de control) PROCEDIMIENTOS Los procedimientos minimos que se aplicaran para el cumplimiento de los objetivos establecidos de la visita de control, se detallan a continuacion Cuadro N°01 Procedimientos ‘OBJETIVOS / PROCEDIMIENTOS Responsable Objetivo N* Procedims 1 2 laborado por: Equpo a cage dla wets do contl Pagina 23 de 28 VL. INFORMACION ADMINISTRATIVA 6.1 Equipo, plazo estimado ‘Guadro N° 02 Equipo y plazo estimado Dias habiles Integrantos del equ career anaaony Protesién Esquema Acreditaciény Elaboracién 5,5) detiabajo | ejecucién de informe Jefe de I equipo Integrante 1 Integrante 2 Tota tuber por Equipo cro de avn de cont 6.2 Costos directos estimados Cuadro N° 03 Costo de horas hombre y asignacion asian st cont imine AMY Come oa atene Some“ Jefe de equipo # A nega 2 ros Elaborado por: Eaupo a cargo dela vista de

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