Universidad de Talca

Facultad de Economa y negocios

Informe Final
Tecnologas de la Informacin
Empresa Godka.

Integrantes:

Anbal Morales Silva

Lucas Nuez Guerrero
Hctor Ocampo Gonzlez
Anyela Palavecino Marchant

Profesora de Mdulo:

Constanza Reyes Bastas

Talca, 06 de Julio de 2014

Nombre de la Organizacin: Godka, el sabor del pecado.

Industria: Confitera gourmet
Tamao de empresa: Pequea empresa, ya que cuenta con menos de 100 personas en su
funcionamiento y a la vez sus ingresos son menores a 637.486 U.F (Servicio de Impuestos
Internos, 2015)
Estrategia: Diferenciacin; ya que al ser un producto nico en el mercado, no contamos
con productos que compitan con el entregado por Godka.
mbito de trabajo: Mejoramiento en el rea de logstica desde la realizacin del producto
hasta la entrega de ste al consumidor final.
Objetivos del proyecto:
1. Posicionar a Godka en el mercado de la confitera gourmet
Meta: Venta de 3000 paquetes de gomitas al mes en la regin del Maule.
2. Incrementar en un 15% el nivel productivo de gomitas Godka, reduciendo el tiempo
de elaboracin y mejorando cada fase productiva.
Meta: Elaborar 3200 paquete de gomitas al mes en la regin del Maule.
3. Establecer una cartera de clientes y proveedores desde el mes de Julio de 2015 a
diciembre de 2015
Meta: Captar el 30 % de los clientes que consumen confites gourmet en la regin
del Maule, adems de establecer relaciones comercial con tres a cuatro proveedores
que nos entregan la materia prima para la fabricacin de Godka.
4. Realizar un almacenaje adecuado y una distribucin eficiente del producto a los
centros de ventas en la regin, recopilando informacin de cmo es la aceptacin
del producto durante el primer semestre de ventas, invitando a entrar a la pgina
web de la organizacin manifestando su conformidad hacia el producto
Metas: Obtener informacin de la percepcin de Godka por parte de los clientes
finales a travs de encuestas y recepcin de llamados a la lnea de consultas de
Godka, para ello se tendr como meta entrevistar en puntos de ventas a 20 clientes
cada mes y obtener 50 calificaciones del producto en la pgina web de vodka.

CARTA GANTT

Restricciones al proyecto de Rediseo:

El proyecto de rediseo es difcil que se implemente ya que la empresa es ficticia.

El proyecto de rediseo se realiz con un corto plazo, por lo tanto, es difcil medir
los reales impactos de las distintas variables del proyecto.
Los procesos son definidos en base a supuestos, por lo tanto, no son reales.
El diseo de procesos y rediseo es creado por estudiantes de Ingeniera Comercial,
por lo que la creacin de modelos de procesos y todos aquellos atributos
relacionados al proyecto podran ser mejor presentados por un profesional dedicado
al rea informtica

Identificacin de procesos
Nombre del Proceso

Gestin de Compra

Objetivo:

- Administracin de los ciclo de compras,

incluyendo controlar oportunamente las
solicitudes de suministros de materiales y/o
equipos, asegurando su asignacin de acuerdo a
lo requerimiento de empresa.
-Realizar las compras de productos o servicios y
evaluacin de sus proveedores, con el objeto de
asegurarse que el proveedor satisface los
requisitos especificados por la empresa en
funcin a los requerimientos de cada una de sus
reas.

Alcance:

El alcance es efectuar el pedido de compras y la

evaluacin del comportamiento de los

proveedores con nuestra empresa, de acuerdo a
las compras que se realizan por el cual tienen un
efecto en la calidad del producto que ofrece
Godka.

Informacin:

-Informacin de los posibles proveedores de

nuestra empresa.
-Informacin de la disponibilidad de productos
(proveedores).
-Informacin de las condiciones de pago exigida
por los proveedores.
-Informacin del tiempo de entrega de las
mercaderas que es solicitadas por nuestra
empresa.
-Presupuesto de la empresa para la compra de
mercadera.

Entidad

Personas, Sistema Bancario, Sistema

Computacional, Sistema de Transporte.

Interaccin con otros procesos:

Proceso de produccin.

Input/Out

Recurso

Entrada

Salida

Materiales

Humanos

-Pedido de compra o
una orden de compra
solicitada por algn rea
de la empresa.

-Realizacin del
pedido de compra.

-Computadora.

-Personal del
departamento de
Compra

- Solicitud de
presupuesto.

-Obtencin de una
gua de despacho
- Obtencin de la
Factura de Compra
- Informe de producto
comprado.

-Telfono.
-Impresora
-Hojas.
-Lpiz.

- Supervisor de
Control de Material
- Encargado de
Comercio
- Agente del
Departamento de
Compras

Nombre del Proceso

Proceso de Venta

Objetivo:

Alcance:

Informacin:

Vender nuestro producto con confiabilidad

y entregando valor al cliente en cada
proceso y actividad, Despachando nuestro
producto de una manera responsable,
segura y eficiente
8 Pedidos sobre 50 unidades a 200
unidades diarias, 3 pedidos diarios sobre
200 a 1000 pedidos sobre ese monto se
venden con dos das de pedido
Informacin de rdenes de compra.
Informacin de stock de producto.
Disposicin de Transporte.
Informacin de forma de pago.
Informacin de Precio.
Informacin Financiera del cliente.
Informacin de ndices econmicos.
Informacin de rutas disponibles
Informacin de peajes.
Informacin de Direccin del cliente.
Informacin personal del Cliente.

Entidad

Empresa Godka

Interaccin con otra entidades:

Clientes, Servicios Financieros

Input/Out
Entrada
Salida
Orden de
Producto Vendido
Compra/pedido
y Entregado
Pago
Factura
Listado de precio
Gua de Despacho

Recurso
Materiales
Humanos
Gomitas Godka
Personal de
Computadores
Despacho y Bodega
Cajas de cartn
Personal de Ventas y
etiquetadas con la
Contabilidad
marca Godka
Personal en el rea
Scotch
de transporte
Automviles
Gasolina
Caja registradora
Dinero en efectivo
Maquina transbank
Gras Horquillas
Papel de despacho y
Factura

Nombre del Proceso

Gestin de Produccin

Objetivo

Produccin de Godka. El producto es

una gomita con sabor a vodka, por lo
tanto, el objetivo en este proceso es
la creacin de stas y a la vez,
entregarlas en paquetes de 20
unidades cada uno. Se deben crear
1000 paquetes semanales.
Una vez terminado el producto en
este proceso, llega posteriormente al
almacenaje.

Alcance

Informacin

Entidad

Informacin de materiales de Godka

Informacin de etapas de creacin de
Godka
Informacin detallada de unidades
terminadas
Informacin de calidad del producto
Personal de produccin

Interaccin con otra entidades

Proceso de almacenaje

Entrada
Pedido de
produccin

Input/Out
Salida
Producto
terminado

Recurso
Materiales
Humanos
Utensilios
1 Persona
(cuchillos,
dedicada al
guantes, gorros
control de calidad
para el personal)
del producto
Mesn
terminado
Materia prima
3 Personas para
(Vodka, Gelatina,
la elaboracin del
Azcar)
producto y
Mezclador
etiquetado
Molde de gomitas
Congeladora
Paquetes para
almacenar
gomitas
Etiquetas de
Godka

Nombre del Proceso

Almacenaje

Objetivo

Almacenar los productos una vez

terminado listos para su envoltima parte de la cadena interna,
disposicin para entregar

Alcance

Informacin

Entidad

Informacin detallada de unidades

terminadas
Informacin de calidad del producto
Informacin cantidad unidades
terminadas
Informacin capacidad de bodega
Personal de almacenaje

Interaccin con otra entidades

Proceso de produccin

Entrada
Productos
terminados

Input/Out
Salida
Producto
terminado

Recurso
Materiales
Humanos
Jefe de Bodega
Guas de
4 trabajadores de
despacho
bodega
internas
Montacarga 1 monta carga
s
Computado
res
Lpiz
Papel

Evaluacin inicial de procesos:

Definicin de prioridades
Identificacin de los Factores de decisin:

Impacto en los objetivos hacia el rediseo del proceso de Negocio

Comportamiento los clientes
Rapidez de logstica
Comunicacin interna Trabajo conjunto entre los departamentos
Respuesta social
Costo/Beneficio del rediseo del proceso logstico
Flexibilidad de los empleados frente a cambios

Asignacin de Peso a cada Factor de Decisin

Factor de Decisin
Impacto en los
objetivos hacia el
rediseo del proceso
de Negocio

Palabra Clave
Impacto

Peso

Comportamiento los
clientes
Rapidez de logstica

Comportamiento

15%

Rapidez

10%

Comunicacin
interna Trabajo

Comunicacin

45%

5%

conjunto entre los

departamentos
Respuesta social

Respuesta

5%

Costo/Beneficio del
rediseo del proceso
logstico
Flexibilidad de los
empleados frente a
cambios

Contribucin

15%

Flexibilidad

5%

TOTAL

100%

Evaluacin comparativa entre procesos;

Cada factor de decisin se evalu con una nota de 1 a 5 en cada proceso.
Asignar 1 es baja prioridad (quedara hacia el final de la lista) y 5 es alta prioridad.

Procesos
Segmenta
dos
Realizaci
n del
Producto
Distribuci
n de
Godka
Relacin
con
Proveedor
es
Captacin
de
Pedidos
Almacena
miento del
Bien
Terminado
Almacena
miento en
Bodegas

Factores de Decisin
Impact
o
(0,45)

Comportam
iento( 0,15
)

Rapide
z
(0,10)

Comunic
acin
(0,05)

Respu
esta
(0,05)

Contribuc
in
(0,15)

Flexibili
dad
0,05

Nota
Final

4,85

4,6

4,2

3,9

3,1

2,65

El proceso con mayor prioridad es la realizacin del producto, pero como nuestra
problemtica se centra en la ineficiente adquisicin y distribucin nos enfocaremos en el
rediseo del are de logstica, nuestros procesos involucrados en la toma de decisiones son
Distribucin, Adquisicin con los proveedores y Almacenamiento de Godka.

Entregables de accin rpida

1. Entregar informacin de ofertas semanales relacionadas a Godka, atreves de
Facebook y la pgina oficial de Godka.
2. Disponer de un individuo encargado en la administracin de nuestra pgina web y
Facebook quien a travs de estos medios se encargar de responder las dudas,
reclamos o sugerencias que puedan surgir sobre el producto por parte de los
clientes.
3. Promocin y participacin de Godka en eventos relacionado a la confitera con
participacin de promotora que ofrecen degustacin del producto

Propuesta de Mejora en la Gestin de Compra

Nombre Propuesta:
ERP SAP Business All-in-One
Encargado:
Encargado Gestin de Compra (Jefe departamento de compra)
Objetivo:
Coordinar y optimizar los negocios de nuestra empresa, desde la evaluacin de
los proveedores hasta la facturacin de los clientes. Reduciendo los tiempos de
espera y los costo que implican.
Plazo:
Largo Plazo
Impacto :
Alto
Descripcin de la mejora
:
Con la implementacin de la ERP para una pequea empresa, provoca en la
gestin de compra las siguientes mejoras:
- Automatiza y formaliza todo los procesos de compras desde la entrada de
necesidades internas de compra hasta el pago de los proveedores, con el fin de
que los procesos de la empresa sean ms eficientes y eficaces, ya que se reduce
los tiempos (ya no se realiza de forma manual las orden de compra y facturar
entre otros.), se simplifica las operaciones de la cadena de suministro y mejora
la relacin con los proveedores.

-Se genera informacin ms confiable, precisa y oportuna. Compartiendo

aquella informacin entre todos los componentes de la organizacin de forma
que se automaticen los procesos.
-Elimina los datos y operaciones innecesarias en el proceso de compra.
-Se puede llegar a anticipar de forma gil y dinmica una posible necesidad
antes que sta sea poco manejable.

Propuesta de Mejora Proceso de Produccin

Nombre de propuesta:
Automatizacin de informacin de materia prima

ERP : Sistemas integrados de gestin que permiten dar soporte al proceso

deVentas

Encargado:
Jefe de Produccin

Objetivo:
Utilizar un ERP en el rea de produccin el cual tiene la finalidad de entregar
informacin al rea de aprovisionamiento acerca de los materiales que faltan
para producir el producto.

Plazo:
Corto plazo

Impacto:
Alto debido a que un ERP integra diversos procesos

Descripcin de la mejora:
-Planificacin automatizada de recursos necesarios para la produccin, entre
ellos: materiales, capital, personal, otros.
-Integrar reas de aprovisionamiento y almacenamiento por medio del ERP para
la planificacin correcta.
-La implementacin del ERP deber facilitar la gestin de los recursos con el fin
de evitar errores al momento de produccin de Godka.
-El encargado de produccin deber vigilar que la informacin ingresada en el
ERP, en el mdulo de produccin sea correcta.

Propuesta de Mejora Proceso de Ventas

Nombre de propuesta: Automatizacin y Soporte del Proceso de Ventas

CRM : Sistemas para gestionar las relaciones con clientes y el soporte a todos
los contactos comerciales
ERP : Sistemas integrados de gestin que permiten dar soporte al procedo de
Ventas

Encargado:

Gerente de Ventas/Encargado de TICs

Objetivo:
Con la aplicacin CRM el objetivo es facilitar la gestin integral de las relaciones con
clientes y Con la ERP dar soporte a la totalidad del proceso ventas.
Plazo:
La mejora propuesta, se debe implementar en un plazo de dos aos (mediano plazo) en la
totalidad del proceso.
Impacto:
El impacto es alto debido a que este proceso de mejora de integra en todo el proceso
condicionando la estrategia de la organizacin.
Descripcin de la mejora:

Obtener rentabilidad y fidelizacin de los clientes

Dar soporte a las actividades de veta como contacto, cotizacin, servicio post venta,
entrega, factura, reclamos, devoluciones.
Facilitar la gestin y configuracin de pedidos
Optimizar logstica de distribucin
Facilitar la gestin integral de las relaciones con clientes a travs del seguimiento
personalizado, analizando su comportamiento y rentabilidad
Registrar los datos recabados en todos los posibles contactos de cada cliente de la
organizacin: preventa, venta y postventa
Analizar comportamientos y hbitos de compra: historial, frecuencia, compra
media, productos habituales, forma pago

Ficha Propuestas de Mejora

Nombre Propuesta
: Mejora del proceso de reenvo de unidades e
informacin a travs de ERP.
Encargado
: jefe de bodega
Objetivo
: Optimizar el tiempo en reenvo de unidades a
departamento de produccin de Godka, a su vez se busca un registro de
productos que no cumplen con lo descrito en gua de despacho interno
Plazo
: Largo plazo
Impacto
: Alto
Descripcin de la mejora
:

Los productos terminados antes de ingresar a bodegas son

revisados de acuerdo a su gua de despecho correspondiente, esto
es realizado por el jefe de bodega actualmente lo cual implica que
est presente para ello, pero debido a sus diversas funciones
como jefe de bodega este proceso tiende a demorar ms de la
cuenta, provocando un atocha miento de productos dentro del
ingreso de bodega, a lo cual las unidades que no cumplen con lo
descrito en su gua son enviadas nuevamente a produccin siendo
el tiempo de reenvo demasiado alto, provocando dao en la
calidad del producto, siendo muy poco lo que se puede rescatar
de ello, es por ello que se propone un sistema en que haya un
sistema de escaneo digital, mediante un ERP, que har mucho
ms expedito el ingreso de los productos o el reenvo de las
unidades que no cumplan con lo descrito en su correspondiente
gua de despacho, a su vez otorgar informacin constante y en

Indicadores (Falta Ocampo)

Indicadores Gestin de Compra

Objetivo: Mantener una evaluacin peridica de proveedores con la finalidad de

analizar los complimientos de los proveedores en los precios, disponibilidad de
productos, tiempo de entrega y facilidades de pago que son reflejados en las rdenes
de compra.
Entrada: Cantidad de rdenes de compra no realizada por incumplimiento en los
contratos establecidos entre nuestra empresa y proveedor
Salida: Cancelacin entre la relaciones de nuestra empresa con aquellos
proveedores que no cumplen los acuerdos establecidos
Informacin: Registros de las Ordenes de compras no procesadas o no realizada
por incumplimiento de contrato.
Recursos: Jefe departamento de Compra; ficha de Orden de compra computadora,
telfono, hojas de oficio y carta, lpiz, cuaderno.
Desarrollo del Indicador:
o
o
o
o

Nombre
: Cumplimiento de Proveedores
Tipo
: Mensual
Unidad de medida: Porcentual %
Frmula de clculo:
Ordenes de Compra no procesadas
( Cantidad deTotal
) 100
de Orden de Compra

o Meta: Mantener el indicador bajo el 20%, ya que puede que haya

existido problema de entendimiento o errores que hayan hecho que no se
procesara la rdenes de compra.
Indicadores Gestin de Compra

Objetivo: Coordinar y establecer en el departamento de compras una relacin

estable con nuestros proveedores, en donde estos entregan los productos en las
fechas pactada.
Entrada: Cantidad de producto despachados que se realizaron para poder realizar
la fabricacin de Godka.
Salida: Registro de los productos adquiridos por la empresa, archivando las gua de
despacho efectuadas en cada tramite realizado.
Informacin: Informacin sobre las gua de despacho, condiciones de entrega del
producto.

Recursos: Supervisor de Control de Material; gua de despacho, lpiz, cuaderno,

computador.

Desarrollo del Indicador:

o
o
o
o

Nombre
: Puntualidad de Entrega
Tipo
: Logsticos (Abastecimiento)
Unidad de medida: Porcentual %
Frmula de clculo:
Puntuales
( CantidadTotalde Despacho
) 100
de Despacho

o Meta: Se espera que sea sobre el 98%, es importante que los productos
lleguen en las fechas establecidas, ya que no perjudica de esta forma el
tiempo de entrega de Godka a nuestros clientes.
Indicadores Gestin de Produccin

Objetivo: Medir la cantidad de productos terminados (gomitas) que el rea de

produccin ha fabricado correctamente.
Entrada: Cantidad de gomitas defectuosas.
Salida: Eliminacin de gomitas defectuosas
Informacin: Registros de las gomitas producidas con errores.
Recursos: Jefe departamento de produccin, programa de produccin que mide
productos defectuosos.
Desarrollo del Indicador:
o
o
o
o

Nombre
: Eficiencia de calidad
Tipo
: Mensual
Unidad de medida: Porcentual %
Frmula de clculo:
Unidades defectuosas
100
( Total
unidades producidas )

o Meta: Mantener el indicador bajo el 10% ya que la produccin de

unidades defectuosas generar en un largo plazo prdidas irrecuperables
dentro de la organizacin.
Indicadores Gestin de Produccin

Objetivo: Medir la cantidad de errores en la elaboracin de las gomitas.

Entrada: Errores computacionales y manuales en la elaboracin de las gomitas.
Salida: Identificacin porcentual de errores producidos a nivel computacional y
manual en la elaboracin de gomitas.
Informacin: Registros de errores computacionales y manuales en la produccin.
Recursos: 1 persona encargada del control del proceso de elaboracin de la gomita
que vigile los errores, programa para registrar errores computacionales y manuales.
Desarrollo del Indicador:
o
o
o
o

Nombre
: Errores en la produccin
Tipo
: Semanal
Unidad de medida: Porcentual %
Frmula de clculo:
Nmero de errores
100
( Nmero
total de errores )

o Meta: Mantener el indicador bajo el 5% ya que los errores producen

defectos en la produccin y por consiguiente, provoca prdidas en la
empresa.
Indicador Proceso de Ventas
Objetivo:

Conocer y Minimizar tiempo desde la recepcin del pedido hasta la facturacin y entrega
del producto con respecto a la capacidad diaria de tiempo, con el fin de entregar valor y
satisfaccin al cliente, permitiendo aumentar las ventas a corto plazo.
Entrada: Cantidad Pedidos realizados por los clientes de GODKA.
Salida: Facturacin y Entrega de los pedidos.

 Informacin: Informacin acerca de los pedidos, de los clientes, del modo

de pago, y fundamentalmente del tiempo en que transcurre este proceso
Recursos: Computador, software ERP, encargado de Ventas, oficina,
herramientas de oficina, documentacin de Factura y Despacho.
Desarrollo del Indicador:

Nombre: Tiempo del Proceso de ventas

Tipo: Diario (porcentual)
Unidad de Medida: Minutos
Formula de Calculo:

Minuto 0 de Recepcindel pedido i+ Minuto en que el pedidoi es facturado 100

Duracin de la jornaca diara de trabajo (480 Minutos)

Meta: Que el tiempo de duracin de un pedido i, sea menor al 12 % del

tiempo total disponible en un da, es decir, menor a 57,6 minutos.

Indicador Proceso de Ventas

Objetivo:

Conocer y Minimizar el nmero de Reclamos realizados por los clientes a causa de un error
o inconveniente en su factura o gua de Despacho.
Entrada: Cantidad de Reclamos realizados por los clientes de GODKA.
Salida: Respuesta de Godka para solucionar el problema.

Informacin: Informacin acerca de los pedidos, de los clientes, del

problema en cuestin.
Recursos: Computador, software ERP, encargado de Ventas, oficina,
herramientas de oficina, documentacin de Factura y Despacho.
Desarrollo del Indicador:

Nombre: Reclamos de Clientes Godka

Frecuencia: Semanal
Unidad de Medida: porcentual
Formula de Calculo:

Porcentaje de reclamos = Cantidad de reclamos repetitivos *100

Nmero total de reclamos

Meta: Que los reclamos semanales se encuentre entre un 3 y un 5 %.

Ficha Indicadores
Objetivo
:
Conocer, controlar y enmendar los posibles daos que puedan sufrir los productos desde el
traslado de produccin hasta almacenaje
Entrada:
Cantidad de productos daados en el proceso de traslado
desde produccin a almacenaje
Salida:
Productos devueltos que presentan daos al momento del ingreso de almacenaje
Informacin :
Porcentaje de productos que son deteriorados en el traslado desde produccin hasta almacenaje
Recursos
:
Jefe de Bodega; Gua de despacho interna; lpiz, formulario.

Desarrolle un Indicador adecuado para medir el proceso que incluya:

o
o
o
o

Nombre
Tipo
Unidad de medida
Frmula de clculo :

:Porcentaje de productos mermados

: Mensual
: Unidades

Cantidad de productos despachados a almacenajeque presentan daos

100 /
Cantidad de productos despachados a almacenaje

Ficha Indicadores
Objetivo
:
Conocer, controlar los productos ingresados a bodega que han sido vendidos
Entrada:
Cantidad de producto desde produccin a almacenaje
Salida:
Productos que salen de bodega en el da
Informacin :
Porcentaje de productos que salen desde bodega a venta

 Recursos
:
Jefe de Bodega; Gua de despacho interna; lpiz, formulario.

Desarrolle un Indicador adecuado para medir el proceso que incluya:

o
o
o
o

Nombre
Tipo
Unidad de medida
Frmula de clculo :

:Porcentaje de productos que salen de bodega

: Mensual
: Unidades

Cantidad de productos despachados como venta

100/
Cantidad de productos despachados a almacenaje

Proceso Gestin de Compra Inicial

Proceso Gestin de Compra Rediseado:

Proceso Gestin de Produccin Inicial

Proceso Gestin de Produccin Rediseado:

Proceso de Ventas inicial:

Proceso de Ventas Rediseado:

Gestin de almacenaje